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FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR / 2008 1
RESUMEN
Implementacin del Sistema de Control Interno de losinventarios de: Muebles, equipos, materiales y
suministros en el Colegio Fiscomisional ExperimentalAsuncin durante el ao lectivo 2007-2008La modernidad y los procesos de globalizacin exigen
romper paradigmas tradicionales y con urgente creatividad
definir nuevos modelos de gestin para que stos
contribuyan a mejorar la calidad de los productos y
servicios, generando competitividad entre empresarios,industriales, comerciantes o educadores.
Se ha considerado los aspectos ms importantes que la
Administracin debe tomar en cuenta para implementar un
Sistema adecuado de Control Interno para los Inventarios,
que van a ser mantenidos o consumidos en el momento de
prestar servicios; determinar la seguridad razonable, el
cumplimiento de objetivos, la confiabilidad de la
informacin financiera, el cumplimiento de leyes y
reglamentos que regulan una institucin.
El Colegio Asuncin cuenta con un sistema de control
basado en las Normas de Calidad IS0 9001-2000; esta
decisin forma parte de su plan estratgico; con el
Certificado se garantiza que los requerimientos de los
grupos de inters (alumnos, padres de familia,
universidades y sociedad) se cumplen satisfactoriamente
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dentro de un proceso de mejora continua. Estas Normas
colaboran directamente con el Control Interno, evaluando
los procesos mediante Auditorias Internas y Externas.
El departamento Guardalmacn a pesar de mantener el
Sistema de Gestin de Calidad presenta algunas
desviaciones que debilitan su control Interno.
El sistema de Informacin y las actividades de Control son
los componentes del Control Interno sumado a las
Polticas, Normas, Leyes y Reglamentos son
fundamentales para implementar un Sistema de Control
Interno que benefician tanto a la Bodega como a la
Institucin. Para la bodega la implementacin va dirigida a
su organizacin, procesos y codificacinPALABRAS CLAVES: Mtodo C.O.S.O, Sistema de
control Interno, polticas, normas, inventarios, procesos,
procedimientos, normas de calidad, no conformidades,
mejora continua, codificacin, organizacin, guardalmacn,
diagrama de flujo, baja.
INDICESISTEMA DE CONTROL INTERNO
INTRODUCCIN 8
CAPTULO I 101 ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
1.1Antecedentes 10
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1.2Filosofa institucional 123 1.2.1 Misin 121.2.2 Visin 121.2.3 Valores Institucionales 121.2.4 Objetivos de Calidad 121.2.5 Poltica de Calidad 13
CAPITULO II2 EL CONTROL INTERNO 142.1 Concepto.- (COSO) 142.2 Objetivos generales del control interno 152.3 LOS INVENTARIOS 20
2.3.1 Antecedentes 202.3.2 Definicin 212.3.3 Objetivo 212.3.4 Componentes del Control Interno 22
2.3.4.1 Actividades de Control 222.3.4.2 Sistema de Informacin y
Comunicacin 242.4 LAS POLITICAS DE CONTROL INTERNO 25
2.4.1 Definicin 252.4.2 Importancia 25
CAPITULO III
3 LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS 263.1 Aplicacin de Polticas 26
3.1.1 EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 29
3.1.2 Generalidades 293.1.3 Clases de Procesos 323.1.4 Implementaciones al Sistema de Control Interno
de Inventarios 363.1.4.1 Organizacin 373.1.4.2 Procesos 393.1.4.3 Codificacin 41
CAPITULO IV4.1 CONCLUSIONES 45
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4.2 RECOMENDACIONES 484.2 GLOSARIO 484.3 BIBLIOGRAFA 564.4 ANEXOS 58
4.4.1 Solicitud de requerimiento de suministros 594.4.2 Formulario para registro de proveedores 60
4.4.3 Registro de calificacin de proveedores 614.4.4 Acta de entrega recepcin 624.4.5 Acta de constatacin fsica de inventario 634.4.6 Acta de baja de bienes 644.4.7 Macroprocesos de la Institucin 654.4.8 Diagrama de Flujo- Procedimiento de Compras 67
4.4.9 Listado de Proveedores 684.4.10 Registro de evaluacin de proveedores 714.4. 11 Matriz general de indicadores y resultado de
ndices 724.4.12 Resultado de encuestas y cuestionario de Control
Interno 734.4.13 Fotografas de la Bodega 77
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CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DECONTADOR PBLICO- AUTORIZADO
TEMA: Implementacin del Sistema de Control
Interno de los inventarios de: Muebles, equipos,materiales y suministros en el Colegio FiscomisionalExperimental Asuncin durante el ao lectivo 2007-2008
TUTOR- DIRECTOR: ING. COM. GENARO PEA
CORDERO
AUTOR: PATRICIA MARISTELA ABRIL SALAZAR
CUENCA, MAYO DE 2008
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DEDICATORIA
A DIOS porque gracias a su MISERICORDIA y a su AMORinfinito, hace que todo sea posible, que cuando se quierese puede siempre que se haga con amor y dedicacin.
A mi ESPOSO Olmedo quien desde el primer momentorespald mi decisin, brindndome su apoyo y
comprensin.
A mis HIJOS: Juan Pablo y Mara Jos por su cario ycolaboracin al realizar este trabajo arduo. Dios lesbendiga.
A mis PADRES: Pedro y Estela quienes me brindan todo suamor, apoyo y cario en todas las etapas de mi vida.
A mis HERMANAS: Ing. Com. Mara Augusta y Dra. AnitaCecilia unas mujeres profesionales gracias por darme suejemplo a seguir, que Dios las bendiga
A mis SOBRINOS: Beln, Paz, Pedrito, Gaby, Dome, July,Sebas, Dany y Carito la ms pequea, gracias por esaenerga y optimismo.
A mi suegra la Sra. GLORITA por estar pendiente de mislogros y fracasos brindndome su apoyo y afecto.
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AGRADECIMIENTO
A mi FAMILIA que siempre ha estado all en todo momentobrindndome su apoyo, gracias por su ayuda ycomprensin.
A mi cuada MARA DEL CARMEN por su colaboracin enlos momentos difciles que hemos compartido.
A mis COMPAERAS de trabajo Lcda. Rosario Tobar yDra. Roco Vicua quienes han estado pendientes de mis
logros, gracias por toda esa capacitacin impartida enestos aos de trabajo.
A mi COMPAERO DE TRABAJO Lcdo. Clber Monteropor su paciencia en mi adiestramiento.
A mi COMPAERA DE TRABAJO Econ. Mnica Cobos porhaber llegado en el momento apropiado para brindarme sus
consejos.
A las Autoridades del Colegio ASUNCIN por laformacin docente recibida durante veinte y un aos detrabajo.
A mi TUTOR- DIRECTOR de Tesina Ing. Com. GenaroPea Cordero por su disposicin, asesora y orientacin en
la elaboracin de este informe de investigacin.
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INTRODUCCIN
Es indiscutible que la modernidad y los procesos de
globalizacin exigen romper paradigmas tradicionales y con
urgente creatividad definir nuevos modelos de gestin para
que stos contribuyan a mejorar la calidad de los
productos y servicios, generando competitividad entre
empresarios, industriales, comerciantes o educadores. Es
necesario reconocer que estamos insertados en la misma
va histrica que recorre el llamado primer mundo y nos
conviene acortar las distancias de calidad de vida que nos
separan de las sociedades que llevan la delantera. En las
organizaciones surge la necesidad de revisar y mejorar las
operaciones para obtener excelentes resultados por lo quese hace necesario implementar un Sistema de Control
Interno como clave del xito para mantener su continuidad.
Para el desarrollo del trabajo se ha considerado los
aspectos ms importantes que se deben tomar en cuenta
para implementar un Sistema adecuado de Control Interno
para los Inventarios a fin de determinar la seguridad
razonable de los objetivos, la confiabilidad de la
informacin financiera y el cumplimiento de leyes y
reglamentos que regulan a la Institucin. Esta
investigacin contiene (4) captulos:
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El Captulo I, presenta los ASPECTOS GENERALES DE
LA INSTITUCIN: Antecedentes.- La Filosofa
Institucional: Misin, visin, valores, objetivos, poltica de
Calidad.
