INFORMATIZACIJA POSLOVANJA

pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž.tatjana.listes@oss.unist.hr

Tatjana Listeš

Materijali:

Skripta:Klasić K.:

” Informatizacija poslovanja” , Veleučilište u Splitu, Zagreb, svibanj, 2002.

Predavanja:http://moodle.oss.unist.hr/

INFORMATIZACIJA PODUZEĆA

4.1. IPS obavještavanja o tržištu 4.2. Marketinški IPS4.3. IPS prodaje odnosno za komunikaciju sa

kupcima 4.4. IPS proizvodnje4.5. IPS nabave4.6. IPS financijskog poslovanja4.7. Računovodstveni IPS4.8. IPS planiranja i analize poslovanja4.9. IPS interne kontrole i revizije4.10. IPS za upravljanje ljudskim resursima 4.11. IPS za upravljanje informacijskim resursima 4.12. IPS za istraživanje i razvoj

Vrste organizacije poduzeća su:• tradicionalna organizacija poduzeća • informacijska organizacija poduzeća.

Tradicionalnu organizaciju poduzeća karakterizira

hijerarhijska organizacijska shema, te protok informacija

odozgo prema dolje.

Informacijsku organizaciju karakterizira mrežna odnosno

matrična organizacijska shema gdje informacije kruže

poduzećem, uvedeno je delegiranje odgovornosti, te

postoji visoka samodisciplina zaposlenika.

U takvim, moderno organiziranim poduzećima, uvode se

nove grupe radnih mjesta. Njih je potrebno podržati

uredskim informacijskim sustavom i omogućiti im

nesmetan rad.

Razlikuje se nekoliko grupa radnih mjesta mrežne strukture:• Radno mjesto kod kuće (tzv. telerad) ovisi o primjeni

informacijske tehnologije, pri čemu zaposlenik pristupa svom radnom mjestu putem umreženog računala koje se nalazi u njegovom domu.

(Eksperimente s ovakvom organizacijom provodila je ranih 1980-

ih godina tvrka Xerox u Velikoj Britaniji. Zaposlenici koji su

sudjelovali u eksperimentu, mada su bili zadovoljni činjenicom da

nisu morali putovati na radno mjesto, osjećali su se izoliranim od

svojih suradnika. To se može dovesti u vezu s tadašnjom slabom

razvijenošću multimedijalne tehnologije, U Sjedinjenim

Američkim Državama velike udaljenosti ipak su pridonijele

atraktivnosti ovakvog koncepta organiziranja poslovanja, pa je

već 1995. godine preko šest milijuna Amerikanaca koristilo

ovakav način rada.)

• Zajedničko (otvoreno) radno mjesto organiziraju poduzeća gdje zaposlenici rade na poslovima takvim da ne trebaju provoditi radni dan u poslovnom prostoru tvrtke. Time se omogućava korištenje istog radnog prostora i resursa za više zaposlenika (kaže se da radna mjesta postaju otvorena) i znatno se smanjuju troškovi radnog mjesta. Radi se o tome da djelatnici nemaju stalni radni stol unutar svoje organizacije, već pri dolasku na posao dobivaju svaki puta drugi, kao pri dolasku u restoran. Na svakom radnom stolu stoji računalo preko kojeg djelatnik dostupa do svoga elektronskog poštanskog pretinca.

• Plutajuće radno mjesto slično je otvorenim radnim mjestima s tim što se zaposlenicima omogućava pokretljivost i rad s udaljenih mjesta. Preduvjet su kvalitetna komunikacijska infrastruktura i dobra programska pomagala.

Kod ovakvog ustroja organizacije uvelike su smanjile broj radnih stolova uopće. Naime, radi se o tome da su djelatnici gotovo uvijek negdje izvan matične organizacije. Ako se nađu u situaciji da moraju u matičnu organizaciju, pošalju poruku u ured i ''rezerviraju'' stol za svoj rad. Ovakav ustroj koriste najčešće konzultantske kuće

• Radno mjesto i virtualni timovi razvili su se iz individualnih sustava za uredsko poslovanje (engl. Office Automation). Za takva radna mjesta potrebni su računalni sustavi koji omogućuju timski rad u izvršavanju određenih radnih zadataka. Preduvjet je komunikacijska infrastruktura, unutar samih poduzeća, a zatim i izvan njih. Munjevit razvoj brzih prijenosnih mreža koje danas omogućuju rad u stvarnom vremenu i telekonference, je omogućio stvaranje grupnih radnih mjesta koja povezuju zaposlenike koji rade u poduzeću i izvan njega, bilo da su na putu, u drugom poduzeću ili kod kuće. Naime, svaki djelatnik može se za vrijeme rada nalaziti bilo gdje, dovoljno je da ima dostup do javne mreže, što je u današnje doba razvijenih mobilnih telekomunikacija gotovo bilo koje mjesto na planetu.

