Implantación Sobre SAP R3 Del Modulo de Procesos de Distribución Secundaria Para Una Empresa Petrolera

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR Ingeniera de la Computacin

IMPLANTACIN SOBRE SAP R/3 DEL MODELO DE PROCESOS DE DISTRIBUCIN SECUNDARIA PARA UNA

EMPRESA PETROLERA

Por

Francisco Jos Ugarte Rivas

INFORME FINAL DE CURSOS EN COOPERACIN Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar

Como Requisito Parcial para optar al Ttulo de Ingeniero en Computacin

Sartenejas, Julio de 2008

I

Resumen

Esta pasanta fue realizada dentro de la unidad de consultora Global Business

Services (GBS) de IBM. Considerando que la industria petrolera siempre ha sido de vital

importancia para nuestro pas y est en constante crecimiento, se decidi impulsar un

proyecto potencial en esta rea.

El proyecto es bastante ambicioso y busca cubrir y gestionar todas las fases de la

industria divididos en mdulos. Desde la fase de perforacin de pozos hasta la extraccin y

produccin de Hidrocarburos, es la fase de Aguas Arriba o Upstream. Desde que se hace la

refinacin del crudo, la gestin de inventarios, pasando por la comercializacin y distribucin

de los productos terminados, hasta la venta al cliente, es la fase de Aguas Abajo o

Downstream.

El objetivo de la pasanta es desarrollar un modelo de configuracin para SAP R/3

para los procesos de la fase Downstream de la Industria Petrolera relacionados con la

Comercializacin de Crudo e Hidrocarburos. Este proyecto involucra los procesos de Venta

de Hidrocarburos, Planificacin de Entregas, Cadena de Distribucin, adems de permitir una

Gestin Integral de los Medios de Transporte.

Este proyecto se ha trabajado bajo la plataforma tecnolgica que ofrece SAP R/3

usando una metodologa desarrollada por IBM conocida como Ascendant SAP. Esta

metodologa incluye una serie de fases, las cuales sern respaldadas en este informe.

El producto final, resultado de la pasanta, es un modelo preconfigurado que consta

del Modelo de la Industria Petrolera Downstream, de la Gua de Negocio y de Configuracin

del Mdulo de Transporte y Distribucin, los cuales conforman unos Estndares en la

Industria que pueden ser usados en futuras implantaciones de SAP R/3 en la Industria

Petrolera.

II

Agradecimientos

Principalmente a mi familia,

Mis padres Francisco y Silvia, y mis hermanas Laura y Daniela, por apoyarme en todo

momento, por todo el cario y por toda la comprensin que me han dado a lo largo de mi

carrera.

A mis tutores, Elas Puente y Edumilis Mndez, as como tambin a Omar Fierro y Ana

Isabel Romn, por ofrecer su tiempo y su atencin por este proyecto de 20 semanas. A

ustedes por su importante y valioso apoyo, por ofrecer todos sus conocimientos y toda la

ayuda que estuvo a su disposicin, muchas gracias.

Agradezco mucho a mis amigos de la universidad por ser una fuente de apoyo y

amistad que siempre me han acompaado a lo largo de este trayecto universitario y de mi

vida.

Finalmente, ofrezco mis agradecimientos a aquellas personas con las que compart

durante mi estada en IBM, dichas personas (consultores y de otras ocupaciones) ofrecieron

conocimientos y soporte sin esperar nada a cambio, siendo factores valiosos para la

ejecucin de este proyecto. En especial a Jos Marquez Mares, Mara Alejandra Soto, Daniel

Morales, al resto del equipo de IS-OIL, de verdad, a todos muchas gracias.

III

ndice de Contenidos

Resumen .................................................................................................................I

Agradecimientos.................................................................................................... II

ndice de Contenidos............................................................................................III

ndice de Imgenes...............................................................................................VI

ndice de Tablas .................................................................................................. VII

Captulo I: Introduccin ......................................................................................... 1

Captulo II: Entorno Empresarial ............................................................................ 3

2.1 La Empresa ................................................................................................. 3

2.1.1 Misin .................................................................................................. 3

2.1.2 Visin................................................................................................... 3

2.1.3 Valores................................................................................................. 4

2.2 Historia de la Compaa IBM ....................................................................... 4

2.3 Estructura Organizacional.............................................................................. 5

2.4 Ubicacin y Cargo del Pasante ....................................................................... 6

Captulo III: Planteamiento del Problema .............................................................. 7

3.1 Antecedentes del Problema............................................................................ 7

3.2 Objetivos .................................................................................................... 8

3.2.1 Objetivo General ................................................................................... 8

3.2.2 Objetivos Especficos.............................................................................. 8

3.3 Justificacin e Importancia ............................................................................ 9

Captulo IV: Marco Terico.................................................................................... 10

4.1 ERP ...........................................................................................................10

4.2 SAP R/3 .....................................................................................................11

4.2.1 Mdulos que conforman SAP R/3 ............................................................13

4.3 SAP for Oil & Gas (IS-OIL)............................................................................15

4.3.1 Mdulos de IS-OIL para Downstream ......................................................16

4.3.2 Influencia de IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera ....................18

4.4 Mdulo IS-OIL-TD (Transporte y Distribucin).................................................18

IV

Captulo V: Marco Metodolgico............................................................................ 22

5.1 Ascendant SAP............................................................................................22

5.2.1 Proceso iterativo para la creacin del prototipo.........................................23

5.2.2 El flujo de Entregables ..........................................................................23

5.3 Fases de Ascendant SAP ..............................................................................24

5.3.1 Fase 0: Evaluacin................................................................................24

5.3.2 Fase 1: Preparacin del Proyecto ............................................................24

5.3.3 Fase 2: Business Blueprint.....................................................................25

5.3.4 Fase 3: Realizacin ...............................................................................26

5.3.5 Fase 4: Preparacin Final.......................................................................27

5.3.6 Fase 5: Arranque Productivo ..................................................................28

5.3.7 Fase 6: Soporte....................................................................................28

5.4 Caso de Desarrollo utilizado en el Proyecto.....................................................28

Captulo VI: Fase de Preparacin.......................................................................... 30

6.1 Introduccin a IBM ......................................................................................31

6.2 Navegacin en SAP......................................................................................32

6.3 Adiestramiento en los Mdulos Bsicos y en el mdulo IS-OIL...........................33

6.4 Replicacin de Guas de Negocio y Configuracin de los mdulos bases..............35

6.5 Revisin de los modelos de COPEC y PETROBRAS............................................35

6.6 Resumen....................................................................................................36

Captulo VII: Fase de Business Blueprint .............................................................. 37

7.1 Levantamiento de Procesos de Negocio ..........................................................37

7.1.1 Ciclo de Despacho y Transporte..............................................................38

7.2 Desarrollo del Modelo de Empresa .................................................................39

7.2.1 Definicin de la Empresa .......................................................................39

7.2.2 Lineamientos .......................................................................................39

7.2.3 Las Vistas de Negocio............................................................................40

7.2.4 Vista Comercial ....................................................................................41

7.2.5 Transporte y Distribucin.......................................................................42

7.3 Desarrollo de la Gua de Negocio para Transporte y Distribucin .......................42

7.3.1 Lineamientos sobre los Conceptos Bsicos y Objetos del Sistema ...............42

7.3.2 Despacho y Planificacin de las Entregas .................................................43

7.3.3 Distribucin de Hidrocarburos ................................................................44

7.3.4 Determinacin de Mensajes ...................................................................45

7.3.5 Integracin con Sistemas Externos .........................................................46

V

Captulo VIII: Fase de Realizacin y Preparacin Final......................................... 49

8.1 Configuracin del modelo .............................................................................49

8.1.1 Estructura Organizacional ......................................................................51

8.1.2 Transporte en Masa ..............................................................................52

8.1.3 Escenarios de Prueba ............................................................................52

8.1.4 Programacin en ABAP 4 .......................................................................53

8.2 Pruebas de Integracin e Individuales............................................................53

Captulo VIII: Conclusiones .................................................................................. 55

Referencias Bibliogrficas .................................................................................... 57

Glosario ................................................................................................................ 59

Anexo 1: PROCESOS DE NEGOCIO......................................................................... 61

Apndice 1: MODELO DE EMPRESA ....................................................................... 63

Apndice 2: GUA DE NEGOCIOS (IS-OIL-TD)....................................................... 70

Apndice 3: GUA DE CONFIGURACIN (IS-OIL-TD) ............................................ 76

VI

ndice de Imgenes

Figura 1: IBM y sus divisiones de negocio principales ......................................................6

Figura 2: Arquitectura a 3 capas de SAP R/3. ............................................................... 12

Figura 3: Mdulos principales que componen SAP R/3 [14] ........................................... 14

Figura 4: Mdulos de IS-OIL para Dowstream .............................................................. 17

Figura 5: Influencia del Mdulo IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera [5].......... 18

Figura 6: Ejemplo de Vehculo, Unidad de Transporte y Compartimiento [17].................. 20

Figura 7: Planificacin de Actividades de Pasanta (Diagrama Gantt) ............................... 30

Figura 8: La Interfase del cliente de SAP R/3 ECC v6.0. Ejemplo: Inicio de sesin. ........... 33

Figura 9: Flujo del Ciclo de Despacho y Transporte ....................................................... 38

Figura 10: Procesos que gestiona el mdulo IS-OIL-TD [17] .......................................... 42

Figura 11: Flujo de Operaciones en el mdulo IS-OIL-TD [17]........................................ 44

Figura 12: Integracin de SAP R/3 (a travs de IS-OIL-TD) con Sistemas Externos [17].... 47

Figura 13: Fases de la Pasanta y Guas Finales ............................................................ 49

Nota: Para las figuras que tienen al final un nmero entre corchetes [], este nmero

indica la referencia bibliogrfica.

