Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
InfosessieOpstart VaccinatiecentraProcessen & ToolsMaandag 8 februari 2021
Agenda
09.00u – Welkom 09.10u – Macro-Planningprocessen (Logistieke planning en Allocatie)09.30u – Overzicht van de processen / scripts in een vaccinatiecentrum10.00u – IT applicaties in het centrum en voorziene ondersteuning10.15u – Demo van basisinstellingen voor opstart in Doclr
Macro-Planningprocessen(Logistieke planning en Allocatie)
Logistieke Planning en Allocatie
Bevestiging levering vaccins
Preallocatie vaccins aan
vaccinatiecentraFinale allocatie
Preallocatie
VAZG
VACC INAT IECENTRUM
Farmaceutisch Verantwoordelijke
Capaciteits-planning o.b.v.
preallocatie
Capaciteits-planning
Coördinator
PRODUCENT
Openstellen reservatiesysteem +
trigger uitnodigingen
Bestelling/boeking transport
D=0
D-4
D-8
D-9
D-8
D-9
D-10
Go Live ELZ (onder voorbehoud)
Schematisch
1. Ontvangst Bevestiging vaccins
2. Pré - allocatie vaccins
3. Capaciteits-planning
4. Finale allocatie vaccins
5. Openstellen Reservatie-systeem
Pré-allocatie: Vandaag!Capaciteitsplanning: vanaf vandaag, bevestiging vóór 10/2 door niet te reagerenFinale allocatie: 10/2Levering ten vroegste 18/2, Vaccinatie kan starten de dag nadienMedista bevestigt de exacte leverdatum begin volgende week. Vervolgens: werkschema invullen en uitnodigingen uitsturen. Met e-mail (+/- 70%) en brief (allemaal)
Overzicht van de processenin een vaccinatiecentrum>Scripts
Vanaf 15/Feb
Vaccinatie zichtbaar in MyHealthViewer
Auto-upload vaccinaties naar
Vaccinnet
Manuele upload vaccinaties naar
Vaccinnet
Naar huis
Afgave anamnese vragenlijst + vaccinatie +
registratie vaccinatie
Naar huis
Dry run scripts vs. opstart week 15 februari
Overlopen anamnese vragenlijst
Overlopen informatie over vaccinatie
anamnese vragenlijst
Openstellen reservatiesysteem +
trigger uitnodigingen
Bevestigen / verplaatsen & bevestigen / annuleren van
afspraken 1e en 2e dosis
Aanmelden bij VC voor 1e
dosis afspraak (<38°C, geldig ID, uitnodiging
en/of e-ticket, en geen (andere) Covid-19 symptomen)
Openstellen reservatiesysteem + upload
uit te nodigen burgers
Aanduiding voor snel-boek-procedure
Afspraken vastleggen & bevestigen
D+2
D-4 D=0
Anamnese vragenlijst met aanduiding lijn
NegatiefadviesPositief
advies
Vaccinatiekaartje
Vanaf 15/Feb
Vanaf 15/FebVanaf 15/Feb
Vanaf 9/Feb
Dry run scripts
I. Inhoud van dit document
1. Tabblad Persona burger
2. Tabblad Medewerkers
3. ScriptsBevat 34 individuele scripts die stap per stap een bepaalde situatie doorlopen.
II. Hoe dit document te gebruiken
1. Er wordt aan elke burgerpersona in tabblad "Persona burger" één of meerdere vrijwilligers toegekend.2. De medewerkers nemen de toegekende scripts in tabblad "medewerkers" door.3. De vrijwilligers nemen hun individuele persona, samen met de gelinkte scripts, door. 4. In functie van hun persona doorloopt de vrijwilligger het vaccinatieprocess zoals beschreven in de scripts.
Bevat alle mogelijke omschrijvingen van situaties waarmee de burger in aanraking komt voor, tijdens en na de vaccinatie. Elke rij komt overeen met 1 mogelijke situatie & is gelinkt aan één of meerdere scripts die stap per stap de situatie overloopt.
Bevat alle medewerkers die zich in het vaccinatiecentrum begeven.Elke rij komt overeen met 1 rol & is gelinkt aan één of meerdere scripts waarmee de medewerker in aanraking zal komen.
