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INFORMATIONS

à l’usage des collaboratrices et

collaborateurs de la commune

municipale de Moutier

Version mars 2017

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INDEX

Page

BIENVENUE 4

ACCUEIL 5

ORGANIGRAMME 6

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 7-10

Interdiction de l’usage des bougies dans les bureaux de l’administration 7

Instruments et équipements de travail 7

Informatique 7

Compte utilisateur et mot de passe 7-8

Courrier électronique 8

Connexion au service de messagerie en ligne (webmail)

Gestionnaire d’absence 7

Problèmes informatiques 8

Téléphonie 8

Appels internes 9

Frais de déplacement 9

Traitements médicaux (médecin, dentiste, etc.) 9

Annonce en cas de maladie, d’accidents ou d’absences 9

Service externe 9

Economat 10

CONDITIONS DE TRAVAIL 11-13

Devoirs de service 11

Horaires de travail 11

Durée et temps de travail 11

Temps d’ouverture 11

Pause de midi 11

Pause de travail 12

Timbrage et badge / perte de badge/clé 12

Veille des jours fériés 12

Foire 12

Compensation – solde 12

Le salaire 13

Vacances 13

Congés spéciaux 13

Congé et traitement en cas de maternité 13

Congé sur heures supplémentaires 13

DIVERS 14

Caisse de pensions 14

Formation continue 14

Courrier 14

Avocat-conseil 14

Salles de conférences 14

Participation à des séances de commissions/groupes de travail 14

Restauration 15

NE PAS OUBLIER… 16

Secret de fonction 16

Occupations accessoires 16

Changement d’adresse 16

La fumée 16

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BIENVENUE

La Municipalité de Moutier se réjouit de vous compter parmi ses collaboratrices et

collaborateurs et vous souhaite d’ores et déjà pleine satisfaction dans l’exercice de votre

nouvelle fonction.

Ce fascicule vous aidera vous familiariser avec votre environnement professionnel et vous

fournira un aperçu des pratiques et procédures en vigueur dans l’Administration

communale, sans toutefois prétendre être exhaustif.

Guide à vocation informative uniquement, ce document n’a aucune valeur juridique. Seules

les dispositions légales en la matière font foi.

Le présent document s’applique aux fonctionnaires et employés de la Commune

municipale de Moutier (auxiliaires et agents communaux). Pour des facilités de

rédaction, le masculin générique est généralement utilisé pour s’appliquer aux

deux sexes, sauf exception justifiées par des circonstances.

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ACCUEIL

Les personnes suivantes sont chargées de faciliter votre prise de fonction, lors de vos

premiers jours de travail.

Supérieur hiérarchique

Il est chargé de vous accueillir, de vous présenter vos collègues et votre nouvel

environnement professionnel. Il vous informera de vos principaux droits et devoirs.

Chancelier municipal, chef du personnel

M. Christian Vaquin (N° interne : 112)

Le Chef du personnel est chargé d’informer et de conseiller les collaborateurs en

matière de ressources humaines. Il est l’interlocuteur du Conseil municipal

(employeur) pour toutes les questions qui relèvent de la gestion du personnel.

En cas d’absence de ce dernier, vous pouvez contacter Mme Virginie Simonin, Adjointe

au Chancelier (N° interne : 168).

Caisse municipale

M. Jean-Claude Zumbach (N° interne : 124)

Il s’occupe particulièrement de la gestion des horaires des collaborateurs. Il vous

remettra votre badge de timbrage (permettant également l’accès à certains

bâtiments) ainsi que des clés mécaniques pour accéder aux bâtiments communaux. Il

vous informera en matière de salaire, d’assurances, de timbrage, etc.

Service des Bâtiments

(Nos internes 321 et 326)

Le Service des Bâtiments programme votre badge de timbrage ainsi que vos droits

d’accès aux locaux administratifs et prépare les clés du personnel communal (matériel

remis par M. Jean-Claude Zumbach).

Service informatique

M. Mathieu Wyss (N° interne : 131)

M. Wyss est compétent en matière technique et informatique. Il va s’assurer du bon

fonctionnement de votre matériel informatique et vous donnera les droits d’accès au

système.

