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Manual de Procedimientos
Para el Control del Proceso de Inventario
en el Almacén de Repuestos de la Empresa
Autoambar, C.A.
1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
Manual de Procedimientos
Para el Control del Proceso de Inventario
en el Almacén de Repuestos de la Empresa
Autoámbar, C.A.
Empresa: Autoámbar, C.A.
Autor: Lugo G., Diógenes José
C.I. 7.105.285
San Diego, Abril 2014
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA
Manual de Procedimientos
Para el Control del Proceso de Inventario
en el Almacén de Repuestos de la Empresa
Autoámbar, C.A.
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN _________________________________________ Asdrúbal Casas, C.I: 13.899.165.Tutor Académico _________________________________________ Fernando Contreras, C.I: 81.184.846. Tutor Empresarial
Autor: Lugo Griman, Diógenes José
C.I. 7.105.285
San Diego, Abril 2014
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INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN
1 CAPÍTULO I LA EMPRESA
1.1. Descripción de la Empresa 3 1.2. Reseña Histórica
1.3. Misión, Visión y Valores 3 4
1.4. Estructura Organizativa 6 1.5. Descripción del Departamento de Repuestos 1.6. Estructura Organizativa del Departamento de Repuestos
6 7
CAPÍTULO II EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema 2.2. Formulación del Problema
8 9
2.3. Objetivos del Informe de Pasantía 9 2.4. Justificación 11
2.5. Alcances 2.6. Limitaciones del Estudio
12 12
CAPÍTULO III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 13 3.2. Bases Teóricas 17 3.3. Definición de Términos Básicos
23
CAPÍTULO IV FASES METODOLÓGICAS
4.1. Fase I 26 4.2. Fase II 4.3 Fase III
28 29
CAPÍTULO V Análisis y Presentación de Resultados
5.1. Diagnostico Situación Actual 30 5.2. Matriz DOFA 46 5.3. Elaboración de Manual de Normas y Procedimientos 48
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES REFERENCIAS
52
59
4
0
INTRODUCCIÓN
En el mundo en que vivimos hoy en día exige de quienes dirigen las organizaciones
los conocimientos o el uso de tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de
información que le permiten una correcta toma decisiones, para asegurarla permanencia de
las empresas a largo plazo. La contabilidad es uno de los principales sistemas de
información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de los Gerentes y dueños de
negocios, así como un excelente banco de datos para producir el futuro de las empresas.
En la actualidad, dentro de las organizaciones están presentándose numerosos
problemas producto de la ineficiencia de las operaciones realizadas debido a la ausencia de
un buen sistema de control interno, siendo este el medio que asegura a los Gerentes que la
información suministrada por contabilidad sea confiable.
Toda empresa necesita de una gran diversidad de mecanismos de control, manejos y
estructuras organizacionales que acrediten así la transparencia y eficiente desempeño de las
operaciones, resaltando dentro de este marco la optimización de los procesos de la
organización, definido como una necesidad de mejoramiento y establecimiento de controles
que ayuden a resolver problemas y obtener una eficiencia operacional aunado al
cumplimiento de las políticas establecidas por la administración, con la finalidad de obtener
la dirección adecuada de las riquezas que la integran y salvaguardar el patrimonio de la
empresa. Por tal razón, la presente investigación enfoca su importancia en la presentación
de alternativas que servirán de guía para el adecuado manejo de las operaciones que se dan
origen en el almacén de repuestos, al igual que asegurar la apropiada obtención y recepción
de los mismos hasta su correcta contabilización.
En este sentido, la presente investigación tiene como propósito Proponer estrategias
para un mejor manejo del almacén en la empresa Autoámbar C.A., ubicada en la
Urbanización Industrial Los Guayos.
Asimismo, se encuentra estructurada por cinco capítulos, los cuales se detallan
como sigue:
1
Capítulo I: El problema, en el cual se expone el planteamiento del mismo, justificación de
la investigación, objetivos general y específicos del informe de Pasantía.
Capítulo II: Planteamiento del Problema, la formulación del mismo, justificación y
alcances.
Capítulo III: Población y muestra objeto de estudio, técnicas e instrumentos aplicados para
la recolección de datos, técnica de análisis de datos.
Capítulo IV: Fases Metodológicas, Diagnostico, Identificación y propuestas.
Capitulo V: Análisis y Presentación de Resultados.
Por último, se presentan las referencias bibliográficas y los anexos correspondientes
2
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Ubicación de la Empresa
Autoámbar C.A. está ubicada en la Urbanización Industrial Los Guayos Primera
Transversal No. 94-A, en los Guayos, estado Carabobo.
Autoámbar se propone lograr los objetivos estratégicos de la marca Nissan (Vehículos y
Repuestos) en el mercado venezolano. Para esto, cuenta con una sólida red de
concesionarios en todo el país. Además, están sus amplias instalaciones físicas, un personal
altamente capacitado y una fortaleza financiera, factores que le garantizan el éxito.
1.2 Reseña Histórica
En el primer semestre del año 2002 el Grupo Ámbar de República Dominicana
adquiere la representación como distribuidor exclusivo de la empresa Nissan Motor Co
Ltd., para la marca NISSAN en la Republica Bolivariana de Venezuela, procediendo
Nissan Motor Co. Ltd. el día 25 de Julio del 2002 al nombramiento y la firma del Contrato
Exclusivo de Distribución de las líneas de productos Nissan para Venezuela, con la
empresa recién constituida Autoámbar C.A, filial del Grupo Ámbar.
I.A.C.A. empresa que anteriormente tenia la distribución de la marca, no continúa
con ella.
Autoámbar, C.A. procede de inmediato a la puesta en marcha de un “Plan de
Negocio, 2002/2005”, que tiene como objetivo asegurar la consolidación y crecimiento de
la marca en el mercado Venezolano, mediante planes específicos para cada una de las áreas
de actividades contempladas en la comercialización de vehículos automotores.
Una de las partes esenciales del “Plan de negocio, 2002/2005“elaborado por la empresa
para lograr la meta de 5.000 unidades anuales a fin del 2005 vendidas en el país. Este plan,
consiste en el desarrollo y fortalecimiento de una eficiente y bien estructurada red de
concesionarios, dotadas de instalaciones adecuadas para realizar todas sus actividades,
3
personal altamente capacitado, fortaleza financiera que permita asegurar las metas de
ventas proyectadas, crecimiento y permanencia de la marca en el país.
Para lograr este objetivo, Autoámbar C.A. procedió a incrementar y asegurar un flujo
constante de unidades de los distintos modelos comercializados por la marca en el mercado,
con el fin de mantener un importante inventario de vehículos en los salones de exhibición
de los concesionarios, así como de disponer de un amplio inventario de unidades para la
venta, almacenadas en las instalaciones de la empresa como parte de su estrategia de
comercialización.
Adicionalmente, se tomaron las acciones necesarias para incrementar como en el caso
de los vehículos, la compra y nivel de inventario de piezas y componentes en el almacén de
repuestos, para asegurar el suministro constante y oportuno de los requerimientos del
mercado para las 16000 unidades que componen el parque circulante de vehículos Nissan
en el país.
1.3 Misión, Visión y Valores.
1.3.1 Misión
Crear valor en la representación y comercialización de productos y servicios
automotrices a nivel nacional, maximizando la eficiencia de nuestros recursos humanos y
tecnológicos en un ambiente de credibilidad innovación y compromiso, que exceda las
expectativas de nuestros clientes, accionistas y relacionados.
