Giáo trình giảng dạy Công nghệ Thông tin 2013 của Microsoft – Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á với mục đích hỗ trợ dự án “Phát triển và Nâng cao Kỹ năng Công nghệ Thông tin và Truyền thông cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa tại khu vực Đông Nam Á”, thông qua Chương trình Hỗ trợ Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á của Microsoft. Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á vinh dự có cơ hội phát triển giáo trình này nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp trẻ có quy mô nhỏ và vừa trong khu vực Đông Nam Á làm quen và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ để tăng cường khả năng cạnh tranh kinh doanh và mở ra một thị trường rộng lớn hơn cho việc kinh doanh của họ. Chương trình được triển khai tại các nước: In-đô-nê-xi-a, Phi-líp-pin, Thái Lan và Việt Nam.

Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam ÁQuỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á là một tổ chức liên chính phủ, phi lợi nhuận được thành lập bởi các nhà lãnh đạo các quốc gia Đông Nam Á vào tháng 12 năm 1997 có trụ sở tại Jakarta, In-đô-nê-xi-a. Quỹ được thành lập nhằm mục đích nâng cao nhận thức và bản sắc của các quốc gia Đông Nam Á, thúc đẩy sự tương tác lớn hơn giữa người dân trong các quốc gia Đông Nam Á, phát triển nguồn nhân lực chất lượng, giải quyết sự chênh lệch về kinh tế - xã hội trong khu vực. Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á chú trọng vào việc cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân trong các quốc gia Đông Nam Á. Sự tăng cường hợp tác vùng của các quốc gia Đông Nam Á trong phát triển kinh tế-xã hội góp phần xóa đói giảm nghèo là một yêu cầu không thể thiếu cho sự phát triển bền vững. Bên cạnh đó, theo Hiến chương ASEAN, tại Điều 15, nhiệm vụ của Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á là phối hợp với các cơ quan đồng cấp của các quốc gia Đông Nam Á để hỗ trợ các xây dựng cộng đồng các quốc gia Đông Nam Á bằng cách nâng cao nhận thức hơn về bản sắc của các quốc gia Đông Nam Á, sự tăng cường giao tiếp giữa người dân các nước và sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành phần kinh doanh, xã hội dân sự, giới học thuật và các bên liên quan khác trong các quốc gia Đông Nam Á.

Vui lòng truy cập trang web của chúng tôi theo địa chỉ www.aseanfoundation.org để tìm hiểu các chương trình, các sự kiện, học bổng và cơ hội tài trợ.

Được thành lập vào năm 1975, Tập đoàn Microsoft (Mã niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán NASDAQ là “MSFT”) là một công ty toàn cầu với sứ mệnh trao cho mọi người quyền sử dụng phần mềm đáng tin cậy bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào và thông qua bất kỳ thiết bị nào. Cam kết lâu dài của Microsoft là tạo ra cơ hội thông qua đào tạo, công nghệ và kinh nghiệm để giúp cho thanh thiếu niên trên toàn thế giới có thể tưởng tượng, nhận ra tiềm năng đầy đủ của họ để tạo ra một tương lai tốt đẹp hơn.

Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập www.microsoft.com

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là tổ chức quốc gia tập hợp và đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp, người sử dụng lao động và các hiệp hội doanh nghiệp ở Việt Nam nhằm mục đích phát triển, bảo vệ và hỗ trợ các doanh nghiệp, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thúc đẩy các quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học - công nghệ giữa Việt Nam với các nước trên cơ sở bình đẳng và cùng có lợi. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam là tổ chức độc lập, phi chính phủ, phi lợi nhuận, có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính.

Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập www.vcci.com.vn

Tổng quan Giáo trình Giảng dạyMục tiêuMục đích của giáo trình này là trang bị kiến thức cho các doanh nhân trẻ có quy mô cực nhỏ để cải thiện doanh nghiệp của họ nhờ sử dụng công nghệ. Giáo trình này cung cấp một loạt các công cụ công nghệ hữu ích cho các doanh nhân trẻ trong các doanh nghiệp của họ. Giáo trình được xây dựng để nâng cao nhận thức cho các học viên về các công nghệ khác nhau và những cơ hội để học viên cân nhắc xem các những tính năng của một công nghệ nào có thể hữu ích cho họ. Giáo trình học không nhằm mục đích thay thế công nghệ hoặc các khóa học đào tạo kinh doanh khác, mà giới thiệu và dẫn chứng một loạt các công nghệ, và các công nghệ này hữu ích cho doanh nghiệp như thế nào. Giáo trình cho phép các doanh nghiệp đưa ra các quyết định tốt hơn trên phạm vi các vấn đề xung quanh việc tích hợp công nghệ vào công việc kinh doanh.

Giáo trình giảng dạy cũng được thiết kế dựa trên quan điểm của một doanh nhân–nhấn mạnh các thách thức kinh doanh mà các doanh nhân trẻ đang phải đối mặt và cách giải pháp công nghệ có thể giải quyết những thách thức này.

Cuối cùng, Giáo trình giảng dạy công nghệ thông tin 2013 của Microsoft - Quỹ Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á cung cấp cho các nhà doanh nghiệp trẻ cơ hội để chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm của họ, và các đề xuất cho nhau. Học hỏi từ kinh nghiệm kinh doanh đa dạng của người tham gia khác là một phần quan trọng của chương trình.

Tiêu chuẩn lựa chọn Giảng viên

Giáo trình giảng dạy là một cầu nối giữa các kỹ năng kinh doanh truyền thống và các khóa học đào tạo về công nghệ và một số yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực của giảng viên. Nhìn chung, giảng viên phải có kinh nghiệm trong các lĩnh vực sau đây:

1) Các khái niệm về Kinh doanh và khu vực doanh nghiệp vi mô

• Hiểu biết rõ về các doanh nghiệp quy mô cực nhỏ (thực trạng kinh tế, nhu cầu, thách thức)

• Bối cảnh và sự hiểu biết về các khái niệm kinh doanh và các ứng dụng(chẳng hạn như marketing, tài chính, quản lý kinh doanh và truyền thông doanh nghiệp)

2) Kinh nghiệp giảng dạy

• Có kinh nghiệm và quan tâm đến việc tổ chức các hội thảo hoặc các khóa đào tạo kinh doanh và công nghệ

• Có kinh nghiệm và kỹ năng đào tạo

• Kinh nghiệm đào tạo cộng đồng nghèo và cung cấp tối thiểu một câu chuyện thành công

3) Công nghệ

• Sử dụng thành thạo máy vi tính với hệ điều hành Windows Vista/7, Phần mềm Microsoft Office 2007/2010 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), email và Internet.

• Có kiến thức sử dụng các thiết bị ngoại vi khác nhau như máy in, điện thoại di động và máy ảnh kỹ thuật số.

4) Một số yêu cầu chung

• Có hứng thú và mong muốn làm việc với các doanh nghiệp trong môi trường đào tạo

• Sẵn sàng giữ vai trò như một người hỗ trợ và cố vấn

• Nhận thức được cơ hội ứng dụng công nghệ để giải quyết các thách thức trong các DNNVV

• Cởi mở trong một môi trường học tập sáng tạo trong lớp học.

Nội dung Giáo trình Giảng dạy

Chương trình giảng dạy có năm mô-đun với 14 chủ đề kinh doanh. Mỗi chủ đề trình bày các công cụ có thể giúp xác định những thách thức kinh doanh khác nhau.

Các công cụ quản lý hoạt động Các công cụ tài chính Các công cụ giao tiếp

và truyền thôngCác công cụ Marketing An ninh và Bảo mật

Lập kế hoạch Các tài liệu tài chính chủ yếu Bài Trình bày Marketing bằng tài

liệu in Bảo mật dữ liệu

Quản lý thông tin liên lạc Theo dõi chi tiêu Hợp tác thực tại ảo Hình ảnh Kỹ thuật số

Quản lý Dữ liệu Đồ họa Tài chính Các thiết bị liên lạc Trang Web

Office 365

Môi trường Đào tạo

Khóa học mang tính tương tác cao,có hướng dẫn và được thực thi trong môi trường lớp học.

• Quy mô lớp học:

o Đối với khóa đào tạo giảng viên: Quy mô lớp học được đề nghị là hai mươi (20) người tham gia.

o Đối với khóa đào tạo cơ bản: Quy mô lớp học được đề nghị là 25 người tham gia.

• Thiết lập chung trong lớp học: Lớp học cần có bàn làm việc để tiến hành thảo luận nhóm nhỏ và các hoạt động khác. Mỗi người tham gia cần có một máy vi tính để thực hành các ứng dụng công nghệ.

Lớp học cần thiết lập linh hoạt cho phù hợp với đào tạo máy tính cũng như các hoạt động tham gia tại các bàn trong quá trình thảo luận nhóm. Sắp xếp trong phòng cần cho phép di chuyển qua lại giữa các bàn và các máy tính trong lớp học. Điều này mang đến cho sinh viên một sự chuyển đổi tinh thần giữa các cấu phần khác nhau và giữ được sự hứng thú, qua đó tăng cường hiệu quả học tập.

Máy vi tính trong lớp cần được cài đặt phần mềm Microsoft Office 2010 và truy cập được Internet.

Tùy theo chủ đề đào tạo, một số thiết bị ngoại vi như máy in, máy scan hoặc máy ảnh kỹ thuật số có thể được trang bị trong lớp học.

Số lượng máy tính cần được điều chỉnh phù hợp với số lượng người tham gia, đảm bảo một máy tính cho mỗi học viên. Bộ vi xử lý và bộ nhớ của máy tính cần đủ để chạy Microsoft Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) một cách suôn sẻ.

Tốc độ truy cập Internet cần đảm bảo tốc độ trung bình cho mỗi học viên ít nhất là 128kbps/ học viên. Ví dụ cho lớp đào tạo giảng viên, nếu có 20 người tham gia lớp học, tốc độ Internet cần thiết để những người tham gia có truy cập Internet tốt là 128 x 20 = 2560kbps (hoặc tương đương 2.5Mbps). Trong khóa Đào tạo cơ bản, nếu có 25 học viên trong lớp, tốc độ Internet cần thiết để những người tham gia có truy cập Internet tốt là 128 x 25 = 3125kbps (hoặc tương đương 3Mbps).

Số lượng học viên Băng thông trung bình Tổng băng thông

20 128 Kbps 2,560 Kbps

25 128 Kbps 3,125 Kbps

Giảng viên cần một máy chiếu và máy tính để hiển thị các bài trình bày PowerPoint, hình ảnh flash động, các hoạt động, và phần mềm khác phù hợp với nội dung khóa đào tạo. Những hình ảnh động cũng chứa một số âm thanh do đó cần có loa để thể hiện được.

Phần 1 Hoạt động và Quản lý

Chủ đề 1 / Công cụ quản lý lịch Lịch

Hiểu về Outlook 2010 1Đặt một cuộc hẹn 2Sửa đổi một Công việc 3Xóa một Công việc 3Đặt Nhắc nhở 3Lên lịch một sự kiện trong hai ngày 3Đặt một cuộc hẹn thường xuyên 3Tính năng mở rộng! Màu – Mã 4

Lên lịch một sự kiện nhiều ngày 4Lên lịch một cuộc hẹn thường xuyên 5Tính năng bổ sung! Màu – Mã 5

Tính năng hoặc ứng dụng củaMicrosoft Office Outlook 2010Files bài tậpKhông có

Chủ đề 2 / Các liên hệ và công cụ quản lýCác liên hệ 6

Hiểu về phần Liên hệ trong Outlook 2010 7Tạo Liên hệ 7Sửa đổi một liên hệ 8Xem danh mục số điện thoại trong phần Liên hệ 8Sử dụng phân loại 8In liên hệ 9Xóa một liên hệ 9

Công cụ quản lý các Liên hệ 9In Liên hệ trong Outlook lên phong bì thư 9

Công cụ cao cấp – Nhúng thư (Mail Merge)In các Liên hệ trong Outlook lên phong bì thưỨng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Office Outlook 2010Microsoft Office Word 2010Files bài tậpKhông có

Chủ đề 3 / Quản lý dữ liệuCơ sở dữ liệu 11

Xem nhanh 11 Làm việc với cơ sở dữ liệu: Định dạng, Sắp xếp, Lọc 12

Tính năng mở rộng! Định dạng có điều kiện 13Nhúng thư – Tạo một danh bạ sử dụng Danh sách liên hệ 13Tạo một danh bạ với một Danh sách Liên hệ 14

Tính năng mở rộng! Sắp xếp và Lọc trong thư nhúng 15Tính năng mở rộng! Thêm các trường khác vào thư nhúng 15

Công cụ cao cấp – Nhúng thưTạo một Danh bạ với Danh sách liên hệTính năng mở rộng! Sắp xếp và Lọc trong Thư nhúngTính năng mở rộng! Thêm các trường khác trong Thư nhúngỨng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Office Excel 2010Microsoft Office Word 2010Files thực hànhInventory_vn.xlsxContacts_vn.xlsx

Chủ đề 4 / Chia sẻ trên đám mây (SharePoint Online)Các thông tin về Office 365 16

Tạo một tài khoản Office 365 16Trang chủ Office 365 18Cài đặt hồ sơ cá nhân 18Thay đổi mật khẩu của bạn 19Thay đổi hình trong tiểu sử của bạn 19

SharePoint Online 20Tạo một thư viện văn bản mới 20Thêm File vào thư viện 21Mở một văn bản 22Xóa một văn bản 22

Các tính năng cấp caoKhông có Ứng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Office 365 Small Business Trial File thực hànhKhông có

Phần 2 Các công cụ tài chính

Phần 3 Các công cụ truyền thông

Chủ đề 1 / Các tài liệu tài chính Các bảng tính là các Tài liệu tài chính 23Hóa đơn cho khách hàng 23

Làm việc với các hóa đơn hiện tại 23Thay đổi giá của một sản phẩm 24Thêm một sản phẩm 24Tự động điền ngày hiện tại 24

Báo cáo thu nhập 25Tổng quan về báo cáo thu nhập 25Làm việc với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hiện tại 25Chèn một hàng mới 26Sao chép và đổi tên Bảng tính 26Chỉnh sửa bảng tính mới — Cập nhật các đề mục 26

Ứng dụng hoặc phần mềm có các tính năng trênMicrosoft Office Excel 2010Các tệp tin bài tậpHoadon.xlsxBaocaothunhap.xlsx Chủ đề 2 / Các công cụ theo dõi chi tiêu

Chi tiêu hàng tháng 27Tổng quan 27 Làm việc với chi tiêu hàng tháng 28 Tài liệu tham khảo liên quan 29 Tạo một Bảng tính chi tiêu hàng tháng 29 Các công thức tự động 30 Các lựa chọn định dạng 30 Công cụ Nâng cao - bảng Pivot 30 Tạo bảng Pivot 31

Công cụ nâng caoBảng PivotỨng dụng hoặc phần mềm có các tính năng trênMicrosoft Office Excel 2010Tệp tin bài tập

Chủ đề 3 / Các công cụ đồ họa tài chínhCác công cụ đồ họa tài chính 33

Đồ thị và biểu đồ 34Tổng quan 34Làm việc với đồ thị sẵn có 34Tạo một biểu đồ dạng dòng kẻ 34Tạo một biểu đồ dạng thanh 35Tạo một biểu đồ dạng hình bánh 36Chèn một biểu đồ Excel vào tài liệu Word hoặc Power Point 2010 37Chèn một biểu đồ liên kết trong một tài liệu 37

Công cụ nâng caoTạo một danh bạ với một Danh sách liên lạcỨng dụng hoặc phần mềm có các tính năng trênMicrosoft Office Excel 2010Microsoft Office Word 2010Tệp tin bài tậpHangtonkho.xlsxDanhsachlienlac.xlsx

Chủ đề 1 / Các công cụ trình diễn Trình chiếu 38

Tổng quan 39Thêm một Slide 39Thêm văn bản cho một Slide 40Chèn hình họa mẫu Clip Art 40Di chuyển và thay đổi kích thước hình ảnh 41Thêm một kiểu Slide 41Chèn số trang cho Slide 41Sắp xếp các Slide 42Công cụ SmartArt 42Trình diễn các Slide 42Chỉnh độ sáng/tối màn hình 44Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide 44

Các công cụ tiên tiến 45Quản lý thời gian trình bày 46

Thiết bị/Phần mềm ứng dụng Microsoft Office PowerPoint 2010Các tệp tài liệu bài tậpTệp tài liệu tên: ProgressReport_Phase2.pptxlogoColor.png

Phần 4 Các công cụ quảng cáo tiếp

Chủ đề 2 / Hợp tác ảoỔ đĩa ảo Microsoft SkyDrive 48

Tổng quan 48Thêm nhóm 48Mời mọi người tham gia nhóm 48Gửi thư điện tử cho theo nhóm 49Chia sẻ tệp tin 49

Lịch Microsoft Hotmail 50Sửa đổi sự kiện 51Tạo lập sự kiện mới 51Chia sẻ lịch với người khác 52

Các tính năng tiên tiếnKhôngỨng dụng hoặc các tính năngỔ đĩa ảo Microsoft SkyDriveTrình duyệt Microsoft Internet ExplorerCác bài tậpKhông

Chủ đề 3 / Các phương tiện liên lạc Tin nhắn nhanh 54

Tổng quan 54Skype 55Nói chuyện trực tuyến 55Gọi điện miễn phí 55Các tính năng bố sung! Sử dụng các biểu tượng cảm xúc 55

Các tính năng tiên tiếnKhôngỨng dụng hoặc các tính năng SkypeCác tệp tin bài tậpKhông

Chủ đề 1 / Tài liệu quảng cáo Các tờ rơi 58

Tổng quan 58Sửa chữa/ Thay đối trên 1 tời rơi có sẵn 58

Chèn ảnh 58Thêm đường viền trang 59Thêm màu sắc cho trang/Bố cục của trang 59Thêm dòng chữ 60Sử dụng định dạng in đậm 60Thay đổi phông chữ 60Thêm hộp chữ 60Lưu lại tờ rơi 61

Tính năng bổ sung! Sao chép Định dạng 61Tính năng tiên tiến

Lưu & Gửi dưới dạng tệp PDF 62Phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word 2010Bài tập

Chủ đề 2 / Hình ảnh kỹ thuật số Chương trình phần mềm văn phòng về quản lý ảnh Microsoft Office Picture Manager 63

Tổng quan 63Thay đổi chế độ xem 64Chỉnh sửa ảnh 64Cắt hình ảnh 65ĐỘ sáng và tương phản 66Thay đổi kích thước 67

Tính năng tiên tiếnKhôngPhần mềm ứng dụngMicrosoft Office Picture ManagerBài tậplogo_fhr.pnglifestyle-tropical-beach-resort.jpghoneymoon_suite.jpg

Chủ đề 3 /Trang điện tửWeb 2.0 69

Tạo lập một địa chỉ blog (nhật ký cá nhân trên mạng) 693 bước để tạo lập một Blog (nhật ký cá nhân trên mạng) 69Thay đổi chủ đềThêm một lần đăng tin 72Quản lý các cuộc hội thoại 73Sử dụng các công cụ 74Thêm mẫu liên hệ 75

Tính năng tiên tiếnKhôngPhần mềm ứng dụngWordPress.comBài tập Không

Phần 5 Bảo mậtChủ đề 1 / Bảo vệ dữ liệu Microsoft Security Essentials 78

Tải về và cài đặt 78Cập nhật Microsoft Security Essentials 79Quét máy tính để diệt Virus 79Lên lịch quét 80

Sao lưu dữ liệu 80Windows Backup 80Sao lưu tập tin 80Khôi phục tập tin 82

Bộ lọc thư rác 83Bộ lọc thư rác của Outlook 83Người gửi tin cậy 84

Ứng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Security EssentialsMicrosoft Windows BackupMicrosoft Outlook 2010Files bài tậpKhông có

1

Phần 1 Hoạt động và Quản lý

Các công cụ quản lý lịchLịch làm việcPhần này mô tả về phần mềm quản lý lịch. Phần thực hành nằm trong Microsoft Office Outlook 2010.

Bạn có thể làm gì với phần quản lý lịch của Microsoft Office Outlook?

1. Tạo các cuộc hẹn và sự kiện Giống như việc viết vào một cuốn sổ, bạn có thể bấm vào bất kỳ ô trống nào trong Outlook Calendar và bắt đầu nhập liệu. Bạn có thể lựa chọn nhắc nhở bằng âm thanh hoặc một thông điệp về cuộc hẹn, cuộc họp và sự kiện và bạn cũng có thể đặt màu cho từng mục để nhận biết nhanh.

2. Tổ chức cuộc họp Tạo một yêu cầu họp và chọn những người cần mời. Outlook giúp bạn tìm thấy thời gian trống sớm nhất mà tất cả những người được mời họp có thể tham dự. Khi bạn gửi một yêu cầu họp thông qua email, người được mời nhận yêu cầu ở Hộp thư đến (Inbox). Khi người này mở yêu cầu, họ có thể chấp nhận, tạm thời chấp nhận, hoặc từ chối cuộc họp của bạn bằng cách bấm một nút duy nhất. Nếu yêu cầu của bạn trùng với một Hoạt động khác trong lịch của người được mời, Outlook sẽ hiển thị một thông báo. Nếu bạn là người tổ chức họp chấp thuận việc này, người được mời có thể đưa ra một thời gian thích hợp khác. Là người tổ chức, bạn có thể kiểm tra được ai đã chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu hoặc ai đưa ra thời gian khác cho cuộc họp bằng cách mở yêu cầu.

3. Gửi lịch cho một người bất kỳ qua email Bạn có thể gửi lịch của mình cho một người nhận như là một Lịch Internet (Internet Calendar), nhưng vẫn giữ quyền điều khiển mức độ thông tin được chia sẻ. Thông tin về lịch của bạn hiện ra trong phần nội dung thư như một Lịch Internet đính kèm mà người nhận có thể mở ra trong Outlook.

4. Đăng ký nhận Lịch Internet Việc đăng ký nhận Lịch Internet tương tự như việc gửi Lịch Internet, ngoại trừ việc lịch đã tải về được đồng bộ và cập nhật thường xuyên với Lịch Internet.

Chủ đề 1 / Công cụ quản lý lịch Lịch làm việc

Làm quen với Outlook 2010 1Tạo một lịch hẹn 2Sửa đổi một Hoạt động 3Xóa một Hoạt động 3Đặt Nhắc nhở 3Lên lịch một sự kiện trong hai ngày 3Đặt một cuộc hẹn định kỳ 3Tính năng mở rộng! Mã hóa bằng màu sắc 4

Lên lịch một sự kiện nhiều ngày 4Lên lịch một cuộc hẹn thường xuyên 5Tính năng bổ sung! Màu – Mã 5

Tính năng hoặc ứng dụng củaMicrosoft Office Outlook 2010Các tệp bài tậpKhông có

Bây giờ hãy mở Microsoft

Office Outlook 2010.

Hình 1.1 – Lịch trên Outlook 2010 xếp theo tháng (Month View)

Làm quen với Outlook 2010Bạn có thể xem lịch trên Outlook theo Ngày, Tuần hoặc Tháng. Dưới đây là các bước để thay đổi cách xem:

1. Bấm Lịch (Calendar) trên hướng (navigation pane). Bấm vào Home trên thanh Ribbon nếu bạn đang không ở đây. Bấm nút Xem theo ngày (Day view) ở phần trên của màn hình nếu cách xem này chưa được kích hoạt.

2. Thay đổi cách xem lịch.

a. Bấm vào Tuần làm việc (Work Week) ở thanh công cụ phía trên màn hình. b. Bấm vào Tháng (Month) để thay đổi cách xem theo tháng.

3. Mở một cuộc hẹn đã có sẵn bằng cách bấm đúp vào đó. Xem các phần chính của cuộc hẹn: Tiêu đề, Địa điểm, Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc.

4. Đóng cuộc hẹn và xem bằng cách xem theo Ngày/Tuần/Tháng.

5. Trở về xem theo Ngày.

Outlook

2

Hình 1.2 – Xem Sự kiện

Tạo một lịch hẹnCác cuộc hẹn là các hoạt động được diễn ra trong ngày, ví dụ như một cuộc họp với khách hàng hoặc một chuyến đi đến ngân hàng.

1. Từ phần Home trên thanh Ribbon, bấm vào Cuộc hẹn mới (New Appointment), cửa sổ Cuộc hẹn sẽ hiện ra.

2. Nhập vào các trường sau:

a. Tiêu đề (subject)b. Thời gian bắt đầu (Start time) và Thời gian kết thúc (End time) (Những trường này bao gồm cả ngày)c. (Tùy chọn) Địa điểmd. (Tùy chọn) Ghi chú – Nhập bất kỳ chú thích nào vào ô trắng to phía dưới cửa sổ Cuộc hẹn.

3. Bấm Lưu & Đóng (Save & Close).

4. Xem cuộc hẹn trong Lịch bằng cách xem theo Ngày, Tuần và Tháng.

Sửa đổi một Hoạt động (Activity)1. Bấm đúp vào một Hoạt động để mở ra.

2. Thay đổi thời gian kết thúc.

3. Bấm Lưu & Đóng (Save & Close).

4. Xem Hoạt động đã được đổi trong Lịch.

Xóa một Hoạt động1. Chọn một Hoạt động mà bạn muốn xóa.

2. Bấm nút Xóa (Delete) trên bàn phím.

LƯU Ý Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một Hoạt động và chọn Xóa.

Cách khác để tạo một cuộc hẹn mới là tìm một ngày giờ thích hợp và bấm đúp vào ô thời gian ở chế độ

xem theo Ngày.

LƯU Ý

3

4

Đặt Nhắc nhở (Reminder)Nhắc nhở giống như một chiếc đồng hồ báo thức – nó thông báo cho bạn một Hoạt động sắp diễn ra đã được lưu trong Lịch làm việc của bạn. mỗi một Hoạt động đều có một lựa chọn nhắc nhở.

