INGRESO AL SISTEMA
El ingreso de usuarios externos se realizar a travs de una
cuenta enviada a su correo electrnico con su respectiva contrasea.
Esta cuenta debe ser ingresada dos veces para acceder a la
presentacin de la oferta (acceso sitio web seguro de cerrejn y
cuenta para acceso a la aplicacin BPM Compras).
El usuario y contrasea que le permitir el ingreso a la aplicacin
BPM; ste le ser enviado desde el correo [email protected].
Igualmente, esta contrasea estar pre-expirada y deber cambiarla al
primer intento de ingreso.
Pasos de ingreso al sistema
Se debe primero ingresar al sitio seguro de Cerrejn y luego al
Sistema de Gestin de Compras de Cerrejn o BPM de Compras. A
continuacin se explica el paso a paso de este ingreso.
Ingresar al sitio web seguro de Cerrejn (Extranet) En Internet
Explorer, se debe ingresar a la siguiente direccin:
https://secure.cerrejoncoal.com/bpmAl ingresar se observa una
pantalla similar a esta:
Debe ingresar los datos de usuario y contrasea que le fueron
entregados por correo electrnico como se muestra a continuacin:
Para ingresar a la Extranet, hacer clic en el botn Sign In.
Recuerde que esta sesin expira si no hay actividad durante un
periodo mximo de 10 minutos. Al terminar este tiempo deber
registrarse de nuevo para continuar.
Despus de tres reintentos fallidos en colocar la contrasea por
seguridad la cuenta ser bloqueada. Para solicitar el desbloqueo
contacte a las lneas de soporte va telefnica o por correo
electrnico.
Una vez en el portal, seleccione el link de la aplicacin:
Ingresar al link Sistema de Gestin de Compras (BPM)Al ingresar
encuentra la ventana de validacin de usuario para la aplicacin.
Debe usar el usuario y contrasea ya modificado en el ingreso
anterior.
No olvide digitar la palabra domain en el campo llamado Domain
como se muestra en la figura 4. Luego haga clic en botn
Ingresar.
Como la cuenta viene pre-expirada el primer mensaje que reciben
es que la cuenta esta vencida y le indica que debe cambiar la
contrasea.
PRESENTACIN DE LA OFERTA
Al ingresar a la aplicacin, se observarn los procesos en que el
usuario se encuentra invitado a presentar cotizacin. Los puede
identificar en su bandeja con el nmero de proceso relacionado en la
invitacin enviada:
Para diligenciar la informacin, debe seleccionar el vnculo de la
actividad REGISTRAR INTENCIN DE COTIZACIN.En esta pantalla se
visualiza la informacin general del proceso y usted debe notificar
la intencin de presentacin de cotizacin dentro del mismo. Recuerde
que si indica que NO tiene intencin de presentar oferta, al hacer
clic en el botn Enviar no tendr ms acceso para diligenciar
informacin en el proceso. Solamente diligencie SI en caso que tenga
la intencin de cotizar los elementos listados.
Una vez hayamos registrado la intencin de presentar oferta,
inmediatamente se abre la ventana donde podemos ingresar la misma.
Esta tiene tres pestaas: Info General, Oferta y SA8000. La pestaa
de SA8000, que corresponde a la encuesta de la norma de
responsabilidad social laboral, slo sale si el proveedor no la ha
diligenciado en el ltimo ao calendario en esta aplicacin.En la
pestaa de Info general se observan los datos generales de la
solicitud de oferta y los documentos adjuntos a la misma. Usted
deber leer la informacin general y descargar los documentos
adjuntos para estudiarlos en detalle.
En la pestaa Oferta se coloca la informacin comercial, econmica,
tcnica y de seguridad de la oferta. Lo primero que podemos observar
es el botn para subir la carta de presentacin de la oferta. Si
Cerrejn incluy dicho formato en los documentos adjuntos, se debe
utilizar esta forma, de lo contrario utilizar la estndar del
proveedor.Inmediatamente debajo encontramos dos preguntas
relacionadas con los familiares de empleados de Cerrejn, las cuales
se deben contestar con Si o No. En caso que se coloque Si en alguna
pregunta, debe llenar el campo Observaciones que se abre al lado de
cada pregunta.Luego se encuentra un vnculo para poder adicionar
documentos de la oferta tcnica. Aqu podrn adjuntar catlogos,
planos, e informacin tcnica detallada de los elementos ofertados.
Si van a adjuntar documentos de Office (Excel, Word, Powerpoint,
etc), estos NO DEBEN ESTAR EN FORMATO OFFICE 2007 (*.xlsx, *.docx,
*.pptx) sino en FORMATO OFFICE 97-2003 (*.xls, *.doc y *.ppt). No
debe incluir en esta seccin informacin comercial o econmica, pues
su oferta podra no ser tenida en cuenta.
Ms abajo se puede observar la fecha cuando Cerrejn solicita la
entrega de los elementos. Favor tener en cuenta esto en su oferta
para tratar de cumplir con esta fecha.
Posteriormente se encuentra la pregunta Se cotizar la totalidad
de los tems?. Viene marcado por defecto en Si. En caso que no vaya
a ofertar todos los tems, deber marcar No o la aplicacin no le
dejar avanzar con una cotizacin parcial.
Inmediatamente debajo se encuentra el campo de la vigencia de la
oferta, favor indicarla en das calendarios.
Si aplica, se deber indicar el costo de los fletes y la moneda
(USD, COP, etc) de los mismos. Es importante aclarar que los fletes
se deben cotizar de manera global teniendo en cuenta los tems y
cantidades cotizados.