VII

ndice de Tablas

Tabla 1: Soluciones de Industria que ofrece SAP R/3 [9] ............................................... 14

Tabla 2: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Evaluacin de Ascendant SAP. [8] .... 24

Tabla 3: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparacin de Ascendant SAP. [8] .. 24

Tabla 4: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Business Blueprint de AscendantSAP

[8] .................................................................................................................... 26

Tabla 5: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Realizacin de Ascendant SAP. [8] ... 27

Tabla 6: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparacin Final de AscendantSAP [8]

........................................................................................................................ 27

Tabla 7: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Arranque Productivo de Ascendant SAP.

[8] .................................................................................................................... 28

Tabla 8: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Soporte de Ascendant SAP. [8] ........ 28

Tabla 9: Actividades y Entregables definidos para el Caso de Desarrollo utilizado. ............ 29

Tabla 10: Vistas del Negocio y sus mdulos asociados................................................... 41

Tabla 11: Configuraciones relevantes a la Estructura Organizacional de IS-OIL-TD ........... 52

Tabla 12: Configuraciones relevantes al Transporte en Masa de IS-OIL-TD ...................... 52

Nota: Para las tablas que tienen al final un nmero entre corchetes [], este nmero

indica la referencia bibliogrfica.

Informe de Pasanta Captulo I: Introduccin

Universidad Simn Bolvar

1

Captulo I: Introduccin

Hoy en da las grandes empresas enfrentan un constante problema tecnolgico. A

medida que pasa el tiempo, los objetivos y las estrategias de las empresas evolucionan; esto

ocasiona que tambin sus requerimientos tecnolgicos evolucionen.

Dando respuesta a las exigencias del mercado han surgido muchas compaas que se

dedican al desarrollo de software de Gestin de Empresas o Enterprice Resource Planning

(ERP), cada una hace programas diferentes para sus respectivos clientes bajo estndares

diferentes. He aqu el problema de la falta de estndares, ocasionando que existan

montones de sistemas incompatibles o que no se comunican entre s. SAP R/3 propone su

Business Suite para alcanzar todos los requerimientos de una empresa.

Como los sistemas informticos cada vez requieren mejores prestaciones entre sus

servicios as como tambin, cada vez se requiere una mayor integracin con otros sistemas

y/o con el ambiente de trabajo. Para las empresas en general, esto representa un problema

porque en la mayora de los casos, cada mantenimiento o adaptacin a la infraestructura

hace ms compleja la gestin de dicho sistemas. SAP R/3 es una solucin completa que

cubre muchas reas de negocio para varias empresas.

La industria petrolera, por ser una de las industrias de mayor importancia en nuestro

pas, debe estar actualizada con las tecnologas de punta, a fin de mantener y controlar sus

procesos de negocio de mejor manera y asegurar que mantenga una buena posicin entre

las otras empresas del ramo. Especficamente la Solucin de Industria de SAP R/3 para

empresas del Sector Petrolero existe y lleva el nombre de IS-OIL.

IS-OIL es la Solucin de Industria de SAP R/3 para empresas del sector petrolero y

tiene varios mdulos que cubren todas las etapas de negocio de la industria, desde la

exploracin de pozos, pasando por la refinacin del crudo hasta la comercializacin de

hidrocarburos. Al entrar en el mdulo de IS-OIL, encontramos IS-OIL-TD el cual es el

mdulo que trabaja con la Comercializacin de Hidrocarburos especficamente con la Gestin

del Transporte y de la Distribucin del Crudo y sus derivados.

Cabe destacar que la documentacin de este mdulo es escasa y para ofrecer esta

solucin como un producto integral y completo, es necesario el estudio de cada una de las

etapas de negocio de la industria. Partiendo de esta necesidad de documentacin, es

necesario elaborar unas guas de configuracin, donde se describan desde la parte ms

Informe de Pasanta Captulo I: Introduccin


2

bsica hasta entrar en la parte ms compleja. Estas guas sern un entregable que ms all

de ser una documentacin clara del mdulo y un modelo de configuracin que va

directamente a satisfacer los objetivos del cliente, vienen a permitir un entrenamiento a

mayor rapidez para otros desarrolladores del mdulo.

En el presente proyecto se describe y se analizan todos los detalles y problemas que

surgieron durante el estudio del mdulo de IS-OIL implicado en la Comercializacin de

Hidrocarburos y la construccin de estas Guas de Configuracin.

Informe de Pasanta Captulo II: Entorno Empresarial


3

Captulo II: Entorno Empresarial

En este captulo se da una idea general de la empresa donde se desarroll la

pasanta. Adems de describir como es el entorno de trabajo y el rol adquirido por el

pasante.

2.1 La Empresa

IBM es una empresa lder en la industria de la tecnologa de la informacin (IT) desde

que empez, ha visto el cambio y la evolucin innumerables veces. De hecho, ha llevado a

menudo esos cambios. Hoy en da, la ubicuidad de la computacin en red continua

cambiando la forma de las organizaciones de hacer negocios, generando mejoras drsticas

en la productividad, industrias transformadoras, y la creacin de oportunidades en su

totalidad en nuevos segmentos del mercado. Eso es On Demand Business.

Y mientras innumerables empresas proclaman sus tecnologas, productos, servicios

como "innovadores", son pocos en el negocio de ayudar a otras empresas a innovar. A

medida que IBM siga liderando en el desarrollo de las tecnologas ms avanzadas y los

productos y ofertas de servicios en torno a ellos, de la misma manera se mide que tan bien

esto ayuda a nuestros clientes a tener xito. En IBM, somos el socio de la innovacin,

dispuestos a ayudar a clientes a crear valor a travs de la innovacin, no slo en los

productos y servicios que producen y ofrecen, sino en cada parte de sus negocios. [12]

2.1.1 Misin

Luchamos por ser lderes en la creacin, desarrollo y fabricacin de soluciones de

tecnologa avanzada de informacin, incluyendo sistemas de computacin, software,

servicios, consultora, dispositivos de almacenamiento y microelectrnica. Ayudamos a

nuestros clientes a lograr sus objetivos proveyendo soluciones de negocio y de tecnologa de

informacin. Es trabajar de manera colaborativa y abordar sus problemas de negocios ms

complejos de nuestros clientes.

2.1.2 Visin

Identificar necesidades del mercado y desarrollar respuestas de tecnolgicas de la

mejor calidad y nivel de servicio ofrecer precios competitivos. Aplicamos nuestra visin para

desarrollar soluciones nuevas, innovadoras que brinden resultados de negocios reales y



4

mensurables ya sea proyectando e implementando nuevos servicios con base en modelos

de negocio de ventas, revolucionando el modelo de negocios para los seguros del sector

automotriz con tecnologa innovadora, o bien transformndose en unos de los proveedores

lderes de logstica para cadenas de suministro.

2.1.3 Valores

Se puede interpretar que es una compaa donde los valores son de inters

principal, en el 2003, se tom una evaluacin para examinar los valores y la disciplina, dicho

examen no se realizaba desde hace ms de 100 aos. Los miembros de IBM se reunieron

para determinar la esencia de la compaa y el resultado fueron los valores, y es lo que hoy

nos sirve y nos ayuda a ser mejores cada da en lo que hacemos y cmo lo hacemos.

- Dedicacin al xito de cada uno de nuestros clientes.

- Innovacin relevante para nuestra compaa y para el mundo.

- Confianza y responsabilidad personal en todas las relaciones.

2.2 Historia de la Compaa IBM

El carcter de una empresa - el sello que coloca en sus productos, servicios y el

mercado - se conformar y se definir con el paso del tiempo. Evoluciona. Se profundiza. Se

expresa en una siempre cambiante cultura corporativa, en las estrategias de transformacin,

as como en las nuevas e irresistibles ofertas para los clientes. El carcter de IBM ha sido

formado a lo largo de casi 100 aos de hacer negocios en el mbito de la gestin de la

informacin. Casi todos los productos de la compaa se han diseado y desarrollado para

registrar, procesar, comunicar, almacenar y recuperar informacin - a partir de su primera

escala, tabulators y relojes a da de hoy de computadoras potentes y grandes redes

mundiales. [6]

La empresa IBM se dedicaba a la fabricacin de todo tipo de maquinaria: balanzas

industriales, cronmetros y hasta cortadores de carne o queso. Poco a poco se fue centrando

en la electrnica y la informtica hasta que en 1981 decide sacar al mercado su primera

computadora personal. [12]



5

Se esfuerza por ser lder en la investigacin, desarrollo y fabricacin de las

tecnologas de la informacin ms avanzadas incluyendo sistemas informticos, software,

redes, sistemas de almacenamiento y microelectrnica.

