INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO 2 TRIMESTRE · ⇒ Directiva Presidencial 03 de abril 3 de 2012. Plan de mejoramiento, informe mensual de seguimiento, austeridad del gasto. ⇒ Directiva

INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO

ABRIL – JUNIO 2016

Responsable: Sistema Control Interno Aguas Manantia les de Pácora SA E.S.P

2016- II TRIMESTRE

Elaboró: CONTROL INTERNO Revisó: Comité Control Interno Aprobó: Comité Control Interno

AGUAS MANANTIALES DE PÁCORA S.A. E.S.P “EL AGUA COMO LA QUIERES”

Carrera 3 No. 6-50 Tel: (6) 8 670105 www.aguasmanantialesdepacora.com

“El Agua como la Quieres”

ENTIDAD ÁREA DOCUMENTO PÁGINAS VERSIÓN Aguas Manantiales

de Pácora S.A. E.S.P CONTROL INTERNO

INFORME DE AUSTERIDAD DEL

GASTO

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

DEPRTAMENTO DE

CALDAS Aguas Manantiales de

Pácora S.A. E.S.P

INFORME DE AUSTERIDAD DEL GASTO

II TRIMESTRE DE 2016 El sistema de Control Interno de la Empresa Aguas Manantiales de Pácora S.A.,

dando cumplimiento al Decreto 1737 de 1.998 y al Decreto 0984 del 14 de Mayo de

2012, el cual establece en su artículo primero que: “Las oficinas de Control Interno

serán las encargadas de verificar en forma mensual el cumplimiento de estas

disposiciones al igual que las restricciones en el Gasto Público, estas dependencias

prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad u organismo respectivo un

informe trimestral que determine el grado de cumplimiento de las acciones que se

deben tomar al respecto “

El informe de Austeridad del Gasto que presenten los Jefes de las Oficinas de Control

Interno o quien haga sus veces, podrán ser objeto de seguimiento por parte de la

Contraloría General de la República, a través de sus auditorías regulares.

Por lo expuesto anteriormente, La Oficina de Control Interno presenta el informe de

Austeridad del Gasto Público correspondiente al Segundo Semestre del año 2016

FUNDAMENTO LEGAL

⇒ Constitución Política de Colombia (Artículo 209, 339 y 346).

⇒ Estatuto Orgánico de Presupuesto

⇒ Decreto 26 de 1998. “Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público”.

Decreto 1737 de 1998. “Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se







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Pácora S.A. E.S.P

someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las

entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público.”

⇒ Decreto 1738 de 1998. “Por el cual se dictan medidas para la debida recaudación y

administración de las rentas y caudales públicos tendientes a reducir el gasto público.”

⇒ Decreto 2209 de 1998. “Por el cual se modifican parcialmente los Decreto 1737 y 1738

del 21 de agosto de 1998”

⇒ Decreto 2445 de 2000 “Por el cual se modifican los artículos 8, 12, 15 y 17 del Decreto

1737 de 1998”

⇒ Decreto 2465 de 2000 “Por el cual se modifica el artículo 8º del Decreto 1737 de 1998"

⇒ Decreto 1598 de 2011 “Por el cual se modifica el artículo 15 del Decreto 1737 de

1998”

⇒ Ley 1474 de julio de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la

efectividad del control de la gestión pública.”

⇒ Directiva Presidencial 03 de abril 3 de 2012. Plan de mejoramiento, informe mensual

de seguimiento, austeridad del gasto.

⇒ Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012. Eficiencia administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública.

⇒ Directiva Presidencial No. 06 del 2 de Diciembre de 2014. Por la cual establece

direcciones para racionalizar los gastos de funcionamiento del Estado en el marco del

Plan de Austeridad.







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DEPRTAMENTO DE


Pácora S.A. E.S.P

⇒ Directiva Presidencial No. 01 de Febrero 10 de 2016. Plan de Austeridad 2016

⇒

⇒ Decreto 0984 del 14 de mayo de 2012. “Modificación artículo 22 del Decreto 1737 de

1998.” en el cual indica: “Artículo 1. El artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, quedará

así”: “ARTICULO 22 . Las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el

cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que

continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal

de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de

cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Si

se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el

responsable del control interno del organismo. En todo caso será responsabilidad de

los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, por el estricto cumplimiento de

las disposiciones aquí contenidas. El informe de austeridad que presenten los jefes de

Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de

la República a través del ejercicio de sus auditorías regulares”.

