Informatica Basica Excel Sintesis

Universidad Nacional del Nordeste

Informática Básica

2015

Unidad V: “Planilla de Cálculo”

Av. Las Heras 727. Resistencia. Chaco. Argentina

Tel-fax: +54-0362-4446958

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL NORDESTE

FACULTAD DE HUMNIDADES

Av. Las Heras 727 – Resistencia Chaco – Telf. (362) 4446958 – Int: 207

Correo electrónico: [email protected]

Especialista Prof. Carlos Prieto

Microsoft Excel

Microsoft Excel es la planilla de cálculos más usada en el mundo, Excel es una herramienta profesional para organizar y manejar, de manera eficiente, información numérica y no numérica como: libros diarios, presupuestos, facturación, liquidaciones de sueldos, balances generales y estimaciones. Funciones integradas, como fórmulas financieras, que automatizan tareas comunes.

Excel nos ofrece potentes herramientas para crear un conjunto de datos con fórmulas de cálculo que se actualizan automáticamente, y crear interesantes gráficos de barra o gráficos de torta, para mostrar los datos de una manera más apreciable.

Libro y hoja de cálculos:

Un libro contiene una o más hojas de cálculos; y una hoja de cálculos (también llamada planilla de cálculos) está formada por filas y columnas que contienen texto o números. Siempre que trabajemos con Excel, estaremos trabajando sobre la hoja de algún libro. Este método evita tener separados varios archivos relacionados con el mismo proyecto y permite conservar todas las hojas de cálculo relacionadas en un solo libro. Por ejemplo, podríamos tener un libro de Excel llamado Liquidaciones, y 12 hojas donde cada una contiene la liquidación de sueldos de cada mes, cada hoja podrá tener un nombre como Enero, Febrero, Marzo, etc. El nombre del libro es el nombre que se asigna cuando se guarda el archivo.

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Etiquetas o solapas de las hojas de cálculos

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Columnas, filas y celdas

Las hojas de cálculo contienen columnas, filas y celdas. Cada columna contiene un encabezado con nombres que comienzan con la A y siguen con la B, C, etc. Cada fila, también tiene un encabezado que comienza con el 1 y sigue con el 2, 3, etc. Una hoja de Excel XP está compuesta por 65.536 filas y 256 columnas, desde la A hasta IV. La intersección de una fila y una columna se llama celda, y también tiene un nombre, que es la combinación de un nombre de columna y un número de fila, como C4 o A1, donde A1 es el nombre de la celda ubicada en la columna A y la fila 1. Las líneas de la cuadrícula le ayudan a distinguir las celdas, para que se pueda guiar mejor.

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Celda activa y cuadro de nombres.

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Iniciar Excel

Para iniciar Excel, vaya al menú Inicio | Programas y elija Microsoft Excel. Aparecerá el entorno de Microsoft Excel y un nuevo libro abierto listo para comenzar a trabajar.

Componentes de la pantalla de Excel

Introducir datos en una celda

Para introducir datos en una hoja de cálculos solo se necesita seleccionar la celda y escribir. En cada celda podrá escribir:

Texto: valores de texto como: nombres y direcciones.

Números: valores numéricos enteros o decimales, positivos o negativos como: 1; 2; 3; 150,25; -10; etc.

Fórmulas: expresiones que calculan resultados, generalmente, numéricos (algunas fórmulas también trabajan con textos).

Valores Especiales: como valores fechas y horas, formatos personalizados, etc.

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Para introducir datos en una celda:

1. Usar las teclas de desplazamiento del cursor o el mouse para seleccionar la celda donde se va a escribir el dato.

2. Escribir el dato.

3. Oprimir la tecla ENTER o desplazarse a otra celda.

A medida que escribe, el dato va apareciendo en la celda y en la barra de fórmulas.

Nota: Cuando se presiona ENTER el cursor se desplaza a la celda inferior. Para desplazarse hacia otras direcciones presione solamente las teclas con flechas, y para trasladar el cursor hacia la derecha utilice la tecla TAB. Si presiona ESC en el momento en que está introduciendo el dato, Excel borrará el dato que se ha escrito en la celda y restaurará el contenido anterior de la misma.