1. Bấm đúp vào một Hoạt động để mở ra.

2. Đặt Nhắc nhở theo số phút cần báo trước khi thực hiện Hoạt động .

3. Bấm Lưu & Đóng (Save & Close). Lịch sẽ báo cho bạn về công việc sắp tới vào thời gian đã được đặt.

Hình 1.3 – Đặt Nhắc nhở trong phần Thông tin liên hệ của Outlook

Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm của Lịch để tìm cuộc hẹn hoặc sự kiện trong lịch một cách nhanh chóng.

Bấm Tùy chọn (Options) trên thanh Công cụ (Tools), sau đó vào Lịch để đặt các thông số cho Nhắc nhở.

Đặt lịch cho một sự kiện diễn ra hai ngàyNhững sự kiện này là các hoạt động kéo dài trong hai mươi tư tiếng hoặc lâu hơn, ví dụ như nghỉ lễ, sinh nhật và các cuộc hội nghị.

1. Thông qua cách xem theo Tháng (Month view), bấm đúp vào một ngày để đặt lịch cho diễn ra sự kiện diễn ra. Cửa sổ Sự kiện (Event) sẽ hiện ra với một hộp để đánh dấu chọn Sự kiện diễn ra cả ngày (All day event).

2. Nhập Tiêu đề (Subject) và Thời gian bắt đầu (Start time) cho một ngày mà bạn đang chọn, sau đó đặt Thời gian kết thúc (End time) vào ngày sau đó. Bây giờ bạn đã đặt lịch cho một sự kiện diễn ra trong hai ngày. Nhập Địa điểm và Ghi chú nếu cần.

3. Bấm Lưu & Đóng (Save & Close).4. Bạn có thể xem sự kiện được hiển thị khác thế nào so với các cuộc hẹn trong Lịch – bằng cách thay

đổi cách xem theo Ngày, Tuần và Tháng.

LƯU Ý

LƯU Ý

5

Lên lịch một cuộc hẹn định kỳ

Cuộc hẹn định kỳ được hiểu là một hành động xảy ra thường xuyên.Bạn có thể đặt một hành động lặp lại sử dụng lựa chọn Định kỳ (Recurrence).

1. Bấm đúp vào một Hoạt động để mở ra.

2. Vào phần Định kỳ (Recurrence) trên thanh Ribbon phía trên và nhập vào các thiếp lập cần thiết. Bấm OK.

3. Bấm Lưu & Đóng.

4. Xem lại hành động định kỳ trong Lịch.

Hình 1.4 – Cửa sổ cuộc hẹn định kỳ

Mời người tham dựBằng cách gửi đi một sự kiện như là một lời mời, người nhận có thể trả lời họ có tham dự hay không.

1. Bấm đúp vào một Hoạt động để mở ra.

2. Bấm Mời người tham dự (Invite Attendees) ở phần Event trên thanh Ribbon phía trên cửa sổ.

3. Bạn sẽ thấy cửa sổ viết thư, nơi bạn có thể nhập địa chỉ email vào trường Gửi đến (To), sau đó bấm Gửi (Send) để gửi lời mời đi.

Tính năng bổ sung! Màu – Mã hóa (Color – Coding)

Màu – Mã hóa giúp bạn phân biệt nhanh chóng các loại Hoạt động mà bạn đã ghi trong lịch.

Nó làm việc thế nào:Mở một Hoạt động – trong phần Phân loại (Categorize) trên thanh Ribbon, chọn một màu cho Hoạt động mà bạn chọn. Xem lại Màu – Mã hóa trong lịch của bạn.

Hình 1.5 – Phân loại một sự kiện

6

Lợi ích của việc sử dụng Thông tin liên hệ trong Microsoft Outlook:

Thông tin liên hệ(Contact) và công cụ quản lý

Các thông tin liên hệ

Chủ đề 2 / Các thông tin liên hệ và công cụ quản lý

Các thông tin liên hệ 6Hiểu về phần Thông tin liên hệ trong Outlook 2010 7Tạo Liên Thông tin liên hệ 7Sửa đổi một thông tin liên hệ 8Xem danh mục số điện thoại trong phần Thông tin liên hệ 8Sử dụng phân loại 8In thông tin liên hệ 9Xóa một thông tin liên hệ 9

Công cụ quản lý các Thông tin liên hệ 9In Thông tin liên hệ trong Outlook lên phong bì thư 9

Công cụ cao cấp – Nhúng thư (Mail Merge)In các Thông tin liên hệ trong Outlook lên phong bì thưỨng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Office Outlook 2010Microsoft Office Word 2010Files bài tậpKhông có

1. Quản lý các Hoạt động – Một lợi ích của công cụ quản lý Thông tin liên hệ trong Outlook là bạn có khả năng quản lý bất kỳ hoạt động nào mà có liên quan đến một thông tin liên hệ mà bạn có. Bạn có thể liên kết một liên hệthông tin liên hệ với một Hoạt động nào đó cũng nằm trong Outlook. Thực tế là, nếu bạn muốn tạo một cuộc hẹn với một ai đó và bạn thực hiện trên lịch, bạn sẽ có thể xem trong phần Thông tin liên hệ của Outlook. Nó cho phép bạn có thể xem dễ dàng có những Hoạt động nào liên quan đến người này và bạn cũng sẽ có thể nhìn thấy các bản ghi kể từ lần cuối cùng bạn nói chuyện với họ.

2. Liên kết đến Email – Một lợi ích khác của công cụ quản lý thông tin liên hệ trong Outlook là liên kết đến thư điện tử. Lựa chọn này cho phép bạn có thể liên kết một email cụ thể đến một thông tin liên hệ cụ thể trong danh mục thông tin liên hệ. Nó làm cho bạn có thể tìm kiếm một thư điện tử nào đó dễ dàng hơn rất nhiều.

3. Phân loại các Thông tin liên hệ – Bạn cũng nhận được lợi ích từ tính năng quản lý Thông tin liên hệ của Outlook, nó cũng cho phép bạn có thể phân loại các thông tin liên hệ. Nó làm cho việc tìm kiếm ngược lại thông tin liên hệ về sau này được dễ dàng hơn và bạn sẽ không phải tìm kiếm lại tất cả các thông tin liên hệ để tìm một ai đó mà bạn cần.

Các bước dưới đây mô tả tính năng quản lý thông tin liên hệ trong Microsoft Outlook Contact 2010.

7

Hình 1.6 – Cách xem theo danh thiếp trong Outlook Contact 2010

Hiểu về Outlook Contact 20101. Bắt đầu từ thanh duyệt trong Microsoft Office Outlook 2010, bấm vào phần Thông tin liên

hệ. Cần đảm bảo rằng bạn đã chọn Danh thiếp (Business Card) trong mục Cách xem hiện tại (Current View) trên phần trang nhà (Home) của thanh Ribbon.

2. Về các cách xem khác trong phần Thông tin liên hệ:a. Bấm vào Danh thiếp Chi tiết (Detailed Address Cards) trong mục cách xem hiện tại trên

thanh Ribbon.b. Bấm Danh mục số điện thoại (Phone List) trong mục cách xem hiện tại.c. Trở về cách xem theo Danh thiếp.

3. Mở một thông tin liên hệ có sẵn bằng cách bấm đúp vào nó. Xem một số phần chính của một danh thiếp: Tên đầy đủ, Công ty, Số điện thoại, Địa chỉ, Email và địa chỉ Web. Bấm Lưu & Đóng để thoát ra khỏi Thông tin liên hệ đang mở.

Tạo Thông tin liên hệ1. Ở phía trên bên trái màn hình, bấm Tạo mới (New), cửa sổ thông tin liên hệ sẽ hiển thị.2. Nhập vào các trường sau:

a. Tên đầy đủb. Công tyc. Số điện thoại công việc (và /hoặc số điện thoại khác)d. Địa chỉ (Địa chỉ thư điện tử). Bấm vào nút Công việc để nhập các trường còn trống.e. (Tùy chọn) Chức danhf. (Tùy chọn) Địa chỉ emailg. (Tùy chọn) Địa chỉ web.

3. Ở hộp trắng to bên phải, nhập vào bất kỳ Ghi chú nào về hông tin liên hệ này, ví dụ như bạn đã gặp người này ở đâu và bao giờ.

4. Bấm Lưu & Đóng.5. Xem thông tin liên hệ trong danh mục.6. Tạo thêm hai thông tin liên hệ mới.

8

Hình 1.7 – Tạo một thông tin liên hệ mới

Sửa đổi một Thông tin liên hệ

1. Bấm đúp vào một thông tin liên hệ để mở ra.

2. Sửa đổi nếu muốn.

3. Bấm Lưu & Đóng.

Xem danh mục số điện thoại của Thông tin liên hệ

1. Chọn cách xem theo Danh mục số điện thoại ở mục cách xem hiện tại trên thanh Ribbon để xem danh sách thông tin liên hệ và số điện thoại của họ.

2. Sắp xếp thông tin liên hệ.a. Để sắp xếp danh mục theo tên đầy đủ, bấm vào mục Tên đầy đủ phía trên danh sách.b. Để sắp xếp danh mục theo tên công ty, bấm vào mục Công ty phía trên danh sách.

Hình 1.8 – Cách xem theo số điện thoại trong Outlook Calendar 2010

Sử dụng phân loạiPhân loại là một cách để tổ chức và nhóm các thông tin liên hệ của bạn.

1. Bấm đúp vào một thông tin liên hệ để mở ra. Nút Phân loại (Cat-egorize) được đặt ở phía trên của thanh Ribbon trong cửa sổ Thông tin liên hệ.

2. Bấm nút Phân loại, chọn một hoặc vài danh mục. Các thông tin được chọn sẽ hiển thị dưới thanh Rib-bon.

3. Bấm Lưu & Đóng.4. Xem thông tin phân loại trong các

cách xem theo Số điện thoại và Chi tiết Danh thiếp.

5. Lặp lại việc phân loại đối với hai thông tin liên hệ khác.

6. Chọn Phân loại trên phần Sắp xếp của thanh Ribbon để xem danh mục các thông tin liên hệ được xếp theo các mục.

GỢI Ý: Bạn có thể tạo các mục phân loại của riêng mình bằng cách vào phần Phân loại trên thanh Ribbon, và bấm vào Tất cả các mục (All Categories) rồi bấm Tạo mới (New).

9

In các Thông tin liên hệ 1. Mở cách xem theo danh thiếp.

2. Bắt đầu từ menu File, bấm In (Print). Chọn một kiểu in – Ví dụ như kiểu Danh thiếp hoặc kiểu Danh bạ Điện thoại.

3. Xem lại nếu cần.

4. Chọn một vài tùy chọn in nếu cần và bấm OK.

Xóa một thông tin liên hệ 1. Chọn một (hoặc một vài) thông tin liên hệ mà bạn cần xóa.

2. Bấm nút Xóa (Delete) trên bàn phím.

CHÚ Ý Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một thông tin liên hệ và bấm Xóa (Delete).

Công cụ quản lý Thông tin liên hệ Các bước dưới đây mô tả tính năng quản lý Thông tin liên hệ và Nhúng thư. Phần thực hành nằm trong Microsoft Office Outlook 2010 và Microsoft Office Word 2010.

In các thông tin liên hệ trong Outlook lên phong bì thư

1. Chọn các thông tin liên hệ có các thông tin mà bạn muốn nhúng.

Trong phần Home trên thanh Ribbon của Microsoft Office Outlook 2010, bấm Nhúng thư (Mail Merge), của sổ hội thoại Nhúng thông tin liên hệ vào thư (Mail Merge Contacts) sẽ hiện ra.

Hình 1.9 – Cửa sổ nhúng thông tin liên hệ

2. Ở phía dưới của hộp hội thoại, dưới Các lựa chọn Nhúng (Merge Options), chọn Phong bì thư (Envelopes) ở mục Loại văn bản (Document Type) và bấm OK. Hộp thoại dưới đây sẽ hiện ra:

Hình 1.10 – Cửa sổ hội thoại

3. Đọc hộp hội thoại – để xem hướng dẫn bạn phải bấm vào Cài đặt (Setup) ở bước tiếp theo. Bấm OK. Hộp thoại Trợ giúp Nhúng thư sẽ hiển thị.

Hình 1.11 – Trợ giúp nhúng thư

4. Bấm nút Cài đặt (Setup) và chọn loại phong bì cần tạo. Bấm OK rồi bấm Đóng. Một phong bì trắng sẽ hiển thị với một con trỏ nhấp nháy biểu thị phần địa chỉ người gửi.

5. Nhập địa chỉ người gửi.

6. Bấm vào phần giữa thấp hơn của phong bì. Một hộp thoại sẽ xuất hiện để nhập địa chỉ thư đến.

7. Chuẩn bị cách trình bày thông tin địa chỉ. Tìm nút Nhập các trường nhúng (Insert Merge Field) trong nhóm Viết & Nhập (Write & Insert) trong mục Gửi thư (Mailings).

GHI CHÚ Tùy chọn địa chỉ (Address Block) trên thanh Ribbon là một lối tắt để thêm thông tin vào thông tin liên hệ. Tùy chọn này

bao gồm các trường tên, công ty và địa chỉ thích hợp.

11

8. Xem lại địa chỉ. Tìm tùy chọn Xem trước kết quả (Preview Results) trên thanh Ribbon. Bấm vào và sử dụng nút hình mũi tên màu xanh để duyệt tới hoặc lui các địa chỉ khác nhau.

Hình 1.12 – Nút duyệt

9. Nhúng vào một văn bản mới. Tìm nút Kết thúc & Nhúng (Finish & Merge) trong nhóm Kết thúc (Finish) ở mục Gửi thư. Và chọn Sửa một văn bản riêng lẻ (Edit Individual Documents). Bấm vào đây để tạo một văn bản với tất cả các phong bì đã nhúng. Lưu lại nếu cần và in ra.

Chủ đề 3 / Quản lý dữ liệuCơ sở dữ liệu 11

Xem nhanh 11 Làm việc với cơ sở dữ liệu: Định dạng, Sắp xếp, Lọc 12

Tính năng mở rộng! Định dạng có điều kiện 13Nhúng thư – Tạo một danh bạ sử dụng Danh sách thông tin liên hệ 13Tạo một danh bạ với một Danh sách Thông tin liên hệ 14

Tính năng mở rộng! Sắp xếp và Lọc trong thư nhúng 15Tính năng mở rộng! Thêm các trường khác vào thư nhúng 15

Công cụ cao cấp – Nhúng thưTạo một Danh bạ với Danh sách thông tin liên hệ Tính năng mở rộng! Sắp xếp và Lọc trong Thư nhúngTính năng mở rộng! Thêm các trường khác trong Thư nhúng

Ứng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Office Excel 2010Microsoft Office Word 2010

Files thực hànhInventory_vn.xlsxContacts_vn.xlsx

Các bước dưới đây mô tả sơ lược về tính năng quản lý dữ liệu. Phần bài tập nằm trong Microsoft Office Excel 2010.

Xem qua

1. Mở file Inventory_vn.xlsx2. Lưu ý rằng cơ sở dữ liệu được xếp theo các trường, các tiêu đề và các bản ghi.3. Ở phần Xem (View), bấm Phóng (Zoom) và chọn 200% để phóng to. Tính năng này thay

đổi cách bạn xem nội dung của bảng tính; nó không thay đổi cỡ chữ đang sử dụng. Tiếp theo, mở phần lựa chọn Phóng trên thanh Ribbon để giảm cỡ xuống tỷ lệ thích hợp.

4. Bấm vào bất kỳ trường nào, và ghi nội dung vào. Bạn cũng có thể nhập nội dung thông qua thanh công thức (Formula Bar) phía trên màn hình. Lưu ý rằng các cột được đánh dấu bằng các chữ. Các hàng được đánh dấu bằng các số. Một ô là tổ hợp của hàng và cột. Một ô là tham chiếu từ các cột và hàng tương ứng – Ví dụ như, B4.

5. Thực hành duyệt qua dữ liệu.a. Bấm CRTL + Home trên bàn phím của bạn. Việc này có ý nghĩa gì?b. Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển trong cơ sở dữ liệu.c. Thực hành chọn một ô, một nhóm các ô và một cột.

Quản lý Dữ liệu Cơ sở dữ liệu

12

6. Lưu ý các loại dữ liệu khác nhau được liệt kê (chữ, số, và ngày).7. Vào phần Home trên thanh Ribbon. Lưu ý rằng nút Sắp xếp & Lọc ở phía bên phải phía trên

của thanh Ribbon.8. Chú ý các tùy chọn định dạng ở phía trên của màn hình (In đậm, Tô màu).

Làm việc với một cơ sở dữ liệu: Định dạng, Sắp xếp và Lọc1. Định dạng tiêu đề

a. Sử dụng file Inventory_vn.xlsx, chọn phần tiêu đề, và bấm nút In đậm (Bold) trong nhóm Phông chữ (Font) phía trên màn hình.

b. Tiếp theo, thay đổi cách đổ màu của phần tiêu đề bằng cách sử dụng nút Đổ màu (Fill Color) trong nhóm Phông chữ.

2. Định dạng các ô

a. Chọn cột “Ngày đặt hàng” bằng cách di chuyển con trỏ đến cột có nhãn H phía trên ô “Ngày đặt hàng” và bấm chuột trái một lần.

b. Từ nhóm Các Ô (Cells), bấm Định dạng (Format) và chọn Định dạng ô (Format Cells). Thay đổi định dạng ngày thích hợp.

3. Sắp xếpa. Chọn một mục trong cột “Sản phẩm” và bấm vào nút Sắp xếp & Lọc (Sort & Filter) để tùy chọn

Sắp xếp từ A đến Z (Sort A to Z). Chú ý các thay đổi trong danh mục các sản phẩm và các thông tin tương ứng. Bấm tùy chọn Sắp xếp từ Z đến A (Sort Z to A) và lưu ý thay đổi. Trên thanh tác vụ nhanh (Quick Access Toolbar), bấm nút Hoàn tác (Undo) để quay lại theo trật tự sắp xếp trước.

4. Sắp xếp trên một bảng đã sắp xếp sẵna. Bấm nút Sắp xếp & Lọc và chọn Đặt cách Sắp xếp (Custom Sort).b. Chọn các tùy chọn để sắp xếp theo “Sản phẩm” trước sau đó là “Tên”.

5. Bộ lọca. Lọc theo từ khóa “Áo sơ mi”. Từ menu Dữ liệu (Data), bấm Lọc (Filter), sau đó bấm Lọc tự động

(Autofilter). Các mũi tên hiện lên trên từng tiêu đề.b. Bấm mũi tên ở cột “Sản phẩm”, sau đó chọn “Áo sơ mi” để xem riêng mục này. Ở phía góc trái

bên dưới của màn hình, chú ý xem có bao nhiêu bản ghi được hiển thị khi bạn áp dụng cách lọc này.

c. Bấm lại vào mũi tên lần nữa và chọn Chọn tất cả (Select All) để trở về danh sách đầy đủ.6. Lọc trên một bảng đã lọc

a. Để lọc ra các Áo sơ mi màu đỏ. Trước hết bạn cần lọc theo từ khóa “Áo sơ mi”. Sau đó bấm vào mũi tên ở cột màu và chọn “Đỏ”.

b. Hiển thị tất cả các trường một lần nữa. Bấm Sắp xếp & Lọc rồi bấm Xóa trắng (Clear). Tính năng này rất hữu dụng khi bạn đang sử dụng nhiều bộ lọc cùng lúc.

7. Thiết lập riêng bộ lọca. Sử dụng nút mũi tên Lọc tự động (Auto Filter), bấm vào mũi tên ở cột “Ngày đặt hàng”, và chọn

Lọc theo ngày (Date Filters) rồi đến Sau… (After…). Hộp thoại Thiết lập bộ lọc tự động xuất hiện.b. Ở ô phía trên bên trái, lựa chọn đang sử dụng là sau ngày. Ở ô phía trên bên phải cùng hàng chọn

ngày 4/1/2007 và bấm OK. Lưu ý rằng bộ lọc này sẽ lọc ra các sản phẩm được dặt hàng sau ngày 1 tháng 4 năm 2007.

c. Bấm vào nút mũi tên lần nữa, và chọn Chọn tất cả (Select All) để quay về danh mục đầy đủ.8. Sử dụng bộ lọc trên bảng tính đã lọc

a. Lọc riêng mục “Áo sơ mi”. Tiếp theo, kiểm tra xem trong kho hàng xem “Áo sơ mi” nào còn ít. Sử dụng nút mũi tên Lọc tự động, bấm vào mũi tên ở cột “Trong kho”, và chọn Lọc theo số (Number Filters), tiếp theo là Nhỏ hơn… (Less than…). Hộp thoại Thiết lập bộ lọc tự động xuất hiện.

b. Ở hộp phía trên bên trái, chọn nhỏ hơn (less than), nhập 30 vào ô bên phải rồi bấm OK. Lưu ý xem danh mục được thay đổi thế nào.

c. Hiển thị tất cả các bản ghi một lần nữa. Bấm Sắp xếp & Lọc, Xóa trắng (Clear).

13

9. Sử dụng cách lọc Hoặc (OR)

a. Lọc các trường “CD” hoặc “DVD”. Sử dụng mũi tên ở cột “Sản phẩm”, sau đó chọn Lọc bằng chữ (Text Filters) và chọn Thiết lập bộ lọc. Lưu ý tùy chọn Và/Hoặc (And/Or). Chọn mục này để hiển thị các trường mà cột “Sản phẩm” phù hợp với CD hoặc là DVD. Chú ý xem danh sách thay đổi thế nào.

b. Bấm vào nút mũi tên lần nữa, và chọn Chọn tất cả để quay về danh sách đầy đủ.10. Thêm một bản ghi

b. Kéo đến cuối của danh sách và thêm một bản ghi khác. (Để thêm một hàng vào giữa danh sách, bấm Chèn thêm (Insert) ở nhóm Các Ô và chọn Thêm hàng vào bảng tính (Insert Sheet Rows.))

Tính năng mở rộng! Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)Tính năng Định dạng có điều kiện giúp bạn định dạng các ô theo tiêu chuẩn nào đó. Ví dụ bạn có thể cài đặt các mục chuyển sang màu đỏ khi mà số lượng trong kho giảm xuống dưới 30.

Tính năng này việc thế nào

1. Chọn các ô cần định dạng theo tiêu chuẩn.

2. Trong nhóm Kiểu (Style), bấm Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting).

3. Chọn Làm sáng ô và sau đó chọn Nhỏ hơn… (Less than)

4. Nhập vào điều kiện và một định dạng để áp dụng khi điều kiện xảy ra.

Thư nhúng – Tạo một danh bạ với danh sách Thông tin liên hệ

Phần dưới đây trình bày tính năng Nhúng thư để sử dụng với cơ sở dữ liệu. Phần bài tập nằm trong Microsoft Office Excel 2010 và Microsoft Office Word 2010.

Hình 1.13 – Tạo một danh bạ với danh sách Thông tin liên hệ

14

Tạo một danh bạ với một danh sách Thông tin liên hệ

1. Mở một văn bản mới trong Microsoft Office Word 2010. Ở phần Gửi thư (Mailing), bấm Bắt đầu nhúng thư (Start Mail Merge), và chọn tiếp Hướng dẫn nhúng thư từng bước (Step by Step Mail Merge Wizard). Cửa sổ hướng dẫn nhúng thư xuất hiện ở phía phải của màn hình. Làm theo các bước ở phía dưới của cửa sổ hướng dẫn, bắt đầu với bước 1 trên 6.

Bước 1 trên 6: Chọn loại văn bản cần tạo. Ở ô chọn Chọn loại văn bản: Chọn Danh bạ (Directory). Đọc các ghi chú đi kèm phía dưới. Bấm nút Tiếp theo (Next) ở phía dưới của cửa sổ.

GHI CHÚBấm Quay lại (Previous) để trở về bước trước.

Bước 2 trên 6: Chọn một văn bản để tạo danh bạ. Ở ô chọn Chọn văn bản khởi đầu (Select starting document): dùng lựa chọn mặc định (Sử dụng văn bản đang mở - Use the current document). Đọc các hướng dẫn đi kèm phía dưới. Bấm Tiếp theo (Next) ở phía dưới của cửa sổ.

Bước 3 trên 6: Nhận dạng dữ liệu nguồn. Ở ô chọn Chọn người nhận: dùng lựa chọn mặc định (Sử dụng danh sách có sẵn – Use an existing list).

Ở dưới ô chọn Sử dụng danh sách có sẵn: Bấm nút Duyệt (Browse), và duyệt đến file Microsft Office Excel 2007 Contacts.xls có chứa dữ liệu nguồn của bạn. Chọn Bảng 1 (Sheet1) (Chú ý: Khi cửa sổ Chọn bảng (Select table) đang hiển thị, phải đảm bảo ô chọn có nhãn Dòng đầu của dữ liệu có các Tiêu đề cột được chọn). Bấm OK. Hộp thoại Người nhận thư nhúng (Mail Merge Recipients) hiện ra với các tiêu đề và thông tin tương ứng.

Hình 1.14 – Cửa sổ Người nhận thư nhúng

Xem lại cột dữ liệu và bấm OK. Cửa sổ sẽ đóng lại và một con trỏ nhấp nháy trong văn bản Microsoft Office Word 2010. Bấm Tiếp theo ở phía dưới của cửa sổ.

Bước 4 trên 6: Sắp xếp danh bạ của bạn. Tại Bảng hướng dẫn (Wizard panel) phía tay phải, bấm lựa chọn Thêm nhiều mục và chèn các thông tin liên hệ, địa chỉ cần thiết. (Thêm các dấu cách hoặc xuống dòng nếu cần).

Bấm Enter hai lần để tạo khoảng trắng giữa các thông tin liên hệ. Bấm Tiếp theo ở dưới của màn hình để tiếp tục.

