2

Obsah

ÚVOD ....................................................................................................................................................... 3

1.ICP slovník ............................................................................................................................................. 3

2.Rozdiel medzi GIP a GCDP .................................................................................................................... 5

3. ICP flow ................................................................................................................................................ 6

3.1 Raising (RA) .................................................................................................................................... 6

3.1.1. Prieskum trhu ........................................................................................................................ 7

3.1.2 Telefonáty & obchodné stretnutia ......................................................................................... 7

3.1.3 Podpis zmluvy a 3.1.4 Job Questionnaire ............................................................................... 8

3.2. Matching (MA) .............................................................................................................................. 8

3.2. 1 TN promotion ........................................................................................................................ 9

3.2.2 Matching pomocou myaiesec.net .......................................................................................... 9

3.2.3 Matching pomocou AFT ......................................................................................................... 9

3.2.4 Mailing .................................................................................................................................. 10

3.2.5 EP pohovory & selekcie ........................................................................................................ 11

3.2.6 Výmena ANok ....................................................................................................................... 14

3.3 Realizácia (RE) .............................................................................................................................. 14

3.3.1 Legislatívny proces ............................................................................................................... 14

3.3.2 Account management (AM) ................................................................................................. 14

3.4 RE-raising ..................................................................................................................................... 15

3.4. 1 Tracking (kontrolovanie) & vyhodnotenie .......................................................................... 15

4. Buddy systém v ICP ............................................................................................................................ 15

5. ICP spreadsheety v AIESEC Bratislava ................................................................................................ 16

5.1 Match and reallize ....................................................................................................................... 16

5.2 Incoming intern form .................................................................................................................. 16

5.3 Internship LC Bratislava ............................................................................................................... 16

Dokumenty v zippe ................................................................................................................................ 17

TN AN ................................................................................................................................................. 17

Job Questionnaire ............................................................................................................................. 17

Legi CookBook ................................................................................................................................... 17

Receptionist booklet ......................................................................................................................... 17

GIP Buddy manuál ............................................................................................................................. 17

GCDP Buddy manuál .......................................................................................................................... 17

Selling Cookbook ............................................................................................................................... 17

3

ÚVOD

Milý ICP člen,

do rúk sa ti dostáva ICP CookBooklet, ktorý slúži na získanie všetkých potrebných informácii a znalostí

pre oblasť Incoming programmmes ICP. Dúfam, že ti zodpovie všetky otázky týkajúce sa tejto oblasti.

Daný dokument tiež združuje v zippe všetky ostatné CookBooky a manuály v oblasti ICP, teda

nájdete všetky potrebné informácie pokope.

ENJOY

1.ICP slovník

@ AIESEC

TN Trainee nominee Konkrétna ponuka stáže, tzv. TN forma

EP Exchange participant Stážista, ktorý chce vycestovať na stáž, každý má

svoju EP formu,

TN AN Acceptance Note Dokument, ktorým spoločnosť formálne

akceptuje stážistu

Trainee buddy @ člen zodpovedný za receptionist activities pre

a počas príchodu stážistu na SR

GCDP Global Community Development

Program

Jeden z AIESEC programov (stáž), tzv. kultúrna

stáž

GIP Global Internship Program Jeden z AIESEC programov (stáž), tzv. profesijná

stáž

GEP TN Global Exchange Partner TN Lukratívne manažérske stáže našich

globálnych partnerov

ICP Incoming programs Oblasť prichádzajúcich stážistov

LC Local Committee Lokálna pobočka

MC Member committee Národná úroveň AIESEC

Match Stav v myAIESEC.net, stáž je formálne

akceptovaná oboma stranami

MM Matching mania Hľadanie stáže prostredníctvom Skype

Eventu

OC Organizing Committee Organizačný tím

OCP Organizing Committee President Prezident organizačného tímu

4

OGX OutGoing eXchange Oblasť odchádzajúcich študentov

OPS Outgoing Preparation Seminar Prípravný seminár

RB Review Board Osobný pohovor

TLD Team LeaDer Tím líder

TLP Team Leader Program Jeden z AIESEC programov (členstvo)

