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XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
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Impulsar el desarrollo de la documentación de los procesos: mapa de procesos y
manuales de gestión de los procesos y procedimientos de los órganos ejecutores y
organismos públicos ejecutores
Rubén Nicolás Garay Lazo INTRODUCCION
El Sector Defensa viene realizando avances a fin de implementar e impulsar la gestión por procesos y
para ello ha realizado el siguiente trabajo: Impulsar el desarrollo de la documentación de los procesos:
Mapa de Procesos y Manuales de Gestión de los Procesos y Procedimientos de los Órganos Ejecutores
y Organismos Públicos Ejecutores. En esta etapa se desarrollaron capacitaciones y asistencia técnica los
representantes de los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores, con la finalidad que puedan
elaborar y aprobar sus Mapas de Procesos. El paso importante fue contar con personal de las Instituciones
Armadas y Organismos Públicos Ejecutores motivado y comprometido en la elaboración de los
documentos de la Gestión por Procesos; más aún, si ahora tienen conocimiento de las bondades de
gestionar por procesos y su importancia en la Gestión Pública. Asimismo, se realizaron capacitaciones
con el objetivo, entrenar a los participantes en los conceptos y técnicas que permitan lograr una
comprensión integral de la importancia y efecto multiplicador que tiene el mejoramiento de procesos en
la organización; así como para proporcionarles las herramientas relacionadas con el diagnóstico de
procesos, base fundamental para el mejoramiento y aseguramiento de la calidad. Es por ello, que se
efectuaron talleres para elaborar el Mapa de Procesos, SIPOC, diagrama de flujo y ficha de procesos, a
fin que el participante interiorice la temática con dichas herramientas.
Entre los meses de febrero a julio del 2015, se realizaron talleres a los Órganos Ejecutores y Organismos
Públicos Ejecutores sobre cómo Elaborar el Mapa de Procesos, planteándose propuestas de Mapas que
se han concretizado con la aprobación de 04 Mapas de Procesos de los Organismos Públicos Ejecutores
y propuesta de un Mapa de Procesos Estándar para las Instituciones Armadas Una vez que se aprueben
los Mapas, teniendo en cuenta la misma metodología, la complejidad del tema y como horizonte de
trabajo un año, recién se formularán los Manuales de Procesos y Procedimientos.
Además, se han emitido lineamientos que les permiten a los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos
Ejecutores del MINDEF contar con las orientaciones técnicas institucionales a fin de que las instituciones
/ entidades elaboren y utilicen los instrumentos y documentos de gestión por procesos en los Órganos
Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores; así como promover la mejora continua como enfoque de
gestión en la cultura organizacional de los Órganos Ejecutores, y Organismos Públicos Ejecutores del
Sector Defensa.
Finalmente, se ha programado brindar las pautas para la elaboración de los Manuales de Procesos y
Procedimientos, a fin de cumplir con la meta establecida en el “Plan de Implementación de la Política
Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2013 – 2016” que establece las acciones, indicadores,
metas, plazos y entidades responsables de liderar la implementación de los objetivos y lineamientos de
la Política aprobada por el Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM.
El Sector Defensa viene efectuando avances a fin de implementar e impulsar la gestión por procesos, en
el marco de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública aprobada con Decreto Supremo
Nº 004-2013-PCM del 08 de enero del 2013; en este contexto se ha realizado la siguiente ponencia:
“Impulsar el desarrollo de la documentación de los procesos: Mapa de Procesos y Manuales de Gestión
de los Procesos y Procedimientos de los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores”.
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ACERCA DEL SECTOR DEFENSA
El Ministerio de Defensa fue creado mediante Ley Nº 24654, del 31 de marzo de 1987, sobre la base de
la integración de los ex Ministerios de Guerra, de Marina y de Aeronáutica, así como del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas y de la Secretaría de Defensa Nacional. Se estableció como finalidad
primordial, que constituya el organismo central del Sistema de Defensa Nacional, concebida al servicio
de los intereses del pueblo peruano, sustentados en el respeto de los valores y derechos esenciales de la
persona y la colectividad.
Mediante Decreto Legislativo Nº 434, de fecha 27 de setiembre de 1987, se aprobó la primera Ley
Orgánica del Ministerio de Defensa, Ley que determinaba el ámbito y estructura del MINDEF, su
organización, finalidad, estructura y funciones de sus componentes, así como de los Organismos Públicos
Descentralizados respectivos.
Posteriormente, de acuerdo con los cambios e innovaciones generados en los distintos escenarios de la
Defensa Nacional, se expidieron diversas leyes de organización del MINDEF, tales como las que se
mencionan a continuación:
1) Ley Nº 27860, Ley del Ministerio de Defensa, de fecha 12 de noviembre de 2002.
2) Ley Nº 29075, del 30 de julio de 2007, Ley que establece la naturaleza jurídica, función, competencias
y estructura orgánica básica del Ministerio de Defensa, de fecha 30 de julio de 2007.
3) Ley Nº 29605, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Defensa, de fecha 22 de octubre
de 2010.
4) Decreto Legislativo Nº 1134, actual Ley de Organización y Funciones del Ministerio de
Defensa, de fecha 09 de diciembre de 2012, el mismo que rige actualmente.
Actualmente, el Artículo 4º del Decreto Legislativo señala que el Ministerio de Defensa es la entidad
competente en los siguientes ámbitos:
1) Seguridad y Defensa Nacional en el campo militar.
2) Fuerzas Armadas.
3) Reservas y movilización nacional.
4) Soberanía e integridad territorial
5) Participación en el desarrollo económico y social del país.
