Page 1 of 11

INFORMACJA O RZETELNYM PRZETWARZANIU DANYCH

Wprowadzenie

Beck & Pollitzer Group, jak również nasze spółki powiązane (w odniesieniu do których, w dalszej części stosowane są zwroty “Spółka”, “my”, “nasz”, “nam”) posiadamy i przetwarzamy dane dotyczące wszystkich obecnych, jak i byłych pracowników, robotników, poszczególnych kontrahentów, pracowników tymczasowych, kandydatów, osoby ubiegające się o pracę, stażystów, pracowników agencyjnych, konsultantów, dyrektorów, udziałowców (tj. partnerów), jak i stron trzecich, których dane są nam dostarczane w związku ze stosunkiem zatrudnienia (np.: najbliższej rodziny, osób, które należy powiadomić w nagłych przypadkach i/lub osób pozostających na utrzymaniu, w odniesieniu do których w dalszej części stosowane są zwroty “Personel” Państwo” lub “Państwa”).

Przysługujące Państwu prawa związane z ochroną danych osobowych, jak również nasze zobowiązania wynikające z przepisów prawa traktujemy z największą powagą. Państwa dane osobowe będą traktowane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo i poufność, zgodnie z zasadami wskazanymi poniżej.

Niniejsza Informacja o rzetelnym przetwarzaniu danych opisuje kategorie danych, które możemy przetwarzać, sposób w jaki Państwa dane mogą być przetwarzane oraz to, w jaki sposób Państwa prywatność jest chroniona w trakcie obowiązywania naszych relacji z Państwem. Służy ona wykonaniu naszego obowiązku poinformowania Państwa o sposobie przetwarzania prze Spółkę Państwa danych osobowych, stosownie do przepisów o ochronie danych. Nie stanowi ona części Państwa umowy o pracę lub umowy zlecenia.

Jeśli macie Państwo jakieś pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych, bądź też podejrzewacie Państwo, że Państwa prawo do prywatności zostało naruszone, prosimy o zwrócenie się do działającego w Państwa firmie działu Zasobów Ludzkich, w celu otrzymania informacji na temat nazwy Wiodącego Organu Ochrony Danych, jeśli to możliwe. Jeśli macie Państwo świadomość nieautoryzowanego ujawnienia danych, prosimy o zapoznanie się z wymogami dotyczącymi zgłaszania tego typu przypadków, których szczegóły odnajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej w zakładce Globalna Polityka Prywatności.

Przetwarzanie danych osobowych

Spółka gromadzi i przetwarza Państwa dane osobowe dla celów określonych w niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych. Jak wskazano w naszej Globalnej Polityce Prywatności, dane osobowe oznaczają wszelkie informacje opisujące lub odnoszące się do zidentyfikowanej, bądź też możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można zidentyfikować, bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez odniesienie się do identyfikatora, takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jednego bądź kilku szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość takiej osoby fizycznej. Odpowiednia spółka powiązana Spółki wskazanej w Państwa umowie o pracę lub umowie o świadczenie usług będzie administratorem Państwa danych osobowych. Ponadto, w przypadkach, w których przetwarzanie danych osobowych jest dokonywane przez spółki powiązane Spółki dla ich indywidualnych celów, wskazane spółki powiązane mogą być współadministratorami Państwa danych osobowych.

Page 2 of 11

Jakie dane przetwarzamy? Dane Osobowe Jesteśmy uprawnieni do gromadzenia różnych rodzajów, związanych z Państwem, danych osobowych, dla celów wskazanych w niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych, w tym:

Dane dotyczące Personelu: Państwa tytuł zawodowy, imię, drugie imię (imiona) i nazwisko, imię nadane w chwili narodzin, preferowane imię, wszelkie imiona dodatkowe, tożsamość płciową (gender), narodowość, dodatkowe obywatelstwo, stan cywilny, datę urodzenia, wiek, dane kontaktowe miejsca zamieszkania (np.: adres, numer telefonu, email), nr dowodu osobistego, dane imigracyjne oraz dane dotyczące uprawnienia do wykonywania pracy, dane dotyczące znajomości języków obcych, dane kontaktowe najbliższej rodziny lub osób pozostających na utrzymaniu.

Dane dotyczące Państwa związku ze Spółką: dane miejsca zatrudnienia (np.: adres, numer telefonu, email), standardowe godziny pracy, język obowiązujący w miejscu pracy, strefa czasowa i waluta obowiązująca w miejscu pracy, pracowniczy numer identyfikacyjny oraz wszelkie systemowe numery identyfikacyjne, informacje dotyczące kontroli wydajności Państwa pracy, historia zatrudnienia, podległość służbową, typ wykonywanej pracy na podstawie umowy o pracę/pracy tymczasowej, daty rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy, miejsca powstawiania kosztów, tytuł i opis stanowiska, godziny pracy i system wykonywania pracy, informacja, czy pracujecie Państwo w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też w niepełnym wymiarze godzin; data wypowiedzenia/wygaśnięcia umowy o pracę; powód ustania stosunku pracy; ostatni dzień pracy; rozmowy po ustaniu stosunku pracy, referencje, status (aktywny/ nieaktywny/zakończony); tytuł zajmowanego stanowiska; powód zmiany pracy i data zmiany; data uzyskania uprawnienia do świadczeń dodatkowych;

