INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD -OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO- LEY 1474, Estatuto Anticorrupción-

PERIODO EVALUADO: Del 12 de noviembre de 2014 al 11 de marzo de 2015

INTRODUCCIÓN

El presente informe está basado en las actividades realizadas en el periodo mencionado, asícomo los avances y dificultades que el Instituto ha presentado frente a sus objetivostrazados y al cumplimiento de su misión. Como insumo se toman los resultados de lasobservaciones obtenidos de las auditorias, evaluaciones, seguimientos y monitoreosrealizados por la Oficina de Control Interno a los diferentes procesos del Instituto.

Además se solicitó información de los avances para cada uno de los elementos del ModeloEstándar de Control Interno – MECI, a las siguientes dependencias: Secretaría General –Área de Atención al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora deComunicaciones y Subdirección Administrativa y Financiera - Área de Talento Humano.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. Módulo de Control de Planeación y Gestión

Para este primer componente se relaciona cuantitativamente el estado actual de losservidores de libre nombramiento, carrera administrativa, trabajadores oficiales,provisionales y planta temporal para esta vigencia: Carrera administrativa 185,nombramiento ordinario 19, en provisionalidad 31, carácter temporal 95 y trabajadoresoficiales 12. Así mismo se describe el personal retirado y/o trasladado: en encargo 60,nombradas ordinarios 3, nombrados provisionales 1, retirados de libre nombramiento 1 yretirados trabajadores oficiales 1.

A finales del mes de enero de esta vigencia, el área de Talento Humano remitiómemorandos a todos los responsables de las evaluaciones de desempeño para evaluar alos funcionarios de Carrera Administrativa a su cargo y se estableció el plazo para la entregade las respectivas Evaluaciones. En consecuencia a la fecha no se han remitido todas lasevaluaciones teniendo en cuenta que el plazo máximo es el 15 de febrero de 2015.

El Plan Institucional de Capacitación 2014, se formuló y se ejecutó de acuerdo a losrequerimientos solicitados por las diferentes dependencias y dado su enfoque transversal;las capacitaciones abordaron 17 de los 21 Proyectos de Aprendizaje en Equipocontemplados en el PIC 2014. En cuanto a la participación se observa que algunosfuncionarios se retiran o no asisten a las capacitaciones por diferentes razones.

Para el Plan Institucional de Capacitación 2015, en los meses de Noviembre y Diciembre de2014 se recibieron y consolidaron las necesidades de capacitación de las dependencias ensus Proyectos de Aprendizaje en Equipo, a la fecha se encuentra en revisión y ajuste parasu aprobación por parte de la Comisión de Personal.

En cuanto a los programas de bienestar e incentivos se desarrollaron las siguientesactividades: Vacaciones Recreativas para hijos de funcionarios entre 5 y 12 años,Campamento para hijos de funcionarios entre 13 y 15 años, se entregaron bonos de navidadpara hijos de los funcionarios hasta los 12 años, actividad cierre de Vigencia y se realizaronlas novenas en la sede del Instituto; el 16 de diciembre se asistió a la novena organizada porla Secretaría de Cultura, donde se invitó a todo el sector. Para estas actividades ha crecidoel número de personas asistentes debido a que se suman los funcionarios de plantatemporal.

Para la elaboración del programa de bienestar e incentivos vigencia 2015, se realizaronencuestas a los funcionarios de planta para la concertación de las actividades, a la fecha seencuentra en proceso de consolidación y elaboración del cronograma.

El programa de salud ocupacional se desarrollaron actividades en el último bimestre de lavigencia 2014: Prácticas deportivas para los funcionarios en voleibol, Gimnasio, tenis ynatación, Vacunación contrala influenza (200 dosis), Fomento de estilos de vida saludable(Prevención de riesgos psicosocial y Ergonómico), apoyó la jornada de donación de sangrecon el Hemocentro de la Secretaria Distrital de Salud, se realizaron exámenes de ingreso yegreso para los funcionarios, Capacitación en riesgo público para el programa pedalea porBogotá, capacitación de prevención del riesgo Biológico y uso de EPP, para el personal deArchivo y correspondencia, además de realizar los reportes oportunos de accidentes detrabajo y enfermedades laborales y los seguimiento a los estudios de casos de EnfermedadLaboral, asistencia y acompañamiento al Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASOen la ejecución de las actividades programadas para la vigencia 2014 y la elaboración de lamatriz de peligros y riesgos según la NTC 45 con apoyo de la ARL Positiva-CapacitaciónTeórico- práctica a la Brigada de Emergencias (Talleres y entrenamiento en búsqueda yrescate).

Para la vigencia 2015, se elaboró el cronograma de actividades del Programa de SaludOcupacional 2015 junto con el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo-COPASST, y la Administradora de riesgos laborales Positiva.

