MUNICIPALIDAD DE TEMUCO INFORME 3 A LA ADMINISTRACIN DE CONTROL INTERNO

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MUNICIPALIDAD DE TEMUCO Y SIG

Informe N 3 A LA ADMINISTRACIN CONTROL INTERNO

Versin 1.0

Temuco de Chile 15 de julio de 20092

Seor Miguel Becker Alvear, Alcalde y Concejo Municipal Municipalidad de Temuco Presente. De nuestra consideracin: Como parte del proceso de planificacin y ejecucin de nuestra auditora a los estados financieros y presupuestarios de la municipalidad de Temuco y departamentos de educacin, salud y cementerio, por los perodos comprendidos entre el 01 de enero y 31 de diciembre de 2007 y 2008, consideramos su estructura de control interno para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditora, con el propsito de expresar una opinin sobre los mencionados estados financieros. Por lo tanto, en este contexto, nuestra consideracin de la estructura de control interno no necesariamente cubre la totalidad de las debilidades eventualmente existentes en las reas bajo revisin, ni se indican aquellos numerosos procedimientos correctamente establecidos. Si el objetivo de la revisin hubiese sido expresar una opinin sobre el sistema de control interno, los procedimientos de evaluacin habran sido ms extensos y especficos que los practicados. Por lo anterior, no se ha probado el cumplimiento y continuidad de todos los controles en uso y nuestras observaciones no incluyen necesariamente todas las posibles sugerencias que podran ponerse de manifiesto, mediante un estudio especial sobre la materia. En el estudio y evaluacin efectuado con el limitado propsito descrito, notamos ciertos asuntos sobre el funcionamiento del control interno del Municipio y departamentos de educacin, salud y cementerio, que consideramos deben ser incluidos en este informe, tanto para cumplir con las normas de auditora generalmente aceptadas, como para aportar a la administracin elementos que puedan contribuir a salvaguardar en forma ms efectiva sus activos, mejorar la calidad de la informacin, optimizar la eficiencia administrativa, propender al mejoramiento continuo de sus operaciones y lograr una mejor adhesin a las polticas establecidas por la corporacin. Por otra parte debe considerarse que ningn sistema de control interno puede lograr eliminar totalmente el riesgo de que errores o irregularidades ocurran y sean detectados oportunamente. Este informe es para conocimiento de autoridades del Municipio, Alcalda, Concejo Municipal, Direccin de Control Interno y Direccin de Administracin y Finanzas, y dems reparticiones que la Alcalda determine. . Agradecemos a las autoridades, ejecutivos, profesionales, tcnicos y a todo el personal de la Municipalidad de Temuco y Departamentos de educacin, salud y cementerio, la excelente colaboracin que nos prestaron para el desarrollo de las evaluaciones y anlisis que hicieron posible la emisin de este informe. Enrique Garca S. Santiago, 15 de julio de 2009. Consaudit International Auditores Consultores

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MUNICIPALIDAD DE TEMUCO INFORME DE CONTROL INTERNO TABLA DE CONTENIDOSMateria I II III IV PROPSITO Y ALCANCE RESTRICCIONES Y LIMITACIONES DESCRIPCIN DEL TRABAJO REALIZADO OBSERVACIONES Pg. 05 07 08 10 16 22 25 30 31 34 35 37 38 39 45 50 52 54 55 57 58 59 61 52 63 64 66 67 68 72 73

1. INGRESOS PERCIBIDOS 2. GASTOS PAGADOS 3. ACTIVO FIJO 4. CONCILIACIONES BANCARIAS Y SALDOS DIARIOS DISPONIBLES 5. FONDO COMN MUNICIPAL 6. DEUDORES POR INGRESOS PRESUPUESTADOS 7. ANLISIS DE CUENTAS 8. SITUACIN DE LOS JUICIOS EN CURSO 9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 10. MANUAL DE FUNCIONES - DESCRIPCIN DE CARGOS 11. INFORMTICA 12. PLADECO 2006-2010 Y ACTUALIZACIN 2009 PADEM Y PASAM 13. PROCESO PRESUPUESTARIO 14. CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA 15. EXPOSICIN TRIMESTRAL - ANUAL - DEUDA EXIGIBLE - DICOM 16. CAPACITACIN, EVALUACIN DEL DESEMPEO, CONTROL INTERNO Y DE GESTIN 17. COBERTURA, RIESGOS, SINIESTROS Y SEGUROS 18. DEUDA DEL MUNICIPIO Y SECTORES 19. EVALUACIN DEL DESEMPEO EN FUNCIONES CLAVES 20. EXTERNALIZACIN DE PROCESOS CLAVES (INFORMTICA-ASEO Y ORNATOLUMINARIAS) 21. DICOM Y CONTROL DEL PAGO A PROVEEDORES 22. PLANIFICACIN ESTRATGICA - MODELO INTEGRADO DE GESTIN Y SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN. 23. CONTROL INTERNO Y DE GESTIN 24. SEGURIDAD DE ARCHIVOS DE DOCUMENTACIN EN PAPEL FSICO 25. FONDOS A RENDIR O EN ADMINISTRACIN (DIDECO) 26. DISPERSIN DE SEDES Y DE LUGARES DE TRABAJO 27. SISTEMA DE SEGURIDAD VULNERADO 28. REMUNERACIONES 1. 2. 3. 4. ASIGNACIN FAMILIAR HONORARIOS CONTRATADOS FUN Y FORMULARIO DE INCORPORACIN A ISAPRES LIQUIDACIN Y PAGO HORAS EXTRAORDINARIAS

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ANEXOS 1.- JUICIOS a) MUNICIPIO b) JUICIOS FONDOS (FONDEVE) c) JUICIOS CHEQUES PROTESTADOS 2.- DEUDORES POR INGRESOS PRESUPUESTARIOS 3.- RENDICIONES PENDIENTES DIDECO

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INFORME DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE TEMUCOI PROPSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORA:

Dentro del proceso de planificacin y ejecucin de nuestra auditora a los estados financieros y presupuestarios de la Municipalidad de Temuco, y Departamentos de educacin, salud y cementerio por el perodo comprendido entre el 01 de enero y 31 de diciembre de 2007 y 2008, respectivamente, consideramos su estructura de control interno para determinar la naturaleza, oportunidad y el alcance de nuestros procedimientos de auditora, con el propsito de expresar una opinin sobre ellos. Nuestro examen asociado a la estructura de control interno contable y presupuestario, contempla los procesos relevantes y aquellos procedimientos administrativos contables, presupuestarios y de gestin operacional en uso, en consecuencia, no necesariamente cubren la totalidad de las debilidades y riesgos eventualmente existentes en las reas bajo revisin, ni se indican todos aquellos procedimientos adecuadamente establecidos y ejecutados. II RESTRICCIONES Y LIMITACIONES:

En la planificacin y ejecucin de nuestro trabajo de auditora, nos encontramos con diversos hechos que limitaron el alcance de dicho trabajo restringiendo la aplicacin de tcnicas y procedimientos de auditora, estos hechos se detallan como sigue: a. Devengar ingresos sin haberlos percibido efectivamente, postergar compromisos o gastos de los ltimos meses de un ao obligndolos, devengndolos y pagndolos en los primeros meses del ao siguiente. b. Cambio en la codificacin de las cuentas contables y presupuestarias entre el cierre del ao 2007 y la apertura ao 2008 de acuerdo a instrucciones de la Contralora General de la Repblica, sin poder reconstruir o reestructurar la informacin histrica ante este cambio de funcionalidad. c. A la fecha de emisin de este informe 15.07.2009 no se cont con parte de la documentacin e informacin solicitada y/o por algunas situaciones especiales a considerar: Inexistencia de un Comit Informtico (Plan Informtico). Inexistencia de algunos Manuales de Procedimientos Administrativos Manuales del Usuario de los sistemas SMC desactualizados y en desconocimiento del usuario.

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Carencia de anlisis de cuentas: activos, pasivos y patrimonio (financieros) ingresos y gastos (presupuestarios). Carencia de evaluacin tcnica, operacional y/o econmica de los programas sociales gestionados por la DIDECO. Carencia de informacin centralizada en cada Direccin del personal a contrata (calificaciones) y honorarios (funciones y actividades desarrolladas por mes para su pago) respecto de las actividades y funciones de cada uno de ellos. Auditora en curso a los Programas Sociales DIDECO por parte de la Direccin de Control Interno durante el mismo perodo de la auditora externa. Toma de declaracin y/o entrevista al Director de la DIDECO, a la jefatura de Programas Sociales y al Jefe del Centro de Gestin Empresarial. a) Programas con financiamiento presupuestario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Asistencia social a personas Adulto mayor Deporte y recreacin Fomento productivo Desarrollo rural InfanciaOPD.

b) Programas con financiamiento extrapresupuestario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Habitabilidad Autoconsumo Centro de la mujer Adulto mayor vnculo Prodesal unidad Mahuida-Mapu Previene.

c) Programa con financiamiento compartido: 1. Puente.

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III

DESCRIPCIN DEL TRABAJO REALIZADO:

En nuestro examen evaluamos el sistema de control interno, con la profundidad y extensin que consideramos necesario en las circunstancias, de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas y restricciones sealadas en el punto II anterior. El propsito de la evaluacin y estudio es adquirir la comprensin del sistema de contabilidad gubernamental, presupuestaria y de las operaciones que se realizan, para establecer las fortalezas y debilidades de los sistemas, adems, establecer la base de confianza en aquellos controles sobre los que se desea apoyar para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos y tcnicas de auditora aplicables al examen a los estados financieros y presupuestarios. La responsabilidad de elaborar los informes financieros y presupuestarios para uso pblico corresponde a la Direccin de Administracin y Finanzas de la Municipalidad de Temuco, debido a esto y a su dependencia del sistema contable gubernamental y presupuestario, para recopilar la informacin necesaria en la elaboracin de los sealados estados e informes financieros, es imprescindible considerar si los controles proporcionan o no una seguridad razonable de que estar disponible la informacin requerida para la elaboracin de estados que reflejen adecuadamente la realidad econmico, financiera y presupuestaria de la Municipalidad de Temuco y Departamentos de educacin, salud y cementerio, y la de sus operaciones, as como tambin, estn de acuerdo con las normas exigidas que fueran emitidas por los Boletines Tcnicos del Colegio de Contadores de Chile A.G., con leyes que regulan la Administracin del Estado de Chile, Leyes especficas que norman a las Municipalidadees e instrucciones de la Contralora General de la Repblica. Estos exmenes han incluido pruebas selectivas de la documentacin y de los registros del rea contable, presupuestaria, de finanzas y de las operaciones de la Municipalidad de Temuco y Departamentos de educacin, salud y cementerio, tambin, de los registros contables, de tesorera y de presupuestos y otros procedimientos de auditora, en la medida que se consideraron necesarios aplicar en las circunstancias. Debido a las limitaciones inherentes a todo sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades sin que ellos sean detectados. Asimismo, proyectar cualquier evaluacin del sistema para perodos futuros, tiene el riesgo de que los procedimientos se conviertan en inadecuados, debido a cambios del ambiente o de las condiciones imperantes.

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IV.

