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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: SC-PT-56
NOMBRE: SERVICIO AL CIUDADANO / EXPEDICIÓN DE LEGALIZACIÓN VERSIÓN: 2
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE APOSTILLA Y LEGALIZACIONES Página 1 de 18
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
Fecha de Vigencia: 02 / 10 / 17
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 • Aprobación del procedimiento (Reemplaza el Procedimiento SC-PT-44 Expedición de Legalización)
2
• En documentos asociados se agregó: IT-FO-04 Guía de usuario (Guía apostilla y legalización usuario oficina) • Se realizó la actualización de las políticas de operación, donde se incluye: Control de producto final, Registro de Cambios internos.
• Se actualizo la matriz de procedimiento, donde se incluyeron las siguientes actividades:
• Se cambió la pregunta 2.1 por ¿el documento cumple con los requisitos?
• Se agregó la pregunta 2.2 ¿se requiere una consulta adicional?
• Se agregó la pregunta 2.3 ¿Qué tipo de consulta es?
• Se ajustaron las actividades a los numerales incluidos.
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
DIANA ISABEL PICO ORTIZ Gestor de Cambio 02/10/2017
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
JENNY ANDREA HERNÁNDEZ A. Asesora 02/10/2017
REVISÓ CARGO FECHA
AMPARO DE LA CRUZ TAMAYO RODRIGUEZ Asesora del Grupo Interno de Trabajo
de Apostilla y Legalización 02/10/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 02/10/2017
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: SC-PT-56
NOMBRE: SERVICIO AL CIUDADANO / EXPEDICIÓN DE LEGALIZACIÓN VERSIÓN: 2
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE APOSTILLA Y LEGALIZACIONES Página 2 de 18
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para legalización documentos colombianos que van a surtir efectos legales en un país que no es miembro de la “Convención sobre la Abolición del requisito de Legalización para documentos Públicos Extranjeros” suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961; Así como la certificación de la firma del Cónsul colombiano en documentos públicos otorgados en países que no son parte de dicha Convención, mediante cadena de legalización
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la recepción de todos los documentos remitidos en línea por los ciudadanos y
finaliza con la notificación de rechazo o aprobación.
Este procedimiento es de obligatoria aplicación por parte del Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones
3. BASE LEGAL
• Ley 1564 de 2012: Por medio de la cual se expide el “Código General del Proceso” Artículo 251.
• Ley 1212 de 2008 (Artículo 7) “Por medio de la cual se regulan las tasas que se cobran por la prestación de los servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores con destino al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”.
• Ley 527 de 1999 (Artículo 28) “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
• Convención de Viena de 1963 sobre Relaciones Consulares. Artículo 5. Sobre Funciones Consulares.
• Decreto 019 de 2012 (Artículo 52): Ley Antitrámites.
• Decreto 2092 de 2010 “Por el cual se modifica el artículo 3° del decreto 1024 de 1982”, relacionado con la certificación del ejercicio del cargo de Notario, para los documentos que deban presentarse en el exterior de los Estados no partes de la Convención de la Haya.
• Directiva Presidencial 04 de 2012 “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública”
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: SC-PT-56
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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE APOSTILLA Y LEGALIZACIONES Página 3 de 18
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• Resolución 8318 del 16 de diciembre de 2014, por la cual se autoriza la reposición de apostillas y legalizaciones.
• Resolución 3269 de 2016 por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar
documentos y se deroga la Resolución 7144 del 24 de octubre de 2014
• Resolución vigente a través de la cual se establecen las tarifas de los Trámites del Ministerio
4. DEFINICIONES
APLICATIVO DE APOSTILLA: El Sistema de Apostilla y Legalización permite tanto gestionar el trámite de
registro de firma de funcionario público colombiano como efectuar el reconocimiento de la firma del
funcionario público en el documento que deba surtir efecto en el exterior.
