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ARCHIVO SUPERINTENDENDIA FINANCIERA DE COLOMBIA
LUISA FERNANDA YEPES GUTIERREZ
COLEGIO TECNICO MENORAH I.E.D INFORMATICA BOGOTA D.C
2012
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ARCHIVO SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMCIA
LUISA FERNANDA YEPES GUTIERREZ
Informe
Olga lucia dueñas
COLEGIO TECNICO MENORAH I.E.D INFORMATICA
BOGOTA 2012
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
1. que es el archivo 5 2. Clases de archivo que se maneja en la S.F.C (SUPERINTENDENDIA FINANCIERA DE COLOMBIA) 6 3. como se archiva 6 3.1 alfabético 6 3.2 numérico 7 3.3 cronológico 7 4. area física del archivo 8 5. problemática 9 5.1 iluminación 5.2 polvo 5.3 ventilación 6. soluciones ante la problemática 15 7. organizacion del archivo 18 8. bibliografía 21 9. Anexos
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INTRODUCCION
Este informe esta hecho con el fin de llegar a una solución sobre una problemática planteada ante la dependencia y la empresa la superintendencia financiera de Colombia donde se podrán plantear estudios soluciones y una mejor calidad de trabajo como para la empresa y el empleado.
Para lograr llegar a acuerdos ya que lo primordial para la empresa es como se siente el trabajador en la labor que emplea diariamente y como lleva el manejo del su lugar de trabajo Y poder brindar una mejor oportunidad o un mejor ambiente ya que es una dependencia que maneja su trabajo bajo estrés subdirección jurídica maneja lo que son tutelas expedientes memorandos entre otros es una dependencia que entra mucho documento y debe haber una organización adecuada en el archivo Por lo tanto hay que presentar soluciones ante los problemas que se presenta ante el archivo organización ventilación iluminación entre otros.
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1. QUE ES EL ARCHIVO
Es el conjunto de documentos producidos, recibidos, y tramitados en
razón de las actividades propias las cuales deben ser conservados como
testimonios de tales actividades, de a cuerdo con las tablas de retención
documental (TRD) definidas para cada dependencia y aprobadas por el
comité de archivo.
Cada dependencia tiene su propio archivo ya que cada una tiene sus
propias funciones y llegan a archivar lo que entra y sale de la
dependencia como en dirección jurídica de la superintendencia financiera
de Colombia
Algunos de los archivos que se maneja son: tutelas, demandas,
ministerio, fiscalía, juzgados, comisiones de los abogados, tutelas, fallos,
memorandos de otras dependencias entre otros. La transferencia
documentales de los archivos de gestión (oficina) , central se realizan así
Se deberá verificar en el cronograma de transferencias la fecha
de recibo de los documentos de la respectiva dependencia
Los expedientes se organizaran de acuerdo a las directrices
establecidas y teniendo en cuenta las tablas de retención
documental de la dependencia
No se transferirá documentos depositada en grandes
contenedores como: AZ, cajas diferentes a las empleadas para
almacenamiento de archivos, paquetes entre otros.
En caso de dudas en cuanto a la forma de organizar los
expedientes, se deberá consultar con el grupo de gestión
documental
Los tres aspectos importantes del proceso de gestión documental
El catalogo de tramites debe estar alineado con los procesos
definidos para la entidad
Todo documento radicado debe ser digitalizado
Las dependencias deben organizar sus archivos de oficina de
acuerdo con las tablas de retención documental TRD
aprobadas para la entidad
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1 superintendencia financiera de Colombia proceso de gestión documental, Bogotá: 2008 P 23,
2. Clases de archivo que se maneja en la S.F.C (SUPERINTENDENDIA FINANCIERA DE COLOMBIA)
ARCHIVO DE GESTION: comprende toda la documentación en cualquier soporte, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por parte de las oficinas productoras u otras que la soliciten ARCHIVO CENTRAL: son los documentos en papel y otros soportes que han sido transferidos por las distintas dependencias de la entidad. ARCHIVO HISTORICO (permanente): son los documentos que de acuerdo con las tablas de retención o tablas de valoración documental deben ser conservados permanentemente , por su valor histórico, por dar información sobre el origen desarrollo y transformación institucional y por su valor para la investigación la ciencia y la cultura
3. COMO SE ARCHIVA
SISTEMA ALFABETICO Consiste en ordenar los nombres o temas teniendo en cuenta el abecedario este sistema es directo por que consulta las carpetas solamente leyendo el nombre el archivo alfabético en el sistema que utiliza la frecuencia de la ordenación de las carpetas este sistema tiene ventajas
Es fácil y rápido por un sistema directo mediante el cual cuya persona que archiva solo tiene que guiarse por los rótulos de las gavetas y de las carpetas para guardar o retirar un material
La efectividad de un sistema de archivo se mide por la facilidad con que se pueda realizar y retirar del archivador los documentos que se desean consultar, la ausencia temporal y definitiva de un empleado no debe emplearse ni entorpecer el servicio Como dice cristina pascual “Cuando el tema o asunto de un documento es lo mas importante para la organización los documentos se archivan por tema”
6 2 superintendencia financiera de Colombia proceso de gestión documental, Bogotá: 2008 P 31 3cristina parera pascual, técnicas de archivo y documentación en la empresa. Madrid , 4 edición,P 84
SISTEMA NUMERICO Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con numero o códigos el numero de código puede ser una parte del documento en si mismo (directo) o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo ( indirecto o codificado ) Los expedientes se ordenan por número progresivo. El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha. El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético, llamado también Alfa-numérico. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc. SISTEMA CRONOLOGICO Por medio de la cual se ordenan los documentos y carpetas de acuerdo con la sucesión lógica de las fechas. En un método archivo y se emplea en el ordenamiento de documentos en las carpetas individuales . para efecto del vencimiento y cobro en movimientos bancarios, registros judiciales y notariales etc. Es un orden que sigue de la A –Z o puede ser por fechas radicados nombres ciudad esto lleva un consecutivo por la cual no cambiara y siempre se llevara de manera ascendente o como lo requiere la empresa o la dependencia.