OBSERVACIONES:

Como parte del proceso de planificacin y ejecucin del trabajo contratado por la Municipalidad de Temuco, se emitirn los siguientes informes los que forman parte integrante del presente Informe de Control Interno: 1. Levantamiento de Procesos e Informtico - Diagnstico de su Situacin Actual. 2. Anlisis y evaluacin del Comportamiento Presupuestario. 3. Control Interno imperante. 4. Informe por Partidas: N 2 Programas sociales DIDECO. N 3 Convenios extrapresupuestarios. N 4 Cumplimiento funciones personal a contrata y honorarios. N 5 Contratos. 5. Estados Financieros 2007 y 2008 y Dictamen 6. 7. Resumen de observaciones y recomendaciones Plan de contingencias, sugerencias y solucin recomendaciones.

Nuestra evaluacin y estudio, efectuado con el propsito limitado descrito en los puntos y prrafos anteriores, no necesariamente revelan todas las debilidades materiales del sistema. Sin embargo, nuestro estudio y evaluacin determin situaciones que pudieran constituir debilidades importantes para la Municipalidad de Temuco relacionadas con las siguientes materias:

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1. Normativa: a. Contable de general aceptacin. b. Presupuestaria que regula a los Municipios. 2. Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades. 3. Organigrama expuesto en la pgina WEB del Municipio. 4. Reglamento Interno Municipal expuesto en la pgina WEB del Municipio. 5. Manuales del usuario sistemas SMC contratados por el Municipio. 6. Contabilizacin con base devengada de los ingresos Municipales. 7. Capacitacin del personal. 8. Normativas que afectan al sector educacin, salud y cementerio. A continuacin sealamos nuestras observaciones, las que para una mejor exposicin, son presentadas de acuerdo al siguiente esquema: 1. Materia 2. Descripcin de la situacin 3. Riesgo e impacto 4. Recomendacin

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INFORME DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE TEMUCO MATERIA: INGRESOS percibidos: OBJETIVO - TRABAJO EFECTUADO - HALLAZGOS

Los objetivos para ejecutar el trabajo de auditora de revisin de ingresos fueron los siguientes: a) Verificar los registros de los ingresos percibidos durante los aos 2007 y 2008 en los cuatro sectores (Municipal, Educacin, Salud y Cementerio). b) Evaluar el cumplimiento de la normativa legal que rige a la administracin presupuestaria financiera. c) Asegurar la obtencin de evidencia suficiente en el trabajo realizado que soporte la opinin de auditora d) Aplicar procedimientos de auditora tales como; revisin de antecedentes, operaciones de re-clculo, observacin, examen fsico y entrevistas. De acuerdo con la propuesta tcnica se revisaron cuatro meses (enero marzo, junio y diciembre) aplicados a los cuatro sectores para los dos aos en revisin. Para llevar a cabo nuestro trabajo realizamos lo siguiente: a) Solicitamos al departamento de tesorera los ingresos de los meses mencionados anteriormente que se aplic a los dos aos en revisin. b) Junto a lo anterior solicitamos al departamento de contabilidad la impresin de los mayores contables, en los meses en los cuales abocamos nuestro trabajo de acuerdo a la muestra seleccionada. c) Se solicito que el programa contable fuera instalado en dos computadores del equipo de trabajo. d) Solicitamos al departamento de contabilidad las planillas que resumen los ingresos percibidos en educacin y salud. y cementerio, estas planillas sirven de base para la contabilizacin, de los ingresos percibidos, en forma mensual. e) Con los antecedentes antes descritos y a nuestra disposicin procedimos a la revisin de los antecedentes segn el siguiente detalle: - Verificamos que los montos detallados en las rdenes de ingresos coincidan con las cuentas y montos registrados en contabilidad. - Verificamos que las ordenes de ingresos contaran con las firmas y timbres los que indicaban la fecha en que fue realizada la transaccin y en el cual ingres el dinero a las arcas municipales. - Con las planillas correspondientes a los ingresos de salud, educacin y cementerio a nuestra disposicin procedimos a realizar el re-clculo de ellas y a verificar los valores con las planillas de las subvenciones recibidas.

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f) Prueba de caja de diciembre de 2008 sector Municipal. Verificacin de los ingresos diarios respecto de los depsitos registrados en la cuenta de mayor que sirve de base para la conciliacin de banco. Los ingresos se encuentran agrupados en tomos, los que representan en su mayora la transaccin de un da y cada tomo concentra las transacciones de los cuatro sectores. De acuerdo a los meses seleccionados en nuestra muestra la totalidad de ingresos representados en tomos es la siguiente para cada ao; Ingresos Mes Enero Marzo Junio Diciembre HALLAZGOS 2007 26 50 20 2008 22 23 21 -

Como resultado de nuestra revisin observamos lo siguiente en los distintos sectores: 1.- Observaciones correspondientes a los ingresos del ao 2007. Monto Monto en realmente nomina imputado de pagos en la recibidos cuenta $ $

Sector

Folio N

Observaciones

2652344

50.000

5.749

Municipio

2643770

88.699

54.640

2641638 3.525.095

3.494.655

2641693

56.006

24.394

En la revisin de los giros del da 18 de enero, se detalla el monto por $5.749 que corresponde a la cuenta Propagandas Comerciales Patentes y en la nomina de los giros pagados emitido por tesorera el monto para la misma cuenta es por $50.000, en el folio n 2652344. El giro del da 18 de enero, se detalla un monto por $88.699 correspondiente a la cuenta Propagandas Comerciales Patentes y en la nomina de los giros pagados emitido por tesorera el monto para la misma cuenta es por $54.640. El giro del da 24 de enero, se desglosa el monto por $3.494.655 de la cuenta patentes industriales, y en la nomina de los giros pagados emitido por tesorera el monto es por $3.525.095. En el detalle del giro, la cuenta patentes industriales se carga con un monto de $24.394 y en la nomina de los giros pagados del da en anlisis la misma

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cuenta es cargada por $56.006. En el detalle del giro del da 25 de enero, la cuenta patentes industriales se carga con un monto de $267.139 y en la nomina de los giros pagados del da en anlisis la cuenta es cargada por $298.751. En la revisin de las Patentes comerciales del da 27 de Marzo, El contribuyente cancela un monto superior al girado, esto es debido a que el pago fue realizado fuera de plazo por parte del contribuyente. El cajero registra el monto total que debe cancelar el contribuyente, no desglosa los montos que corresponden a IPC, Multas e Intereses; estos ltimos son dados por sistema computacional. En la revisin de las Patentes comerciales del da 27 de Marzo, El contribuyente cancela un monto superior al girado, esto se debe aqu el pago fue realizado fuera de plazo por parte del contribuyente. El cajero registra el monto total que debe cancelar el contribuyente, no desglosa los montos que corresponden a IPC, Multas e Intereses; estos ltimos son dados por sistema computacional. En la revisin de las Patentes comerciales del da 06 de Marzo, El contribuyente cancela un monto superior al girado, esto se debe aqu el pago fue realizado fuera de plazo por parte del contribuyente. El cajero registra el monto total que debe cancelar el contribuyente, no desglosa los montos que corresponden a IPC, Multas e Intereses; estos ltimos son dados por sistema computacional. En la revisin de las Patentes comerciales del da 06 de Marzo, El contribuyente cancela un monto superior al girado, esto se debe aqu el pago fue realizado fuera de plazo por parte del contribuyente. El cajero registra el monto total que debe cancelar el contribuyente, no desglosa los montos que corresponden a IPC, Multas e Intereses; estos ltimos son dados por sistema computacional.

2641568

298.751

267.139

2645228

225.665

218.219

2645009 1.177.909

1.139.045

2645527

16.487

15.943

2643306

37.877

36.627

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2644470

57.415

Cementerio

NA

NA

NA

NA

En la revisin de las Patentes comerciales del da 06 de Marzo, El contribuyente cancela un monto superior al girado, esto se debe aqu el pago fue realizado fuera de plazo por parte del contribuyente. El 55.521 cajero registra el monto total que debe cancelar el contribuyente, no desglosa los montos que corresponden a IPC, Multas e Intereses; estos ltimos son dados por sistema computacional. 1. Los Ingresos del da 9 de Enero, no estn estipulados en el mayor del mes, estos ingresos fueron informados de Tesorera a Contabilidad, el da 6 de febrero donde fueron contabilizados, junto con los ingresos de ese da. Los NA que fueron depositados el da siguiente a la fecha de ingreso, es decir, el da 10 de Enero. El monto depositado y que corresponde a los ingresos del 9 de enero es de $893.242, de dinero en efectivo. Este ingreso lo verificamos con la cartola bancaria. 2.- En la revisin de las cajas diarias de los funcionarios a cargo de la recaudacin del cementerio, los Srs. Poblete y Quezada, observamos que los NA dineros recaudados diariamente no son depositados en el mismo da, sino que estos se acumulan y se juntan por un periodo de 3 4 das y ah recin son depositados.

NA: No aplica 2.- Observaciones correspondientes a los ingresos del ao 2008 SECTOR Municipio OBSERVACIN 1.- La nomina correspondiente al da 17 de marzo, emitida por el cajero V. Martin no se encuentra firmada por la jefa de ingresos, como tampoco se encuentra con el respectivo timbre del banco que indica que fue ingresado. 2.- Existe una orden de ingreso segn folio n 2901273 del da 17 de marzo, la que registra un ingreso por $252.565.000, donde $250.000.000, corresponden a la recuperacin de dineros invertidos en el mercado de capitales, en el Banco del Desarrollo, y $2.565.000 que corresponden a intereses generados y ganados en la inversin, el periodo de inversin es desde el 23 de enero al 17 de marzo de 2008.

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Cementerio

1.- En los Das 7 y 8 de Junio no se encuentran archivados los documentos y asientos que registren los Ingresos diarios propios del Cementerio, como ningn tipo de respaldo de ello. Sin embargo estos montos se encuentran registrados en los mayores contables. 2.- El da 30 de Junio se encuentra el asiento contable que registra en ingreso del da, mostrando la cifra que coincide con el mayor de la Cuenta, pero no se encuentra ningn tipo de respaldo, como tampoco la orden de ingreso respectiva. La remesa per cpita: no est informada de forma correcta dado que el monto por persona es inferior al remesado, no obstante se contabilizo en base a la remesa entregada por el ministerio, dando un factor per cpita mensual de $2.263,35 por lo informado que asciende a $1.575. La remesa per cpita: no est informada de forma correcta dado que el monto por persona es inferior al remesado, no obstante se contabilizo en base a la remesa entregada por el ministerio, dando un factor per cpita mensual de $2.263,35 por lo informado que asciende a $1.575.

Salud

Salud

DESCRIPCIN DE LA SITUACIN DE INGRESOS: SECTOR MUNICIPAL:

Algunos giros de ingresos municipales (enero y marzo de 2007) de patentes comerciales, industriales y/o propaganda comercial difieren del pagado efectivamente por el contribuyente del que se encuentra contabilizado al incorporar directamente el sistema computacional el clculo y determinacin de multas, intereses y reajustes. La nmina del 17.03.08 de ingresos emitida por el Cajero VMartin no se encuentra debidamente firmada por la Jefa de Unidad de Ingresos y sin timbre del banco que indicara que fue ingresada. SECTOR EDUCACIN:

No report hallazgos. SECTOR SALUD:

En el ao 2008, en uno de los meses se recibi y registr una remesa al valor (per cpita) de $ 2.263,35 en circunstancias que dicho valor informado es de $ 1.575. SECTOR CEMENTERIO:

En el ao 2007 los ingresos del 09.01.07 depositados el 10.01.07 por $ 893.242 fueron informados por la tesorera y contabilizados el 06.02.07. En el ao 2007 los dineros recibidos diariamente por los seores Poblete y Quezada no se depositan el mismo da o al siguiente de su percepcin sino que se acumulan por varios das para su depsito. El da 07 y 08.06.2008 a pesar de estar contabilizados no se encuentran fsicamente en archivos dichos documentos y su documentacin de soporte, puede provocar que los valores ingresados a caja por el contribuyente no estn debidamente depositado en banco.

