INFORME_RESULTADOS_PC04_UT_2014.pdf

SIGC-SUA

Informe de Auditoría Interna de Seguimiento. Ciclo de Gestión del SIGC-SUA. 2014.

INF-AIS. CC-SIGC-SUA-2014

INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA DE SEGUIMIENTO 2014.

PROCESO CLAVE PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO. FECHA: DÍA Y HORA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. 11/09/14 – 9 h.

EQUIPO AUDITOR DEL PROCESO: Auditor coordinador de proceso: Luis Espinosa de los Monteros Moreno.

Auditor/es: José Luis Pedrosa Delgado

UNIDAD/ES: Unidad Técnica RESPONSABLE Nemesio Martínez Mellado. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA: OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS

1.- INDICADORES:

Verificación de las mediciones periódicas de los indicadores de procesos que proceda según la fecha de auditoría.

2.- QUEJAS Y SUGERENCIAS: Verificación de la gestión de quejas y sugerencias, en su caso realización de acciones de mejora.

3.- COMPROMISOS DE CALIDAD INCUMPLIDOS:

Seguimiento de las mejoras desplegadas sobre los compromisos de calidad incumplidos en la medición del anterior ciclo de gestión.

4.- INSTRUCCIONES TÉCNICAS: Verificación de la conformidad de la gestión de los procesos a las Instrucciones Técnicas aplicadas según la documentación de los procesos.

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1.- INDICADORES Proceso PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO. Servicio/Unidad SIGC-SUA Unidad Técnica

Indicador Objetivo Periodicidad de medición

Medido Cumplido Observaciones (en caso de no medición)

Previsión de cumplimiento (en caso de no cumplimiento) Sí No Sí No

I.[ PC 04.11]-01-[UT] Porcentaje del grado de cumplimiento de las actividades programadas en mantenimiento preventivo

Recursos Internos >=90% Recursos Externos 100%"

Continua

x x

I.[ PC 04.11]-02 Porcentaje del grado de cumplimiento de las actividades programadas en mantenimiento normativo.

100% Continua

x x

I.[ PC 04.11]-03 Porcentaje que representa el número de avisos a los afectados por las actuaciones programadas, cursados con una antelación mínima de 7 días a la fecha de su ejecución

100% Semestral

x x

I.[ PC 04.13]-14 Porcentaje de partes de trabajo de mantenimiento correctivo finalizados desde su tramitación, en los siguientes plazos: 2, 5 10 y 20 días hábiles.

>=75% >=85% >=90% >=95%

Trimestral

x x

Valoración de auditoría

I.[ PC 04.11]-01-[UT]: Los datos arrojan un resultado de 65% para recursos internos y 58% para los externos. La explicación de esta situación es que la carga de programación anual está sobre todo en el último trimestre, es por ello que el indicador acumulado muestra un posible incumplimiento, que no es tal. Si tenemos en cuenta esta circunstancia y segmentamos mes a mes, proporcionalmente al tiempo transcurrido en el que se han tomado los datos, el valor del indicador muestra un cumplimiento del 100%, tanto en recursos internos como externos, evidenciado y observando la trazabilidad en la recogida de datos. En este sentido, se verifica la observancia de la Unidad en relación a la recomendación 39-2013, incorporada en este indicador y asumida en su totalidad. I.[ PC 04.11]-02: El resultado de este indicador es de 54% sobre la programación anual. En este caso se da la misma circunstancia comentada en el anterior indicador. Segmentando mes a mes, proporcionalmente al tiempo transcurrido en el que se han tomado los datos, el valor del indicador

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muestra un cumplimiento del 100%. Además también se ha evidenciado y verificado la trazabilidad en la recogida de datos. I.[ PC 04.11]-03: Se han auditado los datos recogidos en este indicador respetando su periodicidad de medición hasta junio de 2014 (primer semestre). Hasta esa fecha se han analizado 4 comunicaciones, y se ha comprobado la gestión realizada sobre las mismas y su correspondiente cierre, por lo que el resultado del indicador arroja un valor de cumplimiento del 100%. I.[ PC 04.13]-14:

Valor objetivo Resultado 1er. Trim. Resultado 2º Trimest. >=75%

81.4 % 89.1 %

>=85%

94.7% 96.2%

>=90%

95.5% 98.0%

>=95% 97.9% 99.1% Del análisis de los datos obtenidos se observa un cumplimiento bastante holgado del indicador en cada uno de los plazos analizados. Interesaba saber de este análisis cuál es la tendencia comparando estos datos con los del ejercicio anterior en el mismo período, siendo ésta extremadamente positiva, lo que evidencia una evolución satisfactoria en la gestión y ejecución de los partes de trabajo de mantenimiento correctivo en los plazos exigidos por el indicador.