EQUIPO DE TRABAJO APOSTILLA Y LEGALIZACIONES: Equipo conformado por líderes, sustanciadores,
funcionario encargado de registro de firmas y la Asesora de la Coordinación
LEGALIZACIÓN: La legalización consiste en certificar la firma de un funcionario público en ejercicio de sus
funciones previo registro en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento
sea válido en otro país.
LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS LEGALES EN COLOMBIA:
Certificación de la firma del Cónsul Colombiano en documentos públicos provenientes de países que no son
parte de la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos
extranjeros”, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961. Que de acuerdo con lo anterior deben seguir el
requisito de Cadena de Legalización.
Si el país legalizante no cuenta con una representación diplomática colombiana, deberá realizar la
legalización de sus documentos a través de la figura de país amigo.
LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN EL EXTERIOR: legalizar la firma
de un funcionario público colombiano para documentos que van a surtir efectos legales en un país que NO es
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parte de la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización en documentos públicos extranjeros”,
suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• SC-PD-02 Caracterización de producto/ Apostilla-Legalización de documentos
• IT-FO-04 Guía de usuario (Guía apostilla y legalización usuario oficina)
6. REGISTROS UTILIZADOS
• SC-FO-03 Solicitud de devolución de dinero.
• SC-FO-91 Reporte Apostilla y/o Legalización Correcciones en Línea.
• Registro diario de las apostillas que generan pago (Cierre diario del Sistema).
• Certificado Digital (Código Alfanumérico en la base de datos de Apostilla y Legalizaciones).
• Registros Aplicativo Apostilla
• Correos electrónicos 7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS
Aplicativo de apostilla.
8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Legalizaciones de documentos que van a surtir efectos en el exterior:
• Los documentos de carácter comercial y aduanero deben seguir el mismo procedimiento de
legalización, así el país destino sea parte del “Convención Sobre la Abolición del requisito de Legalización
para documentos Públicos Extranjeros” la Haya del 5 de octubre de 1961
Documentos legalizados que van a surtir efectos en Colombia:
Para que un documento emitido por un país que no hace parte de la “Convención de la Haya”, tenga validez en el territorio colombiano, debe cumplir con la cadena de legalización de documentos. Que puede ser consultada a través de http://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_legalizacion
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• El equipo de trabajo de Apostilla y Legalizaciones deberá dar respuesta a las solicitudes de los usuarios
en un plazo máximo de 24 horas hábiles en casos fortuitos, en los casos que no presente contratiempos, la
respuesta se entregará antes de las 24 horas hábiles.
• El equipo de trabajo de Apostilla y Legalizaciones, deberá asegurar que las solicitudes no excedan las
24 horas hábiles, a través de la verificación diaria, realizada en el aplicativo.
• Para considerar una digitalización correcta el documento debe contener los siguiente
✓ Documento con información legible. ✓ El documento debe digitalizarse completo, si el documento cuenta con información por
ambas caras digitalizar estas, de forma que se vea el aval en su totalidad. ✓ Solo se acepta un documento por cada PDF.
• Siempre que se tramite la aprobación de una solicitud que presente impedimento en la fecha del aval,
esta será rechazada automáticamente por el sistema.
• En los casos en que el funcionario encargado de firmas, reciba una solicitud que no contenga una firma
registrada en la base de datos de Ministerio de Relaciones Exteriores, se podrá rechazar directamente al
usuario.
• La Coordinación de Apostilla y Legalizaciones será la responsable de evaluar y aprobar la devolución
de dinero por el trámite de apostilla a los usuarios, para lo cual el usuario debe diligenciar el formato
“Solicitud de devolución de dinero SC-FO-03” y entregarlo físicamente a la Coordinación de Apostilla y
Legalización, adjuntando el recibo de pago original. La funcionaria encargada de recibir estos documentos al
usurario, deberá remitirlos a la Dirección Administrativa y Financiera en medio físico, una vez el usuario
cumpla con los requisitos.
• La funcionaria encargada de la Coordinación de Apostilla y Legalizaciones, responsable del registro
diario de las apostillas que generan pago, deberá elaborar un cierre a mes vencido de los ingresos de esta
Dependencia. El informe de cierre debe ser remitido a la Secretaria General, a través de correo electrónico
dentro de los 5 días hábiles siguientes al mes de corte.