CHÚ Ý:Ô tùy chọn Địa chỉ là một lối tắt để thêm thông tin thông tin

liên hệ. Ô nàybao gồm các trường tên người, tên công ty và địa chỉ phù hợp với thông tin Ô này bao kiểu Mỹ.

Bấm sửa danh sách người nhận để quay trở lại dữ liệu nguồn cần nhúng.

15

Bước 5 trên 6: Xem lại danh bạ. Bắt đầu từ Bảng hướng dẫn bên phải, bấm nút Quay lại (<<) (Previ-ous) và Tiếp theo (>>) (Next) để xem lại các dữ liệu sẽ được nhúng. (Kết quả có thể trông không giống với danh bạ hiện hành cho đến bước tiếp theo). Bấm Tiếp theo ở phía dưới màn hình.

Bước 6 trên 6: Hoàn tất việc nhúng. Bấm Tới một văn bản mới để nhúng dữ liệu nguồn theo định dạng danh bạ. Một văn bản mới sẽ hiện ra với một danh bạ các thông tin liên hệ.

a. Lưu danh bạ này nếu cần.b. Lưu mẫu danh bạ nếu cần.

Tính năng mở rộng! Sắp xếp và Lọc trong Việc nhúng thưTính năng Nhúng thư có bao gồm cả các tùy chọn sắp xếp và lọc. Sử dụng các tùy chọn này để tạo một danh bạ chỉ bao gồm các Khách hàng và Khách hàng trên Web từ cơ sở dữ liệu Thông tin liên hệ, sắp xếp theo tên riêng.

Hình 1.15 – Lọc và sắp xếp trong Nhúng thư

• Mở hộp thoại Người nhận Thư nhúng (Bước 3 trên 6 phần Nhúng thư). Hộp thoại này xuất hiện khi bạn duyệt đến một file nguồn tương ứng. (Nếu bạn đã chọn sẵn danh sách thông tin liên hệ, sử dụng tùy chọn Sửa danh sách người nhận để thay thế). Hộp thoại chỉ ra các cột trong cơ sở dữ liệu và các thông tin tương ứng.

• Sử dụng mũi tên lọc đối với một cột bất kỳ, rồi bấm tùy chọn Sắp xếp (Sort) hoặc Lọc (Filter) để đến phần sắp xếp và lọc nâng cao. Hộp thoại lọc và sắp xếp xuất hiện.

• Sử dụng mục Lọc bảng ghi (Filter Records) với các cú pháp And/Or tiêu chuẩn nếu cần.

• Sử dụng phần Sắp xếp bảng ghi (Sort Records) nếu cần.

Tính năng mở rộng! Thêm các trường khác trong Nhúng thưTùy chọn Thêm các mục trong bảng trình bày thư nhúng cho phép bạn có thể thêm các trường khác bằng tay từ cơ sở dữ liệu. Bạn cũng có thể áp dụng cả định dạng trong bước này. Sử dụng tùy chọn này để hiển thị loại thông tin liên hệ bằng chữ in nghiêng ở cuối mỗi địa chỉ thông tin liên hệ trong danh bạ.

Tính năng này làm việc thế nào:

• Tìm tùy chọn Thêm các mục (More Items) (Bước 4 trên 6 phần Nhúng thư).

• Sử dụng tùy chọn này để thêm bất kỳ trường nào từ cơ sở dữ liệu, ví dụ như Loại thông tin liên hệ.

• Sau khi đã đưa các thông tin vào bố cục mẫu, bạn cũng có thể áp dụng các định dạng như in đậm hoặc in nghiêng đối với các trường.

16

Chủ đề 4 / Chia sẻ trên Điện toán đám mây (SharePoint Online)

Các thông tin về Office 365 16Tạo một tài khoản Office 365 16Trang chủ Office 365 18Cài đặt hồ sơ cá nhân 18Thay đổi mật khẩu của bạn 19Thay đổi hình trong tiểu sử của bạn 19

SharePoint Online 20Tạo một thư viện văn bản mới 20Thêm File vào thư viện 21Mở một văn bản 22Xóa một văn bản 22

Các tính năng cấp caoKhông có Ứng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Office 365 Small Business Trial File thực hànhKhông có

Thông tin về Office 365

Tạo một tài khoản Office 365

Bước đầu tiên để truy cập các tính năng thú vị sau bức màn của Office 365 đòi hỏi phải tạo một tài khoản của riêng bạn. Bắt đầu bằng việc duyệt đến trang www.office365.com để đăng ký

Hình 1.16 – Trang web Office 365

17

Bấm nút Dùng thử Miễn phí (FREE TRIAL). Câu hỏi đầu tiên mà Office 365 sẽ hỏi bạn là bạn quyết định sử dụng phiên bản Doanh nghiệp nhỏ (Small Business) hay Doanh nghiệp cỡ (Midsize Bussiness) vừa hoặc Doanh nghiệp lớn (Enterprise) trong Office 365.

Khi bạn chọn Doanh nghiệp nhỏ, Office 365 sẽ đưa ra cho bạn một mẫu đơn giản để điền vào. Bạn cung cấp tên và Windows Live ID (và bạn cũng có thể đăng ký trong bước này nếu bạn chưa có Win-dows Live ID), và sau đó bạn cần qua bước kiểm duyệt bằng cách nhập vào các khóa kiểm duyệt (Validation key) và bấm OK.

Hình 1.17 – Mẫu đăng ký Office 365 dùng thử

Khi bạn bấm Tiếp tục (Continue), Office 365 sẽ cho bạn biết nó sẽ gửi tên sử dụng và mật khẩu đến địa chỉ email mà bạn đã cung cấp. Trang chủ Office 365 sẽ hiện ra, và các dịch vụ thành phần của Office 365 sẽ bắt đầu được tải từng cái một.

18

Trang chủ Office 365

Hình 1.18 – Trang chủ Office 365

Trang chủ Office 365 được thiết kế tối giản, cho bạn các lựa chọn ngay trên đầu trang. Nó đưa ra các liên kết bạn cần để truy cập thư của hoặc quản lý lịch, kết nối với nhóm của bạn theo thời gian thực và làm việc với các văn bản Office.

Tạo một hồ sơCông việc đầu tiên mà bạn cần làm ngay sau khi tạo tài khoản Office 365 là cho chương trình biết một chút về các sở thích và sự quan tâm của bạn. Hồ sở của bạn – cũng giống như cái mà bạn đã tạo trong các trang mạng xã hội – đưa ra các thông tin cơ bản như bạn là ai, bạn sống ở đâu và bạn sử dụng ngôn ngữ nào.

Bấm tên công ty của bạn (Your company name) trên màn hình phía trên bên trái, sau đó bấm sửa (edit). Bạn sẽ thấy màn hình dưới đây.

Hình 1.19 – Cửa sổ sửa đổi thông tin công ty

Cập nhật thông tin của bạn rồi bấm OK khi đã hoàn tất.

19

Thay đổi mật khẩu của bạnBảo mật là vấn đề rất quan trọng. Nếu bạn nghĩ rằng bạn đã sử dụng một mật khẩu không an toàn lắm trong quá trình cài đặt, bạn có thể thay đổi một mật khẩu mới an toàn hơn. Và cách làm như dưới đây:

1. Bấm vào Hồ sơ của tôi (My Profile) ở phía trên bên phải màn hình, sau đó bấm Đổi mật khẩu (Change password).

2. Nhập vào mật khẩu cũ của bạn, sau đó là mật khẩu mới, tiếp theo là khẳng định mật khẩu mới, sau đó bấm Lưu (Save).

Hình 1.20 – Cửa sổ thay đổi mật khẩu

Gợi ýMật khẩu Office 365 cần có độ dài ít nhất là tám ký tự. Để tăng độ an toàn của mật khẩu và giảm rủi ro khi mà mật khẩu của bạn có thể bị phá bởi một ai đó, sử dụng tổ hợp các ký tự chữ hoa và chữ thường, các số, và các

ký tự đặc biệt. Thanh Độ mạnh của Mật khẩu (Password Strength) chỉ ra mật khẩu của bạn mạnh hay yếu; bạn

có thể thay đổi mật khẩu nếu cần để an toàn hơn.

Thay đổi hình trong hồ sơ của bạnOffice 365 còn cho bạn lựa chọn để thêm hình của bạn vào hồ sơ do đó những người khác có thể thấy hình của bạn – Hoặc một nhân vật ưa thích của bạn, một con thú hoặc một địa điểm - ở rất nhiều chỗ của Office 365. Để thay đổi hình trong hồ sơ, làm theo các bước sau:

1. Ở trang hồ sơ, bấm Thay hình (Change Photo)

2. Bấm Duyệt (Browse) và duyệt đến thư mục có bức hình mà bạn muốn sử dụng.

3. Chọn bức hình và bấm Mở (Open).

4. Bấm Tải lên (Upload).

Hình 1.21 – Thay đổi hình trong hồ sơ

20

SharePoint OnlineCác lợi ích thêm của Office 365 cho phép loại bỏ khoảng trống giữa các yêu cầu của “thế giới thực” và các thành quả bạn làm ra. Bạn có thể tạo một không gian làm việc chia sẻ với trang Sharepoint Online nơi mà bạn có thể đăng các sự kiện, bình luận, các file hoặc hơn.

Tạo Thư viện tài liệu mớiDưới đây là các bước để tạo một Thư viện tài liệu mới:

1. Mở trang Nhóm của bạn (Team Site), bấm vào các Hành động (Site actions) ở phía trên bên trái của màn hình.

2. Bấm Thư viện tài liệu mới3. Ở ô Tên (Name), nhập vào tên thư viên rồi bấm Tạo (Create).

Hình 1.22 – Tạo thư viện tài liệu mới

21

Thêm tệp tin vào thư viện:Dưới đây là các bước để thêm các tài liệu mới vào thư viện:

1. Mở Thư viện tài liệu của bạn (Document Library).2. Bấm “thêm tài liệu” (Add Document)3. Tìm các tài liệu trong máy của bạn và bấm ok khi hoàn tất.4. Nếu bạn muốn tải lên nhiều tệp tin cùng lúc, bấm Tải lên nhiều tệp tin (Upload Multiple Tệp tins…).5. Bạn có thể thả tệp tin và thư mục vào vùng được hiển thị để tải tài liệu lên.

Hình 1.23 – Tải một tài liệu lên

Hình 1.24 – Tải nhiều tài liệu cùng lúc

22

Mở một tài liệuBạn có thể mở tệp tin mà bạn đã tải lên thư viện tài liệu chỉ cần bấm vào một tệp tin.

Hình 1.25 – Mở một tài liệu trong SharePoint Online

Xóa một tài liệu1. Chọn tài liệu mà bạn muốn xóa.

2. Thanh Ribbon Tài liệu sẽ hiện ra, bạn có thể bấm Xóa tài liệu (Delete Document).

3. Bấm OK, khi có hộp thoại hỏi bạn có khẳng định muốn xóa các tệp tin này.

Hình 1.26 – Xóa một tài liệu

23

Phần 2 Các công cụ tài chính

Chủ đề 1 / Các tài liệu tài chính Các bảng tính là các Tài liệu tài chính 23Hóa đơn cho khách hàng 23

Làm việc với các hóa đơn hiện tại 23Thay đổi giá của một sản phẩm 24Thêm một sản phẩm 24Tự động điền ngày hiện tại 24

Báo cáo thu nhập 25Tổng quan về báo cáo thu nhập 25Làm việc với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hiện tại 25Chèn một hàng mới 26Sao chép và đổi tên Bảng tính 26Chỉnh sửa bảng tính mới — Cập nhật các đề mục 26

Ứng dụng hoặc phần mềm có các tính năng trênMicrosoft Office Excel 2010

Các tệp tin bài tậpHoadon.xlsxBaocaothunhap.xlsx

Các bảng tính là các Tài liệu Tài chính Hóa đơn cho khách hàng

Hoạt động này đề cập đến phần mềm có bảng tính. Các bài tập được sử dụng với phần mềm Microsoft Office Excel 2010.

1. Mở tệp tin Hoadon.xlsx2. Lưu ý rằng tài liệu này sẽ được

mở ra theo trạng thái xem văn bản bình thường (Normal view), thường được sử dụng mặc định để làm việc trong các bảng tính. Từ thanh tab View trên phần làm việc Ribbon, nhấn Zoom, và thay đổi độ phóng đại sao cho phù hợp nhất với bạn. Tính năng này chỉ phóng to màn hình. Nó không thay đổi kích thước thực tế của các nội dung trong bảng tính.

Hình 2.1 – Hóa đơn và Báo cáo Thu nhập

24

Sử dụng tệp tin Hoadon.xlsx, thực hiện các thay đổi sau:

Thay đổi giá của một mục

1. Trước khi bạn bắt đầu, lưu ý Số lượng, đơn giá, và Thành tiền cho mục đầu tiên - Trendy Jeans. Lưu ý Tổng số tiền của hóa đơn.

2. Nhắp vào Đơn giá cho Trendy Jeans.3. Thay đổi giá thành 18,00 bằng cách gõ [18] và sau đó nhấn Enter. Lưu ý rằng các bảng tính sẽ định

dạng giá một cách thích hợp.4. Lưu ý sự thay đổi trong dòng Số tiền tương ứng và trong Tổng số tiền.

Thay đổi số lượng của một mục

1. Lưu ý Đơn giá, Số lượng, và Số tiền cho Sparkling T-Shirt. Lưu ý Tổng số tiền của hóa đơn.2. Nhắp vào Số lượng của Sparkling T-Shirt.3. Thay đổi Số lượng thành 3 bằng cách gõ [3] và sau đó nhấn Enter.4. Lưu ý sự thay đổi trong dòng Số tiền tương ứng và trong Tổng số tiền.

Thêm một mục mới

1. Nhắp vào dòng trống dưới mục T-Shirt Sparkling.2. Thêm một dòng cho Bandana như hình dưới đây:

Số LượNg MÔ TẢ ĐƠN gIÁ

2 Bandana 3,25

3. Từ menu File ở góc trên bên trái, sau đó bấm Print. Phần này được sử dụng để hiển thị chính xác trạng thái các tài liệu sẽ như thế nào khi in. Lưu ý các tính năng của một hóa đơn tiêu chuẩn (Logo, người gửi, người nhận, ngày, Điều khoản, Số lượng, mô tả, đơn giá, tiền, thuế suất, và Tổng số hóa đơn).

4. Kích chuột vào menu File lần nữa và trở lại phần xem văn bản mặc định.5. Lưu ý rằng một bảng tính có các cột và các hàng. Các cột được dán nhãn bằng chữ. Các hàng

được dán nhãn bởi số6. Các đơn vị cơ bản của bảng tính này được gọi là một ô tính – là ô giao giữa một hàng và một

cột.7. Một ô tính được tham chiếu bởi nhãn cột và hàng tương ứng của nó, ví dụ, A3.8. Kích vào ô tính bất kỳ. Ở phía trên màn hình, hãy để ý đến hộp tên, nó có chỉ ra tham chiếu

của ô đó.9. Lưu ý rằng một số ô tính trong bảng tính này có chứa con số và trong những ô khác có chứa

văn bản. Ở phía trên của màn hình, trên thanh công thức, hiển thị các nội dung của một ô tính. Lưu ý cách thay đổi thông tin khi bạn di chuyển từ ô tính đến ô tính bằng cách nhấn các phím mũi tên hoặc nhấp chuột.

10. Lưu ý Đề mục Số lượng, mô tả, Đơn giá, và Số tiền. Kích chuột vào ô tính Số tiền cho sản phẩm đầu tiên - Trendy Jeans. Lưu ý Thanh Công thức có chứa một công thức. Công thức này tính toán gì? Công thức bắt đầu với điều gì?

11. Lưu ý rằng Thanh Công thức cho thấy công thức trong các ô tính sau đây: a. Số tiền = Số lượng * Đơn giá b. Tổng từng mục = Tổng của tất cả các khoản c. Thuế Tổng từng mục = Tổng từng mục * Thuế suất d. Tổng = Tổng cộng = Tổng từng mục + Thuế + Phí vận chuyển và bốc dỡ

Làm việc với các hoá đơn hiện tại

25

3. Lưu ý Số tiền tương ứng và Tổng số tiền4. Thay đổi thuế suất.

a. Lưu ý thuế hiện hành và Tổng số tiền hóa đơn.b. Lưu ý với thuế suất. Nhắp vào thuế suất và thay đổi nó theo mức thuế suất áp dụng tại địa phương. c. Lưu ý các thay đổi trong thuế và trong Tổng số tiền.

Hướng dẫn thêm ngày tháng tự động cập nhậtMột công thức hữu ích cho phép thể hiện ngày hiện tại và tự động cập nhật. Chương trình hoạt động:

Xác định vị trí và bấm vào các ô tính thể hiện ngày. Từ thanh công thức, lưu ý công thức được sử dụng:

= TODAY ()Sử dụng công thức này để tự động thể hiện ngày hiện tại.

Báo cáo thu nhậpBáo cáo thu nhập đo lường kết quả hoạt động kinh doanh tất cả các nguồn thu nhập của bạn so với tất cả các chi phí kinh doanh của bạn trong một thời gian nhất định. Dưới đây là một ví dụ trong đó thể hiện các thành phần chính của các báo cáo thu nhập:

Tổng quan về Báo cáo thu nhập1. Mở tệp tin Baocaothunhap.xlxs.

2. Từ thanh thực đơn File, kích chuột vào Print. Phần này được sử dụng để hiển thị chính xác tài liệu sẽ như thế nào khi in. Lưu ý là các tính năng của một báo cáo thu nhập hàng tháng tiêu chuẩn gồm: Doanh thu, giá vốn hàng bán (chi phí trực tiếp), Chi tiêu (chi phí gián tiếp), Tổng Biên nhận bán hàng, Tổng lợi nhuận hoặc Lỗ, và lợi nhuận hoạt động hoặc Lỗ.

3. Kích chuột vào thanh thực đơn File một lần nữa để quay trở lại để phần xem văn bản bình thường.

• Doanh số hàng bán: Đây là tổng doanh thu được tạo ra từ việc bán quần áo trừ đi hàng bị trả lại (xóa bỏ việc bán hàng) và tiền chiết khấu (giảm giá để chiết khấu cho khách hàng).

• Giá vốn hàng bán: Đây là chi phí trực tiếp liên quan đến việc sản xuất quần áo. Các chi phí này bao gồm chi phí nguyên vật liệu, lao động trực tiếp, tiền lương cán bộ quản lý nhà máy, cước vận chuyển và các chi phí khác liên quan đến việc vận hành một nhà máy (tức là, các tiện ích, sửa chữa thiết bị, vv).

• Lợi nhuận gộp: lợi nhuận gộp thể hiện cho số tiền lợi nhuận trực tiếp liên quan đến sản xuất thực tế của quần áo. Lợi nhuận gộp được tính toán bằng cách lấy doanh thu bán hàng trừ chi phí của hàng hoá bán ra.

• Chi phí hoạt động: Là chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí chung cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Ví dụ như lương nhân viên văn phòng, bảo hiểm, quảng cáo, hoa hồng bán hàng và tiền thuê nhà.

• Khấu hao: Khấu hao là chi phí không phải tiền mặt mà trong đó dòng tiền được chi khi tài sản được mua, nhưng chi phí được thực hiện trong khoảng thời gian nhiều năm, tuỳ thuộc vào loại tài sản.

26

4. Một lần nữa, lưu ý rằng bảng tính có các cột và các hàng. Các cột được dán nhãn bằng chữ. Các hàng được dán nhãn bằng những con số.

5. Kích chuột vào các ô tính khác nhau trong cột Tổng số Tóm tắt ở phía bên tay phải. Khi bạn làm như vậy, các thông tin tương ứng xuất hiện trong Thanh Công thưc sẽ được hiển thị ở phía trên cùng của màn hình. Thanh công thức chỉ ra rằng một số ô tính có chứa nội dung số trong khi những người khác có chứa nội dung là các công thức.

Làm việc với một Báo cáo Thu nhập hiện tạiSử dụng tệp tin Baocaothunhap.xlsx, thực hiện các thao tác sau:

Chèn một hàng mới

1. Trước khi bắt đầu, bạn cần lưu ý tổng chi tiêu và thu nhập thuần ở dưới cùng của trang.2. Trong phần Chi tiêu, chọn hàng các chi phí văn phòng.3. Nhấp chuột phải vào hàng bạn muốn chèn một hàng khác ở trên và kích Insert ... sau đó Entire Row.

Một hàng trống sẽ xuất hiện ở trên.4. Trong hàng trống này, nhập vào một loại chi phí mới [Các chi phí khác] và một số lượng tương ứng.5. Cuộn xuống và lưu ý sự thay đổi trong tổng chi tiêu và thu nhập thuần.

Sao chép và đổi tên các bảng tính

1. Trước khi bạn bắt đầu, lưu ý các thanh tab ở dưới cùng của bảng tính được gọi là Báo cáo Thu nhập. Bạn sẽ sao chép các nội dung của bảng này để dùng cho tháng tới.

2. Kích chuột phải vào Tab Báo cáo Thu nhập và nhấp vào Move or Copy. Hộp thoại Move or Copy xuất hiện.

3. Ở chính giữa, chọn (di chuyển đến cuối). Chọn hộp kiểm tra có tiêu đề Tạo một bản sao (Create a copy) và nhấn OK.

4. Một tab mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng: Báo cáo Thu nhập (2).

Hình 2.2 – Thanh Tab Bảng tính Báo cáo Thu nhập

5. Kích đúp vào phần thêm tab mới (new tab), và đổi tên thành Báo cáo Thu nhập – tháng này.

Chỉnh sửa Worksheet - Cập nhật nhóm1. Nhấp chuột vào ô tính E2, nơi có tiêu đề tháng năm (như được hiển thị trong thanh công thức).2. Kích chuột vào trong thanh công thức, và thay thế ngày thành ngày cuối cùng của tháng hiện tại và năm

nay.

Lưu ý Click chuột phải đôi khi nhanh hơn bằng cách sử dụng các thanh công thức menu ở phía trên cùng của màn hình. Kích chuột phải

vào một mục để xem các tùy chọn tương ứng của nó.

Phương pháp này hoạt động như thế nào?

Kích chuột phải vào thanh Tab Báo cáo Thu nhập ở dưới cùng của bảng tính.

Lưu ý rằng một thực đơn (menu) xuất hiện trong đó có các tùy chọn như Chuyển (Move) hoặc Sao chép (Copy) và Đổi tên (Rename).

27

Chủ đề 2 / Các công cụ theo dõi chi tiêuChi tiêu hàng tháng 27

Tổng quan 27 Làm việc với chi tiêu hàng tháng 28 Tài liệu tham khảo liên quan 29 Tạo một Bảng tính chi tiêu hàng tháng 29 Các công thức tự động 30 Các lựa chọn định dạng 30 Công cụ Nâng cao - bảng Pivot 30 Tạo bảng Pivot 31

Công cụ nâng caoBảng PivotỨng dụng hoặc phần mềm có các tính năng trênMicrosoft Office Excel 2010Tệp tin bài tậpChitieu.xls

Các công cụ theo dõi chi tiêuHoạt động này đề cập đến phần mềm bảng tính. Các bài tập được thực hiện với phần mềm Microsoft Office Excel 2010.

Chi tiêu hàng thángCác bảng tính chi tiêu hàng tháng được tạo ra để sử dụng trong doanh nghiệp cũng như cho các mục đích cá nhân, như hình minh họa dưới đây.

Hình 2.3 – Bảng tính chi tiêu hàng thángTổng quan

1. Mở tệp tin Chitieu.xlsx để xem các thông tin chi tiêu hàng tháng trong tệp tin này (khoản mục, tháng, và tổng số).

2. Lưu ý rằng tài liệu này sẽ được xem ở trạng thái Bình thường (Normal), thường được sử dụng mặc định để làm việc trong các bảng tính. Từ thanh tab View, chọn Zoom, và thay đổi độ phóng đại sao cho phù hợp nhất với bạn. Tính năng này chỉ phóng to màn hình. Nó không thay đổi kích thước thực tế của các nội dung trong bảng tính.

3. Từ thanh thực đơn menu File, kích Print để hiển thị nội dung các tài liệu sẽ thể hiện thực tế khi in. Nhấp vào trình đơn File một lần nữa để quay trở lại trạng thái xem bình thường.

4. Lưu ý rằng bảng tính có các cột và các hàng. Các cột được dán nhãn bằng chữ. Các hàng được dán nhãn bằng những con số.

5. Các đơn vị cơ bản của một bảng tính được gọi là một ô tính – là điểm giao giữa một hàng và một cột. Một ô tính được tham chiếu bởi các nhãn cột và hàng tương ứng của nó, ví dụ, B2

6. Kích chuột vào ô tính bất kỳ. Ở phía trên bên trái của màn hình, lưu ý hộp tên, là nơi chỉ ra các tham chiếu cho các ô tính. Điền vào chỗ trống trong phần dưới đây: a. Chi phí thuê nhà cho tháng mười hai nằm trong ô tính ____ . b. Tổng số tiền thuê nhà tháng Mười đến hết tháng nằm trong ô tính ____ . c. Tổng số chi tiêu hàng tháng của tháng mười một được thể hiện trong ô tính ____.

7. Lưu ý rằng một số ô tính trong bảng tính này thể hiện các số liệu tính toán và những ô khác thể hiện văn bản. Một số ô tính này cũng được định dạng với màu sắc và chữ in đậm hoặc in nghiêng. Tới thanh tab Home trong Thanh thực đơn, vào phần Font, với các tùy chọn hiển thị cỡ chữ, đậm, nghiêng, đóng khung, tô màu ô tính, và hiển thị chữ các màu.

8. Ở phía trên của màn hình, tại thanh công thức, có hiển thị các nội dung của một ô tính. Di chuyển từ ô tính đến ô tính bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím hoặc bằng cách nhấp chuột, và xem nội dung của mỗi ô tính được thể hiện trong Thanh Công thức.

