IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES PARA

LA GESTIÓN

Abog. CPCC. JULIÁN CONTRERAS LLALLICO

Lima - 2011

Seguimiento de la Implantación de Medidas Correctivas en las Entidades del

Estado

REVISIÓN DE CONCEPTOS Y GENERALIDADES

FUNCIONARIOSFUNCIONARIOS NORMASNORMAS

GOBERNADOSGOBERNADOSPODERPODER

ConsentimientoConsentimiento LEGITIMIDADLEGITIMIDAD

•ObligatoriedadObligatoriedad•En interés deEn interés de

LegislativasJurisdiccionalesAdministrativasEspeciales : Control

Distribuído : varios detentadores

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Nº 27785 publicada 23/07/2002

Ley

Nº 27785

Prevenir y verificar la correcta, eficiente

y transparente

Utilización y gestión de recursos y

bienes del Estado.

El desarrollo honesto

y probo de las autoridades,

funcionarios yservidores

públicos

Cumplimiento de metas y resultados

Art. 2º Ley 27785

Sistema Nacional de Control - SNC

ÓRGANOS DEL SNC

Contraloría General de la

RepúblicaÓrgano de

Control Institucional

Sociedades de Auditoría

Atribuciones del Sistema

Efectuar supervisión, vigilancia

y verificación de la gestión y utilización de bienes

del Estado

Formular recomendaciones

Impulsar modernización

y mejoramiento de gestión pública

Propugnar capacitación de funcionarios

Exigir a funcionarios

y servidores Públicos

responsabilidad por sus

actos.

Emitir informes con sustento Técnico y legal.

Atribuciones del Sistema

Brindar apoyo técnico al

Procurador público

Acceso a registros, documentos

e información

Ordenar acciones de control

Supervisar cumplimiento de recomendaciones.

Disponer inicio de acciones

legales.

Normar y velar por implantación

de OAI’s

Atribuciones de la Contraloría General

REGLAMENTO DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL

Unidad especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad.

Promueve la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad.

OBJETIVO DEL OCI

Cautela la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de labores de control.

Remitir los informes resultantes de sus labores de control a la Contraloría , como al titular de la entidad y del Sector cuando corresponda.

Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las labores de control, comprobando su materialización efectiva.

AUTORIDAD LEGAL PARA EJERCER LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

La auditoría debe realizarse de acuerdo a disposiciones legales establecidas.

APLICABILIDAD DE LAS NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL

Las NAGU determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, uniforman el trabajo.

LA AUDITORÍA GUBERNAMENTAL SE DIRIGE A LA MEJORA DE LAS

OPERACIONES DE LAS ENTIDADES

Dirigido a mejorar operaciones futuras antes que criticar los hechos pasados.

• PLANEAMIENTO.• EJECUCIÓN.• INFORME.• SEGUIMIENTO DE MEDIDAS SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVASCORRECTIVAS.

SUB PROCESOSSUB PROCESOS

ÁREAS CRÍTICASÁREAS CRÍTICAS

PLAN Y PROGRAMA DE PLAN Y PROGRAMA DE AUDITORÍAAUDITORÍA

CONCEPTO DE LA CONCEPTO DE LA AUDITORÍAAUDITORÍA

PREPARACIÓN DE LA PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍAAUDITORÍA

SUB PROCESOSSUB PROCESOS

PRODUCTOSPRODUCTOS

PRODUCTOSPRODUCTOS

REUNIÓN DE REUNIÓN DE APERTURAAPERTURA

COMPROBACIONESCOMPROBACIONES

ESTRUCTURAESTRUCTURA

BUSQUEDA DE BUSQUEDA DE EVIDENCIAEVIDENCIA

REUNIÓN DE REUNIÓN DE TRABAJOTRABAJO

REDACCIÓN FINALREDACCIÓN FINAL

CONTENIDOCONTENIDO

CONCLUSIONES Y CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE RECOMENDACIONES DE LA AUDITORÍALA AUDITORÍA

DOCUMENTOS DOCUMENTOS

DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

FORMULACIÓN Y FORMULACIÓN Y COMUNICACIÓN DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOSHALLAZGOS

COMENTARIOS Y/O COMENTARIOS Y/O ACLARACIONESACLARACIONES

CONTROLES DE CALIDADCONTROLES DE CALIDAD

CONTRIBUCIÓN AL INFORMECONTRIBUCIÓN AL INFORME

REMISIÓN A LOS ÓRGANOS REMISIÓN A LOS ÓRGANOS COMPETENTESCOMPETENTES

ADOPCCIÓN DE ADOPCCIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y PREVENTIVASY PREVENTIVAS

BALANCE DE RESULTADOSBALANCE DE RESULTADOS

PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍADE LA AUDITORÍA

EXAMEN INEXAMEN INSITUSITU

ELABORACIÓNELABORACIÓNDE LASDE LAS

CONCLUSIONES CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍADE LA AUDITORÍA

33

2211

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTODE DICTAMENDE DICTAMEN

44

PRESENTACIÓNPRESENTACIÓNDEL INFORMEDEL INFORME

55

SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO

66

A. NAGU 4.40 y modificatorias.

B. Tipos de Informes.

C. Estructura del informe del Examen Especial.

D. Informe Especial Legal.

A. NAGU 4.40

Tiene por finalidad regular el contenido del informe largo de auditoría financiera, de gestión y de otros tipos que se deriven de los mismos, tales como exámenes especiales.

Informe

I

N

F

O

R

M

E

S

GENERAL

ESPECIAL

CONTROLINTERNO

• Financieros y Presupuest.• Legales• Gestión Institucional• Seguimiento de medidas correctivas

• Faltas graves• Indicios de Comisión de delito• Responsabilidad Civil

• Debilidades de diseño y funcionamiento de los sistemas

Medio a través del cual el auditor, emite su juicio profesional sobre los aspectos examinados.

Expresión escrita donde el auditor expone su conclusión sobre la tarea auditora.

Medidas específicas para la administración.

Promover superación de causas.

Dirigidas al Titular o Funcionarios competentes.

Constructivas y que posibiliten mejoras.

Procesamiento de responsabilidades.

Factibilidad de implementación.

Titular de la Entidad.

CONTRALORÍA GENERAL

CASUÍSTICA

CASO Nº 1

Incumplimiento de pago de dietas a regidores, existiendo disponibilidad económica correspondiente. Penalidades

La ocurrencia de esta acción constituye delito de Abuso de Autoridad y Peculado en la modalidad de Retardo Injustificado de Pago, previstos y penados en los artículos 376º y 390º del Código Penal.

Autorizar rendiciones de caja, cargados al despacho de alcaldía sin documentación sustentatoria y/o con en documentos que no precisan las razones o motivos por los cuales se autorizaron y que no evidencien la urgencia o necesidad del gasto.  Penalidades

Esta acción constituye los hechos en comisión del delito de Peculado, previsto y penado en el artículo 387º del Código Penal

CASO Nº 2

Contratar servicios, fraccionando el monto, correspondiendo efectuarse un proceso de adjudicación directa con publicación, además favoreciendo a uno de los postores, otorgándose la buena pro al postor que carece de licencia de funcionamiento y que no se encuentra legalmente constituido. Penalidades

Constituye la comisión del delito de Corrupción de Funcionarios en la modalidad de Negociación Incompatible con el Cargo, previsto y penado en el artículo 397º del Código Penal.

CASO Nº 3

Efectuar gastos corrientes con recursos provenientes del FONCOMUN y que no estén relacionados con la operatividad de la Municipalidad. (alimentos, cervezas, fotografías....) dándoseles una aplicación definitiva diferente de aquella a la que estaban destinados. Compras de artículos de limpieza, útiles de oficina, servicios de fotocopias, tipeos, honorarios profesionales , sin el sustento debido y cargados a los diferentes proyectos u obras ejecutadas por la entidad. 

CASO Nº 4

Penalidades

Estos hechos constituyen perjuicio económico para la entidad y hacen presumir comisión de delitos de Peculado en las modalidades de Malversación y de Peculado Doloso, previstos y penados en los artículos 389º y 387º del Código Penal, respectivamente.

CASO Nº 4

  

 

CASO Nº 5

Otorgar incentivos a la Productividad a funcionarios, sin corresponderles por haber sido designados con el carácter de Ad Honorem, es decir sin derecho a retribución económica alguna. 