En cuanto al componente de Direccionamiento Estratégico el Instituto Distrital de Recreacióny Deporte IDRD inicia su vigencia del 2014, con $210.245'953.000 recursos asignadosmediante Acuerdo 533 de 2013, distribuidos en 12 proyectos de inversión. Durante elperíodo de 2014, el presupuesto fue modificado obedeciendo a una reducción presupuestal,de acuerdo con el establecido en el Articulo 2 del Decreto 583 del 19 de diciembre de 2014,Por el cual se efectúa una reducción en el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y deGastos e Inversiones de Bogotá Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el1 de enero y el 31 de diciembre de 2014. Adicionalmente se hizo necesario trasladarrecursos a Pasivos Exigibles para atender compromisos de contratos del 2012, que fueronliquidados en la vigencia del 2014.

Presupuesto Inicial $210.245.953.000Reducción $ 31.070.000.000Traslado Pasivos Exigibles $ 838.100.437Presupuesto Final $178'337.852.563

El presupuesto de inversión final del IDRD fue de un valor de $178.337'852.563, con unaejecución en compromisos del 73%, es decir $130.498'718.917 pesos, quedando sinejecutar un 26% lo cual infiere a falta de planeación y gestión en algunos proyectos deinversión, mientras que en la ejecución pagada o girada fue de 49%, observando unadeficiente planeación y ejecución del presupuesto de los proyectos 2014. Así mismo serefleja en el presupuesto total (funcionamiento e inversión) ejecución de compromisos conun 75% y la ejecución pagada o girada en un 54%.

Para el año 2015 el Instituto de inversión asignado es de $215.547.099.000, el cual sudistribución inicial es (Información reportada por la Oficina Asesora de Planeación):

PROYECTO DE INVERSIÓN ASIGNACIÓN %

Construcción y Adecuación de Parques y Escenarios para la Inclusión $88.159.781.000,00 40,90%

Parques Inclusivos: Física, social, económica y ambientalmente $50.026.749.000,00 23,21%

Jornada Escolar 40 Horas Semanales $38.000.000.000,00 17,63%

Bogotá Forjador de Campeones $18.030.000.000,00 8,36%

Fortalecimiento Institucional $7.909.895.000,00 3,67%

Acciones Metropolitanas para la Convivencia $4.770.000.000,00 2,21%

Pedalea por Bogotá $4.310.000.000,00 2,00%

Bogotá Participativa $2.810.674.000,00 1,30%

Tiempo Libre Tiempo Activo $1.410.000.000,00 0,65%

Bogotá es mi Parche $50.000.000,00 0,02%

Corredores Vitales $50.000.000,00 0,02%

Probidad y transparencia en el IDRD $20.000.000,00 0,01%

A la fecha del presente informe no se han presentado solicitudes de modificaciónpresupuestal por parte de los ordenadores del gasto.

Así mismo se concluyó los planes operativos de la vigencia, a 31 de diciembre de 2014, elcual presentó 167 metas programadas por dependencias con sus correspondientes áreasinternas de trabajo, obteniendo como resultado: 123 metas, equivalentes al 73,65%cumplieron con el 100% de lo programado y 44 metas, equivalentes al 26,35% nocumplieron con el 100% de lo programado.

Las dependencias que presentan incumplimiento en una o varias de sus metas fueron:

Secretaria General 3 metas

Archivo y Correspondencia 1 meta

Área de Apoyo a la Contratación 2 metas

Oficina de Comunicaciones 1 meta

Oficina de Control Interno 1 meta

Oficina Asesora Jurídica 1 meta

Oficina Asesora de Planeación 4 metas

Área de Promoción de Servicios 2 metas

Área de Administración de Escenarios 2 metas

Área de Fomento y Desarrollo Deportivo 1 meta

Área de Recreación Comunitaria 1 meta

Área de Recreación de Personas con Limitación 2 metas

Área de Recreación Adulto Mayor 1 meta

Subdirección Administrativa y Financiera 1 meta

La Subdirección Técnica de Construcciones, Área de de Costos y Estudios Económicos,Control Interno Disciplinario, no presentaron el respectivo seguimiento del cuarto trimestrede 2014.

En cuanto al Plan Operativo del año 2015, la Oficina Asesora de Planeación a través dememorando enviado a las dependencias el día 22 de diciembre de 2014, solicitó realizar laformulación del Plan Operativo 2015. Para lo cual se consolido un total de 167 metas,número de metas igual a la vigencia anterior.

En cuanto al modelo de operación por procesos el Instituto en el presente periodo no hacreado procedimientos nuevos pero si se han modificado cuatro: Otorgar, renovar,actualizar, suspender o revocar el reconocimiento deportivo V.6, Parámetros para remitir elinforme ejecutivo anual al DAFP V.6, Apoyo técnico metodológico al atleta V.5 yMantenimiento de parques y escenarios V.8.

Mediante Resolución 008 del 10 de diciembre de 2014, expedida por la Junta Directiva de laEntidad, se creó dentro de su estructura la Oficina de Asuntos Disciplinarios y se suprimióuna función de la Secretaria General.