IBM ayud a pionero de tecnologa de la informacin a travs de los aos, y hoy est

a la vanguardia de una industria mundial que est revolucionando la forma en que las

empresas, organizaciones y personas que funcionan y prosperan.

El ritmo de cambio de la industria, por supuesto, se est acelerando, y su mbito de

aplicacin y los efectos se estn ampliando. Diversificando y ampliando su alcance y

ofreciendo cada vez soluciones tecnolgicas ms completas y eficaces.

2.3 Estructura Organizacional

IBM ha gestionado sus negocios en tres divisiones: divisin de Software, divisin de

Hardware y la division de servicios (denominada IGS). IBM Global Services (IGS) divide sus

operaciones a travs de cuatro reas, donde la ms grande es Global Business Services

(GBS). Todo esto se puede observar en la Figura 1.

GBS es el rea de negocio de IBM dedicada a la consultora de soluciones de negocio

y de aplicaciones, esta a su vez est dividida en Consulting Services y Application Services.



6

Figura 1: IBM y sus divisiones de negocio principales

2.4 Ubicacin y Cargo del Pasante

IBM de Venezuela S.A. est situada en Caracas, Avenida Ernesto Blohm en la

Urbanizacin Chuao, Torre IBM Chuao. Dada la naturaleza del proyecto, fue dentro de la

unidad de negocios de GBS, IBM Global Business Services, en la divisin de Consultora de

Negocios (BCS) donde se llev a cabo el proyecto de pasanta larga, especficamente por

tratarse de un caso de implantacin de SAP R/3. El pasante desempe el rol de Consultor

Junior y tuvo que adquirir conocimientos y desarrollar habilidades como Especialista en el

mdulo de SAP que le corresponda investigar.

Informe de Pasanta Captulo III: Planteamiento del Problema


7

Captulo III: Planteamiento del Problema

3.1 Antecedentes del Problema

La industria petrolera es una industria muy completa que abarca muchas reas de

negocios y una gran cantidad de procesos. En el caso de Venezuela, el negocio petrolero

tiene un papel fundamental en el terreno econmico y en la estabilidad financiera de nuestro

pas. Por lo tanto, es necesaria la implementacin de sistemas que automaticen las

operaciones de la industria, maximizando la calidad y el control y minimizando los riesgos

operativos de la empresa.

Es apropiada la presencia de una plataforma robusta que soporte todas las reas de

negocios y que cumpla con los requerimientos particulares de la industria. En este sentido,

cobra importancia la implementacin de un sistema de ERP robusto y confiable.

Actualmente dentro de IBM de Venezuela, existe una unidad de negocios que se

dedica a la implantacin de sistemas ERP y que tiene una amplia experiencia en proyectos

para industrias de todos los sectores, esta unidad se llama Global Business Services (GBS).

Esta unidad de IBM trabaja principalmente con implantaciones de SAP R/3.

A partir de esta unidad, se cre la iniciativa de elaborar un proyecto cuyo objetivo

principal fue la elaboracin de una plantilla de configuracin orientada a la industria

petrolera, a fin de optimizar parte del proceso de implantacin de SAP as como brindar un

aporte valioso para el adiestramiento de consultores en el rea.

Existe un mdulo de SAP que cubre las necesidades y requerimientos especficos de

la Industria Petrolera. Este mdulo ha sido probado en otros pases, arrojando excelentes

resultados en cuanto a automatizacin de procesos, mayor control de los mismos y

reduccin de costos.

Como se describe en el marco terico, este mdulo de SAP R/3 para el sector de Oil

& Gas es conocido como IS-OIL. Hay una serie de detalles que hacen al proyecto bastante

ambicioso, por ejemplo: en Venezuela, an no ha sido instalado en ninguna empresa

previamente; es la primera vez que se piensa en llevar a cabo la instalacin de este mdulo

en nuestro pas; adicionalmente, al ser este mdulo tan especfico del negocio petrolero, es

muy particular y no existe mucha documentacin del mdulo, y esto ocasiona tambin que

el tiempo de entrenamiento sea muy lento.



8

3.2 Objetivos

3.2.1 Objetivo General

Configurar los mdulos de la solucin de industria de SAP R/3 IS-OIL, para ejecutar

las transacciones asociadas con el rea denominada Downstream. Incluyendo en la

implantacin el desarrollo de los programas de implantacin, el desarrollo de los programas

de conversin de datos e interfaces requeridos con sistemas externos.

3.2.2 Objetivos Especficos

Para la ejecucin de este proyecto se establecieron claramente como objetivos

especficos los siguientes:

- Identificar todos los procesos de negocio involucrados con la Distribucin

Secundaria en una empresa petrolera.

- Elaboracin de una plantilla de configuracin para el modelo de negocio

Downstream para una empresa petrolera modelo en SAP R/3.

- Configurar las funcionalidades estndar en SAP R/3 del mdulo de IS-OIL

relacionado con el rea de Comercializacin y sus relaciones con otros mdulos dentro de la

solucin SAP R/3 IS-OIL. Especficamente, se trata del mdulo de Transporte y Distribucin

(IS-OIL-TD).

- Implantar estas funcionalidades del mdulo especfico de la Solucin IS-OIL en el

ambiente SAP ubicado en el E-Business Center. Poniendo en funcionamiento los escenarios

de negocio previstos para una empresa petrolera.

- Desarrollar en ABAP 4, toda la funcionalidad requerida y de conversin de datos e

interfaces requeridos con sistemas externos.

- Se debe atacar el problema utilizando la metodologa de desarrollo propietaria de

IBM, Ascendant SAP, descrita a continuacin en el Marco Metodolgico.



9

3.3 Justificacin e Importancia

Este proyecto servir de soporte para la unidad de GBS en varios aspectos. Tendr

impacto a nivel de implantacin as como a nivel de adiestramiento para actuales o futuros

consultores a desarrollarse en el rea.

Es necesario desarrollar un modelo preconfigurado sobre SAP R/3 con la solucin de

industria petrolera para tener un sistema de demostraciones a clientes y de formacin de

consultores.

Informe de Pasanta Captulo IV: Marco Terico


10

Captulo IV: Marco Terico

En este captulo se hace una descripcin de los aspectos del negocio y tecnolgicos

que sustentan el proyecto de pasanta, partiendo de varios conceptos como ERP, pasando a

la explicacin de SAP R/3 y sus mdulos, hasta llegar al Mdulo de Oil & Gas, y finalmente al

rea de comercializacin que involucra principalmente al Transporte y Distribucin de Crudo

y sus derivados.

4.1 ERP

Hoy en da se escucha mucho en las empresas hablar de los ERP, de la Cadena de

Suministros y o la Cadena de Abastecimiento. Cada vez se desarrollan nuevos programas

informticos para dar respuesta a los requerimientos de las empresas. Sin embargo, la gran

mayora de ellos apuntan a mejorar la logstica en la compaa.

Ramesh (1998) citado por Alejandra Recio (1998) define un Enterprise Resource

Planning (ERP) como una "solucin de software que trata las necesidades de la empresa

tomando el punto de vista de proceso de la organizacin para alcanzar sus objetivos

integrando todas las funciones de la misma". Recio (1998) menciona adems que un

sistema ERP facilita la integracin de los sistemas de informacin de la empresa, ya que

cubre todas las reas funcionales dentro de la compaa como Compras, Produccin,

Presupuestos, Pagos, etc.

Esta Integracin produce una reduccin de costos administrativos, una mayor

eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores

de los inventarios, as como tambin informacin actualizada y verdica que ayuda al

ejecutivo a tomar decisiones tanto operativas, administrativas como estratgicas.

El ERP va ms all que ser un simple programa que gestiona inventarios, por el

contrario, un ERP como tal forma parte de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain) que

se encarga de darle servicio a toda la compaa en especial a los procesos principales de la

misma para hacerla ms eficiente.

Varias empresas tienen un manejo aislado de la informacin generada en los distintos

departamentos y requieren de una solucin global que integre y organice los datos para que

en forma accesible apoye la toma de decisiones. Los sistemas ERP estn diseados para

incrementar la eficiencia en las operaciones de la compaa que lo utilice, adems tiene la



11

capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y se aproveche al

mximo el trabajo de consultora durante la implantacin para mejorar los procesos actuales

de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente ya

que le permite aumentar la productividad de la compaa en forma considerable. [10]

Dando respuesta a esta exigencia del mercado han surgido muchas compaias que

desarrollan sistemas ERP, algunas soluciones muy bsicas y otras muy complejas, es el caso

de SAP R/3, que se describe a continuacin.

4.2 SAP R/3

SAP R/3 es un Paquete de Software desarrollado por la empresa Alemana SAP AG.

Sus siglas se deriban de Systeme, Anwendungen und Produkte, que significa Sistemas,

Aplicaciones y Productos. En su versin anterior, era conocido bajo el nombre de SAP R/2.

[2].

SAP R/3 est definido como un Sistema de Informacin de tipo Enterprise Resource

Planning (ERP). Est orientado a la Gestin y Planificacin de los Recursos de una Empresa,

con el nico objetivo de automatizar y agilizar los procesos de produccin de sta.

