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Manual de usuario Sistema de

información Covid -SICOVID-

MAN-SICOVID-001 v1.0 08-2020

Manual Código

Sistema de información Covid SICOVID

MAN-SICOVID-001

Versión Página:

1.0 2/37

Vigente a partir de:

Agosto 2020

Contenido

I. Justificación ........................................................................................................................... 3

II. Objetivo ................................................................................................................................. 3

III. Glosario ................................................................................................................................. 4

IV. MÓDULO DE SISTEMA DE COVID ...................................................................................... 6

1. Ingreso al módulo .................................................................................................................. 6

2. Recomendaciones ................................................................................................................. 8

2.1 Cambiar Contraseña ....................................................................................................... 8

2.2 Desconectarse ................................................................................................................ 8 2.3 Ingreso de información .................................................................................................... 8

3. Ingreso de información .......................................................................................................... 9

3.1 Búsqueda de persona ................................................................................................... 10

3.2 Agregar Persona ........................................................................................................... 12

3.3 Prueba COVID 19 ......................................................................................................... 20 4. Reportes .............................................................................................................................. 26

4.1 Reporte por Usuario ...................................................................................................... 27

a. Formato CSV .................................................................................................... 28 b. Formato HTML ................................................................................................. 34

5. Cambiar contraseña ............................................................................................................ 34

6. Desconectarse .................................................................................................................... 35

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I. Justificación

Debido a la pandemia actual de coronavirus, se desarrolló el Sistema de información Covid -

SICOVID- para el registro de resultados de las pruebas Covid, este es alimentada con la

información recabada en la ficha de vigilancia epidemiológica de virus respiratorios – COVID 19.

El correcto llenado de la ficha COVID 19 al momento de la toma de muestra, en conjunto con el

registro adecuado de los resultados de la prueba para la identificación de Covid, es fundamental

para contar con información certera y oportuna para el traslado de información de casos

confirmados a las autoridades correspondientes.

II. Objetivo

Objetivo General

Establecer una guía para el adecuado registro de los resultados de los análisis de laboratorio

realizados a las pruebas para la detección de COVID-19, tomando en cuenta las diferentes

variables de la Ficha Epidemiológica de Vigilancia Virus Respiratorios – COVID 19.

Objetivos específicos

Registro adecuado de los resultados de las pruebas realizadas a la muestra recibida y sus

respectivos controles, en caso de ser caso confirmado.

Detectar oportunamente casos/grupos de infección por COVID 19, al tener la disponibilidad

de los resultados de manera oportuna.

Reportar a las autoridades correspondientes la cantidad de muestras recibidas y pruebas

procesadas en el día con sus resultados.

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III. Glosario

Atila: Atila BioSystems, es la marca del kit de detección de gen N y ORF-1ab

del virus SARS-CoV-2 (iAMP COVID-19), a partir de muestras en hisopos

nasales, nasofaríngeos y orofaríngeos, basada en una tecnología de

amplificación isotérmica de transcripción inversa en tiempo real, sin un

proceso previo de extracción de ARN.

Biosensor:

Prueba de detección en tiempo real para identificar y detectar gen

ORF1ab (RdRp) y gen E del virus SARS-CoV-2 a partir de muestras de

hisopoado nasofaríngeo, orofaríngeo y esputo utilizando para ello la

transcripción inversa en tiempo real.

Charité: Charité - Universitätsmedizin de Berlín, Alemania; desarrollo un protocolo

para la detección del COVID-19 utilizando la reacción en cadena de la

polimerasa de transcriptasa inversa (rRT-PCR) en tiempo real, siendo su

objetivo los genes RdRP, E y N.

Epidemiología: Es el estudio de la distribución y los determinantes de estados o eventos

(en particular de enfermedades) relacionados con la salud y la aplicación

de esos estudios al control de enfermedades y otros problemas de salud.

EPIWEB: Aplicación para el registro de ficha epidemiológica para diferentes

enfermedades de notificación obligatoria.

FilmArray:

El Panel respiratorio FILMARRAY permite un análisis rápido y preciso de

los patógenos más comunes que causan infecciones respiratorias,

incluyendo virus y bacterias.

Gen E: Proteína de envoltura.

En el caso de pruebas, estas codifican la proteína de la envoltura del

virus.

