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INFORME DE GESTION
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
Tercer TrimestreJulio- Septiembre 2012
1
INDICE GENERAL
Presentación............................................................................................................... 3
Resultados Generales................................................................................................ 4
Logros por Areas........................................................................................................ 5
Servicio al Cliente......................................................................................................... 10Subdirección Prestaciones Económicas...................................................................... 13
Subdirección Salud....................................................................................................... 16Subdirección Administrativa y Financiera.................................................................... 19
Subdirección Prevención............................................................................................. 21Gerencia de Recursos Humanos................................................................................. 25
Consultoría Jurídica..................................................................................................... 26Comisión Riesgo y Tarifa.............................................................................................. 27
Gerencia Calidad......................................................................................................... 28Gerencia Auditoría........................................................................................................ 31
Gerencia de Tecnología.............................................................................................. 34Regional Este................................................................................................................ 36
Regional Norte............................................................................................................................................................................................................................
39
Relaciones Públicas..................................................................................................... 42
10 Principales Logros del Trimestre......................................................................... 44
2
PRESENTACION
El presente informe de gestión correspondiente a la evaluación del Plan Operativo Anual (POA) 2012; resume el desarrollo y los principales logros producidos en el Tercer trimestre Julio-Septiembre, realizando comparaciones con relación al segundo trimestre 2012, asi mismo otros comportamientos, que nos dan referencia de la situación y/o avance en los resultados alcanzados trimestralmente.
Acorde al proceso de planificación que permite expresar la Plataforma Estratégica, en objetivos institucionales en el corto, mediano y largo plazo; ésta Administradora de Riesgos Laborales Salud Segura ARLSS, ha logrado concluir exitosamente el cierre de Evaluación correspondiente al Tercer Trimestre de éste Plan Operativo Anual de Trabajo, siendo este resultado obtenido un reto mayor para la próxima evaluación.
3
RESULTADOS GENERALES
4
5
Áreas
1Dirección Ejecutiva 100%
2Calidad 100%
3Salud 98%
4Prevención 97%
596%
695%
7Auditoria 93%
8Servicio al Cliente 93%
9Gestión Humana 93%
1091%
1191%
12Regional Norte 89%
1386%
14Regional Este 82%
1575%
16Regional Sur 75%
91%
COMPORTAMIENTO TERCER
TRIMESTRE 2012 85% - 100% 80% - 84%
0% - 79%No.
Tercer Trimestre Julio/Sept
Administrativo y Financiero
Prestaciones Económicas
Relaciones Públicas
Consultoría Jurídica
Tecnología de la información
Comisión Riesgo y Tarifa
PROMEDIO INSTITUCIONAL
Fuente: Gerencia Calidad
6
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10%
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60%
70%
80%
90%
100%
100% 100% 98% 97% 96% 95% 93% 93% 93% 91% 91% 89%86%
82%
75% 75%
91%
TERCER TRIMESTREJULIO-SEPTIEMBRE 2012
7
No. Áreas
1Dirección Ejecutiva 100% 100% 100%
2Calidad 100% 100% 100%
3Auditoria 98% 87% 93%
4Prevención 96% 97% 97%
595% 89% 96%
695% 89% 95%
7Salud 94% 84% 98%
893% 88% 75%
988% 88% 91%
10Regional Norte 86% 88% 89%
11Servicio al Cliente 86% 83% 93%
12Gestión Humana 86% 87% 93%
1385% 89% 91%
14Regional Sur 81% 85% 75%
15Regional Este 81% 85% 82%
1675% 76% 86%
90% 88% 91%
COMPORTAMIENTO TRIMESTRAL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2012 85% - 100%
80% - 84%
0% - 79%Primer Trimestre Enero/Marzo
Segundo Trimestre Abril / Junio
Tercer Trimestre Julio/ Septiembre
Administrativo y Financiero
Prestaciones Económicas
Comisión Riesgo y Tarifa
Relaciones Públicas
Consultoría Jurídica
Tecnología de la información
PROMEDIO INSTITUCIONAL
PERIODOS 2009: 2012
8
AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011
70% 75% 85%
COMPORTAMIENTO POR AÑO
1er Trim. Enero-Marzo 2do. Trim. Abril-Junio
3er Trim. Jul-Sept.
10%
22%
47%
100% 90% 88% 91%
Comportamiento por Trimestre POA 2012
Logros Por Areas
9
Servicio al ClienteLOGROS:
En el trimestre Julio-Septiembre del Departamento Servicio al Cliente alcanzando los siguientes logros:
Incremento significativo 2do. Trimestres Vs. 3er. Trimestre en cuanto reportes físicos y Online recibidos de A.T./E.P. Alcanzando un total de reportes 4,843, aumento en recepción y canalización de incapacidades médicas temporal, entrega oportuna de actas policiales por los (as) afiliados, canalización y seguimientos a entrevista captada desde la entrada del caso, comparamos 12,960 Vs. servicios ofrecido en este trimestre de 14,891.
El desglose de las Certificaciones solicitadas por las partes interesadas; ver figura en la tabla comparativa que mostramos acontinuación. 95 solicitudes del 1er. TrimestreVs.140 2do. Trimestre:
10
DOCUMENTOS RECEPCIONADOSTIPOS DOCUMENTOS 2do. Trimestre 3er. Trimestre
ENTRADAS EXPEDIENTES NUEVOS 2265 2648CERTIFICADOS MEDICOS 6427 7265ACTAS POLICIALES 290 285CERTIFICACIONES DE EMPRESAS 79 54DE ALTAS MEDICAS 532 721EVALUACIONES MEDICAS FISIATRIA 226 236CEDULAS DE IDENTIDAD 1197 1487REPORTE ONLINE 1944 2195
EMISION DE CERTIFICACIONES
SOLICITANTES 2do. Trimestre 3er. Trimestre
DIDA 13 17SISALRIL 5 1EMPLEADORES 25 32AFILIADOS 32 41DEMANDAS 14 38
6 11RESPUESTAS LIBRE ACCESO A LA INFORMACION
Dando seguimiento continuo, monitoreo, al módulo en este trimestre hubo un crecimiento devoluciones a raíz de calificación al exterior de la institución, lo que provocó un aumento por falta del escaneo de la hoja investigación (INVAT), a la vez no tiene opción por este concepto de ser devuelta por Gerencia de Auditoria al Depto.Investigación (utilizando opción falta escaneado documento),msiendo comunicado esta situación inmediatamente a las aréas involucradas mediante correos, via telefónica y personal. esperando se tomen las medidas de lugar en busca de mejora a los proceso, obtuvimos un total de 104 casos desglosado acontinuación:
06 Falta Acta policial (no interesa afiliados Casos Viejo, continua en el SYSRALEP,colocar en otra bandeja).60 Tiempo Compensado (Med. Ocup.)31 Escaneo Hoja Investigación.07 Falta escaneo documentos (casos sistema viejos).