TMP Team Member Program Jeden z AIESEC programov (členstvo)

TN Fee Náklady na vytvorenie stáže (neplatí

stážista)

TN Manager

Člen AIESEC, ktorý je zodpovedný za

stáž

VP ICP Vice President ICP Viceprezident for Incoming programmes

X Exchange Stáž alebo stage v myAIESEC.net

XPP eXchange Program Policies Dokument obsahujúci všetky práva a

povinnosti stážistu, AIESEC a firmy

VP OGP Vice President OGP Viceprezident for Ourgoing programmes

EP AN Acceptance note Dokument ktorým stážista akceptuje stáž.

AFT Available form tracker

Zoznam všetkých voľných TNok a EPkov v

systéme, vydáva ho raz mesačne AIESEC

International

DAAL Data Analysis Advanced Leverage

Komplexná analýza za štvrťrok zahrňujúca

informácie o programoch GIP a GCDP, obsahuje

aj trendy v raisoch, matchoch a realizáciách

TN taker Firma, škola alebo nezisková organizácia, v ktorej

pracuje stážista v programe GIP alebo aj GCDP

AM Account manager Človek, čo sa stará o spoločnosť a dbá o správne

doručenie spoločnosťou zakúpených služieb

CR Corporate relations Oddelenie v AIESEC zodpovedné za predaj,

5

2.Rozdiel medzi GIP a GCDP

Stáž GIP Global International Program

Stážista pracuje v spoločnosti na rôznych pracovných pozíciách v cudzích krajinách. Pracovná náplň

závisí od oddelenia, na ktorom stážista bude pôsobiť. Daná stáž je platená, pričom platové

podmienky určuje spoločnosť.

Stáž pomáha rozvíjať predovšetkým soft & hard skills a získavať praktické skúsenosti v oblasti

pôsobenia. Dĺžka trvania je od 6 do 78 týždňov, pričom väčšina spoločnosti uprednostňuje prijať

stážistu na minimálne jeden rok. Vyžaduje sa znalosť angličtiny na úrovni „excellent“ a taktiež znalosť

iného druhého cudzieho jazyka.

Stáž GCDP Global Community Development Program

Stážista pomáha rozvinúť znevýhodnenú komunitu alebo skupinu ľudí, jedná sa skôr o prácu na

rôznych projektoch alebo v neziskových organizáciách. Rozvojová stáž nie je platená, avšak často je

ponúknutá strava alebo ubytovanie alebo dokonca oboje.

Stáž má ľubovoľnú dĺžku od 6 až do 78 týždňov, vyžaduje sa znalosť angličtiny minimálne na úrovni

“good”, ďalší jazyk je veľkou výhodou. Väčšinou sú to však kratšie stáže, ideálne na leto, alebo

na zimnú prestávku medzi semestrami. Vhodná je nielen pre všetkých študentov vysokých škôl,

ale aj čerstvých absolventov stredných a vysokých škôl, ktorí majú záujem získať zaujímavú

zahraničnú pracovnú skúsenosť.

Typickými príkladmi je práca na škole alebo v detských kempoch, učenie o kultúre alebo

sociálnych otázkach. Slovo „rozvojová“ neznamená, že sa stáž nachádza v rozvojovej krajine, ale

rovnako všade na svete.

Rozdiel medzi danými dvoma typmi stáži nespočíva v platových podmienkach, ale v tom, že pri stáži

typu GIP ide skôr o profesijný rozvoj stážistu a pri stáži typu GCDP ide o osobnostný rozvoj stážistu

(sebapoznávanie a spoznávanie iných kultúr)

6

3. ICP flow

ICP postup pozostáva z troch základných častí: rasing, matching a samotná realizácia. Jednotlivé časti

popíšeme podrobnejšie nižšie.

3.1 Raising (RA)

Je prvá fáza celého ICP flow. Zaoberá sa nájdením a získaním voľných

pracovných ponúk pre zahraničných stážistov v spoločnostiach, školách,

škôlkach a iných neziskových organizáciách na Slovensku.

