inisterio de Relaciones Exteriores República de Colombia PT...Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección II, Subsección “A”, noviembre 11de 2009, Expediente

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GH-PT-66

NOMBRE: TRAMITE Y RECONOCIMIENTO DE CESANTIAS VERSION: 5

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: Grupo Interno de Trabajo de Nómina y

Grupo Interno de Trabajo Prestaciones Sociales Página 1 de 23

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada

Fecha de Vigencia: 31/01/2020

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JULIE ANDREA CARVAJAL PEREZ Asesor 27/01/2020

JOSE HUMBERTO SOLANO SORIANO Coordinador GIT Nómina 27/01/2020

HARRIZON IVAN FLOREZ PEREZ Coordinador GIT

Prestaciones Sociales 27/01/2020

MARIA MARGARITA REYES REY PROFESIONAL

UNIVERSITARIO 27/01/2020

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRAN Asesor 28/01/2020

REVISÓ CARGO FECHA

LENNIN HERNANDEZ GELL Director de Talento Humano 30/01/2020

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNANDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional 31/01/2020







1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para liquidar y reconocer el pago que por concepto de auxilio de cesantías al que tiene derecho todos los trabajadores y el respectivo reporte de las mismas al Fondo Nacional del Ahorro. 2. ALCANCE

Este documento aplica para la Dirección de Talento Humano, específicamente para los Grupos Internos de Trabajo de Nómina y Prestaciones Sociales. Este procedimiento está compuesto por los siguientes subprocedimientos:

1. Trámite para la liquidación de la doceava mensual: inicia con el cálculo de la doceava mensual del auxilio de cesantías y finaliza con la entrega al Fondo Nacional del Ahorro (FNA), del reporte del detallado de la aplicación de la doceava.

2. Trámite para la liquidación del consolidado anual de cesantías: inicia con el cálculo del auxilio de cesantías anual de los funcionarios activos al 31 de diciembre de la vigencia y finaliza con la entrega al Grupo Interno de Trabajo de Administración de Personal, de los comprobantes de notificación del auxilio de cesantías anuales para que reposen en la historia laboral de cada uno de los funcionarios.

3. Trámite para la liquidación y reconocimiento del auxilio de cesantías definitivo por retiro del servicio: inicia con el reporte y registro de la novedad de retiro y finaliza con la entrega al Fondo Nacional del Ahorro del archivo plano de la doceava mensual de cesantías.

3. BASE LEGAL

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

• Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” y sus modificaciones.

• Ley 1071 de 2006 “Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley 244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores públicos, se establecen sanciones y se fijan términos para su cancelación”.

• Ley 432 de 1998 “Por el cual se reorganiza el Fondo Nacional del Ahorro”

• Ley 244 De 1995 “Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones”.

• Ley 65 de 1946, “Por la cual se modifican las disposiciones sobre cesantía y jubilación y se dictan otras”.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0244_1995.html#1







• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”

• Decreto 4414 de 2004 “Por el cual se fija el procedimiento para la liquidación y pago del auxilio de cesantía de los servidores públicos de la planta externa del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

• Decreto 1045 de 1978 “Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional”

• Decreto 3118 de 1968, “Por el cual se crea el Fondo Nacional de Ahorro, se establecen normas sobre auxilio de cesantías de empleados públicos y de trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1160 de 1947, “Sobre auxilio de cesantía”

• Resolución 867 de 2016, “Por medio de la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que Ia desarrollan”.

• Decreto 1562 de 2019 “Por el cual se adicionan tres parágrafos al artículo 2.2.1.3.3. y se adicionan los artículos 2.2.1.3.15. a 2.2.1.3.26. al Decreto 1072 de 2015, referentes al retiro de cesantías”.

• Convenio de 1991 entre Fiducoldex y el Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Conceptos relacionados con proceso de liquidación de cesantías.

4. DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AUXILIO DE CESANTÍAS: “este auxilio corresponde a una suma de dinero que el empleador está obligado a pagar al trabajador a razón de un mes de sueldo o jornal por cada año de servicio a la finalización del contrato de trabajo, en el caso de los particulares; o en el caso de los públicos, un mes de sueldo o jornal por cada año de servicio, pero basado en el mismo fundamento jurídico y filosófico a una y otra clase de trabajadores: la relación de trabajo”1 AUXILIO DE CESANTIAS DEFINITIVAS: Es la suma de dinero que el empleador está obligado a pagar una vez, el funcionario se retire del servicio y el cual debe ser calculado teniendo en cuenta los factores salariales base para el auxilio de cesantías y se liquidará de forma proporcional al tiempo de servicio de la vigencia. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. CONSOLIDADO ANUAL: Reporte anual en el cual se relaciona cada uno de los funcionarios activos al 31 de diciembre con el valor de auxilio de cesantías definitivo para la vigencia y el cual se debe reportar al Fondo Nacional del Ahorro y se envía antes del 14 de febrero del año siguiente para su correspondiente cargue en la cuenta individual de cada funcionario.

1 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección II, Subsección “A”, noviembre 11de 2009, Expediente No 250002325000200304523 01 (0808-07), Consejero

Ponente: Dr. Gustavo Eduardo Gómez Aranguren. – Tomado de la Cartilla Prestacional y Salarial de los Empleados Públicos







DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. LIQUIDACIÓN DOCEAVA MENSUAL DE CESANTÍA: Corresponde a la doceava parte de los factores salariales que constituyen base para liquidar el auxilio de cesantías, valor que deberá ser consignado y reportado al Fondo Nacional del Ahorro, de acuerdo con los plazos establecidos. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• Oficio del reporte enviado al Fondo Nacional del Ahorro

• Copia de consignación.

• Nómina mensual de sueldos.

• Reporte y consignación de Fiducoldex.

• Reporte de cesantías liquidadas y certificación de los valores liquidados.

• Formato Solicitud Retiro de Cesantías.

• Soporte de notificación de cesantías.

• Acto administrativo por el cual se reconocen y pagan las cesantías definitivas.

6. REGISTROS

• Copia de la certificación que se envía al Fondo Nacional del Ahorro.

• Base de datos SIAD.

• Reporte de Cesantías mensual, constancia del cargue del archivo plano por parte del Fondo Nacional del Ahorro.

• Soporte de notificación de cesantías.

• GH-FO-101 Formato acta de notificación personal.

• GH-FO-100 Formato autorización notificación por correo electrónico y/o actualización dirección de correspondencia







7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Sistema SIAD, software destinado para la liquidación de Nóminas y Prestaciones Sociales.

• Base de datos en formato Excel en la cual se lleva registro de la validación de la doceava mensual de los factores base para la liquidación de prestaciones sociales.

• Archivo en formato Excel, en el cual se remite el valor mensual de la doceava por funcionario o el consolidado anual del auxilio de cesantías anual.

• Archivo plano en el cual se remite el valor mensual de la doceava por funcionario o el consolidado anual del auxilio de cesantías anual.

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

- TRAMITE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA DOCEAVA MENSUAL

La última semana de cada mes el funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá generar los reportes del Fondo Nacional del Ahorro en el sistema SIAD para la planta interna y externa y radicarlos en el Grupo Interno de Financiero mediante memorando. Mensualmente el funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá hacer el cálculo de la doceava mensual correspondiente a cada uno de los funcionarios que fueron liquidados en las nóminas mensuales y validar con el archivo generado por el SIAD que no se presenten diferencias, de haberlas deben ser ajustadas si hay lugar a ello. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá hacer la verificación de los funcionarios que se retiraron pero que a la fecha su acto administrativo no se encuentra en firme ajustándole el estado en el archivo, con el propósito que sean incluidos manualmente en el archivo plano y Excel de la doceava mensual y no genere inconsistencias al momento de validar el archivo por el FNA. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá solicitar mediante correo electrónico a la Pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores copia de las consignaciones realizadas al Fondo Nacional del Ahorro, con el propósito que sean enviadas junto con los archivos para la correcta validación de la información. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá hacer el ajuste del estado de los funcionarios que se retiran en el mes, garantizando que el funcionario se mantenga activo mientras se da cumplimiento al proceso de notificación de los actos administrados correspondientes. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá solicitar la información correspondiente a los funcionarios de Fiducoldex, si dentro de los tres días del mes siguiente a la doceava a reportar, la entidad en mención no ha remitido la información correspondiente. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina deberá ajustar el archivo plano generado en SIAD, a un archivo en formato Excel de acuerdo con los parámetros solicitados por el FNA.







