Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Informatiebehoefte beheer openbare ruimte bepalen
UITWISSELING VAN GEGEVENS TUSSEN
BEHEER OPENBARE RUIMTE (BOR) EN DE
BASISREGISTRATIE GROOTSCHALIGE
TOPOGRAFIE (BGT)
2
Colofon
Dit document is opgesteld vanuit het project Ondersteuning gemeentelijk gebruik BGT. Dit project
is onderdeel van het VNG/KING programma Digitale Agenda 2020.
Het document bevat handvatten voor het bepalen van de informatiebehoefte voor het beheren van
de openbare ruimte. Dit is één van de hoofdstappen in de aanpak BOR-BGT. De handvatten zijn
vooral bedoeld als uitgangspunt voor gesprekken over de informatiebehoefte en de discussie over
hoe deze ingevuld moet worden.
Het document is gebaseerd op gesprekken met verschillende betrokkenen en is afgestemd met
professionals vanuit zowel het werkveld Geo-informatie als het werkveld Beheer openbare ruimte.
Auteurs : Sandra Leijten en Marcel Rietdijk
Versie : 1.0
Datum : november 2017
Voor de tekstgedeelten over IMBOR (Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte) is gebruik
gemaakt van informatie van CROW.
Heeft u suggesties voor verbeteringen? Geef ze aan ons door!
3
Inhoudsopgave
1 Inleiding 4
2 Uitgangspunten 6 2.1 Gemeenten gebruiken IMBOR 6
2.2 Gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie 8
2.3 Gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens 8
3 Stap 1: Afbakening van het domein 9 3.1 Disciplines 9
3.2 Taken en werkprocessen 10
4 Stap 2: Inventarisatie informatiebehoefte 12 4.1 Geen beheersoftware in gebruik (1) 13
4.2 Geen beheersoftware in gebruik (2) 15
4.3 Beheersoftware in gebruik 16
4.4 Afronden beschrijving informatiebehoefte 18
5 Stap 3: Analyse informatiebehoefte 19 5.1 Analyse in relatie tot taken en werkprocessen 19
5.2 Analyse in relatie tot beheermethodiek 19
6 Stap 4: Vaststellen informatiebehoefte 20
7 Realiseren 21
Bijlage 1 Overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte
4
1 Inleiding
VNG/KING heeft de aanpak BOR - BGT ontwikkeld, waarmee op een gestructureerde wijze
antwoord wordt gegeven op veel vragen die onder gemeenten leven. Zoals de vraag wie
verantwoordelijk is voor de inwinning van bepaalde gegevens. Of wie er bepaalt wanneer een
gegeven gewijzigd mag worden. Maar ook vragen over de activiteiten die moeten worden
uitgevoerd om bestanden op elkaar te laten aansluiten. De aanpak bestaat uit vijf hoofdstappen:
Inrichtingsvariant kiezen;
Informatiebehoefte bepalen;
Processen inrichten;
Bestanden opwerken;
Project inrichten.
Dit document gaat in op de hoofdstap
“informatiebehoefte bepalen”.
De beleidsdoelstellingen en de werkwijze voor het beheren van de openbare ruimte bepalen welke
gegevens een gemeente nodig heeft voor de beheerprocessen. Naast gegevens over de ligging van
de te beheren objecten, gaat het daarbij ook om allerlei gegevens over de eigenschappen van die
objecten. Bijvoorbeeld: welke boomsoort is het? Of wat is het aanlegjaar van een verharde weg? In
deze stap bepaalt de beheerder van de openbare ruimte welke gegevens hij nodig heeft voor zijn
werkzaamheden. Hierbij wordt in principe gebruik gemaakt van het door CROW ontwikkelde
Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR). Door aan te sluiten op de daarin uniform
gedefinieerde en goed op elkaar aansluitende gegevens, wordt het voor een gemeente eenvoudiger
om de verschillende soorten beheer (zoals wegbeheer, groenbeheer) integraal vorm te geven. Ook
wordt het benchmarken van gemeentelijke beheergegevens met andere gemeenten er sterk door
vereenvoudigd. Tenslotte maakt het gebruik van IMBOR hergebruik van beheergegevens in andere
gemeentelijke werkprocessen (zoals de uitvoering van de Omgevingswet) eenvoudiger.
Dit document omschrijft vier stappen om te komen tot een overzicht van de noodzakelijke
gegevens voor het beheren van de openbare ruimte:
Afbakening van het domein;
Inventarisatie informatiebehoefte;
Analyse informatiebehoefte;
Vaststellen informatiebehoefte.
Tenslotte worden enkele handreikingen gegeven voor het organiseren van het beschikbaar komen
van de informatie waarvan is vastgesteld dat daaraan behoefte is.
Enkele opmerkingen over de gebruikte begrippen en benamingen
In dit document worden de benamingen BOR en GEO gebruikt. In de gemeentelijke praktijk
kunnen afdelingen BOR ook bekend staan als bijvoorbeeld stadsbeheer of wijkbeheer. GEO
komt in de gemeentelijke praktijk vaak voor in de vorm van een afdeling Geo-informatie of een
eenheid Landmeten.
