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No. 0001 VERSIÓN 1.0

INFORME DE GESTIÓN PERIODO ENERO 2004 A MAYO DE 2007

Dirección de Control Interno

y Gestión de Calidad

DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD DE LA

ADMINISTRACION CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI

FECHA APROB 24/05/07

INFORME DE GESTIÓN PERIODO ENERO DE 2004 – MAYO 2007

JOSÉ MANUEL VERGARA MACHADO Jefe Oficina

Santiago de Cali, mayo 22 de 2007

Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde del Municipio de Santiago de Cali.

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CONTENIDO

Introducción

1. Antecedentes 2.1 Resultados del año 2004 2.2 Resultados del año 2005 3. AVANCE DL MODELO GERENCIAL DEL PERIODO JULIO DE 2005 A ABRIL DE 2007 3.1 EL MODELO GERENCIAL. Resumen 3.2 Avance en la generación de la capacidad instalada. Consolidación de los Equipos

conformados y apropiación de conocimientos y participación en el proyecto 3.3 Avance los niveles de implementación del Modelo Gerencial fundamentado en el

Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad por cada uno de los temas del convenio

2. POLÍTICA CALI CONTRATA BIEN 3. ACCIONES PREVISTAS PARA LA SEGUNDA ETAPA DE

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DEL MODELO GERENCIAL. 4. LOGROS 5. LIMITANTES 6. CONCLUSIONES GENERALES

ANEXOS

1. PLAN DE ACCIÓN DE LA DEPENDENCIA 2. INFORME EJECUTIVO DEL ANÁLISIS AL RESULTADO DE LA

EVALUACIÓN DEL MECI 3. EVALUACIÓN DEL MECI, EN EL APLICATIVO DEL DAFP 4. INFORME DE RENDICION DE CUENTAS AÑO 2006


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1. INTRODUCCIÓN

A partir de la Ley 87 de 1993 todas las entidades del Sector Público tanto del Nivel Nacional como del Territorial, están obligadas a diseñar e implementar el Sistema de Control Interno con el objetivo de garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las actuaciones, operaciones y promoviendo y facilitando la adecuada ejecución de las funciones establecidas en las normas para el cumplimiento de la función social y el objeto social. Esta norma en el artículo 9 le asigna a las Oficinas de Control Interno la responsabilidad de medir y evaluar los principios de la función administrativa y de los controles implementados en la entidad, asesorando al nivel directivo en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos y mejoras necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos. Durante la consolidación de la concepción del Sistema de Control Interno, por parte de las entidades del Estado competentes, se han expedido normas que complementan las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993, y las agrupa en 5 grandes funciones:

1. Asesorìa y Acompañamiento 2. Evaluación Independiente 3. Fomento de la Cultura del Autocontrol 4. Valoración de los Riesgos 5. Relación con los entes externos de Control

Para el cumplimiento de estas funciones se ha incluido de manera articulada en el Plan de Acción de la vigencia 2007 las actividades propias de la Gestión de la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad con los objetivos definidos en el Plan de Desarrollo y Proyectos de Inversión aprobados para la vigencia. La función de evaluación independiente establecida en las normas la debe realizar la Oficina de Control Interno, a través de los diferentes mecanismos establecidos como la Auditoria, la evaluación de indicadores de desempeño o cualquier otro mecanismo de evaluación que considere pertinente y ajustado a la normatividad. Con el fin de cumplir con esta función la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad ha incluido en el Plan de Acción el Plan de Seguimiento y Evaluación que desarrollara durante la vigencia del año 2007. En él se han determinado las Líneas de investigación y las dependencias en las cuales se desarrollara.


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En el año 2004, fui designado como Asesor de Control Interno en esta administración. La dependencia denominada Asesorìa de Control Interno, en ese momento estaba adscrita a la Secretaria General, con un claro incumplimiento de la Ley 87 de 1993 que establece que el Organismo de Control Interno debe estar al más alto nivel jerárquico y tener autonomía para el ejercicio de sus funciones. Desde ese momento fue un propósito trabajar en pro de convertir a esta Dependencia en lo que actualmente es hoy: Una dependencia adscrita al Despacho del Alcalde, del mas alto nivel jerárquico, fortalecida en el cumplimiento de dos de sus funciones básicas la de Asesorìa y Acompañamiento y la de Evaluación Independiente. En este propósito desde el año 2004 a la fecha, se adelanto toda una estrategia para el fortalecimiento institucional de una oficina que cumpliera con el objetivo propuesto, en este proceso jugo un papel muy importante la asesoría externa de CASALS & ASSOCIATES Inc, luego de la protocolización del Convenio de Cooperación Internacional para el Apoyo al Fortalecimiento Institucional el 15 de septiembre de 2005 hasta abril de 2006, varias de las acciones se han realizado de conformidad con las orientaciones dadas por los diferentes consultores de CASALS y la consultoría especializada contratada por la Oficina de Control Interno en cada uno de los temas objeto del convenio y que contribuyen a la implementación del Modelo Gerencial fundamentado en los Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad, como elementos de mejoramiento del Modelo de Gerencia Publica. Se ha contado con el decidido apoyo de un grupo de servidores públicos constituidos como Equipo Técnico de Calidad, integrado por representantes de todas las dependencias, quienes con su constancia y permanencia han contribuido a la consolidación del modelo y su desarrollo en cada una de las dependencias que representan. Este Modelo Gerencial de la Administración Central Municipal, articula el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, con el propósito de contribuir en el Estado Colombiano con propuesta de aplicación practica de la forma de realizar la Gerencia Publica, combinando el Marco Jurídico con la teoría administrativa. Modelo que considera como eje central al ciudadano como directo beneficiario y receptos de los bienes y servicios que se prestan para satisfacer sus necesidades y expectativas.

En su diseño y para la posterior implementación se consideraron las leyes que en Colombia orientan el ejercicio de la función publica, como la Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios, el Decreto 1599 de 2005 con su Norma Técnica del Modelo Estándar de Control Interno: MECI1000:2005, la Ley 489 de sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo, la Ley 190 de 1995, y la Ley 872 de 2003 sobre el Sistema de Gestión de la Calidad y su correspondiente Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004


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El Modelo considera como prioritario para la continuidad del modelo la combinación de la técnica del trabajo, la tecnología aplicada y el desarrollo del talento humano para generar capacidad instalada. En este contexto es necesario considerar la implementación como un proceso continuo y permanente unido al desarrollo de Habilidades y Competencias, en sus tres dimensiones:

Habilidades conceptuales, que permiten la visión compartida de la organización, el pensamiento racional, la realización de diagnósticos y la formulación de alternativas de solución.

Habilidades Humanas, para motivar permanentemente al servidor publico, mejorar las relaciones interpersonales y crear un ambiente favorable de trabajo, con la consolidación de la cultura organizacional basada en principios y valores, expresados en el comportamiento del servidor publico.

Habilidades Técnicas. Con el uso de conocimiento especializado, y la facilidad de ejecución de técnicas, las cuales se armonizan con la estandarización y Normalización de Procesos y Procedimientos.