Gen N: Proteína de nucleocápside.

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Gen RdRp: Polimerasa dependiente de ARN, es una proteína esencial codificada en

los genomas de los todos los virus ARN.

En el caso de pruebas, es por medio de proteínas que forman la

replicación/transcripción del ARN genómico.

GeneXpert:

Es una técnica que se utiliza para realizar un diagnóstico rápido de la

tuberculosis y para detectar resistencia a la Rifampicina.

PCR: Pruebas moleculares. - La reacción en cadena de la polimerasa (PCR,

por sus siglas en inglés) es una técnica utilizada para amplificar o copiar

pequeños segmentos de ADN.

Pockit:

El ensayo, dirigido al gen ORF-1ab, es un ensayo molecular de

diagnóstico in vitro para la detección cualitativa del ARN del coronavirus

respiratorio agudo severo 2 (SARS-CoV-2) en muestras de hisopos

orofaríngeos de pacientes con sospecha de infección por SARS-CoV-2

(COVID- 19) durante la fase aguda.

PowerCheck:

Kit de PCR en tiempo real dirigida a la detección cualitativa del gen E y

RdRp de SARS-CoV-2, a partir de hisopado nasofaríngeo / orofaríngeo,

aspirados nasofaríngeo y nasales, lavado broncoalveolar y esputo.

Roche:

Empresa que desarrollo la prueba para la detección del COVID-19 por

medio de PCR, detectando regiones de Gen E.

SIGSA: Sistema de Información Gerencial en Salud.

ETI: Enfermedad Tipo Influenza para pacientes ambulatorios con síntomas

leves.

IRAG: Infección respiratoria aguda grabe para pacientes que necesitan ser

hospitalizados.

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IV. MÓDULO DE SISTEMA DE COVID

1. Ingreso al módulo

Actualmente se utiliza el módulo en línea. El acceso para abrir el módulo es:

http://sicovid.mspas.gob.gt/

Si tiene inconvenientes con el link, se debe comunicar con el área ICAT de SIGSA y solicitar

asistencia técnica.

Al acceder al módulo, se podrá visualizar la siguiente pantalla de ingreso. Para ingresar, debe

registrar el usuario y contraseña, luego hacer clic en el botón Ingresar.

Es indispensable ingresar el usuario y contraseña asignado. Si aún no tiene un usuario creado,

deberá solicitarlo a través de ICAT, quien le proporcionará un formato de solicitud.

http://sicovid.mspas.gob.gt/

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Al ingresar al módulo muestra la siguiente pantalla

Hacer clic en Ampliar / Contraer navegación muestra los siguientes menús en la pantalla

principal. Se explicará el uso de los mismos a lo largo de este manual. Siempre podrá regresar a

esta pantalla principal presionando el Inicio.

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2. Recomendaciones

A continuación, se presentan algunas recomendaciones importantes para hacer un uso

adecuado y seguro del sistema, antes de empezar, se recomienda que revise las

generalidades de este módulo para identificar fácilmente los íconos y conceptos que son

comunes y frecuentes dentro de las pantallas que se utilizan.

2.1 Cambiar Contraseña

La opción Cambiar Contraseña se encuentra en la parte derecha superior de la pantalla y

permite personalizar la contraseña de ingreso al sistema, es importante recordar que cada

usuario es responsable de las operaciones que se realicen dentro del sistema, por lo que se

recomienda no compartir la contraseña con otras personas y cambiarla cada mes, en el

apartado 5 se explica con detalle cómo se realiza el cambio de contraseña.

2.2 Desconectarse

Se recomienda utilizar la opción Desconectarse que se encuentra en la parte superior derecha

de la pantalla para salir del sistema.

De esta manera, la sesión permanecerá cerrada hasta un nuevo ingreso, evitando que

personas ajenas puedan modificar información, es importante recordar que cada usuario es

responsable de las operaciones que se realicen dentro del sistema.

2.3 Ingreso de información

Campos obligatorios: Al digitar información, se pueden observar una pestaña de color rojo

en la parte superior del lado izquierdo en algunos campos de la pantalla, esto quiere decir que

los datos de esos campos se deben ingresar obligatoriamente y no se guardará ningún campo

de la pantalla mientras estos datos se encuentren pendientes.

