INSTRUCTIVO PARA GENERACIÓN DE METADATOS … · ¿Qué insumos se utilizaron para elaborar ese documento o mapa? ¿Cuál es el área geográfica qué cubre ese documento o mapa?

INSTRUCTIVO PARA GENERACIÓN DE METADATOS

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Código: GAINF_IN_05

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Vigente desde: 22/05/2013

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2012


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1. TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 8

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 8

3. ANTECEDENTES ............................................................................................................................ 8

4. DEFINICIÓN DE GEONETWORK ........................................................................................................ 8

5. METADATOS ................................................................................................................................ 10

5.1 ¿QUÉ SON LOS METADATOS? .............................................................................. 10

5.2. ¿QUÉ SON LOS ESTÁNDARES DE METADATOS? ............................................ 10

5.3. ¿POR QUÉ NECESITAMOS METADATOS ESTANDARIZADOS? .................... 10

6. IMPLEMENTACIÓN DE METADATOS DOCUMENTALES EN PNN .................. 10

6.1 SOLICITUD DE USUARIO Y CONTRASEÑA ....................................................... 10

6.2. ESCOGENCIA DE NAVEGADOR PARA EL MANEJO DE GEONETWORK .... 11

6.3. ACCESO A GEONETWORK .................................................................................... 12

6.4. INICIO DE SESIÓN EN GEONETWORK ............................................................... 14

6.5. HERRAMIENTAS GENERALES DEL APLICATIVO ........................................... 15

6.5.1. Pestaña de inicio ............................................................................................................... 15

6.5.2. Pestaña de administrador ................................................................................................. 17

6.5.3. Pestaña contáctenos ......................................................................................................... 18

6.6.4 Pestaña de enlaces ............................................................................................................. 19

6.6.5 Pestaña acerca de .............................................................................................................. 19

6.7 CAMBIO DE CONTRASEÑA ................................................................................... 20

2. ........................................................................................................................................................ 21

6.8 CREACIÓN DE UN METADATO ............................................................................ 21

6.8.1 Nuevo metadato ................................................................................................................ 21

6.8.2 Diligenciamiento del metadato .......................................................................................... 22

6.8.2.1 Definición de formato para visualización de metadato ..................................................... 23

6.8.2.2 Nombre del metadato (title) .............................................................................................. 24


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6.8.2.3 Fecha (date) ........................................................................................................................ 24

6.8.2.4 Tipo de fecha (date type) ................................................................................................... 25

6.8.2.5 Código (code) ..................................................................................................................... 26

6.8.2.6 Formato de presentación (presentation form) .................................................................. 26

6.8.2.7 Resumen (abstrac) ............................................................................................................. 27

6.8.2.8 Propósito (purpose): .......................................................................................................... 27

6.8.2.9 Estado (status) .................................................................................................................... 28

6.8.2.10 Punto de Contacto (point of contact)............................................................................... 29

6.8.2.11 Frecuencia de mantenimiento y actualización (maintenance and update frequency) ... 33

6.8.2.12 Palabras claves descriptoras (keyword) ........................................................................... 34

6.8.2.13 Restricciones para derecho de autor de la información ................................................. 37

6.8.2.14 Lenguaje ........................................................................................................................... 40

6.8.2.15 Juego de caracteres (Character set) ................................................................................. 40

6.8.2.16 Extensión temporal (Temoral extend): ............................................................................ 41

6.8.2.17 Extensión espacial (extent): ............................................................................................. 43

En el caso que no se quiera reemplazar las extensiones geográficas que se han digitado, por

ejemplo la extensión espacial de un municipio (los cuales no se contemplan en los tesauros), en

otras acciones se escoge la opción compute extend - add (calcular medida –añadir),lo que se

hace es añadir a las extensiones espaciales antes generadas, la extensiones geográficas que se

relacionan con la palabras calves del mismo. ................................................................................ 46

6.8.2.18 Información Complementaria (Supplemental Information): ........................................... 47

6.8.2.19 Información de Dsitribucion (Distribution info): .............................................................. 47

6.8.2.20 Identificador del metadato (File identifier): ..................................................................... 51

6.8.2.21 Lenguaje (Language): ....................................................................................................... 52

6.8.2.22 Juego de caractares (Character set): este ........................................................................ 52

6.8.2.23 Fecha de metadato (Date stamp): ................................................................................... 53

6.8.2.24 Nombre del estándar de metadato (Metadata standard name): .................................... 53


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6.8.2.25 Versión del estándar de metadato (Metadata standard version): .................................. 54

6.8.2.26 Autor del metadato (Metadata autor) ............................................................................. 54

Autor del metadato (creador del metadato ) ........................................................................... 59

6.8.2.27 Otras acciones sobre el metadato: .................................................................................. 63

. ....................................................................................................................................................... 66

6.8.3 finalización del metadato: .................................................................................................. 67

6.9 BÚSQUEDA DE UN METADATO ............................................................................................. 69

6.9.2 Búsqueda por medio de link ............................................................................................... 69

6.9.3 Búsqueda por medio de identificador único ....................................................................... 71

6.9.4 Búsqueda por medio de archivo PDF .................................................................................. 74

6 ......................................................................................................................................................... 83

CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................. 86


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TABLA DE CONTENIDO DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Acceso a pagina para descargar MOZILLA FIRFOX ................................... 11 Ilustración 2 Pagina de parques nacionales de Colombia..................................................... 12 Ilustración 3 Acceso a página de servicios de información.................................................. 13 Ilustración 4 Pagina de acceso a geonetwork ....................................................................... 14 Ilustración 5 Inicio de sesión en el aplicativo ...................................................................... 15 Ilustración 6 Presentación de Geonetwork aplicado a Parques Nacionales Naturales ......... 16 Ilustración 7 Búsqueda de un metadato ................................................................................ 16 Ilustración 8 Búsqueda de un metadato por temática ........................................................... 16 Ilustración 9 Visualización de pestaña administrador .......................................................... 17 Ilustración 10 Pestaña de contáctenos .................................................................................. 18 Ilustración 11 Pestaña de enlaces ......................................................................................... 19 Ilustración 12 Pestaña acerca de ........................................................................................... 20 Ilustración 13 Cambio de contraseña ................................................................................... 21 Ilustración 14 Acceso a nuevo metadato .............................................................................. 21 Ilustración 15 Asignación de plantilla y grupo de usuario para el metadato ........................ 22 Ilustración 16 Plantilla de diligenciamiento ......................................................................... 23 Ilustración 17 Selección de vista del metadato ..................................................................... 24 Ilustración 18 Ejemplo de titulo de metadato ....................................................................... 24 Ilustración 19 Fecha de edición de metadato........................................................................ 25 Ilustración 20 Tipo de fecha del metadato............................................................................ 26 Ilustración 21 Código definido por entidad .......................................................................... 26 Ilustración 22 Tipos de formatos de presentación ................................................................ 27 Ilustración 23 Resumen del metadato ................................................................................... 27 Ilustración 24 Propósito pro el que se hizo el metadato ....................................................... 28 Ilustración 25 Estado del metadato ....................................................................................... 29 Ilustración 26 Punto de contacto del metadato ..................................................................... 29 Ilustración 27 Nombre de punto de contacto ........................................................................ 30 Ilustración 28 Nombre de entidad del punto de contacto ..................................................... 30 Ilustración 29 Cargo de punto de contacto ........................................................................... 30 Ilustración 30 Perfil en geonetwork...................................................................................... 30 Ilustración 31 Teléfono de punto de contacto ...................................................................... 31 Ilustración 32 Fax del punto de contacto .............................................................................. 31


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Ilustración 33 Dirección del punto de contacto .................................................................... 31 Ilustración 34 Ciudad del punto de contacto ....................................................................... 31 Ilustración 35 Departamento del punto de contacto ............................................................. 32 Ilustración 36 Sitio web para acceder a código postal.......................................................... 32 Ilustración 37 Código postal del punto de contacto ............................................................. 32 Ilustración 38 País del punto de contacto ............................................................................. 33 Ilustración 39 Correo del punto de contacto ......................................................................... 33 Ilustración 40mantenimiento y actualización del metadato ................................................. 34 Ilustración 41 Palabras clave de tema .................................................................................. 35 Ilustración 42 Palabras clave de lugar .................................................................................. 35 Ilustración 43 Cargue de palabras clave de lugar por tesauros............................................. 36 Ilustración 44 Restricciones de acceso al metadato.............................................................. 38 Ilustración 45 Restricciones de uso del metadato ................................................................. 39 Ilustración 46 otras restricciones impuestas al metadato ..................................................... 40 Ilustración 47 Tipo de lenguaje del metadato ....................................................................... 40 Ilustración 48 Estándar de caracteres del metadato .............................................................. 41 Ilustración 49 Identificador del metadato ............................................................................. 41 Ilustración 50 Fecha en que se inicio la generación de los datos ........................................ 42 Ilustración 51 Fecha en que se finalizo la generación de los datos ...................................... 42 Ilustración 52 descripción de área espacial trabajada ........................................................... 43 Ilustración 53 Digitación de coordenadas de área geográfica trabajada .............................. 44 Ilustración 54 Cargue de coordenadas a partir de tesauros ................................................. 45 Ilustración 55 agregar mas coordenadas a partir de tesauros ............................................... 46 Ilustración 56 Información complementaria......................................................................... 47 Ilustración 57 Dirección url en donde se almacena documento .......................................... 48 Ilustración 58 Tipo de conexión a la información ................................................................ 48 Ilustración 59 Vinculo para cargar documento..................................................................... 49 Ilustración 60 Pasos para subir documento al que se le hace metadato ............................... 50 Ilustración 61 Verificación de cargue de archivo exitosamente ........................................... 51 Ilustración 62 Identificador único del metadato ................................................................... 52 Ilustración 63 Lenguaje del estándar del metadato .............................................................. 52 Ilustración 64 Juego de caracteres del estándar del metadato .............................................. 52 Ilustración 65 Fecha de creación inicial del metadato .......................................................... 53 Ilustración 66 Nombre del estándar del metadato ................................................................ 53 Ilustración 67 Versión del estándar del metadato ................................................................. 54 Ilustración 68 Datos a diligenciad del administrador del metadato..................................... 54 Ilustración 69 Nombre de administrador .............................................................................. 55 Ilustración 70 Nombre de entidad del administrador ........................................................... 55