El Captulo II, contiene NOCIONES GENERALES sobre:El
Control Interno.- Los Inventarios.- Las Polticas de Control
interno.
El Captulo III, trata sobre la APLICACIN DEL CONTROL
INTERNO A LOS INVENTARIOS.- El Sistema de Gestin
de Calidad IS0 9001-2000.- Implementaciones al Sistema
de Control Interno de Inventarios.
El Captulo IV, presenta CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES, finalmente la BIBLIOGRAFA,
GLOSARIO Y ANEXOS del trabajo de investigacin.
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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIN
ANTECEDENTES.- El Colegio " La Asuncin" de la
Ciudad de Cuenca, en calidad de particular naci en 1963,
funcion con un grupo de religiosas de la Comunidad
Asuncin. En este mismo ao, guiados por el objetivo de
integrar a todas las clases sociales, a este nuevo sistema,
consiguieron la modalidad de Fiscomisional. En 1981, las
Madres del Colegio "La Asuncin", ofrecen su Institucin a
la PUCE. (Actual Universidad del Azuay).
El 4 de Agosto de 1983, mediante convenio con elMinisterio de Educacin y Cultura, el Colegio adquiri el
carcter de Experimental. En Octubre de 1988, el Colegio
consciente de que la co-educacin conlleva a la formacin
integral, adquiri la modalidad de mixto.
Como implantacin de una poltica de Estado las
instituciones educativas experimentales tenan que rendir
cuentas de sus actividades, la institucin consciente de la
necesidad de crear un sistema de rendicin de cuentas de
su labor educativa a la sociedad, se acogi al Sistema de
Evaluacin y Acreditacin para Planteles Experimentales
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(SEAPE), se nombr un Comit de Calidad interno que
gestione un sistema de control basado en las Normas IS0
9001-2000.
A partir del ao 2002 todo el personal de la institucin
particip en seminarios de capacitacin; cada
departamento fue redactando sus procesos, registrando en
formularios, aprobando, revisando, codificando, ordenando
y protegindolos como evidencia de la realidad del proceso.
En Mayo de 2006 se recibi el Certificado de Calidad ISO
9001:2000, por ser ste aplicable a las organizaciones
que proveen servicios educativos estatales o privados; fue
una decisin que form parte del plan estratgico de laInstitucin; con esta acreditacin se garantizara que los
requerimientos de los grupos de inters (alumnos, padres
de familia, universidades y sociedad) se cumplieran
satisfactoriamente dentro de un proceso de mejora
continua.
La Norma de Calidad Internacional considera
indispensables realizar Auditorias Internas y Externas,
la labor de stas es inspeccionar cada una de las
dependencias y de acuerdo a las clusulas de la Norma
reportar las no conformidades encontradas. Las Auditorias
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Internas, actan dos veces al ao y las Externas enviadas
por la empresa Bureau Veritas cumplen su funcin una vez
al ao.
FILOSOFA INSTITUCIONAL
VISIN.- Nos proyectamos al futuro como Unidad
Educativa que ofrece un modelo alternativo de educacin
por competencias, basado en los principios de singularidad,
autonoma, socializacin y trascendencia, con apertura a
los cambios que la realidad del momento lo exija.
MISIN.- Nuestra misin es la formacin de nios y
jvenes competentes que respondan a los perfiles del
estudiante asuncionista, con habilidades, conocimientos yvalores slidos para continuar sus estudios superiores y su
transformacin personal y social.
VALORES INSTITUCIONALES.- Respeto, compromiso,
solidaridad, honestidad, responsabilidad, tolerancia,
coherencia, justicia, perseverancia y equidad.
OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Implementar el Proyecto Educativo Institucional, a
travs de la educacin por competencias.
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2. Mejorar continuamente el servicio educativo, de
acuerdo al perfil del bachiller asuncionista.
3. Incrementar el nmero de servidores actualizados y
capacitados de acuerdo a las necesidades institucionales
4. Estandarizar los procedimientos en cada una de
las dependencias de la Institucin.
5. Poseer una infraestructura funcional y debidamente
financiada
POLTICA DE CALIDAD
Identificar constantemente los requerimientos denuestros clientes (universidades, sociedad y padres
de familia) en relacin a los servicios ofertados, para
la satisfaccin plena de sus necesidades.
Disear estrategias que permitan articular el perfil de
la Educacin Bsica y Bachillerato asuncionista, con
el perfil de ingreso a las universidades.
Revisar permanentemente los procesos
institucionales para generar una mejora continua.
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CAPITULO II
EL CONTROL INTERNO
CONCEPTO.- (COSO)1 Es el proceso realizado por el
Consejo de Directores, administradores y otro personal de
una entidad, diseado para proporcionar seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las
siguientes categoras:
- Efectividad y eficiencia de las
operaciones.
- Confiabilidad de la informacin financiera
- Cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicadas.
El control interno se basa en la proteccin a travs de todoslos instrumentos pertinentes., la cobertura adecuada de las
posibles contingencias y la verificacin de los sistemas de
preservacin y registro. El control interno es efectuado por
la gerencia y el personal, para enfrentarse a los riesgos,
dar una seguridad razonable de que en la consecucin de
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la misin de la entidad se alcanzarn los objetivos
gerenciales que son:
Ejecucin ordenada, tica, econmica, eficiente yefectiva de las operaciones
Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Salvaguarda de los recursos para evitar prdidas, mal
uso y dao.
1C COMITEE
O OF
S SPONSORING
O ORGANIZATION OF THE TREEADWAY COMMISSION.
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
La direccin o mxima autoridad debe establecer, aprobar
y divulgar los objetivos del control interno para las distintas
actividades que desarrolla la entidad.
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a) La direccin de las entidades deben limitar las tareas
de sus unidades y servidores, de modo que exista
independencia y separacin entre funciones
incompatibles. Es conveniente evitar que todos los
aspectos fundamentales de una transaccin u operacin se
concentren en manos de una sola persona o unidad
operativa, dado que por tratarse de funciones
incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse
en errores, despilfarros, actos irregulares o ilcitos.
b) En toda transaccin de bienes o servicios, as como en
las dems actividades de gestin, deber tenerse presente,
el criterio de economa. La adquisicin econmica
implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidadapropiada, y al menor costo posible.
c) Todos los bienes que adquieran la entidad, deben
ingresar fsicamente a travs de la Unidad de Almacn,
antes de ser utilizados. Los ambientes asignados para el
funcionamiento de los almacenes, deben estar
adecuadamente ubicados, contar con instalaciones
seguras, y tener el espacio fsico necesario, que permita el
arreglo y disposicin conveniente de los bienes, as como
el control e identificacin de los mismos. Las personas a
cargo del almacn tienen la responsabilidad de acreditar en
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documentos, su conformidad con los bienes que ingresan.
Para el control de los bienes se debe establecer un sistema
adecuado de registro permanente del movimiento de stos,
por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas
que laboran en el almacn deben tener acceso a sus
instalaciones, y distribuir los bienes segn requerimiento.
d) Cada entidad debe practicar anualmente inventarios
fsicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su
existencia fsica y estado de conservacin. La toma de
inventario, es un proceso que consiste en verificar
fsicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una
fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La
toma de inventarios permite contrastar los resultadosobtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias que
pudiera existir y proceder a las regularizaciones del caso.
El personal que interviene en la toma de inventarios fsicos,
debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo
el registro y manejo de los activos, salvo para efecto de
identificacin.
e) Solamente el personal autorizado debe tener acceso
a los bienes de la entidad, el que debe asumir
responsabilidad por su buen uso, conservacin, y custodia,
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de ser el caso. Acceso, es la facultad que tienen las
personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una
dependencia y/o ingresar a sus instalaciones. El uso es la
accin de utilizacin permanente de un bien, asignado a
una persona por el cuidado fsico de un bien. Los
servidores que laboran en una determinada dependencia
deben ser los nicos autorizados para utilizar los bienes
asignados, quienes estn en la obligacin de utilizarlos
correctamente, y velar por su conservacin.
f) Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han
perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja
oportunamente. La baja de bienes, es un proceso que
consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellosque han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber
sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como
las siguientes:
Obsolescencia tcnica
Inoperancia de los bienes, producidos por los
cambios y avances tecnolgicos.
