INFORME DE GESTION

INFORME DE GESTION

JUNTA DIRECTIVA Y GERENCIA

AÑO 2012

LA PLATA HUILA

30 DE ENERO DE 2013

2

ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

JUNTA DIRECTIVA

YENY MARIA DIAZ GERENTE

MARTA CECILIA YASNO GARCIA REVISOR FISCAL

MARIA BELLANED POLANCO POLANCO CONTADOR

3

JUNTA DIRECTIVA

PRINCIPALES SUPLENTES

CIELO GONZALEZ VILLA LUIS MIGUEL LOSADA POLANCO

GOBERNADORA DEL HUILA SECRETARIO PRIVADO GOBERNACIÓN

ALEJANDRO PLAZAS MACIAS ISMAEL RAMIREZ FIAGA

GERENTE TERMINAL DE NEIVA DIRECTOR ADMINISTRATIVO TERMINAL DE NEIVA

LUIS ALFREDO GOMEZ CLAVIJO JORGE ENRIQUE OSORIO BOTELLO

DIRECTOR TRANSITO DEPARTAMENTAL SECRETARIO DE VIAS E INFRAESTRUCTURA

GLORIA FANY CAUPAZ FLOREZ ISMELDA ROCIO VALVERDE PEÑNA

ALCALDE MUNICIPIO LA PLATA SECRETARIA DE GOBIERNO

ARMANDO PUERTO POLANCO PEDRO ROJAS GONAZALEZ

DELEGADO COOTRANSHUILA GERENTE FLOTAHUILA

JORGE DILSON MURCIA OLAYA GERMAN CAMILO CASTAÑEDA MANZANO

GERENTE INFIHUILA TRANSITO MUNICIPAL LA PLATA

DARIO FERNANDO ORTIZ LOPEZ JUAN CARLOS GONZALEZ GARCIA

GERENTE COOTRANSPLATEÑA GERENTE TRANSP. LA GAITANA

ARMANDO CUELLAR ARTEAGA HARLEY ROJAS FALLA

GERENTE COOMOTOR GERENTE COOTRANSGAR LTDA

MANUEL SALVADOR GOMEZ GOMEZ DAVID FERNANDO BONILLA

COOMOTOR LTDA COOMOTOR LTDA

4

CONTENIDO

MISION

VISION

OBJETIVOS CORPORATIVOS

PRESENTACION

INFORME OPERATIVO

INFORME ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

INFORME DEL REVISOR FISCAL

RELACION DE ACCIONISTAS

5

MISION

EL PARADOR DE TRANSPORTES DE LA PLATA S.A, TIENE COMO MISIÓN OFRECER UN SERVICIO CON CALIDAD Y

EFECTIVIDAD A TODOS LOS PASAJEROS, USUARIOS Y EMPRESAS DE TRANSPORTE, QUE A SU PASO POR EL

PARADOR GOZAN DE UNA EXPERIENCIA CONFORTABLE. CONTAMOS CON UN CAPITAL HUMANO ALTAMENTE

CAPACITADO, MOTIVADO Y RESPONSABLE, CON ELEVADA VOCACIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE Y TRABAJO EN

EQUIPO QUE LE PERMITE CONTRIBUIR AL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL DE LA REGIÓN.

VISION

EL PARADOR DE TRANSPORTES DE LA PLATA S.A, EN EL 2013, SERÁ EL CENTRO DE SERVICIO DE TRANSPORTE

PÚBLICO DE PASAJEROS QUE CONECTARA AL SUR OCCIDENTE COLOMBIANO CON LA VÍA AL MAR. EL

MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD DEL SERVICIO, AUNADOS A LA IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍA

AVANZADA Y LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL, SERÁN LOS PROPÓSITOS QUE ACOMPAÑARAN LA

SATISFACCIÓN DE NUESTROS CLIENTES EN LAS SOLUCIONES ÓPTIMAS DE MOVILIDAD.

6

OBJETIVOS CORPORATIVOS

1. SATISFACER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE MOVILIDAD DE NUESTROS CLIENTES.

2. POSICIONAR AL PARADOR DE TRANSPORTES DE LA PLATA S.A. COMO NODO DE CONEXIÓN ENTRE LA

CIUDAD, LA REGIÓN SURCOLOMBIANA Y LA REGIÓN PACÍFICA.

3. MANTENER UNA INFRAESTRUCTURA ADECUADA QUE PERMITA A LOS CLIENTES PERCIBIR UN AMBIENTE

AGRADABLE, LIMPIO Y SANO.

4. ORIENTAR AL PARADOR DE TRANSPORTES DE LA PLATA S.A. HACIA UNA EMPRESA DE ALTO DESEMPEÑO

QUE GENERE EMPLEO, Y CONTRIBUYA AL CRECIMIENTO ECONÓMICO DE LA REGION.

5. MANTENER UN PERSONAL COMPETENTE A TRAVÉS DE LA CAPACITACIÓN CONSTANTE Y EL

MEJORAMIENTO CONTINUO EN CADA UNO DE LOS PROCESOS.

7

INFORME DE GESTION DE LA JUNTA DIRECTIVA Y EL GERENTE A LA

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

Señores accionistas: Nos complace dar una cordial bienvenida a la IX ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS, del Parador de Transportes de La Plata S.A. En cumplimento de lo ordenado por los Estatutos del Parador de Transportes de la Plata S.A., y de las normas legales vigentes; la Junta Directiva y el Gerente, se permiten presentar a la Asamblea General de accionistas el informe de Gestión, correspondiente a la vigencia 2011, el cual incluye el desempeño de la Sociedad en donde consignan las actividades más relevantes en aspectos económicos, administrativos, financieros; que incluyen además los Estados Financieros para su respectiva aprobación.