En cuanto al cumplimiento de las metas de los indicadores de gestión vigencia 2014,presentan un cumplimiento del 58,67%; de los setenta y cinco (75) indicadores medidos,cuarenta y cuatro (44) cumplieron en promedio con la meta establecida y treinta y uno (31)presentaron incumplimiento.

Los indicadores que no cumplieron con la meta en el año la Oficina Asesora de Planeacióninforma:

1. Satisfacción de Peticionarios: Indicador trimestral definido para los cuatro procesosmisionales y en todos presenta incumplimiento en el transcurso del año así:Construcciones 45%, Parques 49%, Deportes 20% y Recreación 38%, frente a unameta del 100%, el promedio del año no incluye la medición para el mes de diciembrede los procesos de Diseño y Construcción de Parques y Escenarios y Fomento alDeporte por demoras en la remisión del informe por el Área de Atención alCiudadano.

Por las demoras presentadas en la remisión del informe mensual de PQRS, seregistra en el aplicativo de calidad la acción de mejora No. 173 para la revisión delprocedimiento de PQRS y la metodología de medición de satisfacción depeticionarios.

2. Tiempo de Respuesta de las PQRS: Indicador trimestral definido para los cuatroprocesos misionales y en tres presenta incumplimiento en el transcurso del año así:Parques 93%, Deportes 98% y recreación 99%, frente a una meta del 100%, elpromedio del año no incluye la medición para el mes de diciembre del procesoFomento al Deporte por demoras en la remisión del informe por el Área de Atención alCiudadano. El proceso de Administración de parques y escenarios registró la acciónde mejora No. 99. Los procesos de Fomento al deporte y Promoción de la Recreaciónno generaron acciones.

3. Acciones de Mejora: Indicador transversal con frecuencia de medición trimestral ymeta del 0%, en cual se mide el cumplimiento de los tiempos definidos en lasactividades de las acciones de mejora, presenta incumplimiento promedio en losprocesos y áreas de: Diseño y Construcción de parques y escenarios 6%,Administración y Mantenimiento de Parques 17%, Fomento al Deporte 2%,Promoción de la Recreación 10%, Oficina Asesora de Comunicaciones 10%, Gestióndel Talento Humano 30%, Área de Sistemas 61%, Área de Apoyo Corporativo 13%,Gestión Jurídica 21%, Adquisición de bienes y servicios 24%, Gestión Financiera53%, Gestión Documental 100%, Control Evaluación y Seguimiento 15% y Salónprincipal 46%. El proceso de Diseño y Construcción de Parques y Escenarios reportóen el aplicativo de calidad la acción de mejora No. 96.

4. Cumplimiento ejecución de recursos obra (incluye interventoría):Indicador trimestral del proceso Diseño y Construcción de Parques y Escenarios quepresenta una ejecución promedio del 73% frente a una meta del 80%, el promedio delaño no incluye la medición para el mes de diciembre teniendo que cuenta que no fuereportado. El indicador presento incumplimiento en el primer periodo, razón por lacual se registra en el aplicativo de calidad la acción de mejora No. 95, para elsegundo periodo reportado un aumento llegando al 87,15% y en el periodo siguientela medición del 76,15% presenta una leve diferencia con la meta.

5. Ejecución presupuestal – Parques: Indicador semestral con meta del 100% al final delaño, presenta una ejecución acumulada a diciembre del 97%, no se realizó acción demejora teniendo en cuenta que el primer semestre cumplió la meta del 30%.

6. Ejecución presupuestal – Fomento al Deporte: Indicador semestral con metaacumulada a junio del 30% y del 100% al final del año, presenta una ejecución en elprimer semestre del 21% y el acumulado a diciembre del 85%, el incumplimiento sedebe según lo reportado a demoras en los procesos de contratación y trasladospresupuestales.

7. Ejecución del PAC – Fomento al Deporte: Indicador mensual con una ejecuciónpromedio del 87% frente a una meta del 90%, presenta incumplimiento los meses defebrero 79,5%, Marzo 61,03%, Abril 77,3% y Diciembre 60,49%; el incumplimiento sedebe a los retrasos en los pagos programados, se registró en el aplicativo de calidadla acción de mejora No. 168.

8. Ejecución del presupuesto asignado: Indicador semestral del proceso Promoción dela Recreación presenta una ejecución promedio del 80% frente a una meta del 100%,se registró en el aplicativo de calidad la acción de mejora No. 98.

9. Recreación para la infancia: Indicador semestral del proceso Promoción de laRecreación presenta una ejecución promedio del 85% frente a una meta del 100%, nose define acción correctiva de acuerdo a lo reportado los incumplimientos se deben afactores como la cancelación de actividades y la disminución de la atención en lasludotecas, entre otros.

10. Solicitudes en materia de comunicaciones: Indicador trimestral del procesoGestión de comunicaciones, presenta un cumplimiento promedio del 94% frente a unameta del 100%, no se define acción correctiva de acuerdo a lo reportado losincumplimientos se deben al suministro incompleto o inoportuno de la información ymodificaciones de diseño por parte del solicitante.