1.3.2 Visión
Ser reconocidos en el mercado Automotriz Venezolano, como una empresa
vanguardista y exitosa, que persigue con pasión el mejoramiento continuo de sus procesos,
cálida de sus operaciones y rentabilidad, distinguida por su responsabilidad social, la
valoración de sus clientes y su talento humano.
4
1.3.3 Valores
• Compromiso
• Integridad
• Alegría
• Trabajo en Equipo
• Pasión
• Perseverancia
• Calidad de Servicio
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1.4 Estructura Organizativa de la Empresa
Fuente: Recursos Humanos (2014).
1.5 Descripción del Departamento de Repuestos
El departamento de Repuestos se encarga del manejo y custodia de los repuestos
Nissan, que se importan para los vehículos de la misma marca, de manera de tener una
presencia en el mercado automotriz venezolano.
También se encarga de la Logística de entrega a Nivel Nacional de la mercancía y
solicitar a la fuente los repuestos que satisfagan la demanda de nuestros clientes.
6
1.6 Estructura Organizativa del Departamento de Repuestos
Estructura Organizativa del el Area de Repuestos
Eduardo MartinezJefe de
Almacén
Janiree DumontControl
Inventario
Iliana MorilloFacturación y Atenc.
al Cliente
Diogenes LugoSup. de Repuestos
(Pasante)
Greilys TorresFacturación y Atenc.
al Cliente
Guillermo LópezGerente de Post-Venta
Almacenistas
Fuente: Recursos Humanos( 2014).
7
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
En la actualidad, los negocios modernos han evolucionado con respecto a los procesos
relacionados con la obtención, elaboración e interpretación de la información contable
utilizada para dirigir y administrar de manera eficiente las organizaciones. Pero no todas
corren con esta suerte de poder mejorar sus procesos de información, cumplir con sus
propósitos y alcanzar sus metas, esto se debe a que muchas de estas organizaciones, no
cuentan con la documentación precisa que soporte o avale las acciones, relacionadas con las
actividades que se realizan en la empresa.
Por lo antes mencionado, muchas organizaciones han optado por documentar cada una
de las acciones que tienen que ver con el desarrollo de sus operaciones contables normales,
haciendo uso de manuales, que son una efectiva herramienta, pues permiten sistematizar
todos los procesos, controlar y evaluar la eficiencia operacional y facilitar el manejo de la
información contable y financiera por parte de la gerencia y personas interesadas para la
toma de decisiones más acertadas.
Dentro de los manuales contables, uno de los más usuales es el manual de normas y
procedimientos, ya que su propósito fundamental es el de suministrar un pronunciamiento
actualizado, conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio contable de la
empresa, además sirven como guías de acción general para aquellos a quienes se les ha
delegado responsabilidades y contribuyen con cierta seguridad a que las tareas delegadas
se cumplan eficientemente con resultados uniformes.
Dentro de este contexto, es conveniente mencionar que en las empresas los inventarios
constituyen el activo corriente más representativoy son susceptibles de grandes errores y
fraudes; por ello es importante dedicar especial atención a su manejo y control, ya que
cualquier falla, puede afectar directamente el costo de los productos vendidos y causar un
gran impacto en el resultado de las operaciones. Todo esto se traduce, en la necesidad de un
adecuado control y manejo, ya que es de suma importancia para la estructura administrativa
8
contable de una empresa, porque a través del mismo asegura qué tanto son confiables sus
estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
Existe un desconocimiento por parte de la empresa de diversos conceptos, técnicas e
instrumentos que contribuyen al manejo eficiente de los inventarios, principalmente por la
inexistencia de manuales de normas y procedimientos como guía para el desempeño de las
labores en cualquier organización.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesita de un buen manejo y
control sobre sus inventarios, que representa uno de los activos más significativos y de
mayor sensibilidad a fluctuaciones dentro del negocio. Desarrollar normas y
procedimientos que indiquen los lineamientos mas resaltantes para la salvaguarda de este
activo es fundamental en una empresa, así como también es importante cuidarlos y
protegerlos.
La situación que se presenta en esta empresa es la inexistencia de documentación
que proporcione la información necesaria para el manejo exacto del inventario físico, así
como también políticas de pedido, compra y venta que normalicen las actividades dentro
del almacén para que ayude a la regularización y manejo de la mercancía inexistente,
permitiendo así un ordenamiento adecuado de cada uno de los artículos disponibles para la
venta.
En el área de inventario de esta organización, no se mantienen registros oportunos y
organizados de la mercancía que entra y sale de la empresa, lo que trae como consecuencia
pérdida de tiempo y descontrol a la hora de realizar la toma física, así como también no
permiten descubrir si ha habido extravíos, robos, fraudes y errores durante la recepción y
posterior manejo del inventario, contribuyendo además a desvirtuar la razonabilidad de sus
cifras.
En lo que respecta al tratamiento contable, no se llevan registros para reflejar si
hubo pérdidas por daño o por deterioro o pérdidas por obsolescencia. Esto conlleva a que
no se puede determinar la regularidad de ocurrencia de dichos eventos y por consiguiente
poder crear la respectiva provisión que permita valorarlo a cifras lo mas exactas posibles.
9
Tampoco se realizan tomas físicas de inventario de manera cíclica lo que imposibilita
presentar información confiable, razonable, objetiva y oportuna del valor de los inventarios
en los estados financieros, elaborados sobre todo entre periodos cortos para fines
comparativos, evaluativos y correctivos de las cifras presentadas.
Debido a la extrema importancia que tiene la documentación de las normas y
procedimientos contables para las empresas y su difusión a través de un manual, y todas las
ventajas y beneficios que aportan a las mismas, nace la propuesta planteada a esta
investigación, la cual consiste en la elaboración de un manual de normas y procedimientos
contables para el manejo de los inventarios de la empresa Autoámbar C.A., Empresa del
sector comercial dedicada a la compra de repuestos automotrices y venta de los mismos sin
cambiar su forma básica o sin adelantar ningún proceso de transformación.
Un manual de normas y procedimientos contables que sea debidamente redactado,
de fácil manejo e interpretación, que permita llevar un orden y uniformidad en las acciones
a seguir para la realización y valoración de los inventarios que a su vez le ayudara a la hora
de toma de decisiones de importancia en materia de políticas de inventario.
2.2 Formulación del Problema
¿Qué factores debe tener un Manual de Procedimientos para mejorar el control del Proceso
de Inventario en el Almacén de Repuestos de la empresa AutoámbarC.A.?
2.3 Objetivos del Informe de Pasantía
2.3.1 Objetivo General
Elaborar un manual de procedimientos para el control del proceso de Inventario en el
Almacén de Repuestos de la empresa Autoámbar, C.A
10
2.3.2 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual del proceso de Inventario en el Almacén de
Repuestos de la empresa Autoámbar, C.A
• Identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y oportunidades del proceso de
Inventario en el Almacén de Repuestos de la empresa Autoámbar, C.A.
• Elaborar un manual de procedimientos para el control del proceso de Inventario en
el Almacén de Repuestos de la empresa Autoámbar, C.A.
2.4 Justificación
Debido a los extra costos que se generan y la poca fiabilidad del Inventario teórico,
aunado a la gran cantidad de puntos negativos de auditoría presentados por el manejo de
Inventario en la empresa Autoámbar C.A., se considera relevante realizar un Manual de
Procedimientos para mejorar el control del Proceso de Inventario en el Almacén de
Repuestos, ya que esta área es de principal importancia para el funcionamiento de la
empresa.
