Upload
giulia-negri
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Il sistema di gestione dei dati e i processi aziendali
Introduzione ai Processi aziendali
Slide 2
Obiettivi della sessione
Al termine di questa sessione sarete in grado di:
• Spiegare cosa siano obiettivi di business, rischi del business, obiettivi di controllo e attività di controllo e le correlazioni tra queste
• Identificare i principali processi di business e le transazioni che li caratterizzano
• Discutere i diversi tipi di rischio e come questi possono essere mitigati
• Descrivere il CAVR e la sua importanza nell’ambito dei controlli sui processi di business
Slide 3
Obiettivi dell’attività di impresa (“di business”) - Definizione
Gli obiettivi di business sono risultati che la società tende a raggiungere e che guidano tutte le sue azioni. Sono obiettivi specifici chiaramente definiti a livello strategico per indirizzare gli obiettivi operativi a livello di unità operativa.
Slide 4
Obiettivi di Business
• Gli obiettivi di business sono definiti:• ad alto livello (es. la definizione della mission aziendale)• ad un livello più basso nell’organizzazione
• Definiscono una direzione
• Sono utilizzati per misurare la performance
•Forniscono la comprensione dell’attuale performance per determinare la modalità di raggiungimento degli obiettivi futuri
Slide 5
Processi della catena del valore
Processi operativi:
Sono i processi che le società seguono per realizzare prodotti e inserirli sul mercato
Processi di gestione o di supporto:
Sono i processi di gestione e di supporto che permettono alla società di operare effettivamente
Quali sono alcuni possibili esempi?
Slide 6
Esercizio – la catena del valore
Identificare i principali processi operativi e di gestione di una ipotetica Società che commercializza televisori
Suggerimento: Pensare ai processi come una successione logica di eventi
10 minuti per discutere e documentare le conclusioni e per preparare una presentazione.
Slide 7
Un modello di classificazione del processo (“la catena del valore”)
11 22 33 44
55
66
77
88
99
1010
1111
1212
1313
Processi operativi
Processi di gestione
Comprendere mercati e clienti
Sviluppare vision e strategia
Disegnare prodotti e servizi
Mercato e vendita
Produzione e consegna di prodotti e servizi
Produzione e consegna per organizzazioni di servizi
Fatturazione e servizio clienti
Sviluppo e gestione delle risorse umane
Gestione delle fonti di informazione e della tecnologia
Gestione delle risorse fisiche e finanziare
Gestione delle criticità ambientali, sanitarie, di sicurezza
Gestione delle relazioni esterne
Gestione del miglioramento e del cambiamento
Slide 8
Elaborazione delle transazioni
• Ogni evento manuale o automatico che modifica i dati registrati o il loro stato, aggiungendo o cambiando le informazioni o applicando un controllo o una valutazione sui dati
• I conti del Bilancio sono generati da una o più transazioni finanziarie
• Le transazioni sono raggruppate per classi (sotto-processi), a loro volta raggruppate in processi di business
Voci di Bilancio(Conti significativi)
TransazioniClassi di transazioni/
Sotto-processiProcessi di business
Slide 9
Business Processes (o processi di business)
Acquisti (P&P)
Ricavi(R&R)
MagazzinoPaghe e personale
Immobilizzazionimateriali
PricewaterhouseCoopers
Contabilità generale(GL)
Bilancio
Preparazione Bilancio fine anno
Transazioni finanziarie significative
Processi di business
Slide 10
Obiettivi di business & rischi
• E’ necessario comprendere gli obiettivi di business del cliente per identificare i rischi di business
• “Il rischio consiste nel fatto che un evento si verifichi e condizioni in modo negativo il raggiungimento degli obiettivi di business”
Slide 11
Rischi di business
• Ogni entità è soggetta a rischi
• I rischi sono barriere che condizionano: - la competitività;
- la solidità finanziaria e la capacità di ottenere un’immagine pubblica positiva
- la qualità generale dei prodotti, dei servizi e delle persone; e
- la sopravvivenza!