10. Representación judicial y extrajudicial: Indicador trimestral del proceso GestiónJurídica, presenta un cumplimiento promedio del 1% frente a una meta del 0%, no sedefine acción correctiva, de acuerdo a lo reportado se realizaron las actividadespropuestas en cuanto a la debida defensa judicial del IDRD.

12. Ejecución del PAC – Administrativa y Financiera: Indicador mensual con unaejecución promedio del 87% frente a una meta del 90%, presenta incumplimiento losmeses de Enero 64,37%, Febrero 71,7%, Marzo 81,02%, Noviembre 79,44% yDiciembre 84,32%; según el reportado el incumplimiento se debe a los retrasos en lospagos programados, no se realizaron acciones de mejora.

13. Oportunidad en la entrega de informes: Indicador trimestral del procesoControl, evaluación y seguimiento, presenta un cumplimiento promedio del 97% frente auna meta del 100%, según los reportado el incumplimiento se debe a el retraso en laentrega de uno (1) de los informes programados en el mes de diciembre razón por lacual no se realizaron acciones de mejora.

Para el año 2015, a la fecha no se ha realizado la revisión a los indicadores de gestión,debido al retraso en la contratación del asesor de la Oficina Asesora de Planeación por partedel ordenador del gasto (Subdirección Administrativa y Financiera).

En cuanto al componente Administración del Riesgo 2014, en el informe final proyectado poresta Oficina, observa que durante el último trimestre algunas de las dependenciasdisminuyeron sus controles y no realizaron algunas de las acciones que se comprometieronpara poder gestionar de manera eficaz los riesgos sobre los cuales se han determinado lasacciones.

Es importante anotar qué algunos procesos no han gestionado los indicadores que seencuentran formulados para sus riesgos. Es necesario realizar una revisión a esta situacióncon el fin de dar una mejor visión de lo que pasa con las acciones propuesta y estas comoafectan en buena o mala manera las situaciones administrativas que se derivan del procesode administración de los riesgos institucionales.

Del total de los 58 riesgos incluidos en el mapa 2014 están ubicados en ZONA EXTREMA el38%; el 31% en riesgo alto, y entre moderado y bajo se encuentra un poco más del 30% deltotal de riesgos. Es de destacar que muchos de estos riesgos tienen compromisosnormativos que les dan una connotación especial pues influyen de manera decisiva en lagestión institucional, por ejemplo “Oportunidad en las respuestas de los Peticiones, Quejas yReclamos PQRS” o aquellos que tienen que ver con los proyectos de inversión.

En dicho ámbito se establecieron algunas acciones correctivas; como es el caso dePromoción de la Recreación, que realizo algunas de ellas con el fin de gestionar el riesgoque produce la atención de los servicios de recreación a la comunidad. En el caso deParques se hizo acción correctiva para las PQRS. Esta se encuentran consignadas enISOLUCIÓN por parte de los mismos responsables con ocasión a la materialización de losriesgos. Igualmente se originaron dos acciones de mejora para este proceso, relacionadascon el Riesgo No. 19 sobre “No cumplir con las metas establecidas en los proyectos deinversión”; para PEDALEA POR BOGOTA fue abierta la No.97 y para TIEMPO LIBRETIEMPO ACTIVO fue abierta el 2 de Septiembre de 2014 la No.100.

Por otro lado el proceso de Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios originóuna acción de mejora en cuanto al Seguimiento y tiempos de respuesta a los derechos depetición y correspondencia (frente a esto se documentó la acción correctiva No. 99).

Frente a los Riesgos Anticorrupción y con base en el seguimiento realizado por esta Oficinasobre el periodo de 2014, se puede señalar lo siguiente:

- Como estrategia, para prevenir los riesgos se establecieron medidas orientadas a reducirprobabilidad de ocurrencia en aquellos (5) considerados con Casi Segura Posibilidad dematerialización, y en los restantes (15) riesgos, catalogados como Posibles, se programaronactividades para evitarlos.

- De los veinte (20) riesgos identificados en el plan 2014, uno de ellos no estuvo latente porinactividad del proceso (Gestión de Proyectos UEL) y por sustracción de materia no tuvoaplicabilidad la acción para evitarlo; para los diecinueve (19) riesgos restantes del plan, sedesarrollaron las acciones establecidas que culminaron para 15 de ellos correspondientes al80%, y aun cuando hubo avances en la gestión para atender los otros 4, en este 20 %. Lasacciones programadas tuvieron un avance inferior al esperado.