De conformidad al Título IV “Órganos Ejecutores” contempla al Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas y a las Instituciones Armadas: Ejército del Perú, Marina de Guerra del Perú y Fuerza Aérea del
Perú. Además, el Título VI “Organismos Públicos y Empresas” considera como Organismos Públicos
Adscritos y Empresas del Ministerio de Defensa, que están conformados de la siguiente manera:
Organismos Públicos:
El Instituto Geográfico Nacional (IGN),
La Escuela Nacional de Marina Mercante (ENAMM),
La Comisión Nacional de Investigación y Desarrollo Aeroespacial (CONIDA), institución
pública con fines pacíficos, con el estatus de Agencia Espacial del Perú.
La Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas (ACFFAA).
Empresas:
SIMA
FAME
La descripción de cada uno de los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores se aprecia en
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las Tablas Nº 01 y 02.
El Ministerio de Defensa, como órgano rector del Sector Defensa formula, planea, dirige, coordina,
ejecuta y supervisa la política de defensa nacional y sectorial, aplicable a todos los niveles de gobierno;
asegura la capacidad operativa de las Fuerzas Armadas, con el fin de contribuir a la seguridad y defensa
nacional, el desarrollo socio económico del país y la defensa civil.
Asimismo, podemos mencionar que actualmente, el Ministerio de Defensa cuenta con nuevos roles como
son: i) la interdicción de la Minería Ilegal1, ii) lucha contra el Tráfico Ilícito de Drogas2, iii) Ley Forestal
y de Fauna Silvestre3 y iv) Trata de Personas y Tráfico Ilícito de Migrantes4.
DEL DIAGNÓSTICO
Mediante los Oficios Múltiples Nros. 294 y 428-2014-MINDEF/VRD del 16 de mayo y 11 de agosto del
2014 respectivamente, el MINDEF solicitó a los Órganos Ejecutores y los Organismos Públicos
Ejecutores remitir información sobre los avances respecto a los lineamientos de la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública y el Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013 – 2016,
a fin de que la DRAC adopte las líneas de acción necesarias para elaborar un trabajo articulado en materia
de modernización en el Sector Defensa, en la formulación del Diagnóstico de Gestión por Procesos en el
Sector Defensa.
Es así que, dos de las entidades presentaban avances de mapas de procesos y el proceso lo
conceptualizaban asociando a los procedimientos administrativos establecidos en el Texto Único de
Procedimientos Administrativos – TUPA y a los Manuales de Procedimientos, documentos de gestión
con los que muchos de ellos contaban, razón por la cual era necesario efectuar talleres de capacitación
con documentos de trabajo para el fortalecimiento y entrenamiento de los conceptos y técnicas que
permitan identificar en forma integral la importancia de los procesos y su mejora en el Sector Defensa.
Asimismo, también nos dimos con la agradable sorpresa que existían procesos certificados bajo la Norma
ISO 9001:2008, entre otros.
MARCO TEÓRICO DEL ESTADO – METODOLOGIA
La Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública establece que una gestión al servicio del
ciudadano necesariamente deberá cambiar el tradicional modelo de organización funcional y migrar
hacia una organización por procesos, que aseguren que los bienes y servicios públicos de su
responsabilidad generen resultados e impactos positivos para el ciudadano, dados los recursos
disponibles. Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que transforman una entrada
o insumo (una solicitud de un bien o un servicio) en una salida (la entrega del bien o el servicio) en una
salida (la entrega del bien o el servicio), añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena (mejores
condiciones de calidad / precio, rapidez, facilidad, comodidad, entre otros).
Es así que se plantea la implantación de la gestión por resultados en la administración pública, la cual
requiere de la gestión por procesos en todas las entidades, para que brinden a los ciudadanos servicios de
manera más eficiente y eficaz y logren resultados que los beneficien.
Para ello deberán priorizar aquellos procesos que sean más relevantes de acuerdo a la demanda
ciudadana, a su Plan Estratégico, a sus competencias y los componentes de los programas presupuestales
1 Decreto Legislativo Nº 1100, que regula la Interdicción de la Minería Ilegal en toda la República y establece medidas
complementarias. 2 Decreto Legislativo Nº 824, Ley de Lucha contra el tráfico ilícito de drogas. 3 Ley Nº 27308, Ley Forestal y de Fauna Silvestre. 4 Ley Nº 28950, Ley contra la Trata de Personas y el Tráfico Ilícito de Migrantes.
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que tuvieran a su cargo, para luego poder organizarse en función a dichos procesos. Por ende, la
optimización de los procesos de la cadena productiva y el alineamiento correspondiente de los procesos
de soporte debe comenzar tomando las definiciones de la estrategia en relación con cuál es el bien o
servicio que se tiene que producir y cuáles son las características o atributos de ese producto que más
valora el ciudadano al cual está dirigido; luego se deben identificar todas y cada una de las operaciones
necesarias para producir ese bien o servicio. Esto permitirá identificar y priorizar los procesos que
agregan valor, de manera que no se trabaje sobre procesos innecesarios o irrelevantes. Posterior a la
identificación de procesos, la Política refiere que las entidades podrán documentar con claridad la
relación entre los insumos-procesos-productos-resultados e impactos de toda su “cadena de valor”. En
los Manuales de Procedimientos (MAPRO) quedará establecida la manera como la entidad transforma
los insumos disponibles en aquellos productos que tendrán como resultado la mayor satisfacción del
ciudadano. Este trabajo de optimización de procesos facilitará que las entidades estimen los costos
unitarios (fijos, variables y marginales) de los productos y resultados ofrecidos al ciudadano.
