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INDICE
INDICE .................................................................................................................................. 1 TEMARIO.................................................................................................................................. 3 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................ 4 SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 5 EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA...................................................................................... 5 LA PROGRAMACION ......................................................................................................... 6 LAS COMPRAS .................................................................................................................... 6 ALMACENES ....................................................................................................................... 7 OBJETIVO DEL ALMACÉN ............................................................................................... 7 ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN ...................................................................................... 8
SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES........................................... 10 PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES ........................................................... 10 ALMACENAMIENTO........................................................................................................ 11 EL CATÁLOGO.................................................................................................................. 11 EL CÓDIGO ........................................................................................................................ 11 UBICACIÓN........................................................................................................................ 15 CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS ................................................................................ 15
SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................. 21 CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 21
Almacenes Financieros o Warrants.................................................................................. 21 Almacenes autorizados de Aduana .................................................................................. 21 Almacenes de importación temporal................................................................................ 22 Almacenes de exportación temporal ................................................................................ 22 De consignación ............................................................................................................... 23 Tipos de almacenes .......................................................................................................... 23
SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS .......................................................................... 25 MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN................................................................................... 25
PRM ................................................................................................................................. 25 Máximos y Mínimos ........................................................................................................ 27 MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS.................................................... 30 METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS ............................................................... 35 MÉTODO GRÁFICO ...................................................................................................... 36
SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL .......................................................................................... 38 SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................... 39
EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................................... 39 LA RECEPCIÓN ................................................................................................................. 40
SESIÓN 8 – ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO.................................................................................................................................................. 42
ÁREAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................... 42 UBICACIÓN DE LOS ALMACENES ............................................................................... 43 DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES ........................................................................ 44 SEGURIDAD DEL ALMACÉN ......................................................................................... 44 MEDIOS DE ALMACENAMIENTO................................................................................. 46 LOS DESPACHOS.............................................................................................................. 47 RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN................. 49 EL KARDEX ....................................................................................................................... 50 EL ALMACÉN .................................................................................................................... 51
SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN ........................................................................ 54 CONTROLES DEL ALMACÉN......................................................................................... 54 CHEQUEOS......................................................................................................................... 54 TOMA DE INVENTARIOS................................................................................................ 54
Clase de toma de inventarios............................................................................................ 55 Preparación....................................................................................................................... 56
SESIÓN 10 – CONTROL DE GESTIÓN................................................................................ 57 CONTROL DE GESTIÓN................................................................................................... 57
SESIÓN 11 – EVALUACIÓN FINAL.................................................................................... 59
TEMARIO
No. SESION
ES
TEMARIO ACTIVIDADES
1 Introducción: • El almacén y la logística • Funciones del almacén • Objetivo del almacén • Organización
2 Conceptos básicos: • Clasificación de los materiales • El catálogo • Clasificación de stocks
3 Clases de Almacenamiento • Tipos de almacenes
4 y 5 Gestión de Stocks- Métodos de programación de stocks:
• PRM • Máximos y mínimos • Método estacional o fechas fijas • Método gráfico • Método del lote económico
6 EXAMEN PARCIAL
7 Pedido de compras • Requisición
Recepción
8 Almacenamiento • Seguridad del almacén • Distribución Interna • Medios del almacenaje
Despacho y distribución • Documentos • Métodos
9 Controles del Almacén • Chequeos • Toma de inventarios
10 Control de gestión
11 EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA Gestión de Almacenes: David de la Cruz Ponce Gestión de Stocks : Santiago Segura
SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN Almacén es el lugar, interno ó externo, propio ó contratado, en donde tenemos los
materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas,
producción o servicios.
También el almacén es el lugar obligatorio por donde deben pasar física y/o
administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la
empresa.
Las personas que trabajamos en el almacén, tenemos un desafío: demostrar que
éste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un gasto
inútil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor que los
beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y económica los
requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le
corresponde al almacén, es ADMINISTRAR en forma óptima los stocks, de lo
contrario, será una carga costosa.
EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA
Nosotros sabemos que el objetivo logístico es el abastecimiento eficiente de los
materiales para las operaciones de una empresa o institución, en:
- Calidad
- Oportunidad y
- Cantidad,
- al menor costo posible.
Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones:
Control de materiales −
−
−
−
Programación
Compras
Almacenes
El control de materiales determina ¿Qué es lo que debemos adquirir?. Señala las
especificaciones mínimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer las
necesidades de la empresa.
El control de materiales también se encarga de “Estudio de Materiales” y de la
determinación y mantenimiento del Catálogo de Materiales.
El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un conjunto
de especificaciones) de cada uno de los materiales esté bien definida. Cuando no
existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se compra, en la
empresa existirán muchos Materiales Inactivos, que incrementan innecesariamente
los costos de almacén. Para cumplir este cometido, control de materiales, debe
coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniería, compras y en muchos casos,
solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas.
LA PROGRAMACION
Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logístico. La
programación determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los
materiales en el almacén.
Cuando no existe la programación, Compras se convierte en un Mandadero de la
empresa.
Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendrá el tiempo
suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo será urgente, y ya
sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las emergencias,
encareciendo los productos.
LAS COMPRAS
Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la calidad,
cantidad y oportunidad, previamente determinados.
Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con los
requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer
perfectamente el mercado de proveedores.
ALMACENES
Luego de compras, el proveedor entrega la mercadería al almacén, el cual es
responsable de la recepción, almacenamiento y distribución.
Ya hemos mencionado que:
Control de materiales determina la Calidad
Programación de materiales determina la Cantidad y
Oportunidad
Compras determina el Costo
¿Cómo contribuye “almacenes” al objetivo logístico?
Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la
PROGRAMACIÓN.
OBJETIVO DEL ALMACÉN
¿Por qué almacenamos?
Almacenamos para:
- Garantizar la continuidad de las operaciones
- Prever épocas de escasez
- Obtener en algún momento, compras por oportunidad u ofertas
Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los objetivos
del almacén, que son:
- Mantener niveles adecuados de stock
- Mantener la mercadería en perfectas condiciones desde que ingresa
hasta que es requerida, minimizando las mermas
- Minimizar los costos de posesión
- Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las
pérdidas.
- Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los
objetivos de la empresa y de los ratios establecidos.
- Normalización y estandarización de los materiales, racionalizando el
número de items.
- Creación y/ó mantenimiento del catálogo de materiales
- Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que
reemplacen con ventajas a los existentes.
ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN
Es muy relativo hablar de “Organización”, pues cada empresa es un “Universo” que
tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras.
El almacén debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones básicas y
los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el capítulo
anterior.
A continuación podríamos señalar como ejemplo la siguiente organización:
C. Calidad Logística Producción Mantenim.
Transportes Almacenes Compras
G. OPERAC.
Recepción
RECEPCIÓN: La f
espe
resp
emp
Es n
exis
JEFATURA DE
Programación de Stocks y Control Mat.
