CONTRALORÍA

INFORME AUDITORÍA DE EVALUACIÓN

AL DESEMPEÑO

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y ESTADÍSTICA

Enero a Diciembre de 2014

GUANAJUATO, GTO., 26 DE NOVIEMBRE DE 2015

Índice

1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 1

2 OBJETIVOS .................................................................................................................................. 1

3 ANTECEDENTES ......................................................................................................................... 1

4 METODOLOGÍA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ....................................................................... 5

5 RESULTADOS .............................................................................................................................. 6

5.1 PROCEDIMIENTOS ..................................................................................................................... 6 5.2 RESULTADO DE LOS INDICADORES, EN TÉRMINOS DE EFICACIA .................................................... 6 5.3 INFORMACIÓN ESTADÍSTICA GENERADA .................................................................................... 10

6 CONSIDERACIONES ................................................................................................................. 11

1

1. INTRODUCCIÓN Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 102 bis y 102 quárter de la Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, 181 y 182 de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato y 35 fracción V del Reglamento Interior del Consejo del Poder Judicial del Estado de Guanajuato, el 06 de marzo de 2015 se inició la auditoría de evaluación al desempeño a la Dirección de Planeación y Estadística en lo sucesivo “DPyE”, correspondiente al Programa de Auditorías del año 2015. La presente revisión se refiere al resultado de la evaluación del indicador que mide el desempeño de la DPyE, por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 y que fue autorizado por el Consejo del Poder Judicial para el ejercicio 2014. 2. OBJETIVOS El objetivo de la auditoría al desempeño fue evaluar el cumplimiento de la DPyE, en términos de eficiencia a efecto de verificar por el ejercicio 2014, el cumplimiento de los indicadores señalados en la matriz de indicadores para resultados (MIR) del Poder Judicial para el ejercicio 2014. 3. ANTECEDENTES

El Poder Judicial definió en su plan estratégico 2013-2018, las siguientes:

Misión Prestar el servicio de impartición de justicia y solución de controversias de manera imparcial, gratuita y oportuna, a través de órganos jurisdiccionales que cuentan con servidores públicos profesionales, comprometidos con los principios legales y éticos; contribuyendo a la convivencia y desarrollo social. Visión Un poder judicial con excelencia profesional que goza de la confianza de la sociedad y es una institución de vanguardia, efectiva, responsable, transparente, seria y con excelente servicio de impartición de justicia y solución de controversias, otorgando siempre un servicio de calidad. Valores Independencia judicial, imparcialidad, eficiencia, eficacia, legalidad, excelencia profesional, honestidad invulnerable, diligencia, celeridad, honradez, veracidad, objetividad, competencia, honorabilidad, lealtad, probidad, rectitud y equidad.

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a) Disposición legal de creación de la unidad respo nsable.

Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guana juato Artículo 169 . Para su adecuado funcionamiento, el Consejo del Poder Judicial contará, con los siguientes órganos auxiliares: (…) V. Áreas administrativas. Los órganos auxiliares tendrán la estructura orgánica, atribuciones y personal que se determine en los acuerdos y el reglamento interior del Consejo del Poder Judicial. Reglamento Interior del Consejo del Poder Judicial del Estado de Guanajuato Artículo 52. Las áreas administrativas que regula el presente Reglamento son: (…) V. Dirección de Planeación y Estadística; Artículo 70. La Dirección de Planeación y Estadística será la encargada de diseñar y ejecutar la política de planeación estratégica institucional del Poder Judicial y de organizar la información estadística para el Consejo.

b) Marco legal Las disposiciones legales vigentes que regulan o reglamentan las operaciones y actividades de la unidad responsable revisada, son las siguientes:

• Constitución Política para el Estado de Guanajuato.

• Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

• Reglamento Interior del Consejo del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

• Ley de Planeación del Estado de Guanajuato.

• Plan Estratégico 2018 del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

• Plan Estatal de Desarrollo 2035

• Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.

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Aspectos generales y organizacionales.