Dao y/o deterioro
Desgaste o afectacin de los bienes debido al uso
continuo.
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Prdida y/o robo
Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los
controles, y/o circunstancias sustraccin.
Destruccin
Afectacin de los bienes por causas ajenas al manejo
institucional, (inclemencias del tiempo, actos de
violencia, etc.)
Excedencia
Bienes operativos que no se utilizan y se presume que
permanecern en la misma situacin por tiempo
indeterminado.
Mantenimiento y/o reparacin onerosa
Cuando el costo de mantenimiento y/o reparacin de
un bien es significativo, en relacin a su valor real.Reembolso y/o reposicin
Opera para los bienes asegurados cuando los
documentos contractuales correspondientes as lo
determinan.
Corresponde a la entidad establecer los procedimientos
administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por
las causales invocadas anteriormente, en concordancia con
las normas legales vigentes. Igualmente, tales
procedimientos deben regular las acciones que deben
adoptar las entidades para los casos de transferencia,
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subasta, incineracin y/o destruccin o donacin de su
patrimonio mobiliario.
g) Cumplir con de leyes, reglamentos y otras normas
gubernamentales. Este objetivo se refiere al buen uso de
los recursos pblicos
h) Elaborar informacin financiera vlida y confiable
presentada con oportunidad. Se relaciona con las polticas,
mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin
para asegurar que la informacin financiera elaborada por
la entidad es vlida y confiable, al igual que sea revelada
razonablemente en los informes. Una informacin es vlida
porque se refiere a operaciones o actividades queocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser
considerada como tal; en tanto que una informacin
confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza.
LOS INVENTARIOS
ANTECEDENTES.- Desde tiempos inmemorables, los
egipcios y dems pueblos de la antigedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de
alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de
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calamidades. Es as como surgen o nacen los inventarios,
como una forma de hacer frente a los periodos de escasez,
asegurar la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales.
Los inventarios son considerados dentro del Activo Fijos,
su valor representa uno de los ms onerosos de una
organizacin. El inventario aparece tanto en el Balance
General como en el Estado de Resultados.
DEFINICIN.- El inventario es el conjunto de bienes o
artculos que tiene la institucin para ser mantenidos o
consumidos en el momento de prestar servicios
OBJETIVO.- Proveer o distribuir adecuadamente los
materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a
disposicin en el momento indicado, para as evitar
aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo
satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa, a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.
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COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Entre los Componentes de Control Interno estn: las
Actividades de Control, Sistema de Informacin y
comunicacin.
ACTIVIDADES DE CONTROL.- Son las acciones que
realiza la administracin para cumplir con las funciones
asignadas en toda la organizacin. Implica la forma
correcta de hacer bien las cosas, son actividades de
deteccin y prevencin; tambin son las polticas y
procedimientos establecidos para disminuir los riesgos y
lograr los objetivos.
Entre las actividades de control de deteccin y prevencinestn las siguientes:
- Procedimientos de autorizacin y
aprobacin
- Segregacin de funciones
- Controles sobre acceso de recursos y
archivos
- Verificaciones, constataciones fsicas
- Revisin de desempeo operativo
- Revisin de procesos, operaciones y
actividades.
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El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que
deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo
un procedimiento.
Un buen control interno sobre los inventarios incluyen
las siguientes medidas:
1.- Conteo fsico de los inventarios peridicamente, no
importa que sistema se utilice
2.- Confrontar los inventarios fsicos con los registros
contables.
3.- Mantenimiento eficiente de procedimientos en compras
y recepcin
4.- Almacenamiento para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin5.- Permitir el acceso al inventario solamente al personal
que no tiene acceso a los registros contables
6.- Comprar el inventario en cantidades econmicas
7.- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de dficit.
8.- No mantener un inventario almacenado demasiado
tiempo, evitar el gasto en artculos innecesarios
9.- Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
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SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN.- Los
mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras
de una entidad. La calidad y oportunidad de la informacin
afecta la capacidad de la mxima autoridad para adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las
actividades y preparar informacin confiable. El sistema de
informacin permite a la mxima autoridad evaluar los
resultados de su gestin en relacin a su nivel de
desempeo.
Los factores que conforman un sistema de informacin y
comunicacin son:
-Estrategias y sistemas integrados de informacin
- La calidad y oportunidad de la informacin- Comunicacin e informacin interna y externa
- Medios para la comunicacin
- Evaluacin
La evolucin de los sistemas de informacin es tal que en
un momento debern idearse mtodos de control para
stos como los siguientes:
- Sistema en lnea proveedor-cliente
- Sistemas de inventario permanente
- Sistemas de informacin general
- Sistema de informacin como herramienta de control
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POLTICAS DE CONTROL INTERNO
DEFINICIN.- Son planes permanentes que establecen
parmetros generales para la toma de decisiones.
Es una orientacin verbal escrita e implcita que fija la
frontera en los lmites y direccin general en la cual se
desenvuelve la accin administrativa. Son guas amplias
dinmicas y elsticas que necesitan interpretacin para
poder utilizarse. Stoner y otros (1995 pag. 244).
IMPORTANCIA.- Las polticas que adopten las
instituciones son esenciales para lograr el xito de un plan
adems por:
Facilitar la delegacin de autoridad Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre
albedro ciertas decisiones
Evitan prdidas de tiempo a los Auditores al minimizar
las consultas innecesarias que puedan hacer sus
colaboradores
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones
en determinadas actividades
Contribuyen a lograr objetivos de la empresa
Proporcionan uniformidad y estabilidad en la toma de
decisiones
Facilitan la induccin del nuevo personal
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CAPTULO III
LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
APLICACIN DE POLTICAS.- El Colegio Fiscomisional
Experimental Asuncin mantiene las siguientes polticas
de Control Interno para administrar sus inventarios.
1.-El tratamiento de bienes fiscales como particulares se
basan en las siguientes Leyes, normas, reglamentos y
manuales.
- Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador.
Reg. Oficial febrero de l997
- Reglamento General de Bienes del sector pblico.Reg. Oficial 3 octubre de 2006
- Reglamento para la distribucin de bienes muebles
obsoletos. Reg. Oficial agosto de 1985
- Reglamento para enajenacin de activos improductivos.
Reg. Oficial abril de l993
- Normas de Control Interno. Reg. Oficial octubre de
2002
- La Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control
(LOAFYC)
- Ley de Presupuestos del Sector Pblico.
- Manual General de Contabilidad Gubernamental
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- Normas para el clculo y registro de la depreciacin y
correccin monetaria Reg. Oficial de julio de 1996
- Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico. Reg. Oficial mayo de 1997
- En la Norma ISO 9001-200, de los Procedimientos de
Recursos Humanos,
Guardalmacn, Infraestructura, Servicio al Cliente y
Ambiente de Trabajo. Marzo 2006
- Manual de Funciones Colegio Asuncin 7 de abril
de 2008.
2.- En el mes de mayo se solicita a las reas utilizar el
formulario de requerimiento de materiales para el siguiente
ao lectivo; las autoridades analizan y definen prioridades.ANEXO 1 Solicitud de requerimientos de materiales y
suministros
3.-El presupuesto anual aprueban el Consejo Directivo, la
Colectora y la Contadora; cada ao se aprueba el Plan de
adquisiciones.
4.-Al solicitar bienes que no consta en el plan de
adquisiciones, el Sr. Rector autoriza la dotacin de
recursos de forma directa, siempre y cuando los montos no
exceden al 0,8 por mil ($1.500) del presupuesto global del
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ao, caso contrario se deben seguir los procedimientos
establecidos para el efecto.
5.- La Solicitud de requerimiento de bienes debe ser
dirigida al Sr. Rector o al Consejo Directivo.
6.- En el departamento de Guardalmacn se registran los
proveedores ANEXO 2 Formulario para registro de
proveedores
7.-Una comisin autorizada califica a los proveedores de
acuerdo a requisitos establecidos. ANEXO 3
Registro de calificacin de proveedores
8.- Los egresos del Departamento de Guardalmacn se
registran mediante recibos en o actas de entrega-
recepcin ANEXO 4 Acta de entrega-recepcin
9.- En forma mensual el Guardalmacn informa a
Colectura el total de egresos.