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RIESGO E IMPLICANCIA: Mantener desactualizados los sistemas computacionales en aplicacin respecto de las transacciones reales que los contribuyentes (Municipio) cancelan impide a la jefatura ejercer un control eficiente sobre los giros municipales, el pago del contribuyente y el registro y control administrativo contable de la operacin que incluye: reajustes, multas e intereses, y del ingreso efectivo al banco. La nmina de ingresos (Municipio) que no se encuentra debidamente autorizada por la Jefa competente de Ingresos y sin el timbre del respectivo banco muestra una falla en el control operacional y en la respectiva supervisin la que debe ser mejorada, los valores ingresados a caja por el contribuyente puede que no se encuentren debidamente depositados en banco. Considerar en el clculo de los ingresos (salud) un valor per cpita menor que el vigente implica informar una menor subvencin que la real. Esta situacin se debe analizar y en la eventualidad de su existencia y recibir un mayor valor este debiera ser devuelto o aplicado a una prxima subvencin. Contabilizar ingresos (Cementerio) en fechas distintas a las de su percepcin o depositarlos incluso sumando valores de distintas fechas podra poner en riesgo a la estructura y los procedimientos de control, los que podran ser vulnerados, mas an si los archivos de documentacin no se encuentra al alcance del fiscalizador. RECOMENDACIN: Solicitar al proveedor de los considere que en los giros al multas, intereses y reajustes respectivas cuentas contables y sistemas computacionales actualice la aplicacin y contribuyente se incorpore la determinacin de las y que ellas se contabilicen automticamente a las presupuestarias.

Verificar que una aplicacin computacional calcule y determine tanto para educacin y salud los valores per cpita y de subvencin a ser aplicados. Depositar en banco al da siguiente de la transaccin (Cementerio) los valores intactos recibidos el da anterior, a pesar que ellos se puedan registrar contablemente con retraso..

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MATERIA: GASTOS PAGADOS: OBJETIVO - TRABAJO EFECTUADO HALLAZGOS:

Los objetivos del trabajo de auditora aplicados a los gastos fueron; a) Verificar el cumplimiento de la normativa legal que rige para el caso de los gastos incurridos por la Municipalidad. b) Verificar el oportuno registro de las transacciones en la contabilidad de los sectores municipal, educacin, salud y cementerio, durante los aos 2007 y 2008. c) Evaluar el cumplimiento de la normativa legal que rige la administracin presupuestaria y financiera municipal. d) Asegurar la obtencin de evidencia suficiente desde el soporte la opinin de auditora. trabajo realizado que

e) Aplicar procedimientos de auditora tales como: revisin de documentacin, reclculos, examen fsico, entrevista y observacin. f) Verificar el sistema de autorizaciones y vistos buenos. La muestra consisti en la seleccin de cuatro meses; enero, marzo, julio y diciembre aplicados en los cuatro sectores (municipio, educacin, salud y cementerio) y a dos aos en revisin 2007 y 2008. a) Obtenida la muestra solicitamos al Departamento de Tesorera los egresos correspondientes a los meses seleccionados en la muestra. b) Obtenidos los egresos procedimos a disear una planilla Excel, donde se chequeo y registro cada partida detallada en los egresos, considerando para el registro en la planilla slo aquellos montos superiores a $10.000.000 aplicados al sector municipal, y $ 500.000 para los sectores de educacin, salud y cementerio. c) Los egresos fueron revisados en su totalidad de acuerdo a la muestra seleccionada, en la que verificamos que contaran con las autorizaciones respectivas y con los respaldos necesarios tales como: Solicitud de adquisiciones, cotizaciones, publicacin en el portal chile compra cuando correspondiese, inscripcin en chile proveedores, gua de recepcin del bien o servicio, facturas, boletas de honorarios. . Verificamos que los decretos de pago y egresos contaran con las firmas de autorizaciones correspondientes, como tambin la recepcin conforme del documento por parte del proveedor. Junto a lo anterior verificamos el correlativo fsico de los egresos.

-

-

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El nmero de egresos revisados en cada sector y en los meses seleccionados de acuerdo a la muestra para la revisin es la siguiente, aplicado a los dos aos en revisin: 1.- Nmero de egresos correspondientes al ao 2007 Egresos 2007 Mes Enero Marzo Junio Diciembre Municipio 126 528 715 1005 Educacin 39 127 130 142 Salud 14 91 167 326 Cementerio 2 20 77 17 Total egresos revisados 181 766 1089 1490

2.- Nmero de egresos correspondientes al ao 2008 Egresos 2008 Mes Enero Marzo Junio Diciembre Municipio 33 469 484 866 Educacin 6 89 109 281 Salud 2 100 120 305 Cementerio 4 16 11 32 Total egresos revisados 45 674 724 1484

La planilla Excel diseada para el registro de los montos considerados relevantes en la revisin es la siguiente:

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N Cta. N Egr. Fecha Monto $ 0 NC Monto menor a 100 UTM Solicitud de Compra Mas de Tres Cotizaciones Inscripcin Chile Proveedores Publicacin en Chile Compra Detalle UTM Menor a 500 ML.

Montos (-) a 100 UTM

18NC

Decreto de Adjudicacin de propuesta Orden de Compra, Firmas de Abastecimiento, Adm. Finanzas, Adquisiciones Gua de Recepcin Conforme, Firma del Receptor Decreto de Pago, Firmas Adm. Finanzas, Control, Secretario Municipal, Alcalde o por Orden del Alcalde, Tesorero Monto Superior a 100 UTM Propuesta Publica Boleta de Garanta Bases Administrativas Especificaciones Tcnicas Bases Especiales Observaciones

Montos (+) a 100 UTM

-

HALLAZGOS

1.- Observamos que en el detalle de la contabilizacin el decreto es distinto a lo registrado en contabilidad, a modo de ejemplo mencionamos el siguiente caso: Egreso Decreto de N Pago N Monto $ Observacin 898 1101 57.416.406 Encontramos que en el detalle del decreto de pago se cargan $57.416.406 a la cuenta Giro obligaciones financieras, y cuando fuimos a verificar al mayor de cuenta, este se presenta sin movimientos durante el ao 2007, por lo que los $57.416.406 fueron registrados en otra cuenta denominada depsitos en cuenta corriente.

Mes mar-07

2.- En la revisin de los egresos encontramos algunos que no se presentaban con la firma de recepcin conforme del documento por parte del proveedor, a su vez tampoco se indicaba si el documento haba sido depositado o enviado por correo certificado, solo encontrando en el recuadro destinado para ello una letra "T" al costado izquierdo del sealado recuadro. A modo de ejemplo mencionamos los siguientes casos que corresponden al sector municipal 2008. En todos los sectores se repite el mismo hallazgo, como se muestra a continuacin:

Mes Marzo Marzo Marzo Marzo Marzo Marzo Marzo Julio Julio Julio

Egreso N 443 444 452 453 457 537 896 2835 2844 2880

Decreto de Pago N 532 530 545 544 560 705 1095 3435 3430 3479

Monto $ 55.300 245.180 322.350 253.550 203.097 855.324 640.000 15.426 1.015.070 7.031.518

3.- Junto a lo anterior observamos que algunos egresos del sector municipio 2008, no contaban con los respaldos necesarios y que se debiera encontrar archivado en el expediente de cada gasto. Estos casos se repiten en los otros sectores en ambos aos:

Mes Marzo 2008

Egreso N 498

Decreto de Pago N 581

Marzo 2008

802

907

Monto $ Observacin 1.209.078 No tiene respaldo sobre la compra realizada a travs del portal Chile compra, como tampoco se adjunta el decreto de adjudicacin, y el registro de inscripcin en chile proveedores. 1.630.070 Egreso no presenta ningn tipo de Respaldo del gasto, solo se encuentra la factura del proveedor.

4.- Observamos que algunos decretos de pago no cuentan con la totalidad de las firmas que deben tener al momento de ser emitidas, a modo de ejemplo se presenta el siguiente caso, aplicado al sector cementerio 2007. Decreto de Pago N 79

Mes Marzo

Egreso N 87

Monto $ Observacin 40.001 Observamos que el decreto de pago no registra la firma del Sr. Carlos Millar Ettori, Administrador Municipal, quien firma por orden del alcalde.

DESCRIPCIN DE LA SITUACIN: Se efectan giros ($57.416.406) sobre cuentas que no registran movimientos (Giro obligaciones financieras) dicho valor se encuentra registrado en la cuenta depsitos en cuenta corriente. Algunos egresos no presentaban la firma de recepcin conforme del documento por parte del proveedor, tampoco se indicaba si el documento fue depositado en cuenta corriente bancaria o fue enviado por correo certificado, solo se identifica encontrndose en el recuadro destinado para ello una letra ("T") al costado izquierdo del sealado recuadro. Esta situacin se repite en todos los sectores. Observamos que algunos egresos del sector municipio 2008, no cuentan con los respaldos necesarios y sin estar archivados en el expediente de cada gasto. En marzo 2008 el egreso 498, DP 581 por $ 1.209.078 no tiene respaldo sobre la compra realizada a travs del portal Chile compra, como tampoco se adjunta el decreto de adjudicacin y el registro de inscripcin en chile proveedores y el egreso 802, DP 907 por $ 1.630.070 el egreso no presenta ningn tipo de Respaldo del gasto, solo se encuentra la factura del proveedor. Algunos decretos de pago no cuentan con la totalidad de las firmas que deben tener al momento de ser emitidas. En marzo 2007 (cementerio) el egreso 87, DP 79 por $ 40.001 no registra la firma del Sr. Carlos Millar Ettori, Administrador Municipal, quien firma por orden del alcalde.

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RIESGO E IMPLICANCIA: Las situaciones como las descritas vulneran procedimientos de control interno vigentes. RECOMENDACIN: Instruir a las reas respectivas para que se adopten las medidas conducentes a que la supervisin en estas materias acte con ms rigurosidad. el sistema, estructura y los

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3.- ACTIVO FIJO. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Los rubros que componen el Activo Fijo cuyas cifras se encuentran actualizadas a diciembre de 2008 son los siguientes:Rubros Terrenos Edificacin Instalaciones Vehculos Maquinarias y Equipos Otros Activos Otros Bienes (Estadio) Depreciacin acumulada Municipio M$ 6.264.910 4.200.518 0 746.244 380.816 99.344 17.522.138 (1.519.436) Educacin M$ 8.275.780 6.035.233 0 30.366 14.791 0 0 (1.773.144) Salud M$ 55.120 264.341 19.469 118.497 91.867 0 0 (122.453) Cementerio M$ 1.633.254 0 0 0 0 3.297 0 (530.625)

El Sistema de Activo Fijo SMC permite efectuar el control fsico de los bienes muebles. En el Municipio este control es slo administrativo en cuanto a colocar un cuadro con el stock fsico en las distintas oficinas de cada reparticin. El Artculo N 24 de la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades obliga a la unidad encargada de la asesora jurdica informar y mantener al da los ttulos de los bienes races municipales, situacin que se encuentra actualizada. Los inventarios (parque) de vehculos en cuanto al ao de procedencia determina que la flota se encuentra obsoleta. Los bienes muebles (menores) de acuerdo a instrucciones de la Contralora General de la Repblica no se registran ni se controlan contablemente. Los bienes provenientes de las adquisiciones de los programas sociales DIDECO a ser custodiados por el Municipio no son controlados mediante el respectivo Sistema SMC, que provee dicha habilidad.

