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Informe de Auditoría Interna Auditoría No 01 Fecha auditoría: 5 de mayo a 10 de junio de 2016 Tipo de auditoría Integral (ACI / ACA) Fecha del informe 16 de julio de 2016 Código Informe de Auditoría CIMEN 2016 –01
Macroproceso Auditado Gestión Administrativa Procesos Auditados
Gestionar Comisiones de Servicio
Gestionar Recursos Físicos
Gestionar Control Operacional
Ambiental
Gestionar Eventos
Gestionar Operaciones de Servicios
Administrativos
Aspecto auditado Auditoría de Calidad, Ambiental y Control Interno Período auditado 1 de mayo de 2015 al 30 de abril de 2016. .
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Evaluación General de la Auditoría
Lista de Destinatarios
Nombre Cargo
Judith Castañeda Subdirectora Gestión Administrativa
Edma Maritza Real Salinas
Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Fernando Alcázar Devia Arias Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Myriam Gemade Olaya Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Martha Stella Barrera Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Clara Inés Umbarila Chacón Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Victor Manuel Cuervo Garzón Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Nidia Esmeralda Morón Olis Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Pilar Cristina Moreno Sierra Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Eliana Marcela Parra Bustos Profesional Subdirección Gestión Administrativa
Datos de Contacto de los auditores
Nombre Cargo
Aura Gómez Avellaneda Experto Calidad OCI MEN
Cesar Augusto Roa Experto Jurídico OCI MEN
Jimmy Hans Abella Auditor Oficina Control Interno MEN
Marta Nubia Vera Auditor de Calidad MEN
Rosa Nidia Alvarez Auditor de Calidad MEN
Nayda Lucy Vásquez Auditor de Calidad MEN
Kenny Tatiana Otalora Auditor de Calidad MEN
Adriana Patricia López Auditor de Calidad MEN
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TABLA DE CONTENIDO
1. GENERALIDADES .......................................................................................................................................................................... 4 1.1. Objetivo ................................................................................................................................................................................................................ 4 1.2. Alcance ................................................................................................................................................................................................................ 4 1.3. Metodología ......................................................................................................................................................................................................... 4 1.4. Criterios de auditoría............................................................................................................................................................................................ 5 1.5. Fuentes de Información ....................................................................................................................................................................................... 5 2. RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................................................. 6 2.1. Fortalezas ........................................................................................................................................................................................................... 6 2.2. Riesgos y evaluación de controles ...................................................................................................................................................................... 7 2.3. Conclusiones ....................................................................................................................................................................................................... 7 2.4. Recomendaciones ............................................................................................................................................................................................... 9 3. INFORME DETALLADO ................................................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
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1.1. Objetivo
Establecer el grado de eficiencia, eficacia y efectividad del Macroproceso de Gestión Administrativa, así como su capacidad de cumplimiento de los requisitos de los modelos de gestión a los procesos asociados que permitan verificar el ciclo del mejoramiento continuo
1.2. Alcance En el alcance del programa de auditoría integral para el Macroproceso de Gestión Administrativa, se evaluaron los siguientes procesos:
• Gestionar Comisiones de Servicio • Gestionar Recursos Físicos • Gestionar Eventos • Gestionar la Operación de Servicios Administrativos • Gestionar Control Operacional Ambiental
El periodo evaluado comprende desde 1° de mayo de 2015 al 30 de abril de 2016.
1.3. Metodología La metodología establecida por la OCI para la realización de auditorías combinadas, se enmarca en las siguientes etapas:
Etapa de planeación, mediante la cual se hace el reconocimiento del Macroproceso y procesos, se determinan los procesos que serán objeto de auditoria (Priorización);
Etapa de Ejecución, mediante la cual se efectúa la revisión y análisis de las actividades establecidas en las fichas técnicas del proceso y la normatividad que lo rige, se determina el cumplimiento del proceso y/o las acciones que a bien considere el auditor, todo ello mediante la aplicación de diferentes técnicas de auditoria, de conformidad con las Normas Internacionales de auditoria de aceptación en Colombia;
1. Generalidades
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Por último, y luego de surtir los procesos de validación se da la etapa de finalización, mediante la cual se emite el informe con los resultados del proceso auditor.
1.4. Criterios de auditoría Fichas técnicas vigentes en el período auditado, y en especial las normas referidas como marco legal en los mismos, y todas aquellas que apliquen para la gestión de cada uno de los procesos, incluyendo los componentes de modelos referenciales NTC GP 1000:2009; ISO 14001:2004; MECI 2014
a. Documentación publicada en el SIG – Sistema Integrado de Gestión, como referencia.
b. Normatividad aplicable a cada proceso:
1.5. Fuentes de Información
a. Normatividad Legal Vigente
b. Entrevista con los encargados del proceso
c. Contratos mediante los cuales se ejecutaron las actividades, los registros y toda aquella información que se puso a
disposición de la auditoria para adelantar el proceso.
d. Fichas Técnicas publicadas en el SIG – Sistema Integrado de Gestión.
