INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO A GESTION DE FACTURAS DE PROVEEDORES

INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO A

GESTION DE FACTURAS DE

PROVEEDORES

INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO A GESTION DE FACTURAS DE PROVEEDORES

Acceso al aplicativo

Consulta

Pagos

Pendientes

Crear factura manualmente

Subir factura desde archivo

Enviar correo

Ingreso de facturas

Consulta de estado de comprobantes y pagos

Seleccione una opción

1°.- Ingrese a la web corporativa del Grupo

Telecom: www.telecom.com.ar

2°.- Hacer “click” en la

solapa Proveedores

Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

3°.- Ingrese a Gestión de Facturas de Proveedores para

realizar consultas sobre el estado de sus facturas y para el ingreso

de las mismas .


4°.- Requisitos y pasos necesarios para operar a través de la web.

5°.- Para ingresar a nuestro link de Gestión y comenzar a con lngreso

de Facturas o Consulta de Facturas

IMPORTANTE: Si usted es un proveedor que aún no posee las datos de Código de Usuario y Clave de Acceso para

ingresar a la web, por favor solicítelo a través de este link.


Realice la solicitud del Código de Usuario y Clave de Acceso a esta dirección de correo electrónico con el

asunto enunciado.

Los datos requeridos son: número de CUIT y/o número de

proveedor , razón social y dirección de correo electrónico donde llegarán el usuario, la contraseña y los avisos de

ingreso de facturas y de pagos

Luego de procesar su solicitud se le enviará un mail con los siguientes datos necesarios para que pueda

operar: Identificación de usuario (código de 7 caracteres que comienza con Z…) y la clave de

acceso (contraseña). El código de seguridad es su número de proveedor.


Si en algún momento el sistema le impide el acceso porque su usuario o

contraseña están bloqueados o simplemente porque no las recuerda, la

recuperación de los datos la puede hacer a través uno de estos links.

Recuerde que su contraseña caducará a los 30 días y debe recuperarla desde la opción Recordar Contraseña

Para poder ingresar debe completar los siguientes

campos.


Para recuperar su código de usuario debe ingresar por

Recordar Usuario y colocar el Código de Seguridad, o sea su número de proveedor, al hacer

“click” sobre Obtener Usuario el sistema le enviará un mail con el

dato requerido.


Para recuperar su contraseña debe ingresar por Recordar Contraseña y colocar su Identificación de Usuario (código

Z…) y el Código de Seguridad, o sea su número de proveedor, al hacer “click” sobre Obtener Contraseña el

sistema le enviará un mail con el dato requerido.


Ingrese a Gestión de Facturas para ver las alternativas de la aplicación.

1° Ingrese su Código de usuario (Z….)

2° Ingrese su Clave de Acceso o Password

3° Ingrese su Código de Seguridad correspondiente al número de

proveedor (número de 7 dígitos)

4° Acceda al sistema


Ya ha ingresado a la página de Gestión de Facturas, las opciones que se le presentan son dos: Ingreso de facturas

o Consulta de estado de comprobantes y pagos, seleccione con un “click” la acción que desea realizar

Volver al inicio Ir a Crear factura manualmente


Instructivo para el Ingreso de facturas


Aquí la aplicación ofrece dos alternativas, Crear factura manualmente o Subir factura desde

archivo.

Para ingresar sus facturas en forma manual

seleccione Crear factura manualmente


Se debe completar la totalidad de los campos no grisados a excepción del campo anticipo que solo se debe utilizar si

su factura es por ese concepto, en cuyo caso debe ingresar el número de documento de compras (NP u OE). Usted puede elegir el orden de los campos a completar.

La falta de algún dato o de la imagen de la factura no le permitirá realizar

el ingreso.


Varios de los campos a completar tienen opciones para seleccionar y otros deben ser ingresados

manualmente; todos los datos serán validados por nuestra web.

•Factura•Nota de débito•Nota de crédito

•Telecom Argentina S.A.•Telecom Personal S.A.•Microsistemas S.A.

•A•E•M•C•Otros

•ARS (pesos)•USD (dólares)•CHF (franco suizo)•EUR (euros)

1 - Buenos Aires2 - Litoral - Rosario3 - Litoral - Resistencia4 - Mediterránea - Córdoba5 - Mediterránea - Tucumán6 - Mediterránea - Salta7 - Mediterránea - Sgo del Estero

1 – CAE2 – CAI3 - Otro


Siempre tener presente estas observaciones, le permitirá ingresar las facturas sin generarle

errores. Solo marcar este campo

cuando se trate de un pago por anticipo, en ese caso colocar el

número de documento de compra (NP u OE)

La fecha de emisión de la factura no puede ser

inferior a 60 días de la fecha de ingreso de la

misma.

