Informe Pormenorizado del Control Interno · 2018-07-13 · Calle 38 N° 55 -310 Bello-Colombia- Teléfono (4)4448330 Fax: (4) (4527479 Línea de atención 018000417474-Nit 890-905-166-8-

Calle 38 N° 55 -310 Bello-Colombia- Teléfono (4)4448330 Fax: (4) (4527479 Línea de atención 018000417474-Nit 890-905-166-8-www.homo.gov.co

Informe Pormenorizado

del Control Interno Marzo a Junio del 2018

En cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 9 en la Ley 1474 de 2011

Oficina de Control Interno


E.S.E HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA

INFORME PORMENORIZADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno o quien

haga sus veces

Margarita María Moncada Zapata Fecha de Elboración:

Julio 12 de 2018

En cumplimiento de los dispuesto en el articulo 9 de la ley 1474 de 2011, presentamos a continuación el informe pormenorizado del Estado de Control

Interno, el cual contiene los avances en la implementación del Modelo Integrado

de Planeación y Gestión, acorde con la estructura de actualizada de MECI fundamentada en cinco componentes: Ambiente de Control, Administración de riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación y Actividades de

Monitoreo; conforme a lo establecido en Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, adoptado mediante Decreto 1499

de 2017. La E.S.E Hospital Mental de Antioquia, se encuentra realizando actividades

de implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. En este

sentido, se realizaron autodiagnósticos en las siguientes políticas de gestión y desempeño:

1.Talento Humano 2. Integridad

3. Direccionamiento estrategico y planeación 4. Gestión presupuestal 5. Gobierno digital

6. Defensa Juridica 7. Servicio al cuidadano

8. Tramites 9. Particiación cuidadan 10. Rendición de cuentas

11. Evaluación de resultados 12. Gestión docuemntal

Presentación


13. Transparencia y acceso a la información 14. Control Interno

De igual manera, se analizaron las debilidades identificadas durante la medición del Índice de Desempeño Institucional, en el cual la E.S.E

Hospital Mental de Antioquia obtuvo un puntaje de 56.3. Con base en estos insumos se definieron los aspectos a mejorar en cada una

de las dimensiones del modelo y se vienen desarrollando al interior de la entidad lasactividades, programdas para el segundo semestre del año y que

permiten avanzar en la implementación del MIPG. A continuación se detallan los avances en cada componente del MECI durante

el presente periodo:

LANEACION Y GESTIÓN

Durante este periodo se han realizado diferentes actividades relacionados con

los promotores éticos de la entidad, con el fin de interiorizar y vivenciar los principios y valores que están establecidos.

Difusión de mensajes promotores: Derechos y deberes de los usuarios,

respeto y convivenci laboral, fueron publicados a través de los canales de comunicación de la institución.

Desarrollo Control Interno: Con el fin de afianzar la cultura del autocontrol en la entidad, el área de Control Interno organizó con el

acompañamiento de la Gerencia y Comunicaciones, por primera vez se desarrollo la semana de Autocontrol llamada “Mi Control Interno Homo” donde

durante 4 días, desde el 5 al 8 de Junio se realizaron diferentes actividades para formentar los temas de autocontrol, autogestión y autoregulación, se dicto capacitación a todo el personal de la institucion sobre humanización,

manifestaciones y atención al usuario y se explico sobre el funcionamiento del área de control interno dentro de la institución.

1. Ambiente de Control


Se realizaron actividades enfocados a los usuarios con el fin de escuchar sus

sugerencias, peticiones, quejas o reclamos e incentivarlos a la participación

cuidana.

Se diseñó una actividad en la cual los funcionarios presentaran de

manera creativa un cuento relatando la historia del hospital, "Haz del Homo tu

historia" como ha transcurrido con el pasar de los años y cual es su visión

hacía el futuro, se promociono en la semana del autocontrol y se envió a

través de los canales institucionales, y se escogieron los 3 primeros

funcionarios, a quienes se les entregaron detalles y exaltación el día del

servidor público, ademas de ser público por todas las redes sociales.


