INFORME SOBRE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL …

Contraloría General de la República de Costa Rica

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa

Área de Fiscalización de Servicios Económicos

2018

INFORME N° DFOE-EC-IF-00020-2018

28 de septiembre, 2018

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA

GESTIÓN DE JUDESUR RESPECTO A LA TRANSPARENCIA

INSTITUCIONAL Y EN LOS PROYECTOS DE DESARROLLO

- 2 - Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]

http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO ........................................................................................................................ 3 1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 5

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ..................................................................................................................... 5

OBJETIVO DE LA AUDITORIA .................................................................................................................. 5

ALCANCE ................................................................................................................................................ 5

CRITERIOS DE AUDITORÍA ..................................................................................................................... 5

METODOLOGÍA APLICADA ...................................................................................................................... 6

DEFINICIONES ........................................................................................................................................ 7

FUENTE: CGR, CON BASE EN LA LEY N° 9356, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE JUDESUR Y EL

MARCO ORIENTADOR PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS DE TRANSPARENCIA ELABORADO

POR LA CGR. .......................................................................................................................................... 8

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO .............................................................................. 8

MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA ................................ 9

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA................................................ 9

SIGLAS ................................................................................................................................................... 9

2. RESULTADOS ........................................................................................................................... 10

TEMA 1: GESTIÓN DE LA TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL EN JUDESUR .......................................... 10

HALLAZGO 1.1 INEXISTENCIA DE MECANISMOS FORMALES PARA LA GESTIÓN DE LA

TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL ................................................................................ 10

TEMA 2. TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA ZONA SUR ...... 14

HALLAZGO 2.1. DEBILIDADES DE TRANSPARENCIA EN LA ASIGNACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL

DE PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA ZONA SUR ...................................................... 14

3. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 21 4. DISPOSICIONES ........................................................................................................................ 22

AL LICENCIADO CARLOS FERNÁNDEZ MONTERO EN SU CALIDAD DE DIRECTOR EJECUTIVO O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO .............................................................................................. 22

CUADROS

CUADRO N° 1 ESCALA PARA LA VERIFICACIÓN DE LA TRANSPARENCIA ....................................... 6

CUADRO N° 2 CONCEPTOS UTILIZADOS EN LA AUDITORÍA .......................................................... 7

CUADRO N° 3 LISTADO DE SIGLAS ........................................................................................... 9

CUADRO N° 4 TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE JUDESUR ............................ 10

CUADRO N° 5 TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA ZONA SUR

………………………………………………………………………………………………………..15

CUADRO N° 6 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - CALIFICACIÓN DE IDONEIDAD............................ 18

CUADRO N° 7 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ANÁLISIS DE PROPUESTAS

………………………………………………………………………………………………………..18

CUADRO N° 8 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS . 20

CUADRO N° 9 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - FINIQUITO DE LOS PROYECTOS ........................ 21

GRÁFICOS

GRÁFICO N° 1 MONTO DESEMBOLSADO POR CANTÓN PARA PROYECTOS DE DESARROLLO ......... 8




Resumen Ejecutivo

¿QUÉ EXAMINAMOS?

La auditoría de carácter especial realizada tuvo como propósito determinar si la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur (JUDESUR) ha diseñado e implementado mecanismos efectivos que promuevan una gestión institucional transparente y en el proceso de asignación, control y uso de los recursos destinados a proyectos de desarrollo en los cantones de esa Zona, en el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de diciembre de 2017.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

La transparencia y rendición de cuentas sobre el uso de los recursos públicos debe regir el accionar de las instituciones, según se desprende de los principios Constitucionales que el Legislador dispuso con el fin de mejorar su gestión y proveer a los ciudadanos servicios públicos de calidad, gestionados eficiente y oportunamente. En ese sentido, la auditoría sobre la transparencia institucional de JUDESUR y en la gestión de proyectos de desarrollo se considera relevante, tomando en cuenta que durante el periodo 2014-2017 se han dispuesto recursos por ₡17.366,5 millones, de los cuales se ha desembolsado el 85,4% (₡14.829,7 millones).

¿QUÉ ENCONTRAMOS?

A partir de los resultados obtenidos, se determinó que si bien en JUDESUR se han instaurado procesos que favorecen la definición de mecanismos para la gestión de la transparencia institucional, existen debilidades relacionadas con la ausencia de acciones estratégicas, políticas e identificación de partes interesadas tanto a nivel interno como externo; no se evalúa la percepción de los interesados sobre ese tema y no se evidencia la ejecución de la auto-evaluación anual del Sistema de Control Interno.

De igual forma, JUDESUR no dispone de regulaciones internas en temas como atención de requerimientos, gestión de la calidad de la información y participación ciudadana. Asimismo, aún y cuando, dispone de una página web, sus apartados presentan información desactualizada, desorganizada y no incorpora una descripción comprensiva de sus funciones y competencias. Además, JUDESUR no ha incorporado en el Catálogo Nacional de Trámites la información correspondiente a sus servicios y no ha definido un Plan de Mejora Regulatoria, según se dispone en el Reglamento 37045-MP-MEIC.

Por otra parte, no se han establecido formalmente los mecanismos para la rendición de cuentas a la ciudadanía, no se ha realizado la divulgación de informes de evaluación del Plan Operativo Institucional, ni de labores y fin de gestión, y no se elaboran informes sobre actividades sustantivas como el financiamiento de proyectos de desarrollo y de administración del Depósito Libre Comercial de Golfito. Adicionalmente, JUDESUR no cuenta con un medio formal para la atención de requerimientos de información y la participación ciudadana en la formulación de planes, presupuestos y/o programas de la institución.

Respecto a la transparencia en la gestión de los proyectos de desarrollo, se determinó que ésta no se encuentra implementada, no es evaluada ni se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo del Departamento de Desarrollo.




Lo anterior como resultado de debilidades relacionadas con la omisión de plazos para la calificación de idoneidad, aprobación y verificación del avance de proyectos de desarrollo gestionados en los diferentes cantones; así como de regulación de sanciones por el inobservancia de responsabilidades, inconsistencias en el control de información de esos proyectos y, carencia de mecanismos para la rendición de cuentas por parte del ente ejecutor o JUDESUR tanto sobre el avance como de los resultados finales de esos proyectos.

Además, se identificó que JUDESUR no cuenta con un mecanismo formal para el control de denuncias, quejas, inconformidades, sugerencias y/o reclamos sobre los proyectos de desarrollo, no dispone de una estrategia de fiscalización y medición de la gestión de esos proyectos, ni de la evaluación ex-post de los mismos.

Finalmente, de la revisión de expedientes de proyectos de desarrollo, se evidenció el incumplimiento de requisitos en cada una de sus etapas.

¿QUÉ SIGUE?

Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones al Director Ejecutivo de JUDESUR con el propósito de solventar las debilidades encontradas, de tal manera que disponga de los mecanismos, estrategias y metodologías para la gestión de la transparencia institucional y en la asignación, ejecución y control de los recursos asignados a los proyectos de desarrollo.




DFOE-EC-IF-00020-2018

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA GESTIÓN DE JUDESUR RESPECTO A LA TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL Y EN LOS PROYECTOS DE DESARROLLO

1. Introducción

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La transparencia y rendición de cuentas sobre el uso de los recursos públicos debe regir el accionar de las instituciones, según se desprende de los principios Constitucionales que el Legislador dispuso con el fin de mejorar su gestión y proveer a los ciudadanos servicios públicos de calidad, gestionados eficiente y oportunamente. En ese sentido, la auditoría sobre la transparencia institucional de JUDESUR y en la gestión de proyectos de desarrollo se considera relevante, tomando en cuenta que durante el periodo 2014-2017 se han dispuesto recursos por ₡17.366,5 millones, de los cuales se ha desembolsado el 85,4% (₡14.829,7 millones).

1.2. Así las cosas, el estudio se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo de la DFOE con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General de la República, los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N° 7428.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

1.3. El propósito de la auditoría realizada fue determinar si JUDESUR ha diseñado e implementado mecanismos efectivos que promuevan una gestión institucional transparente y en el proceso de asignación, control y uso de los recursos destinados a proyectos de desarrollo en los cantones de esa Zona.

ALCANCE

1.4. La auditoría comprendió el análisis de las acciones ejecutadas por JUDESUR para la gestión de la transparencia institucional y en el proceso de asignación, control y uso de ₡14.829,7 millones, correspondientes a recursos desembolsados a proyectos de desarrollo en los cantones de la Zona Sur, durante el período comprendido entre los años 2014 y 2017 inclusive.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

1.5. Los criterios de auditoría considerados fueron expuestos al: Lic. Carlos Fernández Montero - Director Ejecutivo, Ing. Alfredo Acosta Fonseca - Jefe del Departamento de Desarrollo, Licda. Angie Rojas Montero - Formalizadora de Proyectos de Desarrollo y Lic. Héctor Portillo




Morales - Analista de Crédito, en reunión del 6 de junio de 2018; y comunicados formalmente mediante oficio DFOE-EC-0463 del 7 de junio de 2018.

METODOLOGÍA APLICADA

1.6. La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral de la CGR y el Procedimiento de Auditoría vigente establecido por la DFOE. La metodología utilizada incluyó el análisis de la información suministrada por funcionarios de JUDESUR, visitas de campo y encuestas a representantes de los entes ejecutores de una muestra de proyectos de desarrollo, así como a los alcaldes de las municipalidades de los cantones de la Zona Sur.

1.7. A continuación, se detallan las herramientas utilizadas para el análisis del diseño e implementación de los mecanismos que promueven la gestión transparente de JUDESUR en el proceso de asignación, control y uso de los recursos destinados a proyectos de desarrollo en los cantones de esa zona:

a) MARCO ORIENTADOR PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE TRANSPARENCIA: Documento preparado por la CGR, el cual contiene conceptos, normativa, sanas prácticas y actividades para realizar las auditorias de transparencia.

b) MATRIZ DE VERIFICACIÓN DE LA TRANSPARENCIA: herramienta elaborada por el Área de Fiscalización de Servicios Económicos, con el fin de determinar la implementación de los pilares y mecanismos para la gestión transparente, tanto a nivel institucional, como en los proyectos de desarrollo. A continuación se detalla la escala considerada para esa matriz :

CUADRO N° 1 ESCALA PARA LA VERIFICACIÓN DE LA TRANSPARENCIA

ESTADO DE

IMPLEMENTACIÓN DEFINICIÓN GENERAL

PORCENTAJE DE AVANCE1/

BAJO MEDIO ALTO

INCIPIENTE Se identifican esfuerzos aislados para la gestión de la transparencia; sin embargo, aún no se ha reconocido su importancia.

0% ≤ x ≤ 6,7% 6,7% < x ≤ 13,3% 13,3% < x ≤ 20%

NOVATO Se han instaurado procesos que favorecen la definición de mecanismos para la gestión de la transparencia.

20% < x ≤ 26,7% 26,7% < x ≤ 33,3% 33,3% < x ≤ 40%

COMPETENTE

La institución ha definido mecanismos formales para la gestión de la transparencia conforme al marco regulador.

40% < x ≤ 46,7% 46,7% < x ≤ 53,3% 53,3% < x ≤ 60%

DIESTRO Los mecanismos definidos formalmente para la gestión de la transparencia se encuentran implementados.

60% < x ≤ 66,7% 66,7% < x ≤ 73,3% 73,3% < x ≤ 80%

EXPERTO

La gestión de la transparencia se encuentra implementada formalmente, es evaluada y se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo de la institución.

80% < x ≤ 86,7% 86,7% < x ≤ 93,3% 93,3% < x ≤ 100%

Fuente: CGR, con base en la Matriz de Verificación de la transparencia. Nota 1/: “x” equivale al porcentaje de avance alcanzado en la gestión de la transparencia.

c) ENCUESTA DE PERCEPCIÓN: Se elaboró una encuesta para medir la percepción de los entes ejecutores y alcaldes municipales sobre el acceso a la información, rendición de cuentas y participación ciudadana relacionada con la gestión de los proyectos de desarrollo.

d) VERIFICACIÓN DE REQUISITOS EN LOS PROYECTOS DE DESARROLLO: Se elaboró una herramienta para la verificación del cumplimiento de requisitos de cada una de las etapas para la gestión de proyectos de desarrollo, definidas en el Manual de




Procedimientos de JUDESUR; a saber: otorgamiento de la calificación de idoneidad del ente ejecutor; recepción, revisión y análisis de la propuesta; control y seguimiento; y finiquito del proyecto.

e) MUESTREO: El marco muestral considerado para la auditoría, se compone de 50 entes ejecutores que gestionan 69 proyectos de desarrollo por la suma de ₡14.829,7 millones desembolsados durante el periodo 2014-20171. La muestra analizada representa el 92,0% (46) de entes ejecutores que gestionan el 75,4% (₡11.185,7 millones) de los recursos desembolsados, y fue determinada con base en un nivel de confianza del 95% y una tasa de error esperado del 2%.

DEFINICIONES

1.8. De conformidad con la normativa que rige la gestión de la transparencia, así como de los proyectos de desarrollo, se detallan los principales conceptos utilizados en el estudio:

CUADRO N° 2 CONCEPTOS UTILIZADOS EN LA AUDITORÍA

CONCEPTO DEFINICIÓN

Ente ejecutor Persona jurídica seleccionada para desarrollar un proyecto financiado por JUDESUR, reembolsable o no reembolsable.