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En el rea de salud municipal las existencias son controladas mediante el sistema computacional RAYEN que permite el control por permanencia de inventario. El sistema RAYEN no integra a todas las reparticiones del rea de la salud municipal (CESFAM-CECOF, Bodega Municipal). La bodega central ubicada en un colegio que se encuentra no habitado se controla por tarjetas VINCARD ajustadas a las normas vigentes del Ministerio de Salud. Los cdigos que identifican a los productos tienen distinta denominacin en los consultorios, motivo por el cual no se puede llevar un control integrado de entradas, salidas y saldos de las existencias fsicas. Dado lo anterior, la existencias fsicas versus las controladas por el sistema, que fueran revisadas por la auditora mostraron diferencias relevantes. Por ejemplo: Consultorio Santa Rosa: Producto CIDO VALPROICO en sistema 120 unidades y en conteo fsico 85, diferencia de 35 unidades. En el rea de educacin no existe un sistema de control de inventarios a nivel de Direccin Central, en los Colegios existe parcialmente el control de bienes. RIESGO E IMPLICANCIA. La situacin anteriormente descrita expone a la Municipalidad a incurrir costos excesivos de mantencin y reparacin de vehculos y costos mayores en la contratacin de seguro por dicho concepto. Entre las principales obligaciones que la Administracin debe atender se encuentra la de mantener salvaguardados los bienes fsicos de la entidad, muebles y/o inmuebles. Para tal objeto la Administracin debe exigir a las reas de su dependencia el registro permanente y el control fsico y valorado de estos bienes. Dejar fuera de control a los bienes muebles menores expone al Municipio y sus dependencias al riesgo de prdidas permanentes de ellos. No tener integrado los sistemas de control de existencias en bodega, inhibe un adecuado control mediante permanencia de inventario.

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RECOMENDACIN. Efectuar los estudios tcnicos y econmicos a fin de provocar un cambio de flota de vehculos menores y de impacto de un cambio de maquinaria pesada y/o de ambulancias. Efectuar un levantamiento de Activo Fijo por parte de una entidad externa para que el sistema SMC actualice las unidades fsicas y monetarias de los bienes inventariados. Se este bajo rgimen de registro y control, radicando dicho registro y control de valores fsicos y monetarios en la DAF, para la actualizacin y mantencin permanente del sistema. Integrar en todas las reparticiones del rea de salud el sistema de control de existencias RAYEN. En educacin implementar un sistema que controle las existencias.

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4.- CONCILIACIONES BANCARIAS Y SALDOS DIARIOS DE CAJA: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Al 31.12.2007 y 31.12.2008 el saldo de la cuenta complementaria disponible, Banco BCI de Temuco, obtenidos desde la certificacin bancaria correspondiente, se compona como sigue:N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Reparticin Municipal Municipal Municipal Municipal Municipal Municipal Salud Cementerio Educacin Educacin Educacin F/Bid N Cta. Cte. 66066948 66067049 66070279 66091951 66067573 66103312 66067081 66067057 66067065 66067359 66077061 62909142577 Banco BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI M$ 31.12.2007 2.106.641 5.350.718 13.314 145.726 77.074 0 884.852 2.556 600.370 0 80.858 0 M$ 31.12.2008 2.998.214 1.417.511 6.058 29.756 83.548 16.965 1.221.152 8.519 1.531.574 0 87.832 0

En la actualidad las conciliaciones bancarias en la Municipalidad de Temuco y Departamentos de educacin, salud y cementerio son efectuadas por la Tesorera Municipal en forma computacional mediante un Software contratado a la Empresa SMC. El procedimiento computacional de conciliacin bancaria Sistema SMC contempla la interaccin entre el registro computacional contable de cada cuenta banco y el registro computacional del movimiento de la cartola del banco respecto de la sealada cuenta contable. El sistema contempla el pareo de datos respecto de los depsitos (debe contabilidad versus haber cartola) y giro de cheques (haber contabilidad versus debe cartola) que comprende tambin las transferencias de valores de pago a proveedores, estableciendo y analizando las partidas pendientes de la contabilidad (depsitos y cheques) y de la cartola bancaria (cheques y depsitos) para establecer el saldo real de caja disponible segn conciliacin. Al cierre mensual de cada conciliacin de Banco la Tesorera del Municipio solicita al Banco la emisin de un certificado que confirme el saldo disponible al ltimo da hbil de ese mes. 25

Las cartolas bancarias se reciben alternativamente de la siguiente forma: a) Directamente del banco las que son retiradas por un funcionario destinado al efecto. b) En la eventualidad que el banco no las entrega al funcionario competente las enva por correo certificado. c) Se pueden descargar por Internet desde la pgina WEB del banco, las que son capturadas por el sistema. Las alternativas indicadas a) y b) involucran una captura de datos para efectos de la conciliacin, las que deben ser digitadas para conformar la base de datos a conciliar respecto de la contabilidad. La alternativa indicada en c) permite una transferencia directa desde el banco a los archivos del sistema que efecta el proceso automtico de captura y conciliacin. El legajo o empaste con la documentacin de la conciliacin se encuentra en adecuado estado de conservacin permitiendo un buen acceso a ella. La estructura y el procedimiento establecido de conciliacin bancaria permite que diariamente se establezca el saldo disponible de cualquier cuenta de banco con la que se opera. Observamos las siguientes situaciones: a.- Las cuentas corrientes bancos presentan los siguientes saldos, obtenidos desde la certificacin bancaria correspondiente:Reparticin Municipal Municipal Municipal Municipal Municipal Municipal Salud Cementerio Educacin Educacin Educacin N Cta. Cte. 66066948 66067049 66070279 66091951 66072573 66103312 66067081 66067057 66067065 66067359 66077061 Banco BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI BCI M$ Octubre 08 3.413.293 1.064.386 5.508 34.989 44.436 0 866.854 7.240 1.395.911 0 94.057 M$ Noviembre 08 2.922.495 2.948.242 5.853 30.970 85.663 0 1.281.217 6.193 1.368.444 0 95.541 M$ Diciembre 08 2.998.215 1.417.511 6.058 29.756 83.548 16.965 1.221.154 8.519 1.531.574 0 87.832

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b.- La siguiente matriz presenta los poderes de firma para las cuentas corrientes que son los siguientes:

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La Tesorera del Municipio ha adoptado la poltica de mantener altos saldos en las cuentas corrientes bancarias con las que se opera. Los poderes para girar contra las cuentas corrientes no se encuentran debidamente desagregados, algunos de ellos son los mismos que autorizan los decretos pagos y conforman adems el comit que autoriza las compras. La prueba de caja del mes de diciembre de 2008, efectuada entre la operacin diaria de cajeros (Gmez, Prat, Juzgados, Trnsito, Servipag, Transbank, Reeplazos y M. Coronado-Jefe de Ingresos) y la cuenta de mayor de banco (depsitos) base para la conciliacin bancaria computacional: pareo entre depsitos segn cartola bancaria y haber cuenta contable de banco, result ser satisfactoria. El sistema SMC permite codificar los depsitos por tipo de cajero, da de operacin y monto y registrarlos de igual forma en el sistema contable, por lo que las operaciones de depsito en banco estarn igualmente registradas de dicha forma al retiro de los depsitos que hace la empresa de seguridad. RIESGO E IMPLICANCIA. Mantener montos disponibles significativamente altos en las cuentas bancarias con las que se opera inhibe el oportuno pago a los acreedores o proveedores deteriorando la imagen de solvencia del Municipio (solvencia de capacidad y puntualidad). Mantener poderes bancarios concentrados en pocos ejecutivos para la firma de cheques y/o transferencia electrnica de saldos en las distintas cuentas bancarias con que se opera, aumenta el riesgo de que errores significativos no sean detectados dado que alguna de dichas firmas son las mismas que actan en la generacin de las compras y en la emisin de los decretos pagos. Registrar los depsitos contablemente de forma distinta a la sealada precedentemente aumenta el riesgo de que errores no sean detectados en forma oportuna.

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RECOMENDACIN. Adoptar adecuadas polticas en relacin con los saldos disponibles de caja (bancos). Mantener una adecuada segregacin de poderes bancarios otorgados. Registrar de forma intacta (depsitos) los ingresos de las operaciones del Municipio, Educacin, Salud y Cementerio usando la habilidad de registro que el sistema SMC otorga para las operaciones de ingresos: por cajero, da de recepcin y monto de la operacin (depsito).

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5.- FONDO COMN MUNICIPAL DESCRIPCIN DE LA SITUACIN ACTUAL Se impone a los Municipios la transferencia al FNDR de parte de los Fondos que percibe por Permisos de Circulacin de Vehculos, Transferencias de Vehculos e Impuesto Territorial. De acuerdo con la Ley se debe remesar el 62,5 % por Permisos de Circulacin, el 50 % por Transferencia de Vehculos y el 60 % por Impuesto Territorial. Por otra parte, el Municipio recibe del FNDR La remesa que de acuerdo con la Ley le corresponde. El siguiente cuadro muestra el resultado de la aplicacin: Naturaleza Impuesto Territorial Permisos de circulacin Transferencia Vehculos Totales M$ Aportados M$ percibido Municipio Recibido del FNDR Total recibido Municipio % 60,0 62,5 50,0 M$ Recaudado 8.626.280 2.558.885 758.190 11.943.355 -7.154.166 4.789.189 4.664.012 9.453.201 M$ Percibido 3.450.512 959.582 379.095 4.789.189 M$ Aportado 5.175.768 1.599.303 379.095 7.154.166

Se observa que durante el ao 2008 el Municipio aporta en trminos reales al FNDR M$ 2.490.154. Diferencia entre el total recibido M$ 9.453.201 provenientes de la percepcin de Permisos de circulacin, impuesto territorial e impuesto transferencias por M$ 4.789.189 mas recibido del FNDR M$ 4.664.012 respecto del total recaudado por los mismos conceptos M$ 11.943.355. RIESGO E IMPLICANCIA Alta dependencia de los recursos provenientes del FCM y de la recaudacin de: Permisos de circulacin, impuesto territorial y impuesto transferencias. RECOMENDACIN Obtener del FNDR que los recursos provenientes del FCM se remecen armnicamente en los meses del ao de operacin. 30