Funciones

Los principales procesos de la DPyE son los siguientes:

1. Gestionar el esquema de planeación del Poder Judicial con enfoque de resultados. 1.1 Estructurar el programa operativo anual. 1.2 Efectuar seguimiento a los planes operativos anuales de los órganos auxiliares y

áreas administrativas. 1.3 Elaborar reportes para efectos de cuenta pública.

2. Sistematizar y analizar cualitativamente la información cuantitativa generada.

2.1 Atender solicitudes de datos estadísticos. 2.2 Atender solicitudes de análisis de información. 2.3 Atender requerimientos del Consejo y Presidencia. 2.4 Consolidar y publicar información estadística periódica.

Adicionalmente la DPyE consideró como parte de sus proyectos para el ejercicio 2014, los siguientes:

1. Implementación de un esquema de análisis estadístico para la toma de decisiones. 2. Programa de capacitación en planeación y administración de proyectos. 3. Sistema de Gestión por Resultados para el Poder Judicial del Estado.

Alineación de misión, visión con los objetivos del área revisada. Como parte de los ejes establecidos en el Plan Estratégico del Poder Judicial al 2018 se encuentra “la adecuación organizacional y de procesos, para la mejora de sus servicios y optimización de sus recursos”, a su vez este eje se encuentra integrado por el objetivo estratégico: “Fortalecer las funciones de planeación y estadísti ca judicial”, el cual se encuentra directamente ligado con los objetivos y proyectos de la Dirección de Planeación y Estadística, ya que con el desempeño de sus actividades se elaboran esquemas para monitorear el cumplimiento de las metas de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas, se estructuran los programas anuales de las áreas con enfoque a resultados y analiza la información cualitativa y cuantitativamente para poder generar reportes respecto a temas de interés para el Consejo y la Sociedad en temas de impartición de justicia, actividad sustantiva del Poder Judicial.

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c) Organigrama

d) Sistema informático utilizado en la DPyE.

La DPyE para la realización de sus actividades se apoya de los sistemas Excel y Acces, además se cuenta con un escritorio web como herramienta de consulta que le permite explotar información concentrada de los distintos sistemas de conectividad de los juzgados y órganos jurisdiccionales.

e) Indicadores de resultados para la DPyE.

En la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR) del Poder Judicial, se plasmaron los siguientes indicadores estratégicos para la Dirección de Planeación y Estadística:

A) “90% de los esquemas de planeación y monitoreo ejecutados.”, el cual se expresó mediante la siguiente fórmula:

Definición de variables:

EPME= Esquemas de Planeación y Monitoreo Ejecutados EPMP= Esquemas de Planeación y Monitoreo Programados

x = % de esquemas ejecutados

B) “80% de implementación de procesos para centrali zación y explotación de bases de datos” , el cual se expresó mediante la siguiente fórmula:

Directora de Planeación y Estadística

Coordinador de Estadística

Coordinador de Planeación

Primer Oficial Judicial

� = ���������� ∗ 100

� = ������ ∗ 100

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Definición de variables:

PD= Procesos desarrollados dentro del proyecto estratégico registrado.

PP= Procesos Programados para la implementación x = % de implementación 4. METODOLOGÍA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Para la evaluación correspondiente al periodo del 1 de octubre al 31 de diciembre de 2014, se desarrollaron, entre otras, las siguientes actividades:

1. Se revisó que el “fin” anotado en la Matriz de Marco Lógico (MML) aprobada por el

Consejo del Poder Judicial, estuviera alineado con el Plan Estatal de Desarrollo “Guanajuato Siglo XXI 2035” (PED), el cual incluye en su apartado IV.2. DIMENSIÓN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y ESTADO DE DERECHO, la estrategia 2: Promover una gestión y políticas públicas de excelencia, confiables y cercanas al ciudadano que garanticen una sociedad democrática, justa y segura”. Encontrando concordancia entre la estrategia marcada en el PED y la MML del Poder Judicial.

2. Se verificó la integración de los reportes de seguimiento trimestral de los planes operativos anuales de los órganos auxiliares y áreas administrativas.

3. Se verificó la integración de los reportes de Pbr para efectos de su entrega en la cuenta pública.

4. La DPyE proporcionó el total de solicitudes de datos estadísticos requeridas por las diversas áreas del Poder Judicial.