Almacén 2
Almacén 1
Almacén 3
unción de recepción debe ser independiente de la función
cífica de almacenamiento ya que ésta le corresponde al
onsable de cada uno de los almacenes que pueda tener la
resa.
ecesario que exista esta independencia para que pueda
tir el control “cruzado”.
SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES
PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES Ya hemos mencionado que el almacén debe administrar los stocks, por eso, es
responsable de la programación de los materiales de stock y también de realizar el
control de materiales.
A través de este última función, el almacén debe realizar:
a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks : Esta labor
consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean
compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con
los pedidos de reposición de stocks, no existen mayores problemas porque ya
se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los
que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad,
cantidad que se solicite y si las especificaciones están completas. Para
realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y materiales que
consume, la empresa debe tener personal técnico y que realice una función
de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el material.
b) Estudio de materiales : El personal técnico debe estar permanentemente en
búsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los
existentes, en cuanto a:
- Costo
- Rendimiento
- Obtención
- Disponibilidad en el mercado
- Procedencia
- Integración nacional
- Desarrollo de proveedores, etc.
c) Catalogación : El catálogo, como vamos a ver posteriormente es una
herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y
mantenerlo actualizado es control de materiales.
ALMACENAMIENTO
El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al
almacén y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el
usuario o cliente. Es responsable del control físico y del control contable de la
mercadería y de la generación de la documentación administrativa.
Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o
indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de
cada uno de ellos, debemos tener un catálogo.
EL CATÁLOGO El catálogo es la relación ordenada de los diferentes materiales que existen en la
empresa.
Consta de:
- Código
- Descripción
- U/M (Unidad de medida o manejo)
- Ubicación
El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos tener un
buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales.
Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por
consiguiente la información contable será deficiente.
EL CÓDIGO
Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa. Así
mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor está
codificado:
Nombre (código alfabético), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de
teléfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, dirección, cta. cte, talla
de ropa, etc., etc.
El código puede ser:
1. Alfabético (A-Z)
2. Numérico (0-9)
3. Alfa numérico (A-9)
A continuación vanos a ver un ejemplo de codificación de artículos de una ferretería:
Primero tenemos que realizar un levantamiento de información en los almacenes
para saber los materiales que tenemos:
RELACIÓN SEGÚN LEVANTAMIENTO perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2" pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl papel granate N. 60 ASA taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt brochas de nylon 1" Tumi stove bolt 1/4" x 2" c/t Pintura supermate Vencedor x 1 gl barniz DD juego de llaves mixta x 20, Bahco candados león de 2" thinner acrílico envasado x 1 gl laca acrílica perlada S W masking tape x 1" válvula de globo x 1/2" italiana cemento portland "El sol" x 42.5 kg cemento blanco x 1kg cera al agua emperatriz x 330 ml tela de esmeril ASA NO. 60 pinza pela cable cable thw 12 awg
En segundo lugar, establecemos el “patrón” codificador.
Es la forma en que vamos a estructurar nuestro código. Luego del levantamiento de
información, ya sabemos la cantidad y variedad a artículos ó items que existen en el
almacén. En ésta base, establecemos el número de dígitos que debe tener nuestro
catálogo, y la composición de éste. Por ejemplo:
XX - XX - XX
FAMILIA
GRUPO
ARTICULO
Luego, para cada artículo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende de cada empresa. Por ejemplo, para el primer artículo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la familia “Pernos de cabeza hexagonal”, ala pintura latex,la familia de “Pinturas y solventes” y así sucesivamente. Para cada familia, según nuestro patrón codificador le corresponden 2 dígitos. Se los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poderm intercalar algunas familias “nuevas”. 39 PERNOS CAB. HEXAGONAL 45 PINTURAS Y SOLVENTES 03 ABRASIVOS FLEXIBLES 15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS 18 HERRAMIENTAS MANUALES 05 CERRAJERIA 36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS 70 VALVULAS 28 MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN 25 MATERIALES DE LIMPIEZA 09 CONDUCTORES ELECTRICOS
Por último, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos grupos que contengan a los artículos determinados en el levantamiento.
03 ABRASIVOS FLEXIBLES 10 PAPEL GRANATE
03 10 20 PAPEL GRANATE ASA No. 60 PLG 20 TELA ESMERIL
03 20 20 TELA ESMERIL ASA No. 60 PLG 05 CERRAJERIA
5 ARMELLAS 10 CERRADURAS 15 CANDADOS
05 15 30 CANDADO LEÓN 2" PZA 09 CONDUCTORES ELECTRICOS
5 CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS 10 CABLES Y ALAMBRES THW
09 10 20 CABLE THW 12 AWG MTR 15 CABLES Y ALAMBRES TW
15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS 5 ESMERILES 10 LIJADORAS 15 TALADROS
15 15 12 TALADRO CON PERCUTOR 1/2" - 3/4" DE WALT PZA 18 HERRAMIENTAS MANUALES
10 AJUSTE 18 10 40 LLAVES MIXTA 1/4" - 1" X 20 PZA JGO
15 PARA ELECTRICISTA 18 15 30 PINZA PELACABLE PZA
20 PARA PINTOR 18 20 16 BROCHA NYLON 1" TUMI PZA 25 MATERIALES DE LIMPIEZA
06 CERAS 25 06 10 CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML COJ
12 DETERGENTES 18 INSECTICIDAS Y VENENOS
28 MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN 06 CEMENTO
28 06 06 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM BOL 28 06 07 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL KGM 28 06 30 CEMENTO BLANCO X 1 KGM BOL
10 PORCELANA 36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
10 COLAS 20 MASKING TAPE
36 20 15 CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD PZA 39 PERNOS CAB. HEXAGONAL
10 DE ACERO 20 DE FIERRO NEGRO 30 GALVANIZADOS
39 30 25 PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2" PZA 45 PINTURAS Y SOLVENTES
10 BARNICES 45 10 05 BARNIZ DD TEKNO JGO
20 LACAS 45 20 10 LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BÁLTICO GLN
30 LATEX 45 30 15 PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN 70 VALVULAS
03 DE COMPUERTA 06 DE GLOBO
70 03 10 VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA PZA
UBICACIÓN
CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS
1. Por su procedencia
al
2. Por su demanda
3. Por su importancia operativa
tivos
- Local
- Nacion
- Importado
- Regulares
- Irregulares
- Eventuales
Forma de Codificar un estante o andamio
Código A0108C
Almacen A
Estante 01
Fila C
Columna 08
Código A0103B
almacen A
Estante 01
Fila B
Columna 03
Cód
igo
de U
bica
ción
- Estratégico
- Normal
- No opera
4. Por su existencia
ck
5. Por su obtención
. Por su movimiento
Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo
- Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento de
- Códigos muertos: Son items que existen en el catálogo pero no tienen
Cómo determinamos la “Inactividad” de un material?
7. Por su importancia económica
BC
- De stock
- De no sto
- Preparados
- Fabricación
6
- Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo
previamente establecido.