SAP R/3 est orientado bajo la arquitectura de cliente/servidor aplicado a varios

niveles. Este sistema presenta una arquitectura de tres capas, como se presenta en la Figura

2, la cual se explica a continuacin [2]:

Capa de Base de Datos: Conformado por el sistema de operacin, el manejador de

Base de Datos (DBMS) y la red.

Capa de Aplicacin: Representa el middleware (Kernel R/3), quin es el componente

interfaz entre Sistema SAP R/3 y el primer nivel. Est conformado por Servidores SAP, que

manejan las transacciones enviadas por los usuarios y hacen las peticiones necesarias a la

Capa de Base de Datos

Capa de Presentacin: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la

aplicacin R/3 y sus funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde

principalmente accede a todas las funcionalidades a travs de transacciones.



12

Capa de Base de Datos

Capa de Aplicacin

Capa de Presentacin

ClienteSAP-GUI

ClienteSAP-GUI

ClienteSAP-GUI

ClienteSAP-GUI

ClienteSAP-GUICliente

SAP-GUICliente

SAP-GUICliente

SAP-GUICliente

SAP-GUICliente

SAP-GUICliente

SAP-GUICliente

SAP-GUI

Servidor de Aplicaciones

Servidor de Aplicaciones

Servidor de AplicacionesServidor de Aplicaciones

Servidor de AplicacionesServidor de Aplicaciones

Servidor Base de Datos RDBMS

Servidor Base de Datos RDBMS

Figura 2: Arquitectura a 3 capas de SAP R/3.

Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de

forma que los modos de interaccin entre los diversos clientes y servidores puedan ser

controlados.

En otras palabras, SAP R/3 est concebido para ser un paquete de software

completo, robusto, integrado y altamente modular.

Completo y Robusto: porque busca abarcar todos los procesos empresariales a travs

de programas e interfaces estndares del sistema. A nivel empresarial, esto permite tener

un mayor control de los procesos, de lo planificado vs. lo ejecutado, etc.

Altamente Modular: Al ser SAP R/3 una plataforma de software tan robusta, fue

necesario poder dividirlo en mdulos, simplificando tanto las interfaces que usa del cliente,

as como tambin a nivel de la carga y procesamiento de los datos en los servidores. En la

siguiente seccin se describen los mdulos de SAP R/3.

Integrado: dentro de SAP R/3 existe una Base de Datos Relacional interna la cual

puede viene a contener todos los registros claves y datos del sistema. Esta Base de Datos

Centralizada permite que una vez que la informacin es almacenada, est disponible para

que cualquier mdulo del sistema pueda hacer uso de ella, simplificando el manejo de los

datos y la cantidad de transacciones.

Se puede desarrollar sobre l: SAP R/3 ofrece a los usuarios ABAP, que es un

lenguaje de programacin de alto nivel. Este lenguaje permite la acceder a la base de datos,

creacin de interfaces, hacer cargas masivas de datos, etc.



13

FI

Como se ha indicado SAP R/3 es un paquete conformado por varios mdulos, veamos

a continuacin de qu tratan cada uno.

4.2.1 Mdulos que conforman SAP R/3

El sistema SAP est compuesto por una serie de mdulos funcionales que responden

de forma completa a los procesos operativos de las compaas, como se presenta en la

Figura 3. A continuacin, se hace una breve descripcin de los mdulos de SAP R/3:

FI (Gestin de Finanzas): este mdulo tiene la capacidad de satisfacer

todos los requerimientos financieros y de contabilidad de una organizacin. En

este mdulo se configuran los parmetros relacionados con la situacin

financiera de la empresa, como lo son la Sociedad Financiera, el Libro de

Cuentas de Mayor, etc. En otras palabras, este mdulo se encarga de gestionar las finanzas

de la compaa. Tiene varios submdulos entre ellos: Contabilidad general (GL), Cuentas por

pagar (AP), Cuentas por cobrar (AR), Contabilidad de costos (CO), Administracin de activos

(AM) y Gestin de contratos (CA)

SD (Gestin de Ventas y Distribucin): Este se encarga de gestionar la

comercializacin de los productos. Este mdulo abarca la gestin de las ventas

y de los pedidos de venta, de la distribucin y del transporte de los productos,

de los precios y de la facturacin. Todo esto adems de la presentacin de

varios reportes que facilitan la planificacin de estrategias de mercadeo. Es en este mdulo

(SD) donde se observan las primeras funcionalidades relacionadas con la Comercializacin.

Sus submdulos son: Logstica y ejecucin de Transportes (LETRA) y Sistema de informacin

de logstica (LIS)

MM (Gestin de Materiales): El Mdulo de Gestin de Materiales se

utiliza para la adquisicin y gestin de inventarios. Materiales de gestin est

integrado con otros mdulos, como SD, PP y QM. Este mdulo tiene 2 datos

maestros importantes que son: Materiales y Proveedores. Sin embargo, en este

mdulo se definen otros parmetros como son los Clientes, el Cdigo de la Compaa, las

Plantas, los Almacenes, y las Organizaciones de Compras. Sus submdulos son: Gestin de

Almacenes (WM) y Gestin de Inventarios (IM).

MMMM

SDSD



14

RR//33 CClliieennttee // SSeerrvviiddoorr

AABBAAPP//44

CCOO AAMM

PPSS OOCC

IISS HHRR

QQMM PPMM

FFII

Materiales MMMM

SSDD Finanzas Controlling

Activos Fijos

Proyectos

Flujo de Trabajo

Solucin Sectorial

Recursos Humanos

ventas

Calidad

Mantto.

PPPP Produccin

Figura 3: Mdulos principales que componen SAP R/3 [14]

HR (Recursos Humanos): Este mdulo gestiona todo lo que tiene que ver

con Gestin de personal, clculo de la nmina, contratacin de personal, etc

Sus sub-mdulos son: Administracin de Personal (PA), Desarrollo de Personal

(PD) y Nmina (PY).

PP (Planificacin de la Produccin): Este mdulo se encarga de la

planificacin, control y ejecucin de todos los procesos que generan la produccin

de un bien. Sus submdulos son: Control y Mantenimiento de Planta (PM),

Gestin de Frmulas (PI), Aseguramiento de Calidad (QM) y Gestin del medio

ambiente (E&HS).

IS (Soluciones especficas por industria): Esta rama es la ms compleja y la ms

interesante de los mdulos porque busca dar respuestas a los requerimientos particulares de

cada empresa esto lo hace a travs de los Sectores. Los Sectores, son reas de negocio de

las industrias, y a nivel de la implantacin de SAP son slo complementos a los mdulos

bsicos (FI, MM, SD, etc.). Estos mdulos se presentan en la Tabla 1:

-SAP for Aerospace & Defense

-SAP for Automotive

-SAP for Banking

-SAP for Consumer Products

-SAP Contract Accounts Rec. and Pay

-SAP Deposits Management

-SAP for Defense & Security

-SAP for Engineering, Constru. & Oper.

-SAP for Financial Service Provider

-SAP for Healthcare

-SAP for Higher Education & Research

-SAP for High Tech

-SAP for Insurance

-SAP for Media

-SAP for Mill Products

-SAP for Mining

-SAP for Oil & Gas

-SAP for Professional Services

-SAP for Public Sector

-SAP for Retail

-SAP for Telecommunications

-SAP for Utilities

-SAP for Wholesale Distribution

Tabla 1: Soluciones de Industria que ofrece SAP R/3 [9]

HRHR

PPPP



15

Como se puede observar en la Tabla 1, SAP R/3 ofrece una Solucin de Industria

particular para las empresas del Sector de la Petrolero y sus relacionados, mdulo conocido

como Oil & Gas y denominado dentro del ERP como IS-OIL. Este mdulo ser de inters

para el proyecto de pasanta larga.

4.3 SAP for Oil & Gas (IS-OIL)

Es la solucin del ERP SAP para la Industria Petrolera, cuya virtud

principal es la flexibilidad de configuracin para los procesos complejos de

este tipo de industria con la finalidad de mejorar los procesos relacionados al

sector de los hidrocarburos.

SAP para Oil & Gas es un conjunto de soluciones que apoya las necesidades de

negocio fundamental proporcionando al mismo tiempo de extremo a extremo de soluciones

que cubren upstream, midstream, downstream y los procesos de retail. Por lo tanto, la

empresa petrolera puede bajar los costos, aumentar la rentabilidad y mejorar la

competitividad.

SAP para Oil & Gas le permite a la industria petrolera ser integrada a nivel mundial,

mientras que resto de las industrias regionales se centran en forjar relaciones ms slidas

con los asociados, mejorar la toma de decisiones y aumentar la flexibilidad organizativa. Con

IS-OIL puede hacerlo todo, independientemente de su tamao de la empresa. [19]

IS-OIL en s, no es un solo mdulo, sino es un conjunto de ellos. Estos mdulos de

IS-OIL buscan dar respuesta a las exigencias propias del negocio petrolero, de una forma

flexible y a travs de un mdulo totalmente soportado por SAP, integrando funciones y

informacin para los procesos principales del negocio en la cadena de suministros.

A continuacin destacamos algunas de las directrices de SAP [7] para Oil & Gas:

- Alcanzar la excelencia en la Distribucin de Combustibles, integrando la red de

distribucin con informacin del cliente y automatizando procesos.