- Se presentó incumplimiento parcial de las acciones del riesgo TRÁFICO DEINFLUENCIAS, asociado con la potencial vinculación de contratos de prestación deservicios de personal sin la idoneidad y/o competencias requeridas. A pesar de tener unadirectriz establecida por la Secretaria General que conminó a las dependencias para“Establecer y verificar las competencias (educación, formación, habilidades y experiencia)del personal contratista en conjunto con los responsables de las dependencias y/o áreas dela entidad”; se tuvo una débil respuesta, y las acciones de fortalecimiento preventivas no sepudieron cumplir en su totalidad. Igualmente, es de señalar que se adelantó por parte delárea de Talento Humano, proyecto de resolución para adoptar una tabla de honorarios delos contratos de prestación de servicios de profesionales y de apoyo a la gestión del IDRD,que no culminó en su firma e implementación.

- Es de señalar que se presentaron demoras y vacíos en la entrega a la Oficina de ControlInterno de la información solicitada a dependencias de la entidad sobre el cumplimiento yseguimiento primario de las medidas y acciones programadas en el Plan AnticorrupciónIDRD 2014.

El plan ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO del IDRD 2015, se formulóen el primer mes de este año, está estructurado contemplando los cuatro frentes pertinentesque deben conformarlo como son los de ANTICORRUPCIÓN, RENDICIÓN DE CUENTAS,ATENCIÓN AL CIUDADANO y de ANTITRÁMITES, teniendo como base el plan del añoanterior.

En cuanto al Mapa de Riesgos de Corrupción 2015, fue aprobado el 23 de enero en Comité,incorpora acciones renovadas para el manejo de 16 riesgos potenciales de corrupcióncorrespondiendo a los que continúan latentes provenientes del año anterior, más uno nuevode Peculado los cuales presentan la siguiente tipología:

TIPO DE RIESGO DE CORRUPCIÓN IDRD 2015 CANTID PROPORCIÓN ANALISIS PROBABILIDAD TRAFICO DE INFLUENCIAS 5 32% Casi seguro en 2 casosPREVARICATO POR ACCION U OMISIÓN 4 24% Posibles UTILIZACIÓN INDEBIDA DE INFORMACIÓNOFICIAL PRIVILEGIADA

3 20% Posibles

INTERES INDEBIDO EN LA CELEBRACIÓN DECONTRATOS

1 6% Casi seguro

REVELACIÓN DE SECRETO 2 12% Posibles PECULADO POR APROPIACIÓN 1 6% Casi seguro TOTAL DE RIESGOS 16 100%

2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento

Frente al componente de autoevaluación institucional la Oficina de Control Interno realizóuna encuesta virtual por correo electrónico la cual fue contestada por ochenta y seis (86)servidores de la entidad, en la muestra obtenida se observa que la mayoría de las encuestasfueron respondidas por Servidores de Planta, en un 84%, mientras que el porcentajerealizado por los contratistas alcanza el 15%, y un 1% por ciento no se identifica su origen.

Si comparamos estos niveles con los del año 2.013, la encuesta fue contestada por menosservidores públicos, pasando de 116 en 2.013 a 86 en 2.014, así mismo, se tiene que elnúmero de funcionarios de planta que contestaron la encuesta bajó, pasando de 83 a 72 yde los contratista de 30 en 2.013 bajaron a 13 en 2.014. Síntoma que es de observar encuanto al involucramiento que tienen los funcionarios con respecto al Sistema de ControlInterno; se infiere además que las dependencias deberían incrementar su interés en materiade la AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO y en cuanto a lacapacitación de sus colaboradores y al estudio del modelo MECI que diariamente se estáaplicando en la entidad.

Para interpretar las respuestas se ha establecido que sobre un total posible de 5.0 puntos,una nota promedio entre 1.0 y 3.0 corresponde a un desarrollo del sistema calificado comoInsuficiente, entre 3.01 y 4.0 a un nivel de Adecuado y entre 4.01 y 5.0 corresponde a unnivel de desarrollo Satisfactorio.

Dado lo anterior la evaluación por módulos se da de la siguiente manera: el de mejorcalificación fue el denominado “Modulo de Evaluación y Seguimiento”, con un resultado de3,74 / 5,00; dicho módulo está incluyendo los componentes de Autoevaluación Institucional,Auditoria interna y planes de mejoramiento, de lo que se puede inferir que los servidoresvaloran de mejor manera las herramientas que permiten el mejoramiento continuo de lagestión institucional.

Por otro lado, frente al “Modulo de Control de Planeación y Gestión”, se obtiene unacalificación de 3,57 / 5,00; calificación cercana a la del módulo anterior y que incluyeaspectos importantes de la Gestión Institucional como son el Talento Humano, elDireccionamiento Estratégico y la Administración del Riesgo.

La evaluación general sumando los dos módulos, da como resultado que el IDRD obtieneuna calificación por parte de sus propios funcionarios del 3,65 / 5,00 lo que puede indicarunos resultados en el rango de ADECUADO.

Para el presente periodo la Oficina de Control Interno ha publicado Boletines Informativospromocionando el Autocontrol: Boletín No. 21 El Principio de la Planeación. Boletín No. 22.Autocrítica a la Gestión Realizada en el 2014. Boletín No 23 Autocontrol en la Custodia,Manejo y Disposición de la Información del IDRD y Boletín No. 24 Ley de Trasparencia y delDerecho del Acceso a la Información Pública – Ley 1712 de 2014.