3.- Con el objetivo de brindar un mejor servicio a todos nuestros usuarios de poder accesar con mayor facilidad, confianza y transparencia a las informaciones requeridas, e interactuando en forma directa ARL y todas las partes interesadas fueron creados (2) nuevos módulos WEB herramienta que está disponible en nuestro portal; en donde podrán encontrar el estatus general del caso, declinación y pagos realizados por concepto de incapacidades médicas temporal y/o reembolsos de gastos médicos, ha sido creado “Consulta tu Caso” y “Plataforma Clientes” con acceso (PSS, ARS, Médicos donde pueden verificar de manera automática sus pagos detallando sus periodos correspondientes, sus respectivas transacciones y resumen de pagos actualizados en las fecha de su interes y/o anual y Empleadores), pueden verificar la cantidad de casos notificados AT/EP, pagos realizados por concepto de incapacidades médicas temporal y/o reembolsos de gastos médicos, tiempo promedio para solución del primer pago y/o sub-secuentes de sus empleados, consulta tu caso, y gestión de la Prevención de la empresa.
Cabe señalar el registro alcanzando un gran volumen en la creación vinculo de empleados en nuestra base de datos, receteo y claves nuevas, donde se destaca el alto crecimiento de los 1,527 servicios del trimestre anterior Vs. 6,916 del 3er. Trimeste con un de un 90%, logrando ser representativo a la orientaciones recibidas de manera eficiente y oportuna por los Representantes de Servicio, con el apoyo de esta herramienta del Sysralep Plus; que ha proporcionado de AT/EP 24/7.
11
Participación Feria en las siguientes Empresas: Mercasid 16-20 julio “Jornada de la Salud”, Metaldom 23-28 julio “Semana de la Salud”, UASD 27-28 septiembre “VII Jornada de Investigación y 1er. Seminario Nacional de la Asociación Latinoaméricana de Medicina, R.D Facultad de Ciencia de la Salud”, y Tricom 25-28 septiembre 2012 “Jornada de la Salud”.
12
SOPORTE OFRECIDO A EMPLEADORES ONLINE
TIPO DE SOPORTE 2do. Trimestre CLAVES NUEVAS 715 1687CREACION DE VINCULOS 508 3641RECETEO DE CLAVES 304 1588
3er. Trimestre
SUBDIRECCION PRESTACIONES ECONOMICAS
LOGROS
Seguimiento continuo a los expedientes que carecen de documentación para el otorgamiento de las pensiones por sobrevivencias, a través de llamadas, presencial, etc.
Amplio conocimiento por parte de empresas y otras partes interesadas sobre la entrega de las prestaciones económicas a los beneficiarios del afiliado fallecido por consecuencia de un accidente y/o del pensionado.
Gestión oportuna en las solicitides de los pagos por concepto de: Pensión por Sobrevivencia, Pensión por Discapacidad e Indemnización.
Elaboración y remisión de las nominas de pensionados por discapacidad y sobrevivencia en tiempo oportuno.
Conocimiento por parte de los pensionados por discapacidad sobre la inclusión alseguro familiar de salud.
Aplicación de los procedimientos de investigación de AT Y EP, definidos para el área, asícomo del seguimiento al instructivo de investigación.
Manejo adecuado de las herramientas tecnológicas, en la nueva plataforma decalificación del SYSRALEP PLUS, que lespermite trabajar los expedientes vía web y el manejo del escaneado de los expedientes calificados por ellos.
Seguimiento contínuo y disminución de los expedientes en proceso, manteniendo sólo en proceso aquellos en los que el interesado no ha aportado la documentación requerida.
Coordinación con el área de Salud para los casos SOS, los cuales ameritan emergencia en la calificación, para la autorización de los servicios de salud, reduciendo el tiempo amenos de dos (2), días promedios.
Alcanzamos la meta en productividad, en función a los expedientes entrantes masexpedientes pendientes. Meta alcanzada 91%, la meta propuesta es de un 90%.
Mantener la linea de tiempo por debajo de 3 días.
13
Superamos la meta propuesta en la calificación de los AT. De 3 días, alcanzando un promedio de 2.74 días por expediente calificado.
14
Días 2.74T2 2.71 2096T3 2.74 2288
7% < de 3
T2 T30
500
1000
1500
2000
2500209
6 2288
Días por Expedientes
AT Días 2.747% < de 3
Tiempo
Exp
edie
ntes
Cal
ifica
dos
Pendiente del Pendientes del Mes Período Trimestre Anterior Entrates Total Procesados % Asignados En Proceso Total
Julio-Septiembre 152 2352 2504 2288 91 45 178 223
ESTATUS Total % META(90%) 902,504 100 T2-2012 (96%) 96 Δ=9%
Procesados = 91 % 2,288 91 T3-2012 (91%) 91Pendiente 9 % 223 9
Total = 100 %
Superamos la meta propuesta para la calificación de EP,de 7 días, alcanzando un promedio de 6.63 días, por expediente calificado osea, un 3 % menos del tiempo estimado.
