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INFORME DE PRACTICA PRE-PROFESIONAL
CAROLINA ABARCA VIVANCO
EMPRESA: Departamento de Salud
Pública de la Facultad de Medicina de la
Universidad Católica del Norte
CARRERA: Ingeniería en Información y
Control de Gestión
PERÍODO: 27/08/2014 – 24/04/2015
Coquimbo, 29 de Junio de 201
2
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4
CAPÍTULO 1: DESCRIPCION DE LA INSTITUCIÓN...................................................................... 6
1.1 Universidad Católica del Norte ....................................................................................... 6
1.2 Facultad de Medicina ...................................................................................................... 8
1.3 Departamento de Salud Pública...................................................................................... 9
1.3.1 Misión ...................................................................................................................... 9
1.3.2 Visión...................................................................................................................... 10
1.3.3 Sistema de organización interna ............................................................................ 10
1.3.4 sector económico ................................................................................................... 13
CAPÍTULO 2: DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES ASUMIDAS .............................. 15
2.1 Necesidades del sector público ..................................................................................... 15
2.2 Sector público ............................................................................................................... 16
2.2.1 Programa de Magíster en Salud Pública ................................................................ 16
2.2.2 Autoevaluación y re-acreditación .......................................................................... 17
2.2.2.1 Funciones asumidas en el proceso de autoevaluación y re-acreditación del
Programa......................................................................................................................... 17
CAPÍTULO 3: ANÁLISIS CRÍTICOS DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS ................................... 21
3.1 Concentración de información en la Directora del Programa ...................................... 21
3.2 Desorganización de la información .............................................................................. 22
3.3 Inexistencia de un manual de procedimientos para la selección y asignación de
académicos guías del proyecto de tesis y la tesis de grado ................................................ 24
3.4 Inexistencia de un mecanismo de control continuo para la medición del desempeño 25
CAPÍTULO 4: SOLUCIONES TÉCNICAS Y ALTERNATIVAS RECOMENDADAS FRENTE A LOS
PROBLEMAS DETECTADOS, SEGÚN EL CASO ......................................................................... 26
4.1 Ordenación y jerarquización de la información en un sistema de información ........... 26
4.2 Creación de una base de datos en Microsoft Access .................................................... 27
4.3 Creación de un manual de procedimientos para la selección y asignación de
académicos guías del proyecto de tesis y la tesis de grado ............................................... 32
3
4.4 Creación de un tablero de control gerencial................................................................. 33
CAPÍTULO 5: CONCLUSIONES ................................................................................................. 36
ANEXOS ................................................................................................................................... 38
Anexo A ............................................................................................................................... 39
4
INTRODUCCIÓN
La práctica pre-profesional consistió fundamentalmente en el apoyo en la
búsqueda de información y redacción de documentos exigidos por la Comisión
Nacional de Acreditación para el proceso de autoevaluación y re-acreditación del
Magíster en Salud Pública.
Este Programa de Magíster pertenece al Departamento de Salud Pública de la
Universidad Católica del Norte, sede Guayacán Coquimbo, institución a la que se
prestaron los servicios mencionados anteriormente y que tuvo una duración de 514
horas, desde el 27 de Agosto del año 2014 hasta el 24 de Abril del año 2015.
En el primer capítulo, del presente informe, se describe brevemente la Universidad
Católica del Norte, la Facultad de Medicina y con un poco más de detalle el
Departamento de Salud Pública, mencionando la misión, visión, sistema de
organización interna y el sector económico al que está dirigido el departamento.
En el segundo capítulo se describen las necesidades del sector público, se define
al sector público, el Programa de Magíster en Salud Pública, el proceso de
autoevaluación y re-acreditación para poder explicar con detalles las funciones
asumidas en este proceso.
En el tercer capítulo se hace un análisis crítico acerca de los principales problemas
detectados en el Departamento de Salud Pública y que tienen relación con el proceso
de acreditación y re-acreditación del Magíster en Salud Pública. Entre ellos destacan la
concentración de información en la Directora del Programa, la desorganización de
5
información referente a estudiantes, graduados y a docentes, la inexistencia del manual
de procedimientos para la selección y asignación de académicos guías del proyecto de
tesis y la tesis de grado, y por último la existencia de un informe de gestión anual, en
el cual se desarrollan indicadores que son cambiados año a año, por lo que se hace
imposible medir el desempeño de forma continua e incorporar acciones de mejora para
el Departamento de Salud Pública.
En el cuarto capítulo se dan soluciones y recomendaciones con respecto a los
problemas planteados en el capítulo tres. Para la concentración de información en la
Directora del Programa se propone la ordenación y jerarquización de información para
uso y disposición de los integrantes del Departamento de Salud Pública; para la
desorganización de información referente a estudiantes, egresados y docentes se
propone la creación de dos bases de datos pertenecientes a un mismo sistema que es
parte de la solución anterior; en el caso de la inexistencia del manual de procedimientos
para la selección y asignación de académicos guías del proyecto de tesis y la tesis de
grado se propone la creación de un manual de procedimientos que contenga las
actividades y componentes explicados en el apartado; y por último para la inexistencia
de la medición de desempeño, se propone un tablero de control gerencial en el cual
estarán definidos ciertos indicadores a ser medidos, junto a los rangos de alerta, la
frecuencia y la fuente de donde obtener la información respectiva.