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Ilustración 71 Cargo del administrador ................................................................................ 55 Ilustración 72 Perfil en geonetwork...................................................................................... 56 Ilustración 73 Teléfono del administrador ........................................................................... 56 Ilustración 74 Fax del administrador .................................................................................... 56 Ilustración 75 Dirección del administrador .......................................................................... 56 Ilustración 76 Ciudad del administrador ............................................................................. 57 Ilustración 77 Departamento del administrador ................................................................... 57 Ilustración 78 Sitio web para acceder a código postal.......................................................... 57 Ilustración 79 Código postal del administrador .................................................................... 58 Ilustración 80 País del administrador ................................................................................... 58 Ilustración 81 Correo del administrador ............................................................................... 59 Ilustración 82 Datos a diligenciar por el autor del metadato ................................................ 59 Ilustración 83 Nombre del autor del metadato ..................................................................... 59 Ilustración 84 Nombre de entidad del autor del metadato .................................................... 60 Ilustración 85 Cargo del autor del metadato ......................................................................... 60 Ilustración 86 Perfil en geonetwork...................................................................................... 60 Ilustración 87 Teléfono del autor del metadato .................................................................... 60 Ilustración 88 Fax del autor del metadato ............................................................................ 60 Ilustración 89 Dirección del autor del metadato ................................................................... 61 Ilustración 90 Ciudad del autor del metadato r.................................................................... 61 Ilustración 91 Departamento del autor del metadato r ......................................................... 61 Ilustración 92 Sitio web para acceder a código postal.......................................................... 61 Ilustración 93 Código postal del autor del metadato ............................................................ 62 Ilustración 94 País del autor del metadato ............................................................................ 62 Ilustración 95 Correo del autor del metadato ....................................................................... 63 Ilustración 96 Ventana de vista previa ................................................................................. 63 Ilustración 97 Entorno para selección de vista ..................................................................... 64 Ilustración 98 Imagen con sentido horizontal....................................................................... 64 Ilustración 99 Imagen con sentido vertical ........................................................................... 65 Ilustración 100 Cargue de vista previa ................................................................................. 66 Ilustración 101 Forma de eliminar vista previa .................................................................... 67 Ilustración 102 Finalización del metadato ............................................................................ 68 Ilustración 103 búsqueda de metadato por medio de link .................................................... 69 Ilustración 104 Error que apareceré si el metadato tiene restricciones ................................ 71 Ilustración 105 Localización de identificador del metadato ................................................. 71 Ilustración 106 Búsqueda del metadato por medio de su identificador ................................ 72 Ilustración 107 Error que apareceré si el metadato tiene restricciones ................................ 74 Ilustración 108 localización de metadatos para exportar a archivo PDF ............................. 75


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Ilustración 109 Selección de metadato para exportar a pdf .................................................. 77 Ilustración 110 Exportación de metadatos a PDF ................................................................ 78 Ilustración 111 Ejemplo de metadato exportado a pdf ......................................................... 80 Ilustración 112 Acceso al metadato desde archivo pdf ........................................................ 81 Ilustración 113 descarga de documento asociado a metadato desde archivo pdf ................ 82 Ilustración 114 Error que apareceré al consultar metadato tiene restricciones .................... 83 Ilustración 115 Error que apareceré al descargar el documento asociado al metadato si tiene

restricciones .......................................................................................................................... 84


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1. OBJETIVO

Implementar el manual de uso de la herramienta Geonetwork para la documentación de informes, productos, estándares, lineamientos, datos cartográficos y demás insumos que aporten a la gestión de Parques Nacionales Naturales.

2. ALCANCE

El presente documento es para uso de carácter nacional, es decir que cobija las dependencias del nivel territorial, local y central, para documentar los productos realizados por los mismos bajo unas plantillas estandarizadas y homogenizadas.

3. ANTECEDENTES

Dentro de Parques Nacionales Naturales se han generado diferentes trabajos, apoyos, documentos e implementaciones que aportan a la gestión y el manejo de cada una de las áreas protegidas que componen el sistema, ahora bien todos estos esfuerzos se han quedado en aportes aislaos causando una desintegración documental dentro de la entidad, a partir de dicha necesidad se implementa la herramienta GEONETWORK, que brinda un apoyo en el proceso de gestión documental a partir de la generación de metadatos para todo tipo de documentos ( estándares, mapas, shape, lineamientos, informes, etc) dando la oportunidad de centralizar toda la información de Parques Nacionales Naturales.

4. DEFINICIÓN DE GEONETWORK

“es un entorno estandarizado y descentralizado para la gestión de información, a través del cual el productor de datos e información documental cuenta con una interface para la captura de la información relacionada con los documentos, mapas, imágenes, fotografías, bases de datos, servicios de información, series de datos, entre otros, y registrar datos fundamentales para el usuario de un documento o mapa como: ¿Quién elaboró un documento o mapa? ¿Para qué se elaboró ese documento o mapa? ¿Cuando se elaboró ese documento o mapa?


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¿Cómo se elaboro ese documento o mapa? ¿Qué insumos se utilizaron para elaborar ese documento o mapa? ¿Cuál es el área geográfica qué cubre ese documento o mapa? Esta aplicación para captura de metadatos ha sido seleccionada para la documentación de los mapas y documentos que se produce en PNN porque esta herramienta permite:

Mejorar el acceso a los datos y facilitar la integración de los mismos (interoperabilidad);

Ayudar en la toma de decisiones;

Promocionar soluciones multidisciplinarias (en torno) al desarrollo sostenible;

Enfatizar los beneficios que proporciona la comprensión de la información Geográfica.

Promover que se comparta la información temática y georeferenciada disponible entre las organizaciones.

GeoNetwork ha sido desarrollado siguiendo los principios del Software Libre y de Fuentes Abiertas (FOSS) así como en estándares internacionales de servicios y protocolos, como el ISO-TC211 y las especificaciones del Open Geospatial Consortium (OGC). La arquitectura es compatible con la Arquitectura de Referencia para Portales de OGC, la guía de OGC para implementar geoportales basados en estándares. Es más, la estructura se basa en los tres módulos principales identificados por la Arquitectura de Referencia para Portales de OGC, que se enfocan a datos espaciales, metadatos y visualización interactiva de mapas. El sistema es además completamente compatible con las especificaciones de OGC para la consulta y obtención de información de otros catálogos web (CSW). Soporta los estándares más comunes y describe geographic data (ISO19139 and FGDC) and the international standard for general documents (Dublin Core). También utiliza estándares (OGC WMS) para visualizar mapas en Internet.” (mater, 2011)


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5. METADATOS

5.1 ¿QUÉ SON LOS METADATOS?

“Los metadatos, comúnmente definidos como "datos de los datos" o "información sobre los datos", son un conjunto estructurado de información que describe datos (incluyendo tanto datos digitales como los que no lo son) almacenado en un sistema de administración. Los metadatos pueden proporcionar un pequeño resumen del contenido, propósito, calidad, localización de los datos así como información relativa a su creación” (mater, 2011).

5.2. ¿QUÉ SON LOS ESTÁNDARES DE METADATOS?

“Los estándares de metadatos proporcionan a los productores de datos un formato y un contenido común describiendo convenientemente los datos, permitiendo a los usuarios evaluar la utilidad de los mismos para sus necesidades específicas. Los estándares proporcionan un documentado conjunto de términos y definiciones presentadas de forma estructurada” (mater, 2011).

5.3. ¿POR QUÉ NECESITAMOS METADATOS ESTANDARIZADOS?

“Los metadatos estandarizados apoyan a los usuarios al acceso a los datos de forma efectiva y eficiente utilizando un conjunto común de elementos de metadatos y terminología, que permiten de forma rápida el descubrimiento de datos y su adquisición desde centros de intercambio de metadatos. Los metadatos basados en estándares aseguran la consistencia de los metadatos y su calidad, evitando que importantes partes del

conocimiento de los datos se pierdan” (mater, 2011).