15
Trimestre Calificados DiasT2/2012 52 5.51T3/2012 40 6.63
T D C ≤ 7 diasTIEMPO Y PRODUCTIVIDAD NACIONAL
Localidad Dias Promedios CalificadosSede 2.74 2288Norte 1.93 2731Sur 2.45 466Este 2.87 1560Total. Nac. 2.49 7045
SUBDIRECCION DE SALUD
LOGROSDurante este período fueron recibidos 4,803. reclamaciones en el área de radicación y liquidación de cuentas médicas, en la sede central. Por un monto de RD$ 64,942,160.96. Por concepto de servicios brindados a nuestros afiliados y reembolso y pagos a empleadores.
TABLA 1.Comparación 3er trimestre de los años 2010-2011-2012 Vs. Cantidad de reclamaciones procesadas en el área de gastos médicos e incapacidad,
TABLA 2.
Gastos médicos:
TABLA 3
Tabla comparativa resumen de pagos realizados por grupo de servicios
16
GLOSAS
De acuerdo a lo establecido, se realizan informes mensuales de las glosas generadas, con el objetivo de dar seguimiento al cumplimiento de los contratos de PSS.
En relación al 3er trimestre del año 2012, comparado con 2010-2011 (3er T), se evidencia una importante disminución en los montos glosados, específicamente en el renglón de honorarios médicos. Esto se debe a las gestiones realizadas por la Subdirección de Salud, en torno a que los prestadores se ajusten cada vez más a las tarifas contratadas y al incremento de PSS con contratos.
Realizamos el comparativo de el 3er trimestre de los años 2010-2011 y 2012 en relación a las glosas generadas, logrando los siguientes resultados:
TABLA 4.EVALUACIONES MEDICAS 12, 26, 40, 52 SEM.
3er Trimestre 2012MES SEMANA
No.12SEMANA
No.26SEMANA
No.40SEMANA
No.52 Total Total Gen.
Julio 45 23 12 15 95Agosto 53 16 9 4 82septiembre 41 7 4 6 58 235
Del total de afiliados evaluados:
• 97 se encuentran en evolución conservadora• 29 en pendientes de cirugía• 100 en terapia física• 9 de alta médica 7 de las cuales fueron antes de la 52 semanas.
17
Proceso de autorizaciones:
Se realizaron 2,548 cartas de autorizaciones por atenciones médicas e ingresos a las PSS y 605 cartas para ordenes de compras de materiales de osteosíntesis, órtesis y prótesis.
Red de Prestadores:
En la actualidad se encuentran 13 contratos en procesos pendientes de firma, contamos con un total general de 97 PSS afiliadas a nuestra red, distribuidas en 27 provincias, 14 suplidores de Materiales Médicos, 25 farmacias.
Se realizaron renegociaciones y ajustes de tarifas con los siguientes centros:• Asesca (Santiago)• Especialidades medicas monseñor Nouel (Bonao)• Clínica Avanzada de Herrera (Santo Domingo).
Evaluación y coordinación de la discapacidad:
• Ingresaron un total de 103 expedientes con su alta para evaluar la perdida de capacidad laboral.
• Fueron enviados a C.M.R. 98 expedientes para evaluar, calificar y dictaminar el grado de perdida capacidad laboral.
• Fueron enviadas a C.M.R, 6 apelaciones, quienes a su vez la tramitan a C.M.N, las mismas fueron validada .
• Se recibieron de C.M.R. Evaluado, calificados y dictaminados 111 expedientes, de los cuales 14 corresponden a pensiones, 74 indemnizaciones.
• Fueron enviados a archivo sin secuelas 2 expedientes.
18
• Fueron enviados a la DIDA por no ser localizados en ninguna ocasión 3 expedientes.
• Fueron contestada a la DIDA 4 comunicaciones, en donde se nos cuestiona sobre estatus de expedientes.
• Fueron enviados a la SISALRIL sin objeción para fines de certificación 37 expedientes de los cuales se han certificado 25.
• Fueron recibidas de la SISALRIL 86 certificaciones .
• Fueron tramitado a otorgamiento de derecho 86 expedientes para que reciban los beneficios correspondientes.
19
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Logros
Durante el período de Julio – Septiembre correspondiente al Tercer trimestre del presente año, realizamos la revisión correspondiente a las actividades programadas en nuestro Plan Operativo y evaluamos el cumplimiento de las tareas, las cuales reflejan los siguientes resultados:
Al dar un seguimiento oportuno a los procedimientos, logramos realizar adecuaciones que han mejorado significativamente los resultados de respuesta a las tareas asignadas al personal.
Se realizaron tres reuniones y un taller con el personal, para la evaluación de las tareas asignadas y fueron identificados los inconvenientes que se les habían presentado para el cumplimiento de las mismas.
Plan de capacitación para este periodo, la encargada del departamento de Gestión Financiera cursó el Diplomado Gestión de Salud y Seguridad Social y el encargado de la División de Servicios Generales el diplomado de Costo y Presupuesto de Edificaciones. En el Archivo General contamos con un sistema que esta en proceso de adecuación, en donde tenemos registrado el Inventario de los documentos que conforman los reportes de los afiliados accidentados, en sus respectivas carpetas únicas, en donde reposan los soportes de Gastos Médicos y los Pagos de subsidios.
Se entrenó a una de las empleadas de la provincial de Santiago para implementar la modalidad de carpeta única en el archivo de los expedientes.
Se han aplicado las observaciones realizadas por los auditores externos. (SISALRIL)Luego de haber realizado la licitación correspondiente se seleccionó a la firma de auditores externos Segura Mercedes y Asociados, quienes ya iniciaron el levantamiento de las informaciones correspondiente al año 2012.
Fueron emitidos los informes de ejecuciones mensuales y los análisis del resultado del trimestre de cada centro de costo, evaluamos el nivel de cumplimiento de cada cuenta con sus respectivas apropiaciones en el presupuesto en curso, por lo que hemos identificado varias cuentas que no fueron contempladas apropiaciones por tal sentido hemos tenido que hacer coordinación de fondos de una cuenta a otra, para poder cubrir sus necesidades.
20
Se han realizado las visitas de supervisión y evaluación de todas las oficinas a nivel nacional,con la finalidad de cumplir con nuestro programa preventivo y correctivo de servicios generales.
