INFORME PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN · 2019-10-21 · programas para el control, eliminación y mitigación de todos los factores causantes accidentes del tránsito. Mediante

INFORME PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Proceso: PLANEACION ESTRATEGICA Vigente desde: 2017/11/14 Código: PE-FR-01 Versión: 04

FECHA DE REUNIÓN 17 Oct 2019 INFORME No. 07

HORA DE INICIO 8:00 a.m. HORA FINAL 12:00 p.m.

LUGAR DE REUNIÓN Sala de Juntas Gerencia

INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1. Revisión Políticas y Objetivos

Política y Objetivos de Calidad:

La política de calidad actual se encuentra controlada como información documentada, con versión1, como se describe a continuación: En Las Ceibas, Empresas Públicas de Neiva, trabajamos con transparencia y estamos comprometidos con la satisfacción de nuestros usuarios y partes interesadas, a partir del cumplimiento de requisitos legales y de otra índole y de un esquema de mejora continua en nuestros procesos, que garantiza la calidad, continuidad, eficacia, eficiencia y efectividad en la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado. Objetivos de calidad:

1. Garantizar la transparencia en la ejecución de todos nuestros procesos.

2. Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y partes interesadas, con el desarrollo de mejores

prácticas de calidad y el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole.

3. Mantener la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones de mejora establecidas para el Sistema

Integrado de Gestión.

4. Mantener la calidad y continuidad de los Servicios.

5. Disponer de los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema Integrad de Gestión.

Se considera que tanto la Política como los objetivos de calidad son adecuados a la entidad, por tanto no se requieren cambios.

Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P., como entidad industrial y comercial del estado de orden municipal, prestadora de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, asegura en todos sus centros de trabajo los recursos necesarios como compromiso para proteger la seguridad y salud de sus funcionarios, contratistas o subcontratistas, por medio del mejoramiento continuo de su Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo; Además de cumplir con la normatividad Legal Vigente en materia de Riesgos laborales, proporcionando ambientes de trabajo seguros mediante la previa identificación de los peligros y riesgos asociados a los servicios prestados, con el fin de prevenir, intervenir, controlar, minimizar y mitigar las consecuencias que puedan afectar la seguridad y salud de los trabajadores, contratistas, subcontratistas y visitantes.

Con la presente política se busca promover un compromiso individual y colectivo del auto cuidado en cada uno de los trabajadores, por lo tanto la prevención y control de los factores de riesgo es responsabilidad de todo el personal de la empresa, independiente de su tipo de contratación. Para constancia de lo anterior, firma el representante legal y es difundida al interior de la empresa y demás partes interesadas.

POLITICA DE SEGURIDAD VIAL


Código: PE-FR-01 Versión 04

Vigente desde: 01/08/2016 Página 2 de 23



LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P. Comprometiéndose en establecer actividades de promoción y prevención de accidentes viales, Por ello todos los empleados, contratistas, subcontratistas y provistos con vehículos de la empresa o de terceros para el ejercicio de su labor diaria, son responsables de participar en las diversas actividades que se establezcan en el plan de seguridad vial de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, Para disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes que puedan afectar la integridad física, mental y social del personal, contratistas, subcontratistas, comunidad en general ,propiedad privada, equipos y el Ambiente.

En cumplimiento establece los siguientes parámetros:

✓ Cumplir con la reglamentación establecida en el Código Nacional de Tránsito Terrestre, según legislación aplicable y demás requisitos legales.

✓ Vigilar constantemente las responsabilidades propias y de nuestros contratistas o subcontratistas sobre

los mantenimiento preventivo y correctivo, con el propósito de mantener en óptimas condiciones el

equipo automotor. ✓ Establecer estrategias de sensibilización y concientización orientadas a la prevención de accidentes de

tránsito y la adopción de conductas seguras en búsqueda de la mejora continua. ✓ Contar con personal apropiado y calificado para conducir u operar el equipo automotor.

✓ Establecer objetivos medibles en materia de seguridad vial, para verificar el cumplimiento de la presente política y como parte del proceso de del plan estratégico de seguridad vial.

✓ Gestionar los recursos necesarios para el establecimiento e implementación y cumplimiento de esta política

POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE TABAQUISMO, ALCOHOLISMO Y DE LA DROGADICCIÓN

LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, con el fin de cumplir con este compromiso y siendo conscientes de que el uso de alcohol, tabaco y drogas puede afectar el desempeño de nuestro trabajo, fija la siguiente política que está soportada a nivel preventivo por medio de la difusión de charlas, boletines, afiches publicados en los sitios de trabajo y por medio correctivo a través de sanciones y/o cancelaciones de contrato. Los empleados y contratistas que laboren en LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, se han de comprometer a cumplir las siguientes disposiciones con el objeto de asegurar su sobriedad, buen estado físico y psicológico en el desempeño de sus funciones:

• Queda prohibido el consumo, posesión, distribución y venta de alcohol y drogas ilegales, por parte de los empleados y contratistas de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA durante las horas de trabajo, sean estas dentro o fuera de las instalaciones de la misma.

• El personal de seguridad, así como los Responsables de cada frente de trabajo, están autorizados para impedir el ingreso de personal al sitio de trabajo, a quienes se les encuentre alcohol o drogas, así como también a quienes lo hayan consumido.

• La empresa a través de sus coordinadores y supervisores realizará seguimiento del comportamiento del personal a su cargo y en caso del incumplimiento de esta política se tomarán las respectivas acciones disciplinarias.

• Estimular a los trabajadores afectados por el consumo de Alcohol, Tabaco y Drogas Alucinógenas a que participen en programas para su tratamiento.






• La gerencia espera que el cumplimiento de la presente sea acogida de forma entusiasta por parte de cada uno de los trabajadores para lograr de esta forma un ambiente seguro cordial y ameno en el sitio de trabajo.

POLITICA DE REGULACIÓN DE HORARIO Y DESCANSO

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, bajo los lineamientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG SST y el Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV, implementará y mantendrá programas para el control, eliminación y mitigación de todos los factores causantes accidentes del tránsito. Mediante la adopción de esta política, la empresa busca garantizar un óptimo desempeño de sus operaciones dentro del marco de la seguridad vial. Igualmente, dentro de estas políticas se implementará la práctica de pausas activas como una medida obligatoria para promover y regular el adecuado descanso de los conductores. En consecuencia, los programas que se implementen bajo esta política deberán: ✓ Establecer tiempos de reposo y descanso para prevenir la fatiga.

✓ Establecer pausas activas cada 2 horas. (Ejercicios de estiramiento)

✓ Incluir temas de capacitación sobre hábitos de sueño y descanso, nutrición y ejercicio los cuales pueden prevenir la fatiga en los trabajadores.

✓ Evaluar en caso de accidente o incidente de trabajo la probabilidad de causalidad por la fatiga.

POLITICA DE REGULACIÓN DE LA VELOCIDAD

Sin excepción todos los conductores de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, contratistas,

subcontratistas y grupos de interés, deben cumplir con los límites de velocidad establecidos en la

normatividad vigente (Código Nacional de Tránsito) y los límites establecidos en la empresa. Sin perjuicio

de lo anterior, en ningún caso un vehículo al servicio de la empresa deberá exceder la velocidad: 80 Km/h en carreteras nacionales o departamentales 60 Km/h en vías urbanas y carreteras municipales 30 Km/h en zonas escolares o residenciales.