Ook de aanduiding van de verschillende gebruikte registraties en software kent in de
gemeentelijke praktijk een grote diversiteit. In dit document is gekozen voor het gebruik van
5
een beperkt aantal begrippen. Gegevens over beheerobjecten worden door de afdeling BOR
met behulp van beheersoftware vastgelegd in een BOR-registratie. GEO legt de gegevens die
het nodig heeft voor de uitvoering van haar werkzaamheden in het kader van de BGT en de
uitwisseling met BOR met behulp van BGT-software vast in een BGT|IMGeo-registratie.
In een informatiemodel zoals IMGeo en IMBOR worden objecten en attributen onderscheiden.
In dit document is gekozen om voor attributen het binnen BOR meer gebruikelijke begrip
beheerkenmerken te hanteren. Bijvoorbeeld van een beheerobject BOOM worden
beheerkenmerken als boomnummer en soortnaam vastgelegd.
In dit document wordt bedoeld met de beheerder (openbare ruimte), afhankelijk van de
grootte van de organisatie, één medewerker of een afdeling met meerdere medewerkers die
samen het beheer van de openbare ruimte verzorgen.
6
2 Uitgangspunten
Voor het bepalen van de informatiebehoefte van een gemeente voor het beheren van de openbare
ruimte gelden een aantal uitgangspunten:
gemeenten gebruiken IMBOR;
gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie;
gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens.
2.1 Gemeenten gebruiken IMBOR
Het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR) bevat de afspraken over de benamingen
en definities van de beheergegevens die aan de objecten in de openbare ruimte gekoppeld kunnen
worden. Ook de samenhang tussen die beheergegevens wordt in IMBOR beschreven.
IMBOR wordt door CROW (ondersteund door Geonovum) ontwikkeld en beheerd.
De objecttypen uit de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en het Informatiemodel
Geografie (IMGeo) vormen de basis voor IMBOR.
Figuur 1 – relatie standaarden
Het IMBOR vormt vervolgens de schakel tussen BGT|IMGeo-registratie en de verschillende
beheersystemen van terreineigenaren in Nederland. Door voor de opzet en vulling van die
verschillende beheersystemen gebruik te maken van IMBOR, vindt een verdere uniformering plaats
van begrippen en gegevens die worden vastgelegd ten behoeve van het beheren van de openbare
ruimte. Het gemeentelijk gegevensbeheer kan hierdoor efficiënter worden ingericht.
7
Figuur 2 – de plaats van IMBOR in een beheersysteem (bron: CROW)
De onderdelen van IMBOR worden gefaseerd ontwikkeld. IMBOR gaat de hele openbare ruimte bestrijken, en is gestart met de vakgebieden weg- en groenbeheer. Kijk voor actuele inhoud van het IMBOR op de website van het CROW.
IMBOR versie 1.1.9.8
Figuur 3 – overzicht IMBOR objectgroepen (bron: CROW)
IMBOR is als standaard opgenomen in GEMMA, de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. GEMMA helpt gemeenten om (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Dat gemeenten IMBOR gebruiken bij het inrichten van beheersystemen voor het beheren van de
Beheersysteem
Inventarisatie:
Hoe ziet het er nu
buiten uit
Inspectie:
Technische en
visuele kwaliteit
Maatregelen
en tarieven
Object-
Informatie
Kwaliteits-
gegevens
Beheer-
gegevens
IMBOR
8
openbare ruimte, is dan ook een belangrijk uitgangspunt voor de aanpak BOR-BGT en daarmee voor het bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte.
2.2 Gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie
Een beheerder vanuit een bepaalde beheerdiscipline (zoals wegen, groen of openbare verlichting)
bepaalt zelf zijn informatiebehoefte of heeft deze eerder al bepaald voor zijn werkprocessen. Ook
de beheerders van andere disciplines binnen de gemeente zullen dit doen. Om in de
informatiebehoefte te kunnen voorzien zullen gegevens moeten worden ingewonnen. De
ingewonnen gegevens zullen moeten aansluiten op gegevens die binnen andere disciplines worden
gebruikt.
Het is daarom van groot belang dat al bij het bepalen van de informatiebehoefte afstemming
binnen de eigen organisatie plaatsvindt. Zo wordt eventueel dubbel werk voorkomen en kan de
informatie optimaal worden afgestemd met de gebruikers buiten de eigen afdeling. Dat gemeenten
de informatiebehoefte afstemmen binnen de eigen organisatie is dan ook een uitgangspunt voor
het kunnen bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte.
2.3 Gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke
gegevens
Uitgangspunt binnen de aanpak is dat gemeenten zich bij het bepalen van de informatiebehoefte in
eerste instantie beperken tot de minimaal noodzakelijke set gegevens om de werkprocessen voor
het beheren van de openbare ruimte te ondersteunen. De BOR-gegevens die worden opgenomen in
de beheersystemen, moeten in de toekomst immers ook actueel kunnen worden gehouden. Dit
laatste wordt steeds belangrijker omdat gegevens steeds vaker ook door collega’s op andere
afdelingen zullen worden gebruikt. Deze collega’s moeten dan blind kunnen vertrouwen op de
kwaliteit van deze gegevens voor hun eigen werkprocessen. Beheerders openbare ruimte moeten
zich niet laten verleiden tot het opnemen van gegevens die in de toekomst niet op orde kunnen
worden gehouden. Dat gemeenten de informatiebehoefte beperken tot een set waarvan de
actualiteit en kwaliteit naar de toekomst toe geborgd is, is dan ook een uitgangspunt bij bepalen
van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte.
