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INFORME AVANCE EJECUCIÓN PLAN DEAUDITORÍA 2013
AVANCE EJECUCIÓN PLAN DE AUDITORÍA 2013
AGENDA
• Indicadores de la actividad de auditoría interna• Mapa de resultados de las evaluaciones de
auditoría terminadas a la fecha• Observaciones de criticidad alta• Resultado de los seguimientos realizados• Otros aspectos
INDICADORES DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍAINTERNA
*Este indicador se obtiene de: (evaluaciones ejecutadas de las planeadas + evaluaciones ejecutadas no planeadas) /Evaluaciones planeadas
El cumplimiento al plan de auditoria a Julio de 2013, es el siguiente:Cumplimiento Plan de
Auditoria 2013 Detalle Julio 2013 % de avanceJulio 2013 Año 2013 % avance
año
EVALUACIONES
Planeadas 3
67%
7
30%Ejecutadas - planeadas 2 2
Ejecutadas no planeadas 0 0
Auditorias en proceso 2 2
SEGUIMIENTOSPlaneados 4
100%6
67%Ejecutados 4 4
OTRAS ACTIVIDADES(Apoyos a la Gerencia)
Planeadas 1100%
250%
Ejecutadas 1 1
MAPA DE RESULTADOS DE LAS EVALUACIONESDE AUDITORÍA TERMINADAS A LA FECHA
AUDITORÍAS Número deobservaciones
Nivel de importancia
Alta Media Baja
Auditoría a la Gestión presupuestal(Presupuesto e ingresos y egresos) 3 2 1
Adquisición de Bienes y Servicios (Auditoriacontratos de obra – Contratación desde laplaneación hasta el cierre final)
4 3 1
OBSERVACIONES DE CRITICIDAD ALTA
Auditoria a la Gestión Presupuestal
PUNTO DE ATENCIÓN
La programaciónpresupuestal del año 2012fue de $12.260 millonestanto en ingresos comoegresos, el cumplimiento eningresos fue del 75%equivalente a $9.189millones y una subejecucióndel 25% equivalente a $3.070millones, siendo el rubro deinversión con menorejecución, el cual estabaprogramado invertir $4.346millones y su ejecución fuede $1.990 millonesequivalente al 46% de lainversión.
PUNTO DE ATENCIÓN
La programaciónpresupuestal del año 2012fue de $12.260 millonestanto en ingresos comoegresos, el cumplimiento eningresos fue del 75%equivalente a $9.189millones y una subejecucióndel 25% equivalente a $3.070millones, siendo el rubro deinversión con menorejecución, el cual estabaprogramado invertir $4.346millones y su ejecución fuede $1.990 millonesequivalente al 46% de lainversión.
RECOMENDACIÓN
Establecermecanismos parael seguimientooportuno a laejecución delpresupuesto con elfin de mitigar losriesgos
RECOMENDACIÓN
Establecermecanismos parael seguimientooportuno a laejecución delpresupuesto con elfin de mitigar losriesgos
RIESGOS
Deterioro a la imagende la empresas porcuanto lasinversiones no seejecutaron deacuerdo a loplaneado
RIESGOS
Deterioro a la imagende la empresas porcuanto lasinversiones no seejecutaron deacuerdo a loplaneado
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
Seguimientode plan deinversionesmensual ydetalle denovedadespor cadainversión.2do semestre
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
Seguimientode plan deinversionesmensual ydetalle denovedadespor cadainversión.2do semestre
OBSERVACIONES DE CRITICIDAD ALTA
Auditoria a la Gestión Presupuestal
PUNTO DE ATENCIÓN
El área financiera sólo haidentificado dos riesgos y suscontroles dentro de susprocesos, lo que denota quese debe revisar laidentificación, evaluación ytratamiento de los demásriesgos de sus procesos y ladocumentación de loscontroles.
PUNTO DE ATENCIÓN
El área financiera sólo haidentificado dos riesgos y suscontroles dentro de susprocesos, lo que denota quese debe revisar laidentificación, evaluación ytratamiento de los demásriesgos de sus procesos y ladocumentación de loscontroles.