5. Se solicitaron los reportes trimestrales de información estadística consolidada y el reporte anual, generado por la Dirección.

6. Se revisó el estatus del proyecto de “Implementación de un esquema de análisis estadístico para la toma de decisiones” a la fecha de conclusión del periodo sujeto a revisión.

7. Se revisó que para la elaboración de la Matriz de Indicadores de Resultados (MIR) y los indicadores se haya utilizado la Matriz del Marco Lógico (MML) de acuerdo a los Lineamientos para la construcción y diseño de indicadores de desempeño mediante la Metodología de Marco Lógico emitidos por el CONAC y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 16 de mayo de 2013.

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5. RESULTADOS 5.1 Procedimientos Los procedimientos de auditoría que se aplicaron en la revisión fueron los siguientes:

a) Se verificó que la DPyE estableciera los elementos para el diseño de la Matriz de Indicadores y estructuración del Pbr del Poder Judicial.

b) Se verificó que la DPyE integrara la información asociada a proyectos de inversión (Q), Programas Operativo Anuales internos (POA´s), registro de proyectos de gestión (G) y de fortalecimiento institucional (I) de las diversas áreas del Poder Judicial.

c) Se revisó que la DPyE informara al Consejo el estatus de la planeación estratégica semestral, así como el cumplimiento de la entrega de los reportes de avance trimestral realizados por las áreas respecto a sus POA´s.

d) Se verificó que se remitieran en la cuenta pública los reportes de información programática y avance del cumplimiento de los indicadores del Poder Judicial.

e) Se verificó la entrega de distintos reportes de información estadística solicitada por el Consejo y la Presidencia, así como por distintas áreas del Poder Judicial.

f) Se verificó que se consolidara y publicara información estadística de forma periódica. g) Se verificaron los avances en las etapas del Proyecto de “Implementación de un

esquema de análisis estadístico para la toma de decisiones” así como la evidencia de la conclusión de las etapas que lo conforman.

5.2 Resultado de los indicadores en términos de efi cacia: 5.2.1 Indicador: 90% de los esquemas de planeación y monitoreo ejecutados. Con base en la revisión de la información proporcionada por la DPyE, se determinó un cumplimiento en su indicador al 31 de diciembre de 2014 del 100% respecto al 90% anual programado, con lo cual se concluye que al periodo de revisión la DPyE ha cumplido con el avance previsto en el periodo sujeto a revisión en lo que respecta a los reportes trimestrales de seguimiento de los POA´s y la estructuración del Programa Operativo Anual. Fórmula del indicador: Sustitución de variables:

Descripción de variables:

EPME= Esquemas de Planeación y Monitoreo Ejecutados EPMP= Esquemas de Planeación y Monitoreo Programados x = % de esquemas ejecutados

� = ��������� ∗ 100 � = �6969� ∗ 100 � = ���%

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A continuación se presenta el detalle de la integración de las variables:

Detalle Esquemas de Planeación y Monitoreo Ejecutados (EPME)

Detalle Esquemas de Planeación y Monitoreo Programados (EPMP)

1 Estructuración Programa Operativo Anual Autorizado.

1 Estructuración Programa Operativo Anual

64 Reportes de seguimiento trimestrales (16 por trimestre)1

64 Reportes de seguimiento trimestrales programados (16 por trimestre)

4 Reportes de seguimiento entregados en la cuenta pública (1 por trimestre)

4 Reportes de seguimiento programados para su entrega en la cuenta pública. (1 por trimestre)

69 69

5.2.2 indicador: 80% de implementación de procesos para centralizaci ón y explotación de bases de datos. La DPyE tiene establecido como parte de sus metas lograr un 80% de avance anual en el proyecto de “Implementación de un esquema de análisis estadístico para la toma de decisiones”, este indicador está ligado directamente con el avance del proyecto, conforme a la información de seguimiento trimestral de metas e indicadores, la DPyE reportó un avance al cuarto trimestre de 2014 del 80%, obteniendo un porcentaje en su indicador anual del 100%, por lo tanto conforme al avance previsto a esa fecha se cumplió con la meta programada. Fórmula del indicador: Sustitución de variables:

Descripción de variables:

PD= Procesos desarrollados dentro del proyecto estratégico registrado.

