INFORME DE AVANCE DE PLAN DE ACCIÓN E INDICADORES DE GESTIÓN TERCER TRIMESTRE 2017GRUPO DE PLANEACIÓN

2017

INSTITUTO CARO Y CUERVO

INFORME TRIMESTRAL

OCTUBRE/2017

INTRODUCCIÓN El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad, diseñados a partir del direccionamiento estratégico y de la caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos trimestrales a la información y su respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la ejecución física de la Entidad y a establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados. A continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los procesos, correspondientes al periodo julio-septiembre de 2017 con su correspondiente resultado.

1. METODOLOGÍA El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.

La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional especializado de planeación a través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos de cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este informe se consolida trimestralmente para el seguimiento y funciona como insumo para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno y debe determinar los avances de la ejecución de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados.

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación con los líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional que se enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo, Evaluación y control, con pesos ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno, en el cumplimiento de los objetivos institucionales, tal como se ilustra en las tablas de resultados más adelante.

2

El avance de los indicadores para el tercer trimestre de 2017 en términos generales fue satisfactorio, haciendo hincapié en el desempeño de los indicadores de la facultad Seminario Andrés Bello sin embargo tras la revisión y compilación de los diferentes indicadores el grupo de Planeación realizaá aclaraciones y observaciones pertinentes para algunos indicadores que no presentan los avances esperados.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 80 % InsatisfactorioMayor o igual a 80 % y menor a 90 % AceptableIgual o mayor a 90% Satisfactorio Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los siguientes

Rango Interpretación Estado del Avance

Menor a 60 % Insatisfactorio

Mayor a 60% y menor a 70 % AceptableMayor a 70 % Satisfactorio

Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores como se muestra a continuación:

Tipo de indicador Características

Avance acumulado

Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la vigencia actualEl objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre períodos reportados.

Avance ponderadoCorresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe ser igual a 100%.

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2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

Figura 1 Mapa de procesos ICC

En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro macro procesos:

Estratégicos Misionales Apoyo Control y evaluación

A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores de gestión durante el tercer trimestre 2017 reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y Cuervo.

Nota:Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo 1 a este informe TABLERO DE INDICADORES TERCER TRIMESTRE.

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3. PROCESOS ESTRATÉGICOS En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por el proceso de Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica y gestión ambiental), Alianzas (Relaciones Interinstitucionales), y Talento Humano. En general este macroproceso tiene un cumplimiento satisfactorio y los indicadores de Gestión Jurídica han sido reportados como acción correctiva a la carencia de reportes previos.

SATISFACTORIOINDICADORES ACUMULADOS

82%

SATISFACTORIOINDICADORES PONDERADOS

100%

3.1 PlaneaciónEl proceso de Planeación presenta los siguientes resultados.

IndicadorPeriodicidad Corte Resultado

1. Formulación estratégica.

Anual Acumulado 100%

2. Revisión estratégica Anual Acumulado N.A%

3. Actualización de las herramientas de

Trimestral Acumulado 100%

4. Seguimiento Proyectos de Inversión

Trimestral Acumulado 75%

5. Transparencia administrativa

Semestral Acumulado 75%

6. Información dirigida a entes de Control

Trimestral Ponderado 100%

3.2 OrganizaciónEl proceso de organización se compone de los indicadores de Gestión de Calidad y Gestión Jurídica, y de acuerdo a lo informado obtuvo para este período evaluado los siguientes resultados:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Sistema Integrado de Gestión mejorado Trimestral Acumulado 64.8%

2. Sistema Integrado de Gestión Divulgado

Trimestral Acumulado 77.7%

1. Representación judicial en sede administrativa y judicial

Semestral Acumulado 100%

5

2. Actos Administrativos Semestral Acumulado 100%

3. Conceptos jurídicos Semestral Acumulado 100%

3.3 AlianzasIndicador Periodicidad Corte Resultado

1. Gestión, control y seguimiento sobre el estado de los convenios

TrimestralAcumulado 80%

2. Gestión de actividades interinstitucionales (ELE FOCALAE)

SemestralAcumulado 50%

3. Realización de actividades interinstitucionales

Trimestral Acumulado 90%

3.4 Talento HumanoLos seguimientos a los indicadores de Talento Humano reportan la siguiente información. Para el segundo semestre del año se ha solicitado una revisión de los indicadores puesto que estos no se modificaron a principios de año.

Indicador Periodicidad Corte ResultadoOportunidad en la respuesta a solicitudes Trimestral Acumulado 100%

Efectividad en las capacitaciones Trimestral Acumulado 69%

Cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar social e incentivos.