La moneda seleccionada debe ser la del documento de compra, al igual que los

valores de los campos Impuesto e Importe Total.

El valor del Impuesto corresponde a todos los detallados en la factura

(IVA, percepción de IIBB, etc.), con excepción de los impuestos internos.

Este campo siempre debe estar completo, si

su factura no posee CAE ni CAI utilizar la

opción 3-Otro

Se validará que el CUIT ingresado corresponda al proveedor que debe

facturar según lo indicado en la orden de compra y que también

corresponda al proveedor que ingresó

a la aplicación.

Si no desea seguir adelante con el

ingreso opte por la opción Cancelar

El tipo de cambio de su factura será obligatorio

cuando se trate de documentos de compra en moneda extranjera.

Numérico de 12 dígitos.

Automático de los datos para ingresar a la

aplicación

Detallado en página siguiente

N° de CAE/CAI

indicado en la factura

Fecha de vto.

CAE/CAI indicado en la factura.

Monto total de la factura con la totalidad de impuestos facturados.


Para la carga de una factura puede seleccionar

varios documentos de recepción WE que

correspondan a un mismo contrato.

Presionando Intro/Enter habilitará más líneas para indicar otros números de

WEHaciendo “click” en Volver seleccionará

los datos.


Por último debe adjuntar la imagen de la factura que está

ingresando


Se abre una ventana que le permitirá

buscar el archivo con la imagen de la

factura

Haga “click” en Examinar para poder seleccionar el archivo


El archivo con la imagen de la factura debe ser preferentemente en formato .tif en escala de grises o sino en formato.pdf ; en cualquiera de los casos el tamaño no puede

superar los 3 Mb.

Seleccione la imagen de la factura que corresponde a

los datos que ingresó.

Al hacer “click” sobre Abrir toma la factura seleccionada


Si no quiere continuar con la acción presione

Volver

Si la imagen que seleccionó no es la correcta, búsquela

presionando Examinar

Si la imagen es la correcta presione Cargar imagen


Si todos los datos están completos y la imagen se encuentra anexada, haga “click” en Guardar para que el sistema tome los

datos e imagen ingresados .

Si no desea continuar con la carga de la

factura haga “click” en Cancelar


La aplicación ya ha validado los datos ingresados en cuanto a totalidad y formato.

La opción Ver/Modificar le permitirá volver a la pantalla de ingreso de

datos y realizar modificaciones

Con Enviar finalizará el procesamiento del

comprobante

Con Borrar cancelará los datos

ingresados

La marca verde indica que los datos han sido validados

en cuanto a totalidad y formato.

Si la marca es roja debe hacer “click” en Ver/Modificar.


La marca verde indica que los datos ingresados han sido validados y

procesados correctamente.

En el campo Observaciones /Errores se muestra el número de documento interno de la factura pre-registrada en

el Grupo Telecom.


El sistema le enviará un correo electrónico con los datos del documento

pre-registrado y los pasos que debe seguir para continuar con el seguimiento

hasta el pago.


LISTA DE POSIBLES ERRORES:•Seleccione la empresa destino.

Debe elegir, de las empresas del Grupo Telecom que el sistema le propone como opciones, la empresa a la cual le emitió su factura.•Complete el CUIT de proveedor.

Ingrese su número de CUIT, debe coincidir con el del proveedor que debe facturar según lo indicado en la orden de compra y también con el proveedor que ingresó a la aplicación.•Debe seleccionar la clase del comprobante.

Seleccione una de las opciones que el sistema propone (Factura, Nota de débito o Nota de crédito), debe coincidir con el formulario que emitió.•Debe seleccionar el tipo del comprobante.

Corresponde a la letra de su factura (A, E, M, C u Otros si no es uno de los anteriores pero están dentro de la RG 1415 y 3419), debe coincidir con la del formulario que emitió.•Debe ingresar el número de factura.

Es un campo numérico de 12 dígitos (no considerar la letra que identifica el tipo de comprobante ).•Complete la fecha de factura.

Es la fecha de emisión de su factura (no debe superar los 60 días desde su emisión hasta la fecha de ingreso a la web).•Debe seleccionar el lugar de liquidación de factura.