Por último se presenta una conclusión que incluye los aprendizajes logrados en el
proceso de autoevaluación y re-acreditación del Magíster en Salud Pública, incluyendo
las habilidades blandas y las habilidades técnicas aprendidas
6
1. CAPÍTULO 1: DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Para efectos de este capítulo, la información presentada en el punto 1.1 se obtuvo
desde la página web de la Universidad Católica del Norte, www.ucn.cl, y del plan de
desarrollo corporativo UCN. Para el punto 1.2 la información fue obtenida a partir de
www.ucn.cl/facultad-de-medicina, medicina.sede.ucn.cl, la estructura orgánica de la
Facultad de Medicina de la Universidad Católica del Norte y del plan de desarrollo
estratégico de la Facultad de Medicina, por último la información respecto al punto 1.3
fue obtenida desde la página web www.ucn.cl/facultad-de-medicina/departamento-de-
salud-publica, y del plan de desarrollo corporativo del departamento de salud pública.
1.1. Universidad Católica del Norte
La Universidad Católica del Norte fue fundada en el año 1956, gracias a la
iniciativa de los sacerdotes de la compañía de Jesús y al aporte de la señora Berta
González de Astorga, benefactora de la Institución. El 25 de Marzo de 1957, al alero
de la Universidad Católica de Valparaíso, se iniciaron las clases con una matrícula de
cien estudiantes, veinte profesores y un director.
La Universidad Católica del Norte, con 59 años de vida, es una Institución privada
de Derecho Público, inserta en el grupo de universidades de avanzada del Sistema
Nacional de Educación Superior y regida en sus supremas instancias por la Iglesia
Católica. Su labor se sustenta en los valores del Humanismo Cristiano y tiene como
finalidad la constante búsqueda de la verdad para contribuir al desarrollo de la persona,
de la sociedad y de la herencia cultural de la comunidad mediante la docencia, la
investigación y la extensión.
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Con el objetivo de servir desde los ámbitos de la docencia, la investigación y la
extensión, esta Universidad se funda en el año 1956, gracias a la iniciativa de los
sacerdotes de la Compañía de Jesús, quienes buscan crear una Universidad al servicio
de la cultura, las ciencias y el desarrollo, pero con una adhesión plena a la fe cristiana.
Este proyecto tuvo acogida y se concreta, gracias al generoso aporte de la señora Berta
González de Astorga, quien donó los terrenos en que se erigió la entonces Universidad
del Norte. Desde sus inicios, ha liderado iniciativas de desarrollo, incrementando y
diversificando su quehacer, a través de la formación de profesionales y científicos,
desenvolviéndose con éxito en los ámbitos de investigación, en su misión de agente
cultural y de formación, siempre atenta a las demandas de carácter académico
requeridos por su entorno social.
Sin embargo, consciente de las exigencias de un mundo globalizado, la Universidad
Católica del Norte orienta su quehacer en desarrollar y posicionar un Proyecto
Educativo distintivo que permita a sus estudiantes desarrollar competencias,
habilidades y destrezas, apoyadas en plataformas tecnológicas que le faciliten la
integración laboral, promoviendo un perfil característico del educando de la
Universidad Católica del Norte, capaz de integrar equipos de trabajo tanto a nivel
nacional como internacional.
La Universidad Católica del Norte, campus Guayacán Coquimbo, cuenta al año
2015 con 6 áreas de estudios:
Facultad de Ciencias del Mar
Facultad de Medicina
Escuela de Ciencias Empresariales
Escuela de Ingeniería
Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Teología
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1.2 Facultad de Medicina
La Facultad de Medicina de la Universidad Católica del Norte, campus Guayacán
Coquimbo, concentra principalmente su quehacer académico, en la formación de
médicos-cirujanos, enfermeros y enfermeras, kinesiólogos y kinesiólogas, y
nutricionistas. Realiza docencia de pregrado, postgrado, investigación y extensión en
el ámbito de la salud humana y desarrolla programas de educación continua en las áreas
dependientes de sus departamentos, en el marco de las políticas académicas y
reglamentarias vigentes en la Universidad Católica del Norte. La Facultad de Medicina
se estructura y está constituida por las siguientes unidades:
I. Decanato
Decano
Secretario Académico
Secretario de Investigación
Secretario de Vinculación con el Medio
Unidad de Gestión
II. Consejo de Facultad
III. Departamentos
Departamento de Ciencias Biomédicas
Departamentos de Clínicas
Departamento de Salud Pública
IV. Jefaturas de Carrera
Jefe de Medicina
Jefe de Enfermería
Jefe de Kinesiología
Jefe de Nutrición
V. Oficina de Bioética
VI. Oficina de Educación Médica
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1.3. Departamento de Salud Pública
A Junio del 2015, el departamento de Salud Pública, cuenta con 13 académicos de
planta con formación de Postgrado y con una vasta experiencia en el ámbito de la Salud
Pública, gracias a la vinculación con el Sistema de Salud. En su trayectoria de
funcionamiento, el equipo de trabajo ha variado, crecido y se ha perfeccionado en su
quehacer para cumplir con las competencias que se esperan de los futuros
profesionales, demostrando su compromiso con el proyecto educativo institucional. Así
mismo, se han incorporado profesionales con vasta trayectoria y formación en sus áreas
de especialidad y formación de postgrado, conformando un equipo multidisciplinario
que permite una visión más integral de los requerimientos del medio.