10.- El Consejo Directivo nombra comisiones para las
constataciones fsicas en los departamentos queda como
constancia la respectiva acta. ANEXO 5 Acta de
constatacin fsica
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11.-Los bienes obsoletos, inservibles, deteriorados se dan
de baja siguiendo los procedimientos que exige la ley, tanto
para los bienes particulares como fiscales. ANEXO 6
Ejemplo de Acta de baja de bienes
12.- En algunos departamentos realizan auditorias en forma
quimestral y anual Auditorias Internas e Externas
respectivamente.
EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
GENERALIDADES.- Las Normas de la familia ISO 9.000,
ISO 14.000 (Gestin Ambiental) y de la familia ISO 18.000 (Seguridad industrial y salud ocupacional), son el resultado
del trabajo interactivo de comits tcnicos formados por
profesionales de universidades, empresas y entes oficiales
de 174 pases, coordinados en la Internacional
Stadardization Organization (ISO) con sede en Ginebra.
En estas normas se percibe cada vez ms fuertemente,
una energa homocentrista que da la pauta para el futuro
de la tecnologa de Calidad. Rosero (2004- pag. 29)
Vivimos en un mundo donde el cliente asume, cada vez
ms el rol de testigo, fiscal y juez, pues al decidir qu
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comprar define si una empresa o institucin sigue en el
mercado; las probabilidades de xito de stas ya no
dependern del nivel de calidad de sus procesos, sino ms
bien de la velocidad con que procesen su informacin,
tanto internamente como con sus clientes
La cultura de calidad es imprescindible en los gerentes del
siglo XXI: el ser anticipativos. Si la velocidad de la
informacin ser el paradigmade las prximas dcadas,
preparmosle la pista de aterrizaje viviendo a fondo el
paradigma del cambio de siglo que es la calidad de los
productos y servicios. Rosero (2004- pag. 30)
El Sistema de Calidad es aplicable a todo tipo deorganizacin que provea servicios educativos tanto
estatales como privados, la Norma ISO 9001-2000 respeta
la independencia del usuario de construir su propio servicio.
La Norma contiene 8 clusulas siendo estas las
siguientes:
CLASULAS GENERALES
0 Introduccin 1 Objeto y Campo de
aplicacin de la Norma
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2 Referencias Normativas 3 Trminos y
definiciones
CLUSULAS OPERATIVAS
4 Sistema de gestin de calidad 7
Realizacin del Servicio
5 Responsabilidad de la Direccin 8
Medicin, anlisis y mejora
6 Gestin de los recursos
Para que una organizacin funcione en forma eficaz se
tiene que identificar y realizarProcesos, stos transforman los elementos de entrada
en resultados Ejemplo:
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RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIN
GESTIN DE LOSRECURSOS
REALIZACIN DEL PRODUCTO
PROCESOS
MEDICIN, ANLISISY MEJORA
CLIEN
TE
REQUISI
TOS
CLIEN
TE
SATISFACCIN
PRO-DUCTO
MEJORA CONTNUA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
ENTRADAS SALIDAS
Modelo de gestin
El xito de un Proceso est basado en el denominado
crculo de Demingque contempla cuatro pasos: Planificar,
hacer, verificar y actuar.
CLASES DE PROCESOS.
- Macroprocesos.- Son procesos globales, vitalesinciden en la calidad del servicio (Proceso dePlanificacin acadmica), son realizados por el
Consejo Directivo y el Comit de calidad, para cumplir
PLANIFICAR
VERIFICAR
HACERACTUAR
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con los objetivos y polticas institucionales. Se refierea la planificacin estratgica y los lineamientos deaccin bsicos, la estructura organizacional y lagestin de calidad entre otros.
- Procesos claves.- Son los que monitorean y dansoporte al Macro proceso, son esenciales en lainstitucin, destinados a llevar a cabo actividades paraejecutar las polticas y estrategias relacionados conlos servicios que ofrecen a sus clientes. (Proceso deGestin Administrativa, Procesos de Planificacin,asignacin y control de recursos, Procesos de
Compras).
- Procesos de soporte o paralelos.- Son los queayudan a los procesos claves se encargan deproporcionar personal competente, reducir losriesgos de trabajo, preservar la calidad de losmateriales, equipos y herramientas, mantener lascondiciones de funcionamiento, coordinar y controlar
la eficacia del desempeo administrativo yoptimizacin de los recursos. (Proceso demantenimiento de instalaciones elctricas y sanitarias;Proceso del departamento de informtica;mantenimiento del Hardware y Software). Ejemplo:ANEXO 7 Macroprocesos Institucionales
Para desarrollar un Proceso se hace necesario numerosas
actividades relacionadas entre s a las que se les denominaProcedimientos; se debe utilizar una representacingrfica simblica denominada Flujograma. En este grficose muestra cada actividad en forma secuencial,proporcionando al lector experimentado una imagen claradel sistema; tambin se puede observar claramente a losresponsables, fuentes, registros de respaldo y distribucinde documentos. Ejemplo: ANEXO 8
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Las clusulas de la Norma ISO 9001-2000 que se
relacionan directamente con el Departamento de
Guardalmacn son la 7 y 8; a continuacin se sintetiza su
contenido.
Dentro la clusula operativa 7 REALIZACIN DEL
SERVICIOest el Proceso de Compras La organizacin
debe asegurarse de que el producto adquirido cumple con
los requisitos de compra especificados; debe evaluar y
seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad
para suministrar productos; deben establecerse criterios
para la seleccin, evaluacin y reevaluacin; deben
mantenerse los registros de los resultados
de las evaluaciones. Rosero (2004 pg. 122). La
Institucin mantiene el control de los inventarios como
sugieren las Leyes del Sector pblico, el Reglamento
General de Bienes, las Normas y Polticas de Control
Interno; progresivamente ha ido incorporando registros
para el proceso de compras, elaborando flujogramas.
La clusula 8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA la
organizacin debe llevar a cabo auditorias internas
tomando en cuenta el rea a auditar, la objetividad e
imparcialidad; el procedimiento debe ser documentado para
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analizar e informar de los resultados; tomar acciones sin
demora para eliminar no conformidades mediante
acciones correctivas y preventivas siempre con el afn
de una mejora continuaen cada proceso.
A partir de abril de 2006, fecha de la Certificacin se fue
organizando en forma paulatina algunos los procedimientos
relacionados con el proceso de compras como es la
calificacin de los proveedores, se cuenta con 47 empresas
proveedoras calificadas ANEXO 9 Listado de
Proveedores.
En el mes de abril de 2007 luego del informe de Auditoria
Externa, las autoridades vieron la necesidad de que existaun Supervisor para Proveedores; de all a la fecha se
evala a los proveedores en forma mensual como se
puede observar en el ANEXO 10 Registro de evaluacin
de proveedores
En el mes de marzo del presente ao, se efectu la
Auditoria Externa a algunas dependencias, esta vez se
detect no conformidades menores en el Departamento
de Guardalmacn:
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1.- La evaluacin a proveedores contiene parmetros
cualitativos se debe seleccionar aquellos que sean
cuantitativos para efectos de comparacin.
El departamento de Calidad junto al Guardalmacn y el
Supervisor de Proveedores dieron solucin, elaborando un
nuevo formato en el que se pueden registrar valores en
porcentajes. ANEXO 11 Indicadores
IMPLEMENTACIONES AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE INVENTARIOS
El Colegio Asuncin cuenta con oficinas y dependencias
como el Departamento de Guardalmacnque fue creadopor resolucin del Consejo Directivo en el ao 1989 siendo
ste anexo a Colectura, en esa poca el control de los
inventarios se los realizaba en forma manual utilizando
tarjetas de Kardex, desde esa fecha hasta hoy ocupa el
cargo de custodio de los bienes el Sr. Clber Montero.
Desde el ao 1996 por el avance de la tecnologa y
crecimiento del establecimiento se comenz a utilizar
programas informticos sencillos los mismos que
facilitaban las labores de registro, contabilidad y control.
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Este departamento es clave en la Institucin, se encarga
de adquirir, distribuir y salvaguardar los bienes necesarios
para brindar el servicio educativo.