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2.- QUEJAS Y SUGERENCIAS

Proceso PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO. Servicio/Unidad SIGC-SUA Unidad Técnica

Quejas Respuesta en plazo Gestionada

Valoración por la Unidad Mejoras

realizadas Valoración de auditoría

de las mejoras implantadas Sí No Sí No Sí No

7 quejas en total: 2 sobre limpieza 4 sobre climatización 1 sobre horarios

x x

Todas se valoran correctamente por la Unidad, realizando comunicaciones a los responsables de los procesos.

x Se han analizado las posibles causas de aquellas quejas susceptibles de intervención por la Unidad, aunque no se ha contemplado ninguna acción de mejora a nivel global.

Quejas Informales: Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

No se han registrado quejas informales.

Valoración de auditoría Se verifica la respuesta en plazo de las quejas, el análisis realizado y la realización de actuaciones en el caso que ha sido necesario.

Proceso PC 04. GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO. Servicio/Unidad SIGC-SUA Unidad Técnica

Sugerencias Respuesta en plazo Gestionada

Valoración por la Unidad Mejoras

realizadas Valoración de auditoría

de las mejoras implantadas Sí No Sí No Sí No

4 Sugerencias sobre tangibilidad

x x

Todas se valoran correctamente por la Unidad, realizando comunicaciones a los responsables de los procesos.

x Se han analizado las posibles causas de aquellas quejas susceptibles de intervención por la Unidad, aunque no se ha contemplado ninguna acción de mejora a nivel global.

Sugerencias Informales: Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

No se han registrado sugerencias informales.


Se verifica la respuesta en plazo de las sugerencias, el análisis realizado y la realización de actuaciones en el caso que ha sido necesario.

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4.- INSTRUCCIONES TÉCNICAS Proceso PC 04.13 Ejecución del mantenimiento Servicio/Unidad SIGC-SUA Unidad Técnica

Instrucciones técnicas Auditoría (verificación):

evidencias de conformidad de gestión

Conformidad: adecuación de la gestión a la

I.T. Observaciones de auditoría

Sí No

IT.[PC 04.13]-01 Protocolo Revisión de Mantenimiento preventivo – correctivo. Centros de transformación. ( PROT-001)

Se verifican los siguientes elementos a nivel general y empleando la técnica aleatoria:

- Planificación y periodicidad en mantenimiento según planing aprobado.

- Comunicaciones según flujograma de proceso.

- Registros de avisos y posteriores actuaciones.

- Análisis de causas de incidencias.

- Inspección periódica reglamentaria (1 anual, 1 concertada y 1 cada tres años según normativa con la Consejería de la Junta de Andalucía).

- Se verifican los formularios adjuntos a la I.T., que corresponden con los registros y su trazabilidad.

X

IT.[PC 04.13]-07 Criterios Actuación Mantenimiento en CPD

-Se verifica la correspondencia de la I.T en relación a la descripción realizada en el proceso y flujograma. Se hace especial incidencia en observar la trazabilidad de los partes según su forma entrada en el proceso. -Se observa la realización de análisis de los partes de mantenimiento para su mejor distribución y gestión.

X

Se destaca la coordinación entre la esta Unidad con otras unidades, en especial con el Servicio de Informática y el Servicio de Vigilancia, lo cual incide en el correcto tratamiento y gestión de las alianzas necesarias.


Aunque el tiempo transcurrido desde la última auditoría hasta la fecha de la presente ha sido escaso, se destaca el interés de la Unidad por seguir evolucionando y desarrollando las herramientas internas y el compromiso del personal, que permiten ejercer un extremado control sobre las actividades que tiene encomendadas. Fruto de ello, aunque no sea objetivo de esta auditoría, cabe mencionar la primera aproximación que se está realizando desde la Unidad en los ámbitos de logística y almacén, teniendo ya indicadores asociados de actividad que, aunque no arrojan en la actualidad excesiva información para su análisis y toma de decisiones, sí que suponen un impulso para avanzar en otros campos de actuación, asegurando, obviamente lo ya conseguido.

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