IndFak Kuben (IndFak beskrivelse)ldv.modst.dk/Dokumentation/Kuber/IndFak/IndFak_beskrivelse.pdfVed valg af Kontor får du vist kode og navn. Ved valg af KontorKode får du vist koden

Vejledning til IndFak kuben (IndFak)

Revideret den 21. juni 2019

Side 1 af 13

IndFak Kuben (IndFak_beskrivelse) Denne kube anvendes til at se og analysere oplysningerne fra det fælles statslige system IndFak, der

understøtter indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen.

Nogle af oplysningerne hentes fra selve det dokument (xml-dokument), som leverandøren har

indsendt (faktura, kreditnota mv i OIOUBL-format). Det vil være angivet hvis oplysningen ikke

stammer fra IndFak.

Nogle af dimensionerne og værdifelter kan kun anvendes såfremt at LDV’et indeholder data for

både IndFak og NS for samme bogføringskredse. Det drejer sig om dimensionerne Dato for

betaling i NS, Dato for sendt til bank i NS og værdifelterne Betalingsperiode, Rettighed

De værdifelter, som ligger under FakturaLinjer (Antal, Beløb, Godkendt beløb, Momsbeløb, Pris,

Valutabeløb, Compliance 1, Compliance 1 – godkendt beløb) er felter, der er hentet fra selve

OIOUBL-dokumenter, som leverandøren har indsendt. Såfremt at det er et indscannet bilag,

anvendes oplysningerne fra konteringslinjen.

De værdifelter, som ligger under Konteringslinjer (Konteringsbeløb, Konteringsbeløb incl moms,

Momsbeløb konteringslinje), er hentet fra konteringen i IndFak. Oplysninger hentes når dokumentet

er blevet godkendt.

Du kan se kubens indhold med Excel og udarbejde dine analyser i Excel.

Der er anvendt drillthrough-funktionalitet på kuben. Med denne funktionalitet kan man trække data

fra felter i LDV’s tabeller.

Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Antal faktura, vises: Regnskab,

Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Fakturanummer, Købers ordrenr,

Leverandør, Dato for faktura, Antal fakturaer, Fakturalink.

Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Fakturalinjer, vises Regnskab,

Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Faktura nummer, EAN nr, Købers ordrenr,

Leverandør, Dato for faktura, Varenr, Beskrivelse, Enhed, Valuta, Antal, pris, Momsprocent,

Momsbeløb, Beløb, Stk pris, Stk pr pakke.

Foretages drillthrough på et af værdifelterne under gruppen Konteringslinjer, vises Regnskab,

Bogføringskreds, Dokument type, Dokument tilstand, Fakturanummer, Købers ordrenr,

Leverandør, Dato for faktura, Dato for godkendelse, Godkender, Dato for varemodtaget,

Varemodtager, Bilagstekst, Valuta, Konteringsbeløb, Konteringsbeløb incl moms, Momsbeløb

konteringslinje samt regnskabsdimensioner.

Det er muligt at hente denne beskrivelse ved at vælge handlingen Hent beskrivelse til kuben IndFak,

denne kube er version xx.xx.xxxx. Hvor xx.xx.xxxx er datoen for den version af kuben man arbejder

på



Side 2 af 13

Det er muligt at hente rapporten Vis statusrapport for alle kuber, som viser en oversigt over

samtlige kuber og datoen for hvornår at kuben er blevet opdateret. Det forudsættes at datavarehuset

indeholder rapporter til Reporting Service.

Vær opmærksom på, at ikke alle dimensioner og værdifelter kan kombineres. En god ide kan være,

at benytte Excels felt Vis felter, der er relateret til i feltlisten til pivottabellen.

Nedenfor er en kort beskrivelse af de dimensioner, værdifelter og KPI’er som findes i kuben i

alfabetisk orden. Ved hver dimension er anført, hvor dimensionen er placeret i feltlisten i Excel.