POLITICA DE USO DEL CINTURÓN DE SEGURIDAD

El uso de cinturón de seguridad, es de uso obligatorio para conductores de vehículos propios o al servicio

de Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva, aún en trayectos cortos y es responsable por que cada uno

de los ocupantes del vehículo lo usen de manera apropiada, segura y en todo momento.

POLITICA DE NO USO DE EQUIPOS DE COMUNICACIONES MÓVILES MIENTRAS SE CONDUCE Se debe evitar toda conversación u otras distracciones cuando se está al volante. LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA aprueba el uso de móviles con fines laborales, pero prohíbe que los conductores los utilicen mientras conducen cualquier tipo de vehículo. Si el conductor necesita hacer una llamada personal o laboral mientras conduce un vehículo, deberá estacionarse completamente el vehículo de manera apropiada y en un lugar seguro y realizar tal llamada de forma segura. Además, LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, espera que todos los actores de movilidad vial involucrado con la empresa cumplan la política de no uso de equipos de comunicación móviles mientras conduce y como lo establece el código de tránsito en Colombia, en lo que respecta al uso de móviles mientras se conduce un vehículo.

POLITICA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL






La alta dirección de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, comprometido con el cumplimiento

de la legislación Nacional vigente y buscando el beneficio continúo de sus colaboradores, ha establecido

dentro de sus funcionarios “La política de elementos de Protección Personal” en miras del cumplimiento de

los estándares de seguridad establecidos por la empresa.

El uso de los elementos de protección personal se constituirá como medida de obligatoriedad durante el

desarrollo de cualquier actividad para la cual haya sido contratado el funcionario. Por lo anterior quedan

establecidas como norma en el uso de elementos de protección personal las siguientes:

Los elementos de protección personal entregados serán utilizados durante el horario y la jornada laboral

una vez que este prestando sus servicios como funcionario de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE

NEIVA.

Los funcionarios que durante su jornada laboral sean vistos sin la dotación o elementos de protección

personal requeridos para el correcto desempeño de la misma, serán objeto de sanciones disciplinarias.

Es responsabilidad de todos los funcionarios cumplir cabalmente con los dictámenes establecidos en esta política según Ley 9 de 1979, elementos de protección personal artículo 122, 123 y 124. Y la resolución 2400 de 1979, del ministerio de trabajo, capítulo II de los equipos y elementos de protección, artículos 176, 177 y 178

Objetivos de SST.

➢ Prevenir accidentes de trabajo enfermedades laborales y daños a la propiedad en la prestación del

servicio, como garantizar la integridad física de los trabajadores, visitantes, contratistas.

➢ Contar con la estructura necesaria para el desarrollo mantenimiento y mejora del SG-SST

➢ Desarrollar, mantener y mejorar continuamente el SG-SST con la participación del personal de Las

Ceibas Empresas Publicas de Neiva. E.S.P.

2. Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previa

1. Evaluar la oportunidad de contar con supernumerarios, o definir como se atiende cuando se tiene

un encargado de realizar las funciones. Se identificó desde Talento Humano la matriz de reemplazos, donde se definieron las líneas de reemplazo en caso de ausencia del personal.

2. Determinar especificaciones técnicas para la instalaciones y mantenimiento de los macro medidores. Se modificó el procedimiento CA-PR-N03 Instalación macromedidores, y se incluyeron anexo con especificaciones técnicas, se trae a este comité para aprobación.

3. Evaluar la necesidad de estandarizar a través de procedimiento el aviso desde plantas para que se realice inspección en la línea de aducción cuando se presenta de manera inesperada reducción del caudal y en Bocatoma no se han realizado variaciones. El contrato No. 236 de 2019 acaba de iniciar su ejecución, Según reporte del supervisor: Ing. Pacheco: se está iniciando el proceso de limpieza y mantenimiento de todos los accesorios de las 4 aducciones. A la fecha ya se terminó la aducción de 36", 20" y 24", con este contrato se realiza la georreferenciación de la línea de aducción. El contrato se encuentra en ejecución. En el manual de operación de plantas que se trae para aprobación, se da cumplimiento a este compromiso (pasos a seguir en caso de reducción del caudal).




2. Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previa

4. Asegurar la custodia de los Expedientes que se manejan desde Control Interno Disciplinario. Se asignó oficina privada en Planta Recreo.

5. El área de comunidades en cabeza María Isabel Carrizosa, realizar un sondeo por comunas del agua, haciéndose énfasis en continuidad y color de agua (transparencia). Horarios en los que no cuenta con agua, días, eventual o permanente. Se realizó encuesta y se aclararon temas en las comunas para atender percepción de los usuarios.

6. Realizar un diagnóstico de optimización de plantas donde se revisa Manuales de Operación de Planta, estructura optima de las plantas, y se va a entrega un diagnóstico del estado actual y planes de acciones para el mejoramiento y optimización de las plantas. (Presupuesto 2019). Debido a incumplimientos por parte del contratista, esta tarea no ha sido ejecutada. Contrato de consultoría No. 115 de 2019 (está en proceso de siniestro), por lo tanto no se puede contratar de nuevo; sin embargo desde el proceso de Acueducto – Plantas se documentó el Manual de Operación y Mantenimiento de Planta, que se presenta en el presente comité.

7. Cambiar el diseño de la factura y Asegurar que en la factura el número de Contac center queda en la parte que queda en manos del usuario. Fue modificada la factura.

8. Presentar plan de acción como resultado del diagnóstico de los 11000 usuarios a los que se les está facturando por promedio. Se realizó diagnóstico, y se está atendiendo prioridades en cabeza de la líder de proceso.

9. Desarrollo de aplicación móvil para consulta, tramites y pagos. Ok se encuentra en ejecución de acuerdo al cronograma determinado.

10. Se sugiere incrementar a 800 el número de encuestados en relación con el incremento del número de matrículas del cuatrimestre. (contrato con proveedor). Adicionalmente aplicar 200 encuestas en la comunidad. Se ejecutará la encuesta de satisfacción con el contratista Diga, y está para realizarse en el mes de noviembre de 2019. Las encuestas en comunidad fueron aplicadas.

11. Cambiar el indicador que mide el desempeño del proceso de facturación. Fue cambio el indicador y cumplido según registro del acta de comité institucional de gestión y desempeño del mes de agosto de 2019. Se definió el indicador para facturación de la siguiente manera: # de cuentas criticadas/# de cuentas que generaron PQR por error de crítica con una frecuencia de medición mensual y meta <= 1%

12. Realizar un análisis de costos en conjunto con financiera y el laboratorio, basados en los hallazgos identificados durante el año. Fue realizada actividad por Financiera, se trae al presente comité.

13. Mejorar el control de cierre de válvulas, documentándolo como procedimiento y generando registro de los movimientos de las mismas. Asociado al Manual de Agua no Contabilizada. Fue incluido en el Manual de Planta.

De los compromisos generados en el año 2017 que no pudieron ser evaluados en la revisión por la dirección del año 2018, se ejecutaron: Capacitar al personal como auditores internos en la norma ISO 9001:2015. Como puede evidenciarse a corte de 17 de octubre de 2019, se da cumplimiento a la mayoría de los compromisos o se están ejecutando.

3. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión integrado

De las cuestiones externas que han afectado el sistema de gestión de Calidad, se tiene la integración de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión; este cambio se llevó a cabo de manera adecuada y se han implementado acciones para dar cumplimiento a todos los requisitos del modelo. Se aplicó la nueva metodología de gestión del riesgo para el año 2019, se ha dado cumplimiento a las fechas y se están haciendo los monitoreos desde control interno de gestión y desde planeación. De las estrategias del plan de desarrollo se tiene: - Verde: 75% Metas cumplidas (45)




3. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión integrado

- Amarillo 11,7% Metas en desarrollo y avance (7) - Naranja: 5 % (aunque no se ha cumplido ya se inició su implementación - 3) - Rojo: 8.7% No se ha iniciado (5). Un cambio en las cuestiones internas que se está viviendo actualmente corresponde al cambio de administración por lo tanto se han desarrollado las actividades necesarias para dar cumplimiento a las actividades de informe de gestión, empalme y rendición de cuentas. Se considera que, al nivel de documentación del sistema de gestión de calidad, estandarización y apropiación de los procedimientos por parte del personal, la continuidad al sistema y por lo tanto a los controles establecidos se llevará de manera adecuada.

4. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SGC, INCLUIDAS LAS

TENDENCIAS RELATIVAS A:

a. Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas

La ultima medición de la satisfacción del cliente fue realizada entre el periodo Del 5 de octubre al 13 de noviembre de 2018, evaluando la percepción del usuario en el año 2018. Está información fue analizada en la revisión por la dirección del año 2018. Se tuvo una percepción final de 84% de satisfacción por parte de los usuarios; debido a que las calificaciones más bajas correspondieron a continuidad y color de agua (transparencia), se determinó hacer un sondeo teniendo en cuenta estas variables, de lo que se obtuvo: De los 597 usuarios encuestados, 210 aseguran “Siempre” tener permanentemente agua en sus predios. Según el recorrido realizado por la ciudad, las comunas más afectadas con las interrupciones del servicio son la comuna 1, 3, 6 y la 9. Por otro lado, los habitantes de las comunas 2, 5 y 10 aseguran tener un servicio constante en sus barrios. Se espera con el desarrollo de los proyectos de sectorización mejorar esta percepción. En términos generales no se tiene quejas sobre una presión insuficiente en la ciudad de Neiva. Por el contrario, manifiestan que es adecuada. Para el año 2019 la encuesta de satisfacción está programada para el mes de noviembre de 2019.

b. El grado en que se han logrado los objetivos de calidad Los objetivos se miden a través del cumplimiento del desempeño de los procesos, que es evaluado por indicadores de gestión, para el año 2018 tenemos el siguiente comportamiento:

1. Garantizar la transparencia en la ejecución de todos nuestros procesos, meta 100%. Este objetivo se mide con el indicador de riesgos materializados en la matriz de riesgo anticorrupción / riesgos identificados. Se cumple la meta, ningún riesgo de corrupción se ha materializado. En total se tienen identificados 34 riesgos de corrupción en todos los procesos de la entidad.

2. Satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y partes interesadas, con el desarrollo de mejores prácticas de calidad y el cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole. Meta >=90%, se mide con los indicadores de cumplimiento del cronograma de facturación (ahora reemplazada por efectividad de critica), respuesta a las PQR dentro de los tiempos, cumplimiento del cronograma de auditorías internas de control interno, cumplimiento de informes ante entes de control por parte de control interno, tiempo de respuesta a solicitudes de PQR, satisfacción de los usuarios, y recaudo, teniendo en cuenta que todos las metas de los indicadores que a la fecha se han medido se cumplen, se da como cumplido el objetivo de calidad en un 100%.

3. Mantener la eficacia de las acciones de mejora establecidas para el Sistema Integrado de Gestión. Meta >=85%. Este objetivo se mide con los indicadores de eficacia de las acciones derivadas de la revisión por la dirección, cumplimiento de las metas del plan de acción de la entidad y eficacia de las acciones correctivas y preventivas. Haciendo un corte a la fecha de presentación de este




b. El grado en que se han logrado los objetivos de calidad informe, se tiene que se han ejecutado 62% de los compromisos generados en la revisión por la dirección; las acciones correctivas se cumplen en un 100%, en los tres trimestre del año; y el indicador de plan de acción de la entidad tiene un avance del 85%. Por lo tanto se puede determinar que el objetivo se ha cumplido, las acciones que no se han implementado de la revisión por la dirección, están en desarrollo.

4. Mantener la Calidad de los Servicios. Meta >=90%. No se puede determinar aun su cumplimiento debido a que el indicador de PSMV no ha podido medirse, se cuenta con seguimiento y determina que a la fecha no se tiene la programación del año 2019, de las actividades del PSMV, las definidas al 2018 fueron cumplidas. Calidad del agua IRCA, cumple la meta, Cobertura del servicio de acueducto y cobertura del servicio de alcantarillado, cumplen la meta. El indicador de programación de muestreo igualmente cumple la meta en todos los meses. Si se midiera sin el indicador de PSMV el resultado del objetivo es del 80%

5. Disponer de los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión. Meta >=90%. Se cumple la meta dado que se ha dado cumplimiento a la meta de los indicadores con los que se mide: Cumplimiento de las solicitudes de TIC, Cumplimiento del cronograma de mantenimiento de vehículos, equipos e infraestructura, Cumplimiento del plan de capacitación, oportunidad de respuesta a los derechos de petición, confiabilidad de los contratistas, y los indicadores financieros, para los que se definió periodicidad de medición anual, por lo tanto se toma como base el año 2018 y se puede evidenciar que: Capital de trabajo: 205%, Liquidez 1.95, Nivel de endeudamiento 32%, rentabilidad del activo 0.8%

c. Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios Como se observa en la matriz de indicadores adjunta a este documento los indicadores de cada uno de los procesos se han cumplido en todos los periodos. Se describe a continuación por procesos, cuales son los indicadores: Control Interno:

DENOMINACION DEL INDICADOR

OBJETIVO DEL INDICADOR

FORMULA FRECUENCIA

DE LA MEDICIÓN

META (Satisfactorio)

Resultado

TRANSPARENCIA

MEDIR EL CUMPLIMIENTO

DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

Riesgos materializados en la

matriz de riesgo anticorrupción / Total riesgos de corrupción

SEMESTRAL 0%

Se cumple la meta en el primer semestre y lo que va corrido del segundo semestre. No se han

materializado riesgos de corrupción

CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS

INTERNAS

MEDIR LA EJECUCION DEL

PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS

(# de auditorías ejecutadas / # de

auditorías programadas) *100%

ANUAL 80%

No se ha medido, se mide finalizando el año. En el 2018 se programaron 8 auditorias 1 para cada proceso los cuales fueron

programados de la siguiente manera (Acueducto y

laboratorio), Alcantarillado,( Planeación y Calidad), Gestión

Administrativa, Gestión de Contratación, Gestión Jurídica, Gestión Financiera y Gestión

Comercial.

CUMPLIMIENTO DE INFORMES

EXTERNOS

MEDIR LA EFICACIA EN CUANTO A LA

PRESENTACION DE INFORMES EXTERNOS

# de informes presentados/Total

informes solicitados SEMESTRAL 80%

Se dio cumplimiento en el primer semestre de 2019, con un

resultado del 93%.

