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LA PRIMERA CONFERENCIA ONLINESOBRE LOS EVENTOS VIRTUALES
INFORME POST
https://www.grupoeventoplus.com/wp/virtuallab/
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El Virtual Lab fueron tres jornadas para ponerseal día en este
tipo de eventos, donde losprofesionales de eventos pudieron conocer
laoferta de servicios y proveedores especializadosen soluciones
virtuales, además de aprender acaptar la atención de los asistentes
al otro ladode la pantalla, adaptar los eventos al entornoonline y
cómo conseguir valor (y muchos datos)en los formatos virtuales. Y
¡no olvidamos ladiversión! Los asistentes participaron también
enalgunas actividades online además de unespectáculo de magia. Te
traemos losaprendizajes de esta primera edición.
Ha sido nuestro primer evento virtual y el reto hasido el
mantener nuestro objetivo de conexióndel sector entre los
profesionales, acercar ofertacon demanda, además de mantener
siempre elengagement de los asistentes que marcanuestros eventos, y
todo esto salvando la barrerade tenerles al otro lado de la
pantalla. Hemoscerrado el evento con el registro de
715profesionales (para asegurar un buen equilibrioentre contenido y
actividades) y hemosconseguido 587 asistentes conectados.
Unaprendizaje: el no-show en un evento online es,en general, más
alto que en un eventopresencial.
VIRTUAL LAB - RESUMEN
Sabemos que probablemente los eventos delfuturo mantendrán en
mayor o menor medidauna parte online. Pero estamos seguros de queel
presente de los eventos habla en lenguajevirtual u online y por eso
desde Grupoeventoplus hemos organizado nuestra primeraconferencia
online sobre eventos virtuales.
Así fue Virtual Lab: conexión, interactividad y conocimiento
colectivo
¿Cómo lo hicimos?Contamos con un plató - montado por Elenco enel
espacio Esklandestino y coordinado por AbileCorporate Events- desde
donde conducir endirecto el evento, dar paso a los contenidoscomo
las sesiones de ponencias (en colaboracióncon BCC Conferenciantes),
guiar a los asistentespor las experiencias virtuales que
podíandisfrutar, en definitiva, montar casi un programade
televisión dedicado a los eventos virtuales.
El evento se podía seguir en directo a través dela plataforma de
Meetmaps con un escenarioprincipal virtual donde se desarrollaban
lasformaciones o se moderaban las sesionestransmitido por el
streaming de Watchity, perocon otros espacios virtuales donde
interactuar ydisfrutar de más contenidos. Es importante enun evento
virtual contar con los distintos gustosde los asistentes y así dar
distintas opciones paraengancharles. Por ejemplo, las cuatro
chatrooms funcionaban como salas paralelas dondepoder debatir con
otros asistentes y unmoderador sobre un tema en concretopreviamente
definido. Al igual que losparticipantes, que antes debían apuntarse
a lachat room del tema de su interés. Un formato enpetit comité que
permite participar a todos,captar el conocimiento de los
asistentes,compartir experiencias y enriquecer mucho másel
contenido. Una forma muy participativa deaprender que tuvo una gran
acogida: las 120plazas de chat rooms se agotaron.
Para dar dinamismo a la plataforma, loshabituales Elevator Pitch
no solo estabandisponibles en formato video en el área ExpoPlay,
sino que también se intercalaron en directodesde el escenario
principal para dar ritmo alevento combinando contenidos variados
entresesiones y happenings. Y es que los happenings,más que nunca
en el formato virtual, sirven paraatrapar al asistente y evitar que
su atenciónabandone la pantalla del ordenador.
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En Virtual Lab integramos demos y actividades alo largo de la
jornada, buscando que fuerandivertidas, no fueran excesivamente
largas y quehicieran participar al espectador. Así tuvimos
almismísimo Jorge Blass con una experiencia demagia, desarrollamos
una actividad de Zoomnetworking o hicimos un escape room
virtual.Además, en la zona Playground se podía accedera los sorteos
activos de los expositores y participaren ellos. Contenidos también
lúdicos fueron losavatares que los participantes podían crear
comofoto de perfil o el Virtual Radio donde publicamosla playlist
del Virtual Lab, una lista colaborativa enla que los participantes
mediante el chat pedíanlas canciones que querían escuchar. El chat
seconsolidó como el entorno más distendido dondelos participantes
interactuaban entre ellos (¡viva elnetworking virtual!)
intercambiándose más de16.706 mensajes durante todo el evento.