Cjeloviti informacijski sustav (IS) povezuje sve funkcije, pogone, organizacijske jedinice i poslove koji se obavljaju u poduzeću. Podržava i pojedine radne timove i pojedine djelatnike koji obavljaju svoje poslove u uredu. IS poduzeća mora zadovoljiti potrebe za podacima i informacijama na više razina.

Razine korištenja informacijskog sustava poduzeća:

• razina poduzeća - pri čemu povezuje pojedine poslovne funkcije poduzeća u cjelinu

• razina pojedine radne skupine - pruža podršku pojedinim poslovima koji se obavljaju u okviru djelatnosti poduzeća (poput komunikacije s klijentima i sl.),

• razina pojedinca, kojemu je podrška u obavljaju njegovih svakodnevnih poslova i aktivnosti (poput pristupa podacima potrebnim za dalju obradu).

Informacijski sustav poduzeća dijeli se na: • Upravljački dio informacijskog sustava, koji čini

podrška upravljaju i odlučivanju na strateškoj, taktičkoj i operativnoj razini,

• Poslovni dio informacijskog sustava, koji čine informacijski podsustavi pojedinih poslovnih područja i koji stvara informacijsku podlogu za kvalitetnu primjenu upravljačkog dijela informacijskog sustava.

Informacijski podsustavi (IPS) integriraju se u cjeloviti informacijski sustav poduzeća.

Sve više se uvodi u primjenu CRM filozofija (engl. Customer Relationship Management) koja u središte interesa poduzeća stavlja kupca proizvoda ili usluga odnosno klijenta. Tada svu podršku komunikaciji sa klijentom omogućava ERP (engl. Enterprise Resource Planning).

Organizacija poslovnog dijela informacijskog sustava

Poslovni dio sustava orijentiran ka kupcu (CRM) čine:

• IPS obavještavanja o tržištu,

• Marketinški podsustav (IPS) i

• IPS prodaje odnosno za komunikaciju s kupcima.

Poslovni dio sustava za podršku poslovanju poduzeća (ERP) čine:

• IPS proizvodnje,

• IPS nabave,

• IPS financijskog poslovanje

• Računovodstveni IPS.

Upravljački dio sustava temelji se na podacima koji nastaju u poslovnim dijelovima sustava a čine ga,

• IPS planiranja i analize poslovanja,

• IPS interne kontrole i revizije,

• IPS za upravljanje ljudskim resursima

• IPS za upravljanje informacijskim resursima.

U upravljačkom dijelu sustava se uz posebne programe koji služe za podršku odlučivanju koriste standardna programska pomagala za uredsko poslovanje i to i za obradu podataka i za komunikaciju.

U ovom IPS se evidentiraju svi relevantni podaci o tržištu

koji se odnose na djelatnost poduzeća. Često se prikupljaju i

podaci za koje se očekuje da će moći biti korišteni u nekom

budućem vremenu, a koji se mogu odnositi na klijente,

konkurenciju, nova otkrića i nove tehnologije i slično.

Osnovne zadaće ovog podsustava svode se na postupak

razdvajanja primarnih od sekundarnih podataka koji služe za

oblikovanje obavještajnih informacija. Uglavnom se

prikupljaju za poznate korisnike, a često se koriste i za

objavljivanje različitih analiza u marketinške svrhe putem

plaćenih oglasa i članaka u tisku.

4.1. IPS obavještavanja o tržištu

Osnovna zadaća marketinga u poduzeću je utvrditi želje kupaca

odnosno klijenata i potrebe tržišta te proslijediti ta saznanja

poslovodstvu poduzeća. Prilagodbom asortimana proizvoda

odnosno proširenjem spektra usluga poduzeće tada može zadržati

postojeća i osvajati nova tržišta.

Informacijske potrebe u marketingu često se opisuju sa

4P – product, place, promotion, price –

što znači proizvod, mjesto, reklama, cijena.

