Il report direzionale nella media impresa: il caso EUTRON ... Eutron.pdf · nell’ingegnerizzazione e nella produzione di schede ed apparati elettronici ed industriali. Mission e

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Il report direzionale nella media impresa:il caso EUTRON spa, 20 Novembre 2006

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Gli argomenti dell’intervento

Presentazione dell’Azienda

• Il gruppo Itema

• Eutron spa

Il Controllo di Gestione operativo

• Il controllo di gestione in Eutron

• Il reporting in Eutron

Il Controllo di Gestione

• Le informazioni nelle organizzazioni

• La contabilità direzionale

• La figura del controller

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Il gruppo ItemaPresentazione del Gruppo

Itema Group rappresenta una delle più importanti realtà mondiali nel settore meccanotessile:

• Fatturato consolidato nel 2005 pari a 655 Milioni di Euro

• 12 siti produttivi

• 3.250 dipendenti

• 4 aree di business ITEMA

ITEMA SPINNING(Filatura)

ITEMA WEAWING(Macchine tessili)

ITEMA ACCESSORIES(Accessori)

ITEMA ELECTRONICS(Elettronica)

SAVIO SULTEX ITEMA SHANGHAIPROMATECH FIRST EUTRON

SOMET VAMATEX

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EutronPresentazione di Eutron

Eutron è un’azienda nata nel 1986 specializzata nello sviluppo, nella progettazione, nell’ingegnerizzazione e nella produzione di schede ed apparati elettronici ed industriali.

Mission e vision

Il nostro lavoro

Fornire soluzioni hi-tech nel settore dell’elettronica industriale tramite la progettazione, l'ingegneria e la produzione di sistemi elettronici, instaurando con i nostri clienti e i nostri fornitori una partnership di lungo periodo e di reciproca soddisfazione.

Cio' che vogliamo essere

Una delle prime 5 aziende di Electronic Outsourcing in Italia ed una delle più importanti aziende in Europa nell'ambito dei servizi di Electronic Manufacturing a valore aggiunto. Il partner ideale non solo per competenza, competitività e flessibilità, ma anche per talento, impegno e passione.

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1995 1996 1997 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

EutronLa crescita dell’azienda

Dalla sua fondazione ad oggi Eutron ha vissuto un periodo di forte espansione e sviluppo:

• Fatturato consolidato 2005 pari a 55 Milioni di Euro;

•Fatturato previsionale 2006 72 Milioni di Euro;

•1,4 milioni schede elettroniche prodotte (dato 10/2006);

•260 milioni di componenti piazzati (dato 10/2006).

•200 dipendenti

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EutronBusiness

Telecom

Industrial Automation

Vending Systems

Automotive

Building Automation

Computer & Peripheral

Domotics

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L’analisi del processo produttivo

Input OutputProduzione

Materiali Diretti Schede elettronicheReparti produttivi e di controllo

SMT PTH Collaudi

Controllo QualitàPrototipi

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Analisi del processo: il reparto SMT

Circuito Stampato

Semilavorato in SMT Ispezione ottica automatica

Montaggio automatico

Polimerizzazione

Serigrafia

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Analisi del processo: il reparto PTH

Saldatura

Montaggiocomponenti che

non possonosubire il

trattamentotermico

Montaggio componenti Semilavorato in SMT

Scheda pronta perIl collaudo

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Analisi del processo: il reparto Collaudi

Test funzionale

Test statico

• Sonde mobili• Letto d’aghi

Scheda pronta perIl collaudo

Scheda pronta perIl CQ

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• Il gruppo Itema

• Eutron spa








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Le organizzazioni e le informazioni

Le organizzazioni di persone hanno bisogno di una molteplicità di risorse che devono essere efficacemente finanziate e remunerate

Per poter operare in modo corretto devono pertanto conoscere quante risorse stanno impiegando e se il loro utilizzo è conveniente.

Analogamente anche gli attori esterni necessitano di informazioni per esprimere giudizi e legittimare le organizzazioni, comprando i loro prodotti e finanziandole o investendo in esse.

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Le organizzazioni e le informazioniLe informazioni contabili

Le informazioni contabili di suddividono in 4 importanti tipologie:

•Le informazioni operative rappresentano la maggior parte delle informazioni contabili( es: stipendi, acquisti, vendite, etc.) e sono la principale fonte degli altri tipi di informazioni contabili;

•Le informazioni di bilancio usate sia dal management, sia da terzi sono informazioni pubbliche e servono per presentare l’organizzazione al mondo esterno;

•Le informazioni fiscali sono informazioni finalizzate alla dichiarazione dei redditi distinte da quelle contenute nel bilancio civilistico;

•Le informazioni della contabilità direzionale si tratta di informazioni specificatamente preparate per assistere il management e sono quelle che maggiormente ci interessano

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La contabilità direzionale e le fasi del controllo

La contabilità direzionale è una disciplina relativamente recente e che in breve tempo ha espresso la maggior parte dei principi su cui ancora adesso si fondano i principali sistemi di gestione.