Los Contratos requeridos y pendientes de Renovación de alquileres de locales y de proveedores de servicios, fueron tramitados al departamento Legal para tales fines.
La Div.Compra ha despachado todas las requisiciones que hemos recibido de material gastable a nivel nacional y se han comprado, reparado y reubicados activos para cubrir necesidades de las áreas.
Mensualmente se registran las provisiones financieras para cubrir las obligaciones futuras de las prestaciones, de acuerdo a los resultados de los Estudios Actuariales, como figuran en los estados financieros.
Se realizó la renovación de la póliza de los activos, en la que se incluyó la edificación de Santiago y los equipos de oficina que fueron adquiridos.
Además se realizó el inventario de todas las oficinas del interior del país, en donde fueron reubicados los activos correctamente y de igual forma iniciaremos con el levantamiento de los activos en la sede principal.
21
SUBDIRECCION DE PREVENCION
El objetivo de la SubDirección de Prevención es:
Promover un modelo de gestión de riesgo que garantice la prevención de los accidentes
de trabajo y la prevención y detección temprana de las enfermedades profesionales en
base a la promoción de espacios de trabajo saludables en las empresas afiliadas al SRL.
Para dar respuesta a este objetivo deberá de cumplir con una serie de funciones siendo las principales:
1. Diseñar programas permanentes de auditorias a las empresas afiliadas sobre los
Sistemas de prevención de riesgos laborales implementados en ellas.
2. Apoyar, asesorar y supervisar los programas de prevención de riesgos de las
Empresas afiliadas.
Los resultados obtenidos en el tercer trimestre del año 2012 con relación a estas
funciones fueron:
Visitas de Auditoria y Asesorías a las empresas Tercer Trimestre 2012
Meses/Años META Tercer trimestre % cumplimientojulio 15 15 100%Agosto 15 10 67%Septiembre 15 24 160%TOTAL 45 49 100% +
Visitas de Entrega de informes a las empresas auditadas Tercer Trimestre 2012
Meses/Años META Tercer trimestre % cumplimientojulio 15 13 87%Agosto 15 07 47%Septiembre 15 14 93%TOTAL 45 34 76%
22
EMPRESAS REMEDIADAS CON VISITAS DE SEGUIMIENTO
En cuanto a las visitas de remediación o seguimiento (realizadas tres meses después de la entrega de informe), cuyo objetivo es la verificación del cumplimiento de las recomendaciones expresadas en los informes, se realizaron un total de 38 visitas en el
trimestre a igual número de empresas,
Meses/Años META Tercer trimestre % Cumplimientojulio 10 09 90Agosto 10 13 130Septiembre 10 16 160TOTAL 30 38 100 % +
EMPRESAS A LAS QUE SE LES REALIZO VISITAS DE NO CONFORMIDAD POR NO HABER CUMPLIDO CON LAS RECOMENDACIONES AL MOMENTO DE LA
REMEDIACION
En cuanto a las visitas de no conformidad (realizadas tres meses después de la
remediación), cuyo objetivo es la verificación del cumplimiento de las correcciones de las no conformidades al momento de la remediación, se realizaron un total de
visitas de este tipo en el trimestre a igual número de empresas,
Meses/Años META Tercer trimestre % Cumplimientojulio 02 0 0%Agosto 02 05 250%Septiembre 02 02 100%TOTAL 06 07 100% +
23
ACTIVIDADES EDUCATIVAS Y DE SENSIBILIZACION REALIZADAS DURANTE EL TERCER TRIMESTRE 2012
En este trimestre se realizaron 159 actividades educativas y de sensibilización distribuidas, en las siguientes especificaciones:
Sobre Beneficio y procedimientos para el Acceso al Seguro de Riesgo Laboral (SRL).
Relacionadas a sobre seguridad y salud en el trabajo (SST) .
Seminarios y o charlas de capacitación, sobre SST a trabajadores del sector salud.
Drigidos a encargados de RRHH y supervisores sobre la notificación oportuna y los procedimientos para la notificación (Incluyendo llenado de formulario).
Sobre los criterios para la formación de los Comité de Seguridad y Salud en el trabajo y sobre la prevención de Riesgos Laborales a Integrantes de estos Comités.
Durante el periodo julio – septiembre 2012 se realizaron un total de 159 actividades educativas, de las cuales el 40 % (63) correspondieron al tema sobre el SRL y el 60% (96) a los temas de Seguridad y Salud en el Trabajo, observándose un incremento de
los temas relacionados a la prevención de los riesgos en las áreas.
Principales Logros:
*Fortalecimiento de las actividades de sensibilización y promoción de la implementación
de Sistemas de Gestión de la Prevención (SGP) en instituciones del sector público
(SISTAP), habiéndose realizado 24 visitas de evaluación de la Gestión Preventiva (de las
49 realizadas en el trimestre, para un 49%) en empresas de la Administración Publica.
*Se realizaron asesorías para la creación de los Comités de Seguridad y Salud en elTrabajo (CSST) al interior de las mismas dando cumplimiento a la Resolución 113-06 del MAP que ordena el desarrollo del SISTAP: se creo el CSST del Ministerio de Industria yComercio, la Corporación de Acueductos y Alcantarillado de Santo Domingo (CAASD.
24
y en el Hospital Infantil Robert Read Cabral Se inicio el establecimiento de unaexperienciade un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en un establecimiento sector Salud, siendo seleccionada el Hospital Infantil Rebert Read Cabral.
*Incremento de las actividades educativas con trabajadores coordinadas con centrales sindicales (representantes de la CNUS, CNTD, CASC, CTU, FEDOTRAZONA, FENATRAZAL, entre otros), así como Asociaciones de Empleadores como la ACIS yFECOOPCEN, realizándose actividades en el territorio nacional.
Continuación del Programa de capacitación de la Subdirección. Estamos finalizando el Curso Metodológico de Formación de Facilitadores impartido por INFOTEP.