El funcionario encargado del G.I.T. Prestaciones Sociales mensualmente remitirá al responsable de Administración de personal el expediente con los anexos de las notificaciones que se hayan surtido - TRAMITE PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONSOLIDADO ANUAL DE CESANTIAS

Al liquidar el auxilio de cesantías anual el funcionario encargado del G.I.T de Nómina deberá hacer la validación de cada uno de los factores salariales y prestacionales, así como las suspensiones de tiempo de servicio que presentaron los funcionarios que deben ser incluidos en el valor del auxilio de cesantías. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá verificar que funcionarios se encuentran en incapacidad mayor a 180 días, garantizando que sean incluidos en la liquidación del auxilio de cesantías anuales de acuerdo con lo establecido en la norma. El funcionario encargado del G.I.T de Prestaciones Sociales, deberá hacer las pruebas correspondientes de envío de desprendibles con el propósito de revisar que los textos del correo y el desprendible se encuentren ajustados a la vigencia y acto administrativo de reconocimiento de auxilio de cesantías. El funcionario encargado del GIT de Nómina deberá remitir el reporte del consolidado de auxilio de cesantías anual remitido la primera semana del mes de febrero del año siguiente a la vigencia que se está reportando, garantizando que la aplicación del auxilio de cesantías en las cuentas individuales de los funcionarios quede antes del 14 de febrero, tal como establece la norma. - TRAMITE PARA LA LIQUIDACIÓN y RECONOCIMIENTO DEL AUXILIO DE CESANTIAS DEFINITIVO POR

RETIRO DEL SERVICIO

Al momento de realizar la liquidación del auxilio de cesantías definitivo por retiro, el funcionario encargado del G.I.T de Nómina deberá validar las suspensiones de servicio que el funcionario haya tenido durante el periodo de tiempo que se vaya a liquidar. El funcionario encargado del G.I.T de Nómina al liquidar el auxilio de cesantías definitivo debe verificar todos los factores prestacionales que le pagaron al funcionario y que hacen base para el cálculo del auxilio de cesantías durante el periodo a liquidar e incluirlos en el cálculo definitivo. Para el trámite de liquidación de nómina, se deben cumplir y acatar armoniosamente las directrices y principios previstos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y sus normas y decretos reglamentarios. Lo anterior sin perjuicio que exista una obligación legal o contractual de conservar la información.







9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

9.1 TRAMITE PARA LA LIQUIDACION DE LA DOCEAVA MENSUAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1. Iniciar Proceso

2. Calcular la doceava mensual del auxilio de cesantías.

Funcionario Encargado de G.I.T de Nómina.

Archivo en Excel con el cálculo de la doceava.

3. Liquidar la doceava mensual en el SIAD Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina.

Archivo plano con el cálculo de la doceava.

4. Pasar el archivo plano generado en el SIAD a formato Excel.


5. Validar la información descargada del SIAD versus el cálculo realizado manualmente.


Archivo de Excel con la

validación correspondiente.

5.1 ¿Se presentaron diferencias en la

validación?

SI

Continuar en la actividad No. 6

NO Continuar en la actividad No. 7

6. Realizar los ajustes que haya lugar. Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina. Volver a la actividad No. 3

7. Actualizar el estado de los funcionarios que se retiraron en el mes.


8. Incluir los funcionarios que se retiraron en meses anteriores y aun no se les ha reportado cesantías definitivas.


9. Incluir la información reportada por Fiducoldex al archivo en formato Excel.


10. Solicitar a la Pagaduría copia de las consignaciones realizadas al FNA.


Correo electrónico de

solicitud.

