IlmarIsen asIakaslehtI | www.IlmarInen.fI 1

NÄIN TOIMIMME:ILMARISEN

MENETTELYTAPA-PERIAATTEET

TöISSÄ ILMARISESSA Henkilöstö on Ilmarisen tärkein voimavara. Ilmarinen on tasa-arvoinen ja turvallinen paikka työskennellä. Emme hyväksy kiusaamista, häirintää tai syrjintää.

Työnantajana noudatamme Kansainvälisen työjär-jestön ILO:n julistusta työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista.

NOudATAMME hYvÄÄ vAkuuTuSTAPAAIlmarinen noudattaa toiminnassaan yhtiön hallituksen hyväksymää hyvää vakuutustapaa. Eläke- ja vakuutusrat-kaisujamme ohjaavat työeläkelainsäädäntö, hallintolaki sekä Eläketurvakeskuksen antamat soveltamisohjeet.

Keskeisimpiä toimintaperiaatteitamme on tehdä eläkeratkaisut oikeudenmukaisesti ja nopeasti. Kerromme päätöksenteon perusteet eläkkeenhakijalle ymmärrettä-västi. Kohtelemme asiakkaitamme tasapuolisesti kaikessa toiminnassamme.

EMME hYvÄkSY LAhjONTAA MISSÄÄN MuOdOSSAIlmarisessa on laadittu lahjonnanvastaiset periaatteet, joiden tarkoituksena on pyrkiä estämään ja auttaa havaitse-maan lahjonta.

Lahjontana pidetään minkä tahansa lahjan, lainan, maksun, palkkion tai edun tarjoamista tai vastaanottamista,

Ilmarisen työntekijöinä saamme joka päivä tehdä merkityksellistä työtä vastatessamme yli 900 000 suomalaisen eläketurvasta. Tämä tehtävä on hoidettava ehdottoman vastuullisesti ja rehellisesti. Vastuullisuus on yksi Ilmarisen arvoista, ja sen toteutumista punnitaan päivittäisessä arjen työssä ja jokaisessa tekemässämme päätöksessä. Nämä menettelytapaperiaat­

teet auttavat sinua toimimaan oikein, joten pyydän sinua tutustumaan niihin huolella. Kun yhdessä sitoudumme näihin periaatteisiin, varmistamme, että Ilmarisen toiminta täyttää sille asetetut vaatimukset ja ansaitsemme asiakkai­demme ja muiden meille tärkeiden sidosryhmien luottamuksen. Vastuu on meillä jokaisella!

Timo Ritakallio, toimitusjohtaja

jOhdANTO

Ilmarisen tehtävä on pitää huolta työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteisestä työeläketurvasta sekä hoitaa tulevien eläk-keiden katteena olevaa sijoitusomaisuutta. Asiakkaiden omistamana työeläkeyhtiönä jokapäiväistä toimintaamme ohjaa vastuullisuus, joka on myös yksi arvoistamme avoi-muuden ja yhdessä menestymisen rinnalla. Näitä arvoja arjessa noudattamalla ansaitsemme asiakkaidemme ja muiden sidosryhmiemme luottamuksen.

Noudatamme kaikessa toiminnassamme voimassa olevia lakeja ja määräyksiä. Yhtiö on poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton. Voimassa olevien lakien ja viranomaismää-räysten lisäksi Ilmarinen noudattaa YK:n ihmisoikeuksien julistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia, joita ovat mm.

mielipiteen- ja uskonnonvapaus, ihmisten tasa-arvoisuus sekä syrjinnän kielto.

Ilmarisen tapa toimia on määritelty näissä menettelytapa-periaatteissa (Code of Conduct). Menettelytapaperiaatteet on hyväksytty Ilmarisen hallituksessa 18.12.2014. Tämän dokumentin ylläpidosta ja päivittämisestä sekä siitä, että muutokset periaatteisiin viedään hallituksen hyväksyttä-väksi, vastaa Compliance Officer.

Ilmarisen menettelytapaperiaatteet koskevat koko hen-kilöstöä. Jokaisen ilmarislaisen tulee tuntea periaatteet niin hyvin, että voi jatkuvasti toteuttaa ja noudattaa niitä omassa työssään. Menettelytapojen toteuttamisen tuke-miseksi päivittäisessä työssä on myös laadittu tarkempia yhtiötasoisia ja toimintokohtaisia ohjeita.