Para implementar el Sistema de Control Interno de los
inventarios se utilizaron las Tcnicas de: Observacin
directa, a las actividades que se desarrollaban en el
departamento. Entrevista a los departamentos de
Contabilidad, Colectura y Guardalmacn. Recoleccin de
informacin por medio de una encuesta de 6 preguntas a
20 departamentos (mes de diciembre) para conocer sobre
el trabajo que realiza el Guardalmacn y las actividades
de control que ejerce; los resultados constan en el
ANEXO 12 Encuesta a departamentos y Cuestionario deControl Interno.
A continuacin se hace referencia a tres aspectos
importantes que servirn para Implementar el Control
Interno de los Inventarios de muebles, equipos, materiales
y suministros del Colegio Asuncin.
ORGANIZACIN
El departamento de Guardalmacn funciona en el horario
7:00 a 15:00. Entre algunas actividades que se desarrollan
estn:
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- Obtener pro-formas
- Realizar adquisiciones determinadas por las autoridades
- Participa en la entrega recepcin de bienes
- Elabora diariamente recibos o actas de entrega-recepcin.
- Archivo de actas por departamentos.
- Realiza constataciones fsicas.
- Mantiene actualizado los registros de ingresos y egresos
de cada artculo
- Prepara informes para trasladar, reparar o dar de baja los
bienes
- Informa a contabilidad en forma mensual sobre los gastos
y traspaso de bienes en los departamentos
Muchas veces el custodio debe cumplir con sus tareas,dentro y fuera de la institucin por lo que el departamento
permanece cerrado sin atencin. Para solucionar este
inconveniente se debera:
a) Reorganizar el departamento nombrando un
ayudante; de tal forma que sustituya en la atencin.
b) Colocar un horario de atencin para que los
usuarios se rijan a l y no se interrumpan las dems
actividades, adems para que el custodio pueda
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desplazarse dentro de la institucin sin causar
inconvenientes.
Los materiales y suministros permanecen colocados en
estantes sin ninguna identificacin:
a) Se debera colocar dentro de la bodega
sealizacin, para distinguir entre stock de bienes
particulares y fiscales.
PROCESOS
En un proceso de compra se dan los siguientes
procedimientos: autorizacin, designacin de unacomisin, solicitud de pro formas, anlisis comparativo de
la mejor oferta y finalmente adquisicin.
- La Comisin de Finanzas consta en el Manual de
Funciones del 2008 como la encargada directa de
algunas de las actividades citadas; en la actualidad
no participan en ninguna de ellas por lo tanto las
autoridades debera solicitar su colaboracin o
enmendar dicho Manual. En el Sistema de Gestin
colabora el Supervisor de proveedores podra
integrarse tambin a este equipo.
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Para el suministro de materiales el Guardalmacn revisa la
existencia y procede a ingresar los datos en forma digital,
completa el procedimiento con la firma del interesado;
algunos servidores no acuden personalmente, envan a
otras personas en su lugar, no se puede registrar su firma
en el recibo; sin embargo el custodio da paso a la solicitud.
- Esta situacin genera malestar, confusin, olvido y el
hecho de tener que ubicar al funcionario dentro del
plantel; debe comunicarse a todos sobre la necesidad
de acudir en forma personal.
Algunas empresas se hacen presentes para ofertar susproductos, se les indica que se la Institucin cuenta con el
Sistema de Gestin de Calidad por lo que se les solicita
documentos; para ser calificados deben alcanzar como
mnimo el 70/100.
- Considero que el porcentaje es alto, se debe reducir
al 50% para dar opcin a empresas pequeas que
tienen excelentes ofertas, muchas de ellas no
regresan ya que miran esto como una traba.
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Cuando la Institucin debe adquirir bienes costosos decide
pedir ofertas a las que estn calificadas, se pide en sobres
cerrado, la comisin asignada decide la mejor oferta.
- Se debera tener como poltica agradecer por escrito
a cada una de las empresas participantes; se nota que en
las siguientes oportunidades ya no tienen la voluntad para
participar.
Para receptar las compras el Sr. Guardalmacn debe estar
presente.
- Cuando se trate de la compra de muebles y equipos,
adems del custodio se debe exigir la presencia dela comisin que estuvo encargada de todo el proceso,
deben comunicar el da y la hora de la recepcin para
todos acudan a verificar las caractersticas solicitadas.
Las autoridades deben concientizar a todos los miembros
de la institucin sobre la importancia del cuidado y
responsabilidad en el manejo de los bienes.
CODIFICACIN
En las Bodegas se tienen almacenados diferentes bienes
de acuerdo a sus caractersticas, al entregar siempre se
producen confusiones entre lo fiscal y particular.
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- Se debe proceder a sealizar en los estantes esto
evitara confusiones.
Los bienes muebles, equipos de oficina y equipos de
computacin tanto de lo fiscal como de lo particular se los
codifica con una letra F y con una P, el custodio explica
que es por falta de tiempo, no encuentra un mtodo
sencillo y eficaz para marcarlos.
- Se deber realizar la codificacin de los bienes
muebles, equipos de oficina y equipos de computacin de
manera inmediata a la recepcin. En algunos bienes se
observa el cdigo anterior 42-01-001-5432 CAF.
- Para la codificacin de bienes Muebles, equipos de
oficina y computacin de la Escuela y del Colegio, se
deber tomar en cuenta que existen bienes fiscales y
particulares. Con el paso de los aos los cdigos de
muchos bienes se han desvanecido por el uso. Se
debe volver a codificar todos.
- La Codificacin debera ser de la siguiente manera:
contener al inicio abreviaturas de Escuela o Colegio;
Fiscal o Particular, el grupo pertenece (muebles,
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equipos de oficina o computacin); si es un bien fiscal
la numeracin comenzar con 14.101.000000001 que
es como se registra el rubro de bienes en la
contabilidad Gubernamental. Un ejemplo sera:
Si se adquiere un computador para el colegio con fondos
fiscales y un escritorio para la escuela con fondos
particulares.
a) C.A.F.E.C. 14.101.000000002 b) E.A.P.M. 1.2
000000000001
El control interno de los equipos de computacin escomplejo, existen en la institucin alrededor de 150
unidades, estn ubicados en oficinas, departamentos y
aulas. Son bienes que tienen una vida til de tres a cinco
aos, la inversin en estos activos es onerosa pero
indispensable; en la actualidad no se tiene claro un
procedimiento para el tratamiento de estos bienes, sugiero
que se deben considerar los siguientes aspectos:
- Se deben cerciorar del tiempo de garanta de los
componentes del equipo, por posibles reclamos.
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- Al adquirir se debe verificar todos los nmeros de
series de los componentes internos (disco duro,
memoria Ram, procesador) y de las partes externas
(monitor, teclado, mouse, impresora, parlantes) (Se lo
realiza tomando una muestra indistintamente para ver
si coincide la numeracin que viene desde el
almacn). Mantener registros de manera impresa y
digital.
- Se debe grabar el cdigo con un pequeo esmeril.
- Al igual que en los bienes muebles se debe
diferenciar con cdigos, para su ubicacin.
- Se debera comunicar por escrito al Sr. Guardalmacn
y en forma mensual sobre los cambios realizados enlos componentes internos de los equipos por dao,
obsolescencia, de igual manera si se ha hecho un
movimiento de un departamento a otro. Esto no se lo
hace, trae muchas dificultades en el momento de la
toma fsica del inventario
- Para dar de baja se debe nombrar una comisin
integrada por un miembro del rea de Computacin o
de personas que tengan conocimiento al respecto.
Actualmente se nombra a personas en forma indistinta
muchas veces desconocen de tecnologa.
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- El nuevo programa informtico SINET asegura que
el departamento de Computacin tendr acceso en
red con el departamento de Guardalmacn, de esta
manera en forma automtica los cambios ocurridos.
Todava no est activa esta opcin.
CAPTULO IV
CONCLUSIONES
El Control Interno en la actualidad se ha tornado
indispensable en las empresas e instituciones, hoy en da
se existen nuevas metodologas que plantean su eficienciapara que la Direccin consiga los objetivos que persigue.
El Sistema de Gestin de Calidad a travs de las Normas
ISO 9001-2000 colabora directamente con el control
interno, fomenta la evaluacin de los procesos mediante
Auditorias Internas y Externas. El criterio de los auditores
cuenta en el momento de decidir que informacin amerita
ser reportada a las partes interesadas, as como la
responsabilidad de que el reporte sea sustentado por
documentacin veraz.
