Otočec, 16.5.2008

Infotehna, d.o.o. Predstavitev podjetja

Čedo Jakovljevićcedo.jakovljevic@infotehna.si

direktor

2

• Kaj delamo? • Integrirane lastne rešitve za upravljanje dokumentov in procesov (Enterprise Document

Management Systems - EDMS)• Kdo smo?• 50 sodelavcev, 60% moški, 40% ženske, 85% fakultetna izobrazba, 25% magisterij, 1

doktor znanosti, računalniški inženirji, ekonomisti, kemiki, farmacevti, strojniki, družboslovci• Kje smo?• Novo mesto, Ljubljana, Zagreb, Chicago, Kijev, Istanbul, Mumbai, London, Riga, Varšava,

Praga• Kako? • Obvladovanje informacijskih tehnologij in poslovnih procesov, partner EMC, ISO

9001:2000 in ISO 27001• Koliko imamo uporabnikov? • Preko 30 podjetij v Evropi, ZDA in Aziji, okoli 10.000 končnih uporabnikov• Kdaj?• Poslujemo v časovnih pasovih od GMT-9 do GMT+3 (San Diego Kalifornija, Nižnij

Novgorod Rusija) • Zakaj to delamo? • Ker imajo uporabniki probleme z obvladovanjem velikih količin dokumentov v poslovno

kritičnih procesih

Infotehna

3

• Lastne rešitve za upravljanje dokumentov in procesov• myProcess - lastna rešitev za konfiguriranje poslovnih

procesov (cca 500.000 vrstic kode)• myPress – lastna rešitev za oblikovanje velikih dokumentov• myPharma – lastne rešitve za RA QA/QC, R&D (cca 25.000

strani A4 formata opisov) • Razvoj programske opreme cca 10 € za vrstico (70%

dokumentiranje in odpravljanje napak)• Od 2000 smo vložili okoli 5 milijonov evrov v razvoj

lastne programske opreme

Produkti

4

• 2001 - prva konferenca uporabnikov in ustanovitev IPUG (Infotehna Pharma User Group)

• 2001 - General Electric Capital marec 2001• 2002 - Liquent investira 500.000 EUR za 15% delež, vrednost

podjetja 3.330.000 EUR, • 2003 - 4. IPUG konrerenca v Freisingu, Nemčija, Ratiopharm• 2004 - prehod na novo generacijo spletnih rešitev myProcess

za področje R&D, QA/QC• 2005 - myPress za oblikovanje velikih dokumentov• 2007 - projekti na Švedskem, V.Britaniji, na Irskem • 2008 – Maneesh, Unichem, Egis, Saas (Software as a Service)

Mejniki – prodor na mednarodni trg

5

• ISO certifikat od 2001• Med najboljšimi tremi hitro rastočimi podjetji na Dolenjskem

in v Posavju 2005• Dolenjsko posavska gazela 2006• Občinske nagrade za inovacije 2003, 2006 in 2007• Nagrada za inovativnost GZS 2007• IT Europa Award 2008 v kategoriji Information Management

Poslovni dosežki

6

• Projekt Družbena odgovornost – tretja nagrada• Skrb za zaposlene

•Športno društvo Infotehna•Kulturno društvo Infotehna•Certifikat Družini prijazno podjetje•Top 10 v Sloveniji glede izobraževanja zaposlenih

• Donacije in sponzorstva•pevski zbori Jasmin, Pomlad in Krka•Društvo Mojca•Društvo za zdravje srca in ožilja Dolenjske•Europadonna - združenje za boj proti raku na dojki•Lokalpatriot – Jazzinty, Fotopub•obdarovanje Infotehninih malčkov•Ordinacija kroničnih ledvičnih bolnikov•Osnovna šola Dragotin Kette•Pediatrična klinika•Pozdrav poletju (finančna pomoč otrokom)

Družbena odgovornost

7

• Uporaba Infotehninih rešitev organizacijam omogoča, da obseg papirne dokumentacije zmanjšajo celo do 50-krat oz. na dva odstotka prvotne velikosti.

• V Infotehni torej posredno, a zato nič manj pomembno, pomagamo ohranjati gozdove. V vseh sistemih, ki smo jih vzpostavili, je skupaj zajetih že preko 80.000.000 strani dokumentacije; nekaj je bilo prenesene iz papirne oblike, večina pa je nastala kot nadomestek le-te.

• Če upoštevamo, da je treba za proizvodnjo pol tone papirja posekati približno 17 dreves, en list papirja pa tehta 4 grame in pol, lahko ponosni zaključimo, da smo pomagali ohraniti že preko šest tisoč dreves, kar je že pravi pravcati gozd.

