IL TEMPO AMICO

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Indice

1) Il tempo è vita…………………...........………………………………....… 1

2) Conoscere il tempo per usarlo meglio…..………………....................... 2

3) I ladri di tempo…………………………......……….……………………… 3

4) Iniziare la giornata in modo positivo.........……….……………………… 6

5) Lavorare sul quadrante II………………....……….……………………… 7

6) La programmazione…………………….....……….……………………… 10

7) Prevedere la durata dell’attività…………..……….……………………… 12

8) Dirigere è saper delegare…………...........……….……………………… 13

9) I benefici di un miglior uso del tempo……...…….……………………… 14

10) Pause per fare il pieno di energia……....……….……………………… 15

11) Voglio avere un’ora tutta per me………………………………………... 16

12) Riassumendo…………..………………....……….……………………… 17

Il tempo amico

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Nei comportamenti e nelle valutazioni delle persone rispetto al tempo è possibi-le riscontrare due diversi e opposti atteggiamenti: da una parte c’è chi lo vede (e lo vi-ve) come un nemico ed è quindi costantemente in lotta contro di lui; dall’altra c’è chi invece lo considera una risorsa amica, un dono prezioso, da usare al meglio, da ammi-nistrare con rispetto e attenzione per poterne ottenere il massimo. È proprio questa, infatti, la principale caratteristica del tempo: esso dà molto a chi lo gestisce oculatamente. Abbiamo spesso sentito dire che “il tempo è denaro”. In realtà è molto di più: è vita. Quando sprechiamo il tempo, non si tratta sempre e solo di uno spreco di de-naro, ma gettiamo alle ortiche un pezzo di vita. E se possiamo tollerare l’idea di perdere dei soldi, possiamo accettare di buttare via brandelli di vita? Non è forse ogni minuto di vita talmente prezioso da indurci a respingere ogni cosa che ci induce a sprecarlo? Come potrebbe cambiare la nostra gestione del tempo se di ogni giorno pen-sassimo che rappresenta l’inizio del tempo che ci rimane da vivere? Potrebbe questa visione aiutarci a migliorare il nostro modo di gestire il tempo? Potremmo ancora continuare serenamente a fare qualcosa (o non fare proprio niente) per “far passare il tempo” o, peggio, per “ammazzare il tempo”? Ebbene, oggi, proprio oggi, è il primo giorno del tempo che ci resta: può essere un buon motivo per spenderlo al meglio? Da dove partire per far sì che ciò accada? Da una visione, dall’intima, radicata e profonda convinzione che noi siamo i primi responsabili del nostro tempo.

1. I l tempo è v i ta

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Conoscere una realtà ci aiuta spesso a entrare in confidenza con essa, a ve-derla più benevolmente, ad apprezzarne meglio tutti i risvolti. Talvolta ci aiuta a non temerla o, come nel nostro caso, a viverla più consapevolmente. Quali sono dunque le cose che ci è utile sapere sul tempo? Poche, in verità, ma essenziali al suo efficace utilizzo:

1. Il tempo è la risorsa più equamente distribuita sulla Terra Tutti ne hanno infatti 24 ore, non un minuto di più e non un minuto di meno. Eppure

esiste chi in 24 ore riesce a realizzare molto e chi, invece, molto meno.

2. Il tempo è una risorsa non rinnovabile Le foreste che tagliamo prima o poi rinasceranno. Il petrolio che estraiamo, in qual-

che modo, tra qualche milione di anni, si rigenererà. L’acqua che consumiamo ripio-verà dal cielo, anche se in quantità minore.

Il tempo che passa non tornerà mai più. La mezz’ora che sprechiamo è definitiva-mente perduta: non possiamo “recuperarla” né inseguirla.

3. Lo scorrere del tempo è vissuto in modo relativo Quattro minuti tra le braccia dell’amata, o dell’amato, passano sempre troppo in fretta;

quattro secondi con la mano sul fuoco sono interminabili. Dieci minuti trascorsi a conversare con un cliente simpatico passano assai veloce-

mente; cinque minuti in compagnia di un interlocutore che non ci piace sono un’eter-nità.

Un’ora passata a fare qualcosa di piacevole, anche se inutile, passa come un lam-po; dieci minuti trascorsi a fare un lavoro che ci pesa, anche se utile o necessario, non passano mai.

Queste considerazioni possono renderci più accorti su come impieghiamo il nostro tempo: ci capita di indugiare inutilmente in occupazioni tanto piacevoli quanto inutili? Dedichiamo forse troppo poco tempo a fare cose che non ci piacciono, ma che po-trebbero darci un forte valore aggiunto?

2. Conoscere i l tempo per usar lo megl io

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Sebbene noi siamo i primi responsabili del nostro tempo, non possiamo negare che persone o circostanze contribuiscano a sottrarcene. Scrive Marion E. Haynes nel suo libro “Time Management”:

“Tutti noi perdiamo tempo, è una caratteristica umana. Si può perdere tem-po in modo costruttivo perché lo dedichiamo a rilassarci o a ridurre lo stress. Altre volte, però, è una perdita frustrante e in particolare quando si sta fa-cendo qualcosa di meno importante o divertente, di quanto invece si potreb-be fare. La domanda fondamentale è: cos’altro potremmo fare di più rilevante dal punto di vista personale? Prenderci una pausa, parlare con i colleghi, stare al telefono o leggere non sono perdite di tempo, a meno che non ci allontanino dai nostri obiettivi pri-mari. Le origini degli sprechi di tempo sono generalmente due: • noi stessi; • le circostanze.”