Trimestral Acumulado 50%

6

4. PROCESOS DE APOYOLos procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores extensa asociados a sus diferentes actividades entre las cuales el proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión Financiera, los respectivos resultados del trimestre se presentan a continuación:

En general los procesos de apoyo tienen un nivel satisfactorio con la salvedad de no contabilizar los indicadores de Gestión Documental los cuales no se reportaron y no se tienen en cuenta dentro de este cómputo. A partir del tercer trimestre se recomienda como acción correctiva y de mejora presentar los reportes correspondientes a esta área así tengan avances bajos, se sugiere implementar un plan de implementación con indicadores alineados al Plan de Acción y Plan Estratégico.

SATISFACTORIO

INDICADORES ACUMULADOS79%

SATISFACTORIO

INDICADORES PONDERADOS95.6%

4.1 FinancieroEste proceso muestra durante el trimestre un desempeño satisfactorio como se evidencia a continuación:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Planeación del Presupuesto Gastos Trimestral Acumulado 71%.

2. Planeación del Presupuesto Ingresos Trimestral Acumulado 111%

3. Ejecución del Rezago presupuestal (Reservas presupuestales)

Trimestral Acumulado 99.8%

1. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos de Personal

Trimestral Ponderado 100%

7

2. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos Generales

Trimestral Ponderado 99%

3. Porcentaje de PAC ejecutado; Vigencia Inversion

Trimestral Ponderado 90.3%

4. PAC ejecutado rezago Trimestral Ponderado 89.7%

5. PAC ejecutado de las cuentas por pagar Trimestral Ponderado 100%

1. Consolidación de la información contable Trimestral Ponderado 100%

2. Estados FinancierosTrimestral Ponderado 100%

3. Presentación de Informes externos Trimestral Ponderado 100%

4. Efectividad de obligaciones tributarias Trimestral Ponderado 100%

4.2 Tecnologías de la informaciónIndicador Periodicidad Corte Resultado

1. Soportes técnicos Trimestral Ponderado 100%

2. Administración de infraestructura Trimestral Ponderado 100%

3. Gestión de seguridad de la información Trimestral Ponderado 100%

4. Campañas de educacion tecnológica Trimestral Acumulado 100%

5. Aseguramiento de la plataforma tecnológica Trimestral Ponderado 100%

7. Ejecución de proyectos Semestral Acumulado 100%

4.3 Comunicaciones Indicador Periodicidad Corte Resultado

8

1. Difusión comunicativa (externa) Trimestral Acumulado 75%

2. Difusión comunicativa (interna) Trimestral Acumulado 75%

3. Acompañamiento agenda de eventos Trimestral Acumulado 75%

4. Desarrollo actividades comunicativas temas coyunturales Trimestral Acumulado

75%

4.4 AdquisicionesIndicador Periodicidad Corte Resultado

1. Procesos contractuales realizados Trimestral Ponderado 100%

2. Procesos contractuales publicados Trimestral Ponderado

100%

4.5 Gestión DocumentalEl Grupo de Gestión Documental se encuentra en proceso de reorganización de sus actividades y para este corte reporta sus indicadores activos, dos de los cuales se encuentran en avance insatisfactorio ante lo cual se informa que se realizará mesa de trabajo el 18 de octubre con el Archivo General de la Nación para determinar fecha de sustentación de las Tablas de Retención Documental, y a partir de dicha sustentación se podrá determinar el

avance en los demás indicadores inactivos. De persistir se debe suscribir un plan de mejora con priorización en el Plan de Acción 2018.

Indicador Periodicidad Corte ResultadoRecepción y radicación para el control de documentos

Trimestral Ponderado 100%

Actualización de las tablas de retención

Trimestral Ponderado 70%

Transferencias Documentales

Trimestral Ponderado 80%

Consultas Trimestral Ponderado 100%

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4.6 InfraestructuraIndicador Periodicidad Corte Resultado

Porcentaje de áreas adecuadas y/o construidasYerbabuena

Trimestral Acumulado 20%

Porcentaje de áreas adecuadas y/o construidasCasa de Cuervo

Trimestral Acumulado 20%

Mantenimiento de las áreas y bienes del ICC Trimestral Acumulado 40%

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5. PROCESOS MISIONALES En este apartado del informe se pueden visualizar los indicadores correspondientes a los procesos misionales de la entidad, el proceso de formación desarrollado por la unidad académica Seminario Andrés Bello (Maestrías y Educación Continua), la Gestión Editorial que contempla las actividades de la Imprenta Patriótica y el Sello editorial (Ediciones y coediciones), ELE Colombia y los servicios de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.