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ORGANIGRAMME

CONSEIL MUNICIPAL – DICASTERES

ORGANIGRAMME

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ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

INTERDICTION DE L’USAGE DES BOUGIES DANS LES BUREAUX DE

L’ADMINISTRATION

A la suite d’un sinistre qui a eu lieu récemment dans les locaux de l’Hôtel

de Ville 1, le Conseil municipal a décidé, désormais, d’interdire l’usage

de bougies, bâtonnets d’encens, etc. quels qu’ils soient, dans les

locaux de l’administration municipale.

Nous vous remercions de bien vouloir vous conformer à cette

interdiction, sous peine de sanctions.

INSTRUMENTS ET EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Le matériel mis à disposition est utilisé de manière

efficace tout en respectant les aspects économiques,

écologiques, ergonomiques et les exigences de sécurité.

S’agissant plus spécifiquement des outils informatiques,

les logiciels de gestion du courrier électronique et d’accès

à l’Internet sont réservés à un usage strictement

professionnel.

Seules les informations nécessaires à l’exécution des activités professionnelles peuvent être

consultées, respectivement téléchargées depuis l’Internet.

Le collaborateur veillera à ne consulter et ne télécharger que des informations provenant de

sources sûres de manière à éviter tout risque de transmission de virus.

Il est interdit, sous peine de sanctions (pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat) :

de consulter, télécharger, posséder, diffuser ou afficher des documents ou fichiers ayant

des contenus illicites (pornographie, violence, discrimination raciale, diffamation, etc.) ;

d’adopter des comportements dangereux pour la sécurité des données ou portant

atteinte aux intérêts et à l’image de la Municipalité ou de personnes.

INFORMATIQUE

COMPTE UTILISATEUR

Chaque utilisateur se voit attribuer un compte individuel

offrant un droit d’accès à l’infrastructure de la Municipalité.

L’accès au compte s’effectue via un nom d’utilisateur et un

mot de passe qui sont personnels. Le compte utilisateur

comprend généralement également une adresse courriel.

Il est interdit d’utiliser le compte d’un autre utilisateur sans

son consentement.

8

MOT DE PASSE

Le mot de passe est personnel et confidentiel ; il ne doit pas être communiqué à des tiers,

ni être noté. Lorsque l’utilisateur quitte sa place de travail, il doit s’assurer de la sécurité de

ce dernier. S’il l’estime nécessaire, l’utilisateur peut sécuriser sa session selon plusieurs

critères (se référer aux directives informatiques, page 19).

COURRIER ÉLECTRONIQUE

Les adresses de messagerie électronique mises à disposition par le Municipalité sont des

outils de travail professionnels. Tout titulaire d’une adresse de messagerie électronique doit

relever et lire ses messages aussi régulièrement que possible.

L’utilisation du courrier électronique de la Municipalité de Moutier est réservée à des fins

professionnelles. L’utilisation abusive des envois avec destinataires multiples doit être

évitée.

CONNEXION AU SERVICE DE MESSAGERIE EN LIGNE (WEBMAIL)

Les serveurs de l’administration communale permettent une connexion à votre messagerie

directement par le navigateur internet. Il vous est donc possible de consulter votre boîte

électronique professionnelle n’importe où.

Procédure :

Entrez l’adresse suivante dans le barre de recherche internet : https://webmail.moutier.ch;

Inscrivez votre nom d’utilisateur ;

Inscrivez votre mot de passe ;

Pressez sur « se connecter ».

GESTIONNAIRE D’ABSENCE

Pour activer le gestionnaire d’absence de bureau, vous avez deux possibilités :

1. depuis votre messagerie électronique (Outlook) ;

2. depuis le service de messagerie en ligne : https://webmail.moutier.ch (voir ci-dessus).

Onglet « Paramètres » / « Options » / « Définir un message de réponse automatique ».

PROBLÈMES INFORMATIQUES

Le responsable informatique est votre contact privilégié en cas de problèmes informatiques

ou techniques.

Se référer aux directives informatiques. En cas de question, prière de consulter le

responsable informatique, M. Wyss (N° interne : 131).