Para el componente auditoria interna se realizaron las siguientes evaluaciones en tiemporeal en el periodo de esta evaluación: Evaluación del proceso IDRD-STRD-SAS 038-2013 ycontrato No. 2263 del 2013. - Evaluación área de Tesorería: Procedimiento de IngresosFinancieros - Se realizaron los arqueos de Caja: Tesorería, Jurídica y Recursos Físicos. -Evaluación de la verificación comparativa de las propuestas dirigidas al desarrollo decertámenes deportivos para los pueblos indígenas, afrodescendientes y residentes enBogotá. Contrato 2071 de 2014. - Evaluación a la Licitación Pública No. 022 de 2013 -Evaluación al proceso IDRD-STRD-SAS-015-2014 y Contrato IDRD-CTO-1554-2014 yEvaluación al proceso IDRD-STRD-SAS-038-2013 y Contrato Suministro No. 2263 de 2013.

Se terminó y se remitió los respectivos informes de las Auditorías Internas de Control Internoy calidad del proceso de Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios, visitandoun total de 48 parques y escenarios. Así mismo se realizó la auditoria al proceso dePromoción de la Recreación, cumpliendo el programa anual de auditorías 2014, realizandoun total de 7 auditorías programadas y su vez se realizaron 20 evaluaciones en tiempo realpara esta vigencia.

De las auditorías internas de calidad se originaron 33 no conformidades de las cuales sevienen ejecutando sus planes de acción, los cuales fueron cargados en el aplicativoISOLUCION, en donde se viene realizando el seguimiento respectivo. Igualmente se vienenrealizando los seguimientos a las observaciones y /o hallazgos originados de las auditoríasinternas de control interno.

Se programó y aprobó por el Comité del Sistema Integrado de Gestión el programa anual deauditoria de la Oficina de Control Interno, el cual fue remitido a la Alcaldía Mayor de Bogotá,contemplando las auditorias programadas, auditorias especiales (evaluaciones en tiempo

real), seguimientos que se realizan, informes de ley que se deben remitir, comités que sedeben asistir y capacitaciones programadas para la Oficina.

En cuanto a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría Distrital de Bogotá, serelacionan a continuación:

CONTROL DE ADVERTENCIA: El Instituto cuenta con un (1) Control de Advertencia.Convenio de Cooperación No. 2322 de 2013 IDRD-UDCA – No.10000-03486 DE LACONTRALORIA DISTRITAL DE BOGOTÁ D.C. Responsable Subdirección Técnica deRecreación y Deporte. La OCI Interno en sus seguimientos ha evidenciado falencias en laplaneación y redacción de las acciones de mejora, se requiere consultar con la Contraloríade Bogotá la posibilidad de organizar y aclarar las acciones programadas.

PLANES DE MEJORAMIENTO: Para la presente vigencia se han realizado tres Auditoriaspor este Ente de Control: Informe Final Auditoria Especial Contratos y Convenios, IDRD –2014, en el mes de Abril. Informe Final de Auditoria Integral Modalidad Regular – Vigencias2013 PAD 2014, mes mayo. Informe Final de Auditoria Especial contratos del programa“Jornada Escolar 40 horas”, vigencia 2013 y 2014. Informe Final de Auditoria IntegralModalidad Especial – PAD 2014, Acuerdo 078 de 2002. La OCI ha venido realizando los seguimientos a los planes de mejoramiento suscritos con laContraloría de Bogotá, a la fecha su estado es el siguiente: Acciones cerradas en lavigencia: 51 acciones vencidas de vigencias anteriores: 22 acciones (Aud. Regulares yEspeciales) Acciones abiertas en la vigencia 2013: 10 acciones (Aud. Especial Ligas)Acciones abiertas en la vigencia 2014: 9 acciones (Aud. Especial Contratos y Convenios) 25acciones (Auditoria Regular) 8 acciones (Aud. Especial – 40x40) 9 acciones (Aud. Especial –Acuerdo 078), para un total de 83 hallazgos vigentes.

3. Eje Transversal Información y Comunicación

El Plan de Comunicaciones que se programó para el 2014 se ejecutó y atendióoportunamente en cuanto al cubrimiento, promoción y divulgación de las actividades yeventos del IDRD.

Las noticias emitidas sobre el IDRD a través de los medios de comunicación fueron positivasen un 95% y se logró la publicación de más de 3.900 artículos en radio, prensa, televisión,revistas, e Internet sobre los avances en la gestión, con un monto de free press queascendió a 10.39 millones de pesos. Para ello se emplearon recursos como loscomunicados y ruedas de prensa, página Web, difusiones en tarima, pantallas del estadio elCampin, pancartas, pendones y redes sociales como algunas herramientas de divulgación ycomunicaciones para llegar a la comunidad con información, clara, precisa y oportuna.