Per ciascun rischio il Management deve:
-definire il livello di rischio accettabile
-definire le modalità per mitigarne gli effetti
Slide 12
Il Sistema di Controllo Interno
E’ il processo svolto dalla direzione della Società e da altro personale volto ad ottenere una ragionevole certezza sul raggiungimento di obiettivi annoverabili all’interno di una delle seguenti categorie:
(a) affidabilità del “financial reporting”
(b) efficiente ed efficace uso delle risorse
(c) conformità rispetto alla normativa vigente
Slide 13
Il modello di Controllo “COSO”
Slide 14
Obiettivi di controllo
RischioObiettivo diControllo
Attività diControllo
Attività diControllo
……
Gli obiettivi di controllo sono la dichiarazione dell’intenzione di far fronte ad un determinato rischio. Normalmente si ha un obiettivo di controllo per fronteggiare un singolo rischio, ma ci possono essere una o più attività di controllo per raggiungere l’obiettivo.
Slide 15
Il sistema di controllo interno ed il Bilancio
All’interno di ciascun processo di business e nei relativi flussi di transazioni, il Management:
• Implementa attività di controllo allo scopo di assicurare che solo transazioni autorizzate (o valide) siano registrate e che queste siano registrate in modo completo ed accurato
• Implementa attività di controllo volte ad assicurare che il dato una volta registrato sia protetto da modifiche non autorizzate
• fa riferimento ai c.d. information processing objectives ("CAVR")
Slide 16
Information Processing Objectives - “CAVR”
Completeness Accuracy
Validity
Restricted access
Slide 17
Tipologie di controlli applicativi
Controlli applicativi automatici: Controlli disegnati all’interno di un’applicazione informatica allo scopo di perseguire obiettivi di controllo
Procedure di contabilizzazione automatica: Calcoli, classificazioni, stime, o altre procedure di contabilizzazione svolte da un’applicazione informatica invece che da una persona
Controlli manuali: Controlli effettuati manualmente (non in automatico da un computer) che operano tipicamente a livello di processo e che perseguono determinati obiettivi di controllo
Slide 18
Caratteristiche del controllo
Controllo ispettivo (detective control) :
ha l’obiettivo di rilevare errori o frodi che sono già avvenuti e che potrebbero tradursi in un errore in Bilancio
Controllo preventivo (preventative control):
ha l’obiettivo di prevenire l’eventualità di errori o frodi che possano tradursi in un errore in Bilancio.
Slide 19
Controlli chiave
• Per definizione fornisce le migliori (più efficaci ed efficienti) evidenze su una o più rilevanti financial statements assertions per uno o più conti o rilevazioni
• Dovrebbe esistere almeno un controllo chiave per ciascuna voce di bilancio, asserzione e/o rischio chiave individuati
• “Di quali controlli la Società non può assolutamente fare a meno?“
Slide 20
Controlli chiave (segue)
• Indirizzano le principali asserzioni di bilancio a livello di contabile e gli obiettivi di controllo (CAVR) a livello di business process.
• Dovrebbe esserci equilibrio tra controlli “detectives” e “preventatives”
• considerare sempre dove si può manifestare un rischio dovuto a frode o errore
Slide 21
Voci di Bilancio ed asserzioni
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
1
2
1. Il Management sottintende alcune asserzioni in merito ai dati di Bilancio quando pubblica il Bilancio
Slide 22
Transazioni
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
1
2
2. Le voci di bilancio rappresentano i saldi di conti i cui valori sono generati da una o più transazioni
Slide 23
Processi di Business e sotto-processi
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
TransactionTransaction Class/
Sub-ProcessBusiness Process
1
2 3 4
3. Le transazioni sono spesso raggruppate in sotto-processi quando rispecchiano caratteristiche comuni
4. I sotto-processi sono raggruppati in processi per consentire un effettivo monitoraggio da parte del management
Slide 24
Information Processing Objectives (CAVR)
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
1
2 3 4
5
5. Il Management ha obiettivi che riguardano la modalità di elaborazione delle transazioni
Slide 25
Rischi
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Risks
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
1
2 3
6
4
5
6. Esistono rischi che impattano sul raggiungimento degli obiettivi informativi a livello di processo
Slide 26
Controlli applicativi
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Risks
Manual ApplicationControls
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
1
2 3
6
4
Automated ApplicationControls
Automated AccountingProcedures
Application Controls
5
7
7. Il Management implementa controlli applicativi allo scopo di mitigare i rischi che impattano sugli obiettivi informativi a livello di processo
Slide 27
Business Performance Reviews
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Risks