11. Totalizar el valor de la doceava. Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina.

12. Validar que los valores de las consignaciones realizadas cubran el valor a aplicar por doceavas.


12.1 ¿Se presentaron

diferencias en el valor liquidado y lo consignado?

SI

Continuar en la actividad No. 12.2








9.1 TRAMITE PARA LA LIQUIDACION DE LA DOCEAVA MENSUAL



12.2 ¿Hay saldo disponible en el FNA, pendiente por aplicar?

SI Continuar en la actividad No. 11


13. Solicitar al FNA, la aplicación de la diferencia del saldo que existe.

Soporte de solicitud de

aplicación

14. Solicitar mediante memorando a la Dirección Administrativa y Financiera, consignar al FNA la diferencia.


Memorando de solicitud.

15. Remitir al FNA el archivo plano, en formato Excel y copia de las consignaciones realizadas al FNA.


Correo de envío la

información.

Es imprescindible que, al enviar los archivos, se envíen las

consignaciones dado que el FNA no recibe los archivos y no

hace la aplicación de la doceava.

15.1 ¿Se presentaron

inconsistencias en la aplicación?



16. Realizar el ajuste a las diferencias o aclarar con el FNA la justificación de la diferencia.


Volver a la actividad No. 15

17. Recibir por parte del FNA, el reporte del detallado de la aplicación de la doceava.

Correo electrónico con el soporte de la aplicación

18. Finalizar proceso







9.2 TRAMITE PARA LA LIQUIDACION DEL CONSOLIDADO ANUAL DE CESANTIAS



1. Iniciar Proceso

2. Calcular el auxilio de cesantías anual de los funcionarios activos al 31 de diciembre.

Funcionario Encargado de G.I.T de Nómina

Archivo en Excel cálculo del

auxilio de cesantías.

Al realizar el cálculo del valor del auxilio de cesantías se debe tener en cuenta todas las situaciones administrativas que suspendieron el servicio, así como los factores salariales base que se deben tener en cuenta en la liquidación.

3. Liquidar el auxilio de cesantías anual en el SIAD. Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina

4. Descargar archivo de Excel con los valores de la liquidación realizada por el SIAD.


Archivo en Excel liquidación

del auxilio de cesantías SIAD

5. Validar la información calculada con la liquidada por el SIAD.

Archivo en formato Excel

de validación.

Se debe hacer la validad de cada una de las partes que conformar la liquidación de factores salariales, tiempo de suspensión, tiempo de servicio, salario base, funcionarios activos.

5.1 ¿Se encontraron

diferencias en la validación

SI



6. Identificar cual es la causa de la diferencia y realizar el ajuste correspondiente.


Se debe verificar si el ajuste se puede hacer directamente o es necesario solicitar la ayuda del soporte de la DIGIT, para ajustar el sistema. Volver a la actividad No. 3










7. Remitir el valor exacto de cada uno de los funcionarios por planta al Grupo Interno de Prestaciones Sociales.

Coordinador – Grupo Interno de Trabajo de Nómina

Correo electrónico de

envio.

El valor que se remite para el acto administrativo debe ser

exactamente igual al del SIAD, por tanto, si es necesario deben

ajustar los pesos.

8. Elaboración del acto administrativo por el cual se reconoce el auxilio de cesantías anual.

Funcionario Encargado de G.I.T de Prestaciones

Sociales.

9. Revisión de los actos administrativos por el cual se reconoce el auxilio de cesantías anual.

Coordinador – Grupo Interno de Prestaciones Sociales.

9.1 ¿El acto administrativo esta correcto?

SI



10. Ajustar y corregir lo que haya lugar en el acto administrativo por el cual se reconoce el auxilio de cesantías anual.

Funcionario Encargado GIT

de Prestaciones Sociales. Volver a la actividad No. 9

11. Remitir el acto administrativo para revisión del asesor jurídico de la Dirección de Talento Humano.


de Prestaciones Sociales.