Introducir texto

Si desea colocar un texto como un nombre o dirección en una celda solo coloque el cursor en la celda deseada y escriba el texto. Por defecto, Excel, siempre alinea el texto a la izquierda de la celda, pero si lo desea podrá alinearlo a la derecha o centrarlo.

Si el texto que escribe es más ancho que la celda. Excel realizará una de dos acciones dependiendo el contenido de la celda que se encuentra a la derecha.

1. Si la celda de la derecha está vacía, Excel despliega el contenido completo del texto.

2. Si la celda de la derecha contiene datos, Excel cortará el texto y solo mostrará lo que cabe en la celda.

Se puede aumentar o reducir el ancho de la celda, como así también su alto, para que la visualización de los datos sea más clara. Más adelante aprenderá cómo cambiar el ancho de una columna.

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El texto escrito en la celda A3 se despliega

completamente porque la celda de la derecha (B3) está

vacía.

El texto de la celda A3 aparece cortado porque la celda de la derecha (B3)

contiene datos.

Se ha ampliado el ancho de la columna A para que el contenido de las celdas se

vean completamente.

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Correlatividad

En Excel podemos escribir, números, días de la semana, meses, en forma correlativa fácilmente:

Ingresamos los dos primeros números

Seleccionar ambos números, luego posicionarse con el puntero del Mouse en el vértice inferior derecho, allí va a notar un signo mas (+) hacer un clic mantener presionado el botón del Mouse y arrastrar hasta el valor que desee.

1

2

Deshacer - Rehacer

Si desea deshacer una acción, haga clic en el botón deshacer y para realizar una acción deshecha, haga clic en el botón rehacer de la barra de herramientas.

Seleccionar celdas

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Para seleccionar celdas de una hoja, solo hay que hacer clic con el Mouse y arrastrar. Puede seleccionar varias celdas de una fila o de una columna. A medida que arrastra el Mouse presionando el botón primario, Excel, selecciona una región rectangular de celdas. No solo puede seleccionar una región rectangular de celdas, sino que también puede seleccionar regiones separadas, presionando CTRL mientras hace clic en la celda o bloques a seleccionar.

Para seleccionar toda una fila, haga clic en el encabezado de la fila, en la parte izquierda de la hoja, de esa manera se selecciona la fila completa; si desea seleccionar varias filas, sólo arrastre para arriba o abajo dependiendo del rango de filas que desee seleccionar.

Para seleccionar toda una columna, haga clic en el nombre de la columna, en la parte superior de la hoja, de esa manera se selecciona la columna completa; si desea seleccionar varias columnas, sólo arrastre para la derecha o la izquierda dependiendo del rango de columnas que desee seleccionar.

Para seleccionar la hoja completa, debemos hacer un clic en el botón que se encuentra a la izquierda de los nombres de las columnas y arriba de los nombres de las filas. Este botón hace referencia a la hoja completa de Excel XP con todas sus columnas y filas

Las celdas seleccionadas aparecen en la pantalla resaltadas, para eliminar la selección hay que hacer un clic en cualquier parte de la hoja.

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Eliminar datos de una celda

Debido a la naturaleza de las hojas de cálculo, el procedimiento para borrar un dato difiere de los otros productos de Office. Tal vez, haya datos o información en la hoja que dependa de los datos borrados. Cuando decida borrar el contenido de una celda o selección, decida primero, cual de los siguientes tipos de borrado quiere hacer:

Borrar la selección y enviar el contenido al portapapeles (Véase Cortar, copiar y pegar).

Eliminar sólo una parte de la selección, como formato, comentarios o valores de datos.

Borrar por completo la selección y todo el formato y las notas añadidas a la selección.

Borrar las celdas seleccionadas y desplazar las celdas adyacentes hacia la izquierda o que las celdas de abajo se muevan para arriba.