El Convenio suscrito en el año 2005 con USAID, para el fortalecimiento institucional y operado por la firma CASALS & ASSOCIATES Inc, tuvo dos componentes:

• Fortalecimiento Institucional • Fortalecimiento del Control Ciudadano

El componente de Fortalecimiento Institucional incluyo los siguientes elementos:

1. Construcción del Código del Buen Gobierno, fundamentado en Valores 2. Gestión por Procesos Orientada a Sistemas de Gestión de la Calidad 3. Apoyar la implementación del Sistema de Control Interno


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4. Fortalecer la Comunicación Publica 5. Fortalecer la función de Evaluación Independiente.

El componente de Fortalecimiento Control Ciudadano incluye los siguientes elementos

6. Promover la cultura institucional encaminada a generar en los servidores públicos la

importancia del control ciudadano. 7. Mejoramiento del Sector Salud a través de las recomendaciones que generen las

iniciativas de veeduría de grupos organizadas orientados por CASALS y su socio local, Cámara de Comercio.

Componentes de carácter técnico que deben estar acompañados del fortalecimiento y desarrollo de las habilidades y destrezas de los grupos participantes para generar la capacidad instalada en Talento humano en el Municipio, con el fin que el conocimiento adquirido sea realmente puesto al servicio de las funciones sociales y se cumpla con el propósito final que es generar capacidad instalada en el Municipio, tanto en la estructura como en el corazón del mismo, que son los equipos, para que se pueda dar continuidad a los procesos implementados en el Modelo Operativo por Procesos y al cambio en la cultura organizacional. En este contexto estructural se elabora el presente informe de Gestión con relación a los elementos de cada uno de los componentes de la Gestión de la Dependencia.

Quiero aprovechar esta oportunidad para dejar constancia de mis agradecimientos a todos los servidores públicos de la Administración Central y consultores externos que han participado en este proceso de mejoramiento de la Gestión Institucional y resaltar la labor realizada por la Doctora Silvia Elena González. Asesora – Coordinadora del Proyecto de diseño e implementación del nuevo modelo gerencial, que como programa piloto en Colombia armonizara el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, programas orientados y reglados por la Presidencia de la República. Así mismo mis mayores agradecimientos a la Doctora Luz Dorian Cruz Asesora Jurídica de la Oficina de Control Interno, por su aporte a la consolidación de la política Cali Contrata


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Bien, a los funcionarios de planta y contratistas de la dependencia por su apoyo incondicional y compromiso en la realización de las actividades asignadas y a todos los integrantes del Equipo Técnico de Calidad, integrado por más de 40 funcionarios profesionales y de carrera vinculados a todas las dependencias, quienes con un alto nivel de compromiso, pasión y confianza han aportado tiempo, capacidad intelectual y gestiones operativas para sacar adelante el proyecto del nuevo Modelo Gerencial. Finalmente, quiero resaltar el compromiso de los directivos de la Administración Municipal por su decidido apoyo desde sus dependencias y participación activa en la implementación del Modelo Gerencial, proyecto de transformación administrativa transversal a toda la Administración Central Municipal.


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1. ANTECEDENTES

El Modelo Gerencial, se inicio básicamente en el año 2002, con la vinculación del Municipio de Santiago de Cali, al programa de Fortalecimiento Institucional auspiciado por USAID y operado por CASALS & ASSOCIATES Inc, con el objetivo de iniciar la implementación del Sistema de Control Interno, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993. Asesorìa que finalizo en el año 2003 y dejo como productos una Versión Inicial de Macroprocesos y un Código de Ética. En el año 2004, con el cambio de Administración se inician las gestiones necesarias para la continuidad del convenio logrando que en el año 2005, el Municipio de Santiago de Cali, sea considerado nuevamente en este programa. Sin embargo, en el año 2004, la Administración Central a través de la Asesorìa de Control Interno, tomo la decisión de continuar con el propósito de implementar el Sistema de Control Interno y complementarlo con el Sistema de Gestión de la Calidad, razón por la cual lo incluyo en el Plan de Desarrollo 2004 – 2007. A partir de esta fecha se han cumplido diferentes etapas que con el transcurrir del tiempo han consolidado el Modelo Gerencial fundamentado en el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno. Consideramos que de los cambios mas significativos que se presentan con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad es que La Gestión de la Administración Central Municipal debe estar orientada y formulada para incrementar el nivel de la calidad de vida de los ciudadanos a través de la satisfacción de sus necesidades y expectativas. Es decir el eje de la acción de la administración central municipal esta centrada en el ciudadano. El Sistema de Control Interno en el año 2004, cuando se inicia la gestión de la actual administración, el nivel de implementación era incipiente, con una calificación de 48%, de acuerdo con la metodología de Evaluación del departamento Administrativo de la Función Publica, que lo definía como critico. En resumen se encontraron las siguientes condiciones:

• A nivel de Dependencia En la estructura organizacional, el organismo de Control Interno, estaba adscrito a la Secretaria General, a nivel de oficina asesora, con un total de 3 servidores públicos (el Asesor, un profesional Universitario y la Secretaria Ejecutiva): Denominación Oficina Asesora


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Adscrita Secretaria General Nivel Jerárquico 3 Profesionales 1 Secretaria Ejecutiva 1

• A nivel de Asignación de Recursos Financieros para funcionamiento 00000 recursos financieros asignados a la dependencia. Sin recursos financieros para su funcionamiento y realización de proyectos. Por lo tanto, desde el despacho del Alcalde, se tomó la decisión de incluir el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, en el Plan de Desarrollo 2004 – 2007

• Acciones realizadas por CASALS & ASSOCIATES Las actividades realizadas por CASALS, inactivas. Equipo de Alto Impacto conformado, sin operación en el año 2004.

• Inclusión en las estrategias del Plan de Desarrollo No estaba prevista la asignación de estrategia u objetivo que fuera responsabilidad de la dependencia. Afortunadamente, el Concejo Municipal, estaba en la etapa de realizar ajustes por lo que se hicieron las gestiones inmediatas para proponer un objetivo que fuera responsabilidad del organismo de Control Interno. Ante esta situación realizamos un análisis y proyección de la dependencia, planteando las siguientes acciones de manera inmediata para el año 2004:

1. Elaborar proyecto de Acuerdo para vincular la Oficina Asesora a la Estructura de la Administración Central, cumpliendo con lo establecido en la Ley 87 de 1993.

2. Presentar la propuesta de incluir la implementación del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad en el Plan de Desarrollo 2004-2007.

3. Solicitar el fortalecimiento de la dependencia con la vinculación de servidores públicos de nivel profesional

4. Reactivar el Equipo de Alto Impacto conformado por CASALS & ASSOCIATES 2.1 RESULTADOS DEL AÑO 2004


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1. Presentación ante el Concejo Municipal del proyecto de Acuerdo para el

fortalecimiento del organismo de control interno de conformidad con la normatividad vigente. Por lo cual se expidió el Acuerdo 0152 de abril de 2005. Mediante el cual se establece la Dirección de Control Interno y Gestión de la Calidad al nivel jerárquico más alto, adscrita al Despacho del Alcalde.

2. Se realizaron todas las gestiones ante el Departamento de Hacienda Municipal y el Departamento de Planeación Municipal para el funcionamiento como dependencia.

3. Fue incluido en el Plan de Desarrollo 2004 – 2007, el objetivo especifico 5.2, como responsabilidad del Organismo de Control Interno y se adopto la Ley 872 de 2003 sobre el Sistema de Gestión de la Calidad.

4. Se elaboro y aprobó el proyecto “Gestión Pública en el Marco del Sistema de Control Interno”, con una apropiación presupuestal para el año 2005 de 600 Millones. Los cuales fueron ejecutados por la Secretaria General con la Asesorìa y acompañamiento de la oficina asesora.