Además esta Política ha diseñado para el pilar central “Gestión por Procesos, Simplificación
Administrativa y Organización Institucional” lineamientos para las entidades públicas en general así
como para entes rectores de los sistemas administrativos, lo cual implica estudiar rigurosa y
estructuradamente cómo optimizar, formalizar y automatizar cada uno de sus procesos internos, a lo largo
de toda la cadena de valor, sobre la base de los resultados esperados. Asimismo, estudiar rigurosa y
estructuradamente como optimizar los procesos internos de soporte, tomando en cuenta la normativa de
los Sistemas Administrativos. En el marco de la implementación de la Gestión por Procesos la Secretaria
de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros ha emitido además dos documentos
orientadores que nos dan las pautas para trabajar en la Documentación de los procesos los “Lineamientos
para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública en el
marco del D.S. N° 004-2013-PCM – Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021”
y “La metodología para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la
administración pública en el marco del D.S. N° 004-2013-PCM – Política Nacional de Modernización
de la Gestión Pública”. Estos lineamientos señalan la necesidad de contar primero con Mapa de Procesos
y Manual de Procesos y Procedimientos:
Mapa de Procesos, el cual estará conformado por su representación gráfica y la Ficha Técnica de cada
proceso. Este documento deberá ser elaborado por la Oficina encargada del Desarrollo Organizacional y
Modernización de la entidad, en coordinación con los responsables de la ejecución o desarrollo de los
procesos, que para efectos de la Metodología se denominará dueños de los procesos y debe ser aprobado
por el titular de la entidad, previa revisión de la Secretaria General o la que haga sus veces. Ver Gráfico
Nº 01.
Es así que el presente trabajo, se ha desarrollado tomando en consideración los siguientes tipos de
procesos conforme a lo establecido por nuestro ente rector:
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La Metodología5 define tres niveles de procesos: Proceso de Nivel 0; Proceso de nivel 1 y Proceso de
nivel 2; sin perjuicio de ello las entidades de la administración pública pueden definir mayores niveles
de desagregación de sus procesos de acuerdo a su complejidad (Procesos de nivel 3, 4,…, n). Un proceso
puede ser parte de un proceso mayor que lo abarque o bien puede incluir otros procesos que deban ser
incluidos en su función. La desagregación de los procesos de una entidad depende de la complejidad de
ésta, por lo que los procesos pueden tener distintos niveles. En la metodología orientadora, se utilizó la
denominación “Proceso de nivel N”, como se detalla a continuación:
Proceso de Nivel 0: Grupo de procesos unidos por especialidad, es el nivel más agregado. Se le conoce
también como Macroproceso.
Proceso de Nivel 1: Primer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.
Proceso de Nivel 2: Segundo nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0.
MARCO TEÓRICO BIBLIOGRAFÍA
Macías (2007), señala que el mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los
procesos de una organización. Asimismo, Pérez Fernández (2012) afirma que para la construcción del
Mapa de Procesos, “La primera visión que hemos de tener de la empresa, y si es gráfica mejor, es la del
Proceso de Negocio incluyendo todos los procesos operativos. Es claro que esta visión nos proyecta hacia
el cliente y hacia los objetivos globales de la Organización…”
En adición a ello, en esta página web6, se menciona que los procesos de una organización se pueden
agrupar en tres tipos:
Procesos clave: Son los procesos que tienen contacto directo con el cliente (los procesos operativos
5 La metodología para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública en el
marco del D.S. N° 004-2013-PCM – Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 6 http://www.fomento.es/NR/rdonlyres/9541ACDE-55BF-4F01-B8FA-
03269D1ED94D/19421/CaptuloIVPrincipiosdelagestindelaCalidad.pdf - 13-07-2015
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necesarios para la realización del producto/servicio, a partir de los cuales el cliente percibirá y valorará
la calidad: comercialización, planificación del servicio, prestación del servicio, entrega, facturación,…).
Procesos estratégicos: Son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la
sociedad, del mercado y de los accionistas, para asegurar la respuesta a las mencionadas necesidades y
condicionantes estratégicos (procesos de gestión responsabilidad de la Dirección: marketing, recursos
humanos, gestión de la calidad,…).
Procesos de soporte: Son los procesos responsables de proveer a la organización de todos los recursos
necesarios en cuanto a personas, maquinaria y materia prima, para poder generar el valor añadido deseado
por los clientes (contabilidad, compras, nóminas, sistemas de información,…).
DE LAS ACCIONES EFECTUADAS
La ponencia se sustenta en la elaboración de documentos de trabajo, desarrollo de las capacitaciones y
resultados obtenidos.
DOCUMENTOS DE TRABAJO
Como parte inicial de la gestión por procesos en el sector, se formula el “Plan de Trabajo para
Implementar la Documentación de Procesos en el Sector Defensa”, siendo el objetivo general: Impulsar
el avance y cumplimiento de la Política Nacional de la Modernización de la Gestión Pública en el Sector
Defensa, con respecto al Pilar 3 “Gestión por Procesos, Simplificación Administrativa y Organización
Institucional”; y los objetivos específicos: i) Capacitar y sensibilizar en la temática de gestión por
procesos, específicamente en el desarrollo del Mapa de Procesos y el Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos y ii) Promover la participación y compromiso de los Órganos Ejecutores y Organismos
Públicos Ejecutores.