9. Xác định vị trí ô tính có chứa tổng số tiền thuê. Bằng cách nhấp chuột vào ô tính, bạn có thể xác định các nội dung như là một công thức hiển thị trong thanh công thức. Tất cả các công thức bắt đầu với dấu “=”. Viết phương trình được sử dụng cho ô tính này vào ô dưới đây.

10. Xác định ô tính chứa nội dung phần tổng số chi tiêu của tháng Mười. Công thực trong ô tính này thể hiện chức năng định sẵn Tính tổng (SUM) được sử dụng để thêm một loạt ô tính. Viết công thức tính vào phần dưới đây:

11. Xác định phần tổng số tiền thuê nhà từ tháng Mười đến tháng Mười Hai và tổng chi tiêu hàng tháng cho tháng Mười. Cả hai đều dựa trên tiền thuê nhà Tháng Mười. Thay đổi tiền thuê nhà Tháng Mười thành 1000 bằng cách gõ [1000] và sau đó nhấn Enter. Xem những thay đổi tính toán cho mặt hàng này! Khi hoàn thành, bấm Khôi phục (Undo) (bên phải của nút Office ở góc trên bên trái của màn hình) để thay đổi tiền thuê trở về số ban đầu [600].

12. Thực hành lựa chọn một nhóm các ô tính: a. Chọn số liệu chi tiêu của tháng Mười [B5 B10] b. Chọn tiền thuê nhà hàng tháng [B5 để D5]

THỬ THÁCH: Công thức hiện tại cho tổng số tiền thuê nhà là: = B5 + C5 + D5. Viết một công thức khác cho chức năng này bằng cách sử dụng chức năng

Tính tổng (SUM ()).

Làm việc với Chi tiêu hàng thángCác công thức và chức năng

1. Trong bảng tính chi tiêu hàng tháng, chọn ô tính E6, nơi bạn sẽ tính toán tổng số chi tiêu cho thực phẩm.

2. Trong ô tính, gõ công thức = B6 + C6 + D6 và nhấn Enter. Bảng tính thực hiện việc tính toán và hiển thị tổng số.

3. Sử dụng một công thức tương tự để tính toán tổng số cho điện. Hãy nhớ nhấn Enter!4. Một cách khác để thêm một loạt các ô tính liền nhau là sử dụng các chức năng Tổng cộng (Sigma),

Tự động tính tổng (AutoSum), Function (Σ). Phần này nằm trong nhóm Editing trong thanh Ribbon.

28

Hình 2.4 – Chức năng Tự động tính tổng (AutoSum)

5. Tính toán tổng số chi tiêu cho thực phẩm, bằng cách sử dụng các chức năng Tính tổng (Sigma). Chọn các ô chi tiêu cho thực phẩm[từ B8 đến D8], và nhấp vào biểu tượng Σ ở phía trên cùng của thanh công cụ. Tổng số chi tiêu sẽ xuất hiện. Lưu ý công thức trong thanh công thức và điền vào ô dưới đây:

6. Sử dụng một phương pháp tương tự, tính toán tổng số chi tiêu cho Vận tải và cho Internet ADSL.7. Sử dụng chức năng Tính tổng (Sigma), tính toán Tổng cộng hàng tháng còn lại và tổng cộng. Mẹo: Một

phím tắt khi tổng cộng các ô tính theo chiều dọc là bấm vào trong các ô tính tổng số và nhấp đúp vào biểu tượng Σ.

8. Lưu tài liệu của bạn.

Tài liệu tham khảo liên quanTài liệu tham khảo liên quan cho phép bạn sao chép và dán các công thức như là tổng số tiền.

Cơ chế hoạt động:

• Nhấp chuột phải vào ô tính E3, và chọn Sao chép (Copy).

• Chọn các ô tính từ E4 đến E8. Nhấp chuột phải vào vùng chọn, và chọn Paste.

• Lưu ý rằng công thức đã được sao chép và các công thức đã được dán sử dụng các tham chiếu ô tính liên quan đến các dòng chứa các ô này.

Tạo bảng tính Chi tiêu hàng thángCác bảng tính chi tiêu hàng tháng được sử dụng cho cả mục đích kinh doanh và mục đích cá nhận.

Tự động điền tháng

1. Trong Microsoft Office Excel 2010, nhấp vào trình đơn File ở phía trên bên trái của màn hình và kích chuột New để mở một bảng tính mới. Chọn Tệp tin trắng (Workbook Blank) và nhấp vào Tạo (Create).

2. Nhấp chuột vào ô B1, và gõ tên của tháng hiện tại. Các ô tính sẽ có một đường viền màu đen xung quanh với một hình vuông nhỏ màu đen ở góc dưới bên phải.

3. Di chuyển con trỏ hình vuông màu đen nhỏ cho đến khi con trỏ thay đổi thành một dấu cộng màu đen (+).

Hình 2.5 – Điều khiển các ô tính

4. Nhấp và kéo theo chiều ngang trên hai ô tính hơn. Hai tháng liên tục sẽ tự động xuất hiện.

29

Nhập các hạng mục và Chi tiêu

1. Trong các ô tính A2, A3, A4, nhập ba hạng mục (ví dụ như Thuê nhà, Điện thoại, Điện)2. Điền vào các Chi tiêu cho mỗi của các hạng mục hàng tháng.3. Lưu tài liệu mới của bạn với tên (Chi tiêu của tôi).

Thêm Công thức

1. Tính toán hạng mục chi tiêu của bạn: Xác định vị trí hàng đầu tiên của chi tiêu. Chọn và kích chuột vào ký hiệu Σ. Tổng số sẽ xuất hiện.

2. Lặp lại quá trình này cho các hàng thứ hai và thứ ba của hạng mục chi tiêu.3. Tính toán chi tiêu hàng tháng của bạn: Xác định vị trí các ô trống dưới đầu tiên của tháng đầu tiên chi

tiêus. Nhấp chuột vào ô này, và nhấp đúp Σ. Tổng số xuất hiện.4. Lặp lại quá trình này cho tổng số còn lại, bao gồm cả ô tính tổng toàn bộ.

Tự động điền công thứcSử dụng tính năng tự điền như một cách khác để sao chép và dán các công thức.

Cơ chế hoạt độngs:

• Chọn một ô chứa một công thức mà bạn muốn sao chép.

• Di chuyển con trỏ đến vuông nhỏ màu đen ở góc dưới bên phải của ô tính cho đến khi con trỏ thay đổi một dấu cộng màu đen (+).

• Nhấp và kéo theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc tùy ý để dán công thức sang các ô liền kề. Lưu ý rằng các công thức dán sử dụng các ô tính tham chiếu liên quan.

Thêm các định dạng và điều chỉ chiều rộng các cột1. Đánh dấu các tháng và dùng định dạng chữ in đậm.2. Đánh dấu các hạng mục và dùng định dạng chữ in nghiêng.3. Đánh dấu tổng số các hạng mục, và dùng định dạng chữ in nghiêng.4. Đánh dấu tổng số tiền hàng tháng, bao gồm ô tổng cộng, và dùng định dạng chữ in đậm.5. Điều chỉnh độ rộng cột khi cần thiết bằng cách kích chuột và kéo đường viền cột ở phía trên của bảng

tính.6. Lưu tài liệu của bạn một lần nữa.

MẸO: Kích chuột phải vào một đường viền của cột để tự điều chỉnh động rộng của cột.

XIN CHÚC MỪNg!

Bạn đã tạo ra một bảng tính Chi tiêu hàng tháng. Tiến hành áp dụng các định dạng bổ sung.

Công cụ nâng cao – bảng PivotThao tác này thể hiện trên phần mềm tạo bảng tính được sử dụng để tạo ra các bảng Pivot. Bài tập được thực hiện bằng phần mềm Microsoft Office Excel 2010.

30

Hình 2.6 – Xem bảng Pivot

Tạo các bảng PivotBảng Pivot là công cụ giúp bạn sắp xếp lại và phân tích dữ liệu của bạn. Ví dụ, từ một danh sách các khoản chi tiêu hàng ngày theo thể loại, chi phí, và ngày, bạn có thể sử dụng công cụ này để tạo ra một bảng tính danh mục hàng tháng với các số liệu đã được tính toán.

Tạo một bảng Pivot

1. Mở tệp tin Chitieu.xls, kích chuột vào bảng tính có nhãn Chi tieu hang ngay và quan sát nội dung của bảng này (ngày, hạng mục, mô tả, chi phí)

2. Kích chuột vào ô trên cùng bên trái của danh sách chi tiêu này. (A1)3. Nhấn tổ hợp phím Control + Shift + Mũi tên sang phải, sau đó là Mũi tên sang trái, để lựa chọn nội

dung của danh sách chi tiêu. Từ thanh tab Insert, kích chuột vào chọn PivotTable. Hộp thoại Tạo bảng Pivot (Create Pivot Table) sẽ xuất hiện:

Hình 2.7 – Hộp thoại tạo bảng Pivot

31

32

4. Xác định xem các dữ liệu mặc định có giống nhau không và kích OK.5. Một bảng tính mới sẽ xuất hiện với cách bố trí như sau

Hình 2.8 – Cấu trúc bảng Pivot

6. Theo hướng dẫn trên, nhấp và giữ chuột để kéo các trường sau sang khu vực khác:a. Kéo phần Ngày (Date) vào phần Nhãn cột (Columm labels)b. Kéo phần Hạng mục (Category) vào phần Nhãn dòng (Row labels)c. Kéo phần Chi phí (Cost) vào phần Giá trị (Values)d. Kích chuột phải vào bảng tính và đổi tên theo ý muốn [Pivot].

Nhóm dữ liệu trong một bảng Pivot

1. Xem lại nội dung và cấu trúc của bảng Pivot. Các hạng mục chi tiêu được tổng hợp theo ngày.2. Nhấp chuột phải vào bất cứ ngày nào, bấm vào Nhóm (group) và sau đó chọn Theo tháng (by

month)3. Nhấp vào OK và thấy các khoản chi tiêu được tóm tắt theo tháng.

Chỉnh sửa dữ liệu nguồn và cập nhật bảng Pivot của bạn

1. Trước khi bạn bắt đầu, lưu ý chi tiêu cho thực phẩm trong tháng Sáu trong bảng Pivot.2. Quay trở lại bảng tính Chi tiêu hàng ngày và thay đổi một trong các chi phí thực phẩm trong tháng Sáu.

Hãy nhớ nhấn Enter.3. Quay lại bảng Pivot. Nhấp chuột phải vào bảng Pivot, và nhấn Refresh Data. Bảng Pivot sẽ tính toán

lại và cập nhật dữ liệu.

XIN CHÚC MỪNg!

Bạn đã tạo được một bảng Pivot cho bảng tính Chi tiêu hàng ngày của bạn

32

Chủ đề 3 / Các công cụ đồ họa tài chínhCác công cụ đồ họa tài chính 33

Đồ thị và biểu đồ 34Tổng quan 34Làm việc với đồ thị sẵn có 34Tạo một biểu đồ dạng dòng kẻ 34Tạo một biểu đồ dạng thanh 35Tạo một biểu đồ dạng hình bánh 36Chèn một biểu đồ Excel vào tài liệu Word hoặc Power Point 2010 37Chèn một biểu đồ liên kết trong một tài liệu 37

Công cụ nâng caoTạo một danh bạ với một Danh sách liên lạc

Ứng dụng hoặc phần mềm có các tính năng trênMicrosoft Office Excel 2010Microsoft Office Word 2010

Tệp tin bài tậpHangtonkho.xlsxDanhsachlienlac.xlsx

Các công cụ đồ họa tài chínhHoạt động này đề cập đến phần mềm có các tính năng cơ sở dữ liệu cơ bản. Các bài tập được thực hành sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel 2010.

Hình 2.9 – Đồ thị so sánh doanh thu

33

Đồ thị và biểu đồTổng quan

1. Mở tệp tin Dothi.xlsx.2. Xem đồ thị so sánh doanh thu của Thời trang Cara. Lưu ý các thông tin hiển thị trong các hàng qua tuần

khác nhau.3. Lưu ý các tính năng chính của đồ thị bao gồm dữ liệu, nhãn đồ thị, và định dạng (tiêu đề, hai dòng và

các điểm dữ liệu, trục X, trục Y, và nhãn tương ứng; giải thích, màu sắc tương phản)4. Xem “nguồn” dữ liệu của đồ thị (Hàng tuần, doanh thu bán hàng của Thời trang Cara)5. Lưu ý rằng bảng tính có các cột và các hàng. Các cột được dán nhãn bằng chữ. Các hàng được dán nhãn

bằng những con số. Các đơn vị cơ bản của một bảng tính được gọi là một ô tính giao nhau giữa một hàng và cột. Một ô được tham chiếu bởi nhãn cột và hàng tương ứng của nó, ví dụ, B4.

6. Thực hành điều hướng thông qua các dữ liệu. a. Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển trên khắp cơ sở dữ liệu. b. Thực hành lựa chọn một ô tính và một nhóm các ô tính [A3 C15].

7. Chọn đồ thị bằng cách nhấp vào phần trắng. Khi bạn chọn đồ thị, đánh dấu xuất hiện xung quanh nó, nguồn dữ liệu của bảng xếp hạng sẽ được chọn, và thanh thực đơn công cụ đồ thị sẽ xuất hiện. . Bạn có thể định dạng đồ thị sau khi bạn chọn nó.

8. Bỏ chọn đồ thị bằng cách nhấp bên ngoài và quan sát phần trên biến mất thế nào.

Làm việc với một đồ thị hiện tại1. Trong đồ thị so sánh doanh thu thời trang Cara, lưu ý dữ liệu tuần 1 của Trendy Jeans [30].2. Xác định vị trí và thay đổi các thông tin trong bảng dữ liệu [90].3. Quan sát sự thay đổi phản ánh trong đồ thị.4. Kích vào Undo, để loại bỏ các thay đổi bạn đã thực hiện, và quan sát sự thay đổi trong bảng xếp hạng.

Tạo một đồ thị đường thẳngĐồ thị đường thẳng thường được dùng để hiển thị các xu hướng theo các khoảng thời gian bằng nhau

1. Bấm vào tab có nhãn doanh thu bán hàng mùa hè.2. Trong bảng doanh thu mùa hè, lưu ý sự khác biệt trong bán hàng từ tuần này sang tuần khác.

Bạn sẽ vẽ đồ thị doanh thu trong đồ thị đường thẳng.3. Đánh dấu những dữ liệu được dùng để tạo ra các đồ thị [A1 B13].

4. Nhấp chuột vào tab Insert, sau đó nhấn vào Line trong nhóm Charts và sau đó bấm vào Line with Markers.

5. Lưu ý các thông tin biểu đồ như là tiêu đề và giải thích.

6. (Tùy chọn) Nếu cần thiết, di chuyển biểu đồ bằng cách nhấp vào vùng trắng xung quanh biểu đồ và kéo nó đến vị trí mong muốn.

Hình 2.10 – Biểu đồ dạng đường kẻ34

Sửa đổi dữ liệuGiả sử rằng lỗi đánh máy xuất hiện trong dữ liệu nguồn ban đầu.

1. Trước khi bạn bắt đầu, lưu ý các điểm dữ liệu tuần 5 và 6 trong biểu đồ.2. Trong bảng, thay đổi các dữ liệu cho tuần 5 và 6.

a. Tuần 5: Thay đổi 1980 thành [198]. b. Tuần 6: Thay đổi 2450 thành [245].

3. Quan sát biểu đồ đường thẳng tự động phản ánh những thay đổi được thực hiện.

Tùy chọn: Bỏ phần giải thích Trong đồ thị đường thẳng này, đôi khi phần giải thích là không cần thiết.

1. Kích chuột phải vào đường viền của phần giải thích và chọn Delete để loại bỏ phần giải thích.2. Lưu ý rằng biểu đồ đã được thu nhỏ và bây giờ là dễ đọc hơn.

Thách thức

1. Tạo biểu đồ đường thẳng giống như thể hiện trong tab So sánh Doanh thu thời trang Cara. Biểu đồ này so sánh dữ liệu bán hàng của cả hai năm.

2. Hãy thay đổi định dạng nếu cần thiết cho rõ ràng và tương phản.

Tạo một biểu đồ dạng thanhBiểu đồ dạng thanh rất hữu ích để so sánh và đối chiếu giá trị của các hạng mục.

1. Nhấp vào tab Chi tiêu. Bạn sẽ vẽ biểu đồ chi tiêu cho tháng sáu.2. Đánh dấu dữ liệu chi tiêu tháng Sáu để từ đó tạo ra các đồ thị [A2 để B8].3. Nhấp chuột vào tab Insert, sau đó nhấn vào nút Cột (Column) trong nhóm Biểu đồ (Charts) và sau đó

nhấp vào nút trên cùng bên trái (Clustered Column).

Hình 2.11 – Biểu đồ dạng thanh

4. Xóa phần giải thích nếu thấy phần này không cần thiết.5. (Tùy chọn) Nếu cần thiết, di chuyển biểu đồ bằng cách nhấp vào vùng trắng xung quanh biểu đồ và kéo

nó đến vị trí mong muốn.6. Thay đổi nguồn dữ liệu của bạn, và lưu ý rằng biểu đồ phản ánh những thay đổi đó.

35

Thêm định dạng: Màu thanh biểu đồ, nhãn dữ liệu và các định dạng khác

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh nào, và chọn dòng Format Data Series. Hộp thoại Format Data Series sẽ xuất hiện.

2. Nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh nào trong biểu đồ, và chọn thêm các nhãn dữ liệu. Bây giờ, các thanh biểu đồ sẽ bao gồm các nhãn dữ liệu. a. Từ Tùy chọn dòng chọn Fill và chọn một vùng màu khác nhau. Bây giờ, các thanh biểu đồ có màu sắc khác nhau.

3. Nhấp chuột phải vào bất kỳ nhãn trục x, và từ nhóm Font theo ngữ cảnh, click vào Bold. Sự thay đổi này được phản ánh trong biểu đồ.

Thách thức

1. Tạo một biểu đồ dạng thanh hiển thị các loại chi tiêu cho tháng Sáu và tháng Bảy trong một bảng tính mới.

2. Thực hiện thay đổi định dạng nếu cần thiết cho rõ ràng và có độ tương phản

Tạo một biểu đồ dạng bánhBiểu đồ dạng bánh thường được sử dụng để hiển thị các phần khác nhau của một tổng thể.

1. Trong bảng Chi tiêu, lưu ý các chi tiêu khác nhau cho tháng Sáu. Bạn sẽ tạo ra một biểu đồ dạng bánh hiển thị các phần đại diện cho từng khoản chi trong tổng số chi tiêu.

2. Đánh dấu dữ liệu chi tiêu tháng Sáu để từ đó tạo ra các đồ thị [A2 để B8].3. Nhấp chuột vào tab Insert, sau đó nhấn vào nút Pie trên nhóm Charts và sau đó nhấp vào nút trên cùng

bên trái (Pie).

Hình 2.12 – Biểu đồ dạng bánh

4. Bấm vào tiêu đề và thay đổi tiêu đề biểu đồ thành [Chi tiêu tháng Sáu].5. Thay đổi nguồn dữ liệu của bạn, và quan sát biểu đồ phản ánh những thay đổi đó như thế nào.

Thêm định dạng: Tạo nhãn và chọn màu cho từng lát trong biểu đồ

a. Tạo nhãn từng lát trong biểu đồ - nhấp chuột phải vào bất kỳ lát nào và chọn Add Data Labels.b. Kích chuột phải vào bất kỳ nhãn dữ liệu và chọn Format Data Labels.c. Từ hộp Định dạng dữ liệu Nhãn hộp thoại, kích chuột và chọn vào ô chọn Tên hạng mục (Catego-

ry name) và Tỉ lệ phần trăm (Percentage)d. Nhấp vào Đóng, và lưu ý những thay đổi trong biểu đồ.

1. Thay đổi màu sắc của một lát bánh - click một lần trên biểu đồ. Sau đó nhấp vào một lần trên các lát bánh có màu sắc mà bạn muốn thay đổi. Khi một lát cụ thể được chọn, bấm vào nút Fill Color trên Rib-bon để thay đổi màu sắc của lát cụ thể đó. Lưu ý những thay đổi trong bảng biểu đồ.

2. Xóa phần giải thích nếu cần.

36

Chèn một biểu đồ Excel vào một tài liệu Microsoft Office Word 2010 hoặc Microsoft Office Power Point 2010

LƯU Ý Để chuẩn bị cho bài tập này, bạn sẽ cần một tệp tin để chèn biểu đồ vào.

1. Tạo một tệp tin Microsoft Office Word 2010 mới. Tài liệu này sẽ là “điểm đến».2. Nhập tiêu đề [Báo cáo Ngân sách] Ngân sách, và bấm trở lại hai lần. Biểu đồ của bạn sẽ được chèn vào đây.

Sao chép và dán một biểu đồ

1. Tới thanh tab Chi tiêu của tôi của tập tin Bieudo.xlsx.2. Nhấp chuột phải vào biểu đồ dạng bánh “nguồn”, và chọn Copy.3. Tới “đích đến “ là một tài liệu Microsoft Office Word 2010, kích chuột phải vào khu vực cần

chèn biểu đồ, bạn chọn Dán (Paste). Biểu đồ được dán xuất hiện. Nó giống như một bản chụp của biểu đồ trong các tập tin khác và do đó không phản ánh những thay đổi tiếp theo trong dữ liệu “nguồn”.

LƯU Ý Tính năng này thường được sử dụng để sao chép các dữ liệu tĩnh

Chèn một biểu đồ liên kết trong một tài liệu Để chèn một biểu đồ theo cách vẫn còn “liên kết” với dữ liệu “nguồn”, sử dụng các tính năng Dán liên kết (Paste Link) thay vì Dán (Paste) thông thường.

Cơ chế hoạt động:

• Trong các tài liệu đích, vào tab Home, và nhấp vào nút Paste tiếp theo Paste Special chọn tùy chọn Dán liên kết (Paste Link).

• Lưu ý rằng bất kỳ sự thay đổi nào trong các nguồn dữ liệu được phản ánh trong một biểu đồ được chèn vào tài liệu “điểm đến» với tính năng Dán liên kết.

37

Phần 3 Các công cụ truyền thông

Chủ đề 1 / Các công cụ trình diễn Trình chiếu 38

Tổng quan 39Thêm một Slide 39Thêm văn bản cho một Slide 40Chèn hình họa mẫu Clip Art 40Di chuyển và thay đổi kích thước hình ảnh 41Thêm một kiểu Slide 41Chèn số trang cho Slide 41Sắp xếp các Slide 42Công cụ SmartArt 42Trình diễn các Slide 42Chỉnh độ sáng/tối màn hình 44Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide 44

Các công cụ tiên tiến 45Quản lý thời gian trình bày 46

Thiết bị/Phần mềm ứng dụng Microsoft Office PowerPoint 2010

Các tệp tài liệ u bài tậpTệp tài liệu tên: ProgressReport_Phase2.pptxlogoColor.png

Các công cụ trình chiếuSlide ShowsCác hoạt động này thể hiện tính năng của phần mềm trình chiếu. Đây là bài tâp trong chương trình phần mềm Microsoft Office PowerPoint 2010.

Hình 3.1 – Đám cưới PowerPoint Presentation38

Tổng quan

Mở tệp tài liệu tên: M3T1_EventPlanner.pptx.

1. Từ thẻ View, kích chuột chọn Slide Sorter.Thao tác này dùng để nhìn thấy nhiều slide và sắp xếp chúng.

2. Từ thẻ View, kích chọn Normal. Thao tác này dùng để thêm và làm việc trên từng slide.3. Từ thẻ View, kích chọn Zoom, tiếp tục chọn Fitđể slide rộng toàn màn hình.4. Để di chuyển từ slide này đến slide khác, sử dụng phím Page Down và Page Up trên bàn phím.5. Từ thẻ View, kích chuột chọn Slide Show. Thao tác này dùng để trình chiếu các slide. Kích

chuột chọn hoặc dùng phím Page Down và Page Up để di chuyển giữa các slide trong bài trình bày. Ấn phím Escape để thoát khỏi chế dộ trình chiếu..

6. Từ thẻ View, kích chuột chọn Notes Page. Thao tác này dùng để thêm các ghi chú của người trình bày.

7. Ở góc dưới bên phải của màn hình, lưu ý các biểu tượng của các chế độ kiểu xem khác nhau. Kích chuột vào các biểu tượng này để thay đổi chế độ xem.

Thêm Slide1. Mở tệp tin M3T1_EventPlanner.pptx, chọn chế đô xem Normal.2. Kích chuột chọn New Slide, ở thẻ Homenằm ở băng trên cùng của màn hình. Một loạt các mẫu

slide sẽ hiện ra. 3. Kích chuột vào Two Content để chọn mẫu slide. Một slide mới sẽ xuất hiện.

Hình 3.2 – Slide mới39

LƯU Ý Sau đây là một số mẫu slide thường sử dụng:• Title slide• Title and Content• Content with caption• Title Only • Picture with Caption

Soạn văn bản trên Slide1. Trên một slide mới, kích chuột vào Click to add title, và gõ vào 1 dòng tựa đề ngắn [Dự án

đám cưới].

Hình 3.2 – Vị trí của dòng tựa đề

2. Kích chuột vào khu vực bên phải tên Click to add text, và bắt đầu gõ các kỹ tự chữ [Paul & Cynthia].

3. Ấn phím Enter. Lưu ý: một đánh dấu đầu dòng sẽ xuất hiện ở dòng mới này.4. Để thụt lề đầu dòng ấn phím Tab trên bàn phím.Lưu ý là ở thụt lề đầu dòng sẽ có một dấu đầu

dòng nhỏ hơn. Gõ thêm các ký tự [Ngày: <Gõ vào ngày tháng của lễ cưới>].5. Ấn phím Enter để tạo một dòng mới. lưu ý là dòng mới này sẽ có thụt lề. Gõ thêm chữ [Địa

điểm: <Gõ vào địa chỉ của lễ cưới>].6. Ấn phím Entert thêm lần nữa.7. Để bỏ thụt lề ấn tổ hợp phím Shift + Tab. Gõ thêm chữ [Phong cách].8. Ấn phím Enter và thụt lề đầu dòng bằng cách ấn phímTab trên bàn phím.Gõ thêm chữ [Quốc

tế/Truyền thống].