PERDITE DI TEMPO AUTO-INDOTTE

Causa quasi sempre rilevante di perdite di tempo, la disorganizzazione. Concentriamoci sulla scrivania • È in ordine? • Quanto tempo sprechiamo a cercare cose che sappiamo essere nel tal posto ma

che non riusciamo a trovare? • Quando abbiamo usato per l’ultima volta alcuni degli oggetti presenti ora sulla nostra

scrivania? Forse sarebbe necessario fare un po' d’ordine. Il vecchio detto “ogni cosa al suo posto ed un posto per ogni cosa”, è il migliore

consiglio per organizzare le informazioni di cui abbiamo bisogno. • Gli schedari dovrebbero essere a portata di mano e sistemati in modo da agevolare

le cose che dobbiamo fare. • Tutto ciò che concerne un particolare progetto dovrebbe trovarsi in un unico racco-

glitore, e per accelerare la consultazione, tutti i documenti dovrebbero essere archi-viati.

• Per i lavori che richiedono ulteriori, futuri interventi è necessario prevedere dei pro-memoria.

• Dovremmo inoltre destinare una vaschetta o una cartelletta a tutte le ultime cose ricevute per posta, per telefono o a mano e controllarli ogni giorno per vedere cosa c’è da fare.

Organizziamo il nostro approccio al lavoro • Abituiamoci a portare a termine quanto iniziamo. • Se veniamo interrotti, non gettiamoci subito sul nuovo compito. Per prima cosa valu-

tiamo la priorità della richiesta ed evitiamo, comunque, di farci coinvolgere in nuove attività finché queste non diventano prioritarie.

Il rinvio Tutti noi tendiamo a rinviare lo svolgimento di quei compiti che ci appaiono noiosi, diffi-cili, poco piacevoli o pesanti. Se ci capita di trovarci in questa situazione, consideriamo i seguenti suggerimenti: • fissiamo un termine ultimo e sforziamoci di rispettarlo; • ricompensiamoci: ad esempio, diciamo a noi stessi: “quando avrò finito questo lavo-

ro mi godrò una bella cena con la mia fidanzata” oppure “andrò a casa solo quando avrò finito questo lavoro”;

3. I ladr i d i tempo

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• mettiamoci d’accordo con qualcuno (un collega, la segretaria, ecc.) perché controlli sistematicamente i nostri progressi nelle attività che tendiamo a procrastinare;

• eseguiamo i compiti poco piacevoli all’inizio della giornata così non ci disturberanno più.

Come affrontare la tendenza a rinviare un compito • Fissiamo una scadenza • Stabiliamo un sistema di verifica e controllo • Facciamolo per primo • Suddividiamo il compito in piccole parti L’incapacità di dire no Ad un certo punto capita a tutti noi di ricevere richieste che ci è impossibile soddisfare. In casi come questo possiamo salvarci se impareremo a dire di no. Se dovremo fare di più di quanto siamo in grado di fare, la qualità del nostro lavoro ne risentirà. Ci sentiremo meglio se accetteremo solo quanto siamo in grado di gestire. Dire di no non significa essere scortesi o rifiutare la propria collaborazione. Una valida soluzione può essere offrire un’alternativa. Invece di dire troppo spesso di si, proviamo ad usare una di queste risposte: • “Potrei occuparmene, ma il mio attuale lavoro subirebbe dei ritardi. È più importante

e/o urgente quanto mi chiedi?” • “Mi rendo conto dell’importanza e dell’urgenza. Se me ne occupo ora devo abban-

donare il lavoro... Ritieni sia meglio così?” • “Non mi è impossibile farlo finché non avrò finito quest’altro lavoro e cioè verso il...” • “Mi dispiace, ma non posso proprio intraprendere nuovi lavori. Prevedo di poterti

chiamare il...” • “Grazie della fiducia ma proprio non posso inserirlo nella mia agenda, mi dispiace.” • “Sono spiacente, ma non posso proprio occuparmene. Hai provato a chiederlo a...”

PERDITE DI TEMPO DOVUTE ALLE CIRCOSTANZE

Anche se siamo ben organizzati ed efficienti nell’uso del tempo, distrazioni o interruzioni da fonti esterne sono inevitabili. Ecco dei suggerimenti per affrontare i più comuni casi di disturbo.

Le telefonate Per molti di noi il telefono rappresenta un’interruzione continua, ma anche se non si possono eliminare tutte le chiamate è tuttavia possibile limitarle nel tempo. • Se siamo così fortunati da avere qualcuno che risponda al telefono per noi, selezio-

niamo le chiamate. • Esaminiamo quelle da fare personalmente e deleghiamo tutte le altre. • Nei momenti in cui non desideriamo essere disturbati facciamo lasciare messaggi. • Quando siamo al telefono, limitiamone la funzione socializzante. Rispondiamo in

modo breve e conciso e concludiamo in modo cortese la telefonata quando ha esau-rito il suo scopo.