Gestión Administrativa:



FORMULA FRECUENCIA

DE LA MEDICIÓN


Resultado




c. Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios

GESTIÓN TIC

PERMITE MEDIR LAS SOLICITUDES REALIZADAS POR

CADA UNO DE LOS CLIENTES INTERNOS

(Solicitudes Atendidas/ Solicitudes

Recibidas)*100

MENSUAL 70%-90%

Se ha cumplido la meta durante todo el año, se han solicitado a 30-sep-19 242 requisiciones de

las cuales 223 han sido atendidas dentro de los tiempos, esto es para el año 91%, durante todos los meses ha entado por

encima de la meta.

CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA

DE MANTENIMIENTO, CALIBRACIÓN DE

EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA

PERMITE MEDIR EL CUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DE MANTENIMIENTO, CALIBRACIÓN DE

EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA

PROGRAMADAS

Mantenimientos y calibraciones ejecutados /

mantenimientos y calibraciones

programados*100

SEMESTRAL 90-95%

Se ha cumplido en un 100%, los mantenimientos programados

para el primer semestre de 2019 (12). Igualmente, en el segundo

semestre de 2018 se cumplió con la programación de

mantenimientos preventivos (184)

CUMPLIMIENTO DEL PLAN

INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

MEDIR EL CUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DEL

PLAN INSTITUCIONAL DE

CAPACITACIÓN

Actividades de capacitación ejecutadas /

Actividades de capacitación

programadas *100

SEMESTRAL 90%-99%

En el primer semestre del año, se programaron en total 55

capacitaciones, se debe reprogramar Metodología MIPG

y profundización en sus dimensiones y Actualización del

RAS. Se cumple la meta. En el año 2018 se cumple la

meta en un 100%.

Gestión Comercial y atención al usuario:



FORMULA FRECUENCIA

DE LA MEDICIÓN


Resultado

CUMPLIMIENTO DEL

CRONOGRAMA DE

FACTURACIÓN

PERMITE MONITOREAR EL

CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES

DEL CRONOGRAMA DE FACTURACIÓN

Actividades cumplidas/actividades programadas*100

TRIMESTRAL 90% - 99%

Este indicador se mide hasta septiembre de 2019 con

cumplimiento del 100% en todos los trimestres. A partir del último

trimestre se mide el indicador formulado de crítica.

TRAMITE DE QUEJAS Y

RECLAMOS

MEDIR LA EFICACIA EN LA SOLUCIÓN DE

PQR RECIBIDOS

(PQR atendida dentro de los

tiempos / PQR Recibidas en el mes)

*100

MENSUAL 90%-95%

Se cumple la meta en todos los meses, se ha dado respuesta

dentro de los términos, en ningún mes se ha sobrepasado

los 15 días. Al mes de agosto de 2019 se han recibido y atendido 8380 quejas. A agosto de 2018

se generaron 7.520 quejas lo que refleja un incremento al año 2018, se debe principalmente a todas las gestiones que se han

realizado en el proceso comercial, tales como:

disminución de facturación por promedio, cambio de medidores, entre otros. En el año 2018 se

recibieron en el año 11.155 quejas.

TIEMPO DE RESPUESTA A SOLICITUDES

MEDIR LA EFICIENCIA EN LA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE LOS USUARIOS

∑ (fecha de respuesta a la

solicitud – fecha de radicación de la

solicitud)/ Total de solicitudes del

periodo

MENSUAL 10-15 días

Se cumple la meta en todos los meses y se da cumplimiento

dentro de los 15 días promedio. En promedio en el año 2019 se ha respondido en 13,48 días.

En el año 2018 el tiempo promedio fue de 13,62.





USUARIOS SATISFECHOS

MEDIR LA PERCEPCION DE LOS USUARIOS RESPECTO A LA

ATENCIÓN

#de clientes satisfechos / # de

clientes encuestados ANUAL 60%-65%

En el año 2018 la percepción general de satisfacción del

usuario es del 82%, frente a un 70% del año 2017. Para el año

2019 no se ha medido la percepción del usuario, se tiene programada para noviembre de

2019.

RECAUDO

REALIZAR SEGUIMIENTO AL

RECAUDO DE CARTERA FRENTE A LO FACTURADO DEL

MES

(Total recaudo del mes /Total

facturación del mes) X 100

MENSUAL 60%-75%

Se cumple la meta en todos los meses, el recaudo frente a la cartera en promedio es del

94,3%, que comparado con el año 2018 (93%) tiene un

incremento del 1,3%.

Gestión de Acueducto:



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

CALIDAD DEL AGUA

MEDIR LA CALIDAD DEL AGUA QUE

CONSUMEN LOS HABITANTES DE LA CIUDAD DE NEIVA

IRCA MENSUAL >3%-5%

Se cumple la meta en todos los meses, no se tuvo reporte de

afectación en calidad del agua, el resultado todos los meses es de 0, para un total a julio de 2019 de

828 muestras.

Gestión de Alcantarillado:



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

PSMV

GARANTIZAR QUE NO SE COBRE UN

MAYOR VALOR POR ALCANTARILLADO A

LOS USUARIOS

CUMPLIMIENTO PSMV SEGÚN

CAM ANUAL >94%

No se ha medido para el año 2019, No se tiene a la fecha

cumplimiento de este requisito. En el año 2018 se dio

cumplimiento: actividad de monitoreo en la fuente receptora de vertimiento para establecer el ICA y demás componentes que se requieran para determinar la capacidad de asimilación de la

carga contaminante y descarga de aguas residuales, para lo cual los días 20 y 23 de noviembre de 2018 se realizó el monitoreo del

agua residual y de la fuente receptora por el laboratorio

contrucsuelos suministros Ltda según contrato de prestación de

servicios # 338 de 2018

LABORATORIOS:



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

MUESTREO

ASEGURAR QUE SE DA CUMPLIMIENTO

AL TOTAL DE MUESTRAS

PROGRAMADAS PARA HACER EL SEGUIMIENTO

FISICOQUIMICO Y MICROBIOLOGICO

DEL AGUA EN CIUDAD

(No. Muestras ejecutadas / No.

Muestras programadas)*100

%

MENSUAL 90-95%

Se ha cumplido la meta establecida para la programación

de muestreo, se cumple en un 100% para todos los meses. En

total se han programado y ejecutado al 31 de agosto de

2019 947 muestras..




c. Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios Gestión de Calidad:



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

EFICACIA DE LAS ACCIONES DE

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

MEDIR EL GRADO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES

DE MEJORA DERIVADAS DE LA REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN

# de acciones de mejora

implementadas de la revisión por la Dirección / # de

acciones de mejora establecidas * 100

ANUAL 95%-99%

Se cumple la meta, de las acciones de la revisión por la

dirección, todas fueron ejecutadas en el año 2018, en el

año 2019 se lleva un cumplimiento del 62%. Se han completado 8 actividades de las

13 programadas, pendiente: Determinar especificaciones

técnicas para la instalaciones y mantenimiento de los macro

medidores, Realizar un diagnóstico de optimización de

plantas donde se revisa Manuales de Operación de

Planta, estructura optima de las plantas, y se va a entrega un

diagnóstico del estado actual y planes de acciones para el

mejoramiento y optimización de las plantas, Se sugiere

incrementar a 800 el número de encuestados en relación con el

incremento del número de matrículas del cuatrimestre. (contrato con proveedor).

