Informasjonsmøte om søknadsskriving- NFR/FRIPRO- Rutiner

14. Mai 2013Christian Hansen og Rune Larsen

Innhold

• Administrasjonen - Presentasjon

• Gjennomgang/evaluering av fjorårets søknader

• Viktige elementer ved årets utlysning og søknaden

• Tips

• Retningslinjer for søknadsinnsendelse

• Internbudsjettet og godkjenning

• Spørsmål, kommentarer og hjelp med søknaden

22.04.232

Administrasjonen - Hvem gjør hva?

22.04.233

Budsjettering/InternbudsjettAssistanse-Rune Larsen-Geir Bjarne-Sten Are

Arkivering/ferdig søknad- Postmottak.BFE-fak@asp.uit.no-Geir-Bjarne S. Bendiksen-Rune

Godkjenning- Instituttleder- Christian Hansen

Gjennomlesning og internevaluering av søknad- Rune Larsen- Michaela Aschan

Grafikk – Figurer og diagrammer- Rune Larsen – Enkel grafikk- Frøydis Strand – Mer avansert enn enkel grafikk

Økonomi- Sten Are, Gerd Anne og May

Administrator-Terje Aspen-Christian Hansen

Prosjektsøknader

• Innhold Selve prosjektet – Ideen, forskningen,

sammensetning av prosjektgruppe/konsortium, implementeringen og gjennomføringen

Fagmiljøet/kolleger hovedsakelig som kan bidra til bedre søknad

En fremragende søknad forutsetter at innholdet er godt (fremragende)

• Presentasjon Formidling av prosjektets innhold Utforming av søknaden og prosjektbeskrivelsen Kan løses på ulike måter, men malen bør følges.

22.04.234

Resultater og erfaringer fra fjoråret- Landsbasis

Søknadstype Antall innsendte søknader

Innvilgede søknader Andel innvilget

Forskerprosjekter 378 26 7 %Post doc 59 7 12 %"Support for events" 2 1 50 %Total 439 34 8 %

22.04.235

Karakter 7 6 5 4 3 2 1

Andel 5 % 19 % 36 % 28 % 10 % 2 % 0 %

Søknadstype Antall innsendte søknader

Innvilgede søknader Andel innvilget

Forskerprosjekter 142 7 5 %Post doc 29 2 7 %Arrangementsstøtte 9 8 89 %Total 180 17 9 %

Karakter 7 6 5 4 3 2 1

Andel 5 % 17 % 27 % 33 % 13 % 4 % 1 %

FRIMEDBIO

FRISAM

Evalueringer av fjorårets søknader

22.04.236

Vitenskapelig kvalitet

Ledelse/gruppe

Gjennom-førbarhet

For-midling

Samlet vurdering

Internasjonalt samarbeid

Internasjon-alisering

Nasjonalt samarbeid

Kvinne-rekruttering

Kjønns-balanse

Kjønns-perspektiv Miljø Etikk

4 5 B B 4 Good Significant Very good Significant Yes Positive Positive Yes

5 6 A C 5 Very good Significant Good Significant Yes Neutral Positive No

6 5 A C 6 Very good Significant Very good Significant Yes Positive Neutral No

4 5 B B 4 Good Significant Good Significant Yes Positive Neutral No

5 6 A B 5 Very good Significant Good Some Pending Negative Neutral No

4 5 A A 5 Good Significant Good Significant Yes Neutral Positive Yes

5 5 B C 5 Very good Some Good Significant Yes Positive Not assessed No4,7 5,3 4,9

4

7

6

5

Snitt

Søknad

Kriterier Særskilte elementer som betraktes

3

2

1

• Yngre forskere kan/bør alliere seg med mer erfarne forskere. Søknadsskrivefasen Fagmiljø/prosjektgruppe i ryggen

• Tilstrekkelig beskrivelse av metodologi/metode Større detaljnivå Dog, begrenset med plass til å utbrodere

• En god plan for vitenskapelig formidling er ikke tilstrekkelig for å score høyt på formidlingskriteriet God plan for populærvitenskapelig formidling Beskrivelse av hvordan brukere av resultatene blir

kommunisert

• Alle sjekkpunkter innunder "special points to consider" må vurderes og tilstrekkelig besvares.