Desarrollo Gestión Humana

Los cargos vacantes se proveen de acuerdo a las necesidades del

servicio, durante el periodo se presentaron tres (3) nuevas vinculaciones a la planta de cargos, Medico especialista Psquiatra, Jefe Asesora de oficina Juridica y Director técnico de planeación cada uno de los cuales cuenta con el

respectivo manual de funciones y competencias laborales, su creación y activación de usuarios en el sistema de información y gestión del empleo

público – SIGEP.

La entidad cuenta con un plan institucional de capacitación para el desarrollo

de competencias laborales, atravez del cual se establece como factor clave de la línea estratégica de Gestión del Talento Humano definida en el Plan de Desarrollo de la Institución 2017-2020.

Esta propuesta refleja una concepción sobre los procesos de capacitación en la

E.S.E, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de

actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva del personal para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal

integral.

El objetivo del Plan Integral de Capacitación (PIC), es contribuir al fortalecimiento de los conocimientos, habilidades y competencias de los

servidores públicos de la a través del desarrollo de actividades de capacitación


internas y/o externas de alta calidad, de acuerdo con las necesidades de

cada una de las áreas y con los objetivos estratégicos de la entidad.

Se presenta el resumen de las actividades realizadas de capacitación al personal durante el periodo de análisis:

Tema General Nombre Asistentes Fecha % Ejecución Brigada de Emergencia

Brigadista 21 2 de Marzo 100%

Salud mental (Atención y

tratamiento)

Congreso internacional de medicina y salud

mental de la mujer

5/3 8 al 10 de Marzo 100%

Soporte vital básico


1 13 y 15 de Marzo 100%

Humanización Cuidarse y cuidar la mejor forma de

amar

24 – 18 / 22 -15

20 y 26 de Marzo 100%

Gestión Administrativa

Actualización en control interno

1 20 al 22 de Junio 100%

Brigada de Emergencia

Brigadista 21 29 de Mayo 100%

Salud mental (Atención y

tratamiento)

Congreso internacional de medicina y salud

mental de la mujer

5 / 3 8 al 10 de marzo 100%


Soporte Vital Básico

31

13 y 15 de Marzo, 17 y 19 de Abril, 22 y 24 de Mayo,

30 de Junio

100%

Primeros auxilios Primeros auxilios 1 15 al 29 de mayo 100%

Humanización

Cuidarse y cuidar la mejor forma de

amar Humanización en los servicios de

salud Humanización de

los servicios

24 – 18 / 22

15

10

20 y 26 de marzon

Abril 4

Del 5 al 8 de Junio

100%


Se presenta el resumen de las actividades realizadas de bienestar laboral

durante el periodo de análisis:

Proyecto Actividades Beneficiarios % Ejecución

Incentivos

Reconocimientos personales y

profesionales.

Reconocimiento y exaltación por

servidor público.

Celebración día del contador (3), de la

mujer (50),del hombre (30), de la secretaria (7), del abogado (7), del

enfermero (150), del bacteriólogo (2)

cumpleaños (104) 170 personas

75%

Promoción y Prevención en Salud

Manejo del estrés.

Salud Visual

11 empleados

25%

Artísticos Actividad Cultural.

Curso manualidades (Culinaria)

23 empleados

50%

Recreación

Actividades Deportivas

(caminata y grupo de baile).

Actividades Recreativas (vacaciones recreativas).

44 empleados 28 niños

66.5%

Educación Formal

Apoyo educativo a hijos de empleados

menores de 18 años.

Apoyo educación formal a empleados

2 personas 50%


La E.S.E Hospital Mental de Antioquia, ejecuta las actividades de

acuerdo a lo programado en el plan de capacitación y en el plan de bienestar laboral e incentivos, e ha cumplido de manera satisfactoria con actividades

orientadas a la capacitación del personal, bienestar y mejorar el proceso de los convenios docencia servicio.

De manera articulada con la E.S.E Hospital Mental de Antioquia se ha realizado

orientación técnica a cada uno de los procesos para la adecuada implementación de controles a los riesgos.

Durante este periodo se efectuaron las siguientes actividades:

Los diferentes Jefes y lideres de programa asistieron a capacitación cambio

sobre la metodología de administración de riesgos basado en MIPG.

