17
Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare – Aéroparc - Entzheim 67836 Tanneries cedex - FRANCE T. +33 (0)3.88.64.50.60 – F. +33 (0)3.88.64.50.70 [email protected] - www.divalto.com Procédure Import de commandes / factures de vente générées par des partenaires dans idylis Gestion commerciale Document : Import des commandes / factures de vente dans idylis gestion commerciale Projet : Divalto idylis Origine : Service Développement Dernière MàJ : août 2012

Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis

75010 Paris – France

Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare – Aéroparc - Entzheim

67836 Tanneries cedex - FRANCE T. +33 (0)3.88.64.50.60 – F. +33 (0)3.88.64.50.70

[email protected] - www.divalto.com

Procédure

Import de commandes / factures de vente générées par des partenaires dans

idylis Gestion commerciale

Document : Import des commandes / factures de vente dans idylis gestion commerciale Projet : Divalto idylis Origine : Service Développement Dernière MàJ : août 2012

Page 2: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 2/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

SOMMAIRE

1 Introduction ............................................................................... 3

2 Génération du fichier selon un modèle ....................................... 3

2.1 Fichiers liés aux commandes / facture s clients ................................................ 4

2.2 Détail des champs du fichier d'import ............................................................ 4

3 Importation du fichier dans la grille d'import ........................... 10

3.1 Options d'import ........................................................................................10

3.2 Import ......................................................................................................12

4 Traitement du fichier brut ......................................................... 13

4.1 Validation du fichier ....................................................................................13

4.1.1 Liste des anomalies (avant calcul) ..........................................................13

4.1.2 Calcul des pièces commerciales ..............................................................16

4.2 Traitement des anomalies ...........................................................................16

4.2.1 Correction des données sources .............................................................16

4.2.2 Correction depuis la grille d'import .........................................................17

4.2.3 Création d'informations manquantes en Gestion commerciale ....................17

Page 3: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 3/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

1 INTRODUCTION

L'intégration de commandes ou factures clients dans le logiciel IDYLIS GESTION

COMMERCIALE s'effectue en trois étapes :

génération d'un fichier selon un modèle (à la charge du partenaire),

importation du fichier brut,

traitement du fichier brut pour la création effective des commandes / factures et des

éléments des fichiers liés.

C'est dans les options d'import que vous indiquez si vous allez générer des commandes ou

des factures dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

L'import de commandes est possible si et seulement si la gestion des stocks est

activée dans les options d' IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

2 GÉNÉRATION DU FICHIER SELON UN MODÈLE Le partenaire qui souhaite exporter des pièces commerciales vers IDYLIS GESTION

COMMERCIALE doit, pour ce faire, générer un fichier de type texte (par exemple, TXT, CSV,

etc.).

Lors de la création effective des pièces commerciales à partir du fichier, les éléments des

fichiers liés (clients, articles, etc.) pourront également être créés s'ils n'existent pas dans

la base.

C'est pourquoi le fichier "modèle" à importer comporte un grand nombre de champs.

Les champs de ce fichier doivent être séparés par des ";" (points virgules).

Le séparateur de décimales est la "," (virgule).

Les champs peuvent être de trois formats :

Date : toujours sous la forme "JJ/MM/AAAA".

Numérique : ils ne peuvent alors contenir que des nombres.

Alphanumérique : ils peuvent alors contenir des lettres et des chiffres.

Le fichier d'import des pièces commerciales ne peut contenir que 5000 lignes au

maximum par import.

Page 4: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 4/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

2.1 Fichiers liés aux commandes / factures clients

Clients.

Contacts clients : ce sont tous les contacts chez les clients.

Origines clients : ce sont les provenances des clients.

Dossiers : ce sont les différents dossiers clients auxquels sont éventuellement

affectées les pièces commerciales.

Vendeurs : ce sont les commerciaux auxquels sont affectées les commandes /

factures.

Articles.

Codes TVA : le fichier des codes doit être créé avant le transfert des premières pièces

car le programme n'autorise pas la création automatique de codes TVA.

Codes analytiques : ce sont les codes analytiques affectés aux articles et repris

également dans IDYLIS COMPTABILITÉ.