22.04.237

Forbedringspotensial basert på tilbakemeldinger fra evaluatorene

22.04.238

Endringer i årets FriPro-utlysning

• Fusjonering av FRISAM og FRIHUMAN -> FRIHUMSAM

• Ny søknadskategori – Yngre forskertalenter Intervju Prosjektleder og forskningsgruppe evalueres hver for

seg

• Nytt evalueringskriterium – dristighet

Søknadskategorier og føringer

• Forskerprosjekt > 6 år phd, 3-9 mill, postdoc < 3 år, phd 3 år, < 4 år

prosjekt

• Yngre forskertalenter Annen støtte, 3-7 mill, < 8 år phd, 39 år, < 4 år

prosjekt, intervju

• Personlig postdok < 5 år phd, 2-3 år prosjekt, utenlandsopphold 3-12

mnd

• Arrangementstøtte og utenlandsstipend

• Behandles separat i fagkomiteen22.04.239

22.04.2310

Vurderingskriterier og skisse av søknadsbehandling

Hovedkriterier-Vitenskapelig kvalitet-Dristighet-Prosjektleder-Forskningsgruppe-Gjennomførbarhet-Formidling

Tilleggskriterier-Internasjonalt samarbeid-Nasjonalt samarbeid-Internasjonalisering-Kvinnerekruttering-Kjønnsbalanse-Kjønnsperspektiver-Miljøpåvirkning-Etikk

Samlet vurdering-Vitenskapelig kvalitet er avgjørende

-Karakter 6 og 7 går videre

Rangering-Kun karakter 6 og 7 rangeres

-Kan ta hensyn til sjekkpunktene/til-leggskriteriene

Søknad FagkomiteenFagpanelet

Behandling-Følger i stor grad vurdering/rangering fra fagpanelene

-Fatter endelig vedtak om bevilgning/avslag

-Søknadskategoriene behandles hver for seg

-Moderat kjønnskvotering

Vitenskapelig kvalitet

• Originalitet i form av faglig fornyelse – utvikling av kunnskap

• Klare og konkrete problemstillinger, hypoteser og målformuleringer

• Teoretisk tilnærming, operasjonalisering og bruk av vitenskapelige metoder

• Dokumentert kunnskap om forskningsfronten• Prosjektets faglige realisme

• Absolutt viktigste kriterium Som regel sammenfall med samlet vurdering

• Besvares hovedsakelig i 2.1 og 2.2 i prosjekt-beskrivelsen objectives, 2.3 og relevance relative to the call

22.04.2311

Dristighet og fornyelse i forskningen

• Potensial for faglig fornying• Kreativitet og ukonvensjonell tilnærming• Teoretisk og metodisk fornyelse• Betydning for flere fagområder

• Har prosjektet potensiale for vesentlig å endre vitenskapelige innsikter, tilnærminger og metoder

• Bør adresseres i 1, 2.1, 2.2 og abstract

22.04.2312

Prosjektleder og prosjektgruppe

• Prosjektledelse• Kompetanse og erfaring innenfor forskningsfeltet• Tidligere publisering• Erfaring med samarbeidsprosjekter• Erfaring med veiledning• I hvilken grad prosjektleder og prosjektgruppen er

en del av forskningsmiljø med tilstrekkelig kompetanse og ressurser

• Din og samarbeidspartneres CV er utslagsgivende• Synliggjøre at man er en del av en

forskningsgruppe/fagmiljø• Adresseres hovedsakelig i 2.3

22.04.2313

Gjennomføringsplan og ressursbehov

• Prosjektplan, inklusiv oppdeling i arbeidspakker, milepæler eller leveranser

• Prosjektets behov for personalressurser• Prosjektets behov for øvrige ressurser

• Budsjett og ressurser• Implementering av prosjektet

• Adresseres i 2.2, 2.3 og 2.4

22.04.2314

Formidling og kommunikasjon

• Planer for vitenskapelig publisering, formidling og kommunikasjon

• Planer for populærvitenskapelig formidling og kommunikasjon både i forhold til allmenheten og brukere av prosjektets resultater

• Planer for hvordan sentrale brukere skal involveres/medvirke i prosjektets formidlingsaktiviteter

• Plan for formidling i søknadskjema og punkt 4 i prosjektbeskrivelsen

22.04.2315

Tilleggskriterier

• Internasjonalt samarbeid (2.3)• Nasjonalt samarbeid (2.3)• Internasjonalisering (1,2.3)• Kvinnerekruttering (3.5, 2.3)• Kjønnsbalanse (3.5)• Kjønnsperspektiver (3.5)• Miljøpåvirkning (3.3)• Etikk (3.4)• Relevance relative to the call (1)

• Adresser alle tilleggskriteriene

22.04.2316

Prosjektbeskrivelsen

• Veileder AFU s 60-92 gir gode råd om utarbeidelsen av prosjektbeskrivelsen

• 1 Relevance relative to the call Executive summary Adressere FRIPROs visjon

• 2.1 Background and status of knowledge Redegjør for utfordringer og muligheter Demonstrer kjennskap til grunnleggende arbeider Knowledge gaps og hvordan ditt arbeid/prosjekt

adresserer dette Vis hvilken «impact» prosjektet kan ha

22.04.2317

Prosjektbeskrivelsen

• 2.2 Approaches, hypotheses and choice of method Arbeidspakker Tilstrekkelig beskrivelse av forsøksdesign, metoder

og analyser Gjør rede for hvorfor de aktuelle metodene er valgt Forklar hvordan metodene bidrar til å løse/besvare

mål og hypoteser

• 2.3 The project plan Beskrivelse av prosjektimplementeringen - Gantt

chart, Pert-diagram• Interaksjon mellom WPs og tasks• Milepæler

Back-up planer for aktiviteter med høy risiko Beskrivelse av samarbeid Redegjør for tilgjengelige ressurser og ekspertise