Adicionalmente aplicar 200 encuestas en la comunidad. Se

ejecutará la encuesta de satisfacción con el contratista

Diga, y está para realizarse en el mes de noviembre de 2019,

Realizar un análisis de costos en conjunto con financiera y el laboratorio, basados en los

hallazgos identificados durante el año. La actividad aún sigue en

desarrollo. 13. Mejorar el control de

cierre de válvulas, documentándolo como

procedimiento y generando registro de los movimientos de

las mismas. Asociado al Manual de Agua no Contabilizada. La

actividad aún sigue en desarrollo.

EFICACIA DE LAS ACCIONES DE

MEJORA ESTABLECIDAS

PARA EL SIG

MEDIR EL GRADO DE EFICACIA DE LOS CIERRES DE LAS

ACCIONES DE MEJORA DEL SIG

# de acciones con cierres eficaces en

el período / #de acciones cerradas en el período*100

TRIMESTRAL

80%-90%

Se cumple la meta, las acciones correctivas han sido cerradas de

manera eficaz. Se han cerrado en el año 2019 17 acciones

correctivas a corte de septiembre de 2019.

Una acción fue cerrada como no eficaz (175) y se tomó

nuevamente acción correctiva (179 – Tiempo de respuesta de

disponibilidad y viabilidad)

Gestión de Contratación:







FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

CONFIABILIDAD DE LOS

CONTRATISTAS

PERMITE EVALUAR AL CONTRATISTA

DURANTE LA EJECUCIÓN DEL

CONTRATO

# de contratos que reportan

observaciones negativas en los

informes parciales / # de contratos en

ejecución*100

SEMESTRAL 3%-5%

Al primer semestre de 2019 Se cumple a meta, todos los

contratistas han cumplido y atendido las obligaciones

contenidas en los contratos. En el primer semestre se tuvo 4

suspensiones, sin embargo, ninguna por incumplimiento del contratista (contratos No. 179,

135, 146 y 080). Igual comportamiento tuvo en los dos

semestres del año 2018.

Gestión Jurídica:



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

OPORTUNIDAD DE RESPUESTA DERECHOS DE

PETICIÓN RECIBIDOS

PERMITE MEDIR LA OPORTUNIDAD EN LA

RESPUESTA A LOS DERECHOS DE

PETICIÓN RECIBIDOS.

Días promedio de respuesta

MENSUAL 6-15 días

Los derechos de petición se han contestado dentro de los

términos, en promedio el tiempo de respuesta es de 9,3 días, a

corte del 31 de agosto de 2019. Sin embargo, se han contestado algunos derechos de petición por

fuera de los tiempos, el procedimiento cambió su estructura y ahora se está

controlando desde cada proceso, por lo tanto se hace seguimiento a todos los derechos de petición

con la extranet.

Planeación estratégica:



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

CUMPLIMIENTO DE METAS DE

LOS PLANES DE ACCIÓN

MEDIR EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE

LAS METAS DEFINIDAS EN EL

PLAN DE ACCIÓN DE LA ENTIDAD

Metas del Plan de acción ejecutadas /

Metas definidas*100

ANUAL 90%-99%

A la fecha de la presentación de este informe se ha ejecutado el

85% de las metas, el indicador no se ha medido.

COBERTURA DEL SERVICIO DE ACUEDUCTO

MEDIR LA COBERTURA EN EL

SERVICIO DE ACUEDUCTO

(# de suscriptores / # total de

viviendas) *100% MENSUAL 90%-95%

Se ha cumplido la meta en todos los meses, al mes de septiembre

se tiene cobertura del 98.8%

COBERTURA DEL SERVICIO DE

ALCANTARILLADO

MEDIR LA COBERTURA EN EL

SERVICIO DE ALCANTARILLADO

(# de suscriptores / # total de

viviendas) *100% MENSUAL 90%-95%

Se ha cumplido la meta todos los meses, al mes de septiembre se

tiene cobertura del 96.1%

Gestión Financiera: Se plantearon los siguientes indicadores, sin embargo, no se han medido para el año 2017, se medirá al finalizar el año.



FORMULA FRECUENCI

A DE LA MEDICIÓN


Resultado

CAPITAL DE TRABAJO

MEDIR EL FLUJO FINANCIERO DE LA

ENTIDAD

Activo Corriente / (Activo Corriente - Pasivo Corriente)

ANUAL 10%-15% Resultado de 2018 es

de 204.94%





LIQUIDEZ

MEDIR LA CAPACIDAD DE LA

ENTIDAD PARA MANTENERSE

SOLVENTE Y DE RESPONDER A SUS OBLIGACIONES EN EL CORTO PLAZO

Activo corriente / Pasivo corriente

ANUAL 1 - 1,2 Resultado de 2018 es

de 1.95

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

MEDIR LA PROPORCIÓN EN LA CUÁL PARTIIPAN LOS

ACREEDORES SOBRE EL VALOR

TOTAL DE LA EMPRESA

(Pasivo Total / Activo Total) * 100


de 32%

RENTABILIDAD DEL ACTIVO

MEDIR CÓMO LA ENTIDAD MANEJAN

LOS ACTIVOS EXISTENTES

MIENTRAS GENERAN GANANCIAS

(Utilidad del Ejercicio / Activo Total)*100


de 0.8%

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO

EVALUAR LA CAPACIDAD DE

GENERAR BENEFICIOS DE UNA EMPRESA A PARTIR DE LA INVERSIÓN

REALIZADA POR LA ENTIDAD

(Utilidad del Ejercicio / Patrimonio Total) * 100


de 1.1%

Salidas no conformes: Se han identificado en el año 4 salidas no conformes, que corresponden a tramos de acueducto o alcantarillado que fueron intervenidas, y que nuevamente tuvieron que intervenir porque presentaron reporte de daño:

DESCRIPCION DEL PROBLEMA ACCIONES TOMADAS (CORRECCIÓN-

DETALLAR)

Según OT 572709 se atiende una reparación de la red principal de 3" de la planta jardín a las 7:00 am y posteriormente se atiende en el mismo sitio la reparación de la domiciliaria de 1/2" en la planta jardín con OT 572911

Reparación de la red de 3" de PVC y de la domiciliaria de 1/2".

Se atiende OT 561129 para la reparación en la Calle 2C con carrera 35 de la red principal de 3” atendido el 29 de Abril. Posteriormente se vuelve a atender la reparación el 6 de Mayo OT 564702

REPARACIÓN RED PRINCIPAL EN LA CALLE 2C CON CRA 35 Barrio Versalles

Se recibe solicitud de reparación mediante OT 568676 en la calle 64 # 3-45 del barrio Villa Magdalena, que se volvió a atender días después según OT 571515

REPARACIÓN RED DOMICILIARIA EN LA CALLE 64 NO 3-45, BARRIO VILLA MAGDALENA

Se atiende OT 571800 para reparación de la tubería de 3" de la red principal de la planta Jardín. Posteriormente según OT 573914 se atiende nuevamente.

Reparación red principal planta Jardín

Todas las salidas no conformes identificadas fueron atendidas.

d. Las no conformidades y acciones correctivas




d. Las no conformidades y acciones correctivas Desde el año 2017 se han registrado en total 118 acciones correctivas y preventivas, de las que: 83 son correctivas y 35 son preventivas, como se muestra en la siguiente gráfica:

La disminución de acciones prevenivas se debe a que desde el año 2018 las acciones preventivas se vienen consolidando como gestión del riesgo o se hace seguimiento a través del comité institucional de gestión y desempeño.