La idea era que cuando un participante accedía ala plataforma se
encontrara algo parecido a unmagazine de televisión con variedad
decontenidos y que algo enganchara su atención, yafuera una sesión
de formación, una demo, unaactividad, un elevator pitch y se
metiera a navegardentro de la plataforma para ir de un contenido
aotro y se animara también a conocer losexpositores participantes.
Un dinamismo queresultó muy positivo consiguiendo la cifra de
587asistentes conectados al streaming del evento.Además los
asistentes también fueronprotagonistas, ya que invitamos a los
asistentes aconectarse con nosotros en el plató y compartir
suexperiencia en directo. De todas formas, si te loperdiste puedes
ver las sesiones de formación ennuestro canal de Youtube y la web
Virtual Lab.
VIRTUAL LAB - RESUMEN
Mucho interés e interacciones en los standsvirtualesCada
expositor contaba con un stand virtual quepodía personalizar con su
logo, descripción,información de contacto, además de subirvídeos,
presentaciones, etc. Los visitantes podíanchatear con los
expositores a través de los standsvirtuales o solicitar reuniones
escogiendo la horay el día de su interés. Para simular el paso de
losvisitantes como si fuera un stand físico en el quete acercas a
pedir información, esa solicitud decita quedaba automáticamente
aceptada, esdecir, el expositor atendía al visitante y
sematerializaban a través de una videollamada de15 minutos. Una
dinámica que se ha traducidoen 14.278 visitas a los stands y 986
reunionesagendadas.
La conferencia ha contado con el apoyo de lasasociaciones AEVEA,
Travel Advisors Guild y IM+.
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LOS CHATROOMS DEL VIRTUAL LAB: DEBATES ONLINE EN PETIT
COMITÉ
La capacidad de atención es un reto en eventos virtuales pero un
formato emerge como especialmente interesante:las breakout rooms (o
su equivalente digital): conversaciones en petit comité sobre un
tema, formato que permiteque todos hablen y por tanto mantengan la
atención. Además, permite captar el conocimiento de los
asistentes,sabes, este concepto de crowdsourcing que cada vez más
organizadores buscan. El conocimiento está en la sala(virtual en
este caso).
En nuestro Virtual Lab, organizamos cuatro “chat rooms”, que
repasamos aquí. Un formato interesante queidealmente (es lo que
aprendimos) requiere una serie de cosas: aclarar muy bien el tema,
pedir compromiso de losasistentes para que todos vengan para sumar,
una preparación por los asistentes para que todos vengan con
ideasclaras a compartir. Pero es un formato sin duda muy
interesante. ¡Vamos allá!
El primer chatroom del día discurrió en torno a
larentabilización de los eventos virtuales, un temaespinoso cuando
todavía aún no hemos aterrizado delimpacto de la dificultad de
realizar eventospresenciales. Una parte importante del knowhow
delas agencias, así como de la producción física, se haperdido
estos meses en los que las agencias se hanvisto obligadas a
reinventarse como expertas digitales.Por el camino se ha perdido un
margen de beneficioimportante, en estos eventos que no
puedenequipararse al anterior. Es necesario pensar en
nuevosparadigmas a la hora de valorar el beneficio de loseventos
virtuales: el establecimiento de unos objetivosen torno al
awareness, advocacy y purchase que notienen por qué desaparecer en
las propuestas,medición de datos y conocimiento más profundo delos
asistentes gracias a las posibilidades que ofrece unevento online,
valorar el efecto multiplicador de lasaudiencias, y trabajar en
otro tipo de creatividad entorno a la guionización de estos eventos
que tienencomo reto retener la audiencia.