PP= Procesos programados para la implementación x = % de implementación La DPyE como área responsable del Proyecto, en el reporte de seguimiento de metas al cuarto trimestre, estableció los siguientes procesos, los avances programados y los realmente realizados:

1 La DPyE en su Programa Operativo Anual consideró 15 reportes por trimestre resultando al año 60, dado que esta Dirección no considera el reporte de seguimiento de POA´s que como Dirección generan, pero para efectos de la evaluación si se tomó en cuenta por lo cual se consideraron 16 reportes cada trimestre, habiendo presentado 64 reportes al año.

� = ���% � = ������ ∗ 100 � = �8080� ∗ 100

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Proyecto Entregables 1er Trim

2do Trim

3er Trim

4to

Trim Anual

1. Implementación de un esquema de análisis estadí stico para la toma de decisiones

Avance programado

0% 35% 10% 45% 80%

Avance real

1.1 Contar con un sistema de almacenamiento digital de los registros de entradas y salidas.

1 Base de datos centralizada 5% 5%

1 Sistema de rendición de estadística en línea 5% 10% 15%

1.2 Programa de censo de información por órganos auxiliares y áreas administrativas.

1 Programa calendarizado 5% 5%

1.3 Integrar reportes de necesidades de información, identificando oferta y demanda. 1 Reporte terminado 2.5% 27.5% 30%

1.4 Generar dos directorios, uno de usuarios/productores de información. 1 Reporte terminado 5% 5$

1.5 Establecer criterios de validación de la Dirección de Planeación y Estadística.

1 Documento de trabajo 20% 20%

Total avance 10% 17.5% 0% 52.50% 80%

La DPyE informó el estatus del Proyecto a diciembre de 2014, señalando las fechas de inicio y término programadas, así como las fechas de inicio y término reales de cada etapa, como se muestra a continuación:

Etapa Entregable Fecha de inicio programada

Fecha de término programada

Fecha de inicio

Fecha real de término

1.1 Contar con un sistema de almacenamiento digital de los registros de entradas y salidas

1 Base de datos centralizada 05-sep-13 31-mar-14 07-oct-13 28-feb-14

1 Sistema de rendición de estadística en línea

30-mar-14 30-jun-14 03-mar-14 30-sep-14

1.2 Programa de censo de información por órganos auxiliares y áreas administrativas.

1 Programa calendarizado 06-ene-14 30-abr-14 14-ene-14 30-may-14

1.3 Integrar reportes de necesidades de información, identificando oferta y demanda.

1 Reporte terminado 06-may-14 30-jun-14 01-jun-14 28-nov-14

1.4 Generar dos directorios, uno de usuarios/productores de información.

1 Reporte terminado 15-jun-14 30-jun-14 01-oct-14 28-nov-14

1.5 Establecer criterios de validación de la Dirección de Planeación y Estadística.

1 Documento de trabajo 15-jun-14 30-sep-14 01-oct-14 28-nov-14

Etapas de las cuales la DPyE proporcionó evidencia de su realización y de las que esta Contraloría ha corroborado su implementación parcial y ha sido participe en el reporte de necesidades de información y utilización del mismo. Este proyecto inició el 05 de septiembre de 20132, estableciéndose una duración de 18 meses para su término, como responsable del proyecto se instituyó a la Directora de Planeación y Estadística, el proyecto se dividió en cinco etapas:

2 Fecha conforme al acta de constitución del Proyecto.

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A continuación se presentan las etapas que la DPyE informó como concluidas y los periodos en los que se llevaron a cabo:

Etapa Entregable Fecha de

inicio programada

Fecha de término

programada

Fecha de inicio

Fecha real de término

Inventario Estadístico Interno 1 Documento de trabajo 06-ene-14 30-jun-14 14-ene-14 28-nov-14

Centralización y desarrollo del sistema para la administración de bases de datos del PJEG