25
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
LOGROS:
Entrega de Certificados de Carrera Administrativa a Empleados 37 en Total mes de Septiembre
Movimiento de personal con nombramiento de nuevos empleados, reajustes de sueldos, cambio de designación y ascenso, mes de Octubre a) 10 Nombramientos b) 05 Reajustes de Sueldos c) 03 Ascensos d) 03 Cambio de designación Reunión mensual con el personal de Seguridad Encuentro con los Investigadores del Interior para presentar linea de tiempo y productividad
Dar Respuesta a las tareas pendientes de la matriz del Consejo de Calidad.
Participación en las Reuniones Gerenciales
Participación en las reuniones del Consejo de Calidad mensual
Participación en las reuniones de la Comisión de Seguimien al Grado de Satisfacción del Usuario.
26
CONSULTORIA JURIDICA
LOGROS:
Entraron al Departamento 23 expedientes administrativos de sobrevivencia de los cuales se le dieron salidas de manera rápida y eficaz, sobre la remisión de los casos a lodepartamentos correspondientes en un máximo de 12 horas.
Hemos trabajado cinco (5) Contratos en general del cual dos (2) de ellos fueron de renovación de locales de las oficinas provinciales y tres (3) Contratos administrativos de servicios
La Institución en este periodo se han registrados 3 audiencias nuevas, pero en la actualidad se ventilan en los diferentes Tribunales del País, 26 audiencias, de las cuales 24 fueronconocidas en las diferentes Provincias del país y 2 en el Distrito Nacional, en este periodoestamos en espera de 3 sentencias y la demás han sido reenviadas
La capacitación de un integrante del departamento, que tiene que ver con la labor propia deldepartamento, y lo que concierne a la Ley, mediante un Diplomado de la Seguridad Social,a travéz del CNSS en INFOTE. .
27
COMISION RIESGO Y TARIFA
LOGROS
Respecto a lo que le corresponde a la Comisión de Riesgos y Tarifas en este tercer trimestre 2012, tenemos como primera tarea dar seguimiento mediante revisión a la reclasificación de categoría de riesgo a las empresas afiliadas, tenemos a bien informarles que hemos estado realizando esta actividad mediante SYSRALEP PLUS, asimismo la reclasificación de las empresas que solicitaron disminución categoría de riesgo.
CATEGORIA DE RIESGO EMPLEADORES X CATEGORIA DE RIESGO EN LA BD ARLSS
I 15,275II 11,105III 4,251IV 15,570
TOTAL 46,201
Referente a las calificaciones correctas y oportunas, así como la depuración y actualización de las empresas en la base de datos de la ARLSS; la Comisión de Riesgos y Tarifas ha logrado completar toda la información correspondiente en dicha base de datos a 1,365 empresas , así como la reclasificación categoría de riesgo en la BD de la TSS 1,365 empresas .
En este trimestre 4 empresas solicitaron disminución categoría de riesgo, de acuerdo a la actividad económica que realizan; las 4 solicitudes fueron aprobadas.
EMPRESA RIESGO COTIZABA RIESGO ACTUALYOBEL, SCM IV IIIGLOBAL VIDRIOS IV IIINEXUS RD IV ILANDMARK REALTY CORP
IV II
Continuamos creando filiales de las empresas dentro y fuera de la ciudad, lo que ayuda agilizar el proceso del reporte de los accidentes o enfermedades profesionales.
28
GERENCIA CALIDADLOGROS:
El mantenimiento y los requisitos exigidos por el SGC, nos ha mantenido realizando las siguientes actividades de importante relevancia para el logro de las actividades planteadas para este trimestre en nuestro Plan Operativo Anual como son:
Acorde con nuestro sistema de auditoría establecido y documentado en el procedimiento PR-GC-003, Procedimiento General para la Realizacion de Auditorías Internas e Instructivo General para la Realizacion de las Auditorías Internas del SGC IN-GC-001, se realizó la Auditoría Interna correspondiente al mes de Septiembre 2012 orginando 6 no conformidades y 19 observaciones. Evidenciando las aperturas de las diferentes acciones correctivas preventivas y de mejoras con su debido seguimiento.
Se han recibido No.16 quejas, las cuales han sido trabajadas, actualmente se encuentra sólo una (1) en proceso y las otras 15 han sido cerradas.
Se mantiene la encuesta de satisfacción de afiliados, que se realiza diariamente y estos resultados son tabulados y graficados generando un informe estadistico mensual. Implementando esta encuesta en la oficina provincial de Santiago generando el primer informe y enviado a la comisión para su conocimiento y seguimiento. A raiz de la auditoria Interna se graficó la tendencia de satisfacción del reglón excelente.
Año 2012Mes Porcentaje
Enero 63
Febrero 74
Marzo 67
Abril 69
Mayo 65
Junio 64
Julio 59
Agosto 68
Septiembre 60
Acumulado 65
29
Ene
ro
Febr
ero
Mar
zo
Abril
May
o
Juni
o
Julio
Agos
to
Sep
tiem
bre
Acum
ulad
o
01020304050607080
6374
67 69 65 6459
6860
65
Satisfacción según Calificaciones ExcelentesTendencia Mensual Año 2012
Porc
enta
je
Igualmente debemos destacar los logros alcanzados por la Comisión de Satisfacción de las Partes Interesadas creada por el Sistema de Gestión de Calidad, a los fines de dar seguimiento y tomar desiciones sobre los hallazgos arrojados de la encuesta de satisfacción.
Puesta en funcionamiento de la Prestación de Servicio de la Oficina del Hospital Salvador B Gautier, dotándola de los equipos informáticos, así como la herramienta tecnológica del SYSRALEP PLUS y el entrenamiento en los diferentes procesos al personal correspondiente incorporando los siguientes procesos: Investigación, Auditoría Médica, Gastos Médicos, Autorizaciones, Validación de Incapacidades Médicas.Brindis de café a los afiliados.Colocación de control de turnos (pendiente concluir).Adecuación de los mobiliarios para los afiliados, habilitación y equipamiento de los baños para discapacitados.
Con el objetivo de valorar el tiempo de los procesos, así como la demanda de los servicios se realizaron dos Levantamientos de Prestación de Servicios captando el 100% de los afiliados que acudieron a la sede.