Marketinški IPS prikuplja informacije iz poslovnog dijela sustava

za podršku poslovanju, ali i iz ostalih podsustava kojima se

razvijaju odnosi s klijentima, posebno u dijelu koji se odnosi na

razvoj novih proizvoda te uvođenje novih kanala prodaje. Često se

sustav obavještavanja o tržištu kao i podsustav prodaje smatra

dijelom marketinškog IPS-a.

4.2. Marketinški IPS

Tradicionalan način proizvoda i usluga je pod utjecajem

razvoja tehnologije zamijenjen novim načinima komunikacije

s kupcima - prodaja se obavlja putem kataloga, telefona,

Interneta. Uvode se novi načini stalne komunikacije sa

kupcima putem pozivnih centara tzv. Call Centara ili Contact

Centara, SMS porukama, elektroničkom poštom uz klasične

načine komunikacije poštom i faxom, te osobnim posjetom.

Svi navedeni načini podržani su posebnim programskim

rješenjima kojima je omogućena integracija telefona, faxa,

računala i ostalih perifernih jedinica.

4.3. IPS prodaje odnosno za komunikaciju sa kupcima

Informacijski podsustav proizvodnje usko je povezan sa marketinškim sustavom, ali i s ostalim sustavima podrške poslovanju. Računalom integrirana proizvodnja (CIM – engl. Computer Integrated Manufactoring) sastoji se od: • računalom podržanog planiranja i kontrole proizvodnje

(CAPPC – Computer Aided Production Planning and Control)

• računalom podržanog projektiranja (CAD – Computer Aided Design)

• računalom podržanog planiranja proizvodnih resursa (CAMRP –Computer Aided Manufacturing Resource Planning)

• računalom podržane izrade (CAM – Computer Aided Manufactoring)

• računalom podržanog upravljanja kvalitetom (CAQ – Computer Aided Quality)

4.4. IPS proizvodnje

Osnovni model funkcioniranja IPS proizvodnje može se

opisati u nekoliko koraka:

• Marketinški sustav i sustav obavješćivanja o tržištu

utvrđuju potrebe za novim proizvodom i informaciju o tome

prosljeđuju poslovodstvu poduzeća.

• Poslovodstvo donosi odluku o pokretanju proizvodnje

određenog proizvoda na temelju tih i dodatnih informacija o

financijskim tokovima i planiranim troškovima proizvodnje.

• Nakon oblikovanja proizvoda propisuje se tehnologija

izrade te plan proizvodnje kojim se definiraju pojedini

koraci potrebni u svakoj fazi proizvodnje – vrsta i količina

sirovina, termini kada su sirovine potrebne, nabava

ambalaže i sl.

• Na temelju plana proizvodnje i raspoloživih kapaciteta

izrađuju se zahtjevi za nabavom potrebnog materijala i

šalju u IPS nabave.

• Iz IPS nabave dostavljena sirovina upućuje se u proizvodni

pogon, a IPS računovodstva plaća dobavljačima.

• Gotovi proizvodi spremaju se u skladište, a informacije o

njihovoj raspoloživosti šalju se u IPS prodaje i marketinga.

• IPS računovodstva i IPS financijskog poslovanja evidentira

prihod od prodanih proizvoda te nakon odbijanja troškova

računa ostvarenu dobit.

Nabava je jedna od ključnih funkcija u poduzeću. Sastoji se

od planiranja potreba za sirovinama, dijelovima, proizvodima

ili uslugama, njihova nabavljanja, obračuna nastalih troškova

i osiguranja pravodobnog plaćanja dobavljačima.

Tradicionalni sustav nabave temelji se na nizu dokumenata

koji putuju uz robu i prate svaku fazu posla:

• Proizvodnja izdaje zahtjev za određenom sirovinom,

materijalom, ugradbenim dijelom ili proizvodom.

• Na temelju zahtjeva u sklopu procesa nabave odgovarajući

organizacijski dio poduzeća izdaje narudžbenicu koja se

šalje odabranom dobavljaču. Kopije narudžbenice šalju se

u prijem robe i u računovodstvo.

4.5. IPS nabave

• Isporučuje ono što je naručeno i uz robu šalje otpremnicu. U prijemu robe narudžbenica i otpremnica se uspoređuju te se, ako je što oštećeno, neisporučeno ili ne odgovara traženoj kvaliteti, obavlja i reklamacija.

• Skladište obavještava odjel koji je naručio robu o prispijeću robe te javlja računovodstvu da može platiti dobavljaču za isporučenu robu.