Además de los académicos de planta, el departamento cuenta con un numeroso
grupo de profesores-hora de diversas profesiones y experiencia en el área, quienes
realizan actividades docentes como tutores de grupos o profesores invitados para las
asignaturas de pregrado; así como profesores invitados para postgrado.
1.3.1. Misión
Siendo parte de la Facultad de Medicina de la Universidad Católica del Norte, la
misión del departamento de Salud Pública es “Otorgar a los profesionales de la Salud
una sólida formación profesional y científica en los ámbitos de la Salud Pública; que
les permitan promover la salud pública y tener una actitud proactiva hacia la
permanente actualización y estudio, necesarios para enfrentar los cambios en el
entorno”. Lo anterior, bajo los lineamientos éticos y morales de la institución.
10
1.3.2. Visión
La visión del departamento de Salud Pública es “Ser reconocido como
departamento que otorga formación de excelencia en salud pública en pregrado,
postítulo y postgrado; con creciente desarrollo de actividades docentes, de vinculación
con el medio e investigación en áreas de la salud pública, salud familiar y gestión en
salud”.
1.3.3. Sistema de organización interna
La Facultad de Medicina, que es donde se encuentra el Departamento de Salud
Pública, se encuentra en la Universidad Católica del Norte, esto se puede verificar en
la Figura N° 1.
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Figura N° 1: Estructura organizacional de la Universidad Católica del Norte
Fuente: www.ucn.cl
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De forma paralela el Departamento de Salud Pública, posee una organización
interna propia compuesta del director de departamento, el consejo académico del
departamento, el coordinador de área de docencia, el coordinador de área de
investigación, el coordinador de área de extensión y por el programa de magíster en
salud pública (Ver Figura N°2).
Figura N° 2: Estructura organizacional del Departamento de Salud Pública.
Fuente: Plan de desarrollo corporativo del Departamento de Salud Pública
Como se puede notar, la organización en donde se inserta el Magíster en Salud
Pública, es una organización pequeña en la que trabajan 13 académicos de planta y 2
secretarias, y entre ellos recaen las obligaciones que el sistema de organización interna
detalla.
El Departamento de Salud Pública enmarca sus acciones acorde a la misión y
visión de la Universidad Católica del Norte y la Facultad de Medicina. Tanto la misión
y visión se encuentran alineados con el plan de desarrollo corporativo y las directrices
de las unidades involucradas. Según lo expuesto en el Reglamento General del
Departamento de Salud Pública, el director del departamento tiene la facultad principal
de presidir los consejos del departamento y de dictar o modificar las instrucciones de
13
funcionamiento interno de este mismo. El consejo académico vela por la excelencia
académica, recomienda las modificaciones curriculares, supervisa la calidad
académica, entre otras funciones. Está compuesto por el director del programa, el
decano de la Facultad de Medicina y tres académicos de planta de la Facultad de
Medicina, dos de ellos deben pertenecer al Departamento de Salud Pública. El Magíster
en Salud Pública funciona con su propia organización interna, compuesta por una
directora, un consejo académico y un coordinador académico. El coordinador de área
de docencia tiene la función principal de coordinar las asignaturas de los docentes del
departamento y velar por que los dicentes se ajusten a la normativa de la Universidad
Católica del Norte y a los diferentes planes de estudio. El coordinador de área de
investigación tiene la obligación de coordinar el desarrollo investigativo del
departamento y fomentar las actividades de investigación científica, desarrollo
experimental e innovación tecnológica. Finalmente, el coordinador de área de
extensión promociona, planifica y desarrolla las actividades de comunicación y
extensión, promoviendo la coordinación con otros departamentos de la Facultad de
Medicina.
1.3.4. Sector económico
El Departamento de Salud Pública de la Facultad de Medicina, consecuente con
las directrices de la Universidad Católica del Norte, atendiendo las demandas en el
sistema de salud y a la necesidad de contar con profesionales competentes para
contribuir en forma integral en la salud de la población, propone un programa
conducente a Magíster en Salud Pública con mención en Gestión en Salud.
Por todo lo anterior, la creación de este Programa de Postgrado y su puesta en
marcha como el primer Magíster de la Facultad de Medicina, contribuye
14
significativamente en el crecimiento y desarrollo de la Universidad Católica del Norte;
de esta manera la Facultad de Medicina de la Universidad Católica del Norte busca
posicionarse como referente en el ámbito de las ciencias de la salud y ser un ente de
liderazgo en la macro zona norte del país.
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2. CAPÍTULO 2: DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES
ASUMIDAS
Para el desarrollo de este capítulo, se extrajo la información pertinente desde el
Reglamento del Programa de Magíster en Salud Pública y del Manual del Estudiante
del programa.