- Fortalecer la Gestin de Activos Empresariales: Mximo retorno de activos con una

Solucin Punto-a-Punto.

- Explorar la forma en que la aplicacin SAP ERP y la plataforma SAP NetWeaver

ayudan a los clientes, socios comerciales, proveedores y obtener la informacin que

IS-OILIS-OIL



16

necesitan cuando lo necesitan, con los idiomas, monedas y zonas horarias correctos; y

considerando diversos marcos jurdicos, estilos de vida y necesidades de empresas locales.

- Transformar la organizacin empresarial con las Arquitecturas Orientadas a

Servicios.

La industria petrolera es comunmente dividida en tres grandes reas:

- Upstream (Aguas Arriba): Esta cubre la exploracin de pozos, la extraccin de

gas y crudo, y as como tambin todos los procesos que involucran la refinacin de

hidrocarburos.

- Midstream: Se encarga de procesar, almacenar, comercializar y transportar

productos bsicos, tal como petrleo, gas natural, liquidos del gas natural (principalmente

etano, propano y butano) y azufre. Normalmente esta rea se trata como parte de

Downstream.

- Downstream (Aguas Abajo): Esta rea de la industria es de especial inters para

el desarrollo de la pasanta. Este perodo comprende desde que el crudo ha sido refinado,

pasando por la venta y distribucin del Gas Natural y los productos derivados del petrleo.

Esta rea de negocios cubre el almacenamiento, la comercializacin y mercadeo de los

hidrocarburos. Este sector incluye refineras, plantas petroqumicas o de distribucin de

productos, puntos de venta al detal. La industria downstream llega hasta el cliente a travs

de cientos de productos. [1]

De esta manera, se estudi el rea de Downstream de la Solucin de IS-OIL.

4.3.1 Mdulos de IS-OIL para Downstream

Como se muestra en la Figura 4, en IS-OIL se mantiene la misma estructura modular

de SAP R/3, a continuacin se describen los sub-mdulos que lo componen:



17

Marketing, Contracts, Order

Entry

Hydra-carbon Product

Management

Hydra-carbon Product

Management

Transport, DistributionTransport, Distribution

Marketing,Accounting,

Pricing

Marketing,Accounting,

PricingMarketing,

Retail,Network

Marketing,Retail,

Network

Exchange Handling

Exchange Handling

Marketing, Contracts, Order

Entry

Tariffs,Duties,Permits

Tariffs,Duties,Permits

Figura 4: Mdulos de IS-OIL para Dowstream

Transporte y Distribucin (IS-OIL-TD): Permite la Gestin de Distribucin de

Hidrocarburos, facilita la gestin de entregas durante el transporte en masa y gestionando la

flota de transporte, registrar camiones en el sistema, as como asignarle compartimientos

con diferentes capacidades.

Mercadeo y Asignacin de Precios (IS-OIL-MAP): Permite la gestin de la variacin

constante de los precios del crudo en el mercado internacional. Tiene tablas, indicadores y

conexiones con sistemas externos que permiten mantener actualizados los precios de los

diferentes rubros del negocio de hidrocarburos.

Mercadeo, Contratos y Registros de Ordenes (IS-OIL-MCOE): Facilita y acelera el

ingreso de nuevas rdenes y pedidos de clientes, a travs de recordar los datos del ltimo

pedido, determinacin automtica de data organizacional, determinacin de hasta 5 plantas

preferidas para el despacho, entre otras cosas.

Aranceles, Impuestos y Licencias (IS-OIL-TDP): Permite el clculo de los impuestos

generados por el petrleo y almacena los registros de datos obligatorios.

Planificacin de Stocks (IS-OIL-TSW): Viene a optimizar los movimientos del stock de

productos en la comercializacin y transporte a lo largo de la cadena de suministro. Provee

funciones para la proyeccin de Stock y para la planificacin y programacin de cargamentos

de producto en masa por medio del uso de nominaciones.

Gestin de Hidrocarburos (IS-OIL-HPM): Permite el clculo de volmenes en funcin

de la temperatura del material, almacenando los resultados en una Base de Datos.



18

4.3.2 Influencia de IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera

Cada uno de los sub-mdulos cumple una funcin importante para uno o varios

procesos logsticos de la empresa, y por lo tanto, cada uno de estos est presente en varias

fases del negocio petrolero. Como se puede observar en la Figura 5, el mdulo de TD

influye sobre las fases de Transporte, Almacenamiento, Distribucin y Mercadeo. Vamos a

entrar en profundidad con este mdulo en el punto siguiente.

TransportTransport ManufactureManufacture Store/Store/DistributeDistribute

MarketMarketSAPSAPCoreCore

MCOEMCOEHPMHPM

EXGEXGTDTD

MAPMAPTDPTDP

MRNMRN

ISIS--OilOil

Exchange HandlingExchange Handling

Marketing, Contracts, Order Entry

Hydrocarbon Product Management

Transportation DistributionTransportation Distribution

Marketing RetailNetwork

Marketing Accounting, Pricing

Tariffs, Duties, PermitsTariffs, Duties, Permits

Acquire/Acquire/TradeTrade

Figura 5: Influencia del Mdulo IS-OIL en los procesos de la Industria Petrolera [5]

4.4 Mdulo IS-OIL-TD (Transporte y Distribucin)

Como se describi en la seccin anterior, este mdulo permite la Gestin de

Distribucin de Hidrocarburos, facilita la gestin de entregas durante el transporte en masa

y gestiona la flota de transporte. En IS-OIL-TD, se presentan un conjunto de caractersticas

que vienen a definir este mdulo [17], a continuacin:

- Despacho de producto de una planta de despacho a un cliente.

- Transferencia de producto entre dos ubicaciones propiedad de la compaa.

- Recepcin de producto adquirido a un proveedor.

- Definicin de lo Medios de Transporte a ser utilizados en la distribucin.

- Programacin de Notas de Despacho con vehculos especficos.



19

- Confirmacin de la cantidad real de producto cargado en la cisterna a ser

transportada a los clientes.

- Confirmacin de la cantidad entregada a los clientes.

- Disponibilidad de la informacin sobre productos en trnsito haca los clientes.

Este mdulo viene a dar soporte principalmente a la fase de Transporte de Insumos y

de Productos en Masa, permite gestionar Unidades y Clases de Transporte disponibles, los

conductores asignados a cada uno, las cantidades exactas despachadas y entregadas de

hidrocarburos, etc.

Adems, IS-OIL-TD es muy importante para el mundo petrolero debido a que en este

mdulo se incorpora la figura de los Almacenes Virtuales, estos almacenes son los medios

de transporte (llmense Camiones, Buques, Trenes o Tuberas). Se crean como almacenes

para que SAP R/3, pueda tener control del material que estos transportan en todo momento.

De esta manera, en SAP R/3 una entrega o un despacho se manejara como un traspaso

entre almacenes.

Por otro lado, este mdulo est muy relacionado con el mdulo de IS-OIL-HPM

(Gestin de Silos e Hidrocarburos) debido a que en el segundo, se crean y configuran los

cuenta-litros, en IS-OIL-TD se permite configurar y agregar estos aparatos a los transportes.

Los Cuenta-Litros son aparatos que medirn el volmen exacto de algn producto liquido al

momento de hacer un ingreso o de hacer una entrega de mercanca. Se pueden usar los

Cuenta-Litros de los Vehculos durante la Confirmacin de la Carga y la Confirmacin de la

Entrega.

Entrando en el detalle de algunos conceptos importantes del mdulo IS-OIL-TD, se

encuentran los siguientes:

Unidades de Transporte, Vehculos y Compartimientos

Las Unidades de Transporte (UT) son bloques que usamos para crear los vehculos.

Dependiendo de la Clase de Unidades de Transporte, se puede asignar uno o ms

compartimientos a alguna Unidad de Transporte. Algunas clases de Unidades de Transporte

no requieren compartimientos. Las caractersticas de cada Unidad de Transporte son



20

almacenadas en Registros de Datos Maestros, estos estn accesibles principalmente para los

procesos de planificacin, confirmacin de carga y confirmacin de entrega.

Las unidades de transporte deben ser asignadas en el Sistema por lo menos a un

Vehculo antes de poder ser utilizadas en los procesos de TD. A su vez un Vehculo est

conformado al menos por una Unidad de Transporte. Usando el ejemplo de la Figura 6, el

vehculo sera un Camin y las Unidades de Transporte seran la Cabina y los dos trailers.

Existe una relacin muchos a muchos entre los Vehculos y las Unidades de

Transporte. Esto implica que podemos tener un tren, y crearlo con una locomotora, muchos

vagones y contenedores de carga, y podemos crear un barco que tenga tanques y

contenedores de carga. Las casillas de validacin se aseguran que una Unidad de Transporte

no sea usada en ms de un Vehculo en el mismo pedido de entrega.

Figura 6: Ejemplo de Vehculo, Unidad de Transporte y Compartimiento [17]

Un Vehculo es el medio por el cual se transporta un producto de alguna ubicacin a

otra. En IS-OIL-TD, un Vehculo es definido como Dato Maestro, por las siguientes razones:

Cada Vehculo es nico y consiste en un nmero de compartimientos. Y cada compartimiento

es nico y es usado como la base de la planificacin y carga del producto en las entregas.