-
establecido.
hacer la clasificación, se encuentran sin stock. Estos
materiales, previo análisis, debemos reponerlos con
premura porque podrían estar causando
desabastecimiento.
stocks y ya no se utilizarán. Estos materiales debemos
eliminarlos. Muchas veces, se quiere guardar
“Historia”, en ése caso, podríamos guardarlos en un
back up. (borrador).
Llamada también:
Ley de Pareto
Curva 80 . 20
Clasificación A
A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realizó un
o fue sino hasta después de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero
% item (acumulado) % nómico
(acumulado)
estudio socio – económico de la realidad de su país y encontró que un
gran porcentaje de la riqueza del país (80%) estaba concentrado
relativamente en una pequeña minoría (20%), siguiendo con su estudio,
determinó que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del 30%
de los habitantes y el 5% se distribuía entre la gran mayoría (50%).
N
de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce también como
clasificación Dickeniana), aplicó esta teoría a los items de su empresa,
viendo que se cumplía la ley. Primero en resumen y luego graficado :
eco80
B 30 50 15 95
C 50 100 5 100
A 20 20 80
sta clasificación es una de las más importante
m 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
C
A
C
E
pues nos ayuda a identificar los items más im
será muy útil para controlar los aspectos que sea
% ulado iteacum
100908070605040302010
A
B
B
s en el campo administrativo,
portantes, cuya atención nos
n necesarios.
En el caso logístico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo:
ompras:
ificación ABC por volumen de compra
Almacenes:
cación ABC valor – consumo
tivos
Ventas
lasificación ABC por volumen de venta
La más importante en nuestro caso es la de valor – consumo.
ue conocemos
Valor Consumo anual
C
- Clas
- Clasificación ABC por proveedores
- Clasifi
- Clasificación ABC de materiales inac
- C
- Clasificación ABC por margen de utilidad
- Clasificación ABC por clientes
Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los q
su valor unitario y su consumo anual:
1 30,000 1
2 0.10 500,00
3 700 800
4 1,000 2
5 15,000 0
más importante?
Será el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos
valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:
¿Cuál será el
basamos en el consumo anual; pero anualmente. ¿en cual invertimos y
gastamos más?
Si calculamos el
1 30,000
Es decir, la importancia económica de un material no se calcula por su valor
ara confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la
2 50,000
3 560,000
4 2,000
5 0
unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO
ANUAL.
P
clasificación ABC, debemos calcular el valor – consumo anualizado de cada
item y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarán los
A, en el intermedio los B, y al final los C.
No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar
ntonces como conclusión podemos definir:
ateriales “A” son muy importantes económicamente
icamente
tilizamos el ABC para establecer nuestra política de stocks. Así tenemos que
Lo mínimo necesario, tendiendo a cero (JIT – Just in Time o JAT Justo
otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:
nuestro criterio para definir la clasificación; es decir nosotros decidimos cuáles
son A, cuáles son B y cuáles son C.
E
M
Materiales “B” son medianamente importantes económ
Materiales “C” no tienen mayor importancia económica.
U
el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es:
A
a tiempo) Porque en estos materiales, una economía en el costo de
posesión o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago,
serán muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los
B lo).
de un valor –
consumo no significativo.
Esta política de stocks es modificada por 2 factores importantes:
- Capacidad del almacenamiento
Así mismo, para comprar, debemos tener más dedicación para los materiales
“A”, pues una ventaja en la adquisición de los insumos, será importantísimo
Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemp
C Lo máximo posible (8 ó 12 meses) porque son materiales
- Duración del bien
para la empresa.
SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO
CLASES DE ALMACENAMIENTO Podemos considerar los siguientes tipos:
1. Almacenes financieros o warrant
2. Almacenes autorizados de Aduana
3. Almacenes de importación temporal
4. Almacenes de exportación temporal
5. Almacenes de consignación.
Almacenes Financieros o Warrants
Son aquellos en que se almacena mercadería que se entrega en garantía
(warrants) por un préstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados
a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacén dentro de la
empresa, pero al cual tiene acceso únicamente la empresa financiera acreedora.
Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden
“warrantear” mercaderías o insumos o productos terminados.
Los materiales “warranteados” se pueden liberar parcialmente pagando al banco,
el valor del material más los intereses correspondiente.
Almacenes autorizados de Aduana
Los terminales marítimos y aéreo, tienen los siguientes inconvenientes:
1. Son inseguros por pérdidas y robos.
2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadería, en cuyo defecto es
declarada en abandono.
3. No se puede retirar parcialmente la mercadería.
Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se
desembarque la mercadería importada, sea depositada en almacenes
autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues,
nuestra mercadería estará:
1. Segura.
2. No se declarará en abandono mientras paguemos los derechos de
almacenamiento.
3. Se puede desaduanar parcialmente.
Almacenes de importación temporal
Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importación de
insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV.
El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al país
con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros
países.
La falta de materiales que no corresponden al balance importación temporal –
exportación, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades
correspondiente.
Almacenes de exportación temporal
En el caso que tengamos que remitir un material para su reparación al extranjero,
que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a
reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente,
pueden ser solicitados como exportación temporal para no duplicar el pago de los
derechos.
Dentro de estos, podemos considerar también, los TIC: terminales interiores de
carga, creados por la Ley N° 25327 “Normas sobre el transporte multimodal
internacional de mercaderías”, que se dio para facilitar el comercio internacional
de zonas que no dispongan de servicios de embarque – desembarque de cargas
en contenedores ni otras formas análogas.
Estos almacenes están bajo el control de la Sunad y toda la mercadería que se
interne en ellos se consideran “Exportadas” para todos sus efectos.
De consignación
Es cuando el proveedor nos da los materiales que serán pagados con la
condición de ser consumidos o vendidos por nosotros.
Como es lógico, son aplicables para materiales “A”, pues no vale la pena hacerlo
para materiales B ó C.
Este sistema es importantísimo porque minimiza la inversión necesaria y porque
baja considerablemente el costo de posesión.
Es muy útil pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los
consumos, pues este tiende a aumentar por el sólo hecho de tener los materiales
disponibles o porque puede ser “incentivado” por el proveedor.
Tipos de almacenes
Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de
una empresa.
- De insumos
- De productos terminados
- De recuperos
- De mercadería
- Sub almacenes o bodegas
Estos pueden ser únicos o varios, según sea necesario.
1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se
consumen en la empresa, ya sea para uso interno o producción
pueden ser especializados o tener 1 sólo, general:
Por ejemplo:
- Almacén de materias primas
- Almacén de repuestos
- Economato
- Almacén de materiales pesados, etc.
2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que
contienen los materiales que produce la empresa. En este almacén,
podríamos tener también los semi-terminados.
3. De recuperos.- Están los materiales usados, susceptibles de ser
reparados o para su venta “donde estén y como estén” o para ser
eliminados.
4. De mercadería: Es donde están los materiales que compramos para
comercializar directamente. Podrían también estar junto con los
productos terminados.
5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeños, en los que
tenemos materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son
necesarios cuando los usuarios están muy alejados del almacén o
cuando este no cubre todos los turnos de trabajo que tiene la
producción.
SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS
MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN
La programación es indispensable en cualquier actividad, especialmente en la
logística.
Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para
tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno.
Es decir, mediante ella vamos a determinar ¿Cuánto necesitamos? y ¿Cuándo debe
estar disponible?,
Existen varios métodos de programación.
1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales
productivos directos.
2. Máximos y Mínimos. Se aplica para materiales B y C
3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular.
4. Gráfico. Se aplica para materiales “A”
5. Lote económico de compras. Se aplica a materiales “A”.
PRM En Inglés, sus siglas son MRP.
Este método, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy
antiguos, pero en la década del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la
nueva generación de computadoras 360/20.
Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO:
Cantidad de material
Ratio de consumo = ------------------------
Producto terminado
Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto
terminado.
Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos.
Por ejemplo, para fabricar un pantalón talla “L” utilizamos 1.20 mt de tela.
El ratio será : 1.20 mt/pantalón
Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y también para
controlarlo.
Pero para fabricar 1 pantalón no sólo necesitamos tela, sino otros materiales.
Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que
necesitaremos para fabricar el pantalón, tenemos:
Ratio Talla “L” Ratio para niños Ratio para short
Tela principal 1.20 mt 0.70 mt 0.60 mt
Hilo 0.10 cono 0.07 cono 0.06 cono
Botones 2.00 unid 2.00 unid --
Cierre 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
Broches 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
Tela/p/bolsillos 0.30 mt 0.20 mt --
Etiqueta 1.00 unid. 1.00 unid. 1.00 unid.
Bolsa 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para
fabricar una unidad, se llama “árbol de estructuras”. Cada producto que se
fabrique en una empresa debe tener su árbol de estructuras.
Por supuesto que para fabricar 1 pantalón necesitamos otros materiales que
no son productivos directos (no dependen de la producción) tales como:
agujas, repuestos máquinas, útiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras,
etc., etc.) que serán programados de acuerdo a los otros métodos.
Si tenemos todos los árboles de estructura grabados en el computador,
bastará indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y
automáticamente el computador calculará la cantidad necesaria para
confeccionar cada producto y sumará la cantidad total.
Además comparará este total con la cantidad “disponible” (no es igual al
stock) y calculará la cantidad a comprar.
Máximos y Mínimos
Este método se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen
mayor importancia económica. Puede incluir a materiales productivos
directos.
Como su nombre lo indica, este método se basa en que cuando tengamos
una cantidad mínima, debemos adquirir la cantidad máxima permitida.
Para programar, necesitamos los siguientes datos:
- Consumo
- Tiempo de reposición (es el tiempo que transcurre desde que surge la
necesidad hasta que el material está disponible en el almacén).
- Stock inicial
- Política de stocks (para saber cuánto o para cuánto tiempo debemos
solicitar el material)
Veamos este método con un ejemplo.
Si un Item cualquiera tiene los siguientes datos:
Consumo anual : 1200 unidades
Tiempo de reposición : 30 días
Stocks inicial : 400 unidades
Política de stocks : Si el item es B => Solicitamos para 6 meses
Si el item es C => Solicitamos para 12
meses
Veamos cómo varía el stocks con respecto al tiempo:
1200
1100
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
EN FB MZ AB MA JN JL AG ST OC
CBA
Tiempo
Punto de Repedido
Stock de seguridad
El consumo anual es 1200 unidades, mensual será 100.
Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos
consumido 100, o sea nuestro stocks será 300.
A fines de febrero, será 200, a fines de marzo, será 100 y a fines de abril, se habrá
producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero.
Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30
días (tiempo de reposición) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaríamos 30
días sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos adelantarnos
para realizar nuestro pedido; ¿cuánto nos adelantamos?: 30 días, porque ese es el
tiempo de reposición, es decir vamos a pedir cuando tengamos stocks para 1 mes,
que es igual a 100 unidades.
Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos
nuestro pedido, que debe llegar en 30 días, a fines de abril, cuando estamos
llegando a cero.
Pero ¿siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si aún llegando a tiempo, nuestro
consumo o venta, aumenta?
Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados:
- MAYOR CONSUMO o DEMANDA
- DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO
Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos a
llamar “stock de seguridad”.
Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el cálculo del
stock de seguridad, en forma científica, exacta. Recordemos que este método de
programación es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor importancia
económica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es correcto, lo
corregimos y si es acertado, lo dejamos.
Tracemos una línea en el punto de 100 unidades que señala nuestro stocks de
seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta línea será nuestro “cero”
aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel.
El stock de seguridad es conocido también con el nombre de stock de protección y
desde mi punto de vista, como stock mínimo.
A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al tiempo
de reposición (30 días), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades.
ESTE PUNTO CONSTITUYE “EL PUNTO DE REPEDIDO” (REORDER POINT) O
STOCK DE REPOSICIÓN.
En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos ordenar
la reposición de un material. El punto de repedido es independiente del “tiempo”
pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable, por lo que
debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200 unidades (en el
caso del ejemplo).
El punto de repedido, en el gráfico, es igual a la suma de 2 segmentos:
AC = AB + BC
El segmento AC es el punto de repedido
El segmento AB es el stock de seguridad
El segmento BBC es el consumo en el tiempo de reposición.
Punto Repedido = Stock Seguridad + Consumo en tiempo reposición.
Pero cada vez que deseemos establecer el punto de repedido, no es necesario
realizar el gráfico, este lo podemos hacer con el Kardex, que lo veremos en el
siguiente capítulo.
Cuando lleguemos al punto de repedido debemos solicitar una cantidad que nos
permite llegar al stock máximo permitido, de acuerdo a nuestra política,
considerando el consumo durante el tiempo de reposición.
MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS
Cuando compramos un artículo, incurrimos automáticamente en 2 costos:
- Costos de adquisición
- Costo de posesión
La suma de estos costos nos da el costo total. El lote económico de compra es el
que hace que el costo total sea el mínimo posible.
COSTO DE ADQUISICIÓN
En lo que nos cuesta la acción de comprar.
Esta conformado por:
- Costos directos del departamento de compras
• Sueldos y leyes sociales
• Materiales y útiles de oficina
• Servicios (Tlf, fax, luz, etc.)
• Movilidad, etc.
• Depreciación de equipos (fax, computadora,
fotocopiadora)
- Costos indirectos de las compras
• Costo de la recepción (almacén, control de calidad)
• Costo de programación de stocks
• Costo de apoyo del centro de cómputo
• Costo de finanzas
• Costo de contabilidad
La suma de los costos, dividida entre el número de órdenes de compras colocadas
mensualmente, nos da el costo de adquisición, que es lo que nos cuesta colocar una
orden de compra.
El costo de adquisición es muy útil para establecer el monto de compras de caja
chica.
Costo de posesión
Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume.
Está conformado por:
- Costo del capital invertido
- Prima de seguro
- Costo de almacén
- Costos administrativos
- Mermas y pérdidas
- Riesgo de obsolescencia
- Impuesto de revalorización
- Costos de mantenimiento
Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro
medio, el costo de posesión está alrededor del 30% anual, en US$, sobre el
valor promedio del stock.