7

3.1.1. Prieskum trhu

Prieskum trhu potrebujeme, aby sme zistili, v akom sektore môžeme nájsť potencionálneho partnera,

ktorý si vezme zahraničného stážistu. Na prieskum trhu môžeme využiť predovšetkým internet:

stránky pracovných portálov, ekonomických denníkov (Trend, Hospodárske noviny), kontaktovať

alumnikov (bývalých členov AIESEC), tlač,... Na základe prieskumu trhu vytvoríme zoznam

spoločností, ktoré budeme oslovovať.

3.1.2 Telefonáty & obchodné stretnutia

Po vytvorení databázy firiem so všetkými potrebnými údajmi (názov, ICO, kontaktná osoba, tel. číslo,

mail a tiež zodpovedná osoba z tímu, ktorá firmu osloví) môže začať daný tím oslovovať spoločnosti

najprv emailom a následne telefonicky. Cieľom telefonátu je dohodnúť si osobné stretnutie, cez

telefón nepredávame! Nižšie uvádzam call script z príučky Selling cookbook.

Call script:

Dobrý deň, ______________(tvoje meno), AIESEC ___________ (tvoje LC), mohol by som hovoriť s

pánom/pani __________ / (osobou zodpovednou za _______________) ? Dobrý

deň, pán/pani _________, volám sa ____________ a pracujem pre organizáciu AIESEC (LC) .

Mohol by som na chvíľku s Vami hovoriť?

NIE

Kedy by som Vás teda; mohol skontaktovať? (Dohodnete sa kedy Vás skontaktuje)

ÁNO

Už ste sa niekedy stretli s našou organizáciou stretli?

NIE

AIESEC je globálna organizácia riadená mladými ľuďmi a pôsobiaca vo viac ako 100 krajinách sveta.

Fungujeme na trhu už 60 rokov. Naším cieľom je rozvíjať mladých ľudí. Na tomto rozvoji

spolupracujeme najmä s firemným sektorom, ktorým zároveň umožňujeme prístup k mladým

talentom. Rád by som sa s Vami stretol a prediskutoval možnosti spolupráce. Mali by ste čas

_____________________?

ÁNO

Výborne. Rád by som sa teda spýtal, čo ste o nás počuli (zistíme podrobnosti a nadviažeme na to, že

sa s nimi chceme stretnúť a prediskutovať možnosti spolupráce )

Rád by som sa s Vami stretol a prediskutoval možnosti spolupráce. Mali by ste čas

_____________________?

NIE

Samozrejme, to chápem, navrhnite teda termín vy. (Keď sa zhodnete na termíne tak to pokračuje ako

pri odpovedi áno)

8

ÁNO

Vynikajúco, uvidíme sa teda _______________ u Vás v _________________.

(dohodnete podrobnosti stretnutia) Teším sa na stretnutie. Dopočutia.

PREČO, BY SOM SA MAL S VAMI STRETNÚŤ / ČO TO VLASTNE ROBÍTE? / NEMOŽETE MI TO RADŠEJ

VYVETLIŤ PO TELEFÓNE?

Naozaj nerád by som sa snažil opísať naše produkty cez telefón. Osobne Vám to vysvetlím oveľa

jasnejšie. Okrem toho nechcem Vám ponúkať niečo, čo by nemalo pre Vás význam.

(ak chcú stále vedieť niečo cez telefón)

Na spoločnom stretnutí by ste mi mohli objasniť presnejšie informácie o Vašej spoločnosti a spolu by

sme prišli na to, ako veľmi by nám mohli vyť Vaše produkty nápomocné.

(ak chcú stále vedieť niečo cez telefón)

Ako som už spomenul, naše produkty sa týkajú najmä ľudských zdrojov, konkrétne talentov na trhu,

viac by som Vám však vysvetlil osobne . Máte čas ___________________?