2.2 Détail des champs du fichier d'import Le libellé du champ n'a aucune importance. En revanche, l'ordre doit être respecté.

N° Libellé du champ Type / Précisions Lg maxi Obligatoire

CHAMPS LIÉS À LA COMMANDE / FACTURE

1 Numéro de pièce Champ de type numérique.

Le n° de pièce est déterminant car c'est lui qui indique dans le fichier quand une pièce commerciale débute et quand elle se termine.

En effet, lors du traitement du fichier, tant qu'il n'y a pas de nouveau numéro, on considère que les lignes appartiennent à la même pièce.

Pour les utilisateurs qui exportent des documents commerciaux mais qui en créent également directement dans le logiciel de gestion commerciale, lors du traitement du fichier, il existe une option permettant la renumérotation automatique à partir de la dernière pièce créée.

De ce fait, le numéro qui est attribué dans le fichier brut peut n'être indiqué qu'à la seule fin de différentier les pièces entre elles durant l'import.

12

Page 5: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 5/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

N° Libellé du champ Type / Précisions Lg maxi Obligatoire

2 Date de pièce Champ de type date. 10

3 Code client Champ de type alphanumérique.

Si le code client est vide, le client sera créé automatiquement (si cette option a été choisie) lors du traitement. Il faut donc qu'au minimum la raison sociale soit renseignée.

Si le code client est renseigné, il est inutile de renseigner les autres données relatives au client, sauf si ces données doivent être mises à jour dans la fiche client. En effet, le logiciel modifiera dans la fiche client tous les champs renseignés.

Si vous ne souhaitez pas mémoriser tous les clients ou si vous ne disposez pas de toutes les informations nécessaires, il vous suffit de créer le client ayant pour raison sociale "Clients divers" et le code "Divers".

Lors de la génération du fichier d'import, il suffira de renseigner "Divers" dans le code client.

12

4 Raison sociale Champ de type alphanumérique.

*Facultatif si le code client est renseigné.

*Obligatoire si le code client est vide.

38 *

5 Adresse 1 (client) Champ de type alphanumérique. 38

6 Adresse 2 (client) Champ de type alphanumérique. 38

7 Adresse 3 (client) Champ de type alphanumérique. 38

8 Code postal (client) Champ de type alphanumérique.

Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du code postal dans le fichier des codes postaux.

9

9 Ville (client) Champ de type alphanumérique.

Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence de la ville dans le fichier des codes postaux.

32

Page 6: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 6/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

N° Libellé du champ Type / Précisions Lg maxi Obligatoire

10 Pays (client) Champ de type alphanumérique.

Aucune vérification n'est effectuée sur l'existence du pays dans la table des pays.

30

11 Nom (contact client) Champ de type alphanumérique.

Le contact du client est créé si au moins le nom du contact est renseigné.

Un test d'unicité est fait dans la fiche client sur nom + prénom. Ainsi, si le logiciel trouve, pour ce client, un contact avec le même nom et prénom, le contact ne sera pas créé.

38

12 Prénom (contact) Champ de type alphanumérique. 38

13 Civilité (contact) Champ de type alphanumérique.

Aucun test d'existence n'est fait dans le fichier "Civilités".

20

14 Code origine (contact)

Champ de type alphanumérique. 12

15 Libellé origine (contact)

Champ de type alphanumérique.

Si la fiche origine doit être créée et que le libellé n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code origine qui sera dupliqué dans le libellé.

38

16 N° de compte comptable du client

Champ de type alphanumérique.

Si le champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche client, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.

12

17 N° de TVA intracommunau-taire

Champ de type alphanumérique. 18

18 Code dossier Champ de type alphanumérique. 12

Page 7: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 7/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

N° Libellé du champ Type / Précisions Lg maxi Obligatoire

19 Nom du dossier Champ de type alphanumérique.

Si la fiche dossier doit être créée et que le libellé du dossier n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code dossier qui sera dupliqué dans le libellé.

38

20 Date d'ouverture du dossier

Champ de type date.

*Obligatoire si le code dossier est renseigné.

10 *

21 Code vendeur Champ de type alphanumérique. 12

22 Nom du vendeur Champ de type alphanumérique.

Si la fiche du vendeur doit être créée et que le nom du vendeur n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code vendeur qui sera dupliqué dans le nom du vendeur.