6.- DEUDORES POR INGRESOS PRESUPUESTARIOS: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. El siguiente cuadro muestra las cuentas por cobrar del Municipio al 31.12.2008 que ascienden a M$ 2.827.565 los que con reajustes, multas e intereses alcanzan la suma de M$ 4.429.873.RESUMEN DE GIROS MOROSOS AL 31/12/2008 Impuesto 2 7 8 10 18 30 31 32 33 34 35 37 38 46 47 50 52 55 56 62 68 70 85 86 87 88 89 90 91 93 94 98 Concepto PERMISOS DE CIRCULACION MULTAS RMNP TAG OTRAS COMUNAS (2008) JARDIN INFANTIL CARITA DE LUNA ArriendoTeatro Municipal Arriendo Locatarios Portal Araucania Microempresas familiares Patentes Industriales Patentes Comerciales Patentes Profesionales Patentes de Alcoholes Patentes de Kioscos Patente de Servicio Patente Pergola Cementerio Aseo Domic. - Municipal Derechos de Aseo Extraordinario Residuos Depositados por Terceros en Vertedero Derechos Dir.Trnsito Permisos Varios de Comercio Propaganda Comercial Otros Derechos de Adm. y Finanzas CASETAS TELEFONICAS Especies Valoradas Tesoreria Devoluciones y Reintegros Multas e Interes Multas Primer Juzgado P.Local Multas Segundo Juzgado Otros Transrencia del Sector Privado Multas P. las Casas 1* JPL Registro Multas Trans no Pagadas Multas P. las Casas 2* JPL Multas Tercer Juzgado P.Local Saldo 760.729.840 4.385.769 1.816.000 2.176.569 5.243.469 67.674.856 14.110.699 314.839.278 42.242.980 11.218.961 12.856.466 19.643 3.559.573 692.632.340 5.290.360 5.665.862 2.406.480 4.263.324 6.071.838 12.391.515 107.948.501 397.420 308.709 34.145 1.777.874 751.149 8.910.332 1.200.000 150.900 2.247 135.100 6.404.345 1.224.645 33.600 3.126.956 74.016 12.065.216 61.850 47.811 26.468.111 150.004 113.709 561.833 74.844.865 723.827 847.526 363.200 283.020 1.840.188 231.182.577 2.003.963 1.914.559 1.131.728 773.655 Reajuste 115.832.124 230.517 44.272 15.236 476.470 7.724.655 1.939.092 45.997.738 5.381.523 1.495.790 2.626.666 Multa 351.121.021 441.297 105.232 65.754 1.054.002 21.734.804 6.868.508 162.848.277 14.624.196 3.936.876 9.514.791 Total 1.227.682.985 5.057.583 1.965.504 2.257.559 6.773.941 97.134.315 22.918.299 523.685.293 62.248.699 16.651.627 24.997.923 19.643 5.961.594 998.659.782 8.018.150 8.427.947 3.901.408 5.319.999 6.071.838 12.391.515 146.481.828 609.274 470.229 34.145 1.777.874 751.149 13.261.933 1.307.616 150.900 2.247 135.100 6.404.345

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101 102 121 122 130 131 132 133 156 162 164 201 202 264 267 355 380 381 382 383 384 389 390 498 499 500 565 600 602 603 604 605 606 620 621 623 624 625 630 632 634

Explotacion Mercados Explotacion Piscina Servicios varios de Licencias Otros de Trnsito Convenios (Industriales-comerciales-prof) Multas Alcoholes 1er.Juzgado Multas Alcoholes 2do.Juzgado Multas Alcoholes 3er. Juzgado Propag. Comerc. F.Rol Bodegaje Recinto Municpal Derechos Construc. Regularizacion. Convenio Mercado Residuos Depositados por Terceros en Vertedero Derechos Construc. Obra Nueva Otros (Obras) Permisos Estacionados FERIA PINTO CALZADA ORIENTE. FERIA PINTO BANDEJON N* 01 FERIA PINTO BANDEJON N* 02 FERIA PINTO BANDEJON N*03 FERIA PINTO BANDEJON N* 04 FERIA MILLAHUE FERIA LABRANZA Registro Nac. Multas_Otras Comunas Registro Nac. Multas No Pagadas_Municipal Multas RMNP TAG Certificados de Antecedentes ANTICIPOS A TERCEROS ADMINISTRACION DE FONDOS OTRAS OBLIG. FINANCIERAS OBLIG. FAVOR DEL FISCO GASTOS EN PERSONAL OTROS GASTOS Derechos de Urbanismo-Avaluo Fiscal Derechos de Construccin-Ppto.Obra Aprobaciones-Revisiones y Otras Concesiones y Permisos de BNUP Otros de Obras Ventas de Abonos Teatro Municipal Bodegaje de Vehiculos Ingresos Varios de Rentas

107.311.792 563.000 724.493 85.336 15.987.951 167.378 48.581 50.472 241.544.401 29.288 227.101 17.591.125 19.233.887 157.225 12.734.100 3.016.673 1.588.206 9.772.371 13.017.236 21.883.583 1.407.292 1.969.067 6.974.066 6.157.691 8.183.953 1.075.095 4.210 325.380 1.319.575 7.809.084 9.698.932 86.667 234.920 2.101.564 198.055.396 148.323 10.445.136 15.300 831.034 2.925.562 31.312

15.153.733 30.846 86.065 8.648 5.575.706

49.482.764 71.700 214.805 20.444 29.508.243

171.948.289 665.546 1.025.363 114.428 51.071.900 167.378 48.581 50.472

34.262.879

100.369.679

376.176.959 29.288

51.336 4.630.416 199.233 15.252 4.202.253 50 1.118.328 3.148.374 2.380.694 4.572.746 1.022.747 383.636 1.356.996 535.276 717.446 271.415 724 62.167 127.775 1.520.375 941.377 4.767 29.079 448.296 28.167.628 36.109 266.284 2.938 104.277 504.099 1.764

185.125 12.677.630 793.205 33.631 22.355.986 90.486 6.182.560 15.386.262 9.482.384 18.391.221 5.596.704 1.364.216 5.054.922 1.124.183 1.597.255 1.116.365 2.011 194.295 287.310 5.027.301 2.274.682 8.229 59.663 1.548.062 79.543.017 125.566 713.546 8.754 306.745 1.324.654 3.698

463.562 34.899.171 20.226.325 206.108 39.292.339 3.107.209 8.889.094 28.307.007 24.880.314 44.847.550 8.026.743 3.716.919 13.385.984 7.817.150 10.498.654 2.462.875 6.945 581.842 1.734.660 14.356.760 12.914.991 99.663 323.662 4.097.922 305.766.041 309.998 11.424.966 26.992 1.242.056 4.754.315 36.774

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650 651 652 667

Propaganda Comercial Patentes Certificados de Obras Certificado de Numero y Linea MULTAS RMNP TAG TOTAL GENERAL

3.214.250 67.195 168.854 964.821 2.827.565.422

752.052 1.596 17.452 123.059 385.657.369

2.710.258 3.872 43.786 271.076 1.216.650.519

6.676.560 72.663 230.092 1.358.956 4.429.873.310

En anexo N 2 se presenta la informacin clasificada por ao y reparticin. El Departamento de Rentas Municipales dependiente de la Direccin de Administracin y Finanzas considera dentro de sus funciones la cobranza administrativa de los giros no cancelados por el contribuyente. Esta cobranza la realiza por medio del rea de Fiscalizacin que la entrega al contribuyente, devolviendo despus de 10 das la que no entrega. Se debe enviar a cobranza judicial aquella entregada que no ha sido resuelta por el contribuyente (convenio o pago total). Rentas Municipales debe mantener actualizada la cobranza correspondiente y enviar prontamente a cobranza judicial aquellos cobros no cancelados por el contribuyente. El saldo de la respectiva cuenta contable al 31.12.2008 ascenda a M$ 2.707.875.RIESGO E IMPLICANCIA. La inobservancia del cobro judicial de la cobranza despus de haber tramitado totalmente el expediente administrativo incumple la Ley y coloca al Municipio en la imposibilidad de recuperar derechos y contribuciones adeudados por el contribuyente, tambin, en situacin de menoscabo para el desarrollo econmico, social y cultural de la comuna. RECOMENDACIN. Cumplir la Ley y las disposiciones contables y presupuestarias vigentes. Habilitar una oficina de cobranza administrativa/pre cobranza judicial dependiente de la Direccin Jurdica del Municipio para que se encargue de efectuar la cobranza judicial cuando se requiera. Integrar los sistemas de cobranza administrativa, distribucin de la cobranza al contribuyente por fiscalizacin y la de cobranza pre-judicial y judicial (juzgados), conociendo la instancia de trazabilidad del proceso o externalizar el servicio de cobranza administrativa y judicial.

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7.- ANLISIS DE CUENTAS: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Solicitados los anlisis de cuentas, solamente fueron entregadas las conciliaciones bancarias, el resto de las partidas no cuenta con un anlisis que permitan conocer en detalle la composicin de las cuentas por cobrar ao en ao, de los deudores y/o de fondos por rendir (programas sociales DIDECO) y desde cuando se adeudan las partidas (2007 y/o 2008) y los compromisos con proveedores, acreedores, etc., se trabaja slo con los mayores contables respectivos. RIESGO E IMPLICANCIA. El no contar con herramientas de evaluacin como los anlisis de cuentas, que permiten un control efectivo respecto de las distintas partidas que componen los Estados de Ejecucin Presupuestaria y de la Contabilidad, puede provocar sobregiros en algunos tems o rendiciones de fondos con retraso e incluso sin rendir, que pueden ser reparados por las fiscalizaciones en curso. El no contar con informacin detallada de los compromisos financieros debilita el proceso de toma de decisiones. RECOMENDACIN. Se recomienda implementar un proceso de anlisis de cuentas como herramienta fundamental para el control e interpretacin de los Estados de Ejecucin Presupuestaria y Contabilidad, cuentas complementarias, visualizar el comportamiento de los diferentes rubros que componen estos estados mostrando aspectos importantes, como la composicin de los compromisos o la maduracin de los cobros. Permitir el acceso para que el sistema contable pueda ser consultado por los funcionarios que deban controlar contratos, convenios y/o programas sociales en cuanto a remesas, DP, fondos a rendir, control de activos, etc.

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8.- SITUACIN DE LOS JUICIOS EN CURSO: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. En esta materia La Direccin Jurdica inform el estado de los juicios al mes de junio de 2009 lo que se presenta en Anexo N 1. La nmina ilegalidad, incidentes, tramitacin de juicios civiles y laborales comprende: 5 reclamos por 8 recursos de proteccin, 10 sentencias definitivas, 4 25 causas en tramitacin 1er Juzgado Civil, 15 causas en 2 Juzgado Civil, 9 causas en tramitacin 3er Juzgado Civil.

En nminas separadas se presentan los Juicios respecto de los fondos a rendir FONDEVE y de los cheques protestados. En los juicios informados por la Direccin Jurdica se encuentra el Caratulado como Procedimiento: juicio ordinario laboral. Materia: Indemnizaciones. Demandante: Norma Pino Manrquez y Otros. Rut: 5.459.299-K. Abogado y apoderado: Carlos Gustavo Muoz sanhueza. Rut: 7.241.955-3. Demandado: Ilustre Municipalidad de Temuco. Rut 69.190.700-7. Rep. Legal: Miguel ngel Becker Alvear. Rut: S/I. El grupo de profesores (118) acompaan a la accin legal el Dictamen de la Contralora General de la Repblica N 44.766 de 25.09.2008 mediante el cual, los profesores determinan la procedencia y compatibilidad del pago de la indemnizacin del artculo 2 transitorio de la Ley N 19.070, con el beneficio contemplado en el artculo 2 transitorio de la ley n 20.158 ascendente en total a M$ 941.854.La nmina de cheques protestados que esta tramitando la Direccin Jurdica del Municipio asciende a M$ 14.485.- que corresponden a 74 documentos. El saldo contable de la cuenta documentos protestados es de M$ 104.365.RIESGO E IMPLICANCIA. Determinado por la Direccin Jurdica causa a causa.