(pozrite vyššie dohodnutie schôdzky)

3.1.3 Podpis zmluvy a 3.1.4 Job Questionnaire

Po úspešnom stretnutí by ste mali pristúpiť k podpisu zmluvy a dotazníka o práci tzv. Job

Questionnaire (nové JQ nájdete v zippe pri tomto dokumente). Zmluva sa musí podpísať pod menom

spoločnosti Projekty s.r.o. O vedení obchodných stretnutí a častých otázkach od TN takerov sa

dozviete viac v Selling cook book (nájdete ho tiež v zippe tohto dokumentu).

Dotazník JQ musí spoločnosť vyplniť, aby si zadefinovala profil pre ňu vhodných uchádzačov (odbor,

jazyky, krajinu pôvodu, počítačové zručnosti,...) Tiež musí uviesť celú pracovnú náplň stážistu, a to

nielen v detailnej, ale aj v zaujímavej forme, aby sme oslovili čo najviac študentov v databáze.

3.2. Matching (MA)

Časťou matching sa nazýva samotné

hľadanie vhodného kandidáta pre TN

takera, pričom musíte splniť

požiadavky firmy a aj kandidáta EP. Na

matching máte k dispozícií niekoľko

nástrojov: myaiesec.net, mesačník AFT

(Availabe form tracker) a štvrť ročník

DAAL (Data analysis for advanced

leverage).

9

3.2. 1 TN promotion

Hlavým cieľom proma je pritiahnuť pozornosť EPkov na našu ponuku stáži. Existuje množstvo

platforiem a možností ako promovať TN formu:

Facebook: v špeciálne vytvorených skupinách na sociálnych médiách

AIESEC world GCDP matching: https://www.facebook.com/groups/242979722469264/?fref=ts

AIESEC world trough matching: https://www.facebook.com/groups/217254425000193/?fref=ts

GIP matching: https://www.facebook.com/groups/aiesecglobalexchange/?fref=ts

TN forms fair: https://www.facebook.com/pages/AIESEC-TN-forms-fair/226557818550?fref=ts

AIESEC Slovakia- TN Search tool: kde zahraniční EPkovia môžu nájsť ponuku stáži na

Slovensku

link: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ao7k7k1r-

Cr7dHl4RFJLUmlOVUI2SVlvRl9DUWJXMFE

LC to LC cooperation: na základe dopytu po EPkoch vo vašom LC vytvoríte spoluprácu so

zahraničným LC, prípade krajinou, ktorý vám budú posielať vhodných kandidátov z ich EPkov.

3.2.2 Matching pomocou myaiesec.net

Postup pri matchingu na myaiesec.nete po prihlásení sa na váš osobný účet do systému je

nasledovný:

1. AIESEC programmes

2. Browse internships

3. Naľavo kliknite na EP

4. Následne môžete vybrať a zadefinovať jazyk, vzdelanie, zručnosti alebo aj AIESEC committee.

Výhody myaiesec.netu sú jeho aktuálnosť, môžete sa prihlásiť kdekoľvek, ak máte prístup na internet,

najlepšie na ňom vidíte, ktoré TN sú nové, matchnuté a zrealizované a tiež ho najlepšie viete využiť

na štatistiku Dopytu a ponuky (Supply & demand management).

3.2.3 Matching pomocou AFT

AFT je vytvorený v off- line EXCEL dokumente. Obsahuje množstvo funkcií a vzorcov ako selektovať

EPkov. Tiež obsahuje štatistky koľko EPkov s určitým typom vzdelania bolo raisnutých v konkrétnych

regiónoch počas posledného mesiaca. Nájsť ho môžete vždy počas prvých dní mesiaca na

myaiesec.nete.

Jeho nevýhoda je, že ho vydávaj AIESEC International len raz za mesiac, čiže nie je až tak aktuálny ako

myaiesec.net.

10

3.2.4 Mailing

Po vyhľadaní vhodných EPkov pre naše konkrétne TNko im začneme posielať tzv. promo maily.

Na vyhľadanie EPkov môžete okrem myaiesec.net alebo AFT použiť aj OGP searchtooly v google

dokumentoch (v tomto dokumente nájdete searchtooly všetkých krajín

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ap3tDk9WMptwdEp4azl4VVVxWGRTY0tjRzFwVklIS

UE&authkey=CMu4-NYF#gid=1).