Se ha trabajo en la unificación de criterios con los diferentes procesos para, para facilitar la identificación de cada uno de estos riesgos, así como,

su mejor tratamiento fortaleciendo el enfoque preventivo

Plan de mejoramiento institucional: A partir de los informes de las auditorías internas de calidad del año 2017, los procesos formularon sus planes

de mejoramiento que fueron consolidados en un solo plan en la oficina de calidad, por el líder del proceso Evaluación y Control, se anexa en el archivo Plan de mejoramiento 2017. Durante el mes de junio de 2018, se llevó a cabo

la auditoría del año 2018 y los procesos tienen plazo hasta el día 13 de julio de 2018 para hacer entrega en la oficina de calidad, los planes de mejoramiento

que se derivan del mencionado ciclo de auditoría. En el próximo comité de calidad y de gerencia, serán presentados unos hallazgos que no fueron intervenidos por encontrar barreras de implementación, para tomar la decisión

que mejor corresponda, con los insumos descritos anteriormente, planes de mejoramiento derivados de la auditoría interna 2018, la decisión frente a las

barreras de implementación y las acciones pendientes de ejecutar de los planes de mejoramiento de las auditorías internas del año 2017, la oficina de calidad realizará la consolidación en el plan de mejoramiento institucional 2018

2. Evaluación del Riesgo:


que en la actualidad tiene consolidados los hallazgos identificados por varios

mecanismos como la satisfacción de los usuarios, el seguimiento al plan de gestión del gerente, oportunidades de mejora de la auditoría externa del

ICONTEC, y auditorías externas de las EPS a las que les prestamos servicios. Anexo el archivo plan de mejoramiento institucional 2018.

De otro lado, desde el año 2017, se está implementando en la herramienta SAIA la automatización de los planes de mejoramiento para facilitar el

seguimiento y la administración de los mismos, ya se hicieron las pruebas correspondientes y los planes de mejoramiento de la auditoría interna 2018, se

hará en la herramienta. Se anexan imágenes de la plataforma SAIA.


Resultados matriz de riesgo

Durante el año 2017 y hasta la fecha los líderes de los procesos presentan los avances en cuanto a la gestión del riesgo de acuerdo al grado de

implementación de cada uno, en el comité de calidad. Anexo actas del comité donde presentaron el estado de las matrices del riesgo.


La matriz del riesgo y el mapa de riesgos está actualizado a junio de 2018 en

el SIGC. Se anexa en el archivo Mapa de riesgos institucional. Está pendiente la publicación en página web, después de entregar el informe trimestral del

POA a la Dirección Técnica de Planeación y Proyectos.

En el mes de febrero de 2018, el Departamento Administrativo de la Función Pública cambió la metodología para la administración del riesgo, alineándolo al Modelo Integral de Planeación y Gestión, motivo por el cual se realizó la

revisión y el ajuste al manual de administración del riesgo del HOMO y en la actualidad se encuentra en fase de implementación. La metodología utilizada

es la de reunión con el líder del proceso y el líder de calidad para la identificación de los riesgos, la evaluación de los controles y la definición de

acciones de cada uno de los procesos, en la jornada se acompaña técnicamente a cada líder. Se anexa manual de administración del riesgo.

El direccionamiento estratégico se constituye en el insumo fundamental, para

orientar el crecimiento y desarrollo de la una entidad, por lo cual se hace necesario estructurar una metodología clara, alcanzable, medible y participativa, con seguimientos periódicos que permitan la realización de

ajustes en el tiempo para el alcance de los objetivos trazados.

Se tienen establecidos los procedimientos con los lineamientos para la adecuada gestión al interior de los procesos. Los procedimientos tienen puntos

de control y se monitorea su cumplimiento.

Acciones realizadas:

Se realizo la consolidación del inventario de trámites y servicios de la entidad, con el fin de priorizar y definir la estrategia de racionalización de trámites

2018.

Con el fin de mejorar la estrategia de rendición de cuentas se comenzó la identificación de los grupos de interés y sus necesidades de información para

establecer objetivos de rendición de cuentas y focalizar las acciones de divulgación de información, acciones de diálogo con la ciudadanía.

3. Actividades de Control:


La oficina de orientación al usuario continúa realizando seguimiento y monitoreo a la adecuada prestación de los servicios y a la oportuna respuesta

a las PQRS. Se han realizado encuestas de satisfacción ciudadana e implementado

las mejoras en trámites y atención al ciudadano.