La posta Un’altra fonte di distrazioni sono le e-mail. Quantità enormi di messaggi arrivano senza posa. • Impariamo ad esaminare ogni messaggio un’unica volta. Mentre lo leggiamo deci-

diamo sul da farsi, e poi facciamolo (anche se si tratta semplicemente di archiviare la posta ricevuta).

• Tutto ciò che è “solo informazioni” può essere accantonato e letto in un momento più adatto.

• Possiamo risparmiare tempo rispondendo con una telefonata. Se ciò che ci si chie-de sono solo informazioni potremmo chiedere ad altri di farlo per telefono.

Le attese Spesso si perde molto tempo in lunghe attese. Può trattarsi di appuntamenti, di riunioni, di aerei, di mezzi di trasporto nel tragitto al lavoro, oppure ci può capitare di dover

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aspettare che altri completino un certo lavoro. È senz’altro possibile sfruttare in modo più produttivo questi momenti “di attesa”. I momenti di attesa non devono necessariamente significare uno spreco di tempo. Fac-ciamoci aiutare da queste due tattiche: • Cerchiamo di usare questi momenti in modo produttivo. Ad esempio, possiamo leg-

gere la posta e le riviste professionali o abbozzare progetti; oppure potremmo porta-re con noi la pratica relativa a qualche attività non prioritaria che dobbiamo ultimare.

• Un registratore portatile può rendere più produttivi i tempi morti dei viaggi o dei tra-gitti a casa. Possiamo ascoltare informazioni oppure registrare suggerimenti o istru-zioni da rielaborare poi in ufficio.

Le riunioni Ci sono due cause alla base del tempo perso in riunioni, una è da ricercare nelle riunio-ni organizzate da noi stessi e l’altra dipende dalle riunioni a cui dobbiamo partecipare. • Quando decidiamo di fare una riunione, pianifichiamo gli obiettivi. • Cerchiamo di contenere il numero dei partecipanti. Introduciamo brevemente l’ordi-

ne del giorno ed entriamo poi nel vivo della riunione. • Fissiamo dei tempi ben precisi. Per non perdere di vista l’argomento principale, fac-

ciamo spesso il punto della situazione. Terminata la discussione, assegniamo le varie responsabilità e fissiamo le date entro cui le decisioni dovranno diventare ope-rative, poi aggiorniamo la seduta.

Una delle più comuni perdite di tempo è la riunione periodica dello staff. Ecco due suggerimenti per migliorare la situazione. • Innanzitutto, richiamiamo l’ordine del giorno chiedendo: “Di cosa dobbiamo parlare

oggi?”. • Se gli argomenti sono troppi rispetto al tempo a disposizione, organizziamoli in ordi-

ne di precedenza. Se invece non c’è niente d’importante da discutere, aggiorniamo la riunione.

• In secondo luogo, eliminiamo tutte le discussioni che riguardano solo due persone. Tali discussioni dovrebbero essere risolte a tu per tu.

• Prima di partecipare ad una riunione assicuriamoci che sia proprio necessario. Se lo è, siamo puntuali e attenti alla discussione.

• Evitiamo di sviarla o prolungarla; cerchiamo, invece, di rendere produttivo l’incontro.

Le crisi Molti ritengono sia inevitabile avere delle crisi. Ciò non risponde sempre a verità. È co-munque vero che ci sono imprevisti che richiedono di essere trattati hic et nunc. Tutta-via gran parte delle crisi sono eventi ricorrenti, dovuti a qualcosa che è stato fatto o do-veva esser fatto. Quando rinviamo qualcosa di importante, stiamo spianando la strada a futuri problemi. Per evitare nuove crisi consideriamo quelle passate. Hanno avuto le stesse caratteristi-che? Teniamo presente che è spesso possibile trovare soluzioni a problemi ricorrenti. Anche avere pronto un piano di emergenza può aiutare ad evitare l’insorgere di una crisi. Analizziamo l’elemento chiave dei progetti (qualità, quantità, costi, tempestività) e con-sideriamo le risposte alle seguenti domande. In questo modo saremo preparati ad af-frontare eventuali problemi.

• Cosa potrebbe non funzionare? • Quando sarà possibile saperlo? • Come sarà possibile risolvere il problema?

Alcune crisi vanno oltre la nostra possibilità di controllo, i termini di consegna possono essere impossibili, l’ordine di precedenza può essere stato cambiato all’ultimo minuto, qualcuno può aver fatto degli errori oppure si possono verificare dei guasti. A questo punto respiriamo profondamente e rilassiamoci per qualche minuto. Riflettiamo sul da farsi e prendiamo in considerazione le alternative possibili, poi affron-tiamo la situazione con ordine e metodo. Eviteremo così di creare una seconda crisi nel tentativo di risolvere la prima.