38

23 Prénom du vendeur

Champ de type alphanumérique. 38

24 Objet (de la pièce) Champ de type alphanumérique. 255

25 Echéance Champ de type date. 10

Les champs 2 à 25 sont analysés par le système une fois par pièce, il n'est donc pas nécessaire de les répéter pour chaque ligne d'article.

CHAMPS LIÉS AUX ARTICLES

26 Code article Champ de type alphanumérique. Si le code article est absent, la ligne sera considérée comme une ligne de commentaire et seul le libellé de l'article sera considéré comme une donnée valide. Le fait de renseigner le code article rend obligatoire la saisie des champs "Quantité", "Prix unitaire ou TTC", "Code TVA".

20

27 Libellé de l'article Champ de type alphanumérique.

Si la fiche article doit être créée et que le libellé article n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code article qui sera dupliqué dans le libellé.

255

Page 8: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 8/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

N° Libellé du champ Type / Précisions Lg maxi Obligatoire

28 Quantité (de l'article)

Champ de type numérique.

* Obligatoire si le code article a été renseigné.

12 *

29 Prix unitaire HT Champ de type numérique.

* Obligatoire si le code article a été renseigné et le champ "Prix unitaire TTC" est vide.

12 *

30 Prix unitaire TTC Champ de type numérique.

* Obligatoire si le code article a été renseigné et le champ "Prix unitaire HT" est vide.

12 *

31 Remise montant Champ de type numérique.

Ce champ doit être vide si le champ "Remise pourcentage" est renseigné.

12

32 Remise pourcentage

Champ de type numérique.

Ce champ doit être vide si le champ "Remise montant" est renseigné.

5 dont 2 décimales

33 Code TVA Champ de type alphanumérique.

* Obligatoire si le code article a été renseigné.

2 *

34 Code analytique Champ de type alphanumérique. 12

35 Libellé du code analytique

Champ de type alphanumérique.

Si la fiche du code analytique doit être créée et que le libellé du code analytique n'est pas renseigné dans le fichier d'import, c'est le code analytique qui sera dupliqué dans le libellé.

38

36 N° de compte de l'article quand soumis à TVA

Champ de type alphanumérique.

Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.

12

Page 9: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 9/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

N° Libellé du champ Type / Précisions Lg maxi Obligatoire

37 N° de compte de l'article quand non soumis à TVA

Champ de type alphanumérique.

Si ce champ n'est pas renseigné et qu'il est vide dans la fiche article, il sera affecté par le logiciel selon les paramétrages par défaut présents dans le logiciel de gestion commerciale.

12

38 Code barre article Champ de type alphanumérique. 20

39 Valeur ligne Champ de type alphanumérique.

Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la ligne de la grille, par exemple, la couleur.

50

40 Valeur colonne Champ de type alphanumérique.

Lorsque l'article est géré en grilles (variantes de taille / coloris, format / matière, etc.), il s'agit de la valeur de la colonne de la grille, par exemple, la taille.

50

41 Code dépôt Champ de type alphanumérique.

Si vous importez des factures , que vous avez activé la gestion de stock et que vous gérez plusieurs dépôts, vous avez deux possibilités :

Renseigner le code dépôt adéquat dans le fichier d'import.

Indiquer un code dépôt par défaut dans les options d'importation. Dans ce cas, la colonne du fichier d'import n'a pas besoin d'être complétée mais il vous faudra modifier le code dépôt dans chaque pièce quand nécessaire.

12

42 E-mail Champ de type alphanumérique. 64

43 Téléphone Champ de type alphanumérique. 20

44 Fax Champ de type alphanumérique. 20

Page 10: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 10/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

3 IMPORTATION DU FICHIER DANS LA GRILLE D'IMPORT

L'import du fichier se fait depuis l'onglet "Traitements", sous-onglet "Imports".

Sélectionnez dans la liste déroulante le fichier "Partenaires – ventes".