Corresponde a la oficina de Cuentas a Pagar que debe liquidar su factura, según lo que acordó en la orden de compra.•Debe seleccionar la moneda del documento de compras.

Es la moneda indicada en el documento de compra (NP/NPA).•Debe ingresar el importe total.

Corresponde al valor total de su factura incluyendo todos los impuestos facturados.•Debe ingresar el monto de impuesto total ( IVA + percepción de IIBB, etc.), no incluir impuestos internos.

Es el valor de todos los impuestos incluidos en su factura con excepción de los impuestos internos.•Seleccione el código de autorización AFIP (CAE/CAI u otro).

Pueden ser CAE, CAI u Otro si no es uno de los anteriores.•Debe ingresar los números de recepción de mercadería.

Son los números de Recepción de Mercadería/Servicios (WE) que corresponden a la factura que está ingresando. La suma de los montos de estas WE debe coincidir con el valor total facturado neto de impuestos.

Esta es la lista con los posibles errores que pueden aparecer durante el ingreso y validación de facturas.

Volver al inicio Ir a Subir factura desde archivo


Instructivo para el Ingreso de facturas


Aquí la aplicación ofrece dos alternativas, Crear factura manualmente o Subir factura desde

archivo

Previamente tuvo que haber armado y completado los campos

del archivo adjunto a esta presentación.

Para ingresar su factura desde un archivo seleccione Subir

factura desde archivo.


Arme el archivo excel con los datos requeridos para la carga de sus facturas (corresponden a

los mismos datos ingresados en la carga manual) respetando el formado y valores de cada campo indicado en los comentarios de

los mismos.

Armado de archivo paso 1.


Guarde el archivo como .xls y

posteriormente como .txt en la opción “delimitado

por tabulaciones”.



Editar el archivo .txt y borrar los títulos y espacios en blanco que pudieron quedar

al final del archivo.

Si usted lo desea puede armar directamente su archivo en el

formato .txt.



Con el archivo .txt armado haga “click” en Subir factura desde

archivo


Seleccione el archivo que corresponda a las facturas

que quiere ingresar


Elija el archivo en formato .txt.


Si no quiere continuar con la acción presione

Volver

Si el archivo que seleccionó no es el correcto, búsquelo

presionado Examinar.

Si el archivo es el correcto presione Cargar factura


Lo primero que observa es que todos los documentos fueron leídos del archivo pero la marca roja indica

que contienen errores que deben corregirse antes de hacer “click” en

Enviar.

En principio para estos comprobantes está faltando

anexar la imagen de cada factura


Seleccione para cada línea la imagen que corresponda.


Cargue las imágenes de todas las facturas una a

una.

El archivo con la imagen de la factura debe ser preferentemente en formato .tif en escala de grises o sino en formato.pdf ; en cualquiera de los casos el tamaño no puede

superar los 3 Mb.


Si ya están todas las imágenes adjuntas a las facturas, haga “click” en

Enviar.

Si tiene dudas con la imagen anexada a cada factura la puede verificar haciendo “click” sobre el

ícono.


La marca de color verde indica que los datos han sido

validados en cuanto a la totalidad y formato y que están

listos para ser procesados.Si la marca es roja debe

hacerse “click” en Ver/Modificar.

La marca en color verde indica que los datos ingresados se

han validado y procesado

correctamente

En el campo Observaciones/Errores se muestra el número de documento interno de la

factura pre-registrada en el Grupo Telecom.


Posteriormente el sistema le enviará un correo electrónico con

los datos del documento pre-registrado y los pasos que debe

seguir para continuar con el seguimiento hasta el pago



Volver al inicio Ir a Consulta

LISTA DE POSIBLES ERRORES:•Seleccione la empresa destino.

Debe elegir, de las empresas del Grupo Telecom que el sistema le propone como opciones, la empresa a la cual le emitió su factura.•Complete el CUIT de proveedor.

Ingrese su número de CUIT, debe coincidir con el del proveedor que debe facturar según lo indicado en la orden de compra y también con el proveedor que ingresó a la aplicación.•Debe seleccionar la clase del comprobante.

Seleccione una de las opciones que el sistema propone (Factura, Nota de débito o Nota de crédito), debe coincidir con el formulario que emitió.•Debe seleccionar el tipo del comprobante.

Corresponde a la letra de su factura (A, E, M, C u Otros si no es uno de los anteriores pero están dentro de la RG 1415 y 3419), debe coincidir con la del formulario que emitió.•Debe ingresar el número de factura.

