INFORME FINAL DE GESTIÓN LICDA. ANA I. ROJAS MONTERO

INFORME FINAL DE GESTIÓN

LICDA. ANA I. ROJAS MONTERO

DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

DEL 2018 AL 11 DE SETIEMBRE DEL 2021

INDICE I. PRESENTACIÓN ........................................................................................................................... 1

II. DATOS DE LA COLABORADORA .................................................................................................. 2

III. PERSONAL SUBORDINADO ..................................................................................................... 2

IV. PARTICIPACIÓN EN COMISIONES ........................................................................................... 9

4.1 COMISION GESTION AMBIENTAL INSTITIUCIONAL (COGAI) ................................................. 9

4.2 COMITÉ INSTITUCIONAL DE COMPRAS SUSTENTABLES ...................................................... 10

4.3 COMISION DE MEJORA REGULATORIA INSTITUCIONAL ..................................................... 11

V. RESULTADOS DE LA GESTIÓN ................................................................................................... 15

5.1 Descripción de la Dependencia ............................................................................................ 15

5.2 Funciones de la Dirección ..................................................................................................... 15

5.3 Autoevaluación del Sistema de Control Interno ................................................................. 18

5.3.1 -Acciones implementadas para mejorar el sistema de control interno ......................... 18

5.3.2 Resultados SEVRI 2020 ..................................................................................................... 18

5.3.3 Autoevaluación del Sistema de Control Interno ............................................................. 20

VI. PRINCIPALES LOGROS Y PENDIENTES DURANTE LA GESTIÓN ............................................ 21

VII. ESTADO DE LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES .................................................................. 49

VIII. RECURSOS FINANCIEROS ...................................................................................................... 50

IX. SUGERENCIAS PARA LA MEJORA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL O DE LA DEPENDENCIA ... 66

X. ESTADO DEL CUMPLIMIENTO LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA DEL MOPT

DURANTE SU GESTIÓN ..................................................................................................................... 67

XI. GESTIONES REALIZADAS DE PREVIO A LA ENTREGA DE MI CARGO ................................... 80

1

I. PRESENTACIÓN

En atención a las responsabilidades inherentes al puesto y cargo que ostento y según lo establecido en la normativa vigente, específicamente lo que dicta el artículo 12, inciso e) de la Ley No.8292 de Control Interno; directriz N° D-1-2005-CO-DFOE referente a las “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión” de la Contraloría General de la República, así como el Decreto Ejecutivo No.36235-MOPT, Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras y Transportes, en el Capítulo V, Deberes y Obligaciones Servidoras, en su artículo 41, en el punto 36 que establece:

"El funcionario(a) deberá rendir un informe de su gesti6n a su jefe(a) inmediato, además de hacerle entrega por escrito de /os bienes que tenga asignados, cuando deje el cargo temporal o definitivamente."

Hago entrega del informe Final de Gestión correspondiente a mi cargo como jefe del Departamento de Control de Combustible con recargo a.i. de la Dirección de Servicios Generales y Transportes del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. El documento que se entrega realiza una síntesis de los hechos más relevantes efectuados durante mi gestión, y se convierte en un instrumento de rendición de cuentas e información para facilitar la transición que resulta de mi relevo en el cargo. Este informe incluye información de mi gestión la cual finaliza el 11 de setiembre de 2021, fecha en que me acojo a la jubilación por el régimen de pensión con cargo al presupuesto de la República. Es importante acotar que asumí la Jefatura de Control de Combustible a partir del 16 de abril del 2018 y el recargo de la Dirección a.i. de Servicios Generales y Transportes, a partir del 30 de setiembre del 2019.

2

II. DATOS DE LA COLABORADORA

Cuadro No.1 DATOS SUSCRITA

Nombre: Ana I. Rojas Montero

Cédula: 2-414.-130

Puesto: Profesional jefe del Servicio Civil 1

Cargo: Jefe Departamento Control de Combustible con recargo de la Dirección a.i. de Servicios Generale y Transportes

Tipo de Nombramiento: En propiedad

Dependencia en la que se ubica el puesto:

Departamento Control de Control de Combustible

Grado académico: Licenciada

Nombre y Cargo del Superior Inmediato:

Lic. Cristhian Méndez Blanco, subdirector a.i. División Administrativa

Jornada de trabajo: De lunes a viernes de 7:00 am a 3:00 pm.

III. PERSONAL SUBORDINADO

Cuadro No. 2 RECURSO HUMANO DE LA DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTES

NOMBRE No.

PUESTO CLASE ESPECIALIDAD CONDICIÓN

Vacantes 030404 Profesional jefe de

Servicio Civil 3

En proceso cambio

especialidad

Vacante por pensión

Jaine Berrocal Barquero 035335 Profesional jefe de

Servicio Civil 2 Administración

Negocio Propiedad

Cynthia Céspedes Espinoza

030440 Profesional jefe de

Servicio Civil 2 Administración

Generalista

Propiedad (medida cautelar)

Guisella Cordero Camacho

016563 Profesional de

Servicio Civil 1B Administración

Generalista Propiedad

Yessenia Fonseca Fonseca

029535 Profesional de Servicio Civil 2

Administración Generalista

Propiedad

Margarita Bello Rojas 014042 Oficinista de Servicio

Civil 2 Labores varias

de oficina Propiedad

Franklin Argüello Prendas

028959 Oficinista de Servicio

Civil 2 Labores varias

de oficina Propiedad

3

NOMBRE No.


DEPARTAMENTO GARAJE CENTRAL

Marvin Acuña Martínez 014030

Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Propiedad

José Eduardo Guzmán Quesada

012626 Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Propiedad

Mario Leitón Villalobos 014037 Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Periodo Prueba

Edwin Vargas García 013794 Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Periodo Prueba

Jorge Arguedas Varela 013158 Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Periodo Prueba

Ronald Mora Mora 057903

Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Propiedad

Eduardo E. Ramírez Castro

072391 Misceláneo de Servicio Civil 1

Labores básicas de mantenimiento Propiedad

DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

NOMBRE N°


William Amién Picón 108459

Técnico de Servicio Civil 1

Administración Generalista Propiedad

Rafael Bonilla Carvajal 012014



Alejandra Castro Ulloa 014090

Profesional de Servicio Civil 3


Vacante (pedimiento) 029451

Oficinista de Servicio Civil 2

Labores varias de oficina Vacante

Hernán Godínez Hernández

101647 Técnico de Servicio Civil 3


Manuel López Zúñiga 013148 Misceláneo (a) de

Servicio Civil 1

Labores básicas de mantenimiento Interino

Franklin Montenegro Montero

016314 Técnico de Servicio Civil 2 Archivística Propiedad

Yuri Gerardo Morales Alfaro

101290 Técnico de Servicio Civil 1 Archivística Propiedad

Fanny Valverde Hernández

011855 Profesional de Servicio Civil 2 Archivística Propiedad

Cindy Carvajal Torres 101458

Misceláneo (a) de Servicio Civil 1 Servicios Básico

Periodo Prueba

4

NOMBRE No.


Issac López Córdoba 014807

Misceláneo (a) de Servicio Civil 1 Servicios Básicos

Periodo Prueba

Pablo Calderón Salazar 011807

Misceláneo (a) de Servicio Civil 1 Servicios Básicos

Periodo Prueba

Rodney Ureña Mena 013574

Misceláneo (a) de Servicio Civil 1 Servicios Básicos Propiedad

Vacante (aprobado AP)

015240

Pendiente reasignación descendente Misceláneo. Serv1 Servicios Básicos Vacante

Vacante (Justificó AP) 012163

Reasignación descendente Mis.Serv1 Servicios Básicos Vacante

Vacante (Justifico AP) 014881

Reasignación descendente Mis.Serv1 Servicios Básicos Propiedad

Vacante (pedimiento) 095835


Labores varias de oficina Vacante

DEPARTAMENTO CONTROL DE TRANSPORTES

NOMBRE No.


Carlos Calvo Meléndez 095934

Profesional jefe de Servicio Civil 1


Grettel Hernández Leitón



Ascenso Interino

Cindy Madrigal Rojas 028901

Profesional de Servicio Civil 1B


Ascenso Interino

Julieth Sandi Sandi 029168

Misceláneo (a) de Servicio Civil 1 Servicios Básicos Propiedad

Dayana Villalobos Fonseca



Cristian Zumbado Campos



PROCESO CENTRO DE INFORMACIÓN Y TRÁMITE

NOMBRE No.


Odilia Garro Vindas 014864 Miscelánea de

Servicio Civil 2


Alice Virginia Mora Sibaja



5

NOMBRE No.


Gonzalo Eduardo Solera Porras

028621 Oficinista de Servicio Civil 2

Labores varias de oficina Propiedad

María de los Ángeles Vindas Álvarez



PROCESO DE ACCIDENTES

Grettel Arroyo Quesada 101320



Henry Oviedo Benavides 016136

Trabajador Calificado de Servicio Civil 2

Mecánica Automotriz Propiedad

Jency Calderón Mora 030254

Técnico de Servicio Civil 1 Contabilidad Propiedad

Edson Fernández Fernández

013369 Trabajador Calificado de Servicio Civil 2

Mecánica Automotriz Propiedad

Randy Obando Mora 011644

Profesional de Servicio Civil 2 Derecho Propiedad

Alejandro Piedra Méndez

047743 Profesional de Servicio Civil 3 Derecho Propiedad

José Revollo Blanco 030425


Paola Rojas Chacón 015316


Juan Diego Vargas Garita

046082 Profesional de Servicio Civil 3 Derecho Propiedad

DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA

NOMBRE No.


Eliécer Manuel Artavia Bejarano

101253 Oficial de Seguridad Servicio Civil 1 No tiene Propiedad

Martina Eugenia Chacón Arias



Kerlin Hidalgo Herrera 046645

Profesional de Servicio Civil 1-B


Wilmar Chacón Rizo 030047

Oficial de Seguridad Servicio Civil 1 No tiene Propiedad

Víctor Manuel Gamboa Portilla


Juan Carlos González Jiménez


6

NOMBRE No.


José Uriel Martínez Mejía


Geiner Andrés Monestel Guevara


Helberth Alex. Moreno Cerdas

013021 Trabajador Calificado de Servicio Civil 2

Construcción Civil Propiedad

Abel Ortega Porras 028941


Pedro Eladio Portilla Portilla


Paulino Ricardo Solano González


Miguel A. Solís Rojas 030046


Jorge Vargas Méndez 015849


Jorge Fdo. Vargas Garro 015421


Douglas Vargas Hernández


Eloy David Vargas Solís 014483

Misceláneo de Servicio Civil 1 Servicios Básicos Propiedad

Francisco Ger. Villegas Parra


Denis José Zapata Ponce 014795


DEPARTAMENTO CONTROL DE COMBUSTIBLES

Harland Alfaro Murillo 013673



Yamileth Duarte Zeledón



Ana Lucrecía Hernández de la O



Darling Mendoza Reyes 012182



Sally Monge Vargas 015086



Vacante por pensión 012856

Profesional jefe de Servicio Civil 1

Administración Generalista Vacante

7

NOMBRE No.


Ronald Sancho Murillo 012419

Trabajador Calificado de Servicio Civil 1

Mecánica de Engrase Propiedad

Wergman Sibaja Arias 028871



Dennis Suárez Huertas 013407



Ana Patricia Valverde Chaverri



DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES

NOMBRE No.


Yamil Artavia Morales 028943



Ana Cristina Segura Garita



Jacqueline Rojas Fernández

028713 Misceláneo (a) de Servicio Civil 1


William José Ubilla Martínez


Operador de Radio Propiedad

Javier Soto Conejo 015289



Johnny José Fajardo Sánchez



Freizer García Cerdas 028900

Trabajador Calificado de Servicio Civil 1 Soldadura Propiedad

Francisco Ramos Bolaños

035359 Conductor del Servicio Civil 1 No tiene Propiedad

Fuente: Elaboración propia, con base en registros de la Dirección

✓ Puesto No. 030404 Profesional jefe del Servicio Civil 3, cargo director(a) de Servicios

Generales y Transportes, se le realizó justificación para liberar el puesto ante la AP, mediante el oficio DVA-2021-263 y cambio de especialidad de Derecho a Administración con el oficio DVA-DGIRH-GOT-2021-277 (responsable Lic. Cristhian Méndez Blanco, subdirector a.i. División Administrativa).

✓ Puesto No. 030440 Profesional jefe del Servicio Civil 2, cargo subdirectora de

Servicios Generales y Transportes, se encuentra medida cautelar según oficio DVA-2021-245.

8

✓ Puesto No. 040137 Conductor Servicio Civil 1, se encuentra en periodo de prueba el nombramiento se efectuó con el oficio DVA-DGIRH-GE-2021-554. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

✓ Puesto No. 013794 Conductor Servicio Civil 1, se encuentra en periodo de prueba el

nombramiento se efectuó con el oficio DVA-DGIRH-GE-2021-553. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

✓ Puesto No. 013158 Conductor Servicio Civil 1, se encuentra en periodo de prueba el

nombramiento se efectuó con el oficio DVA-DGIRH-GE-2021-516 (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

✓ Puesto No. 029451 Oficinista Servicio Civil 2, se encuentra en el Departamento de Gestión del Empleo, el 10 setiembre del 2021 se ingresó a SISAGETH el pedimento para la respectiva nómina. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT y Licda. Alejandra Castro Ulloa, jefe Departamento de Servicios Generales)

✓ Puesto No. 101458 Misceláneo del Servicios Civil se encuentra en periodo de prueba el nombramiento se efectuó con el oficio DVA-DGIRH-GE-2021-466. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT y Licda. Alejandra Castro Ulloa, jefe Departamento de Servicios Generales)

✓ Puesto No. 011807 Misceláneo del Servicio Civil se encuentra en periodo de prueba el nombramiento se efectuó con el oficio DVA-DGIRH-GE-2021-465. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT y Licda. Alejandra Castro Ulloa, jefe Departamento de Servicios Generales)

✓ Puesto No. 014807 Misceláneo del Servicio Civil se encuentra en periodo de prueba en una plaza de discapacidad (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT y Licda. Alejandra Castro Ulloa, jefe Departamento de Servicios Generales)

✓ Puesto No. 015240 Oficial de Seguridad de Servicio Civil 1, autorizado por la Autoridad Presupuestaria, pendiente de reasignación descendentes a Misceláneo del Servicio Civil 1. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

✓ Puesto No.012163 Oficial de Seguridad de Servicio Civil 1, se solicitó la libración del puesto a la Autoridad Presupuestaria, para una reasignación descendentes a Misceláneo del Servicio Civil 1. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

9

✓ Puesto No. 014881 Oficial de Seguridad de Servicio Civil 1, se solicitó la libración del puesto a la Autoridad Presupuestaria, para una reasignación descendentes a Misceláneo del Servicio Civil 1. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

✓ Puesto No. 095835, Oficinista de Servicio Civil 1, se encuentra en el Departamento de Gestión del Empleo, el 10 setiembre del 2021 se ingresó a SISAGETH el pedimento para la respectiva nómina. (Seguimiento Licda. Jaine Berrocal Barquero, subdirectora a.i. DSGT)

Debe indicarse que mediante el DVA-DSGT-CIT-2021-55, la señora Carmen Zamora Solís renuncia al puesto No. 095835 oficinista del Servicio Civil 1, dicho puesto se libera por la AP, no obstante, este puesto no puede utilizarse para ejercer el cargo de Encargada del Proceso del Centro de Información y Trámite, pues es de una clasificación inferior a la requerida, Profesional de Servicio Civil 3. Por lo anterior, debe gestionarse el traslado a ese proceso de una plaza clasificada de esa forma. En el caso de la Jefatura del Departamento de Comunicación, puesto N° 028943, Profesional de Servicio Civil 2, G. de E. Administración Subespecialidad Generalista, ejercido por el Lic. Yamil Artavia Morales, se recibió el oficio DVA-DGIRH-GOT-2021-215 comunicando que la Dirección General del Servicio Civil, no aprobó el movimiento debdo a que el interesado no había completado el requisito de experiencia exigido por la clase. Es importante señalar que la eliminación de la plaza de Profesional del Servicio Civil 3 especialidad en archivística, representa un retroceso para la Institución, dado que se había consolidado para que ejerciera el cargo de jefe o coordinador del Archivo Central del MOPT, en este asunto se gestionó ante el Despacho del Ministro mediante el oficio DVA-DSGT-2021-410, la utilización temporalmente de puesto No.012677. Es de hacer notar que, por factores como el congelamiento de plazas, existe un recargo de labores que incide en la calidad y oportunidad de los productos que genera la Dirección, por lo tanto, es importante que se considere por mi sucesor continuar con los esfuerzos para dotar de recurso humano suficiente y calificado, a la Dirección, departamentos y procesos. IV. PARTICIPACIÓN EN COMISIONES 4.1 COMISION GESTION AMBIENTAL INSTITIUCIONAL (COGAI) El director(as) de Servicios Generales y Transportes forma parte de la Comisión de Gestión Ambiental mediante el oficio DM-2020-3828, dicha comisión se reúne una vez al mes y tiene la responsabilidad de coordinar e implementar las medidas ambientales indicadas en el Plan de Acción del PGAI del MOPT 2021-2025.

10

Igualmente, existe un Comité Técnico que da soporte a la COGAI del cual forma parte la Licda. Alejandra Castro Ulloa, con la responsabilidad de monitorear y generar reportes sobre el manejo de residuos ordinarios y especiales y la Licda. Sally Monge Vargas, responsable de monitorear y generar reportes sobre el consumo de combustible. En cuanto al protocolo para la gestión integral de los residuos del MOPT, se remitió mediante el oficio DVA-DSGT-DSG-2021-203 al Coordinador de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional la justificación por la cual no entregó desechos especiales en el primer semestre del año 2021. Además, se gestiona mediante correo electrónico dirigido al jefe de Limpieza Urbana de la Municipalidad de San José, el préstamo del contenedor para depositar residuos no valorizables. Asimismo, se coordina con Relaciones Públicas e Ingeniería de Tránsito, para la confección de rótulos para la gestión de los residuos A pesar de los esfuerzos que se hacen a lo interno del Departamento de Servicios Generales para avanzar con las acciones necesarias para implementar la gestión integral de los residuos a nivel del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), en una primera etapa para los 4 edificios de la Sede Central, no se ha podido consolidar algunos insumos, tales como:

1. El manual para el Manejo Integral de los Residuos Sólidos Ordinarios que se generan en el MOPT

2. La Política para la Gestión Integral de los Residuos Sólidos Ordinarios. 3. Las actividades internas ministeriales y los formularios derivados, para normalizar a

nivel interno de la institución, la Gestión Integral de los Residuos Sólidos Ordinarios. Dentro de los logros obtenidos por esta Comisión se tiene el Galardón Bandera Azul; Desarrollo de protocolos de los aspectos ambientales, Galardón Cambio Climático, capacitaciones de tema relacionados con el quehacer de dicha comisión a nivel institucional e interinstitucional, además da seguimiento al proyecto de motos eléctricas y participa en el Plan de Movilidad Sostenible. 4.2 COMITÉ INSTITUCIONAL DE COMPRAS SUSTENTABLES La coordinadora del Comité es la MGP July Sulay Valverde Leiva, Proveeduría Institucional. El objetivo es Inclusión de criterios sustentables y elementos de sostenibilidad ambiental en todos los procesos de adquisición de bienes y servicios del Ministerio y la creación de los instrumentos técnicos correspondientes. Oficializado con la Resolución N° 001772 del año 2019. Actualmente participa a Licda. Alejandra Castro Ulloa y ocasionalmente el director(a) DSGT. De ser necesario participará a Licda. Yesenia Fonseca Fonseca.