ComentariosSe produce perjuicio económico a la entidad debido a que se efectúa un desembolso económico sin sustento legal para el caso de los funcionarios Ad Honorem, dada su especial naturaleza. La misma que por su propia definición exige que no se perciba retribución alguna, independientemente de su carácter remunerativo o pensionable, aspectos que no resulta relevantes para tal efecto.

Seguimiento de la Implantación de Medidas Correctivas en las Entidades

del Estado

VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA

IMPLANTACIÓN

OPTIMIZAR EL SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA

IMPLANTACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS, A FIN DE

FORTALECER EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL EN EL

MARCO DEL PROCESO DE MODERNIZACIÓN DEL

ESTADO.

FINALIDAD

FINALIDAD

DESTACAR QUE EL SEGUIMIENTO A LAS

RECOMENDACIONES EN EL PROCESO DE

AUDITORÍA ES UNA CONTRIBUCIÓN A LA

TAREA DE ADMINISTRAR LOS RECURSOS DE

UNA ORGANIZACIÓN LA CUAL DESCANSA EN

LA ALTA DIRECCIÓN.

RESUMEN DEL RESUMEN DEL INFORME DE INFORME DE AUDITORÍA AUDITORÍA

GUBERNAMENTALGUBERNAMENTAL

ACCIONES ACCIONES ADOPTADAS ADOPTADAS

POR EL POR EL TITULARTITULAR

SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO DE MEDIDAS DE MEDIDAS

CORRECTIVASCORRECTIVAS

ETAPASETAPAS

DIRECTIVA Nº 014-2000-CG/B150

VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DERIVADAS DE INFORMES DE ACCIONES DE

CONTROL.

ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA LA VERIFICACIÓN Y SS.MM A LAS RECOMENDACIONES FORMULADAS EN LOS INFORMES DE AUDITORÍA.

ESTABLECER PAUTAS PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS JUDICIALES DERIVADOS DE LAS ACCIONES DE CONTROL.

B. ALCANCE

APLICACIÓN OBLIGATORÍA

TITULAR

JEFE OCI

CGR SOA

C. RESPONSABILIDAD

▾Titulares de las Entidades.

▾Jefes de los Órganos de Control Institucional.

▾Jefes de las Unidades Órganicas de la CGR.

▾Sociedades de Auditoría designadas por la CGR.

El incumplimiento de la Directiva genera responsabilidad administrativa.

D. VIGENCIA

La presente Directiva rige desde el 01 de enero del 2001 y su aplicación es para las acciones de control que se inician a partir de esa fecha.

E. DISPOSICIONES E. DISPOSICIONES GENERALESGENERALES

Responsable de disponer las acciones: Titular.

Responsable de efectuar la Verificación, Seguimiento y Registro: OCI.

Entidades sin OCI: La CGR encargará el Seguimiento.

OCI que realicen acciones de control por encargo: Responsables del Seguimiento.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

OOCCII

OOCCII

INFORMES DE AUDITORÍA

ELEVA INFORME AL TITULAR DE LA ENTIDAD AUDITADA Y DEL SECTOR.

SIMULTANEAMENTE A CGR, ADJUNTADO FORMATO 4

Y DISQUETE (SAGU)

REGISTRA RESUMEN DEL INFORME EN EL SISTEMA SAGU, SEGÚN FORMATO 4

TTIITTUULLAARR

TTIITTUULLAARR

DESIGNA A LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Según datos solicitadosen el formato 4

Para su registro y seguimiento

en el Sistema SAGU

ACCIONES ADOPTADAS POR EL ACCIONES ADOPTADAS POR EL TITULARTITULAR

INFORMA A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA

En un plazo de 15 días

útiles de recepcionado el

informe

ENVIA COPIA DEL FORMATO 4 AL ÓRGANO DE

CONTROL INSTITUCIONAL

N

Nº de REC.

FUNCIONARIOS RESPONSABLES

APELLIDO APELLIDO NOMBRES CARGO UNIDAD ORGANICAPATERNO MATERNO O DEPENDENCIA

DOCUMENTO DE ASIGNACIÓN

Nº FECHAPLAZO DEATENCIÓN

Nroº FECHA :

TÍTULO

NOMBRE :

CARGO :

FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES

TITULAR DE LA ENTIDADINFORME DE ACCIÓN DE CONTROL

ACCIONES ADOPTADAS POR EL TITULARFORMATO Nº 4

( XXX ) NOMBRE DE LA ENTIDAD : ABC

FORMATO 4

ACCIONES ADOPTADAS POR EL TITULAR

CASOS ESPECIALES

ENTIDADES QUE NO CUENTAN CON OAI

EL TITULAR COMUNICADIRECTAMENTE LASACCIONES ADOPTADAS.