[17]

A pesar que la Figura 6, ilustre el ejemplo de un camin, TD soporta los siguientes

tipos de Vehculos: Camiones (Transporte Terrestre), Trenes (Transporte sobre rieles),

Barcos (Transporte marino), Gabarras (Transporte en ros y canales), Ductos y Tuberas.

Conductores

Los Datos Maestros del Conductor almacenan detalles del conductor, tal como su

perodo de cambio o las licencias del conductor en el sistema. El mdulo de IS-OIL-TD



21

permite la asignacin de conductores a algn Vehculo durante el proceso de planificacin de

Transporte y Distribucin en Masa.

En los registros Maestros del conductor se almacena el nombre y el apellido, junto

con un nmero de Personal Externo. Este Nmero de Personal Externo no est relacionado al

componente de Recursos Humanos (HR), esto es solamente una forma alternativa para

identificar a los Conductores.

Informe de Pasanta Captulo IV: Marco Metodolgico


22

Captulo V: Marco Metodolgico

En este captulo se hace una resea de la metodologa empleada durante el

desarrollo del proyecto y sus etapas, as como las razones por las que se escogi su

implementacin.

5.1 Ascendant SAP

La metodologa utilizada fue Ascendant SAP (SAP), que es una metodologa

propietaria de International Business Machines, IBM, la cual ha sido certificada por la

compaa SAP AG y reconocida por el Gartner Group, como metodologa inequvoca para la

prctica SAP de IBM.

Ascendant SAP se fundamenta en la implantacin de la metodologa Accelerated

SAP de SAP (ASAP) y engloba el conocimiento obtenido en cientos de proyectos R/3.

Es una metodologa que integra todas sus actividades y las complementa con una

serie de etapas o fases, que vienen a definir el proceso de desarrollo del proyecto. Partiendo

desde la Evaluacin que se enfoca en la preparacin del Business Case hasta el Go

Live! la cual consiste en la optimizacin de la solucin despus de la implantacin. En la

Figura 6, se muestran las etapas que componen ASAP.

Figura 6: Etapas Bsicas que componen Ascendant SAP. [3]

Ascendant SAP ofrece vnculos con otros Mtodos Ascendant que permiten la

combinacin y adaptacin para alcanzar las necesidades individuales de cada proyecto.

La utilizacin de esta metodologa permite asegurar:



23

- Estimaciones de esfuerzos y plazos ms ajustadas.

- Mxima calidad para el proyecto a realizar, cubriendo los objetivos previstos.

- Adecuada documentacin, que asegure al cliente que podr llevar a cabo todo el

mantenimiento posterior del sistema.

Ascendant SAP se centra en la eficiencia de procesos de negocio y la organizacin

implantando el software SAP R/3. El objetivo general de estos proyectos SAP R/3 consiste en

optimizar la rentabilidad del negocio mediante la mejora de procesos. Consecuentemente,

los proyectos SAP R/3 que utilizan la implantacin del mtodo Ascendant SAP son

planificados, dirigidos, ejecutados, y documentados con una clara orientacin a los

procesos. [3]

5.2.1 Proceso iterativo para la creacin del prototipo

Este proceso comienza utilizando el modelo de referencia de SAP R/3 como punto de

arranque para el diseo detallado de procesos, de forma que stos queden encajados dentro

del mapa de sistemas de SAP. Cada proceso de negocio se configura en una forma bsica y

se establecen varios ciclos hasta llegar a la configuracin final. [8]

5.2.2 El flujo de Entregables

Los entregables son los outputs de las actividades y tareas dentro de

AscendantSAP. Conforme el proyecto progresa y el nivel de detalle es mayor, los

entregables se suceden, estrechamente relacionados.

Los entregables principales, proporcionan la base para una estructura comn e

integrada del entorno de documentacin. La mayora de los entregables estn

estrechamente alineados con el modelo de referencia SAP R/3, lo que asegura una

documentacin comn y estructurada y proporciona el mecanismo de generacin de

entregables posteriores.

IBM adapta esta metodologa a las circunstancias de cada proyecto y, en

consecuencia, la aplicacin de la misma puede sufrir variaciones al modelo de referencia.

Esta adaptacin, no slo afecta la duracin de las fases, sino tambin las actividades a

realizar durante cada una de ellas, de acuerdo con el alcance y la complejidad del proyecto.



24

5.3 Fases de Ascendant SAP

Ascendant SAP est construida por siete (7) fases. A continuacin se hace una breve

descripcin de las actividades y entregables de cada una de ellas.

5.3.1 Fase 0: Evaluacin

El objetivo de esta fase es entrenar con conocimientos tcnicos y del negocio para

proyectos SAP R/3 al equipo de desarrollo, con base en las necesidades del negocio y las

expectativas de los usuarios y alta gerencia. En la Tabla 2, se resumen las actividades e

hitos/entregables de esta fase.

Actividades Hitos / Productos

Definicin del alcance inicial del proyecto y estudio de factibilidad.

Alineacin estratgica y planificacin del proyecto.

Realizacin de beneficios

Control de calidad de la fase de evaluacin.

Alcance inicial del proyecto definido.

Plan de trabajo, propuesta y contrato.

Requerimientos de hardware y plataforma tecnolgica.

Tabla 2: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Evaluacin de Ascendant SAP. [8]

5.3.2 Fase 1: Preparacin del Proyecto

En esta fase, el objetivo es llevar a cabo una planificacin y delimitacin detallada del

alcance del proyecto, estructurar el equipo del proyecto, anexar y refinar documentos que

fueron creados en la fase de Evaluacin. En la Tabla 3, se resumen las actividades e

hitos/entregables de esta fase.


Planificacin inicial del proyecto.

Confirmar objetivos del proyecto.

Especificar el alcance y la estrategia de implantacin.

Refinar el plan de trabajo del proyecto.

Establecer la organizacin y Comit de Direccin del proyecto.

Determinar las expectativas de los usuarios.

Identificar infraestructura tcnica de SAP R/3.

Determinar los procedimientos del proyecto.

Determinar Estndares de Configuracin y de Pruebas.

Reuniones del Kick Off.

Alcance del proyecto confirmado.

Aprobacin del plan de trabajo detallado por el Comit de Direccin.

rea fsica del Proyecto con todas las facilidades ya disponible.

Equipo de trabajo estructurado.

Ambiente tcnico de desarrollo SAP R/3 disponible.

Project charter (contiene la estructura del proyecto, factores crticos de xito, objetivos, alcance preliminar, infraestructura tecnolgica).

Tabla 3: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparacin de Ascendant SAP. [8]



25

5.3.3 Fase 2: Business Blueprint

Esta fase representa una de las fases ms importantes del desarrollo ya que

involucra la creacin del Business Blueprint, la definicin de los procedimientos de desarrollo

y la creacin del Plan de Gestin de Riesgos.

Un Business Blueprint constituye una detallada documentacin producto de la toma

de requerimientos en varias mesas de trabajo. Este documento debe incluir: la estructura

organizacional de la empresa, los requerimientos generales y los procesos de negocio de

la(s) empresa(s) incluida(s) en el alcance. Durante esta fase, se llenan los Q&Adb que son

cuestionarios acerca de los procesos de negocio de la compaa cliente, bsicamente es una

base de datos para las preguntas tpicas del negocio y sus respuestas.

A partir del mismo, se consigue un entendimiento comn de cmo la empresa

pretende funcionar con el nuevo sistema de informacin.

Este blueprint debe incluir:

- Un detalle de todos los procesos futuros en el entorno del nuevo Sistema.

- La estructura organizativa del nuevo entorno.

- Una lista de requerimientos no cubiertos en SAP R/3 (GAPS).

- Un mapa de sistemas que incluye todas las interfases del entorno futuro.

- El entorno tcnico de la nueva organizacin (estrategia de mandantes, rdenes de

transporte, etc.).

- Un plan de formacin.

- Una lista de los estndares del proyecto.

- Procesos de resolucin de inconvenientes, cambios en el alcance, en el presupuesto

o en los recursos del proyecto.

Adicionalmente, al desarrollo del Business Blueprint, es durante esta fase del

proyecto en donde se procede a la realizacin de un prototipo, este prototipo ser construido

a travs de sesiones de configuracin y pruebas iterativas del Sistema SAP R/3 para los

distintos escenarios, procesos y funciones, en acuerdo con los requerimientos definidos



26

durante la fase previa y actual. La evolucin de este prototipo est sometida al control y

aprobacin de cambios por parte del cliente.

Luego se definen los procedimientos de desarrollo, donde se identifican los riesgos

potenciales del proyecto, y de all se crea el Plan de Gestin de Riesgos. Para la creacin de

este documento, SAP ofrece Feasibility Check, una herramienta que hace una determinacin

de los riesgos, haciendo una lectura de los procesos y determinando el volumen de negocios.

Por ltimo, en esta etapa adems de la realizacin del Business Blueprint, y el

prototipo de funcionalidades, es necesario realizar la siguiente lista de actividades

secundarias que se presentan en la Tabla 4.


Preparacin del ambiente de desarrollo.