Ovaj model je primjenjiv na nabavno poslovanje u svim poduzećima, neovisno o djelatnosti. Stoga se u zajedničkoj bazi podataka evidentiraju svi navedeni dokumenti, a procesi se skraćuju zbog korištenja već unesenih podataka u sustav. Broj dokumenata se smanjuje, po potrebi se može svaki dokument ispisati na papir, ili poslati elektronskom poštom ili faksom direktno sa računala dobavljaču.

Podaci pohranjeni u bazi podataka služe za upravljanje planiranjem materijala i zalihama. Poznavanje podataka o količine robe na skladištu omogućava ugradnju programskih "okidača" kojima se, kada količina robe padne ispod dopuštenog minimuma, automatski priprema i šalje nova narudžba dobavljaču.

Koristi se metoda "just in time" kojom se planira nabava na načina da se potreban materijal za dalju preradu dobavlja kada je potreban prema planu proizvodnje.

Povezivanje sustava za nabavu sa marketinškim IPS-om za proizvodnju omogućava određivanje terminskih planova proizvodnje na temelju zahtjeva potrošača, dostupnih materijala na tržištu i proizvodnih kapaciteta čime se:

• učinkovitije planiraju prioriteti i skraćuju ciklusi proizvodnje te tako olakšava planiranje, raspored i izmjene proizvodnje u skladu s novim zahtjevima potrošača

• poboljšava opskrba i servisi potrošača skraćenjem rokova isporuke i nižim cijenama za jednaku kvalitetu

• podiže radna motiviranost zaposlenika jer se gradi povjerenje u sustav i uspostavlja bolja međusobna koordinacija

• bolje informira poslovodstvo s više pokazatelja o proizvodnji, tako da može planirati i raspoređivati aktivnosti u duljem vremenskom razdoblju.

Financijski sustav u poduzeću sastoji se od dva dijela:

• prikupljanje podataka iz poduzeća za kontrolu novčanih tijekova u poduzeću i

• prikupljanje podataka iz okruženja za traženje najpovoljnijih izvora financijskih sredstava potrebnih za nesmetano odvijanje svih procesa.

Financijski IPS poduzeća usko je vezan na IPS računovodstva i interne kontrole i revizije čije podatke obrađuje i u sintetičkom obliku prikazuje u izvješćima o poslovanju, koja predaje u IPS planiranja i analize poslovanja.

Financijski obavještajni sustav koristi se pri komunikaciji s dioničarima, za obavješćivanje javnosti o rezultatima poslovanja poduzeća, za upravljanje fondovima poduzeća, kao i za raspoređivanje dobiti poduzeća.

4.6. IPS financijskog poslovanja

Računovodstveni podaci opisuju završne aktivnosti poduzeća

izražene u novcu i uvijek opisuju prošla stanja. Opisani

događaji su novčane transakcije kojima se evidentira kada su

se dogodile, tko je u njima sudjelovao i o kojim vrijednostima

se radilo.

Posebno je važno evidentiranje troškova poslovanja koji se

prate u računovodstvu. Računovodstveni izvještaji služe kao

temelj svim ostalim podsustavima odnosno rukovoditeljima

poslovnih područja za donošenje odluka.

4.7. Računovodstveni IPS

Ulazi u sustav planiranja i analize poslovanja su izlazni podaci

iz svih dijelova poslovnog sustava koji se odnose na podršku

poslovanju kao i na odnose s klijentima. Ovaj podsustav

priprema podatke poslovodstvu za odlučivanje, a ujedno ima i

kontrolnu funkciju nad podacima koji se odnose na kontrolu

troškova i financijsku kontrolu.

4.8. IPS planiranja i analize poslovanja

Financijske aktivnosti tvrtke moraju biti u skladu s Zakonom o

računovodstvu i međunarodnim računovodstvenim

standardima. Točnost knjigovodstvenih podataka verificiraju

vanjske neovisne revizorske tvrtke. Internu reviziju

organiziraju veća poduzeća kao vlastitu organizacijsku

jedinicu. Osim kontrole financijskog poslovanja interna

kontrola i revizija nadzire sve aspekte poslovanja tvrtke -

pridržavanje propisanoj tehnologiji i organizaciji rada,

manipuliranje s dokumentacijom, postupanje u poslovanju u

skladu s zakonom itd.