ELE Colombia posee un indicador con metas programadas en el tablero de Indicadores de la Presidencia de la República que evalúa y registra su seguimiento a través del Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA liderado desde el Departamento Nacional de Planeación, allí se gestiona el manejo de la información relacionada con la agenda de evaluación a indicadores del Plan Nacional de Desarrollo.

Por otro lado a los grupos de Investigaciones (Lingüística y Literatura), debido a su dinámica académica y producción que no se puede limitar a indicadores de gestión administrativos registran su información en la plataforma C-VLAC y Group Lac de Colciencias. Para presentar estos temas se dedica un informe adicional Anexo 2. Informe trimestral consolidado de investigación.

Vemos así que los resultados de los indicadores que se pueden apreciar en la Tabla No. 2 (Seminario Andrés Bello) alcanzan un rango de desempeño insatisfactorio en sus indicadores acumulados con un 58% de avance hasta la fecha del 30 de septiembre, donde sus resultados se enfocan fundamentalmente al desarrollo y puesta en marcha de los programas académicos. Actualmente se encuentra retrasada la actividad del levantamiento del procedimiento de autoevaluación para los programas de maestría y recolección de información para la autoevaluación de las maestrías lo que mantiene el promedio bajo del otro indicador. Esta situación se espera subsanar durante el último trimestre del año. De persistir se debe suscribir un plan de mejora con priorización en el Plan de Acción 2018.

Adicionalmente el indicador de ELE Colombia presenta un avance satisfactorio pero se debe tener clara la meta frente al avance obtenido a la fecha para lograr cumplir este compromiso.

Por otra parte la Gestión editorial refleja un cumplimiento aceptable pues hay un avance del 87% sobre el total de las actividades planificadas para el año, a pesar de los avances reportados se alerta en el cumplimiento de las metas propuestas en su Plan de Acción pues estas no se enviaron en las fechas acordadas a Planeación y a la fecha no se tiene oficializado el Plan Actualizado.

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Finalmente, para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus indicadores son medibles bajo criterios diferentes dadas las características de sus actividades por su grupo de trabajo tal y como lo veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva.

5.1 FormaciónMacro

procesoProceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por

proceso

MIS

ION

ALE

S

SEM

INA

RIO

AN

DR

ÉS B

ELLO

1. Educación continua 71%58%

AcumuladoInsatisfactorio

2. Procesos de autoevaluación 45%

3. Matriculas N.A

4. Docentes con doctorado(Se ajusta el nombre de este indicador debido a que no coincidía con la información de reporte)

35%Indicador que no se califica bajo el concepto de los

demás indicadores de

este informe

Observación:Se miden con corte anual y una vez finalizados los procesos de formación.

5. Deserción

0%Indicador no

porcentual más cerca a cero es

satisfactorio

ELE

CO

LOM

BIA 1. Profesores formados en el Diplomado

de Pedagogía y Didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera (ELE), de manera presencial y virtual. (Indicador Sinergia)

51.8%

Acumulado Satisfactorio

Las clases del diplomado virtual 2017-I terminaron el 25 de junio y se certificaron 85 estudiantes. Además, el 30 de julio se cerraron las inscripciones para la cohorte 2017-II del diplomado virtual, con 180 aspirantes.

5.2 Editorial

Macro proceso Proceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por

proceso

MIS

ION

AL

GES

TIO

N E

DIT

OR

IAL 1. Impresión de Proyectos Editoriales

80%Acumulado

87 %

En los indicadores acumulados.

2. Coediciones100%

Acumulado

3. Publicaciones Electrónicas50%

Acumulado

4. Publicaciones electrónicas 92%Acumulado

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5. Aprovechamiento de recursos(Este indicador se mide sobre los recursos que dispone el ICC para la Gestión Editorial para la vigencia)

100%Acumulado

6. Participación en eventos divulgativos del libro

100%Acumulado

5.3 Gestión de bibliotecas

Macro proceso Proceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por

proceso

MIS

ION

AL

GES

TIÓ

N D

E B

IBLI

OTE

CA

S

1. Adquisición de Material Bibliográfico71%

Acumulado

En general se puede interpretar el avance en el proceso como satisfactorio tras evaluar su desempeño durante el año

2. Prestación del Servicio 3% Aceptable

3. Satisfacción de usuariosIndicador de corte

anual

(No presenta reporte en este período de medición)

Los indicadores correspondientes a la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni arrojan los siguientes resultados:

El indicador de prestación del servicio se mantiene un punto por debajo de la meta establecida; a pesar de esto se sitúa en límite inferior del rango establecido. La medición del indicador en el período enero a junio arrojó un porcentaje del 2% y durante el período de julio a septiembre aumentó un punto.