4cristina parera pascual, técnicas de archivo y documentación en la empresa. Madrid , 4 edición ,P 92
5 cristina parera pascual, técnicas de archivo y documentación en la empresa. Madrid , 4 edición p 97 7
4 ÁREA FÍSICA DEL ARCHIVO
1. Archivo Central o Archivo Pasivo a más de contar con la oficina de labores Administrativas que incluyen equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias y la mesa de consulta, deberá disponer de un depósito de documentos que estará ubicado en lo posible en la planta baja del edificio, ya que soportará un gran peso por la acumulación de documentos. El peso por metro lineal de documentos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estará en un máximo de 2,20 mts., la superficie de un depósito de Archivo puede ser de máximo 200 metros cuadrados.
2. Se debe contar con un sistema de detección y extinción de incendios.
3. Las entidades públicas que carezcan de espacio físico y necesiten conservar los archivos, podrán arrendar depósitos de archivos a empresas especializadas a través de contratos, estableciendo en una de las cláusulas que el arrendador se responsabiliza de su custodia y la administración de la información a través de un coordinador nombrado por el arrendatario.
Algunos de los problemas que tiene el archivo de subdirección jurídica, contencioso administrativo y dirección jurídica.
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5. PROBLEMÁTICA
3.2 ILUMINACION
La iluminación del archivo es fluorescente pero no tiene la misma
capacidad para brindar la iluminación suficiente para los archivos
3.2 POLVO
En el archivo no hay la limpieza suficiente el polvo esta
frecuentemente hay falta de compromiso para el cuidado del archivo
además el archivo no cuenta con el aire acondicionado o filtros para
que ingrese el aire
3.5 VENTILACIÓN
El archivo no tiene sistema de ventilación para la refrigeración de los
documentos y para la persona que se encuentra en el archivo este a
gusto ejecutando el trabajo
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La problemática de la dependencia principalmente es porque no hay un
buen sistema de refrijeracion no hay un buen sistema de organización
para todos los documentos que entran a la dependencia no se hace un
buen uso del archivo no hay compromiso frente a la limpieza del archivo .
Hay una ley donde dice los trabajadores no deberán estar expuestos de
forma frecuente o continuada a corrientes de aire cuya velocidad exceda
los siguientes límites:
1.º Trabajos en ambientes no calurosos: 0,25 m/s.
2.º Trabajos sedentarios en ambientes calurosos: 0,5 m/s.
3.º Trabajos no sedentarios en ambientes calurosos: 0,75 m/s.
LA PREVENCIÓN DE RIESGOS EN LOS LUGARES DE TRABAJO
Estos límites no se aplicarán a las corrientes de aire expresamente
utilizadas para evitar el estrés en exposiciones intensas al calor, ni a
las corrientes de aire acondicionado, para las que el límite será de
0,25 m/s en el caso de trabajos sedentarios y 0,35 m/s en los demás
casos.
Como dice istas„‟La renovación mínima del aire de los locales de trabajo
será de 30 metroscúbicos de aire limpio por hora y trabajador, en el caso
de trabajos sedentarios en ambientes no calurosos ni contaminados por
humo de tabaco, yde 50 metros cúbicos en los casos restantes, a fin de
evitar el ambienteviciado y los olores desagradables.
El sistema de ventilación empleado y, en particular, la distribución de las
entradas de aire limpio y salidas de aire viciado deberán asegurar una
efectiva renovación del aire del local de trabajo.