11

Estado: Véase el informe semestral remitido con el oficio DVA-DPI-DPC-2021-466, firmado por MGP July Sulay Valverde Leiva Coordinadora Comité Institucional de Compras Sustentables, enviado al ministro el 3 de septiembre del 2021. 4.3 COMISION DE MEJORA REGULATORIA INSTITUCIONAL Según lo establecido en el oficio DVAGE-2019-018 del 09 de setiembre del 2019, la Comisión de Mejora Regulatoria fue conformada, ello para dar continuidad a sus labores ante la jubilación del Lic. Manuel Arce Jiménez y de la Licda. Martha Henríquez Cabezas, quienes fungían como presidente y secretaria técnica, respectivamente. Luego ante la jubilación del MSc. Orlando Cervantes Benavides, la coordinación fue asumida por el Lic. Christian Méndez Blanco. Los temas a los que el grupo se ha abocado incluyen la conformación y seguimiento del Plan de Mejora Institucional y la formalización de convenios con otras instituciones para mejorar la tramitología a la que se enfrenta el usuario y el inventario y simplificación de los trámites y servicios que presta la Institución. La Comisión se reúne una vez al mes, además, en caso de que el estudio de algún tema o el seguimiento al Plan de Mejora Regulatoria lo ameriten, las sesiones se efectúan con mayor frecuencia. No obstante, debido a la renuncia de la señora Carmen Zamora Solís, Encargada del Centro de Información y Trámite y secretaria técnica, a partir del 30 de julio del año en curso, en los últimos meses no ha sesionado. Debido a mi papel como Gestora de Mejora Regulatoria Institucional e Interinstitucional, presentó un resumen de los logros y pendientes. Resumen de los Planes de Mejora Regulatoria 2018, 2019, 2020 y 2021

Debido a que durante mi gestión ejercí el rol Gestora de Mejora Regulatoria se presentan los logros obtenidos en la ejecución del Plan de Mejora correspondiente a nuestro al Ministerio, que incluye el detalle de lo realizado durante el 2021, así como en observancia de aquellas actividades pendientes de finiquitar en los planes de mejora del 2018, 2019 y 2020:

Cuadro No. 3 ESTADOS DE LOS PLANES DE MEJORA REGULATORIA

INSTITUCIÓN 2018 2019 2020 2021

Ministerio de Obras Públicas y Transportes

2018: Con Actividades Pendientes.

55% 30% 1: 27% 2: 21%

49%

12

INSTITUCIÓN 2018 2019 2020 2021

2019: Con Actividades pendientes. 2020: Con Actividades pendientes 2021:

Consejo Nacional de Vialidad

2018: Con Actividades Pendientes. 2019: Cumplido. 2020: Cumplido.

80% 100% 100% 42%

Consejo de Transporte Público

2018: Cumplido. 2019: Cumplido. 2020: Cumplido.

100% 100% 100% 20%

Consejo Técnico de Aviación Civil

2018: Cumplido. 2019: Con Actividades pendientes. 2020: Cumplido.

100% 100% 100% 50%

Consejo de Seguridad Vial

2018: Con Actividades Pendientes. 2019: Cumplido. 2020: Cumplido.

1: 100% 2: 67%

100% 100% 25%

Consejo Nacional de Concesiones

2018: No presentó mejoras. 2019: No presentó mejoras. 2020: No presentó mejoras.

-------------- ---------------

________ _________

Tribunal Administrativo de Transporte

2018: Con Actividades Pendientes. 2019: No presentó mejoras. 2020: No presentó mejoras.

81% 0% 0% 0%

13

Gráficos No.1 Porcentaje de Avance por Institución

Al totalizar esos porcentajes de avance, se obtienen los siguientes resultados promedio de cumplimiento de los planes de mejora regulatoria Institucional, para el conjunto MOPT y sus Consejos.

Total de avance del Plan de Mejora Regulatoria (PMRI) 2018 80%




Con el III Informe de Avance del 2021 presentado el 10 de setiembre del 2021, se logró un 58 % de avance en el Plan de Mejora Regulatoria 2021. Los pendientes de los años 2018, 2019 y 2020, se refieren a normas que se encuentran en la Asesoría Jurídica para revisión como es el caso del Reglamento Accionar del Tribunal Administrativo de Transportes (TAT-PRESI-070-2018, DM-2019-0951 y TAT-PRESI-004-2021) y Reglamento de Autorización para la Prioridad de Paso de Autobuses del Servicio Público en los Servicios de Cabotaje, Modalidad Ferry (DVMP-2020-1206). La Dirección General de Educación Vial se encuentra en el proceso de ajustar el Reglamento para la Homologación de las Licencias Expedidas en el Extranjero, y el Reglamento para la aprobación de los cursos básicos de Educación Vial para la Obtención del Permiso Temporal de Aprendizaje y de la Licencia de Conducir.

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

MOPT

CONAVI

CTP

CETAC

COSEVI

CNC

TAT

2018 (2) CSV; 0

2018 (2) CSV; 0

2018 (2) CSV; 0

2018 (2) CSV; 0

2018 (2) CSV; 67

2018 (2) CSV; 0

2019 (1); 30

2019 (1); 100

2019 (1); 100

2019 (1); 100

2019 (1); 100

2020(1) ; 100

Porcentaje de avance por Institución

14

Con respecto al Reglamento que regula la autorización de roturas de vías y de los trabajos en el Derecho de Vía, se encuentra en proceso por el Departamento de Previsión Vial y la Asesoría Jurídica.

Gráficos No.2 Promedios de Avance por PMR

Las acciones que permitieron alcanzar los niveles de cumplimiento señalados, se fundamentaron en los ejes de mejora continua, satisfacción ciudadana y transparencia; así como eficacia y eficiencia en la gestión interna, orientándose, además, hacia la inclusión de las tecnologías de la información y la comunicación, como parte de las soluciones, todo ello en una visión de Gobierno Digital, que facilite la interacción con el ciudadano, el funcionamiento institucional, la distribución de la información y la prestación del servicio. Es importante acotar que, a partir del 09 de setiembre de los corrientes, el señor Oficial de Simplificación de Trámites, Arq. Eduardo Brenes Mata, reformula la Comisión debido a la reciente salidas de algunos de sus miembros por renuncia y pensión, por lo tanto, mediante el oficio DVTSV-2021-618 conforma la nueva Comisión de Mejora Regulatoria. Así, el nuevo coordinador es el Lic. Diego Arias Alvarado, a quien se le entrega la documentación que me fuera remitida por el Lic. Cristhian Méndez Blanco, así como aquella documentación que la suscrita recibió relacionada con el tema.

2018; 72

2019; 86

2020; 83

2021; 37

PROMEDIO DE AVANCE EN LOS PLANES DE MEJORA2018, 2019, 2020 y 2021

15

V. RESULTADOS DE LA GESTIÓN

5.1 Descripción de la Dependencia La Dirección de Servicios Generales y Transportes, fue creada mediante el Decreto Ejecutivo No.29673-MOPT del 06 agosto del 2001, artículo 9, la dependencia cuenta con el objetivo general de Brindar oportunamente a la institución los servicios generales y mantener un control eficaz del uso, registro y cumplimiento de normativa de los vehículos livianos del MOPT.

Objetivo POI es: Ofrecer soporte técnico y administrativo a las diferentes dependencias institucionales mediante las actividades especializadas de la gestión del combustible, control de transportes, servicios generales, comunicaciones, seguridad y vigilancia, garaje central y otros servicios de apoyo con el fin de contribuir a la obtención de los objetivos y al aumento de productividad en los procesos de trabajo de la institución. La Dirección cuenta con la siguiente estructura organizativa:

Así como, con los siguientes procesos: -Proceso de Accidentes -Proceso Centro de Información y Trámites

5.2 Funciones de la Dirección

1. Planear, dirigir, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con los servicios generales, comunicaciones, seguridad y vigilancia,

16

control de combustibles, control de vehículos oficiales livianos y el garaje de vehículos del Programa Presupuestario 326.

2. Administrar correctamente la labor técnica y los recursos de la Dirección. 3. Controlar y fiscalizar el uso de los vehículos oficiales mediante registros

actualizados, con indicación de su estado, ubicación, servidor responsable, características físicas; control de pernocte, control de rendimiento y vigencia de la licencia de conducir.

4. Asignar, marcar y velar porque las unidades de equipo móvil liviano porten su placa metálica y que estén debidamente rotuladas; así como coordinar esta materia con la Dirección de Control de Maquinaria y Equipo en lo de su competencia.

5. Tramitar ante el Registro Nacional la inscripción o desinscripción de los vehículos, que lo requieran; así como la confección de placas de circulación, asimismo coordinar con la Dirección de Control de Maquinaria y Equipo lo correspondiente en esta materia.

6. Coordinar con los administradores de los proyectos, el registro actualizado del equipo liviano adquirido por las empresas constructoras con exoneración de impuestos, para uso en proyectos del MOPT, que consideren las características del vehículo, nombre del propietario, persona a la que está asignado, asimismo, nombre del proyecto y fecha de finalización, a efecto de coordinar lo referente al destino de esas unidades ya sea inscribirlas a nombre del MOPT o gestionar el traspaso a particulares.

7. Remitir a la mayor brevedad, al Departamento de Relaciones Laborales de la Dirección de Recursos Humanos, el expediente administrativo correspondiente al incumplimiento de las disposiciones que rigen el uso de los vehículos oficiales y sus controles establecidos, para la imposición de las sanciones administrativas que correspondan.

8. Tramitar la documentación necesaria para la circulación de vehículos y gestionar ante el Instituto Nacional de Seguros, en coordinación con la Dirección de Control de Maquinaria y Equipo cuando corresponda, lo concerniente al aseguramiento del equipo adquirido por el Ministerio; así como remitir la documentación requerida para la respectiva autorización del pago del deducible y otros.

9. Efectuar el proceso de investigación de accidentes de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que se involucre un vehículo propiedad del MOPT, desde la apertura del procedimiento administrativo con su respectivo traslado de cargos, solicitud de documentación, declaración indagatoria, análisis de los expedientes judiciales y demás gestiones pertinentes hasta emitir el informe final que contiene la recomendación de medidas disciplinarias correspondientes.

10. Atender, analizar, contestar y/o resolver los recursos administrativos o judiciales y reclamos que se presenten en contra del procedimiento administrativo por accidentes de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que se involucre un vehículo propiedad del MOPT y, en caso de que no procedan, elevar las apelaciones al(a) ministro(a); así como los incidentes de nulidad de suspensión u otros.

17

11. Analizar y proceder conforme cuando la responsabilidad, por daños causados por accidentes de tránsito a la Administración, es atribuida a terceros y no fuera posible la indemnización por parte de éstos, por medio de contrato de seguro suscrito.

12. Instaurar las acciones judiciales indemnizatorias por accidentes de tránsito ante la Procuraduría General de la República para que se emita la Ejecutoria de Sentencia.

13. Realizar los estudios registrales de los vehículos livianos por recibir en donación y gestionar ante la Dirección de Asesoría Jurídica la inscripción de dichos vehículos; así como la desinscripción de los vehículos livianos, que así lo requieran.

14. Coordinar con quien corresponda la liberación de vehículos y levantamiento de gravámenes, para su respectivo trámite ante el Tribunal de Tránsito, Agencias Fiscales, Procuraduría General de la República o Registro Público.

15. Planificar, controlar y ejecutar la compra de combustibles de la Institución, la asignación de cuotas de combustible y coordinar, ante el Banco de Costa Rica y los Ejecutores de Programa, la logística interna de la aplicación del proceso de compra de combustible mediante la Tarjeta Electrónica.

16. Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y supervisar todos los aspectos de servicios generales, en el contexto institucional, tales como: aseo, vigilancia, archivo, correspondencia y parqueo.

17. Dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y supervisar el servicio de vigilancia en las instalaciones del MOPT.

18. Dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y supervisar todos los aspectos técnicos en procura de una adecuada prestación de los servicios de comunicación entre las dependencias del Ministerio y entre éste y los usuarios externos.

19. Planear, organizar, controlar y coordinar todas las actividades de orden administrativo relacionadas con el uso y disposición de los vehículos oficiales del Programa 326.

20. Cumplir con la legislación vigente y con las normas y procedimientos establecidos en materia de su competencia, dictadas por los entes competentes; así como velar por su cumplimiento en otras dependencias del MOPT.

21. Participar activamente en Consejos, Comisiones, Juntas Directivas y demás órganos que la normativa vigente estipule o por instrucción de los Jerarcas del Ministerio.

22. Brindar asesoría técnica, en materia de su competencia, a todas las dependencias del MOPT, al Sector Infraestructura y Transportes; así como a otras instituciones, cuando así lo soliciten.

23. Ejercer, sobre las dependencias del MOPT, en las que la naturaleza y especialidad de sus funciones lo demanden, la supervisión técnica por medio de directrices, disposiciones y circulares; así como, evaluar su puesta en práctica.

24. Acatar las disposiciones que, en el ejercicio de la asesoría y supervisión técnica, ejerzan las dependencias del MOPT, informando de su labor cuando se le solicite.

25. Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere.

18

26. Rendir informes periódicos al director de la División Administrativa sobre las actividades realizadas.

5.3 Autoevaluación del Sistema de Control Interno

5.3.1 -Acciones implementadas para mejorar el sistema de control interno

-Que toda gestión que emitan los departamentos y procesos se realicen por medio del Sistema Institucional de Correspondencia (SICI). Para mantener registro de lo actuado. -Se rediseñó la estructura de los informes de labores para que fueran estandarizados, y proporcionen información fiable y medible. -Se efectúan reuniones de coordinación y seguimiento, con las jefaturas y los colaboradores. -Se instruyó a las jefaturas para que gestionaran la actualización de sus procedimientos y formularios. -Se reformó la hoja de roles de los agentes de seguridad y vigilancia interna, debido a que en el Departamento de Seguridad y Vigilancia no se llevaba un control interno.

5.3.2 Resultados SEVRI 2020 La información que se presenta a continuación se extrae del informe No. MOPT-01-07-01-004-2021, denominado: “Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) 2020, elaborado por la UPI, en mayo del 2021. Los resultados son los siguientes:

Productos 2020, para valoración de riesgo

19

Valoración del riesgo institucional, 2020

20

El nivel de riesgo residual promedio por producto de la Dirección es bajo.

5.3.3 Autoevaluación del Sistema de Control Interno La información que se presenta a continuación se extrae del informe No. MOPT-01-07-01-001-2021, denominado: Informe de Autoevaluación del Sistema de Control Interno 2020, elaborado por la UPI, en abril del 2021. La evaluación consta de un cuestionario de 58 preguntas basadas en las Normas Generales del Control Interno para el sector público, emitidas por la Contraloría General de la República, las cuales se dividen en cinco componentes y uno adicional (Normas Generales), a saber:

• Normas generales conformado por 4 ítems. • Ambiente de Control constituido por 15 ítems. • Valoración de Riesgo integrado por 4 ítems. • Actividades de Control conformado por 20 ítems. • Sistemas de Información constituida por 8 ítems. • Seguimiento del SCI conformado por 7 ítems.

Resultados de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno (ASCI)

21

Medidas propuestas para el cumplimiento de las normas de la Contraloría General de la República

VI. PRINCIPALES LOGROS Y PENDIENTES DURANTE LA GESTIÓN

DEPARTAMENTO CONTROL DE TRANSPORTES Todas las funciones que competen al Departamento de Control de Transportes son atendidas diariamente, razón por la cual, la mayoría de los procesos y actividades se desarrollan normalmente, eso sí en proporción de la cantidad de recurso humano actual existente. Actividades diarias como lo son Fiscalizaciones de la flota vehicular, cargado de cuotas de combustible, aumentos de combustibles, administración de póliza de seguros, administración convenio MOPT-COSEVI, permisos para operar vehículos oficiales, tramites registrales, trámites ante Tribunales de Tránsito y atención a solicitudes de diferente índole referidas a la flota vehicular equipo liviano, son atendidas como corresponde y no tiene inconvenientes al respecto.

22

A partir del año 2019, 2020 y parte de este 2021, se ha trabajado en la actualización de los procedimientos y actividades del Departamento, lo anterior mediante la coordinación con la Ing. Jael Rebeca Godínez, funcionaria de la Unida de Planificación Institucional (UPU). Si bien se han alcanzo a actualizar muchos documentos, existen otros que, debido a las cargas de trabajo de otras dependencias en el procedimiento, no ha sido posible terminarlo, por ejemplo.

✓ Actualizar procedimiento para hacer efectivo el pago de revisión técnica vehicular, por medio de tarjeta electrónica, se encuentra en proceso en el Departamento de Control de Combustible.

✓ La actualización del reglamento sobre el Uso y Mantenimiento de los Vehículos Oficiales del MOPT, en donde incluyan capítulo de normativa para el Departamento de Combustibles y el proceso de Accidentes y el control, uso y mantenimiento de los vehículos pesados con el Departamento de Control de Equipo Pesado de la Dirección de Maquinaria y Equipo.

✓ Remodelación de la planta física del Departamento en proceso ante el Dirección de Edificaciones Nacionales.

✓ Tramitar ante el Despacho del señor ministro, delegación de firma para trámites ante el Instituto Nacional de Seguros y el Registro Público Nacional.

DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES Durante este periodo se ha prestado adecuada de los servicios de limpieza a la Institución los 4 edificios Sede Central, Taller Central, Antiguo Licencia y Parqueo Central; así como la supervisión de los servicios de limpieza privados a nivel del Programa 326. Con respecto al análisis del consumo de los servicios públicos, ubicados en las Sedes Centrales del MOPT, a cargo del Programa 326 y gestionar los pagos respectivos, se efectúo una reunión con el Despacho del ministro con la finalidad de conversar sobre el tema de las facturas que las Municipalidades están cobrando a la institución por diversos motivos, servicios urbanos, limpieza de vías, construcción de aceras, multas, entre otros. Este tema viene en aumento, por lo que se solicitó un análisis de este, en miras de evitar incurrir en inconsistencias por falta de análisis. Al respecto se concluyó que lo idóneo es que las facturas sean analizadas en la Asesoría Jurídica para la emisión de una resolución que respalde el pago. Por lo tanto, fueron devueltas varias facturas según los oficios DVA-DSGT-DSG-2021-220, 214, 215 y 218 del Departamento de Servicios Generales. En cuanto a la administración del Parqueo Central supervisando que se dé un uso adecuado del mismo, tanto por parte los operadores de vehículos oficiales como de los funcionarios con sus vehículos particulares. Se han realizado oficios DVA-DSGT-DSG-2021-201, DVA-DSGT-DSG-2021-200 y DVA-DSGT-DSG-2021-199 al director general de la Policía de Tránsito, instar al personal a su cargo, a corregir conductas que no están permitidas en este recinto según las circulares vigentes.

23

Se coordinó con la Dirección de Embellecimiento y Seguridad de Carreteras un proyecto de ornamentación con plantas naturales en las jardineras de la Sede Central, mismo que ya se está llevando a cabo. Se realizó reunión para analizar y definir la mejor metodología para atender las necesidades en limpieza para el programa 329.- Edificaciones Nacionales, ya que no tienen el presupuesto para brindarle continuidad al servicio, concluyéndose que la opción más viable es generar la orden de servicio para atender estas necesidades con presupuesto del 326.- Administración Superior, misma que será administrada por medio de este Departamento durante los meses de setiembre y octubre 2021. Se recibieron las oficinas nuevas para el Departamento de Servicios Generales, lo cual significa un gran avance ya que las mismas cuentan con las condiciones adecuadas para la atención de las labores, integrando al personal administrativo con el operativo, lo que coincidió con el ingreso de tres funcionarios nuevos al Departamento, lo cual representa un nuevo impulso para seguir esforzándonos por ser cada día más afines a las necesidades institucionales. A continuación, en las fotografías se visualiza el antes y el después de las oficinas en mención:

Antes

24

Después Recepción Oficina de la jefatura

Comedor Pilas para el lavado de trapos.

25

Con la implementación de estas pilas se solventa un problema para la institución en miras de que no había a nivel general, dentro del Plantel Central, pilas de este tipo que permitan lavar los trapos de una manera más ergonómica. La eliminación de la plaza de Profesional del Servicio Civil 3 especialidad en archivista representa un retroceso para la Institución, dado que se había consolidado la misma para que ejerciera el cargo de Encargado del Archivo Central del MOPT, sin embargo, bajo el panorama actual las opciones para que esta Dependencia asuma sus obligaciones son escasas y las necesidades muchas, es por lo que se insiste en la necesidad de contar con este recurso a la brevedad posible. En este momento la ausencia del personal técnico administrativo y profesionales, tanto con especialidad en Administración de Empresas como Archivista, limita la atención de algunas actividades que a la fecha están pendientes de atenderse, tales como:

• Dirección, coordinación, supervisar y evaluación de las funciones archivísticas del sistema institucional de archivos

• Comunicación de normas, directrices, acuerdos que la Junta Administrativa y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), emitan en materia de gestión y valoración documental

• Integración del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) para evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución.

• Consultar ante la CNSED, las valoraciones parciales y tablas de plazos de conservación de los documentos.

• Asistencia ante la CNSED para analizar las solicitudes de valoración de documentos.

• Transferencias de documentos de los archivos de gestión al Archivo Central.

• Transferencias de documentos del Archivo Central al Archivo Nacional.

• Colaboración en las transferencias de documentos de los despachos del MOPT al Archivo Nacional.

• Actas de eliminación de documentos según vigencias aprobadas en los instrumentos de valoración documental.

• Consolidación de Cuadros de Clasificación y Eliminación de documentos.

• Consolidación de Tablas de plazos documentales, entre otros.

• Los procedimientos, actividades, formularios y demás documentos que conforman la base de trabajo del Departamento deben actualizarse, y además proponerse otros que están pendientes.

• La atención de temas varios en los edificios ministeriales tales como la erradicación de los indigentes en los alrededores ministeriales y la presencia de animales domésticos continúan pendientes de resolverse.

26

La recomendación es fortalecer al personal del Archivo Central con el nombramiento de la persona adecuada para el cargo de Encargado del Archivo. DEPARTAMENTO CONTROL DE COMBUSTIBLES Seguidamente se realiza un análisis del gasto de hidrocarburos al mes de julio, por cuanto se encuentra en proceso el pago del mes de agosto, se incluye la información por Programa Presupuestario, por área y actividad, indicando total disponible en combustible, total pagado, total presupuestado y el porcentaje de ejecución presupuestaria alcanzado:

Cuadro N°. 4 RESUMEN DEL ESTADO DE CUENTA DEL BANCO DE COSTA RICA POR

CONCEPTO DE COMPRAS DE COMBUSTIBLES, MEDIANTE DE TARJETA ELECTRONICA PARA LOS EQUIPOS OFICIALES DEL MINISTERIO DEL 01

AL 31 JULIO 2021.

Programa Total de

transacciones Total en colones

326 123 ₡3 281 045,00

327 1189 ₡81 645 460,32

328 19 ₡505 105,00

329 38 ₡1 314 288,00

331-01 2574 ₡51 636 956,15

331-02 0 ₡0,00

Total 3943 ₡138 382 854,47

Cuadro N°. 5 ANÁLISIS DEL GASTO DE HIDROCARBUROS DEL 1 AL 31 DEL MES DE JULIO 2021, SEGÚN

PROGRAMA PRESUPUESTARIO Programa 326

Dependencia

Total de Presupuesto

Total Disponible Total Pagado % de

Ejecución

01-01 21 670 469,00 11 632 390,00 10 038 079,00 46

02-01 6 152 607,00 5 224 061,00 928 546,00 15

03-01 3 684 013,00 2 622 849,00 1 061 164,00 29

04-01 9 682 928,00 6 420 436,00 3 262 492,00 34

05-01 781 694,00 541 678,00 240 016,00 31

27

Cuadro N°. 5 ANÁLISIS DEL GASTO DE HIDROCARBUROS DEL 1 AL 31 DEL MES DE JULIO 2021, SEGÚN

PROGRAMA PRESUPUESTARIO Programa 326

Dependencia


Total Disponible Total Pagado % de

Ejecución

05-03 2 242 119,00 1 679 250,00 562 869,00 25

05-04 1 280 849,00 362 805,00 918 044,00 72

05-05 2 202 978,00 1 564 051,00 638 927,00 29

05-06 832 211,00 805 603,00 26 608,00 3

05-07 5 618 720,00 4 222 724,00 1 395 996,00 25

06-01 943 532,00 788 441,00 155 091,00 16

07-01 696 559,00 474 479,00 222 080,00 32

Total 55 788 679,00 36 338 767,00 19 449 912,00 35

Programa 327

Dependencia Total de

Presupuesto Total Disponible Total Pagado

% de Ejecución

01-01 4 641 002,00 2 702 665,00 1 938 337,00 42

01-02 1 022 348 777,00 544 149 494,70 478 199 282,30 47

01-03 109 070 988,00 79 547 975,40 29 523 012,60 27

01-04 35 865 741,00 29 850 354,07 6 015 386,93 17

01-05 0,00 0,00 0,00 0

01-06 20 077 124,00 12 059 233,00 8 017 891,00 40

01-07 5 369 644,00 3 633 139,00 1 736 505,00 32

01-08 0,00 0,00 0,00 0

01-09 5 755 000,00 4 333 119,22 1 421 880,78 25

Total 1 203 128 276,00 676 275 980,39 526 852 295,61 44

Programa 328

Dependencia Total Disponible Total Pagado

28


% de Ejecución

01-01 3 668 945,00 2 660 545,00 1 008 400,00 27

01-02 809 709,00 0,00 809 709,00 100

01-03 7 551 007,00 4 894 582,63 2 656 424,37 35

Total 12 029 661,00 7 555 127,63 4 474 533,37 37

Programa 329



% de Ejecución

01-01 24 126 897,00 18 975 352,75 5 151 544,25 21

01-02 0,00 0,00 0,00

01-03 10 009 352,00 5 004 676,00 5 004 676,00 50

Total 34 136 249,00 23 980 028,75 10 156 220,25 30

Programa 331-01



% de Ejecución

01-01 722 508,00 543 001,00 179 507,00 25

01-02 52 682 571,00 30 967 018,82 21 715 552,18 41

01-03 737 298 085,00 412 419 804,47 324 878 280,53 44

01-04 27 005 079,00 19 931 935,98 7 073 143,02 26

Total 817 708 243,00 463 861 760,27 353 846 482,73 43

Programa 331-02



% de Ejecución

02-01 558 001,00 482 663,00 75 338,00 14

Cuadro N°.6 RESUMEN DEL COMPORTAMIENTO ACUMULADO DE LA SUBPARTIDA 20101

HIDROCARBUROS POR PROGRAMA PRESUPUESTARIO DEL 1 AL 31 DE JULIO 2021

29

Programa Total de

presupuesto Total Pagado

% de Ejecución

326 55 788 679,00 19 449 912,00 35

327 1 203 128 276,00 526 852 295,61 44

328 12 029 661,00 4 474 533,37 37

329 34 136 249,00 10 156 220,25 30

331-01 817 708 243,00 353 846 482,73 43

331-02 558 001,00 75 338,00 14

Total 2 123 349 109,00 914 854 781,96 43

Logros Obtenidos

A continuación, se detalla el estado de las transacciones de agosto 2021:

CUADRO N.º 7 AVANCE ACUMULADO DE ENERO-DICIEMBRE 2021

Total Transacciones

Total Transacciones Liquidadas

Total Transacciones Pendientes

Porcentaje De Avance

31762 26881 4881 84,63%

Fuente: Información del Sistema CITEC

CUADRO N.°8 TRANSACCIONES DEL MES DE AGOSTO 2021

Total Transacciones Total Transacciones

Liquidadas Total Transacciones

Pendientes Porcentaje De

Avance

4284 430 3854 10.04%

Fuente: Información del Sistema CITEC Los Encargados Institucionales responsables de ingresar las liquidaciones en el Sistema CITEC, tienen como fecha límite al 15 de setiembre 2021, para presentar la liquidación correspondiente al mes de agosto 2021, no obstante, las Delegaciones y Regionales fuera de la Área Metropolitana la fecha establecida es el 20 de setiembre del año en curso, este plazo es para la entrega de documentación. Asimismo, el cuadro No.9 siguientes representan las autorizaciones que se encuentran pendientes de liquidar del 2018.

30

Fuente: Información del Sistema CITEC El total de autorizaciones pendientes de liquidar durante el año 2018, de estas autorizaciones varias tienen situaciones complejas, incluso se encuentran en proceso en el Departamento de Relaciones Laborales y Asuntos Interno, razón por la cual no se han podido incluir en el sistema CITEC, para finiquitar la liquidación. Del total de pendientes del mes anterior 16 autorizaciones o fueron liquidada en el mes setiembre, se mantiene el mismo dato, por lo anterior, del total de autorizaciones tramitadas en el año 2018, que equivale a 54.860, queda pendiente lo correspondiente a 0.02%. Cabe mencionar que la documentación de dichas transacciones se encuentra en estudio en el departamento a la espera de su valoración e inclusión en el sistema CITEC. Además, en el cuadro N° 10, se visualiza las autorizaciones que se encuentran pendientes de liquidar del 2019, por Programas Presupuestarios.

Fuente: Información del Sistema CITEC Del total de pendientes del año 2019, se tenían 483 transacciones, de los cuales 10 autorizaciones fueron liquidadas en el mes de agosto 2021. Por lo anterior, del total generadas durante este año, o sea 50.692 transacciones quedan pendientes un total de 473, de los meses de enero a diciembre, que equivale a 0.93%. La mayor disminución de pendientes corresponde a las acciones realizadas por las dependencias de la Dirección General de la Policía de Tránsito.

CUADRO Nº9 AUTORIZACIONES PENDIENTES DE LIQUIDAR DE MARZO A DICIEMBRE 2018

Autorizaciones Total Pendientes Pendientes según

Programa 331

Total 16 16

Cuadro N° 10 AUTORIZACIONES PENDIENTES DE LIQUIDAR DE

ENERO A DICIEMBRE 2019

Autorizaciones Total de Pendientes

Cantidad por Programa Presupuestario

Programa 327 Programa 331

Total 473 8 465

31

Fuente: Información del Sistema CITEC Del total de pendientes de año 2020, se tenían 610 transacciones, 21 autorizaciones fueron liquidadas en el mes de agosto 2021. Por lo anterior, del total generadas durante este año, o sea 48323 transacciones quedan pendientes un total de 589, de los meses de enero a diciembre, que equivale a 1.22%. La mayor disminución de pendientes corresponde a las acciones realizadas por las Dependencia de la Dirección General de la Policía de Tránsito.

En lo que va del presente año se tiene un acumulado de 4881 transacciones pendientes de liquidar, se debe tomar en consideración que el mes de agosto se está procesando actualmente, siendo que el mayor porcentaje de pendiente se encuentra en meses de julio 12.96 %. Tramites efectuados en el Banco de Costa Rica

Cuadro N° 11 AUTORIZACIONES PENDIENTES DE LIQUIDAR DE ENERO A DICIEMBRE 2020

Autorizaciones Total Pendientes

Cantidad de Pendientes por Programa Presupuestario

Programa 327 Programa 329 Programa 331

Total 589 5 584

Cuadro N° 12 AUTORIZACIONES PENDIENTES DE LIQUIDAR DE ENERO A DICIEMBRE 2021

Autorizaciones

Total Pendiente

s

Pendientes según Programa Presupuestario

Total Transaccione

s

Porcentaje

326 327 328

329 331

ENERO 51 0 2 0 0 49 3658 1,39%

FEBRERO 115 0 13 0 0 102 3508 3,28%

MARZO 76 0 1 0 0 75 4115 1,85%

ABRIL 91 0 8 0 0 83 3819 2,38%

MAYO 67 0 9 0 0 58 4100 1,63%

JUNIO 93 0 29 0 0 64 4157 2,24%

JULIO 534 1 214 0 0 319 4121 12,96%

AGOSTO 3854

115 124

9 24 40 242

6 4284 89,96%

TOTALES 4881 116

1525 24 40

3176 27478

32

A continuación, se aprecia las gestiones realizadas ante el Banco de Costa Rica:

CUADRO No. 13 GESTIONES REALIZADAS EN RELACIÓN CON TARJETA ELECTRÓNICA, AGOSTO 2021

Total de tarjetas activas a la fecha 1267

Total de tarjetas confeccionadas 21

Tarjetas entregadas por renovación 0

Tarjetas tramitadas por reposición 7

Tarjetas anuladas en el mes 14

Tarjetas nuevas entregadas con capacitación

4

Fuente: Información aportada por el encargado de Tarjetas BCR. Además, se mantiene el control de los pagos realizados para los Telepeaje Quick Pass que se detallan:

CUADRO N.º 14 GESTIONES REALIZADAS EN RELACIÓN CON QUICK PASS

DEL 1 AL 31 DE AGOSTO 2021

Programa Total de

Transacciones Total en

colones x uso

Total en colones x

mantenimiento

Total en colones x compra

Total en colones

326 42 ₡59 860,00 ₡8 488,56 ₡0,00 ₡68 348,56

327 255 ₡474 590,00 ₡41 741,07 ₡0,00 ₡516 331,07

328 23 ₡26 860,00 ₡4 964,09 ₡0,00 ₡31 824,09

331-01 29 ₡21 220,00 ₡11 318,08 ₡0,00 ₡32 538,08

Total 349 ₡582 530,00 ₡66 511,80 ₡0,00 ₡649 041,80

Fuente: Información aportada por el Encargado A la fecha se han generado 2249 transacciones acumuladas de Quick Pass al mes de agosto 2021. Trámite de Liquidaciones Como se observa, se verifica y analiza las liquidaciones presentadas en el mes y se da seguimiento a las pendientes por incluir.

33

CUADRO N.º 15 RESUMEN DE LIQUIDACIONES TRAMITADAS

EN EL MES DE JULIO 2021.

Programa Liquidaciones Tramitadas

326 16

327 27

328 0

329 0

331-01 44

331-02 0

Total 96

Fuente: Información aportada por los Encargados Al respecto el total liquidaciones tramitadas de enero a la fecha corresponde a 575 Otras tareas desarrolladas por el departamento Se realizan los cambios de ubicación solicitados por los Encargados del CITEC de las dependencias institucionales, correspondientes a asignaciones de equipo, asignaciones de operadores y cambios de encargado. Se procede a realizar actualizaciones de precio de combustible en el sistema CITEC. Se tramitaron facturas que fueron liquidadas por condiciones especiales no podían ser gestionadas por el Encargado de CITEC, en la dependencia correspondiente. Se procedió a realizar la verificación de las transacciones de compras de combustible en el reporte del Banco de Costa Rica y se anulan aquellas autorizaciones duplicadas en el sistema CITEC. Se realiza la aplicación en los cambios de parámetros en la plataforma de compras del Banco de Costa Rica. Se impartieron charlas sobre el “Uso responsable de tarjetas electrónica” Se atendieron solicitudes de aumentos de combustible para los equipos livianos del Ministerio. Se realiza el análisis y trámite de reembolso por medio de caja chica.