Debemos notar que en ningún caso figura el costo del producto.
Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un item cualquiera de una
empresa:
Costo de posesión : 20%
Costo de adquisición : 200 U.M.
Costo de adquisición : 7,200 unidades
Precio unitario : 10
Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente
cuadro:
# de veces
compra
Tamaño Lote
Costo adquisición
Inventario promedio
Valor del
stock Prom.
Costo Posesión
Costo Total
1 7200 200 3600 36000 7200 7400
2 3600 400 1800 18000 3600 4000
3 2400 600 1200 12000 2400 3000
4 1800 800 900 9000 1800 2600
5 1440 1000 720 72000 1440 2440
6 1200 1200 600 6000 1200 2400
7 1028 1400 514 5140 1028 2428
8 900 1600 450 4500 900 2500
En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace
mínimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo
de adquisición se hace más importante que el costo de posesión.
Cuando el costo total es mínimo, se dice que estamos comprando en LOTE
ECONÓMICO; en este caso: 1200 unidades.
El lote económico se presenta cuando el costo de adquisición y el costo de
posesión son iguales. Este es una condición indispensable para que se
produzca el lote económico.
Pero para calcularlo más rápidamente existe una fórmula:
PxUxCxAQ 2
=
En donde:
Q = Lote económico
C = Consumo anual
A = Costo de adquisición
P = Costo de posesión (en fracc. decimal)
U = Precio unitario
CONSIDERACIONES DE LOTE ECONÓMICO
1. El lote económico debe aplicarse sólo para materiales tipo A, no es
interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia
económica no lo justifica, pues sería como ahorrar en la comida del canario.
2. En el ejemplo que hemos visto, el lote económico es de 1200 unidades, es
decir, tenemos que comprarlo 6 veces al año. Pero ¿vale la pena comprar 6
veces al año 1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo
solicitaría cotización por el total del lote y negociaría con el proveedor 2
aspectos importantísimos: entregas parciales (lo mínimo posible) y forma de
pago; esto, por supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta,
En el cuadro del ejemplo del lote económico, comprando de esta forma
tendremos:
A. Costo de adquisición = 200 U.M.
(Porque compraría 1 sola vez)
Tamaño del lote = 300 unidades
(entregas quincenales)
Stock promedio = 150 unidades
Valor del stock promedio = 150 x 10 = 1500 U.M.
Costo de posesión = 20% de 1500 U.M.
= 0.2 x 1500 = 300 U.M.
Costo Total : Costo adquisición + Costo posesión
200 + 300
= 500 U.M.
Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicación
tradicional de la teoría de lote económico.
METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS
Este Método se aplica a materiales que en determinadas épocas del año,
tiene unas ventas excepcionales. En una empresa comercial, el encargado de
ventas debe determinar qué campañas de ventas va a realizar; indicando
además la fecha de inicio de cada una de ellas. En una empresa de grandes
almacenes, tendremos:
Campaña Fecha de inicio Fecha del pedido Escolar 1° feb 15 oct
Día de la madre 1° abril 1° dic
Día padre 1° junio 15 feb
Invierno 15 junio 3 marzo
Primavera 1° set 4 abril
Navidad 1° nov 15 jun
Verano 15 nov 30 jun
Una vez que el encargado de compras nos de esa información (2 primeras
columnas) nosotros debemos, basarnos en:
- Procedencia, obtención, disponibilidad financiera, forma de pago, etc.
Determinar la fecha máxima en que debemos tener el pedido, con todos sus
datos, en nuestro poder, y establecemos la columna 3. Si nosotros tenemos
pedidos en las fechas indicadas, debemos garantizar la entrega de los
materiales para la fecha de inicio de la campaña, de lo contrario, no podremos
asegurarlo.
Así como hay campañas de ventas, también, en empresas industriales,
existen campañas de producción, de mantenimiento, de promoción, etc,. que
pueden programarse siguiendo el mismo método. Debemos recordar que en
las empresas las áreas más críticas son producción y mantenimiento por lo
que debemos exigirles que programen sus campañas.
Este método también se aplica para items de consumo regular, cuando se
trata de pocos items.
Por ejemplo, 1 farmacia, puede programar sus pedidos de medicinas, por
laboratorios; fijando la fecha en que deben realizarse.
También se aplica a empresas que tienen muchos usuarios, para que todos
realicen sus pedidos en 1 fecha determinada, por familias.
MÉTODO GRÁFICO
Este método es aplicable a materiales tipo “A”, es decir, aquellos de mucha
importancia económica.
Lo vamos a realizar con el siguiente cuadro:
EN FE MZ AB MY JN JL AG ST OC TOTAL
P Stock
inicial R
P Ingresos
(compras) R
P
Consumos R
P
Stock final R
P
Producción R
P = PROGRAMADO R = REAL
Lo primero que tenemos que hacer, es calcular el consumo.
Como la mayoría de los materiales (A) dependen directamente de la producción,
hemos colocado esta fila para calcularlo.
El consumo será igual a la producción multiplicada por el ratio de consumo.
En las empresas comerciales, no hay producción, no se coloca esta fila, el consumo
será igual a la venta estimada y se colocará directamente en esa fila.
Otro dato real, es el stock inicial que lo podemos obtener del Kardex o mediante un
conteo físico.
También debemos determinar el stock final, que es lo que deseamos mantener para
garantizar el abastecimiento. Esto lo vamos a definir mediante una política de stocks.
Ya hemos visto, en el sistema de máximos y mínimos que, para los materiales B y C
teníamos una política de stocks genérica, es igual para todos los materiales (B = 6
meses C = 12 meses por ejemplo).
La política de stocks para materiales A, es definida para cada uno de ellos, y se
debe tener en cuenta:
- Procedencia del material
- Disponibilidad en el mercado
- Oferta del material
- Forma de pago
- Variedad de proveedores, etc.
El cuadro se basa en un principio muy simple:
STOCK INICIAL + INGRESOS
Cada Fila tiene 2 posiciones:
P = Programado
R = Real
Para poder comprar frecuentemente
sucedido y poder tomar así, la las me
SESIÓN 6 - EXAMEN PAR
– CONSUMOS = STOCK FINAL
nuestra programación con lo que realmente ha
didas correctivas y controlar los consumos.
CIAL
SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS
EL PEDIDO DE COMPRAS
Una vez que hemos determinado la cantidad y la OPORTUNIDAD, de acuerdo a
nuestra programación, debemos definir claramente QUE, es lo que necesitamos,
es decir, detallar las especificaciones mínimas que debe reunir un material y para
que compras pueda adquirirlo inequívocamente.
Estos datos, los plasmamos en un documento que se llama “pedido de compras” ó
“requisición”. El pedido debe ser debidamente revisado y aprobado, antes de iniciar
el proceso de compras.
En la mayoría de empresas, la revisión es realizada por el almacén, pero ¿está en
condiciones de hacerlo eficientemente o tiene personal técnico que conozca de
especificaciones y consumos?, si no es así, se debe designar una persona o área
que cumple con revisar los pedidos.