Le fasi principali del controllo direzionale sono:

•La pianificazione strategica stabilisce quali programmi porre in atto e quali risorse assegnare a ciascun programma in maniera approssimata con orizzonte pluriennale;

•Il budget è un piano quantitativo espresso in termini monetari relativo ad uno specifico orizzonte temporale;

•Misurazioni e reporting attraverso reports o rendiconti manageriali fornisce misurazioni delle risorse utilizzate, dei risultati ottenuti e degli scostamenti dai dati di budget;

•Valutazione è il processo di valutazione dei dati raccolti per poter eventualmente implementare azioni correttive.

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La figura del controller

Il controller è la persona che si occupa della gestione delle informazioni relative al reporting ed alla contabilità direzionale occupandosi:

•Della raccolta dei dati;

•Della loro formalizzazione;

•Dell’analisi e la relativa presentazione al management aziendale nella forma più consona al singolo interesse

Il reporting e la figura del controllerLa fase di reporting serve come misurazione di dati sia contabili sia extra contabili come supporto del management sulle azioni da intraprendere e sui risultati ottenuti

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• Il gruppo Itema

• Eutron spa








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Il controllo in Eutron

L’architettura del sistema di controllo in Eutron è strutturata su due macroaree di intervento che si differenziano per:

• Tipologia di dati analizzati ( Economici - Gestionali)

• Frequenza di analisi (Mensili – Settimanali – Giornalieri)

• Destinatari (Funzioni intermedie – Alta direzione)

Le macroaree di intervento sono:

Area Gestionale Area Economica

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L’analisi gestionale

Definizione

L’oggetto dell’analisi è costituito dall’insieme dei fenomeni aziendali rilevanti dal punto di vista gestionale / organizzativo.

• Report Settimanale

• La gestione delle commesse

• L’analisi dei flussi di materiale

• Le analisi di redditività per prodotto / cliente

Destinatari

• Responsabili di funzione

• Management intermedio

Frequenza di analisi

• In alcuni casi giornaliera – Settimanale - Mensile

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L’analisi economica

Definizione

Destinatari

Frequenza di analisi

L’oggetto dell’analisi è costituito dall’insieme dei fenomeni aziendali rilevanti dal punto di vista economico che determinano la redditività dell’azienda

• Contabilità analitica

• Programmazione, stesura ed analisi del Budget

• Redazione Conto economico

• Alta direzione

• Management di funzione

• Mensile – Trimestrale - Annuale

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L’analisi gestionale: il Report settimanaleObiettivi: cosa voglio controllare?

Il report settimanale si suddivide principalmente in 5 macro aree:

•Vendite;

•Acquisti;

•Magazzino;

•Finanza;

•Qualità.Destinatari

• Alta direzione

• Funzione Commerciale – Ufficio acquisti – Produzione- Logistica - Amministrazione

Livello di analisi

• L’analisi deve essere modulare determinando sia dati di sintesi che valori di dettaglio

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Il report settimanale in Eutron

Il report settimanale è costituito da un insieme di dati strutturati in modo da fornire un adeguato livello di aggregazione e di dettaglio come richiesto dall’alta direzione e dai vari enti interessati.

Pag 10Dettaglio situazione finanziaria

Pag 9Dettaglio Stock

Pag 8Situazione Stock (Generale - Wip - PF)

Pag 7Dettaglio Ritardi (Per Cliente e Per Periodo Temporale)

Pag 6Preconsuntivo Ordini Clienti

Pag 5Andamento Fatturato (Settimanale - Mensile - Stimato)

Pag 4Preconsuntivo Fatturato e Ordini Clienti VS Budget 2006 VS 2005

Pag 3Portafoglio Ordini Clienti Rolling 12 Mesi (Per Cliente)

Pag 2Portafoglio Ordini Clienti Rolling 12 Mesi (Per Tipologia Ordine)

Pag 1Report Settimanale Dati Gestionali

INDICE REPORT

In particolare la prima pagina è l’aggregato dei vari dati che, come vedremo, vengono esplosi nelle successive pagine

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Il report settimanale dei dati gestionaliArea Vendite

In quest’area vengono raggruppati i dati relative alle vendite effettuate ed in particolare a:

•Fatturato;

•Portafoglio ordini clienti.

Rappresenta l’area di maggiore interesse per l’alta direzione in quanto fornisce un riassunto dei risultati ottenuti ed una previsione sui risultati futuri.

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La pagina relativa agli ordini clienti da una situazione della composizione degli ordini clienti rolling 12 mesi per tipologia valorizzata.