Con el objetivo de ejercer la supervisión general definición,implementación, seguimiento, monitoreo del proceso de estandarización del sistema de gestión de calidad (SGC) de la organización, hemos trabajado diez (10) sesiones del Concejo de Calidad.
Con relación a la Planificación Institucional; hemos recibido documento final del PlanEstratégico 2012-2016, en tal sentido tenemos pendiente la formulación del PlanOperativo Anula (POA) 2013.
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Para Garantizar el cumplimiento de la Ley número 200-04, sobre Libre Acceso a la Información Pública, podemos mostrar el comportamiento de las siguientes
operaciones;
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GERENCIA DE AUDITORIA
LOGROS:
Contribuimos de manera directa al lógro de la elaboración del borrador de los procedimientos de las politicas de recobro, el cual se nombro “Procedimiento Gestión de Recobro”
Gestionamos y logramos se nos diera acceso al análisis de costo y la glosa que realizan los médicos auditores en salud con el objetivo de facilitar y agilizar la revisión de las solicitudes de pagos de gastos médicos.
Logramos Tecnología nos realizara el reporte de las solicitudes de pagos devueltas, el cual nos permite ver, cantidad de solicitudes devueltas, cantidad de veces que hemos devueltos x solicitud de pagos, el monto a que ascienden las solicitudes de vueltas y ver las informaciones por renglon de fechas.
Logramos junto a servicios al cliente detectar el origen, y a su vez corregir un incremento de solicitudes devueltas, que se produjo en la sede por falta de escanear documentos.
A travéz de la tarea seguimiento a recomendaciones de las auditorías internas, logramos dar seguimientos a todas las recomendaciones, productos de la auditoria realizada por la SISALRIL, y confirmar las soluciones que diera el área financieras a las que dependian de la ARLSS.
Logramos realizar arqueo al los fondos de la sede y corregir algunas situaciones de controles que se detectaron, fueron corregidas en un tiempo prudente por parte de las áreas involucradas.
Logramos para este trimestre mantener los tiempos establecidos en el pago de subsidos por discapacidad.
Logramos aumentar la productividad en las autorizaciones a las solicitudes de pago en un 43%.
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GERENCIA DE TECNOLOGIA
LOGROS:
En el tercer periodo 2012, la Gerencia puede mostrar los siguientes logros:
Optimización de la Infraestructura Tecnológica , aquirir y/o actualizar equipos
tecnologicos, aquirir y/o actualizar equipos de redes, adquirir y/o actualizar servidores
de aplicaciones, actualizar comunicaciones de voz y data , adquirir y/o actualizar
aplicaciones desarrolladas internamente, la ocumentación de Políticas, procesos y
procedimientos IT. Actualización y adquisición de PCS y plataforma de
ServidoresConsolidación de la Red de Data y Voz a nivel nacional Desarrollo e
implementación de los módulos y/o herramientas tecnológicos operativos.
ENTREGA BASES DE DATOS SISALRIL
Central Asterisk
Generacion informes Actuarios
Modulo Pensiones, 10 reuniones llevadas a cabo para levantamiento inicial de
información 100%
1ra- 25 de septiembre 10ma - 16 de Octubre
Dpto. de pensiones Jurídica , administrativo y financiero , evaluación al daño, auditoria
Entrenamiento al personal en el modulo correspondiente 100%
Entrenamiento servicio al cliente, plataforma de clientes
Levantamiento, módulos medición Calidad de los Procesos. (Pospuesto)
Prioridad plataforma de clientes, acuerdo con direccion ejecutiva.
Incorporar los indicadores de las diferentes áreas en plataforma tecnológica 100%
Incorporada medición tiempo promedio de gastos médicos. (Primera muestra)
Generar de manera oportuna datos estadísticos de la organización de acuerdo a los
indicadores definidos. 100%.
Datos solicitados para estudio actuarial. Entregamos el 85% el mismo día de la solicitud.
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GERENCIA COORDINACIÓN NACIONAL
Con el firme objetivo de fortalecer el desarrollo organizacional de las oficinas Regionales de la ARL, a través de las diferentes oficinas provinciales hemos logrado cumplir con las tareas presentadas a continuación, definidas en el Plan Operativo de este año:
GERENCIA REGIONAL ESTE
TOTAL DE ACCIDENTES REPORTADOS A LA ARLSS REGION ESTE, 3er trimestre 2012.-
PROVINCIAS ACCIDENTE LABORAL
ENFERMEDAD PROFESIONAL
TOTAL
SAN PEDRO DE MACORIS 119 0 119LA ROMANA 482 0 482LA ALTAGRACIA 711 0 711HATO MAYOR 40 1 41EL SEIBO 9 0 9TOTAL 1199 1 1200
TABLA 2-
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Tabla representativa de accidentes investigados y calificados por ARLSS región este, 3er trimestre 2012.-
2.1.- REPORTES INVESTIGADOS Y CALIFICADOSPROVINCIAS AT ATT AC EP TOTAL
SAN PEDRO DE M. 79 39 1 0 119LA ROMANA 300 45 0 0 345LA ALTAGRACIA 573 458 58 0 1089HATO MAYOR 33 7 0 1 41EL SEIBO 2 7 0 0 9TOTAL 987 556 59 1 1603
2.2.- REPORTES INVESTIGADOS Y DESCALIFICADOS (DECLINADOS)PROVINCIAS AT ATT AC EP TOTAL
SAN PEDRO DE M. 0 0 0 0 0LA ROMANA 0 0 0 0 0LA ALTAGRACIA 6 0 0 0 6HATO MAYOR 0 0 0 0 0EL SEIBO 0 0 0 0 0TOTAL 6 0 0 0 6
TABLA 3-
Clasificación de la lesión de los accidentes reportados a la ARLSS región este, en el 3er trimestre 2012.-
3.1.- CLASIFICACION DE LA LESION EN ACCIDENTES DE TRABAJO
PROVINCIAS LEVE MODERADA
GRAVE FALLECIDOS TOTAL
SAN PEDRO DE M.