5. Se asigno en el año 2004 una profesional completando axial 2. 6. Se realizaron las gestiones pertinentes para que la firma CASALS continuara con la

Asesorìa a la Administración Central Municipal, mediante la firma del convenio con USAID.

7. Se inicio la realización de las actividades previas para la implementación del Sistema de Control Interno entre ellas:

• Expedición del Decreto 316 de junio de 2004, de conformación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

• Consolidación del Equipo Técnico de Calidad. • Orientación para que en todas las dependencias se constituyera el Subcomité

de Coordinación del Sistema de Control Interno. A octubre de 2004, todas las dependencias habían expedido la Resolución respectiva.

• Firma del Acta de Compromiso del Nivel Directivo con el Sistema de Control Interno.

2.2 RESULTADOS VIGENCIA 2005. Funcionarios de la firma CASALS y de la USAID, realizaron el análisis, soportado en la evaluación de los avances y el compromiso de la Administración Municipal en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, para determinar la continuidad del apoyo a la Administración Central en el programa de Fortalecimiento Institucional, evaluación que fue favorable y permitió el reinicio del Convenio con USAID, nueva etapa que se inicio en julio de 2005 y se protocolizo en septiembre de 2005.


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Se inicio el Fortalecimiento Institucional del organismo de Control Interno, con la expedición del Acuerdo 0152 de abril de 2005 del Concejo Municipal, mediante el cual se crea la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad y se autoriza al Señor Alcalde la adecuación de esta dependencia en la Estructura de la Administración Central Municipal, considerando el cumplimiento de la Ley 87 de 1993, por lo que se elevó a nivel de dependencia del mas alto nivel jerárquico, adscrita directamente al despacho del Alcalde. En cumplimiento de este Decreto el Jefe de Oficina Asesora, pasó a Director de Control Interno y Gestión de Calidad, y se iniciaron las gestiones para la asignación de los funcionarios (16 según el acuerdo) Se toma la decisión de articular el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad. Y que hoy se reconoce como nuevo MODELO GERENCIAL. Durante el periodo de diseño del Modelo Gerencial se han elaborado y presentado informes de avance por la Gerencia del Proyecto, uno de ellos en septiembre de 2005, cuando realizó el análisis del Estado del Arte con el cual la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, daba inicio a la ejecución del Convenio suscrito con USAID – CASALS, con el propósito de identificar las condiciones presentes y los factores críticos de éxito para la implementación del Modelo Gerencial fundamentado en el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno. Análisis enfocado básicamente a los grupos participantes del proyecto y los recursos requeridos para su implementación, evaluando los siguientes ítems: 1. Perfil de los Integrantes del Equipo Técnico de Calidad seleccionados como agentes de cambio Institucional Este análisis incluyó el cumplimiento de requisitos formales, los Talentos que poseen y los que requieren los Integrantes del Equipo Técnico de Calidad en cuanto a habilidades y destrezas para constituirse realmente en Agentes de Cambio Institucional, concluyendo lo siguiente:

• “Según los resultados de análisis del cumplimiento del Perfil de Talentos y Habilidades, al 15 de septiembre de 2005, en promedio el 25% de los integrantes, del Equipo Técnico de Calidad, tienen las condiciones requeridas para ser realmente Agentes de Cambio Institucional, necesitando una acción de formación para incrementar su nivel de conocimiento y desarrollar sus habilidades pedagógicas”.


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2. Compromiso y participación del Nivel Directivo en la implementación del Modelo Gerencial fundamentado en el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

• La participación del nivel directivo a la fecha de la evaluación inicial, se considera parcial. Siendo necesario establecer acciones concretas que incrementen y motiven su participación y apoyo para la ejecución del Convenio e implementación del Modelo Gerencial.

3. Asignación de Recursos del Proyecto. En octubre de 2004 se aprobó la asignación presupuestal de 594 millones para el proyecto de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, en el año 2005, los cuales fueron ejecutados por la Secretaria General, a partir de Septiembre de 2005, con ocasión del Convenio de Cooperación Internacional para el Apoyo al Fortalecimiento Institucional, en los siguientes temas:

• Complementar la capacitación proporcionada por CASALS al Equipo Técnico de Calidad en la modalidad de Diplomado. Contrato suscrito con la Universidad Libre Seccional Cali.

• Sensibilizar al Nivel Directivo mediante talleres sobre el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno que contribuyera a la unificación de conceptos y orientación del enfoque en el proceso de implementación del Modelo Gerencial. Capacitación proporcionada por la Universidad Libre.

• Apoyar al Equipo Técnico de Calidad en el desarrollo de las actividades necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, en lo relacionado con la Modelación y Caracterización de los procesos seleccionados de acuerdo a los recursos asignados. Contrato realizado con la Unión Temporal Unicalidad, quien documento 4 Macroprocesos.

Para que la nueva dependencia en el año 2006, iniciara su operación de manera independiente a la Secretaria General, se le asignaron recursos presupuestales así:

• Funcionamiento 120 millones. • Inversión 1400 millones.


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Estos fueron destinados a continuar con el proyecto de Modelación y Caracterización para complementar el Diseño y Normalización de los Macroprocesos definidos en el Modelo Gerencial. Se Contrato con la una firma consultora de alto nivel profesional, después de un concurso de meritos la documentación de 6 Macroprocesos. Adquisición de Equipos de Computo para el funcionamiento de la Dirección de Control Interno y Gestión de la Calidad. Adecuación Espacial de la Dirección de Control Interno y Gestión de la Calidad. Capacitar a 100 servidores públicos profesionales de la Administración Central en los temas de Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno, y además la capacitación de los integrantes del Equipo Técnico de Calidad en Auditoria de Calidad. Se dio Inicio del Plan de Gestión del Cambio en 8 dependencias, a través del cual se capacita en el Manual de Contratación, según la documentación del Proceso Estandarizado de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios, que se diseño y documento para el cumplimiento de la Política CALI CONTRATA BIEN, realizada con la Cámara de Comercio. Se Diseño del Cuadro de Mando Integral de tipo Estratégico de la Administración Central Municipal, con base en la metodología del Balance Score Card. Aspecto integrante del Control Estratégico que le permitiera al Gobernante gerenciar con base en hechos y datos de manera real y oportuna.

Paralelamente la Gerencia del Proyecto orientó a los integrantes del Equipo Técnico de Calidad para que en cada dependencia se elaborará y presentará, un proyecto que permitiera la asignación de recursos requeridos para garantizar la implementación del Modelo Gerencial, logrando que 11 dependencias así lo hicieran. Resumen el comportamiento de los recursos para el proyecto: Recursos Financieros para el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad


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Descripción Asignación Presupuestal en Millones de pesos Año No. Tipo de Gasto

2004 2005 2006 2007 Total

1 Funcionamiento de la Dirección de Control Interno y GC

0 60* 120 300 420

2. Inversión General para Modelo Gerencial

0 594* 1400 1400 3394

3 Proyectos Dependencias para Sistema de Gestión de Calidad

0 0 1169 1800 2969

TOTAL 0 654 2689 3500

• Recursos asignados a la Secretaria General por iniciativa del organismo de control Interno

para garantizar los recursos del proyecto de manera inicial y la contratación de la Asesorìa Externa.