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Scrive Lothar J. Seiwert nel suo libro “Gestisci il tuo tempo”:

Prima di “buttarsi” d’istinto su ciò che dobbiamo fare, prepariamo la nostra giornata con calma:

ricontrollare il programma quotidiano preparato il giorno precedente per vedere se i compiti e gli obiettivi rispettino l’ordine prioritario (l’importanza e l’urgenza);

mettere a punto le energie, l’eventuale documentazione, ecc. per affronta-re il grosso degli impegni (compiti A) della giornata.

mettere a confronto ciò che era stato programmato con quel che si è riu-sciti a portare a termine;

individuare ciò che non è stato fatto e metterlo “in lista” per il giorno dopo;

completare il programma del giorno successivo;

riflettere sul valore della giornata appena trascorsa, sulla sua qualità, do-mandarsi se sia stata positiva la frazione d’esistenza appena conclusa;

pensare a come passare la serata (molti tornano a casa senza progetti; eppure chi - pur avendo faticato per tante ore - riesce a non perdere la gioia di vivere, è fonte di serenità e d’allegria anche per quelli che l’aspet-tano).”

4. In iz iare la g iornata in modo posi t ivo

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Scrive Stephen R. Covey nel suo libro “I sette pilastri del successo”:

“Fondamentalmente passiamo il tempo in quattro modi.

Osserviamo i quattro quadranti nel modello della gestione del tempo. Quello che rientra nel quadrante I è sia urgente che importante. Riguarda i risultati importanti che richiedono un’attenzione immediata. Di solito definiamo le attività pertinenti al quadrante I “crisi” o “problemi”. Tutti noi nella vita abbiamo attività da quadrante I. Ma il quadrante I consu-ma molte persone: amministratori di crisi, individui sommersi dai problemi, produttori oberati dalle scadenze. Fintanto che restiamo concentrati sul quadrante I, esso continua a ingrandir-si sempre di più e finisce con il dominarci. È come un’immensa ondata. Un enorme problema arriva, ci investe e ci spazza via. Facciamo ogni sforzo per riguadagnare la spiaggia solo per essere travolti da un altro maroso. Certuni sono continuamente sballottati e tartassati dai problemi, tutto il gior-no e tutti i giorni. L’unico loro sollievo è nel cercare scampo nelle attività non importanti e non urgenti del quadrante IV. Perciò, quando andiamo a guar-dare il loro modello complessivo, troviamo che il 90% del loro tempo è nel quadrante I e la maggior parte del restante 10% nel quadrante IV; con un’at-tenzione soltanto trascurabile rivolta ai quadranti II e III. È in questo modo che vivono le persone che gestiscono le loro esistenze lasciandosi dominare dalle crisi.

URGENTE

NON URGENTE

I M P O R T A N T E

I - Situazioni di crisi - Emergenze - Problemi pressanti - Programmi giunti a scadenza

II - Prevenzione - Sviluppo di relazioni - Individuazione di nuove opportu-nità - Pianificazione, ricreazione - Manutenzione

N O N I M P O R T A N T E

III - Interruzioni, certe telefonate - Parte della corrispondenza - Certe riunioni - Faccende poco importanti da sbri-gare al più presto - Attività che stanno a cuore ad al-tre persone

IV - Faccende banali - Parte della corrispondenza - Certe telefonate - Gente che ti fa perdere tempo - Attività piacevoli

5. Lavorare su l quadrante I I

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Ci sono altre persone che sprecano molto tempo in faccende “urgenti ma non importanti” relative al quadrante III pensando di trovarsi nel quadrante I. Esse passano la maggior parte del loro tempo reagendo a cose urgenti pensando che siano anche importanti. Ma la realtà è che l’urgenza di queste faccende si basa sulle priorità e aspettative di altre persone.

Le persone che passano la maggior parte del loro tempo esclusivamente nei quadranti III e IV conducono vite fondamentalmente irresponsabili.

Le persone efficaci rimangono fuori dai quadranti III e IV perché, urgenti o no, quelle attività non sono importanti. Inoltre restringono il quadrante I passando più tempo nel quadrante II. DAI LA PRECEDENZA ALLE PRIORITÀ

I RISULTATI: - Stress - Salute rovinata - Crisi gestionale - Continua necessità di arginare disastri

II

III

IV

I

II

III RISULTATI: - Focalizzazione su obiettivi a breve ter-mine - Crisi gestionale - Reputazione d’incostanza - Obiettivi e progetti sono visti come privi di validità - Senso di vittimizzazione, di impotenza - Relazioni superficiali o nulle

IV

I

II

III

IV Totale irresponsabilità Licenziamento dal posto di lavoro

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Il quadrante II è il cuore di un’efficace gestione personale. Esso riguarda cose non urgenti, ma importanti: lo sviluppo di relazioni, la preparazione di una dichiarazione d’intenti personale, la pianificazione sul lungo termine, il far pratica, la manutenzione preventiva: tutte quelle cose che sappiamo di dover fare, ma che ci decidiamo a fare di rado dato che non sono urgenti. Per parafrasare Peter Drucker, le persone operativamente efficaci non han-no in mente soprattutto i problemi, hanno in mente soprattutto le opportuni-tà. Alimentano le opportunità e fanno morire di fame i problemi. Pensano preventivamente. Hanno autentiche crisi ed emergenze da quadrante I che esigono la loro immediata attenzione, ma in numero relativamente esiguo.