Es un campo numérico de 12 dígitos (no considerar la letra que identifica el tipo de comprobante ).•Complete la fecha de factura.

Es la fecha de emisión de su factura (no debe superar los 60 días desde su emisión hasta la fecha de ingreso a la web).•Debe seleccionar el lugar de liquidación de factura.

Corresponde a la oficina de Cuentas a Pagar que debe liquidar su factura, según lo que acordó en la orden de compra.•Debe seleccionar la moneda del documento de compras.

Es la moneda indicada en el documento de compra (NP/NPA).•Debe ingresar el importe total.

Corresponde al valor total de su factura incluyendo todos los impuestos facturados.•Debe ingresar el monto de impuesto total ( IVA + percepción de IIBB, etc.), no incluir impuestos internos.

Es el valor de todos los impuestos incluidos en su factura con excepción de los impuestos internos.•Seleccione el código de autorización AFIP (CAE/CAI u otro).

Pueden ser CAE, CAI u Otro si no es uno de los anteriores.•Debe ingresar los números de recepción de mercadería.

Son los números de Recepción de Mercadería/Servicios (WE) que corresponden a la factura que está ingresando. La suma de los montos de estas WE debe coincidir con el valor total facturado neto de impuestos.

Esta es la lista con los posibles errores que pueden aparecer durante el ingreso y validación de facturas.

Instructivo para la Consulta de estado de comprobantes

y pagos.


Puede seleccionar la empresa del Grupo Telecom que desea

consultar o ver todos sus comprobantes desde una vista unificada en Grupo Telecom

Podrá ver los pagos emitidos o el estado de sus comprobantes

pendientes; además podrá enviar un correo electrónico

para realizar gestiones puntuales por esta vía.

Volver al inicio Ir a Pagas


Ingrese por Pagas para verificar los

pagos disponibles.


Aparece la lista los pagos emitidos

En la cabecera de la pantalla se ven los datos

de su empresa, la cía. del Grupo Telecom que seleccionó y la fecha y hora de la actualización de la información que

está visualizando.

La aplicación le ofrece distintas variantes: mostrar un gráfico con los

pagos, generar un reporte o visualizar el detalle de cada pago.

Ingresar a Ver Gráfico


En un eje de tiempo se grafican los pagos emitidos que se detallaron en la

consulta.

Importe de pago

Fechas de pago


Ingresar a Ver Reporte


La aplicación realiza una presentación en

excel.

Al abrir el programa excel se arma una planilla.


Se arma una planilla con datos de cabecera y todos los campos de las

órdenes de pago que se visualizan desde la consulta


Ingresar a Ver Detalle


Desde esta presentación se puede ver el detalle de cabecera y los datos correspondiente al pago (generales

y detalle).

Recordar que haciendo “click” en Volver regresa

a la pantalla anterior.

Datos del proveedor y de la empresa que

realizó el pago

Datos generales del pago.

Detalle del pago: facturas y retenciones impositivas .

Lugar de pago (sucursal bancaria,

datos de transferencia)

Volver al inicio Ir a Pendientes


Ingrese por Pendientes para verificar el estado de las facturas en proceso de

liquidación.


Aparece la lista con las facturas en proceso de liquidación.

En la cabecera de la pantalla se ven los datos de

su empresa, la cía. del Grupo Telecom que

seleccionó y la fecha y hora de la actualización de la

información que está visualizando.

La aplicación le ofrece generar un reporte con los

datos de las facturas pendientes de pago.

El Estado identifica la situación de la factura dentro del proceso de

liquidación.


La aplicación realiza una presentación en

excel.

Al abrir el programa excel se arma una planilla.


Se arma una planilla con datos de cabecera y todos los campos de las facturas en proceso de liquidación que se visualizan desde la consulta.

Volver al inicio Ir a Enviar correo


Ingrese por Enviar Correo para realizar gestiones

puntuales ante Tesorería o Cuentas a Pagar.


Se ofrece una lista de posibles gestiones que usted puede solicitar a través de un

correo electrónico.

Haciendo “click” en Enviar Mail el sistema le

propone generar un correo electrónico desde

su gestor de correos.

Seleccione la gestión que desea realizar.


Para cada opción seleccionada se podrá generar un correo electrónico

con el destinatario del sector que corresponda (dirección automática

según el asunto) .


FIN DE LA PRESENTACIÓN

Volver al inicio

GRACIAS

Documents

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