3.1 Options d'import

Le bouton [Options] permet de paramétrer la génération des pièces selon certains critères :

Type de pièces à créer

Cette option apparaît si vous avez activé la gestion des stocks (onglet "Options",

sous-onglet "Stocks"). C'est ici que vous indiquez si votre fichier d'import va être utilisé

pour créer des commandes ou des factures dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

Page 11: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 11/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

Renumérotation des pièces commerciales

Cette option permet, si les pièces sont créées de deux manières (par importation de

données et directement dans le logiciel), de reprendre la numérotation des pièces qui vont

être importées à partir du dernier numéro utilisé dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

En cas de génération de factures : si la facture a déjà été adressée au client, elle

ne peut évidemment plus être renumérotée. Cette option n'est donc à utiliser que

si les factures n'ont pas encore été imprimées ou envoyées.

Si vous cochez la case "Non", les pièces seront créées dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE

avec les numéros qui leur ont été donnés dans le fichier d'import.

Choix du modèle d'impression

Chaque pièce peut être imprimée selon plusieurs modèles pré-paramétrés. Il faut donc

choisir le modèle qui sera affecté à toutes les pièces qui seront créées. De cette manière,

tout de suite après l'importation, l'impression groupée des commandes ou des factures

peut être lancée.

Le modèle d'impression de chaque pièce pourra ensuite être modifié.

Déclaration de la ligne d'en-tête

Si la première ligne de votre fichier contient des titres de colonnes, vous devez

sélectionner la réponse "oui". Dans le cas contraire, le logiciel traitera toutes les lignes, y

compris la première.

Création des fiches inexistantes

Lors de la vérification de la cohérence des données, certaines fiches peuvent ne pas

exister dans les fichiers liés. Par exemple, une facture peut concerner un client inconnu ou

un code origine client inconnu.

Pour chaque fichier lié, le logiciel permet de choisir entre :

la création automatique de la fiche manquante dans le fichier lié,

le refus de la génération avec information dans le champ "Anomalie",

la suppression pure et simple de la donnée inconnue si elle n'est pas obligatoire.

Page 12: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 12/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

Pour chaque fichier lié, il faut donc indiquer quelle est l'option choisie :

Fichier lié Options possibles

Clients O Création automatique O Refus

Contacts clients O Création automatique O Refus O Suppression

Origines clients O Création automatique O Refus O Suppression

Dossiers O Création automatique O Refus O Suppression

Vendeurs O Création automatique O Refus O Suppression

Articles O Création automatique O Refus

Codes analytiques O Création automatique O Refus O Suppression

Dépôt par défaut

Lorsque la gestion de stock multi-dépôt est activée dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE

(onglet "Options", sous-onglet "Stocks"), chaque facture doit obligatoirement indiquer un

code dépôt pour être validée.

Le code dépôt peut être renseigné de trois façons :

En précisant ici un code dépôt par défaut. Toutes les pièces générées par l'import de

votre fichier auront ce code dépôt. Il conviendra ensuite de le modifier dans chaque

pièce associée à un dépôt différent.

En renseignant les codes dépôts dans votre fichier d'import.

En complétant le code dépôt, manuellement, depuis chaque facture générée.

3.2 Import

Un clic sur le bouton [Importer] permet d'afficher la fenêtre de recherche et d'indiquer

l'emplacement du fichier à importer.

Note : le bouton [Importer] n'apparaît que lorsque la grille d'import est vide.

Lors de l'import du fichier, un certain nombre de tests basiques sont effectués :

le fichier doit contenir moins de 5000 lignes,

le fichier doit contenir au moins une ligne,

vérification du bon nombre de champs par ligne,

vérification de l'absence de sauts de ligne (lignes vides).

Page 13: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 13/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

Si ces tests ne sont pas concluants, aucune ligne n'est importée dans la grille et le logiciel

indique la raison du refus d'import par un message d'alerte.

4 TRAITEMENT DU FICHIER BRUT Une fois le fichier d'import correctement reçu dans la grille, il doit être traité pour tester la

cohérence des informations qu'il contient et générer de façon effective les documents

commerciaux et éléments des fichiers liés dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

Un fichier est accepté si et seulement si toutes les données qu'il contient sont

valides.

4.1 Validation du fichier

La validation est déclenchée par un clic sur le bouton [Valider].

