Informe de indicadores - MinInterior...Se consolida la información y se analiza cada uno de los indicadores. Elaboración del informe relacionando las conclusiones, observaciones

Código: EM-F-07

Versión: 01

Vigente desde: 19/07/2018

El futuro Minintenor es de todos

FORMATO INFORME DE LEY, SEGUIMIENTO Y/0

EVALUACION

DATOS GENERALES Informe de Seguimiento a los Indicadores por Proceso Institucional, con corte al cuarto trimestre de la

vigencia 2019. Tipo de Informe: De Ley X Seguimiento y/o Evaluación Nivel: Sectorial X Ministerio del Interior Dependencia Cual? Proceso Cual? Destinatarios:

Dra. Nancy Patricia Gutiérrez Castañeda, Ministra del Interior— Representante Legal.

Demás miembros del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: Dr. Francisco José Chaux Donado - Viceministro de Relaciones Políticas. Dr. Daniel Andrés Palacios Martínez - Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos. Dra. Luz Helena Mejía Perdigón, Secretaria General. Dra. Nancy Yadira Atuesta Guzmán, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

DESCRIPCIÓN Antecedentes y/o Justificación:

En atención al rol de evaluación y seguimiento a cargo de la Oficina de Control Interno — OCI, se verificó el , cumplimiento de los Indicadores por Proceso del Ministerio del Interior con corte al 31 de diciembre de 2019, con la finalidad de emitir recomendaciones que permitan el mejoramiento continuo.

Objetivo General:

Efectuar seguimiento a los Indicadores por Proceso Institucional con corte al 31 de diciembre de 2019, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Sistema de Medición.

Objetivos Específicos:

Analizar y verificar las trece (13) matrices de indicadores por proceso, correspondientes al cuarto trimestre de 2019, publicadas en la página web del Ministerio del Interior en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/indicadores-d-procesos-2019-0 por la Oficina Asesora de Planeación - OAP. Presentar el informe de seguimiento a los indicadores por proceso institucional, que resulta del análisis de la información publicada por la Oficina Asesora de Planeación - OAP, en el cual queden plasmadas las observaciones, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

Alcance:

Analizar y verificar los Indicadores por Proceso Institucional del Ministerio del Interior, así como los avances logrados con corte al cuarto trimestre de 2019.

Metodología Aplicada:

Para el desarrollo del presente seguimiento se realizaron las siguientes actividades:

La Oficina de Control Interno con el MEM20-1166-0CI-1200 del 13 de enero de 2020, solicitó información a la Oficina Asesora de Planeación - OAP sobre los Indicadores por Proceso Institucional, para lo cual la OAP con el MEM20-1639-0AP-1100 del 16 de enero de 2020, informa que los indicadores fueron publicados en la página web del Ministerio del Interior. Se consolida la información y se analiza cada uno de los indicadores. Elaboración del informe relacionando las conclusiones, observaciones y recomendaciones que se consideran oportunas.

LI

Página 1 de 15

NÚMERO DE INDICADORES REPORTADOS EN LA VIGENCIA 2019

124 128 129

79

I TRIM 2019 II TRIM 2019

III TRIM 2019

IV TRIM 2019


EVALUACION

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DESARROLLO

Analizada la información publicada por la Oficina Asesora de Planeación en la página web de la Entidad, se evidencia que durante la vigencia 2019, se incrementaron los indicadores por proceso institucional, así como se observa en la siguiente gráfica:

La variación a lo largo de la vigencia 2019, se refleja en el número de indicadores reportados por cada proceso, tal como se evidencia a continuación:

No. DE INDICADORES POR PROCESO

PROCESO NOMBRE DEL PROCESO INDICADORES

I TRIM 2019

INDICADORES

II TRIM 2019

INDICADORES

III TRIM 2019

INDICADORES

IV TRIM 2019 DIFERENCIA III Vs. IV TRIM

Procesos Estratégicos

Planeación y Direccionamiento Estratégico 11 11 11 11 0

Comunicaciones 3 3 3 3 0

Procesos Misionales

Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública 8 13 11 11 0

Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo

12 41 35 35 0

Procesos de Apoyo

Gestión del Talento Humano 5 5 12 12 0

Gestión Financiera 5 5 5 5 0

Gestión de Bienes y Servicios 3 3 9 9 0

Gestión Jurídica 2 2 2 2 0

Gestión de Tecnología 5 5 5 5 o Gestión Documental 3 3 3 3 0

Servicio al Ciudadano 14 25 24 25 1

Procesos de Evaluación

Evaluación y Mejora. 3 3 3 3 0 Gestión de Asuntos Disciplinarios 5 5 5 5 o

TOTAL 79 124 128 129 1

Como se observa en el cuadro anterior, el Procesó de Apoyo de Servicio al Ciudadano en el cuarto trimestre pasó de 24 a 25 indicadores, donde el nuevo indicador corresponde a "Nivel de distribución de proyectos 1.

11))0

radicados".

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En lo que refiere a las trece (13) matrices de indicadores publicadas por la Oficina Asesora de Planeación, fueron analizadas por cada proceso y teniendo en cuenta los rangos de tolerancia establecidos para cada uno de los indicadores, por lo cual se asume la siguiente información para poder verificar el estado de los mismos:

RANGO DE TOLERANCIA

Satisfactorio S Aceptable A

Crítico C No Aplica N/A

Sin Rango 9

En la siguiente gráfica se observa el estado de los ciento veintinueve (129) indicadores por proceso del Ministerio del Interior, con corte al 31 de diciembre de 2019:

Estado de los Indicadores por proceso con corte al IV Trimestre de 2019 Ministerio del Interior

87

12 18

Critico

Aceptable Satisfactorio

N/A

De acuerdo a la gráfica anterior, el estado de los indicadores con corte al cuarto trimestre de 2019, fue el siguiente:

El 67% de los indicadores cerraron la vigencia en rango de tolerancia satisfactorio. Al 14% se reportó como no aplica ya que en la mayoría de los casos no registraron información. El 9% de los indicadores no fue posible establecer el rango de tolerancia, ya que los rangos de tolerancia no estaban definidos o en algunos casos las variables no concordaban. El 7% no cumplió con la meta establecida, por lo tanto, se ubicó en estado critico. El 3% restante se ubicó en un rango aceptable.

De acuerdo a la información anterior, a continuación se realiza la verificación de cada uno de los procesos y el estado de los mismos:

1. PROCESOS ESTRATEGICOS:

Este proceso cuenta con catorce (14) indicadores, divididos entre los procesos de Planeación y Direccionamiento Estratégico con once (11) y Comunicaciones con tres (3), los cuales con corte al cuarto trimestre de 2019, cerraron así:

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- El 82% de los indicadores cerraron la vigencia 2019, con un estado satisfactorio. En el 9% se reportó en no aplica debido a que no solicitaron información. El 9% restante presentó estado crítico, toda vez que el indicador de ejecución presupuestal no cumplió con la meta establecida.

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Planeación y Direccionamiento Estratégico

9

Critico Aceptable Satisfactorio ?

1 o Aár 1

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Versión: 01


,/ Planeación y Direccionamiento Estratégico.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO INSTITUCIONAL - IV TRIMESTRE DE 2019

No. Indicador Tipo de

Indicador Frecuencia

Resultado del Indicador Rango de Tolerancia Oct 1 Nov 1 Dic

Procesos Estratégicos

Planeación y Direccionamiento Estratégico

1 Seguimiento al Plan de Acción EFICACIA Trimestral 100% s

2 Asesorar la proyección y actualización de las Metas de EFICIENCIA Trimestral 100% s Gobierno SINERGIA

3 Modificaciones Presupuestales Tramitadas EFICACIA Mensual ____ 100% 100% s 4 Vigencia Futuras Tramitadas EFICACIA Mensual 100% 100% 100% s 5 Vigencias Expiradas Tramitadas EFICACIA Mensual N/A N/A N/A N/A

6 Proyectos de Inversión Registrados en 9PIN EFICACIA Mensual 100% 100% 100% s 7 Programas Misionales Formulados y/o Actualizados EFICACIA Mensual 100% 100% 100% s

8 Porcentaje de proyectos de Cooperación Internacional formalizados por las dependencias ante OAP

EFICACIA Semestral 100% s

9 Porcentaje de propuestas institucionales presentadas en espacios internacionales

EFICACIA Anual 100% S

10 Porcentaje de Asesorías y Asistencias Técnicas Realizadas EFICACIA Mensual 100% 100% 100% s 11 Porcentaje de Presupuesto Ejecutado EFICIENCIA Trimestral 7749% C

Comunicaciones.