Realizacin del Blueprint.

Revisin de la estructura organizativa para definir la jerarqua SAP R/3.

Desarrollo de la estrategia de mandantes.

Control de calidad y riesgos de la fase de Business Blueprint.

Estudio de los requerimientos y procedimientos de desarrollo.

Realizacin del prototipo (configuraciones).

Equipo del proyecto adiestrado.

Estrategia de implementacin definida.

Documento de Business Blueprint.

Oportunidades de mejoras y brechas identificadas.

Jerarqua de SAP R/3 definida.

Sistema de desarrollo instalado.

Requerimientos globales y datos de la empresa finalizados.

Revisar requerimientos de desarrollo y alcance del proyecto.

Definicin de los procesos meta.

Tabla 4: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Business Blueprint de AscendantSAP

[8]

Finalmente, es necesario revisar que estn montados el ambiente de desarrollo, el

ambiente de prueba y el ambiente de entrenamiento antes de pasar a la siguiente fase.

5.3.4 Fase 3: Realizacin

El objetivo de esta fase es el de modelar en el sistema los requerimientos del negocio

definidos en el Business Blueprint en un ambiente de desarrollo y pruebas, y validar la

solucin de negocio propuesta con los usuarios finales y la gerencia. En la Tabla 5, se

resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase.



27


Desarrollar planes de configuracin y pruebas.

Desarrollar reportes, formularios y mejoras, as como estrategia de seguridad del Sistema, desarrolladas a partir de la solucin estndar de R/3 utilizando el lenguaje ABAP/4.

Desarrollar y probar programas de conversin de datos e integracin con R/3 para la integracin con sistemas legacy para la obtencin de datosiniciales, o con sistemas paralelos a R/3 para sincronizacin e intercambio continuo de datos.

Realizar pruebas individuales (proceso a proceso) e integrales (ciclos incrementales de procesos en forma integrada).

Preparar documentacin del usuario final y el material de adiestramiento.

Configuracin bsica y final en SAP R/3 probada y aprobada.

Plan y los escenarios de prueba de integracin.

Brechas funcionales resueltas.

Programas de interfaces, conversiones, mejoras y reportes probados y aprobados.

Manual de usuario y material de capacitacin elaborado.

Pruebas unitarias y de integracin final concluidas.

Documentacin de los resultados de las pruebas.

Perfiles de seguridad definidos y aprobados.

Tabla 5: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Realizacin de Ascendant SAP. [8]

Al finalizar todas las actividades de esta etapa, el sistema se encuentra en un estado

operativo como versin base e implantado en los ambientes de desarrollo y prueba,

esperando para ser migrado a su futuro ambiente productivo.

5.3.5 Fase 4: Preparacin Final

El objetivo de esta fase es completar la preparacin del sistema de produccin,

incluyendo el adiestramiento de los usuarios finales, administracin del sistema y actividades

de conversin de datos maestros y saldos iniciales en el sistema. En la Tabla 6, se resumen

las actividades e hitos/entregables de esta fase.


Probar el ambiente de Produccin. Las pruebas incluyen simulacros de conversin de datos, pruebas de stress y pruebas funcionales del Sistema en un ambiente de produccin.

Adiestramiento del usuario final.

Preparar y ejecutar el plan detallado para la puesta en produccin (Go Live Plan).

Administracin del Sistema.

Desarrollar esquema de soporte permanente (una vez culminado el proyecto).

Realizacin de conversiones de datos maestros y saldos.

Emitir convocatorias e incentivar asistencia a talleres de adiestramiento, llevar estadsticas de asistencia y divulgar esquema de soporte post-implantacin.

Administracin del Sistema y creacin del HelpDesk.

Sistema de produccin listo.

Aprobacin para puesta en marcha (GO LIVE).

Plan de cut-over ejecutado (transicin entre el Sistema actual y SAP).

Programas y configuracin transportados al ambiente de produccin.

Datos maestros y saldos convertidos en el ambiente de produccin.

Usuarios finales adiestrados en la herramienta SAP R/3.

Esquema de soporte permanente definido.

Tabla 6: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Preparacin Final de AscendantSAP [8]



28

5.3.6 Fase 5: Arranque Productivo

En esta fase el objetivo es lograr la transicin desde un ambiente de desarrollo hasta

un ambiente de produccin, estable, con operacin productiva, y proporcionando apoyo a los

usuarios finales, as como evaluando los resultados del proyecto. En la Tabla 7, se resumen

las actividades e hitos/entregables de esta fase.


Soporte a los usuarios del Sistema en el uso

de la funcionalidad SAP desarrollada.

Identificar y resolver problemas postimplantacin.

Implantar esquema de soporte permanente.

Revisar resultados del proyecto y realizar seguimiento a la implantacin.

Realizar reunin de cierre formal del proyecto.

Gestin del Cambio: divulgar logros del proyecto.

Reunin de cierre de proyecto.

Sistema operativo (usuarios haciendo uso del sistema).

Ambiente de produccin estable

Soporte operacional completo al sistema de produccin.

Revisin de resultados del proyecto.

Proyecto formalmente cerrado.

Tabla 7: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Arranque Productivo de Ascendant

SAP. [8]

5.3.7 Fase 6: Soporte

Finalmente, en esta fase se debe de asegurar la existencia de la estructura requerida

para sustentar y mejorar el rendimiento del sistema luego de la puesta en marcha Go Live.

En la Tabla 8, se resumen las actividades e hitos/entregables de esta fase.


Entonacin del sistema.

Actualizaciones de versions.

Archivado de data transaccional vieja.

Operacin de los sistemas.

Revisin post-implantacin.

Rendimiento del sistema optimizado.

Procesos de mantenimiento de datos implantados.

Realizacin de la revisin de calidad post-implantacin.

Tabla 8: Actividades e Hitos/Productos de la Fase de Soporte de Ascendant SAP. [8]

5.4 Caso de Desarrollo utilizado en el Proyecto

Debido a la naturaleza de este proyecto as como tambin ocurre al momento de

aplicar cualquier metodologa de desarrollo, no todas las fases aplican a todos los proyectos,

as como tambin las actividades y entregables involucrados en cada fase de un

metodologa, por esta razn es necesario la realizacin de un Caso de Desarrollo. En este



29

se definen las fases a tomar en cuenta a lo largo del proyecto, de la misma manera se

determinan cuales son las actividades y documentos a desarrollar en cada fase.

En el caso especfico de Ascendant SAP, no todas las fases, actividades y documentos

aplican obligatoriamente a todos los proyectos. La definicin del caso de desarrollo ayuda a

definir claramente el alcance y orientacin de la ejecucin del proyecto.

Por tratarse principalmente de un proyecto orientado a la configuracin y elaboracin

de un modelo petrolero, las fases que aplican en este caso son las fases dos, tres y cuatro

de la metodologa Ascendant SAP, es decir, las fases de Preparacin, Blueprint y Realizacin.

En la Tabla 9, que se muestra a continuacin, se especifican estas fases junto con sus

actividades, entregables e hitos.

Evaluacin Prep. Proyecto Business Blueprint Realizacin Preparacin Final

-Definicin del alcance inicial del proyecto y estudio de factibilidad.

-Alineacin estratgica y planificacin del proyecto.

-Identificacin de beneficios.

-Confirmar Objetivos y Alcance del Proyecto.

-Preparar Project Charter.

-Identificar estructura tcnica.

-Anlisis detallado de los procesos de negocio, oportunidades de mejora y brechas funcionales.

-Definir estrategias de gestin tecnolgica.

-Identificar requerimientos.

-Desarrollar estrategia de gestin de cambio.

-Adiestramiento al equipo del proyecto.

-Desarrollar planes de configuracin y pruebas con base al diseo realizado.

-Disear/desarrollar estrategia de conversin de datos.

-Disear reportes, formularios y mejoras, as como estrategia de seguridad del sistema.

-Disear y desarrollar reportes, programas de conversin de datos.

-Realizar pruebas individuales e integrales.

-Probar ambiente de produccin.

-Preparar y ejecutar plan detallado para la puesta en produccin.

-Ejecutar plan de adiestramiento a usuarios finales.

-Preparar pla detallado de soporte a usuarios.

-Desarrollar esquema de soporte permanente.

Tabla 9: Actividades y Entregables definidos para el Caso de Desarrollo utilizado.

Luego de la explicacin de cada una de las fases de la metodologa Ascendant SAP y

la descripcin del Caso de Desarrollo para el proyecto, en el siguiente captulo se explican

todos los acontecimientos, resultados y detalles involucrados en la fase de Preparacin de

este proyecto.

Informe de Pasanta Captulo V: Fase de Preparacin


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Captulo VI: Fase de Preparacin

Es la primera fase de nuestro proyecto, el objetivo es llevar a cabo una planificacin

y delimitacin detallada del alcance del proyecto, as como tambin un entrenamiento

adecuado para la solucin, confirmar o si fuese necesario ajustar el documento de la

planificacin inicial de pasanta.

Para entrar en esta fase se conform la planificacin inicial del proyecto, conformada

por todas las actividades a realizar pautadas en el Plan de Pasanta. Se aclararon puntos a

seguir as como tambin fue definida la estrategia para llevar a cabo el plan de trabajo

estructurado para la ejecucin del proyecto.