Ahora relacionando por procesos se identifica que los procesos donde más acciones de mejora se han realizado corresponde a comercial, planeación estratégica, financiera y administrativa. En todos los procesos se han gestionado las acciones correctivas de acuerdo a los planes de acción planteados.

56

21

2 21 1 1

3

7

10

2

6

1

5

2

8

3

8

11

1

4

8

2 21

3 3

1 12

3

0

2

4

6

8

10

12

AC y AP por Procesos y Por Año

2017 2018 2019




d. Las no conformidades y acciones correctivas A la fecha se tienen abiertas y en seguimiento: 17 acciones correctivas, de las 30 identificadas este año, en su gran mayoría a raíz de las auditorías internas.

e. Los resultados de seguimiento y medición Hoy en día el proceso de Acueducto – Plantas, cuenta con equipos para hacer seguimiento a la calidad de agua en cada una de las plantas. Los equipos de seguimiento y medición con los que cuenta la empresa se encuentran verificados o calibrados de acuerdo a los requerimientos de los proceso de laboratorio y plantas.

f. Los resultados de auditorías En el año 2019 se ejecutaron dos auditorías internas:

- Mayo de 2019: donde se identificaron en total 22 no conformidades y 15 observaciones, todas fueron tratadas y se hizo seguimiento a través de comité institucional de gestión y desempeño. De estas no conformidades se generaron acciones correctivas y ya se encuentran cerradas 14. Las observaciones se llevaron a compromisos de comité y a través de estas actas se ha hecho seguimiento a su ejecución.

- Septiembre de 2019: se identificaron en total 5 no conformidades y 4 observaciones. Igualmente de las cinco no conformidades ya se encuentran planteadas las acciones correctivas, y sobre las observaciones se incluyen en el acta de comité de gestión y desempeño como compromisos (comité de octubre de 2019)

En ambos casos se ha concluido que el sistema de gestión con que cuenta la empresa es adecuado, conveniente y eficaz y se han mejorado notablemente los procesos. En la auditoría externa del año 2018 se identificó 1 no conformidad que fue tratada y se encuentra implementada en su totalidad para cierre.

g. El desempeño de los proveedores externos En el año 2019 a corte 25 de septiembre de 2019 se han ejecutado en total 289 contratos, de los cuales: 168 corresponde a contratos de prestación de servicios, 9 de consultoría, 4 por arrendamiento, 5 de compra venta, 8 de interventoría, 40 de obra, 1 de seguros, 22 de suministro, 10 de ordenes de servicios, 6 ordenes de suministro, 1 interadministrativo, 2 de convenios y 13 anulados. Se realizó la gestión respecto a la reclamación de los contratos que se encontraban con un estado contractual inconcluso y un evidente incumplimiento, razón por la cual, el acuerdo de junta directiva No. 005 de 2016 y la resolución 0427 de 2016, delega la competencia del trámite de procesos administrativos sancionatorios a la oficina de contratación, en donde se realizó la gestión de diversos contratos como se relaciona a continuación:

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 198 de 2011 OBJETO: “SERVICIOS PARA LLEVAR A CABO EL ACOMPAÑAMIENTO EN LA ACREDITACION DEL SISTEMA DE CALIDAD DEL LABORATORIO DE AGUAS DE EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, E.S.P., BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA NTC – ISO/IEC 17025:2005” CONTRATISTA: APROSERVIS CTA VALOR CONTRATO: $190.000.000 VALOR DEL SINIESTRO:

La eventual cuantía del siniestro se estima en TREINTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($ 38.000.000.oo) M/CTE a favor de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P, valor que se discrimina de la siguiente manera:

- Por concepto de siniestro del amparo de cumplimiento $ 38.000.000 ESTADO SINIESTRO:




g. El desempeño de los proveedores externos ACTUACIONES REALIZADAS A PARTIR DE 01 DE ENERO DE 2016

AVISO DE SINIESTRO 06 de marzo de 2019

ETAPA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR Auto No. 002 del 2019

APERTURA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

-

CIERRE DE ETAPA PROBATORIA -

DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL Y SINIESTRO DE GARANTÍA

-

RECURSOS PRESENTADOS -

ESTADO ACTUAL En términos de allegar descargos.

PRÓXIMA ACTUACIÓN Resolución de apertura.

CONTRATO DE CONSULTORIA No. 115 de 2019

OBJETO: “DIAGNÓSTICO TÉCNICO Y OPERATIVO DE LOS SISTEMAS DE TRATAMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE AGUA POTABLE EL RECREO, EL JARDÍN Y KENNEDY Y DEL TANQUE DE ALMACENAMIENTO “TANQUE 3.000” PERTENECIENTES AL SISTEMA DE ACUEDUCTO QUE OPERA LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA ESP” CONTRATISTA: HECTOR HERNANDO DE JESUS SERNA BEDOYA VALOR CONTRATO: $129.948.000 VALOR DEL SINIESTRO:

La eventual cuantía del siniestro se estima en VEINTICINCO MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL SETECIENTOS SESENTA PESOS M/CTE ($25.989.760) a favor de EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA E.S.P, valor que se discrimina de la siguiente manera:

- Por concepto de siniestro del amparo de cumplimiento $ 25.989.760 ESTADO SINIESTRO:

ACTUACIONES REALIZADAS A PARTIR DE 01 DE ENERO DE 2016

AVISO DE SINIESTRO 03 de septiembre de 2019

ETAPA DE INDAGACIÓN PRELIMINAR En proyección

APERTURA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

-

CIERRE DE ETAPA PROBATORIA -

DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL Y SINIESTRO DE GARANTÍA

-

RECURSOS PRESENTADOS -

ESTADO ACTUAL En proyección etapa de indagación preliminar

PRÓXIMA ACTUACIÓN Auto de indagación preliminar.

5. Adecuación de los recursos Para la gestión adecuada de las actividades asociadas a la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado y demás necesidades de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, se presupuestó para el año 2019, a 30 de junio de 2019 el presupuesto corresponde a $101.360.790.352 y se ha ejecutado $46.839.708.978, lo que corresponde a 46,2%, lo que indica una ejecución adecuada del presupuesto.

6. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades han sido adecuadas, a la fecha no se han materializado riesgos ni de gestión ni de corrupción ni de seguridad digital.




6. Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades Se realizó monitoreo a los riesgos en los meses de: julio y septiembre, con corte a 30 de junio y 31 de agosto respectivamente, encontrando que se está realizando la medición de indicadores.

7. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

a. Resultados de objetivos y metas de SST

Objetivo1: ➢ Prevención de accidentes de trabajo enfermedades laborales, con el fin de garantizar la

integridad física de los trabajadores, visitantes, contratistas y proveedores

INDICADOR DE RESULTADO META RESULTADO % DE CUMPLIMIENTO Y/O

INCUMPLIMIENTO

Indicé de frecuencia de AT con incapacidad

≤30% 2 1%

Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo

≤30% 2 63%

Índice de Lesiones Incapacitantes por A.T ≤30% 0,06 0,06%

Índice de Frecuencia de Ausentismo ≤ 30 23 16%

Índice de Severidad de Ausentismo <= 20% 375 254%

Cubrimiento de E.P.P 100% 111 100%

Acciones correctivas 100% 107 80%

Condiciones mejoradas 100% 107 80%

Análisis: De acuerdo a los indicadores de resultados del año 2019 se evidencia que el índice de severidad del ausentismo dio por encima de la meta, debido a 375 días de incapacidad, por causa de dos (2) accidentes de trabajo con 93 días de incapacidad y 282 días por enfermedades de origen común. Objetivo 2: Contar con la estructura necesaria para el desarrollo mantenimiento y mejora del SG-SST

INDICADOR DE ESTRUCTURA META RESULTADO % DE

CUMPLIMIENTO Política de SST 100% 1 100%

Objetivos 100% 3 100%

Plan de trabajo anual 100% 1 94%

0% 50% 100% 150% 200% 250% 300%

Indicé de frecuencia de AT con incapacidad

Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo

Índice de Lesiones Incapacitantes por A.T

Índice de Frecuencia de Ausentismo

Índice de Severidad de Ausentismo

Cubrimiento de E.P.P

Acciones correctivas

Condiciones mejoradas

INDICADOR DE RESULTADOS




a. Resultados de objetivos y metas de SST Identificación de peligros 100% 1 100%

Funcionamiento del COPASST 100% 1 100%

Plan de emergencias 100% 1 100%

Capacitación en SST 100% 1 100%

Análisis: A la fecha se encuentran tres (3) actividades para ejecutar durante el mes de octubre y Noviembre de 2019, razón por la cual el plan de trabajo anual arroja el 94% de cumplimiento Objetivo 3: Desarrollar, mantener y mejorar continuamente el SG-SST con la participación del personal de Las Ceibas Empresas Publicas de Neiva. E.S.P.

INDICADOR DE PROCESO META RESULTADO % DE CUMPLIMIENTO

Autoevaluación 100% 1 100%

Ejecución del Plan de trabajo 100% 1 94%

Investigación de accidentes e incidentes

100% 1 100%

Simulacros 100% 4 100%

91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98% 99% 100% 101%

Política de SST

Objetivos

Plan de trabajo anual

Identificación de peligros

Funcionamiento del COPASST

Plan de emergencias

Capacitación en SST

INDICADOR DE ESTRUCTURA

90% 92% 94% 96% 98% 100% 102%

Autoevaluación

Ejecución del Plan de trabajo

Investigación de accidentes e incidentes

Simulacros

INDICADOR DE PROCESO




a. Cumplimiento del plan de trabajo

b. Gestión del COPASST, sobre el desempeño de la seguridad El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo fue conformado el 7 de Mayo de 2019, sus representantes se reúnen de manera mensual y han participado en el desarrollado de las siguientes actividades:

✓ Participación en las reuniones mensuales del COPASST ✓ Participación en la elaboración del plan anual de trabajo del SG-SST - 2019 ✓ Inspecciones de áreas de trabajo y de los elementos de protección personal ✓ Inspecciones de los botiquines, instalaciones locativas, de las herramientas, maquinaria de trabajo

y de los vehículos. ✓ Visitas a los frentes de trabajo, con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos

establecidos y las normas de seguridad y Salud en el trabajo. ✓ Acompañamiento en capacitaciones según plan de acción del SST. ✓ Apoyo en la realización de los simulacros de evacuación ✓ Participaciones en las investigaciones de los accidentes de trabajo

c. Desempeño del personal frente al SG-SST De acuerdo a la matriz de roles y responsabilidades por parte del personal administrativo y operativo,

definidas en el documento GA-D-H01, se puede evidenciar el compromiso y buen desempeño de los

trabajadores frente al SG-SST, mediante la participación activa en las siguientes actividades establecidas en el plan de trabajo de SST-2019:

✓ Participación en la elección de los representantes del COPASST y del Comité de convivencia laboral y asistencia a las reuniones programadas.

✓ Participación en las jornadas de inducción y reinducción realizadas en el presente año. ✓ Participación de los trabajadores en la identificación y evaluación de los peligros ✓ Reporte de actos y condiciones inseguras

92% 94% 96% 98% 100% 102%

Inducciones y reinducciones

Reuniones del COPASST Y COCOLA

Plan de Capacitación

Cumplimiento de objetivos del SG-SST

Implementación Programas de Vigilancia epidemiologica

Inspecciones de SST

Actualización del Normograma

Actualizacion Matriz de Peligros

Roles y respondabilidades de SST en Manual de funciones

Examenes médicos Ocupacionales

Establecimiento de acciones correctivas, preeventivas y de…

Reporte e investigación de accidentes de trabajo

Simulacros de evacuación

Implementación Programas de riesgos prioritarios

Mediciones ambientales de gases

Mediciones ambientales de iluminación

Auditoria interna del SG-SST

PLAN DE TRABAJO ANUAL




c. Desempeño del personal frente al SG-SST ✓ Reporte e investigación de los accidentes de trabajo ✓ Participación activa en los simulacros de evacuación en las diferentes sedes ✓ Realización de Inspecciones de seguridad por parte del COPASST ✓ Participación en la implementación de los programas de vigilancia epidemiológica ✓ Asistencia en la realización de exámenes médicos ocupacionales y exámenes complementarios ✓ Uso y mantenimiento adecuado de los elementos de protección personal ✓ Participación activa en las capacitaciones teóricas prácticas de SST ✓ Participación en las Brigadas de salud con el apoyo de las EPS ✓ Certificación de normas por competencias laborales a través el SENA

d. Resultados de inspecciones Inspecciones de áreas. Como resultado de las inspecciones de Seguridad y salud en el trabajo realizadas en el durante el año 2019, se establecieron las siguientes recomendaciones: Laboratorio de aguas.

• Mejorar el sistema de extracción de laboratorio de manera generalizada, según la norma NTP 672 Extracción localizada de laboratorio.

• Mejorar la estantería, que asegure los materiales en vidrio y permitan mayor organización.

• Implementar el sistema de etiquetado y rotulado que advierta los peligros de las sustancias químicas utilizadas, según el sistema globalmente armonizado.

Reservorio

• Instalación de barandas de seguridad y escaleras que sobresalgan 1 mt, sobre la superficie que permita el anclaje para el ascenso y descenso hacia la entrada de las válvulas de agua cruda

• Terminar la adecuación de la batería sanitaria

Planta Recreo

• Instalar un sistema de ventilación adecuado en el área de los módulos de los puestos de trabajo del personal de control interno.

• Instalación de barandas de seguridad en tanques y áreas de desplazamiento de los operadores y certificación de las líneas de vida

Planta Kennedy

• Terminar la adecuación del parqueadero de vehículos automotores de la empresa y de los trabajadores, con la señalización de seguridad e informativa, definiendo zonas específicas según vehículos: carros, camiones, motos

• Instalar pasamanos y cinta antideslizante en las escaleras de los tanques de almacenamiento de agua


Planta Jardín

• Realizar mantenimiento de las instalaciones locativas (paredes, techos, ventanas, pisos) en general toda la infraestructura

• Instalar pasamanos y cinta antideslizante en las escaleras que conducen al 2 piso y galería de máquinas

• Suministrar silla ergonómica para la prevención de enfermedades laborales

• Realizar mantenimiento de las instalaciones eléctricas

• Realizar mantenimiento de la reja del área de gas cloro




d. Resultados de inspecciones

• Acondicionar un sitio específico para el centro de acopio de los residuos sólidos generados, que cumpla con los requisitos normativos para la prevención de proliferación de roedores, insectos etc.