Chèn hình họa Clip Art1. Chọn thẻ Insert, kích chọn biểu tượng Insert Clip Art. Bảng Clip

Art sẽ xuất hiện ở góc bên phải của màn hình.

Hình 3.3 – Chèn dải ClipArt

2. Đánh chữ “lễ cưới”, và ấn phím Enter để tìm kiếm các hình họa mẫu Clip Art có liên quan đến chủ đề này, kích đúp vào hình ảnh phù hợp để chèn vào slide.

40

LƯU Ý Để chèn hình họa mẫu Clip Art vào slide không có phần này thì sử dụng công cụ Insert Clip Art trên thẻ Insert.

Tính năng bổ sung! Di chuyển và thay đổi kích thước hình ảnhBạn có thể tùy chỉnh các hình ảnh trong bài trình bày bằng cách di chuyển và thay đổi kích thước hình ảnh.

Hướng dẫn cách làm:

• Để di chuyển hình ảnh: kích và kéo ảnh đến vị trí bạn muốn trên slide.

• Để thay đổi kích thước ảnh cân đối:

a. Kích 1 lần vào ảnh cần di chuyển hoặc thay đối kích thước.

b. Kích và kéo ảnh ở góc.

Thêm kiểu thiết kế Slide 1. Từ thẻ Design chọn một thiết kế từ danh sách các kiểu slide.

2. Kích chuột vào kiểu slide cần chọn.

MÁCH NHỎ: Ấn tổ hợp phím Control + Z để hủy bỏ thao

Chèn số trang Slide 1. Từ thẻ Insert, trong nhóm Text, kích chọn Slide Number. Hộp thoại Header and Footer sẽ xuất hiện2. (Nếu cần thiết, không tích vào hộp Date and time Footer). Nếu cần thiết, chọn hộp tên Slide number và

hộp Don’t show on title slide. Kích chọn Apply to All. Và bây giờ các slide đã được điền số.

Hình 3.4 – Hộp thoại Header and Footer

41

Sắp xếp các Slide1. Từ thẻ View, kích chọn Slide Sorter. Thao tác này dùng để nhìn và sắp xếp nhiều slide.2. Sắp xếp các slide bằng cách kích chọn slide, kéo đến vị trí cần thiết và thả.3. Để xóa một slide, chọn và ấn phím Delete trên bàn phím.

Hình 3.5 –Sắp xếp Slide trong chương trình phần mềm PowerPoint 2010

Công cụ SmartArt

Phần mềm PowerPoint có một công cụ là SmartArt, công cụ này cho phép bạn thêm các biểu đồ vào bài trình bày. Với công cụ SmartArt, bạn có thể tạo ra các Biểu đồ dạng danh sách, quá trình, cấp bậc, các mối quan hệ, ma trận và dạng kim tự tháp. Công cụ SmartArt giúp bạn dễ dàng thay đổi từ một dạng biểu đồ này sang một dạng biểu đồ khác.

Chúng ta bắt đầu áp dụng chỉnh sửa Slide số 5 với công cụ SmartArt

Hình 3.6 – Chỉnh sửa slide Số.5

42

Trong thẻ Insert, vào nhóm Illustrations, kích chuột chọn SmartArt.

Hình 3.7 – Giao điện đồ họa SmartArt

Duyệt đến cuối danh mục và chọn giao diện Hexagon Radial, sau đó kích chuột chọn OK. Bây giờ bạn có thể điền vào từng hình lục giác của Slide số 5, khi bạn hoàn thành, kết quả sẽ được thể hiện trong hình ảnh.

Hình 3.8 – Slide số 5 sau khi dùng công cụ SmartArt

Bạn có thể thử các giao diện khác cách bố trí khác để thấy bạn có thể dùng công cụ SmartArt dễ dàng và nhanh chóng.

43

Thực hiện trình diễn Slide1. Từ thẻ View, kích chọn Slide Show để trình chiếu slide.2. Kích chuột hoặc ấn phím Page Down trên bàn phím để chuyển sang slide tiếp theo.

Tính năng bổ sung! Chỉnh độ sáng, tối màn hìnhBạn có thể điều chỉnh độ sáng, tối của màn hình khi thực hiện trình chiếu slide. Tính năng này hỗ trợ lấy tiêu điểm xa từ bài trình chiếu mà không cần phải tắt máy chiếu.

Hướng dẫn cách thực hiện:

• Chắc chắn là máy tính đang ở chế độ trình chiếu Slide.

• Làm tối màn hình bằng cách ấn phím B trên bàn phím. (ấn bất kỳ phím nào để kết thúc thao tác này)

• Làm sáng màn hình bằng cách ấn phím W trên bàn phím. (ấn bất kỳ phím nào để kết thúc thao tác này)

• Ấn phím Escape trên bàn phím đê kết thúc thao tác trình chiếu Slide.

Hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slideHiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide là các hiệu ứng hoạt hình diễn ra trong quá trình trình bày, khi bạn chuyển từ một slide này sang slide kế tiếp. Bạn có thể điều chỉnh tốc độ hiệu ứng và âm thanh khi chuyển tiếp giữa các slide. Thêm các hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide sẽ giúp cho bài trình bày của bạn sinh động hơn.

Bây giờ các bạn cùng thêm các hiệu ứng chuyển tiếp vào bài trình bày của các bạn.Chuyển đến vị trí slide số 1, kích chuột vào thẻ Transitions.Bạn sẽ thấy nhiều hiệu ứng mà bạn có thể áp dụng.

Hình 3.9 – Các hiệu ứng chuyển tiếp slide

Kích chuột chọn hiệu ứng Doors và ngay lập tức bạn sẽ thấy hiệu ứng mở cửa trên slide của bạn. Bạn cũng có thể thử Tùy chọn Hiệu ứng (Effect Options) để thay đổi hướng các hiệu ứng thể hiện trên slide. Bây giờ chúng ta thiết lập hiệu ứng Door (mở cửa) theo chiều dọc và cùng trải nghiệm sự khác biệt.

Hình 3.10 – Các tùy chọn hiệu ứng chuyển tiếp slide

Bạn cũng có thể lựa chọn Apply To All (áp dụng cho toàn bộ slide), để áp dụng cùng một hiệu ứng cho tất cả các slide trong bài trình bày của bạn.

44

Công cụ tiên tiếnChèn thêm một biểu tượngSlide Master hỗ trợ bạn áp dụng đồng bộ một kiểu định dạng và các kiểu dữ liệu khác trong tất cả các slide. Bài tập sau đây là một ví dụ.

1. Từ thẻ View, kích chọn Slide Master. Slide Master mở ra.2. Từ thẻ Insert, kích chọn Picture.3. Duyệt tìm ảnh biểu tượng trong máy tính và chèn vào slide.4. Thay đổi kích thước và di chuyển ảnh từ góc dưới bên phải của Slide Master. (xem thêm phần hướng

dẫn “Tính năng bổ sung! Di chuyển và thay đổi kích thước các hình ảnh”)5. Kích chọn Close Master View để quay lại chế độ xem bình thường Normal.

LƯU Ý Sử dụng Slide Master không áp dụng cho Slide tiêu đề. Để đặt ảnh biểu tượng trên Slide tiêu đề, thực hiện thao tác sao chép-dán trong Slide Master đối với Slide tiêu đề. Quy trình thao tác này sẽ được thực hiện trên các vị trí tương tự khác.

Các công cụ đồ họa1. Chuyển đến Slide cần thực hiện thao tác.2. Thêm định dạng hoặc ký tự vào định dạng sẵn.

a. Kích chuột phải vào 1 hình và chọn Format Shape để thêm màu hoặc các định dạng khác cho hình.

b. Kích chuột phải vào hình và chọn Edit Text để chèn thêm ký tự vào hình.

Thao tác với các bảng biểu1. Chọn Điều chỉnh thời gian thuyết trình Timeline slide.2. Kích chuột vào bảng biểu cần thao tác. Trong nhóm Data, kích chọn nút Edit Data trên băng. Các bảng

số liệu sẽ mở xuống.3. Để thay đổi bất kỳ số liệu nào, kích chuột chọn nút Close (x), và ghi lại sự thay đổi trên bảng biểu.4. Kích chuột phải vào một trong các thanh và chọn Format Data Series để thay đổi màu sắc.

Sử dụng phần Advance Slide để thiết lập thời gian của các hiệu ứng. Bạn có thể thiết lập hiệu ứng tự động thay đổi bằng

cách đánh dấu chọn vào hộp After: 00:00.00. Hãy thử đổi thời gian thành 3 giây và chạy bài trình bày của bạn lại một

lần nữa để quan sát hiệu ứng.

MẸO

45

Tạo hiệu ứng cho SlideCác hiệu ứng dùng để kiểm soát các dòng thông tin trong bài trình bày, làm nổi bật một số điểm hoặc để tạo phong cách cho bài trình bày. Các bài trình bày có thể được tạo hiệu ứng theo 2 cách: (1) dùng hiệu ứng cho một số mục lựa chọn trong slide, và (2)sử dụng một hiệu ứng trong tất cả các slide của bài trình bày.

Hình 3.6 – Thẻ hiệu ứng

Hiệu ứng tùy chỉnh1. Tìm đến slide về Dự án Lễ Cưới. Từ thẻ Animations, kích chọn Animation Pane. Và ô Animation Pane

sẽ mở ra.

Hình 3.7 – Ô hiệu ứng

2. Chọn một mục hiệu ứng, kích chọn nút Add Effect trong ô Animation Pane và lựa chọn Entrance. Sau đó chọn từ một loạt các tùy chọn tương ứng cho các hiệu ứng cần dùng như Start và Speed Options.

3. Để xem hiệu ứng của slide chạy như thế nào, kích chọn nút Play nằm phía trên cùng của Animation-Pane.

4. Áp dụng hiệu ứng cho các mục khác nếu cần.

Tính năng bổ sung! Thời gian trình bàyBạn có thể tập dượt trước để đo thời gian trình bày bằng thanh công cụ Rehearsal. Các nút Play và Pause giúp bạn di chuyển giữa các slide trong khi tính giờ. Tính năng này giúp bạn theo dõi độ dài thời gian của từng slide và của cả bài trình bày.

Hình 3.8 – Thanh công cụ Rehearsal

Hướng dẫn cách dùng:

• Trên thanh chọn Slideshow, kích chọn Rehearse Timings. Bài trình bày sẽ mở ra ở chế độ trình chiếu Slide Show ở thanh công cụ Rehearsal, bao gồm cả việc đếm thời gian.

• Bắt đầu tính thời gian của việc trình chiếu bằng cách sử dụng các nút sau — Play, Pause, Next, và Re-peat. Khi hoàn thành, bạn có thể lưu lại độ dài thời gian và hiện trên chế độ xem Slide Sorter.

46

Chủ đề 2 / Hợp tác ảoỔ đĩa ảo Microsoft SkyDrive 48

Tổng quan 48Thêm nhóm 48Mời mọi người tham gia nhóm 48Gửi thư điện tử cho theo nhóm 49Chia sẻ tệp tin 49

Lịch Microsoft Hotmail 50Sửa đổi sự kiện 51Tạo lập sự kiện mới 51Chia sẻ lịch với người khác 52

Các tính năng tiên tiếnKhông

Ứng dụng hoặc các tính năngỔ đĩa ảo Microsoft SkyDriveTrình duyệt Microsoft Internet Explorer

Các bài tậpKhông

Hợp tác ảo

Thao tác này sử dụng một số công cụ cộng tác có sẵn trên mạng Internet. Các bài tập sử dụng các dịch vụ ổ ảo Microsoft SkyDrive và Lịch Microsoft. Cả hai dịch vụ này có thể được sử dụng với tài khoản Windows Live được lập miễn phí.

Hình 3.9 – Ổ ảo Microsoft SkyDrive

47

Ổ ảo Microsoft SkyDriveTổng quan

1. Tìm đến trang http://skydrive.live.com trên mạng Internet và đăng nhập bằng cách sử dụng mật khẩu được cung cấp.

2. Xem các nhóm mẫu ở phía bên phải của màn hình.3. Ghi lại tên và kích chọn để vào các nhóm mẫu.4. Ghi lại các thành phần khác nhau của nhóm.

a. Thảo luậnb. Các thành viênc. Số trangd. Các tệp tin đăng tảie. Các cài đặtf. Các địa chỉ thư điện tử của nhóm.

Thêm nhóm 1. Kích chọn Create a group ở cuối trang.

Hình 3.10 – Tạo nhóm

2. Thêm thông tin liên quan của nhóm và kích chọn Create group.a. Tên nhómb. Địa chỉ thư điện tử của nhómc. Thêm thành viên (lựa chọn)

3. Và kích chọn Create.

Mời mọi người tham gia nhóm1. Kích chọn group actions ở phía trên thanh chọn, sau đó kích chọn Invite people.

Hinh 3.11 – Mời mọi người tham gia nhóm

2. Trong trường To ,gõ các địa chỉ thư điện tử của người muốn, tách biệt mời các dấu chấm phẩy (;)3. Kích Send để gửi lời mời tham gia nhóm.

48

gửi thư điện tử theo nhóm1. Kích chọn group actions ở phía trên của thanh chọn, và sau đó kích Send.

Hình 3.12 – Gửi thư điện tử theo nhóm

2. Sử dụng trình duyệt mạng để vào hộp thư điện tử Microsoft Live Hotmail, nhóm các địa chỉ thư điện tử HappyEnding@groups.live.com

3. Sẽ được tự động điền vào trường To, kích chọn Send.

Chia sẻ các tệp tin1. Kích chọn Upload

Hình 3.13 – thanh chọn Upload

Hình 3.14 – Nơi đăng tải tệp tin

2. Kích chọn nút select them from your computer và chọn tệp tin muốn đăng tải.

3. Để xem các tệp tin đã đăng tải thì kích chọn vào tên của tệp tin đó.

LƯU Ý Thời gian đăng tải sẽ phụ thuộc nhiều vào kích thước của tệp và tốc độ của mạng Internet.

49

Lịch Microsoft Live

Tổng quan

1. Phía trên của thanh chọn, kích chọn hình mũi tên, tiếp theo kích chọn nút SkyDrive, sau đó kích chọn Calendar.

Hình 3.15 – đường link Lịch Microsoft Live

2. Ghi lại các thành phần khác nhau của nhóm

Hình 3.16 – Xem lịch tháng Microsoft Live

a. Xem các cách khác nhau Ngày, Tuần, Tháng, và Chương trình.

b. Chọn Share để chia sẻ lịch của bạn.

c. Kích chọn Option để chỉnh sửa các cài đặt của lịch.

50

Chỉnh sửa sự kiện1. Di chuyển chuột đến các sự kiện đang tồn tại Event trên lịch, và kích chọn Edit event

Hình 3.17 – Chỉnh sửa sự kiện

2. Thay đổi EndTime thành 10:00 PM3. Kích chọn Save để lưu lại .

Tạo thêm sự kiện mới1. Kích chọn New, Event

Hình 3.18 – Nút tạo sự kiện mới

51

2. Gõ vào các thông tin của sự kiện a. Cái gìb. Ở đâuc. Lịch (thời gian)d. Thời gian bắt đầu và kết thúc

3. Kích chọn Save. Bạn nên xem các sự kiện của bạn trên Microsoft Live Calendar.

Hình 3.19 – Thêm một cửa sổ sự kiện

Chia sẻ lịch 1. Làm việc với một người gần gũi

của bạn.2. Kích chọn Share, sau đó chọn

lịch mà bạn muốn chia sẻ.3. Kích chuột vào Chia sẻ lịch

(Share this calendar”. Ba lựa chọn sẽ hiện ra:a. Chia sẻ lịch của bạn một

cách riêng tư với các bạn và gia đình

b. Gửi cho mọi người đường link liên kết để xem lịch của bạn

c. Đăng tải rộng rãi lịch của bạnHÌnh 3.20 – Chia sẻ các cài đặt lịch

Hình 3.21 – Chia sẻ hộp tin

4. Tích chọn Share your calendar privately with friends and family để chia sẻ lịch với bạn bè và người thân. Kích chọn nút Add people. Bạn có thể viết tên người hoặc địa chỉ thư điện tử vào trường sẵn có hoặc tích vào hộp nếu người đó đã có sẵn trong danh bạ của bạn.

5. Kích chọn Add, sau đó chọn Save. Để xác nhận và gửi lời mời, kích chọn OK.

6. Bây giờ đề nghị bạn của bạn mới hộp thư điện tử của họ để chấp nhận lời mời.7. Sau khi chấp nhận lời mời, truy cập vào Lịch để nhìn thấy Lịch “Lễ Cưới” được thêm vào danh sách

lịch.

52

LƯU Ý Để xem lịch được chia sẻ, người được mời nên có tài khoản Microsoft Live.

Chủ đề 3 / Các phương tiện liên lạc Tin nhắn nhanh 54

Tổng quan 54Skype 55Nói chuyện trực tuyến 55Gọi điện miễn phí 55Các tính năng bố sung! Sử dụng các biểu tượng cảm xúc 55

Các tính năng tiên tiếnKhông

Ứng dụng hoặc các tính năng Skype

Các tệp tin bài tậpKhông

Các phương tiện liên lạc

Thao tác này được thực hiện bằng các phương tiện liên lạc khác nhau.Các bài tập gồm cả việc sử dụng Skype.

Hình 3.21 – Skype

53

Tin nhắn nhanhTổng quan

1. Mở Skype bằng cách kích đúp vào biểu tượng Skype.2. Đăng nhập bằng cách sử dụng tên, mật khẩu do người hướng dẫn cung cấp để sử dụng trên phần mềm

Windows Live ID hoặc Skype ID. Một danh sách các liên lạc sẽ mở ra. 3. Biểu tượng màu xanh lá cây hoặc màu xám xuất hiện bên cạnh mỗi liên lạc

a. Biểu tượng màu xanh lá cây này tức là người này đang trực tuyến với bạn, bạn có thể nói chuyện luôn.

b. Biểu tượng màu xanh lá cây này cho biết người này hiện đang không có trên mạng.4. Kích chọn biểu tưởng gần với tên tài khoản của bạn. Ghi lại thông tin tình trạng xuất hiện.

a. Trực tuyến trên mạng tức là sẵn sàng để nói

chuyện.b. Away có nghĩa là bạn ra khỏi phần mềm

Skype, nên bạn sẽ không thể nhận được cuộc gọi.

c. Do Not Disturb (Đừng làm phiền) có nghĩa là bạn đang ở trên mạng nhưng đang bận nên mọi người sẽ không muốn gọi bạn.

d. Invincible (Ẩn) tức là bạn đang ở trên mạng nhưng mọi người sẽ thấy như bạn đang không ở trên mạng.

e. Offline (không ở trên mạng) tức là bạn đang không trực tuyến.

Thêm liên lạc 1. Kích chọn Contacts, sau đó kích chọn Add Contact.2. Điền địa chỉ thư điện tử vào Email, và nếu bạn biết Skype Name của người đó, bạn có thể gõ vào

luôn. Kích chọn Add.

HÌnh 3.21 –Các biểu tượng tình trang thông tin Skype

Hình 3.22 – Thêm cửa sổ liên lạc

54

Nói chuyện trực tuyến1. Kích chọn vào người bạn muốn nói chuyện để bắt đầu cuộc hội thoại. Một hộp hội thoại xuất hiện với

con trỏ nhấp nháy trong khu vực văn bản ở phía dưới

HÌnh 3.23 – Hộp tin nhắn nhanh Skype

2. Gõ vào hộp hội thoại đoạn tin nhắn muốn gửi và ấn nút Send. Đoạn tin nhắn đã gửi sẽ xuất hiện ở phần phía trên của hộp.

3. Đối tác của bạn sẽ nhận được tin nhắn của bạn ngay lập tức và trả lời. Bạn đọc tin nhắn của đối tác khi nhận được.

4. Lặp lại bước thứ 2, 3 để tiếp tục liên lạc với đối tác của bạn.

gọi điện thoạilChắc chắn là bạn và bạn của bạn có loa và micro để nói chuyện. Nếu bạn có webcam (thiết bị thu phát hình ảnh dùng trên mạng Internet) thì bạn có thể nhìn thấy nhau bằng cuộc gọi video.

1. Kích chọn vào tên của người bạn muốn gọi. Ở phía bên phải hộp, bạn sẽ thấy có 2 lựa chọn: a. Cuộc gọi Video, nó sẽ kích hoạt webcam của bạn và bắt đầu cuộc gọi b. Cuộc gọi điện thoại, cái này dùng để gọi đối tác của bạn bằng phần mềm ứng dụng Skype hoặc

điện thoại di động.

Hình 3.24 – Nút cuộc gọi Video (gồm cả hình ảnh, âm thanh) và cuộc gọi Audio (chỉ có âm thanh)

2. Kích chọn nút CallPhone để bắt đầu cuộc gọi và chờ đối tác trả lời. Nếu bạn có webcam, bạn có thể bắt đầu một cuộc gọi có cả hình ảnh và âm thanh bằng cách kích vào nút Video call.

Tính năng bổ sung! Sử dụng các biểu tượng cảm xúc

Khi bạn đang nói chuyện, sử dụng biểu tượng cảm xúc để diễn tả như cười lớn, cười mỉm, buồn, …

Hướng dẫn cách sử dụng:

a. Kích chọn vào biểu tượng cảm xúc khi đang đánh máy. Một loạt các lựa chọn sẽ mở ra.

b. Chọn biểu tượng phù hợp từ các lựa chọn này.

Hình 3.25 – Danh mục các biểu tượng cảm xúc55

56

Phần 4 Các công cụ quảng cáo tiếp thị

Chủ đề 1 / Tài liệu quảng cáo Các tờ rơi 58

Tổng quan 58Sửa chữa/ Thay đối trên 1 tờ rơi có sẵn 58

Chèn ảnh 58Thêm đường viền trang 59Thêm màu sắc cho trang/Bố cục của trang 59Thêm dòng chữ 60Sử dụng định dạng in đậm 60Thay đổi phông chữ 60Thêm hộp chữ 60Lưu lại tờ rơi 61

Tính năng bổ sung! Sao chép Định dạng 61Tính năng tiên tiến

Lưu & Gửi dưới dạng tệp PDF 62

Phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word 2010

Bài tập Flyer.docx

57

Các công cụ quảng cáo tiếp thịTờ rơiThao tác này thực hiện trên phần mềm xử lý văn bản để tạo lập tờ rơi. Đó là phần mềm Microsoft Office Word 2010.

Hình 4.1 Tờ rơi quảng cáo khu nghỉ dưỡng Finest Holiday

Tổng quan

1. Mở tệp tài liệu tên Open Flyer.docx.2. Kích chọn Draft từ thẻ View. Cách này thường được sử dụng để chỉnh sửa văn bản như báo cáo. Nó

xuất hiện như một văn bản liên tục. 3. Từ thẻ View, kích chọn Print Layout. Cách này dùng để xem hình thức của văn bản khi được in ra trông

sẽ thế nào. Nó phân chia thành các trang riêng biệt. 4. Từ thẻ View, kích chọn Zoom, sau đó chọn 200% để phóng to. Tiếp theo chọn Page Width trong nhóm

Zoom để phóng to trang ra cả màn hình.5. Ở phía trên cùng của màn hình, trong thẻ Home, lưu ý các định dạng: Font (kiểu chữ), Font size (độ to

nhỏ của chữ), Bold (in đậm), Italic (in nghiêng), và Underline (gạch dưới chân)6. Ở phía trên cùng của màn hình, trong thẻ Insert, lưu ý nút Clip Art trong nhóm Illustrations.

Thay đổi tờ rơi đã cóSử dụng tệp tin Flyer_before.docx để làm các thay đổi như sau:

Chèn ảnh

1. Làm nổi bật dòng chữ “Finest Holiday Resort”, và xóa.2. Kích chuột vào nút Picture trong thẻ Insert. Sau đó hộp thoại Open File. Chọn file logo_FHR.png từ

tập tin ảnh, rồi kích chọn Insert.3. Nhấp chuột và kéo xuống từ điểm trung tâm phía trên để giảm chiều cao của ảnh. ( kết quả là một ví dụ

của hình ảnh không cân đối)4. Nhấp chuột và kéo theo đường chéo từ điểm góc phía dưới bên phải để giảm toàn bộ kích thước của

ảnh đến khi tờ rơi nằm vừa trên một trang. (kết quả là một ví dụ của hình ảnh cân xứng)

58

Thêm đường viền trang1. Từ thẻ Page Layout, kích chọn Page Borders.

Hình 4.2. Hộp thoại Đường viền và Tô màu

2. Nhấp vào thẻ Page Borders, chọn hộp Border trong nhóm Art, chọn phong cách coconut tree (cây dừa), và chọn OK. Một đường viền trang rất đẹp đã xuất hiện trên tờ rơi của bạn

LƯU Ý Nếu bạn không nhìn thấy Art style, hoặc nhóm Art style chưa được kích hoạt, hãy hỏi hoặc đề nghị người hướng dẫn cài đặt thêm Art style cho chương trình Microsoft

Word 2010.

Thêm màu/Bố cục cho trang1. Vẫn ở thẻ Page Layout, nhấp chọn Page Color.

Hình 4.3 Màu cho trang2. Nhấp chọn Fill Effects…3. Nhấp chọn thẻ Texture và chọn Parchment, rồi

kích OK. Hình 4.4 Tạo hiệu ứng màu

59

Thêm dòng văn bản1. Ấn Enter để thêm dòng văn bản dưới dòng chữ “Deluxe Cottage”.2. Đánh máy dòng chữ “Hãy mang theo tờ rơi này để được giảm giá 10%”

Sử dụng định dạng in đậm 1. Ở đoạn văn bản thứ hai, dùng chuột bôi đen dòng chữ ‘kỳ nghỉ thú vị!”. 2. Sử dụng định dạng in đậm cho dòng chữ này.