1. ENTORNO ECONOMICO DURANTE EL AÑO 2012

El 8 de agosto de 2011 el puente Paso el Colegio, que comunica al centro y sur del departamento con el occidente del Huila, colapsó. Después de haberse ordenado el cierre de la importante infraestructura y de haber postergado su entrega en más de cuatro oportunidades, la apertura del viaducto finalmente fue reabierto el 16 de diciembre de 2012. Sin embargo, las pérdidas económicas que dejó dicha crisis vial son incalculables. Las vías alternas sufrieron gran deterioro principalmente la vía por Tesalia-Íquira-Yaguará, lo que hizo que se congestionara la carretera y terminara dañada por el exceso de tráfico.

Los transportadores fueron los más afectados por el cierre del puente Paso el Colegio, pero estos arrastraron también a los comerciantes y al Terminal de Transportes de La Plata.

Los gremios de transportadores y comerciantes se pronunciaron en apoyo a las personas que veían cómo sus negocios se derrumbaban, a tal punto que algunos tuvieron que cerrarlos, generando desempleo y se afectó notablemente el costo de vida en la región entre un 30 y 40 por ciento.

Al sector transportador tuvo que padecer no sólo la baja en las frecuencias, sino que se disparó el costo por mantenimiento debido a que la vuelta por Iquira, con la carretera en pésimas condiciones, afecto los vehículos. Los pobladores durante el tiempo que duró el cierre se vieron en la necesidad de pasar sus vehículos por medio de un ferry, sistema que incrementó en

8

más de tres horas el tiempo de desplazamiento entre Neiva y La Plata. Se incrementó en más de un 50 por ciento el costo de los fletes para transportar mercancía, aumento en el costo de los pasajes, disminución del turismo, pérdida de mercancías, entre otra gran lista de dificultades que surgieron por cuenta del cierre de dicho puente. . Asimismo un viaje a Bogotá subió $24.000 pesos, lo cual bajo flujo de viajeros.

El movimiento de viajeros se desplomó y el pasaje que normalmente tenía un costo de $14.000, Neiva a La Plata, tras el cierre y haciendo el transbordo en canoa subió a $ 18.000.

En cuanto al transporte de mercancía por tonelada se vio seriamente afectado por las vías de acceso y el tiempo de recorrido, lo que ha represento mayores costos y pérdidas para los comerciantes.

Con respecto al Terminal de Transporte de La Plata, de enero a septiembre de 2012, por concepto de los conduces, que es la tarifa que deben cancelar los transportadores por movilizar pasajeros por la terminal, se vendieron 6.500 conduces, mientras que en el 2011 en el mismo periodo el registro de ventas fue de 16.116 conduces. Esta sola cifra evidencia que el flujo de viajeros se desplomó generando no sólo pérdidas para nosotros como sociedad, sino que a los dueños de los vehículos, a los conductores e incluso a los comerciantes que tenían locales en la terminal, pues en el 2012 más de cuatro locales cerraron.

Debido a las millonarias pérdidas económicas que se generaron, las directivas de la terminal tomaron la decisión de implementar medidas de choque a partir de junio de 2012, para poder enfrentar la situación, incluyendo el despido de personal en el área administrativa y reducción en los gastos generales, en la parte de personal no se renovó provisionalmente el cargo de jefe operativo, un puesto de inspector de control, se otorgó el disfrute de las vacaciones al gerente y se aplazo el nombramiento del gerente en propiedad.

Ante las millonarias pérdidas económicas que le generó al Terminal de Transportes de La Plata el cierre del puente Paso el Colegio que superan los 60 millones de pesos y acogidos en el Artículo 90 de la Constitución Política y la Ley 1437 de 2011 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “los afectados pueden demandar a la institución encargada de realizar los trabajos, sea esta pública o privada”, por lo cual tienen dos años a partir de la fecha de entrega del puente para reclamar daños y perjuicios, el Terminal de Transporte de La Plata dio poder al abogado, Dr. Julian David Trujillo. Se proyecta que con la apertura del puente, en el año 2013 se inicie la recuperación económica de la Terminal de Transportes, manteniendo las medidas de choque que se implementaron, hasta alcanzar el punto de equilibrio financiero.

9

LOGROS EN LA ORIENTACION ESTRATEGICA

Durante el presente año 2012, se realizaron actividades tendientes a mejorar tanto la parte administrativa como operativa de la Terminal así:

GESTION

Con el propósito de alcanzar un desempeño responsable en lo económico, social y lo ambiental, se trabajó en la construcción de relaciones de confianza con los diferentes grupos de interés con los cuales se interactuó, a través de la comunicación constante y el dialogo permanente.

Se participó en las reuniones convocadas por la cámara de comercio, Asociación de comerciantes, veedurías ciudadanas, con el objeto de tratar el tema Puente del paso del Colegio y las vías alternas que se encontraron en malas condiciones de transitabilidad.

Con el fin de liquidar los contratos a 31 de diciembre de 2011, se hizo un crédito de tesorería con el INFIHUILA, por valor de $18.000.00, crédito que se canceló en su totalidad en el mes de diciembre de 2012.

Se logró que el CDA MAXITEC, de la ciudad de Florencia, trasladara su equipo móvil, para realizar la revisión técnico-mecánica a motocicletas, en las instalaciones de La Terminal de Transportes, logrando así ofrecer un servicio a la comunidad y obtener ingresos extras por arrendamiento.