Recursos Financieros Asignados a las Dependencias para la implementación del Modelo Gerencial

VALOR Millones # DEPENDENCIA NOMBRE PROYECTO

2006 2007

1 Departamento Administrativo de Planeación

Mejoramiento del Desempeño Institucional del DAPM 120 315

2 Dirección de Desarrollo Administrativo

Implementación del Sistema de Calidad en el servicio al cliente de la administración Municipal

200 500

3 Secretaría de Educación Implantación de los Sistemas de Control Interno y Gestión de Calidad

113 148

4 Secretaría de Vivienda Social

Asistencia Técnica en el Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad

79 100

5 Secretaría de Infraestructura y

Diseño e implementación de los Sistemas de Control Interno y Gestión

80 150


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VALOR Millones # DEPENDENCIA NOMBRE PROYECTO

2006 2007 Valorización de Calidad

6 Secretaría de Gobierno Implementación Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad

40 88

7 Secretaría General Implementación Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad

132 150

8 Dirección Jurídica Implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno

145

9 Secretaría de Bienestar Social

Implementación Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad.

80 200

10 Secretaría de Tránsito y Transporte

Apoyo a la implementación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad

80

11 Secretaría de Salud Tienen un proyecto marco general, en el cual esta incluido el SCI y SGC

100

12 Dirección de Hacienda Municipal

Apoyo a la implementación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad

126

13 Dirección de Control Disciplinario

Apoyo a la implementación del Modelo Gerencial

40

Total de Recursos por las dependencias para los Sistemas de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno

1169 1820

Recurso de Talento Humano para el fortalecimiento de la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad.

Descripción de la Asignación de Talento Humano

Año Tipo de Vinculación 2004 2005 2006 2007

De Planta Profesionales 1 2 6 6 Asesor Jurídico 1 1 1 Asesoría Externa 1 1 1 1 Contratistas Profesionales 0 1 8 10


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Los recursos requeridos para el proyecto, se pueden agrupar en los rubros:

• Recursos para el desarrollo técnico del proyecto. • Recursos para el desarrollo tecnológico que requiere el proyecto. • Recursos para el desarrollo y manejo del cambio en el Talento Humano en cuanto a

capacitación para el fortalecimiento del Equipo Técnico de Calidad y de manera general para la adecuación de la cultura organizacional en toda la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.

• Recursos para el fortalecimiento de la Dirección de Control Interno. Con base en los resultados del análisis de los ítems anteriores se incluyó en el plan de implementación las siguientes acciones concretas con el fin de disminuir el impacto que se pueda generar por la presencia de los factores críticos de éxito del Proyecto:

1. Estrategias de socialización y motivación para propiciar la participación del nivel directivo en la implementación del Modelo Gerencial.

2. Fortalecer a través de capacitación y formación las Habilidades y el perfil de los

integrantes del Equipo Técnico de Calidad, que complemente la capacitación proporcionada por CASALS & ASSOCIATES Inc.

3. Generar los escenarios propicios en cada dependencia para que los Integrantes del

Equipo Técnico de Calidad, puedan desarrollar las diferentes actividades que demanda el proyecto con el respaldo del Directivo respectivo.

4. Realizar un análisis de los posibles Factores de Resistencia al Cambio presentes en

los servidores públicos de toda la Administración Central y definir las estratégicas para enfrentarlos de la manera más adecuada que contribuya al éxito del Proyecto.

5. Asignar los recursos que demanda el proyecto en cuanto a:

• Equipos de Sistemas y Software requerido en la implementación del Modelo Gerencial.

• Divulgación del proyecto a nivel interno y externo según el Plan de Comunicación elaborado.

• Continuar la Capacitación en Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno a todos los funcionarios de la Administración Central.

• Garantizar la continuidad en la implementación de las fases siguientes al Diseño y Normalización.


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6. Unificación con el nivel directivo de la orientación y Conceptualización con relación

a los temas del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad y Conceptualización de la Gestión por Procesos para la adopción del Modelo Operativo por Procesos, Modelo Estándar de Control Interno.

7. Articulación y Vinculación de los proyectos sobre el Sistema de Gestión de Calidad en

las dependencias, al proyecto Marco Institucional, que esta bajo la Gerencia de la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad como directriz institucional.


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3. RESULTADO DEL AVANCE DEL MODELO GERENCIAL DEL PERIODO JULIO DE 2005 A ABRIL DE 2007 EL MODELO GERENCIAL. Resumen

El Modelo Gerencial, como se ha diseñado, es una mejor herramienta administrativa de Gestión Pública, en el Municipio de Santiago de Cali. Al estar orientado a Sistemas de Gestión de la Calidad, se mejora el desempeño institucional por la aplicación del Modelo basado en procesos, lo cual considera desde un principio, la identificación de las necesidades del usuario final de los bienes y servicios que presta el Municipio, es decir la comunidad, se aplica el proceso gerencial y se entregan unos resultados o productos que responden a las expectativas y necesidades de la comunidad. La concepción de procesos permite la optimización de los recursos y acciones.

El diseño del Modelo Gerencial, ha cumplido con las etapas de previas de organización, expedición de documentos protocolarios, realización del diagnostico, para determinar el nivel del estado del arte del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, la definición de la metodología institucional para la modelación y caracterización del Modelo Operativo por Procesos, diseño de la Cadena de Valor e identificación de Procesos, documentación de 10 de los 12 Macroprocesos identificados y conformación de grupos de trabajo,

Se ha realizado buscando la articulación del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, en el informe se relacionan las actividades comunes a los dos y las que son propias de cada uno. Con relación al MECI se presenta el avance considerando los Tres Subsistemas que lo integran en el informe ejecutivo elaborado de la vigencia 2006.

Es importante resaltar que el Modelo Gerencial con este enfoque obliga a un cambio en el contexto del ejercicio de la función pública que necesita ser abordado desde la consolidación de la cultura organizacional. Son las personas con su actitud que hacen posible la adopción e implementación de las mejores técnicas y practicas de trabajo, por lo tanto se debe realizar un esfuerzo mayor en el desarrollo del talento humano tanto para generar la capacidad instalada que permitan la continuidad como para sensibilizar y motivar al cambio positivo. Avance esta distribuido en los siguientes aspectos:


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1. Avance en la generación de la capacidad instalada. Consolidación de los Equipos conformados y apropiación de conocimientos y participación en el proyecto.

2. Avance los niveles de implementación del Modelo Gerencial fundamentado en el

Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad por cada uno de los temas del convenio.

3. Acciones proyectadas para garantizar la continuidad en la implementación del

Modelo Gerencial.

3.1 AVANCE EN LA GENERACIÓN DE LA CAPACIDAD INSTALADA. INTEGRACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LOS EQUIPOS Y APROPIACIÓN DE CONOCIMIENTOS PARA LA PARTICIPACIÓN EN EL PROYECTO

Es importante resaltar que la Administración Central ha estado articulando en los puntos respectivos los dos sistemas, iniciando desde las Actividades Previas a la Implementación.