OBJETIVO

GENERAL

Rendir informe trimestral de Austeridad del Gasto Púbico, respecto de los gastos

generados por la Empresa de Servicios Públicos Aguas Manantiales de Pácora S.A.

E.S.P., durante el segundo trimestre del año 2016.

ESPECÍFICO

Presentar y hacer las sugerencias y recomendaciones que sean necesarias ante el

Representante Legal de la Empresa, para dar cumplimiento a la normatividad vigente

en procura de la eficiencia y la economía como principios rectores de la Empresa.







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Pácora S.A. E.S.P

ALCANCE :

En concordancia con la GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE

AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO, diseñada por el Departamento

Administrativo de la Función Pública, el presente informe analizará los gastos

efectuados por Aguas Manantiales de Pácora S.A. E.S.P, durante el Primer Trimestre

de 2016 para los siguientes Rubros:

⇒ Servicios Públicos (teléfonos fijo y celular, agua y energía, internet)

⇒ Contratación por prestación de servicios personales.

⇒ Gastos generales (fotocopias).

El informe, muestra el manejo de los recursos por concepto de Gastos Generales

ejecutados en el Segundo Semestre de 2016 en la empresa en el marco de las

políticas de austeridad del Gasto.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Para la realización del presente informe, se solicitaron los documentos, los cuales

cuáles son analizados, consolidados y comparados con el propósito de poder

establecer el grado de cumplimiento frente a la normatividad vigente; efectuando

observaciones, recomendaciones y sugerencias cuando así lo amerite.

PRINCIPIOS

De acuerdo al artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función

administrativa debe estar al servicio de los intereses generales los cuales se

desarrollan con fundamento en los siguientes principios:







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Pácora S.A. E.S.P

Eficiencia : Todas las actividades y recursos de la entidad deben estar dirigidos al

logro de sus objetivos y metas, exigiendo la elaboración y oportuna ejecución de los

planes y programas, así como verificando su idoneidad y estricto cumplimiento e

identificando de manera oportuna los ajustes que se tengan que hacer.

Economía : Este principio orienta a la entidad pública al ejercicio de una sana

austeridad y mesura en el gasto, con una medición racional de costos en el gasto

público buscando siempre la proporcionalidad razonable entre los conceptos de costo-

beneficio

INFORME

En el desarrollo de políticas de Austeridad AGUAS MANANTIALES DE PÁCORA S.A.

E.S.P, Adoptó medidas contempladas en los Decretos 1737 de 1998 y el decreto 0984

de mayo de 2012. Mediante estos actos administrativos se han establecido y ampliado

las políticas de Austeridad del Gasto Público, las cuales son directrices que sobre la

materia han impartido las instancias a nivel nacional

En atención al seguimiento por parte del Sistema de Control Interno de la Empresa de

Servicios Públicos Domiciliarios Aguas Manantiales de Pácora S.A. E.S.P, analiza la

ejecución de los gastos en el segundo trimestre de la vigencia 2016, para lo cual se

hace un comparativo entre los meses de Abril, Mayo y Junio

RESULTADOS

La información que se presenta a continuación es el reflejo del comportamiento de los

Gastos efectuados por Aguas Manantiales de Pácora S.A. E.S.P, durante el Primer







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Pácora S.A. E.S.P

Trimestre de 2016 (enero-marzo), para los diferentes conceptos que hace referencia la

normatividad expedida para el control de la Austeridad del Gasto.

SERVICIOS PÚBLICOS COMPARATIVO GASTO EN SERVICIOS P ÚBLICOS-

PRIMER TRIMESTRE 2016 Y SUS VARIACIONES MES POR MES .