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RECOMENDACIN. Instruir a la Direccin Jurdica que trimestralmente informe al Concejo Municipal constando en el acta respectiva sobre el estado de las causas bajo su competencia y responsabilidad (juicios civiles y/o criminales, cheques protestados y laborales, cobranza administrativa (judicial) incluyendo su apreciacin sobre un posible resultado del mismo. Estudiar la estrategia legal, financiera y econmica que en virtud de la demanda pudiere corresponder. Instruir a la Direccin de Control Interno verifique la diferencia entre los documentos protestados en poder de la Direccin Jurdica respecto del saldo de la cuenta contable cheques protestados.

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9.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. La mayora de las reparticiones del Municipio no cuenta con manuales de procedimientos administrativos. Solicitados los manuales de procedimientos administrativos slo se recibi: Rediciones de cuentas, conciliaciones bancarias, gastos menores, boletas de garanta y de caja, todos pertenecientes a la Direccin de Administracin y Finanzas. Esta situacin se manifiesta en la obsolescencia del reglamento Interno. RIESGO E IMPLICANCIA. Mantener desactualizado el reglamento Interno no slo incumple la Ley sino que tambin pone en riesgo a la gestin Municipal para instruir y formalizar sumarios administrativos. RECOMENDACIN. El Departamento de Control debe velar por el cumplimiento efectivo de todos y de cada uno de los procesos de control implementados en las distintas reas del Municipio, lo que debiera estar reflejado en manuales de procedimientos administrativos o en el Reglamento Interno (de Estructura y funcionalidad). Mantener y actualizar peridicamente los instructivos o manuales. En la eventualidad de no adoptar la mecnica de actualizacin de manuales, se recomienda que se preparen instructivos especficos de procedimientos crticos (rendiciones de cuentas, fondos por programas a rendir, custodia de bienes, etc).

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10.- MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIN DE CARGOS. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. El Municipio cuenta con un Reglamento Interno el que esta publicado de acuerdo con la Ley de Trasparencia en el respectivo sitio WEB. El Reglamento Interno publicado es de muy antigua data y se encuentra obsoleto. Las funciones expuestas respecto de las Direcciones, Jefaturas de Departamentos y/o Secciones u Oficinas no se encuentran alineadas con la estructura organizacional actual. RIESGO E IMPLICANCIA. Mantener la descripcin de cargos y de funciones en forma no actualizada, puede generar conflictos al interior de la organizacin y no adherir a las polticas de control interno y de gestin de la entidad. RECOMENDACIN. Se recomienda que a pesar que las funciones en gran medida se encuentran incluidas en el Reglamento Interno del Municipio, se genere o actualice el manual de funciones y descripcin de cargos, para contar con una herramienta eficaz de control administrativo.

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11.- INFORMTICA: Hardware, Seguridad. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. - EQUIPAMIENTO:

Software,

Comunicaciones

y

De acuerdo con los contratos vigentes entre el Municipio y la empresa de computacin SMC, adems del arriendo de equipos, se cuenta con: - SOFTWARE EN USO: El Decreto N 298 de 31.01.2007 aprob el Contrato de Arrendamiento Servicios de 15.01.2007 entre la Municipalidad de Temuco y la Sociedad SMC mediante escritura pblica ante Notario pblico de Temuco don Jorge Tadres Hales. La vigencia del Contrato es de 36 meses y su precio mensual es de 122,46 U. F., designando supervisor del contrato al Departamento de Informtica Municipal por medio del ITO que se designe.

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Los sistemas arrendados involucran lo siguiente: N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sistemas Crticos Tesorera Contabilidad y Presupuesto Patentes Municipales Adquisiciones Conciliacin bancaria Permisos de circulacin Aseo Domiciliario Remuneraciones Administracin de Personal Control de Licencias Mdicas Licencias de Conducir Seguridad de acceso Total Sistemas en evaluacin Inventario (interno) Obras (en uso sin recepcin) Correspondencia Causas Juzgados (en uso sin recepcin) Organizaciones Comunitarias (en uso sin recepcin) Control de Bodega (no funciona) Total U. F. Iva incluido 17,85 17,85 4.76 4,17 4,76 6,90 6,90 11,66 74,85 U. F. Iva incluido 3,57 5,95 4,76 4,76 2,38 2,38 23,80

DAF DAF - SIG DAF DAF - SIG DAF TRANSITO DAF DAF - SIG DAF - SIG DAF - SIG TRANSITO DAF

N 1 2 3 4 5 6

DAF DOM SECRETARA JUZGADOS DIDECO DAF

Cuadro Resumen adjudicado: N 1 2 3 4 Resumen adjudicacin Sistemas evaluados Sistemas a incorporar Sistemas On Line a incorporar Da asesora Jefe Desarrollo Total proyecto U. F. Iva incluido 74,85 23,80 7,74 16,07 122,46

Cuadro resumen aplicaciones contratadas: Reparticin DAF - SIG DAF Trnsito y Juzgados Aseo Secretara DOM y DIDECO Total N Aplicaciones 5 6 4 1 1 2 19 % del total 26,30 31,58 21.04 5,27 5,27 10,54 100.00

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- COMUNICACIONES: La topologia de la red es de estrella en el edificio central y abarca tambin a toda la ciudad, parte importante de ella sale al exterior y su mantenimiento lo provee la empresa Entel Chile que presta el servicio. Los contratos suscritos reflejan que la gestin informtica en el Municipio ha sido externalizada por lo que no se cuenta con un Comit de Informtica a pesar que el PLADECO lo expone como uno de sus lineamientos estratgicos. 11.1.- COMIT Y PLAN INFORMTICO: La Municipalidad de Temuco en la prctica no cuenta con un Comit Informtico vigente y en operacin. Esto significa que no existe un plan de trabajo orientado al cumplimiento de objetivos precisos. Tampoco hay una correcta racionalizacin y uso del recurso: fsicos y/o humanos, y de inversiones en el corto, mediano y largo plazo. 11.2.- LOS SISTEMAS Y SU CONCEPCIN: La municipalidad resuelve sus requerimientos de procesamiento de datos e informtica por medio de los servicios de Sistemas Modulares Computacionales Limitada: SMC, sistemas que estn disponibles en estructura cliente servidor sobre una red TC/IPlA por lo que sus aplicaciones solo pueden correr en la municipalidad y al interior de sus dependencias, tienen dominio pblico para efectuar trmites a travs de Internet: patentes comerciales, renovacin de patentes y recepcin de capital propio, permisos de circulacin, renovacin de permisos de circulacin, consulta de ficha personal de funcionarios. El sistema corre sobre servidores arrendados y sobre bases de datos que mantiene el proveedor y que residen en el Municipio, servicios que incluyen la mantencin de programas para responder efectivamente a las necesidades de las Direcciones del Municipio. 11.3.- APLICACIONES COMPUTACIONALES: Los sistemas tienen variados grados de implementacin, por lo que existen algunas funcionalidades desconocidas o no aplicadas por los usuarios. Reflejo de esto son los sistemas de inventarios, obras, bodegas, organizaciones comunitarias y control de bodega. 41

En general, se percibe un adecuado conocimiento de los sistemas, sin embargo en algunas funciones de integracin entre sistemas se percibe un bajo conocimiento de la aplicacin. Un aspecto importante a cosiderar es el respaldo de los datos, el que se hace dia por medio con un procedimiento o normativa impuesta por SMC a peticin de Informtica del Municipio, los datos respaldados se almacenan en un servidor de la pgina WEB del Municipio en el Data Center de Entel Chile. Se han efectuado pruebas de recuperacin de datos. El cambio de codificacin contable y presupuestaria a partir del 2008 no permite representar cuentas comparativas hacia los aos anteriores. 11.4.- SALA DE SERVIDORES: Se cuenta con servidores (uno principal y tres obsoletos ubicados en la sala del Departamento de Informtica del Municipio y dos en arriendo y ubicados en Entel Chile como servidores de pgina WEB y de correos electrnicos). Los medios de comuncacin son provedos y mantenidos por el proveedor Entel Chile. El soporte de este servicio se concreta a travs de dos profesionales que provee el proveedor. El jefe del soporte se localiza en las oficinas del proveedor. Los equipos de la sala de servidores se encuentran bien montados, sin embargo la sala de computacin es inapropiada tcnicamente, el personal se encuentra bajo condiciones de hhacinamiento. 11.5.- PLAN DE CONTINGENCIA ANTE CATASTROFES: No existe un plan formal de contingencia ante catstrofes o cortes de energa elctrica. Esto significa que ante un problema mayor, como un incendio o robo, Informtica deja de prestar servicios a toda o parte la Municipalidad y de la Comunidad. 11.6.- RESPALDOS: Los sistemas computacionales municipales y su administracin se encuentran externalizados, por lo tanto, cada cierto tiempo el inspector tcnico del servicio revisa los respaldos de seguridad y los procedimientos ante catstrofes con dicho proveedor.

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11.7.- DEPENDENCIA: La dependencia de la actividad informtica municipal de servicios de terceros para las funciones bsicas, como de apoyo administrativo, equipamiento, hardware, software y comunicaciones, puede ser una ventaja desde el punto de vista del costo, pero genera una contingencia por la eventual discontinuidad del proveedor, que puede representar un riesgo. En efecto, la Municipalidad tiene que confiar en que el tercero tenga las medidas de seguridad necesarias y planes de contingencia ante catstrofes, pero si por alguna razn este falla, entonces nadie queda como responsable final de la situacin. Por otra parte, la seguridad y el manejo de contraseas para el acceso a los sistemas, tambin los maneja el inspector tcnico del servicio. 11.8.- VULNERABILIDAD DE LA RED: La topologia de la red es de estrella en el edificio central, y abarca tambin a toda la ciudad, parte importante de ella sale al exterior y su mantenimiento lo provee la empresa Entel Chile que presta el servicio. RIESGO E IMPLICANCIA. La inobservancia de control informtico que deba ejercer el Comit Informtico aumenta en el Municipio los riesgos inherentes informticos. Si no se constituye un Comit Informtico e incorpora al Reglamento Interno, mediante Decreto se aumentan los riesgos y las consecuencias podran tornarse invaluables. Al comit le correspondera fijar un Sistema de Objetivos y Polticas Informticas para el Municipio y dependencias, en el corto, mediano y largo plazo, objetivos y polticas fundamentales para la formulacin del Plan Informtico con su correspondiente asignacin de recursos. La creacin del Comit Informtico y su Plan Informtico forma parte integral del PLADECO en curso. RECOMENDACIN. Crear formalmente el Comit Informtico, incluirlo en el Reglamento Interno, idear y concretar un Plan Informtico, asignar recursos financieros y humanos y dar solucin integral a las debilidades sealadas. 43

Al vencimiento de los actuales contratos con SMC, Entel Chile etc., que tienen relacin con arriendo de equipos, solucin de software y hardware, de comunicaciones, de respaldos y soporte tcnico, se recomienda efectuar una licitacin pblica para que un proveedor tecnolgico de solucin integral respecto de la adquisicin de hardware (equipamiento), de software (sistemas) y de las comunicaciones (red, respaldos y soporte tcnico).