El sistema de ventilación debe mantenerse en buen estado y un sistema
de control deberá indicar toda avería siempre que sea necesario para la
salud de los trabajadores.‟‟
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6 Istas, sobre la prevenvion de riesgos microclima, bogota, P 35
Estos son una serie de riesgos ambientales que se tiene a nivel laboral
no solo la iluiminacion ventilacion el ambiente termico el ruido y el espacio
de trabajo estos son implementos que son necesarios para la salud. El
cuerpo humano no debe tener cambios tan drasticos ya que estamos
expuesto a enfermedades laborales
La organización del archivo es el principal factor para que no halla una
enfermedad laboral como el estrés ya que no se pueden encontrar los
documentos con facilidad hay que tener en cuenta tambien que hay
implementos que no son necesarios para el archivo ya que hay cosas que
no se utilizan y llegan al punto de dejarlas aun lado sabiendo que ese
espacio puede ser utilizado por algo supremamente importante de la
dependencia
La mayoría de los trabajos se ejecutan en locales cerrados o
semicerrados. En ellos se generan unas condiciones climáticas que,
aunque influidas por el clima externo, difieren normalmente de éste.
Algunos trabajos tienen lugar a temperaturas extremas ya que no tiene el
mismo cuidado que se rige por una ley.
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El calor puede emitir una serie de toxicos hacia el cuerpo Nuestro
organismo necesita mantener su temperatura interna dentro de un
estrecho margen de oscilación, entre 36 y 37ºC, sin pérdida de bienestar.
Temperatura interna depende de dos factores:
El calor que genera el propio organismo.
El intercambio de calor entre la superficie del cuerpo y el medio que la rodea.
La temperatura interna está regida por un sistema termorregulador
que la mantiene constante. Cuando esto se tiene que hacer en
condiciones desfavorables es a costa de pérdidas de bienestar y salud.
Enel caso de un ambiente caluroso, la respuesta del organismo va desde
la simple sensación de malestar y otras manifestaciones, como
disminución del rendimiento o cambios emocionales.
Como dice istas „‟ La exposición al calor determina la puesta en marcha
de una serie demecanismos para perder calor y así mantener la
temperatura interna.
Los más importantes son la producción de sudor, las modificaciones
cardio-circulatorias y las modificaciones de la temperatura del organismo.
La evaporación del sudor es un mecanismo exclusivamente de
eliminación de calor (a diferencia de otros mecanismos que pueden ser de
eliminación o de captación de calor), pues el sudor, para evaporarse,
toma dela piel con la que está en contacto el calor necesario para el paso
delestado líquido al de vapor.
No obstante, esto tiene un límite por encima del cual se producen fenó-
menos de deshidratación (pérdida de agua y sales) que se manifiestan
como: calambres, pérdida de fuerza, disminución del rendimiento, de la
atención y de la capacidad de respuesta.
Es importante destacar que la eliminación del calor se produce solamente
cuando el sudor se evapora, no por el mero hecho de sudar; así,por
ejemplo, es posible sudar mucho y no evaporar prácticamente
nada de sudor, por lo que el efecto protector de la sudoración queda
anulado.La cantidad de sudor que puede evaporarse por unidad de
tiempodepende fundamentalmente de dos variables ambientales:
La velocidad del aire.
La humedad
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7 Istas, sobre la prevenvion de riesgos microclima, bogota, P 43
La organización del archivono no correponde o no se le da el uso
necesario para lo que es establecido ante la ley no tiene lo enceres y no
se utiliza el espacio asignado para cada documento se utiliza mas de lo
normal y hay una varierdad de cosas que no corresponde al archivo y
esta ciedno utilizado un espacio la cual debera ser un espacio utilizados
por cosas importantes y de la oficina
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En esta grafica se puede evidenciar como se procesan todas las
enfermedades por tanto estrés y trabajar sobre presión ya que los
trabajadores no tiene pausas activas y llegan asu punto de estrés
máximo y de concentración,
Donde la grafica nos hace concientizarnos sobre nuestra salud y hacer
pausas activas por momentos es bueno pero con una relajación profunda
o si no se llegara a provocar una enfermedad profesional.
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SOLUCIONES FRENTE A LA PROBLEMÁTICA
3.1 Iluminación
Si el Archivo tiene ventanas por donde ingresan los rayos solares, debe
colocarse cortinas metálicas semiabiertas y fijas para que la luz solar que
incida sea siempre indirecta, tenue y siempre la misma (hay que tomar en
cuenta que el beneficio de esta iluminación es para los documentos), si no
se cuenta con este tipo de cortinas, se puede comprar los adhesivos
plásticos de vidrio. Se recomienda la utilización de lámparas
fluorescentes.