Note : ce bouton n'est présent que si les lignes du fichier ont été correctement importées

dans la grille.

Le logiciel vérifie alors tout le fichier avant la création des commandes / factures.

Si une anomalie est détectée, la validation est refusée et la nature du problème est

indiquée dans le champ "Anomalie" de la ligne concernée.

4.1.1 Liste des anomalies (avant calcul)

La liste ci-après détaille les anomalies possibles :

Message Précisions

Le champ <Nom du champ> doit avoir une longueur maximale de <Longueur>

Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié contient une valeur dont la longueur dépasse la longueur maximale autorisée.

Le champ <Nom du champ> doit être de type <Type de champ>

Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié contient une valeur qui n'est pas du type attendu. Par exemple, une valeur contenant du texte alors que le champ prévoit du numérique.

Le champ <Nom du champ> est obligatoire

Cette erreur apparaît lorsque le champ spécifié est vide alors qu'il doit être obligatoirement renseigné.

Le champ <Nom du champ> ne peut être négatif

Cette erreur apparaît lorsqu'un champ numérique est inférieur à zéro, ce qui est impossible.

Numéro de pièce déjà existant Vous avez tenté d'importer une pièce avec un numéro déjà utilisé.

Page 14: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 14/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

Message Précisions

Code client et raison sociale vides Si le code client n'est pas renseigné, le logiciel tentera de le créer à partir de la raison sociale, et inversement, c'est pourquoi l'un des deux champs doit être renseigné pour chaque pièce. Si le code client est vide, le logiciel attribuera un code de 9 caractères selon la nomenclature suivante :

Caractères 1 à 3 : ce sont les trois premiers caractères de la raison sociale, espaces exclus. Si la raison sociale fait moins de trois caractères, les caractères manquants sont remplacés par des "X".

Caractères 4 à 5 : ce sont les deux premiers caractères du code postal.

Caractères 6 à 9 : c'est un numéro d'ordre compris entre 0000 et 9999 (comblé à gauche avec des zéros).

Code client inconnu Cette erreur n'apparaît que si le code client a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier clients et que l'option choisie pour le fichier clients est "Refus de création".

Nom de contact inconnu Cette erreur n'apparaît que si le nom du contact a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé parmi les contacts du client et que l'option choisie pour le fichier contacts clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le nom du contact client ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier contacts clients.

Code origine inconnu Cette erreur n'apparaît que si l'origine du contact a été renseignée, qu'elle n'a pas été trouvée dans le fichier des origines client et que l'option choisie pour le fichier origines clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code origine du contact client ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier origines clients.

Code dossier inconnu Cette erreur n'apparaît que si le code dossier du client a été renseigné, quil n'a pas été trouvé dans le fichier des dossiers client et que l'option choisie pour le fichier dossiers clients est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code dossier ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier dossiers clients.

Date d'ouverture du dossier vide Cette date est un champ obligatoire.

Code vendeur inconnu Cette erreur n'apparaît que si le code vendeur auquel a été affectée la pièce a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des vendeurs et que l'option choisie pour le fichiers vendeurs est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code vendeur ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier vendeurs.

Page 15: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 15/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

Message Précisions

Date d'échéance non valide Cette erreur n'apparaît que dans le cas où la date d'échéance est antérieure à la date de pièce.

Code article inconnu Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des articles et que l'option choisie pour le fichiers articles est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code article ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier articles.

Quantité manquante Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que la quantité est égale à zéro.

Prix manquant Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC sont tous deux à zéro.

Deux prix renseignés Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et si le prix unitaire HT et le prix unitaire TTC ont été renseignés. En effet, si tel est le cas, le logiciel est incapable de déterminer le sens dans lequel le calcul doit être effectué (à partir du HT ou du TTC) ce qui peut engendrer des erreurs d'arrondis. Pour pallier cette erreur, il suffit de supprimer l'un des deux prix.

Deux types de remise Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et si la remise par montant et la remise en pourcentage ont été renseignées. En effet, si tel est le cas, le logiciel est incapable de déterminer le mode de calcul de la remise. Pour pallier cette erreur, il suffit de supprimer l'un des deux types de remises.