6. IMPLEMENTACIÓN DE METADATOS DOCUMENTALES EN PNN

Con el fin de poder implementar de manera sencilla y eficaz los metadatos de todos los documentos que se generen en Parques Nacionales Naturales a continuación se muestra de manera detallada la implementación de un metadato documental desde su creación hasta su posterior validación.

6.1 SOLICITUD DE USUARIO Y CONTRASEÑA:

Como primer paso para poder tener acceso al Aplicativo Geonetwork y poder tener privilegios para cargar metadatos y documentos, se debe solicitar un usuario y una contraseña para tales efectos; la solicitud se debe enviar a [email protected], en donde se especifique el nombre completo del funcionario o contratista, su cargo en la entidad, su correo electrónico, la oficina, territorial o área protegida a la que pertenece y datos de contacto; con estos datos el administrador del aplicativo generara el respectivo perfil con el cual se podrá acceder a Geonetwork.

mailto:[email protected]


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6.2. ESCOGENCIA DE NAVEGADOR PARA EL MANEJO DE GEONETWORK

Una vez solicitado el usuario para acceder al aplicativo , el paso a seguir es acondicionar el PC en el cual se está trabajando para el manejo del Geonetwork por lo cual se aconseja instalar un navegador de internet de acceso libre como es el caso de MOZILLA FIRE FOX, esto con el fin de asegurar una adecuada conexión a la herramienta, puesto que en navegadores como INTERNET EXPLORER, GOOGLE CHROME,SAFARI u OPERA, estos presentan pequeñas inconsistencias a la hora de llenar la información de cada metadato (por ejemplo en la fecha de creación del documento o en la impresión del reporte en pdf); MOZILLA FIREFOX se puede descargar en www.mozilla.org/en-US/firefox/fx/

Ilustración 1 Acceso a pagina para descargar MOZILLA FIRFOX

Fuente: www.mozilla.org/en-US/firefox/fx/

http://www.mozilla.org/en-US/firefox/fx/


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6.3. ACCESO A GEONETWORK

Con el usuario y la contraseña ya entregados por el administrador del aplicativo Geonetwork y el MOZILLA FIRE FOX instalado en el PC, se tienen los elementos necesarios para poder acceder a la creación de metadatos; el acceso al aplicativo se hace por medio de la página oficial de Parques Nacionales Naturales de Colombia (http://www.parquesnacionales.gov.co/PNN/portel/libreria/php/decide.php?patron=01.)

Ilustración 2 Pagina de parques nacionales de Colombia

Fuente: http://www.parquesnacionales.gov.co/PNN/portel/libreria/php/decide.php?patron=01

Dentro de la página de parques se busca el icono de sistemas de información y se da Click en este en donde se abrir una nueva pestaña

http://www.parquesnacionales.gov.co/PNN/portel/libreria/php/decide.php?patron=01


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Ilustración 3 Acceso a página de servicios de información

Fuente: Autor

Una vez se esté en la página de sistemas de información se debe acceder al vínculo de metadatos geográficos, en donde se despliega una pestaña en donde se encuentra el vínculo CATALOGO DE DATOS en el cual se da clic y con esto abre una nueva pestaña de internet con la cual se tiene finalmente acceso al aplicativo GEONETWORK.


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Ilustración 4 Pagina de acceso a geonetwork

Fuente: Autor

6.4. INICIO DE SESIÓN EN GEONETWORK

En Geonetwork el primer paso a seguir es la validación del usuario con el fin de poder acceder a la creación de metadatos, para lo cual se debe acceder por medio del usuario y la contraseña entregadas por el administrador y a continuación se da clic en iniciar sesión


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Ilustración 5 Inicio de sesión en el aplicativo

Fuente: Autor

6.5. HERRAMIENTAS GENERALES DEL APLICATIVO

Antes de entrar a explicar cómo se genera detalladamente un metadato de tipo documental que está orientado a estándares, lineamientos informes mapas, entre otros; a continuación se explica de manera general cada una de las pestañas de las cuales se compone el aplicativo.

6.5.1. Pestaña de inicio

En esta pestaña se encuentran 3 componentes, por una lado está la presentación del Geonetwork aplicado para Parques Nacionales Naturales en donde se describe de manera general el propósito por el que Geonetwork se implemente en la entidad, por otro lado está el componente de búsqueda de un metadato bien sea a través de su identificador o por medio de las palabras claves de las cuales está compuesto el metadato, finalmente esta la búsqueda de metadatos por temáticas en donde se puede


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ubicar un metadato en dichas temáticas siempre y cuando el metadato tenga relación con las temáticas trabajadas.

Ilustración 6 Presentación de Geonetwork aplicado a Parques Nacionales Naturales

Fuente: Autor

Ilustración 7 Búsqueda de un metadato

Fuente: Autor

Ilustración 8 Búsqueda de un metadato por temática


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Fuente: Autor

6.5.2. Pestaña de administrador

En la pestaña de administrador se encuentran varios elementos de gran utilidad para el usuario de rol editor

Nuevo metadato: en esta pestaña se da la opción de crear un nuevo metadato en base a una plantilla ya creada (proceso que se explica en paginas posteriores)

Insertar metadato XML: esta opción hace referencia a la inclusión de un metadato que no se genero desde la plataforma Geonetwork, pero que si cumple con las características del aplicativo se puede cargar en este a través de un archivo de formato XML.

Mis metadatos: la opción de mis metadatos le permite a cada usuario ver los metadatos creados exclusivamente por el mismo editor, con esto se puede hacer una búsqueda más fácil de los trabajos realizados por cada editor.

Cambio de contraseña: en esta opción se cambia la contraseña con la cual se accede al aplicativo lo cual es bastante importante de manejar por lo cual se detalla más detenidamente en paginas posteriores.

Cambiar información del usuario: una vez que se cree el usuario por parte del administrador, existe información personal que cada editor pueden entrar a modificar según sus datos personales y en esta pestaña se elabora dicho proceso.

CSW ISO Profile test: esta opción es de información más específica del administrador por lo cual no se aconseja modificar lo que se encuentra dentro de dicha pestaña.

Ilustración 9 Visualización de pestaña administrador


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Fuente: Autor

6.5.3. Pestaña contáctenos

En la sección de contáctenos se tiene una interface en la cual el usuario puede enviar un mensaje al administrador respecto a algún problema que se tenga con el aplicativo, comunicación que también se pueden generar enviado un correo a [email protected]

Ilustración 10 Pestaña de contáctenos

Fuente: Autor

mailto:[email protected]


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6.6.4 Pestaña de enlaces

En la sección de enlaces, se tiene información relacionada con vínculos web de institutos, entidades o programadas que tiene alguna relación con el trabajo que se desarrolla en la entidad

Ilustración 11 Pestaña de enlaces

Fuente: Autor

6.6.5 Pestaña acerca de

Finalmente se tiene la pestaña acerca de, simplemente tiene información textual acerca del aplicativo Geonetwork como tal y presenta un vínculo para ir directamente a la página de ayudas de Geonetwork.


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Ilustración 12 Pestaña acerca de

Fuente: Autor

6.7 CAMBIO DE CONTRASEÑA

Uno de las tareas que se deben realizar apenas se accede a la herramienta es el cambio de contraseña, esto debido a que las contraseñas que son otorgadas por el administrador son genéricas mas no únicas para cada usuario, por lo cual cada usuario debe generar su propia contraseña, para esto se debe ir a la pestaña de administrador y escoger el comando cambio de contraseña


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Ilustración 13 Cambio de contraseña

2.

Fuente: Autor

Finalmente en el nuevo vinculo activado, se procede a introducir la contraseña antigua que se desea cambiar y posteriormente la contraseña nueva a aplicar verificando esta nueva contraseña.

6.8 CREACIÓN DE UN METADATO

Durante el presente documento se ha descrito cuales son las condiciones que se deben tener para poder manejar el aplicativo Geonetwork, como es el acceso al aplicativo, las diferentes herramientas que lo componente cómo se maneja el cambio de contraseñas; ahora bien a continuación se da el ejemplo de la creación de un metadato documental desde su inicio hasta la creación de su reporte.

6.8.1 Nuevo metadato

Para crear un nuevo metadato del documento que se esté trabajando, se debe ir a la pestaña de administrador y dar click en la opción nuevo metadato.

Ilustración 14 Acceso a nuevo metadato

Fuente: Autor


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Al dar clik en nuevo metadato, se despliega una ventana en donde aparece el grupo al que pertenece el usuario y la plantilla que se tomara como base para la generación del metadato; para el presente caso siempre se escogerá la plantilla de documentos.

Ilustración 15 Asignación de plantilla y grupo de usuario para el metadato

Fuente: Autor

Es importante aclarar que el grupo de usuario será al que el editor del metadato pertenece, es decir que si el editor se reportó como perteneciente a un área protegida por ejemplo Parque Nacional Natural Paramillo, en el aplicativo solo le aparecerá este grupo para asignar al metadato, lo mismo ocurre para el nivel territorial y el nivel central.

6.8.2 Diligenciamiento del metadato

Una vez se da la opción de crear al metadato se despliega la plantilla que se debe diligenciar para trabajarla en modo de edición.