Siendo esto de vital importancia, debido a que promueve la eficiencia, asegura la
efectividad y previene que se violen las normas y los principios contables establecidos en la
empresa.
En este mismo orden de ideas, este informe beneficiara a la organización mediante
un procedimiento estandarizado para el control de Inventario y así presentar una
Información Contable fiable y oportuna.
El control interno contribuye al incremento del buen prestigio de la organización,
ayuda a mejorar el clima organizacional y protege a la organización de las pérdidas
innecesarias.
Además de esto, es de vital importancia dado que lo interesante es que está en todo
lo que la organización requiera mejorar y/o proteger, para una eficiente gestión (personas,
11
activos y operaciones). Por otra parte, permite fortalecer al pasante sus conocimientos
académicos sobre una realidad laboral, para aportar recomendaciones que ayuden a mejorar
los procesos de la empresa, servirá de antecedente para futuros informes y se insertara en
una de las líneas de estudio.
Con respecto al contexto empresarial y social también procura resolver
problemáticas similares o semejantes. En este sentido, la aplicación de medidas de control
interno tiene como finalidad el desarrollo de acciones que permitan satisfacer las
interacciones entre los involucrados.
En otro orden de ideas, este informe se justifica porque representa un antecedente
importante para futuros trabajos de grado que se relacionen con planes estratégicos,
controles internos y mejoras en los procesos, constituyendo un valor agregado al
conocimiento que se imparte en la Universidad José Antonio Páez.
2.5 Alcance
El presente Proyecto estudiara la manera de mejorar los procesos del registro de Inventario
y la fiabilidad del Inventario Teórico en la Empresa Autoámbar C.A.
Esteproyecto abarcara el Almacén de Repuestos de la Empresa Autoámbar C.A.
2.6 Limitaciones del Estudio.
Entre las limitaciones de este estudio se presentan.
- Gran cantidad de partes registradas en el almacén.
- Personal dedicado solo a esta actividad.
- Disponibilidad de registros.
12
CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1Antecedentes
De acuerdo a lo establecido por Córdova (2007), los antecedentes de la investigación;
consisten en “una síntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el
problema formulado, con el fin de determinar el enfoque metodológico de las
investigaciones realizadas con anterioridad” (s.p.) Es por esto que a continuación se
presentan los trabajos de investigación que sirven de soporte para el presente estudio.
Cordero, Corona y Lozada (2011), elaboraron una investigación denominada
“Propuesta de diseño de los procesos de control para el óptimo manejo del almacén
inventarios. Caso: Sbs Sport Business, C.A división Magallanes” (Universidad de
Carabobo).
Para logar los objetivos planteados, se llevó a cabo una investigación basada en un
diseño de campo no experimental, de carácter descriptivo proyectiva, que se realizo con la
finalidad de resolver la problemática existente en la organización con respecto a las
acciones de control del almacén-inventarios, ya que éstas no se ejecutan de la manera
adecuada. Los objetivos propuestos se basaron en el estudio de los procesos actuales de
13
control, el análisis de las características del rubro de inventarios y por último la propuesta
de procesos de control.
La muestra de estudio fue de 5 personas, para la recolección de los datos se aplicó
un cuestionario de veintiséis preguntas cerradas, una entrevista estructurada de catorce
preguntas abiertas, y se utilizó la observación directa con la intención de diagnosticar la
situación actual de la empresa. Para el diseño de los procesos de control para el manejo del
almacén-inventarios, se planteó la creación de un nuevo cargo, la modificación de los
procedimientos de requisición, recepción, almacenamiento y despacho de la mercancía, y
documentos de control.
Este antecedente se relaciona con el estudio, ya que el mismo busca la implementación
de controles fundamentales para asegurar los inventarios; de esta forma mejorar la gestión
administrativa, permitiendo una mayor calidad y cantidad de información relevante para la
toma de decisiones y determinar los recursos con los que cuenta la empresa, mediante un
ajustado diseño de controles administrativos que pueda ser útil para mejorar su gestión y
operatividad.
Por su parte Rodriguez y Zambrano (2010) presentaron un trabajo titulado
“Propuesta de una herramienta gerencial que logre optimizar el manejo y control de
los inventarios en el área de almacén de la empresa American Brake Component
ABC, C.A. ubicada en Valencia – Estado Carabobo” (Universidad de Carabobo).
El presente trabajo de grado fue apoyado, por una investigación descriptiva ya que
permite indagar sobre las característica predominantes de la situación actual del objeto de
estudio, también se ubica bajo la modalidad de proyecto factible buscando la creación de
estrategias que sirvan de base operativa para solucionar el problema. En este sentido, se
obtuvieron datos directamente de la realidad, utilizando las técnicas de la encuesta y
observación, aplicando el instrumento del cuestionario a toda la población que está
conformada por 13 personas, siendo esta pequeña se puede obtener información concreta y
exacta. Se concluyo que la empresa presenta debilidades en el ciclo de almacén en cuanto
no existe normativa y procedimiento para el buen funcionamiento del mismo.
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De acuerdo a las debilidades que se plantearon los autores recomendaron una
adecuada ejecución de las actividades, que establezcan ciertos procedimientos de Control
Interno, como es la limitación de responsabilidades, segregación de funciones, rotación de
deberes, toma física de inventarios, personal calificado, canales de comunicación y llevar el
procedimiento de cada transacción conservando los documentos en buen estado y en
función de sus objetivos.
Esta investigación se tomó como antecedente, debido a que muestra un plan estratégico
basado en el manejo y control de inventario, el cual aportará mejoras en los procesos
involucrados para que estos se logren llevar de manera coordinada y eficiente.
En el mismo orden de ideas, Ambrosio y Gamboa (2010) realizaron un trabajo cuyo
nombre fue “Propuesta de Rediseño de los procesos de control de los inventarios de
mercancía de la empresa Tecni Ruedas de Valencia, C.A” (Universidad de Carabobo).
La presente investigación se baso en el estudio de los procesos actuales de control,
el análisis de las características del rubro de inventarios y por último la propuesta de mejora
de procesos, con la finalidad de resolver la problemática existente en la organización, ya
que las acciones del control de los inventarios no se ejecutan de la manera adecuada.
La muestra de estudio fue de ocho personas, para la recolección de los datos se
aplicó un cuestionario de veinte preguntas cerradas, una entrevista estructurada de diez
preguntas abiertas, y se utilizó la observación directa con la intención de diagnosticar la
situación actual de la empresa. Para el rediseño de los procesos de control de los inventarios
planteó la creación de un nuevo cargo, la modificación de los procedimientos de
requisición, recepción, almacenamiento, y despacho de la mercancía, una nueva estructura
organizacional, documentos de control, y se establecieron de flujogramas de estos procesos.
Todo lo antes mencionado, se vincula con el Informe de Pasantía, ya que la empresa
Autoámbar C.A., también presenta fallas en el rubro de los inventarios y porque se plantean
diferentes actividades buscando la modificación en los procedimientos para el control de los
inventarios de la organización.
Walo F. (2010), desarrolló un trabajo especial de grado denominado
“Procedimientos para Mejorar los Procesos Contables de los Inventarios de la
15
Empresa Saldi C.A.”, del municipio Valencia, Estado Carabobo. De los resultados
obtenidos para el momento de presentado el estudio, se diagnosticó una situación en cuanto
al manejo de inventarios en el área de almacén, determinando así debilidades del proceso
tales como la carente transmisión de la información por parte del personal involucrado en el
mencionado proceso y el departamento de contabilidad, para su registro contable. Con la
implementación de la propuesta se verán beneficiados en los procesos, obteniendo control
del manejo del inventario, información actualizada sobre las existencias y minimización de
errores en la toma de decisiones.