Dimensionerne benyttes typisk til kolonner og rækker, og værdifelterne benyttes til tal

sammentællinger i de celler, der dannes af kolonnen/rækken. KPI’er benyttes som værdifelter, men

vil give et hurtigere overblik da feltet Status viser med rød/gul/grøn hvordan det står til.

Tidsdimensionen som indgår i kuben, indeholder en tidsdimension Tid med hierarkiet År, halvår,

kvartal, måned og dag.

Derudover findes i mappen Tidsdimensioner følgende dimensioner: Dato indeholder den nøjagtige

dato, Halvår indeholder 1. eller 2. halvår, Kvartal indeholder kvartalsnr, Måned indeholder

månedsnavn, Ugedag indeholder ugedagen (mandag – søndag), År indeholder året.

Der er mulighed for at få vist egenskabsfeltet Ugedag på Dato.

Beskrivelse af dimensioner, værdifelter og KPI’er Felt Forklaring

Dim

ensio

ner

Afdeling – Enhed

Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Afdeling, Kontor, Team

og Enhed.

Afdeling (+ Kode, + Navn)

Ligger under Fast_Sted i mappen Afdeling Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste

Dimensioner.

Ved valg af Afdeling får du vist kode og navn.

Ved valg af AfdelingKode får du vist koden.

Ved valg af AfdelingNavn får du vist navnet.

Artskonto(+Navn) Ligger under Artskonto

Indeholder de forskellige artskonti, fx 1811 – Egentlig løn.

Ved valg af Artskonto får du vist kontonr og navn.

Ved valg af ArtskontoNavn får du vist navnet.

Ved valg af ArtskontoNr får du vist kontonr.

Dimensionen kan kun anvendes sammen med

værdifelterne under FakturaLinjer

Bogføringskreds Ligger under Regnskab

Viser den bogføringskreds, som EAN-nummeret er

tilknyttet i SKS nummerstrukturen.



Side 3 af 13


Branche (+_ + Kode + Navn)

Ligger under Leverandørens branche

Indeholder oplysning om den branche som den enkelte

leverandør hører til. Oplysning om hvilken branchekode

en leverandør har, hentes fra CVR registeret, og de

forskellige niveauer fra Danmarks Statistik.

Vælges dimensionen Branche vises branchenavn + kode.

Dimensionen er oprettet som et drilldown hierarki fra

branchekode niveau 1 til branchekode niveau 5.

Vælges dimensionen Branche_ vises branchekode + navn

Vælges dimensionen Branchekode vises branchekoden

Vælges dimensionen Branchekavn vises navn på

branchen.

CPR Nr. Ligger under Leverandør

Viser leverandørens CPR Nr.

Der vises kun en oplysning (CPR Nr, CVR Nr, EAN Nr,

SE Nr, Diverse Nr) om leverandøren.

CVR Nr. Ligger under Leverandør

Viser leverandørens CVR Nr.



Dato for betaling i NS Ligger under Dato for betaling i NS

Indeholder den dato som fakturaen er betalt i NS

Denne dimension kan kun benyttes sammen med

værdifelterne under Faktura, Fakturalinjer og

Konteringslinjer

Dato for faktura Ligger under Dato for faktura Indeholder dato for faktura.

Dato for forfald Ligger under Dato for forfald

Indeholder datoen fakturaen forfalder til betaling.

Dato for godkendelse Ligger under Dato for godkendelse Indeholder dato for hvornår de enkelte konteringslinjer er

blevet godkendt.


værdifelterne under Konteringslinjer

Dato for sendt til bank i NS Ligger under Dato for sendt til bank i NS

Indeholder den dato som fakturaen er sendt til banken i

NS.


værdifelterne under Faktura, Fakturalinjer og



Side 4 af 13


Konteringslinjer

Dato for sendt til Benchmark Ligger under Dato for sendt til Benchmark Indeholder den dato, hvor fakturalinjen er sendt til Statens

Benchmark database, hvor den indgår i compliance KPIen.


værdifelterne under Fakturalinjer

Dato for overførsel til NS Ligger under Dato for overført til NS Indeholder dato for hvornår konteringen er sendt til NS

(Navision).