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Ilustración 16 Plantilla de diligenciamiento

Fuente: Autor

6.8.2.1 Definición de formato para visualización de metadato:Como se observa cuando se está en modo de edición en la plantilla, en la parte izquierda se activan varias opciones, como vista predefinida, ISO All, ISO Minimum, entre otras; dichas opciones hacen referencia a como se desea visualizar la plantilla bien sea con todos los campos que por defecto se generan, o temas específicos, para el presente caso se trabajar la plantilla en el formato VISTA PRELIMINAR que es la opción en donde se dejaron los campos definidos para el diligenciamiento de metadatos en Parques Nacionales.


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Ilustración 17 Selección de vista del metadato

Fuente: Autor

Con el formato de vista definido, se inicia con el diligenciamiento del metadato campo a campo como se describe a continuación. 6.8.2.2 Nombre del metadato (title): en el campo de nombre, se debe diligenciar con el nombre por el cual se conocerá el metadato, generalmente dicho nombre es el mismo del documento que se está generando metadato pero no necesariamente debe ser el mismo, aunque si se requiere que tenga similitud con el tema que trabaja en el metadato.

Ilustración 18 Ejemplo de título de metadato

Fuente: Autor

6.8.2.3 Fecha (date): en este campo se pone la fecha en la cual se crea, revisa o edita el metadato (tipos de fechas se explican en el numeral 6.8.2.4), simplemente se debe picar sobre el calendario que aparece en el metadato donde posteriormente se despliega una pestaña para se escoja ella fecha a

Formato a trabajar


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introducir, generalmente esta fecha es la misma de cuando se entra al crear, revisar o publicar el metadato.

Ilustración 19 Fecha de edición de metadato

Fuente: Autor

6.8.2.4 Tipo de fecha (date type): posterior a la determinación de la fecha aparece un campo para definir el tipo de fecha que se incursiono anteriormente, este campo se compone de tres opciones que se describen a continuación:

Creación (creation): hace referencia a la fecha en la cual se creó por primera vez el metadato por el autor de este.

Publicación (publication): hace referencia en la cual el metadato ya es autorizado para su publicación en los diferentes niveles o privilegios según las restricciones que se emitan sobre este.

Revisión (revision): hace referencia a la fecha cuando se entró al metadato se modificó o adjunto de acuerdo a una revisión u observación hecha sobre este


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Una vez se determine el tipo de fecha, se selecciona de la lista se procede al llenar el siguiente campo.

Ilustración 20 Tipo de fecha del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.5 Código (code): el campo de código está disponible para que dentro de cada institución se genera una identificación propia para cada metadato que se genere, en la actualidad Parques Nacionales Naturales no ha generado dicha codificación por lo cual se sebe colocar como NO DEFINIDO.

Ilustración 21 Código definido por entidad

Fuente: Autor

6.8.2.6 Formato de presentación (presentation form): en este campo se despliegan varias opciones para escoger que abarcan un amplio espectro de información, pero las que se aplican para los metadatos documentales son:

Tabla digital (digital table): se aplica a información que se muestra en forma sistemática como tablas de Excel o acces, en este incluso se pueden hacer metadatos de formatos que se llenen en Excel.

Documento digital (digital document): se aplica a documentos, estándares, lineamientos, protocolos o demás archivos que brinden al usuario datos textuales.

Documento analogo (hardcopy document): aplica documentos, estándares, lineamientos, protocolos o demás archivos que brinden al usuario datos textuales pero que no estén en formato digital es decir que son documentos impresos.


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A partir de los 3 formatos explicados se entra y se escoge uno para el metadato que se esté generando.

Ilustración 22 Tipos de formatos de presentación

Fuente: Autor

6.8.2.7 Resumen (abstrac): hace una referencia a una descripción clara y concisa el contenido de los datos o información, se debe incluir elementos tales como el contenido general, su cubrimiento geográfico, periodo de tiempo, características especiales del dato o limitaciones; simplemente se digita el resumen en el campo dispuesto para esto.

Ilustración 23 Resumen del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.8 Propósito (purpose): Busca definir la Finalidad por la cual fueron generados los datos o la información que se esté cargando; al igual que el campo de resumen simplemente se debe digitar el texto que define el propósito que en lo posible sean máximo 250 caracteres.


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Ilustración 24 Propósito pro el que se hizo el metadato

Fuente: Autor

6.8.2.9 Estado (status): este campo hace referencia a como se encuentra el documento o información de la que se realiza el metadato, para lo cual el aplicativo genera diferentes opciones las cuales se describen a continuación:

Completado (completed): se utiliza cuando la información de la cual se está haciendo el metadato se ha completado y aprobado satisfactoriamente.

Archivo Histórico (historic archive): hace referencia a datos o documentos que se almacenan para su consulta de manera histórica para determinar hechos del pasado, pero no se frecuentan con regularidad.

Obsoleto (obsolete): a diferencia de los archivos históricos los metadatos que se clasifican como obsoletos son aquellos que después de muchos años no son consultados y que pueden en algún momento ser eliminados de la base de datos del aplicativo.

Curso (ongoing): cuando se escoge esta clasificación quiere decir que la información de la que se genero el metadato, esta aun en desarrollo por lo cual puede sufrir modificaciones.

Planificación (planned): en esta clasificación entran los metadatos que pasaron por un proceso de planificación de acuerdo a cronogramas y a su vez se cumplieron dichos cronogramas, es decir un trabajo generado dentro de los tiempos establecidos.

Requerido (required): hace referencia a los datos que requieren ser generados o actualizados (la mayoría de los documentos hechos en parques como los informes finales de cada contratista).


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En desarrollo (under development): su función es muy similar a la clasificación de en curso, puesto que se aplica para los datos que se encuentran aún en proceso de desarrollo y actualización.

Una vez se defina cual de las opciones es la más adecuada para el metadato que se está generando, se despliegan las distintas opciones y se escoge la que se le asignará al metadato.

Ilustración 25 Estado del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.10 Punto de Contacto (point of contact): en esta temática se llenan todos los datos de la persona que está a cargo de la revisión de los metadatos que viene siendo el mismo revisor del contrato (para los contratistas), el jefe inmediato (para los funcionarios) o la persona que sea delegada para la tarea de revisión y aprobación de los metadatos de un área protegida, una dirección territorial o las dependencias del nivel central.

Ilustración 26 Punto de contacto del metadato

Fuente: Autor


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Generalmente la información de punto de contacto ya viene diligenciada en la plantilla pero de no ser así se deben llenar los siguientes campos:

Individual name: nombre de la persona delegada como punto de contacto

Ilustración 27 Nombre de punto de contacto

Fuente: Autor

Organisation name: nombre de la organización a la que pertenece el punto de contacto que para este caso es Parques Nacionales Naturales

Ilustración 28 Nombre de entidad del punto de contacto

Fuente: Autor

Position name: cargo que posee la persona delegada como punto de contacto.

Ilustración 29 Cargo de punto de contacto

Fuente: Autor

Role: hace referencia al tipo de perfil que posee la persona dentro del aplicativo GEONETWOR, para este caso el perfil siempre cumplirá como punto de contacto (point of contact)

Ilustración 30 Perfil en geonetwork

Fuente: Autor


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Voice: hace referencia a los teléfonos dentro de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona que se asigna como punto de contacto.

Ilustración 31 Teléfono de punto de contacto

Fuente: Autor

Facsímile: se refiere a un número fax a donde se pueda contactar al punto de contacto dentro de Parques Nacionales Naturales, en el caso de existir.

Ilustración 32 Fax del punto de contacto

Fuente: Autor

Delivery point: dirección física a donde de la sede en Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona asignada como punto de contacto.

Ilustración 33 Dirección del punto de contacto

Fuente: Autor

City: ciudad en la cual se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona delegada como punto de contacto.

Ilustración 34 Ciudad del punto de contacto

Fuente: Autor

Administrative area: referente al departamento en donde se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona delegada como punto de contacto.


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Ilustración 35 Departamento del punto de contacto

Fuente: Autor

Postal code: Código postal asignado para la cuidad en donde se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se encuentra el Punto de contacto, dicho código se puede generar a partir de la dirección de la sede desde la pagina web http://www.codigopostal4-

72.com.co/codigosPostales/#app=8e8&4817-selectedIndex=1

Ilustración 36 Sitio web para acceder a código postal

Fuente: Autor

Ilustración 37 Código postal del punto de contacto

Fuente: Autor

http://www.codigopostal4-72.com.co/codigosPostales/#app=8e8&4817-selectedIndex=1



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Country: referente al País en el cual se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales del Punto de Contacto que por defecto será siempre Colombia.

Ilustración 38 País del punto de contacto

Fuente: Autor

Electronic mail address: hace referencia a un correo electrónico en donde se pueda contactar a la persona delegada como punto de contacto, se aconseja que el correo sea institucional perteneciente a Parques Nacionales Naturales.

Ilustración 39 Correo del punto de contacto

Fuente: Autor

6.8.2.11 Frecuencia de mantenimiento y actualización (maintenance and update frequency) : este componente hace referencia a la periodicidad con que la información de la cual se está generando el metadato es actualizada, dentro de las opciones que se contemplan de actualización de la información se tienen:

Anualmente (annually): La Información se actualiza cada año

Según sea necesario (as need) : la información se actualiza cuando se considere necesario

Cada dos años (bianulally): La información se actualiza cada dos años

Continuo (Continual) : La información se actualiza con frecuentemente

Diario(daily): se emplea cuna la información que se metada se actualiza de manera diaria

Quicenal (fortnightly): es usado cuando la información se actualiza cada dos semana

Irregular (irregular): la información es actualizada constantemente pero su intervalo de actualización no está definido, es decir son intervalos irregulares.