Štruktúra promo mailov závisí tiež od typu stáže:

GIP promo mail:

mail musí byť profesionálny a osobný, každého jedného EPka treba osloviť jeho krstným

menom,

maily sa nesmú posielať hromadne, GIP EPkov to môže odradiť a v databáze ich nie je veľa,

do prílohy mailu dajte TN formu vo formáte Microsoft Office Word, aby ju stážista nemusel

hľadať na myaiesec.nete,

ak máte materiály od firmy: napr. o ich benefitoch, ich promo video, link na ich globálnu

stránku, vždy je lepšie pridať tieto veci na koniec mailu pred vašu pätu mailu,

matchovanie GIP TNka je náročnejšie, a preto treba často posielať maily aj vo viacerých

vlnách a opätovne tým istým EPkom,

Vzorový mail:

Hello Antoine, My name is Nataša and I am from AIESEC Bratislava I have found your application form in database of AIESEC. I would like to tell you that there is perfect opportunity for YOU in company ACCENTURE - one of the top consulting companies in the world.This could be your lifetime exprience. For more info you could take a look : This is TN form for ACCENTURE ( in Bratislava,capital of Slovakia) : TN-In-SK-BA-2012-1472 in Myaiesec.net ..I also attached it as TN form copied in Word. If you have any question feel free to write me an email. This is perfect opportunity for you , waiting for your reply I would like to ask you for your CV( which I will send directly to the company) Cheers. Looking forward to hearing from you Yours faithfully :-) Nataša There ´s video about Slovakia http://www.youtube.com/watch?v=C6doVaI8N9c Web page Accenture : http://www.accenture.com/us-en/pages/index.aspx Video Accenture : http://www.youtube.com/watch?v=Pyn8nG4nVPo "If not me, then who? And if not now, then when?" S pozdravom / Best regards

11

GCDP promo mail:

matching maily môžete posielať aj hromadne, no nezabudnite dať EPkov do skrytej kópie

maily nemusia byť také osobné ako GIP maily, pozdrav stačí všeobecný,

pri matchingu GCDP posielame maily aj približne 170-200 kandidátom,

s mailom sa môžete kreatívne vyhrať: vložiť doňho obrázky Slovenska, stránky o Bratislave

alebo lokalite, kde bude stážista pracovať, stránky o cestovaní po Slovensku,...

Vzorový mail:

Hello there,

My name is Tina and I am from AIESEC Bratislava. I have found your application form in database of AIESEC. I would like to inform you about a great intership opportunity we offer. Do you like children? Would you like to work in a Slovak kindergarten? Are you a native English speaker? If your answer is YES, this is a great opportunity for YOU. 6 weeks can change your life. EXPERIENCE SLOVAKIA, THE HEART OF EUROPE! Take a look at myaiesec.net: TN-In-SK-BA-2013-1504 If you have any questions feel free to contact me. Looking forward to hearing from you :) Best regards and hope to see you soon, Tina Useful links: Something about Slovakia http://www.youtube.com/watch?v=C6doVaI8N9c Party life in Bratislava http://www.youtube.com/watch?v=ErgbgqgHFJk Bratislava has a perfect location! Bratislava - Prague (4hours by car) Bratislava - Vienna (1 hour by car) Bratislava - Budapest (2 hours by car) Bratislava - London (2 hours by plane) Bratislava - Paris (2 hours by plane) Bratislava - Rome (2 hours by plane)

3.2.5 EP pohovory & selekcie

Pri hodnotení každého záujemcu o stáž by sme mali brať do úvahy aj predošlú komunikáciu s

potenciálnym stážistom. Na základe toho viete predbežne odhadnúť jeho flexibilitu, time

management, jeho zodpovednosť a prístup ako taký.