34

Se realiza el análisis del presupuesto para la subpartida 20101 (diésel y gasolina) por Programa Presupuestario, para determinar proyección de recursos en dicha subpartida y determinar posibles rebajos. Se realiza el análisis del presupuesto para la subpartida 20101 (diésel y gasolina) por programa presupuestario y se remite a los Ejecutores de cada Programa, para toma de decisiones. Se trabaja con la señora Gabriela Trejos Fernández, Analista de Sistemas del Departamento de Ingeniería de Sistema de la Dirección de Informática en la revisión de cada módulo del sistema CITEC, para determinar los requerimientos para el desarrollo de la nueva versión WEB. Se coordina con los Ejecutores de Programa, para la confección de las reservas, firmas de boletas de pago y resumen de compra, para responder al pago del Banco de Costa Rica por concepto de compras de combustible para los vehículos oficiales del MOPT. Se envía mensualmente el comunicado a los Ejecutores de Programas Presupuestarios del 327 y 331, el “Informe de la Autorizaciones Pendientes de Liquidar”, con gráficos y cuadros, para gestiones de liquidación correspondiente. Se mantiene constante coordinación con los Encargados de CITEC, a quienes se les brinda asesoría técnica en control de combustibles y manejo del sistema, vía telefónica o personalmente. Problemas y obstáculos encontrados Se limitan las gestiones a desarrollar en el Departamento, por la falta de plazas vacantes, lo que genera que el trabajo se recargue en el poco personal disponible, generando el atraso en las diferentes tareas ordinarias a realizar, adicional a las extraordinarias. Además, se nos informó que las cuatro plazas que se habían asignado al Departamento para suplir al personal faltante y las plazas nuevas que se habían suprimido de la relación de puestos, por esta razón el personal existente en el departamento debe asumir trabajo adicional y en las medidas de las posibilidades atender los requerimientos, se hace la salvedad que eso podría generar retraso en la atención de las tareas asignadas a dichos funcionario, quienes darán prioridad a lo urgente y esencial. Se mantienen liquidaciones pendientes, de meses y años anteriores de varios Programa Presupuestario, por lo que, se han realizado reuniones con Encargado y Jefaturas, oficios y recordatorios a través de correos electrónicos sobre las acciones que deben efectuarse para su liquidación final, también se remitido los comunicados de las pendientes y los de la suspensión de tarjetas. Además, se mantienen varias autorizaciones pendientes de incluir

35

y liquidar, algunas de estos casos están pendientes por gestiones en el Departamento de Relaciones Laborales y en la Sección de Asuntos Internos de la Asesoría Jurídica.

Se presentan casos de información incorrecta al no coincidir, factura, tiquete y voucher de compra, lo cual genera un retraso en el recibido de las liquidaciones. No se registran los ítems correspondientes en las Boleta de PI-796 “Control de Combustible” por parte de los Operadores o Tarjetahabiente, en especial en las Regionales y la Policía de Tránsito, lo que causa sobregiros en la cuota asignada y la detención de errores tardíamente, en estos dos casos mencionados anteriormente, se ha emitido circulares y oficios a los responsables para su cumplimiento, además se le da seguimiento a cada caso. El volumen de las funciones que se realizan en el Departamentos han limitado el avance en la revisión de la propuesta de reglamento; así como la aprobación de la actualización de algunos procedimientos, los cuales se ajustaron a los cambios y requerimientos del Departamento, incluso algunos se va a dividir, según las necesidades detectadas; se encuentran en una etapa final de revisión y aprobación, además alguna tareas no se encuentra incluidos en el Manual de Funciones y Procedimientos, por lo que es importante que estos se registren de manera que sirvan como mecanismo de control interno, en aras de generar un mayor impacto en las gestiones que se realizan, documentando estas valiosas tareas, lo cual permite establecer, adicionalmente, un estándar para las gestiones realizadas por los funcionarios. Acciones realizadas para solventar los problemas y obstáculos Se han realizado las gestiones oportunas ante la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, para la reposición de las plazas vacantes. Además, se está impartiendo capacitación a funcionarios para que en caso de una eventualidad puedan atender cuadros de remplazo de algunas tareas de forma temporal, mientras se resuelve el faltante de personal, teniendo en consideración que para la atención de eventualidades y no condiciones permanentes de trabajo. Se han generado oficios y correos a los Encargados de CITEC y Jefaturas reportando la situación de los atrasos, así como el comunicado de las autorizaciones pendientes de liquidar por Programa Presupuestario dirigido a los Ejecutores de Programa para que tomen las acciones correspondientes. Se gestiona acompañamiento vía telefónica, correo electrónico y teams, a los Encargados de CITEC, en procura de que tengan los elementos necesarios para el control y manejo de las tareas asignadas. Así como inducción a nuevos Encargados de CITEC.

36

Concientización a los tarjetahabientes, en busca de minimizar inconsistencias en la presentación de documentos y el procedimiento de compras de combustible. Esto se ha reforzado en cada charla que se imparte a los tarjetahabientes, con la obligatoriedad del cumplimiento de la circular DVA-DSGT-CC-CIR-2020-01 y DVA-DSGT-CC-CIR-2020-06, en cuanto a la recepción de la documentación de las liquidaciones, uso de las tarjetas, obligaciones y responsabilidades de los tarjetahabientes, así como lo dispuesto en la circular DVA-DSGT-CC-CIR-2020-05 relacionado con las compras de combustible. Se debe continuar con la actualización de los procedimientos y actividades; así como el reglamento del Departamento. Se han realizado programaciones de sesiones de trabajo, que se tuvieron que cancelar por que el volumen de trabajo no permitió llevarlas a cabo. Según oficio DVA-DSGT-CC-2021-922, respecto a la asignación de recursos en los anteproyectos 2021 y 2022 para el proyecto "Servicio Técnico para monitoreo de equipos oficiales del Ministerio por plataforma tecnológica mediante el dispositivo GPS", me permito indicar que para ambos periodos inicialmente los recursos se incluyeron en los anteproyectos respectivos: no obstante, dada la situación fiscal y la crisis económica del país, agravada por la pandemia por el COVID-19 y los recortes presupuestarios establecidos por el Ministerio de Hacienda y la Administración Superior del Ministerio, los recursos para ese proyecto finalmente fueron recortados en su totalidad tanto para el año 2021 como para el 2022. DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES Desvíos de llamadas a Teletrabajadores por COVID-19

Con motivo de la crisis del COVID-19, la administración ha tomado la decisión de implementar entre otras medidas, el Teletrabajo temporal, con lo cual se ha autorizado el desvío de llamadas masivo, en procura de mantener la continuidad del servicio al cliente interno y externo. Por lo anterior, se adjunta el reporte con la cantidad de 604 funcionarios con desvíos por teletrabajo, al 31 de agosto de 2021, lo cual representa un 67% del total de dispositivos telefónicos.

Cuadro No. 16 Teletrabajadores por COVID-19

Total de Dispositivos

Sin solicitud x Teletrabajo

Teletrabajo COVID-19 Porcentaje

37

900 296 604 67%

Solicitudes Comunes

Las solicitudes comunes acumuladas por Averías Atendidas ascienden a un total de 302, registrando 273 para telefonía y 29 para radio comunicación.

Gráfico No. 4 ACUMULADO POR PRODUCTO 2021

296

604

Dispositivos con y sin Desvío por Teletrabajo COVID-19

Sin solicitud x Teletrabajo Teletrabajo COVID-19

38

Fuente: Departamento de Comunicaciones (2021)

Cuadro No. 17

COMPORTAMIENTO MENSUAL


El mes de abril se muestra actualmente como el de mayor demanda de solicitudes con 92 trámites atendidos y el mes de mayo el de menor incidencia de averías reportadas, con 21 gestiones realizadas. Reporte Mensual de Llamadas Telefónicas Salientes

Telefonía27390%

Radio Comunicación

2910%

Reportes al mes de Agosto 2021

enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto

Telefonía 46 31 27 72 19 28 31 19

Radio Comunicación 20 2 2 5

46

31 27

72

1928 31

19

01020304050607080

Comportamiento mensual a Agosto 2021

39

El reporte mensual generado por el sistema SACET reporta el mes de agosto con una cantidad total de 27,285 llamadas y un monto total de ₡1,296,759.43 colones, tal y como se aprecia en los gráficos a continuación. El costo en la mensualidad ha sido motivado por los desvíos telefónicos efectuados y autorizados, a raíz de la crisis por el COVID-19, lo cual genera un costo adicional en el consumo telefónico mensual.

Cuadro No. 18 CANTIDAD TOTAL DE LLAMADAS ACUMULADAS MENSUALES 2021


Cuadro No. 19 COSTO TOTAL DE LLAMADAS ACUMULADAS MENSUALES 2021


Comparativo Anual de Consumo Telefónico

Enero2021

Febrero2021

Marzo2021

Abril2021

Mayo2021

Junio2021

Julio2021

Agosto2021

Cantidad 24.971 30.237 31.106 28.733 26.855 28.598 25.998 27.285

0

10.000

20.000

30.000

40.000

Cantidad mensual de llamadas a Agosto 2021

Enero 2021Febrero

2021Marzo 2021 Abril 2021 Mayo 2021 Junio 2021

Costo ₡1.111.874, ₡1.360.915, ₡1.364.865, ₡1.310.320, ₡1.388.238, ₡1.370.467,

₡0,00

₡200.000,00

₡400.000,00

₡600.000,00

₡800.000,00

₡1.000.000,00

₡1.200.000,00

₡1.400.000,00

₡1.600.000,00

Costo mensual de llamadas a Agosto 2021

40

Se presenta a continuación el comparativo mensual del consumo y costo de llamadas telefónicas, con la particularidad de que fue el mes de marzo del 2019, cuando inició la Contratación de Telefonía IP, por lo cual los datos están sesgados, en los meses marzo y abril debido a la consolidación del sistema.

Cuadro No. 20

En el año 2019, se presenta el mes de febrero como el de mayor costo, con un total de ¢606,943.70 mientras que, en el año 2020 se presenta el mes de junio como el de mayor costo, con un monto que asciende a ¢1,593,521.90 y para el presente año 20221, se presenta hasta el momento el mes de mayo como el máximo rubro, cuyo valor alcanza ¢1,388,238.10.

Cuadro No. 21

₡5

42

.79

9,1

0

₡6

06

.94

3,7

0

₡1

36

.06

0,5

5

₡2

36

.64

3,1

7

₡3

65

.87

6,4

9

₡3

70

.97

3,2

8

₡4

40

.16

2,6

3

₡4

64

.06

3,9

4

₡4

99

.74

0,7

5

₡4

91

.72

8,0

1

₡4

23

.61

1,8

6

₡2

66

.85

8,6

1

₡3

77

.99

0,3

0

₡4

05

.82

2,0

3

₡8

31

.64

0,0

2

₡1

.24

5.6

69

,83

₡1

.46

6.7

95

,56

₡1

.59

3.5

21

,90

₡1

.30

7.8

14

,25

₡1

.53

1.1

96

,82

₡1

.54

6.9

47

,87

₡1

.50

6.0

78

,13

₡1

.38

9.4

17

,97

₡9

12

.48

2,0

4

₡1

.11

1.8

74

,24

₡1

.36

0.9

15

,47

₡1

.36

4.8

65

,46

₡1

.31

0.3

20

,81

₡1

.38

8.2

38

,10

₡1

.37

0.4

67

,68

₡1

.29

7.4

15

,22

₡1

.29

6.7

59

,43

E N E R O F E B R E R O M A R Z O A B R I L M A Y O J U N I O J U L I O A G O S T OS E P T I E M B R EO C T U B R EN O V I E M B R ED I C I E M B R E

COSTO DE LLAMADAS 2019-2021 TELEFONÍA IP

2019 2020 2021

41

Se observa en el gráfico de comportamiento supra, que el 2019 manejaba costos más bajos comparados con los del año 2020, lo anterior motivado por la pandemia mundial de COVID-19, así como una disminución y regularización del costo de llamadas para el año 2021, a raíz del uso alternativo de nuevas tecnologías de comunicación, como TEAMS, Whatsapp, entre otros. Celulares y dispositivos inalámbricos

Actualmente existen 59 teléfonos celulares activos, así como 3 USIM y 31 dispositivos inalámbricos adecuadamente ubicados y debidamente identificados con su patrimonio, e igualmente se cuenta con un expediente histórico por cada uno de ellos.

Gráficos No.5

Para el presente año se han renovado 20 dispositivos, lo que representa un 22% del total de dispositivos activos. Siendo todos dispositivos celulares y hasta el momento no se presentan renovaciones por dispositivos de internet inalámbrico. Informe de Teletrabajo Beneficios

El Departamento de Comunicaciones posee las modalidades de teletrabajo y jornada acumulativa, lo cual amplía el horario de atención hasta las 4:30 p.m. abarcando una mayor cantidad de atención de llamadas para beneficio del cliente interno y externo.

CELULAR59

MIFI31

USIM3

DISPOSITIVOS CELULARES E INALÁMBRICOS DE INTERNET

CELULAR

MIFI

USIM

42

Entre los mayores beneficios de la modalidad del teletrabajo se encuentra el ahorro en insumos de higiene y oficina, puesto que el funcionario no se encuentra presente, así como recursos naturales, como al agua y la electricidad. Evitar el contagio del Covid-19 es otra de las principales ventajas del teletrabajo y la modalidad de jornada acumulativa, puesto que el recurso humano tiene una menor exposición al contagio, evitando también temas de posibles incapacidades, hospitalizaciones, entre otros, que afectan a la administración de maneras diversas, como el ausentismo laboral y el deterioro en el servicio al cliente. El funcionario en teletrabajo utiliza recursos propios como computadora, silla escritorio, entre otros, evitando el desgaste de bienes del estado, alargando su vida útil. Limitaciones

No todos los colaboradores tienen el perfil para poder teletrabajar, como es el caso de los técnicos en telefonía, que deben trabajar en el área afectada, con el fin de realizar un diagnóstico y solución de manera presencial. Las operadoras telefónicas tampoco tienen la posibilidad de teletrabajar, puesto que las centrales telefónicas se encuentran físicamente en las instalaciones del Ministerio, siendo que son dispositivos especiales, se corre el riesgo de daños por manipulación en el traslado de los dispositivos. Además de necesitaría una conexión especial hacia las casas de habitación del funcionario que se debe contratar solo para este menester, con lo que se incurriría un gasto adicional para la administración por lo que no es rentable efectuarlo. Resumen ejecutivo de las acciones más relevantes del primer semestre 2021.

Se presenta a continuación un cuadro con el resumen de las acciones más relevantes, sin dejar de lado el trámite de facturación telefónica y la remisión de Reportes de llamadas las cuales se remiten mensualmente a las diferentes Dependencias.

Cuadro No. 22

Detalle Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Total

Atención de llamadas telefónicas

15 15 14 15 15 20 20 20 134

Trámite de Oficios 4 3 3 0 4 4 4 4 26

Trámite de Cód. de llamadas externas

17 4 5 16 1 5 2 2 52

Trámites ante el ICE 2 2 2 0 4 4 1 1 16

Total 38 24 24 31 24 33 27 27 228

43

Gráficos No.6

El Departamento se mantiene actualmente con solo una operadora en la Central telefónica, por lo cual recibe apoyo del Centro de Información y Trámites, así como por el Departamento de Combustibles, para el reparto de las cargas del tráfico de llamadas telefónicas externas e internas recibidas. Se recuerda la importancia de contar al menos, con una persona más en la Central debido a situaciones diversas, que puedan representar la ausencia de la única operadora, afectando el servicio telefónico al cliente interno y externo. DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA

Mediante el oficio DVA-DGIRH-GE-2020-604 relacionado con la nómina MOPT-C.I.-01-2018-N°0002-2020 para el puesto 016498, Profesional de Servicio Civil 3, especialidad en Administración, subespecialidad generalista, se selecciona la Jefatura del Departamento, lo cual representó la culminación de un gran esfuerzo por parte de la Dirección y de Administración dadas las difíciles circunstancias que experimentaba dicha dependencia. Asimismo, con el oficio DVA-DSGT-DSV-2020-25 se da orden de inicio al señor Gerardo Chevez Zamora gerente de operaciones de Grupo Chevez Zamora S.A, para que la Seguridad Privada

inicie el contrato el 15 de abril de 2020, A nueve Oficiales de Seguridad se les renovó permisos de portación de armas. Se logró que todo el personal de Seguridad y Vigilancia que contaba con más de cinco periodos se vacaciones acumulados, las tomaran debidamente programadas.

59%11%

23%

7%

Porcentaje de Trámites I Trimestre

Atención de llamadastelefónicas

Trámite de Oficios

Trámite de Cód. de llamadasexternas

Trámites ante el ICE

44

Se instaló una cámara térmica en la puerta oeste de ingreso de público general, el beneficio que se ha obtenido con la instalación de dicha cámara es que ha permitido que la población institucional esté más protegida de la pandemia nacional COVID-19, con el ingreso de particulares. En el costado suroeste se instaló una cámara de seguridad tipo DOMO, para el resguardo perimetral de la Sede Central del MOPT. Se realizó un levantamiento de inventario de bienes y desechos del departamento a nivel Sede Central, Parqueo Central, antiguo licencias, Taller Central y bodegas de Paso Ancho, con la finalidad de tener un control de los bienes patrimoniales asignados a este departamento. Se digitalizó las bitácoras del año 2000 al 2020 para un total de 374.

Se remitió a la Unidad de la Armería Institucional de la Dirección General de la Policía de Tránsito 48 chalecos antibalas para su debido resguardo. Se solicitó a la dirección de Capacitación y Desarrollo del MOPT, capacitación para 17 Oficiales

de Seguridad sobre el manejo de armas 9 mm.

Debido al recorte de presupuesto no se pudo continuar con el contrato de circuito cerrado de las cámaras de TV. GARAJE CENTRAL Para cumplir con la solicitud de vehículos para con las diferentes Direcciones y sus Departamentos del Ministerio se prestó servicio en el primer semestre del presente año con 853 viajes. Se está muy debajo de lo establecido, pero, esto se debe a la emergencia nacional por la Covid-19.

Se realizan 25 giras ocasionales y giras programadas, se hicieron 7 en total en lo que va del año.

Durante los meses de enero a junio de 2021, se le colabora al departamento de Control de

Transportes en trámites en INS, Registro Propiedad.

Se llevan 5 unidades a la estación de RTV en Alajuelita, (200-574, 200-583, 200-646, 203-474 y 203-39), las cuales pasan sin ningún problema.

No se cuenta con el contrato de Purdy Motor para reparación de vehículos ya que finalizó en enero de este año. Por ahora se está habilitando la contratación con el taller Muflicentro en Río Segundo de Alajuela.

45

PROCESO DE ACCIDENTES Con relación al trámite de expedientes y procedimientos administrativos, se adjunta un cuadro con lo realizado.

Cuadro No. 23

Con relación a los procesos de reparación y atención de Equipos contratistas, en el cuadro adjunto se podrá observar tanto los equipos reparados, como los que actualmente se entran en trámite.