1.6 Limitaciones No se presentaron limitaciones
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2.1. Fortalezas
Se resalta el compromiso con la mejora continua del grupo de colaboradores de la Subdirección
de Gestión Administrativa y el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y efectividad de los
procesos de:
• Gestionar Comisiones de Servicio
• Gestionar Recursos Físicos
• Gestionar Eventos
• Gestionar la Operación de Servicios Administrativos.
Sobresale la labor realizada por parte del Secretario General como líder funcional del proyecto
SAP, desarrollado bajo el Contrato 832 de 2016, quien por medio de los comités de
coordinación involucró de manera directa a todos los líderes de las Subdirección Administrativa,
Subdirección Financiera y Gestión Humana, generando un trabajo en equipo para el logro de
la implementación exitosa del ERP (Planificación de Servicios Empresariales) en el MEN.
Se cuenta con el apoyo del Outsourcing (agencia de viajes) que tiene una persona en las
instalaciones del MEN y facilita la solicitud y expedición de tiquetes aéreos cuando se requiera
viajar en cumplimiento de comisiones de servicio. Igualmente, comunica oportunamente al
comisionado la reserva sobre el itinerario del vuelo de ida y regreso y entrega los tiquetes en
el lugar acordado.
Los programas que hacen parte del Sistema de Gestión Ambiental del Ministerio son divulgados
por diferentes medios con la cooperación de la Oficina de Comunicaciones, con el fin de darlos
a conocer a la totalidad de los servidores, y de esta manera contribuir con cada uno de los
2. RESUMEN EJECUTIVO
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programas: uso racional y eficiente de servicios públicos (agua y energía eléctrica), gestión
integral de residuos (papel, plásticos), gestión integral de residuos peligrosos.
En el proceso Gestionar Recursos Físicos, se observa mejoramiento continuo en sus
actividades, se destaca el análisis realizado al consumo del papel a través del registro
sistemático del mismo por cada una de las áreas del Ministerio, durante las últimas dos
vigencias, lo que permitió reducir la cantidad máxima por mes e implementar los topes de
entrega de papel.
2.2. Riesgos y Evaluación de Controles
Al consultar la matriz de riesgos que aparece publicada en el SIG, se evidencia que se encuentra en revisión en conjunto con
la Subdirección de Desarrollo Organizacional. El Macroproceso de Gestión Administrativa suministró una versión de la matriz
de riesgo sin aprobación y socialización, a la cual no se le realizó seguimiento.
2.3. Conclusiones
En la revisión efectuada al Macroproceso de Gestión Administrativa, se observó que:
1. En el diagnóstico realizado como insumo para el Contrato 832 de 2016 cuyo objeto es: “Realizar el proyecto complementario
para la puesta en marcha del sistema de información del Ministerio de Educación Nacional enfocada a los actuales procesos
financieros, administrativos y de gestión humana”. Se detectó la necesidad de integrar los sistemas de información que
soportan la operatividad de los Macroproceso de la Subdirección de Talento Humano, la Subdirección Gestión Financiera y
Gestión Administrativa, lo cual da origen al proyecto de integración de Sistemas de Información y Renovación Tecnológica en
un ERP (Planificación de Servicios Empresariales) que les brindara apoyo en todos los procesos que se manejan en estas
áreas de manera automatizada.
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2. Los usuarios finales de SAP del Ministerio de Educación Nacional, fueron involucrados desde la fase inicial del proyecto, con el levantamiento de requerimientos y la entrega de información necesaria para el desarrollo, de esta manera se garantiza su participación activa en la parametrización e implementación de la herramienta.
3. Se evidencia que para el desarrollo del proyecto de implementación SAP en el Ministerio de Educación Nacional, se está
utilizando la metodología ASAP1 la cual es dividida en varias fases, orientada por entregables que permite agilizar los proyectos, minimiza los riesgos y reduce costos.
4. En la revisión realizada se evidenció que el proceso de Gestión de Comisiones y servicios aún no ha implementado una
solución tecnológica para una eficiente integración, consolidación, administración y consulta tanto de los procesos internos
como de autorización y aprobación de instancias externas.
5. Dentro del formato de Autorización para el pago de desplazamiento y alojamiento de contratistas, se omite hacer referencia a la Resolución “por la cual se reglamentan los gastos de viaje para los contratistas del Ministerio de Educación Nacional”, en el caso de la vigencia 2016, la Resolución 661 del 18 de enero de 2016,
6. El Macroproceso de Gestión Administrativa no está controlando de forma eficaz los bienes devolutivos del personal que se encuentra por contrato de prestación de servicios en el momento de finalización de este.