Parte interesada Órgano interno o externo, o persona física o jurídica con un interés legítimo en el desempeño y actividades de la institución, en virtud de sus funciones o cargos, o por los intereses o relaciones económicas que mantiene con estos.

Proyecto de desarrollo

Se refiere a los proyectos de tipo productivo, económico, social, turístico, cultural, ambiental, para el desarrollo de infraestructura, programas de salud y educación, en los cinco cantones de la zona sur.

Proyecto no reembolsable

Proyecto de desarrollo en el que JUDESUR otorga financiamiento sin la obligación de reintegrar los recursos otorgados.

Proyecto reembolsable

Proyecto de desarrollo para el cual se deben reintegrar los recursos que otorgue JUDESUR para su financiamiento.

Transparencia institucional

Cualidad de una institución de ser abierta en la divulgación de información, normas, planes, procesos y acciones. La transparencia institucional está conformada por cinco pilares y doce mecanismos:

P1: Institucionalidad: Disponibilidad de mecanismos, acciones y

comportamientos internos que evidencien el fortalecimiento y compromiso con la transparencia.

P2: Acceso a la información: Disponibilidad, naturaleza y calidad de medios por los cuales la ciudadanía puede acceder a la información institucional.

P3: Rendición de cuentas: Disponibilidad de medios e información para

comunicar el cumplimiento de objetivos, competencias y responsabilidades, tanto institucionales como de los funcionarios públicos.

P4: Participación ciudadana: Disponibilidad y accesibilidad de espacios y medios para que la ciudadanía participe en los procesos institucionales.

P5: Seguimiento y control: Disponibilidad de medios para verificar la efectividad

de las acciones, mecanismos de control y seguimiento definidas para la gestión de la transparencia.

Transparencia en la gestión de proyectos de desarrollo:

Capacidad de JUDESUR para ser abierta en la divulgación de información, normas, planes, procesos y acciones del proceso de asignación, control y uso de recursos destinados a proyectos de desarrollo en los cinco cantones de la zona sur. La transparencia en la gestión de proyectos de desarrollo está conformada por dos pilares y seis mecanismos:

P1. Transparencia en la gestión: Disponibilidad de mecanismos, acciones y

comportamientos internos para el fortalecimiento de la internalización de la

1 Según información de desembolsos, suministrada por la Unidad de Tesorería de JUDESUR

mediante Oficio T-015-2018 del 19 de junio de 2018.




CONCEPTO DEFINICIÓN

transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas, participación ciudadana y seguimiento y control de los proyectos de desarrollo.

P2: Gestión de los recursos: Disponibilidad de información sobre la gestión de

las etapas vinculadas con la asignación, ejecución y control de recursos otorgados para proyectos de desarrollo en los cinco cantones de la Zona Sur. Dichas etapas corresponden al otorgamiento de calificación de idoneidad del ente ejecutor; recepción, revisión y análisis de propuesta; control y seguimiento; y, finiquito del proyecto.

Fuente: CGR, con base en la Ley N° 9356, Manual de procedimientos de JUDESUR y el Marco Orientador para la ejecución de las auditorías de transparencia elaborado por la CGR.

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.9. En la Ley N° 93562, se establece que JUDESUR es una institución semiautónoma del Estado, con personalidad jurídica, patrimonio propio y con capacidad de derecho público, la cual es responsable de promover el desarrollo regional de los cantones de Golfito, Corredores, Buenos Aires, Osa y Coto Brus, mediante el otorgamiento de recursos a proyectos productivos, programas de salud, educación, capacitación y ejecución de obras de infraestructura; bajo la modalidad de proyectos reembolsables y no reembolsables.

1.10. Además, según lo establecido en el artículo 9 del Reglamento General de Financiamiento de JUDESUR, se deducirá una comisión de hasta el 2% sobre el monto del financiamiento por una sola vez, la cual servirá para cubrir gastos de seguimiento y control de los recursos otorgados a proyectos indicados en el párrafo anterior.

1.11. Durante el periodo 2014-2017 JUDESUR desembolsó el 85,4% (₡14.829,7 millones3) de los recursos disponibles, para la ejecución de 69 proyectos de desarrollo gestionados por 50 entes ejecutores4. Los recursos desembolsados se distribuyen de la siguiente forma:

GRÁFICO N° 1 MONTO DESEMBOLSADO POR CANTÓN PARA PROYECTOS DE DESARROLLO PERIODO 2014-2017

F

uente: CGR, a partir de la información de desembolsos obtenida del SIAF.

2 Ley del 13 de junio de 2016 que deroga las leyes N° 7012 (excepto los artículos 1 y 14 bis) y N°

7730. 3 No considera el monto correspondiente a la comisión por fiscalización de proyectos de desarrollo

(₡277,9 millones) durante el periodo 2014-2017. 4 El 60% (₡8.853 millones) de los recursos desembolsados en el periodo 2014-2017, se concentran

en 6 entes ejecutores.




MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

1.12. En el artículo 17 del Decreto Transparencia y Acceso a la información pública, se define la información que las instituciones públicas deben divulgar en sus sitios web. Además, en la norma 1.7 de las Normas de Control Interno para el Sector Público se define que las instituciones deben ejecutar un proceso de rendición de cuentas.

1.13. Al respecto, durante la ejecución de la auditoría se determinaron debilidades relacionadas con los mecanismos para el acceso a la información y rendición de cuentas. Es importante destacar que como resultado de sesiones de trabajo con los funcionarios de JUDESUR, la Administración elaboró y publicó en su página web un informe de rendición de cuentas para el periodo 2017-2018 y un informe de la gestión para el periodo 2014-2018,

1.14. Adicionalmente, tomó las acciones pertinentes para la publicación en su página web del informe de evaluación del plan anual operativo del II semestre 2017 y de la liquidación presupuestaria de ese mismo año; así como el informe de ejecución presupuestaria del I trimestre 2018 y estadísticas sobre vacaciones e incapacidades de sus funcionarios.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.15. La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones, producto de la auditoría que alude el presente informe, se efectuó el 20 de septiembre de 2018, en las instalaciones de la CGR, a la que se convocó mediante el oficio N° 12714 (DFOE-EC-0637) de 5 de septiembre de 2018. En dicha reunión, estuvieron presentes los siguientes funcionarios de esa entidad: Lic. Carlos Fernández Montero, Director Ejecutivo; Ing. Alfredo Acosta Fonseca, Jefe del Departamento de Desarrollo, y Lic. Jorge Barrantes Rivera, Auditor Interno.