El Trabajo Especial de Grado antes mencionado, sirvió de base para el desarrollo de
la investigación presentada, al aprovechar el análisis de los procedimientos que se aplican
en SALDI C.A., respecto a la entrada, organización y salida del inventario del almacén y
compararlo con los existentes en Autoámbar C.A. para mejorar el manejo de los inventarios
dentro de la estructura del control en el proceso.
Por último, Carrera y Gomez (2010) en su trabajo de grado titulado “Diseño de un
sistema de información administrativo contable para el control de inventarios de
productos perecederos para el Hotel Napoli, ubicado en Tucacas, Estado Falcón”
(Universidad de Carabobo)
El siguiente estudio se realizó bajo la modalidad de proyecto factible; apoyado en
una investigación de campo y revisión documental y como unidades de estudio se tomaron
las 8 personas que laboran en el área de Administración del hotel caso de estudio, a las que
se aplicó un cuestionario tipo Escala de Licker, conformado por 25 ítems con diferentes
alternativas de respuesta. Los datos recolectados permitieron diagnosticar la situación del
sistema de administrativo contable y concluir que la empresa carece de un sistema
informativo bien estructurado que permita un manejo contable adecuado de los inventarios
de productos perecederos por lo que no se encuentra con la emisión de información
confiable que apoye la toma de decisiones para la compra de estos insumos.
Muchos de los procesos son registrados de manera manual, se observa atraso en el
registro y proceso de las transacciones contable lo que ocasiona un manejo ineficiente de
los recursos. Luego, de analizada la factibilidad y determinada la viabilidad del proyecto se
16
presenta una propuesta para la estructura del sistema de información para el control de
inventarios de productos perecederos, recomendando a la empresa y su incorporación, junto
con la adquisición de sistemas informáticos para el registro y procesamiento de las
transacciones que se producen diariamente.
La relación con esta investigación, radica en la importancia de un sistema de
información que aporte datos confiables, ya que la ausencia de ésta puede conducir al manejo
ineficiente de recursos y la insatisfacción del cliente afectándose todo el proceso operacional de
la organización. Los sistemas de información deben producir datos confiables y a tiempo para
poder garantizar el normal desenvolvimiento de las actividades de la organización permitiendo
a su vez controlar el uso de los recursos materiales y financieros.
3.2 Bases Teóricas
Córdova (2007) indica que en las bases teóricas:
Se presenta toda la información principal y complementaria relacionada con el tema
del proyecto de investigación. Por regla general, en esta sección de la investigación, se trata
de definir conceptos y ampliar los datos e informaciones sobre la problemática abordada y
los factores que la constituyen. Es decir que se presenta información textual o documental
sobre las variables en estudio, y puntos que tengan estricta relación con estas, para ampliar
el conocimiento sobre las mismas.
La información de las Bases Teóricas, se puede seleccionar en: a)
enciclopedias, b) diccionarios, c) programas de computación, d) folletos, e)
trípticos, f) dípticos, g) publicaciones periódicas, h) revistas especializadas.
(s.p.)
Teoría de Manuales
Para Lázaro, V. citado por Catacora, F. (1997; 315), plantea que los manuales
“representan un medio de comunicar decisiones de la administración, concernientes a
organización, políticas y procedimientos”.
17
Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas. También incluye los cargos que intervienen en el proceso precisando su
responsabilidad y participación.
Importancia de los Manuales
La creación e implementación de los manuales dentro de una organización, surge por
la necesidad de documentar las actividades desarrolladas por los empleados, de esta forma
las personas involucradas en el proceso pueden tener acceso a la información y al mismo
tiempo, la misma pueda ser aplicada correctamente.
Al respecto cabe citar a Catacora, F. (1997), quien plantea que la documentación de
los sistemas se realiza por las siguientes razones:
• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.
• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas,
normas, procedimientos, funciones y autoridad.
• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.
• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
• Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
• Normalizar el desarrollo de las tareas.
• Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso. (p. 95)
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas, que contribuyen a
la normalización de las operaciones y documentación de la empresa. Estos a su vez,
benefician tanto al personal como a la compañía, evita la concentración de información en
una sola persona, y facilita el desarrollo de las funciones de todo el personal vinculado con
el proceso, indistintamente que sea un empleado nuevo o no.
Tipos de Manuales
Los diferentes tipos de manuales dentro de una empresa pueden variar de acuerdo a su
finalidad. Según Catacora, F. (1997), una clasificación de los manuales en el contexto de la
organización es el siguiente:
18
De sistemas, métodos y procedimientos manuales:
• Específicos:
Manuales de Técnicas
Este tipo de manual, se enfoca en la explicación de pautas dirigidas que deben seguirse
para el desarrollo de una técnica específica.
Manuales de actividades
En este caso, este manual está dirigido a determinar y explicar al personal, los pasos a
seguir en las diferentes situaciones y/o escenarios de trabajo.
• Genéricos:
Manuales de organización
A través de este manual, se detalla los aspectos que abarca la estructura de la
organización, áreas relacionadas, responsabilidad de los empleados, y su desarrollo se
efectúa con la ayuda de los organigramas y la descripción de los cargos.
Manuales de políticas
Este tipo de manual está enfocado en los lineamientos a seguir dentro de una compañía,
es decir, son normas que en forma declarativa, marcan pautas específicas de acuerdo al
departamento donde se encuentre.
Manuales de normas y procedimientos
Esta clasificación se refiere a los tipos de manuales dirigidos a explicar las pasos a
seguir, en forma detallada y específica, en los diferentes procesos que se desarrollan en una
compañía, de acuerdo a la relación responsable/acción.
El desarrollo del presente estudio, se enfoca dentro de la clasificación de un “Manual de
Normas y Procedimientos”, debido a la necesidad de documentar los procedimientos de la
empresa Comercializadora SP 2011, C. A. En tal sentido, Catacora, F. (1997), expresa que:
A través de los manuales tienen como objeto sistematizar las
relaciones entre los integrantes de una organización, instruir a los
19
empleados en distintas áreas de la organización, servir de guía para
los empleados en la ejecución de sus trabajos y por último en la
evaluación de la eficiencia operacional. (p. 105).
Un Manual de Normas y Procedimientos, contiene información y ejemplos de
formularios y autorizaciones, al mismo tiempo que contribuye al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa, y permite conocer el funcionamiento de las
organizaciones ya que en ellos se describen las tareas, ubicación, requerimientos y los
puestos responsables de su ejecución, lo cual facilita el adiestramiento y capacitación del
personal.
De igual forma, los manuales de normas y procedimientos contribuyen a la eficiencia
de los empleados, señalando cuáles son sus actividades y como desarrollarlas, evitando
duplicidades en los procesos y ayudando a determinar de forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.
Inventario
Ramírez (2007) indica que “El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que
tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la
fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados” (p.02).
Por lo tanto, los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
En tal sentido, Ramírez (2007) expresa que la contabilidad para los inventarios forma
parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del
inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en
20
sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Administración de Inventario.
Ramírez (2007) expresa que la administración de inventarios consiste en lograr la
eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del la mercancía
de acuerdo a su clasificación y del tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de
todo esto se determinarán los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable,
pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para
mejorar o mantener dicha situación.
De igual forma, el mismo autor indica que la administración de inventario, en
general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.
De igual manera, el inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la
entrega pueden ser instantánea, por lo tanto se debe contar con existencia del producto a
las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta
que termine el cargo proceso de producción. Un buen manejo de inventario permite
además, hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé
ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente
para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la
demanda inesperada.