9
3 Stap 1: Afbakening van het domein
De eerste stap die gezet moet worden is het afbakenen van het domein waarvoor de
informatiebehoefte wordt bepaald. Binnen het beheren van de openbare ruimte is immers sprake
van verschillende beheerdisciplines (zoals wegen, groen of openbare verlichting). Afhankelijk van
de situatie en ambitie in een gemeente wordt voor enkele of alle beheerdisciplines bepaald wat de
informatiebehoefte is. Bij een gemeente waar de verschillende beheerdisciplines verdeeld zijn over
meerdere organisatie onderdelen, worden tevens de disciplines toegedeeld aan de respectievelijke
organisatie onderdelen.
Vervolgens moet per discipline worden geïnventariseerd voor welke (deels wettelijke) taken en
werkprocessen de informatiebehoefte zal worden bepaald. Deze afbakening resulteert in een
binnen de organisatie gedragen eerste beeld van taken/werkprocessen per discipline waarvoor de
informatiebehoefte zal worden vastgelegd.
Als deze stap is afgerond, dan heeft u een overzicht van taken/werkprocessen per discipline
waarvoor u informatiebehoefte wil gaan bepalen.
3.1 Disciplines
Voor de afbakening van de beheerdisciplines waarvoor de informatiebehoefte zal worden bepaald,
kan een medewerker beheer openbare ruimte van een gemeente zich de volgende vraag stellen:
Voor welke disciplines binnen het beheren van de openbare ruimte is mijn organisatieonderdeel
verantwoordelijk en wil ik de informatiebehoefte voor bepalen?
Aan de hand van het antwoord op deze vraag kan vervolgens worden nagegaan welke IMBOR
vakgebieden bij deze disciplines behoren en in welke mate deze IMBOR vakgebieden zijn
vrijgegeven. Deze informatie is nodig voor de volgende stap in de aanpak voor het bepalen van de
informatiebehoefte. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende tabel:
IMBOR vakgebieden: Beheerdiscipline Organisatie-onderdeel:
Wegen
Groen, Bomen en Terreinen
Rioleringen i.s.m. GWSW
Faunavoorzieningen
Spelen
Civiele constructies
Borden
Meubilair
Sport
Tunnels
Water
Verkeer
Verlichting
Anders…
Figuur 4 – tabel IMBOR vakgebieden i.r.t. beheerdisciplines en organisatie onderdelen gemeente
10
3.2 Taken en werkprocessen
Nu de disciplines waarvoor de informatiebehoefte bepaald gaat worden bekend zijn, kunnen per discipline de taken en werkprocessen geïnventariseerd worden. Een deel van deze werkprocessen vloeit voort uit wettelijke taken. Het is belangrijk dat in ieder geval in de minimaal benodigde informatie voor het uitvoeren van deze wettelijke taken wordt voorzien.
Het verschilt per gemeente welke wettelijke taken en bijbehorende werkprocessen zijn weggelegd
bij beheer openbare ruimte. Daarom is in bijlage 1 (Overzicht van taken en werkprocessen beheer
openbare ruimte) een algemeen overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte
opgenomen dat u zelf kunt wijzigen en aanvullen voor de situatie in uw eigen gemeente.
Om te kunnen toetsen of het overzicht voor uw situatie compleet is, zijn in onderstaand kader de
belangrijkste voor gemeenten geldende wet- en regelgeving en normeringen in het kader van het
beheer van de openbare ruimte vermeld. Ook voor de taken voortvloeiende uit wet- en regelgeving
en normeringen geldt dat het per gemeente kan verschillen waar de verantwoordelijkheid binnen
de gemeente is belegd. Met de onderstaande lijst kunt u toetsen of wet- en regelgeving en
normeringen die onder de verantwoordelijkheid van uw organisatieonderdeel vallen, leiden tot een
taak/werkproces in het opgestelde overzicht.