Control de entrega y seguimiento de actos administrativos.

12. Revisar acto administrativo Asesor Jurídico de la

Dirección de Talento Humano

12.1 ¿El asesor jurídico solicito

realizar algún ajuste?

SI



13. Remitir acto administrativo para firma del Director de Talento Humano.

Asesor Jurídico de la


14. Firma del acto administrativo. Director de Talento Humano

15. Numeración y entrega de copia del acto administrativo.

Funcionario Encargado de la Dirección de Talento Humano










16.

Verificar en conjunto con el soporte del SIAD, que todos los funcionarios que se les va a remitir la notificación de auxilio de cesantías tengan correo.

Funcionario Encargado GIT de Prestaciones Sociales.

Soporte de la solicitud.

16.1 ¿Todos los funcionarios

tienen registrado un correo electrónico?

SI



17. Buscar el ultimo correo electrónico registrado por los funcionarios y remitírselos al soporte de la DIGIT, para que sean actualizados.


Soporte de envio de la información.

18.

Solicitar al soporte del SIAD de la DIGIT, el ajuste de los textos tanto en los desprendibles como del correo electrónico de notificación de auxilio de cesantías.


Al solicitar el ajuste se debe revisar detenidamente que el número y fecha del acto administrativo sean los correctos, se actualicen fechas e indicando nombre y correo electrónico al cual debe remitir la notificación debidamente suscrita.

19. Enviar a través del sistema SIAD, la notificación del auxilio de cesantías anual.


19.1

¿El número de correos electrónicos enviados fue el mismo de los funcionarios a lo que se les debía notificar

el auxilio de cesantías anual?

SI Continuar con la actividad No. 21

NO Continuar con la actividad No. 20

20. Enviar de manera individual los desprendibles de cesantías a los funcionarios que hacen falta.


21.

Solicitar el Grupo Interno de Trabajo de Prensa, una comunicación en la intranet, en donde se informe la notificación del auxilio de cesantías anual y los plazos para hacer entrega de las notificaciones debidamente suscritas.


Soporte de la solicitud.










22. Recibir la notificación del auxilio de cesantías, por cada uno de los funcionarios.


23. Realizar el seguimiento de la recepción de las notificaciones de cesantías.


Base en formato Excel de seguimiento de notificaciones.

23. Verificar que funcionarios al termino del tiempo de notificación no remitieron los documento.


24. Realizar notificación por aviso. Funcionario Encargado GIT de Prestaciones Sociales.

Oficios de notificación y certificados de entrega.

25. Remitir al G.I.T de Administración de Personal, los soportes de las notificaciones del auxilio de cesantías anuales.


Soporte y acta de entrega de los documentos.

26. Informar al Grupo Interno de Trabajo de Nómina que el proceso de notificación ya se surtió.

Coordinador – Grupo Interno de Prestaciones Sociales.

Correo electrónico informando.

27. Generar la liquidación del archivo plano del consolidado anual de cesantías.


Archivo plano XML

28.

Validar que los valores que aparecen registrados en el archivo plano correspondan a los mismos valores del acto administrativo de reconocimiento.


28.1

¿Existe alguna diferencia entre los valores del acto administrativo y el archivo

plano?

SI



29. Realizar los ajustes correspondientes. Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina Volver a la actividad No. 28

30.

Remitir al Fondo Nacional del Ahorro, el archivo consolidado anual de las cesantías para que sea aplicado a cada una de las cuentas de los funcionarios.


Soporte de envio de la información.










31. Verificar el cargue del auxilio de cesantías en cada una de las cuentas.


Confirmación del cargue por parte del FNA.

33.

Remitir al Grupo Interno de Trabajo de Administración de Personal, los comprobantes de notificación del auxilio de cesantías anuales para que reposen en la historia laboral de cada uno de los funcionarios.


Memorando de entrega.

34. Finalizar proceso.







9.3 TRAMITE PARA LA LIQUIDACION y RECONOCIMIENTO DEL AUXILIO DE CESANTIAS DEFINITIVO POR RETIRO DEL SERVICIO



1. Iniciar Proceso

2. Reporte y registro de la novedad de retiro. G.I.T de Administración de Personal

Novedad registrada en el SIAD.