Por lo anterior expuesto, se puede indicar que: la administración de inventario es
primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que
21
le va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel
óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos
que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad
razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario,
con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la
política de la administración de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría
adecuada.
3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario.
5. Satisfacer rápidamente la demanda.
6. Recurrir a la informática.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no
están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La
administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de
ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al
fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los
inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal
sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario son,
los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qué
punto se podrían minimizar estos costos.
22
Procedimiento
Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como
dos o más personas realizan un trabajo. Los procedimientos que se usan dentro de una
organización, generalmente son informales y los podemos observar fácilmente a través de
las costumbres y hábitos de las personas.
Según Gómez, G. (1997; 127), “un procedimiento puede considerarse como la
sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen
en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica”.
Los procedimientos permiten al usuario seguir tranquilamente por un camino seguro
previamente probado, y a su vez ofrece oportunidades de mejorar las actividades del
proceso.
3.3 Definición de TérminosBásicos
Almacén: instalaciones que mantienen productos en existencia y es considerado
punto de distribución de la empresa.
Auditoría : técnica de control, dirigida a valorar el control interno y la observancia de los
Principios Profesionales de Contabilidad Generalmente Aceptados, comprende un examen
independiente de los registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una empresa
para apoyar la opinión experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros.
Control: consiste en inspeccionar y comprobar los procesos, también regula el
funcionamiento de otro orden dentro del mismo sistema funcional.
Control de Inventario: mantener el nivel óptimo de existencia en los almacenes de
materia prima o la mercancía disponible para la venta.
Control Interno: sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los
planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por la respectiva empresa, con el fin de asegurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
23
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Despacho: salida de los productos del almacén, y da por concluido la función de
almacenaje y conservación.
Evaluación:consiste en llevar a cabo juicios acerca del avance y progreso de cada
actividad, aunque la prueba usada no se retenga siempre como la más adecuada.
Inventarios:son bienes constituidos por adquisición, en proceso de elaboración o
terminados, bien sean para consumo o para su comercialización.
Inventario final: mercancías existentes al final del periodo.
Inventario físico: conteo sistemático de todas las mercancías disponibles, seguido por la
aplicación de precios unitarios a las cantidades contadas y el desarrollo de un valor
monetario para el inventario final.
Inventario inicial: mercancías que quedan del periodo anterior
Manual: herramienta utilizada para comunicar y documentar procedimientos contables y
no contables.
Norma: regla que se debe seguir o a que se debe ajustar una conducta.
Organización: es la unión voluntaria de una serie de individuos, relacionados por múltiples
vínculos contractuales y que se encuentran bajo la dirección y coordinación de una
autoridad directiva.
Procedimientos: se refiere al conjunto de pasos que tiene una entidad, que se desarrollan
en secuencia y en forma sistemática para el logro de los objetivos.
Procedimientos de control: son aquellas políticas y procedimientos además del ambiente
de control, que la administración ha establecido para lograr los objetivos específicos de la
entidad.
24
CAPITULO IV
FASES METODOLÓGICAS
El marco metodológico es el apartado del trabajo que dará el giro a la investigación,
es donde se expone la manera como se va a realizar el estudio, los pasos para realizarlo, su
método. De esta manera, Romero (2007) explica que “la metodología del proyecto incluye
el tipo o tipos de investigación, las técnicas y procedimientos que serán utilizados para
llevar a cabo la indagación. Es el "cómo" se realizará el estudio para responder al problema
planteado”(p.2). Por tal motivo, a continuación se define el marco metodológico del
presente informe de pasantías.
4.1 Tipo y Diseño de la Investigación
El presente Informe de Pasantía se considera como un proyecto factible, debido a que
tiene como finalidad proponer estrategias que permitan mejorar el sistema de control
interno existente en la empresa Autoámbar, C.A. en el área de almacén e inventario; por tal
motivo, es conveniente señalar que de acuerdo al manual de la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador (2006) :
El proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible a un problema de tipo práctico para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de tipo documental y debe referirse a la formulación de políticas, programas, métodos y procesos. (p.7).
Por otra parte, para Sabino (2002) el diseño de la investigación es aquel que tiene
como objeto “proporcionar un modelo de verificación que permita contrastar hechos con
teorías, y su forma es la de una estrategia o plan general que determina las operaciones
necesarias para hacerlo.” (p.63); en tal sentido para la elaboración de este informe de
pasantías se considera que el diseño de la investigación es de campo y no experimental.
25
Así la investigación es de campo porque la información que se necesita para
desarrollarla será tomada directamente de las personas que trabajan para el almacén y el
departamento administrativo de Autoámbar C.A.; basado en esto, Arias (2006) indica que
la investigación de campo:
Es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos
investigados o de la realidad donde ocurren los hechos sin manipular o controlar variable
alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones
existentes. (p.31)
De igual forma la investigación se considera no experimental, ya que para su
realización no se manipulan las variables independientes que en ella están involucradas; por
lo que Kerlinger (1993), citado por Ávila (2004) expresa que este tipo de diseños es aquel
donde “el investigador no tiene control sobre las variables independientes porque ya
ocurrieron los hechos o porque son intrínsecamente manipulables,” (p.269).
4.2 Fases de la Investigación
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos, es importante mencionar que la
investigación está estructurada en tres (03) fases metodológicas; las cuales se describen a
continuación:
4.2.1. Fase I. Diagnostico de la situación actual del proceso de Inventario en el
Almacén de Repuestos de la empresa Autoámbar, C.A.
Para cumplir con el objetivo propuesto en esta fase del Informe de Pasantía; es
necesario seleccionar a la población que va a ser objeto de estudio; así; Arias (2006)
indica que la población desde el punto de vista metodológico “Es un conjunto finito o
infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las
conclusiones de la investigación. Ésta queda delimitada por el problema y por los objetivos
de estudio” (p.81). Para el presente informe de pasantías; la población está constituida por
todo el personal que labora para el departamento de administración y almacén
deAutoámbar, C.A., es decir, cinco (5) personas.
26
Por su parte, debe indicarse que la muestra de acuerdo a Arias (2006) “Es un
subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible” (p.83), para su
selección es necesario determinar el tipo de muestreo; el cual para este informe de pasantías
es probabilístico y censal; debido a que cada elemento de la población tiene la misma
probabilidad de ser seleccionado y además bajo el criterio de que la población es pequeña
y cada uno del personal de los departamentos en estudio tienen relación directa con la
problemática; se seleccionará como muestra a toda la población.
Al respecto, Ramírez (2007) indica que el muestreo probabilística “Se caracterizan
porque se puede determinar de antemano la probabilidad de selección de cada uno de los
elementos que integran la población.” (p.106), de igual manera, Espinoza (2006) indica
que el muestreo censal es cuando “todos y cada uno de los integrantes de la población
integran a la muestra”(p.36). Por lo tanto, la muestra está conformada por las cinco (5)
personas que laboran en el departamento de almacén y por la información relativa al
manejo de inventarios.
Ahora bien, es importante seleccionar la metodología bajo la cual se recopilo la
información; a través de las técnicas e instrumentos de recolección de datos, por
consiguiente Palella y Martins (2006) indican que las técnicas de recolección de datos
“Son las distintas formas o maneras de obtener información” (p.103) y también indican
que los instrumentos de recopilación de la información “Es cualquier recurso del cual
pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos
información” (p.113).