22.04.2318

Tips

• Språk: evaluatorene er spesialister innen området, men ikke nødvendigvis ditt spesifikke felt. Gjør deg lett forstått Sikt deg inn på eksperten og generalisten

• Tidlig og overbevisende formidling av måloppnåelsen

• Kom med eventuelle forbehold/utfordringer etter hvert

• Inkluder foreløpige/tidligere resultater• Forankring i forskningsgruppe/fagmiljø• Balanse mellom «kjent forskningsmaterie» og ny

forskning (High risk/high gain)• Contingency plans – alternative handlingsplaner,

særlig for «high risk» aktiviteter

22.04.2319

Layout og plassbesparelser

• Etterstreb en fin layout Justified/blokkjustert tekst Figurer integrert i teksten - typesetting

• Vanlige figurer diagrammer å inkludere Pert-diagram -> Oversikt/sammenheng mellom WP Gant-chart -> Tidsforløp på WP og tasks

• Nummererte referanser

22.04.2320

22.04.2321

Layout

Gantt chart - Eksempel

22.04.2322

Pert diagram - Eksempel

22.04.2323

Pitfalls

• Missing the deadline

• Already a running project

• Budget too high or too low

• Missing project description or CV project leader

• No clear hypothesis

• No specification of budget

• Unfocused project description, dense, unillustrated

22.04.2324

Ressurser

• Veileder – AFU http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_documen

t_id=127166&p_dimension_id=88199&p_menu=28713

• NFR http://www.forskningsradet.no/prognett-fripro/Om_FRI

PRO/1226994096457

22.04.2325

22.04.2326

Søknadsfasen

• Midlertidig ansatte skal ha godkjenning fra instituttleder før arbeidet med søknaden starter (epost med kort beskrivelse av søknaden er tilstrekkelig).

• Utkast av søknad/prosjektbeskrivelse med internbudsjett sendes instituttleder senest sju dager før fristen

• Instituttleder godkjenner faglig innhold og bruk av egeninnsats

• Fakultetsdirektør skal ha søknaden til godkjenning senest tre dager før fristen

• Etter fristen: Send søknad med relevante dokumenter til postmottak@bfe.uit.no

• Eksempel: Prosjektbeskrivelse, internbudsjett, støttebrev (letter of intent), budsjettfordeling (hvis flere partnere), godkjenning av instituttleder og fakultetsdirektør, begrunnelse for bruk av egeninnsats, kvittering for mottatt søknad

22.04.2327

Internbudsjett

• Skal vise samtlige inntekter og kostnader ved prosjektet for BFE• Omfatter ikke eventuelle partneres del av prosjektet• Settes opp i henhold til UiTs satser, bl.a. for indirekte kostnader• Alle kostnader skal med, også arbeidsinnsats fra fast ansatte• Konvertering til NFRs søknadsmal (sparer arbeid)

Viktig:• Realistisk tidsplan• Ta høyde for at tilsettinger tar tid• Driftsmidler. Husk utgifter til utlysning, driftsmidler til

stipendiater o.a., disputas• NFRs satser dekker normalt ikke faktiske kostnader. Legg gjerne

inn tekniker eller annen infrastruktur i tillegg

22.04.2328

Indirekte kostnader (dekningsbidrag)

• Kostnader som ikke er mulig å belaste prosjektet direkte; «hus, lys og varme»

• Vitenskapelige stillinger 320 000• Tillegg eksperimentell virksomhet 240 000• Teknisk-administrative stillinger 200 000

• Basert på gjennomsnittlige kostnader UiT• Inkluderer ikke fartøydrift

22.04.2329

Oppbygging dekningsbidrag

Kontorplass med inventar 44 000

Felles IT-/telefontjenester 29 000

Bibliotektjenester 34 000

Felles administrative tjenester 75 000

Lokale administrative tjenester 96 000

Kontorhold, inkludert PC 42 000

SUM INDIREKTE KOSTNADER 320 000

Laboratoriearealer 53 000

Teknisk støttepersonell 107 000

Vitenskapelig utstyr 80 000

SUM EKSPERIMENTELL VIRKSOMHET 240 000

22.04.2330

Kontraktsfasen

• Svar fra NFR normalt i desember• Må eventuelt revidere søknaden• Kontrakt mellom NFR og koordinator

(«Avtaledokument for FoU-prosjekt»)• Konsortieavtale mellom koordinator og partnere

(NFRs standardformlar)• Partnere må være FoU-institusjoner eller bedrifter

(ikke enkeltpersoner)• Viktige momenter: IPR, publisering og

budsjettfordeling• Avtaler signeres av fakultetsdirektør

22.04.2331

Avslutning

• Frist – 29. mai

• Spørsmål, kommentarer

• Lykke til!