No. Indicador Tipo de Indicador Frecuencia

Resultado del Indicador Rango de Tolerancia Oct Nov Dic

Procesos Estratégicos Comunicaciones

1 Eventos noticiosos cubiertos y divulgados en los canales de comunicación Interna.

EFICACIA ...

Trimestral 100% 100% 100% S

2 Porcentaje de contenidos comunicativos de la entidad actualizados en la web (micro sitios) e intranet.

EFICIENCIA .

Trimestral 100% 100% 100% S

3 Campañas de divulgación realizadas EFICIENCIA Trirriestral 100% 100% 100% S

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EVALUACION

El 100% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un estado satisfactorio.

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Comunicaciones

3

O O III O


2. PROCESOS MISIONALES:

Los proceso misionales cuentan con cuarenta y seis (46) indicadores que se encuentran divididos en dos procesos, a saber: Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública con once (11) indicadores y el proceso de Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo con treinta y cinco (35), los cuales con corte al 31 de diciembre de 2019, cerraron de la siguiente manera:

,f Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO INSTITUCIONAL IV TRIMESTRE DE 2019

N o. IndiCador Tipo de

Indicador F recuencia Resultado del Indicador Rango de

Tolerancia Oct Nov Dic

Procesos Misionales

Definición IrrtPlementacióriy Evaluación de politica pliblica, . r

1 Nivel de cumplimiento de los eventos organizados por la Dirección de DDHH

EFICACIA Trimestral 84,00% ?

2 Nivel de cobertura de eventos organizados por la Dirección de DDHH

EFICACIA Trimestral 100% S

3 Porcentaje de entidades territoriales asistidas EFICACIA Trimestral 100% S

4 Nivel de satisfacción de la asistencia técnica EFECTIVIDAD Trimestral N/A

5 Nivel de efectividad de las asistencias técnicas en formulación de Planes Integrales de Prevención a Entidades territoriales

EFECTIVIDAD Trimestral 100% S

6 Nivel de cumplimiento de compromisos resultantes de las Asistencias técnicas a Entidades Territoriales

EFECTIVIDAD Trimestral N/A

7 Nivel de satisfacción de la asistencia técnica CALIDAD Trimestral N/A

8 Nivel de cobertura de eventos programados EFICACIA Trimestral 106,38 S

9 Costo promedio por asistencia técnica realizada EFICIENCIA Trimestral ?

10 Tasa de variación de entidades territoriales que generan acciones alineadas a Política Pública de Libertad Religiosa y de Culto.

EFECTIVIDAD Trimestral 90,63% S

11

Nivel de oportunidad en la respuesta a las solicitudes realizadas por la Corte Constitucional en el marco de la Sentencia T025 que son competencia del Grupo de Articulación

EFICIENCIA Semestral 100% S

Página 5 de 15

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Definición, implementación y evaluación de Política Pública

6

3

O O

32

E.

Critico Aceptable Satisfactorio 7 N/A

El 55% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un estado satisfactorio. El 27% se registra como no aplica ya que no reportaron información durante todo el año. El 18% no fue posible identificar el estado del indicador 1, ya que no establecieron rango de tolerancia entre 81 y 89 y en el indicador 9 no reportaron el valor de la variable A.