En este sentido, para recolectar la información se tomaron como técnicas de
recolección de la información a la encuesta, bajo la modalidad de cuestionario; a la
observación directa, bajo la modalidad de lista de cotejo y a la revisión documental
apoyada en los registros que posee el sistema administrativo contable; a continuación se
definieron cada uno de ellos.
Tal como se mencionó anteriormente, se usaron una encuesta que tiene como objetivo
determinar la forma de cómo los empleados de los departamentos citados, manejan el
inventario de repuestos de Autoámbar, C.A., de esta manera; Sabino (2002) indica que la
27
encuesta “Se trata de requerir información a un grupo socialmente significativo de personas
acerca de los problemas en estudio para luego, mediante análisis de tipo cuantitativo, sacara
las conclusiones que se correspondan con los datos recogidos.” (p.43).
Por su parte a través de la observación directa; la cual de acuerdo a Arias (2006)
“Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,
cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en
función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p.69); se verificaron la
organización de mercancía en el área de almacén, y a través de la revisión documental se
determinaron cuáles son las pautas establecidas en el control interno existente y cuál es la
información que se encuentra en el módulo de inventarios del software administrativo-
contable. A su vez Román (2005) expresa que:
La revisión documental consiste en la recopilación de documentos relacionados con
el fenómeno estudiado. Se utiliza todo tipo de soporte y de género disponible: novelas,
ensayos, investigaciones, biografías, diarios, fotografías, grabaciones, objetos, producción
artística y cultural, fichas estadísticas, etc. Su gran utilidad se presenta en el estudio de
hechos históricos, aunque es válida para cualquier fenómeno. (p.4).
En cuanto a los instrumentos, Arias (2006) expresa que el cuestionario “Es la
modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato
en papel contentivo de una serie de preguntas” (p.74) y Palella y Martins (2006) indican
que la lista de cotejo “Consiste en la confrontación de una serie de características
previamente seleccionadas en un contexto también preestablecidos. Permiten al observador
anotar si esa característica está o no presente”. (p.111)
4.2.2Fase II. Identificación de las debilidades, oportunidades, fortalezas y
oportunidades del proceso de Inventario en el Almacén de Repuestos de la empresa
Autoámbar, C.A.
Para cumplir con esta fase de la investigación, se utilizo toda la información
recopilada a través de las distintas técnicas e instrumentos de recolección de datos y se
plasmaron en una matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA);
28
el cual es un instrumento donde se analizan los factores internos y por tanto controlables
del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.
4.2.3 Fase III. Elaboración de un manual de procedimientos para el control del
proceso de Inventario en el Almacén de Repuestos de la empresa Autoámbar, C.A.
De igual forma para cumplir con esta fase de la investigación, se tomó la información
que se deriva de la matriz FODA; a tales efectos se realizaran cuatro (04) tipos de
estrategias: el primer grupo está destinado a maximizar las oportunidades y fortalezas
encontradas, el segundo para maximizar las fortalezas y minimizar las amenazas. Por su
parte el tercer grupo, se realizó a fin de minimizar las debilidades y maximizar las
fortalezas y por último, el cuarto grupo tiene como objetivo minimizar a las debilidades y a
las amenazas encontradas.
CAPITULO V
ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se presentan los resultados y se analizan los mismos, para poder
desarrollar una propuesta al problema planteado
5.1 Fase I. Diagnosticar la situación actual de la forma como se lleva a cabo el manejo
de inventarios en la empresa Autoámbar C.A., ubicada en Zona Industrial Los
Guayos, Estado Carabobo.
29
5.1.1 Resultados de la Observación Directa:
A continuación se muestra el resultado de la observación directa realizada a la
metodología de trabajo que se efectúa a diario en el almacén y en el departamento contable
de Autoámbar C.A.
Es importante señalar que la observación directa, que según Arias (2006) “Es una
técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier
hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función
de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p.69)
Ésta técnica fue aplicada, a través de una lista de cotejo (Ver cuadro Nº 1) cuya
nomenclatura es la siguiente: E: Excelente, B: Bueno, R: regular y M: Malo.
La misma consta de ocho (8) Ítems, y posteriormente se realizo el análisis de la misma
30
Cuadro Nº 1 Lista de Cotejo
DESCRIPCIÓN E B R M
Existencia de una normativa que les indique a los trabajadores como manejar el inventario
X
Registro oportuno y organizado del inventario que entra y sale del almacén
X
Conocimiento por parte de los trabajadores de la cantidad de mercancía existente en el almacén
X
Orden de la mercancía dentro del almacén X
Identificación de la mercancía dentro del almacén X
Registros que reflejen si hubo perdidas por daño, obsolescencia o uso interno de la empresa
X
Existencia de documentos donde se registre la entrada de mercancía al almacén
X
Existencia de órdenes de despacho realizadas en el almacén, cuando se saca mercancía del mismo
X
Fuente:Autoámbar C.A. (2014) Autor: Lugo D. (2014)
Análisis:Se puede observar que no tienen una normativa bien definida que les indique a
los trabajadores como realizar el procedimiento de los controles de inventario, esto trae
como consecuencia que cada uno implemente sus propias ideas al realizarlo, originando
una confusión en los procedimientos, ya que estas decisiones pueden ser realizadas de
manera asertiva o no.
El registro de la información no se maneja de forma oportuna, esto genera retraso y
descontrol en los controles de inventario, al mismo tiempo, se desconoce la cantidad de
mercancía existente en los almacenes, no existe un orden en los almacenes, lo que dificulta
aun mas los controles y las tomas físicas en los mismos, la documentación que respalda las
salidas y entradas de la mercancía, no existe, lo que origina, que al momento de ubicar una
31
mercancía, no se tiene conocimiento si la misma fue utilizada, se extravió o fue robada del
almacén.
En conclusión, los almacenistas no están cumpliendo una de sus funciones primordiales,
el cual consiste en ser guardia y custodia, de lo que allí se almacena o se guarda.
5.1.2 Resultados de la Revisión Documental
A través de esta técnica, se revisaron los archivos documentales existentes en la empresa
Autoámbar C.A., con el propósito de que a través de esta indagación se logre comprender,
explicar y captar el significado sobre el tema planteado. Esta información se recopila en el
cuadro Nº 2
Cuadro Nº 2 Resultados de la Revisión Documental
CRITERIO CUMPLIMIENTO
SI NO
Establecer formatos para la recepción de mercancías X
Establecer un formato para el despacho de mercancías X
Registros Oportunos de la mercancía que entra y sale del
almacén
X
Cumplimiento de los procedimientos establecidos X
Elaboración de inventarios trimestrales X
Existencia de un Manual de Normas y Procedimientos X
Fuente:Autoámbar C.A. (2012) Autor: Lugo D. (2014)
32
5.1.3 Resultados de la Encuesta
A continuación se presenta el resultado de la aplicación del cuestionario a los
trabajadores de Autoámbar C.A. que están directamente relacionados con el proceso
almacén - inventarios
Ítem N° 1 ¿Sabe Usted que es un Manual de Normas y Procedimientos? Cuadro Nº 3 Alternativas Frecuencia %
SI 5 100%
NO 0 0%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 1
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
33
Análisis: el 100% de los encuestados manifestaron que si tienen conocimiento que es un
Manual de Normas y Procedimientos, Para Lázaro, V. citado por Catacora, F. (1997; 315),
plantea que los manuales “representan un medio de comunicar decisiones de la
administración, concernientes a organización, políticas y procedimientos”.
Ítem N° 2¿Conoce Usted de la existencia de un Manual de Normas y Procedimientos para
el proceso contable en alguno de los departamentos de la empresa?