Mensual (monthly): se empela cuando se decide que la información se actualicé de manera mensual.

No planeado (not planned): no se tiene pensado actualizar la información de la que se generó el metadato.

Trimestroal (quarterly): la información se actualiza cada 3 meses

Desconocido (unknown): los datos pueden ser actualizados pero se desconoce su frecuencia de actualización.


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Semanal (weekly): cada semana se debe actualizar la información.

Una vez evaluadas todas las opción de mantenimiento de información se sebe escoger una opción que se le asignara al metadato.

Ilustración 40mantenimiento y actualización del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.12 Palabras claves descriptoras (keyword): el componente de palabras claves es fundamental a la hora de crear el metadato ya que brinda un apoyo a los usuarios en la búsqueda del metadato creado, es decir cuando el aplicativo realiza una búsqueda de un metadato, el primer filtro son las palabras claves generadas en el metadato, por lo cual la escogencia de dichas palabras es fundamental para que el acceso al metadato creado sea sencillo. Para el caso de Parques Nacionales, se definieron dos tipos de palabras claves:

Palabras claves de tema: este tipo de palabras describen las temáticas que maneja el documento del cual se está generando el metadato, por ejemplo si se hace un documento de la zonificación de los parques nacionales, las pablaras que pueden describir el documento podría ser zonificación, planes de manejo, zona primitiva entre otras; para agregar estas palabras simplemente se digita una dentro de la plantilla y se pica en el + para agregar otra palabra.


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Ilustración 41 Palabras clave de tema

Fuente: Autor

Palabras claves de lugar: este tipo de palabras se enfocan a definir de maneja geográfica el sitio en donde se generó la información del metadato creado, por ejemplo si la información es de varios parques, en las palabras claves de lugar debe introducirse cada uno de los parques trabajados, una opción es digitar cada nombre de parque, municipio o entidad territorial

Ilustración 42 Palabras clave de lugar

Fuente: Autor


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Existe otra opción para cargar las pablas claves de lugar y es llamarlas desde un tesauro existente, el beneficio del manejo de tesauros, recae en no tener que digitar parque por parque (en caso de trabajar varios parques) y además al escoger cada palabra desde el tesauro posteriormente se puede generar una vista con la extensión geográfica de cada palabra seleccionada ( proceso de que describe posteriormente en este documento), para agregar las palabras, se debe hacer clic en el símbolo de vínculos, posteriormente se despliega una ventana en donde se debe buscar el tesauro Parques Nacionales Naturales, Direcciones territoriales o Departamento de Colombia y en estos escoger la palabra deseada y agregarla.

Ilustración 43 Cargue de palabras clave de lugar por tesauros

Fuente: Autor


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6.8.2.13 Restricciones para derecho de autor de la información: todo documento, mapa, tabla, video o alguna otra información que se genere en parques nacionales puede tener ciertos niveles de restricción a la información, es decir se puede determinar quién podrá ver o no la información generada (proceso que es implementado por los revisores de los metadatos generados); en este sentido el aplicativo brinda 3 tipos de restricciones descriptoras, por un lado las restricciones de acceso a la información, por otro lado restricciones de uso de la información y finalmente una tercera restricción que es construida por el autor del metadato:

Restricciones de acceso( Access constraints): aplicadas para asegurar la protección de la intimidad o la propiedad intelectual, así como las restricciones o limitaciones especiales para obtener el recurso o información, en este sentido los tipos de restricciones que maneja el aplicativo son:

o Derechos de autor (copyright): Al escoger este componente se determina el derecho exclusivo a la publicación, producción o venta de los derechos de la información generada.

o Derechos de propiedad intelectual (creatividadIntellectual property rights): hace referencia a los derechos que se deben generar para información no tangible que es el resultado de la creatividad y por consiguiente beneficio financiero y el control de la distribución debe tener consentimiento del autor de la información.

o Licencia (License): referente estrictamente a los casos en que se da permiso formal para acceder a la información con usos específicos y enfocados a mejorar la información generada.

o Patentes (Patent): hace referencia a la manipulación restringida de información que es originalmente una invención o descubrimiento.

o Patente en trámite (Patent pending): se habilita esta opción para poner un grado de restricción medio alto a la información debido a que a futuro puede ser avalada como una patente.

o Restringido (Restricted): con esta opción se hace una restricción a la información salvando que su uso es restringido y solo se acepta su uso en casos especiales, limitando así su divulgación y distribución.

o Marca (Trademark): se implementa para limitar la manipulación de un nombre, un símbolo u otro dispositivo de identificación de un producto, registrado oficialmente y restringido legalmente para el uso del propietario.

o Otras restricciones (Other restrictions): Limitación a la información no se contempla dentro de las opciones determinadas por el aplicativo.


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Como mínimo Parques Nacionales Naturales pide que se escojan las restricciones de acceso de derechos de autor en la generación del metadato, para su cargue, se debe escoger una de los ítems y agregarlo al metadato:

Ilustración 44 Restricciones de acceso al metadato

Fuente: Autor

Restricciones de uso (Use constraints): Restricciones aplicadas para asegurar la protección de la intimidad o la propiedad intelectual, así como las restricciones o limitaciones especiales o advertencias sobre el uso de los recursos e información manipulada, los tipos de restricciones que maneja el aplicativo son:

o Derechos de autor (copyright): Al escoger este componente se determina el derecho exclusivo a la publicación, producción o venta de los derechos de la información generada.

o Derechos de propiedad intelectual (creatividadIntellectual property rights) :hace referencia a los derechos que se deben generar para información no tangible que es el resultado de la creatividad y por consiguiente beneficio financiero y el control de la distribución debe tener consentimiento del autor de la información.

o Licencia (License): referente estrictamente a los casos en que se da permiso formal para acceder a la información con usos específicos y enfocados a mejorar la información generada.

o Patentes (Patent) : hace referencia a la manipulación restringida de información que es originalmente una invención o descubrimiento.

o Patente en trámite (Patent pending): se habilita esta opción para poner un grado de restricción medio alto a la información debido a que a futuro puede ser avalada como una patente.


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o Restringido (Restricted): con esta opción se hace una restricción a la información salvando que su uso es restringido y solo se acepta su uso en casos especiales, limitando así su divulgación y distribución.

o Marca (Trademark): se implementa para limitar la manipulación de un nombre, un símbolo u otro dispositivo de identificación de un producto, registrado oficialmente y restringido legalmente para el uso del propietario.

o Otras restricciones (Other restrictions): Limitación a la información no se contempla dentro de las opciones determinadas por el aplicativo.

Como mínimo Parques Nacionales Naturales pide que se escojan las restricciones de uso de derechos de autor en la generación del metadato, para su cargue, se debe escoger una de los ítems y agregarlo al metadato:

Ilustración 45 Restricciones de uso del metadato

Fuente: Autor

Otro tipo de restricciones (Other constraints): son otras restricciones y requisitos legales para el acceso y uso de los recursos, usualmente se generan cuando en las restricciones de acceso y uso se escoge otro tipo de restricción, en este caso lo que se hace es una descripción de las restricciones que se están generado, su aplicación es sencilla solo se debe digitar a texto libre la restricción que se desea ingresar


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Ilustración 46 otras restricciones impuestas al metadato

Fuente: Autor

6.8.2.14 Lenguaje (languaje): este componente hace referencia al lenguaje utilizado para la documentación de los metadatos, es decir que idioma se emplea en el metadato y en el documento que se genera el metadato, la asignación es determinada por el administrador del aplicativo, y no se debe modificar a no sé que se esté generando un metadato de un documento que se elaboro en ingles.

Ilustración 47 Tipo de lenguaje del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.15 Juego de caracteres (Character set): hace referencia al Nombre completo del estándar de codificación de caracteres utilizada para el conjunto de metadatos, esta codificación se agrega pro defecto a la hora de escoger la norma con la cual se genera el metadato (en esto caso ISO 19115) por lo cual no se debe modificar este campo.

No se debe modificar, con la excepción de generar

metadato en otro idioma diferente al español


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Ilustración 48 Estándar de caracteres del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.16 Extensión temporal (Temoral extend): Este componente hace referencia al periodo de tiempo cubierto por el contenido del conjunto de datos, es decir cuánto fue la duración para la creación de los datos de los cuales se está haciendo metadato; se compone de los siguientes campos:

Identificador (indeitifier): hace referencia a un código alfanumérico asignado al componente temporal de estado, dicho código se puede editar, pero no es recomendable su modificación, puesto que este código se genera automáticamente a la hora de crear un nuevo metadato.

Ilustración 49 Identificador del metadato

Fuente: Autor

Fecha de inicio (Begin date): este campo simplemente hace referencia a la fecha en la cual se inició a generar los datos o documento, su llenado es sencillo, simplemente se debe picar sobre el calendario que aparece en el metadato donde posteriormente se despliega una pestaña para se escoja la fecha a introducir (fecha de inicio de información).