RECOMENDACIÓN
Establecer mecanismospara continuar con laidentificación de losriesgos y controlesdentro de los procesosfinancieros comotambién validar con lacasa matriz este procesode acuerdo al nuevosistema ERP
RECOMENDACIÓN
Establecer mecanismospara continuar con laidentificación de losriesgos y controlesdentro de los procesosfinancieros comotambién validar con lacasa matriz este procesode acuerdo al nuevosistema ERP
RIESGOS
Se genera un riesgode procedimientoadministrativo porfalta de los riesgos ycontrolesdocumentadosarrojando un nivelaceptable al proceso
RIESGOS
Se genera un riesgode procedimientoadministrativo porfalta de los riesgos ycontrolesdocumentadosarrojando un nivelaceptable al proceso
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
Documentar yactualizar elprocedimiento deGestiónpresupuestal.2do semestre
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
Documentar yactualizar elprocedimiento deGestiónpresupuestal.2do semestre
OBSERVACIONES DE CRITICIDAD ALTA
Adquisición de Bienes y Servicios (Auditoria Contratación de Obra)
PUNTO DE ATENCIÓN
El proceso de Adquisiciónde Bienes y Servicioscarece de procedimientospara la Administración deContratos en donde sepuedan observar lasresponsabilidades yobligaciones de cada unode los dueños delproceso.
PUNTO DE ATENCIÓN
El proceso de Adquisiciónde Bienes y Servicioscarece de procedimientospara la Administración deContratos en donde sepuedan observar lasresponsabilidades yobligaciones de cada unode los dueños delproceso.
RECOMENDACIÓN
Definir losprocedimientos deadministración decontratos con el finde garantizar laadecuada gestiónde los mismosdentro de laempresa.
RECOMENDACIÓN
Definir losprocedimientos deadministración decontratos con el finde garantizar laadecuada gestiónde los mismosdentro de laempresa.
RIESGOS
Lo que genera unriesgo deprocedimiento ycumplimiento parala empresa debidoa que los roles yresponsabilidadesde los dueños delproceso no estándefinidos.
RIESGOS
Lo que genera unriesgo deprocedimiento ycumplimiento parala empresa debidoa que los roles yresponsabilidadesde los dueños delproceso no estándefinidos.
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
No se haelaborado el plan
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
No se haelaborado el plan
OBSERVACIONES DE CRITICIDAD ALTA
Adquisición de Bienes y Servicios (Auditoria Contratación de Obra)
PUNTO DE ATENCIÓN
Sobre costos en laejecución del contrato029-2010 por $300millones relacionadoscon sus diseños iniciales,de los cuáles no se tieneacuerdo alguno y no hayun proceso judicial sobrela recuperación de estosdineros.
PUNTO DE ATENCIÓN
Sobre costos en laejecución del contrato029-2010 por $300millones relacionadoscon sus diseños iniciales,de los cuáles no se tieneacuerdo alguno y no hayun proceso judicial sobrela recuperación de estosdineros.
RECOMENDACIÓN
Gestionar laconsecución derecuperación de lossobrecostosgenerados en elcontrato 029-2010dentro del menortiempo o emprenderlas acciones legales aque haya lugar.
RECOMENDACIÓN
Gestionar laconsecución derecuperación de lossobrecostosgenerados en elcontrato 029-2010dentro del menortiempo o emprenderlas acciones legales aque haya lugar.
RIESGOS
Posible detrimentopatrimonial por laspérdidaseconómicas, porlos sobrecostosgenerados en elprocesocontractual 029-2010
RIESGOS
Posible detrimentopatrimonial por laspérdidaseconómicas, porlos sobrecostosgenerados en elprocesocontractual 029-2010
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
No se haelaborado el plan
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
No se haelaborado el plan
OBSERVACIONES DE CRITICIDAD ALTA
Adquisición de Bienes y Servicios (Auditoria Contratación de Obra)
PUNTO DE ATENCIÓN
En el análisis del contrato 046 -2011 cuyo objeto es laconstrucción de la segunda etapadel anillo de San Jerónimo, seidentificó lo siguiente:•No se observó la relacióndetallada de inversión del anticipo•Los soportes de los rendimientosde la Fiducuenta no fueronpresentados a la empresa•No se evidenció la evaluación delproveedor•Sobre costos sin revisión y sincontar con las justificacionesadecuadas.•En cuanto a la excavación enroca, no se observan en labitácora del contrato, los registrosde este Ítem como lo pide elpliego, siendo el de mayorEjecución
PUNTO DE ATENCIÓN
En el análisis del contrato 046 -2011 cuyo objeto es laconstrucción de la segunda etapadel anillo de San Jerónimo, seidentificó lo siguiente:•No se observó la relacióndetallada de inversión del anticipo•Los soportes de los rendimientosde la Fiducuenta no fueronpresentados a la empresa•No se evidenció la evaluación delproveedor•Sobre costos sin revisión y sincontar con las justificacionesadecuadas.•En cuanto a la excavación enroca, no se observan en labitácora del contrato, los registrosde este Ítem como lo pide elpliego, siendo el de mayorEjecución
RECOMENDACIÓN
Planeación,programación yseguimiento a la gestiónde los contratos.