Ho posto questa domanda analoga a un gruppo di direttori di centri commer-ciali. “Qual è, fra le cose che potreste fare nella vostra attività professionale, quella che secondo voi avrebbe effetti enormemente positivi sui risultati?” La loro risposta unanime fu: creare proficue relazioni personali con gli affit-tuari e i gestori dei negozi all’interno dei centri commerciali. E questa è un’at-tività che rientra nel quadrante II. Abbiamo compiuto un’analisi del tempo che dedicavano a queste attività. Era meno del 5%. Essi avevano buoni motivi: problemi, problemi a catena. Dovevano redigere rapporti, partecipare a riunioni, sbrigare la corrispondenza, fare telefona-te, subire continue interruzioni. Il quadrante I aveva esaurito le loro energie.”

I

II - Visione prospettica - Equilibrio - Disciplina - Controllo - Poche crisi

III

IV

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Scrive Marion E. Haynes nel suo “Time Management”:

“La programmazione è un procedimento piuttosto complesso. Alcuni la realizzano con facilità, altri meno. Ci sono persone talmente prese dalle loro attività e scadenze che affermano di non avere tempo per attuarla. La programmazione è invece la soluzione per alleggerire lo stress dovuto al poco tempo a disposizione. La programmazione contribuisce in due modi a mettere ordine nella nostra vita. Prima ci dice come raggiungere l’obiettivo desiderato, dal punto in cui ci troviamo, e poi evidenzia le risorse necessarie per farcelo conseguire. Attra-verso la programmazione possiamo sapere quando iniziare una certa attivi-tà, per poterla portare a termine nei tempi previsti, e quanto ci verrà a costa-re. La programmazione è solitamente a lungo o a breve termine. I piani a lungo termine si riferiscono a obiettivi da perseguire nei tre mesi successivi nonché a tutti i progetti la cui durata supera la settimana. I pro-grammi a breve termine si riferiscono invece a ciò che si vuole realizzare in giornata o nell’arco della settimana; questi ultimi possono anche essere sotto-obiettivi dei progetti a lungo termine. I PUNTI CHIAVE D’UNA BUONA PROGRAMMAZIONE: Una buona programmazione prevede: • che vengano fissati gli obiettivi; • che vengano precisati i mezzi e le risorse; • che vengano stabiliti i responsabili (chi farà e per quando lo farà); • la suddivisione dell’azione in varie fasi; • la programmazione delle fasi; • la scelta di date d’inizio che consentano di concludere il progetto entro i termini previsti; • momenti di revisione e controllo. È necessario coordinare e organizzare, in ordine di priorità, le fasi delle programmazioni a lungo termine con le altre diverse esigenze. Questi altri momenti devono diventare parte della vostra programmazione a breve. La migliore organizzazione dei progetti a breve scadenza è ottenibile predispo-nendo programmi settimanali e giornalieri. IL PIANO SETTIMANALE: Un piano settimanale dovrebbe includere tutto ciò che vogliamo completare entro la fine della settimana, e le attività necessarie per realizzare gli obietti-vi desiderati. La pianificazione settimanale può essere fatta il venerdì, per la settimana seguente, oppure durante il fine settimana o il lunedì mattina. (Molti sfruttano il tragitto da e verso l’ufficio per mettere a punto i loro pro-grammi). I piani di lavoro settimanali possono essere semplici o complessi. Una volta completato, il piano di lavoro deve essere tenuto a portata di ma-no per poter essere consultato frequentemente. Le attività quotidiane dovrebbero venir segnate anche nell’agenda ed ese-guite a seconda della loro priorità. I PIANI GIORNALIERI: L’obiettivo primario d’una buona programmazione è sfruttare al meglio il pro-prio tempo, ogni giorno. Se ci abituiamo a tenere un’agenda giornaliera, mol-te delle nostre attività risulteranno già segnate. Questo è il miglior inizio per

6. La programmazione

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dare il via alla nostra lista di “cose da fare oggi”. Una lista giornaliera delle varie priorità è lo strumento migliore per mettere a fuoco gli obiettivi più importanti. Partiamo dalle prime cose elencate nella lista. Se arrivano richieste inaspettate, diamo loro un ordine d’importanza e procediamo secondo questo nuovo ordine. Non approfittiamo della circostanza inattesa per lasciarci distrarre. A fine giornata segniamo sulla lista ciò che è stato portato a termine ed evidenzia-mo tutte le attività non ancora ultimate, che andranno poi riorganizzate in ordine d’importanza, assieme alle nuove attività previste per il giorno se-guente.”

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Scrive Lothar J. Seiwert nel suo “Gestisci il tuo tempo”:

“Segniamo il tempo che occorre per portare a termine ciascun impegno. Il tempo è sempre poco, 8 ore sono solo 8 ore. L’esperienza dimostra che spesso le troppe cose che si vogliono fare sfondano il tetto del tempo programmato. Questo porta a inutili frustrazioni e all’abbandono della pro-grammazione.