EVALUACION

Código: EM-F-07

Versión: 01



Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO INSTITUCIONAL. IV TRIMESTRE DE 2019




Procesos Misionales:

Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo

1 Porcentaje de revisión de iniciativas legislativas EFICACIA Trimestral N/A N/A

2 Porcentaje de conceptos sobre proyectos de ley y/o actos legislativos emitidos


3 Porcentaje de proyectos de ley y/o acto legislativo registrados en Base Datos


4 Asesorías y asistencias técnicas para la promoción de mecanismos, instancias y canales de participación.


5 Nivel de satisfacción de las personas que reciben las asesorlas y asistencias técnicas


6 Proyectos ejecutados con recursos del Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia


7 Nivel de cobertura territorial de los proyectos financiados con recursos del Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia


8 Nivel de cumplimiento de seguimientos a los organismo comunales de tercer y cuarto grado

EFICACIA Trimestral N/A N/A

9 Nivel de cumplimiento asistencias técnicas EFICACIA Trimestral N/A N/A

10 Nivel de cobertura de las Asistencias técnicas EFICACIA Trimestral N/A N/A

11 Nivel de cumplimiento de compromisos de Organizaciones comunales

EFECTIVIDAD Trimestral N/A N/A

12 Nivel de cumplimiento de eventos de participación para los pueblos indígenas

EFICACIA Trimestral N/A N/A

13 Nivel de satisfacción de capacitaciones realizadas EFECTIVIDAD Trimestral N/A N/A

14 Nivel de cobertura sobre asistentes a capacitaciones EFICACIA Trimestral 6 A

15 Porcentaje de Comunidades protocolizadas en 6 meses EFICACIA Trimestral 64,00% S

16 Porcentaje de solicitudes de inicio de consulta previa en etapa de coordinación y preparación atendidas

EFECTIVIDAD Trimestral 11,00% C

Página 6 de 15

El 63% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un estado satisfactorio. El 26% se registra como no aplica ya que no reportaron información. El 6% se reporta en estado crítico, toda vez que los indicadores correspondientes a: Porcentaje de solicitudes de inicio de consulta previa en etapa de coordinación y preparación atendidas, Promedio semestral de asistentes a Asistencias técnicas y Tiempo promedio semestral de las asistencias técnicas no cumplieron con la meta establecida. El 3% en aceptable. El 3% restante se encuentra sin rango de tolerancia debido a la ausencia de frecuencias y rangos de tolerancia en las fichas técnicas.

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Definición e implementación del Marco Legal y Normativo

22

9

2 1 1

Critico Aceptable Satisfactorio NIA


EVALUACION

Código: EM-F-07


Versión: 01


MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO INSTITUCIONAL IV TRIMESTRE DE 2019

No. Indicador Tipo de Indicador ndicador

Resultado del Indicador Rango de Tolerancia Oct Nov Dic Oct

17 Variación de los participantes en las asesorías y asistencias técnicas sobre Consulta Previa.

EFICACIA Trimestral 5614% , ?

18 Nivel de satisfacción con respecto a la asesoría y asistencia técnica CALIDAD Trimestral 4,80 S

19 Nivel de Cobertura de Eventos Realizados EFICACIA Trimestral 122,0 S

20 Nivel de cobertura a Asistencias Técnicas Entidades Públicas. EFICACIA Trimestral 19,00 S

21 Nivel de satisfacción de Asistencias Técnicas EFECTIVIDAD Trimestral 4,40 S

22 Tiempo para desarrollar una cesión de seguimiento en territorio a las alertas tempranas. EFICIENCIA Trimestral 10,00 S

23 Documentos de política pública formulados. EFICACIA Trimestral 100% S 24 Elaboración de Actas de seguimiento de CIPRAT EFICACIA Trimestral 100% S 25 Nivel de participación de eventos programados EFICACIA Trimestral 111% S 26 Nivel de satisfacción de la asistencia técnica CALIDAD Trimestral 98,55% S

27 Nivel de cumplimiento de compromisos resultantes de las Asistencias técnicas a Entidades Territoriales CALIDAD Trimestral 100% S

28 Nivel de Entidades Territoriales asistidas EFICACIA Semestral 99,34% S 29 Promedio semestral de asistentes a Asistencias técnicas EFICACIA Semestral 8,00% C