Con el Subdirector del SENA, centro La Plata, Ingeniero Guillermo Alvira, se trabajo sobre el anillo turístico del sur occidente huilense y oriente Caucano, con el fin de informar al turista en donde conseguir los paquetes turísticos

Con el apoyo del comandante de Distrito, se logro trasladar la Policía de Carreteras del Municipio de Tesalia al Municipio de La plata, ubicándola en el CAI de la Terminal, apoyo importante y definitivo para el control de la piratería y evasión del uso de la plataforma.

En el mes de abril se pago con recursos propios el 50% del impuesto de Renta y en el mes de junio el 100%; además la tercera cuota del impuesto al patrimonio por valor de $1.999.999.

Dando cumplimiento a las directrices de la Junta Directiva realizada el 25 de septiembre de 2012; y debido a la renuencia de los conductores veredales a tomarse la prueba de alcoholemia y del transporte intermunicipal trasladarse a las instalaciones de la Terminal, el 26 de septiembre, el Señor Fernando Villar Monje, en compañía del doctor Jorge Dilson Murcia Olaya, realizaron visita a la Procuraduría Provincial de la ciudad de Garzón, con el fin de dar a conocer el incumplimiento por parte de la alcaldía municipal de la Plata Huila. del Decreto No. AI-396-1-100-35

10

Participación en la veeduría de los principales proyectos viales con incidencia en nuestro Municipio.

Visita Puente paso del colegio

Visita vía al Mar

Con la invitación de la Cámara de Comercio de la Plata, a la Gerencia de la Terminal para hacer parte de la Veeduría del Puente del Paso del Colegio y de la vía al mar, el día 5 de Noviembre se realizo visita al puente Paso El Colegio, en donde se evidencio que los trabajos se estaban cumpliendo con el cronograma propuesto por el contratista. Según información del contratista para el 20 diciembre de 2012 se pondría en funcionamiento el puente. El 16 de Noviembre se realizó la veeduría a la vía al Mar, encontrando que se encuentra avanzada y que en diciembre de este año, se tenía previsto el tránsito por algunos puentes nuevos. Por medio de la interventora de la obra de la vía al mar se destinaron unos recursos para las veedurías, es así, que se conformó una junta directiva con el fin de organizar el manejo de los recursos.

11

Por invitación de la ADITT, el día 28 de Noviembre, en el Club Campestre de la ciudad de Neiva, se participó en el foro “Sistemas de información para el fortalecimiento del Turismo en el Transporte Terrestre de Pasajeros”. En dicho foro, La Terminal de La Plata, facilito la participación de administradores de taquilla y conductores de diferentes empresas. Al foro asistieron siete conductores el administrador de las taquillas de Pony Express, Expreso la Gaitana, Flotahuila y Sotracauca. Además se sorteo una participación entre los funcionarios de la Terminal. Se subsidio el transporte por valor de $200.000, es de anotar que todas estas personas son parte activa de la vida de la Terminal.

En el mes de Noviembre se realizó mantenimiento al sistema de comunicaciones, específicamente a la central o radio base y a los radios de comunicaciones los cuales se encontraban en mal estado, obstaculizando la buena comunicaciones entre los puestos de control periféricos con la Terminal. Se realizo el cambio de antenas, el radio base quedo funcionando en una forma óptima y se cuenta actualmente con 9 radios en perfecto funcionamiento.

Atendiendo las instrucciones de la Junta Directiva en cuanto a la deuda por arrendamiento de los baños, por instrucciones de la Junta Directiva se procedió a comunicarle a la arrendataria por escrito, que sí al 15 de noviembre no se ponía al día, le solicitaba la restitución inmediata de las unidades sanitarias, tres días después se recibió un derecho de petición por parte de la arrendataria, en donde solicitaba un plazo de quince días para ponerse al día, al cual se respondió que no estaba bajo potestad de la Gerencia, el otorgamiento de más plazos por cuanto era una decisión de Junta Directiva, siendo así la señora procedió a ponerse al día.

Debido al buen desempeño de la liquidez de la empresa, en el mes de noviembre y principios de diciembre, se han venido cancelando cuentas pendientes por pagar a proveedores y asesores, los honorarios de la contadora y revisora fiscal. Asesor de la Homologación, a Consultores Tecnológicos Asociados (Software) y también la liquidación de prestaciones sociales del gerente saliente por valor de $5.435.705.

Atendiendo a las sugerencias de conductores de que el comparendo se aplica al conductor y no al vehículo, se solicito a la empresa CTA, proveedora del software, que parametrizara el sistema de alertas no por placa de vehículo sino por número de cedula de conductor, de tal forma que si el conductor ha manejado varios vehículos, muestre los comparendos aplicados en los diferentes vehículos, se ha recalcado a los funcionarios de conduces la importante labor que tienen ellos en el recaudo de los ingresos por comparendos, de tal forma que se están evaluando periódicamente con el fin de analizar sus resultados en este sentido.

12

1. PROCESO HOMOLOGACION DE LA TERMINAL

Por requerimiento de Ministerio de Transporte y para iniciar el proceso de homologación, se tuvo que cambiar la razón social de Parador a Terminal, procedimiento que se realizó, en el mes de abril de 2012.