Voortraject
Opladen van de uit te nodigenpopulatie in Doclr
post sms email
Afspraak Checklist
IT-toepassingenin het vaccinatiecentrum& voorziene ondersteuning
Doclr Vaccinnet Voorraad-beheer
AfsprakenbeheerCentrumconfiguratieBeheer en aansturing van de algemene afsprakenkalender
X
OnthaalInchecken van patiëntenUitchecken (optioneel)
X
Medische Anamnesescannen idAnamnese (op papier)OK Ja/nee
X
Vaccinatiescannen idRegistratie vaccinatie via Doclr X
Wachtkamer en verlaten van het centrumUitchecken van patiënten (optioneel) X
Bereiding en voorraadLabelen van opgetrokken spuitenBeheer van voorraden in voorraadbeheersysteem X
Administratieve naverwerking VaccinatiesExport uit Doclr en upload vaccinnet X X
IT-toepassingen
Algemene en gerichtecommunicatie
Documentatie & instructievideo’s
Opleidingssessies via MS Teams
Open sessies voorvraag en antwoordvoor gebruikers
Ondersteuning
Gebruikershelpdeskvoor de toepassingen
Voor de vaccinatiecentrain het gebruik van de toepassingen
Via webinars engeschreven communicatie
Via een webpagina onderwww.laatjevaccineren.be
Via een open opleidingskalender
Op een aantal vastgelegdetijdstippen
Terugkoppel-momenten voorcentrum-verantwoordelijken
Op een aantal vastgelegdetijdstippen
08u-18u -> specifiektelefoonnummer en email adresvolgen
Vaste open opleidingskalender voor de medewerkers in functie van hun rol in het centrum en de te gebruiken tools
Mix van tijdstippen per onderwerp (afwisselend)
Iedere sessie heeft een teams link. Voor deelname is geen inschrijving vereistCentrumverantwoordelijken helpen te verduidelijken wie welke opleiding best volgt. ->
Wordt ook uitgelegd op de nog te voorziene webpagina op laatjevaccineren.be
Opleidingssessies voor gebruik van de IT-tools
8/02 Maandag 9/02 Dinsdag 10/02 Woensdag 11/02 Donderdag 12/02 Vrijdag
09u00
12u00
14u00
16u00
18u00
On-site dry-run Izegem
Toegang tot de test-omgeving Doclr
Oefentijd
Parametrisatie centrum& Manueel uitnodigen
Ik begrijp wat er komt
Oefentijd
Ik kan in test mijn centrum configureren
Ik probeer enkele scenario’s uit en kan terugvallen op assistentie
Ik krijg de laatsteinstructies mee in functie
van maandag 15/2
Collectieve sessie
Ondersteunende sessie
Ondersteunende sessie
Voorbereidingsweek met focus op de centrumverantwoordelijken
Kom binnen enstel je vraag
MS Teams Café, met chat
Rond gebruik van de apps, Parametrisatie, Agenda slots
Overlopenoefenmateriaalwat kan ik uitproberen
Webinar& Doclr Demo
MS Teams Café, met chat
Gebruik van de apps
Parametrisatie, Agenda slots
TerugkoppelmomentOverzichtopleidingsschema15-19/2
What’s new. Finale manier van werken voorweek van 15e
Q&A Businessvragen
Oefentijd
Wie moet welke kennis verwerven in Doclr?Vaccinatoren,Afnemers anamnese
Onthaal- en/of callcentermedewerker
Centrum-verantwoordelijke
Farmaceutisch verantwoordelijke
• Scannen ID• Ingeven van anamneseresultaat (tbd)• Vaccinregistratie x x x
• Scannen ID • Inchecken • Uitchecken (indien van toepassing) x x x
• Configuratie centrum (lijnen, benamingen, doorstroomsnelheden, ..)
• Afsprakenbeheer• Gebruikersbeheer centrummedewerkers
x x
• Exporteren vaccinatiegegevens voor Vaccinnet(Details over vervolgstappen in de van de “Vaccinnet opleiding) x x
InformatiebronnenDraaiboeken via https://www.laatjevaccineren.be/alles-voor-een-vlotte-organisatie-
van-een-vaccinatiecentrum.
Deze presentative + opname als starterspakket.Ondersteuning van de centrumverantwoordelijkenom hun medewerkers te briefen.
Specifieke webpagina op https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor-een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum
documentatie, opleidingsmateriaalopleidingskalender
Terugkoppelmomenten voorcentrumverantwoordelijken
Tussen de middag op ma, woe, vrij vanaf 15/2
Uitwisseling van ervaringen / tips tussen de centraFeedback rond verloop en verbeterpunten rond o.m. kennisopbouw,
zelfredzaamheidGelegenheid om de centrumverantwoordelijken te briefen rond evoluties
Voorziene releases van de toolsNieuwe functionaliteitenCorrecties voor vaak voorkomende foutenUpdates van documentatieUpdates van trainingsinhoud of aangeraden nieuw te volgen sessies voorspecifieke rollen
https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor-een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum
Demo Centrumconfiguratie in Doclr
Zie aparte presentatie opwww.laatjevaccineren.be/webinars-covid-19-vaccinatie
Bedankt en success!
EindeBedankt voor uw deelname
www.laatjevaccineren.be/covid-19/vaccinatie-covid-19-voor-professionals
U vindt alle info terug via laatjevaccineren.be