CONCEPTO DEL GASTO

ABRIL 2016

MAYO 2016

VARIACIÓN JUNIO 2016

VARIACIÓN JUSTIFICACIÓN

Telefonía fija

184.905,00

85.844,00

(-) 215,39 %

87.767,00

(+) 2,19 %

De Marzo a Abril se aumentó en un 75 % el gasto por este concepto, debido al incremento oneroso se emprendieron acciones y se logró disminuir el gasto en un 215,3 %

Telefonía Celular

297.382,00

603.392,00

(+) 202,90%

302.356,56

(-) 199,56 %

La Telefonía celular presentó un aumento considerable en el mes de Mayo, debido a acciones emprendidas y a las indicaciones señaladas por el aumento la Alta Dirección aplicó correctivos que hicieron que la Telefonía móvil disminuyera en Junio

Internet

28.072,00

28.072,00

0 %

28.072,00

0 %

El gasto por concepto de internet tiene un cargo fijo mensual.

Acueducto, Alcantarillado, Aseo

37.700,00

41.600,00

(+) 9,37 %

35.700,00

(-) 14,18%

Las variaciones por concepto de acueducto no son considerables. La empresa toma acciones constantes para el cuidado del agua.-

Energía

292.240,00

129.500,00

(-) 225,66 %

553.020,00

(+) 427,04 %

El aumento ostensible del consumo de energía fue informado y se están tomando acciones, se realizará seguimiento mensual y se verá el comportamiento en julio.







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Pácora S.A. E.S.P

TELEFONÍA FIJA

TELEFONÍA CELULAR

$ 184,905

$ 85,844 $ 87,767

$ -

$ 50,000

$ 100,000

$ 150,000

$ 200,000

$ 250,000

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

TELEFONÍA FIJA

TELEFONÍA FIJA

$-

$100,000.00

$200,000.00

$300,000.00

$400,000.00

$500,000.00

$600,000.00

$700,000.00

ABRIL MAYO JUNIO

TELEFONIA CELULAR $297,382.00 $603,392.00 $302,356.00

Títu

lo d

el e

je

TELEFONIA CELULAR







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Pácora S.A. E.S.P

34%

33%

33%

INTERNET

ABRIL MAYO JUNIO

ABRIL, $37,700.00

MAYO, $41,600.00

JUNIO, $35,700.00

$34,000.00

$35,000.00

$36,000.00

$37,000.00

$38,000.00

$39,000.00

$40,000.00

$41,000.00

$42,000.00

$43,000.00

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

Títu

lo d

el e

je

Título del eje

ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ASEO

ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO,

ASEO







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Pácora S.A. E.S.P

NÓMINA DE PERSONAL, CONTRATISTAS, VIÁTICOS.

COMPARTIVO ABRIL – MAYO - JUNIO

CONCEPTO DEL GASTO

ABRIL 2016

MAYO 2016

VA

RIA

CIÓ

N

JUNIO 2016

VA

RIA

CIÓ

N

JUSTIFICACIÓN

NÓMINA

15.040.726

15.481.629

(+) 2,84% 15.126.218

(-) 2,29% Los incrementos están dentro de los rangos normales debido a que en la nómina existe personal que debe estar disponible para atender emergencias

CONTRATISTAS

6.330.000

6.330.000

0 % 7.025.000

(+) 14,16 % El incremento se debe a la contratación del asesor en Control Interno, profesional que adolecía la entidad para asesorar a la empresa.

VIÁTICOS

0 214.211

N/A 612.633

(+) 286 % Es de destacar que en abril no se presentaron gastos por concepto de viáticos pero el incremento en junio hace que se deban tomar medidas de austeridad por este rubro.

$-

$100,000.00

$200,000.00

$300,000.00

$400,000.00

$500,000.00

$600,000.00

ABRIL MAYO JUNIO

ENERGÍA $292,240.00 $129,500.00 $553,020.00

Títu

lo d

el e

je

ENERGÍA







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Pácora S.A. E.S.P

La nómina de la empresa de Aguas manantiales de Pácora S.A. E.S.P. está integrada

por 12 funcionarios y 5 contratistas. Como política la empresa conserva el número de

funcionarios evitando incrementos en la nómina, así como contratistas necesarios para

cumplir con las obligaciones asignadas a la empresa.