Mediante Oficio Múltiple Nº 639-2014-MINDEF/VRD del 18 de noviembre del 2014, se envió a los
Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores, el “Plan de Trabajo para Implementar la
Documentación de Procesos en el Sector”, el cual considera como productos al Mapa de Procesos y al
Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos, siendo responsable las Oficinas de Racionalización o
las que hagan sus veces, en coordinación con los responsables de la ejecución o desarrollo de los procesos
(dueños de procesos).
Como parte de la metodología de trabajo se solicitó a los Órganos Ejecutores y a los Organismos Públicos
Ejecutores, nombrar un equipo para el trabajo interno, que esté integrado mínimamente por un
representante titular (RT) y un representante alterno (RA), habiéndose programado la realización de dos
talleres en fechas tentativas de enero y julio del presente año, con las siguientes temáticas: i) ¿Cómo
elaborar un Mapa de Procesos?, y ii) ¿Cómo elaborar un Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos?. Los productos y las conclusiones a las que se arribó en los Talleres, permitirán que la
Dirección de Racionalización (DRAC) de la Dirección General de Planificación y Presupuesto del
Ministerio de Defensa emita los informes con los posibles documentos de procesos de los Órganos
Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores, en función a lo señalado en el Artículo 60º del Decreto
Supremo Nº 001-2011-DE, del 29 de marzo del 20117.
Mediante Oficio Múltiple Nº 025-2015-MINDEF/VRD/DGPP/D/03 de fecha 10 de abril de 2015 se
envió a los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores los “Lineamientos para la
7 El Artículo 60º del Reglamento de Organización y Funciones del MINDEF señala “La Dirección de Racionalización…
conducir el proceso de mejora continua y modernización organizacional y orientar y supervisar los procedimientos de
simplificación administrativa del sector defensa…”
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Implementación de la Gestión por Procesos en el Sector Defensa”, como resultado de los Talleres
realizados en el mes de febrero de este año; los mismos que brindan las pautas necesarias, a fin de que
en el Sector Defensa: los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores promuevan e
implementen la gestión por procesos. Asimismo, el referido documento tiene como objetivo general:
Establecer lineamientos y criterios técnicos que orienten y faciliten la implementación de la gestión por
procesos en los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores, permitiendo mejorar el
desempeño y promoviendo la mejora continua, en el marco de la Política Nacional de Modernización de
la Gestión Pública.
El documento establece que el Ministerio de Defensa como ente rector del Sector Defensa, en el marco
de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, orienta su gestión institucional a la
adopción progresiva de la gestión por procesos, que contribuya a mejorar la calidad, eficiencia, eficacia,
oportunidad y transparencia de los bienes y servicios que brinda el Ministerio de Defensa a los
ciudadanos. Es así que, los Órganos Ejecutores, y Organismos Públicos Ejecutores del Sector, deberán
definir sus procesos como una secuencia de actividades, de acuerdo a las normas vigentes, orientados a
la satisfacción del ciudadano y usuarios internos, y en un enfoque de gestión de la calidad y de mejora
continua.
Además, señala que la implementación de la gestión por procesos plantean cuatro (4) Etapas del marco
metodológico para la implementación de la Gestión por Procesos en el Sector de Defensa. Ver Cuadro
Nº 01.
Etapa 1: DIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS. Se define y documenta cada proceso
considerando la identificación o el diseño del proceso y de sus procedimientos vinculados, a fin que los
Órganos Ejecutores y los Organismos Públicos Ejecutores del MINDEF midan su funcionamiento y la
mejora respecto de los insumos, actividades, productos y resultados asociados.
Etapa 2: MEDICIÓN. Se define los indicadores y realiza las mediciones necesarias que permitan tomar
decisiones sobre la efectividad de los procesos que se vienen implementando o ejecutando.
Etapa 3: MEJORA DE PROCESOS. Se busca solucionar problemas y realizar mejoras o rediseños en
los procesos e implementarlos en el Sector Defensa, desarrollando los cambios en la documentación
(manejo de control de cambios), normatividad y funcionamiento necesarios para su ejecución.
Etapa 4: CONTROL. Se busca mantener estabilidad y en caso se detecten debilidades, amenazas u
oportunidades de mejoras, se apliquen acciones de mejoras continuas que permitan aumentar el
desempeño a través de resultados más previsibles, maximizando el uso de los recursos, ciclos de tiempos
más cortos, reducción de costos y promoviendo la transparencia del proceso.
CAPACITACIONES
Se organizó el Curso Taller “Gestión por Procesos”, en el mes de Agosto del 2014, con el objetivo general
de entrenar a los participantes de los Órganos Ejecutores (Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas,
Ejército, Marina de Guerra y Fuerza Aérea) y Organismos Públicos Ejecutores (Instituto Geográfico
Nacional, Escuela Nacional de Marina Mercante, Comisión Nacional de Investigación y Desarrollo
Aeroespacial y Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas) en los conceptos y técnicas que permitan
lograr una comprensión integral de la importancia y efecto multiplicador que tiene el mejoramiento de
procesos en la organización; proporcionándose las herramientas relacionadas con el diagnóstico de
procesos, base fundamental para el mejoramiento y aseguramiento de la calidad. Es por ello, que en el
desarrollo de la capacitación se efectuaron talleres para elaborar el Mapa de Procesos, SIPOC, diagrama
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de flujo y ficha de procesos, a fin que el participante interiorice la temática con dichas herramientas,
teniendo en cuenta lo establecido en el D.S. Nº 004-2013-PCM.