Por autorización de la Junta Directiva se contrato los servicios profesionales al Doctor Israel García, para llevar a cabo los estudios pertinentes y preparar la documentación necesaria para la homologación de la Terminal, profesional que cuenta con amplia experiencia en homologaciones para terminales de transportes, una vez recopilada la información requerida por el Ministerio de Transportes se radico la documentación el 8 de Noviembre de 2012

El día 9 de Noviembre, durante la reunión efectuada con la Ministra de Transportes y la Subdirectora Nacional de Transporte en el auditorio de la Empresa Coomotor de la ciudad de Neiva, se hizo entrega del radicado del proceso de homologación de la Terminal de La Plata, con la colaboración del doctor Luis Enrique Dussan en conjunto con el diputado doctor Carlos Anaya y el congresista, doctor Jorge Eduardo Gechen, quienes gestionaron ante la Ministra para su colaboración en la homologación de los terminales de transporte de La Plata y Garzón.

El día 6 de diciembre, aprovechando la reunión que el Doctor Luis Enrique Dussan, había establecido en el Ministerio con la Subdirectora de Transporte y el Gerente de La Terminal de Garzón, se hizo presencia a la ciudad de Bogotá por parte de la Terminal de Transporte de La Plata con el fin de participar en esa reunión a la cual asistieron además de la subdirectora de Transporte, el Superintendente de puertos y Transporte, el Doctor Luis Enrique Dussan, el Doctor Israel García, el gerente de La Terminal de Garzón y el Gerente de la Empresa Cootransgar. En dicha reunión, la Subdirectora de Transportes comunico a los presentes el compromiso de la Ministra de Transportes para con las comunidades de La Plata y Garzón.

En la actualidad, se está a la espera del resultado del estudio legal y financiero que ya está en ejecución.

2. PUENTE PASO DEL COLEGIO

El daño en el puente del paso del colegio enmarco la situación financiera de La Terminal para el año 2012, por eso durante este tiempo se hizo presencia tanto en la parte de veedurías como en las reuniones de gestión para que se le diera solución a este difícil inconveniente que trajo perdidas económicas, no solo a la Terminal de Transportes sino al comercio y transporte en general.

13

Se inicio la gestión con los gremios – veeduría ciudadanas, los comerciantes de la plata con ocasión de la celebración de los 400 años de fundación de la Ciudad de Neiva y la visita del señor Presidente Santos; le solicitaron una audiencia a la Señora Gobernadora Doctora Cielo González Villa para priorizar los puntos a tratar con el Señor Presidente.

El 24 de Abril con la visita sorpresiva, del doctor Miguel Peñalosa Barrientos al puente paso del Colegio, donde pudo evidenciar la situación que se estaba viviendo en la región Sur Occidente huilense y oriente Cauca, el Ministro manifestó que el compromiso se centraba en tres cronogramas que conformaban las soluciones a corto – mediano y largo plazo, para la problemática de movilidad de la región. Corto Plazo: A finales de Abril se pondría en funcionamiento un tercer ferri con una capacidad para 50 toneladas para darle solución a la movilidad, igualmente se estaba construyendo un puente peatonal paralelo al actual, cuya puesta en servicio será a finales de julio. Mediano Plazo: Se relacionaba con la rehabilitación de la estructura del puente, comprometiéndose a entregar la obra antes de Navidad. Largo Plazo: Construcción del nuevo viaducto, buscando optimizar las acciones necesarias, otro de los compromisos fue en venir cada mes a verificar el avance de las obras.

o Se realizó la reunión con el Representante a la Cámara el Doctor Carlos Augusto Rojas Ortiz, el 4 de Octubre de 2012, en la ciudad de Neiva, con el fin de analizar la presunta responsabilidad de EMGESA, en la caída del Puente Paso del Colegio y su impacto económico en las empresas del Departamento del Huila, reunión que contó con la presencia del Gerente de La Terminal de Garzón, el Director administrativo de La Terminal de Neiva, el Gerente Cootransgar, el, Representante de Cootranshuila,, el Secretario de transito de la ciudad de Garzón, en esta se pudo concluir que los daños ocasionados por la empresa EMGESA son cuantificables y que se iba a buscar un abogado que tuviera bastante experiencia para que ejecutara la demanda. Es así como en el mes de diciembre se otorgo poder al Doctor Julian David Trujillo, para que ejecutara la demanda ante emgesa por los daños ocasionados al puente paso del colegio, el valor de los honorarios se estableció en el 30% de la totalidad de las condenas a favor de La Terminal, que se profieran dentro del proceso o del beneficio extra procesal o por acuerdo conciliatorio que se pacte a favor de de La Terminal, pagó que en el evento de ser recibido por el ABOGADO, se autoriza a éste deducir de los valores recibidos a nombre y a favor del Terminal.

o El 16 de diciembre de 2012, se autorizó el paso por el puente paso del colegio, situación que mejora en un gran porcentaje las finanzas de La Terminal, como del mismo transportador.

14

3. ESTRATEGIAS DE CHOQUE IMPLEMENTADAS PARA LA RECUPERACION FINANCIERA DE LA TERMINAL

Con el daño en el puente Paso del Colegio desde el momento que se ocasionó, trajo consigo perdidas económicas de alrededor de $7.000.000 mensuales. A mayo de 2012, ya se alcanzaban los $30.000.000 en perdidas. Por esta situación, en la Junta Directiva No. 32, realizada el primero de junio de 2012, se presentaron y aprobaron las estrategias de choque, con el fin de frenar las pérdidas generadas.