Odgovornost do narave in varovanje okolja

8

Infotehna uporabniki sistemovInfotehna uporabniki sistemov Infotehna uporabniki v Infotehna uporabniki v ZDAZDA

STADA group

Uporabniki storitevUporabniki storitev

FARMACEVTSKE REFERENCE

a UNICHEM comp.

9

Naši drugi uporabniki

MO Koper

10

INFOTEHNA NAVZOČNOST

● poslovalnice in partnerji● uporabniki● poslovni stiki…

STROŠKI ●

●

●● ●

●●

●●

●

●

●● ●

●

●

● ●●●

●●● ●●

●●●●

●●

11

40%

70%

200%

25K

Realnost je …

Vir: Forrester Research, Media Asset Management

Letna stopnja rasti obsega vsebine

Čas, ki ga povprečno porabi strokovnjak za iskanje najrazličnejših vsebin Kako pogosto vsebino

informacije ponovno kreiramo, namesto da bi uporabili obstoječo

Letno število prejetih elektronskih sporočil

12

• Znano dejstvo v farmacevtski industriji:

KAR NI DOKUMENTIRANO, SE NI ZGODILO !!!!

Food and Drug Administration - FDA:

Zakaj elektronsko upravljanje dokumentov?

KAR NI DOKUMENTIRANO, JE ZGOLJ GOVORICA!!!

13

Kakovost vsebine

• Vpliv na poslovanje

• Kakovost izdelkov in storitev je POSLOVNO KRITIČNA funkcija • Polovico zaposlenih v dejavnostih, ki poslujejo pod zakonsko

regulativo, NE DODAJA nove vrednosti v procesih!• Kaj pa potem sploh počnejo?

DOKUMENTIRAJO PROCESE!

14

Kako je z dokumenti v podjetjih in organizacijah ?

15

95% poslovnih odločitev temelji na

informacijah zapisanih v dokumentih

Papirne transakcije so mnogo dražje

Neskladno s predpisi

Ni celostnega pregleda

Počasno, neučinkovito,

drago

Počasen odzivna tržišče

Obvladovanje velikega volumna

in oblik

Kako je z dokumenti v podjetjih in organizacijah ?

16

Kako je z dokumenti v podjetjih in organizacijah ?

17

Upravljanje dokumentov in procesov je pomemben dejavnik uspeha

Spomnimo se: čas do pričetka trženja novega izdelka ali storitve je kritičen

Priprava dokumentacije je vedno ovira

Pospešitev postopkov ~ vpliv na uspeh na trgu

18

Dokumenti in procesi

• Moramo se zavedati, da so dokumenti povezani s procesi:Dokumenti procese opisujejoDokumenti so vzrok ali posledica poslovnih procesov

• Zato:• Če želimo obvladovati dokumente, moramo znati

obvladovati procese!

19

Izziv

• Ali resnično lahko učinkovito upravljamo velike količine vsebin dokumentov in hkrati zagotavljamo skladnost s strogo zakonodajo?

20

DA, LAHKO!

• UPORABLJAJMO:

Elektronsko upravljanje dokumentov

21

Zakaj EDMS?

22

Zakaj upravljanje dokumentov v (farmacevtski) industriji?

• Obseg dela• Kompleksnost• Racionalizacija (odprava dvojnega in

večkratnega dela)• Nadzor procesov• Poročanje• Zakonodajne zahteve

Zakaj EDMS?

23

a) Obseg dela• Obseg dokumentov- dosjejev …

Število produktov/dosjejev: 500Št. Dokumentov v dosjeju: 400-600Št. verzij v 5 letih: 2Št. trgov (držav): 20Stopnja letne rasti najmanj 10%

• V 5 letih koliko dokumentov?500 x 500 x 2 x 20 x (1,1)5 ≈ 16.100.000

dokumentov

SPECS

DRAW

INGS

OLDSTUFF

(not sorted)

MIG

HT N

EED

REPORTS

Zakaj EDMS?

24

b) KompleksnostVeč kot 400 tipov dokumentov…

Dejansko je več kot 400+ poslovnih procesov in dokumenti so njih POSLEDICA.

Kako jih spravimo v elektronsko obliko?Procese opišemo s standardiziranimi elementi

– življenjskimi cikli in delovnimi tokovi

Zakaj EDMS?