Wet- en regelgeving en normeringen in het kader van beheer openbare ruimte: Wegen (en wegmeubilair): - Wegenwet en wegenverkeerswet - Convenant Duurzaam Veilig - Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) - Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) - NBD Richtlijn bewegwijzering (voorheen de ANWB borden) - NEN-EN 12899 (technische aspecten van bebording) Groen en speelvoorzieningen: - Richtlijn Boom VeiligheidsControle (BVC) (inspectie, minimale registratie om te voldoen aan
zorgplicht) - Attractiebesluit (inspectie, warenwetbesluit Attractie- en speeltoestellen) - Flora en faunawet (zorgplicht bij uitvoering van projecten in de openbare ruimte; gedragscode) Water en riolering: - Wet milieubeheer (aanleg en beheer van rioleringen) - Wet informatie-uitwisseling en ondergrondse netten (verplichting van netbeheerder tot
verstrekken van bepaalde minimum-informatie) - Wet verontreiniging oppervlaktewater (beschermende maatregelen om verontreiniging tegen
te gaan) - Waterwet (regelt het beheer van oppervlaktewater en grondwater, en verbetert ook de
samenhang tussen waterbeleid en ruimtelijke ordening) - Nationaal Bestuursakkoord Water (vasthouden, bergen en afvoeren van water) - Europese Kaderrichtlijn Water (aanwezigheid chemische stoffen en ecologische kwaliteit van
water) - Keur en peilbesluiten (van waterschap) (onderhoud van watergangen en oevers) Civieltechnische kunstwerken: - NEN 2767 Conditiebepaling kunstwerken/gebouwen (inspectie) - NEN 3140 E&W-installaties (inspectie)
11
Algemeen: - Gemeentewet (artikel 212, financiële beleid) - Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (BBV) - Klimaatakkoord (100% duurzaam inkopen) - NEN 1814 Toegankelijkheid gehandicapten - Arbeidsomstandighedenwet (ARBO)
Toekomst:
- Omgevingswet (vervangt een aantal van bovenstaande wetten)
Figuur 5 – overzicht van wet- en regelgeving en normeringen in het kader van beheer openbare ruimte
Algemeen uitgangspunt bij wet- en regelgeving is de zorgplicht voor het handhaven en bevorderen
van de veiligheid in de openbare ruimte. Een gemeente dient dit te kunnen aantonen. Onvoldoende
bewijs kan leiden tot aansprakelijkheidstelling en toekenning van schadevergoedingen. Het is dus
van groot belang om de informatievoorziening voor het beheren van de openbare ruimte minimaal
af te stemmen op de wettelijke verplichtingen, zodat de gemeente ten allen tijde aan haar
zorgplicht kan voldoen.
12
4 Stap 2: Inventarisatie informatiebehoefte
Nadat in stap 1 is afgebakend voor welke disciplines en taken de informatiebehoefte zal worden
vastgesteld, kan in deze stap per discipline de daadwerkelijke behoefte aan informatie worden
bepaald. Vastgesteld moet worden welke informatie, concreet welke objecten en welke
beheerkenmerken nodig zijn voor het beheren van de openbare ruimte en het kunnen voldoen aan
de wettelijke verplichtingen. Als startpunt hiervoor zijn de eerder genoemde landelijke standaarden
BGT|IMGeo en IMBOR beschikbaar.
De basis voor het vastleggen van de informatie over het beheren van de openbare ruimte is
gelegen in de BGT. Iedere gemeente heeft in de afgelopen jaren een BGT opgebouwd voor haar
grondgebied. Veel gemeenten hebben tijdens het opbouwen van de BGT ervoor gekozen om de
wettelijk verplichte BGT uit te breiden met (optionele) plus- en beheertopografie (IMGeo). IMGeo
bevat veel bruikbare topografie voor het beheren van de openbare ruimte.
Figuur 6 – relatie standaarden
Voor het bepalen van de informatiebehoefte zijn de beheerobjecten uit de IMBOR-standaard (de
rode laag uit figuur 6) het vertrekpunt. Eerst zal bepaald moeten worden welke objecten uit deze
IMBOR-standaard worden opgenomen. Hierna kunnen bij deze objecten de beheerkenmerken
worden bepaald waaraan de gemeente behoefte heeft. IMBOR maakt hierbij één-op-één gebruik
van de objecten zoals deze in de standaard BGT|IMGeo zijn gedefinieerd. BGT|IMGeo levert dus de
geometrie die met de beheerkenmerken vanuit IMBOR worden verrijkt met beheerinformatie.
Figuur 7 – Beheerobject in BGT|IMGeo en IMBOR
BGT (IMBGT)
Plustopografie (IMGEO)
Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte
(IMBOR)
13
De concrete aanpak voor het bepalen van de informatiebehoefte is afhankelijk van de
uitgangssituatie in de gemeente. Wanneer voor uw gemeente geldt dat:
in de bestaande situatie er geen beheersoftware in gebruik is èn u wilt gebruik maken van
bestaande praktijk bij andere gemeenten, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.1
in de bestaande situatie er geen beheersoftware in gebruik is èn u wilt de informatiebehoefte
afstemmen op uw eigen situatie, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.2
in de bestaande situatie er al wel beheersoftware in gebruik is, dan volgt u de aanpak in
paragraaf 4.3.
Als deze stap is afgerond, dan is er per beheerdiscipline een eerste concept overzicht beschikbaar
van objecten en bijbehorende beheerkenmerken, die bovendien zijn afgestemd op landelijke
standaarden. Ook zijn de eisen die er worden gesteld aan de actualiteit, nauwkeurigheid en
volledigheid van deze informatie beschreven.
4.1 Geen beheersoftware in gebruik (1)
Heeft u nog geen beheersoftware in gebruik? Of maakt u nu geen gebruik van uw beheersoftware?
En wilt u gebruik maken van de bestaande praktijk bij andere gemeenten, dan komt u met deze
aanpak eenvoudig en snel tot een eerste set informatie, nodig voor het beheren van de openbare
ruimte.