SIGLAS

1.16. A continuación se indica el detalle de las siglas utilizadas en este informe:

CUADRO N° 3 LISTADO DE SIGLAS

SIGLA SIGNIFICADO

CFIA Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica

CGR Contraloría General de la República

DLCG Depósito Libre Comercial de Golfito

DFOE División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la CGR

JUDESUR Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur

LGCI Ley General de Control Interno, N° 8292

RPC Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos

RGF Reglamento General de Financiamiento de la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur de la Provincia de Puntarenas, Nº 35048-MP

JD Junta Directiva de JUDESUR

PDR Plan de Desarrollo Regional

SIAF Sistema de información de Administración Financiera de JUDESUR




2. Resultados

TEMA 1: GESTIÓN DE LA TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL EN JUDESUR

HALLAZGO 1.1 INEXISTENCIA DE MECANISMOS FORMALES PARA LA GESTIÓN DE LA

TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL

2.1 La verificación del cumplimiento de la gestión de la transparencia institucional, comprende los pilares de institucionalidad; acceso a la información; rendición de cuentas; participación ciudadana; y, seguimiento y control; así como sus respectivos mecanismos, y se fundamenta en la siguiente regulación y sanas prácticas aplicables:

Constitución Política. Artículos 11, 27 y 30.

Tratado internacional Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, N° 8557. Artículo 13.

Ley Orgánica de la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur, N° 9356. Artículos 6 y 32.

Ley General de Control Interno, N° 8292. Artículos 6, 12 inciso e), 15 y 17 incisos a) y c).

Ley de regulación del Derecho de Petición, N° 9097. Artículo 1.

Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, N° 8422. Artículo 7.

Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 8820. Artículos 4 y 5.

Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202. Artículo 10.

Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 37045-MP-MEIC. Artículos 8, 18, 19, 21 y 27.

Reglamento general de financiamiento de JUDESUR, N° 35048-MP. Artículo 37.

Normas técnicas sobre presupuestos públicos, R-DC-064-2013. Normas 4.3, 4.3.15, 4.3.16, 4.3.18, 4.3.19, 4.5.2, 4.5.5 y 4.5.6.

Transparencia y Acceso a la Información Pública, DE 40200-MP-MEIC-MC. Artículos 2 y 17

Principios éticos de los funcionarios públicos, DE 33146. Artículo 1.

Directriz de Transparencia y Acceso a la Información Pública, N° 073-MP-MEIC-MC. Artículos 3 y 11.

2.2 Los resultados obtenidos de la aplicación de la Matriz de Verificación de la Transparencia Institucional, muestran que JUDESUR se encuentra en un estado de “Novato Alto”; ya que la gestión de la transparencia institucional no se encuentra implementada formalmente, no es evaluada ni se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo de la institución. La situación descrita para cada uno de los pilares y mecanismos evaluados se presentan en el siguiente cuadro:

CUADRO N° 4 TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE JUDESUR

PILAR Y MECANISMO PUNTAJE ESTADO1/

AVANCE2/

TRANSPARENCIA INSTITUCIONAL EN JUDESUR 37 N A

P1: Institucionalidad 22 N B

TEMA 1: GESTIÓN DE LA TRANSPARENCIA

INSTITUCIONAL EN JUDESUR

La gestión de la transparencia institucional no se encuentra implementada formalmente, no es evaluada ni se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo de la institución.





AVANCE2/

M1.1: Estrategia 1 I B

M1.2: Regulaciones internas 42 C B

P2: Acceso a la información 53 C M

M2.1: Medios 65 D B

M2.2: Información organizacional 51 C M

M2.3: Información sobre los procesos 44 C B

P3: Rendición de cuentas 29 N M

M3.1: Medios 13 I M

M3.2: Presupuestaria y financiera 57 C A

M3.3:Operativa y de personal 31 N M

M3.4: Toma de decisiones 17 I A

P4: Participación ciudadana 63 D B

M4.1: Medios 63 D B

P5: Seguimiento y control 19 I A

M5.1: Estrategia 33 N M

M5.2: Medición de resultados 6 I B

Nota: 1/ I = Incipiente; N = Novato; C = Competente; D = Diestro; E = Experto.

2/ B = Bajo; M = Medio; A = Alto.

Fuente: CGR, con base en la Metodología para la ejecución de las auditorías de Transparencia.

2.3 A continuación, se presenta el detalle de las debilidades identificadas en JUDESUR, respecto a cada uno de los pilares y mecanismos que componen la gestión de la transparencia institucional:

P1: INSTITUCIONALIDAD DE LA TRANSPARENCIA

2.4 En JUDESUR, si bien se han instaurado procesos operativos que favorecen la gestión de la transparencia, adolece de mecanismos, acciones y comportamientos internos para su el fortalecimiento. Las oportunidades de mejora identificadas se evidencian en los siguientes aspectos:

M1.1: ESTRATEGIA

a) No se han identificado las partes interesadas, tanto a nivel interno como externo, en el desempeño y actividades de JUDESUR.

b) No se han incorporado en la estrategia institucional las políticas, acciones e indicadores de seguimiento para el fortalecimiento y gestión de la transparencia.




c) No se han definido formalmente los responsables de la implementación, actualización, seguimiento y comunicación de resultados de la gestión de la transparencia institucional.

d) No se ha realizado un diagnóstico que permita conocer la percepción sobre la transparencia institucional y determinar sus fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas y riesgos.

e) No existe evidencia de la ejecución de la autoevaluación anual del Sistema de Control Interno, correspondiente al periodo 2017.

M1.2: REGULACIONES INTERNAS

f) No se cuenta con normativa interna en temas como la atención de requerimientos y participación ciudadana.

g) No se han definido, lineamientos internos para el manejo, acceso, calidad y divulgación de la información y traslado a sus destinatarios.

P2: ACCESO A LA INFORMACIÓN

2.5 Respecto a este pilar, se determinó que JUDESUR ha avanzado en la definición de medios físicos y digitales para brindar información sobre quejas, sugerencias, reclamos y denuncias a la ciudadanía; no obstante, se identificaron las siguientes oportunidades de mejora:

M2.1: MEDIOS PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

a) Si bien, se dispone de una página web5, que contiene información general sobre productos o servicios, que permite la descarga de datos; se verificó que los apartados de información sobre planificación, presupuesto institucional, rendición de cuentas, actas de JD y proyectos de desarrollo se encuentran desactualizados o desorganizados.

b) No existe un mecanismo formal para la divulgación de información, ésta únicamente se brinda por solicitud directa de los interesados a la Contraloría de Servicios y los Promotores de Desarrollo.