Aparte esta fase es factor importante la investigacin sobre la planificacin del

proyecto, el sistema SAP, sobre sus ventajas y desventajas frente a otros sistemas ERP, etc.

A continuacin, se sealan las actividades del proyecto establecidas en el cronograma inicial,

el cual contempla las actividades listadas en la Figura 7.

Figura 7: Planificacin de Actividades de Pasanta (Diagrama Gantt)

Los Diagramas de Gantt fue una herramienta muy usada en el control y planificacin

de este proyecto, debido a que permiti visualizar todo el flujo de actividades, incluyendo los

periodos de fechas en los cuales deben ser ejecutados, permiti sentar un orden de



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precedencia entre las actividades, as como tambin conocer exactamente como va la

ejecucin de las tareas del proyecto, a travs de la utilizacin de porcentajes de ejecucin

para cada actividad. Es por ello que se presenta el diagrama de Gantt de este proyecto.

A continuacin, se analizan cada una de las actividades relacionadas con la Fase de

Preparacin del Proyecto, segn el cronograma establecido:

6.1 Introduccin a IBM

Durante esta etapa, se llevaron a cabo una serie de reuniones para arrancar el

levantamiento de la informacin, confirmar el alcance del proyecto y aprobar el plan de

trabajo detallado.

Se habilit el rea fsica para el desarrollo del Proyecto dentro del rea de Consultora

de GBS. Posteriormente se estructur el equipo de trabajo y se distribuyeron los diferentes

roles dentro de la Solucin IS-OIL.

Se revis el esquema del hardware y software necesario, preparando as el ambiente

tcnico de desarrollo de SAP R/3. A nivel de cliente, fue necesaria la instalacin del SAPgui,

que es una interfaz para poder conectarse e interactuar remotamente con el servidor de SAP

R/3. SAPgui viene a ser la ventana de comunicacin del desarrollador (cliente) con el

servidor SAP R/3.

Tal como est reflejado en el cronograma, se realiz un adiestramiento en los

fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP. El proyecto se inicia

oficialmente con la reunin de lanzamiento y supondr un escenario propicio para el

proyecto destacando la importancia de ste con los objetivos futuros de la compaa.

El alcance del proyecto qued definido en: Poner en funcionamiento la configuracin

estndar del mdulo de Comercializacin de la Solucin IS-OIL de SAP R/3 y sus puntos de

integracin con los mdulos financieros y logsticos.

IBM posee un gran repositorio de informacin accesible solamente desde la intranet,

estos contenidos son conocidos como E-Learning. Este repositorio est a disposicin de los

consultores y pasantes de GBS y contiene una cantidad importante de proyectos,

presentaciones, y guas de referencia cortas que pueden utilizarse para profundizar en

muchas reas.



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Para la realizacin de los escenarios de negocio se necesita la comprensin del

proceso Downstream o Aguas Abajo de la industria petrolera, para lo cual se parte de la

consulta a referencias bibliogrficas que describan en detalle las caractersticas tcnicas y

procedimientos del Almacenamiento y Comercializacin de Hidrocarburos (refirindome a

Hidrocarburos como Crudo y Derivados).

Es importante consultar a bibliografa relacionada con los procesos de

Almacenamiento y Comercializacin de Hidrocarburos, para poder comprender los conceptos

fundamentales y detalles tcnicos de estas operaciones. Estos conocimientos son necesarios

para describir un escenario de negocio lo ms cercano posible a la realidad. Teniendo en

cuenta este objetivo, los detalles de mayor inters sobre el proceso Aguas Abajo estn

relacionados con:

- El procedimiento bsico esquematizado de cada proceso.

- Los procesos de Comercializacin contemplan fundamentalmente la Distribucin de

Hidrocarburos, Planificacin y Control de Entregas as como tambin la Gestin del

Transporte.

- Existe ms de un mtodo de distribucin para cada producto. Pero no todos los

mtodos sirven para transportar todos los productos.

- La temperatura del producto es factor importante a la hora de hacer traspasos.

Se establecieron varios hitos para la ejecucin de este proyecto y estos se

describieron en la seccin anterior. De la misma manera para cumplir con estos hitos es que

se fija el plan de trabajo, que a continuacin se estudian en el detalle:

6.2 Navegacin en SAP

Aprender la navegacin en SAP R/3 fue el primer tpico a la hora de entender como

es la interaccin entre el sistema y el consultor, y entre el sistema y el usuario. Para esto

fue necesaria la instalacin del SAP GUI, el cual es una interfaz para el acceso al servidor

SAP ubicado en IBM.

La interfaz del SAP GUI es una interfaz bastante sencilla, est compuesta de

elementos bsicos e intuitivos como lo son etiquetas de texto, arboles, campos de textos

sencillos, obligatorios o con la opcin de bsqueda, tablas, check boxes, radio buttons, entre



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otros. La interfaz es minimalista, refleja armona entre las vistas y hace cmoda la

navegacin, aspecto que facilitan mucho el rpido aprendizaje de la herramienta en s. La

figura siguiente es un ejemplo de la interfaz de SAP R/3, en este caso, el inicio de sesin.

Figura 8: La Interfase del cliente de SAP R/3 ECC v6.0. Ejemplo: Inicio de sesin.

6.3 Adiestramiento en los Mdulos Bsicos y en el mdulo IS-OIL

El adiestramiento en los Mdulos Bsicos fue fundamental para poder luego entrar en

el detalle de los procesos. Un conocimiento global de la Solucin es necesario para poder

llegar al detalle, que en este caso es rea de Transporte y Distribucin de la Solucin IS-OIL.

El primer mdulo con el que hubo contacto fue con el mdulo de FI (Financial), este

mdulo tiene la capacidad de satisfacer todos los requerimientos financieros y de

contabilidad de una organizacin. En este mdulo se configuran los parmetros relacionados

con la situacin financiera de la empresa, como lo son la Sociedad Financiera, el Libro de

Cuentas de Mayor, etc.

Sigui el mdulo de CO (Controlling), este proporciona informacin de soporte a la

administracin y a la toma de decisiones, elaboracin de informes, as como supervisar las

operaciones de sus negocios.



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Posteriormente se revis el mdulo de MM (Materials Management) del paquete SAP

R/3, que es el mdulo de gestin de materiales y recursos de una empresa. El Mdulo de

Gestin de Materiales se utiliza para la adquisicin y gestin de inventarios. Materiales de

gestin est integrado con otros mdulos, como SD, PP y QM. Este mdulo tiene 2 datos

maestros importantes que son: Materiales y Proveedores. Sin embargo, en este mdulo se

definen otros parmetros como son los Clientes, el Cdigo de la Compaa, las Plantas, los

Almacenes, y las Organizaciones de Compras.

Para terminar con los mdulos estndares de SAP, se estudi el mdulo de SD

(Sell And Distribution), este se encarga de gestionar la comercializacin de los productos.

Este mdulo abarca la gestin de las ventas y de los pedidos de venta, de la distribucin y

del transporte de los productos, de los precios y de la facturacin. Todo esto adems de la

presentacin de varios reportes que facilitan la planificacin de estrategias de mercadeo. Es

en este mdulo (SD) donde se observan las primeras funcionalidades relacionadas con la

Comercializacin.

Todos estos mdulos presentan funcionalidades y procedimientos genricos para la

empresa comn. Es por eso que se necesita explorar las funcionalidades y prestaciones que

ofrece la Solucin de Industria especfica para el Sector Petrolero (IS-OIL), que

permite modelar varias estructuras y hacer algunos cambios para adaptarse al modelo de

negocios petrolero. Particularmente, es de inters para este proyecto el rea orientada a

Downstream o Distribucin Secundaria. Estos cambios se detallan en la Fase de

Configuracin. Por ejemplo: En SAP-MM Estndar se configuran los almacenes, y en los

almacenes hay unidades de productos, en la industria petrolera los productos son crudo,

combustible, lubricantes, etc. y se almacenan en tanques. Lo que hace IS-OIL es agregar la

figura de los tanques que son entidades se asocian a un Almacn y funcionan como

depsitos de crudo, combustible, etc.

Posteriormente luego de familiarizarse con el modelo bsico de comercializacin en la

Solucin IS-OIL para Downstream, es importante destacar que el proceso de

Comercializacin involucrado en IS-OIL abarca:

El Transporte en Masa,

La Distribucin de Crudo y/o Derivados,

La Planificacin y Control de Entregas



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Todos estos tpicos pertenecen al mdulo de Transporte y Distribucin (IS-OIL-TD).

Tal como est reflejado en el cronograma, se realiz un adiestramiento en los

fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, y se complet el plan

del proyecto de alto nivel. El proyecto se inicia oficialmente con una reunin de lanzamiento.

Esta reunin no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implantador, sino

que tambin para otros miembros clave de la empresa. Este arranque prepara un escenario

propicio para el proyecto destacando la importancia de ste con los objetivos futuros de la

compaa.

6.4 Replicacin de Guas de Negocio y Configuracin de los mdulos

bases

Como mtodo para acelerar e

Documents

Implantación Sobre SAP R3 Del Modulo de Procesos de Distribución Secundaria Para Una Empresa Petrolera