63 17 1 0 81
LA ROMANA 300 82 1 0 383LA ALTAGRACIA 375 41 0 0 416HATO MAYOR 14 18 0 0 32EL SEIBO 3 0 0 0 3TOTAL 755 158 2 0 915
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3.2.- CLASIFICACION DE LA LESION EN ACCIDENTES DE TRAYECTO
PROVINCIAS LEVE MODERADA
GRAVE FALLECIDOS TOTAL
SAN PEDRO DE M.
20 16 1 0 37
LA ROMANA 33 50 4 0 87LA ALTAGRACIA 25 11 0 0 36HATO MAYOR 1 7 0 0 8EL SEIBO 3 3 0 0 6TOTAL 82 87 5 0 174
TABLA 4- Clasificación de atenciones de los accidentes reportados a la ARLSS región este, durante el 3er trimestre 2012.
PROVINCIASAMBULATORIO HOSPITALIZADOS TOTALAT ATT AC EP AT ATT AC EP
SAN PEDRO DE M. 76 33 01 0 04 05 0 0 119LA ROMANA 370 600 0 0 32 23 0 0 1025LA ALTAGRACIA 423 235 0 0 108 48 0 0 814HATO MAYOR 33 7 0 1 0 0 0 0 41EL SEIBO 3 4 0 0 0 2 0 0 9TOTAL 905 879 1 1 144 78 0 0
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GERENCIA REGIONAL NORTE LOGROS:
Aumentar el número de reportes de accidentes en la Región Norte, en relación al mismo trimestre del año pasado. Con la inaguración de la Sede Regional y la Oficina Provincial de Santiago, se incrementaron significativamente todos los renglones de los servicios prestados con relación al trimestre anterior.Año 2012
Atenciones Ofrecidas en la Provincial Santiago
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INCAPACIDADES RECIBIDAS
ATR-2 RECIBIDOS
CONSULTAS AUTORIZADAS
AUTORIZACION TERAPIAS FISICAS
AUTORIZACION PROCEDIMIENTOS
AUTORIZACION DE MEDICAMENTOS
AUTORIZACION MATERIAL OSTEOSINTESIS
0 1000 2000 3000
2do. TRIMESTRE3er. TRIMESTRE
En el área de gastos médicos de la oficina provincial Santiago, se reflejo una disminución, a causa de que en el mes de julio se procedió a realizar la inauguración y traslado de nuestros equipos y oficinas. De igual manera, la PSS HOMS, tiene un retraso en el envio de las reclamaciones por los cambios en los procesos de facturacion.
La Instalación del Dpto. Jurídico, en el Edificio de la Sede Regional, nos ofreció el soporte de varios casos de la región. Se ha disminuido el tiempo en las calificaciones de los expedientes a nivel Provincial.Efectuar el proceso de reasignación en menos de 24 horas, como lo previsto en el plan operativo.Agilizar el proceso de calificación de los casos de Enfermedad Ocupacional a nivel de la Región Norte, con la inclusión de los encargados que realizaron la especialidad.Traslado de las Oficinas Provinciales de Moca y Salcedo a nuevos locales.Reuniones trimestrales con la Gerencia Regional Nacional, cada cual aportando las claves para el buen desenvolvimiento de la región.Se realizó también, reuniones con los encargados provinciales, de todo lo relativo al Plan Estratégico 2012, logros y retos.Estamos dando seguimiento a los pagos de las PSS y los Médicos, en cada una de las provincias y las diferencias que puedan surgir en las mismas.Se evaluaron enfermedades ocupacionales pendientes.Damos seguimiento a las PSS contratadas de las provincias junto con el encargado, al departamento de seguros e igualas.La digilitación de la licencias medicas, se realiza en las primeras 48 horas, menos de lo programado en el POA de este año, que es de 72 horas.
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GASTOS MEDICOS 2do. TRIMESTRE 3er. TRIMESTREREEMBOLSOS RECIBIDOS 146 122RECLAMACIONES RECIBIDAS DE LAS PSS 6041 4850EXP. DEVUELTOS POR SALUD Y AUD. CORREGIDOS 158 102CASOS CAPTADOS EN LA PSS 32 39MONTO TOTAL PAGADO PSS RD$ 31,130,298.50 RD$ 13,292,908.52
Se implementó el formulario de satisfacción del usuario en todas las provincias. (Dpto Calidad).Se dictaron todas las charlas programadas por la subdirección de prevención a las distintas asociaciones y sindicatos (ACIS, Fenatrazonas,Fedotrazonas, CNUS, CASC, CNTD, Fecoopcen), además de otras realizadas por los encargados provinciales en, Universidad APEC, EDENORTE, La Aurora, Carcel de Rafey, Induveca (La Vega), Barrick Gold (Cotui), Asociación de Bananeros de Mao, Everdoor (Montecristi), Sindicato de Enfermeras del Cibao.Capacitación sobre el uso de la nueva plataforma para clientes, con las gerencias de gestión humana de las empresas de mayor reporte de AT y EP de la ciudad de Santiago.Reunión con el departamento de Salud Ocupacional de la empresa Acero Estrella, para tratar los casos e informar cuales son los requisitos necesarios para que estos sean evaluados en el departamento de Evaluación al Daño. Dos Informes de Evaluación de riesgos, quedan pendiente de este trimestre, pero se harán en el mes siguiente, (Evaluación del SEMMA y el Aeropuerto Cibao).
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RELACIONES PUBLICAS
LOGROS:Las tareas propuestas para ser desarrolladas en el tercer trimestre julio-septiembre 2012, fueron cumplidas satisfactoriamente, tomando en cuenta que el cumplimiento de algunas de ellas, se vio afectado por algunos factores, que no necesariamente dependían en su momento de nuestras disposiciones y capacidades. Sin embargo presentamos esta evaluación y entendemos que los resultados cumplen con las expectativas esperadas.
Con respecto al tema de la campaña publicitaria de la institución, el periodo aprobado por el Consejo finalizó en el mes de julio, y este departamento ha continuado con los preparativos de los spots que formarán parte del nuevo periodo publicitario, el que contará con 3 entregas: una institucional y dos con temas de prevención.