TELEPHONIE

Les appareils téléphoniques de la Municipalité sont des outils

de travail professionnels. L’usage des appareils

téléphoniques a lieu sous la responsabilité des utilisateurs,

tant au niveau de l’entretien que de la sécurité physique.

L’utilisateur respecte toujours son devoir de fidélité et de

diligence envers la Municipalité.

Les appels à l’étranger ne sont autorisés que sur certains

terminaux et avec l’accord du Chef du personnel.

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APPELS INTERNES

Les appels internes de l’administration peuvent s’effectuer en composant uniquement les

trois derniers numéros, selon « liste des numéros de téléphone de la Municipalité de

Moutier » (mise à jour par la Chancellerie municipale).

FRAIS DE DÉPLACEMENT

Les déplacements professionnels doivent être limités au strict minimum. S’ils sont

nécessaires, l’administration les indemnise dans l’ordre de priorité suivant :

- Carte journalière Flexi (CFF) 2e classe ;

- Voiture Mobility ;

- Transports publics ;

- Votre véhicule privé.

Pour le personnel administratif des Services techniques/industriels, l’utilisation des voitures

des « Services techniques » est admise pour de courts trajets.

TRAITEMENTS MÉDICAUX (MÉDECIN, DENTISTE, ETC.)

Le personnel s’acquitte en principe de ses obligations privées en

dehors des heures de travail, du moins pour les personnes

occupées à moins de 100 %.

En cas d’absence de courte durée liée à un traitement médical

ambulatoire, d’une personne occupée à plein temps, l’autorisation

du chef de service est requise. Pour des traitements plus longs, un

certificat médical sera produit.

Dans tous les cas, une feuille d’absence devra être remplie. Les heures seront

restituées à hauteur d’une journée de travail (ex : 08 h 12 pour un 100 %).

ANNONCE EN CAS DE MALADIE, D’ACCIDENTS OU D’ABSENCES

En cas de maladie, d’accident ou d’absence, les collaborateurs sont tenus d’aviser sans délai

leur supérieur hiérarchique qui transmettra, sans retard, l’avis à la Chancellerie. Il en ira de

même lors de la reprise du travail.

Dans tous les cas, un certificat médical doit être produit, au plus tard dès le 3e jour

d’absence.

SERVICE EXTERNE

Lorsqu’un employé accomplit une obligation à l’extérieur, les

heures mentionnées sur la fiche d’absence seront prises en

compte dans le système de timbrage.

En revanche, s’il ne s’agit pas d’un engagement obligatoire, mais

d’un souhait de l’employé de participer à un cours, par exemple,

les heures maximales d’une journée seront indiquées dans le

système de timbrage (ex : 08 h 12 pour un 100 %).

Dans tous les cas, l’autorisation devra être donnée par le Chef du personnel.

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ECONOMAT

L’ensemble des commandes de matériel de bureau doit transiter

par la Chancellerie municipale (Mme Françoise Beuchat, Tél.

032 494 11 13, interne 113 ou francoise.beuchat@moutier.ch).

Horaires : tous les jours de 11 h 00 à 11 h 30.

Merci de vous conformer aux heures d’ouverture et d’apporter un

bon de commande dûment signé par le Chef de service.

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CONDITIONS DE TRAVAIL

DEVOIRS DE SERVICE

En tant qu’employé d’une collectivité publique, le fonctionnaire est

au service des citoyennes et des citoyens. Il agit conformément à la

loi, et à la règlementation et veille à la défense des intérêts de la

Commune.

Il accomplit son travail en exécution des ordres et des instructions

reçus, en assumant personnellement son service.

Par son comportement général en et hors service, le fonctionnaire se montrera digne de la

considération et de la confiance qu’exige la fonction publique qu’il exerce. Dans ses rapports

de service, il se comportera avec tact et politesse.

HORAIRES DE TRAVAIL

DURÉE DU TEMPS DE TRAVAIL

Différents horaires de travail peuvent être appliqués suivant

les activités et besoins des services concernés (horaires de

travail annualisés, travail d’équipe, horaires fixes).

