INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

Entidad: Empresa de Desarrollo Urbano – EDU-

Sustento normativo del informe:

En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, donde queda expresa la obligación del

responsable de Control Interno que refiere que… “El jefe de la Unidad de la Oficina de Control

Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado

del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.”

La Coordinación de Control Interno de la Empresa de Desarrollo Urbano – EDU- bajo esta

premisa, evalúa el Sistema de Control Interno bajo el marco de MECI, estructura un informe

pormenorizado en cuanto a los subsistemas, estratégico, de gestión y de evaluación, analizando

sus avances y dificultades y el resultado de su estado con las recomendaciones pertinentes.

Avances en el Control Estratégico:

El proyecto de modernización, primera etapa, que se viene adelantando con el acompañamiento

de la Universidad de Antioquia está ejecutándose de acuerdo a lo programado; para ello la

entidad creó un grupo de seguimiento que se reúne semanalmente con el equipo de la

Universidad para informar los avances del proceso.

De los aspectos hasta ahora evaluados en la modernización, se destacan los componentes de

reconocimiento institucional y evaluación estratégica que se trabajan en actividades conjuntas con

todo el personal de la entidad incluyendo todas sus modalidades de contratación. El proceso de

sensibilización e interiorización se realiza de manera exitosa con una adecuada estrategia

comunicacional que a través de una campaña informativa logra que todas las personas que hacen

parte de la organización, conozcan y se interesen en el proyecto.

Se continúa la evaluación y el análisis de los mapas de riesgo de la entidad, puesto que, la

medición está sujeta al cambio que trae consigo el proyecto de modernización.

La Alta Dirección participa activamente del proceso de modernización que guarda coherencia

con los lineamientos estratégicos de la misma.

En esta fase del proyecto de modernización ya se cuenta un proyecto de mapa estratégico para la

entidad que se representa gráficamente así:

El Comité de probidad y transparencia administrativa construye los indicadores de transparencia,

visibilidad, participación y urbanismo cívico pedagógico; los mismos están para la revisión y

aprobación definitiva por parte de la Alta Dirección.

Dando cumplimiento a la orden impartida por la Corte Constitucional… "ajusten los gastos de

funcionamiento a la medida real y adecuada de sus necesidades y cumplimiento misional y hagan los

trámites tendientes a la creación de las plantas de personal para las funciones de carácter

permanente”…la Junta Directiva de la entidad aprueba la creación de 32 cargos que la proveen

administrativamente del personal idóneo que le permite cumplir cabalmente su misión y los

nuevos retos que trae consigo la nueva administración. El 63% de los cargos ocupados de estas

32 plazas nuevas, obedecen a personal que venía prestando sus servicios como contratista y

empleado en misión, motivando el desarrollo del talento y la gestión del conocimiento.

Dificultades en el Control Estratégico:

Las dificultades propias de los procesos de empalme, puesto que, los cambios administrativos

generan expectativas en todos los actores que participan en ellos. Además del tiempo que estos

procesos toman, mientras se interiorizan y socializan los nuevos lineamientos estratégicos de la

entidad.

Los reprocesos presentados en el desarrollo ordinario de las actividades de algunos comités,

debido a la adaptación que vienen sufriendo los diferentes actores que se vinculan a la entidad.

Avances del Control de Gestión:

Se hace el cambio a los estatutos de la entidad, dentro del proyecto de modernización del

municipio enmarcado en el Decreto 1364 de 2012, ampliando el objeto social de la empresa y

cambios en la estructura de la Junta Directiva de la misma.

Se está en un proceso de actualización de las políticas, manuales y procedimientos de acuerdo

con los cambios que se van generando en la administración de la entidad.

La entidad cuenta con los medios de difusión y promoción a través de los boletines

institucionales y las comunicaciones propias del ente municipal que les permiten a los usuarios

internos estar al tanto del avance de los proyectos que involucran el quehacer de la empresa.

La entidad viene cumpliendo la política de austeridad en el gasto en el ítem de publicidad,

observando cuidadosamente no trabajar ediciones de lujo.

La entidad siempre está en procura de aplicar la estrategia comunicacional de “free press” con el

único objetivo de cumplir con el principio de economía.

Dificultades en el Control de Gestión:

Debido a que la actualización de las políticas, manuales y procedimientos está limitada por los

resultados del proceso de modernización que adelanta la Universidad de Antioquia, ésta se

desarrolla de manera mesurada.

La comunicación asertiva frente a las nuevas directrices en los procesos actuales de la empresa

está supeditada a los futuros cambios que aún no están debidamente documentados y soportados.

Avances en el Control de Evaluación:

Se realizan las auditorías internas de calidad a los procesos descritos en el respectivo mapa de

procesos de la entidad, en las cuales la oficina de Control Interno acompaña.

Como producto de este acompañamiento, la oficina de Control Interno hace especial énfasis la

medición y la administración del riesgo que cada dueño de proceso realiza dentro de sus

actividades de direccionamiento.

En la autovaloración del control administrativo realizada por los dueños de proceso y orientada

por la oficina de Control Interno se obtiene una vez tabulada la encuesta, el siguiente resultado:

De treinta y cinco (35) preguntas; doce (12) son calificadas como Óptimo, veintiún (21) con

Adecuado y dos (2) con Deficiente.

Del resultado que genera el informe de autovaloración del control administrativo se concluye que

el punto de partida para obtener un efectivo Control Administrativo es tener un enfoque sistémico

basado en la medición (indicadores), la administración del riesgo y el seguimiento de las mismas

(21)

Adecuado

(2)

Deficiente

(12) Óptimo

CONSOLIDADO DE PREGUNTAS

(monitoreo) a través de la comunicación asertiva de sus resultados, generando una efectiva toma

de decisiones.

Se ha posicionado como una herramienta de seguimiento y control el formato en el cual las

diferentes gerencias reportan mensualmente el avance de los proyectos en tiempo y su

correspondiente avance financiero que soportan a la alta dirección en la toma de decisiones.

Como una buena práctica, se consolida un informe de gestión de todas las áreas de la entidad, el

cual es presentado a la Junta Directiva mes a mes.

Se tiene destinado un espacio para el tema del autocontrol en los boletines institucionales.

Dificultades en el Control de Evaluación:

La entidad deberá observar las obligaciones del Decreto 1140 de 2012 en el cual se crea el

Comité de Enlace de Auditoría Interna del Municipio de Medellín; en cuanto al cumplimiento de

las acciones de:

“Garantizar que la oficina de Control Interno o quien haga sus veces cuente con el recurso humano

suficiente y calificado.”

“Dotar esta oficina con las herramientas tecnológica esenciales para el ejercicio de la auditoría

interna.”

Estado general del Sistema de Control Interno:

El sistema de Control Interno es flexible y en la actualidad está permitiendo la adaptación a las

nuevas condiciones y cambios en el direccionamiento, como resultado de la contratación con la

Universidad de Antioquía para “DIAGNOSTICAR Y EVALUAR LA PLANEACIÓN ACTUAL DE LA

ENTIDAD, Y PROPONER UNA ESTRUCTURA POR PROCESOS Y ADMINISTRATIVA QUE SOPORTE EL

NUEVO MODELO DE OPERACIÓN”, la entidad deberá seguir con la segunda fase, la cual

corresponderá a la implementación.

GLORIA EUGENIA GONZÁLEZ MADRID

Coordinadora de Control Interno

Empresa de Desarrollo Urbano – EDU-