Dato for varemodtaget Ligger under Dato for varemodtaget Indeholder dato for hvornår de enkelte konteringslinjer er

blevet varemodtaget.


værdifelterne under Konteringslinje.

Delaktivitet (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Aktivitet i mappen Delaktivitet Indeholder de værdier, som der er valgt under Aktivitet i

Faste Dimensioner.

Ved valg af Delaktivitet får du vist kode og navn.

Ved valg af DelaktivitetKode får du vist koden.

Ved valg af DelaktivitetNavn får du vist navnet.

Dim_DIMENSIONSNAVN(*) Ligger under Dim_DIMENSIONSNAVN

Regnskabsdimension.

Antallet af disse dimensioner er afhængig af opbygning i

IndFak, og kan fx indeholde Dim_Delregnskab,

Dim_Formål, Dim_Sted, Dim_Aktivitet mv.

Regnskabsdimensionerne på værdifelterne vedrørende

Fakturalinjer blive opsat efter 75% reglen, se nærmere

under dimensionen Statens Indkøbskategori.

Regnskabsdimensionerne på værdifelterne vedrørende

Konteringslinjer stammer fra IndFak.

Dimensionerne kan ikke anvendes sammen med

værdifeltet Antal faktura.

Diverse Nr. Ligger under Leverandør

Viser øvrige ID oplysninger på leverandører, som ikke er

et CPR, CVR, SE eller EAN -nummer.





Side 5 af 13


Dokument tilstand Ligger under Dokument tilstand

Viser dokumentets tilstand, eksempelvis Godkendt,

Manuelt håndteret, Slettet, Til behandling

Dokument type Ligger under Dokument type

Viser dokumentets type, eksempelvis Faktura, Kreditnota,

Rykker

EAN Nr. Ligger under Leverandør / Fakturaoplysninger

Under Leverandør vises leverandørens EAN nummer.



Under Fakturaoplysninger vises det EAN nummer, som

dokumentet er sendt til.

Enhed Ligger under Enhed

Indeholder oplysninger om varens enhed, f.eks. karton,

pakke, rulle osv.

Oplysningen hentes fra selve fakturaen, såfremt denne er

fremsendt som et OIOUBL-dokument.


værdifelterne under Fakturalinjer og Antal faktura

Enhed (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Sted i mappen Enhed Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste

Dimensioner.

Ved valg af Enhed får du vist kode og navn.

Ved valg af EnhedKode får du vist koden.

Ved valg af EnhedNavn får du vist navnet.

Er Personfølsom

Ligger under Fakturaoplysninger i mappen

Personfølsom

Viser om fakturaen fra leverandørens side er markeret som

personfølsom

Under dimensionen Sikkerhedsniveau vil omfanget af

personfølsomheden blive vist.

Ved valg af Personfølsom får du vist ja/nej.

Faktura nummer

Ligger under Fakturaoplysninger

Viser fakturanummeret fra leverandøren.

Det er muligt at få vist følgende felter som egenskabsfelter

i Excel: Kreditnotanummer, Købers ordrenummer




Side 6 af 13



Godkender Ligger under Godkender

Viser fulde navn på godkender af de enkelte

konteringslinjer.

Hovedaktivitet – Delaktivitet Ligger under Fast_Aktivitet Indeholder et hierarki bestående af Hovedaktivitet,

Underaktivitet og Delaktivitet.

Hovedaktivitet (+ Kode, +

Navn) Ligger under Fast_Aktivitet i mappen Hovedaktivitet Indeholder de værdier, som der er valgt under Aktivitet i

Faste Dimensioner.

Ved valg af Hovedaktivitet får du vist kode og navn.

Ved valg af HovedaktivitetKode får du vist koden.