Tehtävämme on huolehtia yli 900 000 suomalaisen eläketurvasta.

jos sen tarkoituksena on saada aikaan epärehellinen tai lai-ton teko tai luottamuksen rikkominen yrityksen liiketoimin-nassa. Lahjontana pidetään myös toimivallan tai aseman väärinkäyttöä tietyn yksityisen edun tavoittelemiseksi.

Sovellamme lahjonnanvastaisia periaatteita kaikissa liikesuhteissamme ja -toiminnassamme. Edellytämme liikekumppaneiltamme sitoutumista vastaaviin vastuullisiin toimintatapoihin.

TuNNISTAMME jA TORjuMME ETuRISTIRIITATILANTEETHuolehdimme siitä, että eturistiriidat eivät vaikuta päätök-sentekoon Ilmarisessa.

Eturistiriidalla tarkoitetaan tilannetta, jossa Ilmarisen päätöksenteon riippumattomuus vaarantuisi päätöksen tekoon tai sen valmisteluun osallistuvan henkilön henkilö-kohtaisen edun tai sen tavoittelun vuoksi. Päätöksenteon riippumattomuus voi vaarantua myös silloin, kun päätök-sen tekoon osallistuvalla Ilmarisen edustajalla on yhtiön ulkopuolinen sidonnaisuus liiketoimen toisena osapuolena olevaan yritykseen.

Tehdessämme liiketoimia meidän on suhtauduttava erityisellä huolellisuudella tilanteisiin, joissa päätöksenteon riippumattomuus voisi jostain syystä vaarantua tai näyttäisi vaarantuvan. Ilmarisen palveluksessa olevan tai hallintoeli-men jäsenen henkilökohtainen etu ei saa vaikuttaa hänen toimintaansa Ilmarisessa. Myöskään edellä mainitun hen-kilön työsuhde, hallintoelinjäsenyys tai edustus Ilmarisen ulkopuolisessa yrityksessä tai yhteisössä ei saa vaikuttaa päätöksentekoon Ilmarisessa. Ilmarislainen ei saa osallis-tua päätöksentekoon asiassa tai liiketoimessa, josta hänel-lä on tai näyttää olevan joko henkilökohtaista etua tai etu kohdistuisi hänen lähipiiriinsä tai edustamaansa yhteisöön.

Eturistiriitojen tunnistamiseksi ja ehkäisemiseksi olemme laatineet kirjalliset toimintaohjeet erilaisia tilanteita ja päätöksentekoja varten.

Näitä ohjeita ovat mm. • ohjeet lähipiiriliiketoimiin liittyvästä päätöksenteosta• ohjeet ilmarislaisten hallintoelinedustuksista sekä luottamus- ja sivutoimista ja esteellisyydestä päätöksenteossa• hankinnoissa noudatettavat periaatteet • lahjonnanvastaiset periaatteet• hyvä vakuutustapa • sisäpiiriohjeistus

Lisäksi eturistiriitatilanteiden välttämiseen liittyvää oh-jeistusta on sisällytetty eläkeratkaisutoimintaan liittyviin ohjeisiin ja henkilöstöhallinnon ohjeisiin.

SISÄPIIRINTIETO jA SISÄPIIRIOhjEISTuS Sisäpiiriohjeistuksemme kieltää sisäpiirintiedon väärinkäy-tön. Ehdoton kielto koskee kaikkia henkilöitä, joilla on sisä-piirintietoa, riippumatta siitä, mistä ja miten tieto on saatu.

Jos henkilö on saanut tietoonsa yksittäistä arvopa-peria koskevaa sisäpiirintietoa, hän ei saa tehdä omaan tai toisen henkilön lukuun kauppaa kyseisellä arvopaperilla, antaa sitä koskevia sijoitusneuvoja eikä ilmaista saamaan-sa tietoa toiselle, ellei se tapahdu osana tehtävien tavan-omaista suorittamista. Lisäksi sen, jolla on sisäpiirintietoa, on pidättäydyttävä osallistumasta kyseistä arvopaperia koskevan asian valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksente-koon Ilmarisessa.

Ilmarisessa ylläpidetään laissa työeläkevakuutusyhti-öistä edellytettyä sisäpiirirekisteriä.

Olemme asian­tunteva, aktiivinen ja vastuullinen sijoittaja.

Toimintamme on avointa ja läpi näky­vää. Kilpailemme

asiakkaista reiluin pelisäännöin.

Toimimme vastuullisesti ja suomalaisen suoraselkäisesti.