Chat Room 1: La rentabilidad de los eventos virtuales
¿Consejos? Pausas para el entretenimiento, no dudar en echarmano
de algo tan analógico como una invitación enpapel, el poder de la
gamificación, salas exclusivaspara el encuentro de los invitados
con la marca (muyútil para sponsoring), reuniones con
lospatrocinadores, enviar regalos por correo y norenunciar a un
momento social (brindemos desdecasa), valorar el attendee journey
como fuente dedatos y conocimiento para el cliente, crear un
espaciode compra con la marca... y, siempre, crear el
eventopensando en la propia personalidad de lo digital.
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No podía faltar un chatroom donde poner encomún ideas para
superar el principal reto quesuponen los eventos virtuales: generar
networking einteractividad con los asistentes. Partimos de quelas
características del mundo online implican de porsí ciertas
desventajas: bajada de la atención, ydificultades para construir
relaciones a distancia,interactuar y comunicarse con la misma
cercaníaque face to face. Coincidimos en que copiar elevento físico
en virtual es el error más repetido, senecesita una concepción
propia. El evento se tieneque adaptar al entorno y códigos de
comunicaciónonline, reconcibiendo las posibilidades de
crearconexiones entre asistentes que tengan sentido,adaptando la
navegación online a los objetivos decomunicación del evento, adónde
queremos que lagente vaya, qué tipos de información pueden
estarbuscando, etc. Algunas ideas para fomentar elnetworking
comentadas serían: emplearicebreakers adaptados al mundo virtual
para activarlas conexiones, apostar por grupos pequeños, elmatching
(poner en contacto a asistentes quecomparten intereses)… El chat,
la herramienta condiferencia más empleada, sí permite
ciertainteracción, aunque parece interesante destinar unapersona
encargada de su control que lo mantengacon vida. Su aprovechamiento
puede dejar businessintelligence y gran conocimiento de los
asistentes ysus intereses.
Comentamos una dimensión esencial de loseventos virtuales: su
capacidad de generación dedatos, con 19 participantes
intercambiandoopiniones. Vimos ante todo la
importancia,simplemente, de tener una estrategia de datos, quese
alimente de un sólido briefing: desde el briefing,es importante
integrar a los varios departamentosde la empresa que pueden
beneficiarse de lacaptación de datos (especialmente el
departamentode CRM de la empresa, si lo hay). Una vez sabemoslo que
buscamos, se integra a todo el ciclo: desde elregistro donde se
preguntan los intereses y perfilesde cada uno, hasta (sobre todo)
la observación detodo lo que se hace en el evento: qué sesiones
miracada uno, con quién se relaciona, si ve las sesioneshasta el
final, etc. Obviamente, integrando sondeos,peticiones de ideas,
valoraciones de la calidad de lostemas, posiblemente petición de
ampliarinformación. Pero esto sigue tras el final del evento:se
puede difundir los contenidos (vídeosgeneralmente), y observar
visualizaciones, partesmás vistas, reenvíos, etc. Y como siempre
con losdatos, todo esto sirve de poco si no se analizan losdatos,
algo demasiado frecuente. Por esto, desde elbrief, integrar también
la definición de lo queharemos con los datos y quién los tratará.
No dejaresto para “ya veremos”… Pero si todo esto se hacebien, el
evento virtual es una herramienta demarketing intelligence muy
valiosa.
Chat Room 2: Generar networking e interactividad con los
asistentes
Chat Room 3: Generación de datos
Chat Room 4: Qué ingredientes debe tener un evento virtual
Se habló sobre qué ingredientes debe tener unevento virtual y la
creatividad fue el elementoprincipal de esta receta. La distancia
física hace máscomplicada la interacción de los participantes, por
lotanto, hay que aportar por formatos más creativosque fomenten la
participación y capten la atenciónde los que nos ven a través de
una pantalla. Otroingrediente es el diseño de la experiencia
online,que motive y sorprenda al participante. Uno de losejemplos
que se aportaron fueron los eventosmusicales en formato virtual,
donde los conciertosdebían ser mucho más que música. La
implicaciónde los artistas y las activaciones con premios, hansido
los ingredientes para que los asistentes sesintieran parte del
evento.