Los aspectos que debemos revisar para aprobar un pedido, son:
1° Que sea realmente necesario.
2° Que la cantidad esté de acuerdo a una política.
3° Que las especificaciones estén completas.
4° Que la fecha de entrega sea razonable (excepto las urgencias, que
DEBEN SER LAS EXCEPCIONES).
5° Que se defina el embalaje.
6° Debe indicarse al responsable de realizar la verificación del material
cuando se ingrese.
El proceso de compras, se debe iniciar necesariamente, con un pedido debidamente
aprobado.
Después del proceso de compras el proveedor entrega el material al almacén y así
iniciamos el proceso de almacenamiento.
LA RECEPCIÓN
Para la recepción de cualquier empresa, es indispensable la o/c y la guía de
remisión del proveedor; no se debe de recibir ningún material sin estos requisitos.
El personal que trabaje como recepcionista debe ser capacitado, si es posible, con
formación técnica, para poder analizar la calidad de los materiales. Debe tener
ayudante, pues siempre debe estar manipulando y desembalando materiales;
también deben estar dotados de las herramientas mecánicas, de medición y/o
precisión para efectuar su trabajo.
Pasos de la recepción:
- DESCARGA
- DESEMBALAJE
- VERIFICACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA
- INGRESO
1. Se debe establecer un horario para recibir la mercancía.
2. Se debe establecer la zona de descarga más adecuada para minimizar la
necesidad de manipuleo.
3. Debe haber una zona de recepción, debidamente separada.
4. El recepcionista debe conocer claramente quién es el responsable de la
verificación cualitativa del material:
- El mismo recepcionista
- El usuario del material
- Un especialista (laboratorio, compras de calidad, etc).
Terminada la verificación cuantitativa y cualitativa, se debe confeccionar la
nota de ingreso por el material que esté de acuerdo con la especificación en
la orden de compra.
Por el material que no esté de acuerdo debe confeccionarse la “NOTA DE
RECHAZO” indicando claramente el motivo.
Esta nota es necesaria para que quede constancia del material que se rechaza y
poder evaluar a los proveedores. Sin esta nota no quedara historial.
Todo material que ingrese a la empresa, debe pasar física y/o administrativamente
por recepción del almacén.
Existen diferentes motivos por los que ingresa material a un almacén:
- Por compra
- Por préstamo
- Por devolución de cliente
- Por devolución de usuario
- Por devolución de proveedor
- Por inventario
- Por ajuste de inventario
Por razones de un mejor control, todo material que salga del la empresa, excepto
ventas, debe pasar por recepción del almacén.
De esta manera, se llevará un control de la mercadería que es reingresada; de lo
contrario, reclamará su devolución al responsable.
Motivos por los que salen materiales que deben pasar por recepción:
- Préstamos
- Devolución de préstamo
- Reparaciones
- Devolución a proveedor
- Muestra, etc.
SESIÓN 8 – ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
ÁREAS DE ALMACENAMIENTO
Debemos seleccionar los materiales, teniendo en cuenta:
- Mercadería que deba ir en lugar cerrado
- Mercadería que no necesita lugares cerrados
- Mercadería frágil
- Mercadería que se consume frecuentemente
- Mercadería pesada
- Mercadería voluminosa
- Mercadería valiosa
- Mercadería peligrosa (explosiva o carburante venenosa, corrosiva).
- Mercadería que requiere almacenamiento especial (refrigeración,
deshumecedor).
Para cada de una ellas, decimos si deben ir en almacenes AD-HOC, o deben estar
dentro de un solo almacén, pero, ojo, debemos acondicionar las áreas necesarias.
Esta decisión es importante para nuestro almacén; si no tenemos espacios
adecuados para cada tipo, o la capacidad de almacenamiento no es la adecuada,
vamos a tener almacenes caóticos y desordenados, que puedan conducirnos al
fracaso.
Un funcionario de almacenes debe enfrentar el reto de tener que convencer a la
gerencia general de que provea al almacén de las áreas y medios necesarios,
justificando, si es precio, con un análisis costo – beneficio. Cualquier pedido que no
esté debidamente sustentado, esta condenado al rechazo.
- Las áreas cerradas son las más caras, por lo tanto deben dedicarse sólo a los
materiales que por su tamaño y necesidad de protegerlo de la intemperie, lo
requieran.
- Las áreas de almacenamiento al aire libre, son más baratos; pueden ser
asfaltados o con piso de concreto o afirmado, con techo total o parcial, siempre
tendiendo a la economía. Deben estar protegidos por mallas de alambre. Se
usan para materiales voluminosos (cilindros, carretes de cables, fierro de
construcción, tuberías, etc) que difícilmente pueden ser sustraídos.
- Las áreas de seguridad se destinan a materiales “deseables”, de fácil
sustracción. Sólo muy pocas personas deben tener la llave de acceso.
- El área para mercadería frágil debe estar en lugares poco transitados y seguros.
- La mercadería voluminosa debe estar en lugares abiertos o si no es posible,
dentro del almacén, en lugares en que puedan ser manipulados, sin estorbar el
paso.
- La mercadería peligrosa debe estar en lugares que en casos de siniestro, no
afecta al almacén ni a los trabajadores ni a otras áreas de la empresa. Dentro de
esta mercadería tenemos (dinamita, gases, combustibles, reactivos, etc,).
- Las áreas de almacenamiento especial, de acuerdo a su volumen puedan estar
en almacenes especiales o dentro del almacén central, pero debidamente
acondicionada.
UBICACIÓN DE LOS ALMACENES Debe estudiarse convenientemente, de tal forma que facilite el acceso a los usuarios
y a los proveedores y que esté libre de la contaminación (humos) que a veces la
misma fábrica produce.
DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES
La distribución de los materiales dentro del almacén, se realiza de acuerdo a los
siguientes criterios:
- Frecuencia de movimiento
- Volumen / peso
- Peligrosidad
- Costo unitario
- Necesidad de conservación especial
- Fragilidad
- Deseabilidad
Cualquiera que sea el almacén, o el criterio que escojamos, siempre debe de estar
en orden de Código para facilitar la ubicación del material.
SEGURIDAD DEL ALMACÉN
La seguridad del almacén debe ser:
- Contra robos: Internos y externos
- Contra otros siniestros
Sismos
Incendios
Plagas
Aniegos
Contaminación.
Debemos también tener especial cuidado en la Seguridad del personal.
En el 1er caso, debemos, si es posible con asesoría de especialistas, asegurar
nuestro almacén, tanto en el perímetro (puertas, ventanas, tomas de aire,
extractores), como en el interior del mismo (rendijas, rejas), asegurándose que
impida el paso furtivo de personas y de materiales.
Se deben tener manuales de procedimientos que establezcan que está prohibido el
libre paso de personas no autorizadas al almacén, y que el supervisor o el jefe del
almacén o el personal de seguridad puedan revisar a las personas y/o vehículos que
salen del almacén, incluyendo al propio personal, sin que se sientan “Ofendidos”,
sino lo consideren como rutina.