Thay đổi cỡ chữ1. Tiếp tục dùng chuột để bôi đen dòng chữ “Kỳ nghỉ thú vị!”. 2. Sử dụng Font size ở trên băng, chọn phông chữ [25]3. Thay đổi kiểu chữ và kiểu định dạng chữ4. Nhấp và kéo để chọn dòng [Fashion fades... same].5. Sử dụng nhóm Font, chọn phông [Times New Roman].6. Sử dụng nhóm Font, chọn kiểu định dạng chữ [italics] (chữ in nghiêng)

LƯU Ý Vào bất cứ lúc nào, để chấm dứt tính năng thay đổi định dạng của văn bản Auto Formatting (bao gồm cả

địa chỉ email) thì nhấn Control + Z.

Thêm hộp văn bản1. Nhấp chọn thẻ Insert, sau đó kích chọn Text Box, và tiếp đó là hộp Draw Text Box.

Hình 4.5 Hộp Draw Text Box

60

2. Vẽ hộp văn bản Text Box trong văn bản, rồi đánh máy dòng chữ “Honeymoon suite”. 3. Bạn có thể quay hộp văn bản Text Box bằng cách trỏ chuột vào vòng màu xanh, tiếp đó là nhấp và kéo

chuột thì hộp văn bản sẽ quay.

Hình 4.6 Quay hộp văn bản

Lưu tờ rơi1. Từ nút Office nhấp chọn Save.

CHÚC MỪNG!

Bạn vừa mới thêm một vài định dạng cho tờ rơi. Bài tập tiếp theo là bạn sẽ tự tạo một tờ rơi.

Tính năng bổ sung! Sao chép Định dạng

Nút Format Painter trên thẻ Home giúp bạn sử dụng định dạng của một đoạn văn bản nào đó cho các vị trí khác. Ví dụ, một đoạn văn bản sử dụng phông chữ Century Gothic, cỡ chữ 18, định dạng chữ in đậm và nghiêng thì bạn có thể sử dụng chính các định dạng này cho các đoạn văn bản khác.

Hướng dẫn cách làm:

a. Chọn đoạn văn bản có định dạnh mà bạn muốn sử dụng cho các đoạn văn bản khác.

b. Để bật chức năng Format Painter trên thanh công cụ bằng cách nhấp chuột một lần.

c. Bôi đen đoạn văn bản muốn sử dụng định dạng.

61

Lưu và gửi dưới dạng PDFKhi bạn muốn gửi một tờ rơi cho khách hàng nhưng không muốn họ chỉnh sửa nó, bạn nên gửi dưới dạng tệp tin PDF. Đây là một số bước để lưu và gửi tờ rơi của bạn dưới dạng PDF:

1. Nhấp vào thanh chọn File, kích chọn Save & Send.2. Phía bên phải bạn sẽ tìm thấy nút Send as PDF , nhấp chuột vào nút đó.

HÌnh 4.7: Lưu và gửi tệp tin dưới dạng PDF

3. Cửa sổ màn hình Compose Message (soạn thư) sẽ hiện ra đã có tệp tin tờ rơi đính kèm.4. Gõ vào địa chỉ thư điện tử của người nhận và nhấp chọn nút Send để gửi thư đi.

62

Chủ đề 2 / Hình ảnh kỹ thuật số Chương trình phần mềm văn phòng về quản lý ảnh Microsoft Office Picture Manager 63

Tổng quan 63Thay đổi chế độ xem 64Chỉnh sửa ảnh 64Cắt hình ảnh 65ĐỘ sáng và tương phản 66Thay đổi kích thước 67

Tính năng tiên tiếnKhông

Phần mềm ứng dụngMicrosoft Office Picture Manager

Bài tậplogo_fhr.pnglifestyle-tropical-beach-resort.jpghoneymoon_suite.jpg

Microsoft Office Picture ManagerTổng quan

Chương trình phần mềm văn phòng về quản lý ảnh giúp bạn quản lý, chỉnh sửa, chia sẻ và xem các ảnh trên máy tính. Tính năng Locate Pictures giúp bạn tìm ảnh rất hiệu quả và tính năng Picture Manager sẽ chỉnh sửa ảnh, nếu cần thiết. Sử dụng các công cụ để cắt, mở rộng, sao chép và dán.

Bắt đầu chương trình Microsoft Office Picture Manager:1. Từ nút Windows, chọn All programs2. Kích chuột để mở tập tin Microsoft Office.3. Kích chuột để mở tập Microsoft Office 2010 Tools.4. Kích Microsoft Office Picture Manager.

Hình 4.8. Microsoft Office Picture Manager

63

Bắt đầu chương trình Picture Manager bằng một hình ảnh:1. Sử dụng các hướng dẫn sau đây để bắt đầu thực hành chương trình Picture Manager với một hình ảnh

trong máy tính của bạn.2. Tìm tập tin tên participant, tệp M4, và chọn tệp images. Bạn sẽ tìm thấy tên file: lifestyle-tropical-

beach-resort.jpg3. Kích chuột phải vào ảnh.4. Từ thanh chọn Menu, chọn Open with, và nhấp chọn Microsoft Office 2010.

Hình 4.9: Mở thanh chọn

Thay đổi chế độ xemBạn có thể thay đổi chế độ xem bằng cách sử dụng biểu tượng Views trong thanh công cụ Standard. Có 3 chế độ xem:

1. Thumbnail View: cho phép xem từng hình ảnh thu nhỏ.2. Filmstrip View: tất cả các hình ảnh sẽ hiển thị ở phía dưới màn hình, nhưng ảnh được chọn sẽ được mở

to ra và nằm ở phía trên. 3. Single Picture View: Chỉ hiển thị ảnh được chọn.

Chỉnh sửa ảnhBạn có thể cắt, chỉnh sửa và thay đổi ảnh bằng cách sử dụng phần mềm Microsoft Office Picture Manager. Chương trình Picture Manager có thể xử lý ảnh ở nhiều định dạng khác nhau gồm .jpg, .gif, and .bmp.

Để kích hoạt chức năng Edit Pictures thì nhấp chuột vào biểu tượng Edit Pictures… ở thanh công cụ Formatting.

Hình 4.10. Chỉnh sửa ảnh

64

Cắt một hình ảnh1. Mở tệp tin Open lifestyle-tropical-beach-resort.jpg ở chế độ Single Picture View.2. Mở hộp chức năng Edit Pictures, tìm công cụ Crop, nhấp chọn.3. Khi công cụ Crop được kích hoạt, bạn sẽ nhìn thấy hình góc màu đen ở tất cả các góc của ảnh.

Hình 4.11. Công cụ cắt ảnh

4. Dùng trỏ chuột di chuyển đến từ hình góc trái nằm ở góc trên bên trái. Kéo hình góc đen vào bên trong, để cắt hình ảnh thì chúng ta tập trung vào hình cái ô. Kích chọn OK để hoàn thành

Hình 4.12 Công cụ cắt, thay đổi kích thước hình ảnh

65

MÁCH NHỎ Sử dụng Aspect ratio nếu bạn muốn cắt hình ảnh phù hợp với kích thước ảnh định trước: 3x4, 3x5, 4x6, 5x7, 8x10.

Độ sáng và Tương phảnSử dụng công cụ này nếu bạn muốn cải thiện độ sáng và độ tương phản của ảnh.

1. Nhấp chọn tiêu đề của cửa sổ tác vụ, sau đó di chuyển đến công cụ Brightness and Contrast.

Hình 4.13. Công cụ độ sáng và độ tương phản

Hình 4.14. Kết quả hình ảnh sau khi thêm độ sáng và độ tương phản cho ảnh

2. Bạn có thể sử dụng Auto Brightness một cách tự động để chương trình phần mềm Office Picture Manager tự tính toán và hiển thị kết quả. Bạn có tự cài đặt bằng cách sử dụng Brightness and Contrast. Các thay đổi sẽ tự động sử dụng vào các hình ảnh của bạn.

3. Lưu lại sự thay đổi bằng cách nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard.

66

Thay đổi kích thước ảnhSử dụng công cụ này nếu bạn muốn giảm kích thước hình ảnh cho các mục đích khác nhau (hiển thị trên màn hình, đăng tải trên mạng Internet hoặc để gửi thư điện tử).

1. Mở tệp tin logo_fhr.png2. Kích chọn tiêu đề ở bên phải cửa sổ tác vụ, kích chuột vào Resize.

Hình 4.15. Công cụ thay đổi kích thước

3. Di trỏ chuột đến Predefined width x height chọn E-mail – Small (160 x 160 px). Nhấp chọn nút OK để thay đổi kích thước ảnh.

4. Chọn Save để lưu hình ảnh mới bằng một tên tệp khác. Kích thanh chọn File, tìm Save as…, đặt tên tệp là logo_fnr_small.png, và ấn nút Save.

LƯU ÝSau khi lưu tệp tin, bây giờ bạn hãy so sánh 2 tệp

logo_fnr.png và logo_fnr_small.png. Bạn sẽ thấy kích thước của tệp logo_fnr_small.png (10.7KB) đã nhỏ

hơn tệp logo_fnr.png (162KB).

67

68

Chủ đề 3 /Trang mạng điện tửWeb 2.0 69

Tạo lập một địa chỉ blog (nhật ký cá nhân trên mạng) 693 bước để tạo lập một Blog (nhật ký cá nhân trên mạng) 69Thay đổi chủ đềThêm một lần đăng tin 72Quản lý các cuộc hội thoại 73Sử dụng các công cụ 74Thêm mẫu liên hệ 75

Tính năng tiên tiếnKhông

Phần mềm ứng dụngWordPress.com

Bài tập Không

Web 2.0

Thao tác này là kết quả của các tính năng của www.wordpress.com và Microsoft Internet Explorer phiên bản 8.0 hoặc cao hơn.

Hình 4.16. Wordpress.com

69

Tạo lập một địa chỉ blog Thao tác này thể hiện các tính năng hữu dụng liên quan đến việc tạo lập một địa chỉ blog và tích hợp chúng vào một trang điện tử có sẵn. Trước tiên, phải mở trình duyệt Internet Explorer và đến trang điện tử địa chỉ www.wordpress.com. Như đã nói ở trang chủ, bạn phải thực hiện một số bước để tạo lập một blog. Hãy theo dõi các hướng dẫn sau.

3 bước để tạo một trang nhật ký cá nhân Blog

1. Khi bạn đã ở trang chủ, tìm và nhấp chọn nút Get Started. Bạn chỉ phải thực hiện 3 bước để có một blog mới tinh.

Hình 4.16 trang đăng nhập của Wordpress.com

HÌnh 4.17. Kích hoạt Blog

2. Trước hết, bạn phải tạo một tài khoản Wordpress. Để làm việc này thì bạn phải điền vào một mẫu với các thông tin phù hợp (nếu bạn đã có sẵn một tài khoản Wordpress thì bạn chỉ việc nhấn nút sign in ở phía trên của mẫu) :a. E-mail address: [điền địa chỉ hộp thư điện tử của bạn]b. Username: tên đăng nhậpc. Password: Đảm bảo là bạn chọn một mật khẩu có thể nhớ được để lần sau bạn có thể đăng nhập d. Blog Address: đây là địa chỉ blog của bạn.wordpress.come. Kích chọn nút Create Blog để sang bước tiếp theo. Rất nhanh bạn sẽ nhận được thư điện tử của

Wordpress với các thông tin cần thiết để kích hoạt blog của bạn. 3. Bây giờ bạn hãy mở hộp thư điện tử của bạn để mở thư của Wordpress.com, nhấp chọn nút Activate

Blog.

4. Đăng nhập vào trang blog mới và bạn sẽ được chuyển đến phần thông báo cập nhật Dashboard.

Thay đổi giao diệnBây giờ đã đến lúc nghĩ xem là bạn muốn nhìn thấy blog như thế nào. ở phía bên trên, bạn sẽ nhìn thấy đường liên kết Appearance thì hãy nhấp chuột vào đó và tiếp đó chọn Themes.

Hình 4.18. Wordpress.com Dashboard

Hình 4.19. Thay đổi giao diện bằng công cụ Appearance, Theme.

70

Bạn có một danh sách các giao diện để lựa chọn. Chỉ việc kéo xuống và chọn Book Lite, nhấp chuột chọn Activate.

Hình 4.20. Rất nhiều giao diện để lựa chọn

Khi bạn đã chọn được giao diện, bạn có thể xem trước bằng cách nhấp chọn Visit site ở phía trên của màn hình.

Hình 4.21. giao diện Book Lite

Chúng ta sẽ thử chỉnh các chủ đề sau. Bây giờ thì chúng ta sẵn sàng để thêm thông báo/cập nhật mới.

LƯU Ý Có một số giao diện miễn phí, nếu bạn nhìn thấy đường link liên kết Purchase (mua hàng) thì có có nghĩa là giao diện đó không miễn phí bạn phải bỏ tiền ra mua

trước khi muốn sử dụng.

71

Thêm cập nhật/ thông báo mới1. Bây giờ bạn có một blog mới, và việc cần làm bây giờ là thêm các nội dung. Nhìn chung, nội dung của

một blog gồm một bài hay một số bài nằm trong một chuỗi hội thoại giữa tác giả và các người sử dụng khác.

2. Kích vào Posts ở thanh chọn bên trái, sau đó nhấp chọn Add New.

Hình 4.22. Thanh công cụ thêm bài thông tin

3. Màn hình để đăng nhập bài mới sẽ mở ra.

a. Một cửa sổ mới nhìn giống như một người biên tập ảo. Trước hết, chèn vào tên của bài. Gõ vào dòng chữ [Chào mừng tới khu nghỉ dưỡng Finest Holiday].

b. Trong hộp Compose bạn sẽ điền nội dung của bài. Độ dài, cách viết văn là hoàn toàn phụ thuộc vào bạn nhưng nguyên tắc số một của mạng Internet là “càng ngắn, càng tốt” .Đánh máy đoạn văn sau:

Đến để thư giãn, thưởng thức đồ uống mát lạnh trên bãi biển cát trắng yên tĩnh! Chào mừng tới Khu nghỉ dưỡng Finest Holiday ở một trong những bãi biển tuyệt vời nhất ở Lombok, với một không gian nghỉ ngơi đầy cảm hứng cho chuyến du lịch thư thái.

Tận hưởng một thiên đường đảo nhiệt đới, nơi các trải nghiệm đáng nhớ, đường mòn tự nhiên thoáng đãng, một bãi biển cát trắng yên tĩnh, các môn thể thao nước thú vị, và hoàng hôn tuyệt vời đang chờ đợi.

a. Nằm ở bãi biển cát trắng đảo Lombokb. Cách trung tâm của đảo Lombok 3 kmc. Khoảng 30 phút lái xe từ sân bay.

Hình 4.23. Cửa sổ đăng bài mới

c. Bạn có thể định dạng chữ để nhấn mạnh thông tin mà bạn cho là quan trọng. Trước hết, làm nổi bật dòng chữ [Đến để thư giãn, thưởng thức đồ uống mát lạnh trên bãi biển cát trắng yên tĩnh!] để làm nó đậm hơn thì sử dụng biểu tượng Bold trên thanh formatting nằm phía trên cùng của hộp.

72

g. Kích chọn Select Files để đăng tải ảnh. Duyệt các tệp tin ảnh trong máy tính của bạn, chọn tệp tin tên logo_FNR.png ở trong tập tin tên Participant, rùi kích chọn Upload.

h. Kích chọn Insert into post để chèn biểu tượng vào bài viết.i. Khi bạn đã hài lòng với bố trí và định dạng tổng thể thì bạn có thể xuất bản bài viết bằng

cách nhấn nút Publish ở bên phải màn hình.

d. Kích chọn nút Show Kitchen Sink để hiển thị định dạng văn bản trên thanh công cụ. Làm nổi bật dòng chữ [Đến để thư giãn, thưởng thức đồ uống mát lạnh trên bãi biển cát trắng yên tĩnh!], chuyển sang màu đỏ bằng cách sử dụng nút SelectText Color và chọn màu đỏ trong bảng màu.

e. Làm nổi bật 3 đánh dấu dòng và thay đổi định dạng chữ sang chữ nghiêng bằng cách sử dụng nút Italic.

f. Bạn có thể thêm hình ảnh để bài của bạn thêm hấp dẫn. Đặt con trỏ chuột vào nơi bạn muốn chèn hình ảnh. Nhấp chọn nút InsertMedia ở phía trên bên trái của thanh công cụ. Một cửa sổ mới được mở ra:

Hình 4.24. Chèn ảnh vào bài

Quản lý hội thoại1. Khi bạn đã thêm một bài, bạn có thể quyết định là ai sẽ là người có thể bình luận bài của bạn. Để thiết

lập quyền bình luận, bạn kích chọn Settings, Discussion trong phần Dashboard.a. Kích chọn Settings trong Dashboard. Kích chọn thẻ Discussion.b. Ở chế độ mặc định thì bất kỳ ai cũng có thể bình luận. Nếu chọn Users must be registered and

logged in to comment thì chỉ người đăng ký và đã đăng nhập thì mới có thể bình luận. c. Bạn có thể quyết định bình luận nào được đăng ngay lập tức hoặc phải chờ bạn duyệt, bất kể là

bình luận của người nào. Quy trình này gọi là quản trị. Kích chọn An administrator must always approve the comment để giám sát các bình luận trước khi đăng nó lên trang nhật ký cá nhân blog.

d. Lưu lại các thay đổi bằng cách nhấp chuột vào nút Save Changes ở cuối trang.e. Thoát khỏi blog của bạn và viết bình luận như một người vô danh để kiểm tra xem nó hoạt động

thế nào: thêm bình luận bằng cách nhấp chuột vào đường link nằm ngay bên dưới bài viết.

Hình 4.25. Bạn có thể viết bình luận cho bài viết 73

Vui với các công cụCó một trang nhật ký cá nhân blog thì bạn không chỉ đăng bài và viết bình luận, bạn còn có thế sắp xếp bố cục trang blog của bạn bằng cách tạo thêm các tính năng để liên lạc với những người sử dụng khác một cách hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể thêm vào danh mục các sản phẩm của bạn hoặc các đoạn phim ngắn.

Hình 4.26. Các công cụ

Thêm một Album ảnh1. Từ Dashboard, nhấp chọn Appearance, Widgets. Thao tác này sẽ chuyển bạn đến trang các công cụ hiện

có Widgetspage, nơi bạn có thể chọn các công cụ và thêm vào trang nhật ký cá nhân blog của bạn ở bên phải màn hình.

2. Bây giờ chọn Flickr, nhấp và kéo công cụ vào bố cục trang blog của bạn. 3. Đặt tên album ảnh: “Lombok Island Photos”.4. Tại địa chỉ trang Flickr RSS URL: (kho ảnh trực tuyến) http://api.flickr.com/services/feeds/geo/Indone-

sia/West+Nusa+Tenggara/Lombok&format=rss_200. 5. Ở câu hỏi “What size photos would you like to display?” (Hãy chọn kích thước hiển thị ảnh) thì bạn

nhấp chọn Small (kích thước nhỏ)6. Kích chọn Save khi hoàn thành.

Chèn phimKhi bạn đã có kinh nghiệm sử dụng các công cụ, hãy thực hiện việc chèn thêm một đoạn phim vào trang blog. Ví dụ, chúng ta có thể thêm một đoạn phim ngắn về sự kiện thời trang mới nhất để người xem biết là xu hướng thời trang của buổi diễn bộ sưu tập mùa hè mới.

1. Nguồn cung cấp các phim là một trang web nổi tiếng là Web 2.0 site, YouTube (www.youtube.com). Mở trang điện tử này ở một cửa sổ mới.

2. Khi trang điện tử youtube.com đã mở ra trước mắt bạn thì bạn gõ dòng chữ “diving in lombok” vào hộp tìm kiếm và nhấp chọn nút Search. Một loạt các phim sẽ hiện ra.

3. Nhấp chọn vào phim mà bạn muốn xem.4. Dưới cửa sổ của phim sẽ có đường link Share (chia sẻ).5. Kích chọn vào tiêu đề Embed để làm nổi bật tên đường link trong hộp văn bản. Chọn kích thước

của phim là 300x225. Nhấn nút CTRL + C để ghi dòng chữ này lên bảng nhớ tạm thời của phần mềm (hãy chắc chắn là bạn đã sao chép đúng dòng văn bản màn bạn có thể dán vào chương trình Notepad)

74

6. Quay lại Dashboard và nhấp chọn Appearance, tiếp theo nhấp chọn Widgets.7. Kéo công cụ Text vào bố cục trang blog của bạn ở phía bên phải màn hình.8. Kích chọn HTML/JavaScript và điền thông tin như sau:

a. Tên: [Lặn dưới nước]

b. Dán mã mà bạn đã sao chép từ YouTube vào hộp Content. Và kết quả là bạn sẽ thấy nó như sau:

<iframe width=”300” height=”225” src=”http://www.youtube.com/embed/Ll4ljZsVE78” framebor-der=”0” allowfullscreen></iframe>

c. Nhấp chọn Save và xem lại nó xuất hiện trên trang blog của bạn như thế nào.

HÌnh 4.27. Các mã số nhúng phim YouTube video

Thêm mẫu liên lạc Bạn có thể thêm trang mẫu liên lạc để các khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến. Để thêm mẫu liên lạc Contact Form, trước hết bạn cần tạo thêm một trang mới.

Hình 4.28. Thêm một mẫu web

1. Tìm đến Dashboard, kích chọn Pages, và tạo một trang mới.2. Đánh vào tiêu đề “Đặt hàng trực tuyến”3. Gõ vào hộp văn bản dòng chữ “Để đặt hàng, vui lòng điền vào mẫu dưới đây”4. Bây giờ thì chèn mẫu Đặt hàng (Reservation Form) vào trang. Nhấp chọn biểu tượng Add a custom

form ở phía trên của hộp văn bản, một cửa sổ mẫu khách hàng sẽ mở ra.a. Trong thẻ Form Builder, di chuột đến trang điện tử kích chọn Edit. Ở phía bên phải màn hình, bạn

sẽ nhìn thấy màn hình để biên tập. Trên trang điện tử, nhấp chọn để đổi từ Label thành “Check-in”; đổi từ Field type thành “text”.

75

b. Kích chọn Add a new field và chuyển xuống mục Check-in. Chuyển từ Label thành “Check-out”; đổi Field type thành “text”.

Hình 4.29. Thêm mẫu khách hàng

Hình 4.30. Mục thông báo thư mới c. Chọn đến thẻ Email notifications.d. Ở mục “Enter your email address” gõ vào địa chỉ thư điện tử của bạn.e. Trong mục “What should the subject line be?”, bạn điền vào tiêu đề thư, tóm tắt nội dung chính

của thư. Gõ dòng chữ “Mẫu đặt phòng khu nghỉ dưỡng Finest Holiday Resort”f. Kích chọn Save and go back to Form Builder và tiếp đó kích chọn Add this form to my post.

5. Khu vực văn bản sẽ có dạng như sau: Để đặt phòng, vui lòng điền vào mẫu sau:[contact-form][contact-field label=’Name’ type=’name’ required=’1’/][contact-field label=’Email’ type=’email’ required=’1’/][contact-field label=’Check-in’ type=’text’ required=’1’/][contact-field label=’Check-out’ type=’text’/][contact-field label=’Messages’ type=’textarea’ required=’1’/][/con-tact-form]

6. Kích chọn Publish và xem lại mẫu Đặt phòng (Reservation Form) trên trang của bạn

CHÚC MỪNG!

Bạn vừa tự tạo được 1 trang blog (dạng đơn giản). Tiến hành tạo thêm các trang, đăng thêm bài viết và yêu cầu bạn bè cho ý kiến về bài viết của bạn.

76

Phần 5Bảo mật IT

Chủ đề 1 / Bảo vệ dữ liệu Microsoft Security Essentials 78

Tải về và cài đặt 78Cập nhật Microsoft Security Essentials 79Quét máy tính để diệt Virus 79Lên lịch quét 80

Sao lưu dữ liệu 80Windows Backup 80Sao lưu tập tin 80Khôi phục tập tin 82

Bộ lọc thư rác 83Bộ lọc thư rác của Outlook 83Người gửi tin cậy 84

Ứng dụng hoặc tính năng củaMicrosoft Security EssentialsMicrosoft Windows BackupMicrosoft Outlook 2010

Files bài tậpKhông có

77

Microsoft Security EssentialsTải về và cài đặtMicrosoft Security Essentials là một chương trình diệt virus và ứng dụng chống phần mềm rác được Microsoft cung cấp miễn phí. Chương trình được tích hợp trực tiếp vào hệ điều hành Windows và dùng rất ít tài nguyên hệ thống.Việc cài đặt Microsoft Security Essentials và thực hiện cập nhật, điều chỉnh rất gần gũi, dễ dàng.

Hình 5.1 Microsoft Security Essentials

Các bước dưới đây mô tả việc làm thế nào tải về và cài đặt Microsoft Security Essentials.

Mở trình duyệt Internet Explorer và mở trang http://windows.microsoft.com/en-US/windows/security-essen-tials-download để tải về Microsoft Security Essentials.Bấm nút Tải về (Download).

Hình 5.2 Xác nhận muốn tải phần mềm về

Các bước cài đặt:

1. Sau khi đã tải ứng dụng về, bấm đúp vào file để chạy chương trình.

Hình 5.3 Màn hình cài đặt Microsoft Security Es-

2. Bấm nút Tiếp theo (Next) để tới màn hình tiếp theo.

78

3. Chấp nhận thỏa thuận bản quyền của Microsoft Security Essentials, sau đó bấm Tôi đồng ý (I accept).4. Ở màn hình tiếp theo, bấm nút Cài đặt (Install) để bắt đầu quá trình cài đặt.5. Bấm Kết thúc (Finish) khi hoàn tất.