Participaron 32 representantes del Sector en el curso taller, que constó de dos etapas: La primera, los días
13 y 14 de agosto del 2014, con clases teórico prácticas a cargo de un docente; mientras que la segunda
etapa del curso denominada “Experiencias Exitosas”, se desarrolló el 15 de agosto con la participación
de funcionarios ponentes de Instituciones públicas y privadas que vienen aplicando la metodología de
Gestión por Procesos, como es el caso del Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina Nacional de
Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, el Organismo Supervisor de
la Inversión en Energía y Minería, Banco de Crédito del Perú y el Centro de Desarrollo Industrial de la
Sociedad Nacional de Industrias. El objetivo fue que los participantes conozcan experiencias
institucionales en temas relacionados a procesos y gestión de calidad. Asimismo, se contó con la
participación de la Secretaría de Gestión Pública de la PCM, como ente rector
Por otro lado, cabe mencionar que en el referido Curso Taller, se aplicaron cuestionarios de entrada y
salida, que fueron respondidos por 20 y 18 participantes, respectivamente. Entre los aspectos más
importantes resaltar que en el cuestionario de entrada, el 75% de los encuestados esperaba ampliar y
mejorar los conocimientos de la gestión por procesos a fin de participar en su implementación; mientras
que en el cuestionario de salida, el 67% considera que el Curso – Taller cumplió con sus expectativas.
Asimismo, un 56% considera que se encuentra en la capacidad de implementar la gestión por procesos.
De acuerdo a lo programado en el “Plan de Trabajo para Implementar la Documentación de Procesos en
el Sector”, se concretó el desarrollo de dos (02) Talleres denominados “¿Cómo Elaborar un Mapa de
Procesos?”, con duración de un día, los mismos que fueron desarrollados los días 05 y 06 de febrero, el
primero de ellos contó con la participación del personal de los Organismos Públicos Ejecutores (Instituto
Geográfico Nacional, la Comisión Nacional de Investigación y Desarrollo Aeroespacial, la Agencia de
Compras de las Fuerzas Armadas y la Escuela Nacional de Marina Mercante). En el segundo Taller se
trabajó con personal de los Órganos Ejecutores (Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, Ejército
del Perú, Marina de Guerra del Perú, Fuerza Aérea del Perú), y personal del MINDEF. En ambos talleres
participaron 24 personas del Sector Defensa y se desarrollaron algunos conceptos básicos como las
definiciones de proceso, mapa de procesos y su clasificación, aplicando ejemplos prácticos, dinámicas y
talleres de trabajo, cuya actividad estuvo orientada a contar con un bosquejo de mapa de procesos de
aquellas Instituciones que recién están iniciando el tema como es el caso del Comando Conjunto de las
Fuerzas Armadas, el Ejército del Perú, el Instituto Geográfico Nacional y la Comisión Nacional de
Investigación y Desarrollo Aeroespacial, y conocer los avances en el tema por parte de la Marina de
Guerra del Perú, la Fuerza Aérea del Perú, la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas y la Escuela
Nacional de Marina Mercante - ENAMM. De esta forma, el Ministerio de Defensa cuenta con proyectos
de Mapas de procesos de todas nuestras instituciones y entidades del Sector Defensa, generando
retroalimentación entre los Organismos Públicos Ejecutores y Órganos Ejecutores.
A sugerencia de los Órganos Ejecutores de establecer un mapa de procesos estándar para las Instituciones
Armadas, debido a que cuentan con una misma naturaleza jurídica conforme a sus normas legales
vigentes, a pesar de tener un ámbito de diferente de acción y que a su vez, tengan cierta alineación con
el Mapa del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas; se realizó una reunión de trabajo el día 17 de
abril del 2015, donde se trató como agenda los “Lineamientos para la Implementación de la Gestión por
Procesos en el Sector Defensa – Parte II” y uniformizar criterios en la elaboración del mapa de procesos
estándar para las Instituciones Armadas, participando 11 personas. Posteriormente, se realizó un taller
para estandarizar el Mapa de Procesos de las Instituciones Armadas y contar con un Mapa de Procesos
del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas mejor estructurado, en relación a los bosquejos
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presentados inicialmente. Como resultado de estas capacitaciones se ha elaborado un Mapa de Procesos
Estándar para las Instituciones Armadas (ver Cuadro N° 02), el cual contiene como Procesos misionales
los siguientes:
Defensa de la Soberanía e Integridad Territorial
Participación en el Control del Orden Interno
Contribución al Desarrollo Económico y Social del País
Participación en las Acciones de Defensa Civil
Apoyo en la Política Exterior.
Es muy importante mencionar que cuando hablamos del Sector Defensa nos referimos a la defensa de la
soberanía e integridad territorial y a la participación en el control del orden interno; es decir, a los frentes
externos e interno, según los roles establecido por el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas. Sin
embargo, no se conoce la otra labor que viene realizando este Sector como contribución al desarrollo
económico y social del país y participación en las acciones de defensa civil, donde nuestras instituciones
armadas tienen un rol protagónico al llegar a aquellas localidades alejadas e inaccesibles por nuestra
particular geografía, donde solo estas comunidades cuentan con el apoyo y presencia de nuestras
instituciones armadas, y que en muchos casos es la única autoridad y el vínculo que une a nuestra nación;
además de ello, apoyan en los conflictos sociales, desarrollan acciones de defensa civil como el Proyecto
Plataforma Itinerante de Acción Social –PIAS y las Unidades Militares de Asentamiento Rural - UMAR.
Asimismo, nuestras Instituciones Armadas contribuyen con la política exterior del gobierno a través de
las agregadurías y el fortalecimiento de la confianza mutua con los países de interés, operaciones
multinacionales, operaciones de paz y asuntos antárticos8.