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• Las correcciones las debe solicitar el usuario en un tiempo máximo de 30 días, una vez ingresa la
corrección al aplicativo, inmediatamente se asigna de manera aleatoria a un sustanciador, quien debe
realizar el proceso. Estas correcciones quedan registradas en el formato SC-FO-91 Reporte Apostilla y/o
Legalización Correcciones en Línea.
• De acuerdo con la Resolución 3269 de 2016, en el evento en que se presente algún error en la Apostilla
tramitada en línea, el usuario no podrá reclamar corrección de la misma, teniendo en cuenta que, al momento
de ser aprobada la solicitud, recibe un mensaje en rojo en su correo electrónico que indica: “Antes de
continuar verifique que los datos sean correctos, si registra el pago y sus datos son incorrectos, el documento
expedido NO PODRÁ SER CORREGIDO y NO habrá lugar a DEVOLUCIÓN. Importante: En caso de existir
algún error en los datos de aprobación por favor solicite la corrección al momento de generar la liquidación
para el pago”.
• Teniendo en cuenta el artículo 5 de la Resolución 3269, las firmas mecánicas no serán válidas para
aprobar el trámite de apostilla. En el caso que el documento contenga una firma digital, deberá cumplir con
los requisitos establecidos en los artículos 3 y 4 de la mencionada Resolución.
• El equipo de trabajo de Apostilla y Legalizaciones no es responsable de efectuar la reposición de
apostillas electrónicas generadas entre los años 2011 y 2013. Para esto, el usuario a través del link:
https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/consultaapostilla/wfrmapostilla.aspx podrá efectuar la reposición
de estas apostillas, que ya han sido pagadas por los usuarios y que presentan las advertencias “Hay al
menos una firma que presenta problemas” o “La validez de la certificación del documento es
DESCONOCIDA”, por las cuales son rechazadas por las autoridades de otros países.
• Las anulaciones de apostilla se realizarán en los siguientes casos:
✓ Cuando por factores del sistema se produce un cruce de información y los datos de la
apostilla no correspondan a los capturados.
✓ Cuando el documento no cumpla con los requisitos establecidos y se haya realizado el
trámite por equivocación.
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• La Referencia Única de Pago por concepto de exentos, se expedirá para los siguientes
documentos de acuerdo con la Resolución vigente a través de la cual se establecen las tarifas de
los Trámites del Ministerio:
✓ La apostilla y legalización dentro de los trámites de extradición solicitados por la vía diplomática o
por la vía que acepten los tratados internacionales aplicables para Colombia.
✓ La legalización de las copias, extractos y certificados relativos a prestaciones sociales
✓ La apostilla y legalización de documentos a los colombianos, a solicitud del Alto Comisionado de las
Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR) o de la Agencia Presidencial para la Acción Social y
la Cooperación Internacional, o quien haga sus veces, previo concepto favorable de la Dirección de
Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.
HORARIOS DE ATENCIÓN
El trámite de apostilla 100% en línea, debe cumplir con un horario de atención de 24 horas los siete días de
la semana, incluidos festivos.
SALA DE CAPACITACIÓN
La Sala de Capacitación, la cual se encuentra ubicada en el sexto piso del Edificio Torre 100 (Av. Cra. 19 #
98 – 03), debe cumplir con horario de atención estipulado de lunes a viernes de 8:00 am a 4:30 pm en
jornada continua, atendida por dos sustanciadores del Grupo de Apostilla y Legalizaciones, en donde se
capacita a los usuarios sobre la realización del trámite de apostilla en línea y toda la información que sobre el
tema requieran.
CAMBIOS NO PLANIFICADOS
En caso de presentarse cambios no previstos en la prestación del servicio a los usuarios, ya sea por fallas o
indisponibilidad en el aplicativo para solicitud en línea, o en los horarios de atención para asesoría en la sala
de capacitación, o por cualquier cambio no planificado, la Coordinación de Apostilla y Legalización deberá
informar a los usuarios, a través de notas en el sitio Web, aplicativo de Trámites en Línea, Redes Sociales,
Pantalla Informativa del sexto piso.