Si possono individuare 4 macro tipologie:

•Ordini aperti soggetti ad una continua schedulazione da parte del cliente;

•Ordini chiusi ordini composti da singole righe d’ordine non variabili;

•Ordini effettivi ordini confermati da parte del cliente;

•Ordini previsionali ordini di tipo cautelativo per consentire approvvigionamenti di materiale e sopperire a lead time elevati.

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Fornisce una visione rolling 12 mesi del portafoglio clienti per tipologia d’ordine

Influenzano la sensibilitàdel commerciale sullo scenario futuro

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Rit nov-06 dic-06 gen-07 feb-07 mar-07 apr-07 mag-07 giu-07 lug-07 ago-07 set-07 ott-07

Aperto Eff. Aperto Prev. Chiuso Norm Chiuso Prot Chiuso Rip Chiuso Eutron Chiuso Comp. Chiuso Prima Prod Chiuso Rip PF Previs. Comm

Dati intenzionalmente alterati per ragioni di riservatezza

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Portafoglio ordini per cliente

Valorizzazione rolling 12 mesi per cliente

Composizione ritardi per cliente, per tipologia e per anno

Visione globale della situazione dei ritardi delle consegne

Maggior dettaglio sui ritardi datati


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Notevole importanza rivestono i dati di preconsuntivo in quanto permettono di dare una visione d’insieme relativa all’anno in corso dei risultati ottenuti e delle previsioni fino a chiusura.

Permettono di evidenziare eventuali scostamenti dai valori di budget per poter intraprendere azioni correttive e fare analisi sull’andamento globale ( azione di controllo, feedback)

Preconsuntivo Vs Budget

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Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic

Fatt. Netto Ordini Clienti Budget 2006


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Ulteriore dettaglio nel preconsuntivo per cliente

Permette di individuare i clienti più importanti, la loro incidenza sul fatturato attuale e sul punto di chiusura del periodo in corso.


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Sett. Progr. Stimato Budget Rev 0 Budget Rev 1

Area Vendite


Grafico del fatturato

Focus :

•Fatturato settimanale;

•Fatturato progressivo;

•Scostamenti dai valori di budget( azioni di controllo, feedback);

•Andamento a tendere a fine anno


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Area Acquisti


Riporta i dati relativi agli ordini emessi evidenziando:

•I valori relativi alle consegne nei prossimi 3 mesi conoscere l’esborso futuro

•I valori relativi all’acquisti di materie prime dei prossimi 2 mesi coincide con il lead time medio dei componenti;

•L’incidenza degli ordini di tipo aperto valori elevati spostano la criticitàdell’approvvigionamento sul fornitore

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Area Magazzino


Il magazzino è una realtà molto critica all’interna delle aziende:

•Troppo elevato Rappresenta capitale immobilizzato, eccessivo indebitamento, occupa risorse economiche importanti;

•Livelli bassi rischio di mancata produzione e ritardi sulle consegne

Focus da parte dell’alta direzione sul livello ottimale

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1.200,000

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Area Magazzino


Grafico relativo al valore totale del magazzino e scostamento dal valore obiettivo( azione di controllo, feedback);

Grafici del livello dei singoli magazzini:

•Prodotti finiti;

•WIP;

•Componenti;

•Scarti ed obsoleti;…etc.


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Area Finanza


In quest’area vengono riportati i valori di tipo economico che provengonodirettamente dalla contabilità generale ponendo l’attenzione su:

•Crediti scaduti su diversi intervalli temporali valori elevati scoprono economicamente l’azienda e rappresentano eventuali rischi di insolvenza del cliente: viene riportato il dettaglio del singolo cliente

•Posizione debitoria valori elevati trasmettono criticità dell’azienda verso l’esterno influendo sul valore globale( per contro vengono riportati eventuali crediti IVA)

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Area Qualità


Sono dati relativi all’efficienza dell’azienda dal punto di vista produttivo:

•Puntualità valori elevati di puntualità delle consegne rappresentano il livello di soddisfazione del cliente e quindi la visibilità dell’azienda all’esterno;

•Difettosità indicano la percentuale di schede riparate in garanzia rispetto al numero di schede prodotte ( ulteriore indice di soddisfazione del cliente per il prodotto)

•Fail sono un indicatore della bontà del processo produttivo globale e quindi sia della qualità sia degli strumenti, sia della professionalità degli operatori

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Conclusioni

La fase di misurazione e reporting riveste un ruolo fondamentale all’interno del processo del controllo direzionale ( fase di controllo, feedback)

Le informazioni devono essere:

•Sufficientemente precise sono alla base delle decisioni del management;

•Tempestive per intraprendere immediatamente azioni correttive;

•Pertinenti all’informazione richiesta e che si vuole fornire il management necessita di informazioni sintetiche;

•Comprensibili non devono indurre confusione;

•Devono fornirne una visione d’insieme dell’intera azienda in modo sintetico la direzione generale deve capire immediatamente la situazione globale in cui si trova l’azienda

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