Si tenemos que borrar un dato ya ingresado, por que lo escribimos en una celda equivocada, ubicamos el cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimimos la tecla SUPRIMIR. Excel mantendrá el formato y los comentarios relacionados con la celda.

Si desea aplicar un borrado más selectivo, seleccione el comando Edición | Borrar, y seleccione una de las cuatro opciones que le aparecerán en el submenú:

Todo: elimina toda la selección, incluyendo contenido, formato y comentarios adjuntos.

Formatos: borra solo el formato de la selección; puede deshacer el formato especial de una celda y regresar al formato original, sin cambiar ni modificar el contenido de la celda.

Contenido: elimina el contenido de la celda, pero deja intacto el formato y los comentarios.

Comentarios: elimina cualquier comentario especial que contengan las celdas seleccionadas.

Para eliminar las celdas seleccionadas, además de su contenido, y cerrar el hueco que deja la sección eliminada, elija Edición | Eliminar para desplegar el cuadro de diálogo eliminar. Seleccione Desplazar celdas a la izquierda o Desplazar celdas hacia arriba para que Excel sepa como cerrar el hueco que deja la eliminación. También puede eliminar toda la fila o toda la columna de la celda seleccionada.

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Cortar, copiar y pegar

Al igual que todos los programas del paquete Office, Excel utiliza el portapapeles de Office para guardar los datos que está copiando, cortando o pegando dentro de las hojas de calculo o entre ellas.

Para copiar los datos de una celda, seleccione la celda o celdas que desea copiar y haga clic en el botón

Copiar de la Barra de Herramientas Estándar, presione CTRL+C, o elija Edición | Copiar, para copiar el contenido de las celdas seleccionadas al Portapapeles.

Para cortar los datos de una celda, seleccione la celda o celdas que desea copiar y haga clic en el botón

Cortar de la Barra de Herramientas Estándar, presione CTRL+X , o elija Edición | Cortar, para cortar el contenido de las celdas seleccionadas.

Para pegar el contenido del Portapapeles, seleccione la primera celda del lugar de destino (que puede

ser en otra hoja del mismo libro u otro libro), y haga clic en el botón Pegar de la Barra de Herramientas Estándar, presione Ctrl+V, o elija Edición | Pegar. Excel sobrescribirá el contenido de las celdas de destino con el contenido del Portapapeles, de manera que, asegúrese de elegir bien el destino cuando vaya a pegar datos del Portapapeles. De todas manera, siempre podrá deshacer

cualquier acción con el botón Deshacer .

Insertar celdas

Como hemos visto anteriormente, se puede escribir datos en las celdas, borrarlas, corregirlas, eliminarlas, etc. Ahora veremos el manejo esencial de las celdas, filas y columnas.

Una de las maneras de contribuir al aspecto profesional de la planilla de cálculos es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamaño y posición. Insertando (o eliminando) convenientemente filas y columnas de la planilla puede hacerse más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de la columna y el alto de las filas.

La inserción de celdas requiere que las celdas adyacentes de la hoja de cálculo se desplacen hacia la derecha y hacia abajo para hacerle espacio a la nueva celda.

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Para insertar una celda:

Seleccione la celda que debe aparecer después de la celda insertada.

Elija Insertar | Celdas para mostrar el cuadro de diálogo Insertar.

Elija Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo para determinar la dirección del desplazamiento. Éste crea espacio para la nueva celda.

Presione Aceptar para insertar la nueva celda.

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Lo que siempre debemos recordar es que la nueva celda se inserta siempre antes de la celda activa, a la izquierda o arriba, según se elija.

Insertar columnas

Para insertar una columna:

Seleccionar una celda de la columna donde se hará la inserción. La nueva columna se insertará a la izquierda de la columna actual.

Elegir Insertar | Columnas. En ese momento la planilla se abrirá, haciendo lugar a la nueva columna. Al hacer la inserción, toda fórmula que hubiera en la planilla ajusta su referencia para mantener los cálculos inalterables.

También, puede insertar una columna haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la columna que se desplazará hacia la derecha dando lugar a la nueva columna, y en el menú contextual seleccionar la opción Insertar.