12

Postup pri EP interview rozdelené na GIP a GCDP:

GIP

Nakoľko si odborné pohovory robia spoločnosti samy, počet GIP interview je minimálny

Ak si spoločnosť vyžiada interview EPka, najčastejšie ide o preklepnutie jazykových znalostí (zvyčajne

anglického jazyka). Preto treba klásť dôraz na slovnú zásobu, spisovnosť, schopnosť pohotovo

reagovať a odpovedať, komunikovať

Najlepším postupom je začať menej formálne (napr. How are you? How was your day? Tell me

something about you?...) a v zvyšnej časti komunikácie sa pýtať na pracovné skúsenosti (stále sa

hodnotí jazyk, nemalo by sa stať, že informácie v životopise alebo EP forme by boli nepravdivé)

GCDP

Pri nekorporatívnej stáži musíme mať pri interview vždy na pamäti, že za kvalitu a predovšetkým

výber stážistov zodpovedáme my. Najčastejšie robíme matching pre vlastné AIESEC projekty, alebo

pre nami oslovené neziskové organizácie. Nemôžeme zabúdať na kontrolu požadovaných zručností a

vedomostí zo strany TN takera, či už kontrolou týchto informácií na myaiesec.net (EP forma/kód)

alebo v životopise záujemcu (zasielané na email alebo na myaiesec.net)

Presný postup pohovoru:

V nasledovnej časti sa môžete riadiť konkrétnym štýlom a postupom otázok, kde máte zároveň

vysvetlené, prečo tento postup a prečo táto otázka.

1. Neoficiálna komunikácia na úvod :

How are you? How was your day? Všímame si reakciu na nových ľudí, na stres, schopnosť reagovať a

komunikovať.

Tell me something about you! Bližšie nešpecifikujeme, čo má povedať, pretože chcem zistiť, či je

stážista komunikatívny alebo nie. Ak sa stážista opýta, čo má hovoriť, treba odpovedať It´s up to you.

Keď dlho rozmýšľajú a nepovedia nič alebo minimum, je to zlé. Ak začnú rozprávať veľa alebo majú

na Vás otázky, je to výborné. V tejto časti je veľmi dôležitý dôraz na spisovný jazyk, nakoľko otázky z

oficiálnej časti si záujemcovia vedia pripraviť aj dopredu. Zároveň si treba všímať aj jazykové poruchy,

čo je veľmi dôležité pre projekty s deťmi a študentmi (hlavne Číňanky majú tendenciu pri rozmýšľaní

stále používať ööö).

3 strengths & 3 weaknesses Zistíte, čo si stážisti o sebe myslia, čo sa im na nich páči a zároveň, čo by

chceli zlepšiť.

13

2. Oficiálna časť :

Why do you want to go on an internship? Zisťujeme dôvody (ak chce prísť baba napr. kvôli tomu, že

frajer jej ide do Česka a o naše TN sa prakticky nestará, zle!!!)

Why do you want to come to Slovakia? V podstate to isté ako v predchádzajúcej otázke, ale ako

selleri viete, že informácie si treba overiť a doplniť.

Why do you want to be a part of this TN? Sledujeme dôvody z predchádzajúcich otázok a odpovedí,

no súčasne sa prepracujeme k časti, kde sa pýtame na skúsenosti a prax vyžadované pre dané TN.

Zároveň sa môžeme dozvedieť informácie o praktických skúsenostiach a o tom, že stážistu zaujala

práve JD, nakoľko s ňou má skúseností (ideálne). Často krát ľudia odpovedajú, že chcú prísť kvôli

výhodnej polohe Bratislavy, aby mohli cestovať, čo vôbec nie je zlé, pretože tak napr. zistíme, že sú

otvorení novým veciam a chcú spoznávať (samozrejme je to iné, ak je to napr. kvôli prípadu s

frajerom uvedenom v prvej otázke.

What do you think the project is being about? Či nás oslovil len tak náhodne alebo má seriózny

záujem.

What are your expectations? Musíme zistiť, či sú jeho očakávania v súlade s TN, pretože ak by mal

očakávania, ktoré s pri danej stáži nijako nenaplnia, bude nespokojný stážista aj TN taker – preto, že

stážista nebude mať chuť a motiváciu robiť danú náplň práce a tým pádom to pôjde na úkor kvality

výkonu jeho práce.