Teniendo en cuenta que el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas es el responsable de realizar el
planeamiento, preparación, coordinación y conducción de las operaciones y acciones militares de las
Fuerzas Armadas, siendo el articulador de nuestras tres (03) Instituciones Armadas, enmarcadas en el
respeto al Derecho Internacional Humanitario y Derechos Humanos, así como de los nuevos roles
establecidos para el Sector Defensa, éste Órgano Ejecutor ha elaborado una Propuesta de Mapa de
Procesos del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, el cual contiene dichas responsabilidades -
Ver Cuadro Nº 03.
RESULTADOS
Cuando el Ministerio de Defensa inició el trabajo de capacitación al personal del Sector, sólo la
ENAMM9 contaba con su Mapa de Procesos aprobado, teniendo en cuenta que dicha entidad tiene
Certificaciones de Calidad que les exigía contar con dicho documento. Es así que, al momento de emitir
el Plan de Trabajo y los lineamientos, nuestra meta fue contar con ocho (08) Mapas de Procesos
aprobados, habiéndose aprobado a la fecha los Mapas de Procesos de la Agencia de Compras10 y de la
CONIDA11; y recientemente del IGN12, logrando un 50% de cumplimiento, como se aprecia en la Tabla
Nº 03: “Estado Situacional de los Mapas de Procesos del Sector Defensa”. En adición a ello, con respecto
a los Órganos Ejecutores, podemos indicar que existen avances con la propuesta de Mapa de Procesos
Estándar para las Instituciones Armadas y el Mapa del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, como
hemos mencionado en la ponencia, y que su aprobación no debería extenderse del presente año.
8 Política Nacional Antártica – Decreto Supremo Nº 014-2014-RE 9 Acta de Reunión Nº 012-2014/ACRED/ENAMM del 15/08/2014. 10 Resolución Jefatural Nº 053-2015-ACFFAA del 17/04/2015. 11 Resolución Jefatural Nº 087-2015-JEINS-CONIDA del 01/06/2015. 12 Resolución Jefatural Nº 087-IGN/OGPP del 14/07/2015
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DE LAS ACCIONES POR DESARROLLAR
La ejecución de este trabajo nos ha tomado más tiempo del previsto, razón por la cual se programarán
más reuniones de trabajo y talleres para la elaboración del Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos (MAPRO), y cumplir con lo señalado en la Política Nacional de Modernización de la
Gestión Pública y su Plan de Implementación, así como promover la participación de las Empresas del
Sector Defensa a fin de conocer sus experiencias en aspectos de procesos.
Es importante contar con los Mapas de Procesos identificados de Nivel 0 de los Órganos Ejecutores y de
los Organismos Públicos Ejecutores; todo ello con la finalidad de poder desplegar los procesos de nivel
1, 2 y subsiguientes, hasta llegar al último nivel, de acuerdo a la naturaleza de cada entidad o institución.
Es así que, una vez que identifiquemos ese último nivel nos permitirá a través del registro de las fichas
de procedimientos, poder estructurar y contar con un Manual de Procesos y Procedimientos de los
Órganos Ejecutores y Organismos Públicos Ejecutores, donde se consideran las fichas de procesos de
cada nivel y la ficha de procedimiento, teniendo como orden el proceso de nivel 0. Cabe mencionar que
el desarrollo de este trabajo, al tener un alto grado de complejidad con las fases de monitoreo y
seguimiento al despliegue de los procesos de nivel 0, nos permitirá determinar en su momento las
acciones necesarias para aprobar los respectivos Manuales de Procesos y Procedimientos en cada una de
las entidades e instituciones del Sector.
CONCLUSIONES
Dar cumplimiento a la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y a su Plan de
Implementación, con respecto al desarrollo de la documentación de los procesos: Mapa de Procesos y
Manuales de Gestión de los Procesos y Procedimientos de los Órganos Ejecutores y Organismos Públicos
Ejecutores, utilizando las herramientas emitidas por el Órgano Rector de la Modernización Pública en el
país, Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros – SGP-PCM:
“Lineamientos para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración
Pública en el Marco del D.S. Nº 004-2013-PCM – Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública al 2021”y la “Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las Entidades
de la Administración Pública en el Marco del Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM – Política Nacional
de la Modernización de la Gestión Pública”.
La ENAMM, la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas, la CONIDA y el IGN cuentan con Mapas
de Procesos aprobados.
Se cuenta con una propuesta de Mapa de Procesos Estándar para las Instituciones Armadas, que se
encuentra alineada a los roles y a la propuesta de Mapa de Procesos del Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas.
Efectuar actividades de manera ordenada y estandarizada en los Órganos Ejecutores y Organismos
Públicos Ejecutores, a fin de orientar al Sector Defensa hacia la eficiencia y eficacia.
Obtener mejor percepción de la ciudadanía mediante la utilización de la Gestión por Procesos.
BIBLIOGRAFÍA
Constitución Política del Perú
Decreto Legislativo Nº 1134, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Defensa.
Decreto Legislativo Nº 1136, Decreto Legislativo del Comando Conjunto de las FFAA.
Decreto Legislativo Nº 1137, Ley del Ejército del Perú.
Decreto Legislativo Nº 1138, Ley de la Marina de Guerra del Perú.
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
11
Decreto Legislativo Nº 1139, Ley de la Fuerza Aérea del Perú.
Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública.