3.1 ESTRATEGIAS DE CHOQUE POR EL CIERRE DEL PUENTE PASO DEL COLEGIO.

3.1.1 LA PARTE INGRESOS 3.1.1.1 AJUSTE TARIFAS El 02 de junio de 2012, se solicito al proveedor del software CTA, para que implementara en el sistema el cobro de la prueba de alcoholemia por tipos de vehículos, ya que el programa estaba parametrizado por origen y destino. Esta acción se efectuó con el valor de la tasa de Uso, provisionalmente, con el fin de que ese mismo día se empezaran a recaudar. Con esta medida, el promedio del recaudo diario subió de $853.524 que sestaba recaudando en Mayo a $926.406 en Junio. Una diferencia de $72.882 diarios. Al respecto hubo algunos conductores que mostraron su inconformidad, pero se les explicó que solo se había realizado una nivelación de tarifas respecto a los otros terminales.

3.1.1.2. COBRO COACTIVO DE LA CARTERA DEL CONDOMINIO (Liquidez)

De acuerdo a instrucciones de Junta Directiva, se redactó el contrato de prestación de servicios profesionales con el Abogado Jose Arbey Ángel Tovar; y firmarlo el 13 de Junio de 2012. Se adjunto oficio donde se orientaba el plan de pagos de los procesos pre jurídico.

Mediante oficio a la Junta Directiva, los copropietarios solicitaron la condonación de los intereses de mora, solicitud que fue aceptada por la Junta Directiva de la Terminal y comunicada a ellos oportunamente.

Durante el 2012, ante el poco interés de los arrendatarios de cumplir sus obligaciones, se procedió en el mes de diciembre adelantar el proceso jurídico ante el juzgado único civil del municipio de la Plata Huila.

15

3.1.2. EN LA PARTE DE GASTOS 3.1.2.1 GASTOS DE PERSONAL 3.1.2.1.2 REDUCCION DE UN ISPECTOR DE CONTROL DESDE MAYO DE 2012 El contrato de la Señora NADIA LORENA CASTRO SANABRIA, venció el 23 de abril de 2012 y no se renovó. El 6 de Julio de 2012, se procedió a realizar la liquidación y pago de las prestaciones sociales en la oficina de trabajo, la cual arrojo un valor de $564.297. A julio por la no renovación de este contrato se logro reducir este gasto en $2.923.017 de salarios y prestaciones sociales. 3.1.2.1.3 INCAPACIDAD DE UN EMPLEADO No se otorgo incapacidad a un funcionario por la pronta recuperación de este y que estaba prevista entre el 24 de mayo al 12 de Julio de 2012, para un total de 4 meses como estaba contemplado, por lo tanto, se logro una reducción de este gasto por valor de $1.093.000 Suspensión temporal del cargo de jefe operativo a partir de julio 01 de 2012 y que las funciones se distribuyan en el gerente y Jefe Administrativa No se renovó el contrato del Jefe Operativo, el cual venció el 30 de Junio de 2012. Por la no renovación del contrato del Jefe Operativo se disminuyo en el mes de junio y julio el valor de $3.625.014, en ausencia del Señor Gerente, las funciones las asumió la Jefe Administrativa. 3.1.2.1.4. OTORGARLE AL SEÑOR GERENTE LAS VACIONES PENDIENTES A PARTIR DEL 16 DE JUNIO DE 2012. El Señor Gerente tal y como lo había aprobado la Junta Directiva empezó sus vacaciones el 16 de Julio de 2012, liquidándose 46 días de descanso remunerado por valor de $4.779.400. Debido a la poca liquidez de la Terminal, el 6 de julio de le realizo abono el 50% por valor de $2.389.700, y el saldo por valor de $2.389.400 le fue cancelado el 31 de Julio de 2012. Las funciones del Gerente en el tiempo de vacaciones fueron asumidas en igual forma por la Jefe Administrativa, con una bonificación aprobada por la Junta Directiva. El descanso remunerado del Gerente, permitió hacer una reducción en gastos por sueldo del Gerente al primero de agosto por valor de $3.985.704.

16

4. EVOLUCION PREVISIBLE DE LA SOCIEDAD

Una vez normalizado el inconveniente presentado en el año 2012, por el puente paso del Colegio e inconvenientes presentados en las vías debido a la temporada invernal y a fallas geológicas ya superadas, se prevé para el 2013 que la Terminal retome su operatividad en un 100%, aumentando los ingresos y mejorando visiblemente su situación financiera. Con el apoyo de las Empresas de Transporte, Administración Municipal, Junta Directiva y la clase política de la Región se espera la homologación de la Terminal por parte del Ministerio de Transportes, el cual ya se deja en un proceso avanzado. Ya teniendo la homologación se proyecta que la administración Municipal y las empresas de transporte, brinden su apoyo para la organización de todo el transporte intermunicipal en la Terminal y se cierren las oficinas que despachan desde el centro del municipio, al igual que llegar a un acuerdo con los conductores veredales, para que se practiquen la prueba de alcoholemia. Para el año 2013 proyecta generar utilidades y recuperar las pérdidas acumuladas; es por esta razón que el presupuesto aprobado por la Junta Directiva se analizo y se proyecto ajustando gastos en todos sus rubros. Con la pavimentación de la vía al mar, se proyecta que las empresas empiecen a aumentar sus despachos a todos los destinos, especialmente para el cauca y a prestar un servicio de mejor calidad.