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El sistema permite el ingreso de tildes, sin embargo, no permite el ingreso de caracteres especiales, estos no serán aceptados, ni guardarán la información ingresada.

3. Ingreso de información

Para iniciar con el registro de información, debe hacer clic en la pestaña Ingreso de datos.

Posterior a hacer clic en Ingreso de datos y antes de proceder a ingresar una nueva persona,

se recomienda buscarla por DPI, por nombres o apellidos, si no existe, proceder a agregar

una nueva persona.

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3.1 Búsqueda de persona

Para buscar escriba el nombre, apellido o el DPI de la persona, al teclear Enter muestra los

resultados de la búsqueda.

Hacer clic sobre el nombre de la persona y muestra la información completa de la persona.

En la esquina superior derecha encuentra la opción de .

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Al hacer clic muestra la siguiente pantalla que le permite editar la información, al terminar de

editar hacer clic en el botón Aplicar cambios, que se encuentra al final del ingreso de información

de Persona.

El sistema mostrará que los datos de la persona fueron guardados correctamente. Para cerrar

este mensaje debe hacer clic en el botón cerrar “X”.

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3.2 Agregar Persona

Luego de verificar que la persona no existe, debe hacer clic en el botón Agregar para ingresar

a una nueva persona.

Se muestra la siguiente pantalla que permite ingresar la información de Persona.

Nombres y apellidos: Se puede observar una pestaña de color rojo en la parte superior

del lado izquierdo en el Primer Nombre y Primer Apellido, esto quiere decir que los datos

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de esos campos se deben ingresar obligatoriamente, en caso contrario no se guardará

ningún campo de la pantalla mientras estos datos se encuentren pendientes.

Nacionalidad se llena si es extranjero, hacer clic en la nacionalidad en la lista que se le

muestra.

Posterior a hacer clic aparece la nacionalidad seleccionada y tipo de documento como

Pasaporte.

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Si no se encuentra la nacionalidad que desea en la lista, debe escribirla en el campo

Nacionalidad.

Posterior a colocar la nacionalidad, debe teclear Enter y seleccionar la nacionalidad que

desee.

Al finalizar la selección, esta aparecerá en el campo nacionalidad.

Si es guatemalteco, de igual forma selecciónelo en la lista y seleccionar en Tipo de

documento la opción DPI; registrar en campo CUI que consta de 13 caracteres.

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En caso contrario, se ingresen menos caracteres, el sistema no permitirá grabar la

información y mostrará una notificación como se muestra en la siguiente imagen.

Fecha de Nacimiento: Para el registro de la fecha de nacimiento, debe hacer clic en el

calendario que aparece del lado derecho de este campo.

El sistema muestra el calendario, en donde debe seleccionar el mes, año y por último hacer

clic en el día de la de la fecha de nacimiento

Al finalizar, se muestra la fecha de nacimiento seleccionada o simplemente transcriba la fecha de nacimiento.

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Si el paciente no conoce la fecha exacta de nacimiento, pero si la cantidad de años y

meses, puede ingresar la información en las casillas de Años y Meses y automáticamente

le muestra una fecha de nacimiento aproximada.

Teléfono y correo electrónico: Estos campos no son obligatorios, pero si se encuentran

en la ficha COVID19 para el registro. Es importante registrar esta información si se

encuentra en la ficha, ya que esto permitirá disponer la información completa del paciente.

Sexo: Seleccione el sexo según lo indica la ficha COVID 19.

Escolaridad: Se muestra una lista con las diferentes escolaridades disponibles, debe

seleccionar la que se encuentra registrada en la ficha COVID 19.

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Ocupación: Seleccione de la lista de opciones la ocupación que se registró en la ficha

COVID 19, si no la encuentra en las primeras filas hacer clic en el botón Cargar Más Filas,

hasta que encuentre la que corresponde, o bien escribir una palabra y hacer clic en el

botón de Búsqueda para ubicar la ocupación deseada.

Estado Civil: Seleccione el estado civil según lo indicado en la ficha COVID 19.

Pueblo: Seleccione haciendo clic en el pueblo según lo indica la ficha COVID 19.

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Departamento de Residencia: Seleccione haciendo clic en el Departamento de

Residencia según lo indica la ficha COVID 19.

Municipio de Residencia: Seleccione haciendo clic el Municipio Residencia según lo

indica la ficha COVID 19.

