InovasiInovasi LayananLayananpadapada LPSE LPSE ProvinsiProvinsi JawaJawa BaratBarat

Balai LPSE Provinsi Jawa Barat2011

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI BAGAN STRUKTUR ORGANISASI

KEPALAKEPALA

JabatanJabatanFungsionalFungsional

KasiKasiLayananLayananInformasiInformasi

KasiKasiPendayagunaanPendayagunaandandan DukunganDukungan

TIKTIK

KasubagKasubagTata UsahaTata Usaha

Admin (Admin (SistemSistem, , AplikasiAplikasi, , dandanJaringanJaringan) 3) 3

HelpHelpddeskesk (5)(5)VerifikatorVerifikator (3)(3)

PrakomPrakom (0)(0)ArsiparisArsiparis (0)(0)

PengelolaanPengelolaanKeuanganKeuangan & & BarangBarang (1)(1)

PersonilPersonil LPSE [1]LPSE [1]

IKA MARDIAHDEDI KUSWANDI

3

TATA BINA UDIN

ANDHYPURWOKO

Kepala Balai LPSE

Kasubag Tata Usaha

Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK

Kasi Layanan Informasi

PersonilPersonil LPSE [2]LPSE [2]

helpdesk verifikator

4

Dari Darohman

Ruslan

Rachmat T.

SyariefHendra

Tanti Sulianti

Eka Zulandari

Dadang H.

PersonilPersonil LPSE [3]LPSE [3]

Admin Tata usaha

5

Admin Sistem

Rachmad H.

Fera Tri Hartanti

Admin Aplikasi

Asep Suryadi

Admin Jaringan

Margo Raharjo

Staf Administrasi

PeningkatanPeningkatan LayananLayanan RegistrasiRegistrasidandan VerifikasiVerifikasi RekananRekanan

Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat

6

1. 1. PerubahanPerubahan ProsesProses

Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana padaSubbag TU serta semua pejabat struktural);

Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanansebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan);

Menetapkan SOP Layanan;

Menanamkan semangat layanan: ikhlas;

Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari(meeting staff pagi dan sore).

7

ProsesProses AlurAlur PenerimaanPenerimaan RekananRekanan

Rekananditerima

satpam diLobby

RekananMengecek

Persyaratan

Mengisi BukuTamu (Terpisahantara CV dan

PT)

MendapatNomor Antrian

Menuju RuangHelpdesk

8

PengecekanPengecekan didi RuangRuang HelpdeskHelpdesk

Apakah sudahregistrasi online ?

apakah dokumensudah lengkap /

sesuai ?

Rekanan yang telahdisetujui dipanggil, dan dokumen aslidikembalikan serta

mendapat kartutanda lolos

9

ApakahApakah SudahSudah RegistrasiRegistrasi Online ?Online ?

Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding.

Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report.

10

Home Home PakarPakar ReportReport11

FiturFitur PencarianPencarian RekananRekanan12

HasilHasil PencarianPencarian RekananRekanan13

ApakahApakah DokumenDokumen SudahSudahLengkapLengkap//SesuaiSesuai ??

Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi.

Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan

14

15

Ceklist Kelengkapan DokumenCeklist Kelengkapan DokumenNo Uraian Asli Copy Keterangan

1 - Formulir Keikutsertaan

- Penunjukan Admin

2 - Surat Kuasa

- Pengangkatan Pegawai

- KTP Kuasa/Pembawa Dokumen

3 - Formulir Pendaftaran

4 KTP Direktur

5 NPWP Perusahaan

6 - SIUP

- IUJK

- SBU

- PAK

- PAB

- IUI/TDI

7 TDP

8 - SITU

- DOMISILI

- HO/IG/UUG

9 - PKP

10 - Akta

- Kepmenkumham

- Map

RekananRekanan yang yang TelahTelah DisetujuiDisetujui

Nomor Antriannya dipanggil,

Dokumen asli dikembalikan

Mendapat kartu tanda lolos.

16

2. 2. DukunganDukungan PeralatanPeralatan dandanAplikasiAplikasi

Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor,

Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikandokumen,

Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk,

Lembar checklist,

Komputer di masing-masing verifikator (3 unit)

Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekanrekanan adalah Pakar Report

17

Banner Banner SyaratSyarat VerifikasiVerifikasi18

Banner Cara Banner Cara MendaftarMendaftar dandan MejaMejadidi LobbyLobby

19

3. 3. KebutuhanKebutuhan BiayaBiaya

Membuat banner 2 @ Rp. 70.000,-= Rp. 150.000,-

Membuat kartu antrian Rp. 100.000,-

Meja layanan helpdesk: Rp. 9.000.000,-

Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia)

Kertas untuk checklist persyaratan Rp. 2.500.000,- (untukperbanyakan formulir selama 1 tahun)

Cetak kartu lolos verifikasi Rp. 2.500.000,- (untuk 2.500 rekanan/tahun).

Buku Tamu Rp. 300.000 (6 buah per tahun)

20

4. 4. ManfaatManfaat

Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan);

Meningkatkan semangat kerja;

Membangun kekompakan tim

21

5. 5. DurasiDurasi WaktuWaktu ImplementasiImplementasi

Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret 2011

22

6. 6. TantanganTantangan yang yang DihadapiDihadapi

Jumlah rekanan yang mendaftar setiapminggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personilhelpdesk (3) dan verifikator (3);

Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai;

Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e-mail, sehingga konfirmasi e-mail dari sistemke Rekanan terlambat diterima

23

SaranaSarana dandan PrasaranaPrasarana

24

Peralatan KerjaPeralatan Kerja

• 2 unit Komputer

• 1 line Telepon

Di Meja Helpdesk

• 4 unit Komputer

• 1 unit Printer• 1 unit Scanner

Di Ruang Verifikator

• 5 unit Komputer

• 5 unit Scanner• 16 unit Kursi

TungguDi Ruang Tunggu/Bidding Room

25

Front OfficeFront Office26

Ruang HelpdeskRuang Helpdesk27

Ruang Tunggu dan Ruang BiddingRuang Tunggu dan Ruang Bidding28

Ruang VerifikatorRuang Verifikator29

Meja Pemeriksaan Kelengkapan Meja Pemeriksaan Kelengkapan DokumenDokumen

30

Pelayanan VerifikasiPelayanan Verifikasi31

Klarifikasi DokumenKlarifikasi Dokumen32

Ruang MeetingRuang Meeting

6/3/2011 33

Terima Kasih

Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung

No. Tlpn/Fax : 022-2536093/022-82521053(022) 61114013 (mobile)

E-mail : helpdesk@lpse.jabarprov.go.idinfo@lpse.jabarprov.go.id

34