2.1. Necesidades del sector público
La vinculación de los académicos integrantes del Departamento con el sector
público, ha permitido reconocer la necesidad de capacitación de personal; es por ello
que se proyectó y ejecutó exitosamente la primera Escuela de Verano de Salud Pública
en el año 2008. En este mismo contexto y considerando la demanda por estudios de
postgrado de los profesionales de la salud de la región, el Departamento de Salud
Pública de la Facultad de Medicina propone realizar un Programa de Magíster en Salud
Pública, con menciones en Gestión en Salud.
El programa de Magíster en Salud Pública fue creado en Octubre del año 2008,
dirigiéndose a profesionales de la Salud y afines, interesados en profundizar sus
conocimientos, habilidades y destrezas en la disciplina de la Salud Pública;
entendiéndose como tal, la salud desde el punto de vista de las poblaciones; en sus
ámbitos de investigación y toma de acciones/decisiones de tipo sanitarias.
16
2.2. Salud Pública
A través de la historia se han desarrollado una serie de definiciones de Salud
Pública, sin embargo se entiende la Salud Pública como el esfuerzo, ya sea organizado
o no, de la sociedad que surge de su compromiso con la búsqueda de la satisfacción o
el alcance de sus ideales de salud. Es así como esta perspectiva poblacional inspira dos
aplicaciones, una como campo del conocimiento y de la investigación, y otra como
ámbito para la acción.
2.2.1. Programa Magíster en Salud Pública
Basándose en la definición anterior, el programa de Magíster en Salud Pública,
impartido por la Facultad de Medicina de la Universidad Católica del Norte, contribuye
en la formación y el desarrollo de un profesional en el área de la Salud Pública, con
alto grado de compromiso para la satisfacción de las necesidades de salud de las
personas, familias y comunidades. También, fortalece las competencias profesionales,
en especial en los ámbitos de la Gestión en Salud y Salud Familiar, de acuerdo al interés
particular del estudiante. Y por último, facilita el aprendizaje de los conocimientos
científicos para que el profesional pueda desempeñarse eficientemente en todas las
funciones de su competencia, así como en docencia e investigación relacionadas con la
disciplina.
La estructura del Programa de Magíster en Salud Pública se encuentra constituida
por:
Directora del programa
El coordinador docente del Magíster
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El comité académico, compuesto por la propia dirección del Programa de
Magíster en Salud Pública, el Decano de la Facultad de Medicina , y a lo
menos tres académicos pertenecientes a la planta académica oficial de la
Facultad de Medicina.
2.2.2. Autoevaluación y Re-Acreditación del Programa
El Programa de Magíster en Salud Pública entra a un proceso de autoevaluación
y re-acreditación cada dos años. Durante el período 2014-2015, el Departamento de
Salud Pública inició sus procesos de autoevaluación y re-acreditación de forma
voluntaria con el objetivo de certificar la calidad del programa ofrecido por la
Universidad Católica del Norte, en función de los propósitos declarados por esta y los
criterios específicos establecidos por la Comisión Nacional de Acreditación.
Para que este proceso pueda realizarse con éxito es necesario el levantamiento de
información pertinente con respecto a lo que la Comisión Nacional de Acreditación
exige al Programa de Magíster en Salud Pública. Esta información oscila entre la
indagación del entono en el cual está inserto el Programa y la revisión de documentos
que contienen datos sobre académicos, estudiantes, tesis, reglamentos y resoluciones
2.2.2.1. Funciones asumidas en el proceso de Autoevaluación y Re-
Acreditación del Programa
Las funciones asumidas en el proceso de autoevaluación y re-acreditación del
Programa de Magíster en Salud Pública fueron el apoyo en la búsqueda de información
y la redacción de documentos exigidos por la Comisión Nacional de Acreditación; estas
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funciones fueron realizadas junto a otra alumna en práctica, la Directora del Programa
Muriel Ramírez, Don Mauricio Castillo y junto al Director del Departamento de Salud
Pública Domingo Lancellotti (Comité de autoevaluación y re-acreditación del
Programa de Magíster en Salud pública).
En lo que respecta al apoyo en la búsqueda de información se puede mencionar
que inicialmente se realizó a partir de los estamentos administrativos de la Universidad
Católica del Norte; se consideraron los criterios de evaluación del Programa de
Magíster en Salud Pública con el contexto institucional y el sistema estructural de
organización interna de la Universidad, la Dirección de Postgrado, la Facultad de
Medicina, el Departamento de Salud Pública y el Magíster en Salud Pública. Se
interiorizó sobre la Salud Pública en la Región y el País, consolidando así, una
definición más clara con respecto al Programa de Magíster en Salud Pública.
Luego se reunió información con respecto a los postulantes de todas las cohortes
del Programa de Magíster en Salud Pública. Para esto se necesitó de la información
que el Departamento de Salud Pública poseía distribuida heterogéneamente en
múltiples carpetas, archivos digitalizados y en papel, y de múltiples entrevistas a la
Directora del Programa. Es por esta razón que se creó una base de datos en Excel para
poder hacer la búsqueda de los datos necesarios para la redacción del informe, más
eficiente, oportuna y en tiempo real. La base de datos en Excel fue utilizada con éxito
por la Directora del Programa y se evaluó la opción de que esta se utilizara para la
incorporación de todos los nuevos postulantes del Magíster en Salud Pública desde la
versión actual en adelante.