Gebruik het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:
Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie;
Aanvullen met plus- en beheertopografie;
Vertalen naar IMBOR-object benaming;
Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken;
Vastleggen van de informatie behoefte.
Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie.
Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Uw collega’s van de
afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar.
Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke
objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele)
plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht
in de kolom Plus classificatie (optioneel).
Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct
gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT|IMGeo-registratie aanwezig zijn maar
u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen.
Aanvullen met een set aan plus- en beheertopografie.
Breid de lijst met bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie uit met objecten die nu door veel
gemeenten zijn opgenomen in de huidige beheerdatabases. Zorg dat er in de lijst onderscheid
zichtbaar blijft tussen wat er in de bestaande BGT|IMGeo-registratie in uw gemeente is opgenomen
en de aanvullende set aan plus- en beheertopografie. Maak bijv. gebruik van x en v of gebruik
kleuren om het verschil aan te geven.
14
Loop de lijst nog eens kritisch na en breid indien gewenst nog uit met enkele objecten die specifiek
voor beheer van de openbare ruimte in uw gemeente onmisbaar zijn.
Vul de lijst BGT|IMGeo-objecten aan met de volgende objecten:
Vertalen naar IMBOR-object benaming.
U heeft nu uw informatiebehoefte op het niveau van BGT|IMGeo in kaart gebracht. Aan deze
objecten is één op één een IMBOR-object te koppelen. Afhankelijk van de IMBOR-vakgebieden
(stap 1) waar voor u de informatiebehoefte bepaald, heeft u informatie uit de BGT|IMGeo-
registratie nodig. Markeer deze objecten in de lijst en vertaal de BGT|IMGeo-object benaming naar
IMBOR-object benaming.
Object (opdelend) BGT classificatie Plus classificatie
Wegdeel rijbaan regionale weg verkeersdrempel
rijbaan lokale weg verkeersdrempel
diverse objecten: Fysiek voorkomen:
- Wegdeel gesloten verharding asfalt
- Ondersteunend wegdeel cementbeton
- Onbegroeid terreindeel open verharding betonstraatstenen
- Begroeid terreindeel gebakken klinkers
tegels
sierbestrating
beton element
half verhard grasklinkers
schelpen
puin
grind
gravel
onverhard boomschors
zand
groenvoorziening bosplantsoen
gras- en kruidachtigen
planten
struikrozen
heesters
bodembedekkers
Object (inrichtend) BGT classificatie Plus classificatie
Bak Niet-BGT afvalbak
Niet-BGT bloembak
Paal Niet-BGT lichtmast
Put Niet-BGT inspectie/rioolput
Straatmeubilair Niet-BGT lichtpunt
Niet-BGT speelvoorziening
Vegetatieobject Niet-BGT boom
Niet-BGT haag
Kunstwerkdeel Niet-BGT keermuur
Niet-BGT overkluizing
Niet-BGT duiker
Weginrichtings-element Niet-BGT molgoot
15
Maak hiervoor gebruik van de overzichten op de CROW website. U kunt kiezen uit twee wegen:
Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR
Kies in menu voor bijlage 1 ‘tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie’
Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site
Kies in de Accesdatabase voor ‘match IMBOR-IMGeo’
Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken.
Geef per IMBOR-object aan welke beheerkenmerken u nodig heeft voor het beheren van de
openbare ruimte. Welke beheerkenmerken u opneemt bij de verschillende IMBOR objecten is
afhankelijk van de situatie in uw gemeente en wordt bepaald door onder meer de gevolgde
werkprocessen, stedelijkheidsgraad, risico-acceptatie, enz.
Voor het inventariseren van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op
de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:
Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR
Kies in menu voor ‘tabellen objectgegevensbeheer’
Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site
Kies in de Accesdatabase voor ‘attributen per IMBOR objecttype’
Vastleggen van de informatiebehoefte.
Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline.
Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd.
4.2 Geen beheersoftware in gebruik (2)
Heeft u nog geen beheersoftware in gebruik? Of maakt u nu geen gebruik van uw beheersoftware?
Met deze aanpak stemt u uw informatiebehoefte voor het beheren van de openbare ruimte
specifiek af op de situatie in uw eigen gemeente. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:
Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie;
Selecteren van IMBOR-objecten;
Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken;
Vastleggen van de informatiebehoefte.
Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie.
Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Uw collega’s van de
afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar.
Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke
objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele)
plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht
in de kolom Plus classificatie (optioneel).
Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct
gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT|IMGeo-registratie aanwezig zijn maar
u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen.
16
Selecteren van IMBOR-objecten.
Selecteer per IMBOR-vakgebied (stap 1) in IMBOR de objecten (IMBOR Objecttypen) die u nodig
heeft voor het beheren van de openbare ruimte. Kies indien gewenst voor een verdere detaillering
d.m.v. TypeObject en PlusTypeObject.
Maak hiervoor gebruik van de overzichten op de CROW website. U kunt kiezen uit twee wegen:
Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR
Kies in menu voor bijlage 1 ‘tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie’
Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site
Kies in de Accesdatabase voor ‘match IMBOR-IMGeo’
In IMBOR is de koppeling gelegd tussen IMBOR-objecten en de BGT|IMGeo objecten. Door te
vergelijken met het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx ziet u of uw keuze gevolgen heeft voor de
inwinning van geometrie.
Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken.
Geef per IMBOR-object aan welke beheerkenmerken u nodig heeft voor het beheren van de
openbare ruimte. Welke beheerkenmerken u opneemt bij de verschillende IMBOR objecten is
afhankelijk van de situatie in uw gemeente en wordt bepaald door onder meer de gevolgde
werkprocessen, stedelijkheidsgraad, risico-acceptatie, enz.
Voor het inventariseren van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op
de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:
Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR
Kies in menu voor ‘tabellen objectgegevensbeheer’
Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site
Kies in de Accesdatabase voor ‘attributen per IMBOR objecttype’
Vastleggen van de informatiebehoefte.
Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline.
Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd.
4.3 Beheersoftware in gebruik
Heeft u één of meerdere beheerpakketten in gebruik? En bieden deze een basis voor gebruik in de
toekomst? Dan vertaalt u de gebruikte gegevens naar de landelijke standaarden. Uw leverancier
kan u hierbij helpen. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:
Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie;
Inventariseren van de objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden
gebruikt;
Synchroniseren met IMBOR en BGT|IMGeo;
Aanvullen met andere (analoge) bronnen;
Vastleggen van de informatiebehoefte.
Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie.
Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Uw collega’s van de
afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar.
17
Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke
objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele)
plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht
in de kolom Plus classificatie (optioneel).
Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct
gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT|IMGeo-registratie aanwezig zijn maar
u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen.
Inventariseren van de objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden
gebruikt
Laat een uitdraai maken van alle objecten die door de beheersoftware gebruikt worden en geef aan
welke beheerkenmerken worden bijgehouden van deze objecten. Als er definities beschikbaar zijn
van objecten en beheerkenmerken deze meenemen, dit helpt u bij de synchronisatieslag met
IMBOR.
Synchroniseren met IMBOR en BGT|IMGeo
Synchroniseer de lijst met objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden
gebruikt met de landelijke standaarden BGT|IMGeo en IMBOR. Vertaal de gebruikte objecten naar
een object uit IMBOR (ObjecttypeGroep, Objecttype, TypeObject, PlusTypeObject) en de
beheerkenmerken naar kenmerken uit het IMBOR (naamgeving, geometrietype, domeinwaarden).
Voor het vertalen van de beheerobjecten naar een object uit IMBOR is bij het CROW op de website
een overzicht beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:
Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR
Kies in menu voor bijlage 1 ‘tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie’
Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site
Kies in de Accesdatabase voor ‘match IMBOR-IMGeo’
Voor het vertalen van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op de
website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:
Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR
Kies in menu voor ‘tabellen objectgegevensbeheer’
Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site
Kies in de Accesdatabase voor ‘attributen per IMBOR objecttype’
Aanvullen met andere (analoge) bronnen
Ga na welke andere informatie de afdeling beheer openbare ruimte nu ook ter beschikking heeft?
Denk aan excel-lijsten, kaartenbakken, etc. Welke van deze gegevens hiervan gebruikt u nu ook
voor uw dagelijks werk? Beoordeel of deze gegevens toegevoegd moeten worden aan het overzicht
van objecten en beheerkenmerken.
Vastleggen van de informatiebehoefte
Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline.
Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd.
18
4.4 Afronden beschrijving informatiebehoefte
In zowel het geval dat u op dit moment al beheersoftware gebruikt als in het geval dat dit niet zo
is, wordt tenslotte per object en per beheerkenmerk geïnventariseerd wat de benodigde actualiteit,
nauwkeurigheid en volledigheid van deze informatie moet zijn.
Actualiteit
Ga na hoe vaak u een bepaald gegeven (object en beheerkenmerk) gebruikt.
(dagelijks), wekelijks, maandelijks, (kwartaal), halfjaarlijks, jaarlijks, tweejaarlijks, incidenteel
bij calamiteiten, …
Leidt hieruit af wat de benodigde actualiteit van een gegeven is. Geef ook aan of een gegeven voor
een bepaalde datum actueel moet zijn (bijvoorbeeld in verband met bestekken). Maak een
onderscheid tussen actualiteit van objecten en actualiteit van beheerkenmerken.
Nauwkeurigheid
Ga na wat de benodigde nauwkeurigheid van een gegeven (object en beheerkenmerk) is voor uw
werkproces.
Volledigheid
Geef per object aan of er behoefte is om het gebiedsdekkend op te nemen. Of bijvoorbeeld alleen
binnen de bebouwde kom, daarbuiten of in het centrum.
Deze eisen ten aanzien van de actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid voegt u toe aan het
eerder opgestelde overzicht waarin de informatiebehoefte is opgenomen.
19
5 Stap 3: Analyse informatiebehoefte
Na de eerste inventarisatie van de informatiebehoefte zal kritisch beoordeeld moeten worden of
alle objecten en beheerkenmerken op het overzicht daadwerkelijk nodig zijn voor het uitvoeren van
de beheerprocessen. Aan zowel het opbouwen als bijhouden van gegevens zijn immers kosten
verbonden. Daarnaast hebben gegevens die nooit worden gebruikt geen gebruikswaarde, omdat er
geen controles plaatsvinden op actualiteit en juistheid ervan. Toekomstig hergebruik van deze
gegevens door anderen zou dan tot verkeerde conclusies kunnen leiden.