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TRATAMIENTO AL PRODUCTO FINAL
En caso de presentarse una corrección en el producto final, la Coordinación de Apostilla y Legalización,
verificará los motivos por los cuales se expidió el trámite con inconsistencia, se constatará la responsabilidad
de cualquiera de las dos partes: Si esta corresponde a un equívoco injustificado por parte del sustanciador de
esta Dependencia, se procederá a realizar la respectiva corrección. Caso contrario, no existirá corrección
alguna por parte de esta Oficina si la inconsistencia, es producto de la falta de verificación previa del usuario,
al no tener en cuenta la información que se le suministra en el correo.
Todos los documentos base, la apostilla y/o legalización, se guardan en el sistema, por cuanto no hay
necesidad de protegerlos ni custodiarlos, porque no corresponden a documentos físicos, teniendo en cuenta
que el trámite es 100% en línea.
REGISTRO DE LOS CAMBIOS
Siempre que se realicen cambios internos en la operación para el trámite y la prestación del servicio, la
Coordinación de Apostilla y Legalización, deberá dejar evidencia documentada de la revisión, la acción a
ejecutar para el desarrollo y el autorizador del cambio, quien para todos los casos será el Director de Asuntos
Migratorios Consulares y Servicio al Ciudadano o el Coordinador del GIT de Apostilla y Legalización, a través
de correo electrónico, memorando o (formato CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a
Compromisos). Así mismo estos cambios deberán ser comunicados al Grupo Interno de Trabajo dejando
registro en el acta CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos.
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1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Verificar el documento cargado por el usuario
Sustanciador -Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla
Se debe verificar que el documento: este digitalizado correctamente, sea legible, que contenga nombre, cargo y firma del funcionario público que avala el documento. De acuerdo con las restricciones del aplicativo, solo se podrán recibir de 1 a 10 documentos por solicitud y un máximo de 11 MB por documento.
2.1
¿El documento cumple con los
requisitos establecidos?
SI Continúe con la pregunta 2.2.
NO Continúe con la pregunta 2.2
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LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
2.2 ¿Se requiere una consulta adicional?
SI Continúe con la pregunta 2.3.
NO
Continúe con la actividad 6 (si es para rechazo) Continúe con la actividad 8 (si es para aprobación)
2.3 ¿Qué tipo de consulta es?
Es sobre la firma de
funcionario público
Continúe con actividad 3
Es sobre el contenido del documento
Continúe con la actividad 4
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
3
Efectuar segunda verificación por parte del funcionario encargado del registro de firmas.
Funcionario encargado del
registro de firmas - Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla
Para esta verificación se podrá:
• Consultar a la Entidad competente
• Escalar la consulta a la Asesora de la Coordinación.
• Revisar información de consultas previas.
• Análisis y concepto propio del funcionario encargado del registro de firmas. Continúe con la actividad 5.
4 Efectuar segunda
verificación por parte del líder de piso.
Líder de piso - Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla
Para esta verificación se podrá:
• Consultar a la Entidad competente
• Escalar la consulta a la Asesora de la Coordinación.
• Revisar información de consultas previas.
• Análisis y concepto propio del líder de piso.
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LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5 Devolver al sustanciador
con el concepto
Líder de piso o funcionario
encargado del registro de firmas - Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla
Brindar al sustanciador indicaciones sobre el rechazo o aprobación de la solicitud.
5.1 ¿El concepto es
de?
Aprobación Continúe con la actividad 8
Rechazo Continúe con la actividad 6
5.2
¿El documento cumple con los
requisitos establecidos?
SI Continúe con la actividad 7
NO Continúe con la actividad 5
6 Rechazar la solicitud y
notificar al usuario
Sustanciador -Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla-
Certificado digital- correo
electrónico
En el motivo de rechazo se debe indicar al ciudadano, qué requisito está incumpliendo y cómo puede corregirlo.