Información centralizada todos los sistemas de control

30-mar-14 30-sep-15 03-mar-14 31-dic-15B

Escritorio central de estadística1

Escritorio en línea (SISCONEXPE, SISTOCAS, OCA-ODP, SIGO FAM, SIGO MER, SIGO PENAL, Adolescentes, CEJA)

30-mar-14 16-dic-15 03-mar-14 31-dic-15B

Escritorios otros usuarios Escritorio presidencia - Escritorio ponencias

06-abr-15 16-jul-15 06-abr-14 31-oct-15B

Reportes y análisis periódicos de información

Reportes en escritorios otros usuarios 06-abr-15 16-jul-15 06-abr-14 31-oct-15B

B Las fechas de término corresponden a las que la DTIyT tiene establecidas para este proyecto (Py1) en su POA del ejercicio 2015.

De la consulta al Escritorio Central de Estadística, al 03 de noviembre del presente, se verificó la existencia y funcionamiento de los Sistemas de bases de datos que operan en los distintos órganos jurisdiccionales encontrando lo siguiente:

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Sistema

Estatus en Escritorio En

escritorio Funcionando Emite

reporte

SISCONEXPE CIVIL SI SI SI SISCONEXPE PENAL SI SI SI OFIPAR SI SI SI CENACT SI SI SI SISTOCASC SI SI SI SISTOCASP SI SI SI SISTOCAS PENAL EJECUCIÓN SI SI SI SISTOCAS PENAL ORALIDAD SI SI SI SISTOCAS SALAS COLEGIADAS SI SI SI SISTEMA DE CENTRO DE JUSTICIA ALTERNATIVA (CEJA)

NO NO NO

SISNE NO NO NO SIGO FAM SI SI NO SIGO MER NO NO NO SIGO PENAL NO NO NO

Como se muestra se ha concluido con la integración de la mayoría de los sistemas al Escritorio Central de Estadística quedando pendientes el Sistema del CEJA, SISNE, SIGO FAM, SIGO MER y SIGO PENAL, cuya fecha de conclusión está sujeta a los avances de la Dirección de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones (DTIyT), área que realiza la programación del sistema. 5.3 Información estadística generada. Se revisaron las solicitudes de la información estadística requerida a la DPyE por las diversas áreas del Poder Judicial, durante el periodo enero a diciembre de 2014, la Dirección atendió 154 peticiones, las cuales se clasifican de la siguiente forma:

Área solicitante Tipo de información Cant.

Solicitudes Comisión de Evaluación del PJE Cargas de trabajo 5

Consejo del Poder Judicial del Estado

Cargas de trabajo 55

Informes especiales 1

Coordinación de Implementación de Juzgados de oralidad Familiar

Cargas de trabajo 2

Dirección de Archivo General Informes especiales 1

Presidencia del Poder Judicial del Estado

Informes especiales 1

Unidad de Acceso a la Información Pública

Estadística judicial 88

Visitaduría Judicial Cargas de trabajo 1

Total 154

El tiempo promedio de atención fue de 5 días dependiendo del tipo de información solicitada, el cual se encuentra dentro del plazo máximo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

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Adicional la DPyE tiene establecido como parte de sus procesos: Consolidar y publicar información estadística de manera periódica, en el cual estableció la meta de entregar tres reportes trimestrales y un reporte anual, sin embargo sólo se generó un informe anual para el Censo Nacional de Impartición de Justicia 2014, la DPyE informó que este proceso fue cerrado debido a la limitación del capital humano adscrito y las cargas de trabajo que a la fecha se atienden en el área de estadística, al respecto la Directora de la DPyE informó del cierre de este proceso al Consejo así como su motivación. 6. CONSIDERACIONES De acuerdo con la fracción X del artículo 16 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el estado y los Municipios de Guanajuato, este pliego de recomendaciones será público hasta que sea emitida la declaratoria correspondiente por el Consejo del Poder Judicial. A t e n t a m e n t e Guanajuato, Gto., 27 de noviembre del 2015. El Contralor del Poder Judicial del Estado de Guanajuato

C. P.C. y M.F. José Socorro Quevedo Ramírez