Se aconseja no modificar

No se debe modificar, puesto que se basa en el

estándar ISO 19115 para la generación de metadatos


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Ilustración 50 Fecha en que se inició la generación de los datos

Fuente: Autor

Fecha de finalización (End date ): hace referencia a la fecha en la cual se finalizaron los datos o documentos generados, simplemente se debe picar sobre el calendario que aparece en el metadato donde posteriormente se despliega una pestaña para se escoja la fecha a introducir (fecha de finalización de información).

Ilustración 51 Fecha en que se finalizó la generación de los datos

Fuente: Autor


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6.8.2.17 Extensión espacial (extent): este componente hace referencia a La información sobre la extensión espacial de los datos especificados por el alcance de la misma información, es decir lo que busca este componente es darle al usuario del metadato una visualización del espacio en donde se realiza la información de la cual se está generando el metadato. Para generar la extensión espacial, existen dos métodos que se describen a continuación:

Método 1: Este método es manual y se requiere como minino tener las coordenadas geográficas en sistema de referencia WGS 84 del sector en donde se está documentando la información, como primera medida se en la pestaña de descripción (Description) se digita la ubicación espacial de los datos, en este sentido se digitaría por ejemplo el departamento, dirección territorial o área protegida.

Ilustración 52 descripción de área espacial trabajada

Fuente: Autor

Posteriormente a la digitación de la descripción, se va a la sección de Rectángulo geográfico envolvente (Geographic bounding box), en donde se digitan las coordenadas extremas de la zona en donde se genera la información, en este sentido las coordenadas deben estar en un sistema de referencia WGS84 y en formato de grados decimales ( ejemplo:73.99999), las coordenadas que se ingresan son el valor de la coordenada más al norte del área de trabajo (latitud), la coordenada más a este del área de trabajo (longitud), la coordenada las al oeste del área de trabajo (longitud) y la coordenada más al sur del área de trabajo (latitud)


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Ilustración 53 Digitación de coordenadas de área geográfica trabajada

Fuente: Autor

Método 2: El segundo método es más automático y se basa en las palabras claves de lugar generadas a partir de los tesauros que están por defecto en el aplicativo; cada palabra clave manejada en los tesauros, tiene vinculada la extensión espacial, lo que hace innecesario tener que digitar coordenada por coordenada en el cuadro de exención espacial, en este caso lo que se debe hacer es ir al inicio del metadato y buscar la pestaña otras acciones, luego se escoge la opción compute extend - replace (calcular medida – cambiar) que lo que hace es reemplazar las extensiones geográficas existentes en el metadato por las que se relacionan con la palabras calves del mismo.

Sur, latitud

Norte, latitud

Este, longitud Oeste, longitud


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Ilustración 54 Cargue de coordenadas a partir de tesauros

Fuente: Autor


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En el caso que no se quiera reemplazar las extensiones geográficas que se han digitado, por ejemplo la extensión espacial de un municipio (los cuales no se contemplan en los tesauros), en otras acciones se escoge la opción compute extend - add (calcular medida –añadir),lo que se hace es añadir a las extensiones espaciales antes generadas, la extensiones geográficas que se relacionan con la palabras calves del mismo.

Ilustración 55 agregar mas coordenadas a partir de tesauros

Fuente: Autor


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6.8.2.18 Información Complementaria (Supplemental Information): esta sección hace referencia a la información de los datos que posiblemente no se describen en las secciones anteriormente mencionadas, pero que según el autor del metadato es relevante conocer; el llenar este campo se define según el criterio de cada autor del metadato; para almacenar la información simplemente en el campo especificado para esto se describe de manera libre la información que se desea incluir.

Ilustración 56 Información complementaria

Fuente: Autor

6.8.2.19 Información de Dsitribucion (Distribution info): el componente de distribución de información proporciona las opciones de trasferencia con las cuales se puede acceder a la información; para el presente caso la información se sube a directamente al servidor de Parques Nacionales Naturales a través de una conexión en línea , por lo cual solo se tiene una opción para la transferencia de la información que se describe a continuación:

url: este es denominado como es una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato modélico y estándar, que se usa para nombrar recursos en Internet para su localización o identificación, como por ejemplo documentos textuales, imágenes, vídeos, presentaciones digitales, etc.; para este caso la dirección URL que se asignó para el almacenamiento de información es: http://mapas.parquesnacionales.gov.co:9090/geonetwork/srv/en/resources.get?id=1411

&fname=&access=private se recomienda que no se altere este campo puesto que, si se modifica la información a almacenar no cargara correctamente.

http://mapas.parquesnacionales.gov.co:9090/geonetwork/srv/en/resources.get?id=1411&fname=&access=private

http://mapas.parquesnacionales.gov.co:9090/geonetwork/srv/en/resources.get?id=1411&fname=&access=private


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Ilustración 57 Dirección url en donde se almacena documento

Fuente: Autor

Protocolo (protocol): en este componente se escoge el medio por el cual se va hacer la conexión a la información, en este sentido existen conexiones a otras páginas web, un servicio WMS o lo que utiliza en este caso un fichero para la descarga; en este sentido cuando se escoge fichero para descarga lo que se le dice a la plataforma es que se debe adjuntar un archivo donde se relaciona la información de la cual se hace el metadato; se aconseja no modificar este campo.

Ilustración 58 Tipo de conexión a la información

Fuente: Autor

Fichero (Fichero): el campo de fichero se activa en el momento que se escoge en el campo anterior “fichero para la descarga”, en este sentido el papel de este campo es brindarle al usuario el medio para cargar la información de la cual se está haciendo el metadato; para utilizar esta herramienta se debe picar en la pestaña que dice subir fichero, posteriormente se abre una nueva ventana:

En caso de ser un archivo para

cargar no se debe modificar

No se debe Modificar


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Ilustración 59 Vinculo para cargar documento

Fuente: Autor En la nueva ventana que se abre aparece una pestaña que dice examinar, se debe picar esta pestaña, posteriormente se abre la ventana de búsqueda en donde se debe buscar el archivo que se desea cargar, se selecciona dicho archivo y se da aceptar; con esto aparecerá el archivo cargado (el archivo preferiblemente debe ser excel. Pdf o comprimido)


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Ilustración 60 Pasos para subir documento al que se le hace metadato

Fuente: Autor

Una vez se cargue el archivo, se pica en la pestaña de actualización para validar el cargue de la información (en este proceso se puede tardar algunos minutos dependiendo del tamaño del archivo) aparecerá una aviso de cargue exitoso de la información, el último paso es cerrar la ventana y verificar que aparezca el archivo cargado.


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Ilustración 61 Verificación de cargue de archivo exitosamente

Fuente: Autor

6.8.2.20 Identificador del metadato (File identifier): este campo se genera al momento que se crea un metadato y se ve traducido como el código alfanumérico con el cual las personas pueden identificar el metadato, dicho identificador no se puede modificar puesto que la plataforma no lo permite, además es de suma importancia tener en cuenta este valor para futuras consultas.


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Ilustración 62 Identificador único del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.21 Lenguaje (Language): este componente hace referencia al El lenguaje utilizado para en el estándar de metadato utilizado, es decir en qué idioma se basa el estándar que se genera el metadato, este campo viene agregando pro defecto en la plantilla que se suministra, pero en el caso que no se encuentre así se debe escoger el idioma ingles.

Ilustración 63 Lenguaje del estándar del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.22 Juego de caractares (Character set): este componente hace referencia al juego de características bajo los cuales se esta parametrizado la norma con la cual se crea el metadato, el juego de caracteres identificado para la norma ISO 19115 en el UTF-8 en es un formato de codificación de caracteres Unicode e ISO 10646 utilizando símbolos de longitud variable. esta variable se escoge pro defecto a la hora de crear el metadato y no se puede modificar.

Ilustración 64 Juego de caracteres del estándar del metadato

Fuente: Autor

No se debe modificar, con la excepción de que el

campo este vacio

No se puede modificar



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6.8.2.23 Fecha de metadato (Date stamp): hace referencia específicamente al momento en el cual se crea el metadato, es decir una vez se da crear nuevo metadato, el aplicativo calcula automáticamente la fecha con la hora especifica de creación del metadato, este campo no se puede modificar y siempre hará referencia a este primer momento de creación.

Ilustración 65 Fecha de creación inicial del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.24 Nombre del estándar de metadato (Metadata standard name): el campo hace referencia específicamente al nombre del estándar que se emplea para crear el metadato, cuando se hace referencia a un estándar, se quiere decir que el metadato se acoge las especificaciones nacionales o internacionales para su creación, para el presente caso la especiación de referencia es la ISO 19115:2003/19139 que describe los parámetros para la generación de un metadato, este campo se genera por defecto a la hora de crear un nuevo metadato y se aconseja que no se modifique.