Cependant, d’une manière générale, la durée hebdomadaire

du temps de travail est fixée à quarante heures, auxquelles

s’ajoute une heure pour compenser les jours de congés

supplémentaires (ponts), soit pour un emploi à plein temps,

8 heures 12 minutes de travail quotidien.

Des horaires particuliers peuvent s’appliquer à certains services communaux (voirie, eaux,

électricité, conciergerie, etc.).

L’horaire de travail est déterminé, chaque année, par le Conseil municipal.

L’enregistrement du temps de travail s’effectue par timbrage électronique (excepté

conciergerie et bibliothèque). Chaque arrivée et chaque départ sont timbrés. Durant le

temps de travail, les sorties privées doivent être timbrées (banque,

achat dix-heures, etc.).

Toutes les absences sont mentionnées sur document « Gestion informatisée du temps de

travail », qui sera ensuite signé par le Chef de Service et transmis à la Caisse municipale

pour enregistrement dans la timbreuse.

TEMPS D’OUVERTURE

La plage horaire dans laquelle le temps de travail quotidien peut être effectué s’étend de

06 h 30 à 19 h 30. La présence du personnel est toutefois obligatoire de 08 h 00 à 11 h 00

et de 14 h 00 à 16 h 00.

PAUSE DE MIDI

La pause de midi doit être d’au moins 30 minutes ; elle sera prise dans la tranche de temps

comprise entre 11 h 00 et 14 h 00. Le départ en pause et le retour doivent être timbrés.

Toute pause de midi non timbrée équivaut à une pause de midi de 03 h 00 (système de

timbrage). Si un collaborateur ne peut pas timbrer entre midi et une heure, pour une raison

valable, une feuille d’absence devra être remplie, signée, visée par le responsable et

transmise à la Caisse municipale pour la récupération des heures.

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PAUSE DE TRAVAIL

Pour un emploi à plein temps, une pause de 15 minutes comptant comme temps de travail

est accordée le matin et l’après-midi. Elle sera strictement respectée.

Les pauses à l’extérieur du bâtiment sont accordées uniquement au personnel dit

« fumeur ». Les pauses « cigarette » en sus des pauses du matin et de l’après-midi seront

détimbrées.

TIMBRAGE ET BADGE

Vous devez timbrer personnellement vos heures de travail à l’aide de votre badge ou les

indiquer sur une fiche de présence.

Doivent être indiqués :

votre arrivée au début de chaque demi-journée ;

votre départ à la fin de chaque demi-journée ;

le début et la fin de toutes absences survenant en cours de journée.

PERTE DE BADGE ET/OU CLE

Toute perte ou vol de clé et/ou de badge doivent impérativement et sans délais

être communiqués au Service des Bâtiments. Le détenteur de la clé et du badge

est seul responsable.

Un délai d’un mois est accordé pour retrouver la clé et/ou le badge. Passé cette échéance,

un montant de Fr. 50.— sera facturé au collaborateur pour la clé et Fr. 20.— pour le

badge.

Les points suivants doivent être communiqués lors de perte ou vol de la clé et/ou du

badge :

plan de fermeture (ex : RT 1621), N° se trouvant sur clé ; N° à 5 caractères du

badge ; Nom et prénom du détenteur (se référer à la quittance reçue lors de la remise

de la clé et/ou du badge).

VEILLE DES JOURS FÉRIÉS

La veille des jours fériés, une personne employée à plein temps bénéficie d’une heure de

réduction sur son horaire de travail habituel. Pour les employés occupés à temps partiel, la

réduction est proportionnelle.

Les jours fériés sont : les 1er et 2 janvier, Vendredi-Saint, Lundi de Pâques, Ascension,

Lundi de Pentecôte, 1er août, Noël et 26 décembre ainsi que l’après-midi du 1er mai et

du 31 décembre.

FOIRE

Le jour des foires organisées à Moutier (Foire aux Cramias en avril et Foire aux Bolets en

octobre), une heure est accordée au personnel communal pour s’y rendre.

COMPENSATION – SOLDE

L’excédent de temps de travail pris en compte à la fin de chaque mois est limité à 40 h 00,

tout dépassement éventuel devra faire l’objet d’une acceptation du Chef du personnel.