3. Recibir el acto administrativo de retiro. Funcionario Encargado de G.I.T de Nómina.

Acto administrativo de Retiro

Se debe verificar que la fecha de retiro del acto administrativo coincida con la fecha registrada en el SIAD.

4. Recopilar información para la validación de la liquidación del auxilio de cesantías definitivo.

Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina.

Acto administrativo de retiro. Suspensiones del servicio de la vigencia actual.

Se deben tener en cuenta la liquidación de prestaciones sociales definitivas y las prestaciones que haya causado el funcionario estando en servicio activo en la vigencia actual de liquidación.

5. Calcular el auxilio de cesantías definitivo. Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina.

6. Revisar el cálculo del valor del auxilio de cesantías.

Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina. Archivos de validación en formato Excel.

6.1 ¿La liquidación del auxilio

de cesantías esta correcta?

SI Continuar en Actividad No. 8

NO Continuar en Actividad No. 7

7. Realizar los ajustes que haya lugar. Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina Volver a la actividad No. 6

8. Remitir liquidación y los soportes mismos al G.I.T de Prestaciones Sociales.


de Nomina.


9. Proyectar acto administrativo de reconocimiento de auxilio de cesantías definitivo.












10. Revisión del acto administrativo de reconocimiento de auxilio de cesantías definitivo.

Coordinador del GIT de

Prestaciones Sociales




11. Ajustar y corregir lo que haya lugar en los actos administrativos de reconocimiento de prestaciones sociales.



12. Remitir los actos administrativos para revisión del asesor jurídico de la Dirección de Talento Humano.




13 Revisión del acto administrativo. Asesor Jurídico de la




SI Volver a la actividad No. 11





15. Firma de los actos administrativos. Director de Talento Humano

16. Numeración y entrega de copias de los actos administrativos.

Funcionario Encargado de la Dirección de Talento Humano

17. Verificar que los funcionarios que se retiraron cuentan la autorización de notificación por medios electrónicos GH-FO-100.


Formato GH-FO-100

17.1 ¿El exfuncionario cuenta

con el formato GH-FO-100?












18. Solicitarle al exfuncionario el diligenciamiento del formato GH-FO-100.


Formato GH-FO-100

18.1 ¿El exfuncionario remitió el

formato GH-¿FO-100, firmado?

SI



19 Verificar si el exfuncionario autorizo la notificación por medios electrónicos.


Formato GH-FO-100

19.1 ¿El exfuncionario autorizo la notificación por medios

electrónicos?

SI



20. Elaborar y remitir el oficio de citación personal para la notificación de los actos administrativos de reconocimiento de prestaciones sociales.


Correo electrónico donde se evidencia el envío de la citación. Certificado de entrega del oficio en la dirección de domicilio.

La citación personal debe ser remitida al correo electrónico y a la última dirección reportada por los exfuncionarios dentro de los 5 días siguientes a la fecha de expedición de los actos administrativos.

21. Notificar por medios electrónicos los actos administrativos de reconocimiento de prestaciones sociales.


Correos electrónicos de envió de la notificación. Formato GH-FO-101 Acta Diligencia de Notificación Personal

La notificación debe ser remitida dentro los cinco (5) días siguientes a la expedición de los actos administrativos.

21.1

¿El exfuncionario se presentó personalmente

para ser notificado o remitió las actas de notificación

debidamente diligenciadas?

SI Continuar en la actividad No. 21.2


21.2 ¿El exfuncionario renuncio a términos de interponer

SI Continuar con la actividad No. 34










recursos administrativos? NO

Continuar con la actividad No. 23

22. Elaboración oficio por medio del cual se notifican los actos administrativos por aviso.


Oficio de notificación de actos administrativos y copia de la certificación de entrega de los documentos en el domicilio.

23. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las fechas para interponer recursos.


Archivo en formato Excel con seguimiento de fechas para interponer recursos.