Ved valg af HovedaktivitetNavn får du vist navnet.

Institution – Enhed Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Institution, Afdeling,

Kontor, Team og Enhed.

Institution (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Sted i mappen Insitution Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste

Dimensioner.

Ved valg af Institution får du vist kode og navn.

Ved valg af InstitutionsKode får du vist koden.

Ved valg af Institutions Navn får du vist navnet.

Indenfor aftale Ligger under Fakturalinjer under mappen Compliance

Viser oplysninger på compliance med indkøbsaftaler,

f.eks. Indenfor aftale, Udenfor aftale, Leverandør

undtaget for compliance

Denne oplysning opsættes i forbindelse med at compliance

for den enkelte fakturalinje skal opgøres.

Såfremt at købet er foretaget på en aftaleleverandører

indenfor en indkøbskategori opsættes Indenfor aftale.

Såfremt at leverandører som er undtaget for compliance

opsættes med Leverandør undtaget for compliance.

Resten af fakturalinjerne opsættes med Udenfor aftale.


værdifelterne under Fakturalinjer

Indkøbskategorikode Ligger under Statens Indkøbskategori

Viser koden for de indkøbskategorier, som er udmeldt fra

Statens Indkøb.





Side 7 af 13


Kontor – Enhed Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Kontor, Team og

Enhed.

Kontor (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Sted i mappen Kontor Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste

Dimensioner.

Ved valg af Kontor får du vist kode og navn.

Ved valg af KontorKode får du vist koden.

Ved valg af KontorNavn får du vist navnet.

Leverandør (+navn) Ligger under Leverandør

Viser alle leverandører.

Ved valg af Leverandør får du vist nummer og navn.

Ved valg af Leverandørnavn får du vist navn.

Medtaget i compliance Ligger under Statens Indkøbskategori

Dimensionen indeholder Ja/Nej.

Der vises Ja såfremt at indkøbskategorien er medtaget i

compliance opgørelsen, og Nej såfremt at

indkøbskategorien ikke er med i compliance opgørelsen.

Der medtages de indkøbskategorier som der, den dato

kuben er opdateret på, bliver målt compliance på.



Projekt (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Projekt Indeholder de værdier, som der er valgt under Projekt i

Faste Dimensioner.

Ved valg af Projekt får du vist kode og navn.

Ved valg af ProjektKode får du vist koden.

Ved valg af ProjektNavn får du vist navnet.

Regnskab Ligger under Regnskab

Nummer og navn på regnskabet (fx6514 –

Økonomistyrelsen) fra IndFak.

SE Nr. Ligger under Leverandør

Viser leverandørens SE Nr.



Sikkerhedsniveau Ligger under Fakturaoplysninger i mappen

Personfølsom

Ved valg af Sikkerhedsniveau får du et tal der angiver

niveauet for personfølsomhed:



Side 8 af 13


Gruppe 1 niveau omfatter almindelige

personoplysninger som CPR-nummer, navn, adresse,

civilstand etc.

Gruppe 2 niveau omfatter følsomme oplysninger som

race, religion, helbredsmæssige og seksuelle forhold

etc.

Gruppe 3 niveau omfatter andre følsomme oplysninger

som strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og

andre rent private forhold.

Statens indkøbskategori

(+navn) Ligger under Statens Indkøbskategori

Viser navn og/eller kode for de indkøbskategorier, som er

udmeldt fra Statens Indkøb.

Der er mulighed for, i Excel under egenskabsfelter, at få

vist oplysningerne Compliance start dato og Compliance

slut dato, som viser de datoer at indkøbskategorien

medtages i compliance opgørelsen.

Det er denne indkøbskategori, som anvendes i forbindelse

med compliance opgørelsen i Benchmark databasen. Og

den opsættes efter følgende regler: såfremt der er påsat

flere indkøbskategorier via konteringslinjerne under en

faktura, identificeres indkøbskategori ved hjælp af ”75% -

reglen”. Dvs. når en indkøbskategori repræsenterer 75 %

af det samlede fakturabeløbs størrelse anvendes denne

indkøbskategori. I tilfælde hvor 75 % af det samlede

fakturabeløb ikke tilhører samme indkøbskategori påføres

indkøbskategorikode 0.