M2.2: INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL Y DE PROCESOS

c) En la página web de JUDESUR, no se incorpora información sobre sus funciones o competencias; estructura organizativa; recursos humanos; proceso de selección y nombramiento del personal y directores; datos de las personas que ocupan puestos gerenciales; e información salarial y dietas de directores. Asimismo, las actas de la Junta Directiva no cuentan con una descripción clara que permita su fácil acceso.

d) La información sobre planes operativos anuales se encuentra desactualizada.

e) JUDESUR no ha incorporado en el Catálogo Nacional de Trámites la información correspondiente de los servicios que ofrece y no se ha elaborado un Plan de Mejora Regulatoria, según se dispone en el RPC emitido por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

5 El 70% de los encuestados menciona que en los últimos doce meses no han visitado dicha página

principalmente por dificultades de acceso a internet.




P3: RENDICIÓN DE CUENTAS

2.6 La rendición de cuentas es el medio para informar a la ciudadanía sobre el cumplimiento de objetivos, competencias y responsabilidades, tanto institucionales como de los funcionarios públicos. En ese pilar, se determinaron las debilidades que se detallan a continuación:

M3.1: MEDIOS PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS

a) No se han establecido formalmente los mecanismos para divulgar los resultados de la gestión institucional.

M3.2: DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA, FINANCIERA Y OPERATIVA

b) No se ha publicado información sobre: evaluación del plan anual operativo del primer semestre de 2017 ni del plan de compras institucional; resultados de la gestión de proyectos de desarrollo y operación del DLCG; e informes de labores y fin de gestión, de directores y funcionarios.

M3.3: TOMA DE DECISIONES

c) No se dispone de un mecanismo formal para la documentación del proceso de toma de decisiones con base en los resultados de la rendición de cuentas institucional.

P4: PARTICIPACIÓN CIUDADANA

2.7 El pilar de participación ciudadana se refiere a la disponibilidad y accesibilidad de espacios y medios para que la ciudadanía participe en los procesos institucionales. Al respecto, se determinaron las siguientes oportunidades de mejora:

M4.1: MEDIOS

a) JUDESUR ha publicado e implementado un procedimiento formal para la atención de denuncias, quejas reclamos y sugerencias. No obstante, el procedimiento para la atención de denuncias no establece los plazos para su atención, criterios de admisibilidad o rechazo, ni responsables de su atención.

b) No se dispone de un procedimiento para atender el derecho de petición de los ciudadanos, que establezca los requisitos para solicitar información, condiciones de admisibilidad, trámite de respuesta, plazos de atención y seguimiento.

c) No se han establecido los medios para la participación ciudadana en la formulación de planes, presupuestos y/o programas de la institución, espacios de importancia para la comunicación de las necesidades cantonales.

d) No se han implementado medios presenciales, que permitan la comunicación sobre la gestión institucional a la ciudadanía; y a ésta comunicar sus necesidades. Ese elemento es relevante ya que muchos ciudadanos residen en zonas alejadas con limitaciones en el acceso y comunicación digital.

P5: SEGUIMIENTO Y CONTROL

2.8 Este pilar se refiere a la disponibilidad de medios para verificar la efectividad de las acciones, mecanismos de control y seguimiento, definidas para la gestión de la transparencia. Al respecto, se presentan las siguientes oportunidades de mejora en los siguientes mecanismos:




M5.1: ESTRATEGIA:

a) No se incorporan como parte de la estrategia institucional, objetivos, metas e instrumentos de m edición que permitan evaluar el estado y gestión de la transparencia institucional, así como conocer la percepción del ciudadano sobre la gestión.

M5.2: MEDICIÓN DE RESULTADOS:

b) La institución no evalúa la efectividad de los medios disponibles para el acceso a la información, participación ciudadana y rendición de cuentas.

c) JUDESUR únicamente ha realizado un diagnóstico sobre la satisfacción del usuario del servicio del DLCG, no así de los servicios de becas y financiamiento de proyectos de desarrollo, actividades con alto impacto en la población de la Zona Sur.

d) No existe evidencia de las acciones y seguimiento por parte de la Junta Directiva de JUDESUR para atender las recomendaciones de la Contraloría de Servicios de esa entidad, sobre el nivel de satisfacción de los usuarios respecto al servicio brindado y condiciones de infraestructura del DLCG.

2.9 Las situaciones descritas en este hallazgo, se deben a que la Administración no cuenta con regulaciones internas, o las existentes presentan debilidades en el establecimiento formal de actividades, periodicidad y responsables que coadyuven en su implementación. Lo cual afecta negativamente, la divulgación de información y rendición de cuentas sobre normas, planes, procesos y acciones que ejecuta JUDESUR; a la vez que limita la participación y vinculación ciudadana con el desarrollo de los cantones de la zona sur.

TEMA 2. TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA ZONA SUR

HALLAZGO 2.1. DEBILIDADES DE TRANSPARENCIA EN LA ASIGNACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE

PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA ZONA SUR

2.10 La verificación del cumplimiento de la gestión de la transparencia en los proyectos de desarrollo, comprende los pilares de transparencia en la gestión de los proyectos y asignación, ejecución y control de los recursos, así como sus respectivos mecanismos, y se fundamenta en la siguiente regulación y sanas prácticas aplicables:

Constitución Política. Artículos 11, 27 y 30.

Tratado internacional Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, N° 8557. Artículo 13.

Ley Orgánica de la Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur, N° 9356. Artículos 6, 11, 64 y 65.

Ley General de Control Interno, N° 8292. Artículos 6, 15 y 17 incisos a) y c).

Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 8820. Artículo 10.

Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202. Artículo 39.

Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, N° 37045-MP-MEIC. Artículo 61.

Reglamento general de financiamiento de JUDESUR, N° 35048-MP. Artículos 20 y 48.

Transparencia y Acceso a la Información Pública, DE 40200-MP-MEIC-MC. Artículos 2,11 y 17.

Principios éticos de los funcionarios públicos, DE 33146. Artículo 1.

TEMA 2 TRANSPARENCIA EN LOS

PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA

ZONA SUR:

JUDESUR ha definido mecanismos para la transparencia en la gestión de proyectos; sin embargo, no se encuentran implementados, no son evaluados, ni se han integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo del Departamento de Desarrollo.




Directriz de Transparencia y Acceso a la Información Pública, N° 073-MP-MEIC-MC. Artículo 11.

2.11 Asimismo, en el Manual de procedimientos de JUDESUR, se dispone un capítulo sobre la gestión de proyectos de desarrollo, en el que se detallan las actividades, responsables y requisitos que deben cumplir tanto JUDESUR, como los entes ejecutores, en las etapas establecidas; a saber: calificación de idoneidad (Apartado P-GPD-01, puntos 4.3, 4.4 y 4.5); recepción, revisión, análisis y aprobación de propuestas (Apartados P-GPD-02, puntos 4.2, 4.3 y 4.4, y P-GPD-03, punto 4.2); control y seguimiento del proyecto (Apartado P-GPD-04, puntos 4.2 y 4.3), y su respectivo finiquitos (Apartado P-GPD-04, punto 4.6).