De analyse van de informatiebehoefte bestaat uit het leggen van een koppeling tussen de
op de overzichten opgenomen objecten en beheerkenmerken (stap 2) en de geïnventariseerde
taken en werkprocessen (stap 1). Daarnaast een analyse van de opgenomen objecten en
beheerkenmerken in relatie tot de gebruikte beheermethodiek. Daarmee ontstaat een beschreven
informatiebehoefte die één op één is gekoppeld aan de beheerprocessen en getoetst is aan de door
de gemeente gebruikte beheermethodiek. Het resultaat van deze stap is een overzicht van de
informatiebehoefte, uitgewerkt in objecten en bijbehorende beheerkenmerken en afgestemd op de
landelijke standaarden.
5.1 Analyse in relatie tot taken en werkprocessen
Ga voor de analyse van de informatiebehoefte kritisch na of genoemde objecten en
beheerkenmerken echt nodig zijn voor de uitvoering van het beheerproces voor de openbare
ruimte. Ga na welke taken en werkprocessen uit het overzicht van stap 1 ondersteund worden door
de objecten en beheerkenmerken verzameld in stap 2.
Het beste resultaat wordt verkregen door hiervoor een collega van een andere afdeling of een
externe adviseur te vragen om de rol van ‘advocaat van de duivel’ te spelen om zodoende echt
kritisch te beoordelen of gegevens nodig zijn voor uitvoering van taken en werkprocessen.
Als aanvulling hierop kan ook de techniek ingezet worden. Er kan bijvoorbeeld worden
gecontroleerd of in de huidige beheersoftware de gegevens in de afgelopen periode daadwerkelijk
ingezien of gebruikt zijn.
Blijven er objecten en beheerkenmerken over die niet aan een werkproces te koppelen zijn?
Objecten en beheerkenmerken die in de afgelopen periode niet gebruikt zijn? Dit zijn dan mogelijk
objecten en beheerkenmerken die niet tot de informatiebehoefte behoren en waarschijnlijk uit het
overzicht verwijderd kunnen worden.
Ook andersom is het goed om te kijken of er voor het uitvoeren van taken/werkprocessen objecten
en beheerkenmerken benodigd zijn die nog niet op de lijst staan. Voeg deze dan toe. Zorg hierbij
voor synchronisatie met standaarden en inventariseer aanvullend de voor deze gegevens geldende
eisen ten aanzien van actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid.
5.2 Analyse in relatie tot beheermethodiek
Tot slot kunt u, op een zelfde wijze als hierboven beschreven, toetsen of de objecten en
beheerkenmerken matchen met de door de gemeente gebruikte beheermethodiek (integraal
beheer, risicogestuurd beheer, gebiedsgericht beheer, assetmanagement). Leidt de gebruikte
beheermethodiek wellicht tot een nog niet eerder benoemde informatiebehoefte.
20
6 Stap 4: Vaststellen informatiebehoefte
In voorgaande stappen is per discipline de informatiebehoefte samengesteld en uitgewerkt in een
overzicht met objecten en beheerkenmerken. Tevens is er een analyse en beoordeling uitgevoerd
op gebruik, kwaliteit en nut en noodzaak van de opgestelde informatiebehoefte. Het is goed om dit
als laatste stap te laten vaststellen in het MT, voordat u gaat starten met de opbouw van de
bestanden.
21
7 Realiseren
Nu er een vastgesteld overzicht is van de
informatiebehoefte, is de volgende stap het
daadwerkelijk verzamelen, inwinnen van de benodigde
informatie. In de aanpak BOR-BGT is dit weergegeven
in de stap “bestanden opwerken”.
Hieronder zijn nog enkele aandachtspunten voor het opwerken van de bestanden opgenomen, die
voortvloeien uit hetgeen eerder is beschreven in dit document.
Informatiebehoefte van andere organisatie onderdelen
In dit document ligt de focus op de informatiebehoefte van beheer openbare ruimte. GEO is
onafhankelijk van de gekozen inrichtingsvariant aan zet om te beoordelen of de inhoud van het
BGT|IMGeo-registratie van de gemeente voldoet aan de informatiebehoefte van de gehele
gemeente. GEO zal de BGT|IMGeo-registratie daarop in overleg met de verschillende betrokken
gebruikers zo nodig aanpassen.
Steekproef kwaliteit reeds aanwezige gegevens
In de situatie dat gegevens overgenomen gaan worden uit bestaande (beheer)registraties is het
goed om een oordeel te vellen over de kwaliteit van deze objecten en beheerkenmerken voordat
begonnen wordt met het omzetten van deze gegevens naar IMBOR terminologie.
Voer hiertoe een steekproef uit naar de kwaliteit (actualiteit, volledigheid, compleetheid) van de
beschikbare gegevens. Beoordeel of de gegevens uit de huidige beheersoftware kunnen worden
hergebruikt of dat het wellicht efficiënter is om gegevens helemaal opnieuw in te winnen.