Diez (10) días hábiles siguientes a la notificación personal o por aviso se haga efectiva, cobra firmeza el acto administrativo de reconocimiento del auxilio de cesantías definitivo.

23.1 ¿El exfuncionario presento

algún recurso al acto administrativo?



24. Proyectar el acto administrativo por el cual se resuelve el recurso de reposición interpuesto por el exfuncionario.


25. Revisión del acto administrativo por el cual se resuelve el recurso de reposición interpuesto por el exfuncionario.

Coordinador del GIT de

Prestaciones Sociales




26 Ajustar y corregir lo que haya lugar en los actos administrativos de reconocimiento de prestaciones sociales.



27. Remitir el acto administrativo para revisión del asesor jurídico de la Dirección de Talento Humano.













28. Revisión del acto administrativo. Asesor Jurídico de la




SI






30. Firma de los actos administrativos. Director de Talento Humano

31. Numeración y entrega de copias de los actos administrativos.

Funcionario Encargado de la


32. Notificar el acto administrativo por medio del cual se resuelve el recurso de reposición.


-Citación para notificación personal. -Actas de notificación.

33. Remitir expediente a la Oficina Asesora de Jurídica Interna, para resolver el recurso de apelación.


Memorando de remisión del expediente.

34. Hacer entrega de la liquidación y acto administrativo al Grupo Interno de Nómina, para que el valor sea incluido en el reporte del FNA.



El funcionario encargado del G.I.T de Nómina, deberá verificar que en las actas de notificación se renuncie a términos.

35. Incluir el valor del auxilio de cesantías definitivo en el SIAD.


Registro en el SIAD

36. Validar que el ajuste haya quedado correctamente aplicado en el SIAD.


SIAD

37. Generar el archivo plano Funcionario Encargado de

G.I.T de Nómina.

Archivo plano doceava mensual.

38. Remitir al Fondo Nacional del Ahorro, el archivo plano de la doceava mensual de cesantías.


Soporte de envío de la información.










39. Finalizar proceso.







10. PUNTOS DE CONTROL

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRÍTICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

9.1 Trámite para la liquidación de la doceava mensual

Actividad No. 7

No actualizar el estado de un funcionario que se retira en el mes del reporte.

Validar los funcionarios que se retiran en el

mes.

Mensual Funcionario encargado de liquidar nómina.

Formato de Novedades GH-FO-131

Actividad No. 8

No se incluya un funcionario que se retiró en meses anteriores.

Validar las personas que se han retirado y a

quienes no se les ha reportado

cesantías definitivas


Archivo en Excel de

seguimiento de retiros.

Actividad No. 9

No incluir en el archivo de la doceava mensual la

información remitida por FIDUCOLDEX.

Comparar con la información reportada el mes anterior las diferencias.


Archivo Definitivo

doceava mes anterior.

9.2 Tramite para la Liquidación del consolidado anual de cesantías

Actividad No. 2

Que no se incluya un funcionario en la liquidación anual.

Verificar con el G.I.T de Administración de Personal los funcionarios activos a 31 de diciembre de la vigencia.

Anual


Archivo con los funcionarios activos.

Actividad No. 3

Liquidar de manera errónea el valor del auxilio de cesantías.

Verificar los factores que se deben incluir en la liquidación del auxilio de cesantías.

Anual


Base de datos de la validación.







Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD CRÍTICA O VULNERABLE

DESCRIPCION DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

Actividad No. 6

No ajustar alguna diferencia en auxilio de cesantías.

Realizar una validación y ajuste uno a una de las diferencias.

Anual


Base de datos de la validación.

11. ANEXOS

No aplica.







HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

➢ Se incluye el Ley 1437 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”

➢ Se incluye la definición de Consolidado Anual. ➢ Se incluye como soporte asociado el Soporte de Notificación de Cesantías. ➢ Se incluye dentro de las políticas de operación (7): 1) Se debe entregar el reporte generado por

nómina para su pago a la Dirección Financiera, cumpliendo el cronograma que se ha establecido previamente. 2) Se debe verificar la notificación a todos los funcionarios, conservando el debido soporte en la Historia Laboral.