DE ESTAR COMPRENDIDO EL TITULAR, EN EL

INFORME, EN PRESUNTA

RESPONSABILIDADCIVIL O PENAL

EL RESPONSABLE DE LA

IMPLANTACIÓN SERÁ:

-TITULAR DEL ÓRGANO RECTOR O DEL QUE EJERCE TUICIÓN

- EL QUE DESIGNE LA CONTRALORÍA

COMO ENCARGADO DE IMPLANTAR DICHAS MEDIDAS.

OOCCII

OOCCII

EFECTÚA EL SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE MEDIDAS

CORRECTIVAS

VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

REGISTRA LA INFORMACIÓN DEL FORMATO 5A – 5B

Según lo requeridoen el Sistema

SAGU.

A informes de auditorías: - realizadas a su entidad por la CGR, OCI y SOA- realizadas por sí mismo, en entidades que no cuentan con OAI.

Formato 5A – 5B al 30 junio y 31 diciembre

con vcmto. al 31 julioy 31 de enero.

COMUNICA EL SEGUIMIENTOSEMESTRALMENTEA LA CONTRALORÍA

TIPO DE ÓRGANO INFORMANTE

Nº INFORME 001- 2003 – 2 - ABC Nº De Seguimiento 001 DEL ( FECHA )

NOMBRE DE LA ENTIDAD (ABC)

AL (FECHA)

ACCIONES ADOPTADAS

ACCIONES POR REALIZAR

FECHA SITUACIÓN

NºRECOM.

Código del Órgano Inf.Órgano de Auditoría Interna

Período de Seguimiento

SITUACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES

FORMATO 5A-5B

( ABC ) NOMBRE DE LA ENTIDAD

FORMATO 5A – 5B

SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

AUDITORÍAS REALIZADAS POR OCI EN ENTIDADES

QUE CARECEN DE OCI

LA CGR DESIGNARÁ AL ÓRGANO DEL SISTEMA COMO ENCARGADO DEL SEGUIMIENTO, VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE MEDIDASCORRECTIVAS.

AUDITORÍASREALIZADAS

PORCGR O SOAS

EN ENTIDADES QUE

CARECEN DE OCI

CASOS ESPECIALES

EL OAI AUDITOR SERA RESPONSABLEDE EFECTUAR ELSEGUIMIENTO, VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE MEDIDASCORRECTIVAS DISPUESTAS POR EL TITULAR.

PENDIENTEPENDIENTE• CUANDO EL TITULAR NO HA DESIGNADO A LOS

FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE APLICAR LAS RECOMENDACIONES.

• CUANDO LOS FUNCIONARIOS DESIGNADOS POR EL TITULAR, NO HAN INICIADO ACCIONES ORIENTADAS A APLICAR LAS RECOMENDACIONES.

CRITERIOS PARA DETERMINAR LASITUACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

EN PROCESOEN PROCESO• CUANDO LOS FUNCIONARIOS DESIGNADOS POR EL

TITULAR, HAN INICIADO LAS ACCIONES DE IMPLANTACIÓN CORRESPONDIENTES.

IMPLANTADAIMPLANTADA• CUANDO SE APLIQUEN LAS MEDIDAS SUGERIDAS EN LAS

MISMAS, CORRIGIENDO EL HECHO OBSERVADO, DESAPARECIÉNDO LA CAUSA QUE MOTIVÓ LA OBSERVACIÓN.

CRITERIOS PARA DETERMINAR LASITUACIÓN DE LAS

RECOMENDACIONES

PRESCRITO: El proceso administrativo disciplinario deberá iniciarse en el plazo no mayor de un año a partir del momento en que la autoridad competente tenga conocimiento de la falta, bajo responsabilidad. En caso contrario se declarará prescrita, sin perjuicio del proceso civil o penal a que hubiere lugar.

RETOMADA: Cuando se realiza el seguimiento a través de otro Informe más reciente, con la misma Observación.