$ 14,800,000

$ 14,900,000

$ 15,000,000

$ 15,100,000

$ 15,200,000

$ 15,300,000

$ 15,400,000

$ 15,500,000

ABRIL

MAYO

JUNIO

VA

LOR

NÓ

MIN

A

ABRIL MAYO JUNIO

NÓMINA $ 15,040,726 $ 15,481,629 $ 15,126,218

NÓMINA







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Pácora S.A. E.S.P

CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS

5,800,000.00

6,000,000.00

6,200,000.00

6,400,000.00

6,600,000.00

6,800,000.00

7,000,000.00

7,200,000.00

ABRIL MAYO JUNIO

CONTRATOS PRESTACIÓN DE

SERVICIOS6,330,000.00 6,330,000.00 7,025,000.00

Títu

lo d

el e

je

CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ABRILMAYO

JUNIO

Títu

lo d

el e

je

ABRIL MAYO JUNIO

VIÁTICOS - 214,211.00 612,633.00

VIÁTICOS







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Pácora S.A. E.S.P

GASTOS PAPELERÍA

CONCEPTO DEL GASTO

ABRIL 2016

MAYO 2016

VARIACIÓN

JUNIO 2016

VARIACIÓN

JUSTIFICACIÓN

GASTOS PAPELERÍA

241.433

187.568

(-) 22,31%

177.827

(-) 5,19 %

Es de reconocer la política de austeridad en el consumo de papelería que en el segundo trimestre siempre disminuyó.

RECOMENDACIONES � Dar cumplimiento para la vigencia 2015, a las Directivas Presidenciales No. 06 de

2 de diciembre de 2014, para racionalizar los gastos de funcionamiento del estado

en el marco del Plan de Austeridad y No. 04 del 3 de abril de 2012 “Eficiencia

Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Empresa. Se

recomienda fomentar una cultura que cumpla con las políticas de Austeridad del

$-

$50,000.00

$100,000.00

$150,000.00

$200,000.00

$250,000.00

ABRIL MAYO JUNIO

GASTOS PAPELERÍA $241,433.00 $187,568.00 $177,827.00

Títu

lo d

el e

je

GASTOS PAPELERÍA







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gasto al interior de cada una las oficinas de la empresa. Se debe continuar en cada

dependencia fomentando en los Funcionarios una cultura de ahorro en la Empresa,

en relación a la reutilización del papel usado para los borradores, el uso del correo

electrónico para la notificación y entrega de documentos internos, entre otros.

� Seguir realizando un adecuado y estricto control relacionado con los temas

contractuales, para poder contar con la satisfacción de las necesidades con

calidad, lo que equivale a un ahorro en términos administrativos.

� Realizar una proyección del presupuesto mirando las necesidades de la empresa

para su funcionamiento eficiente.

� La Oficina de Control Interno recomienda dar cumplimiento a las instrucciones en

materia de gastos de nómina y reducción de contratación por servicios personales

contenidos en la Directiva Presidencial No. 06 del 2 de Diciembre de 2014. Con el

fin de lograr la meta de reducción del 1.8% en los gastos de nómina, Aguas

manantiales de Pácora S.A. E.S.P, debe implementar las siguientes instrucciones

establecidas en la Directiva Presidencial No. 06 del 2014:

� Como regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas

sin motivo legal realmente justificado y no podrán ser compensadas en dinero,

salvo retiro del funcionario. El funcionario encargado de otorgar las vacaciones

debe reconocerlas de oficio si no le son solicitadas dentro del término

prudencial una vez que se causen.

� Hacer un seguimiento a los controles de austeridad del gasto implementados en la

empresa, con el fin de evaluar su eficacia e impacto en la reducción de los gastos







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Pácora S.A. E.S.P

� Finalmente se recomienda aprobar, adoptar y socializar una política de austeridad

que contenga los lineamientos fijados en la Directiva Presidencial No. 06 de

Diciembre de 2014

ORIGINAL FIRMADO JORGE MAURICIO AGUDELO BETANCUR

Contador Público Especialista en Legislación tributaria y Aduanera

Contratista Control Interno

Documents

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