En las actividades previas de implementación tanto del Sistema de Gestión de Calidad como del Sistema de Control Interno se debe conformar dos equipos básicos, uno integrado por el nivel directivo de la entidad y otro de nivel operativo integrado por servidores públicos de las diferentes dependencias. Según las normas el equipo integrado por el Nivel Directivo en el Sistema de Gestión de Calidad se denomina Consejo de Calidad y en el Sistema de Control Interno se denomina Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Por lo anterior y con el propósito de evitar la proliferación de actos administrativos y dispersión de las responsabilidades que les competen, en cada uno de los sistemas, así como articular los dos sistemas en los aspectos pertinentes, se integró un solo comité de nivel directivo y otro de nivel operativo. Logrando de esta manera la integración, y Formalización de Equipos de Trabajo para dar cumplimiento a los requisitos legales de los dos Sistemas y los requisitos de integración DE Grupos consolidados y unificados guardando coherencia y armonía con todo lo establecido en las normas Grupos conformados de acuerdo a la normatividad


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• Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad. Integrado por todo el nivel directivo de primer nivel de la Administración Central Municipal.

• Equipo de Trabajo Operativo o Equipo Técnico de Calidad. Integrado por 36 servidores públicos representantes de todas las dependencias incluyendo el organismo de Control Interno. Este Equipo asumió las responsabilidades como equipo de apoyo para la implementación del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad y cumplir con las tareas de Agentes de Cambio Institucional. Al respecto se analizaron las funciones que debían cumplir y se acordó que la formación del servidor publico debía ser integral y que el Equipo Técnico de Calidad era el mas apropiado para recibir la capacitación y participar en el desarrollo de la Gestión Ética. El desarrollo del proyecto confirma esta apreciación así como el acierto en vincular funcionarios del organismo de control interno el ETC.

Siguiendo las orientaciones de los Consultores de CASALS, adicional a los grupos mencionados, se conformaron los siguientes equipos:

• Comité Directivo del Proyecto. Integrado por los directivos cuyas competencias tienen

influencia general en toda la administración. (Secretaria General, Dirección de Hacienda Municipal, Dirección de Desarrollo Administrativo, Dirección de Control Disciplinario, Dirección de Control Interno, Oficina de Telemática e Informática, Oficina de Comunicaciones)

• Comité de Comunicación. El enfoque estratégico de la Comunicación, obliga integrar este equipo con directivos de Oficina Asesora de Comunicaciones, Oficina de Telemática e Informática, Subdirector del Recurso Humano, Subdirector de Planeación Territorial.

• Comité de Ética. Grupo constituido a finales del año 2003 como resultado de la primera Asesoría de CASALS, liderado por la Dirección de Control Disciplinario. Integrado por directivos de las dependencias transversales y de impacto social.

• Equipo de Medición. Integrado por la Directora de Planeación, los subsecretarios de planeación y los funcionarios designados de esta dependencia. Adicionalmente y por solicitud de la Gerencia y Coordinación del Proyecto, consideraron pertinente la vinculación de otros funcionarios de aquellas dependencias que por su impacto en la gestión municipal debían integrar este equipo, como Dirección de Hacienda Municipal, Secretaria de Salud, Secretaria de Educación, Secretaria de Gobierno, Secretaria del Deporte, Dirección de Desarrollo Administrativo.

• Equipo de Control Interno. Integrado por los servidores públicos del organismo de Control Interno. Para la realización de las Auditorias Internas.


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La formalización de los Equipos de trabajo se realizo mediante la expedición del Decreto 0621 del 15 de septiembre de 2005, considerando lo establecido para su conformación en las diferentes normas sobre el Sistema de control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad. Apropiación de Conocimientos para el diseño e implementación del Modelo Gerencial. Capacitación de los Equipos de Trabajo conformados

Equipo Técnico de Calidad.

La Capacitación de CASALS, se inicio el 14 de julio de 2005, dirigida a los integrantes del Equipo Técnico de Calidad. Con esta actividad se consolido la integración del Equipo Técnico de Calidad, ya constituido en el año 2003 y fortalecido en el año 2004. Los temas tratados y certificados por CASALS son:

• “Sistema de Gestión de Calidad”, de conformidad con la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica. 1000:2004.

• “Modelo Estándar de Control Interno”. • “Gestión Ética”

La Administración Central Municipal, considerando el análisis realizado de manera inicial, y con el propósito de contribuir a la disminución de los factores críticos de éxito en la implementación del Modelo Gerencial, que exige el desarrollo de habilidades y competencias para este grupo, complemento la capacitación del Equipo Técnico de Calidad, con un Diplomado en Gerencia Pública en el marco del Sistema de Control Interno. Capacitación proporcionada por la Universidad Libre, con consultores de reconocida trayectoria y experiencia en el tema. Comité Directivo

Tiene la responsabilidad de orientar el desarrollo del Modelo Gerencial, y del convenio en todos sus componentes y aprobar los documentos producidos, antes de ser presentados al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad.

Realizó la aprobación de los documentos elaborados por el Equipo Técnico de Calidad como son la Cadena de Valor, el Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad, el Plan de Comunicación del Proyecto, el Plan de Implementación del Modelo Estándar de


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Control Interno, el Logo del Sistema de Gestión de Calidad. El Código de Ética, el Código de Buen Gobierno, los Indicadores Estratégicos establecidos por el Equipo de Medición.

La capacitación de CASALS, se orientó, para el nivel directivo a la conceptualización del Código de Buen Gobierno.

La Administración Central complemento esta capacitación a través de Seminarios y Talleres para los directivos de primer, segundo y tercer nivel, en los temas de Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno con una intensidad superior a las 100 horas, dada por una Universidad con programas de alto Nivel Gerencial y consultores especializados en estos temas.

Comité de Comunicación,

Este equipo recibió la asesoría y capacitación en el tema de Comunicación, Los compromisos que ha dejado el consultor, se fueron realizando en reuniones posteriores a la capacitación, programadas por el líder de este comité, el Jefe de la Oficina de Comunicaciones, inicialmente el doctor Argemiro Cortés y posteriormente por la doctora Lida Maria Roldan. Los documentos elaborados se enviaron al consultor antes de la siguiente sesión. El resultado esta evidenciado en la elaboración del borrador del Manual de Comunicación, que a la fecha, tiene la definición de la Política Organizacional de Comunicación, las políticas directivas, las políticas operacionales con sus elementos y lineamientos y la definición de las rutas criticas. Sin embargo en la última sesión de la capacitación realizada se cambio la orientación conceptual del Manual de Comunicación. Razón por la cual aun esta en proceso de revisión y realización de ajustes de acuerdo a las nuevas orientaciones proporcionadas.

Equipo de Medición.

Bajos las orientaciones del doctor Humberto Serna, se determinó que la construcción de los indicadores se realizaría considerando el Mapa de Macroprocesos y Procesos diseñado en el Modelo Gerencial. Dentro de las tareas se analizó el nivel de avance en la identificación de los indicadores concluyendo que el Departamento Administrativo de Planeación, identifico los indicadores de Gestión de Eficacia y Eficiencia. Razón por la que fue necesario enfatizar en la identificación de los indicadores estratégicos con los cuales se construyo el Cuadro de Mando Integral. Igualmente con base en las orientaciones del consultor y las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública, se diseño el Formato para la


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Construcción de los Indicadores de acuerdo a las perspectivas definidas en el cuadro de mando integral, aplicando la metodología del Balance Score Card.

Equipo de Control Interno.