17

5. ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES ACAECIDOS DESPUES DEL EJERCICIO

El 15 de enero de 2013, se canceló la liquidación de los contratos a término fijo con vigencia 31 de diciembre de 2012, y se facilito el dinero al Condominio para la cancelación de los contratos de aseo y vigilancia, quedando a paz y salvo las empresas por este concepto. Solamente quedo pendiente la cancelación del contrato de la Secretaria y Jefe Administrativa que vencen el 30 de Junio de 2013. Se realizó la contratación a seis meses a 10 funcionarios que ya venían laborando con la empresa, y de dos meses a un nuevo empleado de medio tiempo. Se tenía autorizado por parte de la Junta Directiva, realizar un crédito de tesorería para la cancelación de las liquidaciones de los contratos, pero gracias al buen comportamiento de la liquidez no fue necesario incurrir en este. El 26 de Enero se canceló a la Alcaldía Municipal el valor de $17.134.544, correspondiente al impuesto de industria y comercio de los años 2008-2011, los cuales corresponden a $11.150.000 por impuesto y $5.984.544 por intereses de mora. Es de anotar que para la Terminal cancelar este pasivo era una prioridad ya que los intereses de mora generados resultaban bastante onerosos, se analizo una posible financiación pero no se considero prudente debido a las altas tasas de interés que maneja el municipio, además ya se contaba con el capital suficiente para sufragar dicho pasivo. El buen comportamiento de la liquidez en el primer mes del año 2013, obedece tanto al aumento de los ingresos por haber retomado el normal funcionamiento la Terminal, como también la cancelación por concepto de administración por parte de los copropietarios que esta alrededor de los $17.000.000, recurriendo a la financiación de las deudas en tres contados a partir del mes de enero de 2013. En cuanto a la operatividad de la Empresa con el fin de tener una visión más amplia se puede tomar como referencia, que para el periodo del 01 al 25 de enero de 2012 se había recaudado el valor de $13.958.750 por concepto de uso de plataforma y toma de pruebas de alcoholemia. En igual periodo de tiempo, para el 2013 se recaudo la suma de $25.388.250, con una diferencia de $11.249.500 equivalente al 81.88%, estadística que nos muestra la recuperación económica inminente de la Terminal de Transportes de La Plata S.A.

18

6. PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR En cumplimiento de las normas sobre derechos de autor que establece el artículo 1º. De la Ley 603 de Julio 27 de 2000, podemos garantizar ante los señores accionistas y autoridades que acatamos, el anterior precepto legal con respecto a las licencias y que el software utilizado tiene licencia correspondiente y cumple por tanto con las normas de derecho de autor.

Así mismo, conforme a lo estipulado, los Estados Financieros certificados y los demás documentos exigidos por la Ley, fueron puestos a disposición de los señores accionistas con la debida anticipación, previa revisión y análisis de la gerencia y de la Junta directiva que los aprobó en su totalidad.

Nos permitimos informar que la sociedad ha cumplido durante el período con sus obligaciones de autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Que los datos incorporados en las declaraciones de autoliquidación son correctos y se han determinado correctamente las bases de cotización y que son correctos los datos sobre los afiliados al sistema.

Que la empresa como aportante se encuentra a paz y salvo por el pago de aportes al cierre del ejercicio de acuerdo con los plazos fijados y que no existen irregularidades contables en relación con aportes al sistema, especialmente las relativas a bases de cotización.

De acuerdo a lo establecido en la Ley 222 de 1995 copia de este informe de Gestión fue entregado oportunamente a la Revisoría Fiscal para que en su dictamen informe sobre su concordancia con los Estados Financieros.

Queremos dejar constancia del apoyo brindado por la Junta Directiva, que fue muy consecuente con los compromisos y necesidades de la Sociedad. A los Señores Accionistas una vez más, muchas gracias por su confianza y apoyo. ARMANDO CUELLAR ARTEAGA YENY MARIA DIAZ BERNAL Presidente Junta Directiva Gerente (E)

19

7. INFORME OPERATIVO

Capacitación Alcoholemia y manejo de alcohosensores

Revisiones Técnico mecánica Policía Carreteras y Tránsito Municipal

20

Aprovechando la presencia de la Policía de carreteras en el Municipio de La Plata, se pudo trabajar coordinadamente. El 21 de junio de 2012, se realizó una reunión a la que asistieron representantes de las diferentes empresas, Secretario de Tránsito y La Terminal, en esta se dio lectura a la solicitud presentada a la Junta Directiva por parte de la Empresa Coomotor y Cootranshuila, quienes manifestaban la inconformidad por los despachos de las diferentes empresas a la ciudad de Popayán, producto de esta la Policía de carreteras se comprometió a realizar operativos contra la piratería y hacer seguimientos del cumplimiento de las rutas autorizadas.

Se realizo reunión con los conductores veredales para sensibilizarlos del cumplimiento de la toma de la prueba de alcoholemia, a controlar el cargue de pasajeros en la zona centro del municipio y a realizar reuniones de evaluación de los compromisos adquiridos.

La Terminal se comprometió a hacer llegar copias de las resoluciones de la empresa cootransplateña y sotracauca para la regulación y cumplimiento de las rutas autorizadas, compromiso que se cumplió además de hacerle llegar la relación de los vehículos piratas.

Se envió oficio al Doctor Carlos Alberto Medina Gutiérrez, gerente de Sotracauca, solicitándole su colaboración en la exigencia de todos sus afiliados para utilizar las instalaciones de La Terminal y cancelar el uso de la plataforma y toma de prueba de alcoholemia.