30 Calidad de la asistencia técnica EFECTIVIDAD Semestral N/A N/A

31 Nivel de cumplimiento de compromisos resultantes de las Asistencias técnicas a Entidades Territoriales EFECTIVIDAD Semestral N/A N/A

32 Tiempo promedio semestral de las asistencias técnicas EFICIENCIA Semestral 6,00% S

33 Nivel de cumplimiento de programación de asistencias técnicas semestral

EFICIENCIA Semestral 98,00% S

34 Porcentaje de usuarios satisfechos con consultas personalizadas EFECTIVIDAD Trimestral 100% S

35 Porcentaje de cumplimiento de las capacitaciones a las entidades territoriales EFICACIA Semestral 100% S

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3. PROCESOS DE APOYO:

Este proceso cuenta con sesenta y un (61) indicadores que se encuentran divididos en: Gestión de Talento Humano doce (12), Gestión Financiera cinco (5), Gestión de Bienes y Servicios nueve (9), Gestión Jurídica dos (2), Gestión de Tecnologías cinco (5), Gestión Documental tres (3) y Servicio de Atención al Ciudadano veinticinco (25), los cuales con corte al 31 de diciembre del 2019 cerraron la vigencia así:

( Gestión del Talento Humano.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO INSTITUCIONAL- IV TRIMESTRE DE 2019


Resultado del Indicador Rango de


Procesos de Apoyo

Gestión del Talento Humano

1 Cumplimiento Programa de Bienestar Social EFICACIA Trimestral 125% S

2 Cumplimiento Plan de Incentivos EFICACIA Trimestral 100% S

3 Cumplimiento Plan de Capacitación EFICACIA Trimestral 111.76% S

4 Cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo CALIDAD Trimestral 100% S

5 Cumplimiento del Plan de Capacitación en Seguridad y salud en el Trabajo, enfocado a los servidores públicos EFICACIA Trimestral 100% S

6 Satisfacción Plan de Capacitación CALIDAD Trimestral 99,37% S

7 Cumplimiento del Cronograma para la generación de la Nómina y seguridad social EFECTIVIDAD Trimestral 100% S

8 Control de investigación de accidentes de trabajo EFECTIVIDAD Trimestral 100% S

9 Porcentaje de expedición de Certificaciones laborales dentro del término reglamentado EFECTIVIDAD Trimestral 97% S

10 Cumplimiento del proceso de inducción a funcionarios nuevos EFECTIVIDAD Trimestral 100% S

11 Cobertura programa teletrabajo en la vigencia EFICACIA Anual 3% .7

12 Cumplimiento comisiones en la vigencia EFECTIVIDAD Trimestral 85,08% A

El 83% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un

El 8% en estado aceptable y el ai gcet onn rcoi oi a..

fue

8ee osnito a d

restante posible identificar su rango de tolerancia debido a que el indicador "Cobertura programa teletrabajo

presenta debilidad ya que la unidad de medida del reporte no es coherente con la formulación del indicador.

Estado de los Indicadores con corte al 11/ Trimestre de 2019 Gestión del Talento Humano

o

10

1 1

~ al, I Mil

Crítico Aceptable Satisfactorio ?

1. --- -------------------

Página 8 de 15

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Gestión Financiera

5

O O O O 4=7 0


El 100% de los indicadores para el cierre de la vigencia 2019, se encuentran sin rango de tolerancia, debido a que los responsables no reportaron información del último mes del trimestre.

FORMATO INFORME DE LEY, SEGUIMIENTO VIO

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,/ Gestión Financiera.




Resultado del Indicador Rango de


Procesos de Apoyo

Gestión Financiera

1 Nivel de PAC pagado EFICACIA Mensual 99,20% 97,49% ?

2 Porcentaje de Certificados de Disponibilidad Presupuestal registrados erradamente

EFICIENCIA Mensual 0,00% 0,00% —

3 Número de actos administrativos o contratos registrados erradamente

EFICIENCIA Mensual 0,00% 0,00% ?

4 Porcentaje de cuentas para pago con el lleno de requisitos.

EFICIENCIA Mensual 99,22% 99,72% — ?