• Instalar señalización de seguridad e informativa definiendo las zonas específicas de parqueo según vehículo automotor.


Bocatoma el Tomo

• Instalar barandas de seguridad en los tanques desarenadores y sitios de captación de agua con el fin de evitar caídas a distinto nivel

• Realizar mantenimiento de las instalaciones eléctricas Bocatoma el Guayabo

• Realizar mantenimiento a las áreas de anclaje de línea de vida, con el soporte certificada

• En las áreas de distribución de agua realizar instalación de barandas de seguridad, para evitar caídas de distinto nivel

• Realizar instalación de cintas antideslizantes tanto en rampa como en escaleras e instalación de barandas en el área de los desarenadores

• Adecuar el área de lavado de material y área para el lavado de elementos de aseo. Archivo Central

• El archivo carece de una temperatura de conservación entre 14 y 23 grados para mitigar la proliferación de organismos vivos como: insectos, bacterias, hongos, virus entre otros, siendo necesario la instalación de un sistema de ventilación adecuado.

• Escaleras fijas no cuenta con pasamanos ni cinta antideslizante.

• Espacios reducidos en la oficina entre escritorio y pasillo para la circulación de personas

• Requieren de señalización de seguridad (rutas de evacuación, botiquín, camilla, punto de encuentro) y del plano de ruta de evacuación.

e. Condiciones en los ambientes de trabajo La gerencia administrativa de EPN, durante el año 2019, logro mejorar de manera significativa las instalaciones locativas en las siguientes sedes: Planta Kennedy

• Se realizó remodelación de las oficinas del área técnica, bodegas, parqueaderos, caseta de vigilancia y entrada principal de la planta.

A la fecha se encuentra pendiente:

• Realizar remodelación de las instalaciones locativas de Planta Jardín.

• Adecuar el sistema de extracción de gases del Laboratorio de aguas e implementar el sistema de etiquetado y rotulado de sustancias peligrosas.

• Habilitar la unidad sanitaria del Reservorio.

• En la bocatoma el Guayabo adecuar el área de lavado de material y área el lavado de elementos de aseo

• En la Bocatoma el Tomo adecuar las instalaciones locativas de la caseta del operador: techos paredes e instalaciones eléctricas

• Instalar barandas de seguridad en tanques y áreas de desplazamiento de los operadores y certificación de las líneas de vida, en la bocatoma el tomo, el guayabo planta recreo y planta kennedy




f. Condiciones de salud de los trabajadores Dando cumplimiento a la resolución 2346 de 2007, la empresa se encuentra adelantando la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas, según profesiograma, con el fin de actualizar el diagnóstico de las condiciones de salud de la población trabajadora, e implementar las recomendaciones.

g. Resultados de las investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales

Trabajador Tipo de Lesión Parte del cuerpo

afectado Condición Ambiental

Factor de trabajo Recomendaciones

JOSE IGNACIO ESQUIVEL FIRIGUA

HERIDA PIERNA DERECHA

PIERNA DERECHA SUPERFICIES DE TRANSITO Y TRABAJO

TRANSITO VEHICULAR

Guardar distancias reglamentarias entre vehículos, aplicar manejo defensivo.

JAIRO GARCIA BURITICA

GOLPE O CONTUSIÓN

ATRAPAMIENOTO 1 DEDO MANO DERECHA

MAQUINA ROTOSONDA MAQUINARIA

Usar guantes de cuero adecuado para la labor.

h. Ausentismo Laboral relacionado con SST

Número de casos de ausentismo por AT y enfermedad común 23:

Costos del ausentismo: $ 48.641.220

Número de días de ausentismo: 375

Diagnósticos generan mayor impacto económico.

Análisis: El ausentismo laboral a Septiembre de 2019 está relacionado con 21 diagnósticos de enfermedades de origen común y 2 accidentes de trabajo, que generaron 375 días perdidos, lo cual representa un costo total de $ 48.641.220 Diagnósticos frecuentes

- 5.000.000 10.000.000 15.000.000 20.000.000 25.000.000

CONTUSIÓN TORAX

POLIPO DEL CUERPO DEL UTERO

BRONCONEUMONIA, NO ESPECIFICADA

TUMOR DE COMPORTAMIENTO INCIERTO

HERNIA INGUINAL BILATERAL, SIN OBSTRUCCION NI…

CONTUSION DE DEDO(S) DE LA MANO, CON DAÑO…

OTRAS COXARTROSIS PRIMARIAS

HIPERPLASIA DE LA PROSTATA

DESPRENDIMIENTO DE LA RETINA CON RUPTURA

DIAGNÓSTICO QUE GENERARON MAYOR IMPACTO ECONÓMICO,IGUAL O MAYOR A 8 DIAS DE INCAPACIDAD

COSTO $41.109.349




h. Ausentismo Laboral relacionado con SST

Análisis: Según el reporte de ausentismo laboral se identificó que los casos con diagnósticos frecuentes son infección aguda de las vías respiratorias superiores, contusiones de los dedos de las manos y del pie, dolor en las articulaciones y periodontitis.

i. Estadísticas de pérdidas como daños a la propiedad, máquinas y equipos entre otros,

relacionados con SST Los eventos de origen laboral presentados en el presente año relacionados con dos (2) accidentes de trabajo no generaron daños a la propiedad.

j. Programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores La empresa continua con la implementación del Programa de vigilancia epidemiológica de desórdenes musculo esqueléticos con el apoyo de la ARL, a través de la realización de actividades grupales e individuales como las escuelas terapéuticas, capacitaciones, inspecciones, pausas activas entre otras.

8. Las oportunidades de mejora 1. Documentar desde el SGC el plan estratégico a 10 años generado por el programa Compass y el

Mapa Estratégico 2. Alinear los procesos de auditoria de control interno de gestión y de gestión de calidad 3. Mejorar el informe de gestión de calidad incluyendo resultados de hallazgos de no conformidad de

auditorías previas 4. Documentar como procedimiento el plan anual de adquisiciones (crear un formato para reportar

las necesidades para el plan anual de adquisiciones), y que desde éste se direccione para POIR. 5. Evaluar indicador de adicionales (adición en tiempo y precio sobre los contratos) en contratación.

Preparó: Emilia Paola Salazar Nuñez Cargo: Coordinador MIPG Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva

4; 33%

2; 17%2; 17%

4; 33%

DIAGNÓSTICOS MAS FRECUENTES

INFECCION AGUDA DE LAS VIASRESPIRATORIAS SUPERIORES,BRONCONEUMONIA, ASMA

DOLOR EN ARTICULACION, OTRASCOXARTROSIS PRIMARIAS

PERIODONTITIS CRONICA, RAIZ DENTALRETENIDA

FRACTURA DE HUESO DEL METATARSO,CONTUSIÓN PIERNA, CONTUSION DEDO DE LAMANO, CONTUSION DEDO DEL PIE




Revisó y Aprobó: Nombre: Deyci Martina Cabrera Ochoa Cargo: Asesor de Planeación y Análisis Financiero – Representante de la Dirección Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva

Documents

INFORME PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN · 2019-10-21 · programas para el control, eliminación y mitigación de todos los factores causantes accidentes del tránsito. Mediante