Insertar filas

Para insertar una fila:

Colocar el cursor en una celda de la fila donde se hará la inserción. La nueva fila se insertará por encima de la fila actual.

Elegir la opción Insertar | Filas. En ese momento la planilla se abrirá, haciendo lugar a la nueva fila. Al hacer la inserción, toda fórmula que hubiera en la planilla ajusta su referencia para mantener los cálculos inalterables.

También, puede insertar una fila haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la fila que se desplazará hacia abajo dando lugar a la nueva fila, y en el menú contextual seleccionar la opción Insertar.

Insertar rangos de celdas

Los casos anteriores corresponden a inserciones de una celda, de toda una fila o toda una columna. Hay una cuarta posibilidad: la inserción de rangos de celdas.

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Para insertar un rango de celdas:

1. Seleccionar el rango a insertar.

2. Elegir la opción Insertar | Celdas.

3. En el cuadro de diálogo Insertar celdas indicar hacia dónde se deben desplazar el rango de celdas.

4. Finalmente, hacer clic en el botón Aceptar.

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Eliminar filas y columnas

Así como se pueden insertar celdas, filas, columnas o rangos de celdas, también es posible eliminarlos.

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Para eliminar una fila o una columna:

Colocar el cursor en cualquier celda que corresponda a la fila o columna a eliminar.

Elegir la opción Edición | Eliminar.

En el cuadro de diálogo Eliminar celdas, indicar de que modo vamos a eliminar.

Finalmente, hacer clic en el botón Aceptar.

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También, puede eliminar una fila o una columna haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre el encabezado de fila o encabezado de columna, y en el menú contextual seleccionar la opción Eliminar.

Ajustar el ancho de las columnas

Anteriormente habíamos mencionado que las columnas pueden ampliarse para visualizar mejor el contenido de las celdas. Veamos cómo se logra esto:

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Para ajustar el ancho de una columna:

Ubicar el cursor en cualquier celda de la columna cuyo ancho se desea cambiar.

Elegir la opción Formato | Columna | Ancho.

En el cuadro de diálogo Ancho de columna, escribir un número para el ancho de la columna.

Hacer clic en el botón Aceptar.

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También puede cambiar el ancho de columna mouse:

Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la columna cuyo ancho se desea ampliar o disminuir, justo en el borde derecho (sobre la separación entre esa columna y la siguiente); el puntero se convierte en una doble flecha negra horizontal.

Arrastrar el borde de la columna hacia la derecha, para aumentar, o hacia la izquierda, para disminuir el ancho de la columna.

Cuando la columna tenga el ancho deseado, soltar el botón.

Ajustar el alto de las filas

Aunque no es tan común como el ancho de las columnas, ajustando convenientemente la altura de las filas también se puede mejorar la visualización de los datos y el aspecto de la planilla en general.

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Para ajustar el alto de una fila:

1. Ubicar el cursor en cualquier celda de la fila cuyo alto se desea cambiar.

2. Elegir la opción Formato | Fila | Alto.

3. En el cuadro de diálogo Alto de fila, escribir un número para el alto de la fila.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

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También puede cambiar el alto de fila mouse:

1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la fila cuyo alto se desea ampliar o disminuir, justo en el borde inferior (sobre la separación entre esa fila y la siguiente); el puntero se convierte en una doble flecha negra vertical.

2. Arrastrar el borde de la fila hacia abajo, para aumentar, o hacia arriba, para disminuir el alto de la fila.

3. Cuando la fila tenga el alto deseado, soltar el botón.

Aplicar formato de celdas

Ya sabemos que en cada celda de Excel podemos escribir números, textos o formulas, y hemos aprendido a cambiar el tamaño de las filas y columnas para mejorar el aspecto visible. Ahora veamos cómo cambiar el formato de las celdas para mejorar la presentación de los datos.

Las opciones de formato son muchas, y se las encuentran en el menú Formato | Celdas. Para evitar rodeos, veamos, en líneas generales, cómo se puede cambiar o aplicar formato a una celda o a un rango de celdas:

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Seleccionar el rango de celdas cuyo formato se desea cambiar.