CUADRO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS DEL PROCESO DE ACCIDENTES

AÑO TOTAL DE EXPEDIENTES

TRAMITADOS

ARCHIVO CONDENA INSTAURACION DE

PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO

TRASLADO DE

EXPEDIENTES A

OTROS DPTOS

(ASUNTOS

INTERNOS,

CONSEJO

PERSONAL,

MINISTRO)

PENDIENTES

2018 268 226 35 21 80 4

2019 239 175 12 16 120 25

2020 200 119 3 10 73 64

2021 (

PRIMER

SEMESTRE)

107

23 1 6 15 77

AÑO EXPEDIENTES MOPT EXPS

TRANSITO

2018 138 130

2019 105 134

2020 95 105

2021 (

PRIMER

SEMESTRE)

58

49

46

Cuadro No. 24

2017-167 M010170S3H 12-3903 158-043 MACRO REGION PACIFICO CENTRAL

TRAMITE DE ANALISIS DE

DAÑOS PARA PROPUESTA DE

INDEMNIZACION

2017-199 140917-19 12-4423 158-051 REGION I- SEDE PURISCAL TRAMITE REPARACIÓN

2017-209 M005170YKS 12-4122 115-140 DIRECCION REGIONAL X-PEREZ ZELEDON REPARADA 1 810 266,04₡ 18 102 660,39₡

HOJA DE

LIQUIDACION s/n

Expediente Aviso de Accidente PLACA EQUIPO UBICACIÓN REGIONAL Estado reparación DEDUCIBLE

MONTO

REPARACIÓN FACTURA SEC

2019-036 419010-J7Q7G 12-4282 158-045 MACRO REGION SAN CARLOS REPARADO POR SEDE

2019-048 429805-N8F0C 12-4530 144-204 MACRO REGION PUNTARENAS REPARADO 100 000,00₡ 488 505,84₡

2019-051 432566-T2P1Q 12-4531 144-202 MACRO REGION SAN CARLOS

EN ESPERA DE HOJA

LIQUIDACION

(INDEMNIZACION)

2019-060 76057-RAA 12-3721 144-0197 DIRECCION REGIONAL IX-GUACIMO SE REPARO POR LA REGIONAL

2019-061 446154-C9G1C 12-4529 144-203 DIRECCION REGIONAL X-PEREZ ZELEDON SIN DAÑOS

2019-134 519818-L5B7K 12-3944 134-0018 SEDE GUACIMO REPARADA POR SEDE

2019-135 519722-C3V2F 12-4127 150-0184 REGION IX GUACIMO SIN DAÑOS

2019-136 521446- 12-4529 144-203 REGION X- PEREZ ZELEDON SIN DAÑOS

2019-158 78763-RAA 12-4427 158-0050 MACRO REGION GUANACASTE SIN DAÑOS

2019-164 2-473-21 12-4281 158-046 REGION XI- RIO CLARO EXCLUYE POLIZA

2019-170 Z381-32 / 71007-RAA12-3834 152-041 SEDE SAN RAMON EXCLUYE POLIZA

2019-172 CAS-550748 12-4445 152-0048 OBRAS FLUVIALES REPARADO 989 723,00₡ 9 987 236,00₡ 1970559

2019-179 68819-RAA 12-3897 144-200 DIRECCION REGIONAL I - SANTA MARIA DOTA DECLINADO

2019-183 CAS-559813-D5L4W 12-3723 144-189 SEDE PEREZ ZELEDON DECLINADO

2019-184 561767-P5J0W 12-3723 144-189 SEDE PEREZ ZELEDON TRAMITE REPARACIÓN

2019-186 76718-RAA 12-4284 150-190 SEDE PEREZ ZELEDON DECLINADO

2019-205 585921-X0B8L 12-3045 726-008 INGENIERIA TRANSITO SIN DAÑOS

2019-228 PENDIENTE 12-3829 158-0040 SEDE TURRIALBA SIN DAÑOS

2019-230 610522-W3F1B 12-3809 115-0138 SEDE TURRIALBA DECLINADO

2019-231 PENDIENTE 12-4424 158-055 SEDE TURRIALBA SIN DAÑOS

2019-237 617779-P4F9N 12-4283 150-191 MACRO REGUIN PACIFICO CENTRAL REPARADO POR SEDE

2020-010 627897-M9D0N 12-4448 115-145 DIRECCION REGIONAL X - SAN ISIDRO TRAMITE REPARACION

2020-015 632329-C9N5V 12-3582 115-0130 MACRO REGION GUANACASTE REPARADO 338 299,89₡ 3 044 699,03₡

2020-028 656284-Y4Y4Z 12-4284 150-190 DIRECCION REGIONAL X- SAN ISIDRO TRAMITE REPARACIÓN

2020-054 73357-RAA 12-4427 158-050 MACRO REGION GUANACASTE REPARADO 226 192,93₡ 2 035 736,36₡

2020-105 Z-454-21 12-4424 158-055 SEDE TURRIALBA NO SE REPARA

2020-112 727651-D4L2B 12-3825 158-035 DIRECCION REGIONAL II CARTAGO- SEDE TURRIALBA TRAMITE REPARACION

2020-131 140120000030 12-4371 150-197 MACRO REGION SAN CARLOS DECLINADO

2020-143 Z-481-3 12-4443 115-150 DIRECCION REGION I-SAN JOSÉ

TRAMITE DE APELACIÓN

INDEMNIZACION

2020-145 763367-M7R2 12-4530 144-204 MACRO REGION PACIFICO CENTRAL NO HAY DAÑOS

2020-149 771148-X1F3 12-4413 158-049 DIRECCION REGIONAL X- SAN ISIDRO NO HAY DAÑOS

2020-162 Z455-33 12-3831 152-039 MACRO REGION SAN CARLOS DECLINADO

2020-180 798585-N8W9 12-4284 150-190 DIRECCION REGIONAL X - SAN ISIDRO TRAMITE REPARACIÓN

2021-017 CAS-788622-P1K0 12-4284 150-190 DIRECCION REGIONAL X- SAN ISIDRO TRAMITE REPARACIÓN

2021-037 140121-9 12-4427 158-0050 MACRO REGIÓN GUANACASTE TRAMITE REPARACIÓN

2021-045 APP45779 12-4371 150-187 DIRECCION REGIONAL II CARTAGO TRAMITE REPARACIÓN

2021-057 RAA-113310 12-4447 115-147 MACRO REGION PACIFICO CENTRAL TRAMITE REPARACIÓN

2021-060 47838 12-4529 144-203 DIRECCION REGIONAL X- SAN ISIDRO TRAMITE REPARACIÓN

2021-066 APP48916 12-3897 144-200 DIRECCION REG II CARTAGO- SEDE 2-2 TURRIALBA TRAMITE REPARACIÓN

2021-079 PENDIENTE 12-4286 150-188 DIRECCION REGIONAL II SEDE 2-2 TURRIALBA TRAMITE REPARACIÓN

2021-082 964457-Y7X0 12-3830 152-043 DIRECCION DE OBRAS FLUVIALES TRAMITE REPARACIÓN

2019

2020

2021

2017

47

Se tramitó durante mi gestión, el procedimiento de reparación de la siguiente cantidad de equipos oficiales:

Cuadro No. 25 Reparaciones Efectuadas

AÑO CANTIDAD

2018 268

2019 239

2020 200

2021 107

PROCESO CENTRO DE INFORMACIÓN Y TRAMITES Elaboración de un inventario de trámites preliminar. Recepción del trámite de Alineamiento mediante el Sistema de Previsión Vial (SIPREVI) Elaboración de las guías de ubicación a usuarios, que son mapas de la ubicación de cada dependencia. Se crea el Sistema de Recepción de Documentos denominado SIRED, que consiste en seccionar todas las dependencias de la Sede Central en cinco etapas donde se les explica el proceso interno de recepción de correspondencia y se capacita al personal para su aplicación, actualmente se reciben documentos de 49 dependencias entre facturas, certificaciones de renta, Recursos de Amparo, entre otros. Se elabora la metodología interna y se recibió el trámite de Visado de Planos y se colaboran con observaciones para mejoras del sistema que se está trabajando para la recepción del trámite. Se elaboran y entregan comprobantes de tiempo a los usuarios que así lo solicitan. Se crean sistemas manuales para la recepción de correspondencia y trámites como medida de contingencia en caso de que el fluido eléctrico se vaya o inhabilitación de algún sistema. Se presta colaboración al Departamento de Comunicaciones con la atención de la Central Telefónica de la Institución.

48

Se elabora en conjunto con los compañeros de la Página Web el sistema denominado “Atención de Consultas” (SIGEC), el cual entra en funcionamiento a partir del 04 de marzo del 2021 y donde a la fecha se han realizado 1.048 consultas a través del sistema, sin contar las presenciales, telefónicas o vía correo electrónico. Se realiza el contrato y la Administración del Contrato 2020CD-000076-00124-00001 denominado “Mantenimiento General del Sistema Llave en Mano de la Terminal de Autogestión de Turnos del Centro de Información y Trámite”. En cuanto a la contratación, se dio el octavo mantenimiento. Se registró la visita de 830 usuarios, 108 Alineamientos, se atendieron 627 consultas de usuarios fueran presenciales, telefónicas, sistema SIGEC o vía correo. Se recibió y entregó como correspondencia 92 documentos. En cuanto a los visados de planos recibidos corresponden a 12. Se atendieron un total de 1.669 usuarios en el mes de agosto.

Cuadro No. 26 REPORTE MENSUAL DE ATENCIONES EN EL CIT 2021

Fuente: Centro de información y Trámites (2021)

Se refleja una disminución en la recepción de trámites y correspondencia desde el Centro de Información debido a la implementación por parte de las dependencias de la recepción de estos por correo electrónico y sistema SIPREVI.

ENEROFEBRER

OMARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

AGOSTO

Series1 1739 1528 1558 1314 1140 1622 1580 1669

1000

1100

1200

1300

1400

1500

1600

1700

1800

TÍTU

LO D

EL E

JE

Comportamiento Mensual de Usuarios Atendidos

49

Gráficos No.7 2: REPORTE MENSUAL TRÁMITES EN EL CIT 2021

Fuente: Centro de información y Trámites (2021)

VII. ESTADO DE LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES

Se requiere adquirir 54 cámaras de video que permitan visualizar el resguardo de los bienes en de los Almacenes 1, 81, 4 y los cuatro edificios de la Sede Central, Taller Central, Antiguo Licencia, Paso Ancho y el Parqueo Central, donde se ubican todos los suministros y bienes de la institución, reducir la vulnerabilidad de los bienes que puedan ser sustraídos de forma ilícita. Es necesario contar con el circuito cerrado de televisión, para facilitar pruebas visuales (videos y fotografías, a nivel interno para contar con un respaldo del ingreso y salida tanto de funcionarios como de particulares. Este tipo de dispositivos permiten reducir considerablemente los puntos débiles de la institución, así como monitorear las actividades de las personas que visitan el Ministerio, permite contar con un registro de sucesos a lo interno y externo de las instalaciones, recopilar pruebas de posibles delitos y coadyuvar en la toma de decisiones. Los recursos contemplados, incluyen los montos para cada proceso: compra, instalación y mantenimiento de las cámaras; así como un servidor con u almacenamiento de hasta 102 TB, calculando guardar video por aproximadamente 90 días.

83050%

62738%

00%

1086%

925%

121%

TRAMITE/MES

VISITAS

CONSULTAS

RESTRICCION

ALINEAMIENTOS

CORRESPONDENCIA

VISADOS

50

El servidor cuenta con una garantía de 36 meses brindada directamente por el fabricante y con derecho a actualizaciones gratuitas hasta por 5 años. La licencia de este es vitalicia, es decir el equipo no dejará de funcionar, así hayan transcurrido los 5 años de actualizaciones, por lo que posterior a dicho periodo se desea seguir actualizando el sistema, se pueden cotizar ya adquirir las licencias de actualización en el momento que se requiera. El equipo se cotiza con 62 canales IP (54 cámaras nuevas y 8 existentes), sin embargo, tiene una capacidad máxima de 128, por lo que se contará con disponibilidad de ampliación del sistema a futuro, hasta en 66 cámaras más, con solo adquirir la licencia para un canal adicional. En cuanto a las cámaras se están ofertando, cámaras fijas de 5MP, así como de PTZ (con movimiento), para realizar seguimientos cuando se detecten acciones sospechosas, así como realizar zoom de hasta 30X para acercar al máximo los objetivos. Se consideran las cámaras con "Fisheye" u "ojo de pescado", con lente de gran apertura para capturar escenas de 180°. Por otra parte, la falta de un equipo adecuado de CCTV dificulta la labor de vigilancia debido a que existen áreas que no están cubiertas por los oficiales, lo cual vulnera la seguridad del Ministerio. Dada la creciente ola de inseguridad para muchos sectores, adquirir un sistema de CCTV no es un gasto, es una necesidad y una inversión necesaria para mejorar la seguridad del MOPT. En cuanto a la acción de mejora de dotar de 54 cámaras de vigilancia a la institución, se coordinó con la Unidad Ejecutora 326 y la Dirección de Edificaciones Nacionales para que esta última dependencia adquiera 10 de esas cámaras incluyendo su instalación. El seguimiento de esta acción debe asignado a quién asuma la Dirección o en su defecto a la señora Jaine Berrocal Barquero. VIII.RECURSOS FINANCIEROS La Dirección de Servicios Generales y Transporte cuenta con un presupuesto acumulado para el año 2021, en partidas contratables por: ₡1,560,099,827.83. En este rubro no se incluye la subpartida de combustible que equivale a: ₡2 123 349 109,00, y que aplica para todos los vehículos livianos y equipos pesado estacionario y rodante.

51

Además, las partidas especiales se distribuyen de la siguiente manera:

Cuadro No. 27

PARTIDAS ESPECIALES 2021

DESCRIPCIÓN MONTO

Combustible DSGT ₡5,618,720.00

Seguros Vehículos Livianos Institucionales ₡528,360,824.00

Recursos Humanos DSGT ₡1,224,941,138.00 Fuente: Administrativa DSGT

En lo que respecta al presupuesto actual, propiamente en las subpartidas 1.0601 seguros, 1.0499 revisión técnica vehicular y 1.9995 deducibles, se cuenta con el contenido presupuestario para hacerle frente a los meses que faltan del año 2021, además, los montos están ajustados y posiblemente, no tendrán montos económicos que no sean utilizados.

Gráfico No.8 Porcentajes de Ejecución:

En cuanto a la Ejecución presupuestaria al 30 de agosto del año en curso, se encuentra distribuido como sigue: Comprometido ₡346,639,511.90 corresponde a un 22%; Solicitado (solicitudes de pedido) en 0%; Devengado ₡970,185,580.71 para un 62% y el Disponible ₡243,233,635.22 equivalente a un 6% para un total del 100%.

SOLICITADO 0% COMPROMETIDO

22%

DEVENGADO 62%

DISPONIBLE PRESUP

16%

EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA AL 30-08-2021

52

A continuación, se detalla las subpartidas según el gráfico anterior:

Cuadro No. 28

CODIGO PRESUPUESTO

PRESUP. ACUMULADO

SOLICITADO COMPROMETIDO DEVENGADO DISPONIBLE

PRESUP

326-00-00201-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-00201-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-00201-000-001 ₡22,000,000.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡6,334,124.74 ₡15,665,875.26

326-00-00201-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-00201-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-00201-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-10204-003-001 ₡257,102,075.00 ₡0.00 ₡83,571,233.28 ₡144,255,323.72 ₡29,275,518.00

326-00-10303-000-001 ₡41,850.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡41,810.00 ₡40.00

326-00-10307-000-001 ₡29,589.15 ₡0.00 ₡27,346.86 ₡0.00 ₡2,242.29

326-00-10401-000-001 ₡37,200.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡33,561.00 ₡3,639.00

326-00-10406-000-001 ₡300,000.00 ₡0.00 ₡221,287.99 ₡0.00 ₡78,712.01

326-00-10406-000-001 ₡85,000.00 ₡0.00 ₡62,376.00 ₡0.00 ₡22,624.00

326-00-10406-000-001 ₡40,000.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡40,000.00

326-00-10406-000-001 ₡450,073,856.00 ₡0.00 ₡120,141,063.61 ₡197,823,692.10 ₡132,109,100.29

326-00-10406-000-001 ₡216,013,755.00 ₡0.00 ₡76,556,232.60 ₡102,848,256.28 ₡36,609,266.12

326-00-10406-000-001 ₡30,000.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡30,000.00

326-00-10406-000-001 ₡104,000.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡104,000.00

326-00-10499-000-001 ₡640,000.00 ₡0.00 ₡132,361.73 ₡132,361.74 ₡375,276.53

326-00-10499-000-001 ₡14,979,085.00 ₡0.00 ₡2,797,279.61 ₡6,115,701.34 ₡6,066,104.05

326-00-10501-000-001 ₡104,903.00 ₡0.00 ₡55,803.00 ₡19,100.00 ₡30,000.00

53

CODIGO PRESUPUESTO

PRESUP. ACUMULADO


PRESUP

326-00-10502-000-001 ₡3,500,000.00 ₡0.00 ₡953,000.00 ₡1,489,600.00 ₡1,057,400.00

326-00-10601-001-001 ₡521,121,269.00 ₡0.00 ₡30,773,172.81 ₡475,610,043.00 ₡14,738,053.19

326-00-10601-003-001 ₡6,159,555.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡6,159,555.00 ₡0.00

326-00-10805-000-001 ₡1,952,475.00 ₡0.00 ₡1,160,000.00 ₡0.00 ₡792,475.00

326-00-10807-000-001 ₡849,025.00 ₡0.00 ₡19,251.61 ₡433,464.39 ₡396,309.00

326-00-10808-000-001 ₡4,131,806.00 ₡0.00 ₡1,326,093.21 ₡1,866,139.50 ₡939,573.29

326-00-10808-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-10899-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-19905-000-001 ₡46,500,000.00 ₡0.00 ₡26,626,327.00 ₡19,873,673.00 ₡0.00

326-00-19999-000-001 ₡531,500.00 ₡0.00 ₡30,554.28 ₡24,445.72 ₡476,500.00

326-00-20101-001-001 ₡3,522,826.00 ₡0.00 ₡889,757.00 ₡871,657.00 ₡1,761,412.00

326-00-20101-002-001 ₡1,064,624.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡461,881.00 ₡602,743.00

326-00-20101-002-001 ₡121,313.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡39,666.00 ₡81,647.00

326-00-20101-002-001 ₡909,957.00 ₡0.00 ₡327,092.00 ₡22,792.00 ₡560,073.00

326-00-20102-000-001 ₡82,829.00 ₡0.00 ₡47,460.00 ₡0.00 ₡35,369.00

326-00-20301-003-001 ₡4,740.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡4,738.44 ₡1.56

326-00-20301-003-001 ₡18,526.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡18,526.00

326-00-20304-000-001 ₡1,191,044.00 ₡0.00 ₡619,789.29 ₡0.00 ₡571,254.71

326-00-20399-000-001 ₡104,625.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡62,799.75 ₡41,825.25