5 Tiempo promedio en el pago de las cuentas por pagar EFICACIA Mensual 99,00% 99,00% ?

,f Gestión de Bienes y Servicios.



Indicador Frecuencia Resultado del

Indicador Rango de Tolerancia

Oct Nov Dic

Procesos de Apoyo

Gestión de Bienes y Servicios

1 Oportunidad en la realización de los mantenimientos preventivos de los vehículos del Ministerio


2 Eficacia en el consumo de combustible para los vehículos del Ministerio

EFICACIA Trimestral 49,00% S

3 Toma Física de Bienes en Servicio EFICACIA Trimestral 99,00% S

4 Depuración de bienes inservibles EFICACIA Semestral 100% S

5 Consumo de Papel EFICACIA Trimestral 46,00% S

6 Uso eficiente y racional de la Energía EFICACIA Trimestral 75,00% S

7 Porcentaje de cumplimiento de la publicación en la plataforma SECOP II de contratos y /o convenios, suscritos por el Ministerio del Interior.


8 Nivel de cumplimiento en la presentación del Reporte a la Contraloría General de la República, mediante su aplicativo SIRECI de los contratos y/o convenios suscritos por el Ministerio del Interior.


9 Porcentaje de suscripción de actas de liquidación de contratos o convenios que cuenten con toda la documentación requerida para el trámite.


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Código: EM-F-07

Versión: 01



EVALUACION

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Gestión de Bienes y Servicios

9

3 El 100% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un estado satisfactorio.

Critico Aceptable Satisfactorio

o O

El 50% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con uh estado satisfactorio. El 50% restante no fue posible identificar el rango de tolerancia, ya que para el indicador "Porcentaje de solicitudes de pago de sentencias gestionadas", la información reportada no es coherente con las variables de medición.

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Gestión Jurídica

1

O O

AM/ ÁMI/


rl

1 Gestión Jurídica.



Resultado del Indicador

Rango de

Toleran .

cla Oct Nov Dic

Procesos de Apoyo

Gestión Jurídica

1 Porcentaje de solicitudes de pago de sentencias gestionadas EFICIENCIA Semestral 466,67% ?

2 Porcentaje de conceptos de competencia de la Oficina Jurídica emitidos EFICIENCIA Semestral 74,19% S

1 Gestión de Tecnología.





Procesos de Apoyo

Gestión de Tecnología

Disponibilidad mensual promedio de 1 tecnológicos y sistemas de información los servicios , EFICACIA Mensual 238 238 238 i S

Página 10 de 15

El 60% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un estado satisfactorio. El 20% en estado crítico, toda vez que el indicador "Nivel de obsolescencia de la plataforma tecnológica" no cumplió con la meta establecida y el 20% en aceptable.

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Gestión de Tecnología

3

1 1

MIP tí'



EVALUACION

Código: EM-F-07


Versión: 01

Vigente desde: 1910712018



Indicador Frecuencia Resultado del Indicador Rango de


2 Número promedio mensual de fallas presentadas en la infraestructura tecnológica y sistemas de información por tipo de infraestructura

EFICIENCIA Mensual 4,00% 4,00% 4,00% S

3 Eficiencia en el mejoramiento de los sistemas de información

EFICACIA Mensual 100% 100% 100% S

4 Nivel de obsolescencia de la plataforma tecnológica EFECTIVIDAD Mensual 26,41% 26,41% 5,77% C

5 Nivel de Respuesta de Soporte Técnico EFECTIVIDAD Mensual 86,83% 90,84% 82,77% A

s( Gestión Documental.

MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE INDICADORES POR PROCESO INSTITUCIONAL- IV TRIMESTRE DE 2019




Oct Nov Dic

Procesos de Apoyo .-: ,rM,194VgálíjnrdarriiéritilMjar

- , ..; .

1 Porcentaje de cumplimiento en el envio de correspondencia interna


2 Porcentaje de cumplimiento en la implementación del sistema de inventarios documentales en las dependencias del MI


3 Porcentaje de acompañamiento en la coordinación de transferencias primarias


Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Gestión Documental

3

O O

II O ~ir AMIII "Ir



Página 11 de 15'


EVALUACION

Código: EM-F-07

El futuro Mininterior, es de todos

Versión: 01


st Servicio al Ciudadano.