4.9. IPS interne kontrole i revizije

Interna kontrola i revizija se dijeli na:

• financijsku reviziju, koja provjerava točnost financijskih

podataka razvrstanih prema tipovima aktivnosti na koje se

odnose

• operativnu reviziju, koja provjerava i utvrđuje uspješnost

propisanih procedura, te često uključuje i reviziju

informacijskog sustava koji se koristi u tvrtki.

4.9. IPS interne kontrole i revizije

Sustav upravljanja ljudskim resursima često se zamjenjuje

pojmovima kadrovske operative i/ili obračuna plaća u

poduzeću. Kadrovska politika je puno širi pojam kojim je

obuhvaćeno:

• planiranje potreba za novim kadrovima,

• izbor kandidata i zapošljavanje,

• planiranje i organizacija razvoja i trajne izobrazbe

djelatnika,

• ocjena uspješnosti obavljenog posla,

• utvrđivanje politike plaća i drugih oblika nagrađivanja i

stimulacije.  

4.10. IPS za upravljanje ljudskim resursima

 Podaci na kojima se temelji sustav za upravljanje ljudskim

resursima jesu podaci o djelatnicima kao i podaci o

potencijalnim djelatnicima. Uz osnovne podatke prate se i

posebni, specifični podaci vezani uz djelatnost tvrtke.

Primjerice, ako se radi o agenciji za zapošljavanje modela

potrebno je evidentirati podatke o njihovim tjelesnim

osobinama poput visine, težine, konfekcijskog broja, broja

cipela, dok ako se radi o odvjetničkoj kancelariji pohranjuju se

znanja o položenim stručnim ispitima, znanju stranih jezika,

specijalizaciji za određeno područje i slično.

Obračunavanje plaća bila je prva aplikacija koja je

programirana za izvođenje putem računala, pa se na taj način

informatička tehnologija "ušuljala" u ured i postala

neophodnom. Obračun plaća spada u kategoriju standardnih

aplikacija koje su uglavnom ili iste ili vrlo slične za većinu

poduzeća, a procesi su određeni zakonskom regulativom.

Danas se stoga uglavnom koriste gotova programska rješenja

firmi koje se bave razvojem i održavanjem tih aplikacija jer je

znatno jeftinije kupiti gotovo rješenje nego li razvijati vlastito i

u tu svrhu dodatno zapošljavati najmanje jednu osobu.

Sustav upravljanja poslovima izgradnje informacijskog

sustava, njegova održavanja i daljeg razvoja jedna je od

osnovnih funkcija potpore u poduzećima.

Organizacija upravljanja informacijskim resursima može se

podijeliti na:

• upravljanje hardverskim komponentama,

• upravljanje komunikacijama,

• upravljanje podacima,

• upravljanje aplikacijama,

• pomoć korisnicima i školovanje za rad s informatičkom

podrškom.  

4.11. IPS za upravljanje informacijskim resursima

Organizacijska jedinica koja se bavi upravljanjem

informacijskim resursima iz povijesnih je razloga često

smještana u nadležnost financijskog direktora. Danas se tim

poslom bave članovi poslovodstava nadležni za upravljanje

poslovnim procesima, organizaciju i informatiku.

Pri tome su se poslovi koje su informatičari obavljali u

poduzeću znatno promijenili - dok su se u počecima razvoja

informatike uglavnom sastojali od programiranja financijskih

aplikacija, danas se sastoje od planiranja, projektiranja, izrade

i uvođenja novih tehnologija rada, unapređenja postojećih i

uvođenja novih poslovnih procesa, te upravljanja osnovnim

resursima poduzeća - podacima, dokumentima i

informacijama.

IPS za istraživanje i razvoj različit je u različitim granama

djelatnosti. Stupanj informatizacije također se znatno razlikuje

za istraživačke poslove, iako kod svih postoji niz pomoćnih

programa koji pomažu prilikom operativnih poslova izrada

kalkulacija i izvješća. Značajan utjecaj na IPS istraživanja i

razvoja ima uvođenje ekspertnih sustava i primjena umjetne

inteligencije. Potpuna informatizacija ovog podsustava nikada

neće biti ostvarena jer temeljni preduvjet za informatizaciju

čine jasno definirani standardni postupci i procedure koje je u

poslovima istraživanja gotovo nemoguće predvidjeti. IPS za

istraživanje i razvoj često je dijeljen od različitih korisnika i dio

je virtualnog prostora koji čine istraživači i znanstvenici iz svih

zemalja svijeta. 

4.12. IPS za istraživanje i razvoj