Elegir la opción Formato | Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas con seis fichas de formato: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas, y Proteger.

Elegimos o configuramos el formato deseado y presionamos Aceptar.

El método es el mismo en cualquiera de las fichas que desee cambiar.

A continuación, estudiaremos cada una de ellas.

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Número

Esta ficha nos permite especificar que formato numérico deseamos que tengan determinadas celdas, por ejemplo cuando realizamos una lista de precios, o una liquidación, trabajamos con valores que son monetarios y otros que no, entonces deberíamos aplicar un formato adecuado a cada uno de ellos

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Para aplicar formato de número:

1. Seleccionar el rango de celdas que queremos aplicarle un formato numérico.

2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas elegir la ficha Número.

3. En el cuadro Categoría, elegir una categoría. A la derecha del listado de categorías, aparecerán las opciones para definir el aspecto del número; por ejemplo: cuántas posiciones decimales se van a usar, si se usarán separadores de miles, cómo se verán los números negativos, etc. Y en el cuadro de Muestra se podrá ver una muestra de los cambios en el formato del número.

4. Finalmente, hacer clic en Aceptar.

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Como se puede ver, hay varias categorías relacionadas con valores numéricos (General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, y Científica). Cada Categoría muestra opciones que permiten configurar el formato y la presentación del número, por ejemplo, la Categoría Moneda permite, entre otras cosas, especificar el símbolo monetario que aparecerá junto al número.

Hay dos categorías que merecen una atención especial: Fecha y Hora. Estas categorías se utilizan para definir el formato de presentación de las fechas u horas.

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Si ninguno de estos formatos se ajusta a nuestras necesidades, podemos definir un formato personalizado, eligiendo la categoría Personalizada.

En esta categoría debemos elegir un tipo de formato personalizado o bien crear uno propio en el cuadro Tipo. Eso sí, habrá que conocer un poco sobre los caracteres especiales de formato que se usan.

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Alineación

Anteriormente dijimos que, por defecto, Excel alinea los textos a la izquierda de la celda, y los números a la derecha de las celdas. Pero esta alineación puede cambiarse en la ficha Alineación de la ventana Formato de celdas.

Para cambiar la alineación del texto o número:1. Seleccionar el rango de celdas que

queremos alinear.2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas

elegir la ficha Alineación.3. En el cuadro Alineación del texto,

especificar la alineación Horizontal, alineación Vertical y Sangría.

4. En el cuadro Orientación, elegir la orientación del contenido de la celda (vertical, inclinado, etc.). También puede especificar la orientación en Grados.

5. En el cuadro Control del texto, podrá: Ajustar la celda al texto, Reducir el texto a la celda o Combinar celdas.

6. Finalmente, hacer clic en Aceptar.

Fuente

En esta ficha podemos cambiar el nombre, el estilo y el tamaño de la fuente usada en la celda o rango de celdas seleccionados, aplicar algunos efectos y cambiar el color.Para cambiar la fuente o el formato de la fuente:1. Seleccionar el rango de celdas cuya fuente

tipográfica queremos cambiar.2. En el cuadro de diálogo Formato de celdas

elegir la ficha Fuentes.En esta ficha podrá elegir el nombre, estilo, tamaño de la fuente. También podrá aplicar algunos Efectos (Tachado, Superíndice, Subíndice), elegir un color, y obtener una Vista Previa de la fuente.

3. Finalmente, hacer clic en Aceptar para aplicar los cambios.

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Trabajar con hojas y libros

De manera predeterminada, Excel incluye 3 hojas en blanco en cada libro nuevo. Pero se puede agregar, eliminar o mover hojas según se necesite. Además cada hoja tiene un nombre que puede ser cambiado.

Insertar una hoja de cálculo en un libro

Para insertar una hoja de cálculo nueva en su libro:

En el menú Insertar, elegir la opción Hoja de cálculo. Se insertará una nueva hoja de cálculo antes de la hoja activa.