Dane zebrane w procesie rekrutacji: kwalifikacje, referencje, życiorys i podanie o pracę, dane dotyczące rozmowy o pracę i oceny pracownika, informacje weryfikacyjne;

Dane dotyczące zgodności z przepisami: zapis Państwa rejestracji w stosownym urzędzie, Państwa status regulacyjny, jak również referencje związane z zgodnością z obowiązującymi przepisami;

Dane dotyczące wynagrodzenia i świadczeń: Informacje dotyczące wysokości otrzymywanego przez Państwa wynagrodzenia (w tym wysokość wynagrodzenia miesięcznego/stawki godzinowej/wynagrodzenia na podstawie umów cywilnoprawnych, w zależności od konkretnego przypadku, zapomogi, premie i wynagrodzenie uznaniowe), szczegóły dotyczące rachunku bankowego, ranga, numer ubezpieczenia, informacje podatkowe, kwestie podlegania ubezpieczeniu oc;

Informacje dotyczące przysługującego urlopu: zapis nieobecności w pracy (w tym daty oraz rodzaj wykorzystanego urlopu rocznego/czasu wolnego od pracy), daty przebywania na urlopie wypoczynkowym, jak również informacje dotyczące urlopu wychowawczego;

Dane przetwarzane przez Dział Zasobów Ludzkich: zarzuty, dochodzenia, zapis postępowań oraz wyników przeprowadzonych postępowań, korespondencja z współpracownikami oraz zwierzchnikami, oceny, programy talentowe, procesy

Page 3 of 11

zarządzania wynikami pracownika, procesy dotyczące elastycznego czasu pracy, plany restrukturyzacyjne i plany dotyczące redukcji zatrudniania, zapisy konsultacji pracowniczych, dane dotyczące wyboru i przesunięć pracowników, audyty BHP, ocean ryzyka, zgłoszenia awarii, dane dotyczące szkoleń i rozwoju lub przeprowadzonych szkoleń;

Dane związane z monitoringiem (w zakresie dopuszczonym obowiązującymi przepisami prawa): zapis telewizji przemysłowej, dane systemowe oraz dane dotyczące loginów i dostępu, logowanie metodą keystroke, dane dotyczące ściągania plików i drukowania, nagrania rozmów, dane zapisane przez programy I filtry zabezpieczeń IT; oraz

roszczenia pracownicze, dane dotyczące skarg i przypadków ujawnienia informacji – plany rozwiązania stosunku pracy oraz płatności z tym związanych, przedmiot skarg i postępowań sądowych dotyczących stosunku pracy, zaangażowanie pracownika w przypadki zgłoszeń awarii/naruszeń i przypadków ujawnienia informacji.

Dopuszcza się możliwość gromadzenia określonych, dodatkowych danych, tam gdzie jest to konieczne i dopuszczone przez lokalnie obowiązujące przepisy prawa. Szczególny rodzaje danych osobowych W zakresie przewidzianym w obowiązujących przepisach prawa, Spółka może również gromadzić i przetwarzać ograniczoną ilość danych osobowych, które wchodzą w zakres szczególnego rodzaju danych, zwanych “wrażliwymi danymi osobowymi”. Termin ten obejmuje informacje dotyczące spraw takich jak pochodzenie rasowe i etniczne, wierzenia religijne, zdrowie psychiczne (w tym szczegóły dotyczące przebywania w placówkach lub adaptacji), informacje dotyczące macierzyństwa/przysposobienia, członkostwo w związkach zawodowych, orientacja seksualna, informacje dotyczące życia seksualnego, dane biometryczne, dane genetyczne, historia kryminalna oraz informacje dotyczące popełnionych przestępstw lub postępowań karnych. W jaki sposób Spółka gromadzi dane?

Spółka gromadzi oraz zapisuje Państwa dane osobowe z szeregu źródeł, jednakże w głównej mierze, bezpośrednio od Państwa. Zazwyczaj dostarczacie Państwo te informacje bezpośrednio do swoich menadżerów lub do Działu Zasobów Ludzkich, poprzez swoje uczestnictwo w procesach związanych z Działem Zasobów Ludzkich, poprzez emaile, które Państwo wysyłacie, bądź też poprzez informacje ustne, które mogą być nagrywane. Ponadto, dalsze informacje dotyczące Państwa pochodzą od Państwa menadżerów lub z Działu Zasobów Ludzkich. Możemy również pozyskiwać część informacji od osób trzecich, na przykład w drodze referencji otrzymanych od Państwa poprzednich pracodawców, dokumentacji medycznej pozyskanej od zewnętrznych specjalistów, organów podatkowych, płatników świadczeń, bądź też w przypadkach gdy zatrudniamy osoby trzecie do celów przeprowadzenia weryfikacji danych (w przypadkach gdy dopuszczają to obowiązujące przepisy prawa). W niektórych okolicznościach, dane mogą być gromadzone pośrednio, za pośrednictwem urządzeń monitoringu lub innymi środkami (np.: systemy monitoringu i kontroli dostępu do budynku, telewizja przemysłowa, rejestry połączeń telefonicznych oraz nagrania rozmów, rejestry dostępu do Internetu i poczty elektronicznej), w przypadkach i w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy prawa. W takich okolicznościach, dane mogą być gromadzone przez Spółkę lub przez dostawcę określonych usług jako osobę trzecią. Ten rodzaj danych nie jest zazwyczaj eksploatowany, jednak dostęp do nich jest możliwy.