Con agrado se obtuvo respuesta del Doctor Carlos Alberto Medina Gutiérrez, el 13 de Junio de 2012, en donde expresó el interés de la empresa Sotracauca como socia de La Terminal, en velar y contribuir en la consecución de los objetivos trazados y desde luego obtener una rentabilidad económica para el beneficio de sus accionistas, además manifestó que se estaban dando las instrucciones a sus afiliados para que utilizaran las instalaciones de La Terminal. Por otra parte solicitó a la Gerencia verificar que todos los vehículos de su empresa cancelaran el uso de la Plataforma o de lo contrario impidiera su salida, producto de esta gestión, la empresa sotracauca disminuyo en un gran medida el porcentaje de evasión y pago de comparendos.

Es de anotar que la colaboración del Doctor Carlos Alberto Medina Gutierrez, Gerente de Sotracauca ha sido valiosa; ya que en estos momentos la mayoría de los vehículos de esta empresa están entrando al terminal y por ende comprando la tasa de Uso.

21

Se envió nota a los diferentes Gerentes de las empresas de transporte con el listado de los conductores que registraban comparendos en la Terminal, teniendo receptividad en la mayoría de ellos.

7.1 VEHÍCULOS DESPACHADOS EN ORIGEN

En el año 2012, hubo una disminución de 2.706 despachos equivalente al 5,06%,con respecto al año 2011, los despachos en origen fueron 50.815 en el 2012, mientras que en el 2011 fueron 53.521. Esta disminución se refleja en un mayor porcentaje durante los meses de enero a agosto de 2012, periodo en que no estaba en funcionamiento el puente Paso del Colegio. Como se puede analizar en el mes de diciembre de 2012, hubo un incremento de 568 despachos, producto de la apertura del puente a partir del 16 de diciembre.

22

7.2 VEHICULOS DESPACHADOS EN TRANSITO

Los vehículos despachados en tránsito en el 2012 fueron 725, mientras que en el 2011 fueron de 1.438, como se puede observar hay una disminución de 713 despachos equivalente al 49.58%. Como se puede analizar en el mes de diciembre hubo un leve aumento de los despachos en tránsito por la apertura del puente paso del colegio.

7.3 CONDUCES Y PRUEBAS DE ALCOHOLEMIA DESPACHADOS

23

En cuando a conduces podemos evidenciar una disminución de 3.419 despachos. A partir de el mes de diciembre de 2012, se empieza a evidenciar una recuperación importante, debido a la apertura del puente Paso del Colegio a partir del 16 de diciembre de 2012, despachos que se aumentaron en 577, correpondiente a un 1.38%. En total los despachos en el año 2012 se disminuyeron en un 6.22%, habiendo despachado en el 2012 51.540 mientras que en el 2011 fue de 54.540 despachos.

7.4 PRUEBAS DE ALCOHOLEMIA ADICIONALES

24

En el año 2012, la toma de pruebas de alcoholemia por parte de los conductores Veredales fue muy reducida con un porcentaje del 81.19, debido a que en el año 2012 se tomaron 4.182, y en el año 2011 22.237 pruebas, aumentando la proyección del índice de accidentabilidad con riesgos para conductores, pasajeros y Administración Municipal, ya que es la encargada de la regulación de este tipo de transporte. En reunión de Junta Directiva, celebrada el 10 de diciembre de 2012, se informó sobre la implementación de la oficina de Alcoholemia en el centro para los conductores veredales, por solicitud del Gerente de Cootransplateña. Esta oficina se tuvo en funcionamiento durante 15 días por la poca afluencia de conductores y que llevo al Terminal evaluar la relación costo – beneficio y se llego a la conclusión de que no era procedente tener un empleado de tiempo completo, ni cancelar un arrendamiento e incurrir en gastos de logística, para brindarle el servicio solo a 3 o 4 conductores que se estaban acercando a tomarse la prueba, por lo tanto se decidió cerrarla y trasladar el alcohosensor hasta el puesto de control Garzón. Con la decisión de abrir la oficina de alcoholemia nuevamente, se capacitó a todo el personal de la Terminal, con funcionarios de la Empresa SARAVIA BRAVO de la ciudad de Bogotá, además se realizó la inversión del mantenimiento del alcohosensor RBT por parte de la misma empresa, quien es la encargada del mantenimiento y calibración del equipo que se utiliza para la toma de las pruebas de alcoholemia, este mantenimiento y cambio de repuestos tuvo un costo de $1.200.000.

7.5 COMPARENDOS

En la parte de comparendos, vemos una disminución en el 2012, de 367 con respecto al año 2011, comparendos realizados, debido a la disminución en los despachos y a la culturización de los conductores.

25

Pese a la disminución en los comparendos realizados, el porcentaje de comparendos cobrados aumento en 2.468 correspondiente a un 110,77%. Como se puede observar mientras que en el año 2011 el recaudo fue de $2.228.000 en el año 2012 se recaudo $4.696.000. Este incremento fue producto de la orden a los funcionarios de conduces de no despachar vehículos que presentaran comparendos pendientes.