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También puede insertar una hoja de cálculo, haciendo clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de la hoja que aparecerá después de la nueva hoja de cálculo. Y en el menú contextual, elegir la opción Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo insertar.

Elegir el icono Hoja de cálculo y presionar Aceptar.

El cuadro de diálogo insertar contiene varios tipos de elementos que puede agregar a un libro, pero las hojas de cálculo son el elemento más común.

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Eliminar una hoja de cálculo

Hay ocasiones en que solo necesita una o dos hojas de cálculo en el libro.

Para eliminar una hoja de cálculo:

1. Seleccione la hoja que desea eliminar.

2. En el menú Edición o en el menú contextual de la etiqueta de la hoja, seleccione Eliminar. Si la hoja de cálculo está vacía, se eliminará sin más remedio, pero si la hoja contiene datos, Excel, mostrará una ventana de confirmación, en la que deberá confirmar si quiere o no eliminar la hoja seleccionada.

Este cuadro de confirmación solo aparece cuando la hoja que se quiere eliminar contiene datos

También puede eliminar varias hojas de cálculo a la vez. Para ello, primero debe seleccionar las hojas, haciendo clic en la etiqueta de cada hoja mientras mantiene presionada la tecla CTRL, y luego elegir la opción Eliminar del menú Edición o del menú contextual.

Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

Si no le agradan los nombres predeterminados de la hoja de cálculo, Hoja1, Hoja2, etc. Puede cambiar el nombre si hace clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la hoja y selecciona Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre. Cuando presione ENTER la etiqueta de la hoja de cálculo mostrará el nuevo nombre.

Otra forma sencilla de cambiar el nombre a la hoja es haciendo doble clic sobre el nombre de la hoja.

Hojas de cálculo con nombre

Cambiar el color de las etiquetas

Esto facilita el reconocimiento de las hojas que forman el libro.

Para cambiar el color de las etiqueta de una hoja:

Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y, en el menú contextual, seleccione la opción Color de etiqueta. Verá una ventana de colores

Elija el color y presione Aceptar.

Así podrá asignar un color distinto a cada hoja para identificarlas mejor.

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Con las etiquetas en colores se puede identificar mejor las hojas

Desplazar entre varias hojas de cálculo

Si su libro consta de muchas hojas, digamos 10 o más hojas, se le presentará un gran inconveniente: ¿cómo ver las hojas que no se alcanzan a visualizar las etiquetas?. Para solucionar este problema, Excel nos ofrece una barra de botones, mediante la cual podremos desplazarnos de hoja en hoja, de la primera a la última.

Los botones que componen esta barra son los siguientes:

Primer hoja: nos llevará a la primer hoja de nuestro libro

Hoja anterior: nos permite desplazarnos a la hoja anterior de la que estamos ubicados actualmente.

Hoja siguiente: nos permite desplazarnos a la hoja siguiente a la que estamos ubicados actualmente.

Última hoja: nos llevará a la última hoja de nuestro libro.

Mover o copiar hojas de cálculo

Excel puede reorganizar las hojas de cálculo dentro de un libro, e incluso mover hojas de cálculo entre dos o más libros.

Para mover o copiar una hoja en el mismo libro o en otro libro:

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Botones de desplazamiento




Active la hoja que desea mover o copiar.

En el menú Edición, seleccione la opción Mover o copiar hoja

En el cuadro de diálogo Mover o copiar hoja, seleccione el libro al que quiere mover o copiar la hoja; en el cuadro Al Libro.

En el cuadro Antes de la hoja, seleccione la hoja que se ubicará inmediatamente después de la hoja que moveremos o copiaremos.

Haga clic en el cuadro Crear una copia, si desea realizar una copia de esta hoja; sino la hoja se moverá a la ubicación indicada

Finalmente, presione el botón Aceptar

Existe otra forma de mover hojas en un libro; simplemente arrastre, con el mouse, la etiqueta de la hoja al lugar deseado y listo. La hoja se moverá al lugar indicado. Y si presiona la tecla CTRL mientras hace este trabajo, se creará una copia de la hoja arrastrada.