326-00-20401-000-001 ₡191,234.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡22,463.63 ₡168,770.37

326-00-20401-000-001 ₡163,314.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡163,314.00

326-00-20402-000-001 ₡269,990.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡269,990.00

326-00-20402-000-001 ₡114,000.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡114,000.00

54

CODIGO PRESUPUESTO

PRESUP. ACUMULADO


PRESUP

326-00-29901-000-001 ₡53,246.85 ₡0.00 ₡53,246.85 ₡0.00 ₡0.00

326-00-29901-000-001 ₡79,751.78 ₡0.00 ₡0.00 ₡79,751.78 ₡0.00

326-00-29902-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-29903-000-001 ₡1,131,181.53 ₡0.00 ₡0.00 ₡1,131,181.53 ₡0.00

326-00-29903-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-29903-000-001 ₡327,454.67 ₡0.00 ₡317,897.71 ₡0.00 ₡9,556.96

326-00-29903-000-001 ₡480,204.80 ₡0.00 ₡0.00 ₡480,204.80 ₡0.00

326-00-29903-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-29905-000-001 ₡3,742,850.23 ₡0.00 ₡25,867.09 ₡3,716,983.14 ₡0.00

326-00-29905-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-29905-000-001 ₡63,069.82 ₡0.00 ₡0.00 ₡63,069.82 ₡0.00

326-00-29906-000-001 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡0.00

326-00-29906-000-001 ₡29,380.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡29,380.00 ₡0.00

326-00-29906-000-001 ₡37,500.00 ₡0.00 ₡0.00 ₡30,397.00 ₡7,103.00

326-00-29999-000-001 ₡69,223.00 ₡0.00 ₡53,881.63 ₡107,763.29 ₡15,341.34

₡1,560,099,827.83 ₡0.00 ₡346,639,511.90 ₡970,185,580.71 ₡243,233,635.22

Fuente: SINAEP DSGT

Asimismo, las solicitudes del pedido del año 2021 se encuentran distribuidas de la siguiente forma:

• Cantidad de solicitudes tramitadas: 35

• Solicitudes con pedido de compra: 34

• Solicitudes de pedido infructuosas: 1 línea de una solicitud de pedido de compra. A continuación, se detallan por subpartidas, solicitudes de pedido y órdenes de compra:

55

Cuadro No. 29

SUBPARTIDA HOJA

INDIVIDUAL

SOLICITUD DE

PEDIDO MOPT

ORDEN DE COMPRA

OBJETO POR CONTRACTAR

DEFINICIÓN ARTÍCULO

10406 hi-000151 17258 4600046234 No contratable Servicios limpieza

oficinas

10499 hi-000152 17299 4600047147 No contratable

Revisión técnica automotriz obligatoria

10808 hi-000148 17307 4600046210 Individuales

Mantenimiento preventivo y/o correctivo de

software

10807 hi-000107 17383 4600047683

Mantenimiento aire

acondicionado

Mantenimiento preventivo y

correctivo de aire acondicionado


Servicio de seguridad y

vigilancia

20102 hi-000151 17605 4600053544 Farmacia Bloqueador solar

29903 hi-000151 17618 4600051066 Librería-general Cajas de cartón

29906 hi-000153

17625

4600052156

Equipo de protección

laboral

Foco para colocarlo sobre la

frente

29906 hi-000107 infructuosa


labora Cinturón lumbar

29906 hi-000151 4600052245


laboral

Traje protector blanco; tipo saranex para manejo de

químicos (polvos y líquidos)

20399 hi-000151 17627 4600052269 Ferretería-

general

Repuestos para orinal y/o inodoro

20301 hi-000151 17628 ----------------

-- Ferretería cerrajería

Candado de seguridad

56

SUBPARTIDA HOJA

INDIVIDUAL

SOLICITUD DE

PEDIDO MOPT

ORDEN DE COMPRA



10499 hi-000107 17741 4600049288 Fumigación Servicio de fumigación


oficinas

10807 hi-000107 18011 4600050727

Mantenimiento aire

acondicionado

Mantenimiento preventivo y

correctivo de aire acondicionado

29905 hi-000107

18020

4600051242 Distribuidor

limpieza Toalla para

secado de manos

29905 hi-000107 4600051242 Distribuidor

limpieza

Toallas desechables de

papel

29905 hi-000107 4600051242 Distribuidor

limpieza Champo para

vehículos

29905 hi-000107 18021 4600051156 Distribuidor

limpieza

Papel higiénico para usar en

dispensadores

29905 hi-000107 18022 4600050948 Distribuidor

limpieza

Jabón alcohol gel para lavado de manos en seco

29905 hi-000107 18023 4600051101 Distribuidor

limpieza Jabón

antibacterial


Servicio de seguridad y

vigilancia

20304 hi-000153 18054 4600053280

Partes y accesorios de

computo Cable UTP


Revisión técnica automotriz obligatoria

20401 hi-000151 18205 4600052516

Ferretería-herramientas

instrumentos y otros

Disco abrasivo para esmerilar y

cortar

57

SUBPARTIDA HOJA

INDIVIDUAL

SOLICITUD DE

PEDIDO MOPT

ORDEN DE COMPRA



29903 hi-000107 18231 4600052449 Librería-papel

Papel bond blanco; 75 GR.; tamaño carta;

original y fotocopiadora

29903 hi-000107 18233 4600052450 Librería -general

Libros de actas; de 500 folios

10805 hi-000150 18238 4600053626

Mantenimiento y reparación de

vehículos

Reparación y mantenimiento

de vehículos

29905 hi-000151 18239 4600052299 Distribuidor

limpieza

Esponja de fibra sintética lava

platos

29905 hi-000151 4600052299 Distribuidor

limpieza Jabón lavaplatos

29901 hi-000154 18241 4600052479 Librería general Bandas de hule

No.18

29903 hi-000107 18242 4600052848 Librería-general Cuaderno rayado

común

29999 hi-000107

18244

4600052451 Distribuidor

baterías Batería alcalina

AA

29999 hi-000107 4600052451 Distribuidor

baterías Batería alcalina

AAA

10307 hi-000107 18245 4600052438 Individuales Certificado digital

de seguridad

29901 hi-000107 18254 4600052576 Individuales

Kit completo de firma digital

(tarjeta; lector; certificado

20301 hi-000107 18367 4600053220 Ferretería cerrajería

Llavín de perilla; con llave


oficinas

29903 hi-000148 18437 4600054306 Librería general

Papel adhesivo medidas a

escoger

58

SUBPARTIDA HOJA

INDIVIDUAL

SOLICITUD DE

PEDIDO MOPT

ORDEN DE COMPRA



10406 hi-000107 18518 4600054399 Carga de

extintores Servicio de carga

de extintor


oficinas Fuente: SINAEP DSGT

En lo que corresponde a los trámites por caja chica, se han generado:

• Cantidad de trámites: 07 Y se encuentran distribuidos en las siguientes subpartidas, tipo de solicitud, documento pago:

Cuadro No. 30

SUBPARTIDA TIPO SOLICITUD DOCUMENTO

PAGO DESCRIPCIÓN DE LA COMPRA

10501 Reembolso de gasto 705795 Servicios de peajes

1050 Reembolso de gasto 730082 Servicio de peaje

10501 Reembolso de gasto 716581 Servicio de peajes

10401 Reembolso de gasto 698084

Certificados digitales para pruebas de idoneidad mental para portación de

armas

10501 Reembolso de gasto 714008 Servicio de peajes

10303 General 725333 Caratulas de expedientes

10501 Reembolso de gasto 722697 Servicio de peaje Fuente: Encargada Administrativa DSGT

En cuanto a las reservas de recursos tramitadas para dar contenido presupuestario a varios contratos de comunicaciones con IP, seguridad y vigilancia, pagos de reajustes, seguros, pólizas, deducibles para los vehículos livianos institucionales; así como multas a nivel Institucional; así como pago de viáticos y compras urgentes como certificados electrónicos de idoneidad mental, entre otros, se detallan a continuación:

59

Cuadro No. 31

HOJA-INDIV

SUBPARTIDA HOJA INDIV

No. DOCU. MOPT

No. DOCU. SIGAF

OBSERVACIÓN

Hi-000153 10204 Hi-000153 269 3400046429

Para dar contenido presupuestario al contrato

C-CC-08-12-17-11401 (contrato telefonía IP) con radiográfica costarricense

S.A.; cédula jurídica 3101009059

Hi-000153 10204 Hi-000153 1026469 3400044406


c-cc-08-12-17-11401 (contrato telefonía IP); con radiográfica costarricense

S.A.; cedula jurídica 3101009059.

Hi-000153 10204 Hi-000153 1026903 3400044752


c-cc-08-12-17-11401 (contrato telefonía IP); con radiográfica costarricense

S.A.; cedula jurídica 3101009059

Hi-000147 10303 Hi-000147 934 3300061619

Para compra de caratulas para confección de

expedientes de procesos de accidentes de vehículos

oficiales del MOPT.

Hi-000149 10401 Hi-000149 678 3300061346

Para compra de certificados electrónicos

de idoneidad mental para portación de armas de los

agentes de seguridad y vigilancia de la DSGT

Hi-000149 10406 Hi-000149 956 3200011958

Para cubrir el pago de reajuste de precios a la empresa SEVIN LTDA.; según documento daj-

60

HOJA-INDIV


No. DOCU. MOPT

No. DOCU. SIGAF

OBSERVACIÓN

2021-3414 de la dirección jurídica

Hi-000149 10406 Hi-000149 956 3200011958

Para cubrir el pago de reajuste de precios a la empresa SEVIN LTDA. según documento daj-

2021-3414 de la dirección jurídica

Hi-000147 10406 Hi-000147 999 3300061699

Para compra de sellos para Proceso de Accidentes.

Hi-000152 10499 Hi-000152 1025590 1405081642

Para cubrir el pago del IVA de la orden de compra

4600036544

Hi-000107 10501 Hi-000107 781 3300061450

Para cubrir el pago de peajes de funcionarios de la Dirección de Servicios Generales y Transportes

Hi-000107 10502 Hi-000107 588 3100006842

Para cubrir el pago de viáticos ocasionales de

funcionarios de la Dirección de servicios

generales y transportes

Hi-000107 10502 Hi-000107 589 3800010775

Para cubrir el pago de adelanto de viáticos de

funcionarios de la Dirección de Servicios

Generales y Transportes

Hi-000107 10502 Hi-000107 590 1600013926

Para cubrir liquidaciones de viáticos de funcionarios de la Dirección de Servicios

Generales y Transportes

Hi-000152 10601 Hi-000152 683 3400046869

Para cubrir el pago de las pólizas de vehículos

livianos oficiales del MOPT y del convenio con COSEVI

Hi-000152 10601 Hi-000152 1025419 3400043972

Para tramitar ante el instituto Nacional de Seguros el pago por

61

HOJA-INDIV


No. DOCU. MOPT

No. DOCU. SIGAF

OBSERVACIÓN

concepto de póliza de vehículos y marchamos; de

la flota vehicular tipo liviano propiedad del

Ministerio; así como de los vehículos bajo convenio

con COSEVI

Hi-000152 10601 Hi-000152 1026251 3400044345

Para cubrir el pago de la póliza de seguros de vehículos livianos del MOPT y convenio con

COSEVI

Hi-000152 10601 Hi-000152 1026751 3400044566

Para cubrir el pago de seguros y marchamos de

vehículos livianos del MOPT y COSEV

Hi-000151 10601 Hi-000151 565 3400046764

Para cubrir el pago de la póliza de incendios-todo riesgo del plantel central del MOPT No. 01-01-inc-

743336-03

Hi-000151 10601 Hi-000151 695 3400046895

Para cubrir el pago de la póliza de responsabilidad civil del plantel central del

MOPT; No.01-01-RCG-16463-03. Vigencia 01-01-

2021 al 31-12-2021.

Hi-000152 19905 Hi-000152 676 3400046846

Para tramitar ante el Instituto Nacional de Seguros el pago por

concepto de deducibles de vehículos tipo liviano

propiedad del Ministerio; así como de los vehículos

bajo el convenio con COSEVI

62

HOJA-INDIV


No. DOCU. MOPT

No. DOCU. SIGAF

OBSERVACIÓN

Hi-000152 19905 Hi-000152 1026591 3400044484

Para tramitar ante el Instituto Nacional de Seguros el pago por

concepto de deducibles de vehículos tipo liviano

propiedad del ministerio; así como de los vehículos

bajo convenio con COSEVI.

Hi-000152 19999 Hi-000152 757 3400047012

Para el pago de multas de tránsito de vehículos

oficiales del MOPT

Hi-000148 29903 Hi-000148 725 3300061394

Se hace urgente la compra de etiquetas adhesivas

para el registro de usuarios en el Proceso Centro de información y Trámites.

Hasta ahora se logró contactar un proveedor que acepte la forma de

pago de gobierno Fuente: Encargada Administrativa DSGT

Contrato de Limpieza Privada Esta dependencia tiene a su cargo la ejecución de la contratación del servicio de limpieza privada para el programa 326, bajo los términos de la contratación 2017LN-000007-0012400001, actualmente se cuenta con 21 misceláneos en total, para cubrir 8.400 metros cuadrados al mes.

Periodo comprendido en la orden de servicio

Metros Contratado Cantidad de Misceláneos

06/05 al 05/08 del 2021 8.800 22 misceláneos + 1 supervisora

06/08 al 05/11 del 2021 8.400 21 misceláneos + 1 supervisora

Para el próximo año subpartida 1.04.06 que corresponde a este servicio, sufrió una disminución considerable, por lo que se ha dotado al departamento de Servicios Generales

63

de 6 plazas para minimizar el impacto de dicha disminución, no obstante, si se requiere un seguimiento constante para evitar afectaciones mayores. En otro orden de idas a continuación se informa el estado actual de la orden de compra vigente:

Número de reserva u Orden de compra 0822021000100795

Lapso Mensual

Vigencia: Del 06 de agosto hasta el 05 de noviembre del 2021

El pago de la factura 00100001010000005516 se gestionó con el oficio DVA-DSGT-DSG-2021-207. Respecto a la contratación 2017LN-000007-0012400001, se han efectuado las siguientes acciones: Control de asistencia diaria de los misceláneos en propiedad y suplentes asignados a este contrato.

• Recepción y análisis del formulario DPA-804 (v.2).

• Coordinación con los enlaces para resolver temas que se suscitan diariamente.

• Gestionar las facturas comerciales para el pago por el servicio recibido.

• Verificación de los productos, herramientas y suplementos de limpieza que aporta SCOSA para la prestación del servicio, así como los términos establecidos en el pliego de condiciones y demás documentos de la contratación.

• Se atendieron tres solicitudes de información sobre la asistencia del personal de la limpieza.

• Se atendió lo establecido en el pliego de condiciones 2017LN-00007-001240001, punto g), que refiere a ejecutar los análisis de los productos de limpieza que aporta la empresa Servicios de Consultoría de Occidente SCOSA, según oficio DVA-DSGT-DSG-2021-218.

• Se trasladó a la empresa SCOSA mediante documento DVA-DSGT-DSG-TC-2021-11, la denuncia interpuesta por una funcionaria contra una miscelánea, DVA-DSGT-DSG 2021-198 y 197

• Se dio orden de inicio para la orden de compra nueva, según misiva DVA-DSGT-DSG-2021-198

En lo relativo a las siguientes contrataciones y otros temas presupuestarios, informo lo siguiente:

64

En el caso de la contratación que refiere a los extintores, se solicitó la emisión de la orden de servicio 0822021000100906, similar situación se presentó con la contratación para mantenimiento de aires acondicionados, ya que se aprobó la aplicación del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Contrato de Telefonía IP Es importante indicar que al mes de setiembre del presente 2021, esta contratación cumple 3 años, por lo que le resta aún un año de contratación, por lo que es importante la coordinación con la Dirección de Tecnología de Información, con el fin de iniciar una nueva contratación de telefonía IP, lo antes posible. Se presenta el análisis de la Contratación de Telefonía IP N° de Contrato N°: C-CC-08-12-17-11401 con fecha de orden de inicio: 11 de setiembre 2018.

Cuadro No. 32

Fuente: Sistema SISTEL, Sistema SACET

Detalle Monto Factura Saldo Presupuesto Saldo en Reserva N° Documento

Reserva 257,102,075.00 61,000,000.00 3400046429

Factura Diciembre 2020 20,581,183.24 236,520,891.76 40,418,816.76 00100002010000121791

Factura Enero 2021 20,543,174.90 215,977,716.86 19,875,641.86 00100002010000123732

Factura Febrero 2021 20,532,505.89 195,445,210.97 NA 00100002010000125316

Factura Marzo 2021 20,531,505.68 174,913,705.29 NA 00100002010000126870

Factura Abril 2021 20,652,532.23 154,261,173.06 NA 00100002010000128400

Factura Mayo 2021 20,679,204.75 133,581,968.31 NA 00100002010000129900

Factura Junio 2021 20,735,217.04 112,846,751.27 NA 00100002010000131391

Factura Julio 2021 20,770,558.13 92,076,193.14 NA 00100002010000132861

65

Gráficos No.9

Fuente: Sistema SISTEL, Sistema SACET

Se presenta una ejecución del 65% del presupuesto brindado para el presente año, con un promedio de facturación de ¢20,628,235.23 Lo anterior, genera una proyección de ejecución del 97.84%, (¢247,538,822.79), proyectando un saldo de ¢5,461,177.21, para finales de año. Anteproyecto Presupuestario 2022 En lo que respecta al Anteproyecto Presupuestario 2022, el monto presupuestado corresponde a ₡96,718,169.03 En el caso de las partidas especiales es el siguiente:

Cuadro No. 33

Partidas Especiales 2022

Descripción Monto

Combustible ₡4,000,000.00

Seguros Vehículos Livianos ₡574,480,660.00

Recursos Humanos ₡1,069,688,035.00

165.025.881,86 65%

87.974.118,14 35%

Ejecución presupuestaria telefonia IP 2021

Presupuesto

Total Facturado

66

Para el anteproyecto del año 2022, se contaba con un faltante de alrededor de 68 millones en la subpartida 1.0601, para el pago de seguros de las últimas 50 motocicletas que habían ingresado a la Dirección General de la Policía de Tránsito, sin embargo, recientemente fue aprobado un presupuesto extraordinario y ese faltante ha sido cubierto, por lo tanto, para el año 2022, tenemos cubiertas las necesidades de pago en las subpartidas referidas y de competencia del Departamento de Control de transportes, a continuación el detalla la distribución por subpartida.