Cập nhật Microsoft Security EssentialsSau khi hoàn tất quá trình cài đặt, MSE thường chạy cập nhật. Nếu không, bạn có thể cập nhật bằng tay vào màn hình Cập nhật (Update) ở màn hình chính, sau đó bấm nút Cập nhật (Update).

Hình 5.4Màn hình cập nhật

Hãy chờ đợi cho đến khi Microsoft Security Essential hoàn tất quá trình tải về và cài đặt cập nhật. Cho đến khi cập nhật thành công, bạn sẽ nhìn thấy dòng chữ trên màn hình “Xác định virus và phần mềm gián điệp: Cập nhật”.

LƯU Ý Cần đảm bảo rằng bạn có kết nối Internet trong quá trình cập nhật, nếu không sẽ không cập nhật được.

Quét máy tính để diệt VirusỞ màn hình chính có 3 lựa chọn quét:

1. Nhanh (Quick): Lựa chọn này sẽ quét hệ thống của bạn ở những nơi mà phần mềm gián điệp thường trú ngụ.

2. Đầy đủ (Full): Lựa chọn này sẽ quét toàn bộ hệ thống. Thời gian hoàn tất việc quét đầy đủ là lâu nhất.3. Tùy chọn (Custom): Lựa chọn quét này cho phép bạn lựa chọn quét những khu vực nhất định trên PC.

Sau khi bạn lựa chọn xong, bấm Quét (Scan now) để bắt đầu quá trình quét.

LƯU Ý Bạn có thể bấm chuột phải vào file hoặc thư mục trên máy tính, sau đó chọn Quét với Microsoft Security

Essentials (Scan with Microsoft Security Essentials).Hình thức quét này hữu dụng khi bạn muốn kiểm tra

một thư mục hoặc file tùy chọn.

79

Lên lịch quétQuét hàng ngày là công việc rất quan trọng để giữ cho máy của bạn an toàn đối với virus. Bạn có thể đặt lịch quét để tự động hóa quá trình quét máy tính khi mà bạn không sử dụng.

Mở mục Cài đặt (Settings), ở cột bên trái, chọn Lên lịch quét (Scheduled scan). Tích vào lựa chọn “Lên lịch quét PC của tôi (khuyến cáo)” (Run a scheduled scan on my PC (recommended).

Bạn còn có thể lựa chọn cách thức quét, thời điểm, thời gian, giới hạn sử dụng CPU. Bấm Lưu thay đổi (Save changes) khi bạn đã hoàn tất.

Hình 5.5Màn hình Cài đặt

Sao lưu dữ liệuWindows BackupVới Windows Backup bạn có thể tạo ra một bản sao an toàn của những tài liệu quan trọng của bạn, do đó bạn luôn sẵn sàng với những điều tồi tệ nhất. Bạn có thể để Windows lựa chọn sao lưu cái gì hoặc bạn có thể tự chọn các thư mục riêng rẽ, các thư viện hay ổ. Windows có thể sao lưu các tập tin ở bất kỳ thời điểm nào mà bạn đã chọn – chỉ cần hẹn lịch và quên nó đi.

Sao lưu các tập tin của bạn1. Mở Sao lưu và Phục hồi (Backup and Restore) bằng cách bấm vào nút Windows, Bảng điều khiển

(Control Panel), Hệ thống và bảo mật (System and Security) và sau đó là Sao lưu và Phục hồi.2. Nếu bạn chưa từng sử dụng Windows Backup trước đây, bấm Cài đặt sao lưu (Set up backup) và

theo các bước trên hộp thoại. Nếu bạn được thông báo cần nhập mật khẩu quản trị (administrator password) hoặc xác nhận, hãy nhập vào hoặc xác nhận.

Hình5.6 Sao lưu và phục hồi (Windows Backup and Restore)80

Hình 5.7 Cài đặt vị trí sao lưu

Hình 5.8 Cài đặt lựa chọn sao lưu tập tin hoặc thư

3. Vị trí mà bạn lưu bản sao lưu phụ thuộc vào phần cứng bạn có và thông tin mà bạn cần sao lưu. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn nên lưu trữ bản sao lưu vào một ổ cứng lắp ngoài. Ổ cứng lắp ngoài sẽ cho phép bạn có rất nhiều không gian để lưu dữ liệu và nó có thể được cất ở một chỗ nào đó ngoài máy tính của bạn, như là trong két chống cháy, nơi có thể giúp bạn bảo vệ bản sao lưu. Bây giờ hãy lựa chọn vị trí sao lưu và bấm Tiếp tục (Next).

4. Nếu bạn để Windows lựa chọn cần sao lưu cái gì, những mục sau sẽ được sao lưu: Các thư mục Windows mặc định, các tập tin dữ liệu được lưu trong thư viện hoặc trên màn hình chính (Desktop) và các thư mục mặc định của Windows cho tất cả người dùng có tài khoản trên máy. Bạn có thể chọn Để tôi chọn (Let me choose), để tự chọn lấy các thư mục hoặc tập tin mà bạn muốn sao lưu. Bấm Tiếp tục (Next) để thực hiện.

81

5. Khi đã sẵn sàng, bấm Lưu lựa chọn và chạy sao lưu (Save settings and run backup).

Khôi phục tập tin của bạnBạn có thể khôi phục phiên bản sao lưu của một tập tin bị mất, hỏng hoặc sơ xuất thay đổi. Bạn cũng có thể khôi phục từng tập tin riêng, các nhóm tập tin hoặc tất cả các tập tin mà bạn đã sao lưu.

1. Mở Sao lưu và phục hồi bằng cách bấm nút Windows, Bảng điều khiển (Control Panel), Hệ thống và Bảo mật (Sys-tem and Security) và sau đó là Sao lưu và Phục hồi (Backup and Restore).

2. Để phục hồi các tập tin của bạn, bấm Khôi phục tập tin của tôi (Restore my files).

3. Duyệt nội dung của bản sao lưu bằng cách bấm Duyệt tập tin (Browse for files)hoặc Duyệt thư mục (Browse for folders), sau đó bấm vào Thêm tập tin (Add files) hoặc Thêm thư mục (Add folders) khi bạn đã kết thúc quá trình thêm tập tin/thư mục cần khôi phục. Ở ô bên trái bạn sẽ nhìn thấy tập tin/thư mục của bạn sẽ được khôi phục, bấm Tiếp tục (Next) để thực hiện.

4. Tại màn hình này bạn sẽ được hỏi về vị trí khôi phục. Chọn Vị trí gốc (In the original location) để khôi phục tập tin/thư mục vào vị trí gốc. Bấm Khôi phục (Restore) để bắt đầu quá trình khôi phục.

Hình 5.11Chọn vị trí khôi phục tập tin hoặc thư mục

Hình 5.9Quá trình sao lưu đang thực hiện

82

LƯU Ý Quá trình khôi phục phụ thuộc phần lớn vào kích thước dữ liệu và vị trí mà nó được khôi phục.

Bộ lọc thư rác của Outlook được kích hoạt mặc định, và mức độ bảo vệ được đặt ở mức Thấp. Mức độ này được thiết kế để chỉ lọc những thư rác rõ ràng. Bạn có thể làm cho bộ lọc hiệu quả hơn nhưng việc này đôi khi làm cho cả những thư nghiêm chỉnh cũng bị lọc. Bất cứ thư nào bị lọc bởi bộ Lọc thư rác sẽ được chuyển đến thư mục thư rác (Junk E-mail folder). Bạn nên xem lại thư trong thư mục Thư rác thường xuyên để chắc rằng không bỏ sót những bức thư nghiêm chỉnh mà bạn muốn đọc.

Dưới đây là các bước để thay đổi cài đặt bộ lọc thư rác:

Bộ lọc thư rácBộ lọc thư rác của Outlook

Hình 5.12Tùy chọn thư rác

1. Mở Mirosoft Office Outlook 20102. Ở mục Home trên thanh công cụ, nhóm

Xóa, bấm vào Rác, sau đó là Lựa chọn thư rác (Junk E-mail Options…

3. Hộp thoại Tùy chọn thư rác xuất hiện

4. Điều chỉnh đến Mức cao (High) để điều khiển bộ lọc thư rác bắt nhiều thư rác hơn. Thường xuyên kiểm tra thư mục thư rác để đảm bảo rằng bạn không bị mất các thư nghiêm chỉnh.

5. Bấm OK để lưu các thay đổi.

Hình 5.12 Tùy chọn thư rác83

Người gửi an toàn (Safe Senders)Bạn có thể tạo một danh sách những người gửi an toàn để tránh việc những thư nghiêm chỉnh bị cho vào thư mục thư rác.

Hình 5.14Thêm danh sách người gửi an toàn

Hình 5.15Thêm địa chỉ hoặc tên miền vào danh sách người gửi an toàn

1. Mở Tùy chọn thư rác…2. Chuyển đến màn hình Người gửi an toàn

(Safe Senders).3. Bấm Thêm (Add), một hộp thoại nhập địa

chỉ hoặc tên miền xuất hiện.

4. Thêm một địa chỉ thư cá nhân hoặc một tên miền. Ví dụ như:Đối với email: anton@fhresort.comĐối với tên miền: @fhresort.com

5. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn thư rác.

LƯU Ý Đừng trả lời lại các thư rác. Không bao giờ trả lời – Kể cả để không đọc thư – trừ khi bạn biết và tin người gửi. Việc trả lời một thư rác chỉ khẳng định rằng địa

chỉ email của bạn vẫn tồn tại.

Đừng chuyển tiếp các thư chuỗi. Ngoài việc tốn lưu lượng, việc chuyển tiếp một thư chuỗi có thể làm bạn bị đánh lừa – và đồng thời, bạn không thể biết được ai sẽ

nhìn thấy địa chỉ email của bạn.

84

CARD

85

Chai & Sarai, một cặp đã cưới và có một con. Chai có cảm hứng trong việc bếp núc và anh nấu ăn rất ngon, đặc biệt là món cánh gà. Cùng với Sarai, họ thuê một cửa hàng và mở một nhà hàng đồ ăn nhanh; họ đặt tên nó là “Flying Wings”. Họ bận tối mắt tối mũi với công việc và nhà cửa, kể cả việc chăm sóc cho cô con gái 2 tuổi.

Tại cửa hàng có một cô thu ngân toàn thời gian, Ratana, và ba nhân viên bán thời gian, mỗi người có một ca làm việc khác nhau. Công việc kinh doanh thì tốt nhưng khi điều hành công ty và theo dõi các thông tin, họ phải rất cố gắng. Thách thức chính của Chai và Sarai là phải tổ chức, truy cập và sử dụng thông tin về việc kinh doanh của họ: Các báo cáo tháng, thông tin khách hàng, theo dõi kho và dữ liệu bán hàng.

Các vấn đề khác mà họ phải đối mặt là quản lý luồng công việc và theo dõi các cuộc hẹn, lịch trình và các liên hệ. Nói chung, họ đang tìm cách để quản lý được nhiều hơn và hiệu quả hơn trong quá trình kinh doanh.

Phần 1: Hoạt động và Quản lý

Tên : Chai & Sarai

Hình thức kinh doanh : Cung ứng thức ăn nhanh

Tên doanh nghiệp : Flying Wings

Đang hoạt động : 3

Số nhân công : 4

Công nghệ : Máy tính, máy in, máy fax,

máy quét, Internet

Nhu cầu : Tăng cường việc quản lý

nội bộ về thời gian, theo

dõi thông tin khách hàng,

theo dõi kho, truy cập

dữ liệu để nhận dạng xu

hướng.

Sarai vừa trở về từ nhà hàng và thấy Chai đang sắp xếp các hóa đơn trên bàn. Anh đọc qua bản danh sách công việc viết tay mà anh ghi vào một quyển lịch nhỏ bỏ túi.

Sarai: Chào anh yêu! Hôm nay anh đã gọi công ty cung cấp thực phẩm chưa?

Chai: Cảm ơn em đã nhắc. Anh quên khuấy đi mất. Mai anh sẽ gọi.

Sarai: Anh đã ghi vào chưa?

Chai: Rồi, anh đã ghi vào chỗ nào đó. À đây. Nó đây rồi. Anh đã ghi vào ngay cạnh sổ ghi tiền mặt.

Sarai: À em thấy rồi. Cũng ngay cạnh tất cả những ghi chú khác. Thế còn cái này thì sao ? Trông có vẻ anh có cuộc họp với một công ty cung ứng sáng nay. Anh đã hoàn tất thỏa thuận chưa ?

Chai: Thôi chết! Anh hoàn toàn quên về cuộc họp này! Anh phải gọi cho họ và xin lỗi thôi.

Sarai: Tại sao anh không sử dụng lịch?

Chai: Cái ở trên tường á? Có, cũng có dùng… nhưng em thấy đấy, anh vẫn phải sửa lại và em nhìn đây này; anh phải viết vào tất cả các cuộc họp thường xuyên của chúng ta. Thật là mất thời gian.

Sarai: Em biết. Nó cũng rất khó đọc. Có lẽ chúng ta cần tìm một hệ thống khác thôi…

Các công cụ quản lý lịch: Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian

Câu hỏi thảo luận:1. Phương pháp Chai theo dõi các thời hạn và các cuộc họp có ích không? Tại sao có và tại sao

không? Thử suy nghĩ bốn hoặc năm khả năng mà phương pháp anh ấy đang sử dụng gây bất lợi cho việc kinh doanh.

2. Bạn có lời khuyên nào cho Chai để quản lý thời gian của anh ấy hiệu quả hơn? Thảo luận một vài cách để cải thiện cách làm của anh ấy.

3. Bạn làm thế nào để theo dõi các cuộc họp và quản lý thời gian của mình?4. Bạn có các cuộc họp thường xuyên không? Nói theo cách khác là các cuộc họp mà xảy ra đều

Thông tin liên hệ và các công cụ quản lý: Làm thế nào để quản lý thông tin kinh doanh

Chai rất vui mừng vì nhà hàng của anh ấy, Flying Wings sắp kỷ niệm một năm lần thứ nhất. Chai đã quyết định mở một bữa tiệc “sinh nhật” và mời các khách hàng thường xuyên, các nhà cung cấp mà anh làm việc cùng. Anh đã chuẩn bị một bức thư mời và muốn gửi thông báo đến một nhóm khách hàng và bạn bè được chọn. Chai muốn xem lại danh sách của anh ấy để quyết định sẽ mời ai.

Chai có rất nhiều tên và địa chỉ nhưng các thông tin lại rải rác – khi thì ở mảnh giấy, từ các bức fax và file văn bản. Có một số tên thì anh lại chỉ có số điện thoại lưu trong điện thoại di động. Anh quyết định hỏi cô nhân viên bán hàng để được giúp đỡ:

Chai: Ratana, cô có thể làm ơn xem qua tất cả chỗ giấy tờ này và ghi lại bất cứ địa chỉ khách hàng nào mà cô thấy được không?

Ratana: Tất nhiên, thưa ông Chai. Tôi sẽ viết tay thành một danh sách tên và địa chỉ; như vậy đúng không?

Chai: Ừ, thế là tốt rồi. Có thể lúc nào đó, nếu tôi có thời gian, tôi sẽ gõ lại những tên này, nhưng hôm nay thì tôi không thể và tôi cần bản danh sách này vào tối nay.

Ratana: Ông có muốn gửi thư mời qua mail vào sáng sớm mai?

Chai: Có, tôi có vài cuộc họp vào trưa mai. Bởi thế tối nay tôi muốn nhìn qua bản danh sách, tìm những khách hàng ở gần mà tôi muốn mời dự tiệc, và viết tay địa chỉ của họ cho khoảng năm mươi thư.

Câu hỏi thảo luận:1. Ngoài địa chỉ khách hàng, còn có thông tin nào khác có giá trị sử dụng trên bàn của Chai?

2. Đưa ra vài lời khuyên cho Chai trong việc làm thế nào để anh ấy có thể tổ chức và quản lý các thông tin đã có tốt hơn. Gợi ý vài đầu mục mà anh ấy có thể sử dụng để quản lý thông tin kinh doanh của anh ấy bằng các thư mục file.

3. Bạn quản lý file và các dữ liệu như thế nào ở văn phòng?

4. Chai trở về từ một cuộc hội thảo với một đống danh thiếp. Rất nhiều trong số đó có thể là khách hàng tiềm năng. Thảo luận với Chai có thể biên soạn lại các thông tin này và theo dõi các liên hệ sắp tới để tối ưu việc bán hàng.

Chai vừa mới đến nhà hàng và chuẩn bị bắt đầu một ngày mới, khi Ratana gặp anh ấy:

Ratana: Xin lỗi ông Chai, ông đã đặt hàng lại dầu ăn chưa? Hiện trong kho đang thiếu.

Chai: Chúa ơi, tôi nhớ rằng tôi mới đặt hàng từ đầu tuần này, vậy mà chúng ta đã hết rồi sao?

Ratana: Vâng, chúng ta có đã có nhiều tiệc sinh nhật ở nhà hàng, tuần này chúng ta đã bán tốt mà.

Chai: Hmm, được rồi tôi sẽ gọi cho bên cung cấp để đặt hàng lại và lần này sẽ đặt nhiều hơn.

Mặc dù Chai đã tổ chức các thông tin của anh ấy bằng cách lập ra các file cho thông tin các khách hàng, các nhà cung cấp, nhưng anh ấy nghĩ rằng vẫn chưa đủ. Anh muốn sử dụng các thông tin này hiệu quả hơn nữa, để tránh các tình huống có thể xảy ra như trên. Đối với từng trường hợp, anh muốn tổ chức các thông tin theo cách mà anh có thể dễ dàng tìm kiếm và trả lời các câu hỏi sau:

Mặt hàng nào gần hết trong kho và cần phải đặt hàng?

Những mặt hàng nào đã được đặt kể từ một ngày nhất định?

Biết được câu trả lời cho các câu hỏi trên hoặc các câu hỏi khác sẽ giúp anh ấy đưa ra các quyết định mua tốt hơn và anh ấy có thể đặt hàng đúng lúc, trước khi hết hàng.

Quản lý dữ liệu: Tạo một file kiểm kê của riêng bạn

Câu hỏi thảo luận:1. Các thông tin liên hệ, thông tin khách hàng và dữ liệu kho của Chai được lưu trong các khu vực riêng

biệt. Bạn nghĩ sẽ khó khăn hay thuận lợi như thế nào nếu có thể liên kết tất cả các thông tin này để Chai có thể dễ dàng phân tích anh ấy cần gì?

2. Đối với từng người trong nhóm, viết lại cách bạn làm thế nào để quản lý từng loại thông tin dưới đây. Sau đó thảo luận các cách để xác định trong từng trường hợp cụ thể.a. Tên các khách hàng và địa chỉb. Các thông tin khác về khách hàng (sở thích, đơn hàng đã có, v.v…)c. Dữ liệu bán hàngd. Hóa đơn mua hàng và các đơn đặt hàng

3. Hệ thống lưu trữ thông tin của bạn được quản lý thế nào, hoặc bạn có kế hoạch thế nào để quản lý nó? Bạn có thể dễ dàng truy cập hay không?

4. Bạn sẽ đạt được lợi ích gì khi lưu trữ dữ liệu bằng định dạng điện tử?

Kể từ khi sử dụng công nghệ, Chai có thời gian để tập trung vào việc phát triển kinh doanh. Kết quả là việc kinh doanh của Chai và Sarai đang phát triển, bây giờ họ đã có 3 nhà hàng trong thành phố. Chai rất bận rộn để có thêm khách hàng và nhà cung cấp. Anh dành rất nhiều thời gian trên đường và họp hành. Anh ấy thậm chí phụ thuộc vào email để liên hệ với họ.

Trong lúc Sarai cũng bận rộn với các công việc hàng ngày như thu thập dữ liệu kho và bán hàng từ mỗi nhà hàng bằng chiếc USB của cô, và biên soạn lại vào cuối ngày. Khi cần cập nhật dữ liệu, cô rất lo lắng vì phải làm việc với file có nhiều phiên bản.

Một ngày, giữa lúc đang kinh doanh, Sarai muốn làm việc với dữ liệu bán hàng của cô để tính toán lợi nhuận trong tháng. Tuy nhiên, cô không làm sao mở được file; máy thông báo rằng “Không thể mở được file. Đĩa có thể bị hỏng”. Cô hôt hoảng bởi vì lần cuối cùng cô sao lưu dữ liệu cách đây từ một tháng trước. Bây giờ cô mất dữ liệu và phải làm lại lần nữa. Cô nghĩ giá có một công nghệ gì đó mà dữ liệu của cô được lưu trữ an toàn để cô không còn phải lo lắng về việc mất dữ liệu, và dữ liệu này có thể truy cập và cập nhật từ mọi nơi. Cô cũng muốn có khả năng làm việc với một file tập trung để không còn lo lắng về các phiên bản file khác nhau nữa.

Bạn của Chai, Tommy là một nhà tư vấn IT, nói với anh ấy rằng hiện nay có công nghệ Đám mây mà có thể giúp giải quyết được vấn đề của Sarai. Thay vì việc đầu tư rất nhiều tiền vào việc mua máy chủ để tập trung dữ liệu và cả thuê một nhân viên IT để bảo dưỡng hệ thống, Sarai có thể sử dụng các Nhà cung cấp Dịch vụ Đám mây (Cloud Service Provider) mà không cần phải lo lắng về việc bảo trì máy chủ. Tất cả những việc này sẽ được nhà cung cấp dịch vụ đám mây xử lý.

Câu hỏi thảo luận:1. Bạn đã nghe nói về công nghệ đám mây bao giờ chưa? Bạn biết gì về công nghệ đám mây? Hãy giải

thích!2. Lợi ích của việc sử dụng công nghệ đám mây so với cách lưu trữ và chia sẻ dữ liệu cổ truyền của bạn

là gì?

Office 365 - SharePoint Online: Lưu trữ dữ liệu trên đám mây

Cara là một cô gái trẻ và năng động, đã tốt nghiệp trường thiết kế ở quê nhà, Hà Nội. Kể từ khi học đại học, cô đã nhận một công việc bán thời gian cho một nhà thiết kế thời trang nổi tiếng. Tình yêu của côvới thời trang là động lực để cô thực hiện ước mơ là có cửa hàng thời trang của riêng mình. Sau khi hoàn thành nghiên cứu của mình, cô bỏ công việc bán thời gian của mình, và với sự hỗ trợ ban đầu của bố mẹ, cô đã mở Thời trang Cara. Trong quá trình kinh doanh, cô thấy khó khăn trong việc quản lý cửa hàng của cô, đặc biệt là khicô muốn biết doanh số bán hàng hàng tháng. Cô cũng muốn lập dự án trong tương lai để tìm hiểu xemcô ấy sẽcó tiền trong ngân hàng vào cuối năm nay, nhưng cô ấy không có thời gian. Ngoài ra Cara muốn mở rộng kinh doanh của mình, nhưng không biết liệu cô có thể quản lý được dữ liệu báo cáo tài chính của mình hay không.

Phần 2: Các công cụ tài chính

Tên : Cara

Tên doanh nghiệp : Thời trang Cara

Quản lý : 1

Nhân viên : 4

Công nghệ : máy tính,máyin, Internet

Nhu cầu : lưu trữ hồ sơ tài chính,

khả năng để tiến hành

phân tích tài chính, dự án

tiềm năng tăng trưởng, và

xác định xu hướng kinh

doanh.

Cara muốn chuyển tài liệu tài chính của mình thành định dạng điện tử. Đây là một sự thay đổi lớn từ phương pháp truyền thống là làm việc bằng bút và giấy.

Cô đã nỗ lực đểmột số tài liệu của cô được thực hiện chuyên nghiệp hơn. Ví dụ, Cara đã in một số hóa đơn trắng với logo của cửa hàng của cô và địa chỉ gửi thư. Bản sao trắng cho khách hàng, và các bản sao màu hồng đi vào thư mục trong ngăn kéo bàn dưới cùng. Nhiều khách hàng đặt theo thứ tự mỗi tháng, do đó, hoá đơn không thay đổi nhiều. Tuy nhiên, tháng trước, Cara đã viết ra một hóa đơn cho đơn đặt hàng đặc biệt, cô đã mắc phải một lỗi tính toán và suýt mất $150. May mắn thay, cô có một mối quan hệ tốt với khách hàng và có thể thay hóa đơn lỗi bằng một hóa đơn đã sửa lại.

Trong thời gian cuối năm nay, cô luôn bận rộn để hoàn thành báo cáo thu nhập hàng năm (lãi, lỗ). Phải mất vài ngày cuối năm bận rộn để tập hợp tất cả các thông tin mà cô cần để hoàn thành những tài liệu này. Cô biết rằng nếu cô quản lý hồ sơ hàng tháng tốt hơn- ví dụ, một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng tháng-quá trình này sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Câu hỏi thảo luận:1. Làm thế nào để chuẩn bị các tài liệu tài chính của bạn cho công việc kinh doanh của bạn? Mô tả

phương pháp của bạn.2. Tháng trước, Cara mắc phải một số lỗi tính toán trên hoá đơn và suýt mất một số tiền. Thảo luận một số

nhược điểm khác của việc tính toán tài chính của doanh nghiệp của bạn bằng tay.3. Thảo luận kinh nghiệm trình bày hoá đơn hoặc báo cáo khác cho khách hàng của Cara . Điều gì sẽ xảy

ra khi cô ấy cần phải sửa đổi các tài liệu này? Theo bạn, Cara nên lưu trữ và truy cập các hoá đơn hoặc báo cáo kinh doanh như thế nào?