7. El Macroproceso de Gestión Administrativa, en el Proceso “Gestionar Eventos” debe solicitar a las dependencias
correspondientes cumplir con los términos para efectuar el cierre respectivo del evento, ya que el incumplimiento puede generar mal manejo de los recursos e implicaciones disciplinarias.
8. Se encontraron diferencias entre la planeación de eventos y su ejecución por cuanto no asisten todas las personas proyectadas.
9. Teniendo en cuenta el rediseño de los procedimientos del proceso “Gestionar Recursos Físicos” en el que se incluyen las normas internacionales de información financiara (NIIF), es necesario que el personal responsable de estas actividades sea capacitado en dichas normas.
1 ASAP es un acrónimo de la lengua inglesa que significa “As Soon As Possible” que en español quiere decir “tan pronto como sea posible”.
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10. En cuanto al proceso de “Gestionar Control Operacional Ambiental”, se evidenció que se tienen al día las carpetas de los contratos de mantenimiento, control de residuos, las hojas de seguridad de los equipos, los controles de voladores y roedores. Los informes trimestrales en cuanto a gestión ambiental están al día, y se evidencia un trabajo de equipo y coordinación junto con la Subdirección de Desarrollo Organizacional. La matriz de impactos y aspectos ambientales se encuentra actualizada en la dependencia, lo que permite un mayor control de los dos subprocesos de ejecutar y monitorear programas ambientales e implementar controles operacionales ambientales
2.4. Recomendaciones
De acuerdo a los resultados y conclusiones de la auditoría, se emiten las siguientes recomendaciones: 1. Continuar con el monitoreo del cronograma del proyecto SAP para asegurar la entrega y puesta en producción de la
herramienta y la integración de los Sistemas de información con el fin de cumplir con los tiempos, objetivos y las mejoras en la realización de tareas de los usuarios del sistema.
2. Continuar con la participación activa de funcionarios en la parametrización e implementación para el levantamiento de
requerimientos y la entrega de información necesaria para el desarrollo de la herramienta SAP
3. Continuar con la gestión de los riesgos identificados dentro del proceso de implementación del SAP, con el fin de tomar acciones preventivas que eviten la materialización de los mismos y se mitiguen las consecuencias. Igualmente se recomienda evaluar la pertinencia de incluir estos riesgos dentro de la matriz que se gestiona para el Macroproceso de Servicios TIC.
4. Se recomienda que dentro de la parametrización e implementación del ERP (Planificación de Servicios Empresariales) del
MEN se tengan en cuenta las deficiencias identificadas en el proceso de Gestión de Comisiones y servicios en la integración,
consolidación, administración y consulta tanto de los procesos internos como de las autorizaciones y aprobaciones de
instancias externas.
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5. Incluir dentro del formato “Autorización para el pago de desplazamiento y alojamiento de contratistas”, la resolución de cada
vigencia por medio de la cual se determina el monto de los gastos de viaje de las personas naturales contratadas por prestación
de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
6. Teniendo en cuenta el alto número de contratistas por prestación de servicios con los que cuenta el MEN, se sugiere que el
Macroproceso de Gestión Administrativa diseñe e implemente una estrategia que le permita controlar los bienes devolutivos a
cargo de dichos servidores e incluirla en el procedimiento que a bien se considere dentro del SIG, de tal forma que se garantice
la adecuada custodia y devolución de los bienes al finalizar el contrato.
7. Es importante que el Macroproceso de Gestión Administrativa – Proceso “Gestionar Eventos”, solicite a las dependencias
correspondientes cumplir con los términos para efectuar el cierre respectivo del evento, dentro de los 3 días siguientes al envío
para su firma y aprobación del jefe de la dependencia.
8. Se recomienda realizar confirmación de asistencia a los eventos 24 horas antes de la realización, para evitar gastos
innecesarios y hacer uso racional de los recursos asignados.
9. Adelantar las actividades necesarias para la programación de capacitaciones de las normas internacionales de información
financiara (NIIF) para el Macroproceso de Gestión Administrativa para dar cumplimiento a la Ley 1314 de 2009 y a la Resolución
628 de diciembre de 2015, donde se incorporan el régimen de contabilidad pública.
10. Continuar con las labores de ejecución y seguimiento a las matrices de aspectos e impactos ambientales del Ministerio de
Educación Nacional para dar cumplimiento a la normatividad legal vigente y al Sistema de Gestión Ambiental certificado.