Pérez Fernández de Velasco José Antonio, (2012) “Gestión por Procesos”, 5ta Edición, Madrid Julio
2012, Capítulo 4 “El Mapa de Procesos”
Gestión de procesos en la UCA, Manuel Macías García, Cádiz setiembre 2007, Guía para la
identificación y análisis guía para la identificación y análisis identificación y análisis de procesos
de procesos de procesos. v01
Gestión de procesos en la UCA, http://servicio.uca.es/personal/guia_procesos 13-07-2015
La gestión por procesos, Modelos para implantar la mejora continua en la gestión de empresas de
transporte por carretera, Ministerio de Fomento,
http://www.fomento.es/NR/rdonlyres/9541ACDE-55BF-4F01-B8FA-
03269D1ED94D/19421/CaptuloIVPrincipiosdelagestindelaCalidad.pdf - 13-07-2015
El proceso de gestión y el desempeño organizacional - Una aproximación a la nueva gestión pública
desde el ámbito de los gobiernos locales, http://www.esan.edu.pe/publicaciones/cuadernos-de-
difusion/26/DelCastillo-y-Vargas.pdf 13-07-2015
RESEÑA BIOGRÁFICA
Licenciado en Administración de Empresas por la Universidad Nacional del Callao, Maestro en
Administración con Mención en Gestión Empresarial, Estudios de Maestría en Gestión Pública de la
Universidad de San Martín de Porres, Auditor Líder en Normas ISO 9001:2008, con 18 años de
Experiencia en el Sector Público.
ANEXOS
CUADROS, TABLAS Y GRÁFICOS
CUADRO Nº 01
MARCO METODOLÓGICO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS EN
EL SECTOR DEFENSA
IDIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN
DE PROCESOS
* Describir los procesos actuales.* Elaborar el mapa de procesos.* Documentar los procesos.* Contar con un inventario de procesos.
IIMEDICIÓN
IIIMEJORA DE PROCESOS
IVCONTROL
* Evaluar el avance.* Priorizar los procesos.
* Mejorar los procesos.* Documentar los procesos mejorados.* Medir, analizar y evaluar. .
* Evaluar y monitorear la capacidad del proceso.
Fuente: Elaboración Propia
CUADRO Nº 02
PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS ESTÁNDAR PARA LAS INSTITUCIONES ARMADAS
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
12
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE SOPORTE
DEFENSA DE LA SOBERANIA E INTEGRIDAD TERRITORIAL
CONDUCCIÓN / LIDERAZGO / POLÍTICA
INSTITUCIONAL
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
GESTIÓN LOGÍSTICAGESTIÓN DE RECURSOS
ECONÓMICOS FINANCIEROS
GESTIÓN DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN
GESTIÓN LEGAL GESTIÓN DE INTELIGENCIA
PROVEEDORES:MINDEF, CCFFAA,
SOCIEDAD, CIUDADANO
CLIENTES:MINDEF, CCFFAA,
SOCIEDAD, CIUDADANO
PARTICIPACIÓN EN EL CONTROL DEL ORDEN
INTERNO
CONTRIBUCIÓN AL DESARROLLO ECONÓMICO Y
SOCIAL DEL PAIS
PARTICIPACIÓN EN LAS ACCIONES DE DEFENSA CIVIL
APOYO EN LA POLÍTICA EXTERIOR
GESTIÓN DE IMAGEN
EVALUACIÓN Y CONTROL INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS FINANCIEROS
Fuente: Elaboración Propia
CUADRO Nº 03
PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS DEL COMANDO CONJUNTO DE LAS FUERZAS
ARMADAS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE SOPORTE
OPERACIONES DE PAZOPERACIONES Y
ACCIONES MILITARESCONJUNTA
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO MILITAR
POLÍTICA INSTITUCIONAL
EVALUACIÓN Y CONTROL
INSTITUCIONAL
PROVEEDORES:ESTADO, PODER
EJECUTIVO, CONSEJO DE
SEGURIDAD Y DEFENSA
NACIONAL- MINDEF,
IIAA
USUARIOS: ESTADO,
IIAA
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
MOVILIZACIÓN
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
GESTIÓN LOGÍSTICA GESTIÓN DE RECURSOS
ECONÓMICOS FINANCIEROS
GESTIÓN DE TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN
GESTIÓN LEGAL GESTIÓN DE INTELIGENCIA
ENTRENAMIENTO CONJUNTO Y DOCTRINA
GESTIÓN DE IMAGEN
Fuente: Elaboración Propia
CUADRO Nº 04
PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS DE LA ESCUELA NACIONAL DE MARINA
MERCANTE - ENAMM
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
13
Fuente: ENAMM
CUADRO Nº 05
PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS DE LA AGENCIA DE COMPRAS DE LAS FUERZAS
ARMADAS -ACFFAA
Fuente: ACFFAA
CUADRO Nº 06
PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO AERESPACIAL - CONIDA
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
14
Fuente: CONIDA
CUADRO Nº 07
PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO NACIONAL
Fuente: IGN
TABLA Nº 01
“ORGANOS EJECUTORES”
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
15
Fuente: Elaboración Propia
TABLA Nº 02
“ORGANISMOS PÚBLICOS EJECUTORES ”
ÓRGANOS
EJECUTORES
OBJETO
COMANDO
CONJUNTO DE LAS
FUERZAS
ARMADAS –
CCFFAA
Según el Decreto Legislativo Nº 1136, el CCFFAA efectúa el Planeamiento,
Preparación, Coordinación y Conducción de las Operaciones y Acciones
Militares conjuntas de las Fuerzas Armadas, en función de los objetivos de la
Política de Seguridad y Defensa Nacional a fin de garantizar la independencia,
la soberanía y la integridad territorial de la República.