Bisogna allora calcolare - sia pure a spanne - il tempo che ci vorrà per svolgere determinate attività, proprio perché esso è la nostra risorsa più preziosa. È lo stesso calcolo approssimativo che si fa quando si devono spendere dei soldi o vendere qualche prodotto. A maggior ragione biso-gna ben valutare come gestire e investire il capitale-tempo.

L’esperienza insegna che spesso un lavoro assorbe tutto il tempo che si ha a disposizione. E quando riusciamo a metterne da parte un gruzzolo dob-biamo esser capaci di stabilire dei limiti.

Il gruzzolo, cioè il vantaggio di tempo che si ha per poter svolgere un deter-minato lavoro, ci consente d’intensificare notevolmente la concentrazione e di neutralizzare con maggior efficacia i fattori di disturbo.”

7. Prevedere la durata del l ’a t t iv i tà

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Chi ha gli occhi sul lavoro che sta facendo non può vedere tutto. (Proverbio croato)

E invece chi dirige ha proprio la necessità di vedere tutto, di tenere sotto con-trollo l’insieme. Per non avere gli occhi bloccati sul particolare, è indispensabile delega-re. La delega dà notevoli vantaggi, sia immediati sia successivi.

CHI DIRIGE DOVREBBE DELEGARE DI PIÙ

• Quando c’è qualcosa da fare, dovremmo sempre porci questa domanda: de-vo proprio farlo io questo lavoro o lo potrebbe portare a termine altrettanto bene e forse meglio il mio collaboratore?

• Deleghiamo, esercitando i dovuti controlli, anche compiti a medio e lungo termine che motivino i nostri collaboratori e ne valorizzino la professionalità.

• Non esitiamo a delegare, facciamolo spesso, tutti i giorni, non appena c’è la possibilità e il collaboratore adatto.

• La delega può essere data, non solo ai collaboratori, ma anche ad altre per-sone competenti, sia dell’azienda che esterne.

• La delega darà buoni frutti solo se ci sarà una buona organizzazione del lavo-ro. I compiti che vengono delegati bisogna controllarli e prima ancora pro-grammarli. Anche le scadenze vanno controllate. La lista di controllo delle attività e dei compiti è un eccellente strumento di lavoro.

8. Di r igere è saper delegare

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Quando si sfrutta meglio il tempo a disposizione è anche possibile trarre benefi-cio dal fatto di potersi dedicare ad attività a lungo termine quali:

• riflessione: tecniche più efficaci e nuove opportunità possono essere frutto dell’inno-

vazione. Il maggior tempo a nostra disposizione ci consentirà di sviluppare nuove strategie e di riflettere sul come stabilire e vincere nuove importanti sfide.

• comunicazione: il tempo in più ci permetterà di sviluppare, approfondire e/o iniziare relazioni interpersonali.

• lettura: tenersi al corrente è sempre più importante nella complessità del mondo d’oggi. Avere a disposizione più tempo ci permetterà di leggere materiale relativo al nostro lavoro, di studiare nuovi argomenti o di migliorare le nostre conoscenze di un hobby o di un’attività specifica.

• pianificazione della carriera: diamo una direzione e degli obiettivi al nostro futuro e poi studiamo un piano per metterla in pratica. Assumiamo un atteggiamento dinami-co. Prendiamo in mano il corso della vostra vita.

• relax: è necessario prevedere momenti di relax. Se non ci riposiamo dalla pressione quotidiana, la nostra salute potrebbe risentirne o potremmo finire con “l’esaurirci”.

9. I benef ic i d i un migl ior uso del tempo

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Quando si lavora troppo a lungo e in maniera troppo intensa è inevitabile che la concentrazione e l’efficienza calino e gli errori si moltiplichino. Le PAUSE diventano allora un prezioso rifornimento d’energia (non una perdita di tempo!). Dalle ricerche mediche risulta che il momento migliore per la pausa è dopo un’ora di lavoro. Essa non dovrebbe durare più di 10 minuti per esprimere tutte le sue proficue potenzialità. Oltre i 10’ diventa sempre meno ottimale.

• Dovremmo programmare quotidianamente pause regolari ma brevi.

• L’effetto benefico dalla pausa (rifornimento energetico) potrà essere accentuato se riusciremo a rilassarci e se - muovendoci - faremo provvista d’ossigeno.

10. Pause per fare i l p ieno d i energia

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La pratica dimostra che ritagliarsi ogni giorno 60 minuti di quiete, poter esporre un cartello con scritto: “Non ci sono per nessuno”, dà senz’altro dei risultati.

Non crolla certo il mondo se qualche volta facciamo dire a chi ci telefona che non ci siamo. È proprio obbligatorio esser reperibili 24 ore su 24? Le cose vanno avanti lo stesso anche quando il “tal dei tali” sparisce dalla circolazione per un’ora. Supponiamo che tu stia parlando con una persona o sia in riunione; nessuno ti distur-ba. Ecco, quando decidi di non esserci, fai conto di avere impegni di questo tipo, anzi si tratta di un impegno molto più importante, perché e un

APPUNTAMENTO CON TE STESSO!