Documentaradecuadamente losinformes y seguimientode la ejecucióncontractual.
Consolidar los informesde avance con el fin deevaluar mejor suejecución
RECOMENDACIÓN
Planeación,programación yseguimiento a la gestiónde los contratos.
Documentaradecuadamente losinformes y seguimientode la ejecucióncontractual.
Consolidar los informesde avance con el fin deevaluar mejor suejecución
RIESGOS
Inadecuadogestión delproceso deseguimiento en elcontrato debido alos sobrecostospor erogaciones uobras extras oadicionales noprevistas yactividades decontrol.
RIESGOS
Inadecuadogestión delproceso deseguimiento en elcontrato debido alos sobrecostospor erogaciones uobras extras oadicionales noprevistas yactividades decontrol.
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
No se haelaborado el plan
ACCIÓNCORRECTIVA /ESTADO DEAVANCE
No se haelaborado el plan
RESULTADO DE LOS SEGUIMIENTOSREALIZADOS
EVALUACIÓN FUENTE
NIVEL DE IMPLEMENTACIÓNPlanes de Mejora
Acción de mejoradefinidos
Acción mejoraejecutados
%
Auditoría Regular 2011 CGM 23 21 86%Auditoría Especial Entrega deConhydra 2012 CGM 8 0 0%
Rendición de Cuentas 2013 CGM 6 6 100%
RESULTADO DE LOS SEGUIMIENTOSREALIZADOS
EVALUACIÓN OPORTUNIDAD DE MEJORA PENDIENTEDE IMPLEMENTAR
CAUSAS DE LA FALTA DEIMPLEMENTACIÓN
Auditoría Regular 2011
Corrección de la declaración deretención en la fuente presentada en elmes de enero de 2008, lo que originóuna sanción e intereses moratorios enla nueva liquidación realizada el 15 dediciembre de 2008, la cual ascendió a lasuma de $3.393.000
La Gerencia de Aguas de Occidente llevará alcomité de Conciliación Interno la deficienciafiscal originada en sanción e intereses demora por corrección en la declaración deretención en la fuente de enero de 2008, paraque se estudie la viabilidad de iniciar lademanda de repetición; una vez se agote eltrámite, se llevará a la Junta Directiva para laautorización del inicio del proceso legal, segúnlo estipula el numeral 8 del artículo 27 de losestatutos sociales.
La Junta directivaEstablecieron estarsupeditados al criterio de lajurídica de EPM para iniciar elproceso judicial.
Auditoría Regular 2011
La no acreditación de los imprevistos delos contratos 029-2010, 059-2010,Conhydra (Barranca) y Conhydra(Maquea) se configura en un hallazgofiscal valorado en $94.063.331
Demostrar, ante la instancia competente, lalegalidad del pago de los imprevistos comoparte del costo de los ítems cotizados en lapropuesta inicial. Paralelo a lo anteriorrequerir a cada uno de los interventores de laobra para que soporte la aprobación de dichospagos.En todos los contratos de obra que realiceRegional de Occidente los imprevistos debensoportarse.