Uitwisseling via horizontaal berichtenverkeer
Gegevens over beheerobjecten worden door de afdeling BOR met behulp van beheersoftware
vastgelegd in een BOR-registratie. In het horizontale berichtenverkeer tussen BOR en GEO worden
alleen de BGT|IMGeo-objecten uitgewisseld, de IMBOR-beheerkenmerken (zoals bijvoorbeeld
boomnummer en soortnaam) worden niet uitgewisseld.
Om de BGT|IMGeo-registratie beter te laten aansluiten bij het werkproces beheer openbare ruimte
is er geen aggregatieverplichting opgelegd. Dit wil zeggen dat als de beheerder openbare ruimte
BGT|IMGeo-objecten verder wil detailleren m.b.v. IMBOR, hij deze kan uitwisselen met GEO als
aan elkaar grenzende BGT|IMGEO-objecten met gelijke kenmerken op BGT-niveau.
Het is belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken binnengemeentelijk tussen BOR en
GEO, maar ook door GEO, buiten gemeentelijk, met de andere bronhouders.
Mutatiegevoelige beheergegevens
Als beheergegevens alleen op bepaalde momenten beschikbaar moeten zijn, bijv. voor het maken
van een bestek, en wellicht tussentijds veel muteren, kan dit een reden zijn om deze gegevens ad
hoc in te winnen en niet continue te willen beheren. Beoordeel op basis van de mutatiegraad van
gegevens in relatie tot het gebruik van deze gegevens of deze gegevens als beheerobjecten in de
beheersoftware beheerd moeten worden. Toets voordat deze beslissing genomen wordt of er
22
andere organisatie onderdelen zijn binnen de gemeente die deze informatie wel nodig hebben voor
uitvoering van hun werkprocessen.
Fasering
Het invoeren van een nieuw “onbekend” informatiemodel IMBOR en een nieuwe manier van werken
voor de beheerders openbare ruimte vergt veel van de organisatie. De verandercapaciteit van een
organisatie is over het algemeen beperkt. Zorg voor voldoende fasering tijdens het opwerken van
bestanden.
23
Bijlage 1 Overzicht van taken en werkprocessen
beheer openbare ruimte
Taak Ja/Nee?
wegen
groen, bomen en terreinen rioleringen i.s.m. GWSWfaunavoorzieningenspelen
civiele constructies
borden
meubilair
sport
tunnels
water
verkeer
verlichting
…
Overzic
ht
van
taken
en
werkp
rocessen
op
en
bare r
uim
te:
Uit
voerin
g:
- p
eri
odie
k o
nderh
oud /
onderh
oudsw
erk
zaam
heden
- r
ealisatie (
reconstr
ucties e
n n
ieuw
e w
erk
en)
- a
fhandeling v
an k
lachte
n e
n m
eld
ingen
Bele
id e
n v
oorb
ereid
ing
:
Bele
idsvorm
ing
- form
ule
ren b
ele
id
- a
dvis
eri
ng B
&W
Inspectie e
n m
onitori
ng
- I
nspecties
- M
onitore
n/s
chouw
en
Pla
nnin
g e
n b
egro
ting
- o
pste
llen v
an m
eerj
are
npla
nnin
g
- o
pste
llen b
eheer-
en o
nderh
oudspla
nnen,
GR
P
- o
pste
llen jaarb
egro
ting
(
jaarr
ekenin
g,
kadern
ota
, voorj
aars
nota
, pro
ductb
egro
ting)
Voorb
ere
idin
g,
adm
inis
tratie &
toezic
ht
(VAT)
- v
oorb
ere
idin
g r
econstr
ucties e
n n
ieuw
e w
erk
en
(
opste
llen k
oste
nra
min
gen,
werk
pla
nnen,
beste
kken e
n b
este
kste
kenin
gen)
- t
oezic
ht
reconstr
ucties e
n n
ieuw
e w
erk
en
(
dir
ectievoeri
ng,
toezic
ht,
nacalc
ula
tie,
ople
veri
ng e
n o
verd
racht)
- v
oorb
ere
idin
g o
p u
itvoeri
ng b
eheer
en o
nderh
oud
(
opste
llen k
oste
nra
min
gen,
werk
pla
nnen,
beste
kken e
n b
este
kste
kenin
gen)
- t
oezic
ht
op u
itvoeri
ng b
eheer
en o
nderh
oud
(
dir
ectievoeri
ng,
toezic
ht,
nacalc
ula
tie,
ople
veri
ng e
n o
verd
racht)
Pro
jectm
anagem
ent
en c
oörd
inatie
- form
ule
ren p
roje
ctv
oors
tellen (
initia
tief,
definitie
en o
ntw
erp
)
- r
isic
om
anagem
ent
…. -
….
- …
Fysie
ke a
ctiviteiten in d
e o
penbare
ruim
te v
oor
onderh
oud,
verb
ete
ring,
toevoegin
g o
f
wijzig
ingen a
an d
e o
penbare
ruim
te.
24
KWALITEITSINSTITUUT
NEDERLANDSE GEMEENTEN
NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG
T 070 373 80 08 F 070 363 56 82 [email protected] WWW.KINGGEMEENTEN.NL