7.6 DESPACHOS POR EMPRESA

26

Como se puede observar la empresa de mayor despacho es Cootransplateña y donde se evidencia también un incremento de los despachos en un 1.21%. Esto se debe al aumento en la frecuencia de los despachos al puente Paso del Colegio. La empresa que registra el mayor porcentaje de incremento en los despachos es Coomotor que se incremento en un 5.34% debido a la compra del uso de plataforma; en esta gráfica no se muestran los despachos por alcoholemia adicionales expedidas a partir de septiembre. Mensualmente se realizaron actualizaciones al software con la empresa Consultores Tecnológicos Asociados C.T.A., para obtener estadísticas exactas en la toma de decisiones en cuanto a datos de los vehículos, nombre de conductores, tarjetas de operación, seguros, licencias de conducción, horarios de rutas, así mismo para minimizar la evasión de no pago de conduce y evitar la venta de conduces a vehículos con documentos vencidos. Los vehículos piratas continúan invadiendo rutas no autorizadas perjudicando a los que cumplen con las normas regidas por el Ministerio del Transporte, debido a esto se han enviado comunicación a Tránsito municipal y a Policía de carreteras para que adelantes los controles necesarios. Dentro de las dificultades encontradas en el desarrollo operacional de la empresa, encontramos que algunas empresas no tienen control sobre sus vehículos en aspectos tales como Revisión de la vigencia de las Tarjetas de Operación, seguro obligatorio, Vehículos sin emblemas o con emblemas de otras empresas y por parte de los conductores la exigencia de portar el uniforme respectivo de cada empresa. Durante el año 2010, nuestro personal operativo a parte de realizar sus funciones diarias, se les solicito el registro de vehículos piratas, con el fin de realizar los reportes a la oficina de tránsito Municipal y Policía de transito Nacional, con esta información se hicieron los respectivos reportes a las dependencias antes mencionadas, hasta la fecha no tenemos conocimiento de haberse aplicado la sanciones a los vehículos piratas, pues siguen siendo un flagelo que afecta el transporte organizado.

27

8. INFORME FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

FIESTA VIRGEN DEL CARMEN - JULIO DE 2012

SANPREDRITO INSTITUCIONAL JORNADAS DE LIMPIEZA

28

8.1 INFORME ADMINISTRATIVO

La Terminal de Transportes de La Plata S.A, sigue dependiendo financieramente de los ingresos operacionales de la empresa tales como Uso de Plataforma, Alcoholemia y arrendamientos. Es por esta razón que cualquier variable que afecte directamente a los ingresos hace que la empresa empiece a generar perdidas, en este caso con del daño del puente Paso del Colegio, se tuvo que incurrir en estrategias que sirvieran de choque para frenar las pérdidas mensuales que ocasionaba este evento, es así que una de las estrategias en gastos involucro en un gran porcentaje la plata de personal que se vio disminuida de 16 a 13 empleados, dos de ellos de la parte directiva y uno operativo. Pese a la disminución de la planta de personal, La Terminal logro operar sin mayores inconvenientes, puesto que desde los periodos del el 16 de Junio hasta el 02 de agosto de 2012 y desde el noviembre hasta diciembre de 2012, la administración a estado ha cargo de la Gerente encargada, quien ha desempeñado las funciones del Jefe Operativo y la Gerencia, situación que logro reducir en forma sustancias los gastos de personal y mejorar la situación financiera de la empresa. Los contratos de trabajo se vencieron el 31 de Diciembre de 2012, y fueron liquidados oportunamente, solamente el contrato de la Secretaria auxiliar contable y la Jefe Administrativa vencen hasta junio de 2013. A pesar de las dificultades económicas de la empresa las nominas se cancelaron a tiempo, así como también la prima de servicios. Mediante el crédito de tesorería que se realizo con INFIHUILA, se logró cancelar el impuesto de Renta, al Patrimonio, cuota de Auditaje. Los informes a los diferentes entes de vigilancia tales como Contaduría General de la Nación, Contraloría General y Departamental y Dirección de Impuestos se presentaron a tiempo y en su debida forma. Por parte de la Contraloría Departamental se recibió el fenecimiento de la cuenta 2010. Desde el 17 hasta el 21 de septiembre de 2012, la Contraloría Departamental, inicio un proceso de Evaluación Especial a la Terminal, se facilitó la información que requirió. El 4 de diciembre de 2012, se recepcionó el informe preliminar de la evaluación especial practicada, arrojando unas diferencias, las cuales fueron resueltas mediante oficio de la Gerencia de fecha 13 de diciembre de 2012;. Se esta a la espera del resultado de la Evaluación. Otras acciones implementadas por la administración.

29

JORNADAS DE LIMPIEZA Y ORNAMENTACION DEL EDIFICIO Como es ya una política de la Empresa, antes de iniciar las temporadas se realizan jornadas de limpieza y ornamentación del Edificio, es de resaltar el sentido de pertenencia del equipo de trabajo, que con gran entusiasmo y compromiso trabajo en estas labores.

SANPEDRITO INSTITUCIONAL

30

El 25 de Junio, se realizó una cena con el fin de celebrar el sampedrito de los empleados de Terminal de Transportes, para poder realizar esta actividad cada empleado aporto la suma de $20.000 y por parte de la Empresa se colaboró con $100.000 El 29 de Junio se participó en el desfile empresarial, organizado por la cámara de comercio de Neiva, con el personal que estaba en descanso. El objetivo de esta participación, además de acercar el terminal a la comunidad, fue el de llevar pancartas con mensajes alusivos a la concientización de los pasajeros a exigir a sus conductores la toma de la prueba de alcoholemia.

31

FIESTA DE LA VIRGEN DEL CARMEN El 16 de julio de 2012, se realizó la fiesta de la Virgen del Carmen, el día con un desayuno ofrecido a los conductores que se estaba despachando, seguidamente se procedió a participar en la procesión que inicio desde las 9:00 a.m. y culmino en el terminal a las 11:00 a.m, con una eucaristía realizada en la plataforma del Edificio. Es de anotar que los despachos se organizaron de tal forma que no se viera afectada la operatividad normal de la empresa.

Organización del evento dentro de las Instalaciones de la Terminal

Organización vehículos y motocicletas