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
6.1 ¿Se hace revisión de calidad por parte del líder de piso?
SI Continúe con la actividad 7
NO Continúe con la actividad 13
7 Revisar la solicitud
rechazada por parte del Sustanciador
Líder de piso - Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalización.
Aplicativo Apostilla
7.1 ¿El líder de piso
realiza el rechazo del trámite?
SI
Continúe con la actividad 13 Cuando el líder de piso aprueba el rechazo, se va a automáticamente la respuesta de rechazo al usuario.
NO
Continúe con la actividad 12. El líder de piso devuelve el tramite al sustanciador con la observación respectiva.
8 Capturar la información
del documento en el aplicativo.
Sustanciador -Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla
El Sustanciador deberá capturar la información textualmente del documento, en el Aplicativo de Apostilla.
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Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
9 Aprobar la solicitud y
notificar al usuario
Sustanciador -Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo Apostilla-
Certificado digital- correo
electrónico
La notificación llegará al correo del usuario automáticamente cuando se aprueba la solicitud. En caso que el usuario no registre correo, deberá consultarla respuesta en el sitio web de la Cancillería. SI EL DOCUMENTO YA PASÓ POR SOLICITUD DE LEVANTAMIENTO DE IMPEDIMENTO, CONTINÚE CON LA PREGUNTA 9.2
9.1
¿El documento presenta
impedimento al momento de aprobarlo?
SI Continúe con la actividad 10
NO Continúe con la actividad 11
9.2 ¿Se hace revisión
de calidad por parte del líder de piso?
SI Continúe con la actividad 11
NO Continúe con la actividad 14
10 Revisar la solicitud de levantamiento de impedimento.
Líder de piso - Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalización
Aplicativo Apostilla
Se compara la firma del documento con la ficha de firma registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
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LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
10.1 ¿Se aprueba el levantamiento de impedimento?
SI Continuar actividad 8.
NO
Continúe con la actividad 13 Cuando el líder de piso rechaza el levantamiento del impedimento, el rechazo se va a automáticamente al usuario.
11 Revisar la solicitud
aprobada por parte del Sustanciador
Líder de piso - Grupo Interno de Trabajo Apostilla y Legalización.
Aplicativo Apostilla
Se revisa la información capturada por el sustanciador y el cumplimiento de los requisitos.
11.1
¿El líder de piso realiza la
aprobación del trámite?
SI
Continúe con la actividad 13 Cuando el líder de piso aprueba, se va a automáticamente la respuesta de aprobación al usuario.
NO Continúe con la actividad 12
12 Realizar la corrección
indicada
Sustanciador -Grupo Interno de
Trabajo de Apostilla y
Legalización
Aplicativo de
apostilla Continúe con la actividad 13
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LEGALIZACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
13 Finalizar proceso
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1. PUNTOS DE CONTROL
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
3 Aprobar el documento
con inconsistencias
Efectuar segunda verificación por parte
del encargado, siempre que se
detecten inconsistencias en el
documento
Por cada documento en el que se tengan
dudas
Encargado de registro de firmas
Aplicativo de Apostilla y
Legalización.
4 Aprobar el documento
con inconsistencias
Efectuar segunda verificación por parte
del encargado, siempre que se
detecten inconsistencias en el
documento
Por cada documento en el que se tengan
dudas
Encargado de registro de firmas
Aplicativo de Apostilla y
Legalización.
11 Aprobar el documento
erróneamente
Control de Calidad - Verificar el documento aprobado por parte del
sustanciador
Se realiza diariamente sobre 2
documentos por sustanciador o
documentos con impedimentos
Líder de piso. Aplicativo de Apostilla y
Legalización.
2
Aprobar solicitudes fuera de los tiempos establecidos
(24 horas hábiles)
Verificar diariamente que no haya
solicitudes que excedan las 24 horas
hábiles
Diariamente
Líder de Piso/ encargado de
registro de firmas
Aplicativo de Apostilla y
Legalización
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2. ANEXOS
No Aplica