Hay una serie de tipos de iluminación donde podrán ser utilizados en los
archivos de la empresa o en la dependencia para darle un mejor uso a los
bienes que nos brinda la empresa
Nivel de iluminación: para las tareas habituales de la oficina se
recomienda un nivel de iluminación en la zona de trabajo del orden
de 500 luz
Distribución de luminancias: se debe mantener un equilibrio para
la elaboración de trabajos o la actividad que se baya a realizar en
el archivo se recomienda que la iluminación no sea
mayor a 10:1
Debe haber algún protector ante la pantalla del computador ya que
puede estar haciendo efecto en nuestros ojos y podremos tener
alguna enfermedades por no tener el cuidado necesario ante
nuestro puesto de trabajo
3.4 Polvo
Debe efectuarse una limpieza permanente de los documentos con
aspiradora, nunca con paño húmedo ni plumero, además será preferible
acondicionar filtros por donde ingresa el aire.
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3.5 Ventilación
Es necesario garantizar la ventilación por lo que puede disponerse de aire
acondicionado o corrientes provocadas.
La ventilación consiste en la introducción de aire fresco en un
determinado espacio. Es un medio para el control del calor y de
los contaminantes existentes en la atmósfera de los centros de
trabajo.
No sirve cualquier sistema de ventilación. La ventilación nunca
debe crear corrientes de aire molestas. Así, por ejemplo, si se
dispone de mucha ventilación localizada, se necesitará aportar
aire suficiente al local para evitar corrientes.
Todos los locales deben estar bien ventilados, aunque el
objetivo principal sea diferente:
En los locales industriales, la mayor necesidad suele ser la
eliminación o dilución de los contaminantes (gases, humos,
vapores...) para evitar unaExcesiva exposición de los
trabajadores y reducir el calor ambiental.
En las oficinas y similares, además de mantener unas
adecuadas condiciones térmicas, la ventilación es necesaria
para proveer oxígeno y diluirel CO2y para eliminar olores y
otras impurezas. Se considera que una concentración de CO2
Superior a 1.000 ppm indica que la ventilación es inadecuada.
La toma de aire exterior no debe estar en sitios de
contaminación elevada, como por ejemplo cerca de chimeneas,
rejas de expulsión de aire viciado, emisiones industriales y de
aparcamientos, vías de tráfico intenso, torres de refrigeración
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8 Istas, sobre la prevenvion de riesgos microclima, bogota, P 36
En cualquier caso, es conveniente someter el aire exterior a
filtración u otro tipo de tratamiento que garantice una calidad
adecuada del aire interior.
No se debe utilizar el aire extraído de localizaciones internas de
la empresa para ventilar; es decir, no se debe hacer re circular
el aire que procede de cocinas, servicios, fotocopiadoras, o
cualquier otra fuente de
Contaminación u olor.
Es importante adoptar un buen programa de mantenimiento de
los sistemas de ventilación y de los aparatos de aire
acondicionado. Su defectuoso funcionamiento, además de las
molestias propias de una insuficiente renovación del aire,
puede provocar la proliferación y
La temperatura depende de la época del año los limites recomendados son los siguientes
En verano de 23 a 26ºC
En invierno de 20 a 24º C
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ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
La organización del archivo debería ser mejor planteada o mejor trabajada ya que es el espacio donde se archivan todos los documentos que entran a la dependencia o todos los documentos que hace las dependencias para otras entidades o otras dependencias de la misma empresa. Se debería manejra un mejor uso de espacio para la organización y hacer el uso correspondiente de cada espacio asignado para el documento
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A continuación seria el esquema del archivo que se quiere para la administración y almacenamiento de los documentos y la estructura de el archivo que se quiere para un futuro
El polvo en el archivo si se quiere así en un futuro es tener compromiso y tener la suficiente limpieza para los documentos que se almacenan diariamente donde se le dará un buen uso al archivo y tendrá el cuidado necesario para la salud y los requerimientos que la ley exige para el puesto de trabajo Donde no son solo documentos que se archiva o entra a la dependencias también son expedientes de los abogados cuando van a sus comisiones o a los juxgados.
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BIBLIOGRAFIA http://books.google.com.co/books?id=oDBwCTg13HIC&pg=PA442&dq=climatizacion+de+oficina+ergonomia&hl=es&sa=X&ei=V_iXT5-2FM7yggeJ-eXtBg&ved=0CEQQ6AEwAA#v=onepage&q&f=false •http://books.google.com.co/books?id=fbEVGVE_ycIC&pg=PA432&dq=iluminacion+de+oficina&hl=es&sa=X&ei=PvaXT9aiH8mmgwexoOTWBg&ved=0CHYQ6AEwCQ#v=onepage&q=iluminacion%20de%20oficina&f=false • http://www.bvsde.paho.org/bvsacd/cd46/LSI_Cap10.pdf • http://www.istas.ccoo.es/descargas/gverde/MICROCLIMA_TECNOLOGIA_HERRAMIENTAS.pdf
Superintendencia financiera de Colombia, cartilla proceso
de gestión documental
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