➢ Se elabora un nuevo flujograma para la actividad Consolidado Anual de Cesantías.

3

Se realizaron las siguientes modificaciones: ➢ Modificación del objeto y la base legal. ➢ En la base legal se incluyó el Decreto 3118 de 1968. ➢ Se incluyó la definición de “cesantía definitiva” ➢ En el desarrollo del procedimiento se incluyó un nuevo flujograma para la actividad: Liquidación

de cesantías definitivas por retiro del servicio. ➢ Se incluyó como documento asociado el acto administrativo por el cual se reconocen y pagan las

cesantías definitivas. ➢ Se incluyó la actividad 4 en el flujograma “Liquidación del consolidado anual de cesantías”.

4

➢ Se actualiza el numeral 6 Formatos, se incluyen los formatos GH-FO-100, GH-FO-101 ➢ Se actualiza el numeral 7 Políticas de Operación donde se incluye una nueva política “Antes del

15 de febrero de cada año, se debe cargar la información del archivo plano en la plataforma de la página del Fondo Nacional del Ahorro para consignar las cesantías anuales, e informar mediante correo electrónico a dicha Entidad que se validó la información correspondiente, para que sea cargada a las cuentas individuales de los funcionarios por parte del Fondo Nacional del Ahorro (FNA), y finalmente recibir el respectivo reporte de cargue de las cesantías remitido por la misma Entidad.”

➢ Se actualiza el numeral 8 Desarrollo del procedimiento en la actividad No. 3. Del flujograma del trámite de Liquidación del Consolidado Anual de Cesantías en el que se incluye una observación “Se debe cargar la información de acuerdo con la política de operación número 4 del presente documento”.

5

Se modifica el numeral 2. Alcance, se ajusta y se amplía el alcance de esta Se modifica el numeral 3. Base Legal: Se incluyen las siguientes normas:

- Ley 1071 de 2006 “Por medio de la cual se adiciona y modifica la Ley 244 de 1995, se regula el pago de las cesantías definitivas o parciales a los servidores públicos, se establecen sanciones y se fijan términos para su cancelación”.

- Ley 244 De 1995 “Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0244_1995.html#1







disposiciones”. - Ley 65 de 1946, “Por la cual se modifican las disposiciones sobre cesantía y jubilación y se

dictan otras”. - Decreto 4414 de 2004 “Por el cual se fija el procedimiento para la liquidación y pago del

auxilio de cesantía de los servidores públicos de la planta externa del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

- Decreto 1160 de 1947, “Sobre auxilio de cesantía” - Resolución 867 de 2016, “Por medio de la cual se adopta la política de prevención

del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que Ia desarrollan”.

- Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”

Se eliminan las siguientes normas:

- Decreto 1452 de 1998. Reglamentario de la ley 432 de 1998. - Derogado - Resolución 7388 de 2014. Por medio de la cual se adopta la política de prevención

del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. – Derogada

Se modifica el numeral 4. Definiciones: se actualizan las definiciones. Se modifica el numeral 5. Documentos asociados. Se incluye la política de tratamiento de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Se incluye el numeral 7. Sistemas de información y otros medios electrónicos. Se modifica el numeral 8. Políticas de operación. Se ajustan las políticas de operación, se añaden políticas de operación de acuerdo con el desarrollo del procedimiento y se incluye una política relacionada con el tratamiento de datos. Se modifica el numeral 9. Desarrollo del Procedimiento. Se actualiza el flujograma del desarrollo del procedimiento. Se incluye el GH-FO-101 como registro en la actividad no. 21 de trámite para la liquidación y reconocimiento del auxilio de cesantías definitivo por retiro del servicio. Se modifica el numeral 10. Puntos de Control. Se actualizan los puntos de control de acuerdo con el nuevo desarrollo del procedimiento.

Documents

inisterio de Relaciones Exteriores República de Colombia PT...Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección II, Subsección “A”, noviembre 11de 2009, Expediente