2.12 Los resultados obtenidos de la aplicación de la Matriz de Verificación de Transparencia en la gestión de proyectos de desarrollo, muestran que JUDESUR se encuentra en un estado “Competente Bajo”, es decir, si bien la institución ha definido mecanismos para la transparencia en la gestión de proyectos, estos no se encuentran implementados, no son evaluados, ni se han integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo del Departamento de Desarrollo:

CUADRO N° 5 TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO EN LA ZONA SUR


AVANCE

TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

DE DESARROLLO 46 C B

P1: Transparencia en la gestión 44 C B

M1.1: Internalización 37 N A

M1.2: Acceso a la información 52 C M

M1.3: Rendición de cuentas 41 C B

M1.4: Participación ciudadana 54 C A

M1.5: Seguimiento y control 38 N A

P2: Asignación, ejecución y control de recursos

47 C M

M2.1: Calificación de idoneidad 66 D B

M2.2: Recepción, revisión y análisis de la propuesta de proyecto

64 D B

M2.3: Control y seguimiento del proyecto

37 N A

M2.4: Finiquito del proyecto 20 I A

Nota: 1/ I = Incipiente; N = Novato; C = Competente; D = Diestro; E = Experto.

2/ B = Bajo; M = Medio; A = Alto.

Fuente: CGR, con base en la Metodología para la ejecución de las auditorías de Transparencia.




P1: TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN

2.13 Este pilar se refiere a la disponibilidad de mecanismos, acciones y comportamientos internos para el fortalecimiento de la internalización de la transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas, participación ciudadana y seguimiento y control de los proyectos de desarrollo. Las debilidades identificadas se detallan a continuación:

M1.1: INTERNALIZACIÓN

a) La normativa que regula la asignación, ejecución, control y seguimiento de los proyectos de desarrollo, no incorpora la definición de plazos para la calificación de idoneidad, aprobación y verificación del avance de los proyectos en cada una de sus etapas. Además, no dispone de normativa que establezca sanciones por el incumplimiento de responsabilidades en ese proceso.

b) No se evidencia que para la aprobación de los proyectos de desarrollo se considere su vinculación directa con el Plan Regional vigente6, según lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley N° 9356.

c) Los sistemas de información para la gestión de proyectos de desarrollo presentan debilidades vinculadas con:

En el módulo de proyectos del SIAF, no se incorporan datos como la calificación de idoneidad, información sobre recepción, revisión y análisis de propuestas de proyectos, ni el seguimiento realizado a los proyectos en ejecución, según lo dispone la normativa interna.

Los reportes del SIAF, sobre información de los desembolsos de proyectos no permiten identificar el nombre o número de proyecto asociado a cada desembolso. Además, se determinaron casos en los que el número de proyecto en el Sistema, difiere al asignado en el expediente físico.

Se identificaron expedientes físicos sin foliatura. Cabe indicar, que JUDESUR no dispone de expedientes digitales.

El control de los proyectos de desarrollo gestionados por JUDESUR desde el año 2000, se realiza mediante un documento en formato Excel; no obstante, la información contenida no es confiable, ya que se determinaron inconsistencias7 en los campos de monto desembolsado (44); número de expedientes (20); fecha de ingreso (190); cantón (28) y tipo de proyecto (33).

JUDESUR no dispone de una base de datos detallada, que permita identificar los desembolsos asociados a proyectos de desarrollo formalizados de previo al año 2014.

M1.2: ACCESO A LA INFORMACIÓN

a) La información de proyectos de desarrollo8 publicada en medios digitales se encuentra desactualizada y no indica datos como: ubicación del proyecto; recursos desembolsados y ejecutados; población beneficiaria y periodo de ejecución.

6 Región Brunca Plan de Desarrollo 2030, aprobado por MIDEPLAN en el mes de mayo de 2014.

7 Campos en blanco, indeterminados y texto correspondiente a observaciones no específicas al campo.

8 El 47% de los encuestados considera que JUDESUR no es transparente en brindar información a la

ciudadanía.




b) No se han definido formalmente los mecanismos para informar sobre el estado de proyectos en ejecución, ni para la atención de requerimientos de información sobre

proyectos de desarrollo9.

c) No existen registros de las asesorías brindadas por el Departamento de Desarrollo a los interesados, tanto en oficinas centrales como cantonales, de conformidad con lo

establecido en el Manual de Procedimientos de JUDESUR10.

M1.3: RENDICIÓN DE CUENTAS

a) No se realiza una rendición de cuentas a la ciudadanía por parte del ente ejecutor, o por medio de JUDESUR, sobre los resultados del uso de fondos públicos en los proyectos de desarrollo11.

b) No se evidencia la presentación de informes a Junta Directiva, sobre el cumplimiento de metas estratégicas, el estado y uso general de los recursos asignados a los proyectos gestionados en los diferentes cantones y otra información relevante para la toma de decisiones.

M1.4: PARTICIPACIÓN CIUDADANA

a) Debilidades en la comunicación sobre la existencia de una Contraloría de Servicios que atienda quejas, sugerencias, reclamos e inconformidades por parte de la ciudadanía12.

b) JUDESUR no cuenta con un mecanismo formal para el control de denuncias, quejas, inconformidades, sugerencias y/o reclamos sobre los proyectos de desarrollo. Únicamente se dispone de un registro en formato Excel, el cual principalmente cuenta con información vinculada con el DLCG.

M1.5: SEGUIMIENTO Y CONTROL

a) No se dispone de una estrategia de fiscalización y medición de la gestión de los proyectos de desarrollo en ejecución, ni de la evaluación ex-post de los mismos. Al respecto, no se evidenció información que respalde la selección de los proyectos a los cuales se realizará ese tipo de evaluación, o de informes con los resultados obtenidos.

b) No se han definido sanciones para los entes ejecutores que evidencien irregularidades en la gestión de los proyectos de desarrollo. Actualmente, solo se notifican las situaciones irregulares encontradas, pero no se les da seguimiento a su corrección, y esto no tiene consecuencias para el otorgamiento futuro de recursos.

c) No se realizan encuestas de percepción de las partes interesadas sobre la gestión de los proyectos de desarrollo, que permita conocer posibles oportunidades de mejora. Asimismo, si bien las redes sociales son un medio para comunicar sobre esos proyectos por parte de JUDESUR, no se realiza un monitoreo sobre las opiniones de los usuarios.

9 El 50% de los encuestados señalan que JUDESUR tarda entre 1 y 3 meses en responder sus

requerimientos de información. 10

El 49% de los encuestados desconoce la existencia de espacios para asesorías y el 43% de los que indican conocer el servicio, comentan no utilizarlo.