Igualmente se logró un efecto positivo en la percepción de la gestión e imagen favorable delIDRD, según la última encuesta del programa BOGOTA COMO VAMOS donde seestableció el primer lugar para la entidad en gestión con un 53% de votos, la segunda enfavorabilidad con un 82% y tercera en conocimiento con un 83%.

Se relaciona a continuación una reseña de lo realizado en la vigencia 2014:

1. Cubrimiento por parte del equipo de profesionales del área (periodistas, fotógrafos y webmáster) de 59 eventos institucionales realizados en Parques y Escenarios de la capital,como también en la sede administrativa del IDRD.

2. Envío para su divulgación de 158 comunicados de prensa y material fotográfico a mediosimpresos, radiales y televisivos de amplia circulación, al igual que a comunitarios registradosen nuestra base de datos.

3. Convocatoria a 66 actividades para periodistas de medios masivos y comunitarios decomunicación.

4. Esto generó un aumento de 18,500 seguidores en twitter, un incremento en 4.888 los ´Megusta' de la fanpage de Facebook y se generaron 88.889 reproducciones a 323 videospublicados en YouTube.

5. Con la anterior información y toda la demás generada por las distintas áreas del Instituto,se elaboraron y suministraron 48 agendas de actividades semanales a los más de 50.000suscriptores que posee.

6. El área de diseño elaboró un total de 926 piezas informativas entre plegables, afiches,pendones, vallas y volantes de eventos como el Día Mundial de la Actividad Física, Festivalde Porras, Día del Desafío, Festival de Verano, Foro de Parques, Semana de la Bicicleta,Ciclovía Nocturna, Noche de Velitas y 40 años Ciclovía, entre otros.

7. Para evidenciar la receptividad en los Medios de Comunicación y valorizar su impacto,contamos con el servicio de monitoreo de la firma MMI Colombia que nos reportadiariamente y mes tras mes, copias de los informes televisivos, audios radiales y notasescritas divulgadas por noticieros y magazines. En total registramos 3,914 notas durante losdoce meses del 2014.

Para el año 2015 se realizó una reunión de planeación para fijar metas, objetivos y accionesestratégicas en materia de comunicaciones. Se priorizaron los siguientes temas: JuegosDeportivos Nacionales, programa jornada completa en deportes, Festival de Verano,Navidad, Deporte y Paz.

Con el fin de optimizar el servicio informativo y la interacción a través de medios digitales, laOficina de Comunicaciones incorporó a su equipo para el presente año una contratistaencargada exclusivamente del manejo de las Redes Sociales.

Para los meses de enero y febrero de 2015 se ha divulgado en los medios 176 notas eninformativos de prensa escrita, radio, televisión y portales de Internet de eventos como:

1. Presentación APP para renovar el coliseo el Campín2. Peregrinación a Monserrate3. Aval del IDRD al América para jugar en estadio de Techo.4. Estado actual de parques distritales5. Funcionamiento de la Ciclovía.6. Día sin carro y sin motos7. Entrega bicicorredores en parque Mundo Aventura y el Tunal8. Inauguración cancha sintética parque La Aurora y zona Skate en parque Arabia.9. Foro Mundial de la bicicleta en Medellín.

Algunos ejemplos de las noticias más representativas en el periodo que evaluá este informeson:

1. Inauguración bicicarriles en los parques El Tunal y Mundo Aventura.

2. Entrega de la obra cancha sintética parque La Aurora y Zona Skate parque Arabia (C.Bolívar).

3. El IDRD resalta logros deportivos en competencias internacionales, obteniendo títulos porlos deportistas del registro de ligas bogotanas, integrantes de la delegación colombianaparticipante Centroamericanos y del Caribe celebrados en Veracruz (México) del 14 al 30 denoviembre.

4. III Foro de la Bicicleta (9 al 17 de noviembre).

5. Jornada completa en deportes, beneficiara a 70.000 estudiantes en 2015, con esteprograma se busca la formación integral en materia deportiva de estudiantes de colegiospúblicos de Bogotá D.C. El programa busca ampliar el número de beneficiados pasando de48.064 estudiantes en 2014, a 70.000 niños, niñas y jóvenes de 74 Instituciones Educativasen 2015 y formar a los estudiantes para que sean multiplicadores de paz y convivencia.

6. Navidad Humana en los parques de Bogotá, conciertos, show pirotécnico y el encendido de lailuminación en el mes de diciembre de 2014 se concluyó la temporada decembrina en la capital delpaís. (Noche de Velitas, Ciclovía Nocturna, 40 años de la Ciclovía y Novenas en los parques).

Generalidades y Observaciones del Estado General del Sistema de Control Interno

Continuar con el fortalecimiento de la operatividad de los grupos de GESTORES DE ÉTICAy del EQUIPO MECI, integrados en años anteriores con funcionarios de la entidad.