También se hizo referencia a la importancia de lassinergias con
empresas que sepan hacer aquelloque tú no sabes: productoras y
empresasaudiovisuales, catering con productos que sepuedan enviar a
casa, platós, espacios singularesdesde donde retransmitir,
streaming, plataformas ysoluciones tecnológicas, etc.
El objetivo es lograr que el asistente se sienta partedel
evento, interactúe y viva una experiencia que lesea útil y
agradable. Por otro lado, vimos que esnecesario incluir nuevos
perfiles, más allá de la partetécnica (los técnicos audiovisuales y
expertos entecnología serán muy demandados), e integrar esassoft
skills tan necesarias para generar engagement.Aquí los perfiles de
ciencias sociales y humanidadestendrán un lugar importante:
psicólogos, sociólogos,periodistas, guionistas, actores,
presentadores... sinolvidar a los especialistas en datos, el gran
oro de loseventos virtuales. Con estos ingredientes y otrosmuchos
que irán surgiendo, estamos más cerca detener una buena receta para
hacer eventos virtualesricos y con fundamento.
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INFOGRAFÍA
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EXTRACTO DE EMPRESAS ASISTENTES
* Lista no completa
3M, ABB, ACCIONA INGENIERÍA CULTURAL, ACTIVA, ADEIT, AEDV,
AERCE, AGENCIA51, AGENCY L&B,AGORA GESTION DE EVENTOS,
AGORAXX1, AIDINEX CONSULTANCY, ALCON, ALIMENTARIA
EXHIBITIONS,ALISIO GESTIÓN DE OCIO Y CULTURA, ALPEGA, ALSUR,
ALTRAN, AMADEUS IT GROUP SA, AMERICANEXPRESS GLOBAL BUSINESS
TRAVEL, AMGEN, ARENA MEDIA, ASN MADRID, ASOCIACIÓN ESPAÑOLA
DEPROTOCOLO, ASTRAZENECA, ATLANTA EVENTS AND CORPORATE TRAVEL
CONSULTANTS, ATREVIA,ATTENTIVE COMUNICACIÓN Y EVENTOS, AVANCE
COMUNICACIÓN, AXA, BARCELONA ACTIVA, BAYER,BBVA, BCD M&E,
BE2BEVENTS, BECOME CÓRDOBA, BEON WW, BETAPROCESS VIAJES, BLOOM
EVENTS,BMC TRAVEL, BMW GROUP ESPAÑA, BNETWORK, BOEHRINGER INGELHEIM
ESPAÑA, BOTH PEOPLE &COMMS, BOX DE IDEAS, BRAND MATE, BRAVA
PRODUCCIONES, BST EVENTS, BUENAONDA, CÁMARAFRANCO-ESPAÑOLA DE
COMERCIO E INDUSTRIA, CAMILA COMUNICACIÓN,
CARO&ZAMACOLA,CEVENTS, CITITRAVEL, CLUB MARKETING BARCELONA,
COMMO IDEAS, COMUNICA TU FLOW, CONSEJOGENERAL DE COLEGIOS DE
ÓPTICOS-OPTOMETRISTAS, CROMÁTIKA, CWT MEETINGS & EVENTS,DANONE,
DECATEAM, DELOITTE, DEMOSTRA, DICOM EVENTS, DIFFERENTIA EVENTS,
DIWOTO TRAVEL, E-IMAGINA, EL BAÚL DE LAS PIQUÉ, ENTELGY, ENVIRO
NETWORKING, EQUIPO SINGULAR, ESET,EUROCONGRES, EVENTALISTA,