Los funcionarios de la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad, en la época que CASALS ofreció la capacitación eran 2. Posteriormente a partir del fortalecimiento de la dependencia, esta quedo integrada con 14 profesionales, entre contratistas y funcionarios de planta, a quienes se les esta proporcionando la capacitación en el Tema de Evaluación Independiente por parte de la Coordinadora del Proyecto. Se pretende contribuir de esta manera al logro de uno de los objetivos propuestos como es el Fortalecimiento de la función de Evaluación Independiente en la Administración Central Municipal.

Equipo Técnico de Calidad

Grupo conformado por servidores públicos del nivel profesional, con representatividad de todas las áreas de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, incluyendo la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad.

Participaron de las sesiones de capacitación de CASALS, de los temas de Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Control Interno y Gestión Ética.

Para el desarrollo de los compromisos, realización de repaso de los conocimientos adquiridos, se realizan reuniones internas. En esta reunión se presentan los avances en la elaboración de las tareas.

El grupo tiene un alto nivel de compromiso, para su mayor consolidación, se requiere la continuidad en procesos de formación, adiestramiento y capacitación que les contribuya al fortalecimiento y el desarrollo de los talentos y habilidades de tal manera que se posibilite el cumplimiento de su rol como agentes de cambio institucional.

Este grupo se ha consolidado y esta trabajando arduamente en lograr el avance en la implementación del Modelo Gerencial. Prácticamente todo el avance relacionado en el siguiente capitulo es con su participación directa y decidido apoyo bajo el liderazgo de la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad a través de la Gerencia y la Coordinación del Proyecto.


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3.2 AVANCE EN LOS NIVELES DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO Y DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

La Implementación del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de Calidad esta en la etapa de planeación y diseño. A la fecha se tienen los siguientes resultados

ACTIVIDADES PREVIAS A LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS DOS SISTEMAS Elaboración de documentos protocolarios.

• Expedición del Decreto 0622 de septiembre 15 de 2005. Acto Administrativo en el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno con la correspondiente Norma Técnica MECI 1000: 2005, El Sistema de Gestión de Calidad y la correspondiente Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004.

• Expedición del Decreto 0621 de septiembre 15 de 2005. Acto Administrativo de Conformación de los Equipos de Trabajo. Son los mismos para el Sistema de Gestión de Calidad y para el Sistema de Control Interno.

• Actualización del reglamento del Equipo Técnico de Calidad, como protocolo de

acuerdos de comportamiento y funcionamiento. • Elaboración por parte del Equipo Técnico de Calidad y aprobación del Comité

Directivo del Plan de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno.

Etapa de Sensibilización para los dos sistemas.

1. Elaboración del Plan de comunicación del Proyecto del Modelo Gerencial. 2. Elaboración de la presentación unificada para la socialización del proyecto al

nivel directivo y profesionales en cada dependencia. 3. Socialización a todos los directivos y profesionales de todas las dependencias

del Proyecto con la participación del Equipo Técnico de Calidad. 4. Elaboración de Carteleras alusivas al Sistema de Gestión de Calidad y

MECI. 5. Elaboración del slogan y logo del proyecto.


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6. Diseño del Fondo Protector de Pantalla y aplicación en los computadores de las dependencias.

7. Publicación de artículos en la revista de comunicaciones. 8. Publicación de los documentos en la pagina Web del Municipio

www.cali.gov.co/controlinterno. 9. Comunicados del Alcalde a todos los directivos. Actividades de la Etapa del Diseño y Normalización comunes a los dos Sistemas. 10. Definición de la Cadena de Valor de los Macroprocesos de la Administración

Central del Municipio de Santiago de Cali con sus correspondientes procesos. 11. Adecuación de la metodología del Modelo Operativo por Procesos y diseño de

los formatos respectivos para la Modelación y Caracterización. 12. Elaboración de la propuesta de Misión y Visión para la Alcaldía de Cali. 13. Elaboración de los documentos propios del Modelo Gerencial para el Sistema

de Gestión de Calidad y para el Modelo Estándar de Control Interno: Norma Fundamental para la documentación, Control de Documentos, Control de Registros y Acciones de Mejora debidamente articulados con la Gestión Documental en el documento instructivo.

14. Modelación y documentación de los procesos de 10 de los 12 Macroprocesos en la metodología institucional definida.

15. Elaboración del Manual del Modelo Gerencial. El cual responde a los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad que exige Manual de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno que exige Manual de Operación. Por lo tanto se realizo uno solo denominado Manual Gerencial.

16. Definición del Cuadro de Mando Integral y diseño del modelo de formato para la presentación de los Indicadores considerando las orientaciones de CASALS y del DAFP.

17. Definición de las necesidades de utilización de aplicaciones sistematizadas. 18. Elaboración de Manuales de Procesos y Procedimientos. 19. Elaboración del Normograma de los 10 Macroprocesos ya documentados.

Etapa de Diseño y Normalización del Sistema de Gestión de Calidad.


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http://www.cali.gov.co/controlinterno








20. Realización del diagnostico del Estado del Arte inicial de la Entidad con relación al Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno

21. Realización del Diagnostico de implementación del Sistema de Gestión de Calidad con base en los requisitos de la Norma Técnica de Calidad, NTCGP 100:2004.

22. Diseño y aplicación de instrumentos para la recopilación de información que permita la identificación de necesidades y expectativas de los Usuarios y Beneficiarios.

23. Elaboración de los árboles de Calidad por Macroproceso de acuerdo con las Necesidades y expectativas identificadas.

24. Definición del Alineamiento Estratégico de la Calidad: Política de Calidad Institucional – Líneas de Acción de la Calidad – Compromisos con la Calidad.

25. Definición de la Política de Calidad y Líneas de Acción de la Calidad por Macroproceso.

26. Identificación de Productos – Servicios, Usuarios – Beneficiarios y Partes Interesadas – Grupos de interés.

27. Matriz de Interrelación de Macroprocesos y Procesos. 28. Definición del Alineamiento Estratégico de la Calidad.

De conformidad con la complejidad del Municipio de Cali, es necesario establecer una forma de alineamiento entre la Misión y la Visión para la elaboración de la Planeación Estratégica de la Calidad de manera articulada con los Macroprocesos y las dependencias, pero que igualmente quede en los procesos. Para lograrlo se define una Política de Calidad Institucional y se definen Líneas de Acción de la Calidad para los Macroprocesos y Cartas de Compromiso para los procesos que es donde finalmente estarían reflejadas las funciones de las dependencias, esto con el fin de evitar la proliferación de políticas de calidad por dependencia y que no se identifique la de Nivel Institucional. Con esto en cada dependencia tendrían la Carta de Compromiso congruente con el Municipio de manera general.