"En el mes diciembre se aplicará la encuesta de satisfacción para el diligenciamiento de los usuarios se tomarán en cuenta todas las encuestas diligenciadas y una vez revisados los resultados, se evidenciara la satisfacción de los usuarios con los servicios de la biblioteca” Adicional a esta actividad se ha trabajado con el área de Servicio al Ciudadano con el objetivo de unificar las encuestas de las diferentes áreas de servicio.

5.4 Gestión de MuseosPara este último reporte de indicadores el área de Museología reporta sus avances haciendo énfasis que el incumplimiento del indicador así como durante el segundo trimestre evidenció un avance bajo, se ha recuperado un poco y se subsanará en el período restante del daño y mencionan que se ha avanzado por encima de la meta planeada en el indicador 3.

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Macro proceso Proceso Nombre del indicador

Rango de desempeño

Cumplimiento por proceso

MIS

ION

ALE

S

MU

SEO

LOG

ÍA

1. Museología 60%Acumulado

75%

2. Investigación de colecciones 67%Acumulado

3. Conservación: Piezas sometidas a procesos de conservación preventiva

124%Acumulado

4. Conservación: Estados de conservación (elaboración)

50%Acumulado

5. Registro ColeccionesLos procedimientos de registro se han postergado e iniciarán durante el tercer trimestre del año, debido a las actividades de desmontaje y montaje de las exposiciones realizadas en 2015.

66%Acumulado

6. Comunicación Educativa: Visitas guiadas

77%Acumulado

7. Comunicación Educativa: Visitantes83%

Acumulado

6. PROCESOS DE EVALUACIÓN

Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación

El equipo de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante las actividades realizadas y las 2 auditorías adelantadas que en general se han enfocado en la valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del control y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno. Este proceso refleja un avance satisfactorio y su reporte es de periodicidad semestral.

Por su parte el proceso de Control Interno Disciplinario indica que se han atendido, asistido y sustanciado todas las quejas, en pro de los intereses Institucionales. Aunque veamos que el indicador de evacuación de procesos marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que este indicador depende de que los procesos estén sujetos al procedimiento de la Ley 734 de 2002 y a los cambios de subdirección y temas procedimentales, razón por la cual no se dio terminación a ningún proceso.

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Macro proceso Proceso Subproceso Nombre del indicador Rango de

desempeñoCumplimiento por procesoPR

OC

ESO

S D

E M

ON

ITO

REO

, C

ON

TRO

L Y

EVA

LUA

CIÓ

N

CO

NTR

OL

INTE

RN

O D

E LA

GES

TIÓ

N

CO

NTR

OL

Y EV

ALU

AC

IÓN

1. Porcentaje de cumplimiento del Plan Auditorias

Este indicador es de corte semestral

Por reformulación de los indicadores

y de acuerdo al Plan de Acción del equipo de

Control Interno la primera medición

de estos indicadores se

harán semestralmente.

2. Elaboración de Informes de Auditoria

Este indicador es de corte semestral

3. Atención a las observaciones dadas por la Contraloría

Este indicador es de corte semestral

CO

NTR

OL

INTE

RN

O D

ISC

IPLI

NA

RIO

CO

NTR

OL

INTE

RN

O D

ISC

IPLI

NA

RIO

1. Oportunidad en la atención a quejas

N.AIndicador de corte semestral no se mide avance en este corte

N.A

2. Evacuación de procesos

N.AIndicador de corte semestral no se mide avance en este corte

N.A

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7. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

El seguimiento a la ejecución presupuestal se ha efectuado de maneras diversas y en distintos niveles para lograr las metas establecidas tanto en el Plan Anual de Adquisiciones, Plan Contractual así como en la programación de las metas presupuestales PAC. La revisión se realiza de forma periódica en el marco del Equipo de apoyo al Plan Anual de Adquisiciones conformado por Gestión Financiera, Gestión Contractual y Planeación en acompañamiento de la Subdirección Administrativa y Financiera; a corte del 30 de septiembre la situación de ejecución presupuestal es la siguiente para los presupuestos de inversión y funcionamiento.

COMPROMISO SIN COMPROMISO OBLIGACION SIN OBLIGACIÓN APR. VIGENTE

Funcionamiento compromisos $ 6.597.442.633 $ 66.994.901 $ 4.810.079.843 $ 1.854.357.692 $ 6.664.437.535

Inversión $ 5.343.514.345 $ 65.438.251 $ 3.769.487.560 $ 1.639.465.037 $ 5.408.952.597

Total $ 8.441.743.241 $ 3.631.646.891 $ 5.363.810.127 $ 6.709.580.005 $ 12.073.390.132

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8. OBSERVACIONES GENERALES

Las áreas de la entidad que cuentan con indicadores activos, realizaron el reporte correspondiente al tercer trimestre del 2017. La consolidación del reporte se llevó a cabo en el mes de octubre del 2017. A continuación se señalan algunas de las principales observaciones a los reportes entregados.