Esta base de datos contiene la situación de todos los postulantes del Programa de
Magíster en Salud Pública a los largo de sus versiones (Ver Anexo A). En ella se
visualiza el nombre completo del postulante, la calidad para el Programa y para efectos
19
de la autoevaluación y re-acreditación del Magíster en Salud Pública (postulante,
seleccionado, matriculado), RUT, teléfono, universidad de procedencia, profesión,
cargo al postular al Programa, año de ingreso, año de egreso, correo electrónico, ciudad
de procedencia y mención al postular al Programa.
También se utilizaron diversos manuales de procedimiento y guías para el correcto
levantamiento de la información y luego para la propuesta de medición de dicha
información; entre ellos se puede mencionar el catálogo de indicadores de desempeño
de postgrado proveniente de la Dirección General de Postgrado, para la correcta gestión
académica-administrativa. Es así como se logró evaluar y en un futuro dar seguimiento
de manera clara y objetiva a los procesos y resultados de las acciones emprendidas por
la Dirección de Postgrado y el Departamento de Salud Pública. A través de esta
herramienta se pudo medir la eficiencia y eficiencia de los indicadores exigidos por la
Comisión Nacional de Acreditación.
En conjunto al Comité de autoevaluación y re-acreditación del Programa de
Magíster en Salud Pública, se analizaron en sesiones reiteradas las evaluaciones
realizadas a través de encuestas, a los estudiantes, académicos, directivos y graduados
del Programa. Con esta información se concretizaron las debilidades y fortalezas con
que cuenta el Magíster en Salud Pública, para luego resolver, en una jornada de
reflexión junto a los encuestados, las posibles mejoras y acciones que el Programa debe
seguir.
Para el final del proceso de levantamiento de información, junto al Comité de
autoevaluación y re-acreditación del Programa de Magíster en Salud pública, se creó
el Plan de Mejora del Programa y el Plan de Desarrollo de este, que involucró la
creación de indicadores de gestión, para la futura medición y próxima evaluación que
la Comisión Nacional de Acreditación y las entidades de auditoría, necesiten.
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Para el Plan de Mejora del Programa fue necesario analizar la capacidad de
autorregulación que tiene el Programa, el equilibrio entre el número de estudiantes y el
total de recursos disponibles, la reglamentación clara y difundida en donde se
establecen los derechos y deberes de los estudiantes, académicos, académicos guías de
proyecto de tesis y tesis de grado, la creación de mecanismos para el mejoramiento
continuo, y la actualización y perfeccionamiento de planes y programas.
En lo que concierne al Plan de Desarrollo, se esbozaron las acciones asociadas al
mejoramiento de las principales fortalezas y debilidades del Magíster en Salud Pública,
la creación de indicadores verificadores de logros, los plazos para poder efectuar las
acciones de mejoramiento, los responsables y los recursos asociados a estas acciones.
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3. CAPÍTULO 3: ANÁLISIS CRÍTICOS DE LOS PROBLEMAS
DETECTADOS
Los problemas encontrados en el trascurso de la práctica pre-profesional fueron los
siguientes: concentración de información en la directora del programa, desorganización
de la información, inexistencia de una manual de procedimientos para la selección y
asignación de académicos guías del proyecto de tesis y tesis de grado, y finalmente, la
inexistencia de un tablero de control gerencial que mida año a año la evolución de la
mejora continua en el departamento, a través de la medición de indicadores.
3.1. Concentración de información en la directora del programa
La información que se necesitó para el proceso de autoevaluación y re-acreditación
del Programa de Magíster en Salud Pública, fue variada y perteneciente a diferentes
categorías. Para el proceso de autoevaluación y re-acreditación fue necesario conocer
a cabalidad los procesos relacionados con el Programa. Los más importantes de señalar
son el proceso de postulación, admisión, selección, origen disciplinar e institucional,
actividad curricular por docente, sistema de graduación, progresión de estudiantes,
seguimiento de graduados y de desertores, dedicación de cada docente con el Programa
y productividad del cuerpo académico.
Esta información se concentraba en una sola persona, en este caso, la Directora del
Programa. Debido a esto existieron múltiples problemas para poder hacer efectivo el
análisis de la información con respecto a los aspectos a evaluar. Por esta razón, en
múltiples y reiteradas ocasiones se trabajó en compañía de la Directora del Programa,
aletargando el curso del levantamiento de información.
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En cada análisis, se recopiló toda la información existente a través de entrevistas a
la Directora del Programa, y en el menor de los casos, apoyada por la información
histórica en archivadores en salas-bodegas, archivos en Word, archivos en Excel e
incluso información presente en archivos de PowerPoint.