Page 4 of 11

Dostęp do danych może mieć miejsce, na przykład, w sytuacjach, w których Spółka bada możliwość zaistnienia naruszeń polityki Spółki, takiej jak polityka dotycząca podróży służbowych i związanego z tym zwrotu kosztów, wykorzystywania telefonu oraz łącza internetowego lub zachowań pracowniczych w ogóle, bądź też w sytuacji, w której dane są potrzebne dla celów zgodności lub fakturowania. Częstszy dostęp do tego rodzaju danych może mieć miejsce przy okazji wykorzystania programu skanującego pocztę elektroniczną, w przypadkach i w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa. W przypadkach, gdy zwracamy się do Państwa o ujawnienie danych osobowych w trybie obowiązkowym, poinformujemy Państwa o tym fakcie w momencie gromadzenia danych. Wskażemy również przypadki, w których konkretne informacje są wymagane postanowieniami umowy lub przepisami ustawy. Nieudostępnienie danych w trybie obowiązkowym skutkowało będzie niemożnością przeprowadzenia przez nas określonych procesów w ramach Działu Zasobów Ludzkich. Dla przykładu, jeśli nie udostępnicie nam Państwo szczegółów dotyczących Państwa konta bankowego, nie będziemy w stanie wypłacić Państwa wynagrodzenia. W niektórych przypadkach może to oznaczać niemożność kontynuowania stosunku pracy, jako że Spółka nie będzie w posiadaniu danych osobowych, które uważa za niezbędne dla efektywnego administrowania i zarządzania naszymi wspólnymi relacjami. Poza danymi osobowymi dotyczącymi Państwa osoby, możecie Państwo również udostępniać Spółce dane osobowe osób trzecich, w szczególności osób pozostających na Państwa utrzymaniu oraz innych członków rodziny, dla celów administrowania i zarządzania Działem Zasobów Ludzkich, w tym administrowania przysługującymi Państwu świadczeniami oraz kontaktowania się z Państwa najbliższymi w nagłych wypadkach. Zanim udostępnicie Państwo Spółce takowe dane osobowe osób trzecich, należy najpierw powiadomić przedmiotowe strony trzecie o wszelkich tego rodzaju danych, które zamierzacie Państwo udostępnić Spółce oraz o sposobie przetwarzania dokonywanym przez Spółkę, przewidzianym w niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych. Jaki jest cel, dla którego dane są przetwarzane? Państwa dane osobowe są gromadzone i przetwarzane dla różnego rodzaju celów biznesowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z mającymi zastosowanie porozumieniami wynikającymi z rokowań zbiorowych. Dane mogą być, od czasu do czasu, wykorzystywane dla celów dla Państwa nieoczywistych, tam gdzie okoliczności wymagają takiego rodzaju wykorzystania (np.: w trakcie dochodzeń lub postępowań dyscyplinarnych). Możemy gromadzić i przetwarzać Państwa dane osobowe dla różnych celów, w tym:

a. Rekrutacji, szkoleń, rozwoju, awansu, planowania kariery i sukcesji prawnej oraz planowania awaryjnego w Spółce;

b. Należytego weryfikowania w trakcie rekrutacji oraz alokacji zespołów, w tym w przypadkach weryfikacji prawa do wykonywania pracy, kontroli przypadków kradzieży tożsamości, kontroli historii kryminalnej (w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy prawa), historii zatrudnienia, statusu prawnego oraz kwalifikacji zawodowych;

c. Wypłacania i administrowania wynagrodzeniem, świadczeniami i planami motywacyjnymi, zwrotu kosztów i wydatków, dokonywania stosowanych potrąceń dla celów podatkowych oraz uiszczania składek na ubezpieczenia społeczne;

Page 5 of 11

d. Alokacji oraz zarządzania obowiązkami i odpowiedzialnością, jak również wszelkiego rodzaju działalnością, której one dotyczą, w tym podróżami służbowymi;

e. Efektywnej identyfikacji i komunikacji z personelem;

f. Zarządzania i przeprowadzania ocen, kontroli wydajności, zdolności, nieobecności, skarg pracowniczych, zarzutów, zażaleń, dochodzeń, procesów oraz innych nieformalnych i formalnych procesów związanych z Działem Zasobów Ludzkich, jak również podejmowanie stosownych decyzji w tym zakresie;

g. Konsultacji i negocjacji z przedstawicielami pracowników;

h. Przeprowadzania ankiet dla celów analiz porównawczych, identyfikacji ulepszonych sposobów wykonywania pracy oraz relacji pracowniczych, jak również zaangażowania w pracę (są one najczęściej anonimowe, mogą jednak zawierać dane obejmujące profilowanie, takie jak wiek, w celu ulepszenia analizy rezultatów);

i. Przetwarzania informacji dotyczących nieobecności lub danych zdrowotnych dotyczących zdrowia fizycznego lub psychicznego lub stanu psychicznego, w celu: oceny uprawnienia do wynagrodzenia lub świadczeń związanych z niezdolnością lub stałą niepełnosprawnością; określenia przydatności do pracy; ułatwienia powrotu do pracy; dokonywania ulepszeń lub dostosowania konkretnych obowiązków lub miejsca pracy; podejmowania decyzji menadżerskich dotyczących zatrudnienia, kontynuacji zatrudniania lub przesunięć pracowników; oraz przeprowadzania związanych z tym procesów zarządczych.