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3. Informe Detallado
Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
OB 01
Gestión Administrativa (Proceso de Gestión de Comisiones y Servicios)
Se evidencia que el proceso de Gestión de Comisiones y servicios aún no ha implementado una solución tecnológica para la eficiente integración, consolidación, administración y consulta tanto de los procesos internos como de las autorizaciones y aprobaciones de instancias externas.
Exposición Potencial:
Se pueden generar debilidades en la calidad de la información respecto a oportunidad, eficacia y veracidad, al contravenir la Resolución 357 de 2008 sobre los procedimientos de control interno contable numeral 2.1.2.2 (Análisis, interpretación y comunicación de la información) relacionados con la transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos. Eficiencia de los sistemas de información numeral 3.15. “Con independencia de la forma que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica, social y ambiental”
Tipo de hallazgo: Observación Calificación del hallazgo: Moderada
Se recomienda que dentro de la parametrización e implementación del ERP (Planificación de Servicios Empresariales) del MEN se tengan en cuenta las deficiencias identificadas en el proceso de Gestión de Comisiones y servicios en la integración, consolidación, administración y consulta tanto de los procesos internos como de las autorizaciones y aprobaciones de instancias externas.
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Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
OB 02 Gestión Administrativa (Proceso gestionar eventos)
Se evidencian falencias en la legalización de eventos dentro de los términos estipulados en el Contrato 229 de 2016, toda vez que al realizar revisión de la matriz de eventos se encontraron dos legalizaciones vencidas de los meses de febrero y marzo de 2016 del proceso de Fortalecimiento, en los siguientes eventos:
Primer taller de líderes de planeación de las secretarías de educación 2016.
Encuentros jurídicos secretarias de educación, con fechas de vencimiento de legalización: 14 de febrero de 2016 y 13 de marzo de 2016, respectivamente.
Incumplimiento con lo estipulado en:
La ficha técnica “coordinar logística de eventos (A-FT-GA-GE-00-01 V1)”
Anexo 1 operativo y técnica logística de eventos (A-DS-GA-GE-01-01)
Exposición Potencial: Se puede generar mal manejo de los recursos e implicaciones disciplinarias como resultado de la falta de una supervisión oportuna. Tipo de hallazgo: Observación Calificación del hallazgo: Leve
Es importante que el Macroproceso de Gestión Administrativa – Gestión de Eventos, solicite a las dependencias correspondientes cumplir con los términos para efectuar el cierre respectivo del evento, dentro de los 3 días siguientes al envío para firma y aprobación del jefe de la dependencia.
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Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
OB03 Gestión Administrativa (Proceso gestionar eventos)
Se encontraron diferencias entre la planeación de eventos y su ejecución por cuanto no asisten todas las personas proyectadas.
Incumplimiento con lo estipulado en:
La ficha técnica “coordinar logística de eventos (A-FT-GA-GE-00-01 V1)”
Anexo 1 operativo y técnica logística de eventos (A-DS-GA-GE-01-01)
Exposición Potencial: Se pueden generar pérdidas sobre los recursos utilizados para la compra de refrigerios y alimentos perecederos, hecho que va en contra de la directriz de optimizar la utilización de los recursos financieros públicos. Tipo de hallazgo: Observación Calificación del hallazgo: Leve
Se recomienda realizar una confirmación de asistencia a los eventos 24 horas antes de la realización, para evitar gastos innecesarios y uso inadecuado de los recursos asignados.
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Ref. Proceso Hallazgos Recomendación
OM 1 Gestión Administrativa (Proceso gestionar operaciones de servicios administrativos)
Se evidencian falta de mantenimiento a las instalaciones físicas del Ministerio de Educación Nacional, toda vez que al revisar el formato y control a las instalaciones físicas se encuentran daños reportados meses atrás sin que se hayan realizado los mantenimientos correctivos pertinentes, tales como:
En el mes de noviembre de 2015 se detectó la falta de tapa de
tablero del centro de cableado del primer piso zona occidental. El
cual se vuelve a reportar en los meses de diciembre, enero, febrero
y marzo sin ser atendido el mantenimiento correctivo.
En el mes de noviembre de 2015 se detectó en la Oficina de
Proyectos del primer piso de la zona occidental, daño de dos
basculantes desprendidos en una ventana, el cual se reporta
nuevamente en los meses de diciembre, enero, febrero y marzo sin
ser atendido el mantenimiento correctivo pertinente.
Se incumple la ficha técnica A-FT-GA-SA-00-04 Administrar y
Mantener la Infraestructura Física.
Exposición Potencial: La falta de mantenimiento oportuno puede generar riesgos e inseguridad laboral.
Tipo de hallazgo: Oportunidad de Mejora Calificación del hallazgo: Moderada
Se recomienda cumplir con el cronograma de mantenimiento preventivo programado por el proceso.