Cuadro Nº 4 Alternativas Frecuencia %
SI 1 20%
NO 4 80%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 2
34
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
Análisis: el 80% de los encuestados manifestó que no tienen conocimiento que existe
un manual de normas y procedimientos en otro departamento, de ningún tipo, el 20% revelo
que existen procedimientos establecidos, pero no en forma escrita o en un manual,
indicando la ausencia de este tipo de documento en la empresa.
Ítem N° 3 ¿Considera Usted que los manuales de Normas y Procedimientos permiten aumentar la eficiencia del trabajador? Cuadro Nº 5 Alternativas Frecuencia %
SI 5 100%
NO 0 0%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 3
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
35
Análisis: el 100% de los encuestados manifestó los manuales de Normas y
Procedimientos permiten aumentar la eficiencia ya que el empleado conocería que debe
hacer y cómo debe hacerlo indica Catacora, F. (1997), quien plantea que la documentación
de los sistemas se realiza por las siguientes razones: Servir de guía para la ejecución de las
tareas de los empleado, sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa,
entre otros.
Ítem N° 4 ¿Considera Usted que los formatos utilizados para el manejo de los inventarios
son suficientes?
Cuadro Nº 6 Alternativas Frecuencia %
SI 2 40%
NO 3 60%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 4
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
36
Análisis: el 60% de los encuestados manifestó que los formatos utilizados para el
manejo de los inventarios son insuficientes y el 40% restantes señalo que si lo son, este
resultado indica que no se tienen formatos establecidos, ya que tienen un sistema
computarizado y se necesita documentos, para el respaldo de las respaldo de el
procesamiento de los datos. En tal sentido, Catacora, F. (1997), expresa que Un Manual de
Normas y Procedimientos, contiene información y ejemplos de formularios y
autorizaciones.
Ítem N° 5 ¿Existe algún documento donde se registre la entrada de la mercancía al
almacén?
Cuadro Nº 7 Alternativas Frecuencia %
SI 0 0%
NO 5 100%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 5
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
37
Análisis: el 100% de los encuestados manifestaron que no existe un documento donde se
registre la entrada de la mercancía al almacén, este resultado indica que solo las facturas de
compras son los documentos que respaldan las entradas de las mismas, pero esta es
entregada al departamento de contabilidad, después de recibir la mercancía y ser cargada al
sistema, indica Catacora, F. (1997) que la Nota de Entrada, es el documento oficial que
acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén de la entidad,
constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los
asientos en Contabilidad.
Ítem N° 6 ¿Considera Usted que se registra oportunamente la mercancía que entra y sale
del almacén?
Cuadro Nº 8 Alternativas Frecuencia %
SI 2 40%
NO 3 60%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 6
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
38
Análisis: el 60% de los encuestados manifestó que no se registra oportunamente la
mercancía que entra y sale del almacén, el 40% restante indico que si se realizan. Este
Resultado indica que por la cantidad de trabajo se acumulan las entradas y no se realiza la
carga de la información al sistema de manera oportuna. Holmes (1994) Cuando el sistema
de registro y control de los inventarios, no esté integrado computacionalmente con el
contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los
movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.
Ítem N° 7 ¿Considera Usted que existen diferencias significativas entre el inventario físico
y los auxiliares de inventario?
Cuadro Nº 9 Alternativas Frecuencia %
SI 5 100%
NO 0 0%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 7
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
39
Análisis: el 100% de los encuestados índico que existen diferencias significativas entre
el inventario físico y los auxiliares de inventario, este resultado indica que origina
desconfianza por parte de la gerencia y que los estados financieros no sean confiables.
Holmes (1994) El inventario físico Permite verificar las diferencias entre los registros de
existencias del sistema y la existencias físicas (cantidad real en existencia), para determinar
donde están los errores
Ítem N° 8 ¿Existe algún documento que refleje la salida de materiales por daños,
obsolescencia o uso interno de la empresa?
Cuadro Nº 10 Alternativas Frecuencia %
SI 0 0%
NO 5 100%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 8
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
40
Análisis: el 100% de los encuestados índico que no existe un documento que refleje la
salida de materiales por daños, obsolescencia o uso interno de la empresa, se observo que
algunas veces, se anota en un libro de novedades, indica Catacora, F. (1997) que el
Comprobante de Salida, sirve como documento fuente para registrar las salidas de los
materiales del almacén, por distintos conceptos y se emiten, además por: a) Ajuste de
faltantes de Inventario. b) Baja `por daños u Obsolescencia, y por cualquier otro concepto
que signifique salida física o documentaria
Ítem N° 9 ¿El inventario se encuentra protegido contra robo, daño u obsolescencia?
Cuadro Nº 11 Alternativas Frecuencia %
SI 3 60%
NO 2 40%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014) Grafico 9
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
41
Análisis: el 60 % de los encuestados índico que efectivamente el inventario se encuentra
protegido contra robo, daño u obsolescencia, pero el 40% indico que no. Este resultado
indica que la empresa no tiene un seguro que lo cubra, en caso de daños y robos y que el
material está protegido, ya que no se permite la entrada al área de personal no autorizado, y
el material es trasladado de manera correcta.
Ítem N° 10 ¿El inventario cuenta con una ubicación específica y claramente identificable?
Cuadro Nº 12 Alternativas Frecuencia %
SI 2 40%
NO 3 60%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 10
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
42
Análisis: el 60% de los encuestados índico que el inventario de mercancía no cuenta con
una ubicación específica y claramente identificable, el 40% restante considera que si. Este
resultado indica que se sabe dónde van los producto y que no está bien identificado, sin
embrago, existen suficientes estantes donde colocarlos. Indican las Normas Practicas del
Buen Almacenamiento: ”los ambientes destinados a almacenamiento deben estar
debidamente identificados ” y “ deben contar con áreas separadas, delimitadas o definidas
para el almacenamiento de los materiales en forma ordenada y de acuerdo a sus
características para su conversación de calidad”.
Ítem N° 11 ¿La empresa realiza un conteo físio de la mercancía de forma periódica?
Cuadro Nº 13 Alternativas Frecuencia %
SI 1 20%
NO 4 80%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014) Grafico 11
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
43
Análisis: el 80% de los encuestados indicó que la empresa no realiza conteos físicos de
la mercancía de forma periódica, el 20% considera que si se hace el inventario. Este
resultado indica que no se han tomado en la empresa acciones para verificar cuál es la
existencia real que posee la mercancía en el almacén, lo que incide además en el resultado
real de existencia de mercancía en el almacén lo que imposibilita presentar información
confiable del valor de los inventarios en los estados financieros. Indican las Normas
Practicas del Buen Almacenamiento que se debe establecer el control de existencias a
través de inventarios periódicos de los mismos, el que será de utilidad para: verificar el
registro de existencias, identificar las existencia de excedentes, verificar la existencia de
pérdidas, controlar la fecha de vencimiento de los productos, certificar condiciones de
almacenamiento y estado de conservación, planificar futuras adquisiciones.
44
Ítem N° 12 ¿Cree usted que es necesario elaborar un Manual de Normas y Procedimientos
para el proceso contable de los inventarios de la Empresa Autoámbar C.A.?
Cuadro Nº 14 Alternativas Frecuencia %
SI 5 100%
NO 0 0%
Total 5 100%
Autor: Lugo D. (2014)
Grafico 12
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
Análisis: el 100% de los encuestados índico que es necesario elaborar un Manual de
Normas y Procedimientos para el proceso contable de los inventarios de la Empresa
Autoámbar C.A., este resultado indica que de esta manera, se establece un procedimiento
para el control de las mercancías.