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12.- PLADECO PLAN DE DESARROLLO COMUNAL DESCRIPCIN DE LA SITUACIN El Municipio cuenta formalmente adems del PLADECO con el PADEM (Plan Anual de Educacin Municipal) y PASAM ((Plan Anual de Salud Municipal). La gestin municipal se rige en Chile por la Ley N 18.695. El Plan de Desarrollo Comunal (PLADECO) es una herramienta de planificacin que debe emitirse cada cuatro aos, perodo coincidente al del ejercicio del Alcalde como autoridad mxima del Municipio. El plan es una herramienta de planificacin, coordinacin de visiones y esfuerzos para mejorar el bienestar de la comunidad, incorpora la participacin ciudadana en su formulacin. El Artculo 5 de la Ley N 18.695 seala que para el cumplimiento de sus funciones las Municipalidades tendrn las siguientes atribuciones esenciales: 1. Ejecutar el Plan Comunal de Desarrollo y los programas necesarios para su cumplimiento. 2. Elaborar, aprobar, modificar y ejecutar el presupuesto municipal. 3. Administrar los bienes municipales y nacionales de uso pblico existentes en la comuna. El Alcalde requiere del Concejo la aprobacin del PLADECO y de los programas de inversin. El Artculo N 18 de la Ley N 18.695 seala que a la Secretara Comunal de Planificacin y Coordinacin le corresponde: 1. Servir de secretara tcnica permanente del Alcalde y del Concejo en la preparacin y coordinacin de las polticas, planes, programas y proyectos de desarrollo de la comuna. 2. Asesorar al Alcalde en la elaboracin de los proyectos de plan de desarrollo y de presupuesto municipal. 3. Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y del presupuesto municipal e informar sobre estas materias al Alcalde y Concejo. 45

El Municipio de Temuco cuenta con un Plan de Desarrollo Comunal para los aos 2006 a 2010 y su actualizacin ao 2009. La actualizacin del PLADECO ao 2009 seala: Breve descripcin del PLADECO vigente (2006-2010). El Plan de Inversiones y sus orientaciones generales surgen en el marco regulatorio que establece la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades en la definicin de un programa anual de acciones en concordancia y estrecha relacin con lineamientos y objetivos presentados en el Plan de Desarrollo Comunal - PLADECO, con el nico propsito de operacionalizar la planificacin estratgica del desarrollo de la comuna conforme a los requerimientos actuales y/o priorizaciones, tanto en la inversin como el desarrollo de programas y gestin municipal a destacar en el corto plazo. A modo de resumen, a continuacin se describe los principales enfoques de la planificacin comunal contenidas en el PLADECO 2006-2010. VISIN COMUNAL: TEMUCO UNA GRAN CIUDAD Una ciudad social y ambientalmente sustentable, democrtica, que garantice calidad de vida, que valora su patrimonio cultural y natural, integra su diversidad y fortalece su identidad, una ciudad, que dignifique y potencie el desarrollo a escala humana de sus habitantes. Que se proyecta con una gestin innovadora y participativa para su desarrollo, reconocindose dentro de un sistema mayor de interrelaciones. MISIN INSTITUCIONAL: Liderar los procesos de desarrollo integral en la comuna, siendo un municipio que otorga satisfaccin en la calidad de sus servicios, que estimula la participacin de todos los actores locales pblicos y privados y promueve la participacin de sus habitantes.

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DEFINICIN DE LOS EJES DE DESARROLLO SEGN LAS REAS ESTRATGICAS Las reas Estratgicas de Desarrollo establecidas son: 1. rea Gestin Estratgica Territorial 1.1 1.2 1.3 1.4 Eje Eje Eje Eje Desarrollo Desarrollo Desarrollo Desarrollo Territorial Social Econmico Ambiental

2. rea Gestin Estratgica Municipal 2.1 2.2 2.3 2.4 Eje Gestin Divisin Territorial Eje Gestin Participacin ciudadana Eje Gestin Descentralizacin Eje Gestin Modernizacin de los Servicios Municipales

La actualizacin del PLADECO ao 2009 focaliza: NFASIS DE LA GESTIN MUNICIPAL AO 2009 1. Marco General

La municipalidad de Temuco, se sita frente a los desafos para el desarrollo integral del territorio bajo ejes estratgicos de desarrollo. En primer lugar, desde la definicin de proyecciones de acuerdo a los requerimientos de infraestructura y equipamientos para permitir un desarrollo armnico y equilibrado entre la relacin habitante y ciudad, asociada al eje de desarrollo de la Gestin en el Territorio Urbano y Rural por otro lado, desde la mirada de la prestacin de servicios asociada al desarrollo de capacidades en las personas para un Desarrollo Social, Econmico y Ambiental. En este sentido, la poltica de inversin considera ambas miradas de la inversin, entendiendo que incluso la gestin es el principal recurso del municipio para permitir la inversin en la comuna.

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La planificacin comunal, busca la metodologa para hacer operativa las acciones en escenarios a corto plazo. De esta forma cada ao, junto al presupuesto municipal, se presenta este documento denominado: Plan de Desarrollo Comunal Orientaciones Globales 2009, el cual determina las prioridades de gestin para el ao. Plantea una relacin con el presupuesto y el anlisis de los escenarios comunales, polticos y econmicos determina su aplicabilidad en el territorio local. Para un mayor globalidad de las acciones se identificaron nfasis en relacin a la inversin en la comuna sea esta en infraestructura o servicios que marcan la pauta para la gestin municipal del ao 2009 y que derivan directamente de los ejes de desarrollo planteadas en el PLADECO. Su formulacin responde principalmente a criterios tcnicos y por supuesto, a las oportunidades que el contexto histrico y poltico presenta para este nuevo ao. A continuacin se presentan los nfasis de la gestin municipal para el ao 2009 segn el siguiente esquema:2.1 Promocin Social en Grupos Prioritarios 2.2 Fomento a la Cultura 2.3 Fortalecimiento al Servicio de Salud Municipal. 2.4 Fortalecimiento al Servicio de Educacin Municipal.

1. Desarrollo Territorial

1.1 Infraestructura Comunal 1.2 Servicios Comunitarios

2. Desarrollo Social3.1. Atencin a las necesidades del Mundo Rural 3.2 Fortalecimiento a la capacidad emprendedora, microempresarial y articulacin de la oferta y la demanda del empleo.

Modernizacin de los Servicios Municipales

4. Desarrollo Ambiental

4.1 Promocin de Medidas Innovadoras para el Manejo de Residuos Slidos

3. Desarrollo Econmico

4.2 Recuperacin de reas Degradadas

Como se aprecia la actualizacin del PLADECO - 2009 ha considerado en los puntos 2.3 y 2.4 a la Educacin y Salud Municipal, ejes y lineamientos distantes de la planificacin entregada por el PADEN y PASAM que vienen gestionndose desde varios aos atrs. 48

RECOMENDACIN: No obstante que el PLADECO en curso y su actualizacin y el PADEM y PASAM se encuentran adecuadamente elaborados se debe formalizar un nuevo PLADECO tal como lo indica la Ley para un perodo de cuatro aos (2010-2014) el que podra ser elaborado de acuerdo a los siguientes lineamientos:a. Establecer un marco conceptual que considere las siguientes visiones: i. De planificacin y programacin. ii. Comunal actualizada que incluya: 1. 2. 3. 4. iii. Plan de Desarrollo Comunal. PADEM PASAM Principios Orientadores. De objetivos del proceso.

b. Aplicar una probada metodologa que comprenda a lo menos: i. Conformacin de un equipo gestor ii. Diagnstico tcnico desde el interior del Municipio. iii. Diagnstico participativo de la comunidad, que componentes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Consulta ciudadana. Taller institucional participativo. Talleres territoriales Talleres temticos Congreso Comunal Anlisis Estratgico

incluya

los

siguientes

c. Formulacin del Anlisis Estratgico, bajo los siguientes considerandos: i.Contexto y directivas del Gobierno Regional ii.Debilidades y amenazas (restricciones) para el desarrollo social y econmico de la comuna. iii.Fortalezas y oportunidades de la comuna para el desarrollo econmico y social y bienestar de los residentes y contribuyentes de la comuna. iv.Objetivos Comunales v.Planes de Accin anual y planes de inversin indicativa. vi.Sistema de seguimiento de planes de accin, inversin proyectada y control de gestin con base en un panel de indicadores.

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13.- PROCESO PRESUPUESTARIO: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Las atribuciones esenciales de acuerdo con la Ley le permiten al Municipio la elaboracin, aprobacin, modificacin, ejecucin y control del presupuesto anual. A la secretara comunal de planificacin y coordinacin le corresponde asesorar al Alcalde en la elaboracin de los proyectos de plan comunal de desarrollo y de presupuesto municipal y evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y del presupuesto Municipal e informar sobre estas materias al Alcalde y Concejo. Tambin las modificaciones presupuestarias. A la unidad encargada del control le corresponde controlar la ejecucin financiera y presupuestaria municipal, al respecto es una de las firmas que debe contemplar todo Decreto Pago. El presupuesto anual debe ser presentado por el seor Alcalde al Concejo Municipal quien lo aprueba. La direccin actual del Municipio incorpor en la organizacin una unidad que controla ex antes la gestin y/o ejecucin presupuestaria. Esta rea deber ser rigurosa en la elaboracin de los prximos presupuestos anuales: cada Direccin, Departamento, Seccin u Oficina efectuar pronsticos presupuestarios mensuales y anuales basado en sus propios planes y programas de operacin, correspondiendo al departamento de recursos humanos determinar el presupuesto de las remuneraciones por mes y al ao para todos los sectores: municipal, educacin, salud y cementerio. RIESGO E IMPLICANCIA. La inobservancia de parte de los elementos del proceso presupuestario o de la utilizacin incorrecta de los sistemas, los actualizaran con cifras errneas estableciendo posiciones econmicas y/o financieras equivocadas.

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RECOMENDACIONES. Inducir a los Directores y Jefaturas de Departamentos para que todas las fases de gestin presupuestarias se verifiquen con delicadeza y acuciosidad.

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14.- CUMPLIMIENTO DE LA NORMA PRESUPUESTARIA DESCRIPCIN DE LA SITUACIN En los balances el Municipio registra econmicamente ingresos que no ha percibido financieramente para ingresarlos a la caja. El Municipio no registra los hechos econmicos en las fechas de ocurrencia, difiere al ao siguiente obligaciones que debiera devengar oportunamente. Al 31.12.2008 ha registrado deudores presupuestarios 2.707.875 y acreedores presupuestarios por M$ 482.515.Los deudores presupuestarios corresponden a:Cuenta 115.12.10.001.001 115.12.10.001.002 115.12.10.002 115.12.10.003 115.12.10.004 115.12.10.005 115.12.10.006 115.12.10.007 115.12.10.008 115.12.10.009 115.12.10.099 Nombre P. C. V. A. 37,5 % Munic. P. C. V. A. 62,5 % FCM. Aseo Domiciliario Patentes Municipales Derechos de Obras Juzg. De Polica Local Derechos de Trnsito Explotacin Mercado Propaganda Comercial Derechos de Feria Otros Total M$ 274.114 456.615 800.434 334.123 217.225 9.306 2.269 114.003 268.399 54.332 177.055 2.707.875

por

M$

Tal como se indica en el Punto 18 del Informe de Control Interno, en enero, febrero y marzo de 2009 se cancelaron deudas con proveedores provenientes del ao anterior segn lo siguiente: Municipio M$ 800.649, Educacin M$ 98.528, Salud M$ 70.511 y Cementerio M$ 6.583. De los sealados M$ 976.271 slo la cifra de M$ 407.136 estaba devengada en el ao 2008. RIESGO E IMPLICANCIA Manejar de la forma sealada el registro de la contabilidad y del presupuesto altera la informacin de manera tal que se muestran dficit o supervit inexistentes.