Oportunidades de Mejora:

Con el fin de mejorar la caractirzacion de usuarios de la instituicón durante el segundo semestre del 2018 se implementara un encuesta que permita

identificar diversos grupos de interés.

Se requiere actualizar las tablas de retención documental de manera que reflejen la estructura organizacional vigente.

Priorizar y definir la estrategia de racionalización de trámites, con el fin de dar cumplimiento a los diversos programas asociados a este tema.


La Entidad continúa fortaleciendo el uso del aplicativo SIA para la

trazabilidad y control de la correspondencia; se ha evidenciado el

cumpliento de los funcionarios de cada dependencia al uilizar de manera

adecuada y el buen uso de la herramienta.

Se realizó el diseño a través de la pagina web, plataforma de inducción virtual para el personal contratista y estudiantes, el aplicativo puede ingresarse a

traves de: http://www.homo.gov.co/capacitacion/

4. Información y Cominicación:

http://www.homo.gov.co/capacitacion/


Se ha logrado realizar transferencias del archivo pasivo, al archivo activo con

el fin de que se unifiquen los mismo y reposen en un solo punto, mejorando la movilidad de los funcionarios a la hora de realizar sus labores; garantizando la

confidencialidad de los funcionarios y usuarios y mejoramiento de las condiones de las historias.

En cuanto a la actualización y fortalecimiento medios internos se

resalta que durante este periodo se realizó producción y divulgación de 3 boletines internos con respecto tips mentales, buen uso de medios electrónicos y ahorro de papel, evitar el ingreso a páginas de internet que puedan poner en

riesgo la información de la institución, ahorro de energía y agua, cargar dispositivos móviles o USB desde las entradas de los computadores, evitar

realizar transacciones bancarías desde los monitores de las instalaciones; constantemente fueron publicados por diferentes medios, en los escritorios de

los ordenadores de la institución, en las pantallas digítales que hay distribuidas en las instalaciones, por las redes sociales Facebook e Instagram.



Se realizaron publicaciones en los medios internos referentes a los siguientes temas: cumpleaños de los funcionarios, día del padre, día de la

madre, celebración de funcionarios ganadores de los mejores tres cuentos de la semana de control interno,

Se efectuaron campañas externas:

o Como efectuar PQRS o Oferta se servicios

o Día mundial sin tabaco o Tips Mentales

Los canales de comunicación interna y externa se fortalecen y mejorar

continuamente con el fin de prestar un buen servicio e incrementarla satisfacción ciudadana.


Se realizaron ejercicios de autodiagnóstico para cada una de las

políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, definiendo debilidades

5. Actividades de Monitoreo:


y aspectos a mejorar; se están implementando las acciones requeridas

para la adecuada implementación del MIGP, las cuales son objeto revisión

y verificación en las auditorias de seguimiento que realiza la oficina de

Control Interno.

Se realiza fortaleciendo sobre las políticas de gestión y desempeño al interior

de la entidad, implementando las acciones definidas.

Las dependencias formularon sus planes de mejoramiento a la gestión para la vigencia 2018, con base en las recomendaciones dadas por el área de Control Interno. Se están desarrollando las auditorías internas de acuerdo a

lo establecido en el programa anual de auditorías. e los planes la entidad, implementando las acciones definidas. Campaña de publicación y apoyo se sencibilizo y se dio apoyo a los

funcionarios de la entidad a realizar el reporte al sistema aplicativo SIGEP, aun no se reporta un 100% de ejecucuín de todo el personal. Evaluación independiente: Desde el área de Control Interno, realización de

informes Sistema de control interno contable Informe ejecutivo anual Austeridad en el Gasto

Gestión por Dependencias

Derechos de Autor Seguimiento a PQRs

Seguimiento plan anticorrupción

Pormenorizado de Control Interno


MARGARITA MARÍA MONCADA ZAPATA Asesora de Control Interno

Proyectado por: Estefania Mosquera Montoya – Oficina de Control Interno

Documents

Informe Pormenorizado del Control Interno · 2018-07-13 · Calle 38 N° 55 -310 Bello-Colombia- Teléfono (4)4448330 Fax: (4) (4527479 Línea de atención 018000417474-Nit 890-905-166-8-