Un llamado de atención sobre el Indicador No. 2 de Formación ”Procesos de Autoevaluación” de la Facultad Seminario Andrés Bello que presenta un bajo nivel de cumplimiento frente a sus procesos de autoevaluación y renovación del registro calificado de las maestrías en Literatura y cultura y la maestría en Lingüística. Se debe atender con prontitud el levantamiento del procedimiento de autoevaluación y la recolección de información para la autoevaluación del programa de maestría en lingüística. Este indicador baja el promedio de los demás indicadores del proceso de formación.

Adicionalmente se presenta una solicitud de modificación al Plan de Acción Anual correspondiente al indicador de Educación Continua pues con la puesta en marcha de dos procesos de selección para las cohortes de los Diplomados en Latín y Griego se cambia la meta establecida para la vigencia.

También hay una modificación pendiente al Plan de Acción del Grupo de Gestión de Museos pues la meta de su indicador de conservación de piezas ha variado y se ha superado la meta inicial.

Se conservan las señales de alarma que llaman a la pronta implementación de puntos de control y atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección frente al proceso de Gestión Documental el cual es transversal a la entidad, pues se requiere la pronta implementación del Programa de Gestión Documental para iniciar con la organización que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014 (ley de transparencia), ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de Gobierno en línea pues el incumplimiento de normatividad para el caso de la implementación del Programa de Gestión Documental es causante de la posible pérdida de documentos e información con la probabilidad de generar poca confiabilidad e integridad de la información disponible del Instituto. De acuerdo a lo mencionado en el apartado 4.5 de este informe de persistir se debe surtir un Plan de Mejora durante el 2018 con el objetivo de atender con prioridad dichas actividades que se encuentran en rezago.

Se recomienda que el área de Comunicaciones y Prensa tenga una reorganización de la perspectiva estratégica del área y mejorar su gestión tomando responsabilidades frente a temas transversales para la institución (Ley de Transparencia, Estrategia de Gobierno en Línea) articulándose con áreas como Planeación, Gestión Documental y Tecnologías de la Información.

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Nota:

Si desea consultar a detalle la información de los Indicadores reportadas por las áreas ver anexo 1 Tablero de indicadores de gestión tercer trimestre

8. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LAS ÁREAS

Los líderes de proceso deben tener presente el cronograma de reporte de indicadores trimestral establecido desde inicios de la vigencia para organizar su esquema de reportes internos pues la demora en el informe de un área causa retraso en la compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la información que no llegue en los plazos establecidos será reportada con avance cero (0) para indicadores ponderados o el último avance reportado para indicadores acumulados del año.

Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto, después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser necesario la modificación de los indicadores que así́ lo requieran.

Los resultados deben ser socializados en cada una de las dependencias responsables del proceso, al igual las acciones de mejora.

Los indicadores de proceso deben venir acompañados del respectivo análisis de datos, si el resultado fue de cumplimiento explicar las estrategias y actividades para ese buen resultado, si estuvo en zona de alerta que faltó para lograr el cumplimiento y si se ubicó en zona de alerta cual fue la causa raíz para ese mal desempeño.

Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente deben estar disponibles para efectos de auditoría.

La oficina de Planeación enviará a principios de la vigencia el cronograma de reporte y previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de reporte que tengan lugar.

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6. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A OCTUBRE 2017El acumulado promedio de acuerdo a los objetivos de calidad relacionados a los Indicadores de gestión presenta la ejecución de acuerdo a la siguiente tabla.

Rango Estado del Avance

Proponer políticas para proteger la diversidad lingüística de la nación. N.A

Fortalecer la oferta académica del Instituto Caro y cuervo. INSATISFACTORIO49% Acumulado

Fomentar la investigación del patrimonio lingüístico. SATISFACTORIO75% Acumulado

Crear estrategias de comunicación que faciliten la divulgación de los productos y servicios del Instituto Caro y Cuervo.

SATISFACTORIO76% Acumulado

Actualizar los procesos del Instituto Caro y Cuervo de acuerdo con sus necesidades.

No aplica este período PonderadoSATISFACTORIO71% Acumulado

Propender por la excelencia administrativa y financiera.

SATISFACTORIO80% AcumuladoACEPTABLE85% Ponderado(Excluyendo Gestión Documental)

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