Montant de remise trop important Cette erreur n'apparaît que si le montant de la remise est supérieur au montant (HT ou TTC selon le mode de calcul) de la ligne.

Taux de remise trop important Cette erreur n'apparaît que si le taux de remise est supérieur à 100 %.

Code TVA manquant Cette erreur n'apparaît que si le code article a été renseigné et que le code TVA est absent.

Code analytique inconnu Cette erreur n'apparaît que si le code analytique a été renseigné, qu'il n'a pas été trouvé dans le fichier des codes analytiques et que l'option choisie pour le fichiers des codes analytiques est "Refus de création". Pour pallier cette erreur, il faut modifier le code analytique ou choisir l'option "Création automatique" ou "Suppression" pour le fichier codes analytiques.

Page 16: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 16/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

4.1.2 Calcul des pièces commerciales

Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées une à une, chaque pièce est calculée

et, à ce stade, certaines erreurs d'un autre type peuvent être à nouveau détectée :

Message Précisions

Total facture égal à zéro Cette erreur n'apparaît que si la somme de toutes les lignes est égale à zéro.

Facture avec plus de deux taux de TVA Cette erreur n'apparaît que si les articles contenus dans la facture font appel à plus de deux taux de TVA distincts ; le logiciel ne permettant pas d'en gérer plus par facture.

LE MESSAGE D'ERREUR EST RÉPÉTÉ SUR TOUTES LES LIGNES DE LA FACTURE CONCERNÉE.

4.2 Traitement des anomalies

Une fois les lignes de commandes / factures vérifiées et en fonction de la nature des

anomalies et du mode de génération des données sources, il y a plusieurs possibilités :

Corriger les données sources et ré-importer le fichier corrigé.

Corriger directement les données dans la grille d'import.

Créer les informations manquantes dans IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

4.2.1 Correction des données sources

Il faut imprimer le contenu de la grille d'import (bouton [Imprimer]) afin d'avoir une

trace de toutes les anomalies détectées et d'éviter de recommencer la manipulation

plusieurs fois.

Une fois l'impression réalisée, il faut purger la grille d'import (bouton [Purger]) afin de

pouvoir réactiver le bouton [Importer].

Il faut ensuite corriger les données sources depuis leur logiciel d'origine, puis

recommencer la procédure d'import.

Page 17: Import de commandes / factures de vente générées par … · Agence Divalto Île de France : 6, boulevard Saint-Denis 75010 Paris – France Siège Groupe Divalto : 15, rue Icare

Divalto_idylis_import_ventes.doc Document non contractuel 09/08/2012 Page 17/17

Import des commandes/factures de vente dans idylis Gestion commerciale

4.2.2 Correction depuis la grille d'import

Pour corriger une donnée, il suffit de cliquer sur le pictogramme "Editer" de la ligne

présentant une anomalie. Toutes les données de la ligne sont alors accessibles et

modifiables.

Une fois les modifications apportées, le bouton [Enregistrer] va également supprimer le

message affiché dans le champ "Anomalie". Vous pouvez ainsi suivre l'avancement de vos

modifications.

Lors de l'enregistrement des modifications, il n'y a aucun test de cohérence. C'est

seulement au moment de la validation de la grille que tous les tests sont

effectués.

Une fois toutes les anomalies corrigées, la validation peut être relancée.

Note : il n'est pas nécessaire que tous les champs "Anomalie" aient été vidés pour lancer

une nouvelle validation. C'est le cas lorsque la correction ne provient pas d'une

rectification depuis la grille d'import mais de la création d'une donnée, par exemple un

code TVA, directement depuis IDYLIS GESTION COMMERCIALE.

4.2.3 Création d'informations manquantes en Gestion commerciale

Comme nous venons de l'évoquer, certaines anomalies peuvent être issues de l'absence

d'un code TVA ou d'un code dossier avec une option de refus de création pour le fichier

correspondant.

Pour pallier ce type d'anomalie, il suffit de créer la fiche manquante dans IDYLIS GESTION

COMMERCIALE, puis de relancer la validation.

-----------------------------------------

Notre service technique se tient à la disposition des

partenaires qui souhaitent importer des commandes ou des

factures dans idylis Gestion commerciale.