Ilustración 66 Nombre del estándar del metadato

Fuente: Autor

Es aconsejable que no se modifique, a menos

que se aplique un nuevo estándar de metadato



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6.8.2.25 Versión del estándar de metadato (Metadata standard version): cada especificación de estándar de metadato, puede poseer varias versiones, esto lo que busca es una mejora de la especificación como tal , es decir algunos ajustes que no significan cambios significativos; para el presente caso la versión del estándar ISO 19115:2003/19139 es la primera versión de la misma que aparece a la hora de generar un nuevo metadato a partir de una plantilla y por consiguiente no se aconseja que se modifique

Ilustración 67 Versión del estándar del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.26 Autor del metadato (Metadata autor): finalmente para la generación del metadato documental es necesario diligenciar dos temáticas finales, estas son indispensables y se denominan de la misma forma, estamos hablando de la sección del autor del metadato, la razón por la cual se duplica esta sección, es sencillamente pro que uno de los atures que se deben registrar es el administrador de la plataforma (no porque se le adjudique la autoría del metadato a esta persona, si no porque se debe tener como punto de contacto en tal caso que se requiera el metadato y el autor original de este ya no este vinculado a la entidad), el otro autor que se debe registras es como tal la persona creadora del metadato; el diligenciamiento de estos campos se hace de la siguiente manera:

Autor del metadato (administrador):

Ilustración 68 Datos a diligenciad del administrador del metadato

Fuente: Autor

Es aconsejable que no se

modifique este campo


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Generalmente la información del administrador de los metadatos se entrega diligenciada en la plantilla pero en el caso que no sea así o se borren accidentalmente los campos ya diligenciados la forma de llenar los campos es la siguiente:

o Nombre del individuo (Individual name): nombre del autor del metadato, en este caso se pone administrador del metadato

Ilustración 69 Nombre de administrador

Fuente: Autor

o Nombre de la organización (Organisation name): nombre de la organización a la que pertenece el administrador de los metadatos que para este caso es Parques Nacionales Naturales

Ilustración 70 Nombre de entidad del administrador

Fuente: Autor

o Nombre del cargo (Position name): cargo que posee el administrador de los metadatos que para este caso es administrado de metadatos.

Ilustración 71 Cargo del administrador

Fuente: Autor

o Papel (Role): hace referencia al tipo de perfil que posee la persona dentro del aplicativo GEONETWOR, para este caso el perfil siempre cumplirá como punto de contacto (point of contact)


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Fuente: Autor

o Voz o teléfono (Voice): hace referencia a los teléfonos dentro de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona que se asigna como administrador de los metadatos.

Ilustración 73 Teléfono del administrador

Fuente: Autor

o Fax (Facsímile): se refiere a un numero fax a donde se peuda contactar al punto de contacto dentro de Parques Nacionales Naturales, en el caso de existir.

Ilustración 74 Fax del administrador

Fuente: Autor

o Punto de entrega o dirección (Delivery point): dirección física a donde de la sede en Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona asignada como administrador de los metadatos.

Ilustración 75 Dirección del administrador

Fuente: Autor

o Ciudad (City): ciudad en la cual se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona delegada como administrador de los metadatos .


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Ilustración 76 Ciudad del administrador

Fuente: Autor

o Área administrativa (Administrative area): referente al departamento en donde se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona delegada como administrador de los metadatos.

Ilustración 77 Departamento del administrador

Fuente: Autor

o Código postal (Postal code): Código postal asignado para la cuidad en donde se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se encuentra el administrador de los metadatos, dicho código se puede generar a partir de la dirección de la sede desde la pagina web http://www.codigopostal4-

72.com.co/codigosPostales/#app=8e8&4817-selectedIndex=1





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Fuente: Autor

Ilustración 79 Código postal del administrador

Fuente: Autor

o País (Country): referente al País en el cual se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales del administrador de los metadatos que por defecto será siempre Colombia.

Ilustración 80 País del administrador

Fuente: Autor


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o Dirección de correo electrónico (Electronic mail address): hace referencia a un correo electrónico en donde se pueda contactar a la persona delegada como administrador de los metadatos, se aconseja que el correo sea institucional perteneciente a Parques Nacionales Naturales.

Ilustración 81 Correo del administrador

Fuente: Autor

Autor del metadato (creador del metadato )

Ilustración 82 Datos a diligenciar por el autor del metadato

Fuente: Autor

Generalmente la información del autor o creador del metadato no se entrega diligenciada en la plantilla por lo cual la forma de llenar los campos es la siguiente:

o Nombre del individuo (Individual name): nombre del autor del metadato, en este caso se pone el nombre de la persona que genero la infomracion a la que se le esta generando el metadato.

Ilustración 83 Nombre del autor del metadato

Fuente: Autor


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o Nombre de la organización (Organisation name): nombre de la organización a la que pertenece el administrador de los metadatos que para este caso es Parques Nacionales Naturales

Ilustración 84 Nombre de entidad del autor del metadato

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o Nombre del cargo (Position name): cargo que posee el autor del metadato bien sea de planta, planta provisional o contratista.

Ilustración 85 Cargo del autor del metadato

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o Papel (Role): hace referencia al tipo de perfil que posee la persona dentro del aplicativo GEONETWOR, para este caso el perfil siempre será el autor del metadato.


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o Voz o teléfono (Voice): hace referencia a los teléfonos en donde se puede contactar a la persona que género el metadato.

Ilustración 87 Teléfono del autor del metadato

Fuente: Autor

o Fax (Facsímile): se refiere a un numero fax a donde se pueda contactar al autor del metadato , en el caso de que esta persona tenga acceso a este medio de comunicación.

Ilustración 88 Fax del autor del metadato


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Fuente: Autor

o Punto de entrega o dirección (Delivery point): dirección física a donde de la sede en Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona asignada como administrador de los metadatos.

Ilustración 89 Dirección del autor del metadato

Fuente: Autor

o Ciudad (City): ciudad en la cual se encuentra la sede de Parques Nacionales Naturales en donde se puede contactar a la persona delegada como administrador de los metadatos .

Ilustración 90 Ciudad del autor del metadato r

Fuente: Autor

o Área administrativa (Administrative área): referente al departamento en donde se encuentra el autor del metadato en el momento de creación del mismo.

Ilustración 91 Departamento del autor del metadato r

Fuente: Autor

o Código postal (Postal code): Código postal asignado para la cuidad se encuentra el autor del metadato a la hora de generar este, dicho código se puede generar a partir de la dirección de la sede desde la pagina web http://www.codigopostal4-72.com.co/codigosPostales/#app=8e8&4817-selectedIndex=1



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Fuente: Autor

Ilustración 93 Código postal del autor del metadato

Fuente: Autor

o País (Country): referente al País en el cual se encuentra el autor del metadato cuando genera el metadato, por defecto será siempre Colombia.

Ilustración 94 País del autor del metadato

Fuente: Autor


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o Dirección de correo electrónico (Electronic mail address): hace referencia a un correo electrónico en donde se pueda contactar a tutor del metatado, se aconseja que en ,o posible el correo sea institucional perteneciente a Parques Nacionales Naturales.

Ilustración 95 Correo del autor del metadato

Fuente: Autor

6.8.2.27 Otras acciones sobre el metadato: Una vez culminada la alimentación de información referente a la descripción del metadato que se está elaborando y antes de salir del modo de edición, de manera opcional se puede generar una acción que da un entorno visual más amigable al metadato, esta acción lo que hace es cargar una imagen de la vista previa del metadato que puede ser un mapa o la portada de un documento.

Para generar este entorno visual, se debe ir la inicio del metadato y buscar la pestaña otras acciones, en esta desplegar la lista que aparece y picar en la opción vista previa, lo que desplegara una nueva ventana.

Ilustración 96 Ventana de vista previa


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Fuente: Autor

en la pestaña para cargar la vista previa del metadato, se visualizan dos tipos de vistas, una en tamaño pequeño y otra en tamaño grande, es el creador del metadato es quien decide cual es la vista previa que cargara, lo que no implica una modificación en como se carga la vista previa, puesto que para el cargue de una vista pequeña o el cargue de una vista grande el método de cargue es el mismo.

Ilustración 97 Entorno para selección de vista

Fuente: Autor

Cuando se activa la pestaña de cargue de la vista previa, lo primero que se configura es la escala de la imagen con el fin de asumir la resolución con la cual se cargara la imagen, se da la opción desde los 100 pixeles hasta los 220 pixeles (cabe resaltar que a mayor pixeles mejor resolución poder el archivo será más pesado) Una vez escogido esta escala se procede a identificar en qué sentido se aplicara los valores de pixeles si en el sentido horizontal (ancho) o sentido vertical (alto), esto dependerá de la orientación de la imagen (si es horizontal se aplicará a lo ancho si es vertical se aplicará a lo alto) y quedan configurados los parámetros para el cargue de la imagen.

Ilustración 98 Imagen con sentido horizontal


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Fuente: Autor

Ilustración 99 Imagen con sentido vertical

Fuente: Autor

Finalmente en la pestaña que dice vista previa se pica la opción examinar, y esta abre una nueva ventana denominada subir archivo, en donde se debe buscar la dirección en donde se busca la imagen que se desea cargar (perdiblemente en formato jpg, pgn o tiff), una vez seleccionada la imagen se pica abrir, el cual devuelve a la pestaña de vista previa en donde se pica añadir y finalmente se tendrá la imagen que servirá como vista previa del metadato.