Manual ApplicationControls
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
BusinessPerformance
Reviews
1
2 3
68
4
Automated ApplicationControls
Automated AccountingProcedures
Application Controls
5
7
9
9. Il Management valuta se le anomalie finanziarie sono il risultato di malfunzionamento dei controlli applicativi
8. Il Management implementa “business performance reviews” allo scopo di identificare potenziali anomalie sul risultato finanziario
Slide 28
Report generati da applicazioni informatiche
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Risks
Manual ApplicationControls
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
BusinessPerformance
Reviews
Application-Generated Reports
1
2 3
68
4
Automated ApplicationControls
Automated AccountingProcedures
Application Controls
5
7
10
9
10. Alcuni controlli manuali e “business performance reviews” utilizzano reports generati da applicazioni informatiche
Slide 29
Information Technology General Controls
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Risks
Manual ApplicationControls
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
BusinessPerformance
Reviews
Application-Generated Reports
Information Technology General Controls
1
2 3
68
4
Automated ApplicationControls
Automated AccountingProcedures
Application Controls
5
7
10
11
9
11. Controlli sui sistemi informatici efficaci sono necessari allo scopo di supportare la fiducia del management sull’efficacia dei controlli applicativi automatici, sulle procedure di contabilizzazione automatica e sui controlli manuali che vengono svolti attraverso report generati da applicazioni
Slide 30
Collegamento con le asserzioni di Bilancio
Financial StatementLine Item
(Significant Account)
Financial StatementAssertions
Occurrence Completeness Accuracy Cutoff Existence Rights/Obligations Valuation Presentation/
Disclosure
Transaction
InformationProcessing
Objectives (CAVR)
Risks
Manual ApplicationControls
Transaction Class/Sub-Process
Business Process
BusinessPerformance
Reviews
Application-Generated Reports
Information Technology General Controls
1
2 3
68
4
Automated ApplicationControls
Automated AccountingProcedures
12
Application Controls
5
7
10
11
9
12. Controlli applicativi efficaci contribuiscono direttamente al comfort sulla correttezza delle asserzioni di bilancio
Slide 31
Financial Statements Assertions
Occurrence: transactions and events that have been recorded have occurred and pertain to the entity
Completeness: all transactions and events that should have been recorded have been recorded
Accuracy: amounts and other data relating to recorded transactions and events have been recorded accurately
Cutoff: transactions and events have been recorded in the correct accounting period
Existence: assets, liabilities and equity interests exist
Rights and obligations: the entity holds or controls the rights to assets and liabilities are the obligations of the entity
Valuation: assets, liabilities and equity interests are included in the financial statements at appropriate amounts and any resulting valuation adjustments are appropriately recorded
Presentation / Disclosure: financial information is appropriately presented and described and disclosures are clearly expressed
Slide 32
Dobbiamo ottenere la comprensione dei sistemi finanziari significativi e dei controlli in ambito IT (Information Technology General Controls anche definito con l’acronimo ITGC):
• Per poter fare affidamento sui controlli applicativi automatici e sulle procedure automatiche di contabilizzazione
• Per assicurare l’integrità delle informazioni utilizzate in sede di “business performance reviews” e derivanti dai report generati dalle applicazioni
La necessità di comprendere i sistemi sottostanti
Slide 33
Le attività di controllo in ambito
ITGC sono contenute nei
seguenti domini:
• Access to programs and data
• Computer operations
• Program changes• Program development
Supporting Application Controls
Supportano le esistenti funzioni elaborative ed i controlli automatici
Assicurano l’adeguatezza del disegno, dello sviluppo e dell’implementazione dei controlli automatici e manuali nel futuro
Slide 34
Aspetti chiave
• Tutti i business sono caratterizzati da obiettivi di business. I rischi chiave nel raggiungere questi obiettivi sono mitigati dai controlli
• I processi di business consentono di aggregare il modo in cui le transazioni sono elaborate e in definitiva l’impatto di queste sul Bilancio
• I c.d. Information Processing Objectives (CAVR) possono essere intesi come obiettivi di controllo nell’ambito dei processi o nell’ambito dei controlli applicativi. Tutti i CAVR devono essere coperti per poter fare affidamento sui controlli
• Devono essere presenti adeguati controlli in ambito IT (ITGC) affinchè si possa fare affidamento sui controlli applicativi e sui report generati da applicazioni
Slide 35
Domande?