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Alineamiento Estratégico

VISION

Objetivos

Política de Calidad Institucional

Para Macroprocesos

Líneas de Acción de la

Calidad. Cartas de

Compromiso Procesos Misionales

MISION


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Modelo de Operación por Procesos

Cadena de Valor de Identificación de Macroprocesos y Procesos de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali clasificados en Estratégicos, Misionales y de Apoyo. Es uno de los Elementos desarrollados desde la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

USUARIO-BENEFICIARIO

USUARIO-BENEFICIARIO APOYO

ESTRATÉGICOS

MISIONALES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

DESARROLLOSOCIAL

GESTIÓN ÉTICA

COMUNICACIÓNPÚBLICA

GESTION JURÍDICO –ADMINISTRATIVO

PARTICIPACIÓN SOCIAL

CONTROL


GERENCIA

PÚBLICA

MUNICIPAL

DESARROLLOINTEGRAL DELTERRITORIO

CONVIVENCIA YSEGURIDAD

GESTIÓN L TALENTO

MANODE

HU

GESTIONHACIENDAPÚBLICA

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Y DE LAINFORMACIÓN

APOYO

ESTRATÉGICOS

MISIONALES


DESARROLLOSOCIAL

GESTIÓN ÉTICA

COMUNICACIÓNPÚBLICA

GESTION JURÍDICO –ADMINISTRATIVO

PARTICIPACIÓN SOCIAL

CONTROL


DESARROLLOINTEGRAL DELTERRITORIO

CONVIVENCIA YSEGURIDAD

GESTIÓN L TALENTO

MANO

GESTIONHACIENDAPÚBLICA

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Y DE LAINFORMACIÓN

DEHU

GERENCIA

PÚBLICA

MUNICIPAL


Despacho del Alcalde

Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad

MAPA DE PROCESOS FECHA APROB 10/08/06

Gestión Jurídica

Administración Bienes Muebles, Inmuebles y

Automotores

Adquisición de Bienes, Obras y Servicios

Desarrollo Organizacional

Selección

Capacitación

Evaluación del Desempeño Laboral

Liquidaciones Laborales

Gestión de Seguridad Social Integral

Gestión tributaría

Administración Tesorería

Contabilidad General

Contabilidad de Costos

Crédito Público

Gestión de Presupuesto

Soluciones Tecnológicas

Administración de Aplicaciones Informáticas

Soporte Tecnológico

Gestión Documental

APOYO

GESTIÓN DE HACIENDA PÚBLICA

GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE

LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA

Servicio Educativo

Servicio de Vivienda Social

Servicio de Salud Pública

Servicio de Deporte y Recreación

Servicios Culturales y Turísticos

Servicios Públicos Domiciliarios

Gestión Catastral

Desarrollo Físico

Fomento al Desarrollo Económico

Sostenibilidad Ambiental

Convivencia y Fortalecimiento

Social

Control y Regulación

Seguridad y Orden Público

Manejo Integral del Riesgo y Atención

de Desastres

MISIONALES

DESARROLLO SOCIAL

DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO

CONVIVENCIA Y SEGURIDAD

PA

RTI

CIP

AC

IÓN

SO

CIA

L G

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la

Perc

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el U

suar

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Comunicación Organizacional

Comunicación Informativa

Rendición de Cuentas

ESTRATEGICOS


GESTIÓN ÉTICA

COMUNICACIÓN PÚBLICA

CONTROL

Análisis Estratégico de la Información

Planeación Económica y Social

Planificación Física y del Ordenamiento

Territorial

Planeación Institucional

Mejora Continua

Administración de Riesgos

Planeación Prospectiva

Formulación Ética

Administración Ética

Control a la Gestión Estratégica

Evaluación al Sistema de Control Interno

Evaluación al Sistema de Gestión de la

Calidad

Control Social

Auditorias Internas

Proceso Disciplinario

No. 0001 INFORME DE GESTIÓN PERIODO ENERO 2004 A MAYO DE 2007

VERSIÓN 1.0

Dirección de Control Interno y Gestión de

Calidad



FECHA APROB

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Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su

Procedimientos y Manual de Procedimientos Se esta en proceso de elaboración en el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad. Como producto de la Modelación y Caracterización de los Procesos y Subprocesos del Modelo de Operación por Procesos, queda finalmente el Manual de Procesos y Procedimientos. A la fecha se tienen 10 Macroprocesos documentados: Macroprocesos Estratégicos

• Direccionamiento Estratégico • Gestión Ética • Comunicación Publica • Control

Macroprocesos Misionales

• Desarrollo Social • Seguridad y Convivencia • Desarrollo Integral del Territorio • Participación Social

Nota: esta pendiente de incluir la documentación del proceso Servicio de Salud que esta bajo la responsabilidad de la Secretaria de Salud Pública. Macroprocesos de Apoyo

• Jurídico Administrativo • Gestión Tecnológica y del Información

Están en proceso de documentación los Macroprocesos Gestión del Talento Humano bajo la responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Administrativo y el Macroproceso de Hacienda Pública, bajo la responsabilidad de la Dirección de Hacienda Municipal. Con la consolidación del Modelo Gerencial con enfoque a procesos, es necesario actualizar la Estructura Organizacional de la Administración Central Municipal que a la fecha continua como estructura funcional, cuando se finalice la etapa de Diseño y se inicie la

reproducción por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde del Municipio de Santiago de Cali. Página 30 de 61

No. 0001

Este documento es propiedad de la reproducción por cualquier medio, si

VERSIÓN 1.0


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Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su n previa autorización del Alcalde del Municipio de Santiago de Cali.

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implementación y operación, previamente se deben realizar los estudios de las necesidades de adecuación de la estructura funcional actual al Modelo de Operación por Procesos. Indicadores Con la Asesoría de CASALS, al Equipo de Medición identifico los indicadores estratégicos del Cuadro de Mando Integral, considerando las perspectivas Ciudadana, Rentabilidad Social, Procesos Internos y Recursos, debidamente articulado al Modelo de Operación por Procesos. Con base en las orientaciones del doctor Humberto Serna y las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública, se ajusto el formato para el diseño de indicadores establecido en la Administración Central Municipal. A la fecha esta identificado el Modelo de Indicadores con base en la metodología del Balance Score Card. Están especificadas las perspectivas y parametrizados los indicadores estratégicos de cada una.

No. 0001

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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD DE LA ADMINISTRACION

CENTRAL DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI

FECHA APROB

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Actividades de Diseño y Normalización realizadas para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno. MECI 1000:2005.

El MECI, complementa el desarrollo de los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad de la administración Central del Municipio de Santiago de Cali, que esta avanzando en la identificación de los puntos comunes a los dos sistemas, de tal manera que le permita una adecuada articulación. Durante el desarrollo del Modelo Gerencial, ha conceptualizado la importancia de cumplir con las funciones Gerenciales de tipo administrativo planteadas por la Teoría Administrativa como son: Planeación, Organización, Dirección y Control Al tener claridad conceptual del Proceso Administrativo y lo que debe realizarse en cada una de ellas, le ha permitido separar algunas actividades que el Modelo Operativo por Procesos plantea se desarrollen durante la implementación de la función de Control que seria ejecutada con el MECI. Es pertinente tener claro la invisible línea divisoria de las funciones gerenciales que son de desarrollo de procesos y el Control, aunque todas sean complementarias entre si y el MECI., las impacte a todas. Es considerando el marco teórico del proceso administrativo, lo que ha permitido a la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, el avance significativo en la implementación del Modelo Gerencial. Otro aspecto a considerar es la claridad de los tres subsistemas que componen el MECI. Por último, es conveniente precisar que algunos de los componentes y elementos del MECI, ya estaban siendo realizados y ejecutados por las dependencias respectivas, lo que esta Gerencia del Proyecto realizó en este sentido, fue identificar qué elemento se estaba desarrollando, lo cual nos dio un avance mayor en su implementación. Por lo anterior en la descripción de los elementos que están implementados, siguiendo la secuencia del MECI, son actividades de dependencias que se han articulado al Modelo Gerencial.