j. Planowania, zarządzania i przeprowadzania restrukturyzacji oraz redukcji zatrudnienia lub innych programów zmieniających, w tym odpowiedniej konsultacji, selekcji, alternatywnych form zatrudnienia oraz związanych z tym decyzji zarządczych;

k. Ustosunkowania się do próśb o referencje, jeśli Spółka została wymieniona przez konkretną osobę, jako potencjalne źródło referencji;

l. Obsługiwania poczty elektronicznej, systemu IT, Internetu, mediów społecznościowych, kwestii dotyczących zasobów ludzkich oraz innych polityk i procedur obowiązujących w Spółce. W zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy, Spółka przeprowadza monitoring systemu IT Spółki, w celu ochrony i utrzymania integralności swojego systemu IT oraz infrastruktury, by zapewnić zgodność z polityką Spółki dotyczącą IT oraz by lokalizować informacje drogą wyszukiwania, w przypadkach uzasadnionych celami biznesowymi;

m. Wypełniania swoich ustawowych obowiązków nadzorowania osób zatrudnionych lub wyznaczonych przez Spółkę do prowadzenia działalności w jej imieniu, w tym zapobiegania, wychwytywania oraz badania szerokiej gamy działalności i zachowań, czy to dotyczących konkretnych transakcji, czy też miejsca pracy ogólnie rzecz biorąc, jak również utrzymywania kontaktów z odpowiednimi organami;

Page 6 of 11

n. Ochrony poufnych, niejawnych i prawnie zastrzeżonych informacji dotyczących Spółki, jej pracowników, klientów oraz osób trzecich;

o. Stosowania obowiązujących przepisów (dla przykładu, przepisów dotyczących urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, czasu pracy, przepisów BHP, zasad opodatkowania, wymogów konsultacji pracowniczej, innych przepisów o zatrudnieniu, jak również przepisów dotyczących Spółki z uwagi na prowadzoną działalność gospodarczą);

p. Programów monitorujących w celu zapewnienia równych szans i zróżnicowania w odniesieniu do cech charakterystycznych chronionych stosownymi przepisami antydyskryminacyjnymi;

q. Planowania, należytej staranności i implementacji w odniesieniu do transakcji handlowych lub usług dotyczących Spółki, które wpływają na Państwa relacje z Spółką, dla przykładu fuzje I przejęcia, bądź też transferu pracowników zgodnie z stosownymi zasadami automatycznego transferu;

r. Dokumentacji operacyjnej i sprawozdawczej, takiej jak przygotowanie rocznych raportów lub przetargów na wykonanie prac, bądź też dokumentacji zespołu klienta, łącznie z zapisem w formie fotograficznej ;

s. Podtrzymywania stosunków ze stronami trzecimi - klientami i dostawcami, w tym ujawniania informacji weryfikacyjnych zgodnie ze stosownymi wymogami klientów, szczegółów kontaktowych, szczegółów życiorysu lub fotografii w celach identyfikacyjnych, bądź też ujawniania informacji podmiotom przetwarzającym dane osobowe za świadczenie usług na rzecz Spółki;

t. W uzasadnionych przypadkach, publikowanie wewnętrznej lub zewnętrznej korespondencji lub materiałów reklamowych poprzez media społecznościowe, gdy wymagają tego okoliczności;

u. W celu wspierania Działu Zasobów Ludzkich oraz zarządzania, utrzymywania i przetwarzania głównego zbioru danych niezbędnego do zarządzania zatrudnieniem, stosunkami pracowniczymi i stosunkami innej natury, jak również zawierania umów o pracę.

v. W celu dokonania zmian zezwoleń na dostęp;

w. W celu zapewnienia wsparcia technicznego i konserwacji systemu informatycznego działu Zasobów Ludzkich;

x. W celu wzmocnienia naszych praw i obowiązków, jak również dla wszelkich celów związanych z powództwem wniesionym przez Państwa, przeciwko Państwu lub w jakikolwiek sposób Państwa dotyczące;

y. W celu zastosowania się do uzasadnionych wniosków władz publicznych (w tym, bez ograniczeń, sprostanie wymogom narzuconym przez bezpieczeństwo narodowe lub w celu egzekwowania prawa), wniosków o ujawnienie dokumentów lub w innych przypadkach wymaganych lub dopuszczanych obowiązującymi przepisami prawa, nakazami sądowymi, regulacjami rządowymi lub decyzjami władz ustawodawczych (w tym, bez ograniczeń, dotyczącymi ochrony danych, kwestii podatkowych oraz kwestii związanych z zatrudnieniem), tak na terenie, jak i poza krajem Państwa zamieszkania;

Page 7 of 11

z. Innych celów przewidzianych w obowiązujących przepisach, w tym prawnie

uzasadnionych interesów Spółki, gdy interesy te nie schodzą na dalszy plan w kontekście interesów oraz fundamentalnych praw i wolności personelu spółki.