EVENTIA, EVENTMAKER, EVOLUZIONA GROUP, EXCLAMACOMUNICACIÓN
CORPORATIVA, EXTERNA MARKETING & EVENTS, FACTOR 3 EVENTS,
FERMAX,FERPUSER, FIL MEDITERRANEAN TRAVEL DESIGNERS, FLASH2FLASH,
FLOW, FUNDACION ESPANOLA DEREUMATOLOGIA, FUNDACIÓN JUAN XXIII
RONCALLI, GECESA, GEDEON RICHTER IBERICA, GESTIPOLISGH, GLOBAL
INCENTIVE CANARIAS, GLOBALIA MEETING & EVENTS, IAG7 VIAJES, GO
TANGOCOMUNICACIÓN, GRASS ROOTS, GRIFOLS, GRUP CONGRES & EVENTS,
GRUPO ABBSOLUTE, GRUPOFERRER INTERNACIONAL, GRUPO PACIFICO, GRUPO
PROCESS, GRUPO RIC, GRUPO UNDANET,HEALTHNOLOGY, HELP EVENTS
CONSUTLING, IB MANAGEMENT & EVENTS, IBERDROLA,
IBERMATICA,IBERSPONSOR, IBM, IDEAS DESDE CERO, IMAGINE EVENTS &
INCENTIVES, ISDIN, ISMS FORUM, JTBEUROPE, KATA MEDIA, KATAPULT,
KENES GROUP, KIVICOM, KIWE EVENTS, KONEXIONA MARKETINGSERVICES,
KUONI DESTINATION MANAGEMENT, LA 5ª, LABORATORIOS CINFA,
LABORATORIOS NORMON,LALIGA NACIONAL DE FÚTBOL PROFESIONAL, LANKOR,
LATERAL THINKING, LD EVENTOS, LIBERTYINTERNATIONAL SPAIN, LVMH
IBERIA, MACGUFFIN, MADISON MK, MAEVENTS, MAGÁN INNOVACIÓNCULTURAL,
MANATIS, MARBET VIAJES ESPAÑA, MCI SPAIN, MEET AND FORUM, MERCK,
MERYDEISGRUPO, MESOESTETIC PHARMA GROUP, MIG ADVERTISING ESPAÑA,
MINDWAY, MITUMI, MKTG,MOSTAZA COMUNICACIÓN, MSD, MTGLOBAL,
MUÉSTRALO , NANOEK EVENTS, NATURACT, NAVARRA DEINFRAESTRUCTURAS DE
CULTURA, DEPORTE Y OCIO, NEOKONCEPTS, NEW LINE EVENTS,
NEWLINKGLOBALLY, NOMADS EVENTS, NOVED PARTNER, NUBA, O2
COMUNICACIÓN, OMNITELCOMUNICACIONES, ON DECK MARKETING, ORANGE,
ORZÁN CONGRES, OUT OF THE BLUE AGENCY,PECCATA MINUTA DESIGN,
PELDAÑO, POP IN GROUP, PRG, PRELUDE EVENT ARCHITECTS, PRISA
RADIO,PURPLE IKIGAI, PWC, RD EVENTOS, ROCHE, RPA COMUNICACIÓN,
SALESFORCE, SANKARA EVENTOS,SAP, SBD TRAVEL SERVICE, SA, SCMEDIA,
SECOT, SERKET EVENTOS Y LOGISTICA, SHACKLETON, SIGLACOMUNICACIÓN,
SPORT HEROES, STAFF EVENTOS, SUITE EVENTS, TALISMÁN GROUP, TEAM
ACTION ,TELEFONICA - MOVISTAR+, TERRAEVENTS SPAIN, THE CHATTERBOX,
TRANSPORTES METROPOLITANOSDE BARCELONA, UFD GRUPO, NATURGY,
UNDEFASA, UNICO CONGRESOS Y EVENTOS, UNIT ELEMENTS,UNITY EVENTOS,
UNIVERSIDAD EUROPEA, UNIVERSITAT OBERTA DE CATALUNYA, UNIVERSITAT
POMPEUFABRA, VIAJES EL CORTE INGLÉS, VMLY&RX, VOLVO GROUP
ESPAÑA, WHEN&WHERE COMUNICACIÓN YEVENTOS, WINCHANNEL, WINNER
PLANNER, WOLTERS KLUWER, WPP HEALTH PRACTICE SPAIN,ZIMMER BIOMET
DENTAL EMEA...
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REVIVE LOS MOMENTOS DEL VIRTUAL LAB
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