Procesos de Apoyo

Servicio al Ciudadano

1 Porcentaje de las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y sugerencias respondidas en el Aplicativo web de PQRSD

EFICACIA Mensual 98,40% 93,27% 61,99% C

2 Porcentaje de PQRSD respondidas dentro de términos. EFICACIA Trimestral 98,40% 93,27% 61,99% C

3 Porcentaje de PQRSD devueltas por no cumplir con los requisitos mínimos para la radicación en los módulos de Atención al Ciudadano.

EFICACIA Trimestral 1,60% 2,39% 32,15% ?

4 Porcentaje de cumplimiento de la estrategia de racionalización de trámites

EFICIENCIA Trimestral 77,78% ?

5 Nivel de satisfacción de los usuarios y partes interesadas sobre la prestación de los trámites y servicios

CALIDAD Semestral N/A N/A

, '

Porcentaje de quejas URIEL tramitadas dentro del trimestre


7 Nivel de tramitación no conforme EFICACIA Trimestral 0% S

8 Porcentaje de solicitudes de información de aspirantes tramitadas por medio de la ventanilla única electoral permanente.


9 Porcentaje de trámites y servicios no conformes Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías CALIDAD Trimestral N/A N/A

.10 Eficiencia en la prestación de trámites y servicios Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías _ .

EFICIENCIA Trimestral N/A N/A

11 Tasa de variación de servicio no conforme Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías

CALIDAD Trimestral N/A N/A

12 Variación del número de organizaciones de comunidades étnicas - registradas Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y Minorías

EFECTIVIDAD Trimestral N/A N/A

13 Solicitudes de certificación respondidas EFICIENCIA Trimestral 100% S

14 Eficiencia en la atención de solicitudes de certificaciones.

CALIDAD Trimestral 100% S

15 Porcentaje de producto conforme del proceso de certificación


16 Tiempo de expedición de una certificación con visita EFICACIA Trimestral 145,34% C -- ,

17 Tiempo de expedición de una certificación sin visita EFICACIA Trimestral 37,36% C

18 Eficacia en la elaboración de Actos Administrativos dentro de los términos legales para asuntos religiosos


„ ''

Eficiencia en la prestación de trámites de personerías jurídicas especiales


20 Tiempo promedio de atención de solicitud de personerías jurídicas en días

EFECTIVIDAD Trimestral 90 S

21 Porcentaje de Llamadas efectivas EFECTIVIDAD Anual 100% S 22 Porcentaje de Categorizaciones tramitadas EFECTIVIDAD Trimestral 100% S

23 Información Centro Operativo Anti trata articulada EFICACIA Anual 100% S

24 Gestión de proyectos evaluados EFICIENCIA Trimestral 100% S

25 Nivel de distribución de proyectos radicados EFICIENCIA Trimestral 5,60% C

Página 12 de 15

Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Evaluación y Mejora

3

OO 3 o ..., ,„„,„ Igillgr



EVALUAC ION

Código: EM-F-07


Hutu or Versión: 01


Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Servicio al Ciudadano

- El 52% de los indicadores cerraron la vigencia 2019 con un estado satisfactorio. El 20% se encuentran en estado critico ya que los indicadores no cumplieron con la meta establecida. El 20% se ubicaron como no aplica ya que no reportaron información. El 8% restante no fue posible identificar el rango de tolerancia debido a que no son claros.

Critico Aceptable Satiefactodo

NIA

4. PROCESO DE EVALUACION:

Por su parte, el Proceso de Evaluación cuenta con ocho (8) indicadores, que se encuentran divididos en dos procesos, a saber, Evaluación y Mejora con tres (3) indicadores y el de Gestión de Asuntos Disciplinarios con cinco (5), los cuales con corte al 31 de diciembre de 2019, culminaron de la siguiente manera:

••7 Evaluación y Mejora.