Se realizó una convocatoria y se colocó en agenda el acto de Inauguración del Nuevo edificio para la Sede Regional Norte y la Oficina Provincial Santiago. Con publicaciones en varios Periódicos impresos y digitales (Periódico Hoy, Listín Diario, El Caribe, Diario Libre, entre otros).
En el periodo evaluado tuvimos participación activa en 1 Congreso, 1 Taller, 1 Jornada y 4 Ferias:
• Congreso de la Facultad de Ciencias de la Salud “Crisis, Universalización de la Salud y la Seguridad Social”, realizado en la UASD, los días 27 y 28 de septiembre.• Taller “Prevención de Riesgos Laborales, Perspectivas y Desafíos de la Salud Laboral”, del Círculo de Periodistas de la Salud (CIPESA), los días 10, 11 y 12 de agosto en el Hotel Don Juan en Boca Chica. En esta actividad el Director Ejecutivo de la ARL, Dr. Elisaben Matos, dictó una conferencia, además de ofrecer unas palabras de apertura al evento.• Feria de la Salud del Ministerio de Educación (MINERD) realizada del 6 al 10 de agosto.• Feria de la Salud de TRICOM, realizada el 28 de septiembre.• Semana de la Salud MERCASID, del 16 al 20 de Julio.• Semana de la Salud METALDOM, del 23 al 28 de julio• Jornada Educativa de la Fundación SER, realizada el 22 de julio.
Se mantiene una actualización constante del Portal Web con las informaciones de las actividades realizadas por la institución, además se proporcionan a la Gerencia de Tecnología los archivos necesarios para la publicación en la web de los boletines Orientando. También revisamos y depuramos el listado, enviado por el Departamento de Contrataciones, de las PSS contratadas por la ARL para su colocación en el Portal.
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Se completó la rotulación en el nuevo Edificio de Santiago; se colocaron buzones de sugerencias en el Hospital Salvador B. Gautier y en la Sede Regional Norte. Además se confeccionaron y fueron entregados Displays para la sección de archivo en la Sede Principal.
Mantenemos comunicación de coordinación con nuestros anunciantes, dando a conocer las informaciones de la institución, mediante notas de prensa y artículos informativos.
Actualizamos el directorio telefónico digital, y los directorios de correos electrónicos, manteniendo comunicación con la prensa y los distintos medios de comunicación.
Hemos estado interactuando mediante las redes sociales con nuestros seguidores, mientras que esperamos readecuar los mecanismos de manejo de las mismas en un trabajo conjunto con la Gerencia de Tecnología.
Recibimos informaciones de las actividades, tanto de la Sede Central como de las oficinas provinciales, las cuales son adecuadas para su posterior colocación en el boletín y en la página web.
Realizamos mensualmente la confección de 14,000 ejemplares del boletín “Orientando”, órgano de difusión de la ARL, del que encartamos 8,000 unidades en el Periódico Listín Diario y además enviamos a diferentes instituciones y empresas vía mensajería.
Los encuentros con los diferentes medios de prensa, se ven reflejados en la constante cobertura de los diferentes órganos de comunicación, con la publicación de nuestras informaciones.
Constantemente incluimos nuevos medios para difundir nuestras promociones. Publicación Full color en la Revista bimestral “Tu Cibao” y trimestral “Urbania”.
Se mantienen las relaciones con las asociaciones y organizaciones que son de nuestro interés y se espera que en lo adelante se establezcan nuevas alianzas.
Estamos en proceso de la elaboración del Plan de Relaciones Públicas y comunicaciones y para ello hemos realizado varias reuniones.
Se identificaron los diferentes cursos y talleres de capacitación y se asignaron a cada miembro del Departamento. Posteriormente, dicha relación fue enviada a la Gerencia de Recursos Humanos.Se concluyó con la distribución de la Memoria Institucional a diferentes instituciones del estado.
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10 Principales Logros del periodo
Julio- Septiembre 2012
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10 Principales Logros• Con relación a la Planificación Institucional;concluimos los trabajos para la
realización de nuestro Plan Estratégico PE 2012-2016.
• A través de la Comisión de Satisfacción a las Partes Interesada se lograron mejorar diferentes aspectos en las prestación del Servicio con relación a la infraestructura detectadas por la encuesta de satisfacción al usuario realizada mensualmente en la sede.
• Superamos la meta propuesta en la calificación de los AT. De 3 días, alcanzando un promedio de 2.74 días por expediente calificado.
• En relación al 3er trimestre del año 2012, comparado con 2010-2011 (3er T), se evidencia una importante disminución en los montos glosados, específicamente en el renglón de honorarios médicos. Esto se debe a las gestiones realizadas por la Subdirección de Salud, en torno a que los prestadores se ajusten cada vez más a las tarifas contratadas y al incremento de PSS con contratos.
• En el Archivo General contamos con un sistema que está en proceso de adecuación, en donde tenemos registrado el inventario de los documentos que conforman los reportes de los afiliados accidentados, en sus respectivas carpetas únicas, en donde reposan los soportes de Gastos Médicos y los pagos de subsidios.
• Fortalecimiento de las actividades de sensibilización y promoción de la implementación de Sistemas de Gestión de la Prevención (SGP) en instituciones del sector público (SISTAP), habiéndose realizado 24 visitas de evaluación de la Gestión Preventiva(de las 49 realizadas en el trimestre, para un 49%) en empresas de la administración pública.
• Incorporamiento a la Carrera Administrativa a 37 empleados en el mes de Septiembre.
• Se registro en el área Jurídica 23 expedientes administrativos de sobrevivencia de los cuales se le dieron salidas de manera rápida y eficaz, sobre la remisión de los casos a lo departamentos correspondientes en un máximo de 12 horas.
• En el proceso de revisión de expediente logró aumentar la productividad en las autorizaciones a las solicitudes de pago en un 43%.
• Se completó la rotulación en el nuevo Edificio de Santiago; colocandose buzones de sugerencias en el Hospital Salvador B. Gautier y en la Sede Regional Norte. además se confeccionaron y fueron entregados Displays para la sección de archivo en la Sede Principal.
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