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En el Departamento de Guardalmacn del Colegio
Asuncin a pesar de mantener el Sistema de Gestin de
Calidad se presentan algunas desviaciones que debilitan su
control Interno.
- Inadecuada separacin de funciones concentra
actividades en una sola persona como es el caso del
Guardalmacn que puede provocar ocultamiento de
fraude, error, omisin.
- Los procedimientos para el tratamiento de los Equipos
de Computacin no son claros.
- En los departamentos de Computacin, laboratoriosde Fsica, Ciencias Naturales y Qumica es necesario
hacer la toma fsica del Inventario, se han elaborado
actas de entrega- recepcin en aos atrs.
- No se realizan toma fsica en forma peridica de todos
los inventarios
- Falta de comunicacin, se desconoce el lugar donde
se puede ubicar al custodio para solicitar materiales.
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De lo antes sealado se tiene que la causa que origina
tales desviaciones es el hecho de que la Institucin
que crecido de tal manera que una sola persona no puede
abarcar con tantas actividades al mismo tiempo.
Otras de las causas que han originado las desviaciones en
el Control Interno del Colegio es que no se contaba con el
Manual de Funciones y el que existe tiene algunos errores
por consiguiente ste se debe modificar.
Considero que a pesar de todos los errores que se puedan
generar en el tratamiento de los inventarios, en la
institucin se controla de mejor manera que en otras; el
custodio posee registros al da, conoce de la procedencia yubicacin de todos los bienes, se puede aseverar que los
inventarios estn correctamente organizados y
controlados.
No est por dems hacer rectificaciones a los
procedimientos en forma inmediata como sugiere la Norma
ISO para que el Control Interno resulte eficaz.
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RECOMENDACIONES
La Comisin de Finanzas est conformada por un
grupo cinco personas que son elegidas por las autoridades
al inicio del ao lectivo; desde hace algunos aos atrs no
se le permite participar en ninguna de las actividades que
cita el Manual de Funciones.
Se sugiere a las autoridades tomar en cuenta el trabajo
que puede desarrollar esta Comisin ya que todas las quenombra el Manual, las est realizando el Supervisor de
Proveedores, el trabajo resulta no ser equitativo.
- Al momento de solicitar la adquisicin de bienes se
debe observar la lista de proveedores calificados, la
misma que se mantiene en el Departamento de Gestin de
Calidad y Guardalmacn
-Ver la posibilidad de que otra persona colabore
directamente en el Departamento de Guardalmacn para
que en ese el lugar se atienda ininterrumpidamente;muchas de las veces por tantas solicitudes al mismo tiempo
suele confundir el registro de egresos
- Es necesario socializar las disposiciones legales
respecto al buen uso y mantenimiento de los bienes que
pertenecen a la institucin especialmente aquellos que
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pertenecen al fisco, la falta de conocimiento al respecto lo
que hace que se cometan irregularidades que pueden ser
motivo para una glosa.
- Se debe buscar el mecanismo para que se
comunique del traslado bienes a otros departamentos, el
custodio lleva registros por separado de lo que existe en
cada dependencia, por movilizar a otro se originan
conflictos el momento de una toma fsica.
- Tambin debe encontrar un mecanismo para
comunicar a los servidores sobre el lugar donde se puede
localizar al custodio si se lo necesita con urgencia.
GLOSARIO
Actividades.- Conjunto de tareas desarrolladas en una
organizacin
Actividades de control: Se refieren a las acciones que
realiza la Gerencia y otro personal de la entidad para
cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en si mismas implican la forma
correcta de hacer las cosas, as como tambin porque el
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dictado de polticas y procedimientos y la evaluacin de su
cumplimiento, constituyen el medio ms idneo para
asegurar el logro de objetivos de la entidad.
Actuar.- Tomar acciones para mejorar continuamente el
desempeo de los procesos
Accin preventiva.- Son acciones para eliminar las causas
de las no conformidades
Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas
a la ubicacin temporal de los bienes en un espacio fsico
establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean
trasladados a las dependencias que los soliciten.
Aplicacin.- Procedimientos programados a travs de
alguna herramienta tecnolgica, que permite la
administracin de la informacin y la oportuna toma de
decisiones.
Auditoria ..- Examen, objetivo, sistemtico, profesional e
independiente, aplicado a una organizacin por un auditor
completo.
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Autorizacin.- Es la forma de asegurar que slo se
efectan operaciones y actos administrativos vlidos, y de
acuerdo con lo previsto por la direccin.
Baja de bienes: Es un proceso que consiste en retirar
todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdido la
posibilidad de ser utilizados por la entidad, por haber sido
expuestos a acciones de diferente naturaleza
(obsolescencia, deterioro, prdida o destruccin).
Calidad.- Grado en el cual un conjunto de caractersticas
inherentes cumple con los requisitos.
Crculo de Deming.- Proceso en forma circular que tiene
cuatro pasos: planificar, hacer, verificar y actuar.
Cliente.- Organizacin o persona que recibe un producto o
un servicio (padres de familia, los educandos y las
entidades pblicas y privadas que contratan un curso o un
seminario para sus empleados)
Confidencialidad.- Es la garanta de que slo el personal
autorizado accede a la informacin preestablecida.
Control Interno.- Proceso realizado por el Consejo de
Directores, administradores y otro personal de una entidad,
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diseado para proporcionar seguridad razonable, mirando
el cumplimiento de los objetivos.
Diagrama de Flujo.- Es una representacin grfica
simblica de un sistema o serie de procedimientos
mostrando cada uno de ellos de forma secuencial,
proporciona al lector experimentado una imagen clara del
sistema, muestra la divisin de responsabilidades, fuentes
y distribucin de documentos.
Eficacia.- Capacidad de un producto o servicio de lograr
los resultados esperados.
Eficiencia.- Capacidad de usar la menor cantidad posiblede recursos para obtener el resultado esperado.
Evaluacin.-Capacidad de analizar, estudiar y considerar
lo examinado.
Hacer.- Implementar los procesos
Informacin.- Cualquier forma de registro electrnico,
ptico, magntico o en otros medios, previamente
procesado a partir de datos que pueden ser almacenados,
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distribuidos y sirven para anlisis, estudios y toma de
decisiones.
Indicadores.- Medicin para saber cmo se est
cumpliendo el proceso.
ndices.- Porcentaje o valor real obtenido al final de un
proceso.
Infraestructura.- Instalaciones que permiten alojar los
recursos fsicos relacionados con la tecnologa de
informacin.
Insumo.- Es el conjunto de materiales, datos o informacinque sirven como entrada a un proceso Rosero
Manual de normas y procedimientos.- Expresa de forma
analtica las actividades administrativas a travs de las
cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, as
como la enunciacin de normas bsicas que regirn cada
una de las actividades
Mejora continua.- Se consigue con las acciones
preventivas, correctivas y el respaldo de todos los
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funcionarios y trabajadores de la entidad
comprometindose a no reincidir.
No conformidad.- Es el producto que se presenta en el
proceso o al final de ste; posee fallas, problemas, errores,
debilidades, etc.
Organizacin.- Conjunto de personas e instalaciones
ordenadas segn un esquema de responsabilidades,
autoridades y relaciones.
Planificar.- Establecer los objetivos y procesos
necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las polticas de la organizacin
Proceso.-Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o interactuantes, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Producto.- Resultado de un proceso (el educando, pues en
l radican y cristalizan los buenos y malos resultados del
proceso educativo; constituyen la primera y ltima razn de
ser de la educacin; es imposible separar la persona de la
evaluacin de resultados) Marcelo Rosero
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Procedimiento.- Es el mtodo que especifica los pasos a
seguir para cumplir un propsito determinado.
Poltica de Calidad - Son planes permanentes que
establecen parmetros generales para la toma de
decisiones.
Seguridad de la informacin.- Mecanismos implantados
que garantizan la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la informacin y los recursos relacionados
con ella.
Verificar.- Realizar el seguimiento y medicin de los
procesos y los productos respecto a las polticas, losobjetivos y los requisitos para el producto e informar sobre
los resultados.
