Bogotá D.C., 30 de Enero de 2013

Hospital Occidente de Kennedy

Sra. Sandra Jineth Tafur

Coordinación de Facturación

Respetada Jefe, por medio del presente le allego el respectivo informe sobre la gestión realizada

en el área de Urgencias y los hallazgos encontrados en el periodo comprendido entre el 19 de

noviembre de 2012 y el 4 de enero de 2013.

Como primera gestión, se empezó por conocer el área de facturación o liquidación y admisiones, y

el área de autorizaciones; encontrando como falencia que, debido a la restructuración que se hace

en el hospital y a la adecuación de esta área, es realmente muy reducida para todos los

funcionarios y por ende, para los procedimientos realizados allí. Considero que es muy importante

evaluar el estado de las sillas ya que por lo estrecho del sitio, no se puede garantizar la ergonomía

y el espacio requerido por salud ocupacional. Es importante como mínimo, garantizar cierto

confort para realizar el trabajo con relativa comodidad, ya que por las condiciones del servicio, el

estrés que se maneja en el mismo y las condiciones que actualmente presentan las sillas, es difícil

sentir comodidad. Por otra parte, como es de su conocimiento, no existe un lugar adecuado para

que los liquidadores guarden sus facturas hasta el momento de entregarlas al área, lo que puede

conllevar a traspapeleo o pérdida de las mismas.

En cuanto a los procedimientos, considero que los funcionarios tienen claras las actividades a

realizar, en la parte de admisiones es puntual la revisión en las diferentes bases de datos para

determinar el pagador de los servicios de salud, pero no hay claridad en cuanto a usuarios sin

seguridad social o con problemas en ésta, o con SISBEN de otros entes territoriales, también vi

dudas en cuanto a pacientes que ingresan por accidentes de tránsito y demoras en pacientes que

llegan remitidos de otras IPS , no hay un informe al área de trabajo social y la correlación entre

estas áreas y el área de autorizaciones, por lo que se sugiere llevar una planilla en la que reporten

estos casos puntuales para que sea definido por el área encargada (Se anexa copia de planilla

sugerida).

En el área de autorizaciones considero que se realiza un trabajo relativamente bueno a pesar de

las limitaciones con que se cuentan. De todas formas, hay procedimientos que deben ser

ajustados, como la entrega de las hojas de ruta a los liquidadores, o el manejo que se les da a

estos, ya que si cada factura o cada hospitalización lleva su respectiva hoja de ruta, como se

explica la cantidad de estas que sobran o las que se reconstruyen? que además de ser un

reproceso implica un gasto innecesario para el hospital. El manejo del censo diario es importante

ya que en él se evidencian los pacientes que llevan más de 24 horas cumplidas, y es importante

para su reporte de hospitalización, pero hay que tener en cuenta los tiempos estipulados en el

Artículo 4 de la Resolución 3047 de 2008, como también es importante que luego de los tres

envíos de reporte de la AIU o servicios posteriores, reportarlo a la dirección territorial de salud (en

este caso, a la SDS, en la página Sistemas de Información – SIRL – República – Reporte no

Respuesta – Anexo 3), siendo esta una herramienta para defender posibles glosas o devoluciones

por parte de las EAPB, y también informarlo a los liquidadores o al área de facturación para que

sea un procedimiento articulado y garantice una buena facturación de los servicios prestados en

urgencias y los direccionados a otros servicios del hospital, más complejos para su reporte y

manejo de contratos y tarifas estipuladas en los acuerdos de voluntades. Como punto de control

para el manejo de las hojas de ruta, considero que el liquidador firme el libro de gestión que se

maneja en el área de autorizaciones.

En el área de liquidadores considero que se encuentran muchas falencias, y por lo tanto, se deben

ejecutar planes de mejora inmediatos. En primer lugar, considero que no hay adherencia a los

procedimientos establecidos ya que, aunque no son desconocidos, se obvian por voluntad propia

de algunos de los liquidadores, como la hospitalización de pacientes de urgencias, cumplimiento

de los horarios de entrada, registro y entrega de las HC a admisiones en el libro estipulado para tal

fin, ejecución de actividades distintas a la de atención a los usuarios que demandan la liquidación

de las cuentas para los egresos, lo que hace que los tiempos de espera no sean los óptimos. Esto

atenta contra la imagen corporativa, la calidad de los servicios prestados y la entrega oportuna de

facturas al área de facturación. Es especialmente preocupante la atención a los usuarios, en donde

percibo que falta, más que calidad, calidez humana,no sólo por el grupo de liquidadores, sino por

la mayoría de funcionarios de primer contacto.Sugiero un curso virtual del SENA sobre

humanización en servicios de salud u otro tipo de capacitación sobre el tema .

Cabe anotar que, como se mencionó anteriormente, es un área con muchas complicaciones y

limitantes, con un grupo de trabajo relativamente joven al cual se le puede capacitar en todo estos

aspectos, que son importantes para su vida profesional y personal; además, hay funcionarios que

conocen mucho del área y de los servicios a liquidar, y que le pueden aportar a otros compañeros

si existe un verdadero trabajo en equipo, lo que haría un grupo muy bueno, con varios perfiles

(liquidaciones, admisiones y autorizaciones), y si se ayudara a oxigenar y a disminuir un poco la

carga laboral que implica el soporte y entrega de facturas, sería el primer paso para crear

compromiso hacia los demás, hacia la institución, y hacia las actividades a realizar. También es

importante desde el área hacer controles como listas de chequeo, estudio de tiempos y

movimientos, encuestas de satisfacción, entre otros.

Creo que el área de urgencias siempre ha sido una gran escuela, y que ésta no es la diferencia.

Estoy seguro que siempre será necesaria una dirección de los procesos administrativos, más que

un guardián o un policía, un apoyo como figura de respaldo, pero también de autoridad, para lo

cual debe haber un punto específico de trabajo que sirva de canal directo con el área de

facturación y con la coordinación, y espero que esto se realice prontamente para el mejoramiento

de los servicios y del ambiente laboral y de la imagen que se proyecta hacia el exterior y otras

áreas del hospital.

Considero que se debe crear cierta cultura de respeto porque sé que esta es la base para grandes

cosas.

Diligencie una carpeta con algunas de las normas que rigen el SGSSS. Espero que no sea una

carpeta más, sino que se tome en cuenta para aprender algo más, o reafirmar algún conocimiento.

Se creó el libro de entrega de historias clínicas por parte de los liquidadores a los encargados de

las admisiones que son quienes entregan finalmente estas , como punto de control pienso que con

el reporte diario de facturación por liquidador se puede cruzar contra las historias clínicas

entregadas y así se evitaría el extravió o perdida de las mismas se acortarían los tiempos de

entrega y se generaría una mayor responsabilidad sobre el manejo de las historias clínicas y dejar

la custodia de estas a quien realmente le corresponde.

Mi trabajo en urgencias aunque fue muy corto me dejo grandes enseñanzas para mi vida personal

como laboral, agradezco la confianza que usted deposito en mi al Asignarme este puesto y espero

no haberla defraudado ya que di mucho de mí para que las cosas mejoraran, así sea que solo haya

aportado un granito de arena y no este del todo satisfecho estoy tranquilo por mi labor realizada

.también agradezco el nuevo trabajo que se me asigno y espero que mi salud mejore en un 100%

para poder aportar todo lo que más pueda a esta área , al Hospital Occidente de Kennedy y a

mejorar todo lo que se pueda en este sistema de salud para beneficio de todos los usuarios que

somos todos.

SIN OTRO PARTICULAR

Carlos Edisson Useche

Auxiliar Administratvo

Cód. 407 grado 16