Le solde négatif de travail admissible à la fin de chaque mois est strictement limité à

10 h 00, tout excédent devant être compensé le mois suivant ou, avec l’accord du Chef du

personnel, imputé en tout ou partie sur les vacances annuelles.

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LE SALAIRE

Le versement du salaire sur votre compte bancaire ou postal est effectué en général le 25e

jour de chaque mois. Cependant, si le 25 coïncide avec un jour férié ou un week-end

(samedi ou dimanche), le versement sera opéré le jour ouvrable précédent, soit le 24 ou le

23. Le salaire du mois de décembre est généralement effectué à mi-décembre, avec le 13e

salaire qui est versé en une seule fois.

En cas de questions ou d’erreurs constatées sur votre salaire, veuillez contacter la Caisse

municipale, M. Jean-Claude Zumbach (interne : 124).

VACANCES

Les collaborateurs ont droit, chaque année, à des vacances payées. La durée de vacances

du personnel permanent comporte, pour chaque année civile où l’intéressé a été occupé

entièrement, est la suivante :

5 semaines jusqu’à la fin de l’année civile au cours de laquelle il a atteint l’âge de

49 ans ;

6 semaines à partir du début de l’année civile au cours de laquelle il aura atteint l’âge de

50 ans ;

7 semaines à partir du début de l’année civile au cours de laquelle il aura atteint l’âge de

60 ans ;

6 semaines pour les apprentis, par année d’apprentissage.

CONGÉS SPÉCIAUX

Les collaborateurs ont droit aux congés spéciaux suivants :

a) 3 jours en cas de mariage de l’intéressé, de décès de son conjoint, d’un enfant, de son

père ou de sa mère ;

b) 2 jours en cas de naissance d’un enfant ;

c) 1 à 3 jours en cas de mariage d’un membre de la famille, de décès d’un frère, d’une

sœur ou d’un proche parent, selon décision du chef de service ;

d) le temps nécessaire pour les obsèques de toute autre personne, selon décision du chef

de service ;

e) 1 jour en cas de déménagement ;

f) ½ journée en cas d’inspection militaire ;

g) le temps nécessaire en cas de recrutement, de comparution devant un tribunal ou

devant les autorités, ainsi que pour l’exercice d’un mandat public, professionnel ou

syndical reconnu par le Conseil municipal ;

h) le temps nécessaire pour suivre des cours de perfectionnement professionnel, de

recyclage ou autres jugés utiles à l’administration communale, sur décision du Conseil

municipal.

Lorsqu’un fait justifiant un congé spécial coïncide avec un jour férié ou se produit pendant

les vacances, aucun congé compensatoire n’est accordé.

CONGÉ ET TRAITEMENT EN CAS DE MATERNITÉ

En cas d’accouchement, le personnel féminin bénéficie d’un congé payé global de seize

semaines. Le congé débute au plus tard le jour de l’accouchement.

CONGÉ SUR HEURES SUPPLEMENTAIRES

Dès un congé sur heures supplémentaires de 02 h 00 ou plus, une feuille d’absence devra

être dûment remplie et transmise à la Caisse municipale.

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DIVERS

CAISSE DE PENSIONS

Les employés de l’administration communale sont assurés à la Caisse de pensions de la

République et Canton du Jura (CPJU).

Si vous étiez déjà assurée auprès d’une autre caisse de prévoyance, cette dernière devra

verser le montant de libre passage à la CPJU. Après ce transfert, vous recevrez votre

premier certificat de prévoyance de la part de la CPJU.

Pour davantage d’information, veuillez contacter la CPJU au 032 465 94 40 ou

admin@cpju.ch; www.cpju.ch.

FORMATION CONTINUE

Chaque année, le service des ressources humaines de la République et Canton du Jura

organise des cours de formation, qui sont publiés sur le site www.jura.ch/cours.

Le personnel de l’administration communale a la possibilité de participer aux cours ouverts

au personnel de l’Etat jurassien. Le délai d’inscription est fixé à la fin du mois de janvier.

Chaque demande de cours doit être adressée au Chancelier municipal, au moyen du

document ad hoc (disponible à la Chancellerie), muni du visa du chef de service.