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Encabezado y Pie de Página

Para configurar el encabezado y pie de página en Excel debemos ir al menú archivo – configuración de página – solapa encabezado y pie de página.

Ahora aremos un clic en la opción Personalizar encabezado de allí en mas veremos una ventana como la siguiente imagen.

Para agregar el número de página

debemos elegir el botón

de número de página

y saldrá así & [Página] esto indica

que Excel enumerará nuestra hoja. Lo mismo sucede con el resto de los botones que tenemos allí, como ser fecha, hora etc. Para observar la enumeración de nuestra hoja debemos cambiar la vista Normal a la vista preliminar.

Trabajar con fórmulas

Hasta aquí vimos como mejorar el aspecto de una planilla con textos y números. Pero Excel sirve para hacer cálculos. Esto significa que se puede hacer cálculos con los datos. La siguiente planilla es una planilla de cálculos.

Esta planilla permite saber cuánto dinero dispone una persona en un momento dado. Simplemente, suma la cantidad en Efectivo más lo que tiene depositado en el Banco y le resta su Deuda.

La planilla contiene tres tipos de datos bien diferentes: textos, números y una fórmula. Es este último elemento el que hace que esta planilla sea de cálculo. En efecto, la fórmula de la celda B5 hace que Excel calcule automáticamente el Saldo.

Para calcular el Saldo hay que sumar la cantidad de dinero que tiene en el Banco, más el Efectivo, menos la Deuda, o sea: 850 + 250 - 320

Esta es la cuenta que debe hacer la fórmula cargada en B5. Pero lo que tenemos que escribir nosotros en esa celda es:

=B2+B3-B4 Esta formula también puede verse en la barra de fórmula:

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Para indicarle a Excel que realice un cálculo matemático tenemos que observar dos reglas básicas:1. Las fórmulas siempre comienzan con el signo igual (=).2. No se escriben los números que se suman o se restan, sino, los nombres de las celdas que los

contienen.Finalmente, una fórmula es un cálculo que produce un resultado. Las fórmulas pueden incluir operadores matemáticos, numéricos, direcciones de celdas, y rangos. Conozcamos entonces los operadores que se puede utilizar en Excel.

Formato Condicional

Por ejemplo: en la planilla siguiente queremos comparar los valores de la columna objetivo con la de ventas; los valores de ventas que superen los valores del objetivo hay que destacarlos con un formato diferente al resto.

1º) Seleccionar el rango de datos que queremos calcular, en este caso la columna de ventas.

2º) Ir al menú Formato y allí elegimos la opción Formato condicional, ahora veran una ventana como lo indica la imagen siguiente

3º) En la primer caja, para este ejemplo, debe estar en la opción valor de la celda; en la segunda caja desglosamos y elegimos Mayor que (para este ejemplo elegimos la opción Mayor que, porque queremos calcular los valores de ventas que superan los valores del objetivo)

4º) Ahora verán una tercer caja, aremos un clic dentro de ella, y elegimos el 1º valor de la columna objetivo, allí saldrá la posición del objeto que acabamos de elegir, como ser columna y fila acompañado con el símbolo peso ($), Ej.: $B$2, ahora debemos eliminar los signos peso ($).

5º) Por último ingresemos a la opción Formato, allí elegimos el formato que deseamos que nos muestre en nuestro objetivo.

Quitar el formato condicional

1. Seleccione las celdas cuyo formato condicional desee quitar.

2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.

3. Haga clic en Eliminar y active la casilla de verificación de las condiciones desee eliminar.

Trabajar con funciones

Las funciones son herramientas que Excel ofrece y permite realizar cálculos y manipular datos. Algunas funciones son similares o producen resultados que podrían lograrse con simples fórmulas, pero existen funciones cuya utilidad no puede lograrse con las formulas.

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Vendedor Objetivo

Ventas

Domínguez

700 720

López 500 509

Rack 500 471

Rojas 700 307

García 500 625

Barra de fórmulas




Función SUMA

Suma todos los números de un rango de celdas.