3.2. Desorganización de la información
La mayoría de la información necesaria para el proceso de autoevaluación y re-
acreditación del Programa de Magíster en Salud Pública, estuvo relacionada con los
estudiantes, graduados y a la actividad curricular de los académicos. La información
de a los estudiantes, se encuentra distribuida principalmente en archivadores sin orden
alguno. Dentro de los procesos administrativos del Programa, no se ha creado un
sistema de seguimiento de graduados donde se cuente con datos actualizados de todos
los egresados. Sólo existen archivos en papel con los antecedentes que el estudiante
entrega al momento de ingresar al Magíster en Salud Pública. Muchas veces existe
contacto con los egresados (contactos personales o por medio de su vinculación en la
docencia de pregrado con el departamento de Salud Pública), pero no hay una
formalización de un sistema de seguimiento. Con respecto a la actividad curricular de
los académicos en el mejor de los casos se encontraba en los informes de gestión del
Magíster en Salud Pública o era conocida por la Directora del Programa; la mayoría de
esta, tuvo que ser recopilada a través de diferentes fichas y documentos que se enviaron
a los docentes actuales e históricos del Magíster en Salud Pública.
Al comenzar a recopilar la información para los procesos de postulación, admisión,
selección, origen disciplinar e institucional, progresión de estudiantes y seguimiento de
graduados y de desertores, entre otros, se presentaron los siguientes problemas:
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Pérdida de información en archivos físicos y digitales
Duplicación de información en archivos digitales (Archivos con nombres y
fechas diferentes que contenían exactamente la misma información)
Inexistencia de información en archivos, por lo que se debía acudir a la
Directora del Programa, la cual daba a conocer la información sin
documentos que la respaldaran, sólo a través de su conocimiento y memoria
(Algunos ejemplos fueron el estado actual de los graduados y el origen
institucional de muchos de ellos)
Desorganización de la poca información relativamente ordenada, lo que
impedía una búsqueda eficiente
Con respecto a la información de los docentes se puede mencionar que existe:
Incertidumbre con respecto a la cantidad de docentes que participaron en el
Magíster en Salud pública
Incertidumbre con respecto a la línea de investigación, área y grado
académico
Incertidumbre con respecto al número de horas que cada académico poseía
en el Magíster en Salud Pública (se tuvo que calcular a través de la
planificación semestral)
Por todo lo mencionado anteriormente, pasaban incluso semanas antes de conocer
la información pertinente para llevar a cabo el análisis exigido en el proceso de
autoevaluación y re-acreditación del Programa de Magíster en Salud Pública
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3.3. Inexistencia del manual de procedimientos para la selección y asignación
de académicos guías del proyecto de tesis y la tesis de grado
Según el reglamento del Programa, el profesor guía del proyecto de tesis y la tesis
de grado, se propone por el alumno solicitante en acuerdo con la Directora del
Programa, quien consulta al Comité y luego lo designa.
En la realidad, el profesor guía es designado por el Comité sin proposición alguna
del estudiante, debido a que no existe un manual de procedimientos para la selección y
asignación de los académicos para el proyecto de tesis y la tesis de grado.
En este caso, existe una inconsistencia entre lo declarado en el reglamento y lo que
en realidad se realiza, lo que provoca una inconsistencia para efectos de auditoría y
acreditación.
25
3.4. Inexistencia de un mecanismo de control continuo para la medición del
desempeño
En el momento de comenzar a recopilar información con respecto a los estudiantes
y docentes pertenecientes al Programa de Magíster en Salud Pública, se encontraron
informes de gestión anuales que contenían, entre varios apartados, indicadores de
avance para el logro de los objetivos declarados en el plan de desarrollo corporativo
del Departamento de Salud Pública.
Al momento de evaluar el desempeño de los indicadores para verificar el
cumplimiento de los objetivos declarados en el período anterior, se visualizó que los
informes de gestión no tenían relación alguna en cuanto a control de gestión. Año a año
crean indicadores para el logro de objetivos, pero al año siguiente no se ve el
cumplimiento o planes de mejora, ya que son declarados pero no medidos ni
implementados.
En conclusión, los indicadores se crean pero no se van midiendo, entonces el logro
de objetivos se pierde durante el transcurso del tiempo y la promoción de planes de
mejora no tiene sustento mediante el cual establecerse.
26
4. CAPÍTULO 4: SOLUCIONES TÉCNICAS Y ALTERNATIVAS
RECOMENDADAS FRENTE A PROBLEMAS DETECTADOS, SEGÚN SEA
EL CASO
4.1. Ordenación y jerarquización de la información en un sistema de
información
El sistema de información propuesto es Microsoft Access, que es un sistema de
gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office, que
como cualquier gestor de base de datos recopila información según propósitos en
particular desde Microsoft Excel y mediante consultas genera informes e información
que hoy en día de manera periódica utiliza el Departamento.
Al momento de determinar que una de las necesidades esenciales para poder tomar
decisiones con respecto a la planificación de mejora y desarrollo del Magíster en Salud
Pública, es el manejo de información para todos quienes se involucran de cierta manera
en el Programa, es trascendental que esta pueda ser conocida por cada uno de ellos.