Se continúa con la carencia de la formalización de los acuerdos de gestión, según loestablecido en el Titulo VIII de la Ley 909 de 2004 (Art 50), para todos aquellos funcionariosque ocupen cargos que conlleven ejercicio de responsabilidad directiva en la entidad.

De acuerdo al informe de seguimiento al plan operativo por dependencias emitido por laOficina de Planeación a esta Oficina, se concluyen y observa lo siguiente:

“En términos generales la evaluación de los resultados del Plan Operativo IDRD pordependencias a 31 de diciembre de 2013, presenta una situación en la cual el 87,21% delas 258 metas programadas muestra una ejecución del 100% o superior, y el 12,79%equivalente a 33 metas, presenta una ejecución inferior al 100%.”

Los rangos de cumplimiento de las 33 metas con ejecución menor al 100% es el siguiente:

Nueve metas con ejecución entre 99 % y 80%, nueve metas con ejecución entre 79 % y60%, tres metas con ejecución entre 59 % y 40%, una meta con ejecución entre 39% y 20%y once metas con ejecución entre 19 % y 0%.

Con relación al año 2012, encontramos una disminución del 2,53% en relación a las metascuyo cumplimiento fue del 100% en el 2013.

Finalmente se recomienda a las áreas la revisión, reformulación o reprogramación, cuandoaplique, de aquellas metas que no se han ejecutado al 100%. En el 2013, así como deaquellas que han tenido un redireccionamiento en su planteamiento inicial.”

Fortalecer los controles en cuanto al cumplimiento de los planes de acción propuestos en losdiferentes planes de mejoramiento (interno y externos), por parte de los responsables decada proceso, así como el reporte de los avances con sus respectivos soportes para serrevisados y analizados.

Se continua con la falta de pertinencia del plan para orientar proceso de la gestión deProyectos UEL, con sus objetivos y metas específicas para impulsarlo; considerando queeste proceso no opera con nuevos proyectos en lo transcurrido de la vigencia del año 2013 y2014, se viene presentando desde el 2011 una drástica reducción de su operación conrespecto a vigencias anteriores.

Se continúa la falta de gestión por parte del Área de Apoyo a la Contratación debido ademoras en publicar y elaborar la información para tramitar los procesos de contratación, asícomo la organización en las carpetas contractuales y en los expedientes virtuales. Serecomienda revisar y tomar acciones sobre este proceso para mejorar el sistema de gesiónde archivo.

Las fortalezas del Sistema de Control Interno se podrían percibir especialmente en elModulo de Evaluación y Seguimiento que encuentra así un terreno abonado para que losprocesos y procedimientos institucionales sigan madurando un Sistema de Gestión, quepropenda en el mejoramiento continuo. Por otro lado en lo que tiene que ver con elDireccionamiento Estratégico de la entidad es de resaltar que los funcionarios si conocenestos procedimientos y procesos así como los Planes de Mejoramiento.

Con base al seguimiento realizado al PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN ALCIUDADANO, se recomienda para el 2015 lo siguiente:

• La Oficina de Control Interno mantiene y renueva para el año corriente, larecomendación dirigida a la administración del IDRD, de continuar fortaleciendo ydinamizando la gestión requerida especialmente de las dependencias responsablesde las acciones establecidas que no alcanzaron el avance programado en el 2014,para que en esta vigencia 2015 se asegure el cumplimiento de acciones definidaspara evitar los riesgos descritos en el Mapa de Riesgos de Corrupción.

• Adoptar una postura más proactiva frente al desarrollo de los compromisos ycontribución en esta materia, haciendo énfasis en lo concerniente con laimplementación de medidas efectivas para prevenir riesgo del TRAFICO DEINFLUENCIAS y de riesgo de INTERES INDEBIDO EN LA CELEBRACION DECONTRATOS.

• En cuanto a la racionalización de trámites, culminar la definición, formalización eimplementación de lo relativo al otorgamiento y control de avales para escuelasdeportivas (modificación de la resolución 299 de 2009).

• Mejorar por parte de los diferentes responsables, los controles de la implementación ydel seguimiento de las acciones del Plan Anticorrupción, de la aplicación de susindicadores y del envío oportuno de los reportes correspondientes de avance a laOficina de Control Interno.

AlCALDfA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTURA, RECREACION '( DEPORTEIr>stIMo D1slJUlllfl ~<ICIOlacoOn y ~¡>OOe

Se realizó seguimiento al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 - Transparencia y delAcceso a la Información Pública Nacional en el sitio Web directamente, en donde seevidencia la estructura plasmada en la norma (metodología Veeduría Distrital), que a lafecha se encuentra en construcción, faltando un 35% de la información por vincular.

Cordialment ,

S CANTE CÉSPEDESA DE CONTROL INTERNO

Proyectó; Eduardo Torres Lugo - Profesional Especializado. Oficina de Control [ntern~

Calle 63 No. 59A - 06Tel: 660 54 00www-idrd.gov.coInlo.: Linea 195 ISO 9001

BOGOTÁHU~ANA