Escogido

por el

usuario

Escogido

por el

usuario


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Ilustración 100 Cargue de vista previa

. Fuente: Autor

En el caso que la imagen cargada no fuese la deseada por el usuario o que se desee actualizar la imagen cargada anteriormente, se debe ir a la pestaña borrar para que la aplicación elimine la imagen ya se puede volver a cargar una imagen desde cero.


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Ilustración 101 Forma de eliminar vista previa

Fuente: Autor

6.8.3 finalización del metadato:

Con la generación de la vista previa del metadato se da por culminado el proceso de alimentación del metadato, por lo cual se puede salir del modo de edición para que se guarde el metadato creado por el usuario, con este fin se debe ir al inicio del metadato o al final del mismo y buscar la pestaña salvar y cerrar, con la cual se salva el metadato generado y se cierra le modo de edición, mostrando finalmente el metadato que los diferentes usuarios utilizarán.


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Ilustración 102 Finalización del metadato

Fuente: Autor

Con el metadato ya salvado y fuera del modo de edición se da por terminada la generación del metadato el cual ya entra en un proceso de verificación y publicación por parte de los revisores de los mismos.


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6.9 BÚSQUEDA DE UN METADATO

Con el metadato ya culminado, el autor, el revisor o una persona del común (dependiendo de los privilegios que tenga el metadato) puede entrar a buscar el metadato generado para su consulta y descarga de información, las opciones para la búsqueda son diversas y van desde copiar un link hasta acceder al metadato desde un documento pdf; a continuación se describen las diferentes opciones de búsqueda.

6.9.2 Búsqueda por medio de link

Una de las formas mas sencillas de buscar un metadato es pro medio del link que le aplicativo le asigna a la hora de generar le metadato, para obtener este link, el creador del metadato una vez lo culmine y salga del modo de edición debe estar atento al link que aparecerá en la barra buscadora del explorador que se esté trabajando, copia este link y para su futura consulta solo se pega el link en esta misma barra una vez se ha ingresado a Geonetwork ( si el metadato tiene privilegios de acceso se debe tener usuario y contraseña para acceder al metadato).

Ilustración 103 búsqueda de metadato por medio de link


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Fuente: Autor

http://mapas.parquesnacionales.gov.co/geonetwork/srv/es/metadata.show?id=1869



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Nota: en el caso que el metadato generado tenga acceso restringido (es decir que se requiera usuario y contraseña para acceder a la información del metadato) la búsqueda generada, arrojara una ventana de error debido las mismas restricciones, y solo se podrá ver el metadato una vez se ingrese con usuario y contraseña al aplicativo.

Ilustración 104 Error que apareceré si el metadato tiene restricciones

Fuente: Autor

6.9.3 Búsqueda por medio de identificador único

Otra de las formas de búsqueda de un metadato es por medio del identificador único del mismo que el aplicativo le asigna a la hora de generar le metadato, para obtener este identificador se puede ya sea en el modo de edición del metadato o ya finalizado el modo de edición y se debe buscar en el metadato el campo file identifier (descrito en la sección 6.8.2.20 de este documento) y se guarda dicho identificador.

Ilustración 105 Localización de identificador del metadato




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Fuente: Autor

Una vez se guarde el identificador y se quiere posteriormente buscar el metadato simplemente se va a la pagina de inicio del Geonetwork, y en la sección ¿Qué? Se digita el identificador del metadato para que el aplicativo genere la búsqueda del metadato y lo muestre en la parte derecha de la pantalla, en la cual se puede desplegar toda la información del metadato y si este posee la opción de descarga se puede descargar.

Ilustración 106 Búsqueda del metadato por medio de su identificador


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Fuente: Autor

Nota: en el caso que el metadato generado tenga acceso restringido (es decir que se requiera usuario y contraseña para acceder a la información del metadato) la búsqueda generada, no se obtendrá ningún


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resultado como respuesta a la búsqueda, y solo se podrá ver el metadato una vez se ingrese con usuario y contraseña al aplicativo.

Ilustración 107 Error que apareceré si el metadato tiene restricciones

Fuente: Autor

6.9.4 Búsqueda por medio de archivo PDF

Finalmente la ultima opción que se brinda en el aplicativo Geonetwork para acceder a un metadato por medio de una consulta del mismo desde un archivo PDF, pero este proceso se debe generar dicho archivo por parte del autor del metadato (que posteriormente lo puede suministrar a otras personas para la consulta del metadato).


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Para generar el archivo PDF que sirve como una forma de búsqueda o consulta del metadato se debe registrado en el aplicativo una vez en este se pica en el votos buscar fijando en la sección ¿Qué?, NO se tenga nada digitado nada (lo que hace el aplicativo es buscar todos los metadatos a los cuales se tiene acceso con el usuario que se esté trabajando).

Ilustración 108 localización de metadatos para exportar a archivo PDF


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Fuente: Autor

vacio


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Una vez el aplicativo ha generado la búsqueda de los metadatos, se entra a buscar el o los metadatos que se desean queden albergar en el archivo PDF y para su selección se les pica la casilla que aparece al lado izquierdo de cada metadato verificando que quede chuleado.

Ilustración 109 Selección de metadato para exportar a pdf

Fuente: Autor

Una vez seleccionado el o los metadatos del os cuales se tiene interés para que se consulten, en la parte superior derecha de la ventana se busca la opción acciones sobre los metadatos, en esta se pica el signo + luego se busca la opción imprimir a pdf y se pica esta opción para que se abra una nueva ventana en la que se escoge el lugar donde se guarda el archivo y se le asigna el nombre, al picar guardar el programa genera el documento pdf y ya queda listo para su consulta en le lugar donde se guardo.


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Ilustración 110 Exportación de metadatos a PDF


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Nombre de

documento PDF

Se pica para

guarda PDF

PDF que se

genero


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Fuente: Autor

Con el PDF generado se puede entrar a ver el modo de consulta desde este documento, pero para esto es importante identificar cuales son los elementos de los que se compone el documento los cuales se describen a continuación:

Nombre del metadado: en el PDF aparece el nombre que se asigno a los metadatos que se decidieron almacenar en el archivo.

Resumen: aparecen los resúmenes que se les asignaron a los metadatos seleccionados para la consulta en el PDF.

Palabras Calve: se muestran las palabras clave tanto del lugar como de tema que se asignaron a cada metadato seleccionado.

Esquema: es la referencia de la norma con la cual se genero el metadato que para todos los caso será ISO19139

Identificador Único: el código único de cada metadato y que no se puede modificar, con este código es que se genera la búsqueda según identificador.

Pagina de metadatos: es un hipervínculo que cada metadato tiene para acceder al metadato directamente en la plataforma de Geonetowork.

Descarga: en caso que el metadato tenga un documento para descargar este hipervínculo permite la descarga del documento.

Ilustración 111 Ejemplo de metadato exportado a pdf


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Fuente: Autor

Finalmente para poder acceder a los metadatos simplemente el usuario del archivo pdf se debe dirigir a la sección pagina de metadatos dentro del archivo pdf picar en esta y automáticamente el pdf lo enviara al explorador de internet en donde aparecerá el metadato generado.

Ilustración 112 Acceso al metadato desde archivo pdf

Nombre de metadato


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Fuente: Autor

En el caso que los metadatos tengan un documento adjunto el usuario del archivo pdf se debe dirigir a la sección descarga dentro del archivo pdf picar en esta y automáticamente genera una venta desde el explorador de internet en donde se pide darle el nombre y la ruta donde se desea guardar el archivo al que se le realizo el metadato y con esto se iniciara la descarga del documento al cual se le genero el metadato.

Ilustración 113 descarga de documento asociado a metadato desde archivo pdf


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Fuente: Autor

Nota: en el caso que el metadato generado tenga acceso restringido ( es decir que se requiera usuario y contraseña para acceder a la información del metadato) la búsqueda generada a partir del documento PDF tanto para ver el metadato como para descargar le documento adjunto , arrojara una ventana de error debido las mismas restricciones, y solo se podrá ver el metadato y descargar el documento una vez se ingrese con usuario y contraseña al aplicativo.

Ilustración 114 Error que apareceré al consultar metadato tiene restricciones


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Fuente: Autor

Ilustración 115 Error que apareceré al descargar el documento asociado al metadato si tiene restricciones


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Fuente: Autor

Con la explicación de cómo se puede realizar diferentes tipos de búsqueda se culmina la explicación de cómo se crea un metadato documental y como es el proceso de búsqueda del mismo.


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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN DEL

PROCEDIMEINTO QUE MODIFICA

MOTIVO DE LA ACTUALIZACIÓN

APROBACIÓN

Elaboró

Nombre Mario Alfonso Díaz Casas, José Luis Díaz Casas

Cargo Contratista, Antiguo Contratista

Fecha 13/12/2012

Revisó

Nombre Yenny Paola Devia

Cargo Profesional Especializado (Coordinadora Grupo SIR)

Fecha: 21/05/2013

Aprobó

Firma

Nombre Edna Carolina Jarro

Cargo Subdirectora de Gestión y Manejo de Áreas Protegidas

Fecha: 22/05/2013

Documents

INSTRUCTIVO PARA GENERACIÓN DE METADATOS … · ¿Qué insumos se utilizaron para elaborar ese documento o mapa? ¿Cuál es el área geográfica qué cubre ese documento o mapa?