Sintaxis SUMA(número1;número2; ...)

Ejemplos

=SUMA(3; 2) Suma los números 2 y 3 = 5

Función MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis MIN(número1;número2; ...)

Ejemplos

Si en el rango A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2

Función MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)

Ejemplos

Si en el rango A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

MAX(A1:A5) es igual a 27

Función CONTAR

Cuenta la cantidad de valores numéricos que hay en el rango especificado.

Sintaxis

CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2; (se refiere al rango que deseamos calcular)

Ejemplos

El resultado de la formula seria 2

Función CONTAR.BLANCO

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.

Sintaxis

CONTAR.BLANCO(rango)

Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco.

Ejemplo

Supongamos que en la hoja de cálculo anterior, B3 contiene "" (texto vacío).

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Clientes Compras

Rojas 78

Franco Sin datos

Ferrari 34




CONTAR.BLANCO(B2:C5) es igual a 2. B3 y C2 son celdas en blanco.

Función CONTAR.SI

Cuenta las celdas no vacías que hay en el rango especificado y cuyo contenido cumpla un criterio determinado

En este ejemplo tendríamos que calcular que cliente supero la compra de $25

(>25 seria el criterio) el resultado seria 2.

CONTARA

Cuenta las celdas no vacías que hay en el rango especificado.

El resultado seria 3

K.ESIMO.MAYOR

Devuelve el segundo, tercer ,cuarto, etc, valor mas alto en una lista de valores numéricos

En este ejemplo se desea calcular el 2º valor mas grande.

El resultado seria 58. ya que es el segundo valor mas alto.

K.ESIMO.MENOR

Devuelve el segundo, tercero, cuarto, etc, valor mas pequeño en un rango especificado.

En este ejemplo se desea calcular el 3º valor mas pequeño

El resultado seria 34 ya que es el tercer valor mas pequeño

Trabajar con gráficos en Excel

Gráficos de columnas

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Clientes Compras

Rojas 78

Franco

Ferrari 34

Clientes Compras

Rojas $78

Franco $12

Ferrari $34

Clientes Compras

Rojas 78

Franco

Ferrari 34

Pérez Sin datos

Clientes Compras

Rojas 78

Franco 58

Ferrari 34

Pérez 46

Clientes Compras

Rojas 78

Franco 25

Ferrari 34

Pérez 16




Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de co-lumnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los gráficos de columnas agrupadas comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra valores en rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un ter-cer eje de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que representan:

Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).

Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).

Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artícu-los, nombres geográficos o los nombres de personas).

*Nota Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical y uno de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de gráfico de columnas 3D.

Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Los gráficos de columnas apiladas muestran la rela-ción de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor con un to-tal entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra los valores en rectángulos apilados ver-ticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos (serie de datos:

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puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.), en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con ba-rras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) de un gráfico circular se muestran como porcen-tajes del total del gráfico circular.

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:Sólo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene más de siete categorías.

Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un gráfico circular para destacarlos.

Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares con su-bgráfico circular o subgráfico de barras son gráficos circulares con valores definidos por el usuario que se extraen del gráfico circular principal y se combinan en un gráfico secundario, circular o de ba-rras apiladas. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los sectores pequeños del gráfico circular principal se distingan más fácilmente.

Circular seccionado y circular seccionado en 3D Los gráficos circulares seccionados muestran la con-tribución de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede cambiar la configuración de la divi-sión en secciones para cada sector por separado y para todos ellos, pero no puede mover manualmente los sectores de un gráfico circular seccionado. Si desea extraer los sectores manualmente, utilice un gráfico circular o un gráfico circular 3D.

Sugerencia Para crear un gráfico circular, vea Presentar los datos en un gráfico circular.40


ms-help://MS.EXCEL.12.3082/EXCEL/content/HA10211848.htm




Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de ba-rras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan valores entre ca-tegorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se suelen organizar a lo largo del eje verti-cal, mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Este tipo de gráfico compara el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de barras 100% apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

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