Dodatkowe informacje dotyczące określonego rodzaju przetwarzania danych osobowych mogą zostać Państwu udzielone bezpośrednio, bądź też przewidziane w mającej zastosowanie polityce Spółki. W szczególności, dodatkowe informacje dotyczące monitorowania systemu IT oraz zarządzania informacjami poufnymi zostały wskazane w dokumentach wskazujących politykę Spółki. Podstawa prawna przetwarzania Przetwarzanie danych osobowych W przypadkach wyraźnie uzasadnionych, w których obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych zobowiązują nas do przetwarzania Państwa danych osobowych, generalnie rzecz biorąc, przetwarzamy Państwa dane osobowe w oparciu o jedną z poniższych podstaw:

przetwarzanie jest konieczne w celu dbania o prawnie uzasadnione interesy Spółki (które to interesy zostały wskazane powyżej), poza przypadkami, w których interesy te schodzą na dalszy plan w świetle Państwa interesów lub fundamentalnych praw i swobód, które wymuszają ochronę danych osobowych;

przetwarzanie jest konieczne w celu wypełnienia prawem przewidzianych zobowiązań Spółki, lub

przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy, której Państwo jesteście stroną lub w celu podjęcia odpowiednich kroków, na Państwa wniosek, przed zawarciem tego typu umowy.

Możemy również, w rzadkich przypadkach, przetwarzać Państwa dane osobowe dla celów dbania o prawnie uzasadnione interesy osób trzecich, poza przypadkami, w których interesy te schodzą na dalszy plan w świetle Państwa interesów lub fundamentalnych praw i swobód, które uzasadniają ochronę danych osobowych..

Przetwarzanie szczególnego rodzaju danych osobowych lub danych wrażliwych

Dane wrażliwe, bądź też szczególne rodzaje danych osobowych, które mogą być przetwarzane przez Spółkę, zostały wskazane w niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych.

Page 8 of 11

W przypadkach wyraźnie uzasadnionych, w których obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych zobowiązują nas do przetwarzania szczególnych rodzajów danych osobowych, przetwarzamy takowe dane osobowe w oparciu o jedną z poniższych podstaw:

przetwarzanie jest konieczne dla celów wykonania zobowiązań oraz wykonywania praw Państwa lub Spółki w kontekście kwestii zatrudnienia, ubezpieczeń społecznych oraz ochrony socjalnej, w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy;

przetwarzanie jest konieczne dla celów medycyny pracy, oceny Państwa zdolności do wykonywania pracy, diagnozy medycznej, świadczenia usług zdrowotnych i socjalnych, zarządzania systemami I usługami związanymi ze zdrowiem i zabezpieczeniem socjalnym, w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy;

przetwarzanie jest konieczne w celu ochrony żywotnych interesów Państwa lub innej osoby, gdy jesteście Państwo fizycznie lub prawnie niezdolni do złożenia oświadczenia woli (dla przykładu, w nagłych wypadkach, takich jak przypadki wymagające natychmiastowej interwencji medycznej); lub

przetwarzanie jest konieczne w celu wniesienia powództwa lub obrony przed powództwem.

Może to dotyczyć następujących kwestii, choć nie jest to lista zamknięta:

dokumentacja, taka jak pozwolenia na pracę, szczegóły dotyczące miejsca zamieszkania i dowód posiadania obywatelstwa będą przetwarzane w celu oceny i kontroli Państwa uprawnienia do wykonywania pracy na rzecz Spółki, w granicach systemu prawnego, w którym wykonujecie Państwo pracę;

Państwa pochodzenie rasowe lub etniczne, wyznanie, poglądy filozoficzne lub polityczne, orientacja seksualna lub status niepełnosprawności, mogą być wykorzystywane w celu gromadzenia danych statystycznych lub w przypadkach wymogu rejestrowania takich danych dla sprostania wymogom równości i różnorodności przewidzianym w danej jurysdykcji, bądź też dla dotrzymania zobowiązań Spółki dotyczących równych szans;

informacje medyczne mogą być wykorzystywane w celu przestrzegania przepisów prawa pracy, BHP oraz ubezpieczeń społecznych. dla przykładu, w celu wypłaty świadczeń związanych z niepełnosprawnością lub macierzyństwem, uniknięcia naruszenia prawem przewidzianych zobowiązań względem Państwa, zapewnienia zgodnego z prawem i rzetelnego zarządzania procesem zatrudnienia, uniknięcia niezgodnego z przepisami rozwiązania stosunku pracy, administrowania planami Spółki dotyczącymi opieki zdrowotnej oraz niepełnosprawności, uzasadnionego dostosowania stanowiska pracy, uniknięcia przypadków nielegalnej dyskryminacji lub radzenia sobie z przypadkami roszczeń z tego wynikających;

możemy rejestrować członkostwo w związkach zawodowych, w celu zapewnienia Państwu wszelkich praw wynikających z takiego członkostwa, co umożliwi nam sprostanie wymogom przepisów para pracy;

informacje dotyczące Państwa pochodzenia rasowego lub etnicznego, wyznania, przekonań filozoficznych lub politycznych, orientacji seksualnej, życia seksualnego mogą być wykorzystywane w przypadku roszczeń zgłaszanych w kontekście polityki Spółki dotyczącej skarg pracowniczych, alarmowania o nieprawidłowościach,

Page 9 of 11

przeciwdziałania znęcaniu się i nękaniu lub podobnego rodzaju polityki, gdzie tego typu cechy lub informacje dotyczą konkretnej skargi, co wymaga od nas stosowania przepisów prawa pracy.