NO APLICABLE

CRITERIOS PARA DETERMINAR LASITUACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES

PROCESO ADMINISTRATIVOPROCESO ADMINISTRATIVO• CUANDO SE HA APLICADO LA SANCIÓN

DISCIPLINARIA ADMINISTRATIVA.

PROCESO CIVILPROCESO CIVIL• CUANDO EL JUZGADO HA EMITIDO RESOLUCIÓN

QUE PROMUEVE LA ACCIÓN, ESTO ES EL AUTO DE LA ADMISIÓN DE LA DEMANDA.

PROCESO PENALPROCESO PENAL• CUANDO EL JUZGADO HA EMITIDO RESOLUCIÓN

QUE PROMUEVE LA ACCIÓN, ESTO ES EL AUTO APERTORIO DE INSTRUCCIÓN.

EN CASO DE RECOMENDACIONES QUE COMPRENDAN PROCESOS, ESTAS SE CONSIDERARÁN IMPLANTADAS,

SEGÚN CORRESPONDA:

Situación de Recomendaciones de inicio de Acciones Legales

PENDIENTE

No se han efectivizado acciones

EN PROCESO

Denuncia o Demanda interpuesta

IMPLEMETADAIMPLEMETADA

Auto apertorio de instrucción penal

Admisión de la Demanda

ARCHIVADO DEFINITIVO

No hay mérito para el inicio del Proceso

ACCIONES JUDICIALES

Una vez emitido el auto apertorio de instrucción o admisión de la demanda.

•Información General: Dentro de los cinco días de haberse iniciado el proceso, se remitirá POR UNA SOLA VEZ en el formato Nº 6A “Acciones Judiciales” – Información General.

SEGUIMIENTO DE PROCESOS JUDICIALES

Formato Nº 6B “ Acciones Judiciales” – Seguimiento de Procesos Judiciales.

Primer Semestre enero – junio 31 de julio

Anual enero – diciembre 31 enero año

siguiente

CONDICIONNOMBRE DELPARTICIPE

APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRESCARGO

EXPEDIENTENroº

UBICACIÓN GEOGRAFICA

ORGANO JURISDICCIONAL

DISTRITO

TIPO DE ORGANO JURISDICCIONAL

DEPARTAMENTO

PROVINCIA

FECHA Nº INFORME NATURALEZA MATERIA

MONTO DISCUTIDO ENCARGADO DE LA DEFENSA DE LOS INTERESES DEL ESTADO

CODIGO DELPROCESO LEGAL

INFORMACION GENERAL

I. DATOS GENERALES DE INICIO

II. PARTICIPES

III. OBSERVACIONES

ACCIONES JUDICIALES

(XXX) NOMBRE DE LA ENTIDAD

FORMATO 6A

ACCIONES JUDICIALES - FORMATO 6A

CCODIGO DEL

PROCESOLEGAL

INICIO PERIODO

SEGUIMIENTONº

EXPEDIENTE

ENACARGADO DE LA DEFENSA

DE INTERESE DELESTADO

INSTANCIA EN LA QUE SE

ENCUENTRA EL PROCESO

ETAPAPROCESAL

ESTADODEL

PROCESO

FORMA DECONCLUSION

MONTORECUPERADO

TIPO DE ORGANO INFORMANTE : Organo de Auditoría PERIODO DEL SEGUIMIENTO DEL ( FECHA) AL (FECHA)

VERIFICACION Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

FORMATO 6B

(XXX) NOMBRE DE LA ENTIDAD

ACCIONES JUDICIALES

SEGUIMIENTO DE PROCESOS FORMATO - 6B

PARA LAS ACCIONES DE CONTROL INICIADAS

Hasta el 31- Dic. – Hasta el 31- Dic. – 20002000

Directiva 06-99-CG/SDE-PLF

S1 Resumen del

Informe

S2 Acciones Adoptadas

por el Titular

S3 Verificación y

Seguimiento de

MM.CC.

INFOPRAC

A partir del 01 - Ene. – A partir del 01 - Ene. – 20012001

Directiva 011-2000/B150

Formato 2 Resumen del

Informe.

Directiva 014-2000/ B150

Formato 4 Acciones Adoptadas

por el Titular

Formato 5 Verificación y

Seguimiento de

MM.CC.

Formato 6 Acciones Judiciales

SAGU