11 El 86% de los encuestados desconoce los informes de rendición de cuentas de JUDESUR.

12 El 47% de los encuestados desconoce de la existencia de la Contraloría de Servicios.




P2: ASIGNACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS

2.14 De la revisión de los expedientes de 30 de proyectos de desarrollo del periodo 2014-2017, que se encontraban en ejecución al 31 de diciembre de 2017, y que representan el 75% (₡11.185,7 millones) de desembolsos realizados por JUDESUR en ese periodo (₡14.829,7 millones), se identificaron las siguientes debilidades en la ejecución de las etapas de dicho proceso:

M2.1: CALIFICACIÓN DE IDONEIDAD

a) Del análisis del 73,3% (22) de los proyectos de la muestra a los cuales les aplican13 los requisitos de esta etapa, se determinó que en promedio el 34% de esos requisitos no se cumplen, tal y como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

CUADRO N° 6 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - CALIFICACIÓN DE IDONEIDAD

REQUISITOS O ACTIVIDADES

INFORMACIÓN EN EL EXPEDIENTE

COMPLETA

PARCIAL

INCOMPLETA

Análisis del cumplimiento de requisitos 13 9 -

Recomendación del Comité de Idoneidad 4 18 -

Acuerdo de JD sobre calificación de idoneidad - 21 1

Comunicación al ente ejecutor 14 7 1

Fuente: CGR, con base en la revisión de expedientes de 22 proyectos de desarrollo.

M2.2: RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ANÁLISIS DE LA PROPUESTA DE PROYECTO

b) Al realizar un análisis de los requisitos aplicables en esta etapa, según tipo de proyecto, se determinó que en promedio un 36% no se cumplen, tal y como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

CUADRO N° 7 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ANÁLISIS DE PROPUESTAS

REQUISITOS O ACTIVIDADES TIPO DE

PROYECTOS1/


COMPLETA PARCIAL INCOMPLETA

Verificación de la calificación de idoneidad 22 15 - 7

Verificación de requisitos del expediente 30 28 2 -

Verificación de cumplimiento de artículos 12 y 13 del RGF 30 29 - 1

Verificación de vinculación del proyecto con el PDR 30 - - 30

Informe técnico del ingeniero 18 17 - 1

Visto bueno del ingeniero 18 15 - 3

Informe del análisis financiero del proyecto2//

5 3 2 -

13

No aplica a 8 proyectos de instituciones públicas, centros educativos y un organismo internacional.




REQUISITOS O ACTIVIDADES TIPO DE

PROYECTOS1/



Recomendación del Comité de Crédito2/ 5 1 - 4

Informe de evaluación económica-social del proyecto3/

25 22 1 2

Recomendación de la Jefatura de Desarrollo a la Dirección Ejecutiva

30 30 - -

Análisis de proyecto por la JD 30 2 - 28

Acuerdo de aprobación del proyecto por la JD 30 30 - -

Comunicación al ente ejecutor sobre resolución de la JD 30 3 - 27

Solicitud del ingeniero para la visita inicial4/ 16 1 4 11

Acreditación de permisos constructivos 16 2 1 13

Aprobación de presupuesto por la CGR 30 27 - 3

Refrendo del contrato 30 29 1 -

Aprobación de presupuesto del ente ejecutor por la CGR 20 13 5 2

Notificación del desembolso al ente ejecutor 30 25 - 5

Nota: 1/ se refiere al total de proyectos que les aplica el requisito. 2/ Aplica en proyectos reembolsables. 3/ Aplica en proyectos no reembolsables. 4/ Aplica en proyectos constructivos.


c) Tres proyectos se incluyeron en el año 2009 para aprobación presupuestaria, por un monto desembolsado de ₡574,5 millones, sin contar con el análisis administrativo y técnico correspondiente ni con la aprobación por parte de la Junta Directiva. Esos proyectos fueron aprobados por esa Junta dos años después de incorporados en el presupuesto, cabe señalar que los desembolsos correspondientes se realizaron posteriores a su aprobación.

d) En un proyecto reembolsable no se evidencia el documento con la recomendación del Comité de Crédito y del Director Ejecutivo. No obstante, se aprobó por la Junta Directiva y se realizaron los desembolsos correspondientes.

e) En dos proyectos se realizaron desembolsos por la suma de ₡433,6 millones y ₡181,9 millones, sin contar con el contenido presupuestario aprobado.

M2.3: CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS

f) Al realizar un análisis de los requisitos aplicables en esta etapa, se determinó que en promedio un 63% no se cumplen, tal y como se muestra seguidamente:




CUADRO N° 8 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS

REQUISITOS O ACTIVIDADES PROYECTOS1



Cronograma de seguimiento y control3/ 16 1 0 15

Verificación del cumplimiento de la normativa del CFIA2/ 16 7 1 8

Aprobación de inicio de la obra3/ 15 6 0 9

En caso de irregularidades, notificación al ente ejecutor2/ 11 8 - 3

Fiscalización sobre el avance de cada etapa del proyecto

3/

16 6 8 2

Informe de cierre del proyecto3/ 6 1 1 4

Comunicación del informe de cierre al ente ejecutor2/ 6 0 0 6

En caso de irregularidades, subsanación por parte del ente ejecutor

2/

10 1 1 8

Liquidación del proyecto por parte del ente ejecutor2/ 16 8 6 2

Cronograma de visitas a los proyectos4/

14 0 0 14

Fiscalización sobre el avance de cada etapa del proyecto

4/

14 4 6 4

Informe de cierre del proyecto4/ 4 1 - 3

Liquidación del proyecto por parte del ente ejecutor4/ 14 7 4 3

Nota: 1/ se refiere al total de proyectos que les aplica el requisito. 2/ Aplica en proyectos constructivos. 3/ Aprobación del Ingeniero en proyectos constructivos. 4/ Aplica en proyectos no constructivos.


g) A pesar de requerirse informes de fiscalización para el giro de los recursos, en cinco de los proyectos revisados, por un monto total de ₡2.747,4 millones, no se evidencia el informe de fiscalización de uno de los desembolsos asociados. Asimismo, en otro proyecto el informe de fiscalización del último desembolso, se realizó dos años después de concluida la obra.

h) En tres de los proyectos, con un saldo desembolsado de ₡906,7 millones, se incorporan informes del ingeniero de JUDESUR que señalan la existencia de una sub-ejecución de los recursos, así como deficiencias en el avance de los proyectos; sin embargo, se realizan aprobaciones de los siguientes desembolsos, lo cual es contrario a lo definido en el punto 4.2.12 del apartado de Control de avance de proyectos de desarrollo del Manual de Procedimientos de JUDESUR.

i) JUDESUR carece de un mecanismo de control que permita determinar los costos asociados a la fiscalización de los proyectos de desarrollo; lo cual se evidencia en una ejecución presupuestaria del 2,1% (₡5,7 millones) de los recursos disponibles para el periodo 2014-2017 (₡278 millones) provenientes del 2% de la comisión de fiscalización por desembolsos.