[Inne?]

Możemy wystąpić o Państwa zgodę na określony rodzaj przetwarzania, którego nie da się uzasadnić jednym z powyższych przypadków. Jeśli wymagane jest uzyskanie zgody na tego typu przetwarzanie, zwrócimy się do Państwa indywidualnie, by upewnić się, że zgoda została udzielona swobodnie, świadomie i wyraźnie. W momencie powstania wymogu uzyskania zgody, zostaną Państwu udzielone informacje dotyczące przedmiotowego przetwarzania, wraz z skutkami nieudzielenia przedmiotowej zgody. Winniście Państwo być świadomi, iż pozytywna reakcja na prośbę Spółki na udzielenie zgody nie jest warunkiem, czy też wymogiem związanym z Państwa zatrudnieniem.

Przetwarzanie danych dotyczących przestępstw i wyroków skazujących

Dane osobowe dotyczące przestępstw i wyroków skazujących będą przetwarzane jedynie w przypadkach usankcjonowanych obowiązującymi przepisami.

Przykładowo:

można dokonać sprawdzenia oświadczenia o niekaralności w procesie rekrutacji lub przeniesienia pracownika, w przypadkach usankcjonowanych obowiązującymi przepisami; lub

zarzut popełnienia przestępstwa lub istnienia wyroku skazującego powstały w trakcie istnienia relacji pomiędzy Państwem a Spółką może być analizowany w uzasadnionych i usankcjonowanych przypadkach. Dla przykładu, w sytuacji, gdy jesteśmy prawnie zobowiązani do zgłaszania przypadków popełnienia przestępstw lub obowiązujące przepisy upoważniają Spółkę do przetwarzania informacji dotyczących przestępstw, dla celów podejmowania decyzji związanych z Państwa relacjami ze Spółką.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Grupa Beck and Pollitzer nie wykorzystuje żadnych narzędzi zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania

Zachowywanie danych osobowych

Spółka czyni starania w celu zapewnienia, by dane osobowe były uaktualniane oraz by zbędne dane lub nadmierna ich ilość była, w możliwie krótkim czasie, usuwana lub pozbawione cech umożliwiających ich identyfikację. Jednakże, część danych osobowych może być zachowywana przez zmienne okresy, w celu sprostania wymogom ustawowym, jak również z innych, prawnie uzasadnionych, powodów związanych z prowadzeniem działalności. Generalnie rzecz biorąc, przechowujemy Państwa dane osobowe, tylko tak długo, jak jest to konieczne dla celów w jakich zostały one zgromadzone. Oznacza to, zazwyczaj, okres obowiązywania Państwa zatrudnienia/umowy o współpracę z nami, powiększony o odpowiedni okres przedawnienia roszczeń następujący po Państwa odejściu, jednakże część danych, takich jak te dotyczące kwestii emerytalnych, muszą być zachowywane przez dłuższy okres. Zastrzegamy sobie prawo zachowywania części specyficznych danych, na przykład dokumentacji podatkowej, przez różne okresy prawem przewidziane.

Page 10 of 11

Dostęp do danych W obrębie Spółki, Państwa dane osobowe mogą być przeglądane lub udostępniane wewnętrznie, na zasadzie niezbędnej potrzeby, następującym osobom lub grupom osób:

lokalnym, regionalnym lub globalnym Działom Zasobów Ludzkich, w tym menadżerom i członkom zespołów;

lokalnym, regionalnym i wykonawczym menadżerom odpowiedzialnym za zarządzanie lub podejmowanie decyzji związanych z Państwa relacjami ze Spółką lub zaangażowanym w procesy nadzorowane przez Dział Zasobów Ludzkich, a dotyczące Państwa relacji ze Spółką (w tym, między innymi, personelowi odpowiedzialnemu za kwestie zgodności, kwestie prawne, relacji pracowniczych oraz zabezpieczenia systemu informatycznego);

administratorom systemu; oraz

w razie konieczności wykonania określonych zadań lub utrzymania systemu, personelowi wchodzącemu w skład zespołów Spółki, takich jak Dział Finansowy i Dział IT, jak również zespół Globalnych Zasobów Ludzkich.