Team – Enhed Ligger under Fast_Sted Indeholder et hierarki bestående af Team og Enhed.

Team (+ Kode, + Navn) Ligger under Fast_Sted i mappen Team Indeholder de værdier, som der er valgt under Sted i Faste

Dimensioner.

Ved valg af Team får du vist kode og navn.

Ved valg af TeamKode får du vist koden.

Ved valg af TeamNavn får du vist navnet.

Valuta(+ Navn) Ligger under Valuta

Indeholder valutaoplysninger

Ved valg af Valuta får du vist valutaens forkortelse, f.eks.

DKK

Ved valg af Valuta navn får du vist valutaens fulde titel



Side 9 af 13


Varemodtager

Ligger under Varemodtager

Viser fulde navn på varemodtageren på de enkelte

konteringslinjer.

Varenr. Ligger under Fakturalinjer

Viser varenummer.

Oplysningen hentes fra selve dokumentet, såfremt denne

er fremsendt som et OIOUBL-dokument.


værdifelterne under Fakturalinjer + Antal faktura

Varenr. og beskrivelse Ligger under Fakturalinjer

Viser varenr. og beskrivelse





Underaktivitet – Delaktivitet Ligger under Fast_Aktivitet Indeholder et hierarki bestående af Underaktivitet og

Delaktivitet.

Underaktivitet (+ Kode, +

Navn) Ligger under Fast_Aktivitet i mappen Underaktivitet Indeholder de værdier, som der er valgt under Aktivitet i

Faste Dimensioner.

Ved valg af Underaktivitet får du vist kode og navn.

Ved valg af UnderaktivitetKode får du vist koden.

Ved valg af UnderaktivitetNavn får du vist navnet.

UNSPSC Ligger under Fakturalinjer

Viser UNSPSC koden

Oplysningen hentes fra selve fakturaen, såfremt denne er

fremsendt som et OIOUBL-dokument.



Væ

rdifelte

r

Antal fakturaer Ligger under Antal faktura Antallet af fakturaer

Antal Ligger under Fakturalinjer

Indeholder antallet af fakturalinjer

Behandlingstid betaling Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage

Beregnet felt som viser antallet af dage mellem Dato for

godkendt og Dato for overførsel til NS



Side 10 af 13


Behandlingstid godkender Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage


godkender og Dato for varemodtager

Behandlingstid leverandør Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage


faktura og den dato fakturaen er modtaget i IndFak.

Behandlingstid varemodtager Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage


varemodtager og den dato fakturaen er modtaget i IndFak.

Beløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Beløb

Betalingsfrist Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage


faktura og Dato for forfald

Betalingsperiode Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage


faktura og Dato for betaling i NS.

Compliance 1 Ligger under Fakturalinjer i mappen Compliance

Vises i procent

Beregnes som summen af godkendte beløb fra

fakturalinjer fra aftaleleverandører indenfor en

indkøbskategori / sum af godkendte beløb fra

fakturalinjerne indenfor samme indkøbskategori vist i

procent

(Sum af fakturalinjer fra aftaleleverandør inden for

indkøbskategori/Sum af godkendt beløb indenfor

indkøbskategorien) %

Compliance 1 – godkendt

beløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Compliance

Beløb

Summen af det godkendte beløb af fakturalinjer fra

aftaleleverandører indenfor en indkøbskategori:

SUM(Godkendt beløb af fakturalinjer indenfor

indkøbsaftale)

Godkendt beløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Beregnet felt.