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BIBLIOGRAFA
Referencias de fuentes impresas
Leyes
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Reglamento
General de Bienes del sector pblico Reg. Oficial 3
octubre de 2006.
CONTRALORA GENERAL DEL ESTADO Curso de
Control de Bienes en el Sector
Pblico Direccin Regional 2- Cuenca 22 de abril de
2005.
Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico Registro Oficial 7 de
mayo de 1997.
Manual de Contabilidad Gubernamental para los
Colegios ao 2001
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Procedimiento Interno
para Inventarios Diciembre de 2007
COLEGIO Fiscomisional Experimental Asuncin Manual
de Funciones marzo 2008
Libros
ROSERO Aguirre Marcelo El da en que los ngeles
perdieron las alas
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Gua para implantar un sistema de Calidad ISO 9000 en la
Educacin Primaria, Media y Universitaria EMAAP-Q
Quito-Ecuador 2004
STONER, FREEMAN Y GILBERT Administracin EditorialPrentice Hall 1995
CASHIN J. y otros Enciclopedia de la Auditoria Tomo 1,
Editorial Ocano, edicin 1993 Espaa.
Tesis Publicada
Patricia Quezada, Catalina Romero 2006 Tesina sobreTeora del control Interno aplicado a la empresa Los
Cofanes previo a la obtencin del ttulo de Contador
Pblico Autorizado, Universidad de Cuenca.
Pginas de Internet
www.contralora.gov.ec/normativa/NTCI-PRES-INDICE
www.unmsm.edu.pe/ogp/ARCHIVOS/NORMAS-TECNICAS-DE-CONTROL-INTERNO
www.monografias.com/trabajos11/conin.shtml64
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ANEXO No. 1
COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL "LA ASUNCIN"
SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES
RGA-7.4-01
FECHA: . N ..
DEPARTAMENTO:
CANTIDAD DESCRIPCIN Escuela Colegio
Almohadillas Pelikan
Archivador tamao oficio
Archivador tamao telegrama
Borradores BR-40
Borradores blancos PZ 20
Borradores de pizarrnCajas de Acuarelas
Cajas de Alfileres
Cajas de Chinchetas
Cajas de clips andino
Cajas de crayones
Cajas de grapas grandes
Cajas de grapas pequeas
Cajas de hojalillos
Cajas de pinturas a colores
Cajas de temperas
Carpetas plsticasCartulina negra pliegos
Cartulina bristol pliegos
Cartulina tamao A 4
Cinta masking tape
Cinta Scosh
Cinta de embalaje
CD Grabable
CD Regrabable
Compases pequeos con tornillo
Cuadernos 100 hojas pequeos espirales
Cuadernos 100 hojas universitarios
Cuadernos 60 hojas
Cuadernos 60 hojas espirales pequeos
Cuchillas grandes
Cuchillas pequeas
Diskettes Maxel
Esferos Bic punta fina
Esferos Bic punta media
Folder Nacional o Carpeta de cartulina
Frascos de Peganol o Gomeros
Frascos de tinta para Almohadilla
Paquetes de 500 hojas de papel bond
Paquetes de 50 hojas de papel perforado a cuadros
Pliegos de Fomix de varios colores
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Tijeras
Lapiz con borrador
Frascos de liquido corrector pluma
Juegos de marcadores de 12 colores
Marcadores de pizarrn
Marcadores punta finaMarcadores resaltadores
Marcadores de cartulina Snowman 400 gruesos
Marcadores para fomix
Pinceles Nro. 2
Pinceles Nro. 6
Cajas de plastilina
Pega Stick en barra
Pliegos de papel bond 120 gramos
Pliegos de papel de brillo
Pliegos de papel de seda
Plegos de papel peridico
Registros de control
Reglas plasticas grandes 50 cmt
Reglas pequeas 30 cmt
Tiza blanca
Tiza de colores
Laboratorios, Conserjes, Audiovisuales, Imprenta, Dpto.Mdico, Dpto. Odontolgico, Guardalmacn, Dibujo anote acontinuacin listado de requerimientos de suministrospropios de su rea:
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Sr. Proveedor:
ASPECTOS A EVALUARDATOS LLENADOS POR ELPROVEEDOR ADJUNTANDODOCUMENTOS DE RESPALDO
EV ALUACIN POR LAUNIDAD EDUCATIVA( Es pacio a s e r lle nadopor e l Plantel)
REQUISITOS LEGALESRazn social
Representante legal
N de cdula
RUC
N Carn profesional o artesanal vigente ( en casode proveedores de servicios)
REQUISITOS DE CALIDAD: Adjuntar listado deproductos o servicios que puede ofrecernos y susmarcas
SERVICIO DE ENTREGA: Indicar s i cuenta conservicio de entrega o atencin a domicilio
SERVICIOS DE POST VENTA: Indicar si suempresa o negocio ofrece este servicio y detallar
en que consiste
RELACI N COMERCIAL PREVIA: Indicar si hamantenido o mantiene una relacin comercial connuestra Institucin (hace cunto tiempo?)
RECOM ENDACIONES:Adjuntarcertificados declientes que acrediten que han recibido de su parteun buen servicio o producto
Si el proveedor es de materiales didcticos, previoa la compra se adjuntar un informe del Jefe derea
Si es proveedor nico de bienes o serv icios sercalificado automticamente
PARA CAPACITADORESLos capacitadores de la Direccin de Educacin olos del Plantel son calificados directamente
Otros capacitadores deben adjuntar justificativosde su experiencia en el tema
Atentamente,
Lcdo. Walter Auquilla TernRECTOR
ANEXO No. 2
POR POLTICA DE LA INSTITUCIN, EST PROHIBIDO ALPERSONAL DEL PLANTEL DE SOLICITAR O RECIBIROBSEQUIOS O COMISIONES A NIVEL PERSONAL EN
COMPRAS. EL INCUMPLIMIENTO DE ESTA DISPOSICINSER CAUSA PARA SUSPENDER NUESTRA RELACINCOMERCIAL.
Informamos a Ud.(s) que el Colegio Fiscomisional Experimental "La Asuncin", ha implementado un Sistema de Gestin deCalidad bajo la norma ISO9001:2000, y ha establecido que las compras que sean necesarias realizar se las efectuar aproveedores calificados
Nota: Sr. Proveedor le informamos que anualmente o antes, si es necesario, estos datos deben seractualizados y que al momento de recepcin de las adquisiciones, evaluamos si los productos estndentro de las especificaciones establecidas, si se cumple co
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FORMULARIO PARA REGISTRO DE PROVEEDORES
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Criterios:Puntaje
ObtenidoCriterios:
PuntajeObtenido
Nombre del Proveedor: Comercial Salvador Pacheco Nombre del Proveedor:DISCOMSA
- Requis itos legales : - Requis itos legales :Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20 Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20
- Requis itos de calidad: - Requis itos de calidad:
* Productos que ya han sido utilizados y de marcasreconocidas dentro de lainstitucin.... 30 Puntos.
30
* Productos que ya han sido utilizados y de marcasreconocidas dentro de lainstitucin.... 30 Puntos.
30
* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcasreconocidas ... 20 puntos.
* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcasreconocidas ... 20 puntos.
- Servicios ofrecidos por la empresa: - Servicios ofrecidos por la empresa:
* Entrega de productos en la institucin...20 puntos
* Entrega de productos en la institucin...20 puntos
20
* Entrega de productos en sus locales comerciales..10 puntos 10
* Entrega de productos en sus locales comerciales..10 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos 20
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,aunque no ofrece servicios de post venta.........15 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,aunque no ofrece servicios de post venta.........15 puntos
- Recomendaciones - Recomendaciones
Presenta recomendaciones de otras instituciones oempresas 10 puntos
Presenta recomendaciones de otras instituciones oempresas 10 puntos
10
TOTAL 80 TOTAL 80
Criterios: PuntajeObtenido
Criterios: PuntajeObtenido
Nombre del Proveedor: SAOREDES Nombre del Proveedor:Luis eduardo Frez Matute
- Requis itos legales : - Requis itos legales :
Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20 Representante legal, razn social, RUC, 20 Puntos. 20- Requis itos de calidad: - Requis itos de calidad:
* Productos que ya han sido utilizados y de marcasreconocidas dentro de lainstitucin.... 30 Puntos.