COURRIER

Une enveloppe transmise en interne avec la mention « Confidentiel », devra être ouverte

uniquement par la personne mentionnée sur ladite enveloppe.

AVOCAT-CONSEIL

Le Conseil municipal a décidé de confier le mandat d’avocat-conseil de la Municipalité à

l’étude de Me Yves Richon et consorts à Moutier. Le mandat a pris effet au 2 décembre

2013.

Les chefs de service sont priés de s’adresser au Chancelier municipal, en cas de problème,

afin de déterminer s’il y a lieu d’avoir recours au conseiller de proximité ou si une autre

solution (ressources internes) peut être trouvée.

SALLES DE CONFÉRENCES

Toute demande de réservation de salle de conférence (bâtiment Hôtel de Ville 1 et 2) doit

être adressée à la Chancellerie. Vous pouvez consulter les disponibilités des salles, avant de

les réserver, sur le site : https://webceg.ne.ch/gelore_moutier/ (Nom utilisateur : SALLES ;

mot de passe : MOUTIER).

Avant toute réservation de salles à caractère privé (apéritif, repas, anniversaire,

etc.), une demande doit être adressée au Chancelier municipal.

PARTICIPATION À DES SÉANCES DE COMMISSIONS/GROUPES DE TRAVAIL

Pour le temps consacré aux séances des commissions (groupes de travail) siégeant en

dehors des heures usuelles de travail, les collaborateurs ont droit, hors timbrage, aux

indemnités versées aux membres des commissions (vacations versées en fin d’année).

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RESTAURATION

Hôtel de Ville 1 (3e étage) – Dès juillet 2017

Une cafétéria, équipée d’un four micro-onde, d’une plaque vitro

cérame (2 plaques), d’un grand frigo et d’automates à boissons et

snacks sont à disposition dans le bâtiment Hôtel de Ville 1.

Pour l’utilisation du frigo, veuillez vous référer aux consignes

d’utilisation figurant sur celui-ci.

Hôtel de Ville 2 (3e étage)

Une cafétéria, équipée de fours micro-onde, d’une machine à café et

d’une machine à thé est mise à disposition dans le bâtiment Hôtel

de Ville 2. Pour les modalités d’utilisation du matériel, voir avec le

personnel du Service social régional de la Prévôté.

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Ne pas oublier ….

SECRET DE FONCTION

L’ensemble des employés de l’administration communale est tenu au

secret de fonction. Les collaborateurs ne peuvent divulguer à des

tiers des faits ou des données dont ils ont eu connaissance dans

l’exercice de leur fonction.

Les documents sont totalement confidentiels et aucune information

ne peut être dévoilée. Aucun usage externe n’est autorisé (les

documents ne doivent pas quitter l’administration).

Il est interdit au collaborateur de divulguer des faits dont il a eu connaissance dans

l’exercice de ses fonctions et qui doivent rester secrets en raison de leur nature, de

circonstances ou d’instructions spéciales. Dans les mêmes limites, il lui est interdit de

communiquer à des tiers ou de conserver par-devers lui, en original ou en copie, des

documents de service. Ces obligations subsistent après la cessation des fonctions.

OCCUPATIONS ACCESSOIRES

Sauf autorisation préalable délivrée par le Conseil municipal, les

fonctionnaires ne peuvent se livrer à des occupations accessoires

donnant lieu à rémunération ou jugées inconciliables avec leur

fonction publique, sous réserve d’une occupation à temps partiel

pour autant que le cumul ne dépasse pas un taux d’activité de

100 %.

L’exercice de toute activité accessoire ou charge publique doit faire l’objet d’une autorisation

du Conseil municipal.

CHANGEMENT D’ADRESSE

Les changements d’adresse doivent être communiqués à la

Chancellerie municipale ainsi qu’à la Caisse municipale.

Toute modification des données personnelles (état civil, compte

bancaire, etc.) sera également transmise à la Caisse municipale,

M. Jean-Claude Zumbach.

LA FUMÉE

La fumée est prohibée à l’intérieur des bâtiments de l’administration

communale.

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