Have you already thought of the topics? Tu sa dá veľmi jednoducho odsledovať EPkova kreativita a

príprava na danú stáž. Ak na niečom podobnom už pracoval, z fleku Vám ponúka nápady, ak nemá

prax, ale veľmi veľký záujem, už uvažoval, čo by rád robil (aké aktivity by si prichystal). Ak nepovie nič

alebo zahlási, že je zaujímavý sám o sebe, tak to nie je najlepšia cesta ako prejsť phovorom.

Do you have a practical experience? Dôležité pre niektoré TNká (hlavne školy, škôlky, vlastné

projekty a neziskovky). Treba zistiť, či je schopný si téme pripraviť a prezentovať alebo je jednoducho

šikovný, ale nespĺňa požiadavky.

How would you attract students attention? Môžete mu to dať ako CASE STUDY, snažíte sa

(while they are interruputing you) dosiahnuť, aby Vám dal stážista čo najviac možných riešení.

How do you imagine your work? V princípe sledujeme to isté ako pri očakávaniach, ale je dobre sa to

opýtať takmer na úplnom konci pohovoru, pretože EP môže zistiť, že stáž asi bude niečo iné ako

očakával.

Have you ever been abroad? Zisťujeme, či má skúsenosť v zahraničí a taktiež či bude mať nejaký

extra kultúrny šok.

Do you have an English certificate? Okrem Vami počutej konverzácie nikdy nie je na škodu ;)

Do you have any questions? Priestor na otázky zo strany záujemcu, aby sme ho poinformovali o

všetkých údajoch o stáži či ubytovaní, pomeroch na SVK a pod.

14

3. Follow up :

Na úplný záver sa rozlúčiť a nezabudnúť im napísať dátum, kedy im dáte rozhodnutie, či ich berieme

alebo nie!

3.2.6 Výmena ANok

Výmena akceptačných listov zo strany TN takera a zo strany stážistov je oficiálny proces v AIESEC.

Kým nemáme oba akceptačné listy, nemôžeme formu v systéme matchnúť. Dbať sa musí ja na

správnosť údajov na oboch akceptačných listoch (číslo TNka a EPka, hraničné dátumy realizácie, doba

trvania, osobné údaje stážistu, podmienky stáže).

3.3 Realizácia (RE)

Realizácia je už samotný proces, kedy sa naplnia

podmienky uvedené v akceptačných listoch a stážista

pricestuje do Slovenskej republiky na stáž.

3.3.1 Legislatívny proces

Legislatívny proces sa líši pri GIP a GCDP. Keďže v oboch

prípadoch pozostáva z viacerých krokov a je pri ňom

potrebných viacero dokumentov, pripravili sme Legi

CookBook, ktorú tiež nájdete v zippe tohto dokumentu. Tá

obsahuje podrobne popísaný proces legislatívneho

postupu aj pri GIP aj GCDP stáži.

3.3.2 Account management (AM)

AM je systém zodpovedný za starostlivosť a zlepšovanie už vytvoreného partnerstva, ide teda

o pravidelnú komunikáciu so spoločnosťou, školou,... v prípade ICP ide o TN takera každého typu. Po

realizácii sa account manager stará, aby náš TN taker bol pokojný so všetkými službami a tiež

v prípade vzniknutých problémov ich account manager pomáha riešiť.

Account manager tiež ponúka TN takerovi nové možnosti spolupráce (nové produkty) a snaží sa dané

partnerstvo rozšíriť. Account manager sa vyberá na minimálne obdobie jedného roka.

15

3.4 RE-raising

V prípade, že account manager TN takera dobre komunikuje so spoločnosťou a tá je spokojná

s našimi službami a so samotným stážistom, s veľkou pravdepodobnosťou sa rozhodne pokračovať

v spolupráci s našou organizáciou a po odchode jedného nami sprostredkovaného stážistu si vezme

cez nás za neho náhradu = v AIESEC hovorím, že TN takera re-raisneme.