1. Realización del Diagnostico del Sistema de Control Interno de conformidad con las

directrices del Departamento Administrativo de la Función y aplicación de la Matriz de Evaluación

2. Realización del Diagnostico considerando el Modelo Estándar de Control Interno. 3. Elaboración del Código de Ética, denominado Declaración de Principios y Valores,

aprobado mediante Decreto 414 de 2006. 4. Elaboración y aprobación del Código de Buen Gobierno según Decreto 813 de 2006. 5. Fortalecimiento de la Función de Evaluación Independiente a través del desarrollo de

Auditorias Internas.





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El avance del Modelo Estándar de Control Interno, esta relacionado en el Informe Ejecutivo que se realizo de la vigencia 2006. Anexo. Informe realizado considerando la Estructura General del MECI:

ESTRUCTURA GENERAL DEL MECI:

• SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO • SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN • SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Tiene tres componentes:

• Ambiente de Control • Direccionamiento Estratégico • Administración de Riesgos

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Tiene tres componentes:

• Actividades de Control • Información • Comunicación Pública

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Evaluación Independiente La Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad, a partir del fortalecimiento de la planta de personal con la vinculación de funcionarios de planta y contratistas, ha iniciado la realización de las Auditorias Internas, a las cuales ha denominado Seguimiento y





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Evaluación. Tal como lo expresa en el Plan de Acción, articulo el cumplimiento de los objetivos propuestos en el Plan de Desarrollo 2004 – 2007, las funciones para el organismo de Control Interno estipuladas en las diferentes normas, para la definición de las Líneas de Seguimiento y Evaluación.

El Seguimiento y Evaluación lo realiza siguiendo la metodología del proceso auditor, para lo cual conformo comisiones y la esta capacitando teórica y con la aplicación práctica en las dependencias seleccionadas. Hasta la fecha se han realizado las siguientes auditorias: Seguimiento y Evaluación de la contratación con relación a la información suministrada a la Contraloría Municipal: Dirección de Desarrollo Administrativo Secretaria de Vivienda Social Secretaria de Deportes y Recreación. Se ha realizado Seguimiento y Evaluación al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General a la Secretaria de Educación y Secretaria de Salud. En la Evaluación al Sistema de Control Interno, se han seguido las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública. Se adjunta informe.

GRAFICO COMPARATIVO Y RESULTADOS DE LA MATRIZ DE EVALUACIÓN

Año # Fases del Sistema de Control Interno 2003 2004 2005

1 Ambiente de Control 214 219 234 2 Administración del Riesgo 101 98 121 3 Operacionalización de los Elementos 401 406 497 4 Documentación 138 145 169 5 Retroalimentación 134 146 180





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Comparacion Evaluacion SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2004 - 2005- 2006

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Fases del SCI

Punt

os

Verde

Puntos 2004

Puntos 2005

Puntos 2006

Verde 400 300 800 300 300

Puntos 2004 214 101 401 138 134

Puntos 2005 219 98 406 145 146

Puntos 2006 234 121 497 169 180

Ambiente de Control Administración del Riesgo

Operacionalizacion Elementos

Documentacion Retroalimentacion


No. 0001 INFORME DE GESTIÓN PERIODO ENERO 2004 A VERSIÓN 1.0


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MAYO DE 2007 DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD DE LA ADMINISTRACION CENTRAL

DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI FECHA APROB

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Grafico de la Evaluación de la Vigencia 2006. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI1000:2005 Con los Resultados del análisis de evaluación, se concluye lo siguiente de cada Subsistema del Modelo Estándar de Control Interno MECI1000:2005.

SUBSISTEMA PUNTOS EVALUACIO

N NIVEL

CONTROL ESTRATEGICO

690.54 3.33 Satisfactorio

CONTROL DE GESTIÓN 727.28 3.28 Satisfactorio CONTROL DE EVALUACION

509.93 3.69 Satisfactorio

Esta evaluación se realizo siguiendo las instrucciones del Departamento Administrativo de la Función, a través del aplicativo que diseñaron para tal fin. A continuación presento el cuadro resultado de la evaluación que en este año por primera se hizo con base en los elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000:2005

Alcaldía de Santiago de CaliSistema de Control Interno - Modelo Estándar de Control Interno -

Evaluacion Total 2006

0

200

400

600

800

1000

1200

Fases

Punt

os

LverdeL.AmarilloL. RojoPuntos 2006

Lverde 1100 1100 700

L.Amarillo 880 880 560

L. Rojo 550 550 350

Puntos 2006 690,54 727,28 509,93

Control Estratégico Control de Gestión Control de Evaluación




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Rendición de Cuentas

La Rendición de Cuentas se realiza en el marco del pacto por la Transparencia de la Vicepresidencia de la Republica. Esta actividad se ha articulado con el Macroproceso de Comunicación Pública. Se realiza anualmente con el fin que la comunidad en general conozca los resultados de la gestión de la Administración Central Municipal de Santiago de Cali y su Alcalde.

La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas se entrega a la comunidad la Cartilla con la información respectiva. De esta manera se contribuye en la generación de confianza en la comunidad.

A través de la Página WEB, se atienden las consultas de la comunidad sobre el informe entregado para conocimiento general.

En la organización de la Audiencia Pública, participan varias dependencias, según el comité integrado mediante Decreto del Señor Alcalde. Para mayor comprensión de la actividad se Adjunta informe de Evaluación realizada por esta Dependencia, a la Audiencia Publica realizada en febrero de 2007. 4. POLÍTICA CALI CONTRATA BIEN Con la etapa de Diseño y Normalización del Sistema de Gestión de la Calidad, se logro la elaboración del Manual de Contratación, el cual para su implementación se articulara a la Política Cali Contrata Bien. Elaborada con el apoyo de la Cámara de Comercio de Cali.

Esta actividad complementa e impacta el Modelo Gerencial, y es el primer Proceso que pasa a la Segunda Fase de Implementación, con el fin que se incremente el nivel de credibilidad en la adecuada utilización de los recursos públicos y a generar confianza en la comunidad de una gestión transparente.

Como resultado del Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad en el cual se determinó el Macroproceso JURÍDICO – ADMINISTRATIVO, que tiene como uno de sus procesos el




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de ADQUISICION DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS. Proceso que está orientado a todo el esquema de Contratación Publica, ya esta plenamente identificado, aplicando la Metodología Institucional, y caracterizado debidamente. Concluida esta etapa, se esta en proceso de validación y aplicación práctica del Procedimiento de Contratación a través de la realización del Plan de Gestión del Cambio, en las 17 dependencias de la Administración Central (8 en el 2006 y 9 en el 2007), igualmente se remitió a la Dirección Jurídica para que como responsable de la implementación del proceso de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios en toda la Administración Central, se fortalezca con su acompañamiento de la Dirección Jurídica, la Oficina de Informática y Telemática, esta participando en la automatización del proceso, ya le fueron entregados los instructivos y formatos elaborados, con el fin de obtener la información necesaria de la suficiencia y adecuada definición del procedimiento. El proceso debe ser adoptado por el Alcalde Municipal como directo responsable. Este procedimiento hace realidad el cumplimiento de la normatividad, la participación ciudadana en los procesos de planeación y control del gasto, visibilidad y cumplimiento de la política de transparencia a fin de blindar los procesos contractuales contra la ineficiencia y corrupción.

La política esta acompañada del Manual de Contratación, en el cual están definidos todos los procedimientos e instructivos y modelos de documentos a realizar durante el procedimiento contractual.

El procedimiento contractual, será sistematizado en la plataforma tecnológica del PROYECTO WORKFLOW.

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