Lugar Poblado de Residencia: Seleccione haciendo clic en el Lugar Poblado de

Residencia según lo indica la ficha COVID 19.

Dirección: Este campo permite que escriba la dirección completa como se registró en la

ficha COVID 19.

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Nombre de Tutor y Teléfono de Tutor: Se completa únicamente cuando el paciente es

menor de edad. Para esto debe registrar el nombre y apellidos del Tutor y su número

telefónico para contactarlo.

Al terminar de completar los campos, debe hacer clic en Guardar y el sistema le mostrará la siguiente pantalla con todos los datos ingresados y un mensaje que indica “Datos guardados correctamente”.

Para quitar el mensaje hacer clic en el botón cerrar y desaparece el mensaje.

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3.3 Prueba COVID 19

Al guardar los datos de la persona y confirmar que fueron guardados, despliega al final

de la pantalla al lado izquierdo el apartado Prueba COVID-19, y al derecho Agregar

prueba COVID-19, en el cual debe hacer clic

El sistema muestra la siguiente pantalla que permite ingresar la información relacionada

con la prueba COVID-19.

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Registro de Laboratorio: Debe ingresar el registro interno del laboratorio, según la

codificación que maneje la institución. A continuación, se muestra un ejemplo del código

de laboratorio y correlativo numérico de la prueba.

Institución, Área de salud, Distrito de salud y Servicio de salud: El sistema muestra

automáticamente en estos campos la configuración de parametrización del usuario, por lo

que no es posible modificarlos.

Rango de edad: Muestra el rango de edad de la persona. Sí la edad esta incorrecta,

debe de editar la fecha de nacimiento en la sección Datos de la persona.

Estado paciente: Seleccione del catálogo el estado del paciente registrado en la ficha

COVID 19.

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Sintomático: Debe registrar Si / No, de acuerdo con lo que indique la ficha COVID 19. Si

el paciente es sintomático, la aplicación despliega las variables Clasificación y Fecha Inicio

Síntomas, es importante completar estos campos, aunque no aparezcan como

obligatorios, para así disponer de toda la información de la persona.

Clasificación: Seleccione el Tipo de vigilancia registrado en la ficha COVID 19.

Fecha Inicio Síntomas: Registre la fecha de inicio de síntomas que está registrada en la

ficha COVID 19.

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Fecha de Toma de Muestra: Registre la fecha en qué se tomó la muestra registrada en

la ficha COVID 19.

Fecha Ingreso muestra: Este campo corresponde a la fecha en que la muestra ingresa

al laboratorio.

No puede ser menor a la fecha de toma de muestra, ya que el sistema mostrará una

notificación como la siguiente; pero si puede ingresar al laboratorio el mismo día en que

se realizó la toma de muestra.

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Prueba realizada: Seleccione la opción del catálogo el tipo de prueba que se realizará

en el laboratorio.

Resultado Prueba: Debe registrar el resultado de la prueba realizada, de acuerdo con

las opciones del catálogo.

Si aún no se cuenta con el resultado de la prueba, el sistema permite dejar el resultado en

blanco, al tenerlo debe ingresar al sistema, buscar a la persona y hacer clic en el botón

Editar la prueba para ingresar el resultado.

Si la prueba realizada es “Antígeno” y el Resultado de la prueba es “Negativo”, el sistema

mostrará la siguiente pregunta “¿Se realizó prueba PCR?”, en la cual debe seleccionar la

respuesta Si o No, según corresponda.

Hasta que se encuentre el resultado de la prueba ingresado, el sistema genera la fecha de

emisión de resultado automáticamente.

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Si la prueba realizada es Pruebas moleculares: Al seleccionar Pruebas moleculares, el

sistema muestra el campo de Tipo Prueba Especifica: Seleccionar del catálogo el Tipo

de Prueba específica según la que se realice en el laboratorio.

Resultado de Prueba: Recuerde que si no coloco el resultado de la prueba, puede buscar

por nombres, apellidos o DPI a la persona, luego hacer clic en Editar la prueba e ingresar

el resultado correspondiente.

Usuario: Este campo muestra el usuario que ingresó la información de la Prueba

COVID-19.

Al terminar de llenar los campos de Prueba COVID-19, hacer clic en el botón Guardar y el sistema mostrará la notificación que indica “Prueba COVI-19 ingresada correctamente”.