Tài liệu tài chính: Hóa đơn cho khách hàng

Cara yêu công việc là một chủ doanh nghiệp. Nhưng cô mong muốn làm bất cứ điều gì hơn là phải ngồi trả hóa đơn và quản lý chi phí hàng tháng của mình. Cara thực hiện phần lớn công việc tài chính trong doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng một sổ ghi chép tài chính trước khi in và một máy tính nhỏ. Cô viết mỗi giao dịch tài chính, và sau đó thống kê các số liệu hàng tháng. Cô đưa ra thông tin này cho một kế toán bên ngoài, người sẽ tính toán thuế phù hợp với yêu cầu của chính phủ và chuẩn bị các báo cáo tóm tắt cho cô. Cara lưu trữ các tóm tắt này trong các thư mục tài liệu hàng tháng trong văn phòng của cô.

Cara biết cô có thểlàm tốt hơn trong việc quản lý kinh doanh và các chi tiêu cá nhân. Ví dụ, cô có thể tổ chức các hóa đơn của mình vào các mục để có thể theo dõi tiền và để xác định làm thế nào có thể cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, cố gắng để xem xu hướng trong mô hình chi tiêu của mình là một công việc khó khăn nhất là khi cô sử dụng phương pháp viết tay trong kế toán và lập ngân sách. Amy– bạn của Cara cho biết việc sử dụng máy tính để giúp cô thực hiện công việc của mình tốt hơn.

Amy: Tại sao bạn không dùng máy vi tính để kiểm soát các chi tiêu của mình?

Cara: Tôi cũng muốn làm thế nhưng sợ rằng sẽ mất mọi thứ nếu có trục trặc xảy ra đột xuất. Hơn nữa tôi cũng không chắc mình có thể cập nhật số liệu thường xuyên không? Tôi đã băn khoăn như vậy với công việc kinh doanh chủ chốt cốt lõi của tôi...

Amy: Ồ, có nhiều phương pháp để lưu trữ dữ liệu an toàn. Mình hỏi thật, bạn có thấy thoải mái khi phải dựa hoàn toàn vào kế toán của bạn?

Cara: Thực ra thì tôi xem các báo cáo ngân hàng hàng tháng của tôi để có được một cảm giác chung về thực trạng kinh doanh của tôi. Và tôi có một số tính toán trong đầu. Nhưng tôi phải thừa nhận tôi không có một ý tưởng rõ ràng về tiền bạc đi đâu.

Câu hỏi thảo luận:1. Kinh nghiệm của bạn trong việc lưu giữ chứng từ tài chính. Phương pháp của bạn có giống với Cara

không? Bạn lưu trữ chứng từ theo dạng giấy hay dạng tài liệu điện tử?2. Một số lợi thế và bất lợi của phương pháp hiện bạn đang sử dụng để lưu giữ chứng từ tài chính?3. Bạn sắp xếp các chứng từ tài chính của bạn như thế nào? Theo tháng? Theo danh mục? Giải thích sự

lựa chọn của bạn. Liệt kê năm hoặc nhiều hạng mục chi phí kinh doanh của bạn.

Công cụ theo dõi chi phí: Báo cáo chi phí hàng tháng

Cara cảm thấy rất vui khi sử dụng bảng tính để theo dõi thông tin tài chính của mình, cô không còn chỉ dựa trên hồ sơ viết tay. Cô hiểu rằng khả năng cập nhật dữ liệu của mình và truy cập chúng một cách nhanh chóng sẽ tiết kiệm thời gian cho cô cũng như cung cấp cho cô một bức tranh cập nhật tình hình tài chính của

Cara: Amy, tôi đã nhập doanh số bán hàng ba tháng vừa qua. Vì vậy, đến nay tôi có hai bộ tài liệu được điền toàn bộ là gỗ và đồ trang sức mạ. Có cách nào để so sánh các sản phẩm với nhau không? Tôi cảm thấy có một số mẫu hình cố định cho cả hai sản phẩm nhưng không rõ có đúng không...

Amy: Bạn có thể tạo ra một biểu đồ dạng thanh cho các dữ liệu mà bạn đã nhập vào máy vi tính của bạn.

Cara: Nghe có vẻ thú vị, tôi nghĩ đây là một ý tưởng hay, biểu đồ sẽ giúp tôi có cái nhìn rõ ràng hơn về xu thế kinh doanh của mình.

Amy: Để học được chỉ mất vài giây, để mình cho bạn thấy làm thế nào bạn có thể làm biểu đồ. Bây giờ, với sự giúp đỡ của Amy, Cara đã bắt đầu tạo ra các biểu đồ như hình dưới đây. Các biểu đồ này đã giúp cô hiểu được tài chính của mình tốt hơn. Cara cũng đã tìm thấy một lý do để sử dụng biểu đồ cho khách hàng và các nhà đầu tư. Cô đang chuẩn bị cho một cuộc họp vào tháng sau với ngân hàng của mình để thảo luận về một khoản vay. Trong số những thứ khác, các ngân hàng đang mong đợi để có được một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của cô. Trong quá khứ, cô mang một thư mục giấy to với các bảng tài chính tốn nhiều thời gian để xem xét.

Câu hỏi thảo luận:1. Ngoài các dữ liệu trình bày ở trên, những loại thông tin nào có thể mang lại lợi ích kinh doanh thông

qua hiển thị đồ họa?2. Theo bạn, trong tương lai bạn sẽ phải trình bày những dữ liệu về tài chính của doanh nghiệp mình trước

những người/ tổ chức nào? Cơ quan chính phủ, ngân hàng, hoặc một nhà đầu tư?3. Bạn có nghĩ rằng bằng cách sử dụng các đồ thị và biểu đồ để trình bày về các dữ liệu tài chính của bạn

sẽ giúp bạn phân tích xu hướng và thấy được các mô hình trong doanh nghiệp của bạn? Thảo luận các cách cụ thể mà phương pháp này có thể giúp bạn trong việc kinh doanh trong tương lai của bạn.

Công cụ đồ họa tài chính: Doanh số bán hàng

Bây giờ, Cara đang hướng tới tạo ra một số đồ thị và biểu đồ tài chính sẽ liên quan đến doanh nghiệp của cô rõ ràng và chuyên nghiệp hơn để trình Ủy ban thẩm định.

Jerry rất thích tổ chức những sự kiện và tài năng của anh đã được phát hiện khi anh vẫn còn ở trường đại học. Anh thích giúp đỡ bạn bè của mình trong việc tổ chức bữa tiệc sinh nhật của họ. Bây giờ anh mang sở thích của mình vào kinh doanh thực sự. Anh mở một công ty tổ chức sự kiện có tên là “Happy Ending”, bởi vì đó là những gì Jerry muốn cho khách hàng của mình, một sự kiện với một kết thúc hạnh phúc. Là một nhà tổ chức sự kiện, anh phụ thuộc rất nhiều vào điện thoại di động và sổ lập kế hoạch, bởi vì nó giúp anh làm việc khi phải di chuyển liên tục. Anh cũng thực hiện rất nhiều buổi trình bày cho các khách tiềm năng của mình để cho họ thấy danh mục sự kiện của mình. Nói chung, anh tự coi mình là khá am hiểu về công nghệ. Tuy nhiên, anh đã có một cảm giác mơ hồ rằng anh có thể sử dụng công nghệ hiệu quả hơn để cải thiện thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài của mình đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Cấu phần 3: Công cụ giao tiếp

Tên : Jerry

Tên doanh nghiệp : Happy Ending (Kết thúc

có hậu)

Loại hình kinh doanh : tổ chức sự kiện tổ chức

Đang hoạt động : 3

Nhân viên : 3

Công nghệ sử dụng : điện thoại di động, máy

tính, máy in, máy quét

Nhu cầu : Giữ liên lạc với khách

hàng và nhân viên. Tạo

một bài thuyết trình

tương tác với khách

hàng.

Jerry có nhiều cách giao tiếp kinh doanh với khách hàng và nhân viên. Bên cạnh việc sử dụng e-mail và các tài liệu giấy, Jerry có các bài thuyết trình trong cuộc gặp mặt trực tiếp và tại các hội nghị cũng như các triển lãm thương mại.

Jerry có khả năng trình bày xuất sắc, nhưng anh cũng thích gây ấn tượng với khán giả của mình với một bài thuyết trình chuyên nghiệp bằng cách sử dụng trực quan hỗ trợ: • Tăng cường sự hiểu biết về các chủ đề, • Thêm vào các sự khác biệt • Củng cố các điểm chính của mình, • Minh họa các ý tưởng phức tạp, và • Tạo cho phần trình bày của anh những ảnh hưởng lâu dài. Anh muốn truyền đạt thông điệp của mình một cách rõ ràng và ngắn gọn, và với phong cách mang cá tính của anh và công ty của anh.

Câu hỏi thảo luận:1. Bạn có nghĩ rằng việc sử dụng các bài thuyết trình trong là hữu ích trong quá trình kinh doanh của bạn?

Tại sao có và tại sao không?2. Bạn có thể cho một số ví dụ về các trường hợp mà bạn có thể sử dụng trình bày như một công cụ giao

tiếp kinh doanh? Ai có thể là khán giả?3. Những loại thông tin nào bạn sẽ cho vào bài trình bày của bạn?

Công cụ trình diễn: Thể hiện thông điệp của bạn bằng Slide Show

Jerry luôn luôn phải di chuyển. Anh cần phải làm việc ngay cả khi anh đang đi du lịch để tham dự các hội nghị và gặp gỡ với khách hàng. Jerry điều phối các dự án trong nhóm của anh và với 4 cộng tác viên làm việc cho anh. Điều quan trọng là mọi người đều biết được thời hạn cuối phải hoàn thành công việc và có quyền truy cập vào các thông tin cần thiết.

Tại thời điểm này, anh phối hợp sử dụng email, nhưng hệ thống của anh không phải là hoàn hảo. Mọi người đều có quá nhiều email đến và đi và rất khó để tìm các thông tin có liên quan. Thậm chí còn khó khăn hơn là sự cần thiết để giữ cho các tập tin nhóm của họ ở một nơi và khả năng để chia sẻ cùng lịch trình mà không phụ thuộc vào việc họ đang ở đâu. Jerry đã yêu cầu trợ lý của mình để khám phá các tùy chọn khác nhau, bao gồm: - Tổ chức các nhóm dựa trên nền web

- Hội nghị sử dụng các phần mềm nhắn tin trực tiếp (chat)

- Tổ chức cuộc họp qua Internet Anh muốn tìm ra một phương pháp thuận tiện, không tốn kém, và đáp ứng các nhu cầu của đội ngũ của mình.

Câu hỏi thảo luận1. Bạn có làm việc tại các địa điểm khác nhau, hoặc để bạn làm việc với các nhóm người mà không phải

là trong cùng một vị trí như bạn? Mô tả những thách thức bạn có thể gặp để giữ liên lạc với tất cả mọi người.

2. Bạn có thể đề nghị một số cách để chia sẻ các thông tin khác hơn e-mail?3. Trong một cuộc sống kinh doanh thông thường, bạn phải chia sẻ thông tin với những ai? Mô tả những

kinh nghiệm bạn đã cộng tác với những người khác.

Các công cụ hợp tác: Hợp tác trong môi trường điện toán đám mây

Jerry gần đây đã tham dự nhiều hội nghị. anh đã nhận thấy rằng nhiều đồng nghiệp của mình đang sử dụng tất cả các loại thiết bị thông tin liên lạc để liên lạc với văn phòng của họ và truy cập thông tin. Jerry sử dụng điện thoại di động của mình và e-mail, phục vụ hầu hết các nhu cầu của mình, nhưng anh cũng tò mò về các thiết bị khác.

Jerry: Bạn đang làm gì vậy?

Đồng nghiệp: À, tôi đang chat với trợ lý của tôi. Cô ấy đang xử lý một tài liệu quan trọng tại nhà máy của khách hàng và cần một số lời khuyên trực tiếp của tôi

Jerry: Vậy IM là gì vậy?

Đồng nghiệp: Là phần mềm nhắn tin trực tiếp. Đây là một phần mềm tuyệt vời, trợ lý của tôi không cần tốn tiền gọi điện cho tôi, nhưng chúng tôi vẫn có thể trao đổi trực tiếp với nhau.

Jerry: Ồ, tôi không biết là lại có điều tuyệt thế, vậy chiếc máy nhỏ anh đang dùng là gì vậy?

Đồng nghiệp: Tôi đang sử dụng điện thoại thông minh, nó cũng là một phương thức tổ chức gọn nhẹ.

Jerry: Hmmm, vậy nó làm việc thế nào?

Đồng nghiệp: À, tôi dùng nó để quản lý lịch trình của tôi. Tôi cũng thêm các thông tin liên lạc của những người tôi gặp trong khi tôi vẫn đang ở trong hội trường. Sau đó, tôi trở về văn phòng và tôi đồng bộ thông tin trong Điện thoại thông minh với máy tính của tôi.

Jerry: Ồ, tôi thì sử dụng máy tính xách tay.

Đồng nghiệp: Chắc chắn bạn có thể dùng máy tính xách tay, nhưng không phải lúc nào bạn cũng mang máy tính xách tay vào các cuộc họp, hoặc mở máy tính ra trong một bữa ăn trưa của khách hàng hoặc trong một xe taxi. Điện thoại thông minh giống như bạn gộp một máy tính xách tay và công cụ tổ chức vào trong một - và bởi vì nó quá nhỏ, bạn có thể sử dụng nó bất cứ nơi nào.

Jerry: Thật thú vị, tôi hiểu rồi. Thật là hữu dụng, nhất là tôi phải thường xuyên di chuyển ở bên ngoài..

Đồng nghiệp: của Jerry cũng khuyên anh ta nên xem tin nhắn văn bản SMS như là một cách khác để giữ liên lạc với nhân viên của mình. Khi biết rằng Jerry thực hiện rất nhiều các cuộc gọi đường dài và quốc tế, đồng nghiệp đề nghị rằng Jerry thử khám phá phương pháp gọi điện qua Internet để tiết kiệm tiền chi phí điện thoại. Jerry nhận ra rằng ông cần phải tìm hiểu thêm về các phương tiện giao tiếp.

Câu hỏi thảo luận1. Xác định một số tình huống trong đó một chủ doanh nghiệp cần phải giao tiếp với một người nào đó mà

không dùng điện thoại di động hoặc email.2. Làm thế nào bạn sẽ giao tiếp với các nhân viên nếu bạn trong tình huống đang làm việc với khách hàng

và với các đối tác kinh doanh khác. 3. Bạn có sử dụng các phương pháp giao tiếp khác nhau tùy thuộc vào tính huống là trang trọng hay bình

thường không? Đưa ra một số ví dụ.

Công cụ giao tiếp: Phần mềm nhắn tin trực tiếp

Phần 4: Công cụ marketing

Anton, một nhân viên ngân hàng yêu thích du lịch. Địa điểm yêu thích của ông là bãi biển. Ông đã viếng thăm nhiều bãi biển đẹp ở Indonesia. Một ngày nọ, khi đi Lombok, ông nhìn thấy một quảng cáo bán bất động sản, một khu đất với một ngôi nhà ở phía trước bãi biển. Ông thích ngôi nhà đó và sau đó ông mua lại nó.

Một số năm sau khi ông mua căn nhà đó, ông thấy rằng nhiều khách du lịch đến thăm bãi biển, các khách sạn bắt đầu mọc lên 2 bên. Và , ông bắt đầu suy nghĩ, điều gì sẽ xảy ra nếu ông sử dụng mảnh đất của mình và chuyển đổi nó thành khu du lịch cho khách du lịch.

Ông bắt đầu lập một kế hoạch kinh doanh cho ước mơ của mình. Về kế hoạch marketing, ông muốn có tờ rơi, trang điện tử và các tài liệu tiếp thị khác

Tên : Anton

Tên công ty : Khu nghỉ dưỡng Finest

Holiday

Loại hình kinh doanh : Khu nghỉ dưỡng

Đang hoạt động : 0

Số nhân viên : 5

Công nghệ : Internet, máy tính, máy in,

máy quét văn bản, máy ảnh

kỹ thuật số

Nhu cầu : Tờ rơi, Flyers, sách quảng

cáo, trang điện tử, và các

tài liệu tiếp thị khác.

Anton muốn thu hút thêm khách đến khu nghỉ dưỡng, ông sẽ thiết kế lại tờ rơi cũ để đặt tại các đại lý du lịch, đồng thời phối hợp với cơ quan du lịch địa phương để đặt các tờ rơi này ở bàn thông tin du lịch và các quầy thông tin ở sân bay.

Sandika, một người bạn tốt của Anton thường làm cho tờ rơi cho ông. Trong thực tế, Sandika cũng đã bắt đầu thiết kế một cuốn sách quảng cáo cho Anton. Thật không may, Sandika không phải là lúc nào cũng rảnh, đặc biệt là khi Anton muốn thay đổi gấp.

Ví dụ, tháng trước, khi Sandika phải cập nhật tờ rơi cũ cho Anton thì cô đã đi vắng khỏi thị trấn.Và Anton đã phải mang tờ thông tin đến một cửa hàng in và trả nhiều tiền để làm lại từ đầu mà chỉ để cập nhật ít. Anton rất thất vọng, ông ước rằng mình có thể tự làm được việc này thay vì phải phụ thuộc vào người khác.

Sau đó, Sandika được cung cấp cho Anton chương trình phần mềm Word để ông có thể tự thay đổi, sửa chữa.

Câu hỏi thảo luận:

1. Bạn sẽ khuyên Anton như thế nào? Có nên để Sandika làm tờ rơi? Tại sao có và tại sao không?

2. Ưu, nhược điểm của việc thuê ngoài?

3. Đặc biệt, Tác động thời gian và tiền của việc tự làm một số thứ?

4. Tài liệu in nào là quan trọng đối với công việc kinh doanh? Ví dụ.

Tài liệu in: Tờ rơi và danh thiếp

Anton đã học cách tự làm tờ rơi và sách quảng cáo với các đoạn văn bản và hình đơn giản. Bây giờ, ông muốn thêm ảnh vào tài liệu tiếp thị cũng như thêm logo mới thiết kế.

Ông biết rằng nếu mọi người có thể nhìn thấy ảnh khu nghỉ dưỡng đẹp với cảnh thơ mộng thì họ sẽ hứng thú hơn với việc đến nghỉ ở khu nghỉ dưỡng của ông. Thực tế, ông hình dung là sử dụng hình logo cho rất nhiều tài liệu tiếp thị gồm:

• Tờ rơi và sách quảng cáo công ty

• Bản tin

• Trang điện tử

• Các bài giới thiệu về công ty

Anton có một các máy ảnh kiểu cũ để chụp ảnh nhưng phải chụp nhiều lần mới được một bức ảnh đẹp, việc này rất mất mất thời gian, phức tạp và tốn kém. Thậm chí là sau đó, ông không biết dùng các ảnh thế nào để đưa vào tài liệu quảng cáo, mà chỉ biết để thành một quyển ảnh.

Anton đang tìm cách hiệu quả hơn để đưa hình ảnh vào các tài liệu quảng cáo. Bạn của ông là Oke, một người đã lập trang điện tử, chia sẻ là ông nên dùng máy quét văn bản hay máy ảnh kỹ thuật số để có thể đưa các hình ảnh vào tài liệu quảng cáo. Và với một phần mềm chỉnh sửa hình ảnh, ông có thể chỉnh sửa ảnh làm cho nó trông chuyên nghiệp hơn. Anton vui mừng với ý nghĩ là có thể tự mình vận dụng khả năng làm ra các sản phẩm quảng cáo tốt.

Câu hỏi thảo luận:1. Làm thế nào để sử dụng các bảng biểu, ảnh, hình họa mẫu cho công việc kinh doanh của bạn? Với loại

tài liệu nào thì bạn sẽ dùng đến chúng?2. Nếu bạn dùng hình họa cho bất kỳ nhu cầu kinh doanh nào của bạn thì bạn sẽ tự làm hay thuê người

thiết kế chuyên nghiệp? Đâu là yếu tố quan trọng nhất trong quyết định này?3. Công ty của bạn có logo không? Bạn đã tự tạo logo có phải không?

Hình ảnh kỹ thuật số: Cải thiện các tài liệu tiếp thị

Với các tờ bướm và sách quảng cáo mà Anton đã làm, Finest Holiday Resort đã có rất nhiều khách đến thăm. Bây giờ ông có sẵn một số khách du lịch trở lại và ở tại khu nghỉ dưỡng của anh.

Bây giờ ông muốn thu hút thêm nhiều khách đến khu nghỉ dưỡng, ông cần một phương tiện mà có thể tiếp cận rộng hơn, xa hơn so với các tờ bướm và sách quảng cáo với chi phí thấp. Do đó ông tạo một trang blog để hiện thị các thông tin về khu nghỉ dưỡng, các dịch vụ, giá phòng và cả các bức hình về khu nghỉ dưỡng thậm chí cho phép người dung có thể đặt phòng trực tiếp từ trang blog của ông.

Tuy nhiên ông vẫn cân nhắc đến việc thuê chuyên gia phát triển trang blog của ông, ông muốn học một số điều cơ bản về thiết kế blog để lâu dài ông có thể tự bảo trì.

Câu hỏi thảo luận:1. Trang blog đã đem lại lợi ích gì trong việc kinh doanh của Anton?

2. Theo kinh nghiệm của một người sử dụng Internet như bạn, một trang blog hiệu quả có các đặc tính gì?

3. Bạn sẽ phát triển một trang blog như thế nào?

Website: Mở rộng thị trường của bạn bằng Blog

Phần 5: Bảo mật công nghệ thông tin (IT)

Dominic tìm thấy cảm hứng trong ngành công nghệ thông tin, mặc dù anh chưa từng tốt nghiệp ngành khoa học máy tính, nhưng anh đã học được rất nhiều từ internet và bạn bè về công nghệ thông tin. Cùng với bạn của mình là, Michael, họ mở một cửa hàng công nghệ thông tin và đặt tên là “My IT World”.

My IT World đã có một trang web riêng tại địa chỉ www.myitworld.com, trang web này bán rất nhiều thiết bị Công nghệ Thông tin kể từ máy tính, máy tính xách tay, máy in cho đến các phụ kiện.

Để mở rộng thị trường, Dominic sử dụng phương tiện mạng xã hội và diễn đàn để quảng bá trang web của mình. Anh sử dụng địa chỉ email của mình một cách rộng rãi để gửi thư quảng cáo đến các khách hàng tiềm năng, nhưng anh cũng thường xuyên nhận được thư rác. Một số thư rác còn chứa cả virus và một vài lần anh đã sơ xuất mở các email này dẫn đến máy tính của anh bị nhiễm virus. Vì lý do này, anh muốn nghiên cứu thêm về việc làm thế nào để bảo vệ máy tính của anh khỏi thư rác, virus và cả sao lưu các tập tin của anh một cách thường xuyên nhằm tránh các tình huống không mong muốn như hỏng đĩa cứng hoặc bị virus tấn công.

Tên : Dominic (Singapore)

Tên doanh nghiệp : MyITworld.com

Loại hình kinh doanh : Cửa hàng máy tính

Đang kinh doanh : 2

Số lượng nhân viên : 3

Công nghệ : Internet, máy tính

Nhu cầu : Diệt virus, sao lưu

tập tin, lọc thư rác.

Dominic đã nhận được rất nhiều thư rác trong hộp thư của mình. Anh cố gắng tìm cách tránh được những thư không mong muốn này. Anh ấy cũng quan tâm đến việc bảo vệ tất cả công việc của mình trong trường hợp hỏng máy tính hoặc bị virus tấn công. Dưới đây là đoạn trao đổi của anh với đồng nghiệp, Michael.

Dominic: Chào Michael, cậu đang làm gì đấy?

Michael: À, tớ đang sao lưu tất cả các tập tin của tớ. Tớ đã làm việc với một số khách hàng quan trọng và tớ cần đảm bảo rằng không mất tất cả các công việc đã làm.

Dominic: Ừm. Tháng trước tớ đã mất một số file quan trọng thế là phải làm lại. Tớ đã tự hỏi cách nào sao lưu dữ liệu tốt nhất… bởi vì tớ thường xuyên không sao lưu. Tớ chỉ sao chép một số file vào một ổ USB lần này sang lần khác.

Michael: Đấy có lẽ không phải lựa chọn tốt nhất… Thế còn chương trình diệt virus, cậu đã có cái nào chưa?

Dominic: Chưa. Trước đây tớ có nhưng hai tháng trước tớ đã gỡ nó ra bởi vì nó làm chậm máy tính của tớ.

Michael: Dominic, cậu cần đảm bảo rằng cậu có một vài chương trình diệt virus – cậu có thể mất hết thông tin nếu máy cậu bị nhiễm virus. Cậu biết về SPAM phải không?

Dominic: Không. Nó là cái gì vậy?

Michael: Đơn giản SPAM là các thư không mong muốn; nhưng bởi vì nó vốn dĩ vô mục đích, nó thường được gọi là “thư rác” (“junk mail”). Các thư SPAM thường ở dạng quảng cáo – công bố các cách làm giàu nhanh chóng, các loại thuốc giảm cân và thậm chí là máy tính xách tay miễn phí.

Dominic: À nó hả. Hòm thư đến của tớ đầy kín các bức thư như vậy. Nó làm tớ phát điên.

Michael: Do đó cậu dứt khoát cần một công cụ chống SPAM để giúp cậu giảm bớt lượng thư rác mà cậu nhận được.

Dominic: Thật tuyệt, nghe có vẻ sẽ thực sự hữu dụng đấy; Tớ chỉ không biết làm cách nào để chống chọi với tất cả các vấn đề bảo mật này…

Bảo vệ dữ liệu: Bảo vệ dữ liệu của bạn tránh virus và hỏng máy tính

Câu hỏi thảo luận:1. Các loại nguy cơ bảo mật khác nhau mà bạn biết và cách phòng chống.2. Thảo luận về tầm quan trọng của việc sao lưu các tập tin. Giới thiệu một số phương pháp sao lưu dữ

liệu mà bạn biết?3. Spam là gì và các phương pháp ngăn chặn Spam.