Określone, podstawowe dane osobowe, takie jak nazwisko, lokalizacja, tytuł służbowy, dane kontaktowe oraz cały udostępniony profil dotyczący umiejętności i doświadczenia, mogą być udostępniane innym pracownikom. Środki zabezpieczenia stosowane w Spółce w celu ochrony Państwa danych zostały wskazane poniżej. Państwa dane osobowe mogą również być udostępniane osobom trzecim, z którymi współpracujemy (w tym firmom zapewniającym określone świadczenia w naszym imieniu oraz ich spółkom powiązanym, jak również podwykonawcom) w celu świadczenia na naszą rzecz usług, takich jak prowadzenie, obsługa i utrzymanie ram naszego systemu informacyjnego Działu Zasobów Ludzkich. Dane osobowe mogą również być udostępniane innym systemom powiązanym, takim jak lokalny system wypłaty wynagrodzeń oraz świadczeń. Dane zawarte w takich systemach mogą być przeglądane przez dostawców tych systemów, ich spółki powiązane oraz ich podwykonawców. Przykładami osób trzecich, które będą miały dostęp do Państwa danych osobowych, są organy podatkowe, organy regulacyjne, ubezpieczyciele Spółki, bankierzy, administratorzy IT, prawnicy, inwestorzy, konsultanci oraz inni profesjonalni doradcy, dostawcy systemy płacowego oraz administratorzy programów wypłaty świadczeń Spółki. Spółka oczekuje od takowych osób trzecich, by przetwarzały wszelkie ujawnione im dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, również w odniesieniu do kwestii poufności i zabezpieczenia danych. W przypadkach, w których rzeczone osoby trzecie działają jako “podmioty przetwarzający dane” (np.: dostawcy systemu płacowego), wykonują one swoje zadania w Państwa imieniu, wedle naszych instrukcji i dla wyżej wymienionych celów. W takim przypadku, Państwa dane osobowe zostaną ujawnione tym osobom jedynie w zakresie niezbędnym dla świadczenia koniecznych usług.

Page 11 of 11

Ponadto, możemy ujawniać Państwa dane osobowe organom państwowym, by uczynić zadość obowiązkowi ustawowemu, który jesteśmy zobowiązani wypełnić. Ma to miejsce, dla przykładu, w ramach zagrażającego lub będącego w toku postępowania sądowego, bądź też ustawowego audytu. Bezpieczeństwo danych Spółka wykorzystuje cały wachlarz metod technicznych i organizacyjnych, mających na celu zabezpieczenie Państwa danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Spółka w pełni angażuje się w zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych przekazanych nam przez Państwa. Aby dać wyraz temu zaangażowaniu, wprowadziliśmy odpowiednie środki techniczne, fizyczne oraz organizacyjne, by zapewnić poziom bezpieczeństwa, odpowiadający istniejącemu ryzyku. Kilka z wykorzystywanych przez nas rozwiązań, mających na celu ochronę informacji, zostało wskazanych w Globalnej Polityce Prywatności, która przedstawia politykę mającą zastosowanie w Spółce i która jest dostępna na naszej stronie internetowej. Jeśli jesteście Państwo w posiadaniu jakichkolwiek danych osobowych (np.: danych zgromadzonych w poczcie elektronicznej, książkach adresowych, arkuszach Excel, bądź też zawartych w życiorysach lub gdziekolwiek indziej), musicie Państwo zapewnić, by te dane były przechowywane w bezpiecznym miejscu, gdzie nie może dojść do nieautoryzowanego dostępu. W przypadku gdy dane są zachowywane w formie papierowej, przechowywanie w zamkniętej na zamek szufladzie lub szafce, do których dostęp mają jedynie autoryzowane osoby fizyczne, jest generalnie najefektywniejszym środkiem zabezpieczenia danych. W przypadku przechowywania danych w formie elektronicznej, należy wykorzystywać odpowiednie zabezpieczenie haseł dostępu oraz odpowiednio zabezpieczone obszary.

Przenoszenie danych osobowych

Państwa dane osobowe (w tym szczególne rodzaje danych osobowych) będą okazyjnie przenoszone do spółek powiązanych Spółki, dla celów przetwarzania opisanych w niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych.

Rzeczone spółki stowarzyszone mogą być usytuowane na obszarze Unii Europejskiej, jak również w innych częściach świata. Dane osobowe mogą również być przenoszone do osób trzecich, na zasadach wspomnianych powyżej.

W rezultacie, Państwa dane osobowe mogą być przenoszone spoza kraju, w którym Państwo wykonujecie pracę, do krajów, których przepisy o ochronie danych mogą być mniej rygorystyczne.

Spółka zapewni odpowiednie środki bezpieczeństwa, by chronić Państwa dane osobowe oraz że przenoszenie wszelkich dotyczących Państwa informacji odpowiada obowiązującym przepisom o ochronie danych. W przypadkach, w których wymagają tego przepisy o ochronie danych, Spółka zapewnia, iż dostawcy usług (w tym inne spółki powiązane Spółki) podpiszą standardowe klauzule umowne, zatwierdzone przez Komisję Europejską, jak również przez inne organy nadzorcze, które obejmują swoją jurysdykcją określonego eksportera Spółki. Kontaktując się z lokalnym Działem Zasobów Ludzkich Spółki, możecie Państwo otrzymać kopię wszelkich standardowych klauzul umownych, mających zastosowanie w Spółce, które dotyczą przenoszenia Państwa danych osobowych.