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RECOMENDACIONES Registrar y controlar adecuadamente y de acuerdo con los principios de una contabilidad administrativa (presupuestaria) los ingresos en la medida de su percepcin y los gastos en la oportunidad de su obligacin, devengamiento y/o pago, sin diferirlos.

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15.- EXPOSICIN TRIMESTRAL Y ANUAL Y DEUDA EXIGIBLE: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Los informes que la Municipalidad emite y enva mensual o anualmente a la Contralora General de la Repblica, no incluyen los reales saldos por pagar a los proveedores de acuerdo con los compromisos obligados y devengados del Municipio. La poltica del Municipio en los aos que comprenden la auditora ha sido la de diferir gastos comprometidos desde los ltimos meses hacia el ao siguiente, por lo que no existen cuentas por pagar a proveedores, con ello la deuda obligada prcticamente se iguala a la devengada y pagada. RIESGO E IMPLICANCIA. Los informes requeridos por la Contralora General de la Repblica, deben reflejar la real situacin financiera, econmica y presupuestaria de la Municipalidad, en especial los informes que cumplan con dicho objetivo deben ser confeccionados de forma acuciosa ya que un error trae como consecuencia que se podran incluir en ellos cifras que no reflejan la realidad. RECOMENDACIN. Se recomienda que para regularizar esta situacin la Direccin de Control, el Concejo y la Alcalda tomen conocimiento de la postergacin del registro de los compromisos obligados y devengados a partir de octubre, noviembre y diciembre de un ao a los meses de enero, febrero o marzo del ao siguiente, especialmente cuando se producen cambios en la Direccin de la Alcalda.

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16.- CAPACITACIN, EVALUACIN DEL DESEMPEO, CONTROL INTERNO Y DE GESTIN. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Se tuvo acceso al organigrama actual del Municipio que proporcionara la Direccin de Administracin y Finanzas representativo de la estructura organizacional alineada con las actividades, procesos y sistemas en uso. El sealado organigrama es diferente respecto del publicado en el portal que diera cumplimiento con la ley de transparencia, dicha estructura no representa la estructura funcional expresada en el Reglamento Interno publicado en dicho portal. La adopcin de alguna de las organizaciones: a) funcional, b) por unidades de negocio o c) matricial, no son necesariamente una debilidad de control, por el contrario, podra sealar una organizacin con un alto grado de empoderamiento del recurso. La planificacin estrategia efectuada por el Municipio y su consecuente presupuestacin, debiera tener una influencia fundamental en la estructura de control. El tipo de estructura influye fuertemente en el diseo del sistema de control interno y de gestin en las respectivas reparticiones o reas de la organizacin. El Municipio no cuenta con programas formales de capacitacin en ejecucin, a pesar que no es una materia legal, es conveniente tener suscritos convenios pblicos o privados que adhieran a los fines sealados en la Ley N 18.695, Artculo N 39. De acuerdo con el proceso de encuestas y entrevistas se constat que en general, las Direcciones y Departamentos no cuentan con un adecuado control de gestin, slo agrupan cifras y estipulan medidores para que se pueda emitir la cuenta pblica anual del seor Alcalde. No obstante lo anterior, existen Programas de Mejoramiento de la Gestin.

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No se tiene una base de datos con la evaluacin del desempeo del personal de planta, a contrata y/o de honorarios y del cumplimiento de sus funciones. RIESGO E IMPLICANCIA. Mantener una inadecuada estructura afecta la funcionalidad y operacin de los funcionarios en los sectores y el ambiente y procedimientos de control interno, los perfiles y las competencias de los funcionarios. No contar con adecuados programas y convenios de capacitacin incumple lo exigido por la Ley e imposibilita que la capacitacin sea considerada por los funcionarios ante la eventualidad de ascensos y concursos. RECOMENDACIN. Implementar en lo posible programas de capacitacin por medio de efectivos convenios pblicos o privados para asegurar una adecuada capacitacin. Actualizar los respectivos organigramas y conocer el real nmero de funcionarios por reparticin y cargo: planta, contrata y honorarios, evaluacin del desempeo, y dar comienzo a la administrar con base en el riesgo. Se actualice el reglamento de funcionalidad interno (manual de funciones y descripcin de cargos).

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17.- COBERTURAS, RIESGOS, SINIESTROS Y SEGUROS. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. El Municipio ha contratado seguros para cubrir los riesgos de sus bienes en la eventualidad de siniestros. Ha cancelado oportuna y adecuadamente las primas que cubren los riesgos contratados. No hubo un estudio tcnico sobres los mejores trminos para determinar el condicionado de cada la pliza en cuanto a su cobertura (contenido de los bienes en los edificios sin su valor de compra mas revalorizaciones). RIESGO E IMPLICANCIA. Mantener bienes sin cobertura o con coberturas menores, expone al Municipio a prdidas parciales o totales ante la ocurrencia de algn tipo de siniestros. RECOMENDACIN. Se recomienda al Municipio que para asegurar y renovar las plizas o contratar nuevos seguros, se efecten los estudios tcnicos que permitan minimizar los riesgos ante la ocurrencia de posibles siniestros.

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18. DEUDA DEL MUNICIPIO Y DEMS SECTORES: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Existe endeudamiento (obligado o devengado) por parte del Municipio y dems sectores que no esta registrado oportunamente en los estados financieros gubernamentales y/o presupuestarios a la fecha de cierre de cada ao, puesto que parte de los gastos se registran al ao siguiente en circunstancia que el hecho econmico sucede en el ao anterior. El sistema de registro y control Municipal no mantiene actualizada las obligaciones respecto de los proveedores o acreedores de forma tal que se pueda cuantificar el nivel real de endeudamiento o deuda devengada. Entre enero y marzo de 2009 se cancelaron deudas con proveedores provenientes del ao anterior segn lo siguiente: Municipio M$ 800.649, Educacin M$ 98.528, Salud M$ 70.511 y Cementerio M$ 6.583. De los M$ 976.271 la cifra de M$ 407.136 se encontraba devengada en el ao 2008. RIESGO E IMPLICANCIA. La inobservancia del registro oportuno de las obligaciones, sus devengamientos y pagos coloca al sistema de control en riesgo de exponer cifras que no son las reales. RECOMENDACIN. Es necesario tomar decisiones que permitan registrar oportunamente las obligaciones, su devengamiento y posterior pago.

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19.- EVALUACIN DEL DESEMPEO EN FUNCIONES CLAVES: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. En el Municipio, el rol de los funcionarios responsables de cada rea se aboca slo a esa rea en particular. A pesar que existe una misin y visin estratgica, lineamientos y ejes por rea de accin estratgica (PLADECO-PADEM-PASAM), no todos los Directivos del Municipio la adhieren en pos de un objetivo comn, que podra estar dado en el reconocimiento formal de actividades crticas y de aquellas que agregan valor. Se evidencia que a pesar que existen canales de comunicacin que permiten a los Directivos compartir informacin sobre sus quehaceres, reuniones peridicas de intercambio de informacin y/o experiencias, algunas importantes materias como: cuentas por cobrar (deudores) de aos anteriores (integracin de la cobranza administrativa con el rea de fiscalizacin y su cobranza judicial trazabilidad del proceso), fondos por rendir de los programas sociales DIDECO, control (bienes menores) del activo fijo, Comit Informtico (plan informtico), entre otros, no han sido solucionadas. Es recomendable la existencia de evaluacin de perfiles y competencias en cargos de Direccin, las que por cierto se podran incluir en el Reglamento Interno. Asimismo, un elemento de gestin importante en las organizaciones modernas, tanto privadas como pblicas, dice relacin con la definicin de roles de los miembros de la entidad. Junto con declarar la misin y visin se deben establecer los factores crticos de xito y el tablero de mando de medidores claves (evaluacin del desempeo). En el Municipio no se pudo detectar con claridad que los funcionarios posean la informacin necesaria respecto de los objetivos y metas de cada rol.

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RIESGO E IMPLICANCIA. La falta de planificacin estratgica para un horizonte de mediano plazo, y su actualizacin anual, conduce a que las unidades de la organizacin funcionen de forma separada del resto de ella. Con el tiempo se convierten en islas que no permiten dar a conocer sus quehaceres ni se interesen en conocer lo que realizan los dems. Si los Directivos se comunican entre s, deberan actuar en equipo para que los esfuerzos individuales den solucin a los problemas que tcnicamente se han incluido en este Informe de Control Interno. RECOMENDACIN. Se recomienda que la revisin sobre el cumplimiento del PLADECO o lineamientos estratgicos actualizados y del cumplimiento de las metas programadas en los presupuestos, permitan orientar los esfuerzos en funcin de objetivos mayores, definiendo competencias para cada rol de la estructura organizacional. Lo anterior permite evaluar el desempeo de cada uno de ellos y realizar los ajustes que sean necesarios para ir adecuando los diferentes cambios organizacionales a las readecuaciones que el Municipio requiere, en relacin con el orden administrativo contable y presupuestario vigente. Se utilice la herramienta de administracin de presupuesto de caja para el planeamiento de corto y mediano plazo.

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20.- EXTERNALIZACIN DE PROCESOS CLAVES: DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. El municipio ha externalizado importantes actividades de gestin interna: sistemas computacionales y solucin informtica. En nuestra revisin se detectaron debilidades de gestin administrativa, financiera, contable y presupuestaria, detallada en la mayora de los puntos del presente informe. RIESGO E IMPLICANCIA. No tomar decisiones oportunas que permitan fortalecer la gestin municipal repercute en: a) b) c) d) Faltas a la normativa vigente. Precaria informacin de apoyo a la toma de decisiones. Poca claridad respecto de los procesos. Carencia de control de gestin.

RECOMENDACIN. Es recomendable que el municipio recurra a herramientas existentes en el mercado para optimizar sus procesos, dentro de estas herramientas se encuentra la posibilidad de contratar un outsoursing, para fortalecer algunas Direcciones o Departamentos, especialmente en las sealadas materias. Efectuar una reingeniera de procesos en la DIDECO y rea Informtica. La Direccin de Control debera evaluar las recomendaciones de los informes de esta auditora y asegurar que el Plan de Accin y de contingencia (carta de navegacin) de solucin a los problemas planteados. Es conveniente estructurar una jefatura de convenios, programas y/o contratos en cada reparticin, con el objeto de implementar el control de gestin de los mismos, perfeccionando el modelo de plantillas expuesto en el Informe relacionado con la auditora de partidas nmeros 2 a 5. 61

21. DICOM Y CONTROL DEL PAGO A PROVEEDORES DESCRIPCIN DE LA SITUACIN. Se solicit una nmina de proveedores con su RUT, nombre y transacciones operacionales efectuadas, no se pudo obtener excepto aquellos RUT de las empresas contratadas por medio del Portal. Algunas situaciones de no pago a proveedores se encuentran publicadas en el DICOM. RIESGO E IMPLICANCIA No cumplir con la Ley Orgnica Constitucional que entrega las Bases Generales de la Administracin del Estado constituye una inobservancia que debe ser corregida de inmediato. Mantener desactualizada la cuenta corriente de pagos a proveedores impide ejercer un adecuado control sobre los productos o servicios contratados. RECOMENDACIONES Establecer y coordinar las acciones administrativas, de sistemas, financieras, econmicas y l