1) Onko liiketoimi tai päätös lain ja viranomaissääntelyn sallima?

2) Onko liiketoimi Ilmarisen menettelytapaohjeistuk-sen ja muun ohjeistuksen mukainen?

3) Onko liiketoimi mielestäni oikein ja riippumattomasti tehty?

4) Näyttääkö liiketoimi ulospäin hyväksyttävältä?

vARMISTAAkSESI, ETTÄ TEhTÄvÄ LIIkETOIMI TAI PÄÄTöS ON ILMARISEN MENETTELYTAPAPERIAATTEIdEN MukAINEN, kYSY ITSELTÄSI:

Jos vastaus on KYLLÄ kaikkiin kysymyksiin, voit edetä. Jos vastaus on EI yhteenkin kysymykseen, ole yhteydessä esimiehee-si, Compliance Officeriin tai lakiasioihin.

huOLEhdIMME TIETOSuOjASTALakisääteisen työeläketurvan hoitamista varten Ilmarinen ylläpitää ja käsittelee henkilöihin ja yrityksiin liittyviä luot-tamuksellisia tietoja. Kunnioitamme vakuutussalaisuutta ja käsittelemme luottamuksellisia tietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Huolehdimme yksityisyydensuojasta henkilötietojen käsittelyssä.

Ylläpidämme henkilöstön tietosuojaosaamista säännöllisellä koulutuksella ja edellytämme henkilöstöltä korostettua huolellisuutta sekä asiakkaisiin että Ilmariseen liittyvän tiedon käsittelyssä. Tietosuojan tärkeys otetaan huomioon Ilmarisen kaikessa toiminnassa ja palvelujen kehityksessä. TuNNEMME ASIAkkAAMMETunnemme asiakkaamme, jotta voimme tarjota heille sopivimmat ratkaisut ja palvelut. Kohtelemme asiakkaitam-me tasapuolisesti ja reilusti, ja kehitämme toimintaamme asiakkaiden tarpeet huomioon ottaen.

Ilmarisessa on laadittu hallituksen hyväksymät peri-aatteet, joiden pohjalta Ilmarisessa suunnitellaan ja toteute-taan asiakkaan tuntemiseen sekä rahapesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyviä menettelyjä.

TEEMME hANkINNAT vASTuuLLISESTI Hankintaohjeistuksemme mukaisesti teemme hankinnat tarveharkintaisesti ja hyvän tavan mukaisin markkinaehdoin. Kustannustehokkuuden varmistamiseksi kilpailutamme hankinnat pääsääntöisesti. Otamme hankinnoissamme huomioon myös ympäristönäkökohdat.

Edellytämme myös tavaran- ja palveluntoimittajiltam-me sitoutumista vastaaviin vastuullisiin liiketoimintatapoihin ja että ne muutenkin noudattavat hyvää liiketoimintatapaa ja lainsäädännön asettamia velvoitteita. Liikekumppa-neidemme on mm. huolehdittava työnantajavelvoitteistaan sekä tilaaja- ja ympäristövastuistaan.

TEEMME YhTEISTYöTÄ TYöELÄkEALALLA vASTuuLLISESTIOtamme toiminnassamme huomioon kilpailulainsäädännön vaatimukset. Lakisääteistä eläketurvaa hoitavien eläkelaitos-ten on kuitenkin niitä koskevan sääntelyn mukaisesti tehtävä yhteistyötä siltä osin kuin työeläkejärjestelmän asiakkaiden yhdenvertainen kohtelu ja oikeusturvan toteuttaminen edel-lyttävät.

Lisäksi työeläkelaitokset tekevät yhteistyötä työelä-kejärjestelmässä yhteisesti hoidettavien asioiden toimeen-panoa vaativissa asioissa. Nämä asiat liittyvät käytännössä lakisääteisen työeläkevakuuttamisen sosiaaliturvatehtävän ydinpiiriin.

kENEEN vOIN OLLA YhTEYdESSÄ? Jokaisella ilmarislaisella on velvollisuus tuntea Ilmarisen menettelytapaperiaatteet ja niihin liittyvät tarkemmat ohjeet, sekä noudattaa niitä.

Jos olet epävarma menettelytapaohjeistuksen sisällöstä tai tulkinnasta, tai epäilet väärinkäytöstä, käänny esimiehesi puoleen. Voit myös olla yhteydessä Compliance Officeriin, lakiasioihin tai henkilöstöhallintoon. Asiasi käsitel-lään Ilmarisessa aina luottamuksellisesti.