(Il mio momento di tranquillità)

Dal punto di vista organizzativo il momento di tranquillità va programmato come un qualsiasi altro “appuntamento importante”: il “ricercato” diventa irreperibile. • Bisogna inserire quel momento nel programma quotidiano, come un vero impe-

gno. • È necessario “proteggersi”, avere cioè qualcuno (per es. la segretaria) che rispon-

da, si scusi, giustifichi l’assenza e la renda credibile.

Nel programmare l’appuntamento con sé stessi, possiamo tener conto della porzione di giornata in cui i fattori di disturbo sono meno accentuati (curva delle fre-quenze dei disturbi quotidiani).

11. Vogl io avere un’ora tu t ta per me

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Non esiste altro Tempo che il TUO. Tu sei il TUO Tempo. In esso devi Vivere, Lavorare, Avere, Essere.

1. Alla base di ogni risultato c’è sempre una scrupolosa programmazione. Ricorda che questo principio vale anche per i risultati che vuoi ottenere dalla tua

giornata e da quella dei tuoi collaboratori.

2. Dedica la prima parte della tua giornata a mettere in moto gli altri; questo è uno dei compiti al quale il Responsabile non può e non deve rinunciare.

Affinché tu possa avere dalla giornata (ogni giornata) i risultati che ti attendi, i tuoi collaboratori, quando arrivano in ufficio, dovranno trovarti già al tuo posto di lavo-ro. Anche nella gestione del tempo si motiva molto di più con l’esempio che con le parole.

3. Abbi il coraggio di scartare i lavori inutili (anche se piacevoli). Chiediti sempre: “Che succede se lascio perdere?” Ricordati che scegliere vuol dire anche rinunciare.

4. Cerca di risolvere subito i problemi che possono essere risolti subito; tuttavia im-para anche a valutare quando conviene aspettare per risolvere al meglio un pro-blema.

Einstein cullò per molti anni l’idea di dedicarsi alla relatività. Egli era in grado, infat-ti, di dedicarsi ad un problema per mesi, ostinatamente, fino ad ottenere la soluzio-ne. Se fosse stato incalzato non avrebbe forse avuto una riuscita altrettanto eccel-lente.

Nel contesto professionale si è molto più esposti alla fretta e ci si deve letteral-mente conquistare il tempo da dedicare all’analisi e alla valutazione dei problemi.

5. Se devi svolgere un lavoro veramente importante, non permettere a nessuno di disturbarti durante il tempo che gli hai destinato.

Ricorda che il tempo si guadagna anche con i “no” (purché seriamente motivati).

6. Ascolta attivamente ed empaticamente; catturerai immediatamente il messaggio nella contemporanea motivazione del tuo interlocutore.

Quanto tempo perdi in una giornata a causa di un ascolto superficiale o di una comprensione inesatta?

7. Concentrati su un solo lavoro alla volta; le sovrapposizioni confondono e si risolvo-no in pura perdita di tempo. Se sei costretto a rimandare un lavoro, stabilisci subi-to quando potrai farlo: questo darà sicurezza anche a chi attende che quel lavoro sia fatto.

9. Secondo la legge di Parkinson, il lavoro richiede esattamente il tempo ad esso destina-

to: se gli assegni quattro ore, durerà quattro ore; se gliene assegni solo due, è molto probabile che quelle due ore siano sufficienti.

Spesso perdiamo tempo inconsciamente. Prendi l’abitudine di chiederti: “Quanto tempo ci vorrà?” Stabilisci scadenze impegnative ma realistiche per ogni compito, altrimenti il lavoro ten-

derà a dilatarsi accaparrandosi tutto il tempo disponibile. 10. Individua il tuo momento di massima resa nell’arco della giornata e concentra in

quel lasso di tempo i compiti più impegnativi. 11. Anche se è impossibile eliminare del tutto la routine, chiediti ogni volta perché un

determinato lavoro è sempre stato fatto così. Cerca di eliminare il superfluo e di escogitare procedure nuove e più efficaci e an-

che (perché no?) più piacevoli.

12. Riassumendo

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IL TEMPO AMICO

12. Non perderti in rimpianti che ti mettono in stato ansioso e ansiogeno. Ricordati che è utilissimo occuparsi delle cose anziché preoccuparsene.

13. Dedica i tempi morti, ad esempio le attese, alla riflessione o alla lettura. Spesso ti

lamenti di non avere abbastanza tempo per aggiornarti. Prova a pensare a quanti ritagli di tempo potresti usare. Negli spostamenti in auto usa il registratore per ascoltare.

14. Porta sempre un taccuino con te e butta giù subito le idee che ti sembrano impor-

tanti. Più tardi le trascriverai con calma sull’agenda, ma intanto non dovrai tenere la mente impegnata a ricordare.

15. Comincia a tracciare ogni giorno anche il programma di lavoro dei giorni successi-

vi. 16. Attieniti più che puoi al tuo programma giornaliero, perché è importante e ti è co-

stato tempo per realizzarlo. Non permettere che venga compromesso da delle banalità.

17. La prova della tua efficacia organizzativa non sta nel numero delle cose da fare

che elenchi all’inizio della giornata, ma nella quantità di cose che, alla sera, sei riuscito a depennare dalla lista.