Con este sistema se puede manipular una gran cantidad de información de forma
sencilla y rápida, ya que está diseñado para que cualquier organización, grande o
pequeña, lo utilice. Para la implementación de este sistema, se hace necesaria la
recolección de los datos apropiados que los usuarios determinen como esenciales,
como se mencionó anteriormente la importación de datos al sistema puede ser a través
de formularios de Microsoft Excel y la exportación de los datos a través de reportes en
Microsoft Excel y Microsoft Word.
La utilización de Microsoft Access podría efectuarse en un plazo de 6 meses, luego
de la creación de las bases de datos, la creación de consultas, la creación de los
27
formularios para Microsoft Excel, la capacitación pertinente para los responsables del
uso de información en el Departamento de Salud Pública (deben ser capaces de rellenar
formularios y generar reportes) y el traspaso de datos a través de formularios. En el
costo del cambio estaría involucrado la contratación, por una sola vez, de un
profesional que sea apto para desarrollar las tareas explicadas con antelación; luego es
necesaria la mantención del sistema, que será una vez por semestre. Este cambio no
tendría asociados costos de implementación de hardware o de software, ya que el
Departamento de Salud Pública posee los requerimientos necesarios y el software para
la creación del sistema.
4.2. Creación de bases de datos en Microsoft Access
Al comenzar con el desarrollo de la idea mencionada en el punto 4.1, la creación
de este sistema con Microsoft Access, involucra la creación de una serie de bases de
datos, entre ellas una base de datos con información referente a los estudiantes y otra
con respecto a los docentes.
Con respecto a la base de datos para los estudiantes se hace necesario determinar
la información que los usuarios necesitan. Para facilitar el entendimiento de las
necesidades de información se propone el siguiente modelo (Ver Figura N°3), que
incluye características de los postulantes, teléfono, lugar de trabajo, título o grado, la
universidad de procedencia, datos del programa y la mención, la ciudad de procedencia
y el estado UCN en el que se encuentra. La idea es que esta base de datos se actualice
de forma semanal, para que la información siempre esté renovada.
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Figura N° 3: Propuesta del modelo relacional para la creación de la base de datos de estudiantes del Magíster en Salud Pública
Fuente: Creación propia
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Al crear una base de datos con información de los estudiantes, esta debe incluir
también información referente a los graduados, debido a que el interesado en el
Magíster en Salud Pública en una primera instancia es postulante al programa, luego
puede pasar a ser seleccionado, matriculado, titulado y graduado; a media que se
actualiza la base de datos la persona va adquiriendo características que antes no poseía,
incluyendo el estado de graduado.
Al momento de graduarse del Magíster en Salud Pública, la persona ya no posee
contacto alguno con la Universidad Católica del Norte, por lo que se propone un plan
de seguimiento de graduados, que incluye la confección de encuestas periódicas (Ver
Figura N°4) para ser enviadas, a través de correos electrónicos, a los graduados cada
seis meses, garantizando la actualización de la información que debería ser ingresada
a través de formularios de Microsoft Excel a las bases de datos de Microsoft Access
(Ver Figura N°3).
Figura N° 4: Propuesta de encuesta para seguimiento de graduados
Pregunta Respuesta
Nombre Completo
RUT
Correo electrónico institucional
Institucional actual de trabajo
Teléfono de contacto
Ciudad en la que actualmente vive
Fuente: Creación propia
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La creación de este sistema con Microsoft Access, involucra también la creación
de una base de datos con información referente a los académicos.
Se hace necesario determinar la información que los usuarios necesitan. Para
facilitar el entendimiento de las necesidades de información se propone el siguiente
modelo (Ver Figura N°5), que incluye las características del académico, la línea de
investigación, el grado, la categoría académica, y las publicaciones, proyectos y tesis
en las cuales ha estado involucrado.
31
Figura N° 5: Propuesta del modelo relacional para la creación de la base de datos de docentes del Magíster en Salud Pública
Fuente: Creación propia
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4.3. Creación de un manual de procedimientos para la selección y asignación
de académicos guías del proyecto de tesis y la tesis de grado
Por último se propone la creación de un manual de procedimientos para la
selección y asignación de académicos guías del proyecto de tesis y la tesis de grado.
La selección de este académico es de libre elección para los estudiantes del Programa
de Magíster en Salud Pública, pero en la actualidad no se cumple, ya que aún declarado
en el Reglamento del Programa, no se encuentra declarado en el Manual del Estudiante.
Se propone un manual de procedimientos para insertar en el manual del estudiante
que incluya las siguientes actividades:
1. Declarar que los estudiantes con el segundo semestre aprobado, tienen el
derecho de ser candidatos a tesis de grado, para ello se debe cursar y aprobar
el proyecto de tesis, dictado el tercer semestre.
2. Declarar que el proyecto de tesis debe ser guiado por un académico
miembro del claustro, y propuesto al comité del Programa por el estudiante.
3. Dar a conocer a los estudiantes los miembros del claustro y sus líneas de
investigación.
4. Dar a conocer la posibilidad de un co-tutor perteneciente al cuerpo de
académicos colaboradores o visitantes del programa.
5. Dar a conocer a los estudiantes los miembros colaboradores y visitantes y
sus líneas de investigación.