Cuadro No. 34

DESCRIPCIÓN SUBPARTIDA MONTO

Seguros 10601 ₡574 480 660,00

Deducibles 19905 ₡43 000 000,00

Revisión Técnica Vehicular 10499 ₡15 072 500,00

19999 ₡400 000,00

IX. SUGERENCIAS PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL O DE LA DEPENDENCIA

Se recomienda valoración del Archivo Central dentro de la institución, para que cada dependencia asuma el rol que le corresponde sobre los archivos de gestión. Para mejor entender se puede comparar lo siguiente: Existe un Proceso Gestión de Control Interno que coordina el sistema de control interno de la institución; para ello, da lineamientos y recopila la información; sin embargo, en ningún momento “les realiza la autoevaluación” o el SEVRI a las dependencias, ni estas indican que al haber este proceso con personal capacitado en control interno, no les compete; porque se ha establecido claridad en las competencias y deberes establecidos en la ley, de manera que, cada dependencia asume su rol para el establecimiento y evaluación de su sistema de control interno. Proceso Gestión de la organización institucional. Existe un proceso con profesionales capacitados en planificación institucional, sin embargo, ellos no les hacen los manuales de procedimientos a las dependencias, sino que cada dependencia lo debe realizar y estos lo reciben para revisión y aprobación. Y así se pueden visualizar más ejemplos en temas de

67

presupuesto, planificación, capacitación, informática, etc.; donde los entes rectores coordinan y supervisan, pero la responsabilidad de aplicar los lineamientos es de cada dependencia. Lo mismo debe ser para el Archivo Central, que pese a contar con solo una persona con formación en Archivística, se pretende que esta inspeccione, guíe, revise, supervise, capacite, etc., y hasta realice algunas de las funciones de los archivos de gestión. La ley del Sistema Nacional Archivos establece las funciones para los archivos de gestión, los jerarcas, titulares subordinados, jefe o encargado del Archivo Central, etc. Por eso, se recomienda permitir que cada ente asuma su responsabilidad, tal como sucede con otras direcciones, y respetar los requisitos para recibir asesorías. X. ESTADO DEL CUMPLIMIENTO LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA AUDITORÍA DEL

MOPT DURANTE SU GESTIÓN En cuanto a los informes que se encuentran en proceso de cumplimientos están los siguientes:

a) Informe DAG-I-51 “Verificación del Cumplimiento de las funciones y Procedimientos del Proceso de Accidentes”

4.1. Instruir al Jefe del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que se incorporen en los procedimientos de esa Dependencia los plazos que corresponda en las diferentes actividades relacionadas, así como establecer la supervisión que se llevará a cabo, el establecimiento y documentación de metodologías que garanticen la imparcialidad y la transparencia en la asignación de reparaciones a los talleres y el establecimiento de controles sobre la aplicación de la metodología que se desarrolle para la escogencia de los Talleres que repararán los vehículos con póliza del Instituto Nacional de Seguros, así como los seguimientos e informes finales de la reparación para el cierre de los expedientes y la debida consignación de la información en la base de datos, con el propósito de contar con información completa y oportuna para la toma de decisiones.

Con relación a esta recomendación, se procedió mediante oficio DVA-DSGT-PA-2021-231 de fecha 18 de febrero 2021, a solicitar lo pertinente al Licenciado Víctor Julio Zúñiga Porras, director, Unidad de Planificación Institucional (UPI), con la finalidad de ajustar el Procedimiento que fuera debidamente oficializado en su momento por dicha dependencia para que se establezcan plazos dentro de los cuales deben realizarse las actividades de esta dependencia. En cuanto a la metodología que garantice la transparencia e imparcialidad en la asignación de los talleres para reparación de vehículos propiedad de este Ministerio, las medidas para dicha tarea fueron tomadas en conjunto con la oficialización por parte de la UPI, la Actividad

68

“Revisión y Conformación del Registro de Talleres para Reparación de Vehículos Oficiales Mediante Póliza del INS”. Dicho documento recoge de manera específica los requerimientos y parámetros que serán considerados al efecto indicado, buscando siempre la transparencia, imparcialidad y la conveniencia para la Administración. Un punto importante para considerar es que, el Proceso de Accidentes ha desarrollado una labor en conjunto con el Instituto Nacional de Seguros a fin de que los trabajos realizados cuenten con los niveles de seguridad, calidad, transparencia y oportunidad necesarias. La escogencia de talleres, se debe ajustar de manera estricta a la “ACTIVIDAD” referida, así como al procedimiento “Reparación de Vehículos Oficiales por Accidente de Tránsito mediante Póliza del INS” (Oficializado por la UPI SGT-499-P002), procedimiento de escogencia que no recae en una sola persona, sino que se toman en cuenta varios criterios, tanto técnicos, administrativos y legales, para la designación final, incluso la especialidad del equipo, al considerarse también el criterio de otras dependencias en cuanto a la conveniencia y procedimiento de reparación. Así al momento de asignar talleres, se conforma un grupo de trabajo, el cual, de manera objetiva, transparente y oportuna, asigna, según la conveniencia de la Administración, los talleres que repararán los equipos, lo cual se deja reflejado en un libro de asignaciones, el cual es firmado por los participantes de la sesión de trabajo. Es de relevante importancia destacar, que los talleres que le prestan servicio al MOPT, de previo han participado en una licitación del Instituto Nacional de Seguros, para conformar el registro de talleres autorizados por dicha entidad, recurso al cual nos apegamos y aprovechamos al considerar únicamente talleres debidamente autorizados por la entidad aseguradora. Otro aspecto que debo mencionar, también relacionado a lo indicado en el informe de Auditoría y que tiene que ver con la garantía de imparcialidad y transparencia, es que el Proceso de Accidentes no es quien realiza la valoración de los daños, los pagos procedentes, ni la cancelación final, dicha actividad corresponde de manera estricta al INS. El Proceso de Accidentes, gestiona lo pertinente para que en el menor tiempo posible y con la mejor calidad, se logren las reparaciones a nivel nacional, siempre buscando la conveniencia de la Administración y el resguardo de su patrimonio, procurando que el trabajo final sea el mejor y para lo cual se trabaja en conjunto con el INS, propiciando las revisiones post-reparación, que resulten necesarias para que el dinero invertido garantice el mejor resultado final. Es importante mencionar que mediante oficio DVA-DSGT-PA-2021-18 se giraron instrucciones a los funcionarios encargados del proceso de reparación, instruyendo lo pertinente, a fin de que, en el expediente de cada reparación, conste la siguiente

69

información, que venga a complementar documentalmente, además de lo ya existente, los trabajos realizados:

a) Un informe final de reparación, con una descripción y opinión técnica relacionada a los trabajos realizados. b) Verificación de formularios debidamente completados y por quien corresponda. c) Justificación razonada en el formulario (PI-726 (v2) relacionada con la designación del taller.

En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.2. Establecer un término final (fecha) para que el Jefe del Proceso de Accidentes remita a la Dirección de Servicios Generales y Transportes, una propuesta de actualización del “Reglamento para el control sobre el uso y mantenimiento de los vehículos oficiales del MOPT” que consigne de forma clara las responsabilidades del conductor (determinar una conducta dolosa, culposa, negligente o imprudente del conductor del vehículo accidentado, o de otros funcionarios directa o indirectamente involucrados en el percance, y que responderán por los daños y perjuicios causados tanto a la institución como a terceros.), y concluir y remitir a la UPI para la respectiva oficialización, proyecto de modificación al citado reglamento que incluya la propuesta y los demás puntos que son competencia de la Dirección, relacionados con los equipos.

Esto se atiende mediante la propuesta de modificación al Reglamento para el Control sobre el uso y Mantenimiento de los Vehículos Oficiales del MOPT, trasladado mediante oficio DVA-DSGT-PA-2021-242. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.3. Ejercer una adecuada supervisión sobre el Proceso de Accidentes, que, si bien es un tramitador ante el INS, el Ministerio paga sumas considerables por concepto de pólizas por lo que debe velar por la correcta utilización de esos fondos públicos y mantener controles que garanticen que las labores se desarrollen en forma eficiente y eficaz.

Se realizó mediante oficio DVA-DSGT-2021-32, al tomar las medidas pertinentes a lo interno de la dependencia DVA-DSGT-PA-2021-404, para que, en el informe mensual de labores, sea incluida información detallada, relacionada al tema de reparación de vehículos propiedad de este Ministerio, con lo cual se pretende dejar constancia efectiva de dicha actividad para el escrutinio que resulte necesario, por parte de quien lo considere oportuno. Se Cumplió

70

4.4. instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que se continúe con las autoevaluaciones de control interno y la identificación de riesgos, así como la elaboración de un plan de mitigación, de acuerdo con las deficiencias detectadas en la valoración del Control Interno, en el cumplimiento del procedimiento evaluado, con el propósito de eliminar las deficiencias detectadas consignadas en este informe.

Con relación a esta recomendación, mediante oficio DVA-DSGT-PA-2021-251, se comunicó al Licenciado Víctor Julio Zúñiga Porras, director Unidad de Planificación Institucional (UPI) el Plan de mitigación de acuerdo con las deficiencias detectadas en la valoración de control interno oficio DVA-DSGT-PA-2021-251. Adicionalmente a esto, se ha designado como representante de la dependencia y contacto para el proceso relacionado al SEVRI, al Lic. Juan diego Vargas Garita, a fin de lograr dentro de los plazos establecidos cumplir a cabalidad, con los plazos dispuestos al efecto. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.5 Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que las funciones que ejecutan los funcionarios administrativos se ajusten a las actividades establecidas en el Manual de Clases Anchas de la Dirección General de Servicio Civil y la especialidad del respectivo puesto, de manera que las funciones que corresponden a mecánicos o técnicos especializados sean realizadas por personal calificado y con la debida supervisión.

En cuanto a este punto, es importante mencionar que cada funcionario del Proceso de Accidentes realiza las labores de acuerdo con la especialidad respectiva de cada puesto. Así, el personal técnico, se encarga de las labores de orden técnico relativas a la reparación de vehículos, sea, desde la inspección de los talleres, hasta el visto bueno final de las reparaciones. No hay en el Proceso de Accidentes, otros funcionarios que realizasen dichas labores. Los funcionarios administrativos, realizan únicamente funciones administrativas, sea, revisar documentos de talleres, de vehículos, de funcionarios, entre otros, relacionado todo al proceso de reparación y al final, incluirlos en expedientes. Estas labores están diferenciadas, por la especialidad de cada uno y debido al trabajo en equipo que se debe realizar, quizás en algún momento ambas actividades coincidan al momento de recibir, revisar, documentar, llenar formularios y revisar talleres en el ejercicio ordinario de la labor. Con la intención de facilitar las actividades de cada uno de los recursos humanos del Proceso mediante oficio DVA-DSGT-PA-2021-201, se solicitó al Licenciado Víctor Julio Zúñiga Porras, la modificación necesaria del formulario COD. 499-PC02-F01, a saber “Asignación de Taller para Reparación de Vehículos Oficiales con Póliza del Instituto Nacional De Seguros”, para que en lo sucesivo quede acreditado, que quien recibe los documentos, los verifica y los

71

incluye en el respectivo expediente, es el funcionario administrativo y quien revisa los talleres y da su criterio técnico para el alta del taller, es el funcionario técnico (Mecánico. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.6. Cumplir con los principios de Eficiencia y Eficacia, así como también, con los deberes asignados a los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de Control Interno Institucional, e instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que se realice una distribución equitativa entre los abogados de ese Proceso, con el propósito de realizar eficientemente el desarrollo de sus funciones evitando atrasos en las investigaciones o recargo de funciones.

El Proceso de Accidentes desarrolla una actividad que implica una gran posibilidad de actividades, las cuales se deben distribuir de manera eficiente entre todos los funcionarios de la dependencia. Así, por ejemplo, la distribución del trabajo entre profesionales en derecho. Se analizan muchos aspectos, tales como la complejidad de los asuntos asignados, lugar de los hechos y autoridad judicial que conoce el caso, entre otros muchos factores. De ahí que la distribución se realiza luego de un análisis de todos esos aspectos, por ejemplo, designar a un solo funcionarios que haga giras y gestione lo pertinente ante las autoridades judiciales para la consecución de sentencias, lo cual evidentemente le impide estar en algunos días en la oficina por andar de gira. Por lo tanto, se procedió de manera oportuna a solicitar al Licenciado Víctor Julio Zúñiga Porras mediante oficio DAG-DSGT-PA-2021-248, la modificación del procedimiento: “Informe e Investigación Preliminar sobre Accidentes de Tránsito con Vehículo Oficial”, con la intención de distribuir las responsabilidades entre todos los profesionales en derecho y se logre una equidad en las asignaciones. De igual manera, mediante oficio DVA-DSGT-PA-2021-279, se le solicitó al Lic. Berny Vargas Mejía, director Jurídico de este Ministerio, el instrumento jurídico necesario, para que todos los profesionales en derecho cuenten con el poder necesarios para actuar ante las autoridades judiciales de todo el país. A la fecha ya contándose con el instrumento jurídico necesario, ya los profesionales en derecho tramitan cada uno las sentencias de los expedientes a su cargo y realizan a nivel nacional las gestiones pertinentes ante las autoridades judiciales, tendientes a mantener actualizado todo lo relacionado a los trámites derivados de las sentencias que hayan sido emitidas y consecuentemente ello permite que la asignación de expedientes sea igual para todos, por cuanto no hay ahora una sola persona dedicada a dicha labor. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.7. Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que se realice la asignación de casos a los abogados para el inicio de los procedimientos

72

administrativos dentro del plazo de un mes, conforme lo establece el artículo 414 del Código de Trabajo y se evite así el riesgo de eventuales prescripciones.

Con relación a este punto, de manera inmediata se instruyó mediante el oficio DVA-DSGT-2020- 032 atender sin excepción la instrucción indicada, sea designado los casos a más tardar al quinto día posterior a su ingreso. Se Cumplió

4.8. Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que se establezcan y apliquen controles oportunos y se escoja de forma equitativa, objetiva e imparcial a los talleres para las reparaciones de los vehículos y evidenciar en cada formulario de “Asignación de Taller para reparación de vehículos oficiales con póliza del Instituto Nacional de Seguros” así como en el “libro de asignaciones”, el cual debe ser legalizado, los criterios utilizados para la escogencia de cada taller.

En cuanto a este punto debo indicarse que la escogencia de talleres por parte del grupo de trabajo conformado por funcionarios del Proceso de Accidentes y de la Dirección de Control de Maquinaria y Equipo, es totalmente equitativa, objetiva e imparcial. Al respecto debo indicar que siempre hay cosas que realizar que permitan mejorar la actividad desplegada, lo cual tal y como lo instruye usted procederemos a tomar en cuenta, sin embargo, debo reiterar que los criterios de asignación son absolutamente objetivos y conforme a los intereses de la Administración, siempre respetando el ordenamiento jurídico y en conjunto con el Instituto Nacional de Seguros, quienes realizaran al efecto un proceso licitatorio para la habilitación de talleres, registro que para transparencia y efectividad utiliza este Proceso de Accidentes para llevar a cabo sus labores de la manera más transparente posible y con respeto total del ordenamiento relacionado. De manera respetuosa me permito manifestarle, tal y como usted lo ha podido verificar en sus revisiones periódicas a esta dependencia, que el proceso de selección de talleres es totalmente transparente y dicho proceso no depende de una sola persona o de esta jefatura, sino que tal y como usted lo conoce, se anteponen los intereses de la Administración para que el resultado final sea el más efectivo y provechoso, en resguardo siempre del Ordenamiento Jurídico relacionado. En acatamiento de la recomendación indicada y de su instrucción, se han girado las instrucciones pertinentes a fin de fortalecer los controles ya implementados, para que el producto final de nuestra actividad ordinaria cuente con los requerimientos de control interno necesarios. oficio DVA-DSGT-PA-2021-252. En cuanto a la necesidad de que las sesiones de trabajo del grupo de trabajo que realiza las asignaciones de talleres consten en un libro debidamente legalizado, mediante oficio DVA-

73

DSGT-PA-2021-401, se ha solicitado a la Auditoría de este Ministerio, la legalización de un libro de actas que nos permita dejar constancia de las actuaciones realizadas al respecto. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.9. instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes que informe y documente ante la Dirección de Servicios Generales y Transportes, la atención de los 88 trámites de reversión de siniestralidad que se encontraban pendientes en ese proceso en el año 2016, así como también, se refiera a los trámites correspondientes a percances de los años 2017, 2018, 2019 y 2020.

Con relación a este aspecto y relacionado específicamente a la siniestralidad, debo referir que hemos realizado un análisis de los documentos que constan en nuestros archivos, dado que el trámite de reversión de siniestralidad refiere a sentencias en las cuales haya sido condenado el particular y que el Instituto Nacional de Seguros tenga noticia, sea de nuestra parte, por parte de la Procuraduría General de la República, o por su cuenta al tener participación en algunos de los procesos judiciales realizados. Es importante mencionar que las bonificaciones toman en cuenta otros aspectos como: volumen de primas; volumen de vehículos asegurados, forma de pago; Índice de siniestralidad; coberturas contratadas y antigüedad del vehículo. Después de un análisis en los desde el año 2010 este Ministerio ha mantenido un índice de siniestralidad que le ha permitido ubicarse en un tipo de valor de bonificación de un 30 % y no ha variado y que debido a la buena gestión del Ministerio en esa materia y a los otros aspectos señalados, se ha otorgado un descuento adicional por bonificación de otro 30 %, para un total de 60%. Se debe considerar que, según el Instituto Nacional de Seguros, el índice de siniestralidad de este Ministerio desde el año 2010 permite otorgar un 30% de bonificación, considerándose además para ello todos los aspectos antes mencionados. Adicionalmente, con la documentación y considerando que en época reciente por razones sanitarias, las limitaciones de acceso a los tribunales de justicia han sido muchas, así como la gestión propia de los asuntos judiciales, se han tramitado y comunicado diversas sentencias al Instituto Nacional de Seguros, en las cuales ha resultado condenado el particular a fin de mantener el nivel de siniestralidad que tenemos hasta la fecha y se ha procedido según el ordenamiento a comunicar al Despacho del Ministro de Obras Públicas y Transportes lo procedente a fin de que se proceda a instruir los procedimientos de responsabilidad civil necesarios, tendientes a la recuperación de fondos por concepto de deducibles erogados por parte de esta Administración. Con la documentación adjunta y emitida por parte del Instituto Nacional de Seguros a solicitud de esta dependencia, se demuestra que el nivel de siniestralidad es muy bueno,

74

incluso permitiendo un descuento adicional en las primas que al efecto paga esta Administración. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.10 Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento para que se fortalezca el control para el adecuado registro de la información, que permita a las Administración contar con una adecuada trazabilidad de la información, por medio de la generación de pistas de auditoría, para corregir aspectos importantes de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y se establezcan los mecanismos de control necesarios, mientras se pone en funcionamiento la herramienta indicada en la recomendación anterior, que permitan establecer un rol de los talleres que permitan a la administración tomar las decisiones que correspondan conforme sus necesidades.