M2.4: FINIQUITO DEL PROYECTO:

j) Del análisis de 33,3% (10) de los proyectos de la muestra a los cuales les aplican14 los requisitos de esta etapa, se determinó que en promedio un 80% de esos requisitos no se cumplen, tal y como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

CUADRO N° 9 CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS - FINIQUITO DE LOS PROYECTOS

REQUISITOS O ACTIVIDADES


COMPLETO INCOMPLETO

Criterio de la JD sobre el buen uso de recursos 2 8

Informe de finiquito del proyecto 2 8

Refrendo del finiquito por la Asesoría Legal 2 8


k) En ocho expedientes no se evidencian las razones por las cuales no se dispone del finiquito y el respectivo refrendo, tal y como se establece en el punto 4.6 del apartado Control de Avance de Proyectos de Desarrollo del Manual de Procedimientos de JUDESUR.

2.15 Las situaciones descritas en este hallazgo, se originan en la no definición por parte de JUDESUR de mecanismos para controlar los proyectos de desarrollo realizados, informar al ciudadano sobre la gestión de esos proyectos y conocer las necesidades reales de la población de esa zona; así como, de la no aplicación de las regulaciones establecidas por esa entidad para gestionar dichos proyectos.

2.16 Tal situación provoca que la Administración utilice diferentes criterios para realizar las fiscalizaciones a los proyectos, lo cual afecta la rendición de cuentas a la ciudadanía sobre la ejecución de los recursos y su aporte al desarrollo de la zona sur.

3. Conclusiones

3.1 Con base en los resultados de la auditoría realizada en JUDESUR, se concluye que, debido a la importancia de los incumplimientos señalados en la sección de resultados de este informe, la gestión de la transparencia institucional no se encuentra implementada formalmente, no es evaluada ni se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo de la institución, de conformidad con el marco regulatorio aplicable.

3.2 Adicionalmente, si bien JUDESUR ha definido mecanismos para la transparencia en la gestión de proyectos, dichos mecanismos no son efectivos, ya que no se encuentran implementados, no son evaluados, ni se han integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo del Departamento de Desarrollo.

14

Al 30 de junio de 2018 han finalizado 10 proyectos.




4. Disposiciones

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015, publicada en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, dichos Lineamientos entraron en vigencia a partir del 4 de enero de 2016.

4.3. El Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL LICENCIADO CARLOS FERNÁNDEZ MONTERO EN SU CALIDAD DE DIRECTOR EJECUTIVO O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4. Definir, formalizar, divulgar e implementar los mecanismos para la gestión efectiva de la transparencia en el pilar de institucionalidad, considerando al menos: identificación de partes interesadas; definición de políticas, acciones, e indicadores para la gestión de la transparencia institucional; normativa interna para la atención de requerimientos, gestión de la calidad de información y participación ciudadana. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2019, una certificación en la cual se acredite la definición, formalización y divulgación de los mecanismos solicitados y al 31 de julio de 2019, una certificación en la que conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.9).

4.5. Definir, formalizar, divulgar e implementar los mecanismos para la gestión efectiva de la transparencia institucional, en el pilar de acceso a la información, en los que se incluyan al menos: regulaciones sobre divulgación y actualización de la información organizacional y de procesos. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2019, una certificación en la cual se acredite la definición, formalización y divulgación de los mecanismos solicitados y al 31 de julio de 2019, una certificación en la que conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.9).

4.6. Definir, formalizar, divulgar e implementar los mecanismos para la gestión efectiva de la transparencia institucional, en el pilar de rendición de cuentas, considerando al menos: regulaciones internas para la divulgación de los resultados de la gestión institucional y la documentación del proceso de toma de decisiones. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2019, una certificación en la cual se acredite la definición, formalización y divulgación de los mecanismos solicitados y al 31 de julio de 2019, una certificación en la que conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.9).

4.7. Definir, formalizar, divulgar e implementar los mecanismos para la gestión efectiva de la transparencia institucional, en el pilar de participación ciudadana, en el que se incluyan al menos: actualización del procedimiento para la gestión de las denuncias; atención del derecho de petición y los medios para la participación ciudadana en la formulación de




planes, programas y proyectos de desarrollo. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2019, una certificación en la cual se acredite la definición, formalización y divulgación de los mecanismos solicitados y al 31 de julio de 2019, una certificación en la que conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.9).

4.8. Definir, formalizar, divulgar e implementar los mecanismos para la gestión efectiva de la transparencia institucional, en el pilar de seguimiento y control, considerando al menos: objetivos, metas e instrumentos de medición para la evaluación de la gestión de la transparencia y la percepción ciudadana. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de julio de 2019, una certificación en la cual se acredite la definición, formalización y divulgación de los mecanismos solicitados y al 30 de septiembre de 2019, una certificación en la que conste su implementación. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.9).

4.9. Definir, formalizar, divulgar e implementar los mecanismos para la gestión efectiva de la transparencia en la asignación, ejecución y control de los proyectos de desarrollo, considerando al menos: la definición de plazos para la calificación de idoneidad, aprobación y verificación del avance de proyectos; establecimiento de sanciones por el incumplimiento de responsabilidades, así como de entes ejecutores que evidencien irregularidades en la gestión de los proyectos de desarrollo; acciones para la vinculación de los proyectos con el Plan de Desarrollo Regional; corrección de debilidades de registro de información en los sistemas; capacitación del personal; mecanismos para divulgación y actualización de la información del estado de los proyectos y sus resultados; definición de actividades de supervisión y evaluación de proyectos, con su respectivo control de costos. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de julio de 2019, una certificación en la cual se acredite la definición, formalización y divulgación de los mecanismos requeridos y al 30 de septiembre de 2019, una certificación en la que conste su implementación. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.10 al 2.16).

4.10. Definir e implementar las acciones para cumplir con lo dispuesto en el Reglamento N° 37045-MP-MEIC, respecto a la incorporación de la información correspondiente en el Catálogo Nacional de Trámites y la definición de un Plan de Mejora Regulatoria. Remitir al Órgano Contralor, a más tardar el 31 de enero de 2019, una certificación en donde se acredite la definición de las acciones requeridas y al 29 de marzo de 2019, una certificación en donde se acredite la implementación de esas acciones. (Ver Hallazgos 1.1, párrafos 2.1 al 2.9).

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Gerente de Área

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Asistente Técnica

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