- Las funciones de limpieza y/o toma de inventarios, deben ser realizados por
personal del mismo almacén, en el 1er caso o de confianza, de la misma
empresa, en el 2do caso. SI permitimos rutinariamente la presencia de
extraños, estos serán excusa en el caso de pérdidas y robos. En el caso de
seguridad contra siniestros, también necesitamos asesoría de expertos en
seguridad industrial que nos ayuden a determinar y ubicar convenientemente
las:
- Tomas contra – incendio
- Extintores
- Rejillas y sumideros
- Detectores de humos
- Rociadores
- Evacuación y zonas de protección en caso de sismos.
- Tipos de puerta y sentido de giro (vertical, interior, exterior, lateral).
Es muy frecuente tener un plano de ubicación de cada almacén, en que se indiquen
la distribución de la mercadería, posición de los dispositivos de seguridad, posición
de las llaves y tableros eléctricos, zonas de seguridad. Zonas de mayor peligro.
Se deben realizar periódicamente simulacros de siniestros.
Seguridad del Personal
El personal, dentro del almacén, debe tener los protectores de seguridad
necesarios:
- Ropa adecuada
- Protectores de oído
- Orejeras
- Lentes
- Respiradores
- Guantes adecuados
- Zapatos de seguridad
- Fajas protectoras de columnas para manipular pesos.
- Cinturones de seguridad
- Capacitación necesaria.
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO
El jefe de almacén es responsable de proveer a su personal de los medios más
adecuados para que desarrollen su trabajo en forma óptima, sin poner en riesgo su
integridad. Dentro de estos tenemos:
a) De Almacenamiento:
- Estantería
- Estantería móvil
- Tanques y tolvas
- Parihuelas
- Caballetes para cables
- Casilleros
- Escaleras
- Linternas
b) De Acarreo: - Fajas transportadoras
- Rodillos transportadores
- De elevación (cangilones)
- Carretillas mecánicas
- carretillas hidráulicas
c) De Manipuleo:
- Montacargas (petróleo, eléctricos)
- Montacargas mecánicos
- Montacargas eléctricos.
d) De Medición:
- Balanzas
- Winchas
- Micrómetros
- Vernier, etc.
LOS DESPACHOS Como principio: NADA DEBE SALIR DEL ALMACÉN SIN ESTAR AMPARADO POR
UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE APROBADO.
El despacho es la fase culminante del proceso logístico, y de proceso logístico, y de
su ordenamiento depende la calidad del servicio que brinde el almacén y el control
de los consumos, es por esto que debe estar muy bien controlado.
Los principales documentos de salida son:
FACTURA
Empresas BOLETA DE VENTA
Comerciales GUÍA DE REMISIÓN
VALE DE SALIDA
Empresas que VALE DE SALIDA PROVISIONAL
Consumen TRANSFERENCIA INTERNA
material TRANSFERENCIA EXTERNA
El almacén, debe horarios horarios y fechas de atención a los usuarios, de acuerdo
a las necesidades de consumo o a los programas de producción.
Todos los documentos que sustentan una salida, tienen una finalidad contable, por
lo que, cualquiera que sea el sistema de control que exista, debe figurar como
documento debidamente firmado por:
- El solicitante
- La persona que autoriza
- El despachador
- La persona que recibe.
Se debe determinar claramente a las personas autorizadas, de los cuales el almacén
debe llevar una relación en la cual estén registradas las firmas autorizadas y para
qué línea de materiales.
El almacén debe llevar un archivo correlativo y organizado de cada uno de los
documentos que sustentan un ingreso y salida.
Los formatos de la factura, guía de remisión y boleta de venta, están es establecidos
por la Sunat, por lo que sólo veremos cómo es un vale de salida.
VALE DE SALIDA NUMERO FECHA ____________ MOTIVO ____________
USUARIO ___________________________________________ C. COSTOS _______________JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________________
IT. CODIGO DESCRIPCION U/M CANTIDAD CUENTASOLICITAD DESPACH.
__________________ _____________________ _________________ ___________________ solicitante aprobación almacén recibí conforme
RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN 1° Mantener los niveles adecuados de stock.
2° Mantener el orden del almacén
3° Mantener la limpieza del almacén
4° Mantener los productos en perfectas condiciones hasta que sean solicitados.
5° Entregarlos de acuerdo a las condiciones fijadas (en caso de venta).
6° Mantener actualizados el catálogo .
7° Toda la mercadería debe estar identificada con una tarjeta que contenga:
- Código
- Descripción
- Unidad de medida
- Ubicación
8° Seleccionar la mercadería inactiva y proponer su destino final.
9° Establecer junto con contabilidad y auditoria los sistemas de control del
almacén (verificaciones e inventarios).
EL KARDEX
El kardex es el control de ingresos y salidas de materiales, Puede ser mecanizado
(software) o manual, el principio es el mismo, pero obviamente el primero tiene
muchas ventajas.
Tipos de Kardex
El kardex puede ser contable o de saldos físicos.
El kardex contable es, como su nombre lo dice, el que lleva contabilidad, con fines
de control del almacén. Es valorizado.
El kardex de saldos físicos, en compañías medianas o grandes, es necesario, para
que el almacén pueda llevar sus propios controles y la programación de stocks,
pero sólo de saldos físicos, ya que las auditorías, recomiendan que el almacén no
lleve costos ni precios unitarios.
En la siguiente hoja, existe una muestra de un kardex.
Esto se puede llevar en una hoja o una tarjeta o puede ser un registro de computador por tele –
proceso.
AÑO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
MES # FECHA CANT. # FECHA CANT. PROV. F. ENT. # FECHA CANT.
1999
2000
2001
U/MCODIGO DESCRIPCION UNICACION
SALDODOCUMENTO FECHA INGRESO SALIDA
ORDEN DE COMPRA INGRESO
ACUM.
IMPORTANCIA DEMANDA MOVIMIENTO OBTENCIÓN
PEDIDO
PTO. PEDIDO STOCK MINIMO STOCK MÁXIMO TIEMPO REPOSIC. PROCEDENCIA CLASE
EL ALMACÉN
- Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones
básicas de la logística y como tal, debe realizarse en forma óptima en todas las
empresas e instituciones.
- La mayoría de los empresarios toma al almacén como un “Mal necesario”
puesto que “ocasiona gastos no productivos”, pero esto está muy alejado de la
realidad, puesto que el almacenamiento es los gastos del almacén, constituyen
una inversión, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a ocasionar
utilidades directas a la empresa.
Una de las utilidades directas que origina el almacén son:
- Disminución del COSTO DE POSESIÓN, lo cual aumenta las utilidades,
en forma directa.
- Optimiza la inversión en stocks.
- Permite la continuidad de aquellas operaciones al tener los materiales
en el “momento oportuno” en la “cantidad necesaria” en la “calidad
requerida”.
- Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder
controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
- Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando
eficientemente la recuperación de muchos de ellos.
- Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.
- Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se están
usando.
- Normalizando y estandarizando los materiales del catálogo de la empresa.
- Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar
una eficiente recepción e ingreso de la mercadería requerida.
- Corresponde al jefe de almacén y al personal de esta área, cumplir los
objetivos trazados en base a un “Programa de trabajo”, cuya evaluación sea
motivo de un informe, que “DIVULGUE” los logros obtenidos, y también los
problemas que se tienen en el almacén, analizándolos convenientemente y
proponiendo soluciones.
EL personal del almacén es responsable de cómo la dirección de la empresa reúne
a los almacenes, demostrándolo, no solo con brindar un excelente servicio a los
usuarios y/o clientes, sino demostrando los logros obtenidos, en cuanto a
parámetros específicos.
Estos parámetros, llamados también “BENCHMARKING” deben demostrar la
situación real del almacén, y tratar de cuantificar la forma económica los resultados
buenos o malos que se obtengan.
De una manera muy general, sugiere algunos de estos parámetros:
- Índice de rotación: general y por
- Composición del stock: principales productos
# Total de ítems en stock
# Total de ítems en activos - %
# Total de ítems inactivo - %
# Total de ítems con stock “O” - %
# Total de ítems sobre stock - % - motivo
Si esto se pudiera valorizar, sería óptimo.
- # de vales de salida atendidos - # de ítems
- # de ítems atendidos / personal del almacén
- # de ingresos - # ítems
- # de ítems con normas y/o pérdidas
- # de pedidos emitidos - # ítems
- # de pedidos urgentes (indicando motivos)
- # de vales no atendidos por falta de stock
- # de ítems de no stock
- Verificaciones de stock y resultados
- Apreciaciones sobre la seguridad del almacén.
- Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los últimos 6 meses
y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos
alejando de ella.
- Así mismo, conviene que el almacén posea un manual de procedimientos y
un perfil del personal que debe realizar las funciones según el organigrama.
SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN
CONTROLES DEL ALMACÉN En el almacén poseemos mucho dinero invertido, más de los que puede tener el
cajero en un buen día; por lo tanto, el personal del almacén y las demás autoridades
de la empresa deban tener un buen control de existencias.
Para poder llevar el control, existen:
- Los chequeos
- Toma de inventarios
- Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al día, porque
es la base para verificar se las existencias están de acuerdo con lo que SE
DEBE HACER.
CHEQUEOS
Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacén debe realizarlos en forma
diaria, pero también, lo realizan en forma eventual: El jefe de logística, auditoría y
contabilidad.
El procedimiento es obtener los saldos de un número indeterminado de ítems y
compararlos con un conteo físico. Las diferencias que pudieran existir, deben
aclararse inmediatamente.
TOMA DE INVENTARIOS
Toma de inventario es la comparación entre el saldo contable (Kardex) y el conteo
físico de los materiales.
Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es su
preparación.
Clase de toma de inventarios
Existen 2 clases: Totales y rotativos o selectivos.
- Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre la
totalidad de los ítems. Es recomendable para empresas pequeñas o con poco
número de ítems. Como es para poco número de ítems, se pueden tomar con
intervalos no muy grandes de tiempo y además no cierra la atención y requiere
de personal no muy especializado.
- Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables para
empresas grandes o con muchos números de ítems. Son selectivos porque,
seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificación ABC. Así
tenemos por ejemplo:
Para materiales A y de mayor valor unitario: c/2 meses
Para materiales B y de mayor valor unitario: c/6 meses
Para materiales B y de mayor valor unitario: c/12 meses
Para los medianos o grandes empresas, es más recomendable por:
- No cierra la atención
- Pueden hacerse más frecuentemente para los materiales más importantes.
- Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va
a especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables
y sistemas.
Preparación
La preparación consiste en:
1° Creación o perfeccionamiento del catálogo.
2° Creación o perfeccionamiento del cardes contable
3° Conciliación entre físico y kardex
4° Ordenamiento y limpieza del almacén
5° Pre - conteo
6° Depuración del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y término.
7° Determinación del personal que intervendrá.
8° Determinación del personal que intervendrá.
9° Preparación de los medios necesarios.
10° Corte documentario.
11° Conteo y reconteo
12° Listado de discrepancias
13° Aclaración de discrepancias
14° Informe final y ajuste de inventarios.
SESIÓN 10 – CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL DE GESTIÓN
Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones básicas de la
logística y como tal, debe realizarse en forma óptima en todas las empresas e
instituciones.
- La mayoría de los empresarios toma al almacén como un “Mal necesario”
puesto que “ocasiona gastos no productivos”, pero esto está muy alejado de la
realidad, puesto que los gastos del almacén, constituyen una inversión, que si es
bien planificado y utilizada racionalmente, va a aumentar la rentabilidad de la
empresa la empresa.
Una de las utilidades directas que origina el almacén son:
- Disminución del COSTO DE POSESIÓN, lo cual aumenta las utilidades,
en forma directa.
- Optimiza la inversión en stocks.
- Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales en el
“momento oportuno” en la “cantidad necesaria” en la “calidad requerida”.
- Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder
controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
- Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando
eficientemente la recuperación de muchos de ellos.
- Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.
- Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se están
usando.
- Normalizando y estandarizando los materiales del catálogo de la empresa.
- Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar
una eficiente recepción e ingreso de la mercadería requerida.
Corresponde al jefe de almacén y al personal de esta área, cumplir los objetivos
trazados en base a un “Programa de trabajo”, cuya evaluación sea motivo de un
informe, que “DIVULGUE” los logros obtenidos, y también los problemas que se
opongan a la eficiencia, analizándolos convenientemente y proponiendo soluciones.
EL personal del almacén es responsable de cómo la dirección de la empresa
considere a los almacenes, demostrándolo, no solo con brindar un excelente servicio
a los usuarios y/o clientes, sino haciéndole conocer los logros obtenidos, en cuanto a
parámetros específicos.
Estos parámetros, llamados también “BENCHMARKING” deben demostrar la
situación real del almacén, y tratar de cuantificar la forma económica los resultados
buenos o malos que se obtengan.
De una manera muy general, sugiere algunos de estos parámetros:
- Índice de rotación: general y por cada material “A”
- Composición del stock:
# Total de ítems en stock
# Total de ítems activos - %
# Total de ítems inactivo - %
# Total de ítems agotados - %
# Total de ítems con sobre stock - % - indicando los motivos.
(Sería muy conveniente valorizarlos y también determinar el porcentaje en
valores).
# de vales de salida atendidos - # de ítems
# de ítems atendidos / personal del almacén
# de ingresos - # ítems
# de ítems con mermas y/o pérdidas
# de pedidos emitidos - # ítems
# de pedidos urgentes (indicando motivos)
# de vales no atendidos por falta de stock
# de ítems de no stock
Verificaciones de stock y resultados de los chequeos.
Apreciaciones sobre la seguridad del almacén contra siniestros.
Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los últimos 6 meses y
analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de
ella.
Así mismo, conviene que el almacén posea un manual de procedimientos y un perfil
SESIÓN 11 – EVALUACIÓN FINAL