3.4. 1 Tracking (kontrolovanie) & vyhodnotenie

Počas celej dĺžky stáže je potrebné udržiavať kontakt nielen s TN takerom ale aj so stážistom a na

konci stáže zhodnotiť kvalitu stáže pomocou formulára, ktorý nájdete na myaiesec.nete. V prípade

vzniknutých problémov account manager musí nájsť spoločné najvhodnejšie riešenie pre spoločnosť

a stážistu.

4. Buddy systém v ICP

Každý prichádzajúci zahraničný stážista do nášho LC či už v programe GIP alebo GCDP dostane tzv.

buddyho, jedného nášho zaňho zodpovedného člena, ktorý sa stará o stážistu počas jeho pobytu na

SR. Pomôže mu vybaviť všetky potrebné dokumenty a náležitosti, odvedie ho na internáty, prvý deň

do práce a ukáže mu mesto. V zippe tohto dokumentu môžete nájsť aj GIP buddy manuál a GCDP

buddy manuál , kde nájdete všetky detaily o buddykovaní.

Pred príchodom zahraničného stážistu na Slovensko, mu buddy mailom zašle Receptionist booklet,

kde stážista nájde všetky potrebné informácie o SR a Bratislave. (Receptionist booklet nájdete v zippe

dokumentou.

16

5. ICP spreadsheety v AIESEC Bratislava

5.1 Match and reallize

LINK:https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhLojy1Ad3bWdFc2Y3lsczF4ODlkZjB5Ni1hcW9

RSVE#gid=10

Dokument obsahuje viacero sheetov:

1. TNs: tu nájdete všetky TN formy a tiež podobné informácie o nich (dátum realizácie, dátum

raisu, človeka zodpovedného za matching, potrebné jazykové znalosti,...)

2. Search tools: zoznam search toolov viacerých krajín, kde nájdete voľných a dostupných

EPkov

3. Country peaks: prehľad krajín podľa mesiacov, kedy dané krajiny majú najviac dostupných

EPkov,

4. Matching contacts: kontakty, ktoré sme nazbierali na základe kooperácie pri matchovaní so

zahraničnými lokálnymi pobočkami,

5. FB pages: skupiny slúžiace na facebook promo TN foriem,

6. Legi AIESEC GIP: zoznam GIP stážistov na SR a tiež potrebných dokumentov na audit, v tomto

dokumente prebieha aj kontrola získania daných dokumentov,

7. Legi AIESEC GCDP: zoznam GCDP stážistov na SR a tiež potrebných dokumentov na audit,

v tomto dokumente prebieha aj kontrola získania daných dokumentov,

5.2 Incoming intern form

LINK:https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0Ai1sIIDg0kavdG82WlJFRDZFVFJUVTNvT2J4WjR

Ga1E

Dokument slúži ako on-line formulár, ktorý sa posiela všetkým matchnutým EPkom prichádzajúcich

na stáž do našej pobočky. EP musí vyplniť všetky údaje nutné na zaslanie na internát pri jeho

ubytovaní: osobné údaje (meno, pas, dátum narodenia, adresa, národnosť), dĺžku pobytu a tiež mu

dotazník dáva pokyn, aby si doniesol fotografie na preukazy, ktoré si musí na SR vybaviť (na internáte

pri ubytovaní, MDH karta).

5.3 Internship LC Bratislava

LINK:https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhLojy1Ad3bWdFhUcjNzTG50RE5fbE1yU3Yxa2

tSbkE

V danom dokumente môžete nájsť prihlášky stážistov priamo z myaiesec.net z available foriem.

Stážisti majú v TN forme link na vyplnenie dotazníka k tomuto sheetu. Nájdete tam ich meno, mail,

EP číslo, TN číslo, na ktoré sa hlásia, národnosť, dátum kedy môžu vycestovať na stáž a ich prípadné

17

otázky. Na základe ich prihlášky viete ľahšie usúdiť či je kandidát vhodný na stáž a ak áno musíte ho

spätne kontaktovať.

V sheete nájdete tiež vzorové maily na odpovede pre stážistov a aj aktuálne TN formy.

Dokumenty v zippe

TN AN

Job Questionnaire

Legi CookBook

Receptionist booklet

GIP Buddy manuál

GCDP Buddy manuál

Selling Cookbook