Indeholder et beløb såfremt at dokumentet er en faktura

eller kreditnota, som er godkendt

Konteringsbeløb Ligger under Konteringslinjer

Beløb uden moms

Konteringsbeløb inkl. moms Ligger under Konteringslinjer



Side 11 af 13


Beløb inkl. Moms

Momsbeløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Beløb



Momsbeløb konteringslinje Ligger under Konteringslinjer

Beløb

Pris Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Beløb i danske kr.



Rettighed Ligger under Faktura i mappen Behandlingstid i antal

dage


forfald og Dato for betaling i NS.

Stk pris Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Viser prisen pr stk.



Stk pr pakke Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Viser hvor mange stk enheden indeholder.



Valutabeløb Ligger under Fakturalinjer i mappen Beløb

Beløb i den oprindelige valuta, hvis valutaen er forskellig

fra danske kr.



KPI’er

Compliance 1 Definition Beregner indkøbene i forhold til

compliance procentandel

Grænseværdier >= 80 pct. GRØN

>=60 pct. GUL

<=60 pct. RØD

Status Status bliver grøn når KPI’en stiger

fra en periode til en anden. Den går i

gul når KPI’en holder sin værdi. Ved

et fald fra en periode til en anden vil

resulterer i en rød status



Side 12 af 13

(*) Dimensionen kan være omdøbt af systemadministrator i forbindelse med installationen af LDV

(fx Dim_Sted)

Logbog for kuben

Dato/Version Bemærkning LDV

21.5.2019 Godkendte kreditnotaer medtages nu i værdifeltet Godkendt beløb 4.0

7.1.2019 De indkøbskategorier, som der medtages i dimensionen Medtages

i compliance, er de indkøbskategorier som der måles compliance

på den dato som kuben er opdateret.

Der er tilføjede følgende dimensioner Dato for betaling i NS, Dato

for sendt til bank i NS

Der er tilføjet følgende nye værdifelter Behandlingstid betaling,

Behandlingstid godkender, Behandlingstid leverandør,

Behandlingstid varemodtager, Betalingsfrist, Betalingsperiode,

Rettighed,

3.0

22.5.2018 Tilføjet feltet Fakturalink når der foretages drillthrough på

værdifelterne vedrørende Antal faktura. Når der klikkes på

fakturalinket vises den faktura som ligger i Navision

3.0

6.11.2017 Dimensionerne Varemodtager og Godkender kan nu anvendes

sammen med alle værdifelter

Tilføjet værdifelterne Stk pris og Stk pr pakke, felterne indgår

også i drillthrough. Tilføjet nye dimensioner under Leverandørens

branche

3.0

12.9.2017 Tilføjet følgende dimensioner og hierarkier Afdeling - Enhed,

Afdeling, Delaktivitet, Enhed, Hovedaktivitet - Delaktivitet,

Hovedaktivitet, Institution - Enhed, Institution, Kontor - Enhed,

Kontor, Projekt, Team - Enhed, Team, Underaktivitet -

Delaktivitet, Underaktivitet

Link til beskrivelse af kuben rettet, således at beskrivelsen nu vises

2.5

13.3.2017 Tilføjet værdifeltet Valutabeløb

Værdifeltet Compliance 1vises nu kun med 1 decimal, så det vises

i samme format som i Statens Benchmarkdatabase.

2.5

13.1.2017 Værdifeltet Antal vises nu med 2 decimaler.

Dimensionerne Dim_DIMENSIONSNAVN (*) kan nu også

anvendes sammen med værdifelterne under FakturaLinjer.

Tilføjet dimensionerne Medtaget i compliance og Artskonto

2.5

6.12.2016 Rettet således at kun anvendte dimensionsværdier vises

Værdifeltet Antal fakturaer vises nu som et heltal

2.5

12.8.2016 Kuben oprettet 2.5



Side 13 af 13

Documents

IndFak Kuben (IndFak beskrivelse)ldv.modst.dk/Dokumentation/Kuber/IndFak/IndFak_beskrivelse.pdfVed valg af Kontor får du vist kode og navn. Ved valg af KontorKode får du vist koden