Fai in modo che il tuo elenco di cose da fare, alla sera, sia illeggibile. Impara a competere con te stesso nell’utilizzo del tempo: riuscire a far stare dieci

cose in un tempo programmato per nove è una soddisfazione che ripaga ampia-mente dello sforzo compiuto.

18. Se in una giornata hai dieci compiti da svolgere e di questi sette sono facili e tre

difficili, comincia da quelli facili; servirà a darti una piacevole sensazione di qualco-sa di compiuto. Bisogna saper godere dei compiti facili e non darli per scontati o ignorarli.

19. Non essere un eroe del tempo. Se la tua esperienza ti dice che per andare da un posto all’altro occorrono 20 mi-

nuti, non cominciare un lavoro impegnativo mezz’ora prima della partenza per l’ap-puntamento: lo svolgerai male e quasi certamente arriverai in ritardo.

20. Fai attenzione ai “tempi di transizione”. Se finisci un lavoro e ne hai un altro da iniziare, inizialo; se decidi di uscire, esci;

se saluti perché stai per andartene, vai. È sorprendente la quantità di tempo che molte persone perdono per dire a se stes-

se e agli altri quello che faranno di lì a pochi istanti. 21. Al termine di ogni giornata cerca di scoprire se e dove hai perduto del tempo (o

dove ne hai fatto perdere ad altri). 22. Tieni in ordine l’ufficio e la scrivania. Quando un ufficio è in ordine, può avere un profondo effetto sull’efficienza nel la-

voro. Stai attento, comunque, a non avere la scrivania “troppo” in ordine. 23. Prendi in mano ogni documento una volta sola, decidendo subito dove archiviarlo. 24. Di tanto in tanto guarda la tua agenda per scorrere, onestamente, quali impegni

possono essere passati ad un collaboratore. Forse la prima volta i risultati potranno essere leggermente inferiori ma li avrai aiu-

tati a crescere motivandoli a compiti sempre più impegnativi. Quanto tempo via via guadagnerai?

25. Sii disposto a investire un’ora per illustrare ad un collaboratore un lavoro che tu

faresti in cinque minuti: il tempo che impiegherai nella formazione dei collaboratori è un investimento sicuro per il tuo futuro.

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IL TEMPO AMICO

26. Prima di un colloquio importante, per esempio con il capo, metti per iscritto i punti che vorrai trattare.

Oltre a risparmiare tempo in due, offrirai un’immagine di efficiente e efficace preci-sione.

27. Domandati di tanto in tanto se non sei troppo assorbito dagli impegni urgenti a

tutto danno di quelli importanti e, soprattutto, di quelli essenziali. Se ci lasciamo distrarre dalle cose urgenti non riusciremo mai ad occuparci delle cose SOLO im-portanti.

28. Distingui l’efficienza dall’efficacia. Fai le cose “abbastanza bene” per il risultato

che devono ottenere. È segno di grande efficienza, ma è inutile, scrivere una det-tagliatissima relazione di dieci pagine che nessuno avrà mai il tempo di leggere; meglio farne una sintetica che si lasci leggere.

29. Dividi la tua giornata in mezz’ore di tenta minuti. Poniti l’obiettivo di guadagnare

non meno di tre minuti per ogni mezz’ora. Lotterai per un obiettivo possibile e guadagnerai almeno un’ora al giorno. 30. Poniti un obiettivo per ogni azione e comunque, prima di agire, ricorda le tre leggi: Necessità: “Che cosa succede se non lo faccio?” Appropriatezza: “Sono la persona giusta per fare ciò?” Efficacia: “Verso quale obiettivo mi porta?” IL TELEFONO Quanto tempo trascorri al telefono? La tua efficienza telefonica è pari alla tua efficacia? Se la risposta è NO: 1. Prima di ogni telefonata importante segnati gli argomenti che intendi trattare: se

non sai dove stai andando arriverai senz’altro in un altro posto e questo è partico-larmente vero quando si tratta di conversazioni telefoniche e costa un capitale di tempo.

2. Riserva un apposito spazio alle telefonate e fai in modo che ci stiano tutte. 3. Lascia per ultime le telefonate che potrai facilmente abbreviare se il tempo di cui

disponi si è assottigliato. 4. Arriva rapidamente al dunque: la gente preferisce chi va presto al sodo, anche se

quasi tutti fanno il contrario con ampie premesse prima di affrontare la ragione della telefonata. Talvolta può essere necessario, ma quasi sempre non lo è, e così oltre a perdere tempo tu lo fai perdere anche al tuo interlocutore.

5. Fai in modo che ogni telefonata decida qualcosa. Se non riesci ad ottenere una

risposta precisa da una persona, cerca di acquistare, almeno, la data in cui te la darà. Se non riesci ad acquistare una simile data, ottieni, almeno, la data in cui sarà in grado di fissare la data.

6. Se ci vogliono più di tre telefonate per raggiungere una persona è chiaro che si

tratta di un problema logistico. Con tutta probabilità il tuo interlocutore non ha nes-suna voglia di parlare con te. È più utile cominciare a pensare a come utilizzare meglio il tempo.

7. Se il tempo è denaro, ricordati che risparmiare tempo al telefono significa guada-

gnare due volte. PAGINA 19

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