Przysługujące Państwu prawa

Page 12 of 11

Prawo dostępu, wnoszenia poprawek oraz usuwania Państwa danych osobowych Spółka dąży do zapewnienia, by wszystkie dane osobowe były poprawne. Państwo również jesteście zobowiązani zapewnić, by wszelkie zmiany Państwa sytuacji (np.: zmiana adresu i konta bankowego), były zgłaszane Spółce, abyśmy mogli zapewnić aktualność Państwa danych. Macie Państwo prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, które mogą być w posiadaniu Spółki, jak również zażądać wniesienia poprawek do wszelkich niedokładnych danych Państwa dotyczących. Ponadto, macie Państwo prawo zażądać wymazania niepożądanych danych na Państwa temat, w których jesteśmy posiadaniu. W celu poprawy/uaktualniania konkretnej informacji, winniście Państwo skontaktować się z Działem Zasobów Ludzkich.

Przenoszalność danych – w przypadkach, w których opieramy się na Państwa zgodzie, bądź też na fakcie, iż przetwarzanie jest konieczne dla wykonania umowy, której jesteście Państwo stroną, jako na podstawie prawnej przetwarzania, a dane osobowe są przetwarzane za pomocą środków zautomatyzowanych, macie Państwo prawo otrzymania wszystkich danych, które udostępniliście Państwo do Spółki w zwięzłym, powszechnie stosowanym i dającym się maszynowo odczytać formacie, Jak również do żądania, byśmy przenieśli dane do innego administratora danych, tam, gdzie jest to fizycznie wykonalne.

Prawo do ograniczenia przetwarzania – macie Państwo prawo do ograniczenia zakresu przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, w przypadku gdy:

o podważacie Państwo dokładność danych osobowych, do momentu podjęcia przez nas niezbędnych kroków mających na celu zmianę lub weryfikację ich dokładności;

o przetwarzanie nie jest prawnie uzasadnione, jednakże nie życzycie sobie Państwo, byśmy usuwali dane;

o dane osobowe nie są nam niezbędne dla celów przetwarzania, jednakże są dla Państwa istotne ze względu na wszczęcie, prowadzenie lub obronę postępowania sądowego; lub

o sprzeciwiacie się Państwo przetwarzaniu w oparciu o słuszny interes (patrz poniżej), w oczekiwaniu na weryfikację co do tego, czy Spółka ma nieodparte, słuszne podstawy, by kontynuować przetwarzanie.

dane osobowe są przedmiotem ograniczenia – w takim przypadku będziemy przetwarzać je za Państwa zgodą, lub dla celów wszczęcia, prowadzenia lub obrony przed powództwem .

Prawo do wycofania zgody - w przypadku, gdy udzieliliście Państwo zgody na przetwarzanie danych, w każdym czasie przysługuje Państwu prawo do jej wycofania. Możecie Państwo dokonać tego poprzez (i) w niektórych przypadkach, usunięcie konkretnych danych z konkretnego systemu Zasobów Ludzkich (prosimy jednak pamiętać, iż w takim przypadku, mogą one pozostać w kopiach zapasowych i w powiązanych systemach, aż do ich usunięcia zgodnie z naszą polityką zachowywania danych), lub (ii) skontaktowanie się z Państwa Działem Zasobów Ludzkich.

Prawo do odmowy przetwarzania w oparciu o słuszny interes – w przypadku, w którym opieramy się na słusznym interesie pozwalającym na przetwarzanie danych,

Page 13 of 11

macie Państwo prawo do odmowy zgody na to przetwarzanie. Jeśli wyrazicie Państwo swój sprzeciw, będziemy musieli zaprzestać przetwarzania, chyba że możemy albo wykazać nieodparty, słuszny interes w przetwarzaniu danych, który przewyższa Państwa interes, prawa i wolności, albo będziemy zmuszeni do przetwarzania danych w celu wszczęcia, prowadzenia lun obrony przed powództwem. W przypadkach, w których uzasadnieniem przetwarzania jest słuszny interes, ufamy, iż możemy wykazać takowe nieodparte, uzasadnione podstawy, jednakże każdy przypadek będzie rozpatrywany z osobna.

Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia skargi do określonego organu nadzorczego, w szczególności w państwie Państwa miejsca zamieszkania, jeśli uważacie Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy. Dla uzyskania dalszych informacji dotyczących Państwa praw, bądź też w celu wykonywania któregokolwiek z Państwa uprawnień, prosimy o kontakt z Państwa Działem Zasobów Ludzkich lub wiodącym podmiotem przetwarzającym. Dodatkowe informacje dotyczące Rzetelnego Przetwarzania Możemy przetwarzać określone dane osobowe, które są przedmiotem dodatkowych Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu i zwrócimy na nie Państwa uwagę, w przypadku pojawienia się tego typu Informacji. Powiadomienia o zmianach Spółce przysługuje prawo do zmiany lub uaktualnienia niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych w każdym czasie. W przypadku ewentualnych zmian w naszym podejściu do kwestii danych osobowych, poinformujemy Państwa o tych zmianach, bądź też uświadomimy Państwu zaistnienie aktualizacji Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych, byście Państwo wiedzieli, które informacje przetwarzamy oraz w jaki sposób wykorzystujemy te informacje. Ostatnia aktualizacja niniejszej Informacji o Rzetelnym Przetwarzaniu Danych została dokonana oraz sprawdzona dnia 21 maja 2018 roku.