Con relación a este punto, hemos realizado nuestro mayor esfuerzo para que las bases de datos que poseemos tengan la confidencialidad, integridad y disponibilidad requeridas para fortalecer el control interno. Sin embargo, dadas las limitaciones conocidas, trabajamos con la Dirección de Informática del Ministerio, para crear el sistema informático que soporte toda la información del proceso de Accidentes. Actualmente contamos con un avance el 90 % en la creación del sistema y esperamos que para el mes de octubre aproximadamente, poder contar ya con dicha herramienta para fortalecer el control interno y evitar riesgos en el Proceso de Accidentes. Oficio DI-IS-2021-39. De igual manera, en cuanto a la designación de los talleres y al rol dispuesto al efecto, tal y como se expuso en la recomendación 1, en primera instancia, los talleres con los cuales trabajamos a fin lo lograr de la mejor manera las reparaciones de los equipos propiedad de este Ministerio, son talleres que de previo han participado en una licitación ante el Instituto Nacional de Seguros y en razón de ello, han sido habilitados por el ente asegurador, como “centro de valoración autorizado”, requisito indispensable para ser considerado por esta dependencia para los efectos referidos. Así, siendo previamente autorizado por el INS, cada taller es sometido a una valoración interna integral desde varios puntos de vista, sea técnica, administrativa y legal. La parte técnica a cargo de los mecánicos especializados de la dependencia; la parte administrativa, por parte de los funcionarios administrativos encargados de recibir y solicitar documentación, así como de conformar los respectivos expedientes administrativos y la parte legal, a cargo de un profesional en derecho, quien valora la procedencia de la documentación aportada, considerándose otros aspectos tales como especialidad técnica, ubicación geográfica y capacidad de atención, se da de alta el taller para prestar los servicios y se considera a futuro para trabajos de equipos oficiales propiedad de este Ministerio ubicados en su zona de operación, ya que se debe buscar lo más conveniente para la Administración y procurar el mejor uso de los fondos públicos asignados, fortaleciéndose con ello el control interno y minimizando los riesgos que

75

generan los traslados innecesarios de equipos fuera de su zona de operación. Ver punto 8.1 del Procedimiento: Reparación de Vehículos Oficiales por Accidente de Tránsito Mediante Póliza del INS. Por último, resulta importante mencionar que las decisiones que se toman en cuanto al punto tratado se hacen en grupo de trabajo y bajo la supervisión de la Dirección de Servicios Generales, a fin de contar con los elementos necesarios que validen todo lo actuado y den la seguridad jurídica que requiere toda actuación de la Administración. Habiéndose cumplido con la labor de creación y entrega del sistema informático del Proceso de Accidentes denominado “CONEXA” (Control de Expedientes de Accidentes), el 01 de setiembre del 2021, damos inicio al plan piloto que permitirá su implantación final. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

4.11 Instruir a la Jefatura del Proceso de Accidentes y dar seguimiento se cumpla con la recomendación Única del informe No. DAG-I-09-2019 en cuanto señala: “Instruir al personal a cargo del Procedimiento de reparación de vehículos oficiales por accidente de Tránsito mediante póliza del INS, para que solicite a la Unidad de Informática un cronograma de trabajo donde se indique la fecha en que estará disponible el sistema automatizado para el control de la información. El sistema deberá soportar la información consignada hasta el día en que será puesto en producción, con el fin de contar con un histórico de los datos que han sido consignados a lo largo de los años, que permita estandarizar la información, por medio de una herramienta informática que contribuya a la toma de decisiones”.

La gestión necesaria ya se ha realizado por parte de esta dependencia y mediante oficio DI-IS-2021-39 de fecha 08 de enero del 2021, la Licenciada Melissa Aguilar Valverde, jefe, Departamento de Ingeniería de sistemas de la Dirección de Informática, informa las gestiones realizadas a efecto de la creación del sistema informático denominado “Sistema de Control de Expedientes de Accidentes (CONEXA) y el cronograma de trabajo, así como el plazo posible de finalización. oficio DI-IS-2021-39. Habiéndose cumplido con la labor de creación y entrega del sistema informático del Proceso de Accidentes denominado “CONEXA” (Control de Expedientes de Accidentes), el 01 de setiembre del 2021, damos inicio al plan piloto que permitirá su implantación final. En proceso: responsable Lic. Alejandro Piedra Méndez

b) DAG-I-12-2020 “Verificación del Cumplimiento de las Funciones y Procedimientos Relacionados con el Gasto de Combustible de la Flota Vehicular del MOPT”

76

4.1 Continuar con la coordinación con la Unidad de Planificación Institucional (UPI), para que se actualicen, oficialicen y se divulguen las funciones y procedimientos referentes al Departamento de Control de Combustibles. Lo anterior con el fin de garantizar una gestión eficiente y eficaz que permita alcanzar objetivos y por ende coadyuvar al cumplimiento de las metas institucionales.

Al respecto se realizaron contactos con la analista de la UPI, encargada de la actualización de los procedimientos del Departamento de Control de Combustible, además se emitió el oficio DVA- DVA-DSGT-CC-2020-1144 al director solicitándole nos continué brindando la colaboración necesaria para finiquitar lo más pronto posible dichos instrumentos. Asimismo, este departamento se encuentra revisando los borradores de algunos de los procedimientos del Departamento.

4.2 Instruir a la Jefatura del Departamento de Control de Combustibles para que se continúe con las autoevaluaciones de control interno y la identificación de riesgos, así como la elaboración de un plan de mitigación, …

Esta recomendación se atendió en el momento en que Unidad Planificación Institucional (UPI) habilitó los sistemas para el envío de la evaluación de control interno y de la identificación de riesgos, en donde se expuso el riesgo en esta materia.

En proceso: responsable Lic. Harland Alfaro Murillo

4.3. Instaurar mecanismos para ejercer un adecuado control, fortaleciendo los controles sobre los sistemas y con los recursos que cuentan, así como continuar con las gestiones ante la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos para llenar las plazas vacantes con que cuentan y así poder contar con el personal idóneo y suficiente para cumplir con sus labores de seguimiento y control de gastos de combustible.

En relación con la recomendación 4.3 se remitieron los oficios DVA-DSGT-CC-2020-871 y DVA-DSGT-CC-2020-1149 solicito la condición de los trámites requeridos sobre el nombramiento de las plazas del Departamento a saber. nómina de nombramiento de la plaza 013474, Técnico Servicio Civil 1, solicitado mediante el oficio DVA-DSGT-2020-237, nómina de nombramiento de la plaza 13885, Oficinista Servicio Civil 1, solicitado mediante el oficio DVA-DSGT-2020-663 y estudio puesto de la plaza 11943, Técnico del Servicio Civil 3, solicitado mediante el oficio DVA-DSGT-CC-2019-457, del 15 de marzo del 2020. Se está a la espera de la respuesta. En proceso: responsable Lic. Harland Alfaro Murillo

77

4.4. Establecer mecanismos para realizar las próximas proyecciones presupuestarias en coordinación con los ejecutores de programa, así como la reducción de cuotas con base en los consumos reales y no en consumos históricos que pueden estar basados en información errónea o desactualizadas.

Al respecto se remitió el oficio DVA-DSGT-CC-2020-1141 a los Ejecutores de Programa Presupuestarios indicándole que para confeccionar el Anteproyecto de Presupuesto de combustible en la Subpartida 2-01-01 (gasolina y diésel), para el año 2022, será necesario las proyecciones del gasto en ese rubro, de los equipos institucionales de cada uno de los Programas, basadas en los planes de trabajo que se establezcan para ser ejecutados en ese periodo, asimismo, que dicha información debe ser enviada al Departamento de Combustible el 1 de febrero de 2021, para ser valorada y analizada por esta dependencia. Se cumplió.

4.5 Establecer los mecanismos de supervisión que garanticen el cumplimiento de las directrices, disposiciones o circulares que se emitan así como su debido seguimiento y control de cumplimiento, relacionadas con los controles sobre consumo de combustible y la obligación de cumplir con los plazos establecidos para la remisión de la documentación de las liquidaciones por compras de combustible y se consigne la información completa, correcta y oportunamente así como el uso de los sistemas SAEM y CITEC, que forma parte de los sistemas de control interno establecidos por la Administración Activa, recordando a cada dependencia que su desaplicación podría generar para los funcionarios encargados, eventuales responsabilidades administrativas y civiles, de conformidad con el artículo 39 de la LGCI tal como se señala en la advertencia N° DAG-Adv. 2020-0673. El Departamento de Control de Combustibles debe continuar con la remisión de los casos a Relaciones Laborales o al Departamento de Inspección Policial según corresponda.

En referencia a la recomendación 4.5 le manifiesto que se están emitiendo oficios a los Encargados de CITEC y Jefaturas Inmediatas sobre las transacciones pendientes de liquidar, se le da seguimiento individualizado a cada una; asimismo, se emitió la Circular DVA-DSGT-CC-CIR-2020-5 relacionada con las liquidaciones pendientes de liquidar en el Sistema de Control Interno de Tarjetas Electrónicas (CITEC), cuya finalidad es evitar situaciones que obstaculicen el debido trámite de las liquidaciones de compra combustible en tiempo y forma. Igualmente, se les indica que, a partir de la publicación de esa Circular, se dispone de quince días hábiles, para liquidar o anular según corresponda, las transacciones pendientes, de lo contrario se bloquearán las tarjetas de compra institucional de combustible. Igualmente, se continua con remitiendo a Relaciones Laborales y la Sección de Asuntos Internos, de todos aquellos casos que incumplan los procedimientos, circulares y disposiciones emitidas por el Departamento de Control de Combustible. Se Cumplió

78

Recomendación 4.6 4.6 Coordinar la capacitación de manera regular para los funcionarios involucrados en el proceso de control de los equipos: a los operadores sobre el correcto llenado de los formularios, a los Contralores de Equipo para que verifiquen en el momento de la recepción de los documentos que los mismos contengan la información precisa y conforme lo requerido sin borrones y tachaduras (formularios, facturas y voucher), la cual debe ser revisada, analizada y registrada diariamente en los sistemas de información institucional en procura de ser oportunos en caso de presentarse alguna anomalía, incluyendo el monitoreo de los equipos varados, a través del mecanismo que se considere idóneo, para evitar un posible consumo irregular de combustible.

Finalmente, con relación a la recomendación 4.6 le manifiesto que mediante el oficio DVA-DSGT-CC-2020-935 se coordinaron charlas a funcionarios de la Dirección General de la Policía de Tránsito, sobre los sistemas SAEM-CITEC, específicamente en el llenado de los formularios denominados "Control de Combustible" y "Actividad Diaria", además del refrescamiento sobre el trámite para la asignación de cuotas, aumentos o sobregiros de combustible, acciones disciplinarias. Asimismo, sobre las inconsistencias que se generan en las liquidaciones de facturas, tales como: el número de factura, kilometraje, monto de la factura versus el monto de voucher, tachones, letra ilegible, entre otros. Además, se continua la coordinación con la Dirección de Capacitación y Desarrollo, oficio DVA-DSGT-CC-2020-1143, para impartir cursos virtuales sobre "Eco-Conducción" y el "Uso Responsable de Tarjetas Electrónicas", para los operadores equipos que incluye Tarjetahabientes, Encargados de CITEC y Jefaturas interesadas. Se Cumplió.

c) DAG-I-14-2020 “Evaluación del Sistema de Control Interno de Tarjetas Electrónicas de Combustible (CITEC)”

4.1. Realizar las gestiones necesarias para fortalecer los mecanismos para el control y registro de la información del Sistema de Control Interno de Tarjetas Electrónicas (CITEC), mediante:

a. Aplicar las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO-2-2009- CODFOE) y Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), en el cumplimiento de los procedimientos que se ejecutan mediante la utilización del Sistema de Control Interno de Tarjetas Electrónicas de Combustible (CITEC).

b. Solicitar por medio de un requerimiento al CITEC, el establecimiento de un control y reporte que alerte sobre la existencia de liquidaciones de combustibles pendientes, para que sea considerado de previo a la emisión de las cuotas de combustible y se utilice como insumo para comunicar a la Administración sobre los incumplimientos a las directrices, disposiciones o circulares que se emitan, relacionadas con los controles sobre consumo de combustible y la obligación de cumplir con los plazos establecidos para la inclusión de la información completa, correcta y oportuna, de las liquidaciones por compras de

79

combustible, que podrían generar para los funcionarios encargados, eventuales responsabilidades administrativas y civiles, de conformidad con el artículo 39 de la LGCI tal como se señala en la Advertencia N° DAG-Adv. 2020-0673. Utilizar el citado reporte como insumo en la remisión por parte del Departamento de Control de Combustibles de los casos que remita a Relaciones Laborales o al Departamento de Inspección Policial, según corresponda por los incumplimientos.

c. Actualizar los procedimientos relacionados con la utilización del CITEC, en función de las modificaciones que se efectúen en atención de las recomendaciones que se emiten en este informe y comunicar oportunamente a la administración los controles que se implementarán en relación con la asignación de cuotas de combustible, en consideración de la obligatoriedad de cumplir con la inclusión de información en los sistemas CITEC y SAEM, según lo establecido en la normativa para la compra y asignación de cuotas de combustible.

Al respecto le comunico que este departamento ha avanzado en la revisión de los procedimientos correspondientes, sin embargo, aún está pendiente la validación final que debe dar antes de la remisión a la UPI para su oficialización, esta validación se espera concluya en el mes de octubre. Los apartados a y c, de la recomendación 4.1, se tratan como un todo, pues ambos se refieren a los procedimientos que se aplican, los cuales deben contener los puntos de control que cumplan con las normas que se citan en la recomendación. Además, se mantiene comunicación con el Departamentos de Ingeniería de Sistemas de la Dirección de Informática, de modo que los procedimientos y el Sistema sean concordantes. Por otra parte, en relación con el planteamiento del requerimiento para que en el CITEC se establezca “un control y reporte que alerte sobre la existencia de liquidaciones de combustibles pendientes, para que sea considerado de previo a la emisión de las cuotas de combustible y se utilice como insumo para comunicar a la Administración sobre los incumplimientos a las directrices, disposiciones o circulares que se emitan, relacionadas con los controles sobre consumo de combustible y la obligación de cumplir con los plazos establecidos para la inclusión de la información completa, correcta y oportuna, de las liquidaciones por compras de combustible…”, Se remitió el oficio DVA-DSGT-CC-2020-1099 con la solicitud respectiva, se recibió el oficio DI-IS-2020-1252 indicando que el requerimiento solicitado fue incluido en nuestro Portafolio de Requerimientos Pendientes, en cuanto se proceda con su análisis e implementación le estaré informando. No obstante, debido al oficio DI-IS-2021-672 donde se señala que …dados los recortes presupuestarios que sufrieron los proyectos programados para el año 2022, no será posible iniciar una contratación administrativa para la nueva versión de Sistema de Control Interno

80

de Tarjetas Electrónicas de Combustible – CITEC . Dado lo anterior y conocedores de la prioridad de que tiene el sistema, se está valorando algunas opciones para iniciar el desarrollo con recursos internos, ya sea por medio de pasantías de estudiantes universitarios o algún recurso interno que podamos redistribuir, aunque aún no se tiene un certeza como proceder si es muy importante que se inicie con las sesiones de trabajo para validar las funcionalidades del sistema actual y determinar las mejoras que se le puedan realizar a fin de optimizar la aplicación no solo a nivel de una nueva plataforma sino a nivel operativo también, con lo cual podemos tener una dimensión completa del nuevo CITEC. Adjunto una propuesta para las sesiones de trabajo a fin de que la analice y apruebe o bien para en conjunto se llegue a un acuerdo que se adaptar a todos los participantes. Gestión que se encuentra en proceso con la revisión de los requerimientos del nuevo sistema, por lo tanto, como lo mencione en el apartado de gestiones realizadas, en estos momentos se encuentra en proceso con la analista de sistemas del Departamento de Ingeniería de Sistema de la Dirección de Informática. En proceso: responsable Lic. Harland Alfaro Murillo XI. GESTIONES REALIZADAS DE PREVIO A LA ENTREGA DE MI CARGO

• Elaboración y entrega del Informe Final de Gestión.

• Elaboración y entrega del Informe Resumen de las Gestiones Emprendidas por la Comisión de Mejora Regulatoria Institucional del 2018 al 2021, documento enviado Lic. Cristhian Méndez Blanco, como Coordinador de la CMRI, SICI borrador el cual fue enviado al Arq. Eduardo Brenes Mata viceministro de Transporte y Seguridad Vial, quien funge como Oficial de Simplificación y Trámite, mediante el oficio DVA-2021-276.

• Entrega de bienes asignados siguiendo el procedimiento institucional oficializado por el Departamento de Registro y Control Patrimonial, con las boletas DVA-DSGT-2021-01, DVA-DSGT-2021-02 y DVA-DSGT-2021-03, asimismo, se realizó el descargo como responsable institucional de los bienes de la Dirección de Servicios Generales y Transportes, con el oficio DVA-DSGT-2021-440, posteriormente se recibió la Constancia de Bienes Institucionales 2021-107.

• Se gestionó la certificación de Relaciones Laborales con el oficio DRL-2021-0267.

• Se realiza la entrega de llaves de las puertas principales y oficina del Departamento de Control de Combustible al Lic. Harland Alfaro Murillo y de la Dirección de Servicios Generales y Transportes al Lic. Cristhian Méndez Blanco.

• Se entrega a la Dirección Gestión Institucional de Recursos Humanos, el carné y tarjeta electrónica de ingreso a las instalaciones.

• Se entrega de los archivos físicos

81

• Entrega del equipo de cómputo y accesorios que estaban asignados a la suscrita; así como el teléfono IP, al Lic. Harland Alfaro Murillo.

Esperando que el presente informe cumpla con lo dispuesto en la legislación vigente y con su cometido de facilitar la transición a las nuevas jefaturas, así como con el agradecimiento hacia la Institución y mis compañeros de trabajo, quedo en la mayor disposición de ampliar sobre los temas expuestos o de responder sus consultas.

Ana I. Rojas Montero

Documents

INFORME FINAL DE GESTIÓN LICDA. ANA I. ROJAS MONTERO