EJÉRCITO DEL
PERU – EP
Según el Decreto Legislativo Nº 1137, el EP controla, vigila y defiende el
territorio nacional, de conformidad con la ley y con los tratados ratificados por
el Estado, con el propósito de contribuir a garantizar la independencia, soberanía
e integridad territorial de la República. Interviene y participa en el control del
orden interno, de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política del Perú
y leyes vigentes. Participa en el desarrollo económico social del país, en la
ejecución de acciones cívicas y de apoyo social, en coordinación con las
entidades públicas cuando corresponda, así como en las acciones relacionadas
con la Defensa Civil, de acuerdo a la ley.
MARINA DE
GUERRA DEL PERU
– MGP
Según el Decreto Legislativo Nº 1138, la Marina de Guerra del Perú controla,
vigila y defiende el dominio marítimo, el ámbito fluvial y lacustre, de
conformidad con la ley y con los tratados ratificados por el Estado, con el
propósito de contribuir a garantizar la independencia, soberanía e integridad
territorial de la República. Interviene y participa en el control del orden interno,
de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política del Perú y leyes
vigentes. Participa en el desarrollo económico social del país, en la ejecución de
acciones cívicas y de apoyo social, en coordinación con las entidades públicas
cuando corresponda, así como en las acciones relacionadas con la Defensa Civil,
de acuerdo a la ley.
FUERZA AEREA
DEL PERU - FAP
Según el Decreto Legislativo Nº 1139, la Fuerza Aérea del Perú controla, vigila
y defiende el espacio aéreo del país que cubre su territorio y el mar adyacente
hasta el límite de las doscientas millas, de conformidad con la ley y con los
tratados ratificados por el Estado, con el propósito de contribuir a garantizar la
independencia, soberanía e integridad territorial de la República. Interviene y
participa en el control del orden interno, de acuerdo con lo establecido en la
Constitución Política del Perú y leyes vigentes. Participa en el desarrollo
económico social del país, en la ejecución de acciones cívicas y de apoyo social,
en coordinación con las entidades públicas cuando corresponda, así como en las
acciones relacionadas con la Defensa Civil, de acuerdo a la ley. La FAP dirige
las actividades correspondientes al Poder Aéreo y participa en las acciones
relacionadas con los intereses aeroespaciales.
ÓRGANOS OBJETO
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
16
Fuente: Elaboración Propia
TABLA Nº 03
“ESTADO SITUACIONAL DEL MAPA DE PROCESOS DEL SECTOR DEFENSA”
OE / OPES Aprobado Estado Situacional
EJECUTORES
COMISIÓN
NACIONAL DE
INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO
AEROESPACIAL -
CONIDA
Según el Decreto Ley Nº 20643, la CONIDA, es el órgano rector de las
actividades Espaciales en el Perú y Sede de la Agencia Espacial del Perú. Cada
año la institución renueva su compromiso con el país de dedicar todas sus
capacidades para el desarrollo de tecnologías aeroespaciales en beneficio del
Desarrollo Nacional.
INSTITUTO
GEOGRÁFICO
NACIONAL – IGN
Según la Ley Nº 27292, el IGN tiene por finalidad fundamental elaborar y
actualizar la Cartografía Básica Oficial del Perú, proporcionando a las entidades
públicas y privadas la Cartografía que requieran para los fines del desarrollo y
la Defensa Nacional. Siendo sus finalidades específicas planear, normar, dirigir,
ejecutar y controlar las actividades que el país requiere para el desarrollo y la
Defensa Nacional referidas al levantamiento cartográfico, así como a los
aspectos físicos y sociales inherentes a las Ciencias Geográfico-Cartográficas.
ESCUELA
NACIONAL DE
MARINA
MERCANTE -
ENAMM
La ENAMM es un Centro de Educación Superior de nivel universitario creado
con Decreto Ley N° 18711, encargada de formar profesionales y especialistas
en el entorno náutico; así como del perfeccionamiento y capacitación técnica,
de acuerdo a estándares establecidos por la Organización Marítima
Internacional; fomenta el desarrollo de la conciencia marítima, promueve la
creación y difusión de la cultura, el desarrollo científico, humanista, el
conocimiento, la calidad educativa; el cambio y la formación integral de la
persona como instrumento de su propia realización, inspirados en principios y
valores, para lo cual cuenta con profesionales calificados y elevados niveles
tecnológicos.
AGENCIA DE
COMPRAS -
ACFFAA
La ACFFAA es un organismo público ejecutor adscrito al Ministerio de Defensa
creada mediante Decreto Legislativo N° 1128 (07DIC2012). Es la encargada de
planificar, organizar y ejecutar el Plan Estratégico de Compras del Sector
Defensa. Asimismo, planifica, organiza y ejecuta los procesos de contratación a
su cargo de bienes, servicios, obras y consultorías, en el mercado nacional y de
los procesos de contratación de bienes, servicios y consultorías, en el mercado
extranjero; con el objetivo de lograr contrataciones eficientes y transparentes
que fortalezcan el planeamiento estratégico de compras y permitan el cabal
cumplimiento de la misión constitucional de las Instituciones Armadas y de las
funciones asignadas a los órganos bajo su ámbito de competencia.
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
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Propuesta % Estimado para
Aprobación
CCFFAA No Si Medio
EP No Si Medio
MGP No Si Alto
FAP No SI Medio
ENAMM Si NA NA
CONIDA Si NA NA
IGN Si NA NA
ACFFAA SI NA NA
Totales 50% 50% -
Fuente: Elaboración Propia
GRÁFICO Nº 1
Fuente: Secretaría de Gestión Pública de la PCM