* Productos que ya han sido utilizados y de marcasreconocidas dentro de lainstitucin.... 30 Puntos.
* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcasreconocidas ... 20 puntos.
* Productos equivalentes o sustitutos a los de marcasreconocidas ... 20 puntos.
- Servicios ofrecidos por la empresa: - Servicios ofrecidos por la empresa:
* Entrega de productos en la institucin...20 puntos 20
* Entrega de productos en la institucin...20 puntos 20
* Entrega de productos en sus locales comerciales..10 puntos
* Entrega de productos en sus locales comerciales..10 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos 20
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin, encuanto a prestacin de servicios de post venta........20 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,aunque no ofrece servicios de post venta.........15 puntos
* Relacin comercial previa positiva con la Institucin,aunque no ofrece servicios de post venta.........15 puntos
- Recomendaciones - Recomendaciones
Presenta recomendaciones de otras instituciones oempresas 10 puntos 10
Presenta recomendaciones de otras instituciones oempresas 10 puntos
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN
UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN UNIDAD EDUCATIVA "LA ASUNCIN
REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES
REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES REGISTRO DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES
ANEXO No. 3
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ANEXO No. 4ACTA DE ENTREGA RECEPCION DE BIENESMUEBLES FISCALES, ENTRE EL (Sr.) KLBERMONTERO GUARDALMACN DE LA UNIDADEDUCATIVA ASUNCION, Y EL SEOR PROFESORES:ING. JAIME ZEAS, LABORATORISTA DEL COLEGIO
ASUNCION.
En la Ciudad de Cuenca, a los veinte das del mes deMarzo del 2007 los suscritos: Sr. Clber Montero O.Guardalmacn de la Unidad Educativa Asuncin, y el Sr.
Ing. Jaime Zeas, Laboratorista del Colegio, Asuncin,respectivamente, se constituyen en la Bodega del Plantel afin de suscribir el acta de ENTREGA-RECEPCION de losbienes que corresponden a este Departamento, losmismos que se detallan en el anexo correspondiente yson propiedad de la Unidad Educativa Asuncin.
Al efecto presente las mencionadas partes proceden a laconstatacin fsica y conteo de los bienes.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben lapresente acta en original y copia las personas que hanintervenido.
Lcdo. Walter Auquilla T. Sr. Clber Montero O.RECTOR
GUARDALMACEN
Ing. Jaime Zeas.RECIBI CONFORME
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ANEXO No. 5
ACTA DE CONSTATACION FSICADEL INVENTARIO DESUMINISTROS Y MATERIALES FISCALES DEPROPIEDAD DE LA UNIDAD EDUCATIVA ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los dos das del mes de Enerodel 2007, se constituyen los seores: Lcdo. Walter AuquillaT. Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo, Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.Samantha Ulloa. Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de la
Unidad Educativa Asuncin, con la finalidad de realizar laconstatacin fsica del Inventario de Suministros yMateriales Fiscales con la presencia de su custodio Sr.Klber Montero O.
Luego de la constatacin fsica y control realizados seindica que los Inventarios estn en orden y no sedetermina observacin alguna.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben lapresente acta en original y copia las personas que hanintervenido
Lcdo. Walter Auquilla Sr. KlberMontero O.
RECTORGUARDALMACN
Sra. Patricia Argudo Srta.Samantha UlloaCOLECTORACONTADORA
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ANEXO No. 6
ACTA DE BAJA DE BIENES MUEBLES PARTICULARESDEL COLEGIO FISCO MISIONAL EXPERIMENTAL
ASUNCION
En la Ciudad de Cuenca, a los veinte y dos das del mes deNoviembre del 2007, los suscritos Lcdo. Walter Auquilla T.Rector de la Unidad Educativa Asuncin, Sra. Patricia
Argudo Colectora de la Unidad Educativa Asuncin, Srta.Samantha Ulloa, Contadora de la Unidad Educativa
Asuncin, Sr. Clber Montero O. Guardalmacn de laUnidad Educativa Asuncin, Prof. Maria Eugenia Sotodelegada del H. Consejo Directivo se constituyen en el localdonde funciona la Bodega del Plantel a fin de suscribir elacta de baja del bien que se detallan a continuacin: encumplimiento a lo dispuesto en el oficio Nro.582 SG/CA del16 de Noviembre del 2007, suscrito por el Sr. Rector conaprobacin del H. Consejo Directivo.
____________________________________________________________
DETALLE CANT. PRECIOVALOR
UNITARIOTOTAL
____________________________________________________________
- Pedestales micrfono TE-13-08 32,66 7,97- Deck Tocacassette marca SANSUI 131,87 31,87- Micrfono Shure 14HCL 111,36 11,36- Micrfonos marca shure con cables 213,28 26,56
Y plubs
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___________________________________________________________Suman:..$.77,76 dlaresLos Bienes que se dan de baja tienen el valor de (Setentay siete dlares con setenta y seis centavos)Valor que se procede a dar de baja y destruir en losterrenos adjuntos al Plantel.
Para constancia y conformidad de lo actuado suscriben lapresente acta las personas que han intervenido en dos
ejemplares de igual tenor
Lcdo. Walter Auquilla T.Ing. Patricia Argudo
RECTORCOLECTORA
Sra. Samantha UlloaSr. Clber MonteroCONTADORAGUARDALMACEN
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Prof. M. Eugenia SotoDELEGADA DEL H.C.D
ANEXO No. 7
4.1 MACRO PROCESOS DEL COLEGIO FISCOMISIONAL EXPERIMENTAL " LA ASUNCIN "
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ANEXO No. 8
Rev. No. : 1da. emisi n
6.Registros
Generados
Rector
Presupuesto C. Directivo
C. Designado
Proformas C. Designado
Rector
Rector
C. Directivo
C. Designado
Proformas J. de rea
C. Especial
Rector
Secretara
Proveedor
Guardalmacn
C. Designado
C. Designado
Rector
Colectora
Inventar ios GuardalmacnJ. departamento
Contadora
Solicitante
Cdigo: PGA- 7.4-01
PRO CEDIMIENTO DE CO M PRAS DE M ATERIALES D IDCTICO S,B IENES MUEBLES, MATERIALES Y SUM INISTROS, M ATERIALES DE
CO NSTRUCCI N Y SERV IC IO S
5.DocumentosAsociados
7.Responsable
Plan deaduisiciones
Solicitud derequerimientos
Plan deaduisicionesaprobado
Proformaselegidas
Contrato( triplicado)
En base a los requerimientos recibidos, definimos compras a realizar oservi cios a con tratar, elaboramos el plan de adquisiciones ( de acuerdoa lo aprobado por el Rector y C. Directivo en base al presupuesto) ydes ignamos a colaboradores responsables de las adquisiciones.
El monto de comprapuede aprobar el
Rector?
Info rmamos al H.C.D. para su aprobacin o modificacin
Se aprueba?
Aplicamos reformasnecesarias
Se adquiere el bien o serv icio y /o en caso de ser necesario seelabora un contrato
No
Si
Si
No
No
El Colaboradordesignado obtieneproformas del li stado de
proveedores, yelegimos la msconveniente.
La comprarealizada estconforme ?
Se devuelve laadq uisicin para cambio
Se anula pedido
El Colaborador o comisiones especializadas designadas, obtienenproformas del li stado de p roveedores calificados, para elegir la msconveniente. Cuando sean p roveedores nicos, sern seleccionadosautomticamente. En caso de compras de equipos o materialesdidcticos especializados, se unir a la Comisin un experto en elrea requerida . Los miembros de la comisin no debern tenerparentesco o relacin comercial alguna con los ofertantes.
Si
El resp onsable de la adquisicin avaliza con su firma en la factura larecepcin y conformidad de la compra realizada y pasa acolectura para que se realice el pago. En el caso de bienes quedeban ser inventariados, se envia la compra a la dependencia
Es necesariorealiza r comprasque no c ons tan enel cronogram a dedotacin?
El sol icitante llena lasol icitud derequerimientos
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ANEXO No. 9
Materiales, bienes muebles, medicamentos equipos materiales de construccin Materiales didcticos y servicios de capacitacin Construccin y mantenimiento
Fecha:30 de n