En la siguiente imagen se muestra la prueba COVID-19 que se ingresó correctamente,

también las pruebas ingresadas anteriormente, el sistema permite realizar lo siguiente:

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1.

Agregar prueba COVID-19

2.

Bitácora: Permite visualizar la fecha de creación del registro, usuario que

lo ingresó, fecha de ingreso, y las modificaciones que se realizaron.

3.

Editar: Muestra la pantalla de Prueba COVID-19 y le permite editar la

información ingresada; una prueba ingresada se puede editar pero no

eliminar.

4.

Reporte PDF: Muestra la información de la persona y el resultado de la

prueba. Este se puede imprimir y entregar al paciente como resultado de

la prueba.

4. Reportes

Para acceder al menú Reportes debe hacer clic en el botón , si solo hace clic en la

palabra Reporte no le desplegara las opciones. Estas se mostrarán como en la siguiente

imagen:

1.

2.

3.

4.

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4.1 Reporte por Usuario

Al hacer clic en Reporte por Usuario, se muestran las siguientes opciones:

Buscar por fecha: Colocar el rango de fechas de inicio y fin en que se desea visualizar

el reporte. Al finalizar, el sistema muestra automáticamente las pruebas que se

ingresaron en ese rango determinado de fechas.

Acciones: Dentro de las opciones de Acciones, el sistema permite descargar el reporte de las fechas seleccionadas según nos muestra la siguiente pantalla.

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Debe hacer clic en la opción “Descargar” y seleccione el formato que necesita para visualizar el informe:

a. Formato CSV

Al hacer clic en la opción CSV, el sistema descarga el informe. Para abrirlo debe hacer

clic en el archivo Excel que se encuentra en la barra de Descargas, ubicado en la parte

inferior de la pantalla.

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1. Proceso de conversión de formatos CSV a Excel

Si al hacer clic le muestra el reporte de la siguiente forma, debe ir a la carpeta de Descargas o sitio en donde se ha guardado el archivo.

Al desplegarse, hacer clic en el “Archivo”.

Se observa la siguiente ventana, debe hacer clic en “Nuevo” y hacer clic en libro de Excel

Blanco.

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Se despliega una nueva Hoja de Excel en Blanco, debe hacer clic en la “Datos” y luego

hacer clic en la opción “Desde texto”

Al hacer clic “Desde texto”, se muestra una venta emergente, en la cual ubicaremos el

reporte que se generó con anterioridad.

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Luego de seleccionar el reporte con formato CSV, Excel muestra una venta emergente en

donde se selecciona la opción “Delimitados” en comenzar a importar en línea colocar el

símbolo “|” y hace clic en el botón “Siguiente”.

El símbolo “|” lo localiza como lo muestra la siguiente imagen:

Luego se muestra el paso 2, debe hacer clic en la opción “Otros” y colocar el símbolo “|” y

hacer clic en el botón “Siguiente”.

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Se despliega el paso 3 y debe hacer clic en “Finalizar”

Se muestra una ventana con la pregunta ¿Dónde desea situar los datos?, esto para ubicar

la información a convertir, seleccionar “Hoja de Cálculo Existente”, luego hacer clic en”

Aceptar”.

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Seguidamente Excel despliega el reporte con los datos ordenados, como se muestra en la

siguiente imagen.

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b. Formato HTML

Al hacer clic en la opción HTML, el sistema muestra el reporte de la siguiente

forma.

5. Cambiar contraseña

Para realizar el cambio de contraseña, debe ubicarse en el lado superior derecho de la pantalla,

debe hacer clic en el usuario y le desplegara la siguiente pantalla.

Al hacer clic en Cambiar Contraseña, el sistema mostrará la siguiente pantalla, en al cual debe

completar la información solicitada: Contraseña nueva y Confirmación de contraseña. Luego,

debe hacer clic en Guardar Contraseña para que se apliquen los cambios.

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6. Desconectarse

Si desea desconectarse o salir de la aplicación, debe dirigirse a la esquina superior derecha, hacer clic en el nombre del usuario y luego hacer clic en Desconectarse.

Al hacer clic en Desconectarse, se podrá visualizar nuevamente la pantalla de Inicio del sistema, como se muestra a continuación.

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