45
5.2. Fase II. Identificar Debilidades y Fortalezas del proceso de manejo de los
inventarios en la empresa Autoámbar C.A., ubicada en Zona Industrial Los Guayos,
Estado Carabobo.
Para cumplir con esta fase del Informe de Pasantía, se utilizó toda la información
recopilada a través de las distintas técnicas e instrumentos de recolección de datos y se
plasmaran en una matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA);
el cual es un instrumento donde se analizan los factores internos y por tanto controlables
del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.
Con la finalidad de identificar las debilidades y fortalezas de los procesos dirigidos al
manejo de almacén e inventarios de la empresa Autoámbar C.A.; se realizó una matriz
FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) tomando como base lo que se
obtuvo a través de las diferentes técnicas e instrumentos de recolección de datos (Ver
Cuadro Nº 15)
Cuadro Nº 15 Matriz FODA
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento Fortalezas (F)
F1: Existencia de un método de valoración de inventario F2: Compromiso de los empleados a mejorar el proceso de inventario F3: Compromiso de los propietarios de la empresa para mejorar el proceso de inventario
Debilidades (D) D1: Desviaciones en el sistema administrativo-contable D2: Falta de conteo físico de mercancía D3:Desviación en la localización de la mercancía D4: Carencia de documentación D5: Problemas en la contabilidad D6: Problemas en el cierre contable D7: Carencia de normativa D8:Control de la documentación D9: Identificación de la mercancía D10: Carencia de Formatos para la recepción y despacho de la mercancía
Oportunidades (O) O1: Propuesta de Manual de Normas y Procedimientos para el manejo de los inventarios
Estrategias FO Incluir en el manual propuesto el método de valoración de inventario Capacitar al personal involucrado en el área de almacén – inventario en el manejo del manual propuesto, de esta manera se usan las fortalezas para aprovechar las oportunidades
Estrategias DO Incluir en el manual propuesto normas y procedimientos para mejorar todas las desviaciones encontradas, de esta manera se minimizan las debilidades aprovechando las oportunidades
Cuadro Nº 15 Matriz FODA. Continuación
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Amenazas (A) A1: Incumplimiento de la normativa contable puede causar cierre de la empresa
Estrategias FA Establecer procedimientos y normas para que el personal capacitado valore y registre el inventario de acuerdo a la normativa contable y así evitar el cierre de la empresa, de esta manera se usan las fortalezas para reducir el impacto de las amenazas
Estrategias DA Crear procedimientos y normas que permitan regular las actividades de almacén-inventario para lograr el cumplimiento de la normativa contable, de esta manera se minimizan las debilidades y se evitan las amenazas
Fuente: Datos extraídos de la aplicación del instrumento
5.3 Fase III. Elaborar un manual de normas y procedimientos para el proceso
de manejo y control de los inventarios en la empresa Autoámbar C.A. ubicada
en Zona Industrial Los Guayos, Estado Carabobo.
Para cumplir con esta fase de investigación, se tomó en cuenta cada una de las
fases anteriores y luego de que se realizaron todos los instrumentos necesarios para
llegar al centro de la propuesta planteada al principio del proyecto de investigación,
se debe considerar cada una de las características que este manual de normas y
procedimientos debe incluir para que se logre un buen control y manejo de los
inventarios de la empresa Autoámbar C.A.
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CONCLUSIONES
El desarrollo de este informe de pasantías, estuvo enfocado en establecer un
Manual de Procedimientos para mejorar el control del Proceso de Inventario en el
Almacén de Repuestos de la empresa Autoambar C.A., para levantar la información
se realizo una encuesta, se aplico la observación directa y revisión documental, con
el fin de diagnosticar la situación actual y poder conocer como se llevan a cabo las
actividades en el almacén de dicha empresa con la finalidad de establecer los
fundamentos teóricos, prácticos que permitan lograr los objetivos de la investigación.
Inicialmente se puede concluir, por los resultados arrojados, y según el
basamento teórico, que la empresa no cuenta con un sistema de control interno capaz
de soportar el equilibrio que debe poseer cualquier empresa en las diferentes
actividades que realiza, siendo en este caso el área de inventario de mercancía de
compra y venta de repuestos.
Analizando las debilidades encontradas en referencia a los elementos del
control interno, se puede decir que los integrantes de la empresa no cuentan con los
parámetros previamente establecidos que les permita orientarse y saber cuáles son los
pasos a seguir día a día en la ejecución de sus funciones. Por otro lado la ausencia de
procedimientos, supervisión y comunicación por parte de la gerencia traen como
consecuencia que el trabajo final no sea el adecuado.
Este trabajo se llevó a cabo con la intención de ofrecer una solución al
problema planteado en la empresa Autoambar C.A., con la implementación de los
lineamientos propuestos en el manual de normas y procedimientos, la empresa en
poco tiempo podrá percibir un control más estricto sobre el almacén de inventario y
compras y venta de repuestos, ya que la existencia de controles dentro de la empresa,
es una pieza de vital importancia para el adecuado funcionamiento, el cual
proporciona seguridad en la eficiencia de los procesos y en la obtención de la
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información requerida para la toma de decisiones, por lo tanto contribuye al
desarrollo eficaz de la organización.
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones que se derivan de los resultados del presente informe, son
las siguientes:
- Es indispensable que la empresa ponga en práctica la aplicación de los formatos
establecidos para la solicitud, salida y entrada de material del departamento de
almacén y de esta manera resguardar el inventario.
- Las solicitudes de material deben realizarse en forma oportuna y siguiendo los
lineamientos establecidos para la gestión de compra y de esta manera se pueden
controlar la cantidad de material que se está comprando y lograr abastecer
adecuadamente el mercado de repuestos a nivel nacional.
- Se recomienda realizar conteos físicos periódicamente, confrontar los inventarios
físicos con los registros contables.
- La gerencia debe participar activamente en el proceso de implementación de
control interno realizando monitoreo de manera continua, con la finalidad de detectar
si se están cumpliendo los controles internos establecidos y así de existir falla
corregirlas de manera inmediata.
- Capacitar y entrenar a todas las personas que laboran en la empresa, con la
finalidad de reforzar los conocimientos del área donde se desempeñan y de esta
manera estar preparados para solventar los problemas que se puedan presentar en el
desempeño de los roles.
- La empresa debe aplicar el manual de normas y procedimientos como medida de
control interno en el área de almacén de repuestos.
- Se debe implementar el manejo adecuado de todos los documentos previamente
numerados e implementar un adecuado orden correlativo para los mismos y de esta
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manera mantener el soporte físico de todas las transacciones llevadas a cabo en el
departamento.
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REFERENCIAS
http://www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Mkt/la-cadena-valor-cadena-de-
suministros.htm.
http://www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Mkt/la-cadena-de-suministros.htm.
Ballou, R. (2004). "Logística. Administración de la cadena de suministro", Ed.
Pearson Educación Quinta Edición.
Dell'Agnolo, M. A. (11-2001). "COSTOS DE INVENTARIOS, PLANIFICACIÓN
DE STOCKS Y APROVISIONAMIENTO.
López, C. (10 / 2001). "GESTIÓN LOGÍSTICA: HERRAMIENTA
INDISPENSABLE PARA LA
COMPETITIVIDAD."http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/24/gesl
og.htm.
Medina, F.
"INVENTARIOS."http://www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Mkt/inventario-y-
manejo-logistico.htm.