Esta en proceso, no se harecibido ninguna citaciónpara comparecer ante el entefiscal.Se hizo una mesa de trabajocon la contraloría y se quedopendientes que el ente decontrol emitía un conceptofrente a las evidencias quepresento AOCC
RESULTADO DE LOS SEGUIMIENTOSREALIZADOS
EVALUACIÓN OPORTUNIDAD DE MEJORA PENDIENTEDE IMPLEMENTAR
CAUSAS DE LA FALTA DEIMPLEMENTACIÓN
Auditoría Regular 2011
Teniendo como soporte los valorescontemplados en las minutas de loscontratos y adiciones de los mismos, secalculó en $212.865.203 el cinco porciento (5%) de contribución especialsobre contratos de obra púbica que sedebieron retener sobre los recursospropios de Regional de Occidente, loque muestra una clara omisión a losdeberes del servidor público, actuaciónque se configura en una deficienciafiscal, soportado en la sentencia C1153de 2008 de la Corte Constitucionaldonde define que la contribuciónespecial apunta a todas aquellaspersonas naturales o jurídicas quesuscriban contratos de obra
1- Aguas de Occidente participará en lasmesas de trabajo que se harán desde la casamatriz EPM, con la Contraloría.
2- De las conclusiones concertadas en lasmesas de trabajo se dará aplicabilidad a lanormatividad que rija en cada uno de losprocesos contractuales.
Lo último informado desdecasa Matriz EPM, fuecomunicación enviada el 26-12-2012 a la Direccion deapoyo y fiscal DAF, con elasunto Solicitud de Concepto.Estamos espera de respuesta.
RESULTADO DE LOS SEGUIMIENTOSREALIZADOS
EVALUACIÓN OPORTUNIDAD DE MEJORA PENDIENTEDE IMPLEMENTAR
CAUSAS DE LA FALTA DEIMPLEMENTACIÓN
Auditoría Regular 2011
Por fuerza mayor la Regional deOccidente se obligó a suspender elcontrato mientras se realizaba unrediseño por parte de Conhydra el costototal fue por la suma de $368 millones,dineros que se pagaron y que laRegional de Occidente aduce que sonsusceptibles de recuperar. Enconsecuencia debe presentarse en elPlan de Mejoramiento para suseguimiento y debe considerarse comouna deficiencia fiscal
Regional de Occidente S.A. ESP inició accionespre jurídicas con las que se pretende elreconocimiento conciliado de los costos porparte del operador. En caso de negativa deCONHYDRA S.A. ESP se iniciaran las medidasjurídicas a que halla lugar.
A la espera de la liquidacióndel contrato de Conhydra
RESULTADO DE LOS SEGUIMIENTOSREALIZADOS
EVALUACIÓN OPORTUNIDAD DE MEJORA PENDIENTEDE IMPLEMENTAR
CAUSAS DE LA FALTA DEIMPLEMENTACIÓN
Auditoría Especial Entrega de Conhydra2012
En el contrato suscrito con el OperadorConhydra S.A. E.S.P., se contemplo queuna vez liquidados los excedentes deacuerdo a la fórmula establecida, setransferirían a la regional de OccidenteS.A. E.S.P., procedimiento que se hizoefectivo hasta el 31 de mayo de 2012,con excepción de los meses de junio,julio y agosto del último año.
En compañía de la auditoria financiera sedeterminaron los excedentes y/o déficit decaja de la operación del sistema de Santa fe deAntioquia. En el acta de liquidación, éstosquedarán incorporados como pagos aproveedores realizados durante los últimostres meses de operación. Dicha acta quedaráen firme durante el primer semestre del 2013
Se esta en espera deacuerdos para realizar el actafinal de liquidación, lo que alfecha no se ha logrado cerrar.
Auditoría Especial Entrega de Conhydra2012Se observó que no se reconocierongastos y costos por no ser inherentes asu objeto social, los cuales ascendieronen el 2011 a $48.305.921 y hasta el mesde julio del 2012 $44.101.345,quedando por revisar el mes de agosto.
Otros Aspectos
Entidad Informe
Súper Intendencia de Servicios PúblicosDomiciliarios (SSPD)
SUI (265 Informes pendientes al 30 dejulio 2013), Se trabaja desde el Grupo EPMpara dar solución a los pendientes
Contraloría General de MedellínAuditoria Fiscal y Financiera 2012
El plan de mejoramiento 2012, tuvo unresultado de 5 deficiencias administrativas,el cual se establece su cumplimiento parael 2do semestre 2013
Contraloría General de MedellínAuditoria de Resultados 2012 Está en proceso de consolidación y
pendiente de recibirse el informe final
OTROS ASPECTOS ENTES EXTERNOS