6. Solicitar por escrito la inscripción del tema de tesis de grado a la Directora
del programa.
7. Designar, junto al estudiante, un académico patrocinador guía de la tesis de
grado.
8. Oficializar la inscripción en el Departamento de Registro Curricular.
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9. Escoger la modalidad de la tesis de grado (Formato Tesis o Formato
Publicación).
10. Aprobar la tesis de grado o ser eliminado del Programa.
Finalmente se puede establecer que el plazo de ejecución es aproximadamente un
mes, no existen costos asociados debido a que el manual de procedimientos lo puede
confeccionar cualquiera de los integrantes de la dirección del programa., que también
sería el responsable de su ejecución.
4.4. Creación de un tablero de control gerencial
Para asegurar el logro de los objetivos, se hace necesario incorporar algún
mecanismo de control que disminuya el tiempo que demora detectar ciertas
desviaciones e introducir las medidas correctivas pertinentes. Para este caso en
particular se pretende crear un tablero de control gerencial que monitoree los resultados
y poder decidir sobre direccionamiento estratégico.
Este tablero de control gerencial debe ser incorporado en los informes de gestión
anuales que ya posee el programa, permitiendo su evaluación periódica. Debe
incorporar el resultado esperado u objetivo, el indicador, rango de alerta, frecuencia y
fuente de información. Debe incorporar también el valor actual del indicador y el valor
que va adquiriendo a medida que se evalúa el desempeño del mismo (Ver Figura N°6).
La finalidad de este tablero de control gerencial, permitiría analizar las
desviaciones que se generan en la gestión del programa y poder determinar planes de
mejora para el alcance de los objetivos.
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Este tablero de control gerencial estará a cargo de cualquiera de los miembros de
la dirección del programa, los costos estarán asociados al tiempo en que demoren en
crear los indicadores y en evaluarlos, pero se transformará con el paso del tiempo en
una operación clave para la organización. Finalmente, los plazos de ejecución deberían
estar en un rango de tres a seis meses, en donde se deben analizar los objetivos
organizacionales, crear el indicador y el rango de alerta por cada objetivo, y
periódicamente medirlo (el tiempo entre evaluación de desempeño debe ser propuesto
por la misma dirección y debe ser acorde al indicador).
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Figura N° 6: Propuesta del tablero de control gerencial
Resultado
Esperado
Indicador Rojo Amarillo Verde Frecuencia Fuente Valor
Actual
Periodo
1
Periodo
2
Periodo
3
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3. CAPÍTULO 5: CONCLUSIONES
La práctica pre-profesional tuvo lugar en la Universidad Católica del Norte,
específicamente en el proceso de autoevaluación y re-acreditación del Magíster en
Salud Pública perteneciente el Departamento de Salud Pública de la Facultad de
Medicina del establecimiento. Los servicios prestados fueron en conclusión el apoyo
en la búsqueda de la información y redacción de documentos que la Comisión Nacional
de Acreditación exige a todos los Programas de postgrado que se quieran adscribir al
proceso de autoevaluación y re-acreditación.
El desarrollo de la práctica pre-profesional, comenzó el día 27 de Agosto del año
2014 y concluyó el día 24 de Abril del año 2015, teniendo una duración de 514 horas.
Durante el transcurso de esta y a medida que el proceso de autoevaluación y re-
acreditación avanzaba se pudieron distinguir varios problemas relacionados con la
desorganización de la información, consecuencia de la inexistencia de un sistema de
información en el que se encontrara la información relevante con respecto a los
estudiantes, académicos y graduados.
Se concluye de esta forma, que el principal problema del Departamento de Salud
Pública, con relación al Programa de Magíster en Salud Pública, es la inexistencia del
sistema de información del Magíster en Salud Pública que solucionaría los problemas
de concentración de información por la Directora del Programa, la desorganización de
la información referente a los estudiantes, graduados y académicos. La solución óptima
para este problema sería la implementación del sistema de información señalado en el
punto 4.1 , el uso de Microsoft Access, y la creación de las dos bases de datos
esenciales más la incorporación de otras que los usuarios del Departamento de Salud
Pública encontrasen necesarias.
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Durante el transcurso de la práctica pre-profesional se adquirieron múltiples
habilidades, entre ellas se pueden mencionar el trabajo en equipo, la empatía laboral,
el saber escuchar, tomar decisiones en casos necesarios y ser autodidacta; este último
punto es lejos lo más importante, debido a que al llegar a la organización nadie indica
que es lo que hay que hacer ni el cómo, se entiende por sabida la función que se asume
y por cuenta propia se debe ser capaz de desarrollar soluciones inmediatas para cada
problema que se va presentando a lo largo del proceso. Con respecto a las habilidades
técnicas adquiridas, fueron nulas en el proceso de autoevaluación y re-acreditación
como tal, sin embargo, de manera autodidacta, se tuvo que aprender a utilizar
Microsoft Access y diversas funciones de Microsoft Excel, para poder comenzar con
el proceso de mejora para el Departamento de Salud Pública.
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ANEXOS
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ANEXO A: Base de datos de los estudiantes realizada en Microsoft Excel