25

c) Racionalizacija • Sleherni dokument je shranjen samo enkrat• Posamezni elektronski dokumenti se povezujejo v sestavljene

ali “virtualne”• Vse verzije dokumentov so shranjene, dovoljene za uporabo

pa so samo veljavne• Vsak dokument ima lastnika, ki skrbi za spremembe

Zakaj EDMS?

26

d) Nadzor delovnega procesa

• Nadzor procesa na osnovi dokumentovDelovni tok pravilni koraki

Življenjski krog zanesljivost

Vloge (odgovornosti) ni prekrivanja zadolžitev/vlog

Pooblastila pravice dostopa pooblaščenim

Atributi - lastnosti enostavno delo z dokumenti

Zakaj EDMS?

27

f) PoročanjeOddelek

PlaniranjeDoseganje ciljev

PodjetjeStatus registracijePlanirani datumi (prijava,

registracija, obnova, PSUR)

Javnost (portal)Seznam izdelkov of productsNavodila za uporabongSmPCIzbor člankov.....

Zakaj EDMS?

28

g) Regulatorne zahteve• Zunanje zahteve Regulatorne zakonodajne

zahteve Agencij za zdravila, NeES, eCTD…• Notranje zahteve skladnost z GxP (GMP, GLP, GAP,

GCP…)• Skladnost s splošnimi standardi za kakovost (ISO:

9001, 14000, 27001• Skladnost s specifičnimi standardi

FDA: 21 CFR Part 11EMEA EU Annex 11 – Requirements on electronic

records and electronic signaturesSOX)

Zakaj EDMS?

29

• eDMS – učinkovit mehanizem za upravljanje dokumentov v povezavi s poslovnimi procesi!

• Infotehna rešitve – sinergija informacijskih tehnologij in dobrih poslovnih praks

• eDMS zagotavlja pomembno skrajšanje časa do pričetka trženja:

Pospešeno delo z dokumentiIzboljšano sodelovanje med oddelki Uporaba samo odobrenih in veljavnih verzij dokumentovPospešena priprava in izdelava dosjejevPopolna skladnost z GXP in regulativo

UGOTOVITVE…

30

Pričakovane prednosti in koristi

• Učinkovito upravljanje ogromnih količin dokumentacije (cerivastatin, dosjeji, arhivi)

• Skladnost s standardi (ISO, GXP, 21 CFR 11, EU Annex 11, eCTD...)

• Globalni procesi, strokovnjaki lokalno

• Ustrezno izboljšanje delovnega in vsebinskega sodelovanja

• Časovni prihranki in skrajšanje časa do trženja

• Stroškovni prihranki (papir, tiskanje, kopiranje, arhiviranje, delovna sila, manj logistike...)

31

ROI Vračilo investicije

MATERIALNI UČINKI NEMATERIALNI UČINKI

Čas do trženja Stroškovni prihranki

Prih

odki

STROŠKI

DOBIČEK

STROŠKI

ČAS DO TRŽENJA

DOBIČEKPRIHRANKI

BREZ EDMS Z EDMS

Skladnost z zakonodajoIzboljšano sodelovanjeBoljše medsebojno komuniciranjeBolj zadovoljni zaposleniIzboljšana uporabnost obstoječih

informacij Izboljšanje upravljanje blagovnih

znamkUpravljanje znanja in intelektualne

lastnineZmanjšanje tveganja

32

Geoffrey Moore: Krivulja sprejemanja novih tehnologij

Inovatorji

POSLOVNA PREDNOST STROŠEK POSLOVANJA

Zgodnji

uporabniki

Pragmatisti

Traditionalisti - zamudniki

Zgodnja večina Pozni

uporabniki

33

Prednost in koristi!• Izdelava in distribucija dokumentacije krajša 40-60%

• Iskanje vsebine krajše do 40%

• Čas dela z dokumenti krajši do 50%

• Analitiki pravijo (KPMG), da celotni stroški izdelave in vzdrževanja kompleksne dokumentacije v reguliranem poslovnem okolju znašajo okoli 15% vseh stroškov.

• Ob upoštevanju gornjih številk lahko prihranimo do 6-8%.

• Podjetje z letno prodajo 200 mio € in dobičkom 10 mio € ima 190 mio € stroškov.

• Torej lahko prihranimo 7% od 190 m €, oziroma 13 mio € letno.

• Katero poslovodstvo bo reklo, da je investicija 250.000 € v EDMS previsoka?

34

“It is not the strongest of the species that survive, nor the most intelligent,

but the one most responsive to change”

Charles Darwin

35

Izziv upravljanja dokumentov

Ne čakajte da vas zadene tsunami! Ukrepajte danes!