No. Indicador Tipo de Frecuencia

Indicador

Resultado del Indicador dicador Rango de



Evaluación y Mejora

1 Nivel de cumplimiento del Plan Anual de Auditorios. EFICACIA Trimestral 100% S

2 Cumplimiento de los términos de la auditorio EFICIENCIA Trimestral 100% S

3 Acogida por parte de las áreas a las recomendaciones de la OCI. EFECTIVIDAD Trimestral 100% S


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Estado de los Indicadores con corte al IV Trimestre de 2019 Gestión de Asuntos Disciplinarios

5

0 0

AllffEr Azzir




EVALUACION

Código: EM-F-07


IM511181091 Versión: 01


,/ Gestión de Asuntos Disciplinarios.





Oct I- Nov 1 Dic


Gestión de Asuntos Disciplinarios

1 Porcentaje de procesos disciplinarios gestionados en el trimestre

EFICIENCIA Trimestral 100% S

2 Porcentaje de quejas e informes gestionados en el trimestre

EFICIENCIA Trimestral 92,31% S

3 Porcentaje de Capacitaciones ejecutadas en el trimestre

EFICIENCIA Trimestral 100% S

4 Nivel de satisfacción de los servidores públicos capacitados


5 porcentaje de procesos adelantados oportunamente EFICACIA Trimestral 100% S

CONCLUSIONES 11/0 RECOMENDACIONES

th

Entre el tercer y cuarto trimestre de 2019 se• observa un aumento en un indicador, •pasando de 124 a 125 indicadores por proceso institucional, de los cuales el 67% se ubicaron en un rango de tolerancia satisfactorio, el 14% no aplica rango de tolerancia, al 9% de los indicadores no fue posible establecer el rango de tolerancia, el 7% no cumplió con la meta establecida ubicándose en un rango de tolerancia crítico y el 3% restante se ubicó en un rango de tolerancia aceptable.

Frente a los indicadores que se reportaron como no aplica o sin rango de tolerancia, esto se debe a las siguientes situaciones:

Indicadores con cuantificación errónea de las variables fijadas. Falta de reporte de los resultados de los indicadores durante toda la vigencia 2019, o en algunos periodos. Mediciones con frecuencias diferentes a las establecidas. Falta de delimitación de los rangos de tblerancia.

Así las cosas, la Oficina de Control Interno reitera la necesidad de: Ir\11111(

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Liz athalia Roa Forero.

Maryorie Eilyn Gómez Cortes L idy Jo anna Pérez Rosas


EVALUACION

Código: EM-F-07

Versión: 04 12es de todos

5--.11441,11.111:1541.

Vigente desde: 19107/2018

> Tomar los indicadores más relevantes de cada uno de los procesos, es decir, aquellos que aporten información imprescindible para controlar, informar y tomar decisiones en el Ministerio del Interior, ya que la gran cantidad de indicadores imposibilita el propósito real de los mismos, que es el de comunicar, entender, orientar y compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la entidad.

1> Ajustar las Fichas Técnicas de los Indicadores e Informes de Desempeño, así como los informes de desempeño de los procesos, ya que:

Se evidenció diferencia en el reporte de algunos de los procesos, tanto en la ficha técnica como en el informe del indicador, frente a los datos de metas y rangos de tolerancia. Las frecuencias de medición continúan presentando debilidad, al no permitir que el seguimiento a los indicadores se pueda realizar según la frecuencia de medición establecida, ya que pese a que en la ficha técnica se puede determinar si es mensual, trimestral, etc..., en el seguimiento la matriz solo permite diligenciar la información de forma mensual, lo que dificulta la frecuencia de medición indicada, variando el porcentaje de cumplimiento del indicador. Diligenciar la matriz completamente, ya que algunos procesos no reportan toda la información requerida.

> Reportar información veraz y oportuna de los indicadores a fin de conocer el estado real de los mismos.

Aprobado 27/01/2020

Revisó

d /

sé Fra sco García endez. cina ontrol Interno Humb rto Bozzi Angel

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Documents

Informe de indicadores - MinInterior...Se consolida la información y se analiza cada uno de los indicadores. Elaboración del informe relacionando las conclusiones, observaciones